Sma.N.I.Co. Archiviazione Elettronica Cedolini Paga

Sma.N.I.Co.
Archiviazione Elettronica Cedolini Paga
Documentazione Utente
Contenuti
Sma.N.I.Co.................................................................................................................................................1
Archiviazione Elettronica Cedolini Paga...................................................................................................1
Documentazione Utente.............................................................................................................................1
Introduzione...........................................................................................................................................2
Tipologia di utenza................................................................................................................................2
Accesso al software – Login utente.......................................................................................................3
Pagina di ricerca documenti..................................................................................................................4
Ricerca di un utente differente (solo per utenti dell'Ufficio Contabilità)..............................................8
Ricerca di un utente in anagrafica....................................................................................................8
Ricerca e visualizzazione dei cedolini paga........................................................................................12
Uscita dall'applicazione.......................................................................................................................13
Assegnazione/Modifica password da parte dell'Ufficio Contabilità...................................................13
Icone e pulsanti usati nel programma..................................................................................................15
Introduzione
Questo documento fornisce la documentazione utente del software denominato Sma.N.I.Co., il cui
scopo è la archiviazione dei cedolini paga dei dipendenti. Il software permette agli utenti la ricerca e la
visualizzazione in formato elettronico (stampabile) dei propri cedolini paga secondo alcuni criteri di
selezione relativi al periodo di emissione dei documenti stessi.
Tipologia di utenza
Il software distingue due tipi di utenti (si veda la Figura 1), con privilegi e funzionalità differenti:
•
Utente normale: è il dipendente che accede e utilizza il software per la sola visualizzazione dei
propri cedolini paga. Tale utente non può assolutamente visualizzare alcun documento che non
sia di propria appartenenza, come non può modificare la propria password o effettuare alcun
tipo di ricerca utenti in anagrafica. E' ovviamente abilitato a ricercare tutti i documenti
(cedolini) memorizzati durante il suo periodo di lavoro.
•
Utente Ufficio Contabile e Gestione Paghe : è l'utente amministratore, ha tutti i diritti di un
utente normale (e quindi può visualizzare i propri cedolini paga) e in aggiunta può ricercare e
visualizzare documenti di altri utenti, modificare le credenziali di accesso di questi ultimi ed
effettuare ricerche in anagrafica.
Figura 1: Tipologie di utenti riconosciute dal
software.
Le maschere (schermate) del programma non variano a seconda del tipo di utente con il quale si
effettua l'accesso, tuttavia alcuni campi e/o pulsanti vengono abilitati e/o disabilitati a seconda dei
permessi degli utenti.
La modifica dei privilegi utenti può essere effettuata solo dal reparto CED, mediante impostazione
dell'attributo LDAP nabla2auth con valore smanico nel caso di utente amministratore. Non è
possibile concedere i privilegi di amministratore ad utenti non affiliati al Comune di Modena,
nonostante ad essi sia consentito l'accesso ai propri documenti come utenti normali.
Accesso al software – Login utente
Per poter avere accesso al software è necessario collegarsi tramite browser web all'indirizzo
http://fascicolopersonale.comune.modena.it
facendo quindi apparire la pagina Web di autenticazione utente (si veda la Figura 2). Come
chiaramente riportato nella pagina di autenticazione, l'utente deve autenticarsi inserendo una coppia
username e password, alle quali va aggiunta l'affiliazione. La coppia username e password può essere
di due tipi:
•
Username/Password della posta elettronica (solo per gli utenti affiliati presso il Comune di
Modena): è possibile accedere al software mediante la coppia nome utente e password per
l'accesso alla posta elettronica (e agli altri servizi telematici) fornite dal CED. Eventuali utenti
dell'Ufficio Contabile possono accedere al software in qualità di amministratori solo usando tali
credenziali.
•
Codice fiscale/Password (per gli utenti privi di posta elettronica o non affiliati al Comune di
Modena): è possibile accedere digitando il proprio codice fiscale e una password fornita
dall'Ufficio Contabile e Gestione Paghe (si veda la sezione Assegnazione/Modifica password da
parte dell'Ufficio Contabilità e dei singoli utenti).
