Note operative per l`utilizzo del software di gestione degli utenti

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Sviluppato in collaborazione con
REGIONE SICILIANA
Assessorato Regionale del Lavoro, della
Previdenza Sociale, della Formazione
Professionale e della Emigrazione
Agenzia Regionale per l’Impiego e per la
Formazione Professionale
Note operative per l’utilizzo del software di
gestione dei lavoratori
Release 3.6
REGIONE SICILIANA
Indice
1 – Requisiti richiesti
2 –Installazione
2.1 – Prima Installazione
2.2 - Aggiornamento da una release precedente
3 – Avvio procedura (Impostazioni)
3.1. - Impostazione CPI e recapiti;
3.2. – Inserimento Operatori
4 - Avvio procedura (Inserimento dati utenti)
4.1 – Importazione dati disponibilità
4.2 – Inserimento dati lavoratori
4.3 – Inserimento movimenti
4.4 – Ricerca
5 - Uso di Gestione Lavoratori in rete locale
6 – Manutenzione
7 – Backup
8 - Contributi
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1 - Requisiti richiesti
Hardware
•
I requisiti sono quelli previsti per il sistema operativo in uso.
•
Windows 95 o superiore;
•
Microsoft Access 2000 o superiore;
•
Microsoft Word 2000 o superiore (necessario per la stampa della scheda informativa utente e
Software
della scheda registrazione utente);
•
Ultimo service pack previsto dalla versione di Microsoft Office utilizzata;
•
MDAC vers. 2.8 sp1 scaricabile dal seguente indirizzo.
http://www.openbit.it/sportelli/MDAC_TYP.EXE
N.B. – MDAC non è necessario sei il sistema operativo è Windows XP con il service Pack 2 installato.
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2 – Installazione
2.1. – Prima Installazione
Effettuare il download della procedura dal seguente indirizzo:
http://www.openbit.it/cpi/GestLav3.6.zip
Effettuare il download della base di dati vuota dal seguente indirizzo:
http://www.openbit.it/cpi/Gestione Lavoratori Dati 3.6 Vuota.zip
Copiare il contenuto degli archivi compressi “GestLav3.6.zip” e “Gestione Lavoratori Dati 3.6 Vuota.zip”
nella stessa cartella (fig. 1)
(fig. 1)
Questa procedura deve essere seguita solo ed esclusivamente nel caso di prima installazione.
Nella cartella di destinazione dovranno quindi essere presenti i seguenti file:

MouseHook.dll;
Gestione Lavoratori Dati.mdb;
Gestione Lavoratori.mde
Certificato.doc;
Tabelle320.mdb;
Cert407 (storico).doc;
Cert407.doc.
Qualunque modifica “artigianale” di questi file renderà inutilizzabile la procedura. In particolar modo la
modifica dei file in formato Word (est. .doc) ha come conseguenza l’impossibilità di aprire e procedere
con la stampa dei certificati.
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2.2. - Aggiornamento da una release precedente
Copiare solo ed esclusivamente i file contenuti nell’archivio compresso “GestLav3.6.zip” nella stessa cartella
in cui si trovano già i file della release precedente; è caldamente consigliato effettuare prima un backup dei
dati.
Rispondere positivamente alla richiesta di conferma sostituzione file (fig. 2).
(fig. 2)
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3 – Avvio procedura
3.1. – Impostazione CPI e recapiti
L’avvio della procedura avviene mandando in esecuzione (doppio clic) il file Gestione Lavoratori.mde.
Al primo utilizzo è richiesta la selezione del CPI di riferimento e l’indicazione dell’eventuale recapito (fig. 3).
(fig.3)
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3.2. – Inserimento operatori
La procedura prevede la creazione degli operatori che avranno accesso al caricamento e visualizzazione dei dati
dei lavoratori.
