RELAZIONE SULL`ATTIVITÀ GESTIONALE SVOLTA ALL`E.R.S.U.

RELAZIONE SULL’ATTIVITÀ GESTIONALE SVOLTA
ALL’E.R.S.U. DI URBINO
ANNO 2014
19 Marzo 2015
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“RELAZIONE
SULL’ATTIVITA’
URBINO
GESTIONALE
SVOLTA
ALL’E.R.S.U.
DI
NELL’ANNO 2014”
LINEE GUIDA per l’anno 2014 date dal Piano Regionale sul DSU 2013/2014.
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assicurare la rimozione degli ostacoli di ordine economico e sociale che di fatto limitano
l’uguaglianza dei cittadini nell’accesso agli studi universitari; in particolare per consentire ai
capaci e meritevoli, anche se privi di mezzi, di raggiungere i gradi più elevati degli studi in
attuazione del disposto di cui agli artt. 3 e 34 della Costituzione italiana;
garantire l’uniformità su tutto il territorio marchigiano del trattamento per l’attribuzione dei
benefici in materia di diritto agli studi universitari, in conformità ai principi informatori della
legge 2 dicembre 1991 n. 390 e relativo DPCM attuativo;
realizzare un’integrazione tra i sistemi e le procedure per la concessione dei benefici erogati
dagli ERSU e dalle rispettive Università e Istituzioni per l’Alta Formazione Artistica e
Musicale, per un’economia di spesa;
perseguire una graduale riqualificazione della spesa del Diritto allo Studio Universitario,
attraverso una più efficiente gestione dei servizi destinati agli studenti anche con una
diversificazione del pasto che tenga conto delle mutate esigenze alimentari e con una politica
comune degli acquisti protesa a salvaguardare la qualità dei prodotti e l’economia della spesa
nella gestione diretta accanto a quella in service.
OBIETTIVI GENERALI dati dal Consiglio di Amministrazione dell’ERSU di Urbino:
1) Ampia informativa su tutti i servizi offerti dall’ERSU e tipologie degli stessi, con particolare
riferimento agli alloggi ed alla ristorazione rivolta a tutti gli studenti e ad altri attori interessati al
mondo universitario, per assicurare e garantire la rimozione di ostacoli di carattere economico e
sociale.
2) Lavori riguardanti il servizio abitativo:
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Collaborazione con la Regione al piano di ristrutturazione ed adeguamento alle normative sulla
sicurezza del Collegio Tridente, attivando inoltre, compatibilmente con le risorse proprie
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dell’ente, lavori di manutenzione indispensabili per la normale fruizione delle strutture da parte
dell’utenza studentesca;
Procedere all’adeguamento alle normative sulla sicurezza delle strutture collegiali di proprietà
dell’Università, con le modalità previste dal Codice Civile qualora l’Università stessa non vi
provveda da subito, vista l’urgenza;
Adozione di scelte rivolte ad assicurare la continuità del servizio abitativo che garantiscano le
disponibilità esistenti, anche mediante il reperimento di ulteriori nuovi posti in strutture
cittadine.
3) Utilizzo delle strutture abitative e di ristorazione al massimo delle loro potenzialità, attraverso l’
aumento del turismo studentesco nazionale ed internazionale, e con l’incentivazione di convegni e
congressi, ponendo l’attenzione all’adeguamento degli ambienti abitativi e di studio, nonchè al
personale a ciò dedicato, al fine di migliorare l’accoglienza.
4) Sostegno all’Urbino International Center, per l’attivazione di scambi con Università straniere.
5) Consolidamento del Sistema Informativo dell’Ente focalizzato primariamente su:
• Ottimizzazione della rete dati e fonia
• Standardizzazione e automazione degli scambi dati tra Ersu e Università, Regione ed INPS
• Adeguamento parco macchine interno
• Adeguamenti e migliorie riguardanti i programmi dell’area contabile/magazzini
• Distribuzione di servizi interattivi tramite totem informativi
• Nuovi servizi telematici per semplificare il rapporto degli studenti con l’Ente
• Progettazione nuovo sito internet dell’Ente per garantire compatibilità con i dispositivi mobili e
distribuzione app mobile
• Ottimizzazione copertura WiFi
6) Graduale riqualificazione della spesa relativa ai servizi offerti agli studenti, mantenendo la loro
qualità.
7) Miglioramento della politica degli acquisti protesa alla salvaguardia della qualità dei prodotti ed
all’economia della spesa di gestione.
8) Prosecuzione del progetto di collaborazione – Studenti - Docenti e Tutor – Amministrazione ERSU
– all’interno delle strutture collegiali, con lo scopo di rendere più partecipativa la vita all’interno
delle strutture e con l’ulteriore obiettivo di attivare iniziative culturali/ricreative che rispondano alle
esigenze dell’utenza studentesca e di progetti educativi destinati alla crescita intellettuale,
professionale e umana degli studenti, tracciandone le attività e lo stato di avanzamento dei lavori
rispetto al precedente anno.
9) Prosecuzione dell’adeguamento degli ambienti di lavoro alle normative sulla Sicurezza.
10) Prosecuzione negli interventi attuativi per il contenimento della spesa energetica e verifica di nuove
tecnologie energetiche di possibile installazione, volte ad assicurare un contenimento della spesa.
11) Pieno rispetto nelle strutture abitative e ristorative della raccolta differenziata; sensibilizzazione
degli studenti e di altri ospiti alla sua completa attuazione.
12) Monitoraggio sulla soddisfazione degli studenti per la qualità dei servizi mediante schede o
questionari, anche on-line. Utilizzo degli studenti tutor per la distribuzione e la raccolta dei
questionari/scheda.
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13) Filiera corta per prodotti alimentari con lo scopo di privilegiare il consumo di generi alimentari e
non, prodotti direttamente sul territorio o reperiti in base al principio del minor numero di passaggi
tra produttore e consumatore.
14) Ulteriore razionalizzazione e riqualificazione del personale dipendente.
15) Intensificazione dei controlli per il pieno rispetto della normativa anti-fumo in tutte le strutture
dell’Ente.
16) Collaborazione con la Regione, la Provincia, la Comunità Montana, alla promozione di attività di
marketing territoriale, locale, culturale ed aziendale, tramite una piattaforma web trasversale con lo
scopo di attirare il maggior numero di clienti mettendo a loro disposizione i servizi di cui l’ERSU è
gestore, con riferimento al D.C.E. al quale l’ERSU ha aderito.
Ai sensi dell’art.15, comma 8 della L.R. Marche n. 38/96 e successive modifiche ed
integrazioni, si sottopone all’attenzione del Presidente e dei Consiglieri la presente Relazione
sull’attività gestionale svolta da questo E.R.S.U. nell’anno 2014.
Tutti gli uffici dell’Ente hanno rivolto il loro impegno preliminarmente all’espletamento dei compiti
legati ai fini istituzionali, prestando la dovuta attenzione ai cambiamenti ed aggiornamenti
normativi che sono derivati dalle opportune sedi legislative ed operando nel rispetto di una corretta
ed economica gestione delle risorse assegnate, oltre che nel rispetto dell’imparzialità dell’azione
amministrativa.
Sempre una particolare attenzione è stata posta al miglioramento della qualità dei servizi erogati
all’utenza studentesca ed all’efficienza dell’attività amministrativa, indirizzata verso la crescita delle
capacità manageriali dei dirigenti e dei responsabili.
LINEE GUIDA
L’osservanza delle Linee guida dettate dal Piano Regionale per il DSU 2013/2014 ha costituito il
percorso di tutta l’attività dell’ERSU.
Prima di illustrare l’attività che è stata strumento per il raggiungimento degli obiettivi assegnati
dal Consiglio di Amministrazione, si vuole porre l’ attenzione sulla sintesi del lavoro svolto
dall’Ente in relazione appunto ai dettati delle Linee guida :
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Diritto allo Studio
L’aggiornamento e approfondimento delle conoscenze della normativa vigente in materia di Diritto
allo Studio, con una particolare attenzione rivolta al Piano Regionale Annuale, sono state oggetto
di approfondita attenzione da parte dell’ ERSU, al fine di individuare le eventuali variazioni da
apportare ai bandi di concorso per la concessione dei benefici.
Per l’anno 2014 il Piano Regionale Annuale per il Diritto allo Studio è stato pubblicato con DGR n.
102 del 4/6/2014. Il Piano ha mantenuto tutte le novità introdotte già da tre Anni Accademici, es.:
con il fondo integrativo dello Stato saranno concesse le borse di studio comprensive anche della
parte in contanti; con i fondi derivanti dall’introito annuo della tassa regionale per il diritto allo
studio e dal finanziamento della Regione, si deve provvedere alla maggior copertura degli studenti
che sono rimasti idonei dopo la concessione delle borse di studio con l’importo derivante dal Fondo
integrativo dello Stato, procedendo, ove necessario, alla riduzione della quota in denaro;
obbligatorietà del consumo del primo pasto per gli studenti pendolari e del secondo per i fuori sede
e diversi parametri per la definizione dello studente fuori sede (tempi di percorrenza con mezzi
pubblici) che puntualmente è stato riportato nei bandi di concorso per la concessione di borse di
studio e degli altri benefici. In particolare la diversificazione della tipologia di borse di studio (borsa
in contanti e servizi / borsa di soli servizi), ha comportato l’elaborazione di nuove tabelle con
relativi importi borse; la modifica nella definizione di studenti fuori sede ha richiesto uno studio
approfondito delle distanze chilometriche percorribili con mezzi pubblici tra i comuni di residenza
degli studenti e le diverse sedi universitarie (Urbino, Pesaro, Fano).
In data 25/06/2014 sono stati approvati con deliberazione del Consiglio di Amministrazione i bandi
di concorso per la concessione dei previsti benefici per l’anno accademico 2014/2015 (borse di
studio e contributi ERASMUS; servizio alloggio; servizio mensa; Bando di concorso per
l’assegnazione dei posti letto riservati agli studenti diversamente abili) e nei termini stabiliti sono
stati messi a disposizione di tutti gli studenti, pubblicandoli integralmente nel sito internet
dell’E.R.S.U.
Per la gestione informatica delle domande sono intervenuti nuovi aggiornamenti al programma
consistenti soprattutto nella
realizzazione
del software relativo alla domanda on-line e nel
conseguente aggiornamento del programma di gestione DPCM/ABADAS, per renderlo conforme
alle scelte operate dalla regione con il Piano annuale e nella realizzazione di alcune funzioni
ritenute necessarie per migliorare l’operatività dell’intero sistema.
Passaggio dalla domanda on- line al modello unico regionale.
Nell’ottica di uniformità di trattamento a livello regionale di tutti gli studenti , per la presentazione delle
domande di borsa di studio, alloggio e mensa, il Consiglio di Amministrazione dell’Ente ha deliberato,
l’adesione al progetto che prevede l’utilizzo di un'unica piattaforma informatizzata per gli ERSU marchigiani.
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Per l’accesso alla domanda on line
registrazione;
unica regionale
è stata resa obbligatoria
l’autenticazione
è stato previsto anche un nuovo sistema di
con il sistema previsto dalla Regione Marche
denominato “Cohesion 2”.
A tal fine l’ERSU è stato
credenziali
nominato Ente Certificatore (RLA) e come tale autorizzato al rilascio delle
(username, password e PIN) necessarie per l’autenticazione al sistema Cohesion 2. Tutti i
dipendenti assegnati all’Ufficio Diritto alla Studio hanno partecipato ad un corso di formazione, tenutosi
presso i competenti uffici della regione Marche, per essere informati sulle modalità operative per il rilascio
delle credenziali.
Per facilitare la procedura di autenticazione e accesso alla nuova domanda online è stata realizzata una
breve guida ad uso dello studente pubblicata sul portale dell’ERSU di Urbino.
Nelle fasi di realizzazione e implementazione del progetto, l’ufficio è stato coinvolto nell’ analisi di confronto
tra la domanda on line già in uso all’ERSU di Urbino con quella proposta dalla regione Marche con l’obiettivo
di apportare, dove è stato possibile, le modifiche che potevano agevolare lo studente in fase di inserimento
dati e garantire contestualmente la compatibilità delle procedure di acquisizione dei dati con gli attuali
software di produzione delle graduatorie delle borse di studio e di gestione dei servizi. Le richieste/proposte
di modifiche sono state formulate tenendo conto anche di tanti anni di esperienza che l’ERSU di Urbino ha
maturato nell’ambito on line delle domande benefici. L’analisi e le proposte di modifica hanno riguardato in
particolare: le avvertenze sulle sanzioni per false dichiarazioni; la pagina dell’anagrafica, la pagina scelta
benefici, la pagina relativa alla carriera scolastica, con l’aggiornamento di tutti i dipartimenti, corsi
dell’Università degli studi di Urbino, Accademia, Isia e Conservatorio, il Codice ERSU
fondamentale per
l’ERSU di Urbino per la gestione dei servizi; la trascrizione degli estremi relativi al documento di
riconoscimento, la pagina relativa alla richiesta del contributo ERASMUS, la pagina del merito, la pagina
relativa alla dichiarazione ISEE/ISEEU – ISPEE/ISPEEU, la pagina relativa alla richiesta di alloggio,
adeguamento e implementazione delle tabelle (Comuni, dipartimenti, corsi di laurea, ecc.), la formulazione
di una utility per il controllo in tempo reale delle domande/dati dichiarati dallo studente.
In collaborazione con la ditta ABACO di Pesaro sono state analizzate le modalità di importazione dei dati
dalla domanda on line sul software di gestione ABADAS attualmente utilizzato dall’ERSU di Urbino e il
protocollo automatico delle domande con il sistema Paleo.
Prima della pubblicazione sul sito sono stati effettuati numerosi test e collaudo dell’affidabilità del
programma relativo alla domanda on line, anche in presenza di un elevato numero di accessi al programma
stesso e alla protocollazione automatica.
L’Ufficio periodicamente ha inviato agli addetti al SIS tutte le novità riguardanti i Link di competenza (bandi,
pagamenti, news ecc.) al fine di tenere sempre aggiornato il sito WEB.
Il rapporto di collaborazione con l’Università finalizzato alla trasmissione dei dati relativi alla carriera
dello studente, è di fondamentale importanza per l’accertamento della veridicità di quanto dichiarato dagli
studenti con l’autocertificazione. Tale attività costituisce un presupposto indispensabile per una corretta
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pubblicazione delle graduatorie nei tempi previsti dai bandi e per l’attivazione dei servizi in tempo utile
dall’inizio dell’anno accademico.
Con riferimento al software di gestione dei dati denominato ABADAS, anche, nel corso dell’ anno 2014 è
stata controllata la funzionalità tecnica della procedura di importazione dei dati dal data base dell’Università
e sono stati comparati i dati dichiarati dallo studente con quelli provenienti dal data base dell’Università.
Dopo la pubblicazione della graduatoria definitiva, in collaborazione con l’Università degli Studi sono stati
eseguiti i controlli sui dati relativi all’iscrizione ed al merito scolastico, alcuni studenti sono stati esclusi dalla
borsa di studio per non essersi iscritti nei tempi previsti dal bando di concorso.
Entro le date previste dai relativi bandi di concorso per borsa di studio
(03/09/2014 per gli
studenti che si iscrivono al primo anno ed agli anni successivi al primo di un corso di una laurea
triennale, specialistica/ magistrale o a ciclo unico e il 03/12/14 per gli studenti che si iscrivono al
primo anno dei corsi di specializzazione e dottorato di ricerca) sono state presentate 2.468
domande di borsa di Studio di cui n. 1.439 compilate e trasmesse esclusivamente on line senza
l’invio del cartaceo e n. 1.029 compilate on line e successivamente seguite dalla spedizione della
domanda cartacea.
Con la determina N. 164 del 19/09/2014 sono state pubblicate la graduatorie provvisorie delle
borse di studio sulla base dei fondi quantificati per l’anno precedente. Entro i termini previsti dal
bando di concorso sono state presentate 133 istanze di riesame inerenti, la maggior parte, la
condizione di merito, di cui 91 accolti (Det.176 del 17/10/2014) e 42 respinti (Det.177 del
17/10/2014).
Con la determina n. 191 del 31/10/14 sono state pubblicate le graduatorie definitive.
I fondi disponibili per la concessione delle borse di studio
per l’anno accademico 2014/2015,
calcolati sulla base dei fondi storici a.a. 2013/14, sono stati quantificati in € 3.478.879,86, escluse
le riserve previste dal bando di concorso. A seguito dell’elaborazione delle graduatorie sono
risultati vincitori di borsa di studio 1260 studenti e 771 sono rimasti idonei-non beneficiari.
Il numero elevato degli studenti rimasti idonei non beneficiari per mancanza di fondi ha sollevato
la protesta degli studenti stessi i quali si sono costituiti in “Assemblea permanente per il diritto allo
studio”.
Dopo vari incontri e manifestazioni di protesta gli stessi hanno presentato al Consiglio di
Amministrazione un documento in cui si chiedeva all’ERSU ed alla Regione Marche l’adempimento
dei propri compiti istituzionali, e cioè “garantire l’uguaglianza sostanziale degli studenti attraverso
l’erogazione totale delle borse di studio”.
Il Consiglio di Amministrazione con
Delibera n. 65 del 09/10/2014 si faceva interprete delle
sollecitazioni degli studenti chiedendo alla Regione Marche un finanziamento straordinario, per
consentire all’Ente di concedere la borsa di studio per l’anno accademico 2014/2015 a tutti gli
studenti rimasti idonei per mancanza dei fondi.
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Raggiunto l’accordo tra lo Stato e le Regioni per il riparto del Fondo Integrativo dello Stato per
l’anno 2014 e valutato l’importo spettante alla Regione Marche, in data 10/12/2014, con prot. n.
0871504, è stata trasmessa dalla Regione stessa all’ERSU di Urbino l’ipotesi di riparto del fondo
integrativo statale anno 2014 tra gli ERSU delle Marche.
A seguito dell’esame dei conteggi relativi all’ipotesi di riparto il Consiglio di Amministrazione ha
deliberato in data 17/12/2014, n. 76, l’assestamento delle graduatorie definitive delle borse di
studio nonostante la mancanza di ufficialità del riparto tra le regioni: a tutt’ oggi deve essere
adottato
il relativo DPCM che consentirà al
decreto regionale, emanato sotto condizione, di
esplicare i suoi effetti per quanto riguarda il riparto tra gli Enti per diritto allo studio (ERSU). Le
somme complessivamente ripartite sono state quantificate in
€ 6.697.422,31, escluse le riserve
previste dal bando.
Per la formulazione delle graduatorie si è tenuto conto del principio stabilito dall’art. 15, comma
3, della deliberazione n. 102 del 10/06/14 della Regione Marche, in base al quale i fondi regionali
concorrono, dopo l’utilizzo della quota statale del Fondo di Intervento Integrativo per borse di
studio universitarie, alla maggiore copertura possibile degli idonei operando, ove necessario, anche
la riduzione della quota in denaro. Pertanto
con il Fondo Integrativo dello Stato sono state
concesse le borse di studio comprensive anche della parte in contanti a 1084 beneficiari e con i
fondi regionali (fondi derivanti dall’introito annuo della tassa regionale per il diritto allo studio, per
l’iscrizione all’albo professionale e dalle risorse regionali sul capitolo specifico per borse di studio
per studenti universitari) sono state attribuite le borse di studio in servizi ed il 50% della quota in
contanti ad ulteriori 900 beneficiari, poiché la disponibilità finanziaria non è stata comunque
sufficiente a coprire per intero gli importi in contanti previsti dall’art. 12 del bando di concorso.
I nuovi fondi hanno così permesso la copertura totale degli aventi i requisiti per un totale di 1984
borse concesse per l’a.a. 2014/15; sono rimasti esclusi 483 studenti poiché non erano in
possesso dei requisiti previsti dal bando di concorso.
Tutti gli studenti regolarmente iscritti ai corsi di laurea dell’Università degli Studi, dell’Accademia di
Belle Arti, dell’ISIA, e Conservatorio G. Rossini e altri utenti aventi titolo in base agli atti
convenzionali, complessivamente circa 16.000 utenti, sono stati abilitati ad usufruire del servizio
mensa. Sono state valutate 1.956 richieste di alloggio.
Per l’inizio dei corsi (mese di Ottobre 2014) sono stati assegnati complessivamente, comprese le
rinunce, n. 1.388 posti alloggio (compresi Pesaro). Nel numero complessivo dei posti
attribuiti sono compresi 13 alloggi assegnati agli studenti diversamente abili, n. 325 a
pagamento, di cui n. 53 alloggi a studenti laureandi.
Per comunicare con l’utenza sono stati utilizzati gli SMS e le e-mail con notevole risparmio di
tempo e della spesa telefonica.
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Nei termini prescritti dal bando di concorso e del piano regionale, è stato predisposto l’atto,
(determina n 215/14), per il pagamento della prima rata equivalente al
50% della parte in
contanti della borsa di studio agli studenti dichiarati vincitori, con le risorse derivanti dal Fondo
integrativo Statale; sul programma DPCM sono state generate le scadenze con i relativi importi
ed è stato trasmesso all’Ufficio Attività Finanziaria un file TXT per la predisposizione dei mandati di
pagamento.
Per gli studenti iscritti per l’anno accademico 2013/14 al primo anno di corso, è stato predisposto
il modello di autocertificazione con il quale hanno potuto attestare il raggiungimento dei crediti
necessari per il pagamento della seconda rata della borsa di studio; tale attività ha consentito,
quindi, agli uffici preposti di effettuare il pagamento con un congruo anticipo rispetto al termine
fissato dal bando del 10/08/2014.
La spesa complessiva relativa alla concessione delle borse di studio per l’anno accademico
2014/2015 compresi i servizi, è stata di €. 6.662.117,94, (alla data del 31/12/2014).
Per l’anno accademico 2013/14 con determina n. 231 del 23/12/2014 sono state revocate
per mancanza merito
n. 71 borse di studio per una somma complessiva di € 147.888,82 Le
revoche, in oggetto si riferiscono agli studenti iscritti al primo anno di corso nell’anno accademico
2013/2014 che alla data del 30/11/2014 non hanno maturato i crediti necessari per il
mantenimento del beneficio. Gli importi
da recuperare (contante e servizi) a seguito del
provvedimento di revoca sono stati quantificati in € 52.802.36. Gli studenti che non hanno
provveduto al rimborso di quanto dovuto, nei termini stabiliti dalla determina di revoca sono stati
inviati all’Ufficio legale dell’Ente al fine di adottare i relativi provvedimenti di recupero.
Con determina n. 224
5.374,55, per tutti
del 15/12/2014
sono stati effettuati i conguagli
per un importo di €
gli studenti risultati vincitori con assegnazioni successive alla graduatoria
definitiva nell’a.a. 2013/14.
Per l’anno accademico 2014/2015 è proseguito il progetto relativo alle collaborazioni part-time
degli studenti. Il D. Lgs 68/2012 consente agli enti per diritto allo studio di disciplinare con propri
regolamenti le forme di collaborazione degli studenti ad attività connesse ai servizi, resi anche dai
collegi non statali legalmente riconosciuti, con esclusione di quelle inerenti alle attività di docenza,
allo svolgimento degli esami, nonché all'assunzione di responsabilità amministrative. In ogni caso
le collaborazioni attivate in base al bando di concorso approvato dall’Ente, non configurano in
alcun modo un rapporto di lavoro subordinato e non danno luogo ad alcuna valutazione ai fini dei
pubblici concorsi; non possono in nessun caso interferire con il normale svolgimento dell’attività
didattica cui lo studente è tenuto.
Finora questo servizio, gestito dall’Università, era riservavo ai soli iscritti presso le facoltà
dell’Università degli studi di Urbino; l’Ersu ha ritenuto di dover ampliare, dall’anno solare 2014,
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questa nuova esperienza, dando la possibilità a tutti gli studenti iscritti sia all’Università che ai corsi
dell’ISIA, dell’Accademia di Belle Arti, e del Conservatorio Rossini di Pesaro.
Con
la pubblicazione della determina n. 24 del 28/1/2014, relativa alla Pubblicazione delle
graduatorie
per il conferimento agli studenti di collaborazioni a tempo parziale nei servizi
dell’ERSU di Urbino, è stata data piena attuazione al servizio Part-time.
Hanno partecipato alle selezioni gli studenti iscritti in regolare corso di studio più un anno fuori
corso.
In base alle specifiche necessità dell’Ente sono stati individuati n. 7 settori di competenza.
In applicazione di quanto programmato sono state attivate le procedure per la selezione relative
alle sette aree previste dal bando, alle quali potevano partecipare tutti gli studenti iscritti ai corsi
di laurea non solo dell’Università degli Studi (attivati a seguito delle leggi di riforma degli
ordinamenti didattici - Decreto MURST 3 novembre 1999, n. 509, Decreto MIUR 22 ottobre 2004,
n. 270), ma anche ai corsi di laurea dell’ISIA dell’Accademia di Belle Arti, e del Conservatorio
Rossini di Pesaro. Per le aree Informatica, finanziaria e linguistica sono stati predisposti dei test a
risposta multipla ed è stato organizzato, con un’insegnante di lingua madre inglese, un colloquio
per verificare l’idoneità degli studenti a svolgere collaborazioni presso determinati Uffici dell’Ente.
