Il controllo del listino nell`azienda odontoiatrica

Il controllo del listino nell’azienda odontoiatrica: congruità tra valore e costi della prestazione.
Il caso dell’endodonzia
Franco Cellino (1) - Lessicom srl
Un corretto approccio che l’azienda odontoiatrica deve avere per poter determinare il costo delle
prestazioni erogate ai propri pazienti (clienti) presuppone la conoscenza analitica di informazioni, contabili e non, della propria attività produttiva. Tali informazioni scaturiscono da un corretto
controllo di gestione. Cos’è il controllo di gestione? E’ quella variabile organizzativa non strutturale che aiuta l’imprenditore odontoiatra a gestire il proprio studio. E’ il processo con il quale
l’odontoiatra si assicura che le risorse vengano acquisite ed impiegate in modo efficace
ed efficiente per raggiungere gli obiettivi che si è prefissato.
Un controllo di gestione che risponda alle esigenze dell’odontoiatra, ovvero conoscere lo stato di
salute della propria azienda, scaturisce dall’elaborazione di dati e/o informazioni derivanti da un
monitoraggio dettagliato delle azioni con valore economico svolte quotidianamente all’interno dello studio. Più il monitoraggio è analitico, maggiore sarà la possibilità di avere dati di report precisi ed attendibili.
In pratica il monitoraggio analitico dell’azienda odontoiatrica consente di attivare meccanismi di controllo (antecedente,
concomitante e a consuntivo) e di fare valutazioni quo-ante ed ex post del grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati, ma soprattutto di rispondere a tutte quelle domande di carattere economico alle quali il clinico non sa rispondere.
Da molti anni seguo le aziende odontoiatriche nell’ambito del controllo economico-finanziario; le domande che con maggiore frequenza mi vengono rivolte dal titolare dello studio odontoiatrico sono perlopiù di questo tipo: le tariffe del mio
studio sono adeguate ai costi ? Quanto posso pagare un collaboratore? Quanto posso scontare una prestazione erogata? Il mio odontotecnico è “caro”? Come posso ottimizzare le tariffe del mio listino? E’ possibile migliorare la redditività
delle mie prestazioni senza dover ricorrere ad un aumento delle tariffe?
Rispondere a tutte queste domande è possibile, tenendo presente però che le valutazioni fatte per uno studio odontoiatrico non sono sempre (per non dire quasi mai) applicabili ad un altro studio. La medesima prestazione a parità di valore
di listino (prezzo), ma con tempi, sedute, costi (fissi e variabili) diversi, dà un risultato di redditività (guadagno sulla prestazione) talvolta con differenze anche sostanziali tra uno studio e l’altro.
L’analisi della redditività delle prestazioni dell’endodonzia, presente nel testo completo di questo articolo pubblicato sul
sito della SIE (www.endodonzia.it) è la sintesi di dati monitorati e di informazioni rilevate su un numero limitato di studi
odontoiatrici che non rappresentano né un campione statisticamente valido, né tantomeno l’universo.
Essa ha come obiettivo quello di mettere in relazione delle tariffe mediamente applicate per le prestazioni endodontiche
con dei costi ipotizzati inerenti il settore clinico analizzato. Non ha la pretesa di determinare un tariffario endodontico applicabile indistintamente in qualsiasi studio odontoiatrico.
Si è cercato, piuttosto di illustrare come si determinano i costi di produzione, come utilizzarli o meglio “associarli” alla
prestazione clinica, come valutare i risultati ottenuti ed infine su quali leve agire per poter ottenere una corretta congruità
tra valore di produzione (valore del listino) ed i costi.
In pratica si è voluto evidenziare che per fare delle corrette valutazioni gestionali utili al processo di decisione aziendale,
sono necessarie elaborazioni complesse di dati ed informazioni, elaborazioni che seguono un modello aziendale applicato ad attività produttive che erogano servizi alla persona, come sono, di fatto, gli studi odontoiatrici.
IL CALCOLO DEL COSTO DELLA PRESTAZIONE ODONTOIATRICA. Il CASO DELL’ENDODONZIA.
Per poter determinare il costo di una prestazione odontoiatrica è necessario classificare i costi in due tipologie: i costi
fissi detti (anche indiretti) ed i costi variabili (anche diretti).
Sono fissi quei costi generati dalla “struttura aziendale” e non dai volumi di produzione. Sono variabili i costi il cui valore
varia al variare della produzione. Il valore della produzione o ricavo è, di fatto, il valore del listino prezzi applicato da uno
studio odontoiatrico.
