Guida in linea di Desktop Messagging per client

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Nortel CallPilot
Guida in linea di Desktop
Messagging per client Internet
NN44200-108-IT
Stato del documento: Standard
Versione del documento: 01.02
Data del documento: 25/04/2007
Copyright © 2007, Nortel Networks
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Originato in Canada
Le informazioni sono soggette a modifica senza preavviso. Nortel Networks si riserva il diritto di apportare modifiche
alla progettazione o ai componenti in base ai progressi tecnologici e produttivi.
Il processo di trasmissione dei dati e dei messaggi vocali tra CallPilot e i server, i commutatori o il sistema è di proprietà
di Nortel Networks. Un diverso uso dei dati e del processo di trasmissione costituisce una violazione della licenza
dell'utente, tranne se autorizzato in forma scritta da Nortel Networks. Le violazioni della licenza derivanti da un uso
improprio di una parte del processo o dei componenti hardware coinvolti costituisce motivo di immediata risoluzione
del contratto di licenza e conferisce a Nortel Networks il diritto di adottare i provvedimenti necessari.
Nortel Networks e i marchi di terzi sono riportati nelle pagine seguenti:
*Nortel, il logo Nortel, Globemark, Unified Networks, BNR, CallPilot, DMS, DMS-100, DMS-250, DMS-MTX, DMSSCP, DPN, Dualmode, Helmsman, IVR, MAP, Meridian, Meridian 1, Meridian Link, Meridian Mail, Norstar, SL-1,
SL-100, Succession, Supernode, Symposium, Telesis e Unity sono marchi di Nortel Networks.
3COM è un marchio di 3Com Corporation.
ACCENT è un marchio di Accent Software International Ltd.
ADOBE è un marchio di Adobe Systems Incorporated.
AMDEK è un marchio di Amdek Corporation.
AT&T è un marchio di American Telephone and Telegraph Corporation.
ATLAS è un marchio di Quantum Corporation.
ATRIA è un marchio di Pure Atria Corporation.
BLACKBERRY è un marchio di Research in Motion Limited.
CASEWARE è un marchio di Caseware International, Inc.
CONTINUUS è un marchio di Continuus Software Corporation.
CRYSTAL REPORTS è un marchio di Seagate Software Inc.
DEFINITY è un marchio di Avaya Inc.
DIALOGIC, INTEL e VOICEBRIDGE sono marchi di Intel Corporation.
DIVX è un marchio di DivXNetworks, Inc.
EUDORA e QUALCOMM sono marchi di Qualcomm, Inc.
eTrust e InoculateIT sono marchi di Computer Associates Think Inc.
DIRECTX, EXCHANGE.NET, FRONTPAGE, INTERNET EXPLORER, LINKEXCHANGE, MICROSOFT,
MICROSOFT EXCHANGE SERVER, MS-DOS, NETMEETING, OUTLOOK, POWERPOINT, VISUAL STUDIO,
WINDOWS, WINDOWS MEDIA e WINDOWS NT sono marchi di Microsoft Corporation.
GROUPWISE e NOVELL sono marchi di Novell Inc.
HITACHI è un marchio di Hitachi Limited.
LOGITECH è un marchio di Logitech, Inc.
LUCENT è un marchio di Lucent Technologies, Inc.
MATRA è un marchio di Matra Hachette.
MCAFFEE e NETSHIELD sono marchi di McAfee Associates, Inc.
MYLEX è un marchio di Quantum Corporation.
NET2PHONE è un marchio di Net2Phone, Inc.
NETOPIA è un marchio di Net2Phone, Inc.
NETSCAPE COMMUNICATOR è un marchio di Netscape Communications Corporation.
NOTES è un marchio di Lotus Development Corporation.
NORTON ANTIVIRUS e PCANYWHERE sono marchi di Symantec Corporation.
POWERQUEST è un marchio di PowerQuest Corporation.
PROMARK e RHOBOT sono marchi di DMI Promark, Inc.
QUICKTIME è un marchio di Apple Computer, In.
RADISYS è un marchio di Radisys Corporation.
ROLM è un marchio di Siemens ROLM Communications Inc.
SLR4, SLR5 e TANDBERG sono marchi di Tandberg Data ASA.
SONY è un marchio di Sony Corporation.
SYBASE è un marchio di Sybase, Inc.
TEAC è un marchio di TEAC Corporation.
UNIX è un marchio di X/Open Company Limited.
US ROBOTICS, il logo US ROBOTICS e SPORTSTER sono marchi di US Robotics.
WINAMP è un marchio di Nullsoft, Inc.
WINRUNNER è un marchio di Mercury Interactive Corporation.
WINZIP è un marchio di Nico Mark Computing, Inc.
Sommario
Informazioni sull'assistenza
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Uso di CallPilot Desktop Messaging per client Internet
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Nortel CallPilot
Guida in linea di Desktop Messagging per client Internet
NN44200-108-IT 01.02 Standard
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Nortel Networks
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Sommario
Nortel CallPilot
5.0 25/04/2007
Nortel Networks
In questa sezione vengono fornite informazioni relative all'assistenza per i
prodotti e i servizi Nortel.
Assistenza tramite il sito Web Nortel
Il modo migliore per ottenere assistenza per i prodotti Nortel consiste nel
consultare il sito Web di assistenza tecnica Nortel:
http://www.nortel.com/support
Questo sito consente di accedere rapidamente a software, documentazione,
bollettini e strumenti per la risoluzione dei problemi relativi ai prodotti Nortel.
In particolare, il sito consente di:
•
scaricare software, documentazione e bollettini relativi ai prodotti
•
cercare nel sito Web di assistenza tecnica e nella Knowledge Base di
Nortel le risposte a problemi di natura tecnica
•
richiedere la notifica automatica degli aggiornamenti sui componenti
software e la documentazione dei dispositivi Nortel
•
aprire e gestire le schede di assistenza tecnica.
Assistenza telefonica tramite un Solutions Center di Nortel
Se nel sito di assistenza tecnica Nortel non sono presenti le informazioni
desiderate e si dispone di un contratto di assistenza, è possibile ricevere
assistenza telefonica rivolgendosi a un Solutions Center Nortel.
Negli Stati Uniti, contattare il numero 1-800-4NORTEL (1-800-466-7835).
