Manuale BSP per Agenti – Procedure Locali

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Manuale BSP per Agenti – Procedure Locali
Chapter 14
ITALIA
Giugno 2013
Italiano
14.13.1 Generale14.13.1 Generale
PREFAZIONE: Questo capitolo (Chapter 14) copre le procedure BSP locali applicabili in Italia.
Per tutte le altre procedure BSP applicabili, Vi preghiamo di far riferimento al manuale BSP per
Agenti.
CHAPTER 14 - Procedure Locali
INDICE DEI CONTENUTI
14.1 INDIRIZZI & CONTATTI UTILI ........................................................................... 4
IATA Ufficio Locale .......................................................................................4
Data Processing Centre
Indirizzo per invio rendiconti ............................4
Clearing Bank ...............................................................................................4
Lista dei sistemi di prenotazione biglietteria approvati .................................4
GALILEO-SABRE-AMADEUS-WORLDSPAN LCAG Delegates .................4
LCAG Delegates ...........................................................................................5
APJC Delegates............................................................................................5
14.2 VETTORI PARTECIPANTI ..................................................................................... 6
14.2.1 Lista dei Vettori Partecipanti ................................................................6
14.2.2 Indirizzi dei Vettori ................................................................................8
14.3 INTERFACCIA CON IL CLIENTE- QUESITI ............................................. 9
14.3.1 Generale ...............................................................................................9
14.3.2 IATA Customer Services Help Desk ....................................................9
14.3.4 BSPlink – www.bsplink.iata.org ............................................................9
14.3.5 Homepage Internazionale IATA - www.iata.org .................................10
14.4 BIGLIETTERIA AEREA .......................................................................................... 11
14.4.1 Biglietteria aerea attualmente in circolazione nel BSP Italia .............11
14.4.2. Assegnazione dei biglietti ET – Computer Generated Numbers (CGNs)
14.5 MODELLI AMMINISTRATIVI .............................................................................. 13
12
14.5.1 Modelli Amministrativi usati in Italia – Generale ................................13
14.5.2 Macchinetta validatrice .......................................................................13
14.5.3 Avvisi contabili del Vettore (ADM/ACM) .............................................13
14.5.4 Procedure ADM/ACM .........................................................................14
14.6 COMPILAZIONE DEI MODELLI AMMINISTRATIVI.......................... 15
14.6.1 Periodo di Rendicontazione - Generale .............................................15
14.6.2 Procedure di Rendicontazione ...........................................................15
14.6.3 Invio Audit Coupons/CCCF -Date Invio..............................................15
14.7 ANNULLAMENTO BIGLIETTI E TICKETING AUTHORITY........ 16
14.7.1 Procedure di annullamento biglietteria aerea ....................................16
14.7.2 Autorizzazione per emissione VMPD tramite BSPlink .......................16
14.8 RENDICONTI BSP – PRODUZIONE ............................................................ 17
14.8.1 Generale .............................................................................................17
BSP Manual for Agents – Chapter 14 – Global template GIU 13
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14.8.2 Rendiconti/files BSP in BSPlink .........................................................17
14.8.3 Lista dei Rendiconti BSP con descrizione..........................................18
BSP Agent Billing Analysis .........................................................................18
BSP Agent Billing Report ...........................................................................18
Agent Yearly sales & ticket issues ..............................................................18
14.9 PROCEDURE DI PAGAMENTO ...................................................................... 19
14.9.1 Generale .............................................................................................19
14.9.2 Metodo di Pagamento ........................................................................19
14.9.3 Errori riscontrati dall’agente successivamente al pagamento ............19
14.9.4 Errori riscontrati dal vettore successivamente al pagamento ............20
14.9.5 Net Remittance ...................................................................................20
14.10 SANZIONI AMMINISTRATIVE E SPESE BANCARIE ................ 21
14.10.1 Interessi e spese della Banca di Compensazione ...........................21
14.11 VENDITE CONTRO CARTA DI CREDITO ............................................ 22
14.11.1 Generale ...........................................................................................22
14.11.2 Inserimento della vendita con Carta di Credito sul biglietto .............24
14.11.3 Transazioni Face to Face (di persona) ............................................24
Riferirsi alla Reso 890 para 2.2.1 ..................................................................24
14.11.4 Transazioni NON Face to Face (senza la presenza della persona) 24
Riferirsi alla Reso 890 para 2.2.2. .................................................................24
14.11.5 Firma del passeggero.......................................................................24
14.11.6 Rendicontazione delle Vendite con Carta di Credito a IATA/BSP ...25
14.12.1 Generale ...........................................................................................26
14.12.2 Rimborsi Diretti .................................................................................26
14.12.3 Refund Application Authority ............................................................26
Rimborsi per vendite VMPD(BSPlink) e ET/VMCO(GDSs) che necessitano di autorizzazione del
Vettore: ..........................................................................................................26
14.12.4 Gestione dei Rimborsi dai Vettori IATA............................................27
14.13 CALENDARI DI RENDICONTAZIONE ..................................................... 28
14.13.1 Generale .........................................................................................288
14.15 TASF ………………………………………………………………………29
14.16 FIDEIUSSIONI ……………………………………………………………29
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14.1 INDIRIZZI & CONTATTI UTILI
Ufficio IATA
IATA
Torre Europa
Paseo della Castellana 95
28046 Madrid
Spagna
Customer service
E-mail:
www.iata.org/customer-portal/it
Contattaci – Invia una Richiesta
[email protected]
Internet:
Telephone:
02-38591207
Attivo da 09.00 – 12.00
Data Processing Centre
Indirizzo per invio audit coupons/CCCF
ACCELYA
MADRID
PRISMA SOLUTIONS SRL
Via Valle dei Frassi n.5
00040 ARDEA (Roma) – Orario Consegne 8.30-13; 13.30- 17.00
Fatturazione Centralizzata delle Commissioni
Per attivare e/o disattivare la fatturazione centralizzata delle commissioni agenti inviare il relativo modulo,
scaricabile attraverso il seguente sito, alla Prisma Solutions via Fax 06-23326965:
http://www.iata.org/customer-portal/it
Clearing Bank
BNL BNP Paribas
Lista dei sistemi di prenotazione biglietteria approvati
GALILEO-SABRE-AMADEUS-WORLDSPAN
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LCAG Delegates
Il LOCAL CUSTOMER ADVISORY GROUP(LCAG) è un forum dove i delegati delle Compagnie aeree discutono
di argomenti operativi legati al BSP. Per qualsiasi quesito si elencano di seguito gli attuali delegati:
Mrs. S. Forlani
Mr. A. Benenati
Mr.I. Biella
Ms. B.Ciucci
Mr. A. Colzani
Ms. P. Fogola
Mr. C. Fiori
Mr.M. Tranquilli
Mr. A. Proietti
Mr. E. Dell’Orto
Mr. I. Biella
Mr. M. Cosmi
Mr.A.Muccifora
Alitalia
Air France
Austrian Airlines
British Airways
Brussels Airlines
Continental
Delta Airlines
Ethiopian
Iberia
Klm
Lufthansa
Meridianafly
Thai
APJC Delegates
L’ AGENCY PROGRAMME JOINT COUNCIL(APJC) è un forum dove i delegati dei Vettori e delle Associazioni di
Categoria Agenziale possono considerare tutti gli aspetti del Programma Agenziale dello specifico Paese e
proporre delle raccomandazioni, nella forma di Agenda, alla PACONF. Per eventuali quesiti sull’APJC (es.