Sono pervenute n. 456 domande e dopo la selezione sono risultati idonei n. 417 studenti.
I risultati dei test sono stati riportati nei verbali e controfirmati dai membri delle commissioni che
hanno presieduto le prove. Successivamente con determina n. 24 del 28/01/2014 è stata elaborata
una graduatoria per ogni area di competenza (suddivisa tra anni successivi e primo anno) sulla
base di criteri di merito e della condizione economica.
Sono sempre in funzione gli sportelli informativi dell’ E.R.S.U. di Urbino presso le sedi decentrate
dell’Università degli Studi di Pesaro e Fano, con lo scopo di fornire l’assistenza agli studenti iscritti
ai corsi di laurea dell’Università degli Studi di Urbino e del Conservatorio “Rossini”, affinché
usufruiscano degli stessi servizi e con le stesse modalità previste per gli iscritti ai corsi di laurea
della sede centrale di Urbino, specialmente nei periodi di consegna delle domande benefici nonché
per far fronte a tutte le necessità di front-office: informazioni, consegna tessere studenti, invio
domande benefici,
vendita di buoni pasto per usufruire del servizio mensa e controllo della
gestione, affrontati e risolti tutta una serie di problemi in merito all’assegnazione degli alloggi.
L’art. 14 del bando di concorso stabilisce che l’Ente rimborsa la quota mensa a tutti gli studenti
beneficiari di borsa di studio iscritti
ai corsi delle sedi distaccate dell’Università degli Studi di
Pesaro e Fano e Conservatorio “G.Rossini” di Pesaro.
L’art. 14 del bando di concorso determina, inoltre, che gli studenti fuori sede beneficiari di borsa
di studio, non alloggiati presso le strutture abitative dell’Ente per mancanza di posti liberi,
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situazione che si verifica presso la sede distaccata di Fano, dovranno presentare entro la data del
15 Ottobre 2014 copia del contratto di affitto stipulato con il locatore per il periodo non inferiore a
10 mesi al fine di ottenere la liquidazione della quota alloggio della borsa stessa. Gli studenti iscritti
nella sede universitaria di Fano, dopo verifica della presentazione di un contratto a titolo oneroso
per almeno 10 mesi, sono stati
rimborsati della quota alloggio prevista dalla borsa di studio
(Determina 215 del 09/12/2014).
L’attività svolta
dall’Ufficio di Pesaro, dimostra che il medesimo è un punto di riferimento
importante per tutti gli studenti iscritti ai corsi di laurea delle sedi universitarie decentrate. L’attività
svolta presso le due sedi ha riscosso un giudizio positivo anche tra il corpo docente.
E’ stato concesso un contributo denominato Fondo di Solidarietà agli studenti che si trovano in
disagiate condizioni economiche. Per l’anno accademico 2013/2014 con diversi atti (Delibere n. 40
del 28/04/14 -Determine n. 134 del 05/08/2014), sono stati concessi n. 46 contributi straordinari,
a studenti vari, per una spesa complessiva di di €. 25.418,50.
Nella determina di concessione di contributi straordinari è previsto un contributo straordinario agli
studenti diversamente abili che non hanno ottenuto la borsa di studio. La concessione in
oggetto è vincolata al possesso dei requisiti di reddito e/o patrimonio richiesti per la borsa di studio
e ad un requisito di merito minimo.
Per l’anno accademico 2013/2014
sono stati mantenuti, inoltre,
n. 4 computer portatile e
mantenuti attivi n. 9 collegamenti Internet nelle rispettive camere.
Presso il Collegio La Vela sono gestite n. 9 camere , con relativi bagni, per studenti disabili in
carrozzina e una saletta multimediale con quattro postazioni internet a fianco della portineria.
Con la determina n. 32 del 13/02/2014 per l’a.a. 2013/14 è stata integrata la borsa di studio a n. 6
studenti diversamente abili per l’acquisto di protesi e supporti che agevolino l’attività didattica per
un importo complessivo di €. 6.136,81.
Con delibera n. 52 , del 25/06/14, il Consiglio di Amministrazione dell’E.R.S.U.
di Urbino ha
approvato, per l’anno accademico 2014/15, il bando di concorso per la concessione degli alloggi
agli studenti diversamente abili iscritti all’Università degli Studi, dell’Accademia di Belle Arti,
dell’ISIA di Urbino e del Conservatorio G. Rossini di Pesaro.
Con determina n. 178 del 17/10/2014 è stato liquidato a n. 9 studenti partecipanti al programma
ERASMUS/SOCRATES il saldo (30%) del contributo per l’a.a. 2013/14. La spesa sostenuta è
stata pari a €. 3.537,00
Sempre per il programma ERASMUS/SOCRATES, in base alla normativa stabilita dal bando di
concorso sono state valutate tutte le nuove richieste di contributo presentate dagli studenti
beneficiari di borsa di studio. Per l’anno accademico 2014/15 sono stati concessi n. 8 contributi
Erasmus. Con determina n. 218 del 08/12/2014 è stato liquidato l’anticipo (70%) del contributo
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relativamente all’anno accademico 2014/15. La spesa sostenuta relativa all’anticipo 70% del
contributo è stata pari a €. 7.938,00.
Con determina n. 219 del 10/12/2014 sono state
quantificate le somme contanti spettanti a
ciascuno studente per i servizi non goduti gratuitamente in conto borsa in quanto partecipanti al
programma ERASMUS. Il rimborso dei servizi non goduti in conto borsa è stato pari a €. 71.757,13.
Il servizio per gli Accertamenti Fiscali consiste nel controllo delle autocertificazioni prodotte
dagli studenti, in particolare per gli aspetti relativi alla condizione economica ed alla composizione
del nucleo familiare, ricorrendo al metodo della verifica con controlli annuali a campione su almeno
il 40% degli studenti beneficiari dei servizi e degli interventi non destinati alla generalità degli
studenti.
Nelle more della graduatoria definitiva sono stati svolti con la banca dati dell’INPS gli accertamenti
sui valori ISEE dichiarati dagli studenti idonei alla borsa di studio nelle graduatorie provvisorie.
In relazione ad alcune note trasmesse alla regione Marche da altri Enti per il Diritto allo studio
Universitario (ERSU), circa le modalità di applicazione della normativa vigente in materia di
accertamenti sulla condizione economico patrimoniale degli studenti, beneficiari delle prestazioni
sociali agevolate non dirette alla generalità degli studenti,
L’ERSU di Urbino
ha trasmesso
all’Ufficio competente della regione Marche una relazione con la quale si evidenziava la necessità di
un analisi dei testi normativi vigenti per decretare una corretta interpretazione dei testi stessi e
stabilire, conseguentemente, una uniformità di comportamento su tutto il territorio regionale. La
Regione in data 23 gennaio 2013 ha trasmesso a questo Ente il proprio parere in ordine agli
accertamenti
sulla
condizione
economico/patrimoniale
dello
studente
e
la
conseguente
applicazione delle sanzioni amministrative in caso di dichiarazioni mendaci.
Nel corso dell’anno 2014, inoltre, sono state revocate n. 4 borse di studio a seguiti di accertamenti
fiscali, per un importo di €. 3.340,88 e sono in corso i procedimenti per altri atti di revoca della
borsa di studio.
Anche nei confronti di tutti gli studenti iscritti al primo anno di corso, ai quali è stata concessa la
borsa di studio, sono stati effettuati i controlli del numero degli esami richiesti per il mantenimento
della stessa ed agli studenti che non hanno conseguito il merito richiesto è stato revocato il
beneficio. Con tale provvedimento è stato quantificato il valore dei servizi effettivamente fruiti e le
somme eventualmente percepite che ogni studente deve rimborsare.
Per l’anno accademico 2013/14 con determina n. 231 del 23/12/2014 sono state revocate per
mancanza merito n. 71 borse di studio per una somma complessiva di € 147.888,82. Le revoche
in oggetto si riferiscono appunto agli studenti iscritti al primo anno di corso nell’anno accademico
2013/2014, che alla data del 30/11/2014 non hanno maturato i crediti necessari per il
mantenimento del beneficio. Gli importi già usufruiti e da recuperare (contante e servizi) a seguito
12
del provvedimento di revoca sono stati quantificati in € 52.802.36. I nominativi degli studenti che
non hanno provveduto al rimborso di quanto dovuto nei termini stabiliti dalla determina di revoca,
sono stati inviati all’Ufficio legale dell’Ente al fine di adottare i relativi provvedimenti di recupero.
Con la Procura della Repubblica di Urbino ci sono stati continui contatti per l’invio di chiarimenti e
documenti per il trattamento delle pratiche pendenti presso la Procura stessa.
Servizio Ristorazione e Servizio Alloggi.
Servizio Ristorazione.
Nel corso dell’anno 2014 l’organizzazione del servizio ha mantenuto le caratteristiche già attivate
da due anni a questa parte, gradite dagli studenti ed utili all’ente per una razionalizzazione del
personale e dei costi. Alla Ristorazione del Tridente sono rimaste attive una linea di distribuzione
per il pasto tradizionale ed una per il Cibus (pasto veloce), aperte a pranzo e a cena dal lunedì al
venerdì, mentre il sabato e la domenica è stata attiva la sola linea del tradizionale; alla
Ristorazione Duca , per l’ora del pranzo, sono state aperte due linee per il pasto tradizionale ed
una per il Cibus, mentre per il turno serale è stato inserito un menù della linea tradizionale ridotto,
comprendente due primi e due secondi ripresi dal menù del pranzo sia della linea tradizionale che
della linea Cibus, consentendo così di mantenere aperta la mensa la sera con un numero minimale
di personale. I sabati e le domeniche la mensa Duca è stata chiusa sempre dal momento che
vengono richiesti meno pasti per il calo del flusso dei pendolari nel fine settimana quando le
lezioni sono sospese e l’utenza è stata dirottata alla mensa Tridente, consentendo così un
maggiore utilizzo della stessa ed un maggior risparmio per l’ente.
Presso le ristorazioni di Urbino sono stati erogati complessivamente n° 524.402 pasti registrando
un incremento rispetto all’anno 2013 in cui sono stati erogati n° 521.209 pasti. Anche per l’ a.a
2013/2014 ai vincitori di borsa di studio sono stati attribuiti due pasti al giorno gratuiti.
I pasti da asporto sono stati n° 66.144 registrando un incremento medio dell’ 2,28% circa rispetto
all’ anno precedente (al Campus l’incremento è stato del 23,5%, al Tridente del 4,00% mentre al
Duca c’è stata una flessione del 4%) e confermando una maggior incidenza nel turno serale e
presso la Ristorazione Tridente.
Le mense sono state aperte complessivamente per 344 giorni.
Nel periodo estivo al fine di consentire in maniera ottimale l’attività convegnistica concentrata
prevalentemente nel mese di Luglio è stata attuata una programmazione delle ferie del personale
articolata in tre turni di 21 giorni ciascuno a decorrere dal 4° Luglio e fino al 5 settembre 2014,
garantendo in tal modo un congruo periodo di riposo al personale e al tempo stesso una dotazione
organica sufficientemente adeguata alle necessità del servizio.
13
Il servizio ristorazione ed il servizio bar presso il Campus Scientifico, affidati dal mese di ottobre
2011 alla ditta che ha vinto l’appalto ha confermato l’elevato gradimento da parte dell’utenza: sono
stati erogati complessivamente n° 54.752 pasti di cui 45.174 completi e 9.233 ridotti per una
spesa complessiva di €. 324.6088,56 + IVA. con determina n° 100 del 06.06.2014 sono stati
stabiliti i nuovi prezzi del pasto decurtandoli della spesa per l’energia elettrica a partire dall’inizio
della convenzione.
Nell’anno 2014 le tariffe del pasto sono rimaste invariate rispetto all’anno precedente: €. 5,00 per
il pasto completo ed €. 2,60 per il Cibus per gli studenti, €. 10,00 per il pasto completo ed. 6,00
per il Cibus per i docenti,
€. 11,00 per il pasto completo ed €. 6,50 per il pasto Cibus per i
convenzionati; è stata mantenuta la possibilità di abbonamento pasti prepagati per i docenti: 15
pasti Cibus ad €. 50,00 - 10 pasti completi ad €. 80,00 e 5 pasti ridotti ad €. 35,00:
complessivamente sono stati venduti n° 84 abbonamenti Cibus per un ricavo di €. 4.200,00 e n°
58 abbonamenti per pasti completi con un ricavo di €. 4.640,00.
Al bar del Tridente è proseguita la gestione da parte della Ditta incaricata a seguito di gara; il
gradimento da parte dell’utenza è andato aumentando nel corso dell’anno ed il servizio è stato
modulato per quanto riguarda gli orari di apertura in base alle esigenze evidenziate.
Il servizio di colazioni comprese nella tariffa del pernottamento, attivo presso il Collegio del Colle e
presso il Collegio Internazionale è proseguito per tutto l’anno registrando un notevole gradimento
tra gli ospiti delle due strutture; la tariffa, compresa nel pernottamento. nel periodo estivo è stato
attivato, come consuetudine negli ultimi anni, il servizio di colazioni all’inglese in concomitanza
dell’attività convegnistica e della presenza di studenti stranieri. Nel 2014 sono state erogate n°
49.765 colazioni agli studenti e n° 2.694 colazioni ai docenti, n° 8.055 colazioni a utenti diversi in
occasione di convegni, per complessive 60.514 colazioni.
L’ attività convegnistica e gli interventi correlati, di volta in volta richiesti nel corso dell’anno, sono
stati garantiti secondo il calendario e gli ordini di servizio e sono stati effettuati, come in passato,
sia presso le strutture dell’ente che all’esterno: in questo caso gli interventi sono stati effettuati
dalla Ditta vincitrice dell’appalto al Campus, con il coordinamento del servizio ristorazione.
Tenuto conto della maggior affluenza, in particolare al Duca, nel turno del mattino e della
modifica apportata al menù serale della suddetta struttura, la distribuzione del personale è stata
caratterizzata da un rafforzamento dell’organico dei turni del mattino ed una costante verifica delle
situazioni quotidiane per un ottimale utilizzo delle risorse umane, calibrato sulle esigenze di volta
in volta rilevate.
Allo scopo di
uniformare i servizi delle due mense è stata messa in atto una rotazione del
personale tra le due strutture a partire dai Capo cuoco compreso il personale di cassa e ciò ha
permesso di mettere in evidenza differenze di metodologia ed organizzazione del lavoro che si è
cercato di eliminare.
14
Come più sopra accennato per ovviare alla carenza di organico e soprattutto alle file che si
creavano al self nelle giornate di sabato e domenica causando anche prolungamenti di orario, con
delibera n° 63 del 10.09.2013 è stato approvato il bando per la formazione di una graduatoria tra
gli studenti iscritti per l’a.a. 2013/2014 ai corsi universitari da utilizzare part-time per l’attività di
distribuzione pasti per massimo di 200 ore ciascuno ad €. 7,50 l’ora: complessivamente nell’ anno
2014 sono stati utilizzati n° 10 studenti per una spesa complessiva di €. 10.620,00: l’esperienza si
è rivelata certamente valida per gli studenti, piuttosto complicata nella organizzazione, tenendo
conto dei limiti nelle mansioni e negli orari che la situazione imponeva, per il servizio.
E’ continuato da parte del personale l’impegno nell’incentivare la raccolta differenziata da parte
dell’utenza, facilitata con l’installazione nelle mense di compattatori per la raccolta del
compostabile (organico, piatti posate, bicchieri e tovaglioli) e di altri contenitori per la raccolta
delle altre tipologie di rifiuti (vetro, plastica, lattine).
Sono state predisposte postazioni informatiche per i capo cuochi necessarie sia per l’elaborazione
della spesa settimanale, per il controllo delle giacenze e per le registrazioni previste dal manuale di
corretta prassi igienica. Per quanto concerne i monetizzatori la ditta fornitrice ha provveduto ad
aggiornarli a seguito della emissione delle nuove banconote da €. 5,00; complessivamente tramite
i monetizzatori situati presso le Ristorazioni Duca e Tridente sono stati incassati €. 327.496,00
mentre l’incasso complessivo effettuato direttamente dal personale di cassa (compreso il Campus
Scientifico) ammonta ad €. 33.569,90.
Nell’espletamento delle gare per l’assegnazione delle forniture di materie prime alimentari per
l’anno 2015 sono stati elaborati capitolati tecnici, in collaborazione con il Servizio Acquisti e Gare,
ponendo particolare attenzione ai prodotti locali, tipici e di produzione biologica con l’intento di
migliorare la qualità dei prodotti e contenere la spesa, in sintonia con gli obiettivi del Green Public
Procurement.
Come negli anni passati è stata garantita la massima collaborazione con il Servizio Magazzino per
la verifica delle merci al momento della consegna da parte dei fornitori.
E’ stata rinnovata la convenzione con l’Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell’Umbria e delle
Marche per la consulenza per la corretta applicazione della prassi igienica; anche nel 2014 l’attività
ha compreso le verifiche periodiche con i relativi esami di laboratorio,
l’attività formativa, la
revisione del manuale e analisi richieste su alcuni prodotti per accertarne la conformità.
Con l’Istituto è stato effettuato inoltre uno studio sulla shelf life dei cibi cotti con il metodo cook
and chill secondo il metodo tradizionale e applicando la cottura sotto vuoto e/o a basse
temperature, metodologie applicate nel sistema di cottura centralizzata.
15
Servizio alloggi.
Nell’anno 2014 i collegi universitari (esclusi
collegio Colle foresteria e collegio Internazionale),
hanno fornito 384.685 pernotttamenti, con un incremento di 8.429 (pari al + 2.24%) rispetto ai i
376.256 del 2013 : tale cifra comprende la normale attività didattica della Università degli studi di
Urbino, i pernottamenti relativi ai Convegni (colle escluso), alle Partnership, nonché di quelli riferiti
ai partecipanti al corso estivo per stranieri, organizzato dalla nostra Università.
Il miglior
andamento dei pernottamenti rispetto al 2013 trova conferma nella occupazione di oltre il 96% nel
periodo ottobre/giugno con punte del 99% e 100% nei collegi Serpentine e Casa della
Studentessa; lo stesso collegio del Campus, pur dislocato fuori città, da qualche anno conferma
una buona occupazione di posti letto, mai al di sotto dell’85% sempre nel periodo ottobre/giugno.
Larga parte delle presenze sono dovute agli studenti beneficiari di borsa di studio, in numero
superiore rispetto all’anno precedente in quanto tutti coloro che ne avevano i requisiti di merito e
di reddito, sono stati soddisfatti; tutto ciò non ha impedito comunque di assegnare anche molti
posti letto a pagamento.
La segreteria studenti è stata molto impegnata per soddisfare le varie assegnazioni dei posti letto,
rispondendo sempre con prontezza e positivamente a tutte le richieste pervenute. Da sottolineare
che il giorno di ingresso in collegio per i nuovi beneficiari del nuovo anno accademico è stato
fissato nella giornata di domenica 5 ottobre 2014 con orario no-stop fino alle ore 19.00 al fine di
permettere ai famigliari di accompagnare i propri figli a Urbino in una giornata festiva.
Istituzione Servizio TUTOR.
Per migliorare ed agevolare l’accoglienza, la conoscenza del Regolamento, l’accompagnamento e
l’integrazione degli studenti, a cominciare dalle matricole, è stata mantenuta la figura dello
studente Tutor. Il Tutor rappresenta un punto di riferimento a cui lo studente può rivolgersi in
qualsiasi momento, all’interno della sua residenza universitaria. Dal momento che gli studenti
alloggiano in varie strutture residenziali, sono stati istituiti
situati
cinque Tutor all’interno dei collegi
al colle dei Cappuccini di Urbino. Gli studenti Tutor hanno mantenuto un
costante
collegamento con il responsabile degli alloggi e stabilito anche una stretta collaborazione con il
docente Tutor che risiedeva al collegio del Colle. Nell’arco dell’anno sono state svolte 15
manifestazioni (alcune delle quali a scansione periodica con tematiche diverse) che si sono svolte
alternativamente nelle aule esterne del collegio del Tridente e nel teatro del collegio della Vela. Da
ricordare la proiezione di film e relativo dibattito in occasione della Giornata della Memoria, della
Festa della Donna, rassegne cinematografiche a tema, presentazioni di libri e infine la proiezione di
incontri di calcio come la finale di Champion League e i Mondiali di Calcio. In particolare va
sottolineato come le manifestazioni svolte alla Vela hanno trovato un unanime consenso da parte
degli studenti disabili, tutti alloggiati in questo collegio.
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Nel 2014, le
strutture ricettive, hanno ospitato n. 26 disabili ai quali è stata garantito, per
particolari esigenze e necessità degli stessi, un più frequente intervento anche del personale
amministrativo del settore “Segreteria studenti”, oltre che di quello di portineria e di pulizie. Al fine
di migliorare il soggiorno a tali studenti, alloggiati all’ottavo livello del collegio della Vela, si è
provveduto all’allargamento delle porte di alcune stanze (comprese quelle dei servizi igienici)
affinché all’interno delle stesse fosse più agevole muoversi con la sedia a rotelle; inoltre, per
permettere loro di avere un proprio spazio per lo studio privo di barriere architettoniche è stata
appositamente risistemata una parte della superficie del soggiorno sempre dell’ottavo livello.
Per una migliore ed effettiva applicazione del Regolamento interno delle Strutture abitative, da
parte degli ospiti alloggiati nonché per un’adeguata tenuta dell’arredo ed una reale conoscenza
delle norme della vita comunitaria, specialmente da parte di ospiti stranieri (Erasmus e
convegnisti), è stato istituito un controllo periodico e/o quotidiano delle camere e degli spazi
comuni. Attraverso il personale amministrativo dei collegi sono stati effettuati controlli finalizzati
soprattutto a un corretto smaltimento dei rifiuti attraverso la raccolta differenziata e al controllo del
divieto di fumo. In particolare dai questionari distribuiti agli studenti è emerso come il 90% di loro
sia uso a fare la raccolta differenziata e in effetti tale dato è stato poi confermato dall’assenza di
sanzioni amministrative nel 2014 nei confronti degli studenti che non provvedevano al regolare
smaltimento dei rifiuti, a differenza del 2013 dove le sanzioni non erano certamente mancate.
Tenuto conto dell’esperienza degli anni passati che aveva confermato la tendenza di alcuni
studenti stranieri partecipanti al progetto Erasmus ad essere particolarmente esuberanti nelle ore
notturne e poco puntuali nei pagamenti, dal nuovo anno accademico, ottemperando ad una
delibera consigliare è stato imposto, per l’ assegnazione delle stanze, un’ intransigente divisione
per blocco al fine di evitare che si formassero intere aree di studenti stranieri; anche per il
problema dei pagamenti è stato imposto loro un versamento anticipato pari a tre mensilità di
alloggio. Al momento queste decisioni si dimostrano estremamente efficaci.
Nel corso del 2014 è stata effettuata una costante e continua opera di controllo e vigilanza
affinché gli ospiti alloggiati rispettassero il regolamento dei collegi universitari, in particolare per la
corretta tenuta dei beni e attrezzature in loro dotazione, il rispetto delle normali norme di vita
comunitaria ed il corretto smaltimento dei rifiuti: anche in questa direzione sono andati i controlli
effettuati tramite il personale dell’Ente ed il Servizio di Vigilanza notturna.
Alla data del 31 dicembre 2013 restavano da riscuotere €65.637,31
relativi a rette alloggio
arretrate. Attraverso un intervento capillare, tramite comunicazioni orali e scritte, è stata
recuperata parte dei crediti vantati e alla data del 31 dicembre 2014 i crediti da riscuotere
ammontavano a € 57.027,06: il recupero è stato per ora pari ad € 8.500,00 circa ( - 13%).
Allo scopo di contenere dove possibile le spese di gestione è continuata, al pari del 2013, la
mancata consegna della nostra biancheria agli studenti, informandoli ovviamente preventivamente
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che l’Ente non avrebbe fornito la biancheria da camera. Le portinerie sono state comunque dotate
di nuovi cuscini che potevano essere acquistati da chi ne faceva richiesta al costo di 5 euro
cadauno e a tale proposito nel corso del 2014 sono stati incassati circa € 300,00. Sempre
nell’ottica del contenimento dei costi, nel periodo estivo, tenuto conto degli ospiti alloggiati, sono
stati chiusi la Casa della Studentessa, il collegio della Vela e il Campus Scientifico per essere
riaperti nella seconda metà di settembre 2014, in concomitanza del ritorno dei nostri studenti e dei
nuovi arrivi degli studenti “Erasmus”. Inoltre, sempre nell’ottica del contenimento dei costi, è stato
abolito nel 2014 il servizio di vigilanza della sala studio del Collegio Internazionale che nell’anno
2013 aveva impegnato 8 studenti part- time con un costo complessivo di € 12.000; la sorveglianza
è stata comunque garantita grazie alla disponibilità del personale di portineria di tale collegio
permettendo cosi’ il citato risparmio.