Negli altri paesi, visitare il sito Web indicato di seguito per cercare il numero
appropriato per le diverse regioni:
http://www.nortel.com/callus
Nortel CallPilot
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Assistenza specialistica mediante il codice di instradamento
espresso
Per accedere ad alcuni Solutions Centers, è possibile utilizzare un codice di
instradamento espresso (ERC), che consente di instradare rapidamente la
chiamata a un esperto del prodotto o del servizio Nortel in questione. Per
conoscere il codice ERC di un prodotto o servizio specifico, visitare il sito
Web:
http://www.nortel.com/erc
Assistenza tramite un distributore o un rivenditore Nortel
Se si acquista un contratto di assistenza per un prodotto Nortel presso un
distributore o un rivenditore autorizzato, contattare l'assistenza tecnica del
distributore o del rivenditore stesso.
Nortel CallPilot
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Uso di CallPilot Desktop Messaging per
client Internet
CallPilot* di Nortel rappresenta un sistema avanzato per le comunicazioni
aziendali che garantisce un'eccellente flessibilità nella gestione dei
messaggi.
È possibile utilizzare CallPilot dal telefono o dal computer. Desktop
Messaging offre l'accesso alla casella vocale di CallPilot tramite il proprio
client Internet di posta elettronica. Di seguito, sono riportati diversi modi in
cui è possibile utilizzare CallPilot insieme alla posta elettronica:
•
Ascoltare messaggi vocali.
•
Visualizzare e stampare messaggi fax.
•
Registrare e inviare messaggi vocali.
•
Creare e inviare messaggi via fax, inclusi batch di fax.
•
Inoltrare e rispondere a messaggi fax e vocali.
•
Contattare il mittente di un messaggio.
•
Definire ulteriormente i messaggi aggiungendo opzioni quali urgente e
privato.
•
Allegare file di testo, voce o fax ai messaggi.
•
Creare liste di distribuzione personali.
•
Modificare la password di CallPilot.
•
Accedere a My CallPilot tramite Web per visualizzare le informazioni
sull'utente e modificare le impostazioni delle funzioni.
Alcune funzioni riportate in questa guida potrebbero non essere disponibili
per la casella vocale CallPilot in uso. Per ulteriori informazioni, consultare
l'argomento Disponibilità delle funzioni nella Guida in linea di Desktop
Messaging oppure contattare l'amministratore.
Nortel CallPilot
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Introduzione
Informazioni sulla guida
Questa guida in linea fornisce una panoramica sull'uso di CallPilot con
l'account Internet di posta elettronica.
Le istruzioni e le immagini riportate in questa guida forniscono le informazioni
generali per l'uso di CallPilot con il proprio account di posta elettronica. Le
informazioni specifiche variano a seconda dell'applicazione di posta
elettronica.
CallPilot Player include anche la Guida in linea, disponibile tramite il menu
Guida.
Requisiti necessari
Prima di iniziare a utilizzare CallPilot, l'amministratore deve verificare che
l'account di posta elettronica in uso sia configurato correttamente per
CallPilot. È necessario configurare il computer in base ai seguenti requisiti:
•
CallPilot Player per riprodurre e registrare i messaggi vocali
•
driver del Fax Nortel per creare fax
•
Outlook Express 6.0, Outlook 2002 (XP) (in modalità di posta Internet),
Outlook 2003 (in modalità di posta Internet), Outlook 2007 (in modalità
di posta Internet) o Vista Windows Mail
•
Windows 2000 Professional, Windows XP Professional o Windows Vista
•
monitor a 256 colori, 800 x 600
•
15 MB di spazio libero su disco per installare il software
•
scheda audio e altoparlanti per eseguire i messaggi vocali sul computer
•
un microfono collegato al computer o un telefono accanto al computer
per registrare i messaggi vocali
•
LAN (Ethernet), ISDN, ADSL o connessione remota al server CallPilot
per accedere ai messaggi CallPilot
•
Per l'accesso a My CallPilot
— Per Windows: Internet Explorer 6.0 e 7.0, Firefox 2.0 per Windows
— Per Macintosh: Safari 1.3.2 per Macintosh OS X
— Per Linux: Mozilla 1.7.x, Firefox 2.0
Per maggiori informazioni sulle ultime versioni supportate, contattare
l'amministratore CallPilot.
Nortel CallPilot
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Accesso a CallPilot
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Accesso a CallPilot
È possibile accedere a CallPilot quando si accede al proprio account di posta
elettronica.
Fase Operazione
1
Aprire il proprio account di posta elettronica.
Viene visualizzata una finestra di dialogo per l'accesso, simile a
quella dell'esempio qui mostrato.
2
Se richiesto, digitare il collegamento di rete VPIM e il numero di
casella vocale.
3
Nella casella Password digitare la password di CallPilot.
4
Fare clic su OK.
Nota: non selezionare la casella Memorizza password su un
computer in condivisione.
—Fine—
Per modificare la password durante il primo accesso
L'amministratore fornisce la password e richiede di modificarla prima di
accedere tramite l'account Internet di posta elettronica. Per eseguire tale
operazione, accedere a CallPilot dal telefono oppure accedere a My CallPilot
dal computer.
Dopo il primo accesso, è possibile modificare la password da CallPilot Player.
Vedere Per modificare la password di CallPilot.
Per scollegarsi
Quando si esce dall'applicazione di posta elettronica, si esce
automaticamente anche dal client CallPilot Desktop Messaging.
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Accesso remoto
È possibile accedere alla casella vocale da qualsiasi computer con CallPilot
installato e configurato nello stesso modo del computer dell'ufficio. Ad
esempio, è possibile utilizzare un computer configurato per un accesso di
tipo guest o il computer domestico con una connessione remota al server.
Uso dei messaggi CallPilot
Quando si apre la posta elettronica con CallPilot installato, i messaggi
CallPilot vengono visualizzati nella Posta in arrivo. È possibile aprire,
spostare, copiare, eliminare, inoltrare, rispondere e creare messaggi
CallPilot nello stesso modo dei messaggi di posta elettronica.
Per aprire un messaggio
Per aprire un messaggio CallPilot, are doppio clic in un punto qualsiasi sulla
riga del messaggio, quindi per aprire l'allegato fare doppio clic sull'icona dei
messaggi vocali o dei fax. Vedere Riproduzione dei messaggi vocali e
Visualizzazione dei messaggi fax.