1
Art. pubblicato in Giornale Italiano di Endodonzia, nr. 1/2011, in collaborazione con S.I.E. [Soc. Ital. di Endodonzia] e con Dental
School, Università degli Studi di Torino: Paolo Ambrogio, Damiano Pasqualini, Riccardo Preti, Elio Berutti.
I costi, sia fissi sia variabili, possono essere accorpati o classificati in centri di costo.
Ipotesi di classificazione dei costi in centri di costo
Centri di costo-costi fissi
Attrezzature - costi per attrezzature gestionali e cliniche (acquisto / manutenzione-riparazione)
Consulenti - commercialista, lavoro, gestionale,informatico, etc
Servizi - telefoniche, riscaldamento, illuminazione, affitto e spese condominiali. Manutenzione ordinaria della struttura.
Generali – costi non imputabili agli altri centri. Alcuni esempi: cancelleria, assicurazioni studio, materiali per pulizie, corsi e
convegni, aggiornamento professionale etc.
Imposte e tasse - imposte e tasse inerenti l’attività quali ad esempio tassa rifiuti, tassa radiologici, ICI (se lo studio è di
proprietà) etc.
Leasing - macchinari e attrezzature dello studio
Personale – costo lordo comprensivo di t.f.r.
Bancari – spese di gestione del conto corrente. POS, interessi passivi
Centri di costo-costi variabili
Collaboratori - compenso ai collaboratori clinici
Materiali clinici - materiali di consumo generici e specifici per area clinica
Odontotecnici - laboratori protesici e ortodontici
La conoscenza analitica dei costi e la loro classificazione offre sicuramente dei vantaggi allo studio odontoiatrico, in quanto
permette di orientare talune decisioni aziendali in base a calcoli di convenienza economica, permette il controllo economico della gestione in termini di efficienza, come quello di individuare il fornitore che a parità di prodotto/servizio costa meno;
inoltre permette di valutare le giacenze di magazzino e quindi di ottimizzare la gestione acquisti, confrontare i dati con la
gestione passata e quindi individuare gli scostamenti ed attivare una corretta e adeguata politica prezzi.
Determinati i ricavi ed i costi si passa alla valutazione dell’utile.
L’utile lordo (prima delle imposte) di gestione dello studio odontoiatrico è la differenza tra i ricavi (produzione) ed i costi.
Utile = Ricavi – Costi (fissi e variabili)
La redditività di gestione è l’espressione percentuale dell’utile
Redditività = [ Utile / Ricavo ] X 100
La determinazione dell’utile totale dello studio è relativamente semplice, mentre le difficoltà nascono nel riuscire a determinare la quota di costo, sia fisso, sia variabile da associare alla prestazione. Qual è la quota della “locazione studio”
(c. fisso) piuttosto che quella del “consulente paghe” da attribuire alla prestazione? E quella del “materiale monouso” (c.
variabile)?
Per poter effettuare un calcolo corretto occorrono due parametri fondamentali: il numero delle sedute della prestazione
e il tempo della prestazione. Tali parametri sono importanti per l’assegnazione e ripartizione dei costi indiretti, mentre i
costi diretti vengono assegnati sulla base del loro effettivo utilizzo.
Ogni seduta genera un costo legato all’utilizzo dei materiali monouso, un costo di segreteria che gestisce
l’appuntamento, un costo telefonico per le comunicazioni al paziente (ad es. la conferma appuntamento), un costo per la
sterilizzazione dello strumentario, etc.
Il tempo prestazione è utilizzato per attribuire alla prestazione i costi quali quelli di struttura, del personale clinico assistente, degli ammortamenti etc.
Quindi per procedere al calcolo del costo della prestazione occorre:
determinare il tempo totale (minuti) ed il numero sedute
associare alla prestazione
la quota di costo orario (struttura, utenze, attrezzature, ammortamenti, personale clinico, altro.)
la quota di costo fisso seduta (segreteria, sterilizzazione, telefoniche, altro)
la quota di costo variabile seduta (materiale clinico monouso)
La quota di costo diretto, ovvero il materiale clinico e lo strumentario specifico
La somma di tutte le componenti di costo così determinate è, di fatto il costo totale della prestazione.
I costi dell’endodonzia. Il metodo utilizzato.
Il metodo utilizzato per la determinazione del prezzo medio della prestazione (valore del listino) ed i relativi costi sono la
sintesi di un monitoraggio e successiva elaborazione dati di circa 50 studi odontoiatrici aventi caratteristiche organizzative-strutturali omogenee (i) ma diversamente dislocati sul territorio nazionale.