cambiamenti da proporre alla PAConf), si elencano di seguito gli attuali delegati:
Mrs. S. Forlani
Mr. A. Benenati
Ms. B.Ciucci
Mr. C. Fiori
Mr.M. Tranquilli
Mr. I. Biella
Ms.T.Marzocca
Mr.A.Muccifora
Mr. M. Caravita
Mr E Mazzi
Mr. A. Giannetti
Mr. A. Guerra
Mr. A. Mele
Alitalia
Air France
British Airways
Delta Airlines
Ethiopian
Lufthansa
Meridianafly
Thai
Fiavet
Fiavet
Assotravel
Assoviaggi
Astoi
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14.2 VETTORI PARTECIPANTI
14.2.1 Lista dei Vettori Partecipanti
La lista di seguito elenca le Compagnie Aeree partecipanti al BSP Italia al 12 Giugno 2013
AMERICAN AIRLINES
BLUE PANORAMA
DELTA AIR LINES
AIR CANADA
UNITED AIRLINES
CARPATAIR S.A.
U.S. AIRWAYS INC.
PHILIPPINE AIRLINES
AEROLINEAS ARGENTINA
LAN AIRLINES S.A.
TAP AIR PORTUGAL
CYPRUS AIRWAYS LTD
OLYMPIC AIRLINES SA
AER LINGUS PLC
ALITALIA
AIR FRANCE
AIR SEYCHELLES
CSA CZECH AIRLINES
SAUDIA
AIR ITALY S.P.A.
ETHIOPIAN AIRLINES
GULF AIR
KLM
IBERIA
M.E.A.
EGYPTAIR
LOT POLISH AIRLINES
QANTAS
DELTA AIR TRANSPORT
SOUTH AFRICAN AIRWAY
AIR NEW ZEALAND LTD
COPA AIRLINES
AIR INDIA
AIR MAURITIUS
AIR DOLOMITI
FINNAIR OYJ
AIR TAHITI NUI
UZBEKISTAN AIRWAYS
AUSTRIAN AIRLINES
AIR MADAGASCAR
001
004
006
014
016
021
037
079
044
045
047
048
050
053
055
057
061
064
065
067
071
072
074
075
076
077
080
081
082
083
086
230
098
239
101
105
244
250
257
258
ICELANDAIR
BAHAMASAIR
EL AL ISRAEL AIRL.
JAT AIRWAYS
S.A.S.
TAAG
AIR ALGERIE
BRITISH AIRWAYS
GARUDA INDONESIA
J.A.L.
AVIANCA
CUBANA AVIACION S.A.
AEROVIAS DE MEXICO
ROYAL AIR MAROC
LUXAIR S.A.
QATAR AIRWAYS
CATHAY PACIFIC
ADRIA AIRWAYS
HAHN AIR LINES GMBH
EMIRATES
KOREAN AIR LTD
AIR TAHITI
MERIDIANAFLY
ROSSIYA-RUSSIAN AIRL
TUNISAIR
ALL NIPPON AIRWAYS
PAKISTAN INTERNAT.
THAI AIRWAYS INT.
LUFTHANSA
AIR BURKINA
KUWAIT AIRWAYS
MALAYSIA AIRLINES
TURK HAVA YOLLARI
BULGARIA AIR
BELAVIA
MYANMAR AIRWAYS
YEMEN AIRWAYS
PEGASUS AIRLINES
AIR MALTA
AIR TRANSAT
108
111
114
115
117
118
124
125
126
131
134
136
139
147
149
157
160
165
169
176
180
135
191
195
199
205
214
217
220
226
229
232
235
623
628
599
635
624
643
649
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VUELING AIRLINES S.A
TAROM
CHINA AIRLINES
AIR NAMIBIA
SANTA BARBARA AIR.
AEGEAN AIRLINES
DARWIN AIRLINE
MONTENEGRO AIRLINES
AIR CARAIBES C/O
AIR ASTANA
BINTER CANARIAS
ROYAL JORDANIAN
HAINAN AIRLINES
HONG KONG AIRLINES
AEROFLOT
UKRAINE INT AIRLINES
AIR MOLDOVA
JET AIRWAYS C/O
SRILANKAN AIRLINES
ETIHAD AIRWAYS
SINGAPORE AIRLINES
AIR PACIFIC
VIRGIN ATLANTIC
HELI AIR MONACO
SATA
XL AIRWAYS
ISRAIR
ASIANA AIRLINES
CHINA EASTERN
FLEXFLIGHT
AIR AUSTRAL
030
281
297
186
249
390
033
409
427
465
474
512
880
851
555
566
572
589
603
607
618
260
932
747
331
473
818
988
781
365
760
AIR BALTIC CORP.
ROYAL BRUNEI AIRLINE
OMAN AIR
SWISS INT.AIR LTD
FLYBE
AIR BERLIN
AZERBAIJAN AIRLINES
CABO VERDE AIRLINES
AIR CALIN
BANGKOK AIRWAYS
CROATIA AIRLINES
LAM – LINHAS AEREAS
ATLANTIC AIRWAYS
KENYA AIRWAYS
CORSAIR
BIMAN BANGLADESH AIR
TAM
TWIN JET
ALOHA AIRLINES
AIR EUROPA
AIR CHINA
CHINA SOUTHERN
CONDOR FLUGDIENST
SIBERIA AIRLINES
SHANGHAI AIRLINES
AIGLE AZUR
LIBYAN AIRLINES
SENEGAL AIRLINES
TRANSAERO AIRLINES
VOLOTEA
657
672
910
724
267
745
771
696
063
829
831
068
767
706
923
997
957
294
327
996
999
784
881
421
774
439
148
440
670
712
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14.2.2 Indirizzi dei Vettori
Nel caso necessitaste di inviare una comunicazione e/o una richiesta ad una delle Compagnie Aeree partecipanti
al BSP – e per conto della quale la Vostra Agenzia ha effettuato delle vendite – i relativi indirizzi potranno essere
rilevati tramite Dettaglio Riepilogo Vendite BSP.
Il tabulato è parte dei reports elaborati in BSP a consentire di procedere con i pagamenti delle vendite.
Gli Agenti che accedono alla versione Avanzata (Enhanced) di BSPlink, possono, attraverso la funzionalità
“Airlines on BSPlink” ed in qualsiasi momento, recuperare il dettaglio dei contatti della Compagnia Aerea.