Una volta inserite le proprie credenziali, l'utente deve selezionare dall'apposito menu' a tendina
l'affiliazione corrispondente (Comune di Modena, Vecchi Tonelli, …).
Figura 2: Pagina di autenticazione utente.
Infine, una volta compilati correttamente i campi per l'accesso, è possibile fare click sul pulsante per
effettuare il login (si veda la sezione Icone e pulsanti usati nel programma). Se i dati inseriti risultano
corretti l'utente vedrà apparire la pagina di ricerca principale, altrimenti un messaggio di errore
notificherà l'utente che le credenziali inserite risultano errate.
La Figura 3 riassume i passi necessari per l'accesso al software.
1 Username di posta
elettronica (8 caratteri) o
codice fiscale
2 Password di posta
elettronica o assegnata
da Ufficio Contabile
4 Effettua accesso
Figura 3: Passi necessari per effettuare l'accesso alla applicazione.
3 Affiliazione
Pagina di ricerca documenti
Una volta effettuato l'accesso viene proposta all'utente la pagina di ricerca documenti principale (si
veda la Figura 4). La pagina di ricerca principale consente la ricerca dei documenti (cedolini) del
dipendente che ha effettuato l'accesso; nel caso poi l'utente appartenga all'Ufficio Paghe allora la pagina
consentirà anche la ricerca e visualizzazione di cedolini di altri dipendenti (di ogni organizzazione) e la
assegnazione/modifica della password di accesso.
La pagina di ricerca principale è suddivisa in tre aree di colore differente, ciascuna con funzionalità
specifiche. Tali aree sono sempre visibili, indipendentemente dai permessi dell'utente che accede alla
applicazione, ma come già scritto in precedenza alcuni pulsanti e campi sono abilitati/disabilitati
dipendentemente dai permessi dell'utente.
Figura 4: Pagina di ricerca principale: consente la ricerca di utenti e documenti.
L'area grigia, la prima in alto, fornisce informazioni circa l'utente che ha effettuato l'accesso alla
applicazione (si veda la Figura 5). In particolare in tale area è disponibile l'indicazione circa i permessi
dell'utente (appartenenza all'Ufficio Paghe e quindi amministratore oppure utente normale), nonché la
scadenza della password e l'infrastruttura di login. La scadenza della password viene mostrata solo nel
caso di accesso tramite credenziali di posta elettronica (dipendenti del Comune di Modena) e serve
come promemoria per l'utente affinché si ricordi di modificare la propria password entro la data di
scadenza, pena l'inaccessibilità ai propri cedolini elettronici (nonché agli altri servizi del Comune
stesso).
Figura 5: Riassunto informazioni utente che ha effettuato l'accesso all'applicazione.
Qualora l'utente effettui il login mediante codice fiscale e password assegnata dall'Ufficio Paghe le
informazioni riassuntive mostreranno come livello utente normale (un utente non autenticato tramite le
credenziali di posta elettronica non può in nessun caso essere amministratore) e la scadenza della
password sia impostata a mai (si veda la Figura 6). In altre parole, la password usata in combinazione al
codice fiscale non è soggetta alla scadenza periodica, cosa che invece avviene nel caso di password di
posta elettronica. La modifica di tale password è comunque sempre possibile ad opera dell'Ufficio
Paghe, e quindi l'uente che abbia dimenticato e/o perso la propria password può fare richiesta di una
nuova password direttamente all'Ufficio Paghe. Per l'impostazione della password si veda la sezione
Assegnazione/Modifica password da parte dell'Ufficio Contabilità e dei singoli utenti.
Figura 6: Riassunto informazioni utente normale.