Cancellazione di un messaggio
Eliminare i messaggi CallPilot nello stesso modo dei messaggi di posta
elettronica. È possibile eliminare un messaggio CallPilot dalla Posta in arrivo
o in un messaggio aperto.
Per contrassegnare i messaggi CallPilot come letti o non letti
Nella Posta in arrivo, i messaggi non letti sono visualizzati in grassetto,
mentre quelli letti sono in caratteri semplici. È possibile modificare
l'impostazione dei messaggi come letti o non letti tramite un menu di scelta
rapida. Questi cambiamenti si rifletteranno anche sull'indicatore di attesa dei
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Riproduzione dei messaggi vocali
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messaggi. Ad esempio, se non sono presenti messaggi non letti e se ne
contrassegna uno come non letto, l'indicatore di attesa dei messaggi viene
di nuovo visualizzato.
Fase Operazione
1
Nella casella Posta in arrivo, selezionare uno o più messaggi
(premere il tasto Ctrl per selezionarne diversi).
2
Fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio selezionato,
quindi fare clic su Contrassegna come non letto o su
Contrassegna come letto.
Queste opzioni sono anche disponibili nel menu Modifica.
Nota: la denominazione di queste opzioni potrebbe essere
diversa sul client Internet in uso.
—Fine—
Riproduzione dei messaggi vocali
È possibile riprodurre i messaggi vocali dal telefono o dal computer.
Per selezionare il telefono o il computer per la riproduzione dei messaggi
vocali
Per modificare le impostazioni o il numero di telefono composto da CallPilot,
vedere Modifica delle impostazioni audio. Inoltre, è possibile fare clic
sull'icona del telefono o del computer su CallPilot Player per modificare le
impostazioni (vedere l'illustrazione seguente relativa a CallPilot Player).
Per eseguire un messaggio vocale
Fase Operazione
1
Fare doppio clic sul messaggio nella Posta in arrivo, quindi fare
doppio clic sull'icona Vocale nel messaggio aperto, come mostrato
di seguito:
Viene visualizzato CallPilot Player.
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2
Se è stato selezionato il telefono per la riproduzione, rispondere al
telefono quando squilla.
3
Utilizzare i pulsanti su CallPilot Player per riprodurre o interrompere
il messaggio e andare avanti e indietro. È inoltre possibile chiamare
il mittente dal telefono.
4
È possibile stampare, eliminare, salvare, inoltrare e rispondere a un
messaggio nello stesso modo di un messaggio di posta elettronica.
5
Al termine delle operazioni, riagganciare il ricevitore se si è utilizzato
il telefono, chiudere CallPilot Player, quindi chiudere il messaggio.
—Fine—
Per salvare un messaggio vocale come file da utilizzare in un secondo
momento
Fase Operazione
1
In un messaggio aperto, fare clic sull'icona Vocale con il pulsante
destro del mouse , quindi fare clic su Salva con nome.
2
Nella casella Nome file, digitare il nome che si desidera assegnare
al file, selezionare una cartella e fare clic su Salva.
—Fine—
Visualizzazione dei messaggi fax
Per visualizzare i fax è possibile utilizzare il software di visualizzazione dei
fax incluso nel sistema operativo Windows oppure installare il software che
si desidera.
Per poter ricevere i fax, l'amministratore di CallPilot deve attivare la funzione
fax per la casella vocale.
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Composizione dei messaggi vocali
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Per visualizzare un messaggio fax
Fase Operazione
1
Fare doppio clic sulla Posta in arrivo, quindi fare doppio clic
sull'allegato fax.
2
Quando si visualizza un fax, è possibile ingrandire o ridurre
l'immagine, ruotarla o spostarla, stamparla, eliminarla, salvarla,
inoltrarla o rispondere al fax.
3
Al termine delle operazioni, chiudere il messaggio.
—Fine—
Composizione dei messaggi vocali
Per comporre e inviare un messaggio vocale CallPilot, è necessario
registrare un messaggio e salvarlo come file, quindi allegare il file ad un
nuovo messaggio e inviarlo. È inoltre possibile salvare il file per l'invio in un
secondo momento.
Per registrare un messaggio vocale e salvarlo come file
Fase Operazione
1
Nel menu Start di Windows, fare clic su Programmi > Nortel >
CallPilot Desktop Messaging > Lettore audio.
Viene visualizzato CallPilot Player.
2
Scegliere come si desidera registrare il messaggio vocale: sul
pannello di CallPilot Player, fare clic sull'icona del telefono o del
computer.
3
Per avviare la registrazione, fare clic sul pulsante rosso Registra.
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Eseguire una delle seguenti operazioni:
•
Se si registra dal computer, è necessario utilizzare un microfono.
Fare clic su Interrompi per terminare la registrazione. Fare clic
su Esegui per riascoltarla. Per aggiungere una nuova
registrazione, fare clic su Registra, parlare di nuovo e fare clic su
Interrompi.
•
Se si registra dal telefono, rispondere quando comincia a
squillare. Registrare il messaggio dopo il segnale acustico. Fare
clic su Interrompi per terminare la registrazione. Fare clic su
Esegui per riascoltarla.
Una volta completata l'operazione, riagganciare il ricevitore.
5
Nel menu File di CallPilot Player, fare clic su Salva con nome, quindi
digitare un nome per il file. Salvare il file nel formato VBK.
6
Fare clic su Salva.
—Fine—
Per inviare un messaggio vocale
Fase Operazione
1
Nella cartella Posta in arrivo della posta elettronica, aprire il modulo
di un nuovo messaggio.
2
Aggiungere il file audio registrato come allegato. È anche possibile
aggiungere del testo al messaggio.
3
Specificare il destinatario e inviare il messaggio come un messaggio
di posta elettronica.
Nota: accertarsi che nel proprio client di posta elettronica sia
selezionato il formato testo normale. Se è selezionato il formato
RTF (Rich Text Format), è possibile che l'invio del messaggio non
venga completato.
—Fine—
Composizione di messaggi fax e di testo
Per creare un fax, è necessario che la casella vocale CallPilot disponga della
funzione di invio dei fax e che sul computer sia installato Desktop Messaging.
È necessario che anche i destinatari CallPilot del fax dispongano di tale
funzione per poter visualizzare il fax sul computer. Per i destinatari di posta
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Composizione di messaggi fax e di testo
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elettronica non è necessario disporre di questa specifica funzione. Se i
destinatari accedono ai messaggi tramite telefono, devono stampare il fax
per poterlo leggere. Inoltre, è possibile inviare il fax a un apparecchio fax.