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14.3 INTERFACCIA CON IL CLIENTE- QUESITI
14.3.1 Generale
Diversi sono i canali attraverso i quali ottenere risposte ad eventuali domande sulla vendita dei biglietti e sulle
procedure BSP. Il presente Manuale rappresenta una delle prime fonti cui ricorrere per poi rivolgersi, in base alla
natura del problema, alle rispettive parti interessate per ulteriore assistenza:
• Difficoltà a completare la vendita di un biglietto o problemi ad ottenere un tabulato dal sistema di emissione
biglietteria?
Dovrete rivolgervi all’Helpdesk del vostro Sistema di emissione Biglietteria (es. Sabre, Amadeus, Galileo,
Worldspan).
• Quesiti su come emettere un biglietto, o eventuali domande sulle regole per un biglietto?
Da definirsi direttamente con la Compagnia Aerea in questione o con il Vostro Sistema di emissione Biglietteria
(CRS) ove si tratti di un problema tecnico.
• Domande riguardanti discrepanze tra quanto emesso tramite il vostro sistema di emissione biglietteria (CRS) e
quanto rilevato sui tabulati del rendiconto BSP?
Controllare quale documento causa la discrepanza riportandolo alla IATA – Customer Service
www.iata.org/customer-portal/it CONTATTACI
Svariate le interfaccia che IATA mette a disposizione delle Agenzie ed attraverso le quali è possibile ricercare le
informazioni. Se ne evidenziano di seguito alcune:
14.3.2 IATA Customer Services Help Desk
I quesiti sono gestiti principalmente mediante il Customer Service Help Desk / Portale IATA :
http://www.iata.org/customer-portal/it - Cliccare quindi su “Contattaci”
Nel portale troverete anche la Sezione FORMAZIONE IN ITALIA con il dettaglio dei corsi offerti, il loro contenuto
ed il calendario delle date. Per iscriversi, basterà inviare la richiesta via Web
14.3.3 BSPlink
– www.bsplink.iata.org
BSPlink – Base (BASIC)
BSPlink è l’interfaccia attraverso la quale tutte le parti partecipanti al BSP colloquiano tra di loro. E’ il sito dal
quale, in qualità di Agente, riceverete tutti i tabulati dei rendiconti BSP, gli ADM/ACM e le Richieste di
autorizzazione al Rimborso che vengono inserite e aggiornate dai Vettori e dagli Agenti.
Si ricorda che la IATA invia aggiornamenti e circolari operative mediante la funzione del “Files/Download
Communications”. Assicuratevi pertanto di accedere al BSPlink regolarmente e di controllare eventuali nuovi
documenti, ADM/ACM o Bollettini BSP per nuove o mutate procedure. Vogliate inoltre tenere nella giusta
considerazione che I files rimangono in linea per 2 mesi. Ad evitare il costo di rielaborazione da parte del Data
Processing Centre per files precedentemente elaborati, è necessario procedere al salvataggio dei dati entro il
termine suindicato. Pari nota è inserita nella Home Page di BSPlink.
BSPlink – Avanzato (Enhanced)
In aggiunta alle funzioni Base sopra descritte, il BSPlink può anche essere utilizzato per accedere a rendiconti
online, ricercare un dato storico BSP (informazioni su un documento, di un ADM ecc.), creare gruppi per agenti
con sedi multiple, ricevere avvisi via email per i nuovi documenti inseriti e molto altro. Si accede alla versione
Enhanced tramite abbonamento il cui addebito avviene tramite BSPlink a cadenza mensile.
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Importante: il “Ticketing Authority” viene aggiornato dai Vettori attraverso il BSPlink, pertanto ogni Agente
partecipante al sistema può – in qualsiasi momento -controllare quale Compagnia Aerea ha dato l’autorizzazione
ad emettere i propri biglietti. Vettori, Agenti e GDS (CRS) accedono alla funzionalità di Ticketing Authority,
BSPlink aggiunge pertanto trasparenza al processo.
Per ulteriori informazioni contattateci via http://www.iata.org/customer-portal/it - Cliccare su “Contattaci”
14.3.5 Homepage Internazionale IATA - www.iata.org
Accedendo a www.iata.org si arriva sulla home page della IATA globale. Qui si possono trovare informazioni
sulle Attività di IATA, ricercare le Risoluzioni in atto ed acquistare qualsiasi pubblicazione attraverso IATA online.
Nel sito è disponibile inoltre uno strumento di ricerca che vi supporta nella ricerca delle informazioni che state
cercando.
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14.4 BIGLIETTERIA AEREA
Il biglietto aereo fattura/scontrino fiscale
Essendo presenti nel biglietto di trasporto le informazioni di seguito elencate, il biglietto assolve la
funzione di scontrino fiscale:
• denominazione /ragione sociale del soggetto che emette il documento
• descrizione caratteristiche del trasporto
• ammontare corrispettivi dovuti
• numero progressivo
• data di emissione
Ove l’importo della tariffa risulti sul biglietto riportato in codice, per “valore dello scontrino fiscale
rilasciato al cliente”, si intende quanto comunicato all’Ufficio IVA dal Vettore stesso e versato a
quest’ultimo dall’Agente.
Per la vendita di biglietti aerei nei confronti di clienti che richiedono emissione di fattura si può
procedere – previa autorizzazione del Vettore - ad assimilare il biglietto a fattura, intervenendo come
segue:
• registrare su Audit Coupon e Passenger Receipt / Passenger Coupon la partita iva del cliente +
nominativo cliente (da annotare a seguire nome passeggero)
• apporre su Passenger Receipt /Passenger Coupon bollo euro 1,81 dall’1/06/05 solo su biglietti
internazionali superiori a euro 77,47 o su biglietti nazionali non imponibili a iva
• annullare il bollo e recuperare direttamente l’importo dal cliente
• effettuare lo scorporo iva sui biglietti nazionali (tariffa x 9.091= iva; da considerare non detraibile)
• annotare sui biglietti internazionali “non imponibile iva art. 9-1 comma /DPR-633/72”.
Bollo su VMPD (tramite BSPlink) o VMCO/EMD (tramite GDSs)
Passenger Coupon del VMPD o VMCO: applicare, a cura Agente, il bollo di euro 0,52 da annullare e da
recuperare sul passeggero.
14.4.1 Biglietteria aerea attualmente in circolazione nel BSP Italia
Agenti NON IATA/IATA e Agenti Aeroportuali (38.4)
• Biglietteria Elettronica (ET)
• VMPD emessi tramite BSPlink
• VMCO emessi tramite i GDSs che lo hanno sviluppato
• EMD emessi tramite i GDSs con i Vettori che lo hanno implementato
Vogliate prendere nota che dal 01 Gennaio 2014 i VMPD/VMCO non verranno più processati tramite la
IATA BSP ma saranno sostituiti a livello mondiale dagli EMD.