La seconda area della pagina di ricerca principale fornisce le informazioni sull'utente soggetto della
ricerca. Nel caso di utente normale i campi saranno preimpostati all'utente stesso (ossia le informazioni
di accesso coincideranno con quelle dell'utente soggetto della ricerca) e non potranno essere modificati
(un utente normale non può ricercare documenti di altri utenti), come mostrato in Figura 7. Nel caso
invece di un utente amministratore (Ufficio Contabile) i campi saranno abilitati e potranno essere
compilati in modo da poter effettuare la ricerca di documenti di altri dipendenti, come mostrato in
Figura 8. Si noti come nel caso di utente amministratore siano presenti dei pulsanti aggiuntivi nella
parte in alto a destra della sezione di ricerca utente: tali pulsanti consentono l'accesso a funzioni
addizionali quali la ricerca di utenti in anagrafica e la modifica della password di accesso.
Figura 7: Campi (disabilitati per utente normale) con soggetto di ricerca.
Figura 8: Campi (abilitati per utente amministratore) con soggetto di ricerca.
Si noti che, da qualunque pagina del software differente da quella di ricerca principale, è possibile
tornare (saltare) direttamente alla pagina di ricerca principale mediante l'apposito pulsante di Error:
Reference source not found. Mediante tale pulsante è possibile quindi annullare qualunque attività si
stia svolgendo e ricominciare una nuova ricerca da zero.
Ricerca di un utente differente (solo per utenti dell'Ufficio Contabilità)
Nel caso l'utente che ha effettuato l'accesso appartenga all'Ufficio Contabilità e Gestione Paghe
(amministratore), la seconda parte della pagina di ricerca principale è interattiva: i campi sono abilitati
e possono essere compilati opportunamente per la gestione di documenti di utenti differenti dal proprio
(si veda la Figura 8). Nel seguito vengono spiegate in dettaglio le funzionalità di tale parte della pagina
di ricerca principale.
Ricerca di un utente in anagrafica
Inizialmente la parte di ricerca utente si presenta con i campi compilati con i dati dell'utente che ha
effettuato l'accesso: ciò permette all'utente di ricercare immediatamente i propri cedolini paga. Qualora
l'utente voglia visualizzare i documenti di altri dipendenti deve procedere come segue:
1. fare click sul pulsante gomma per sbiancare tutti i campi;
2. immettere i valori di ricerca dell'utente che si vuole visualizzare. I campi compilabili come
ricerca sono:
•
codice fiscale
•
matricola
•
e-mail*
* La ricerca tramite e-mail e/o nome e cognome di un dipendente funziona solo per gli utenti correttamente registrati nel
•
nome e cognome*
3. fare click sul pulsante di ricerca utente;
4. qualora i criteri di ricerca immessi producano un solo risultato, i campi saranno
automaticamente compilati con i dati del dipendente trovato. Qualora invece siano presenti piu'
risultati (ad esempio ricerca per cognome) verrà mostrata una pagina con tutti i dipendenti
corrispondenti ai criteri di ricerca (si veda la Figura 10).
Si noti che i criteri di ricerca sono in AND logico: tutte le condizioni immesse devono essere verificate
contemporaneamente. Ad esempio se si immette nome e cognome allora si ricercheranno tutti gli utenti
con esattamente il nome e il cognome immesso; se si immette il solo indirizzo e-mail si ricercheranno
tutte le persone con quell'indirizzo e-mail e così via.
La Figura 9 riassume i passi necessari alla ricerca di un utente in anagrafica.
1 pulsante gomma
(sbianca i campi)
3 pulsante per avviare
la ricerca utente
2 compilazione dei
campi secondo i criteri
di ricerca voluti
Reset utente: compila i
campi con i propri dati
Figura 9: Passi necessari alla ricerca utente.
Come già scritto in precedenza, nel caso i criteri di ricerca utente non siano sufficienti ad identificare
un singolo dipendente, verrà proposta una lista di dipendenti che soddisfino le condizioni di ricerca (si
veda la Figura 10). E' possibile selezionare il dipendente voluto facendo click sul suo nome e cognome;
come risultato l'utente verrà riportato alla pagina di ricerca principale con i campi di ricerca
debitamente compilati con i dati dell'utente selezionato.