I dati di sintesi ottenuti sono i seguenti
costo orario struttura
costo orario assistente clinica
costo orario attrezzature non specifiche
costo variabile seduta
costo fisso seduta
i
€ 23,35
€ 13,81
€ 2,33
€ 5,37
€ 7,92
Caratteristiche organizzative degli studi odontoiatrici analizzati:
3 riuniti
2 medici (full- time il titolare, part-time il collaboratore)
1 assistente (full-time)
1 assistente (part-time)
1 igienista (part-time)
1 segretaria (full-time).
Per il calcolo del materiale clinico specifico sono state considerate le voci di costo così come riportate nelle tabelle
successive (tab. 1 – tab. 2)
TRATTAMENTO INIZIALE-RITRATTAMENTO ENDODONTICO -1 seduta - Tab.1
Tubofiala di anestesia
Ago per anestesia
Siringa usa e getta per anestesia
Lidocaina spray
Foglio di diga in lattice
4 pellicole endorale
Coltosol
Pellets di cotone
Fresa a pallina in tungsteno
Salvietta per diga
Fresa diamantata cilindrica
Kit di gates
Blister punte di carta
Kit di K-file in NI-TI
2 lavaggi di ipoclorito
Cartuccia obtura
RC prep in siringa
Spugnetta per endodonzia
2 Siringa per lavaggi
2Ago per lavaggi
1 lavaggio di EDTAS
Kit di proteper meccanici o manuali
Cono di guttapercha oppure thermafil
Pulp canal sealer
Fresa diamantata pallina
Fresa endozekria
Guttaperca remover
TRATTAMENTO INIZIALE-RITRATTAMENTO ENDODONTICO – seduta intermedia - Tab. 2
Tubofiala di anestetico
Ago per anestesia
Siringa usa e getta per anestesia
Filo per legature
Fresa diamantata cilindrica
1 lavaggi di ipoclorito
Coltosol
Pellets di cotone
1 pellicole per radiografie
Lidocaina spray
Foglio di diga in lattice
Salvietta per diga
Siringa per lavaggio
Ago per lavaggio
Spugnetta per endodonzia
Kit di gates
Kit di K-file
RC prep
Per il calcolo delle attrezzature e dello strumentario specifico sono state considerate le voci di costo così come riportate nelle tabella successiva (tab. 3)
STRUMENTARIO - Tab. 3
Specchietto
Specillo
Escavatore
Presselle
Sonda endodontica
Spatola per cemento
Misuratore canalare
Calibro
Motore Tecnica
Centratore di Rinn
Centratore endodontico
Obtura
Ago per obtura
Rivelatore apicale Root ZX
Plugger system B
Thermaprep plus Maillefer
Gancio per diga
Allarga ganci per diga
Uncino Root
Portafiles Root
Kit plugger Maillefer 8-9-10-11
Microdebrider Maillefer 20-30
Sistem B
Endobox
Endostop Maillefer
Telaio in acciaio per diga
Pinza fora diga
Di seguito si riporta la tabella di sintesi dei risultati ottenuti
Il listino (voci ed importi) è seguito dai costi del materiale specifico, dal tempo e numero sedute, dai costi del monouso,
del collaboratore delle attrezzature, di seduta e di struttura; le ultime tre colonne indicano rispettivamente il costo totale,
l’utile e la redditività della prestazione.
Nella tabella successiva è stato ipotizzato una variazione del tempo (da 45 a 90 minuti) della prestazione TC monocanalare 1 seduta. Il risultato porta ad un incremento del costo prestazione (da € 83,74 ad € 114,05) e ad una riduzione
dell’utile pari a € 30,31. Anche la redditività passa dal 53,48% al 36,64%
Nell’ultima tabella è stato aggiunto un costo variabile, il compenso del collaboratore che esegue la prestazione (40% del
valore del listino), mantenendo invariati tutti gli altri parametri. Appurato l’incremento del costo totale della prestazione
seguito da un decremento dell’utile e della redditività, è opportuno far notare come in due prestazioni evidenziate in tabella (TC monocanalare 2 sedute e ritrattamento monocanalare 2 sedute) i costi siano superiori ai ricavi determinando
una perdita e non un utile.
In conclusione si può affermare che la determinazione e l’ottimizzazione del listino prezzi deve essere ponderato con una’analisi costi precisa e corretta. Successivamente è opportuno valutare quali siano i margini di intervento su
quei parametri di costo nonché sui costi stessi. In pratica, trattare un dente in un'unica seduta, eventualmente ottimizzando anche i tempi di esecuzione, è sicuramente preferibile in termini economici. A questa il medico deve ovviamente
aggiungere una valutazione di fattibilità in termini clinici- biologici.