Nel corso del 2014 le richieste di spazi provenienti dagli studenti sono state ben 175, contro le
162 del 2013 e tra queste, alcune anche per più periodi. Le istanze sono state per attività teatrali,
per assemblee studentesche, per conferenze, per incontri sindacali, per spettacoli, per buffet di
compleanno e di laurea, per attività associative, ricreative e cineforum, manifestazioni degli
studenti tutor,
lezioni universitarie. I suddetti spazi, grazie alla preziosa collaborazione del
personale delle pulizie, sono poi sempre stati puliti e resi disponibili per gli impegni successivi. Il
personale amministrativo e talvolta anche quello di portineria hanno accompagnato anche vari
gruppi, organizzatori di convegni e scolaresche nell’ambito della attività di Orientamento che erano
in visita ai collegi.
Con lo scopo di migliorare la viabilità del traffico automobilistico (soprattutto nelle ore notturne)
nelle strade interne dei collegi, si è provveduto al controllo degli accessi di tutti i mezzi, attraverso
la messa la messa in opera di barre di chiusura e cancelli; in particolare in determinati punti è
stato consentito l’accesso ai soli mezzi di servizio evitando il congestionamento del traffico che in
alcuni casi aveva impedito un regolare e pronto accesso ai mezzi di soccorso, ma soprattutto si è
andati incontro ad alcuni suggerimenti che erano venuti dalle forze dell’ordine che avevano
segnalato che nel corso della notte in certe zone sarebbe stato opportuno impedire la sosta e
l’accesso al traffico automobilistico. Da osservare che tutti gli ingressi autorizzati sono comunque
registrati da un server. Unitamente allo sportello sicurezza dell’Ente, sono state effettuate 4 prove
di evacuazione generale all’interno dei collegi, in cui hanno preso parte gli studenti, il personale di
pulizia, di portinera e amministrativo.
Al fine di garantire le dovute condizioni igienico/sanitarie dei collegi universitari, oltre all’opera del
nostro personale per quanto riguarda camere, servizi igienici e spazi comuni, sono state effettuate
principalmente nel periodo estivo, tagli di erba, pulizia dei canali di scarico, delle pilette nei terrazzi
e nei camminamenti, pulizia a fondo di tutte le scale e spazi comuni; al collegio della Vela è stato
effettuato il taglio di tutte le piante infestanti, procedendo anche ad un capillare intervento di
18
pulitura del sottobosco: va ricordato che il proliferare di queste piante aveva di fatto coperto intere
zone dell’area alloggi impedendo un corretto soleggiamento della struttura nelle ore diurne, che
favoriva per contro il generarsi di umidità all’interno delle camere. Sempre nel periodo estivo,
considerato che le strutture collegiali sono in aperta campagna, vi è il rischio che animali (piccoli
rettili, topi, insetti vari ecc..) possano nidificare e per tale motivo sono state effettuate le dovute
derattizzazioni e disinfestazioni: tutto questo ovviamente a tutela degli ospiti alloggiati.
Prosecuzione dei servizi Diritto allo Studio alle sedi distaccate di Pesaro e Fano.
A Pesaro sono stati occupati sempre i posti letto in Via Petrucci, nella struttura abitativa che
l’Ente mette a disposizione degli studenti e che consiste
in alcuni appartamenti,
in parte
acquistati dall’Ente (n.37) e in parte presi in locazione (n.16) , per un totale di 53 posti. I posti
letto sono sempre stati occupati per l’intero anno accademico da studenti frequentanti i corsi
universitari presso quella città ma anche da ospiti occasionali durante il periodo estivo del 2014.
In particolare nel periodo estivo, gli alloggi sono stati interamente occupati in parte da studenti
italiani e stranieri già ospiti dei Collegi nel corso dell’anno accademico; alcuni di questi erano
“paganti”, in maggior parte studenti in “foresteria e, in base ad una Convenzione sottoscritta con il
Comune di Pesaro, dai partecipanti al “Rossini Opera Festival” (attori e figuranti), anche essi
“paganti”, procurando all’ente un beneficio economico che ha contribuito a migliorare lo standard
qualitativo delle strutture.
E’ attivo il sistema di video sorveglianza all’interno delle strutture abitative, oltre a quattro
telecamere negli spazi comuni. Ciò garantisce una maggior sicurezza agli studenti e permette al
personale preposto di vigilare l’accesso alla struttura.
Presso la sede di “Pesaro Studi” a Pesaro, L’E.R.S.U. di Urbino ha un ufficio identificato in “Pesaro
Studi Fano Ateneo”, con lo scopo di fornire l’assistenza agli studenti iscritti ai corsi di laurea
dell’Università degli Studi di Urbino, che lo stesso Ateneo ha attivato a Pesaro e a Fano, e del
Conservatorio “Rossini”, con sede a Pesaro.
Dall’anno 2014, per motivi di razionalizzazione e contenimento costi, l’ERSU ha attivo solo l’ufficio
di Pesaro e non più anche presso la sede universitaria di Fano.
La dotazione organica dell’ufficio è sempre di due unità lavorative, la cui presenza ha dato la
possibilità di ampliare l’orario di apertura al pubblico dell’ufficio e di migliorare la gestione degli
alloggi e quella del Servizio Ristorazione, rispettivamente, aumentando i controlli sia nei confronti
degli ospiti sia per quanto concerne la manutenzione delle strutture e degli impianti tecnici,
monitorando l’attività svolta dai gestori dei ristoranti convenzionati.
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In merito al Servizio Ristorazione, l’Ente, nell’anno 2014, ha attivato due Convenzioni con due
esercizi commerciali, rispettivamente, uno a Pesaro e uno a Fano, in base alle quali gli stessi
esercizi commerciali erogano pasti agli studenti iscritti all’Università degli Studi di Urbino iscritti ai
corsi di Pesaro e Fano e al Conservatorio “Rossini” di Pesaro.
Per quanto concerne gli alloggi, è stata potenziata la rete wireless all’interno delle strutture
abitative al fine di fornire agli ospiti una migliore connessione Internet per scopi accademici e/o
lavorativi.
Su richiesta dell’Ente sono stati eseguiti, a carico della proprietà degli immobili, alcuni lavori di
sanificazione e ristrutturazione che hanno interessato gli immobili presi in locazione, con lo scopo
di garantire un ambiente igienicamente sano e mantenere uno standard qualitativo costante.
Sono state svolte tutte le necessarie attività finalizzate alla costante occupazione delle strutture
abitative anche nel periodo extra attività accademica, nella fattispecie nei mesi di Luglio e Agosto
(partecipanti al R.O.F. e “foresteria”).
All’ufficio sono stati affidati i seguenti incarichi:
1) Sportello “front-office” in merito ai servizi che l’Ente mette a disposizione degli studenti,
nella fattispecie le provvidenze, in denaro e in servizi, gli alloggi e il servizio ristorazione;
2) Gestione dei cinquantatre (n.53) posti letto in appartamenti siti a Pesaro, di cui ventotto
(n.37) nell’immobile di proprietà dell’Ente, Via Petrucci 39, e venticinque (n.16) negli immobili
presi in locazione, Via Petrucci nn.43, 45, 49 e 51:
3) Gestione Servizio Ristorazione, che consiste nella distribuzione di pasti (pranzo e cena) agli
studenti e agli ospiti convenzionati presso i due ristoranti convenzionati , rispettivamente uno a
Pesaro e uno a Fano.
Anche a Pesaro, per quanto riguarda lo sportello “front office”, gli addetti sono attrezzati per
fornire tutte le indicazioni relative alle provvidenze:
circa le forme di assistenza che l’Ente mette a disposizione degli studenti (Borse di Studio,
Contributi Straordinari ecc.); circa le condizioni di reddito e di merito richieste per poterne
usufruire; consulenza e supporto circa la corretta compilazione delle domande “on line”; contatti
con le competenti Segreterie dell’Università degli Studi di Urbino; collaborazione con i colleghi del
Servizio Gestione Provvidenze per Studenti;
Sugli Alloggi: informazioni circa le modalità (condizioni di reddito e di merito) richieste per poter
usufruire del posto alloggio; consulenza e supporto circa la corretta compilazione delle domande
“on line”;
Sul Servizio Ristorazione: informazioni circa le modalità richieste per poterne usufruire; nsulenza
e supporto circa la corretta compilazione delle domande “on line”; preparazione e distribuzione
delle tessere servizi; collaborazione con i colleghi del Servizio Ristorazione.
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Per gli alloggi sia di proprietà dell’Ente che per quelli presi in locazione, si è provveduto a
garantire: la gestione dei posti letto (trasferimenti da una camera all’altra, revoca del posto letto
ecc.); comunicazione degli ingressi alla Questura; comunicazione dei movimenti, in ingresso e in
uscita, al Centro I.A.T. di Pesaro; controllo affinchè venga rispettata la raccolta differenziata dei
rifiuti; controllo circa il rispetto delle regole di “buon vicinato”, evitando schiamazzi, rumori
molesti e quant’altro; controllo del buono stato delle strutture e del buon funzionamento degli
impianti tecnici; controllo e coordinamento del personale esterno (Cooperativa di pulizie
convenzionata) incaricato della pulizia degli spazi comuni; costante controllo affinché gli ospiti
adottino un comportamento idoneo a tutelare l’integrità fisica di loro stessi e dei loro colleghi,
l’integrità delle strutture, l’integrità dei beni mobili che formano l’arredo e delle suppellettili in
dotazione alle stesse strutture; costante contatto con gli ospiti (riunioni e incontri); utilizzo delle
risultanze di un questionario, a suo tempo distribuito agli studenti, che hanno evidenziato le
criticità, dando modo all’Amministrazione di prendere mirati provvedimenti correttivi nei confronti
dei servizi erogati (ristorazione e alloggi).
Nel corso dell’anno 2014, in particolare nel periodo estivo, gli alloggi sono stati interamente
occupati in parte da studenti italiani e stranieri, già ospiti dei Collegi nel corso dell’anno
accademico, alcuni di questi erano “paganti in foresteria”, ed
in base ad una Convenzione
sottoscritta con il Comune di Pesaro, dai partecipanti al “Rossini Opera Festival” (attori e
figuranti), anche in questo caso “paganti”, ottenendo un beneficio economico che ha contribuito
a migliorare lo standard qualitativo delle strutture.
Nel settore della ristorazione, sono stati tenuti continui contatti con i gestori degli esercizi
commerciali convenzionati; controllo e verifica della gestione del servizio; utilizzo delle risultanze
di un questionario, a suo tempo distribuito agli studenti, che hanno evidenziato le criticità, dando
modo all’Amministrazione di prendere mirati provvedimenti correttivi nei confronti del servizo
erogato; monitoraggio, tramite continui sopralluoghi presso i Ristoranti convenzionati rivolti al
rispetto delle regole dettate dalle rispettive Convenzioni, con particolare riguardo a quelle che si
riferiscono alla riscossione dei pasti; controllo sul regolare funzionamento del sistema informatico
che gestisce i pasti (ristorante a Pesaro); contabilizzazione mensile dei corrispettivi relativi ai
pasti erogati; collaborazione con il Servizio Bilancio; collaborazione con il Servizio S.I.S. e contatti
con le Società informatiche esterne autorizzate ad effettuare interventi tecnici di manutenzione.
E’ stato gestito anche a Pesaro il “monetizzatore”, installato presso la sede di “Pesaro Studi",
contabilizzandone periodicamente gli incassi e controllandone il buon funzionamento.
L’Ente ha attiva una Convenzione con una palestra a Pesaro e una palestra a Fano e con le Poste
Italiane, per l’applicazione di tariffe agevolate, rispettivamente, per l’accesso alle stesse palestre
e per la spedizione di pacchi postali.
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Altri Servizi
La Legge Regionale n. 38/1996, ha dedicato una serie di articoli sui Servizi per studenti, iniziando
dai Trasporti (Art. 27), passando per il Servizio sanitario e di medicina preventiva (29), il Servizio di
consulenza, informazione e orientamento al lavoro (30), Editoriale e Librario (31), Attività culturali,
ricreative e sportive (32) e Attività a tempo parziale (34). La stessa Legge non distingue tra servizi
cosiddetti “essenziali” (tipo Borsa di studio, alloggio o ristorazione) e questi altri servizi per
studenti. Sempre per rimanere in ambito legislativo, anche l’art. 20 della Legge regionale n. 32 del
16.12.2005, a modifica dell’art.45 della L.R. n. 38/1996, stabilisce che “… parte degli eventuali utili
derivanti dalle attività di cui all’art. 37 comma 1 (“Utilizzo delle strutture”) sono destinate, a
consuntivo, dal Consiglio di amministrazione ai fini istituzionali dell’Ente”.
I Servizi per Studenti all’Università di Urbino hanno una lunga storia, risalente alla realizzazione
delle residenze universitarie. Infatti, con la realizzazione dei collegi universitari, emerse la necessità
di renderle non dei dormitori, ma dei centri attivi di cultura e di partecipazione giovanile. Con il
tempo questi bisogni si sono espressi sia a livello di realizzazione concreta di servizi, sia nella
previsione legislativa. Tanto è vero che il Servizio Editoriale e Librario è stato realizzato prima
ancora della sua previsione da parte della normativa regionale, grazie alla concessione all’ERSU da
parte dell’allora Magnifico Rettore Carlo Bo, dei libri provenienti dal Fondo Doppioni della Biblioteca
Universitaria e da altri lasciti di docenti. Ancor’oggi, da parte della stessa Università, vi è la
richiesta esplicita di dotarsi di almeno un libro di testo per insegnamento. Senza sottovalutare la
richiesta pressante da parte dell’utenza studentesca, con raccolte di firme e altre forme di
contestazione se dovessero venire a mancare o essere ridotti significativamente questi servizi, di
cui sono ormai abituati ad usufruire.
Occorre inoltre tener conto del danno economico patrimoniale a cui si andrebbe incontro nella
malaugurata ipotesi di chiusura di questi servizi. Infatti, se si dovesse togliere totalmente i
finanziamenti ed il personale a questi servizi, rimarrebbero inutilizzati (e presto andrebbero
totalmente in rovina) una serie di beni ed attrezzature fino ad oggi molto utilizzati: circa 30.000
libri, 5.000 film in DVD e videocassetta, 250 giochi di società, una decina di testate (tra quotidiani
e settimanali tra i più diffusi) raccolti dal 1997 ad oggi nell’Emeroteca, una decina di TV con
videoregistratore e lettore DVD nella diverse strutture abitative, un ambulatorio medico attrezzato
al Collegio Tridente, una ventina di PC collegati in rete nelle Biblioteche multimediali. Andrebbe
infine persa una “cultura” dell’accoglienza verso lo studente universitario che non si è mai limitata
a considerare il giovane come una “macchina” alla quale occorre solo la “benzina” costituita dal
mangiare e dal dormire, ma come una persona composta da “cervello e anima”, da nutrire
anch’esse.
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Tutto ciò premesso, consapevoli delle difficoltà economiche che sta affrontando la Regione Marche
in questa situazione di crisi economica generalizzata, è stata compiuta la scelta di non eliminare
totalmente questi Servizi, ma di mantenerli, seppure a livello minimale, operando fortissime
riduzioni del personale addetto e delle spese, con il sacrificio di una serie di servizi, quali, ad
esempio: la Guida dello Studente, che non viene più stampata ma solo realizzata on line sul sito
istituzionale dell’Ente da parte di personale interno (quindi senza alcuna spesa); il mancato
finanziamento di tutte le associazioni e di tutte le attività culturali, ricreative e sportive; la
soppressione degli abbonamenti urbani ed extraurbani a costo agevolato erogati dall’ERSU.
Singoli Servizi per Studenti
L’ERSU non gestisce più già da qualche anno il servizio trasporti per studenti. Tramite accordi
diretti tra Università ed Azienda locale per il trasporto urbano ADRIABUS, rimangono comunque
delle agevolazioni per studenti universitari, quali: collegamento centro città – collegi - mense
universitarie (linea 21); collegamento Urbino - Campus scientifico - Fermignano (linea 18); servizio
a chiamata per gli studenti disabili; un abbonamento annuale a costo agevolato. Altre forme di
agevolazione sui trasporti sono state previste dalla Regione: gli studenti marchigiani la cui
situazione economica equivalente (ISEE) è inferiore ad un certo importo annuale, possono
usufruire di tariffe agevolate rispetto a quelle normalmente praticate dalla aziende di trasporto
pubblico locale, sia su strada che su ferrovia, per gli abbonamenti mensili o per carnet di 10
biglietti. L’ERSU ha dato informazione sui servizi suddetti, tramite il sito Internet dell’ERSU,
locandine, avvisi, ecc..
Il Servizio Sanitario per studenti consiste in un Ambulatorio medico attrezzato ed a norma,
situato sopra la portineria del Collegio Tridente, dove due volte alla settimana un medico ed altre
due volte uno psicologo, accolgono gratuitamente gli studenti che, solitamente, fanno la fila per
entrare. Un servizio di Guardia Medica molto importante, attivato a suo tempo (circa 20 anni fa)
per evitare le code al Pronto Soccorso e proprio su richiesta della ASL, per non far intasare i servizi
di prima emergenza dell’Ospedale di Urbino. Il servizio di Consulenza psicologica fu attivato per
affrontare problematiche giovanili gravi (suicidi per futili motivi come un esame andato male,
disagi riferiti alla sfera sessuale e prevenzione da HIV e da varie tossicodipendenze), svolgendo
attività di prevenzione, di primo intervento, ma rinviando ai servizi specializzati nei casi di
maggiore necessità (così come il medico). Il tutto si svolge in piena collaborazione con la Azienda
Sanitaria Locale e in particolare con il Servizio Tossicodipendenze SERT.
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Per l’Orientamento al Lavoro l’ERSU collabora intensamente con l’Università e l’unica spesa
prevista è il contributo per l’organizzazione del Career Day (le giornate di incontro con le ditte da
parte di laureati e laureandi) di Euro 1.500,00; collabora altresì con il Comune per il rilascio di
informazioni tramite i servizi Informa giovani, Eurodesk e Sportello Donna, che si trovano nei locali
dell’ERSU in Via V. Veneto n. 41 assieme al Centro Informazioni Studenti (CIS) e alla Biblioteca
Multimediale. L’unificazione di tutti questi servizi ha consentito consistenti risparmi sia in termini di
personale che di spese correnti.
Per l’Informazione e l’Orientamento agli Studi, l’ERSU collabora con l’Università nelle diverse
iniziative (Saloni dell’Orientamento, Giornate ad Urbino per studenti delle scuole medie superiori,
ecc.), fornendo saltuariamente mezzi e personale, ma avendo eliminato quasi completamente le
spese. La Guida dello Studente, come già detto, viene fornita solo on line ed è stata sostituita,
quando se ne è presentata la necessità, da una serie di depliant molto più economici, sui diversi
servizi e strutture abitative.
Il Servizio Librario, come sopra accennato, è l’unico di questi servizi che purtroppo necessita di
una spesa (contenuta il più possibile) per acquistare almeno un libro di testo per ogni
insegnamento universitario e per non dover essere costretti a chiudere definitivamente tale
Servizio, molto utilizzato dagli studenti. Da sottolineare che qualche anno fa se ne spendeva quasi
il doppio, per l’acquisto di due copie per ogni insegnamento. Ma se non si mantiene questa spesa il
rischio è che il Servizio non venga più frequentato dagli studenti, andando verso la chiusura che,
come sopra accennato, significherebbe mandare al macero circa 30 mila volumi, tra cui preziosi
vocabolari, enciclopedie, volumi scientifici e un po’ la storia “didattica” dell’Università di Urbino
degli ultimi trent’anni.
Emeroteca, Videoteca e Ludoteca necessitano di pochi finanziamenti e costituiscono anch’esse
un patrimonio unico ad Urbino se non nella Regione Marche: circa 5.000 film in DVD e
videocassetta, 250 giochi di società, una decina di quotidiani e due settimanali dal 1997 ad oggi
raccolti nell’Emeroteca, una decina di TV con videoregistratore e lettore DVD nella diverse strutture
abitative. Servizi sempre a disposizione dei 1.400 ospiti dei collegi universitari, ma anche degli altri
studenti. La spesa è stata ridotta al minimo possibile, tenendo presente che l’investimento iniziale
è stato invece più cospicuo. L’apertura di questi servizi è comunque legata a quella del Servizio
Librario, in quanto forniti negli stessi locali e dallo stesso personale.
I contributi per le Attività ricreative e culturali e sportive e gli altri Interventi per studenti
sono stati praticamente azzerati. L’ERSU erogava contributi ad Associazioni culturali studentesche
che ne facevano richiesta in base ad una graduatoria elaborata da un’apposita Commissione, così
come organizzava manifestazioni culturali e ricreative, anche su indicazione dell’ANDISU
(Associazione nazionale degli enti per il diritto allo studio), quali: “Urbino Arte all’Università” (UAU)
in collaborazione con l’Accademia di Belle Arti; “Musica all’Università” (MAU) in accordo con il
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Conservatorio “Rossini” di Pesaro; “Festa di Benvenuto” degli studenti stranieri ai collegi
universitari. L’ERSU ha continuato a collaborare all’organizzazione di simili manifestazioni promosse
autonomamente da Istituzioni ed associazioni studentesche, fornendo spazi, personale e facendo
attività promozione, ma senza prevedere spese correnti.
Per le attività sportive, sempre
organizzate in collaborazione con il CUS (Centro Universitario Sportivo), non si è potuto finanziare
nemmeno l’ormai tradizionale Torneo di Calcio Interfacoltà, dopo aver già precedentemente
rinunciato a tutta una serie di altre attività sportive (tornei di pallavolo, di nuoto, ecc,). Rimane in
vigore solo la Convenzione con Comune, Università, CUS e società sportive aderenti, per delle
agevolazioni tariffarie agli studenti che vogliano usufruire di strutture sportive (comunque sempre
senza spese per l’Ente).
Le Biblioteche Multimediali funzionano ormai senza personale, in quanto le postazioni
informatiche vengono custodite da addetti ad altri servizi (Servizio Librario, Centro Informazioni
Studenti), e senza nemmeno spese, in quanto il materiale informatico obsoleto, se proprio
necessario, viene aggiornato con piccoli pezzi di ricambio o sostituito con altro materiale
proveniente dagli uffici dell’Ente. Così che il saldo di questi servizi risulta in attivo, in quanto alcune
prestazioni (come le stampe) sono a pagamento, soprattutto per gli studenti non beneficiari della
borsa di studio. Un Servizio che, comunque, in futuro andrà ripensato, a seguito della sempre
maggiore diffusione del wireless e dei portatili a basso costo personali dei singoli studenti.
In conclusione, come sopra accennato, si è cercato di mantenere tutti i Servizi con un minimo di
spesa e si continuerà su questa strada, cercando però di non annullare il lavoro decennale per la
creazione e la gestione di tutti questi Servizi, che sono stati sempre considerati “il fiore
all’occhiello” dell’ERSU di Urbino, tanto che per molti anni lo slogan dell’Università “Carlo Bo” è
stato “Urbino: Città Campus”.
Informatica
Il Servizio Ingegneria di Sistema e Statistico Informativo assiste e collabora con tutti gli Uffici e
Servizi dell’Ente per l’erogazione di tutti i servizi agli studenti tramite supporti informatici. Il
Servizio svolge due attività istituzionali, una prettamente informatica (Ingegneria di Sistema), e
un’attività che cura la rilevazione statistica e l’aggiornamento delle pagine web del sito dell’Ente.
Per quanto concerne la prima attività (Ingegneria di Sistema), questa impegna il personale su
quattro fronti:
il primo riguarda l’assistenza tecnica, hardware e software, al sistema informativo, al quale sono
connessi tutti gli uffici e i servizi tramite gli strumenti informatici (personal computer, stampanti,
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scanner e quant’altro), le apparecchiature di rete (modem, router ecc.) e i programmi (DPCM,
ristorazione, alloggi, contabilità, personale ecc.);
il secondo riguarda il potenziamento della infrastruttura di rete;
il terzo riguarda l’aggiornamento e lo sviluppo dei programmi che gestiscono tutte le attività
(DPCM, ristorazione, alloggi, contabilità, personale e quant’altro);
il quarto riguarda l’assistenza, hardware e software, alla rete telefonica fissa (sei centralini
telefonici e centinaia di derivati) e mobile (apparecchi e relative carte SIM).
L’assistenza tecnica, hardware e software, al sistema informativo, si è concretizzata in numerosi
interventi (on line e on side) a tutti gli uffici e servizi, dislocati nelle varie sedi in Urbino (sede
amministrativa di Palazzo Corboli, Collegi al Colle dei Cappuccini, Case Studente e Studentessa nel
centro storico, Campus Scientifico) sia nella sede di Pesaro (“Pesaro Studi”), atti a garantire la
piena funzionalità di tutti gli strumenti, apparecchiature di rete e programmi integrati nella rete
telematica (personal computer, monitor, stampanti, scanner, modem, router, programmi DPCM,
ristorazione, alloggi).