La lista completa dei biglietti in uso è parte del Capitolo 1 del manuale “BSP Manual for Agents”
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14.4.2. Assegnazione dei biglietti ET – Computer Generated Numbers (CGNs)
L’assegnazione dei numeri dei biglietti ET (Computer Generated Numbers) viene effettuata direttamente dai
GDSs; qualora aveste necessità di ulteriori numeri di ET, Vi suggeriamo di voler contattare il GDS da Voi
utilizzato.
14.4.3 Richiamo dei biglietti ET
A causa di una carenza di numeri di biglietti ET (CGN) a livello globale, la sede centrale IATA può avere la
necessità di richiamare alcuni stock di biglietti; ne consegue che uno stock di biglietteria ha una validità di circa 2
o 3 anni dalla data di assegnazione.
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14.5 MODELLI AMMINISTRATIVI
14.5.1 Modelli Amministrativi usati in Italia – Generale
Le scorte dei seguenti formulari amministrativi sono inviate, su base annuale; eventuali reintegri di
emergenza possono essere richiesti tramite il seguente sito:
http://www.iata.org/customer-portal/it/Pages/orderform.aspx
- BSP/999 CCCF Addebito Carte di Credito
- BSP/999 CCCF Addebito Carte di Credito a modulo continuo
Qualora aveste problemi nelle spedizioni di moduli CCCF o necessitaste di qualsiasi altra informazione
relativa a questo argomento, potete inviare un e-mail al seguente indirizzo: [email protected]
I
seguenti
formulari
amministrativi
sono
scaricabili
attraverso
http://www.iata.org/customer-portal/it/Pages/LocalResourceCenter.aspx
il
seguente
sito:
- BSP/14 B.A.R. Billing Adjustment Request
- BSP/15 Transportation Credit
La lista completa dei modelli in uso è parte del Capitolo 5 del manuale “BSP Manual for Agents”
L’invio del rendiconto quindicinale deve avvenire tramite normali buste indicando sulle stesse l’esatta
dicitura di seguito specificata:
-
INDIRIZZO: PRISMA SOLUTIONS SRL – Via Valle dei Frassi 5 – 00040 Ardea (RM)
Orario consegne: 08.30/13.00 - 13.30/17.00
CONTIENE VENDITE AUTOMATICHE
ANNO/MESE/PERIODO: es.: 120501
CODICE IATA DELL’AGENZIA
14.5.2 Macchinetta validatrice
A seguito di autorizzazione IATA, la macchinetta validatrice viene consegnata ad ogni nuovo agente
direttamente dai fornitori interessati.
Le richieste di sostituzione di macchinette validatrici, causa deterioramento, debbono essere inoltrate tramite il
seguente sito: http://www.iata.org/customer-portal/it/Pages/ContactUs.aspx
14.5.3 Avvisi contabili del Vettore (ADM/ACM)
In aggiunta ai modelli amministrativi SAFs preparati dall’Agente, anche i singoli Vettori BSP possono emettere
documenti contabili verso l’Agente. Nel BSP Italia i documenti ADM/ACM sono emessi direttamente tramite
BSPlink, oppure mediante l’utilizzo di una configurazione che permette il caricamento in massa dei documenti,
comunque accedibili tramite BSPlink. Tale configurazione permette al vettore (o una terza parte che agisce per
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conto del vettore) emittente l’ADM/ACM di compilare il documento nel proprio sistema e trasmetterlo come un file
nel BSPlink in modo che l’Agente possa visualizzarlo. Il periodo di disputa (tempo durante il quale l’ADM/ACM
rimane in linea, a disposizione dell’Agente per eventuale contestazione da effettuarsi direttamente con il Vettore)
è automaticamente preso in considerazione dal sistema. La possibilità di contestazione on line - ovvero tramite
BSPlink – è attivata direttamente dal vettore - se così deciso. Il vettore può inoltre scaricare le transazioni
contestate dal BSPlink e caricarle sul proprio sistema per la gestione delle stesse.
Lo scopo di queste comunicazioni contabili è quello di allineare la contabilità dell’Agente con quella del Vettore
tramite BSP. Le due comunicazioni contabili sono:
• Agency Debit Memo (ADM)
• Agency Credit Memo (ACM)
Agency Debit Memo (ADM)
L’ADM ha la funzione di notificare all’Agente che, salvo dimostrazione contraria, l’Agente deve versare al Vettore
BSP, a seguito delle specifiche ragioni indicate, l’importo esposto sull’ADM . L’ADM ha un “Latency period”
(tempo durante il quale un ADM rimane in linea in BSPlink) di 30 giorni. In caso di disaccordo l’Agente è
obbligato a contattare direttamente il Vettore emittente entro il periodo di disputa prefissato (Vedi Reso 850m).
Un ADM può essere elaborato tramite BSP, se emesso entro nove (9) mesi dalla data finale del viaggio. Qualsiasi
richiesta oltre tale periodo deve essere gestita fuori dai processi contabili BSP.
Il computo sulla validità di ADM emessi a fronte di un errato rimborso parte dalla data di emissione del rimborso e
non dalla final travel date.
Gli Agency Debit Memo possono essere processati per un periodo massimo di 30 giorni successivi alla
Dichiarazione di Default.
Agency Credit Memo (ACM)
L’ACM è usato in quei casi in cui il Vettore deve soldi all’Agente. La compagnia aerea invia un ACM all’Agente,
specificando i dettagli delle somme da accreditare all’Agente. Anche l’ACM è sottoposto ad un Latency Period
che, come per gli ADM, in BSPlink è di 15 giorni.
Gli Agency Credit Memo possono essere processati per un periodo massimo di 30 giorni successivi alla
Dichiarazione di Default.
14.5.4 Procedure ADM/ACM
Come illustrato al paragrafo precedente, gli ADM ed ACM sono emessi dai Vettori on-line in BSPlink o tramite la
funzione di “Mass-upload”. Quest’ultima funzione consente ai Vettori di emettere gli ADM/ACM nei loro sistemi e
di uplodare un file in BSPlink cosicchè l’agente possa visualizzare i documenti emessi.
Gli ADMs sono regolati dalla Reso 850m pubblicata nel manuale “Travel Agent’s Handbook".
14.5.5 Settlement Plan Credit SPCR – Settlement Plan Debit (SPDR)
Questo tipo di transazioni sono emesse direttamente da IATA BSP per processare addebiti o accrediti che
saranno visualizzati nel Billing Analysis. Il codice utilizzato da IATA varia a seconda della natura dell’addebito
(es. Versione BSPlink/Training/Annual FEE/TASF) Questo tipo di addebito non è disputabile nè sottoposto a
periodo di Latency.
14.5.5 Ticketing Authority in BSPlink
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Il “Ticketing Authority” viene assegnato – attraverso il BSPlink - direttamente dai Vettori alle Agenzie con cui
intendono intrattenere rapporti commericali. Qualsiasi tipo di aggiornamento alla lista di assegnazione del
Ticketing Authoirty in Bsplink è gestita dalle Compagnie Aeree alle quali l’Agente deve rivolgersi.