Qualora l'utente voglia ripetere la ricerca con un altro dipendente è possibile ripetere i passi descritti in
precedenza. Infine, se l'utente vuole visualizzare i propri documenti può effettuare una ricerca utente su
se stesso oppure, per semplicità, premere il pulsante di reset utente per far compilare in automatico i
campi di ricerca utente con i propri dati.
sistema LDAP, ossia per gli utenti che dispongono di un account di posta elettronica valido. In altre parole, la ricerca per
e-mail e/o nome e cognome non puo' essere effettuata per tutti quegli utenti che accedono al software tramite credenziali
codice fiscale e password fissa.
*
Per selezionare un utente fare
click sul proprio nome e cognome
Figura 10: Elenco di utenti che soddisfano le condizioni di ricerca.
Ricerca e visualizzazione dei cedolini paga
La ricerca dei cedolini paga avviene specificando i criteri di ricerca nella terza area della pagina di
ricerca principale (si veda la Figura 11). Anzitutto si deve tenere presente che i cedolini ricercati
saranno riferiti all'utente visualizzato nella seconda area della pagina di ricerca principale, che nella
maggior parte dei casi coinciderà con l'utente che sta accedendo all'applicazione ma, nel caso di utente
dell'Ufficio Paghe, potrebbe essere un dipendente diverso.
I criteri di ricerca di un cedolino paga si basano sul tempo:
•
è possibile specificare un anno e un mese di retribuzione specifico mediante i menu' a tendina,
come pure selezionare tutti gli anni e/o i mesi o una qualunque combinazione dei valori;
•
è possibile accedere direttamente all'ultimo cedolino paga, ossia al cedolino del mese
precedente quello corrente.
Figura 11: Criteri di ricerca dei cedolini paga.
Si noti che la selezione di un anno di retribuzione è personalizzata per l'utente per il quale si effettuerà
la ricerca: vengono proposti solo gli anni di regolare contratto del dipendente. La granularità tuttavia è
a livello di singolo anno e non di mese, percui è sempre possibile selezionare tutti i mesi di ogni anno
di retribuzione, anche se poi vi sono anni di retribuzione incompleti.
Nel caso si selezioni l'accesso rapido all'ultimo cedolino occorre tenere presente che il software tenterà
di visualizzare il cedolino del mese corrente (qualora sia correttamente archiviato) o automaticamente
visualizzerà il cedolino del mese precedente quello corrente. Se quindi l'uso dell'ultimo cedolino paga
porta al cedolino del mese precedente quello corrente l'utente ne può dedurre che il cedolino paga del
mese corrente non è ancora stato ancora archiviato.
Qualora l'utente effettui una ricerca specificando l'intervallo temporale mediante menu' a tendina, il
software propone la pagina dei risultati con tutti i documenti trovati (si veda la Figura 12). In maniera
analoga alla pagina di ricerca principale, anche la pagina di visualizzazione risultati è suddivisa in tre
aree: le prime due sono sostanzialmente equivalenti per funzionalità e colore a quelle della pagina di
ricerca principale e visualizzano l'utente che ha effetuato la ricerca, l'utente per il quale è stata effettuata
la ricerca1 e il periodo temporale di ricerca. Tali informazioni vengono riportate per coerenza e per
garantire che l'utente stia visualizzando i risultati che corrispondono alla propria ricerca. La terza
sezione della pagina mostra l'elenco dei documenti trovati con il criterio di ricerca specificato e un
riassunto del documento stesso (utente di appartenza, mese e anno a cui il documento si riferisce). E'
possibile fare click sull'icona corrispondente al documento per visualizzarlo direttamente all'interno del
browser2.
1 Ovviamente nel caso di utente normale l'utente che ha effettuato la ricerca e l'utente soggetto di ricerca coincidono. Essi
possono essere differenti solo nel caso un utente dell'Ufficio Paghe stia visualizzando i documenti di un altro dipendente.
2 Attenzione: i tempi necessari alla visualizzazione variano a seconda della connettività di rete e dell'impegno del server
Figura 12: Pagina risultati di ricerca cedolini.