L’infrastruttura di rete è stata completata ed integrata, con strumenti e apparecchiature
informatiche (personal computer, apparecchiature di rete, sistema di video sorveglianza), con il
cablaggio della rete dati e del sistema di video-sorveglianza all’interno dell’immobile che l’Ente ha
acquisito a Pesaro per destinarlo ad alloggi per studenti; inoltre, è stata ampliata la rete wireless
all’interno dei Collegi, potenziata la rete dati tra i Collegi e il Campus Scientifico, riorganizzata la
sala server per limitare eventuali interruzioni del servizio, formulato un Progetto per potenziare il
sistema di video-sorveglianza all’interno del Collegio Tridente.
Lo sviluppo dei software è consistito in un costante aggiornamento e sviluppo dei programmi attivi
all’interno della rete telematica (DPCM, ristorazione, alloggi, personale, contabilità, controllo di
gestione, protocollo informatico, manutenzioni, magazzino e quant’altro), tramite un’ attività
sinergica, preventiva (programmazione), in particolare il completamento e l’attivazione del nuovo
programma che gestisce il DPCM, gli alloggi e la ristorazione (ABADAS).
L’assistenza, hardware e software alla rete telefonica fissa ha garantito, con interventi
prevalentemente on site, la piena funzionalità della stessa rete composta da sei centralini,
tecnologicamente dell’ultima generazione e in rete, dislocati nelle varie sedi (sede amministrativa
di Palazzo Corboli, Collegi al Colle dei Cappuccini, Case Studente e Studentessa nel centro storico e
Campus Scientifico), e da centinaia di derivati (apparecchi telefonici). Inoltre si è provveduto anche
a monitorare il traffico telefonico con lo scopo di razionalizzare ed economizzare i relativi costi
(canoni e traffico), sia tramite ordini di servizio circa il buon uso del telefono dell’ufficio, sia tramite
la dismissione delle linee telefoniche considerate in esubero. L’assistenza alla rete telefonica mobile
aziendale (R.A.M.), ha garantito la piena funzionalità della stessa rete composta da apparecchi e
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relative carte “SIM” e da schede di connessione per i personal computer portatili. La R.A.M. è stata
integrata con altre schede SIM.
La rilevazione statistica, destinata in via prioritaria alla Direzione e al Servizio Controllo di Gestione
Ispettorato ed Analisi di Qualità, è consistita nella raccolta dei dati (Borse di Studio, alloggi, pasti,
Biblioteca Multimediale e quant’altro), nella loro elaborazione, nella formulazione numerica e
grafica dei risultati e nella tenuta e archiviazione, in stretta collaborazione con i colleghi degli altri
uffici e servizi, sfociando nella pubblicazione di un opuscolo (Rapporto). Si è provveduto a
raccogliere e ad inviare i dati statistici richiesti alla Società “SOMEDIA”, per conto del quotidiano
“Repubblica” da pubblicare nella “Grande Guida all’Università”; all’Università degli Studi “Carlo Bo”
di Urbino; al MIUR e alla Regione Marche, con particolare riferimento ai dati sui servizi a carattere
individuale (Servizio Provvidenze per Studenti).
Sono state raccolte le necessità e i suggerimenti espressi oralmente dagli altri uffici e servizi,
apportando gli opportuni correttivi, che hanno sortito l’effetto di migliorare il lavoro all’interno del
Servizio informatico. E’ stato gestito il Budget, in sinergia con i Servizi Controllo di Gestione,
Ispettorato ed Analisi di Qualità e Bilancio, dopo averlo, in precedenza, elaborato, formulato e
proposto, previa valutazione degli esiti della gestione dell’anno precedente, con particolare
riferimento alle risorse finanziarie, strumentali e umane a disposizione, tramite un’attività di
programmazione delle stesse risorse, definendo la tempistica di realizzazione delle attività,
implementando e semplificando le procedure, controllando le stesse risorse, rilevando e gestendo
le non conformità, tenendo presente gli standard definiti dalla normativa, dall’utenza e dall’Ente,
elaborando proposte di miglioramento dell’Ente, del personale e dei servizi.
Nel settore Acquisti, nel corso dell’ anno 2014 sono state espletate n. 90 procedure di
acquisizione per forniture di beni, di servizi e lavori, predisponendo atti (lettere di invito, capitolati
generali e speciali, schede tecniche, moduli di offerta, moduli per le dichiarazioni sostitutive,
allegati vari, ecc.), relativi alle procedure attivate, che hanno anche comportato una intensa
attività amministrativa volta anche alla realizzazione n.97 determinazioni.
La Commissione Giudicatrice opera all’interno dell’Ente, con la raccolta e la presentazione degli atti
di gara, la tenuta degli stessi e la stesura dei verbali contenenti i lavori della Commissione (nel
corso del 2013 sono stati stesi n. 10 verbali).
Dal 2014 è stata introdotta la procedura attuativa della Legge 190/2012 che prevede l’inserimento
dei dati per garantire la trasparenza della attività amministrativa, con pubblicazione sul sito
“Amministrazione trasparente” dell’ENTE.
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Entro il 31 gennaio di ogni anno si provvede alla pubblicazione di tabelle riassuntive di forniture di
beni, servizi e lavori riferite agli anni precedenti, liberamente scaricabili in formato digitale
standard apertoe da trasmettere digitalmente all’A.N.A.C.
Per razionalizzare le operazioni di raccolta dei dati si provvede a immettere nel programma di
contabilità ESA-E: il C.I.G, l’oggetto della gara, la scelta del contraente, i partecipanti e gli importi
imponibili liquidati nell’anno di competenza, tali procedure consentono la tracciabilità delle
operazioni contabili, comprendendo tutte le singole fasi procedurali dall’indizione alla liquidazione.
Nel corso dell’anno 2014 si sono aggiunte altre competenze previste dall’art.1 comma 32 della
Legge n. 190/2012, ulteriormente precisate dall’Autorità attraverso l’emanazione di delibere
esplicative.
Entro il 31 gennaio di ogni anno l’art. 1 comma 32 dispone di trasmettere i seguenti dati:
l'oggetto del bando; l'elenco degli operatori invitati a presentare offerte; l'aggiudicatario; l'importo
di aggiudicazione; i tempi di completamento dell'opera, servizio o
fornitura; l'importo delle
somme liquidate.
Tali informazioni, relativamente all'intero anno 2013, sono state nel 2014 pubblicate in tabelle
riassuntive, rese liberamente scaricabili in un formato digitale standard aperto che consente di
analizzare
e
rielaborare, anche a fini
statistici,
i
dati
informatici.
Le
amministrazioni
trasmettono in formato digitale tali informazioni all'Autorità per la vigilanza sui contratti pubblici di
lavori, servizi e forniture,che le pubblica nel proprio sito web in una sezione liberamente
consultabile da tutti i cittadini, catalogate in base alla tipologia di stazione appaltante.
L’attività del Servizio prosegue in ottemperanza al disposto della Delibera regionale n. 1/2012, a
seguito della quale l’Ente si è dotato di un regolamento per “l’acquisizione in economia di beni e
servizi” con atto deliberativo n. 69/2012.
La procedura in economia è articolata nelle seguenti fasi:
analisi della richiesta di acquisto al fine
di valutare l’opportunità di utilizzare la procedura “breve”; indagine di mercato; scelta delle ditte
(locali) idonee;
invio richiesta di preventivo utilizzando anche nuovi supporti informatici;
valutazione offerte pervenute; atto di aggiudicazione; comunicazione alla ditta aggiudicataria.
Il regolamento ha introdotto importanti novità, consentendo di velocizzare le procedure di
acquisizione di beni e servizi in economia, poiché prevede l’innalzamento dell’importo da €
20.000,00 a € 40.000,00 più iva per acquisizione, previa adeguata motivazione, di beni e servizi
con procedure dirette. Inoltre ha elevato il limite per tale procedura che, si rammenta, non deve
prescindere dai criteri di pubblicità, par condicio e di concorrenzialità, da euro 100.000,00 ad €
207.000,00 più iva, uniformando la soglia a quella prevista dal Regolamento regionale e nella
normativa nazionale di riferimento (d.lgs.0 163/2006 e s i. e m.).
In ottemperanza al citato Regolamento prosegue il ricorso al mercato elettronico come procedura
preferenziale per gli acquisti sotto soglia comunitaria, come previsto dal decreto legge 6 luglio
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2012 n. 95 ”disposizioni urgenti per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai
cittadini”.
Con l’introduzione del regolamento per l’acquisizione di beni e servizi” è stata introdotta e
prosegue anche la procedura semplificata tramite “buoni d’ordine”.
In ragione della normativa adottata è stata indispensabile la cognizione e l’osservanza di nuovi
adempimenti che caratterizzano le varie procedure contrattuali, applicando le norme statali,
regionali, la normativa Comunitaria, l’Antimafia, il Regolamento dell’ENTE e le nuove norme
introdotte dalle modifiche citate.
Tali procedure si riferiscono alle modalità di scelta del contraente, allo svolgimento delle gare ed
alla stipulazione dei contratti.
La stipulazione dei contratti è preceduta da condizioni preliminari e di supporto quali:
collaborazione nella programmazione degli acquisti
azioni istruttorie
indagini di mercato
scelta della procedura di gara
atti e provvedimenti amministrativi autorizzativi.
In particolare tale attività deve mirare, da un lato, ad approfondire le potenzialità delle innovazioni
gestionali degli approvvigionamenti che derivano dalle evoluzioni organizzative, tecnologiche e
normative e dall’altro chiarire come queste innovazioni si possano concretizzare in modelli e/o
approcci innovativi alla gestione.
Anche nel 2014, in sinergia con l’Osservatorio dell’Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici
della Regione Marche, sono stati presi a riferimento gli atti di gara predisposti dall’Osservatorio,
riordinandoli in un sistema organico che recepisce le disposizioni e le direttive del Codice degli
appalti.
Sono state ulteriormente approfondite le tematiche riguardanti la riformulazione dei disciplinari di
gara e relativi allegati (Modulo di richiesta per l’accesso ai documenti amministrativi, Schema di
Contratto, Fac-simile di cauzione definitiva, capitolato tecnico/modulo di offerta, ecc.).
Le nuove procedure, introdotte nel corso di questi anni, hanno ulteriormente gravato sull’attività
dell’ufficio, che deve ridefinire l’iter procedurale delle acquisizioni. Tale l’attività si è concentrata
sull’aggiornamento degli atti, al fine di renderli pienamente operativi e conformi alla normativa ed
alle continue interpretazioni introdotte con le determine e deliberazioni dell’Autorità di Vigilanza sui
contratti pubblici (AVCP).
La normativa contrattuale (Nazionale, Regionale ed il Regolamento interno) prescrive l’esecuzione
di adempimenti e procedure con carattere rigoristico preordinate al fine di stipulare contratti nelle
condizioni di massima obiettività, trasparenza, economicità e con risultati convenienti per
l’Amministrazione.
29
Tale attività, riflettendosi sulla gestione finanziaria dell’Amministrazione, esige l’applicazione di
procedure preordinate alla stipulazione dei contratti, al loro perfezionamento ed alla loro
esecuzione, offrendo ogni possibile tutela degli interessi dell’Amministrazione e garanzie di
obiettività ai soggetti con cui si instaura il rapporto contrattuale.
Nell’area del Personale Sono state trattate le pratiche connesse all’applicazione dei Contratti del
comparto. Un notevole impegno è stato profuso nella problematica relativa ai rapporti con le
OO.SS.: per la contrattazione decentrata del contratto di lavoro dei dipendenti e per l’esecuzione
del contratto Dirigenziale; per l’applicazione dei numerosi istituti ivi previsti che hanno comportato
numerosi incontri della delegazione trattante dell’Ente e la produzione degli atti applicativi
conseguenti. Si è provveduto quindi a certificare la costituzione del fondo “Risorse decentrate”, alla
sua suddivisione e all’esecuzione di tutti gli istituti applicativi conseguenti e per l’applicazione del
Fondo per la Dirigenza dell’Ente.
Si è ottemperato al dispositivo della legge finanziaria 2009, procedendo alla rideterminazione
della programmazione triennale del fabbisogno del Personale per gli anni 2013, 2014 e 2015
dell’Ente e alla conseguente riorganizzazione amministrativa, oltre ad applicare l’importo di spesa
del personale di competenza anno 2004 nella proiezione della spesa del personale nell’anno 2013,
che è stata certificata anche dall’Organo di revisione dell’Ente.
E’ stata elaborata poi una serie di modelli gestionali con lo scopo di prefigurare una organizzazione
del lavoro che permettesse il risparmio di fondi sul personale, in linea con tutte le disposizioni
generali Nazionali e Regionali.
Si poi provveduto ad applicare gli istituti previsti ai sensi del D.L. 112/2008 , convertito nella legge
133/2008, al D.Lgs.150/2009 e all’aggiornamento del D.Leg.vo 165/2001,all’applicazione della
legge n.148 del 14 settembre 2011 e del decreto legge n. 201 del 06.12.2011
Si è proceduto alla ripartizione dei permessi sindacali, alle relative autorizzazioni e alla
registrazione del monte ore dei permessi per ogni sigla sindacale e RSU, alla rilevazione delle
deleghe per le ritenute del contributo sindacale ai fini della rappresentatività sindacale e all’invio
dati all’ARAN, alla tenuta degli atti relativi alle assemblee sindacali e al conteggio delle ore pro
capite. Sono state istruite le pratiche di pensione e di fine rapporto, per il personale dell’Ente
fornendo le condizioni per la liquidazione da parte della Regione e dell’INPDAP.
Si è provveduto in collaborazione con il servizio SIS a realizzare un rapporto annuale statistico
relativo alla gestione del personale comprendente un complesso di dati che possono offrire una
“spaccato” immediato di come il personale viene gestito, ad es. evoluzione storica per attività;
rilevazione per classi di età; evoluzione storica delle assenze; assenze per tipologia; incidenza dei
giorni di assenza per dipendente; media per ciascun dipendente rispetto alle assenze per malattia
e per gli altri istituti di permesso: infortuni, inabilità, statistica sull’età degli infortunati, qualifica
degli infortunati, natura della lesione e degli infortuni; dipendenti che hanno partecipato ad almeno
30
un’attività formativa ecc. Tutti i dati suddetti sono anche suddivisi per genere e sono rappresentati
anche graficamente.
Il Servizio ha provveduto ad implementare e modificare il proprio sito dedicato, in sede intranet
dell’Ente, con indicazione di tutte le materie trattate e fornendo i dati relativi al settore del
personale e sicurezza nei luoghi di lavoro e quelli della formazione, con possibilità di acquisire
modelli di domande , per detrazioni fiscali, missioni del personale,assegni famigliari, modulistica
per accreditamenti bancari, segnalazioni per comunicazioni e.mail personali, segnalazioni di
servizio al Responsabile e richieste varie. Il sito offre nell’immediato la possibilità di consultare e
scaricare contratti di lavoro ,Domande di pensione,Dotazione Organica,Profili professionali,Budget
e obbiettivi generali ,proposte formative , leggi di riferimento e accordi ed altro connesso alle
competenze del servizio , al fine di poter avere aggiornamenti ed informazioni in tempi stretti e
reali .
Sempre con la collaborazione del servizio SIS, si è provveduto all’aggiornamento ed
implementazione del programma di decentramento di rilevazione presenze. In particolare è stato
completato e aggiornato il programma informatico “dipendenti manager ” in ordine alle carriere,
retribuzioni, dati personali, formazione e storico, implementato il servizio di anagrafica,
sviluppando internamente all’Ente un software prioritario con un archivio dati comune nel quale
sono stati importati e successivamente aggiornati tutti i dati presenti nei vecchi database. Sono
stati pubblicati in intranet calendari, politiche aziendali ed informazioni inerenti ai dipendenti,
garantendo un notevole miglioramento delle comunicazioni interne.
Al fine di garantire uno snellimento del lavoro ed un decentramento delle competenze nei vari
servizi con conseguente ottimizzazione e velocizzazione delle procedure, è stato introdotto un
sistema di rilevamento presenze che fornisce i dati in tempo reale e permette una consultazione di
questi (timbrature) da posizione remota terminale ed è stata inoltre sviluppata una applicazione
intranet proprietaria.
Si è avviato quindi un programma di postalizzazione informatica per tutto il personale dell’Ente al
fine di procedere ad un sistema di comunicazione più celere ed efficace, tramite le e.mail in
possesso da parte dei dipendenti e tramite la creazione di caselle di posta informatica per rutto il
restante personale non in possesso di P.C., oltre a determinare un risparmio di carta. Si è
provveduto inoltre all’implementazione del sistema statistico riguardante gli istituti dell’area del
personale. Un servizio ormai consolidato riguarda il trasmettere la busta paga in via informatica a
ciascun dipendente.
In collaborazione con il responsabile del personale dei collegi e strutture abitative è stato
predisposto un programma informatico relativo all’orario di lavoro degli addetti al servizio di
portineria affinché il Responsabile e gli operatori possano avere piena consapevolezza del
personale in servizio, delle ore di lavoro svolto e dei relativi contatori, onde intervenire con
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sollecitudine per la migliore organizzazione del lavoro, avendo nota la situazione immediata e
storica dei singoli addetti.
E’ stato costituita nella INTRANET dell’Ente una Banca Servizi su: Personale, sindacati e
programma di formazione del personale, avvisi e circolari e normative. Il nuovo portale che il
servizio del Personale sta utilizzando e utilizzerà per
informativo
rivolto
ai
dipendenti
dell’Ente
la pubblicazione di tutto il materiale
è
accessibile
digitando
l’indirizzo
http://personale.ersu.int/ sulla barra degli indirizzi del Browser (Internet Explorer). Il portale è
organizzato in categorie e sottocategorie e permette di accedere ai documenti che il servizio del
personale intende mettere a disposizione per tutti i dipendenti. E’ inoltre presente una funzione di
ricerca per trovare velocemente le informazioni desiderate. Le aree attualmente attive sono:
Selezione Interna, Formazione, Area Sindacale (delibere e verbali), Norme e Regolamenti,
Modulistica , Area Sicurezza.
E’ stato messo in opera e verificato il sistema Privacy.
Nel 2014 si è continuato ad analizzare vari problemi interenti la riorganizzazione dell’Ente e si
è proceduto in più modi per lo studio del problema , tenendo in conto le numerose leggi che
regolamentano la problematica del personale , che recano vincoli di spesa in ordine alle
assunzioni .
Si è proceduto alla formazione specifica del personale per garantire il miglior servizio del
collegio Internazione, in particolare del servizio di portineria, procedendo anche alla
esternalizzazione del servizio di pulizie per la medesima struttura, per il collegio Tridente e per il
campus Scientifico. Si è proceduto con intensi programmi formativi sia per la specifica materia
che per la sicurezza nei luoghi di lavoro, in diversi settori lavorativi , in particolare per il servizio
di portineria, offrendo un servizio più qualificato soprattutto per quanto concerne le foresterie
dell’Ente. Si
è proceduto in tema di riorganizzazione del servizio ristorazione a portare a
termine la formazione per i capi servizi dei quattro turni di ristorazione, già riqualificati nella
qualifica superiore nel dicembre 2009, fornendo agli stessi gli strumenti di analisi e di
predisposizione di nuovi sistemi di razionalizzazione del personale, pervenendo alla risoluzione
attualmente in via sperimentale di uso di stoviglie biodegradabili usa e getta,che permettono di
utilizzare minore personale dedito al lavaggio delle stoviglie. Oltre a ciò si è discusso sulla
produzione in un unico centro di cottura e preparazione delle derrate, presso la mensa del
tridente, al fine di intervenire solo con la distribuzione dei cibi presso la mensa del Duca, con
sperimentazione nel turno serale , in quanto presenta minore utenza, questo a seguito di un
nuovo corso formativo per tutto il personale della ristorazione ( nessuno escluso), con interventi
mirati e assistiti, con nuove tecniche operative e nuovo assetto operativo, con inserimento di
attrezzature rinnovate e di ultima generazione. Questo programma viene realizzato per gradi. Il
Servizio ha proceduto alla realizzazione del piano triennale del fabbisogno del personale per gli
32
anni 2013,2014,2015, al fine rispettare ed attuare le richieste pervenute dalla regione di
rientrare con le spese del personale al fine di concorrere al contenimento e al taglio dei fondi
operati dal Governo a seguito della grave crisi economica in atto nel paese.
Nell’area della contabilità la complessa realtà dell’Ente, il continuo evolversi della normativa
fiscale e tributaria, la puntuale rilevazione del dato contabile, hanno caratterizzato l’attività di
tutta l’area, coordinando gli altri comparti dell’Ente in materia.
Molteplici integrazioni e modifiche hanno interessato le normative relative ai contratti di lavoro,
servizi e forniture, nonché i pagamenti effettuati dalle Pubbliche amministrazioni.
Gli adempimenti afferenti
la tracciabilità dei pagamenti, la richiesta del DURC (Documento
Unico Regolarità contributiva) , la registrazione dell’Amministrazione sulla Piattaforma del MEF
per la certificazione dei crediti , la responsabilità solidale della stazione appaltante in merito alla
non ottemperanza di tali disposizioni, sono state oggetto di attenta e continua valutazione, in
quanto il legislatore ha posto in capo alla Pubblica Amministrazione l’obbligo del controllo della
regolarità contributiva e fiscale dell’appaltatore.
Riguardo la tracciabilità dei pagamenti è stata verificata per ogni singolo pagamento la
corrispondenza tra le coordinate bancarie
riportate sulla fattura trasmessa , le disposizioni
contenute nelle istruttorie di pagamento e la comunicazione del “Conto dedicato” sul quale far
confluire i pagamenti,
trasmessa dal fornitore e già in possesso dall’Ente . In presenza di
indicazioni non conformi si è provveduto, ove necessario, a richiedere al fornitore una nuova
delega e successivamente alla codifica della stessa.
Sui mandati di pagamento è proseguita l’indicazione del codice CIG (codice identificativo di
gara) e CUP (Codice identificativo di progetto), in quanto la mancata trascrizione è suscettibile
per l’Ente di sanzioni. Al fine di allineare le scritture contabili con i mandati di pagamento , ogni
fattura al momento della contabilizzazione è stata agganciata al Codice Identificativo di Gara di
apparteneza.
Avendo il DURC ha una validità di 120 giorni, per non ritardare i pagamenti, per i fornitori
abituali, è stato richiesto ciclicamente agli enti preposti il rilascio della certificazione .
Le richieste pur essendo inoltrate telematicamente,
per talune categorie di fornitori quali
aziende agricole, gli iscritti alla gestione separata dell’INPS, gli iscritti all’ENPAM , il rilascio da
parte degli enti di appartenenza supera abbondantemente i 30 giorni.
In queste circostanze per rientrare nei termini di pagamento, stabiliti per legge (30 gg) si è
richiesto al fornitore una “Autocertificazione” attestante la propria regolarità contributiva in
attesa del rilascio del DURC dalla gestione di appartenenza.
Nel 2014 si sono verificati n. 6 casi di fornitori non in regola con i versamenti contributivi per i
quali si è proceduto , come prescritto per legge, con l’ Intervento Sostitutivo da Parte dell’Ente,
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previa autorizzazione dell’operazione da parte di INPS ed INAIL. L’Ente ha versato direttamente
agli istituti previdenziali gli importi dovuti al fornitore.
Per ogni pagamento superiore a €. 10.000,00 si è provveduto, come disposto dalle normative ,
a verificare la posizione del fornitore nei confronti dell’Erario. Nel 2014 sono state verificate 93
posizioni. Nessuno è risultato “Inadempiente” nei confronti del Fisco.
In riferimento al Decreto Legge 8 aprile 2013 n.35, convertito con modificazioni dalla legge 6
giugno 2013, n. 64 , il 17 aprile 2014 è stata trasmessa sulla Piattaforma del MEF per la
Certificazione dei Crediti la Comunicazione dell’assenza di posizioni debitorie
dell’Ente per i
debiti non estinti al 31/ 12/2013 ,relativamente a somme dovute per somministrazioni, forniture
e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali.
Il Decreto Legge 24/04/2014 n.66/2014 all’art. 27 ha imposto alla Pubblica Amministrazione,
un’attività di monitoraggio dei debiti per i quali siano trascorsi i termini di pagamento previsti
dal D.Lgs 9/10/2002 n.231.
Gli artt. 41 e 42 recano una serie di novità orientate a prevenire il possibile formarsi di ritardi
nei pagamenti della PA, prevedendo
l’obbligo di attestare i tempi medi di pagamento e
l’attivazione di un registro unico delle fatture nel quale annotare entro 10 giorni dal ricevimento
le fatture e le richieste equivalenti di pagamento .
L’Ente ha provveduto all’ iscrizione sulla piattaforma del MEF. A partire dal 01/07/2014 sono
state inserite tutte le fatture o richieste di pagamento pervenute all’Ente.
L’ente si è poi fatto carico di inserire sulla piattaforma del MEF tutte le fatture o richieste di
pagamento pervenute all’Ente per i mesi di Luglio, Agosto e Settembre (circa 600 fatture) e,
attraverso le “Comunicazioni Massive”,
ne ha attestato per ciascuna la recezione, la
contabilizzazione e la data del pagamento.