14.6 Compilazione dei modelli amministrativi
14.6.1 Periodo di Rendicontazione - Generale
Il “Periodo di Rendicontazione” della biglietteria emessa è quindicinale. L’ultimo giorno del Periodo di
Rendicontazione è chiamato “Data di Rendiconto”. Queste date sono specificate nel calendario BSP fornito da
IATA a cadenza annuale. Il calendario dei rendiconti è disponibile per il download sul sito
www.iata.org/customer-portal/it .
14.6.2 Procedure di Rendicontazione
I rendiconti delle vendite devono essere completati includendo tutte le emissioni (ET/VMPD tramite BSPlink –
VMCO/EMD tramite GDSs) effettuate nella quindicina di riferimento, sino all’ora di chiusura della Data del
Rendiconto, così come definita al paragrafo precedente.
Tutta la documentazione andrà inserita in una busta annotando sulla stessa “vendite automatiche” + codice
agente + anno + mese + periodo di rendiconto
Predisposizione documentazione alla chiusura dei periodi: 1/15—16/fine mese
Vendite automatiche ET/VMPD/VMCO/EMD
– predisporre Audit coupons in ordine numerico di:
- CGN (Computer Generated Number): per vendite effettuate con biglietti Electronic Ticketing/VMPD/VMCO
- avvisi di rimborso, anche se stampati su plain paper
In caso di biglietto automatico interamente annullato (ET-VMPD-VMCO-EMD) non è
necessario inviare Audit Coupon.
14.6.3 Invio degli Audit Coupons/CCCF - Date Invio
Il Rendiconto delle vendite completo deve essere ricevuto entro l’orario di chiusura degli uffici nella data di
presentazione notificata nel calendario dei rendiconti summenzionato in questa sezione.
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14.7 ANNULLAMENTO BIGLIETTI E TICKETING AUTHORITY
14.7.1 Procedure di annullamento biglietteria aerea
Biglietti elettronici/VMPD/VMCO/EMD
L’ANNULLAMENTO PUÒ ESSERE EFFETTUATO SOLTANTO NELLO STESSO GIORNO DI EMISSIONE.
14.7.2 Autorizzazione per emissione VMPD tramite BSPlink
L’autorizzazione ad emettere VMPD viene assegnata dai Vettori ai loro Agenti tramite BSPlink.
Cliccando sull’opzione “VMPD Airline Permission” , si ottiene la lista dei Vettori per i quali si è autorizzati ad
emettere VMPD. Nel caso non vi siano presenti le compagnie per le quali intendereste emettere un VMPD, siete
pregati di volerle contattare direttamente.
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14.8 RENDICONTI BSP – PRODUZIONE
14.8.1 Generale
La IATA fornisce agli Agenti un Rendiconto contabile BSP per ogni periodo (quattro periodi di vendita al mese). I
rendiconti sono inviati in formato elettronico (PDF) via BSPlink. I rendiconti BSP rappresentano un estratto conto
finale di pagamento. Dal momento che i rendiconti sono considerati come documentazione giustificativa
contabile, è importante che gli Agenti li tengano in archivio per il periodo dettato dalla normativa nazionale (10
anni). I rendiconti rimangono disponibili online su BSPlink (FILES DOWNLOAD) per un periodo di 2 mesi.
Importante pertanto che gli stessi siano salvati ed archiviati in una directory del Vostro PC o su supporti fissi (CD)
I rendiconti di periodi precedenti ai due mesi possono essere richiesti al Customer Service. La rielaborazione da
parte del Data Processing Centre ha un costo che sarà di volta in volta comunicato all’agente per accettazione.
ATTN: vi potrebbe essere una data massima superata la quale, anche se a pagamento, non è possibile per il
Data Processing Centre rielaborare la documentazione.
I rendiconti sono forniti in formato pdf. Alcuni files possono sono compressi. Gli Agenti devono pertanto avere il
software appropriato (es. i programmi Acrobat Reader e WinZip). Gli stessi sono disponibili per il download nella
Home Page di BSPlink (Requirements/Help parte sinistra in fondo allo schermo)
14.8.2 Rendiconti/files BSP in BSPlink
Rendiconto
Periodo 1-4
BSP Agent Billing Analysis
(R2930)
X
BSP Agent Billing Report
(R2100)
Periodo 4
Agent Yearly sales & ticket
issues (R5035)
Annuale
X
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14.8.3 Lista dei Rendiconti BSP con descrizione
Di seguito le descrizioni dei rendiconti BSP inviati agli Agenti
BSP Agent Billing
Analysis
Tale report contiene, in ordine progressivo di biglietto
suddiviso tra Domestico ed Internazionale, tutte le emissioni
effettuate dall’agente in quel preciso periodo di rendiconto. Le
transazioni sono separate tra Emissioni/ADM/ACM e Refunds
(rimborsi)
Frequenza:
Periodica (settimanale)
Mezzo:
BSPlink
Formato:
PDF
Nome File:
BSP Agent
Billing
Report
Agent Yearly sales &
ticket issues
Itgbcodiceagente_annomesegiorno_descrizione
file (il giorno e’ l’ultimo giorno a cui il periodo fa
riferimento)
Tale report continene il netto a pagare dovuto dall’agente per il mese,
le fatture commissioni, i totali di vendita divisi per Compagnia aerea.
Frequenza:
Mensile
Mezzo:
BSPlink
Formato:
PDF
Nome File :
Itgacodiceagente_annomesegiorno_descrizione
del file (il giorno e’ l’ultimo giorno del mese di
riferimento)
Evidenzia il volume di tutte le vendite e le emissioni di biglietteria da
parte di un agente mese per mese. Il rendiconto è ordinato per
compagnia aerea mostrando le emissioni lorde e nette per domestici
ed internazionali.
Frequenza
:
Annuale
Mezzo:
BSPlink
Formato:
PDF
Nome
File:
Itbkcodiceagente_annomesegiorno_descrizionefile
(il giorno il giorno del mese in cui viene messo in
linea il file)
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14.9 PROCEDURE DI PAGAMENTO
14.9.1 Generale
La IATA produce ed invia ad ogni Agente un’Analisi di fatturazione ed un riepilogo vendite per conto di tutti i
Vettori BSP. Tale documento contabile identifica l’importo dovuto da ogni Agente, importo che deve essere
pagato attraverso la Banca di Compensazione nel rispetto assoluto delle date di pagamento pubblicate.
Il contatto IATA per le procedure di pagamento, sino ed incluso il Default è: [email protected]
14.9.2 Metodo di Pagamento
I pagamenti relativi alle Vostre vendite mensili di biglietteria aerea BSP devono essere effettuati alla IATA e
devono inderogabilmente pervenire alla Banca Nazionale del Lavoro – Filiale di Roma Bissolati entro le ore 13,30
delle date fornite con il calendario operativo annuale.
