Programma di attività del 2015 (versione 3)

 Programma di attività di
SERVIZIO SISTEMI INFORMATIVI - INFORMATICI E INNOVAZIONE
Versione: 3/2015 (29/10/2015)
Stato: Versione finale (consuntivo)
PdA (Unità Funzionale 00000463) v.3/2015 (22/10/2015 - 31/12/2015)
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SOMMARIO
Obiettivi di Servizio collegati con area integraz./direzione
●
Realizzazione dell’anagrafica dei processi, dei procedimenti e delle relazioni
documentali
pag. 3
●
Capacità di utilizzo delle risorse finanziarie assegnate con i PdA.
pag. 4
●
Gruppo di lavoro autonomia AL
pag. 5
●
Adozione in tutte le strutture della piattaforma SharePoint per il lavoro collaborativo
pag. 6
●
Rinnovo degli impianti di gestione voto/audio/video delle sedute assembleari e
digitalizzazione delle sedute
pag. 8
PdA (Unità Funzionale 00000463) v.3/2015 (22/10/2015 - 31/12/2015)
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Realizzazione dell’anagrafica dei processi, dei procedimenti e delle relazioni documentali
Obiettivo di Servizio collegato con area integraz./direzione
Descrizione analitica:
Nel biennio 2015/2016 il servizio, in collaborazione con la direzione generale, l’area protocollo e
archivio, il responsabile anticorruzione e trasparenza e l’area responsabile dei processi ISO, sarà
impegnato a completare la banca dati con cui rappresentare ogni processo e procedimento dell’ente. La
banca dati è necessaria a tutta l’assemblea al fine di:
 Garantire il supporto alla stesura del manuale di gestione del protocollo;
 Garantire la dematerializzazione e la corretta tenuta di ogni documento nel titolario e nei fascicoli
dematerializzati;
 Garantire il supporto alle attività di pesatura del rischio corruttivo di cui alla L. 190/2012;
 Garantire la banca dati di partenza per le certificazioni ISO dei processi;
 Garantire le pubblicazioni dei procedimenti ai fini trasparenza e il monitoraggio dei tempi
procedimentali;
 Permette lo sviluppo di piattaforme applicative coerenti con i processi dell’ente;
Attività
Con il supporto di tutti i dirigenti e posizioni organizzative dell’Assemblea, il servizio dovrà completare la
banca dati in cui verranno codificati formalmente:
 Tutti i processi e i procedimenti dell’Assemblea e il loro diagramma di flusso;
 Tutte le voci di titolario associate ad ogni processo/procedimento;
 Le tipologie documentarie associate ad ogni procedimento;
 Le istruzioni di processo e gli indicatori necessari ai fini ISO;
Responsabilità:
ANNOVI CRISTIANO, dal 01/01/2015 al 31/12/2015
Indicatori:
Descrizione
Target
Ultimo monitoraggio
Mappatura e caricamento in banca dati del 50% dei
processi entro il 2015
50%
50%
Trasferimento procedimenti trasparenza sulla
piattaforma anagrafe procedimenti
Sì
Avvio monitoraggio tempi procedimentali su floweb
Sì
eseguito il 31/12/2015 (CONSUNTIVO)
Sì
eseguito il 09/09/2015 (CONSUNTIVO)
Sì
eseguito il 31/12/2015 (CONSUNTIVO)
PdA (Unità Funzionale 00000463) v.3/2015 (22/10/2015)
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Capacità di utilizzo delle risorse finanziarie assegnate con i PdA.
Obiettivo di Servizio collegato con area integraz./direzione
Descrizione analitica:
Monitorare il rapporto tra risorse impegnate e risorse stanziate avendo a riferimento i report forniti
dall'area Bilancio secondo la seguente tempistica: 31.05 - 30.09 - 31.12
Responsabilità:
ANNOVI CRISTIANO, dal 01/01/2015 al 31/12/2015
Indicatori:
Descrizione
Target
Ultimo monitoraggio
Rapporto tra risorse impegnate e risorse
assegnate
90%
99,25%
eseguito il 31/12/2015 (CONSUNTIVO)
PdA (Unità Funzionale 00000463) v.3/2015 (22/10/2015)
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Gruppo di lavoro autonomia AL
Obiettivo di Servizio collegato con area integraz./direzione
Descrizione analitica:
Elaborare un'analisi costi-benefici delle possibili soluzioni individuate all'interno del gruppo di lavoro
Responsabilità:
ANNOVI CRISTIANO, dal 01/01/2015 al 31/12/2015
Indicatori:
Descrizione
Target
Ultimo monitoraggio
Elaborare relazione entro il 31.10.2015
Sì
Sì
eseguito il 31/12/2015 (CONSUNTIVO)
PdA (Unità Funzionale 00000463) v.3/2015 (22/10/2015)
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Adozione in tutte le strutture della piattaforma SharePoint per il lavoro collaborativo
Obiettivo di Servizio collegato con area integraz./direzione
Descrizione analitica:
Obiettivi
Garantire l’adozione da parte di tutte le strutture della piattaforma SharePoint per il lavoro collaborativo
e dismettere entro il 31/12/2015 le cartelle di rete tra i servizi ed entro il 31/06/2016 l’utilizzo dei dischi
di rete dei singoli servizi per tutte le attività di gestione dei documenti di lavoro.