Dal mese di Ottobre, entrando a regime la procedura e su suggerimento del SIS, la
comunicazione al MEF dei debiti non estinti dall’Ente non è più transitata attraverso le
Comunicazioni Massive, ma attraverso il registro unico delle fatture. L’Ufficio Protocollo
provvede alla fase di ricezione delle fatture, il servizio Acquisti e Gare provvede alla
contabilizzazione
e il Servizio Bilancio attesta la data del pagamento. In questo modo la
comunicazione al MEF è in tempo reale .
Per monitorare per il 2014 i tempi medi di pagamento , non disponendo di tutti
i dati
informatizzati sul MEF , in quanto la rilevazione è iniziata a partire dal mese di Luglio 2014, i
dati sono stati elaborati manualmente attraverso fogli excel, dove sono state riportate in ordine
cronologico la data di arrivo delle fatture , i dati del Fornitore, il valore del documento, la data
di scadenza del pagamento e la data del mandato di pagamento. Sono stati lavorati 1882
documeneti contabili.
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In ottemperanza a quanto previsto dalla disciplina in materia di trasparenza, l’indicatore del
tempo medio di pagamento elaborato per l’anno 2014 (calcolo espresso dal tempo medio di
pagamento delle fatture intercorrente tra la data di acquisizione al protocollo dell’Ente del
documento alla data di trasmissione del mandato di pagamento all’Istituto Bancario Cassiere
dell’E.R.S.U.) è pari a 23 giorni. Le fatture esaminate sono state 1882.
Secondo le disposizioni previste dall’art.9 del DPCM 22 settembre 2014- entrato in vigore il 15
novembre 2014 ( pubblicato su G.U. Serie Generale n.265 del 14/11/2014) è stato elaborato
l’indice di tempestività dei pagamenti che considera la somma - per ciascuna fattura emessa a
titolo di corrispettivo di una transazione commerciale - dei giorni effettivi intercorrenti tra la
data di scadenza della fattura o richiesta equivalente di pagamento e la data di pagamento ai
fornitori moltiplicata per l’importo dovuto, rapportata alla somma degli importi pagati nel
periodo di riferimento . L’indice annuale complessivo elaborato per l’anno 2014 calcolato
secondo il criterio sopra detto risulta essere pari a 0,0041
Pertanto nonostante l’ articolata struttura dell’Ente, le problematiche connesse al rilascio del
DURC dagli enti preposti, le verifiche di ordine fiscale da effettuare , i pagamenti sono stati
effettuati in media sotto la soglia dei 30 gg previsti dalla legge.
Tutti i mandati e le reversali di incasso nel corso del 2014 sono stati sottoscritti digitalmente e
trasferiti informaticamente alla Tesoreria. Il sistema si è rilevato funzionale e solo in sporadici
casi si è dovuto ricorrere all’assistenza della sede centrale di Banca Marche.
Nel 2014 sono stati emessi N. 3712 mandati per un totale di €. 10.385.300,08 e N. 1660
reversali di incasso per un totale di €.9.550.341,83
E’ continuata la trasmissione del Mod. F24 telematico (previsto dalla Finanziaria 2007, per il
pagamento di ritenute erariali, contributi Inps e Inail). Per non aggravare l’Ente di ulteriori costi,
demandando la trasmissione allo Studio di consulenza fiscale si è provveduto autonomamente
tramite il collegamento con l’Agenzia delle Entrate. Sono stati trasmessi n. 42 modelli F24 on
line. Sono stati trasmessi n.10 F24 Enti Pubblici, modello tramite il quale l’Ente provvede
esclusivamente al versamento dell’Irap sulle retribuzioni, nel caso specifico, sul costo delle
collaborazioni occasionali e compensi agli organi istituzionali, in quanto tale modello ha
sostituito il versamento presso la Tesoreria Centrale. Potendo l’Ente portare in detrazione il
credito Iva, il pagamento di ritenute erariali, contributi Inps, addizionali regionali, comunali ed
ICI, questi continuano ad essere effettuati con il modello F24.
Le richieste ( R.d.A.) sono state soggette al controllo e verifica ai fini dell’esatta imputazione
della voce di conto e del corretto assolvimento dell’Iva (detraibile/indetraibile).
Il monitoraggio riservato alla contabilizzazione dei servizi
sempre attento e puntuale.
35
ristorazione/alloggi è stato come
Gli scostamenti rilevati tra le valorizzazioni dei ricavi in contabilità generale e le quantificazioni
dei servizi erogati, trasmessi
al Controllo di Gestione dalle mense, strutture abitative, e
convegnistica , continuano a rendere difficile e complesso l’allineamento tra la contabilità
generale e la contabilità analitica, evidenziando scostamenti tra le valorizzazioni e le quantità
dei servizi erogate.. E’ stato più volte segnalato che le difficoltà sono generate dalla presenza di
molteplici variabili: troppe tipologie di utenza (un dato così frammentato assume più valore
statistico che contabile);
frequenti cambiamenti di status tra l’utenza studentesca (borsista,
idoneo, pagante); numerose fasce di prezzo per l’accesso ai servizi; diversificate modalità di
pagamento dei servizi (bonifico, pos,carta di credito,
monetizzatore, cassa ), che rendono
difficile e quasi impossibile la perfetta corrispondenza tra “quantità” di servizio erogate e ricavi
ottenuti .
La possibilità data agli utenti delle strutture gestite a Foresteria di effettuare pagamenti a mezzo
pos dietro presentazione di fattura ha comportato la modifica ed integrazione di specifiche
scritture contabili, nonché l’attivazione tra questo servizio ed il servizio alloggi di procedure per
il controllo e chiusura delle pendenze a carico degli utenti. Per agevolare il servizio di Foresteria
vengono trasmesse le copie delle fatture emesse e le copie dei bonifici degli incassi, in modo
che la struttura abbia aggiornato in tempo reale le posizioni debitorie.
Nel 2014
sono stati disdettati a Banca Marche
n.2 pos in quanto uno installato in
un
monetizzatore ormai obsoleto e incompatibile con il POS e l’altro installato su un monetizzatore
non più in uso.
La restituzione del deposito cauzionale previsto per gli ospiti delle strutture ricettive di Pesaro ,
Casa Studentessa e Aquilone a titolo di risarcimento per eventuali danni o guasti arrecati ai
beni ed arredi avuti in consegna, nonché di addebito per eventuali spese di pulizie straordinarie
o altro intervento da effettuarsi da parte dell’Ente è stato informatizzato nel corso del 2014. Per
facilitare l’utenza si è data la possibilità di effettuare il pagamento a mezzo badge. Le strutture
hanno e comunicano a questo servizio periodicamente le somme incassate come depositi
cauzionali al fine di apportare in contabilità le necessarie scritture di rettifica. Il sistema è
entrato a regime nel primo semestre del 2014.
La gestione contabile delle Borse di Studio e degli altri contributi concessi agli studenti è stata
monitorata attraverso la distinzione e suddivisione delle erogazioni per anno accademico.
Per quanto riguarda la concessione delle quote contanti, oggetto di movimentazione contabile,
sono state aperte
diverse “voci di conto”, procedimento esteso anche ad
altre diverse
tipologie di contributo ( erasmus, integrazioni lauree, borse straordinarie, supporto ai disabili).
Grazie a questa suddivisione ed alla “gestione del sottoconto” legato al mandato di pagamento,
il monitoraggio dei flussi finanziari ed in particolare le movimentazioni legate ai mandati di
pagamento emessi e riscossi sono state notevolmente semplificate.
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Mensilmente il servizio mensa ed alloggio usufruito dagli studenti beneficiari di Borsa, è stato
contabilizzato ai fini iva sulla base dei servizi effettivamente usufruiti; successivamente, con
scritture di rettifica si è provveduto ad allineare i ricavi iscritti a bilancio con le quote mensili
mensa ed alloggio derivanti dai provvedimenti di assegnazione delle Borse.
Già nei primi mesi del 2014 si sono verificate importanti criticità nella concessione della Borse
di Studio per l’a.a.2013/2014 ed in prospettiva per quelle per l’anno 2014/2015.
Infatti solamente a fine gennaio 2014, quando l’Ente aveva già assegnato le Borse di Studio
per l’a.a.2013/2014 è stata comunicata dalla Regione la riduzione dei fondi finalizzati
all’erogazione delle Borse. Tra i contributi assegnati e le Borse di Studio erogate si è creato un
disavanzo di circa €.330.000,00 che l’Ente ha dovuto coprire con risorse proprie, attraverso la
destinazione degli incassi effettuati nel corso del 2014 per le revoche delle Borse e con la parte
non ancor utilizzata del finanziamento per prestiti fiduciari.
I maggiori finanziamenti assegnati dallo Stato per il 2015 hanno permesso di erogare la Borsa
di studio per l’a.a.2014/2015 a tutti gli aventi diritto.
La situazione iniziale, prima della comunicazione dei maggiori finanziamenti presentava circa
771 studenti idonei. Nel 2014 per la prima volta sono stati
rilasciati i CUD agli studenti
beneficiari Borsa e di altri contributi erogati dall’Ente. Infatti la nuova normativa prevede che
siano indicate nella certificazione anche tali somme , pur non essendo assoggettate ad alcuna
ritenuta alla fonte. Non è stato semplice attivare la
procedura in quanto oltre al numero
cospicuo di dichiarazioni da rilasciare (più di 2000) molti erano i punti oscuri : gli importi
da
indicare e la competenza da prendere in considerazione. I dati infine sono stati trasmessi allo
Studio esterno che ha elaborato le certificazioni e inserite le stesse nel MOD.770 ordinario, non
essendo l’Ente in possesso di un software apposito.
Sono stati elaborati i dati per la
predisposizione ed elaborazione della statistica MIUR
relativamente all’anno 2013. Essendo l’Ente in regime di contabilità economica e non potendo
estrapolare
dal
bilancio
i
dati
finanziari
richiesti
dal
Ministero
(entrate/uscite,
riscossioni/pagamenti), è stato elaborato un documento che pur non modificando il risultato
d’esercizio degli anni presi in considerazione è risultato
una sintesi
di dati economici e
finanziari.
Anche per il 2014 sono stati rendicontati, suddivisi per tipologia di intervento e destinazione,
tutti i movimenti in conto capitale, indicando nello specifico l’uscita finanziaria, la Ditta
esecutrice dell’opera con relativo numero e importo della fattura emessa, e dettagliando se
l’intervento fosse soggetto a finanziamento.
A seguito del
D.L.185/2008, D.L.5/2009, D.L.1/07/2009 n.78
sono state introdotte misure
restrittive sulle compensazioni Iva a partire dal 2010. La compensazione di crediti superiori a
€.15.000 può avvenire a partire dal 2014 solo il 16 del mese successivo alla presentazione della
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dichiarazione e con apposizione di visto di conformità da parte del revisore contabile o
consulente contabile.
Pertanto entro l’esercizio
2014 sono stati effettuati tutti i pagamenti in essere che
prevedevano il versamento di ritenute oggetto di compensazione.
Nel corso del 2014 sono state espletate tutte le operazioni per la richiesta di rimborso Iva. E’
stata predisposta la relativa richiesta all’agenzia delle Entrate , trasmessa successivamente la
documentazione richiesta ed
è stata predisposta la documentazione per Equitalia, nonchè
aperta con Unipol Assicurazione una Polizza fideyssoria .
E’ stato versato all’Ente da Equitalia il rimborso IVA 2013 (il minore degli ultimi tre anni) pari a
€. 307.074,00).
E’ stata inoltre trasmessa all’Agenzia dell’Entrate la documentazione IVA per la verifica delle
correttezza della richiesta del rimborso Iva 2011.
Sono state attivate le procedure per la trasmissione in formato XML della fatture emesse
dall’Ente nei confronti delle Amministrazioni che già a partire da Luglio 2014 sono assoggettate
a fatturazione elettronica quali Università, Prefettura.
Nei primi mesi del
2014 si è proceduto alla predisposizione e redazione del Bilancio
dell’esercizio 2013, che si è chiuso con una perdita
pari €. 281,708, coperta per 239.279 con
le riserve obbligatorie dell’Ente.
Sono state attuate azioni di controllo contabile dei movimenti di cassa trasmessi giornalmente e
mensilmente dal Servizio di Tesoreria dell'Ente verificando i mandati quietanzati, le somme
riscosse, la disponibilità di cassa, nonché i movimenti complessi di trasferimento intercorrenti
tra l’Istituto Cassiere e la Banca d’Italia che gestisce il Servizio di Tesoreria Unica.
Sono state effettuate nel 2014 circa 12.000 registrazione solo in contabilità generale . Più di
36.000 registrazioni trasferite in Contabilità Analitica . ( ad es. una fattura telefonica può essere
ripartita in ben 10 centri di costo). Registrate n. 1882 fatture di acquisto; emesse n.
fatture di vendita; emesse n.
20 autofatture; emessi n.
305
3712 mandati; emesse n . 1660
reversali di incasso; predisposte 57 istruttorie di pagamento; registrati nel registro cespiti i beni
ammortizzabili pervenuti nell’esercizio 2014.
Nell’area del controllo di gestione:
si è proseguito anche durante tutto il 2014 al
miglioramento degli strumenti di rilevazione economico/quantitativa, sempre in continua
evoluzione, prevalentemente a livello di programmi informatici, a supporto dell’intera attività,
per renderli più aderenti alle realtà ed alle esigenze che sono emerse durante l’anno.
E’ stato tenuto costantemente sotto controllo il budget nel suo complesso e quello dei vari Centri di
Costo assicurando disponibilità per ogni dubbio e/o necessità sorti in corso d’anno, che si sono
presentati numerosi. . Anche il 2014 è iniziato con le solite perplessità all’insegna di incertezze
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economico finanziarie, derivanti principalmente dalla decisione regionale sulla disponibilità per gli
ERSU della quota di economia tra le spese effettive per il personale ed il budget loro assegnato,
comunque dimezzate rispetto agli anni precedenti, che è stata inserita a copertura delle spese di
gestione. Come per l’anno 2013 l’ERSU ha inserito a Budget 2014 l’importo ricevuto nell’anno
precedente, dando dimostrazione che solo in presenza della sua concessione la chiusura del
Budget presentava un minimo di
utile, come le normative in materia richiedono. Le forti
perplessità si sono poi concretizzate con la Legge di assestamento al Bilancio regionale per l’anno
2014, che non ha concesso la cifra attesa - ed inserita a budget - ma un importo fortemente
ridotto
(pari a – 420.000,00 euro circa solo per l’ERSU di Urbino!!!!|), causando previsioni di
chiusura in forte perdita. Si è corsi ai ripari presentando un Forecast fortemente ridotto nei costi
per gli ultimi mesi dell’anno: è in corso di valutazione proprio in questi giorni, con la chiusura del
bilancio 2014, se si è riusciti a rispettare o se alcuni costi necessari ai fini istituzionali cui l’ente è
deputato hanno superato le riprevisioni di forecast.
La cifra ridotta è poi stata inserita anche a budget 2015, comportando problemi seri per trovare la
chiusura del budget 2015 come richiesto dal Regolamento contabile, a cui ha contribuito anche la
riduzione dei finanziamenti per borse di studio; solo a fine dicembre 2014,
in presenza della
certezza di un incremento del FIS per l’A.A. 2014/2015, che ha consentito di rendere beneficiari i
977 studenti idonei che erano rimasti fuori dalle borse di studio, si è riuscito a ripianare il budget
2015. Poche certezze di chiusura a pareggio esistono invece ancora a tutt’oggi per il 2014, perché
i nuovi finanziamenti per borse hanno influito per gli ultimi tre mesi dell’anno (Ott.- Dic.) e non
hanno però coperto e sopperito alla forte riduzione del finanziamento derivante dalle “ex economie
del personale” di cui sopra.
L’anno è iniziato anche con la riduzione del finanziamento da parte della Regione Marche per
Borse di Studio e l’incertezza è stata mantenuta per quasi tutto l’anno, comportando la necessità,
al fine di coprire tutti gli idonei alla borsa di studio, di dare la maggior parte di borse solo in servizi,
riducendo il numero dei beneficiari del contante e le quote contanti ripartite.
Anche per l’anno 2014 è stata adottata particolare prudenza nell’utilizzo del Budget,
specialmente all’inizio,
in attesa del concretizzarsi di alcune aspettative a livello regionale, in
considerazione della mancanza di sicurezza sui finanziamenti, del pesante aumento previsto
nell’area delle utenze e di altre dinamiche presenti nel budget. Sono stati verificati continuamente
i programmi informatici efficaci per il monitoraggio dei controlli, della pianificazione e del resoconto
della contabilità nonchè delle richieste d’acquisto.
Sono state valutate e risolte alcune difficoltà che sono emerse sui flussi documentali informatici
che coinvolgono il “ciclo passivo” delle registrazioni contabili e che sono comunque in continua
evoluzione di perfezionamento. A questo proposito ci si è adoperati per ottenere la riduzione dei
tempi di aggiornamento dei costi ai vari centri di costo nei documenti di report, derivanti dallo
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scarico dei buoni di consegna mediante l'accelerazione di tutti i passaggi documentali, allo scopo di
avere i costi inseriti corretti entro 30 gg dalla consegna delle merci. Di tale obiettivo si parlerà più
avanti, nella sezione dedicata. E’ stato tenuto sotto controllo costantemente il caricamento delle
merci e lo scarico delle stesse con sistema informatizzato ed ogni mattina, all’arrivo delle merci, la
persona deputata al carico dei buoni di consegna è presente ai magazzini. Si è continuato a
collaborare attivamente per l’aggiornamento del programma informatizzato delle vendite alloggi al
fine di renderlo sempre più rispondente alle necessità del servizio Controllo di Gestione e del
servizio Bilancio. Sono state ristudiate le denominazioni di alcuni Centri di Costo a seguito di
mutamenti di assegnazioni e concentrazioni al responsabile attuale dovute a
pensionamenti
intervenuti ai vertici gestionali dell’area alloggi.
Le Linee Guida, che anche per il 2014
sono scaturite direttamente dal Piano Annuale per gli
interventi per il Diritto allo Studio, sono state indispensabili per realizzare la convergenza alle
stesse di tutti gli obiettivi particolari assegnati ai singoli Centri di Costo. Dalle linee guida e dagli
obiettivi generali di Budget sono infatti poi scaturiti tutti gli obiettivi progettuali assegnati ai singoli
Centri di Costo.
Gli obiettivi di tutti i Centri sono poi stati raccolti, visionati, sottoposti al Direttore per una
validazione definitiva e quindi distribuiti ai responsabili con le apposite schede. A questo proposito
si segnala che la scheda excell degli obiettivi 2013, riepilogativa e generale, presentata per la
valutazione in Aprile 2014 e di conseguenza anche tutte le distribuite schede obiettivi 2014, sono
state oggetto di modifiche dopo che si è avuto un incontro con il Comitato di Valutazione
regionale, l’ufficio regionale di competenza e gli altri ERSU marchigiani. La modifica ha riguardato
la semplificazione e l’immediatezza della lettura dei dati informativi sugli obiettivi della scheda di
riepilogo del dirigente e nel corso del 2014 gli stessi criteri sono stati appunto adottati anche sulle
schede di settore.
La scheda che ne è scaturita, risulta perfettamente in linea con le richieste dell’Ufficio regionale di
Controllo a cui sono stati poi inviati tutti gli atti predisposti per la valutazione dell’area Dirigenza ed
a cascata dell’intero ente, per l’anno 2013.
Un’attenzione particolare è stata rivolta al coordinamento dei dati di contabilità con i dati del
controllo di gestione, con riguardo ai ricavi provenienti dai servizi mense e alloggi.
A tale proposito, in considerazione della già avvenuta suddivisione del servizio alloggi in “alloggi
struttura” e “alloggi utenza”, poi riaccorpati nel corso del 2013 a seguito del pensionamento dei
responsabili di area, è stato rivolto un riguardo particolare a supportare il nuovo responsabile nella
formulazione del budget 2013, nella imputazione dei costi e nella gestione degli stessi durante
tutto l’anno.
Ogni anno viene riaggiornata e tenuta sotto costante controllo la classificazione di tutti gli utenti,
clienti dell’ente,
controllando periodicamente l’aggancio di ogni tipologia alle singole
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voci di
ricavo; sono state poi riformulate e riaggiornate le schede vendite mense e alloggi, sia nell’utenza
che in relazione a nuovi presidi per l’erogazione dei servizi, in special modo a Pesaro.
Il lavoro, così strutturato, costituisce la base per contabilizzare i ricavi da mense e alloggi per il
controllo di gestione e per la contabilità (servizio bilancio), riducendo al massimo gli scostamenti
che sempre si sono verificati nella gestione delle quote dei ricavi sugli ambiti di rilevazione
riguardanti la contabilità ed il controllo di gestione stesso.
Sono stati riaggiornati e resi ancor più aderenti alle necessità i documenti informatici di rilevazione
delle vendite, sempre su fogli excell, su cui sono state riaggiornate le tariffe dei servizi, scaturenti
da decisioni consigliari nel corso dell’anno, che le ha ritoccate per tipologia di utenza, sia alle
mense che agli alloggi.
Con le schede così predisposte è quindi più semplice tenere tutto sotto controllo e le modifiche
risultano anche più facili ogni volta che i dati delle stesse subiscono variazioni.
E’ stata tenuta sotto controllo tutta l’area degli investimenti, la quale, per analogia al budget
ordinario, non ha visto l’immediata disponibilità dei costi preventivati; addirittura per tutta l’area
investimenti ogni acquisto è stato reso possibile solo dopo attenta valutazione sulla opportunità e
necessità dello stesso da parte del Direttore, che ne ha autorizzato singolarmente la realizzazione,
come da procedura operativa, nonostante fosse già inserito all’interno del budget 2014, già
autorizzativo di per sé: infatti gli importi, pur approvati all’interno del Budget non sono stati resi
disponibili se non a seguito di apposita e specifica richiesta.
Lo schema degli investimenti utilizzato è in
correlazione immediata alla contabilità ed agli
ammortamenti. A tale fine sono state costantemente ricontrollate tra loro le voci di conto di
Budget e di Bilancio, sono stati riportati su fogli excel i movimenti finanziari sostenuti per i
singoli investimenti ed imputati ai rispettivi centri di costo. Lo schema così impostato permette
di monitorare e rendicontate anche le spese in conto capitale legate ai contributi finalizzati da
parte della Regione.
La collaborazione con il servizio Bilancio relativamente alla gestione delle voci di costo e di ricavo si
è mantenuta durante il corso dell’anno e si è intensificata nei momenti di consuntivazione
trimestrale, semestrale ed annuale; la collaborazione si è realizzata anche durante l’ effettiva
registrazione contabile dei costi e dei ricavi, per di più quando alcune decisioni risultavano poco
chiare, al punto che il continuo controllo sulle risultanze contabili ha consentito la quadratura di
alcune registrazioni ed ha favorito ragionamenti su scelte di scritture contabili da intraprendere.
E’ stato predisposto il report trimestrale e semestrale 2014 nonché il budget 2015.
In tutto il periodo sono stati tenuti i contatti con gli uffici regionali e con i colleghi degli altri ERSU,
per cercare chiarezza sui trasferimenti utili all’utilizzo delle disponibilità/previsioni del 2014 ma
anche per la formulazione delle previsioni di Budget 2015.
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Su tutti i periodi indicati sono stati formulati gli indicatori, suddivisi in tutte le aree previste nel
modello condiviso dal Gruppo di Lavoro sul Controllo di Gestione dei quattro ERSU delle Marche.
Anche nel 2014 le riunioni tenute in Ancona sono state rivolte a comparare i dati ed a creare un
documento sempre più completo e più facilmente leggibile e confrontabile,
fornendo così alla
Regione dati omogenei e comparabili, utili per portare eventuali correttivi gestionali.
Il lavoro è stato complesso in tutto il suo genere per l’elaborazione delle particolarità di alcuni dati
ma nel contempo utile alla migliore conoscenza dettagliata di alcuni settori, nei confronti dei quali
sono così possibili ragionamenti rivolti alla eventuale correzione delle risultanze oltre che la
comparazione con gli altri ERSU sui singoli servizi analoghi o addirittura alla trasformazione del
servizio stesso, es. da diretto a indiretto (per meglio dire dato in appalto).
Il Report al I° semestre 2014 ha fornito dati e informazioni necessarie al monitoraggio
dell’andamento della gestione dell’ERSU. In esso si sono dovuti inserire
anche gli importi dei
contributi pesantemente ridotti provenienti dalla Regione e che erano invece stati inseriti in fase di
lavorazione del Budget nella cifra storica dell’anno precedente. La riduzione totale dei
finanziamenti nel 2014 da parte della Regione nei confronti del nostro ente, per gestione, fitti ed
“ex economie del personale”, è stata di 567.000 euro!
Sono stati inseriti i costi con tagli ed è stato raccomandato ai responsabili di non andare oltre le
ripreviste nuove disponibilità. Sono stati inseriti i costi con tagli ed è stato raccomandato ai
responsabili di non andare oltre le ripreviste nuove disponibilità.