Per creare e salvare un file fax
Fase Operazione
1
Avviare l'applicazione che si desidera utilizzare per creare il fax, ad
esempio Microsoft Word. Il documento aperto o creato non deve
superare i 21,5 cm (8,5 pollici) di larghezza.
Sono consentiti documenti con più pagine.
2
Quando il documento è pronto, nel menu File selezionare Stampa
oppure l'opzione appropriata per aprire la finestra di dialogo che
consente di selezionare una stampante.
3
Nell'elenco delle stampanti, selezionare Fax Nortel.
4
Fare clic su OK o Stampa oppure sull'opzione appropriata per inviare
il file alla stampante selezionata.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Componi fax.
5
Se si desidera includere un frontespizio al fax, sceglierne uno
dall'elenco Usa frontespizio fax oppure fare clic sul pulsante
Sfoglia per individuarne uno diverso.
Per ulteriori informazioni, vedere Uso del frontespizio fax
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Fare clic su Salva con nome.
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Digitare un nome per il file e selezionare una cartella in cui salvarlo.
Salvare il file nel formato TIF.
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Fare clic su OK.
9
Per chiudere la finestra di dialogo Componi fax, fare clic su Esci.
—Fine—
Per inviare un solo fax o messaggio di testo
Fase Operazione
1
Nella cartella Posta in arrivo della posta elettronica, aprire il modulo
di un nuovo messaggio.
2
Aggiungere il file fax come allegato o digitare il testo del messaggio.
È necessario che i file fax siano salvati nel formato TIF.
3
Specificare il destinatario e inviare il messaggio come un messaggio
di posta elettronica.
—Fine—
Creazione e invio di batch di messaggi fax
Per inviare messaggi fax CallPilot personalizzati a più destinatari, è possibile
utilizzare Stampa unione di Microsoft Word, quindi inviare il processo di
stampa alla stampante Batch di fax Nortel. Per utilizzare questa funzione, è
necessario avere dimestichezza con Stampa unione di Microsoft Word.
Consultare la documentazione di Microsoft Word. Si noti che la funzione
CallPilot Batch di fax è disponibile solo per CallPilot Desktop e per gli utenti
web che installano il driver di stampa Batch di fax Nortel.
Per utilizzare Stampa unione con CallPilot, è necessario il documento
principale (il file che si desidera inviare ai destinatari) e un documento di dati
origine che contenga le informazioni relative ai destinatari, ad esempio nomi
e numeri di fax.
L'installazione di CallPilot Desktop Messaging comprende due documenti
dati origine campione: un documento origine Microsoft Word, denominato
Data.doc e un documento principale Microsoft Word, denominato
Sample.doc.
Accesso e modifica del documento dei dati origine campione
Il file Data.doc è costituito da una tabella di Microsoft Word, suddivisa in
colonne, in cui a ogni riga corrisponde un destinatario. Il campione contiene
le seguenti intestazioni: AFax, ANome, ConfConseg, TipoConseg, ASocietà
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e ATelefono. È possibile modificare ed eliminare tali intestazioni e
aggiungere nuove colonne. Le intestazioni delle colonne possono fungere
da tag che è possibile inserire nel documento principale per personalizzare
il fax per ciascun destinatario o per specificare le modalità di gestione del fax
da parte di CallPilot.
Fase Operazione
1
Selezionare la directory \Programmi\Nortel\CallPilot\fax, quindi aprire
il file Data.doc.
2
Aggiungere nuove colonne o eliminare le colonne esistenti, come
desiderato. Per l'intestazione delle nuove colonne, si consiglia di
scegliere un nome significativo.
3
Aggiungere i dati necessari sotto l'intestazione di ogni colonna. Per
compilare la tabella Microsoft Word con i dati origine, è possibile
anche importare informazioni dai file esistenti.
Se si modifica l'elenco dei destinatari utilizzando Stampa unione
(facendo clic sul pulsante per la modifica nella sezione relativa ai dati
origine di Prepara stampa unione di Microsoft), viene visualizzata la
finestra relativa al modulo dati, che elenca tutte le voci contenute nella
tabella dei dati origine. Mediante questa finestra è possibile
aggiungere, eliminare, modificare e cercare record. Ogni intestazione
aggiunta o modificata nel file dei dati origine viene visualizzata
automaticamente in questa finestra. Si noti che la casella di testo
AFax è l'unica casella obbligatoria per CallPilot.
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La casella di testo AFax supporta i parametri e i caratteri elencati di
seguito:
•
La lunghezza massima supportata per il numero di fax è di 120
caratteri.
•
I numeri da 0 a 9 sono supportati.
•
La lettera P maiuscola e minuscola e la virgola sono utilizzate
quando è necessaria una pausa.
•
Il simbolo del Cancelletto (#) è supportato.
•
I comuni simboli presenti nei numeri di telefono, ad esempio le
parentesi sinistra e destra e il trattino, sono supportati.
•
Gli spazi sono supportati.
•
Quando viene posizionata prima di un numero di casella vocale
CallPilot, per designarne l'indirizzo, la M non effettua la
distinzione tra minuscole e maiuscole.
Gli altri campi sono facoltativi e vengono utilizzati per personalizzare
il fax o per specificare le modalità di gestione dei fax. Di seguito
vengono descritti tre campi specifici di CallPilot e i rispettivi parametri:
•
ANome: si tratta del nome del destinatario del fax e può
contenere un massimo di 256 caratteri.
•
ConfConseg: è possibile utilizzare questa tag per ricevere una
conferma di consegna sotto forma di messaggio CallPilot nella
casella vocale di CallPilot, quando il fax viene inviato al
destinatario. Se la casella di testo ConfConseg è impostata sul
valore 1, viene generata una conferma di consegna. Se la casella
ConfConseg è impostata sul valore 0, la conferma di consegna
non viene generata per quel destinatario. Se la casella di testo
ConfConseg è vuota o se il campo non si trova nel file Data.doc,
non viene generata alcuna conferma di consegna.
