La Compliance in Arval Service Lease Italia SpA: Indice

La Compliance in Arval Service Lease Italia
SpA
Milano
18 Marzo 2008
Sergio Arcuri
Compliance Officer - Arval Service Lease Italia SpA
La Compliance in Arval Service Lease Italia SpA: Indice
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La Conformità nel Gruppo BNP Paribas
La Conformità in Arval Italia
Breve presentazione del Gruppo Arval.
Il Noleggio a lungo termine in Arval Italia.
La Conformità e il Sistema di Controllo Interno (SCI):
– Fonti normative del SCI.
– Definizione e metodologia adottata in Arval Italia:
1. Mappatura dei processi, dei rischi e dei relativi controlli.
2. Creazione e aggiornamento delle Procedure.
3. Effettuazione dei Controlli.
4. Formalizzazione e comunicazione dei Report.
5. Supervisione e aggiornamento delle precedenti attività.
Conclusioni e domande.
Documento Arval Italia SpA
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La Conformità nel Gruppo BNP Paribas
Tutti i collaboratori del Gruppo BNP Paribas, a prescindere dal livello
gerarchico, sono sottoposti alle regole di Conformità al fine di salvaguardare la
Reputazione del Gruppo
Più precisamente, ogni collaboratore in contatto diretto o indiretto con il Cliente
(front, middle o back-office) ha il dovere di conoscere e di vigilare sui quattro
campi d’azione sotto indicati:
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KYC (“Know Your Customer”: conosci il tuo Cliente!)
Lotta contro il riciclaggio
Lotta contro il finanziamento del terrorismo
Rispetto degli embargo finanziari
Prevenzione delle Frodi (interne / esterne)
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La Conformità in Arval Italia
Anche per Arval Italia, in quanto società del Gruppo BNP Paribas, valgono i
macro ambiti a cui attenersi anche se, nello specifico, si pone maggiore
attenzione ai seguenti:
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KYC (“Know Your Customer”: conosci il tuo Cliente!)
Lotta contro il riciclaggio / Uso di denaro di provenienza illecita.
Prevenzione delle Frodi (interne / esterne)
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Breve presentazione del Gruppo Arval: la compagine azionaria
Controllata da BNP Paribas
Primo gruppo bancario quotato in Francia
100%
100%
Numero uno nell’area dell’Euro zone in market
capitalization
FRANCE
55%
Leader dei servizi bancari su Web
HOLDING
45%
Leader in Europa nel credito al consumo
ARVAL ITALIA
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Breve presentazione del Gruppo Arval: Arval in Europa
presente in 17 paesi europei (con
l’entrata della Russia nel 2005) più
Marocco
circa 607.000 veicoli gestiti in
Europa
3.700 dipendenti
circa 1.000.000 veicoli gestiti a
livello mondiale
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Breve presentazione del Gruppo Arval: Arval in Italia
Nel 1995 Arval, approda a Firenze sviluppandosi anche sul
territorio italiano
presente in italia con 14 filiali Milano, Monza, Brescia,
Verona,Treviso, Bologna, Firenze, Roma, Torino, Ancona,
Bari.
oltre 630 professionisti su tutto il territorio.
oltre 100.000 veicoli in gestione con più di 7000
aziende clienti.
rete di 16.000 officine convenzionate diffuse su tutto il
territorio.
accordi di collaborazione con Bosh, Akzo Nobel e
DuPont.
oltre 32.000 veicoli usati venduti nel 2006.
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Breve presentazione del Gruppo Arval: alcuni numeri di Arval Italia
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Il Noleggio a lungo termine in Arval Italia
VALUTAZIONE
Valutazione, analisi, consiglio, rinnovo
VENDITA
Rivendita usato, prolungamento
CARBURANTE
Carte carburante, controllo, servizi
ASSICURAZIONE
Assicurazione, assistenza, veicolo sostitutivo
VALUTAZIONE
Ascoltare e consigliare
ACQUISTO
Politica fornitore, car policy
FINANZIAMENTO
NLT, lease back
MANUTENZIONE
Pneumatici, Riparazione, tagliando
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La Conformità e il Sistema di Controllo Interno (SCI): : Fonti normative del SCI
Doveri del Consiglio di
Amministrazione
Il 3° comma dell’articolo 2381 del
Codice Civile recita che il
C.d.A.“…sulla
base
delle
informazioni
ricevute,
valuta
l’adeguatezza
dell’assetto
organizzativo, amministrativo e
contabile della società…” Tale
enunciazione
è
strettamente
correlata a quella espressa dal
quinto comma del medesimo
articolo, secondo il quale “…gli
organi delegati curano che
l’assetto
organizzativo,
amministrativo e contabile sia
adeguato alla natura e alle
dimensioni dell’impresa…”.