Al primo avvio sarà presente solo l’utente “Master” che permette la creazione - e gestione - degli account degli
operatori; la password dell’utente “Master” sarà comunicata dal SUPL al dirigente del CPI. (fig.3)
(fig.3)
I dati per la configurazione dell’account dell’operatore sono mostrati nella seguente immagine. (fig.4)
(fig.4)
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L’operatore, per accedere al programma, dovrà quindi selezionare il proprio account e inserire la password
assegnata. (fig.5)
(fig.5)
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4 - Avvio procedura (Inserimento Dati)
4.1 – Importazione dati disponibilità
E’ possibile importare i dati delle disponibilità caricati con il programma “ProLav 2.7” attraverso la selezione
del file “Lavorat.dbf”. Nella stessa cartella del file “Lavorat.dbf” deve essere presente il file “Lavorat.dbt”
(fig. 6 e 7)
(fig. 6)
(fig. 7)
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4.2 – Inserimento dati lavoratori
L’inserimento dei dati dei lavoratori ha inizio facendo clic sul pulsante “Anagrafiche” della maschera “Menu
Principale” (fig. 8) e succesivamente sul pulsante “Anagrafica Lavoratore” (fig. 9)
(fig. 8)
(fig. 9)
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I campi obbligatori da completare sono:
Codice Fiscale;
Cognome e Nome;
Data di nascita.
La funzione dei pulsanti è visualizzabile passando il puntatore del mouse sugli stessi. (fig. 10)
(fig. 10)
Le caselle combinate relative ai Comuni riportano quelli già inseriti nel database nella voce corrispondente;
inizialmente sono quindi vuote.
I comuni non ancora presenti vanno comunque inseriti cliccando sul bottone corrispondente, e utilizzando la
maschera di ricerca il cui funzionamento è descritto nel capitolo “Ricerca”.
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E’ possibile spostarsi velocemente tra i diversi campi utilizzando il tasto “Tab”. (fig. 10.1)
(fig. 10.1)
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4.3 – Inserimento movimenti
Dopo il completamento dei dati di cui al pt. 4.2 è possibile inserire un movimento facendo clic sul pulsante
evidenziato. (fig. 11)
(fig. 11)
Nella successiva maschera “Movimento” (fig. 12) i campi obbligatori sono:
Data;
Tipo Movimento;
Azienda.
(fig. 12)
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Oltre all'inserimento di un nuovo movimento, è possibile vedere il dettaglio di un movimento già inserito,
modificarlo ed eliminarlo. In ciascuno dei tre casi va selezionato il movimento nella griglia in basso e poi
cliccare sul bottone corrispondente all'operazione richiesta.
Si aprirà una maschera che consentirà di svolgere l'operazione richiesta o di annullarla; per inserire i dati sulla
cessazione di un rapporto di lavoro già memorizzato, va modificato il movimento corrispondente
all'avviamento.
I movimenti dell'anno corrente vanno memorizzati nell'ordine in cui sono pervenuti al CPI, in quanto vengono
automaticamente protocollati e il protocollo non è modificabile.
L’inserimento di una nuova azienda è possibile cliccando sul pulsante “Ricerca Azienda”. (fig. 12)
(fig. 12)
Le qualifiche sono codificate secondo la tabella inserita in Borsa Lavoro.
Cliccando sul bottone corrispondente, è possibile utilizzare una maschera di ricerca il cui funzionamento è
descritto nel capitolo “Ricerca”.
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Nella maschera “Anagrafica Aziende” (fig. 13) i campi obbligatori sono contrassegnati con un asterisco.
(fig. 13)
In questa maschera è possibile inserire uno o più codici ATECO 91 per le aziende memorizzate.
E' possibile attivare una ricerca cliccando due volte all'interno della casella ATECO L 4 mentre si è in
modifica; si aprirà la maschera di ricerca il cui funzionamento è descritto al capitolo “Ricerca”.
Le caselle combinate relative ai Comuni riportano quelli già inseriti nel database nella voce corrispondente;
inizialmente sono quindi vuote.