Uscita dall'applicazione
Una volta completata la consultazione dei documenti, è necessario effettuare l'uscita (disconnessione
dall'applicativo). Si raccomanda di effettuare la disconnessione per evitare che la propria postazione
possa essere usata da persone non autorizzate che hanno quindi accesso a documenti personali e
riservati (cedolini paga). L'uscita è possibile da ogni pagina Web mediante l'apposito pulsante rosso
posto in alto a destra (si veda la sezione Icone e pulsanti usati nel programma). Una volta effettuato
l'uscita, il browser visualizzerà nuovamente la pagina di accesso (Figura 1). Un nuovo utente potrà
quindi accedere all'applicazione per effetuare le proprie consultazioni.
Assegnazione/Modifica password da parte dell'Ufficio Contabilità e dei
singoli utenti
Gli utenti dell'Ufficio Contabilità e Gestione Paghe hanno la possibilità di assegnare password
personalizzate non soggette a scadenza periodica per gli utenti neo assunti e/o in posizioni particolari
nei confronti del Comune di Modena e/o non affiliati presso quest'ultimo. Le password così assegnate
sono da usarsi solo ed esclusivamente in combinazione con il codice fiscale per l'accesso
all'applicazione e valgono come credenziali solo per tale applicazione e in nessun modo sono valide per
altri servizi erogati dal Comune di Modena o dall'ente di affiliazione.
La generazione/modifica/visualizzazione delle password utente avviene mediante un apposito pulsante
che memorizza i documenti stessi. E' inoltre necessario essere dotati di un programma di lettura documenti PDF (ad
esempio Adobe Reader – gratuito) per la corretta visualizzazione dei documenti.
nella pagina di ricerca principale, che porta l'utente ad una ulteriore pagina Web mediante la quale è
possibile gestire le credenziali utente (si veda la Figura 13). I pulsanti e le informazioni visualizzate
sono simili all'area di ricerca utente della pagina di ricerca principale, ma questa volta i campi
compilabili sono solo il codice fiscale dell'utente e i campi relativi alle password. La ricerca utente
avviene sempre e solo tramite il codice fiscale utente.
Il programma può generare una password totalmente casuale mediante apposito pulsante, altrimenti la
password può essere impostata secondo volontà dell'utente. Si noti che in entrambi i casi la password è
case-sensitive: maiuscole e minuscole vanno rispettate.
Figura 13: Pagina per la gestione di credenziali utente.
La Figura 14 illustra i passi necessari per la modifica/assegnazione di una nuova password utente. Si
noti che la maschera di modifica password riconosce il tipo di utente collegato al sistema: nel caso si
tratti di un utente dell'Ufficio Contaiblità il campo Password corrente risulterà disabilitato e mostrerà la
password attualmente assegnata all'utente; questa è anche una modalità di consultazione della password
assegnata a ciascun utente. Nel caso l'utente sia un utente “normale” il campo Password corrente sarà
abilitato e non visualizzerà la password attualmente asseganta all'utente stesso: è necessario infatti che
un utente conosca e inserica la sua password attuale prima di poterne modificare il valore.
In entrambi i casi la modifica della password avviene compilando due campi, rispettivamente Nuova
Password e Nuova Password (conferma), al fine di evitare errori di digitazione.
Figura 14: Passi necessari per l'assegnazione/modifica di una password utente.
1 immettere il
codice fiscale
dell'utente
2 (opzionale) ricercare l'utente
per verificare la correttezza dei
dati
3 (opzionale) generare
una password casuale
3 compilare i
campi password
4 salvare la password
Una volta salvata con successo la password, l'utente viene riportato alla pagina principale di ricerca
dalla quale può effettuare una ricerca fra i documenti o impostare la password di un altro utente. Si noti
che l'assegnazione password di cui sopra è immediata: l'utente soggetto della modifica password potrà
accedere immediatamente mediante il proprio codice fiscale e la password impostata.
Qualora si verifichi un errore nel salvataggio della password (ad esempio la vecchia password non è
corretta o le due password immesse non sono identiche) l'utente verrà avvisato tramite un messaggio di
errore e la pagina di modifica password verrà riproposta.