Le date di pagamento presenti nel calendario operativo BSP si devono intendere come date entro e non oltre le
quali il saldo delle vendite deve pervenire sul c/c per VALUTA e DISPONIBILITA’ materiale.
I versamenti effettuati o pervenuti DOPO la scadenza daranno atto all’Emissione della Notifica di Irregolarità
come da Reso 818g. Per importi pervenuti alla data di pagamento ma con Valuta SUCCESSIVA vi sarà il
recupero degli interessi debitori.
Notifica di Irregolarità sarà inviata anche per saldo effettuato per un totale minore da quanto fatturato.
Vi indichiamo di seguito la procedura da seguire ad evitare notifiche di irregolarita’ e addebiti di interessi moratori
conseguenti a ritardate/mancate ricezioni dei versamenti effettuati:
- Pagamenti per Agenti correntisti BNL: dovranno essere effettuati, permettendo l’effettiva ricezione in termini
di valuta e disponibilita’ dei fondi a favore del beneficiario, entro le ore 13,30 del giorno di scadenza, presso la
BNL di competenza, fornendo il Codice Cliente (Vostro codice IATA) e il Numero di Posizione PIA (AA/MM
– considerando i primi due campi dell’anno “12” e gli altri due relativi al mese delle vendite BSP che state
pagando: es. per pagamento vendite BSP Agosto 2013 il numero di posizione sara’ 1308).
- Pagamenti tramite bonifici (da Istituti di Credito non BNL):
Vi invitiamo a concordare con il Vostro Istituto tempi e modalità di esecuzione, che permettano l’effettiva ricezione
in termini di valuta e disponibilità dei fondi a favore del beneficiario, entro le ore 13,30 del giorno di scadenza.
In relazione alle disposizioni ABI in materia di obbligatorietà delle coordinate bancarie IBAN per i bonifici
domestici, di cui sicuramente l’Istituto di Credito da Voi preposto potrà fornire dettagli, i bonifici di cui sopra,
dovranno essere indirizzati a IATA c/o BNL - Filiale Roma Bissolati (non altre Filiali) sul conto corrente
IT97J0100503247000000500002 citando il Codice Cliente (Vostro codice IATA) e il Numero di Posizione PIA
(AA/MM – considerando i primi due campi dell’anno “13” e gli altri due relativi al mese delle vendite BSP che state
pagando: es. per pagamento vendite BSP Agosto 2013 il numero di posizione sara’ 1308). Vi preghiamo notare
che l’IBAN di cui sopra è da utilizzare esclusivamente per bonifici in procedura PIA.
Si ricorda che, come specificato dalla Reso 818g/Att.A, la Notifica di Irregolarità emessa sulla procedura di
pagamento ha una valenza doppia e la ricezione di 2 notifiche (per un totale di 4) attiva automaticamente la
sospensione dell’autorizzazione alla biglietteria e dal sistema BSP (Default tecnico).
Resta inteso che nell’eventualità che il ritardo nel pagamento derivi da disguidi bancari non a Voi direttamente
riconducibili ed ove quest’ultimo sia tempestivamente documentato, ovvero in presenza di dettagliata lettera di
malleva dell’Istituto di Credito preposto, IATA, fermo restando l’addebito degli interessi moratori
che vorrete eventualmente recuperare dalla Vostra Banca, IATA potrà procedere alla cancellazione della Notifica
d Irregolarità. PER I DETTAGLI DELLA MANLEVA VI RIMANDIAMO ALLA RESO 818G/Att.A Para 1.7.4.3.
14.9.3 Errori riscontrati dall’agente successivamente al pagamento
Nel caso in cui un agente riscontri un errore di elaborazione nell’analisi di fatturazione, quest’ultimo deve
contattare la Compagnia aerea interessata richiedendo un aggiustamento contabile.
Laddove la Compagnia aerea concordi con l’agente, provvedera’ ad emettere ADM o ACM a seconda del caso.
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14.9.4 Errori riscontrati dal vettore successivamente al pagamento
Laddove la Compagnia aerea riscontrasse errori o mancate acquisizione nell’analisi di fatturazione, la stessa
provvedera’ ad emettere ADM o ACM a seconda del caso.
14.9.5 Net Remittance
Il Rendiconto al netto è frutto di un accordo tra un Vettore ed un Agente per processare/acquisire i biglietti ad un
valore diverso da quello della tariffa pubblicata. La differenza tra l’importo inserito nella casella “fare” dei biglietti e
la tariffa concordata può essere esposto come Importo (Commissione) supplementare a favore dell’Agente,
alternativamente l’Agente può vendere il biglietto al cliente ad un importo scontato. Quando un Vettore stipula un
contratto con un Agente, autorizzandolo a vendere biglietti al netto, il Vettore stabilisce un codice speciale con
l’Agente (es. Tour Code, Commercial Agreement Reference)
Per verificare quail schemi NET NET sono disponibili nel BSP Italia e quali di questi viene adottato da ciascuna
Compagnia Aerea, Vi preghiamo di voler contattare direttamente quest’ultima.
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14.10 SANZIONI AMMINISTRATIVE E SPESE BANCARIE
Tutti i riferimenti alle Sezioni, Paragrafi e Sottoparagrafi di seguito, sono riferimenti a Sezioni, Paragrafi e
Sottoparagrafi stabiliti nella Risoluzione 818g del Travel Agent’s Handbook, salvo ove diversamente specificato.
14.10.1 Interessi e spese della Banca di Compensazione
Per i pagamenti che pervenissero alle scadenze di pagamento stabilite dal calendario operativo BSP ma con
data valuta a favore IATA successiva alla scadenza prevista, IATA procederà con l’addebito di una Fee
Amministrativa il cui computo dipenderà dal debito, dai giorni di ritardo e dagli interessi bancari sostenuti.
Seguirà fattura esente IVA relativa agli interessi moratori addebitati.
La Fee applicata sarà comunicata all’Agente prima del recupero tramite BSP.
Per eventuali ulteriori delucidazioni contattare [email protected]
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14.11 Vendite contro carta di credito
14.11.1 Generale
La Risoluzione di riferimento è la 890. Vincolato dall’autorizzazione del Vettore emittente e dalle procedure
dettagliate nella Reso 890 ed a quelle richiamate nel presente manuale, un agente può accettare Carte di Credito
e/o Carte di Pagamento per il pagamento totale del biglietto venduto per conto del Vettore piastrinante. Nel caso
si contravvenga alle disposizioni e/o alle procedure del vettore si potrà incorrere nell’addebito della transazione in
contanti nel Billing dell’Agente. Una volta attivata tale azione, il Vettore non può accettare a posteriori una carta
come pagamento per la transazione. In aggiunta, se un cliente contesta o rifiuta il pagamento di una transazione
che appare sull’Estratto Conto della Carta, ove la transazione sia stata generata dall’Agente, il vettore emetterà
un ADM per il valore totale della transazione rigettata. In questo caso, l’Agente è tenuto a pagarla. E’ importante
che tutti gli Agenti comprendano i principi generali delle transazioni con Carta di Credito.