Doveri del Collegio Sindacale
Il 1° comma dell’articolo 2403 del
Codice Civile recita che “Il collegio
sindacale vigila sull’osservanza della
legge e dello statuto, sui principi di
corretta amministrazione ed in
particolare
sull’adeguatezza
dell’assetto
organizzativo,
amministrativo e contabile adottato
dalla società e sul suo concreto
funzionamento”.
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La Conformità e il SCI: Definizione e metodologia adottata in Arval.
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Il Sistema di Controllo Interno è rappresentato dalle linee di azione e dalle procedure
adottate dal management al fine di favorire il raggiungimento degli obiettivi aziendali e di
assicurare un condotta efficiente e ordinata della propria attività; quest’ultima espressione
include il rispetto delle politiche aziendali, la salvaguardia dei beni aziendali, la
prevenzione e l’individuazione di frodi ed errori, l’accuratezza e la completezza delle
registrazioni contabili e la preparazione tempestiva di informazioni contabili affidabili.
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Obiettivo di un buon sistema di controllo interno è quello di circoscrivere e mitigare tre
macro categorie di rischi:
– Rischio Operativo: eventi interni ed esterni che portano ad una perdita e/o mancati
guadagni a causa di debolezze nei processi aziendali.
– Rischio “Financial”: non corretta rappresentazione in bilancio dei fatti aziendali.
– Rischio “Compliance”: disallineamento delle proprie attività rispetto alle leggi e
regolamenti.
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Metodologicamente si realizza attraverso la sistematica e regolare applicazione delle
cinque componenti del sistema di controllo interno:
1. Mappatura dei processi sensibili, dei rischi e dei relativi controlli.
2. Creazione e aggiornamento delle Procedure.
3. Effettuazione dei Controlli.
4. Formalizzazione e comunicazione dei Report.
5. Supervisione e aggiornamento delle precedenti attività.
Documento Arval Italia SpA
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La Conformità e il SCI: Definizione e metodologia adottata (segue…)
La Conformità nel Gruppo BNP Paribas
La Conformità in Arval Italia
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Fonte: BNP PARIBAS – IFRS Permanent Control
coordination 2006
Documento Arval Italia SpA
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La Conformità e il SCI : Mappatura dei processi, dei rischi e dei relativi controlli
Tale attività viene svolta attraverso un’analisi dei processi peculiari di Arval Italia
che risultano essere “Sensibili” in tema di Compliance.
Per Arval Italia suddetti processi sono stati identificati come riportato di seguito:
Gestione rapporti commerciali e stipulazione contratto con la P.A.
(Bandi di gara sopra / sotto soglia, gestione contratti con la
P.A.).
Selezione Procacciatori.
Gestione pre-qualifica potenziale Cliente nella vendita dell’usato tramite aste
on – line.
Attività di procurement nella selezione / gestione di Consulenti e Società di
Servizi.
Tesoreria (Gestione Incassi / Pagamenti, richiesta Finanziamenti, gestione
Assegni).
Suddetta analisi, in termini di Risk Assessment, viene formalizzata attraverso un
documento nel quale si evidenziano i potenziali rischi e i relativi controlli.
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La Conformità e il SCI : Creazione e aggiornamento delle Procedure.
Definiti i confini di ogni processo “Sensibile”, diventa importante gestire
lo stesso attraverso la creazione ed implementazione di una procedura
che identifichi chiaramente i paletti attorno ai quali circoscrivere il
processo stesso, individuando chi svolge le attività descritte nel processo,
chi quelle di controllo, l’ambito di applicazione, etc.
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La Conformità e il SCI: Effettuazione dei Controlli.
La gestione del rischio attraverso la sistematica e appropriata gestione
dei controlli.
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La Conformità e il SCI: Reportistica, Supervisione & Action Plan.
Infine, è previsto il coinvolgimento sistematico e regolare del
Management con incontri periodici al fine di rivedere il contenuto della
reportistica con particolare “focus” sui processi che evidenziano delle
debolezze “strutturali” in tema di Conformità, sulle definizione delle
relative attività di risoluzione dei “gap” e del loro costante monitoraggio
(“follow up”).
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La Conformità e il SCI: Conclusioni e Domande.
Domande
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