Modifica della propria password da parte di un utente normale
Qualora l'utente sia normale (ossia non dell'Ufficio Paghe) e abbia effettuato l'accesso tramite il proprio
codice fiscale e la password assegnata in prima istanza dall'Ufficio Paghe, può modificare quest'ultima
password seguendo una procedura analoga a quella descritta nella sezione precedente.
Come mostrato nella Figura 15, la sezione di ricerca utente nel caso di utente normale presenta il
pulsante di accesso alla modifica della password. Facendo click su tale pulsante l'utente viene portato
alla pagina di modifica della propria password. Tale pagine, come mostrato in Figura 16, presenta il
campo codice fiscale già precompilato e pari all'utente che sta correntemente eseguendo l'applicazione.
Non è possibile ricercare ulteriori utenti poiché l'utente non ha i diritti per modificare le password di
altri utenti.
1 premere il pulsante di
accesso alla gestione di
password
Figura 15: Pulsante di accesso alla modifica password per un utente normale.
L'utente può usufruire della generazione automatica di una password o specificare una password di sua
scelta all'interno del campo apposito. Una volta scelta la password testuale (case-sensitive) è necessario
premere il pulsante di salvataggio affinché la password risulti persistente.
2 (opzionale) premere
questo pulsante per
generare una password
casuale
2 immettere la
password
desiderata
3 salvare la password
visualizzata per renderla
effettiva
Figura 16: Modifica della propria password.
Si informa che la password fornita agli utenti che accedono tramite codice fiscale è da considerarsi
provvisoria. La password dovrà essere immediatamente sostituita da una nuova a cura del dipendente
stesso, composta da un minimo di 8 caratteri e che non deve contenere riferimenti agevolmente
riconducibili al dipendente stesso.
Aiuto in linea
E' possibile accedere al presente documento di aiuto da una qualunque pagina del software cliccando
sull'icona di aiuto.
Icone e pulsanti usati nel programma
La seguente tabella riassume le icone usate per i pulsanti e le funzioni del programma.
Pulsante
Funzione
Si trova nella pagina
Web
Per maggiori dettagli si vedano le sezioni
Effettua l'accesso
(login)
all'applicazione.
Prima pagina di
accesso (login).
Accesso al software – Login utente
Ricerca un utente in
anagrafica
Pagina di ricerca
principale e pagina
di modifica
password.
Ricerca di un utente in anagrafica
Sbianca i campi di
ricerca utente.
Accesso ad un
documento PDF
(cedolino)
Pagina di ricerca
principale
Assegnazione/Modifica password da parte
dell'Ufficio Contabilità e dei singoli utenti
Ricerca di un utente in anagrafica
Pagina di ricerca
Ricerca e visualizzazione dei cedolini paga
principale e pagina
dei risultati di ricerca
documenti.
Avvia la ricerca di
documenti (cedolini)
con i criteri di
ricerca specificati
Pagina di ricerca
principale
Ricerca e visualizzazione dei cedolini paga
Effettua l'uscita
dall'applicazione
Ogni pagina (eccetto
quella di accesso
iniziale)
Uscita dall'applicazione
Riporta l'utente alla Ogni pagina (eccetto
pagina di ricerca
quella di accesso
principale
iniziale e quella di
ricerca principale)
Pagina di ricerca documenti
Porta alla pagina di
Pagina di ricerca
gestione password e principale (se utente
assegna una
amministratore) e
password casuale.
pagina di gestione
password.
Assegnazione/Modifica password da parte
dell'Ufficio Contabilità e dei singoli utenti
Salva
(assegna/modifica)
una password utente
Assegnazione/Modifica password da parte
dell'Ufficio Contabilità e dei singoli utenti
Pagina di gestione
password
Utente selezionabile
come oggetto di
ricerca
Pagina di ricerca
utenti
Ricerca di un utente in anagrafica
Utente non
selezionabile per la
ricerca documenti
Pagina di ricerca
utenti
Ricerca di un utente in anagrafica
Icona di aiuto:
consente di aprire la
presente guida
Tutte le pagine
Aiuto in linea