Nell’elaborazione delle vendite con carta di credito, l’Agente deve sempre assicurarsi dell’accettazione della carta
e seguire le normali precauzioni di sicurezza:
• verificare che Vettore piastrinante accetti le carte rilasciate dalle relative Emittenti Carte Credito; idem
per carte “UATP/AIRPLUS” emesse da Vettori
• richiedere autorizzazione per ogni biglietto emesso, a prescindere dal limite di spesa consentito; tale
controllo può essere effettuato con utilizzo di CRSs -POS con funzione di autorizzazione - linee
multifrequenza collegate ad “Emittenti Carte di Credito” - linee verdi telefoniche
• emettere un CCCF per ogni biglietto, piastrinarlo manualmente con la carta di credito e farlo firmare al
titolare della stessa (anche nel caso che tale documento venga prodotto in automatico da CRSs)
• controllare la firma del titolare della carta sul CCCF
Non possono essere accettate carte elettroniche (estremi carte non riportati in rilievo)
Carte “S.O.F. - American Express”
• firma mandato da parte del titolare carta
• firma accordo da parte Agente nei riguardi di American Express
• firma del titolare carta/estremi carta da depositare c/o Agente (moduli da richiedere ad AMEX/ROMA.
Autorizzazzione e moduli: centralino 06 722801 Numero Verde 800/864046); richiedere invio moduli,
segnalando nel contempo estremi della carta di credito (AMEX non competente a fornire procedure di
emissione biglietti).
Carte “Lodged - Diners”
• copia contratto Diners/Cliente da depositare c/o Agente
• carta + firma titolare carta da depositare c/o Agente (la carta può non essere depositata; in tal caso
dovranno essere depositati gli estremi della carta)
Procedura di formalizzazione del CCCF
• nella casella della firma annotare “SOF” per carte AX; “FD” (firma depositata) per carte Lodged Diners
• per le carte Lodged depositate, piastrinare manualmente con la carta di credito il CCCF (anche nel
caso che tale documento venga prodotto in automatico da CRSs); registrare manualmente gli estremi
della carta negli altri casi
• richiedere approval code per ogni biglietto emesso
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• il mancato rispetto della suddetta normativa può determinare operazioni di storno degli addebiti
effettuati dai Vettori nei riguardi di “Emittente” e quindi conseguenti azioni di rivalsa da parte Vettori nei
confronti di Agenti.
Particolari verifiche debbono essere attivate in presenza di richieste di biglietti con importi
rilevanti effettuate da persone sconosciute o che comunque possano generare dubbi in merito
alla validità della card (v. cards clonate); da lungo tempo vengono perpetrate azioni
fraudolente con richieste, a fronte di carte clonate, di biglietti con destinazione Africa Ovest
(es. Nigeria).
Nei casi sopra citati è necessario non ritenere valido “approval code” ottenuto da CRSs e
richiedere tramite linea verde autorizzazione con codice 10:
Servizi Interbancari : tel. 892080
Deutsche Bank/Bankamericard : tel. 800 821001
- Chiamare il servizio clienti
- Selezionare l’opzione 1 “richiesta di autorizzazione”
- Digitare sulla tastiera # 10 o se si parla con l’operatore richiedere autorizzazione con codice 10
Per ulteriori informazioni sulla corretta procedura di Prevenzione Frodi, fare riferimento alle
disposizioni fornite dagli Enti Finanziari per gli Esercenti.
Informazioni utili a questo riguardo sono anche disponibili sui seguenti siti:
www.bankamericard.it
o
www.cartasi.it
cliccare sulla voce Esercenti e poi sulla sezione Download
Vendite contro carte lodged U.A.T.P.(Universal Air Travel Plan) e AirPlus
Trattasi di carte aziendali che possono essere depositate c/o l’Agente o gestite con procedura simile a
quella SOF (vedi deposito firma o di carta/firma); è necessario in proposito che vengano formalizzati
opportuni accordi tra Agente e Cliente, accordi che stabiliscano le responsabilita’ da attribuire nel
caso di mancato buon fine delle operazioni di recupero attivate dal Vettore nei riguardi dell’Ente
titolare della carta .
-- non è prevista emissione di CCCF nè Transportation Credit in caso di rimborsi
--richiedere in ogni caso “approval code”
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14.11.2 Inserimento della vendita con Carta di Credito sul biglietto
Nell’accettare una Carta di Credito per conto di un Vettore, i dettagli della Carta devono essere inseriti nella
casella Form of Payment del biglietto. Il numero di Carta di Credito deve seguire un formato preciso.
Per l’inserimento del Sistema di Biglietteria gli Agenti devono controllare il formato giusto con il Fornitore del
Sistema di Biglietteria (CRS). Il formato dovrà provvedere per l’inserimento del Codice di Approvazione e la Data
di Scadenza.
14.11.3 Transazioni Face to Face (di persona)
Riferirsi alla Reso 890 para 2.2.1
14.11.4 Transazioni NON Face to Face (senza la presenza della persona)
Riferirsi alla Reso 890 para 2.2.2.
14.11.5 Firma del passeggero
Tutti i biglietti emessi contro Carta di Credito richiedono l’approvazione del Titolare della carta, la quale si esprime
attraverso la firma del titolare. Nei casi in cui si utilizza il Credit Card Charge Form, il titolare della carta di credito
deve apporre la firma sul modulo CCCF.
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14.11.6 Rendicontazione delle Vendite con Carta di Credito a IATA/BSP
Tutte le Vendite con Carta di Credito sono rendicontate nell’Analisi di Fatturazione e riepilogate sotto una casella
separata. L’importo di commissione è accreditato all’Agente in contanti e come tale dedotto dal totale da pagare.
La rendicontazione quindicinale delle vendite emesse contro carta di credito deve essere effettuata come segue
ed in base alla lista dei Vettori partecipanti alla fatturazione centralizzata disponibile per il download cliccando sul
seguente URL http://www.iata.org/customer-portal/it
• Modulo CCCF: copia gialla da allegare all’ Agent Coupon e da trattenere c/o l’agenzia, copia celeste
da consegnare al titolare della carta di credito
a) Biglietti emessi su Vettori aderenti alla procedura centralizzata di fatturazione carte di credito
• allegare all’Audit coupon dei Biglietti ET/VMPD(BSPlink)-VMCO/EMD(GDSs) copia verde rosa e
bianca del CCCF ed inserirli nella busta del rendiconto quindicinale da inviare alla Prisma Solutions
b) Biglietti ET/VMPD(BSPLink)-VMCO/EMD(GDSs) emessi su Vettori non aderenti alla
fatturazione centralizzata
• inviare ai Vettori lo stesso giorno dell’emissione l’Audit coupon + copia bianca, verde e rosa del CCCF
• non inserire nulla nel rendiconto quindicinale da inviare alla Prisma Solutions
Annullamento biglietti emessi contro carte di credito
a) Biglietti ET/VMPD(BSPlink)-VMCO/EMD(GDSs) emessi su Vettori aderenti alla fatturazione
centralizzata
• annullamento da effettuare entro lo stesso giorno di emissione
b) Biglietti ET/VMPD(BSPlink)-VMCO/EMD(GDSs) emessi su Vettori non aderenti alla
fatturazione centralizzata
• annullamento da effettuare entro lo stesso giorno di emissione (nel caso la documentazione sia stata
gia’ inviata, contattare comunque il Vettore di competenza)
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14.12 RIMBORSI
14.12.1 Generale
Un Agente può effettuare rimborsi sui biglietti aerei che sono stati emessi e rendicontati dall’Agente stesso. In
qualsiasi altro caso l’Agente deve ottenere preventiva approvazione della Compagnia aerea emittente il
documento.