I comuni non ancora presenti vanno comunque inseriti cliccando sul bottone corrispondente, e utilizzando la
maschera di ricerca il cui funzionamento è descritto nel capitolo “Ricerca”.
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4.4 - Ricerca
La ricerca di un dato in un qualsiasi campo all’interno delle maschere avviene facendo clic all’interno del
campo su cui si vuole fare la ricerca e succesivamente sul pulsante con il binocolo.
Nella finestra visualizzata digitare nel campo “Trova” il testo da ricercare, nel campo “Confronta” selezionare
“Parte del campo”. La ricerca ha inizio facendo clic sul pulsante “Trova successivo” (fig. 14).
Nel testo da ricercare è possibile utilizzare i caratteri jolly.
(fig. 14)
Nelle maschere relative ai Comuni, alle Qualifiche e ai Codici Ateco trovato il dato da utilizzare si conferma la
scelta cliccando sul pulsante “Conferma Scelta”. (fig. 15)
(fig. 15)
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5 - Uso di Gestione Lavoratori in rete locale
L’uso multiutente di Gestione Lavoratori in rete locale è possibile alle seguenti condizioni:
•
la cartella contenente il software va condivisa in lettura/scrittura;
•
è necessario utilizzare una copia diversa della procedura (“Gestione Lavoratori.mde” o “Gestione
Lavoratori” nel caso in cui non fosse attiva la visualizzazione delle estensioni) per ciascuna postazione
di lavoro.
A titolo esemplificativo, riportiamo una procedura possibile nel caso in cui il software sia installato su un pc
con Windows XP.
Nel caso in cui il pc che fungerà da server abbia Windows XP Professional, il modo più semplice di gestire la
condivisione è l’attivazione della “Condivisione Semplice”. Per farlo, procedere come segue.
Da una finestra di “Esplora risorse” o “Risorse del computer”, scegliere “Opzioni cartella” nel menu
Strumenti.
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Da qui cliccare sulla scheda “Visualizzazione” e assicurarsi che sia presente il segno di spunta su “Utilizza
condivisione semplice (scelta consigliata)”. Confermare cliccando su OK.
Su Windows XP Home l’unica condivisione possibile è quella semplice.
Su Windows 95/98/Me va attivata la condivisione dei file. Per situazioni più complesse (sistemi server o
condivisioni per utenti e gruppi), rivolgersi al responsabile della rete.
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Una volta che la condivisione è stata attivata, va messa in condivisione la cartella contenente il programma e i
dati.
Supponiamo che la cartella si chiami “GestLav”. Uno dei modi per metterla in condivisione è selezionarla da
Risorse del computer e cliccare su “Condividi cartella”, sulla sinistra:
Si aprirà la finestra delle proprietà della cartella selezionata sulla scheda “Condivisione”. Cliccare su
“Condividi la cartella in rete”, in modo che sia presente il segno di spunta.
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Verrà proposto il nome della stessa cartella come nome della condivisione. Questo nome può essere modificato.
Se sulla rete sono presenti anche pc con Windows 95/98/Me bisogna aver cura che il nome della condivisione
non superi i 12 caratteri.
Bisogna anche mettere il segno di spunta su “Consenti agli utenti di rete di modificare i file”:
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Confermare cliccando su OK.
A questo punto sull’icona della cartella comparirà una mano che indica la condivisione attivata:
Per duplicare il file della procedura, si può procedere come segue.