•
TipoConseg: questa casella di testo viene utilizzata per
impostare una priorità di consegna per ogni destinatario. Se la
casella di testo TipoConseg è impostata sul valore 0 o se è vuota
(o se non è presente nel file Data.doc), il messaggio viene
consegnato con priorità Normale. Se questa casella è impostata
sul valore 1, il messaggio viene contrassegnato come
Economico. Se invece è impostata sul valore 2, il messaggio
viene contrassegnato come Urgente. I messaggi inviati a
destinatari non CallPilot e per i quali è stata selezionata la
modalità Economico, vengono consegnati in base a una
pianificazione definita dal server CallPilot. Si noti che non è
possibile selezionare la modalità Economico per i messaggi
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inviati alle caselle vocali CallPilot, quindi vengono inviati con
priorità Normale. I messaggi per i quali sono state selezionate le
modalità Normale o Urgente vengono trasmessi
immediatamente. L'icona Urgente viene visualizzata quando
vengono visualizzati i messaggi urgenti da My CallPilot o da un
client Desktop Messaging e un'indicazione vocale identifica il
messaggio come Urgente dall'interfaccia del telefono CallPilot.
Se un messaggio contrassegnato come Urgente viene inviato a
destinatari non CallPilot, viene consegnato con priorità Normale.
4
Dopo aver aggiornato la tabella, salvare le modifiche. Generalmente,
a questo file di dati viene assegnato un nome univoco; tuttavia, per
le restanti procedure, viene utilizzato il nome Data.doc.
5
Chiudere il documento. Il file Data.doc può ora essere utilizzato come
file origine da Stampa unione di Microsoft.
—Fine—
Accesso e modifica del documento principale campione
Il file Sample.doc è un esempio di documento principale di Microsoft Word.
Fase Operazione
1
Selezionare la directory \Programmi\Nortel\CallPilot\fax, quindi aprire
il file Sample.doc in Microsoft Word.
—Fine—
Questo documento contiene campi contrassegnati che corrispondono a
quelli presenti nel file campione Data.doc. È possibile utilizzarlo come
modello per il proprio fax o per esercitazioni personali. Se si modificano i
nomi delle intestazioni nel file Data.doc, è necessario modificarli anche nel
documento principale.
Pagina iniziale
La pagina iniziale del documento principale è una pagina speciale e non fa
parte del fax finale. Il documento Sample.doc viene installato con la pagina
iniziale impostata correttamente.
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Questa pagina rappresenta un'ubicazione in cui vengono mappate le
informazioni contenute nel file di dati origine per ciascun documento fax
personalizzato. Per segnalare a CallPilot che la pagina iniziale consiste in un
file batch del fax e per evitare che venga inserita nel fax, è necessario che
contenga due codici di controllo speciali:
$SOJ$
Avvio del processo: consente di inviare al driver del fax il segnale
di avvio dell'elaborazione e si può trovare in un punto qualsiasi
della pagina iniziale.
/zz
Inizia da questa pagina: consente di evitare che la pagina iniziale
venga inserita nel messaggio fax e si può trovare in un punto
qualsiasi della pagina iniziale.
Il software CallPilot Desktop recupera il numero di fax dalla pagina iniziale
del documento. Inoltre, il software CallPilot Desktop recupera il nome del
destinatario, la conferma di consegna e il tipo di consegna, se disponibili sulla
prima pagina.
/tp
Numero di fax: viene utilizzato per specificare il destinatario del
messaggio. Questa casella di testo è obbligatoria.
/dr
Conferma di consegna: è possibile attivare o disattivare questo
comando per ciascun destinatario. Questa casella di testo è
facoltativa.
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/tn
Nome del destinatario: consente di identificare il record all'interno
della finestra di dialogo Stato batch di fax Nortel, se il numero fax
non è valido o non è presente. Questa casella di testo è
facoltativa.
/dt
Tipo di consegna: viene utilizzato per assegnare al messaggio una
priorità di consegna Normale, Economico o Urgente. Questa
casella di testo è facoltativa.
Per completare la pagina, l'intestazione della colonna relativa al numero di
fax (ovvero, la colonna <<AFax>>) deve essere inserita dopo il comando /tp
mediante la funzione Stampa unione. Inoltre, l'intestazione della colonna
relativa alla conferma di consegna (ovvero, la colonna <<ConfConseg>>)
può essere inserita dopo il comando /dr, la casella di testo relativa al nome
del destinatario (ovvero, la casella <<ANome>>) può essere inserita dopo il
comando /tn e la casella di testo relativa al tipo di consegna (ovvero, la
casella <<TipoConseg>>) può essere inserita dopo il comando /dt.
Nota: tutti i comandi batch del fax effettuano la distinzione tra minuscole
e maiuscole.
È possibile utilizzare una funzione avanzata di specifica del destinatario fax,
che consente di modificare tutti i dati contenuti in una singola colonna, senza
che le modifiche si riflettano nel file di dati origine. Ad esempio, se una tabella
dei dati origine contiene numeri di fax relativi a diversi destinatari ma non è
presente il numero 9 per la linea esterna, questo numero può essere aggiunto
a tutti i numeri fax modificando il comando sulla prima pagina del documento
nel modo seguente:
/tp9<<AFax>>
In questo esempio, viene aggiunto il numero 9 all'inizio di ciascun numero di
telefono durante l'elaborazione del batch di fax. I dati origine rimangono
invariati e possono essere utilizzati da una diversa ubicazione che non
richiede l'aggiunta del numero 9 per la linea esterna.
Seconda pagina
Dopo aver creato il documento dei dati origine e la pagina iniziale del
documento principale, è possibile procedere con la personalizzazione del
fax.
Nota: le dimensioni della pagina devono essere pari o inferiori a 21,5
cm.
Per personalizzare il documento, è possibile utilizzare tutte le intestazioni
delle colonne dei dati origine. L'illustrazione che segue mostra un esempio
dell'utilizzo del file Sample.doc:
Nortel CallPilot
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In questo esempio, il documento viene personalizzato per ciascun
destinatario. Le intestazioni delle colonne dei dati origine vengono inserite
nel documento mediante la funzione di inserimento di Stampa unione di
Microsoft Word. Dopo aver personalizzato il documento principale, è
possibile integrarlo con le informazioni contenute nel file Data.doc. Per
ulteriori informazioni sull'inserimento nel documento di caselle di testo
relative ai dati origine, consultare la Guida di Stampa unione di Microsoft
Word.