Attività
Per la piena attuazione dell’obiettivo il servizio sarà impegnato nelle seguenti attività:
● Supportare, anche tramite accompagnamento formativo, le strutture speciali della X legislatura ad
adottare la nuova piattaforma collaborativa;
● Progettare ed erogare l’addestramento all’uso della piattaforma per tutti gli addetti delle strutture
ordinarie;
● Accompagnare il riordino e archiviazione dei vecchi documenti prima di migrare i contenuti di ogni
servizio/area sulla piattaforma SharePoint;
● Accompagnare il caricamento dei dati sulla nuova piattaforma;
● Dispiegare i nuovi moduli aggiuntivi (Gestione progetti, gestione pratiche, Todo, News, ecc…) da
rilasciare su SharePoint per le strutture ordinarie;
● Consolidare gli ambienti SharePoint delle strutture ordinarie e speciali con l’obiettivo di garantire un
ambiente omogeneo e trasversale in grado di rendere disponibili ambienti di consultazione e
supporto della gestione delle sedute di assemblea e delle attività delle commissioni;
● Rilevare e progettare evoluzioni della piattaforma sulla base delle esigenze evidenziate dai servizi e
dagli utenti;
● Progettare e gestire l’accompagnamento dei dirigenti e delle PO con sessioni di Team building sulla
gestione di progetti e pratiche progetti in ambiente SharePoint sfruttando le opzioni social per
abbattere l’abuso di posta elettronica nell’organizzazione delle attività di lavoro;
● Garantire i servizi di assistenza e manutenzione sulla piattaforma SharePoint;
● Realizzare la procedura a supporto dei processi di certificazione ISO congiuntamente alla giunta;
● Sperimentare l’integrazione della gestione documentale integrata col protocollo su piattaforma
SharePoint in particolare in ambito dei processi di richiesta e consultazione delle banche dati DURC
e CIG;
Al fine di garantire una evoluzione della piattaforma che permetta di superare gli attuali limiti regionali in
termini di continuità del servizio e dimensionamento limitato degli spazi OneDrive e Exchange, dovrà
essere predisposto entro il 2015 uno studio di fattibilità per la migrazione in Cloud Office 365 al fine di
permettere di fare valutazioni in termini di costi/benefici di una eventuale migrazione.
Responsabilità:
ANNOVI CRISTIANO, dal 01/01/2015 al 31/12/2015
Indicatori:
Descrizione
Target
Ultimo monitoraggio
Formare e distribuire i nuovo spazi collaborativi ai gruppi e
alle strutture speciali monocratiche entro il 31/5/2015
21
21
Attivare entro il 31/7/2015 a tutte le strutture ordinarie gli
spazi collaborativi di servizio e di gruppo di lavoro
10
Formare entro il 30/9/2015 tutti gli operatori delle strutture
ordinarie all'uso di Alpoint e OneDrive integrato con office
250
Completare l'attivazione di OneDrive a tutti gli utenti entro il
30/6/2015 e la conseguente chiusura di Mysite
400
eseguito il 09/09/2015
(CONSUNTIVO)
15
eseguito il 31/12/2015
(CONSUNTIVO)
270
eseguito il 31/12/2015
(CONSUNTIVO)
400
eseguito il 09/09/2015
(CONSUNTIVO)
PdA (Unità Funzionale 00000463) v.3/2015 (22/10/2015)
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Descrizione
Target
Ultimo monitoraggio
Rilasciare entro il 31/7/2015 la versione 2 di Alpoint
comprendente Todo, Tools integrazione posta e news
Sì
Sì
Rilasciare entro il 30/9/2015 la versione 3 comprendente il
modulo di project management
Sì
Completare entro il 31/12/2015 lo studio di fattibilità per la
migrazione in Cloud Office 365 di tutti i servizi sharepoint e
posta
Sì
Supporto al teambuilding sul project management in
ambiente Sharepoint
10
eseguito il 09/09/2015
(CONSUNTIVO)
Sì
eseguito il 31/12/2015
(CONSUNTIVO)
Sì
eseguito il 31/12/2015
(CONSUNTIVO)
Archiviazione entro il 31/12/2015 dei documenti su cartelle di 75%
rete e successiva chiusura del servizio
10
eseguito il 31/12/2015
(CONSUNTIVO)
75%
eseguito il 31/12/2015
(CONSUNTIVO)
PdA (Unità Funzionale 00000463) v.3/2015 (22/10/2015)
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Rinnovo degli impianti di gestione voto/audio/video delle sedute assembleari e digitalizzazione
delle sedute
Obiettivo di Servizio collegato con area integraz./direzione
Descrizione analitica:
Obiettivi
Ai fini della completa attuazione degli obiettivi di digitalizzazione audio/video/voto delle sedute di aula e
commissione e della loro pubblicazione, entro il 2015 dovrà essere avviata la gara per il rinnovo degli
impianti di gestione delle sedute.