L’analisi degli scostamenti per voce e per unità contabile, le informazioni riguardanti le quantità
di servizi prodotti, i risultati nel loro complesso ed in particolar modo quelli relativi appunto alla
chiusura semestrale ed alla prechiusura annuale, sono stati poi sottoposti al CdA dell’ente ed il
tutto è stato inviato anche ai competenti uffici regionali, comprensivi degli indicatori di periodo.
Per quanto riguarda la parte degli indicatori da trasmettere alla regione Marche, l’impegno è stato
più pressante ed ha determinato, anche nell’anno 2014, conteggi e schemi particolarmente
elaborati. Ad inizio anno si è svolta una riunione presso i competenti uffici regionali per operare
correttivi e/o aggiunte, di cui si è già detto ed a cui ha partecipato la scrivente responsabile del
Servizio Controllo di Gestione ed i colleghi degli altri ERSU marchigiani, nel rispetto di quanto è
stato stabilito
nel Manuale Operativo per i 4 ERSU delle Marche steso nel corso del 2006,
approvato dalla Giunta Regionale con delibera n. 1463 del 18/12/2006 e recepito dall’ERSU di
Urbino con delibera 24/2007 del 9/5/2007 , che stabilisce anche un gruppo di indicatori
qualitativi/quantitativi e contabili da produrre periodicamente da parte dei 4 ERSU su periodi
corrispondenti.
A completamento del lavoro sono stati formulati indicatori interni, cioè di controllo interno
sull’andamento gestionale (chiamati bilancini di struttura e di settore), in special modo su
strutture particolarmente sensibili del servizio abitativo. Nell’ambito di ciò si è provveduto a
42
redigere un bilancino con valutazioni puntuali, gestionali e contabili, sulla prospettiva di
chiudere parte del Collegio Tridente, in maniera ragionata e modulare, per l’inizio dei lavori già
dall’Anno Accademico 2013/2014, con lo scopo di non creare disservizi agli studenti ed in
particolare ai borsisti, che sarebbero stati “dirottati”, secondo le valutazioni svolte, o in altre
strutture residenziali di privati (con cui stringere eventuali convenzioni) all’interno della Città o
presso strutture ERSU da sempre utilizzate a foresteria.
Sono poi stati predisposti una serie di indicatori di efficienza e di economicità, suddivisi per ogni
area di profitto mense ed alloggi, rivolti all’intero 2013 ed al semestre 2014.
Il lavoro è stato complesso in tutto il suo genere per l’elaborazione delle particolarità di alcuni
dati ma nel contempo utile alla migliore conoscenza dettagliata di alcuni settori.
Sempre riguardo agli Indicatori, entrando di più nel dettaglio, le elaborazioni fatte nel 2014 (sul
consuntivo 2013 e sul semestre 2014) hanno riguardato gli indicatori di efficienza e di
economicità di tutte le singole aree di profitto dell’Ente, evidenziando in particolare:
le percentuali di incidenza dei costi totali; il costo medio unitario del pasto; il costo medio del
pasto per ogni mensa; il costo medio unitario delle derrate; il costo medio ponderato delle più
importanti tipologie di pasto e il costo medio ponderato delle derrate; il costo medio unitario
pasti borsisti e pasti paganti; il ricavo medio unitario; il ricavo medio da praticare a copertura
totale dei costi; la differenza unitaria da aggiungere a copertura dei costi totali sia sui pasti dei
borsisti che sui pasti dei paganti; il numero delle unità di personale utilizzate per la
preparazione dei pasti e per servire i pasti su base annuale, mensile e giornaliera in ogni
struttura ed i relativi costi;
il costo medio unitario dell’alloggio; il costo unitario dell’alloggio in ogni struttura; la media dei
posti letto occupati per anno, mese, giorno in ogni struttura; il numero dei posti letto che
incidono annualmente, mensilmente e giornalmente su ogni unità di personale ed i relativi costi;
i bilancini settoriali rilevati per ogni periodo di monitoraggio di andamento economico:
trimestrali, semestrali, annuali; la produttività del fattore lavoro; il grado di utilizzazione delle
risorse;
la predisposizione di bilancini dei vari servizi mensa e alloggio con ipotesi di gestioni in appalto
per una parte degli alloggi in concomitanza dei previsti lavori al collegio Tridente e confronti con
la gestione diretta.
Le informazioni derivanti da questi indicatori hanno consentito anche l'immediata conoscenza del
grado di efficacia interna dell'ERSU e creato delle basi di valutazione sulle scelte gestionali dei
sevizi proseguiti anche nel corso del 2014, con nuove ipotesi da formulare, utili per indirizzarsi su
scelte di fondamentale importanza per l’Ente.
43
Sono state formulate poi ipotesi di gestione di ulteriori strutture abitative in considerazione
dell’ipotesi di
chiusura di parte del Collegio Tridente per l’inizio dei lavori antisismici ed
antincendio.
Si segnala che
le richieste dei posti letto hanno sempre superato
le disponibilità esistenti;
ultimamente, visto lo stato in cui versa l’intera area collegiale, che necessita di importanti
interventi strutturali ed impiantistici, si sono avute anche numerose rinunce.
Sul costo dei prodotti viene anche applicato il metodo di caricamento dei costi indiretti al fine di
individuarne il costo pieno del servizio o “full costing”, relativo all’anno 2013. E’ in questo periodo,
con la chiusura del 2014 che si sta lavorando sul costo pieno del prodotto 2014.
A livello legale e di affari generali è stata curata direttamente la gestione delle pratiche legali
riguardanti l’Amministrazione con lo studio, l’istruttoria e la definizione delle vertenze in atto, in
particolare per quanto concerne:
- la partecipazione alle udienze del procedimento penale intentato a carico di un gruppo di
studenti per l’occupazione della mensa universitaria del Duca avvenuta nel Novembre del 2010,
nel quale l’E.R.S.U. si è costituito parte civile (processo in corso);
- la partecipazione alle udienze del procedimento penale intentato a carico della ditta UGOLINI
DISTRIBUZIONE ALIMENTARE di Pesaro per la fornitura alle mense dell’E.R.S.U. di prosciutti
non conformi al Capitolato di gara rilevata ad Ottobre 2011 (processo concluso);
- la costituzione di parte civile dell’E.R.S.U. nel procedimento penale in Cassazione intentato con
ricorso dei due contitolari del self service CORALLO di Pesaro avverso la sentenza di 2° grado,
che li aveva condannati (al pari di quella di 1° grado) per la truffa esperita ai danni dell’E.R.S.U.
nella gestione del servizio ristorazione per gli studenti iscritti all’Università di Urbino con sede
dei corsi a Pesaro (processo in Cassazione conclusosi con la conferma della loro condanna);
- il proseguimento del giudizio civile degli stessi contitolari del self service “Corallo” di Pesaro
per l’ottenimento del risarcimento dei danni da essi causati all’E.R.S.U. in conseguenza della
esperita truffa (fino alla sospensiva del processo dichiarata dal giudice civile in attesa della
sentenza della Suprema Corte in sede penale, di cui sopra, e che ora riprenderà il suo corso);
- la costituzione dell’E.R.S.U. avanti la Corte di Cassazione nel procedimento civile per un
ingentissimo risarcimento danni richiesto dagli eredi della defunta dipendente dell’E.R.S.U.
sig.ra CESARETTI Floride, per l’uccisione in servizio della loro congiunta avvenuta nel Novembre
del 1998 ad opera di ignoti, dopo che anche la Corte d’Appello di Ancona ha rigettato la loro
istanza, al pari di quanto aveva fatto il Giudice di 1° grado;
- il ricorso al T.A.R. delle Marche per l’annullamento, previa sospensiva, della nota della
dirigenziale regionale e di ogni altro atto annesso e connesso, con cui è stata disposta
l’impossibilità del mantenimento in servizio del Direttore dell’E.R.S.U. per un ulteriore biennio
44
oltre il limite di età, contrariamente a quanto deliberato dal Consiglio di Amministrazione
dell’Ente ai sensi della vigente normativa statale (ricorso concluso);
- la costituzione “ad adiuvandum” dell’E.R.S.U. avanti il Tribunale civile di Urbino quale Giudice
del lavoro in merito al ricorso presentato dallo stesso Direttore dell’Ente per l’annullamento del
medesimo provvedimento della dirigente regionale dott.ssa Daniela Del Bello.
Nell’area legale è stato curato inoltre il recupero dei crediti vantati dall’E.R.S.U. nei confronti di
studenti e di terzi, riguardo ai quali: ha inviato ai debitori 26 diffide di pagamento e 46 solleciti; ha
concesso – sentito preventivamente il Direttore – 35 rateizzazioni degli importi; ha proceduto nei
confronti degli inadempienti con la presentazione di istanze al Giudice di Pace per l’emissione di 21
decreti ingiuntivi, 22 atti di precetto e 16 pignoramenti mobiliari, nonché 18 richieste di esecutività
degli atti; ha infine presentato 21 esposti per tramite del locale Commissariato di P.S. ad altrettanti
Commissariati di P.S. sul territorio nazionale. Il tutto allo scopo di ottenere il rimborso forzoso di
somme di denaro dovute all’Ente da tali soggetti, che ha portato al recupero di 84.000,00 euro.
Sono stati utilizzati costantemente, nel corso dell’anno, gli aggiornamenti fatti inserire nel
sistema informatizzato del recupero crediti per il miglioramento e la velocizzazione dello stesso,
quali la “Suite Ufficio Legale” e il “Processo civile telematico” (connessione informatica con gli
uffici giudiziari ormai d’altronde obbligatoria), nonchè le notifiche dirette degli atti giudiziari in
collaborazione con Poste Italiane, avendo già disattivato quelle tramite gli Ufficiali Giudiziari del
Tribunale di Urbino assai più lente e macchinose.
Si sono avuti scambi di corrispondenza su problematiche strettamente giuridico-legali con
Avvocati esterni di fiducia dell’Ente, con Avvocati di controparti dell’E.R.S.U., con uffici giudiziari
(Tribunale di Urbino, Procura di Pesaro, T.A.R. Marche,), con altri uffici pubblici e peculiarmente
con quelli della Regione Marche su tematiche giuridiche riguardanti l’E.R.S.U. (prioritariamente
sullo stato dei collegi universitari, sugli interventi di ristrutturazione/adeguamento da effettuare
e sulla responsabilità gestionale dell’E.R.S.U.).
Si è collaborato fattivamente con gli Studi Legali esterni incaricati dall’Ente, di concerto con esso,
per pratiche processuali di particolare rilievo (quali le due in Cassazione).
E stato curato come di consueto l’aggiornamento dei rapporti di locazione/occupazione in essere
con l’Università degli Studi per i Collegi e il Campus ex Sogesta e con proprietari privati per gli
appartamenti di Pesaro ad uso degli studenti o delle proprie attività istituzionali, il pagamento
dei relativi canoni e delle imposte di registro con ripartizione della spesa fra i vari Centri di costo
di competenza.
Riguardo alla gestione dei collegi universitari ed in particolare alla loro fatiscenza e mancata
messa a norma, i rapporti con l’Ateneo (proprietario di 4 dei 5 collegi) e con i competenti uffici
della Regione Marche (proprietaria a sua volta del “Tridente”), partecipando anche a specifiche
riunioni sull’argomento.
45
E’ stato redatto l’atto autorizzativo della spesa “a monte” e quello di pagamento dei premi “a
valle” a favore della Compagnia che gestisce i pacchetti assicurativi dell’Ente per l’anno 2014 di
riferimento, con ripartizione della spesa stessa fra i vari Centri di costo interessati dalle
coperture e sono state curate le pratiche assicurative di incidenti occorsi a studenti nelle
strutture ricettive proprie, provvedendo in tal caso ad aprire direttamente i relativi fascicoli con
la Compagnia e seguendone l’iter fino alla chiusura, o anche nelle strutture ricettive
dell’Università e della Regione (per il “Tridente”) gestite dall’E.R.S.U., inviando allora le pratiche
infortunistiche e/o di risarcimento danni agli enti proprietari per rispettiva competenza.
E’ stato curato e gestito il Protocollo Informatico generale dell’Ente registrandovi 13.802 atti,
con responsabilità anche sul punto di protocollatura del Servizio Gestione provvidenze per
studenti ad esso facente capo, ai sensi del DPR 445/2000;
OBIETTIVI GENERALI:
1) Ampia informativa su tutti i servizi offerti dall’ERSU e tipologie degli stessi, con
particolare riferimento agli alloggi e alla ristorazione rivolta a tutti gli studenti e ad
altri attori interessati al mondo universitario, per assicurare e garantire la
rimozione di ostacoli di carattere economico e sociale.
Sono state inviate lettere a tutto il personale docente dell’Università di Urbino al fine di promuovere
soggiorni di studio in Città, con particolare riferimento alla possibilità di tenere Convegni e Congressi
presso le strutture dell’ERSU. Si è tenuta una collaborazione con gli organizzatori dei corsi per stranieri
per migliorare i servizi offerti (WiFi, trasporti, ecc.). Sono state date informazioni e supporto a corsisti
stranieri per soddisfare le loro diverse richieste (sanitarie, culturali, ricreative, ecc.).
Il sito Web
dell’ente, che divulga tutti i servizi che l’ente offre, è stato aggiornato e molto frequentato dalla
popolazione universitaria raggiungendo un numero di visite pari a 60.380.
2) Lavori riguardanti il servizio abitativo:
- Collaborazione con la Regione al piano di ristrutturazione ed adeguamento alle
normative sulla sicurezza del Collegio Tridente, attivando inoltre, compatibilmente con
le risorse proprie dell’ente, lavori di manutenzione indispensabili per la normale
fruizione delle strutture da parte dell’utenza studentesca;
- Procedere all’adeguamento alle normative sulla sicurezza delle strutture collegiali di
proprietà dell’Università, con le modalità previste dal Codice Civile qualora l’Università
stessa non vi provveda da subito, vista l’urgenza;
- Adozione di scelte rivolte ad assicurare la continuità del servizio abitativo che
garantiscano le disponibilità esistenti, anche mediante il reperimento di ulteriori nuovi
posti in strutture cittadine.
Al Collegio Tridente è stata effettuata la riqualificazione delle aule esterne 2/3/4/5/6 con:
sistemazione delle coperture; climatizzazione degli ambienti; sostituzione delle vecchie sedie non
46
più a norma con sedute ignifughe fissate a sbarre con staffe, provviste di braccioli e sedili rivestiti
in similpelle ignifuga, con bracciolo con tavolette e lodo dell’Ente; installazione di tende a rullo
comandate elettricamente; impianti per la diffusione sonora e la videoproiezione.
Inoltre si è
provveduto all’installazione di cancelli presso l’ingresso e l’uscita del parcheggio sotterraneo del
Collegio
Tridente e della strada che conduce al depuratore. E’ stato portato a compimento il
programma di sostituzione di altri infissi logori e pericolanti al collegio Tridente.
Si è provveduto all’installazione di sbarre nelle strade che portano al parcheggio del Tridente, alle
Serpentine ed all’Aquilone ed il montaggio di telecamere per la lettura delle targhe degli
automezzi.
E' stato valutato lo schema di comodato d'uso redatto dall'Università (comodante) per l'utilizzo
gratuito, da parte dell'ERSU (comodatario), dei collegi di proprietà della prima e vi sono state
apportate alcune modifiche dopo aver avuto specifici incontri con il preposto ufficio dell'Ateneo. La
previsione dell'Ente di seguire le fasi consequenziali di messa in sicurezza e di ristrutturazione
qualora fossero state reperite le risorse necessarie è rimasta sulla carta, in quanto le due parti non
hanno poi sottoscritto il comodato e perciò i lavori non sono iniziati.
Al Collegio La Vela i manutentori dell’Ente hanno proceduto alla sostituzione delle serrature di tutte
le porte delle camere.
Nei pressi dei campi da tennis vicino al collegio del Colle è stato allestito un
parcheggio per
automezzi. Si è provveduto al livellamento del piano dando al terreno adeguata pendenza per la
regimentazione della acque piovane, al posizionamento di stabilizzato, alla rullatura ed alla
realizzazione di una staccionata con pali torniti ed impregnati in autoclave al fine di creare una
barriera di protezione agli utilizzatori che è stata appositamente segnalata con catarifrangenti.
3) Utilizzo delle strutture abitative e di ristorazione al massimo delle loro potenzialità,
attraverso l’ aumento del turismo studentesco nazionale ed internazionale, e con
l’incentivazione di convegni e congressi, ponendo l’attenzione all’adeguamento
degli ambienti abitativi e di studio, nonchè al personale a ciò dedicato, al fine di
migliorare l’accoglienza.
Il 17/01/14 è stato inviato ai Responsabili dei servizi dell'Ente il primo prospetto degli impegni di
ospitalità al di fuori degli studenti universitari nelle strutture in programma nel corso dell'anno;
entro il 30 giugno esso è stato aggiornato tre volte, integrato con gli ulteriori impegni definiti
nel frattempo con gli organizzatori, ed inviato nuovamente ai servizi. Altri tre invii di prospetti
aggiornati, con i relativi ordini di servizio, sono stati effettuati nel secondo semestre. Tutto
questo ha consentito di utilizzare al meglio le strutture dell'Ente, accogliendo il maggior numero
47
possibile di manifestazioni, nonchè di fornire sempre servizi adeguati agli ospiti, avendo sotto
controllo la situazione degli arrivi e delle partenze in programma.
Inoltre la programmazione di convegni e congressi
si è articolata per l'intero anno senza
interferire o occupare i posti destinati agli studenti; pertanto il personale assegnato al servizio
foresteria ha garantito l'ospitalità degli utenti delle attività congressuali senza mai trascurare gli
ospiti ordinari (studenti e docenti) impegnandosi anche con ore di lavoro extra programmate.
4) Sostegno all’Urbino International Center, per l’attivazione di scambi con Università
straniere.
E stato svolto un monitoraggio delle Università straniere che potrebbero svolgere Corsi in Italia,
con invio di posta elettronica e sono state inviate lettere ai docenti universitari al fine di
promuovere soggiorni di studio a Urbino. Sono sorte collaborazioni con gli organizzatori dei corsi
per stranieri per migliorare i servizi offerti (WiFi, ecc.) e sono state date informazioni e supporto
a corsisti stranieri per soddisfare le loro diverse richieste (sanitarie, culturali, ricreative, ecc.).
In diversi periodi dell'anno è stata concessa la disponibilità di aule attrezzate in Via del Popolo e
ai Collegi a diverse Università straniere (Texas, Villanova, ecc.). In collaborazione con docenti
tutor e associazioni studentesche si è svolta l’niziativa "Arco-ontami un libro", in cui gli studenti
stranieri hanno raccontato un'opera letteraria significativa della cultura del loro paese d'origine.
Collaborazione con l'Università per lo svolgimento della prima scuola estiva di marketing in
Italia, al Collegio Internazionale.
5) Consolidamento del Sistema Informativo dell’Ente focalizzato primariamente su:
- Nuovi servizi telematici per semplificare il rapporto degli studenti con l’Ente.
- Ottimizzazione della rete dati e fonia
- Standardizzazione e automazione degli scambi dati tra Ersu e Università, Regione ed
INPS
- Adeguamento parco macchine interno
- Adeguamenti e migliorie riguardanti i programmi dell’area contabile/magazzini.
-Distribuzione di servizi interattivi tramite totem informativi.
-Integrazione del sistema di backup dati attuale.
L’obiettivo è trasversale e riguardante l’impegno di molti centri di costo dell’ente.
E' stata progettata l'architettura del nuovo sito Internet dell’Ente per garantirne la compatibilità
con i nuovi dispositivi mobili.
Si è partecipato allo sviluppo della domanda unica regionale e alla sua integrazione all'interno del
sistema informativo dell'Ente, consentendo così agli studenti di compilare la domanda di benefici
on-line attraverso la nuova piattaforma unica regionale. Il processo che ha condotto all’adozione,
48
anche per l’ERSU di Urbino, del modello on-line unico regionale per la richiesta della borsa di
studio e altri servizi è stato particolarmente impegnativo. La scelta di uniformarci al modello unico
regionale ha comportato un analisi dettagliata di tutte le applicazioni relative alla domanda, ad
iniziare dal sistema di registrazione “Cohesion”. Tutti gli “indicatori di 1° livello” sono stati
sottoposti a verifica, controlli, confrontandoli con quelli presenti nel modello di domanda on-line
già in uso presso l’ERSU di Urbino,
e dove è stato possibile sono stati richiesti interventi di
modifica, al fine di riproporre allo studente, nei limi imposti dal coordinamento regionale, un
software almeno su livelli qualitativi di quello già in uso presso l’ERSU di Urbino, formato sulla
base di una
lunga
esperienza ultra decennale. Prima della pubblicazione sul sito sono stati
effettuati numerosi test e collaudo dell’affidabilità del programma relativo alla domanda on-line,
anche in presenza di un elevato numero di accessi al programma stesso e alla protocollazione
automatica.Nel mese di Luglio 2014 sono state inviate le prime domande on-line all’ERSU di Urbino
utilizzando, appunto, il modello unico regionale.
Il rimborso dei depositi cauzionali agli studenti che lasciano le strutture dell’Ente è stato creato con
le stesse identiche procedure di pagamento delle Borse di Studio. Gli incassi ed i rimborsi sono
stati inseriti nel programma informatico che gestisce gli Alloggi che dialoga con il DPCM e sul
quale è stato inserito il movimento che genera il pagamento. Pertanto i mandati di pagamento dei
depositi cauzionali nel corso del 2014 sono stati gestiti informaticamente.
Sono stati codificati sul programma di contabilità tutti CIG (codici identificativi di gara) riportando
per ciascuno il nome del fornitore assegnatario e l’oggetto della fornitura. La registrazione della
fattura è avvenuta con l’aggancio del fornitore al CIG corrispondente. In questo modo ad ogni CIG
sono state agganciate tutte le fatture pervenute nel corso dell’anno, riuscendo ad avere per
ognuno l’importo complessivo fatturato dal fornitore. Questi dati sono stati scaricati dal SIS ,
sono state verificate e modificate alcune anomalie legate al non corretto abbinamento di fornitore
e CIG . Infine
i dati sono stati trasmessi per essere pubblicati sul sito WEB dell’Ente –
Amministrazione Trasparente e entro il 31/01/2015 sono stati inviati all’ AVCP.
E' stato analizzato e adeguato tutto il principale parco macchine hardware interno dell'Ente, al fine
di evitare interruzioni dei servizi e garantire la loro continuità anche in caso di guasti.
Sono stati effettuati adeguamenti e migliorie ai programmi dell’area contabile/magazzini, al fine
attivare e successivamente gestire la digitalizzazione dei documenti e il flusso telematico delle
informazioni, per facilitare il lavoro degli Uffici Acquisti, Magazzini, SIS e Ristorazione.
In collaborazione con l'Università degli Studi di Urbino, è stata estesa e rafforzata la copertura WiFi
per gli studenti ed i corsisti stranieri alloggiati presso le strutture dell'Ersu di Urbino.
E' stato integrato tutto il sistema di backup dati, al fine di garantire l'integrità ed il salvataggio di
tutti i dati dell'Ente anche in caso di guasto.
Inoltre:
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La collaborazione di più centri di costo, ciascuno per la parte di rispettiva competenza, ha fatto si
che tutti i passaggi interni dei documenti necessari alla registrazione finale dei costi subissero
un'accelerata, per consentire di avere la situazione sempre aggiornata al mese precedente in caso
di interrogazione dell'andamento economico tra disponibilità e costi. Una maggiore attenzione alla
trasmissione delle fatture, un controllo più veloce tra gli ordini ed i buoni di scarico, una maggiore
celerità nei controlli delle fatture con i buoni di scarico, un controllo più celere dei buoni di scarico
interni (tutti passaggi informatici che se fatti con lentezza rallentano anche la fase finale che
consiste nella registrazione dei costi ai vari Centri di costo), hanno consentito di procedere, con
scadenze più ravvicinate e regolari, a riversare i buoni di scarico interni e con essi i relativi costi ai
centri destinatari.
Il progetto relativo alla applicazione della Legge 190/2012 riguardante la compilazione più celere
delle tabelle riassuntive dei dati riferiti agli anni precedenti che riguardano i contratti pubblici di
lavori, servizi e forniture, liberamente scaricabili in formato digitale standard aperto,è stato
pienamente realizzato. Le comunicazioni sono state inviate regolarmente all'A.N.A.C.
Con il sistema dell’ordine aperto adottato per tutte le assegnazioni non è stato più necessario
effettuare le variazioni di fornitura ogni qual volta si superava la quantità assegnata e quindi è
stato possibile registrare tutti i movimenti delle merci all’interno dell’ente in tempi rapidi.
Nell’anno 2014 le derrate alimentari sono state caricate immediatamente nel magazzino tramite il
programma ESA. All’inizio del mese successivo le fatture sono state controllate (fattura differita) e
trasmesse all’ufficio competente.
Il programma di archiviazione documentale informatica è stato attivato anche presso i due Servizi
che erano stati a tale scopo individuati per il 2014, vale a dire Economato-Patrimonio e Personale.