Integrazione dei dati origine nel documento principale
Per integrare i dati origine nel documento principale:
Fase Operazione
1
Avviare Stampa unione nel menu Strumenti di Microsoft Word. In
base alla versione di Microsoft Word utilizzata, Stampa unione si può
trovare in diversi menu.
a. In Office XP, selezionare Strumenti > Lettere e indirizzi >
Creazione guidata Stampa unione.
b. In Office 2000, selezionare Strumenti > Stampa unione.
c. In Office 2007, selezionare Lettere > Inizia stampa unione >
Creazione guidata Stampa unione.
Nortel CallPilot
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2
Verificare che siano selezionati il documento Sample.doc come
documento principale e il documento Data.doc come documento dei
dati origine.
3
Selezionare Unisci alla stampante, quindi selezionare il driver
Batch di fax Nortel nella finestra Stampa visualizzata.
Nota: verificare che Microsoft Word non sia impostato per
stampare le pagine in ordine inverso.
4
Fare clic su OK nella finestra di stampa per avviare l'elaborazione del
batch del fax.
—Fine—
Dopo aver integrato i dati nel documento, i valori del file di dati origine
vengono integrati nel documento principale nell'ubicazione appropriata e
viene creato un file TIF per ciascun destinatario. Il software CallPilot Desktop
seleziona gli indirizzi e trasferisce i file fax al server. Il server CallPilot invia
il fax ai destinatari.
Dopo l'avvio del processo, viene visualizzata la finestra di dialogo Stato
stampa. Il numero delle pagine aumenta in modo incrementale, mano a mano
che le pagine vengono convertite in file TIF. Dal momento che la pagina
iniziale viene saltata, questa non viene inclusa nel conteggio. Ad esempio,
se viene inviato un fax di tre pagine a dieci destinatari, la finestra di dialogo
informa che è in corso la stampa della pagina 1, quindi della pagina 2 e così
via fino a raggiungere la pagina 20. Vengono stampate solo 20 pagine in
quanto la prima pagina di ogni documento viene saltata.
I problemi che si verificano durante la creazione delle immagini fax o quelli
relativi agli indirizzi fax, vengono visualizzati in una finestra di dialogo Stato
batch di fax Nortel, come quella illustrata di seguito:
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I problemi relativi a indirizzi fax mancanti o a formati fax non supportati
vengono rilevati. Non vengono identificati però i problemi relativi ai numeri
errati in formato valido. Tuttavia, un numero di fax errato genera una ricevuta
di mancata consegna del fax inviata dal server CallPilot alla casella vocale
del destinatario.
Quando si fa clic su OK, l'elaborazione batch termina e i fax non vengono
più inviati. È necessario correggere gli indirizzi fax e inoltrare nuovamente il
processo.
Se tutti i fax e gli indirizzi vengono creati correttamente, viene visualizzata
una finestra di dialogo durante il loro trasferimento al server CallPilot. La
finestra di dialogo Stato batch di fax Nortel indica lo stato del processo batch.
Se si preme Annulla in questa finestra di dialogo prima che il processo venga
completato, viene visualizzata un'altra finestra di dialogo che chiede di
confermare l'annullamento. Se si seleziona Sì, tutti i file temporanei vengono
eliminati e il processo viene terminato. Tuttavia, tutti i fax già trasferiti al
server CallPilot vengono inviati.
Se si verifica un problema durante il trasferimento del fax, viene visualizzata
una finestra di dialogo simile a quella illustrata di seguito:
Se si seleziona Sì, viene fatto un nuovo tentativo di invio del fax al server.
Se si seleziona No, il fax corrente viene saltato e l'elaborazione inizia dal fax
successivo nell'elenco. Il fax saltato non viene inviato. Se si seleziona
Annulla, viene visualizzata un'altra finestra di dialogo che chiede di
confermare l'annullamento. Se si seleziona Sì, tutti i file temporanei vengono
eliminati e il processo viene terminato. I fax già trasferiti al server CallPilot
vengono inviati. Se si sceglie No, viene nuovamente visualizzata la finestra
sopra riportata relativa al mancato invio del fax, che consente di effettuare
una scelta diversa.
Quando tutti i fax sono stati trasmessi al server, viene visualizzata una
finestra di dialogo di conferma.
Uso del frontespizio fax
È possibile scegliere di includere un frontespizio ai fax. Il frontespizio viene
generalmente progettato e gestito dall'amministratore del server, tuttavia è
possibile scegliere lo stile desiderato per il frontespizio (se sono disponibili
più stili).
Nortel CallPilot
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Uso del frontespizio fax
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I frontespizi creati con questi strumenti includono le seguenti informazioni:
Informazioni del
mittente:
Titolo
Informazioni del
destinatario:
Titolo
Nome
Numero
Reparto
Azienda
Numero fax
Nome
Numero
Reparto
Azienda
Numero fax
Numero di pagine
Ora e data di invio
Sezione Memo del frontespizio
Modulo del driver della stampante fax Nortel
Quando si crea un fax utilizzando il driver della stampante fax Nortel, è
possibile selezionare un frontespizio nella finestra di dialogo Componi fax
(per istruzioni dettagliate, vedere Per creare e salvare un file fax).
Se si sceglie di inviare il fax a una destinazione specifica (ad esempio, un
apparecchio fax), è possibile selezionare un frontespizio nell'elenco Usa
frontespizio fax. Quindi, è possibile modificarne il contenuto (vedere la
sezione seguente). Se non si desidera un frontespizio, selezionare l'opzione
Nessun frontespizio dall'elenco.
Modifica e anteprima dei frontespizi
È inoltre possibile visualizzare un'anteprima del frontespizio corrente e
modificarne il contenuto facendo clic sul pulsante Modifica nella finestra del
driver della stampante fax Nortel.
Nortel CallPilot
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Fare clic su Anteprima per visualizzare lo stato corrente del frontespizio.
È possibile modificare i campi del frontespizio; tuttavia, la casella di testo Fax
è sempre di sola lettura. CallPilot riempie la casella di testo Fax utilizzando
le informazioni relative all'indirizzo contenute nei moduli dei driver fax. Le
informazioni visualizzate nella sezione Memo vengono prelevate dalla
sezione Memo del modulo Modifica frontespizio.
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Specifica dei destinatari dei messaggi
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Nota: la lunghezza massima del campo Memo è pari a 2500 caratteri.
La lunghezza massima degli altri campi relativi al frontespizio è pari a 30
caratteri.