Il nuovo impianto dovrà garantire:
 La gestione delle sedute con funzionalità di governo compatibili con l’attuale regolamento nonché
flessibilità di adeguarne il funzionamento al mutare dei regolamenti stessi;
 Garantire in forma integrata l’acquisizione degli ordini del giorno in discussione, la registrazione e
pubblicazione streaming di ogni intervento, la acquisizione integrata dei voto espressi, la digitalizzazione
e indicizzazione di ogni intervento d’aula in formato audio, video e testo;
 La resocontazione integrale e/o in stile parlamentare integrata con i formati video e testo;
 La pubblicazione delle dirette streaming sia su internet che su TV a circuito chiuso e degli indici
multimediali su un portale internet
 La messa a disposizione degli indici audio/video/testo/voto per ogni oggetto discusso su database
aperto di proprietà dell’assemblea ai fini della pubblicazione integrata nelle banche dati previste dalla LR
1/2012;
Attività
 Gestione transitoria per il 2015 dell’affidamento esterno del servizio di resocontazione integrale delle
sedute dell’Assemblea e validazione delle attività sulla base delle valutazioni di conformità svolte dal
servizio segreteria;
 Predisposizione dei capitolati tecnici per l’acquisizione, tramite noleggio quinquennale, del nuovo
sistema integrato digitale voto/video/voto/verbalizzazione e digitalizzazione dell’aula consigliare e delle
sale A e B delle commissioni
 Predisposizione dell’affidamento del servizio di resocontazione e verbalizzazione in stile parlamentare
per il quinquennio 2016/2020
 Garantire assistenza in fase di gara
 Garantire l’affiancamento alla fase di avviamento e test
 Coordinare, anche in via transitoria, la deregistrazione delle sedute in attesa dei nuovi impianti
 Accompagnare il collaudo del nuovo sistema di regia
 Organizzare il supporto manutentivo e i protocolli di assistenza in fase di gestione ordinaria;
 Rivedere l’infrastruttura di rete dell’aula e delle Sale A e B tramite l’introduzione di una rete Wi-Fi
protetta integrata con la rete regionale per permettere ai consiglieri il collegamento alla rete regionale
durante le sedute
Responsabilità:
ANNOVI CRISTIANO, dal 01/01/2015 al 31/12/2015
Indicatori:
Descrizione
Target
Ultimo monitoraggio
Entro il 15/6/2015 - studio valutazione impatto economico e
diverse modalità di affidamento da punto di vista tecnico
Sì
Sì
Entro il 31/7/2015 - verifica compatibilità economiche e
finanziarie e stesura capitolato
Sì
eseguito il 09/09/2015
(CONSUNTIVO)
Entro il 30/9/2015 - Trasmissione capitolato a Intercenter per Sì
gara
Sì
eseguito il 31/12/2015
(CONSUNTIVO)
Sì
PdA (Unità Funzionale 00000463) v.3/2015 (22/10/2015)
Pag. 8/0
Descrizione
Target
Ultimo monitoraggio
eseguito il 31/12/2015
(CONSUNTIVO)
PdA (Unità Funzionale 00000463) v.3/2015 (22/10/2015)
Pag. 9/0