Dopo lo studio delle varie fasi di attuazione è stata attivata la nuova procedura informatizzata
("nuovo processo civile telematico") ad uso dell'Ufficio Legale interno, finalizzata al deposito
telematico delle pratiche.
Potenziata la rete wireless all'interno delle strutture abitative.
Buona parte della modulistica legata all'ospitalità degli utenti a foresteria è stata aggiornata; sono
in fase di elaborazione le schede di ingresso e uscita ospiti.
6) Graduale riqualificazione della spesa relativa ai servizi offerti agli studenti,
mantenendo la loro qualità.
Nelle strutture abitative sono stati garantiti standard qualitativi sempre maggiori, ponendo
attenzione anche a soddisfare
tutte le richieste di
occupazione
pervenute. E’ stata attuata
l’occupazione dei posti letto nel periodo extra attività accademica (Mesi di Luglio e Agosto)
mantenendo le strutture abitative con lo standard qualitativo costante.
50
Sono state riformulate tutte le schede degli obiettivi assegnati ai singoli settori ( obiettivi di II°
livello) sulla base della scheda degli obiettivi di I° livello dati dal Consiglio dell’ERSU, discussa e
ricorretta nel corso di una riunione apposita con il Co. CiV. regionale. Quindi tutte le schede interne
sono state rielaborate sullo schema della scheda riepilogativa del dirigente, in cui appaiono con
maggiore chiarezza le informazioni utili alla valutazione dei responsabili di settore rapportabili poi
ai dipendenti dei settori stessi.
7) Miglioramento della politica degli acquisti protesa alla salvaguardia della qualità dei
prodotti ed all’economia della spesa di gestione.
Come nell’anno 2013 anche nel 2014 è stata ritirate frutta e verdura fresca a costo zero presso il
Centro di Stoccaggio di Rubbianello di Monte Rubbiano in provincia di Fermo. Autorizzato dalla
Prefettura di Ancona l’ente ha partecipato per ben 14 volte al distribuzione gratuita di prodotti
ortofrutticoli freschi. Sono stati ritirati
prodotti ( arance, insalata, cavolfiori, verze, fragole,
pomodori, carote, melanzane, pesche, zucchine, nettarine, mele, cocomeri, meloni, cetrioli,
susine,cachi, Kiwi, cipolle e mandarini) per un totale di 16.000 Kg., quasi il doppio rispetto a quelli
ritirati nell’anno precedente (9.600 Kg.). Tale operazione ha comportato nell’anno 2014 un
risparmio di circa il 5% di quello preventivato per l’acquisto di prodotti ortofrutticoli freschi.
8) Prosecuzione del progetto di collaborazione
– Studenti - Docenti e Tutor –
Amministrazione ERSU – all’interno delle strutture collegiali, con lo scopo di rendere
più partecipativa la vita all’interno delle strutture e con l’ulteriore obiettivo di attivare
iniziative culturali/ricreative che rispondano alle esigenze dell’utenza studentesca e di
progetti educativi destinati alla crescita intellettuale, professionale e umana degli
studenti, tracciandone le attività e lo stato di avanzamento dei lavori rispetto al
precedente anno.
Per migliorare ed agevolare l’accoglienza, la conoscenza del Regolamento, l’accompagnamento e
l’integrazione degli studenti, a cominciare dalle matricole, è stata mantenuta la figura dello
studente Tutor. Il Tutor rappresenta un punto di riferimento a cui lo studente può rivolgersi in
qualsiasi momento, all’interno della sua residenza universitaria. Dal momento che gli studenti
alloggiano in varie strutture residenziali, sono stati istituiti
situati
cinque Tutor all’interno dei collegi
al colle dei Cappuccini di Urbino. Gli studenti Tutor hanno mantenuto un
costante
collegamento con il responsabile degli alloggi e stabilito anche una stretta collaborazione con il
docente Tutor che risiedeva al collegio del Colle. Sono state realizzate ben 15 iniziative culturali e
ricreative grazie alla collaborazione degli studenti Tutor: il numero ha superato le iniziative tenutesi
nel 2013 e considerato che alcune di esse avevano cadenza periodica, quali ad esempio la
proiezione su mega schermo dei mondiali di calcio, di fatto il numero di manisfestazioni si aggira
51
attorno a 50. Da ricordare la manifestazione in occasione della giornata della memoria e per la
festa della donna.
9) Prosecuzione dell’adeguamento degli ambienti di lavoro alle normative sulla Sicurezza.
Preso atto delle ottemperanze alle normative sulla sicurezza con lo svolgimento di alcuni interventi
alle strutture residenziali, già descritte nel precedente obiettivo 2) e dopo l’occupazione di parte
dello spazio dei locali del magazzino merci adiacenti alla mensa Tridente per collocare
apparecchiature del fotovoltaico, si è proceduto alla sistemazione e miglioramento dei locali adibiti
a deposito di scatolame e pasta secca. Sono state fatte opere di tinteggiatura, rifacimento e
potenziamento dell’impianto elettrico, pulizia delle scaffalature ed installazione di grate di
aerazione. Tale intervento era stato richiesto anche dall’ASUR di Urbino.
Sono state predisposte anche le prove di evacuazione sulle tre strutture collegiali segnalate (Vela,
Colle, Internazionale) e la verifica documentale dei piani di evacuazione ha dato esito positivo
circa i comportamenti da tenere ed i percorsi da rispettare.
10)
Prosecuzione negli interventi attuativi per il contenimento della spesa energetica
e verifica di nuove tecnologie energetiche di possibile installazione, volte ad
assicurare un contenimento della spesa.
Ai collegi universitari la trentennale desueta centrale termica collocata al di sotto del Collegio del
Colle ha lasciato il posto ad uno dei più avanzati luoghi di efficienza energetica delle Marche, che
permetterà di abbattere i costi di gestione e ridurre le emissioni inquinanti, proseguendo nella
filosofia che già aveva visto l’E.R.S.U. di Urbino collocare i pannelli fotovoltaici sui terrazzi del
Collegio Tridente. Una rinnovata valorizzazione dei collegi di Giancarlo de Carlo visitati ogni anno
da studiosi di architettura di tutto il mondo che ospitano una delle più grandi comunità
studentesche d’Italia, fiore all’occhiello dell’Università “Carlo Bo” e della città di Urbino.L’installazione di un nuovissimo cogeneratore permetterà di vendere energia elettrica ed eviterà
l’emissione di circa 150 TEP (Tonnellate Equivalenti di Petroli), pari ad un consumo di 230 unità
immobiliari ,un grande abbattimento di emissioni inquinanti e polveri sottili nell’aria di Urbino. Un
impianto che per grandezza si colloca tra i primi posti della Regione e per modernità ed efficienza
al primo posto assoluto. Nel 2014 sono stati conclusi i lavori.
11) Pieno rispetto nelle strutture abitative e ristorative della raccolta differenziata;
sensibilizzazione degli studenti e di altri ospiti alla sua completa attuazione.
Il personale delle pulizie, nell’ambito della propria attività quotidiana ha prestato grande attenzione
a come, all’interno del blocco e nelle camere, proceda la raccolta differenziata. La procedura era
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già stata attivata nel 2013 e doveva essere perfezionata e conclusa nel 2014 mediante un progetto
di sensibilizzazione che è stato svolto. Nel corso del 2014 si è riusciti a raggiungere l’obiettivo,
perché in nessun blocco di camere dei collegi sono state riscontrate situazioni anomale per quanto
riguarda la raccolta dei rifiuti: a conferma di ciò è il fatto che sempre nel 2014 non sono state
comminate sanzioni amministrative per l'inosservanza a tale adempimento.
A completamento del percorso dovranno essere acquistati nel 2015 appositi
contenitori da
distribuire all’interno delle strutture, che a causa dei tagli di budget sono stati sostituiti nel 2014
con cestini.
12) Monitoraggio sulla soddisfazione degli studenti per la qualità dei servizi mediante
schede o questionari, anche on-line. Utilizzo degli studenti tutor per la distribuzione e
la raccolta dei questionari/scheda.
Grazie alla preziosa collaborazione degli studenti tutor sono stati distribuiti a più riprese i
questionari sulla customer satisfaction (oltre 600 questionari); dai dati già estrapolati (anche se
non ancora pubblicati) emerge un livello di gradimento più che soddisfacente, ed in particolare, a
conferma del punto 11 (vedi sopra) , emerge che la gran totalità degli studenti, esegue la raccolta
diferenziata dei rifiuti all'interno dei blocchi.
La cusotmer satisfaction è regolarmente applicata anche alla realtà delle strutture di foresteria: per
l'anno 2014 sono state consegnate 200 schede agli ospiti alloggiati all'internazionale e ne sono
state ritirate 189 mentre al colle su 300 consegnate ne sono state ritirate 277.
Nell’area del Diritto allo studio per l’indagine è stata utilizzata la forma del questionario distribuito
all'interno degli uffici, compilato in forma anonima e depositato in un urna all’Interno dell’Ufficio.
Per la distribuzione dei questionari sono stati utilizzati anche gli studenti part-time. La rilevazione
si è svolta nel periodo Luglio-Dicembre 2014; ciò ha permesso di diversificare il campione
interpellato e di tener conto delle diverse esigenze degli studenti, associate al maggior afflusso
agli sportelli. L’indagine ha riguardato i servizi di front office offerti dal diritto allo studio dell’ERSU
di Urbino ed è stata articolata sulla base degli indicatori di 1° livello. Il risultato globale può essere
definito
positivo come confermano i circa 400
studenti interpellati, appartenenti alle diverse
Istituzioni universitarie presenti nel territorio, poiché tutti gli studenti interpellati, eccetto una
modesta percentuale di essi, hanno dato una valutazione dei servizi che si attesta su valori medi o
superiori alla media. Ottime sono state le valutazioni relative alla cortesia e alla disponibilità del
personale addetto allo sportello. Per quanto riguarda il rapporto con lo studente emerge dal
campione interpellato che gli studenti preferiscono il contatto diretto con il personale addetto al
servizio di fronte office, piuttosto che utilizzare altri canali come la posta elettronica o il servizio
telefonico.
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I giudizi negativi, seppur numericamente limitati, consentono comunque di individuare gli
aspetti
per i quali esistono margini di miglioramento dell'attività amministrativa, fatte salve tutte quelle
iniziative che dipendono dalla capacità organizzativa ed ancor più di intervento di organismi
regionali. Si potrà continuare nell’analisi dell’indice di gradimento dei processi amministrativi,
prevedendo nel prossimo futuro una nuova indagine al fine di valutare gli interventi di
miglioramento dell'azione amministrativa e le performance complessive dell’Ufficio Diritto allo
Studio nel corso dell'anno 2015.
Anche il monitoraggio sulla soddisfazione degli studenti stranieri alloggianti ai Collegi universitari
(sulla qualità dei servizi erogati dall'ERSU, dall'Università e dalla città di Urbino), è stata effettauta
da studenti tutor mediante questionari a domanda diretta e a risposta multipla. Tali questionari
sono stati raccolti ed elaborati ed i risultati potranno servire a migliorare i servizi stessi, ad iniziare
proprio da quelli di promozione e informazione.
Il monitoraggio sulla soddisfazione si è svolto anche nell’area della ristorazione. Proprio a seguito
dell’indagine nel corso del 2014 i menù sono stati arricchiti e diversificati con l'introduzione di
piatti tradizionali della cucina regionale italiana e di altri paesi, di una maggiore offerta per i
vegetariani e per i celiaci; sono state effettuate due indagini di customer satisfaction, una rivolta
agli utenti ed una al personale del servizio ristorazione i cui risultati sono in fase di elaborazione.
Per favorire la socializzazione fra i ragazzi sono state organizzate due serate a tema: la prima con
menù brasiliano in occasione dei mondiali di calcio e la seconda con menù autunnale e prodotti
tipici del Montefeltro, che hanno riscosso gradimento.
13) Filiera corta per prodotti alimentari con lo scopo di privilegiare il consumo di
generi alimentari e non, prodotti direttamente sul territorio o reperiti in base al
principio del minor numero di passaggi tra produttore e consumatore.
Sono stati acquistati prodotti alimentari (coniglio fresco e carni suine) da aziende locali che oltre
ad accorciare la filiera tra produttore e consumatore, ha consentito una riduzione dei costi e di
dare all’utenza alimenti genuini prodotti nei nostri territori.
14) Ulteriore razionalizzazione e riqualificazione del personale dipendente.
Si è voluto aumentare la conoscenza e la diffusione delle procedure informatiche per la
corrispondenza con Enti esterni, nell'ambito del servizio del personale mediante le piattaforme
informatiche degli organismi del Dipartimento Funzione Pubblica per una
maggiore dei dipendenti.
partecipazione
I risultati sono stati ottenuti con la creazione di un panel informatico
di riferimento e l'archiviazione su specifico sito del servizio del personale.
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Sono stati aggiornati i dati circa i nuovi profili professionali acquisiti dai dipendenti, previsti dalla
delibera del c.d.a. n.34 del 17.04.2013. I risultati sono stati raggiunti con l'aggiornamento
generale e completo del programma Dipendenti manager.
Tutte le volte che si sono verificate esigenze da parte della Direzione/Presidenza, una unità
ausiliaria si è sempre resa disponibile a prestare servizio anche al di fuori del normale orario di
lavoro, fino al 30 novembre 2014.
Ci si è concentrati anche al risparmio e rimodulazione dell'attività di preparazione pasti,
secondo una concezione di cucina tecnica e razionale. La centralizzazione della maggior parte
delle cotture ha consentito una programmazione dell’attività calibrata in base ai menù ed alle
risorse umane disponibili, riuscendo a così a gestire anche situazioni temporanee di carenze
organiche. Un risultato che ne è conseguito è la riduzione del costo medio delle derrate di ogni
singolo pasto che si è notevolmente ridotto rispetto all'anno 2013, passando da € 1,91 ad €
1,72.
15) Intensificazione dei controlli per il pieno rispetto della normativa anti-fumo in
tutte le strutture dell’Ente.
Sono stati eseguiti controlli quotidiani da parte del personale di portineria e amministrativo, al
fine del rispetto della normativa anti-fumo, in special modo negli spazi comuni e quindi ben oltre i
20 controlli a campione preventivati; saltuariamente sono stati fatti controlli all'interno delle
camere al fine di verificare la presenza di persone abusive; lo stesso personale di pulizia,
quotidianamente presente nelle strutture, si è sempre impegnato nel segnalare i luoghi in cui il
divieto non veniva rispettato ed in questo caso i trasgressori sono stati fatti uscire dalle strutture.
E' stato comunque riscontrato come nelle sale studio larghissima parte dell'utenza abbia
rispettato tale divieto di fumo (a differenza di qualche anno fa quando si ricevevano continue
segnalazioni e lamentele da parte degli studenti per il mancato rispetto). Inoltre gli ambienti sono
tutti dotati di cartellonistica anti fumo con i nominativi dei responsabili ai quali è stato impartito
l'ordine di un'intensificazione dei controlli. L’ abitudine che i fumatori lasciano gli ambienti per
recarsi in luoghi aperti è sempre più diffusa.
16) Collaborazione con la Regione, la Provincia, la Comunità Montana, alla promozione
di attività di marketing territoriale, locale, culturale ed aziendale, tramite una
piattaforma web trasversale con lo scopo di attirare il maggior numero di clienti
mettendo a loro disposizione i servizi di cui l’ERSU è gestore, con riferimento al
D.C.E. al quale l’ERSU ha aderito.
L’ERSU ha partecipato ai seguenti progetti: "DCE Creattività" (Distretto Culturale Evoluto) della
Provincia di Pesaro e Urbino con un accordo di partenariato, mediante una contribuzione ed
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anche partecipando agli incontri (dal 9 maggio sul piano operativo al 4 dicembre sulle borse di
studio previste dal progetto); DCE "Urbino e il Montefeltro" con un accordo di partenariato, anche
qui mediante una contribuzione e la partecipazione agli incontri (8 gennaio sul piano operativo al
24 ottobre su cultura, cratività e innovazione); DCE "Urbino città Ideale" dell'Urbino International
Centre (di cui l'ERSU fa parte) con la partecipazione agli incontri e progettazione.
Dalle Linee Guida del Piano Regionale e dagli Obiettivi Generali assegnati dal Consiglio di
Amministrazione sono poi scaturiti gli Obiettivi assegnati ai singoli responsabili di P.O. dell’ente,
raggiunti con il coinvolgimento di tutto il personale loro attribuito e relazionati nelle schede di
valutazione delle P.O. stesse.
Sicurezza sul lavoro - D.Lgs 81/2008 e 106/2009 (ex 626/94).
POLITICA PER LA SALUTE E LA SICUREZZA DELL’ERSU DI URBINO – anno 2014
La salute e la sicurezza rappresentano per l’Ente e per i lavoratori beni primari irrinunciabili per lo
sviluppo delle attività produttive.
Sono state svolte in pieno le attività connesse al costituito ufficio di “Segreteria del Datore di
Lavoro” avvenuta con determinazione del Direttore n. 46 del 04/02/04 in tema di sicurezza e
salute dei lavoratori e dei luoghi di lavoro, provvedendo già da tempo alla definitiva strutturazione
dello “Sportello Sicurezza” ed istituendo una postazione esecutiva dotata degli elementi necessari
detta “Segreteria del Datore di Lavoro”.
Si è proceduto a coordinare tutte le attività inerenti la sicurezza dei dipendenti nei luoghi di lavoro,
avvalendosi anche del medico Competente e del “Responsabile alla Sicurezza”, nominati secondo
le normative in materia. E’ tramite il Medico Competente
che vengono svolti compiti di
sorveglianza sanitaria nei confronti dei dipendenti soggetti a rischi specifici, in ottemperanza al
documento di rischio adottato e revisionato per tutte le attività dell’Ente, procedendo alla
programmazione delle visite mediche per il personale soggetto a sorveglianza sanitaria, presso
l’ambulatorio dell’Ente, oltre alle prenotazioni presso l’Ospedale o altre strutture sanitarie.
Si è da tempo provveduto alla individuazione di tutte le figure sensibili inerenti la sicurezza
(A.S.P.P. ; Preposti; addetti al servizio antincendio; addetti al servizio di primo soccorso; addetti
alla gestione delle emergenze e loro Coordinatori; preposti alla gestione del divieto di fumo); è
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stata valutata
la rispondenza dei luoghi di lavoro alle normative ed alla corretta tenuta,
sorveglianza e manutenzione dei presidi antincendio, ai sensi del D.M. 10.03.1998; sono state
controllate le cassette di primo soccorso affinchè si presentino sempre fornite dei presidi sanitari;
sono state valutate la necessità e la tipologia dei vari “Dispositivi di protezione individuale” da
assegnare in dotazione ed in uso ai dipendenti, curandone l’approvvigionamento a ciascuno degli
aventi diritto; è stata fornita la consulenza sulle schede dei prodotti detergenti, sanificanti,
sgrassanti e disincrostanti in uso nelle strutture dell’Ente; si è proceduto alla corretta formazione
ed informazione di tutto il personale dell’Ente, in particolare delle figure “sensibili” sopra riportate;
si è proceduto alla formazione del personale relativamente alla gestione del protocollo operativo
sulle attività dei vari servizi dell’Ente, nello specifico i servizi di pulizia e delle mense; sono stati
individuati secondo la legge i rappresentanti dei lavoratori nei luoghi di lavoro, su indicazioni delle
OO.SS. o tramite elezioni, ed una volta individuate si è proceduto alla integrale formazione degli
stessi ai sensi di legge, al fine di porli nella condizione di meglio espletare il loro mandato; sono
stati formulati gli organigrammi generali e settoriali delle figure sensibili per la gestione della
sicurezza e dell’emergenza; si è provveduto alla mappatura delle vie di fuga (mappe per la
gestione della prevenzione incendi), inserendole in tutte le strutture dell’Ente, costituendo peraltro
un obiettivo di settore;
sono stati individuati i punti di raccolta delle persone a seguito di
emergenze; si è provveduto in tema di sicurezza, alla vigilanza sui contratti pubblici di lavori servizi
e forniture con le ditte esterne (d.u.v.r.i.); sono state monitorate
le varie fasi lavorative del
personale al fine di individuare una rispondenza superiore del documento di rischio dei vari servizi
ed al fine di procedere al miglioramento dei cicli lavorativi ed alla conseguente riduzione del rischio
specifico, anche con procedure di rilevamento filmiche per vari cicli lavorativi, in relazione alla
movimentazione manuale dei carichi e ripetitività dei movimenti; si è proceduto alla modificazione
strutturale del locale della mensa del Tridente a seguito di incarico ad una ditta specializzata per la
rilevazione ed analisi del microclima nelle due mense dell’Ente, a seguito di maggiori e migliori
informazioni
ottenute per emendare le problematiche connesse; è stato riattivato il sistema
antincendio automatico presso il SOT e Casa della Studentessa; sono state svolte le riunioni
periodiche con i RLS, RSPP, MC e Datore di Lavoro, ai sensi dell’art. 35, del D. leg. vo 81/2008, al
fine di revisionare il documento di rischio, l’ idoneità dei DPI e loro consegna ed i certificati di
conformità sui lavori effettuati, i programmi di formazione ed eventuali variazioni delle condizioni di
esposizione al rischio dei lavoratori; sono state effettuate visite alle strutture con il Datore di
lavoro, il M.C. e l’ RSPP; è stato istituito, per necessità ed emergenze,
uno specifico numero
telefonico n. 4141, collegando tutte le strutture presenti nell’Ente, al quale numero risponde
sempre, anche di notte, un operatore formato in materia, in grado di porre in essere tutte le
procedure previste nel piano d’emergenza. Oltre a tale numero telefonico si è lavorato ad un
sistema di allertamento generale per il Collegio e la mensa Tridente, collegando una serie di
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apparecchiature di amplificazione fonica, nelle varie sedi della struttura, con la postazione
permanentemente sorvegliata da parte di un operatore. In breve si provvederà, per i Collegi
Universitari che possono presentare una serie di limiti e vincoli strutturali, ad applicare nel tempo
un sistema di sicurezza equivalente, attenendosi alle indicazioni fornite dal documento di
prevenzione incendi, presentato ai VV. FF.
Con gli organismi competenti in sicurezza dell’
Università degli Studi di Urbino, si è proceduto alla verifica delle condizioni delle Strutture abitative
dei Collegi Universitari, tranne il Tridente (di cui la Regione è proprietaria), al fine di individuare gli
interventi inderogabili per la corretta messa in sicurezza delle strutture. Il Datore di lavoro, infine,
ha elaborato con un tecnico di fiducia, una dettagliata analisi degli interventi inderogabili, con
l’indicazione dei relativi costi economici in tutti i collegi Universitari, al fine di renderli a norma con
le leggi sulla sicurezza (Disposizioni sulle strutture abitative). Si è infine provveduto a valutare lo
“stress da lavoro correlato”.
RELAZIONE ATTIVITA’ DI FORMAZIONE ANNO 2014
Il programma formativo, per l’anno 2014 prosegue in linea di massima quello già avviato negli anni
precedenti, delineato in maniera specifica e circostanziata nelle precedenti proposte formative,
tendendo conto di esigenze prioritarie, determinate sia dalla necessità di ottemperare a quanto
previsto dalla normativa in materia di sicurezza del lavoro sia dall’esigenza di intervenire a colmare,
con azioni idonee, le principali lacune riscontrate in alcuni cicli di attività, in relazione ad
innovazioni tecnologiche, organizzative e normative, reclutamento di nuovo personale e programmi
di sviluppo della qualità dei servizi.
Gli interventi di formazione, volti ad aggiornare ed arricchire le competenze professionali dei
dipendenti, rispondono altresì alle singole richieste avanzate in merito dalla Direzione e
dai
Responsabili dei Servizi.
I docenti e/o Istituti ed Enti di Formazione sono stati come sempre scelti con l’obiettivo di favorire
il conseguimento di risultati non generici, ma atti a trasmettere alle risorse umane assegnate le
competenze adeguate all’esercizio delle singole prestazioni lavorative.
A tal fine, in alcuni casi, ove possibile, è stata prevista al termine del corso di formazione una
prova di verifica da parte del docente, per poter procedere ad un controllo immediato delle nozioni
apprese, al fine di una formazione più efficace e produttiva, rispendibile nel ciclo lavorativo.
Il numero degli interventi formativi effettuato, eccetto quelli dedicati alla Sicurezza che non
prevedono vincoli, risulta, come negli anni precedenti, contenuto in quanto subordinato a quanto
previsto all’art. 6, comma 13 della legge 122 del 30 luglio 2010 ( la spesa per la formazione deve
essere non superiore al 50% di quella sostenuta nell’anno 2009) così come ribadito dalla
Responsabile P.O. Organizzazione, Amministrazione del Personale e Scuola Regionale di
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formazione della Pubblica Amministrazione della Regione Marche, con nota prot. n. 298363 del
10/05/2013.