Specifica dei destinatari dei messaggi
Per specificare il destinatario di un messaggio da una rubrica
È possibile aggiungere a un messaggio CallPilot un indirizzo della rubrica di
CallPilot disponibile sul server o un indirizzo della Rubrica di posta elettronica
presente sul computer o sul server. Specificare il destinatario per i messaggi
CallPilot nello stesso modo dei messaggi di posta elettronica.
•
La rubrica di CallPilot sul server è gestita dall'organizzazione di
appartenenza e contiene gli indirizzi degli utenti di CallPilot e le liste di
distribuzione di cui è consentito l'utilizzo. Tali liste non possono essere
modificate.
•
Se si è in possesso di una rubrica personale di indirizzi di posta
elettronica, è possibile aggiungervi gli indirizzi CallPilot.
Per aggiungere indirizzi CallPilot alla rubrica personale
Se si è in possesso di una rubrica personale di indirizzi di posta elettronica
sul computer, è possibile aggiungervi gli indirizzi CallPilot e le liste di
distribuzione. Aggiungere gli indirizzi CallPilot nello stesso modo degli
indirizzi di posta elettronica. È possibile distinguere gli indirizzi CallPilot da
quelli di posta elettronica immettendo CallPilot dopo il nome del destinatario.
Per specificare manualmente il destinatario di un messaggio
È possibile digitare l'indirizzo direttamente nella casella di testo relativa al
destinatario di un nuovo messaggio. Per eseguire questa operazione,
utilizzare le regole relative ai formati descritte di seguito.
Formato richiesto per un indirizzo di posta elettronica CallPilot
XXXXYYYY@ZZZZ
dove
XXXX
equivale al collegamento di rete VPIM
YYYY
equivale al numero della casella vocale CallPilot
ZZZZ equivale al server CallPilot FQDN (server e dominio)
Esempio di un indirizzo CallPilot immesso manualmente
Se un server CallPilot na12345 nel dominio us.nortel.com con
collegamento di rete VPIM 1905555 contiene la casella vocale 1212,
l'indirizzo CallPilot per tale casella vocale sarà:
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[[email protected]]
Impostazione dell'inoltro dei messaggi
È possibile inoltrare i messaggi CallPilot a un'altra casella vocale CallPilot o
a un 'indirizzo e-mail esterno. A tale scopo, è necessario creare e attivare
una regola di inoltro dei messaggi, che rappresenta un insieme di criteri per
definire quali messaggi inoltrare e dove inoltrarli.
Le regole di inoltro dei messaggi possono essere create sia dall'utente che
dall'amministratore. Per creare una regola, l'utente deve utilizzare My
CallPilot; tuttavia, è possibile attivarla e disattivarla utilizzando My CallPilot
oppure il telefono (opzione 8-5-1).
Per informazioni sulla configurazione e l'attivazione di una regola di inoltro
dei messaggi, vedere Guida in linea di Desktop Messagging per My
CallPilot (NN44200-109).
Client IMAP
È possibile accedere al proprio client IMAP da un computer con sistema
operativo Windows, Macintosh o Linux. È possibile accedere direttamente ai
messaggi CallPilot tramite collegamento a un server CallPilot o a un server
di posta elettronica di terze parti. Gli utenti Windows e Macintosh hanno la
possibilità di installare CallPilot Player e di ricevere i loro messaggi in formato
VBK. I messaggi CallPilot inoltrati vengono visualizzati nei moduli di posta
elettronica standard del client di posta elettronica e con le icone di posta
elettronica standard.
Utilizzo dell'indicatore di attesa dei messaggi
Desktop Messaging include un indicatore di attesa dei messaggi (MWI),
rappresentato da un'icona a forma di ricevitore nell'angolo inferiore destro
dello schermo, sulla barra delle applicazioni di Windows. L'indicatore di
attesa dei messaggi notifica la presenza di nuovi messaggi e fornisce un
rapido accesso alla propria cartella di Posta in arrivo.
Un ricevitore rosso indica la presenza di nuovi messaggi:
L'aspetto dell'indicatore di attesa dei messaggi cambia per fornire
informazioni aggiuntive sulla connessione al server, come descritto di
seguito:
Nortel CallPilot
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Utilizzo dell'indicatore di attesa dei messaggi
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Configurazione dell'indicatore di attesa dei messaggi
Utilizzare la finestra di dialogo Configurazione dell'indicatore di attesa dei
messaggi di CallPilot per
•
visualizzare o nascondere l'indicatore di attesa dei messaggi
•
abilitare il testo a comparsa
•
impostare per quanto tempo il testo a comparsa viene visualizzato sullo
schermo
Fase Operazione
1
Nella barra delle applicazioni di Windows, fare clic con il pulsante
destro del mouse sull'icona dell'indicatore di attesa dei messaggi.
2
Fare clic su Configurazione dell'indicatore di attesa dei messaggi
di CallPilot.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Configurazione dell'indicatore
di attesa dei messaggi di CallPilot.
3
Se si desidera aprire My CallPilot e riprodurre l'ultimo messaggio
facendo doppio clic sull'icona, accertarsi che la casella URL di My
CallPilot contenga l'indirizzo URL corretto. Per effettuare tale
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operazione, è necessaria la connessione a un server CallPilot 5.0 o
versione successiva.
Consultare il proprio amministratore CallPilot per l'indirizzo URL
corretto. Generalmente, l'indirizzo URL è visualizzato in uno dei
formati seguenti:
4
•
http:// prefisso.nomehost.com/mycallpilot/
•
http:// indirizzo IP/mycallpilot/
Per visualizzare o nascondere l'icona dell'indicatore di attesa dei
messaggi, selezionare o deselezionare la casella di controllo Mostra
indicatore di attesa dei messaggi su barra delle applicazioni.
Nota: se si nasconde l'icona e successivamente si decide di
visualizzarla nuovamente, nel menu Start di Windows,
selezionare Programmi > Nortel > Icona CallPilot MWI. L'icona
viene di nuovo visualizzata nella barra delle applicazioni.
5
Per abilitare o disabilitare il messaggio a comparsa, selezionare o
deselezionare la casella di controllo Visualizza messaggio a
comparsa per x secondi. È possibile cambiare anche il numero di
secondi di visualizzazione del messaggio a comparsa sullo schermo.
6
Per salvare le modifiche, fare clic su OK.
—Fine—
Per utilizzare l'indicatore di attesa dei messaggi
Di seguito, vengono riportati alcuni suggerimenti utili per l'uso dell'indicatore
di attesa dei messaggi.