In tutti quei casi dove è necessario ottenere un’autorizzazione dalla relativa Compagnia aerea prima di effettuare
un rimborso, sia per procedura o perchè l’Agente non è in grado di calcolarlo da solo, si deve emettere una
Refund Application Authority tramite BSPlink .
Un rimborso deve essere effettuato con la stessa forma di pagamento utilizzata per l’emissione dei biglietti
originali.
14.12.2 Rimborsi Diretti
Rimborsi da effettuarsi per vendite ET/VMCO/EMD tramite GDSs.
• produrre avviso di rimborso per ogni biglietto da rimborsare
• registrare la % commissione da restituire, l’ISO code delle tasse rimborsate + la forma di pagamento del
rimborso; riportare correttamente il numero dei tagliandi da rimborsare (verificare che i tagliandi non risultino
void)
• allegare all’ avviso di rimborso stampato su plain paper
- Modulo Transportation credit ( in caso di rimborso per un biglietto emesso contro carta di credito)
Nota:
• il rimborso di biglietti emessi contro carta di credito, può avvenire soltanto con riaccredito sulla card
utilizzata all’origine; pertanto nel compilare il modulo “Transportation Credit”, da produrre per ogni
rimborso di biglietto emesso a credito, si dovranno, nel caso venga presentata una card diversa,
registrare manualmente gli estremi della card accettata in origine.
14.12.3 Refund Application Authority
Rimborsi per vendite VMPD(BSPlink) e ET/VMCO/EMD(GDSs) che necessitano di autorizzazione del Vettore:
• Compilare il Refund Application Authority tramite BSPlink
• Nel caso si stia chiedendo autorizzazione a rimborsare per un biglietto emesso contro carta di credito, compilare
il modulo Transportation Credit ed allegarlo al Refund Application Authority; il tutto andrà inviato direttamente al
Vettore coinvolto.
La contabilizzazione del rimborso avverra’ direttamente nell’analisi di fatturazione solo dopo che il Vettore ha
autorizzato il Refund Application Authority in BSPlink.
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14.12.4 Gestione dei Rimborsi dai Vettori IATA
Secondo le normative della Risoluzione IATA 824r, i Vettori hanno stabilito di accelerare i rimborsi su documenti
di traffico non utilizzati o parzialmente utilizzati secondo le seguenti procedure:
Documenti di traffico non utilizzati
I Vettori provvederanno affinché rimborsi validi di documenti di traffico non utilizzati siano effettuati o autorizzati
non più tardi della data di pagamento successiva alla ricezione della richiesta di rimborso da parte dell’Agente.
Documenti di traffico parzialmente utilizzati
I Vettori provvederanno affinché rimborsi di documenti di traffico parzialmente utilizzati, vengano effettuati o
autorizzati non più tardi di due mesi dalla ricezione della richiesta di rimborso da parte dell’Agente.
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14.13 CALENDARI DI RENDICONTAZIONE
14.13.1 Generale
Il calendario dei rendiconti mostra tutte le date importanti per la procedura di pagamento del BSP. Gli Agenti sono
obbligati a controllare le date nel calendario.
La documentazione di vendita quindicinale deve essere inviata alla Prisma Solutions nel rispetto delle
date indicate nel calendario di rendicontazione.
Copia dei calendari con le date di rendicontazione possono essere trovati nel sito:
http://www.iata.org/customer-portal/it/Pages/LocalResourceCenter.aspx
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14.14 TASF
La TASF è un servizio offerto dalla IATA che consente all’agente di Viaggio IATA di ricevere il pagamento della
“Service Fee” Agenziale, tramite le principali carte di credito, e di contabilizzare la stessa attraverso il circuito
BSP.
I benefici principali collegati all’utilizzo di questo servizio rilasciato da IATA sono i seguenti:
Semplificare il processo di pagamento della “Service Fee” e ridurre i costi.
Mettere in grado gli Agenti di Viaggio di poter accettare pagamenti con le principali carte di credito quali Visa,
MasterCard, American Express, Diners Club and UATP.
Le transazioni TASF vengono integrate al normale processo di contabilizzazione della biglietteria aerea,
riducendo così tempi e costi.
Le Service fees vengono processate tramite BSP e rendicontate nell’analisi di fatturazione; i costi di gestione
per l’acquisizione delle Service Fee sono addebitati agli Agenti di Viaggio tramite ADM e quindi pagati
contestualmente al saldo delle vendite BSP (alle date prestabilite)
Tramite BSPlink sono disponibili dei reports facilmente integrabili nei vostri sistemi di contabilità interna
(formato ASCII o TXT) che vi consentiranno di accedere in maniera tempestiva alle informazioni consolidate
sul fatturato relativo alle fees.
Per ulteriori informazioni Vi preghiamo di voler contattare il nostro Customer Service tramite il portale:
http://www.iata.org/customer-portal/it/Pages/ContactUs.aspx
14.15 Fideiussioni
In rispetto alla formula concordata in sede di APJC (Rappresentanze di Associazioni di Categoria e di Compagnie
Aeree) l’importo della garanzia deve riflettere la media delle vendite BSP NET CASH dei 12 mesi precedenti (es.
Giugno 2012/Giugno 2013) con copertura a 45 giorni. Ove sia rilevata una discrepanza l’Agente sarà contattato
a consentire l’adeguamento della fideiussione entro i termini stabiliti dai criteri locali (Local Criteria) specificati nel
TAH.
Come comunicato con nostra circolare del 21/05/13 le attività di Risk Management, quali la gestione delle
fidejussioni agenziali, il monitoraggio, le richieste di adeguamento, di sostituzione e/o rinnovo, di validazione dei
testi ed accettazione del garante, nonché delle azioni di escussione, sono gestite dalla nostra Sede Regionale di
Madrid. In caso di necessità vogliate quindi contattare il Service Centre Europeo tramite il Customer Portal
http://www.iata.org/customer-portal/it/Pages/ContactUs.aspx
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Manuale BSP per Agenti – Procedure Locali

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