Documento integrativo - scuola primaria kennedy

DOCUMENTO INTEGRATO ALL’ORGANIGRAMMA DEL 18/11/2013
Per supportarvi nel vostro prezioso compito di COORDINATORI delle Scuole del Circolo Didattico
Kennedy abbiamo predisposto un documento integrativo dell’Organigramma già diffuso, in attesa
di integrare quanto sotto nel ppt., affinché possa aiutarci, come Comitato, ad essere più efficaci
nelle comunicazioni ed azioni.
-LE SPONSORIZZAZIONI* sono un’iniziativa fondamentale per il Comitato, consentono
l’acquisizione di materiale da poter convertire in denaro, in quanto detto materiale può essere
utilizzato per gestire laboratori, offrire merende, creare la lotteria, mercatino, ecc. tutte attività a
pagamento per i partecipanti. Data la strategicità delle sponsorizzazioni è importante che vengano
gestite trasversalmente tra tutte le Scuole appartenenti al Circolo. Questo significa che qualsiasi
persona avesse un contatto utile può comunicarlo al Coordinatore della propria Scuola, affinché si
interfacci con il RCO (Referente comunicazione e organizzazione) & il Presidente (P), a prescindere
che tale sponsor possa essere utile per la propria Scuola e/o per le proprie iniziative (in quanto
potrebbe esserlo per le altre). Sarà cura del RCO & P (che raccolgono tutte le richieste dei
coordinatori) autorizzare o meno la persona ad effettuare richiesta ufficiale a nome del Comitato.
In caso di autorizzazione, verrà inviata al coordinatore la lettera ufficiale approvata dalla DDK, il
coordinatore avrà cura di modificarla a seconda dell’obiettivo della sponsorizzazione e
personalizzarla con gli indirizzi dello sponsor e i riferimenti della persona proponente. Sarà cura
del RCO & P, consultandosi al bisogno con i Coordinatori, definire come suddividere il materiale
offerto dagli sponsor tra le varie iniziative attivate per gli evento, tenendo conto sia del tipo di
iniziativa che della provenienza della sponsorizzazione. Gli sponsor avranno la possibilità di
ottenere un pubblico ringraziamento per la generosità dimostrata (ad esempio sul blog e sugli
inviti-se in tempo), nonché, rendere visibile il loro aiuto durante l’evento, esponendo il materiale
che vorranno fornirci (depliant, biglietti da visita, cartelloni, ecc). Vi ricordiamo che il fine di
ottenere fondi è comune a tutte le Scuole in quanto l’obiettivo del Comitato è proprio quello di
supportare le risorse economiche delle Scuole dei diversi plessi, pertanto anche i fondi raccolti
verranno distribuiti alle Scuole, valutando con la Direttrice bisogni e impegni.
*Sponsorizzare (da wikipedia) qualcosa o qualcuno (dal latino sponsor = "garante, manlevatore",
ovvero dal verbo spondere = "promettere solennemente") significa sostenere un evento,
un'attività, una persona o un'organizzazione, finanziariamente oppure attraverso la fornitura di
prodotti o servizi. Per sponsor s'intende l'individuo o l'azienda che fornisce tale sostegno. La
sponsorizzazione può pertanto consistere in un accordo che preveda pubblicità in cambio
dell'impegno a finanziare un ente o un evento popolare. In tal modo lo sponsor ne guadagna in
popolarità, mentre il soggetto sponsorizzato può guadagnare molto denaro.
-E’ importante la partecipazione dei COORDINATORI (CO) alle riunioni organizzative del Comitato,
per garantire coerenza e allineamento nelle iniziative, in caso di impossibilità si prega di
comunicarlo (RCO & P) e di cercare un sostituto. I CO, poi, sempre in coordinamento con RCO& P,
saranno autonomi nella gestione dei propri data base (censimenti/elenco genitori - è richiesto loro
comunicare eventuali aggiornamenti nei file) e delle relazioni con i rappresentanti di classe,
affinché divulghino alle famiglie degli allievi le informazioni condivise con il COMITATO stesso.
Ogni comunicazione inviata per conto del Comitato, pertanto, deve essere prima condivisa con il P
& RCO che lavorano per garantire l’allineamento tra le varie Scuole. Si chiede, inoltre, di tenere
sempre aggiornati P & RCO: sulle riunioni interne alla Scuola, eventuali decisioni e “movimenti in
essere” che sono riferibili al Comitato stesso.
-Il Presidente è l’unico autorizzato ad effettuare richieste di AUTORIZZAZIONE (e non solo) alla
Direttrice, per nome e conto del Comitato, per: lettere di sponsorizzazione, sale da utilizzare per le
riunioni, locali per le manifestazioni, approvazione di date, ecc. Si prega di inviare pertanto tali
richieste sempre al Presidente e in copia al RCO.
-Le MAESTRE COORDINATRICI, anche se individuate dalla Direttrice, rappresentano un aiuto, pur
sempre volontario, per il Comitato nel coinvolgimento degli insegnanti e si interfacciano con il
Coordinatore della Scuola e il Presidente del Comitato in caso di esigenze, ma non sono membri
del Comitato stesso (essendo per definizione “Comitato dei Genitori”), in quanto rappresentano il
Personale della Scuola che si occupa di ben altre priorità.
-FLUSSI DI COMUNICAZIONE: tutte le comunicazioni dei coordinatori vs il RCO e il Presidente
devono essere inviate in copia ad entrambi. I coordinatori si interfacciano solo con il P e il RCO,
quando le informazioni riguardano la propria Scuola; comunicano tra loro in caso di comunicazioni
di allineamento, riunioni generali del Comitato, ecc. E’ compito del P e RCO tenere le fila di quanto
accade nei vari plessi e di coordinare le attività.
COMITATO GENITORI DDK