•
Per visualizzare il numero di casella vocale, l'indirizzo del server e il
numero di messaggi presenti nella Posta in arrivo, posizionare il
puntatore sull'icona.
•
Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona per visualizzare un
menu rapido contenente opzioni per:
— aprire My CallPilot (se nelle opzioni di configurazione dell'indicatore
di attesa dei messaggi è presente un URL per My CallPilot)
— configurare l'indicatore di attesa dei messaggi
— connettersi o disconnettersi dalla propria casella vocale My CallPilot
— uscire dall'indicatore di attesa dei messaggi in modo che non venga
più visualizzato
•
Per aprire l'ultimo messaggio in My CallPilot, fare doppio clic sull'icona
dell'indicatore di attesa dei messaggi.
Nortel CallPilot
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Modifica delle impostazioni della casella vocale
33
•
Nota 1: se il messaggio non si apre, accertarsi che la casella URL
di My CallPilot contenga l'indirizzo URL corretto nella finestra di
dialogo Configurazione dell'indicatore di attesa dei messaggi di
CallPilot. Per aprire il messaggio fare clic con il pulsante destro del
mouse sull'icona dell'indicatore di attesa dei messaggi, quindi fare
clic su Configurazione dell'indicatore di attesa dei messaggi di
CallPilot.
Nota 2: se si utilizza Internet Explorer 6, ogni volta che si fa doppio
clic sull'indicatore di attesa per leggere un nuovo messaggio,
potrebbe avviarsi una nuova sessione del browser. Ciò può essere
modificato con la procedura descritta di seguito: nel menu Strumenti
di Internet Explorer, fare clic su Opzioni Internet; fare clic sulla scheda
Avanzate e quindi accertarsi che nell'elenco delle impostazioni sia
selezionata l'opzione Riutilizza le finestre per lanciare i collegamenti.
Modifica delle impostazioni della casella vocale
L'amministratore definisce le informazioni relative all'accesso predefinito. È
possibile modificare tali impostazioni se necessario.
Per visualizzare o modificare le impostazioni di accesso a CallPilot
Fase Operazione
1
Aprire CallPilot Player: nel menu Start di Windows, fare clic su
Programmi > Nortel > CallPilot Desktop Messaging > Lettore
audio.
2
In CallPilot Player, selezionare Visualizza > Opzioni.
3
Per visualizzare le impostazioni di accesso correnti, fare clic sulla
scheda Generale.
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4
Effettuare le modifiche richieste.
Per informazioni sui campi presenti in questa scheda, fare clic sul
pulsante ?.
Nota: per modificare la porta IMAP o specificare l'impostazione
SSL, fare clic su Avanzate.
5
Terminate le operazioni, fare clic su OK.
—Fine—
Per modificare la password di CallPilot
La password di CallPilot corrisponde alla password utilizzata per accedere
dal telefono.
Fase Operazione
1
Ripetere le operazioni descritte dal punto 1 al punto 3 nella procedura
precedente per aprire la scheda Generale.
2
Fare clic su Cambia password.
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Modifica delle impostazioni audio
35
3
Nella casella Vecchia password, immettere la password corrente.
4
Nella casella Nuova password, immettere la nuova password.
5
Nella casella Ridigita nuova, immettere nuovamente la password
appena assegnata.
6
Fare clic su OK per salvare le modifiche.
7
Fare clic su OK per uscire dalle impostazioni generali.
—Fine—
Modifica delle impostazioni audio
È possibile utilizzare sia il telefono che il computer per riprodurre e registrare
i messaggi, nonché regolare le impostazioni del volume.
Per modificare il dispositivo audio e il volume
È possibile riprodurre e registrare i messaggi dal telefono o dal computer.
Fase Operazione
1
Aprire CallPilot Player: nel menu Start di Windows, fare clic su
Programmi > Nortel > CallPilot Desktop Messaging > Lettore
audio.
2
In CallPilot Player, selezionare Visualizza > Opzioni.
3
Fare clic sulla scheda Audio per visualizzare le impostazioni audio
correnti.
Nortel CallPilot
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4
Se si desidera riprodurre e registrare i messaggi vocali dal telefono,
nelle impostazioni Unità fare clic su Telefono. Verificare che il
numero di telefono visualizzato sia corretto. Se si desidera riprodurre
o registrare i messaggi vocali attraverso gli altoparlanti e il microfono
del computer, fare clic su Computer.
Nota: è possibile modificare il dispositivo audio anche su
CallPilot Player.
5
Se si desidera che le impostazioni del volume di CallPilot
corrispondano a quelle degli altoparlanti e del microfono del
computer, selezionare entrambe le caselle di controllo nelle
impostazioni Volume.
6
Se si desidera ricevere un promemoria che ricordi di selezionare tali
caselle prima di riprodurre o registrare i messaggi vocali, fare clic su
Verifica le impostazioni prima di riprodurre.
Nota: l'opzione Scarica file prima di riprodurre non ha effetto
su Desktop Messaging per Client Internet, in quanto tutti i
messaggi vengono scaricati automaticamente prima della
riproduzione.
7
Fare clic su OK.
—Fine—
Nortel CallPilot
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Uso di My CallPilot
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Uso di My CallPilot
Se sono disponibili le risorse Web di My CallPilot per la propria casella
vocale, l'indirizzo URL viene fornito dall'amministratore. Per ulteriori
informazioni su My CallPilot, vedere Guida in linea di Desktop Messagging
per My CallPilot (NN44200-109).
Per visualizzare o modificare le impostazioni delle funzioni CallPilot
Fase Operazione
1
In My CallPilot, fare clic sulla scheda Funzionalità di CallPilot.
2
Selezionare la funzione desiderata e modificare le impostazioni in
base alle necessità. Le modifiche apportate alle funzioni hanno
effetto immediato, indipendentemente dall'utilizzo di CallPilot dal
computer o dal telefono.
—Fine—
Per visualizzare le informazioni sull'utente
Fase Operazione
1
In My CallPilot, far clic sulla scheda Informazioni utili per
visualizzare le informazioni in linea sull'utente specifiche per la
propria casella vocale.
Nortel CallPilot
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—Fine—
Nortel CallPilot
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Nortel CallPilot
Tutti i diritti riservati.
Publicazione: NN44200-108-IT
Stato del documento: Standard
Versione del documento: 01.02
Data del documento: 25/04/2007
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