Cliccare con il tasto destro del mouse sul file “Gestione Lavoratori.mde” e scegliere “Copia”:
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Cliccare sempre con il tasto destro del mouse in un punto vuoto all’interno della finestra e scegliere “Incolla”:
Il file ottenuto si chiamerà “Copia di Gestione Lavoratori.mde”:
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Rinominare il file cliccando ancora col tasto destro sul nome del file e scegliendo “Rinomina”:
Scrivere il nuovo nome del file, facendo attenzione a lasciare invariata l’estensione “.mde” (nel caso in cui le
estensioni sono nascoste il “.mde” non compare). Si consiglia di lasciare “Gestione Lavoratori”, aggiungendo
una parola che consenta di identificare la postazione di lavoro, ad esempio “Gestione Lavoratori
Direttore.mde”:
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Infine, dalla postazione di lavoro bisogna raggiungere la cartella condivisa per utilizzare il programma. Se il pc
contenente i dati e il programma si chiama “SERVER” e la cartella è stata condivisa con il nome “GestLav” il
percorso sarà “\\SERVER\GestLav”. Per agevolare il lancio del programma, si consiglia di creare un
collegamento sul desktop della postazione di lavoro. Per farlo cliccare con il pulsante destro sulla copia di
competenza della stazione di lavoro corrente e scegliere “Invia a” e quindi “Desktop”. Il collegamento può poi
essere rinominato e inserito anche nel menu start o nella barra di “Avvio veloce”. Basta cliccare una o due volte
sul collegamento (a seconda della sua collocazione e delle impostazioni del sistema) per avviare la procedura.
L’operazione di duplicazione della procedura va ripetuta per ogni postazione di lavoro.
ATTENZIONE:
• Il pc contente i dati va avviato per primo e chiuso per ultimo.
• Sarebbe opportuno non usare per altri scopi il pc contenente dati e programma. In ogni caso sul
pc “server” va mandata in esecuzione solo la copia della procedura il cui uso è previsto su quel
computer. L’apertura del file di dati o di una copia della procedura di competenza di un’altra
postazione può pregiudicarne l’uso in rete. Eventualmente riavviare il “server” dopo essersi
accertati che tutte le postazioni siano uscite dal programma.
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6 - Manutenzione
Dal menu “Manutenzione” nella presente release è possibile:
accorpare due aziende, laddove e qualora si riscontrasse di aver memorizzato la stessa azienda con due
identificazioni diverse;
esportare i dati, per eventuali interventi di assistenza e in vista di una eventuale banca dati provinciale
dei CPI.
7 - Backup
E' opportuno procedere almeno una volta al giorno alla copia di backup dei dati, come proposto all'uscita dal
programma. Il file copiato si chiamerà “Gestione Lavoratori Dati aaaammgg.mdb”, dove aaaa,mm,e gg
rappresentano anno, mese e giorno della data odierna.
E' anche opportuno procedere alla copia periodica su altro supporto delle copie di riserva, cancellando le più
vecchie; la cartella del programma può crescere rapidamente di dimensioni, quindi si raccomanda una
manutenzione accurata.
Infine, per mantenere accettabile la velocità e l'affidabilità dell'elaborazione, è opportuno procedere
periodicamente alla “Compattazione dei dati” (“Menu Principale”).
Perché sia possibile questa operazione è necessario che SOLO UN UTENTE sia connesso al database.
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8 - Contributi
Questo software è nato da un'idea del Dott. Antonio Catanzaro, Dirigente del CPI di Giarre, e dal protocollo di
intesa firmato nel 2004 dal SUPL di Catania e da IAL CISL Sicilia.
Il progetto è stato poi sostenuto con convinzione dal Dott. Mario Grech, Dirigente del SUPL di Catania, dalla
volontà, dal lavoro e dai contributi, oltre che del Dott. Catanzaro, di Giovanni Zurria, Referente Informatico del
SUPL di Catania, dal lavoro e dai suggerimenti dei Dirigenti Dott. Paolo Raciti e Dott. Giacinto Corsaro e di
funzionari ed operatori dei CPI di Giarre, Catania e Paternò.
In particolare, la messa a punto quotidiana dello programma viene realizzata con il contatto continuo e costante
con il dirigente già citato e con gli operatori del CPI di Giarre Giuseppe Torrisi e Angela Mangano.
Il supporto tecnico sarà garantito dagli operatori dello Sportello Multifunzionale IAL CISL Sicilia di Giarre e
dall’Ing. Andrea Fussone dell’ODA.
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