CORSI ESPLETATI
Formazione obbligatoria per personale iscritto all’albo degli avvocati. – Anno 2014
Le iniziative che seguono sono relative alle attività di formazione professionale continua ( attività
di aggiornamento, accrescimento ed approfondimento delle conoscenze e delle competenze
professionali ) mediante la partecipazione ad iniziative culturali in campo giuridico e forense,
alle quali tutti gli avvocati iscritti all’albo hanno l’obbligo deontologico di aderire, per
mantenere e migliorare la propria preparazione professionale, curandone l’aggiornamento.
Le suddette iniziative sono state destinate all’ Ufficio legale dell’Ente.
Il numero delle ore dei corsi/conferenze è indicativamente pari a n. 2/3 ore mentre per nel
caso in cui la partecipazione riguardi i convegni il numero delle ore è generalmente maggiore
(5/10). Per alcune iniziative sono stati rilasciati attestati di partecipazione.
Corso pratico processo telematico
Il corso, organizzato da Giuffrè Editore, Agenzia di Pesaro, si è tenuto nella giornata del 23 maggio
2014, presso l’Aula delle udienze penali del Tribunale di Urbino.
Obiettivi : In vista dell’imminente obbligatorietà del processo telematico è stato organizzato un
corso di formazione per l’uso del programma CLIENS che consente l’accesso al processo civile
telematico.
Partecipanti : il Responsabile P.O. e la dipendente assegnata al Servizio ( Uomini : 1 – Donne : 1)
Programma del corso
Strumenti necessari all’Avvocato per l’accesso ai Servizi Telematici;
Creazione e invio busta telematica : dimostrazione pratica di generazione buste per Decreto
Ingiuntivo, Memorie e Atti in corso di causa;
Controllo del deposito: il Gestore pec interno al software, L
e ricevute di ritorno, Rilevanza e significato delle ricevute;
Archiviazione ricevute Pec e creazione fascicolo informatico;
Scarichi fascicolo Polisweb su software.
Presente e futuro del trust in Italia
Il corso organizzato dalla Camera Civile di Urbino, con il patrocinio della Facoltà di Giurisprudenza
e dell’Ordine degli Avvocati di Urbino e dei
Dottori Commercialisti del Consiglio Notarile di Pesaro
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e Urbino, si è svolto ad Urbino, presso la Facoltà di Economia, nelle giornate del 13 e 20 giugno
2014.
Partecipanti : il Responsabile P.O del Servizio.
Programma del Corso
I° giornata
- Preferire il trust ; quando e perché : Maurizio Lupoi – Professore emerito dell’Università di
Genova;
- Le categorie fondamentali del diritto civile italiano e il trust – ANDREA Vicari – ITP Cert.
(Harvard) SjD(Comell) – Dottore di ricerca in diritto comparato;
- I problemi pratici meritevoli di soddisfazione attraverso il trust nell’esperienza notarile in Italia –
Cesare Licini – Presidente del Consiglio Notarile di Pesaro e Urbino;
- Profili fiscali del trust – Thomas Tassani - Professore Associato di Diritto Tributario Università
degli Studi di Urbino;
II° giornata
La necessaria presenza della “causa meritevole” del trust : i rapporti tra il diritto italiano e la legge
regolatrice del trust – Andrea Vicari – ITP Cert. (Harvard) SJD ( Comell) – Direttore di Ricerca in
Diritto Comparato;
Patrimoni separati e responsabilità patrimoniale – Lanfranco Ferroni – Professore ordinario di
Diritto Privato;
Abuso del diritto e inopponibilità fiscale del trust – Thomas Tassani – Professore Associato di
Diritto Tributario;
Profili penalistici dei negozi fiduciari di scopo.
Dovere di verità, completezza e competenza: La responsabilità dell’Avvocato fra contenzioso e
conciliazione.
La conferenza, tenuta dal Prof. Andrea Giussani , Ordinario di Diritto processuale civile, presso il
Dipartimento di Giurisprudenza dell’Università degli Studi di Urbino, si è svolta ad Urbino, nella
giornata del 25/06/2014, presso l’Aula Penale del Palazzo di Giustizia.
Partecipanti : il Responsabile P.O del Servizio.
L’esecuzione penale
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L’incontro di studi, organizzato dalla Camera penale di Urbino, “ Avv. Antonio Santini” si è tenuto
ad Urbino il 18 luglio 2014, presso l’Aula Penale del Tribunale di Urbino.
Relatore : Avv. Marcello Fagioli.
Partecipanti : il Responsabile P.O del Servizio.
Dalla fiducia (attraverso il trust) verso gli affidamenti - Convegno
Il Convegno, organizzato dal Dipartimento di Giurisprudenza dell’ Università di Urbino, con il
patrocinio di Assofiduciaria, si è tenuto ad Urbino, presso l’Aula Magna del Dipartimento, nelle
giornate del 16/17 ottobre 2014.
Partecipanti : il Responsabile P.O del Servizio.
Programma
16 ottobre
- Le radici romanistiche (I e II sessione)
- Fiducia e fiducie: dall’esperienza romana all’età intermedia (I e II sessione)
17 ottobre
- Le fiducie e gli affidamenti nel diritto italiano (I e II sessione)
- Le fiducie e gli affidamenti nel diritto comparato (I e II sessione).
Convegno- La sicurezza sul lavoro nella galassia delle società di capitali
Il Convegno, organizzato dal Dipartimento di Giurisprudenza dell’ Uuniversità di Urbino, - Olympus
– Osservatorio per il monitoraggio permanente della legislazione e giurisprudenza sulla sicurezza
del lavoro, si è tenuto ad Urbino, presso l’Aula Magna di Palazzo Battiferri nella giornata del 14
novembre 2014.
Partecipanti : il Responsabile P.O del Servizio.
Obiettivi
Grazie al contributo di studiosi ed esperti della materia il Convegno intendeva analizzare le delicate
questioni interpretative ed applicative della disciplina della salute e della sicurezza nei luoghi di
lavoro nell’ambito delle organizzazioni complesse, con specifico riferimento alle società di capitali,
le quali stanno assumendo un rilievo sempre maggiore nello scenario economico produttivo.
Programma
Sono state, innanzi tutto, analizzate le problematiche legate alla individuazione delle posizioni di
garanzia e delle connesse responsabilità per le quali si deve tener conto dei diversi aspetti
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organizzativi societari, mentre, in secondo luogo è stato posto l’accento sulle questioni connesse
alla responsabilità amministrativa delle persone giuridiche
in relazione ai delitti commessi con
violazione delle norme prevenzionistiche. In ultima analisi è stato dato spazio all’applicazione dei
principali istituti della disciplina di cui al D.lgs. n.81/2008 nelle società di capitali.
Interventi:
Poteri e responsabilità nelle società di capitali – Marcella Sarale – Politecnico di Torino;
Assetti societari e individuazione del datore di lavoro per la sicurezza – Francesco Basenghi –
Università di Modena e Reggio Emilia;
Corporate governance e responsabilità penali nelle società di capitali – Gabriele Marra – Università
di Urbino;
Il D.Lgs. n.231/2001 e la sicurezza sul lavoro – Alessandro Bondi – Università di Urbino;
L’applicazione del D.Lgs. n.231/2001 nei gruppi societari e nelle società quotate – Elisabetta
Righini - Università degli Studi di Urbino;
Il ruolo dell’organismo di vigilanza nei modelli di organizzazione e di gestione della sicurezza sul
lavoro – Umberto Poli – Kore Audit s.r.l.;
Modelli di organizzazione e di gestione della sicurezza sul lavoro nel gruppo Merck
KGaA – Vito
Sabatelli – Merck Serono S.p.A.;
La tutela dei lavoratori distaccati – Olivia Bonari – Università di Milano;
La valutazione di rischi – Alberto Andreani – Università degli Studi di Urbino;
La delega delle funzioni – Caterina Pavonessa - Università di Firenze;
Il servizio di prevenzione e protezione ed il medico competente – Chiara Lazzari- Università degli
Studi di Urbino;
La rappresentanza dei lavoratori per la sicurezza – Luciano Angelini – Università degli Studi di
Urbino.
L’onere della prova in materia tributaria
L’incontro di studi, organizzato dall’ Ordine degli Avvocati, in collaborazione con la Camera Civile/
Penale di Urbino, si è tenuto ad Urbino il 14 novembre 2014, presso il Tribunale di Urbino – Aule
Udienze Penali.
Relatore : Prof. Giusepe Rivetti – Docente di diritto tributario presso l’Università degli studi di
Macerata - Dipartimento di Giurisprudenza;
Correlatore : Cap. Antonio Dima – Comandante della Compagnia della Guardia di Finanza di
Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O del Servizio.
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Custodia cautelare e sovraffollamento carcerario
La conferenza indetta dall’Ordine degli Avvocati, unitamente al Dipartimento di Giurisprudenza
dell’Università degli Studi di Urbino, si è tenuta presso l’Aula Magna dello stesso Dipartimento,
nella giornata del 26/11/2014.
Partecipanti : il Responsabile P.O del Servizio.
Relatori e interventi:
Prof. Giulio Illuminati (Ordinario di Diritto processuale Bologna ) “ Problemi aperti in materia di
misure cautelari personali”;
Prof. Maria Grazia Coppetta (associato del Diritto processuale penale – Urbino) “ Problemi aperti in
materia di misure cautelari personali”;
Dott. Giovanni Rossi (Procuratore della Repubblica di Perugia) “ In tema di Tribunale dei minori”;
Dott. Alberto Albiati (Presidente del Tribunale della libertà di Bologna) “Decongestionamento
carcerario : il fine giustifica i mezzi ?”;
Prof. Daniela Pajardi (Associato di Psicologia sociale e giuridica – Urbino) “Problematiche
psicologiche dei detenuti e degli operatori in un carcere che cambia”;
Avv. Elena Valentini (Ricercatrice di Diritto processuale penale - Bologna) “Prospettive future in
materia di libertate”.
Partecipanti : il Responsabile P.O del Servizio.
La responsabilità medica nell’era delle linee guida dopo la legge Balduzzi
L’incontro di studi, indetto dall’Ordine degli Avvocati, unitamente alla Camera Penale di Urbino, si è
tenuto presso l’Aula Penale del Tribunale di Urbino, nella giornata del 19 dicembre 2014.
Relatore: Prof. Avv. Gabriele Marra – Università degli Studi- Camera penale di Urbino.
Partecipanti : il Responsabile P.O del Servizio.
Informazione e formazione in materia di sicurezza e salute nei luoghi di lavoro
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Il corso tenuto dal Prof. Paolo Pedrinelli Carrara, Responsabile della Sicurezza dell’Ente, si è
tenuto presso le strutture ricettive dell’Ente medesimo, nelle giornate del 4/11/18 e 25 marzo
2014.
N.ore : 8
Partecipanti : Tutto il personale (ad eccezione di quello amministrativo, che è già stato formato)
Totale n. dipendenti : 114 ( 73 donne – 41 uomini).
Struttura del corso:
obiettivi e motivazione: informazione e formazione cogente in materia di sicurezza e salute nei
luoghi di lavoro;
competenze finali: conoscenze in merito a rischi specifici cui è esposto il lavoratore in relazione
all’attività svolta; normative di sicurezza e disposizioni dell’Ente in materia; pericoli connessi all’uso
delle sostanze e dei preparati pericolosi sulla base delle schede e dei dati di sicurezza previste/i
dalla normativa vigente e dalle norme di buona tecnica; misure e attività di protezione e
prevenzione adottate dall’Ente.
Formalità del corso:
Frequenza integrale obbligatoria;
Verifica finale con superamento del 70% dei quesiti proposti dal test a risposta multipla;
Rilascio attestati/certificazioni finali individuali agli aventi diritto.
Didattica :
programma del corso:
a) concetti di rischio, danno, prevenzione, protezione, organizzazione della prevenzione aziendale,
diritti e doveri dei vari soggetti aziendali, organi di vigilanza, controllo, assistenza;b) rischi riferiti
alle mansioni e ai possibili danni e alle conseguenti misure e procedure di prevenzione e protezione
caratteristici del settore o comparto di appartenenza dell’azienda.
Materiale didattico: è stata consegnata una dispensa su supporto informatico inerente le tematiche
in programma;
Valutazioni: tutti i lavoratori hanno svolto un test che prevedeva 40 domande (con quattro uscite,
di cui una sola esatta), raggiungendo il risultato minimo di 28/40;Obiettivi del processo di
valutazione/verifica:
considerare la motivazione rispetto alla disponibilità/capacità di apprendimento;
verificare l’attitudine ad un atteggiamento di tipo “preventivo” ed “organizzativo stimolando le doti
di autonomia, di capacità di iniziativa, di abilità relazionali e sociali, di propensione al problem
solving;
sensibilizzare i lavoratori sui problemi di salute e sicurezza nelle attività lavorative.
Il corso si è svolto regolarmente, mostrando discenti partecipi e motivati. Anche i rapporti
instauratisi tra “allievi e docente”, sono risultati buoni e fortemente sinergici.
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Oltre alla normale attività didattica, durante lo svolgimento del corso sono state attivate una seria
di attività parallele :
1. Riunioni tra SPP (Servizio Prevenzione e Protezione) e docente formatore, che si sono rivelate
molto utili ai fini di un’analisi efficiente ed efficace sul clima d’aula, sull’andamento della didattica
e sulle tecniche di valutazione.
Registro presenze, rilevate allo scopo di valutare il grado di partecipazione dei lavoratori all’attività
formativa.
Colloqui individuali con i corsisti, effettuati ogni qual volta i corsisti ne hanno fatto richiesta o nel
caso in cui vi fosse necessità di comunicazioni personali (dei quali non sono stati redatti verbali per
motivi di riservatezza).
Bilancio delle competenze.
Promozione del servizio sportello informativo per la sicurezza, gestito in modalità on-line presso il
sito dell’Ente, rendendo possibile una comunicazione via e-mail con il SPP (Servizio Prevenzione e
Protezione).
Il corso ha ottenuto risultati soddisfacenti, con osservanza alle disposizioni normative vigenti e nel
rispetto delle aspettative dei lavoratori partecipanti.
Gestione del rapporto di lavoro, orario di lavoro, presenze e assenze del personale
Il corso, organizzato dalla Pubbliformez s.a.s di Catania, si è svolto a Senigallia, nella giornata del 4
marzo 2014.
N.ore : 6
Partecipanti : Il Responsabile del Servizio Personale dell’Ente.
Obiettivi del corso: Approfondire le problematiche inerenti la gestione del personale degli Enti
Locali, in relazione alle nuove normative che hanno determinato e determineranno, nel corso
dell’anno 2014, sostanziali modificazioni nell’ambito della gestione delle risorse umane.
Programma del corso:
Costituzione del rapporto di lavoro;
L’organizzazione del lavoro;
Novità in materia di disciplina delle assenze;
I permessi retribuiti;
I permessi non retribuiti;
Disciplina delle ferie;
La malattia;
Le aspettative e i congedi;
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I permessi e i congedi per eventi e cause particolari (L.n.53/00 e n.278/00)
Inquadramento teorico del T.U. delle disposizioni legislative e sulla tutela della maternità e
paternità;
Le assenze dal lavoro connesse alla tutela della maternità e della paternità;
Le sanzioni contro l’assenteismo nell’impianto normativo previsto dal D.Lgs.vo n.150/2009 e s.m.i.;
La nuova disciplina del part-time a seguito della legge 133/08 e della legge 183/2010.
Giornata di formazione e aggiornamento per il personale degli Enti Locali
La gestione del personale nel 2014 – le novità
Il corso, organizzato dal Comune di Sant’Angelo in Vado, in collaborazione con il Comune di
Urbino, si è svolto presso l’ex Collegio Raffaello ad Urbino, nella giornata dell’11 marzo 2014.
N.ore : 5
Partecipanti: Il Responsabile P.O. Servizio del Personale dell’Ente.
Docente: Gianluca Bertagna – Responsabile di settore Ente Locale.
Obiettivi del corso: Approfondire le problematiche inerenti la gestione del personale degli Enti
Locali.
Il Decreto Legge n.101/2013 e la legge di stabilità per il 2014, hanno modificato e modificheranno
le regole in essere, con le relative conseguenze sul piano pratico quali, ad es., : il blocco dei
contratti nazionali, i riflessi sulla contrattazione integrativa decentrata, con i limiti del fondo, le
forme di approvvigionamento di nuova forza lavoro in bilico tra accesso dall’esterno, mobilità,
stabilizzazioni e progressioni interne, le nuove modalità di calcolo in materia di spese di personale.
Programma del corso:
Parte prima: tra programmazione e assunzioni
La programmazione triennale e la verifica delle eccedenze e del personale in soprannumero;
Le graduatorie:vigenza e priorità rispetto alla mobilità;
La mobilità in entrata e in uscita;
Le stabilizzazioni;
I vincoli;
Esempi concreti di calcolo di turn-over.
Parte seconda : il lavoro flessibile e gli incarichi esterni tra novità e monitoraggio
Le modifiche all’art.36 del d.lgs.165/2001 ad opera del d.l. n.101/2013;
Monitoraggio e sanzioni per l’erroneo utilizzo;
Tempo determinato;
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Gli incarichi di studio e consulenze.
Parte terza: la spesa
Riduzione di spese di personale in valore assoluto (commi 557 e 562);
Rapporto tra spese di personale e spese correnti.
Parte quarta: gli incarichi ai propri dipendenti
L’obbligo di disciplina interna;
Le regole vigenti;
Cosa cambia dopo la modifica dell’art.53 del D.Lgs.165/01;
Cosa va inserito e come si gestisce l’analisi delle prestazioni?
Coordinatori delle emergenze
Il corso, tenuto dal Prof. Paolo Pedrinelli Carrara, Responsabile della Sicurezza dell’Ente, si è
tenuto il giorno 1 luglio 2014, presso il Collegio del Colle.
N.ore :4
Partecipanti: Personale appartenente a vari servizi e strutture dell’Ente (Collegi Universitari, Mense,
Servizio agli studenti, Magazzino), suddiviso in due gruppi.
Totale n. dipendenti : 38 ( Donne n. 21 – Uomini n.17)
Obiettivi : partendo da una breve presentazione, in cui sono stati dichiarati gli obiettivi formativi da
raggiungere, si sono ascoltate le esperienze e le case-history dei partecipanti, al fine di costruire
un percorso formativo aderente alle esigenze organizzative e gestionali per la sicurezza dell’Ente.
Programma del corso :
Aspetti legislativi e giuridici;
Procedure da adottare in caso di emergenza;
Leadership e comando;
Tecniche di comunicazione e psicologia dell’emergenza.
Durante il percorso formativo l’attività didattica si è svolta regolarmente e, secondo
relazione
finale effettuata dal docente, i discenti hanno interagito costruttivamente.
Oltre alla normale attività didattica, durante lo svolgimento del corso è stata effettuata una
simulazione di emergenza con il coinvolgimento di tutti i partecipanti.
Il materiale didattico è stato consegnato su supporto informatico.
Verifiche ispettive
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Il corso, tenuto dal Prof. Paolo Pedrinelli Carrara, Responsabile della Sicurezza dell’Ente, si è
tenuto i giorni 8 - 9 luglio 2014, presso il Collegio Tridente.
N.ore : 6
Partecipanti : 4 Responsabili P.O, 1 unita Cat.D Servizio ristorazione, 1 unità addetta al servizio
Sicurezza e prevenzione dell’Ente.
Totale n. dipendenti 6 (Donne 1 – Uomini 5)
Obiettivi : il percorso formativo è stato realizzato partendo da una breve presentazione in cui,
dopo aver ascoltato le esperienze e le case-history dei partecipanti sono stati dichiarati gli obiettivi
formativi da raggiungere, al fine di attivare un percorso formativo il più possibile rispondente alle
esigenze organizzative e gestionali per la sicurezza dell’Ente.
Programma del corso :
Lezione 1
Struttura della norma UNI EN ISO 19011:2003;
Principi dell’attività di audit (auditor e precesso di audit);
Termini e definizioni;
Il processo di audit : ( la gestione dei programmi di audit, attività di audit).
Lezione 2
Esercitazione – simulazione di una verifica ispettiva ( analisi documentale ; analisi del campo);
Competenze e valutazione degli auditor
( conoscenze e competenze; istruzione, esperienza di
lavoro, formazione e addestramento; Mantenimento e miglioramento della competenza).
Test di verifica del possesso delle conoscenze e competenze.
L’attività didattica si è svolta regolarmente e gli allievi, secondo la relazione finale redatta dal
docente, hanno interagito costruttivamente.
Durante lo svolgimento del corso si è reso necessario programmare, ad integrazione del corso
medesimo, una simulazione di verifica ispettiva di due ore, che si è svolta nella giornata del 23
settembre 2014, con il coinvolgimento di tutti i partecipanti.
Il materiale didattico è stato consegnato su supplito informatico.
Corso di Aggiornamento per ASPP
Il corso è stato organizzato dall’Università degli Studi di Urbino, nell’ambito degli interventi
formativi finalizzati alla prevenzione e sicurezza nei luoghi di lavoro. Gli incontri si sono svolti nelle
giornate del 9/14/16/21/23/27 e 30 ottobre 2014.
N. ore : 28
Partecipanti : il dipendente addetto allo sportello sicurezza dell’Ente
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Docenti: Dott. Eugenio Carlotti, Dott. Giampiero Pieretti.
Programma
Riepilogo normativa vigente in materia di sicurezza e igiene del lavoro. Le novità introdotte dal D.
LGS 81/08 e s.m.i.
La valutazione dei rischi e la stesura del DVR. Le procedure standardizzate di valutazione dei
rischi. I rischi da interferenza e la stesura del DUVRI.
Le caratteristiche dei luoghi di lavoro. I dispositivi di protezione individuale (il rischio elettrico e la
sicurezza antincendio; il rischio da atmosfere esplosive).
Gli infortuni e le malattie professionali. La sorveglianza sanitaria. Le lavoratrici madri e le differenze
di genere. Alcol e sostanze psicotrope: La gestione delle emergenze.
Rischi specifici: VDT; lo stress lavoro-correlato; il lavoro notturno; il microclima; campi
elettromagnetici; il sovraccarico biomeccanico della colonna vertebrale e degli arti superiori.
Rischi specifici: agenti chimici; reach e cip; agenti cancerogeni; amianto; agenti biologici.
Rischi specifici: il rumore, le vibrazioni.
E’ stata prevista una prova di valutazione finale.
Corso HACCP
Il corso, curato dall’ Istituto Zooprofilattico di Perugia, nell’ambito degli interventi finalizzati alla
formazione del personale nel settore dell’igiene degli alimenti, si è svolto nella giornata del
27/11/2014.
N. ore : 3
Partecipanti : i dipendenti addetti al servizio mensa.
Totale n. dipendenti : 48 (Donne n. 32 – Uomini n. 16)
Docente: Dott.ssa Annalisa Petruzzelli. Programma:
La legislazione vigente nel settore dell’igiene degli alimenti ed in particolare i nuovi regolamenti
comunitari (Pacchetto Igiene);
Tossinfezioni alimentari;
Il sistema HACCP e l’applicazione dell’autocontrollo: le procedure di lavoro, la documentazione dei
controlli. Ruoli e responsabilità nell’ambito dell’autocontrollo.
La corretta prassi igienica e le
criticità delle mense di Ristorazione collettiva;
Il sistema Cook - Chill e confezionamento sottovuoto: procedure di lavoro, individuazione dei CCP,
sistema di monitoraggi. Shelf life e Challenge test della pasticciata pesarese sottovuoto;
La tracciabilità nell’ambito della ristorazione collettiva;
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Gestione diete speciali;
L’igiene ed il comportamento del personale - La sanificazione e disinfezione dei locali e delle
attrezzature;
Gestione di non conformità.
L’espletamento del programma formativo per l’anno 2014 ha tenuto altresì conto di molteplici
contatti con specifici Enti o Istituti di Formazione tra i quali, in particolare, la Scuola di Formazione
del Personale della Regione Marche, la Provincia di Pesaro, l’Università degli Studi Urbino, per il
vaglio e l’individuazione di eventuali iniziative comuni.
La predisposizione di tutta la summenzionata attività formativa ha comportato l’espletamento di
molteplici adempimenti quali ad es.:
Ricerca dei corsi più significativi nelle diverse aree (amministrative, contabili, ecc) al fine della
formazione dei dipendenti;
Adozione delle determinazioni autorizzative con i soggetti formativi;
Contatti (telefonici o tramite posta elettronica) con i soggetti formativi, per tutte le informazioni
specifiche al riguardo;
Formulazione delle comunicazioni ai dipendenti interessati, con
eventuale trasmissione dei
calendari dei corsi, e/o contatti telefonici per le specifiche richieste;
Prenotazione dei corsi tramite posta elettronica;
Ricerca (se necessario) degli alberghi più convenienti per l’Amministrazione ed al tempo stesso per
i dipendenti, al fine di poter fruire di un’adeguata sistemazione in luoghi il più possibile vicini alla
sede di corsi, ad una tariffa contenuta;
Effettuazione delle apposite R.D.A. (codir) per la liquidazione delle varie fatture di pagamento;
Predisposizione degli atti di liquidazione delle varie fatture di pagamento;
Predisposizione dei rendiconti contabili delle spese effettuate ai competenti Uffici e/o Servizi
dell’Ente;
Inserimento dei corsi espletati nell’apposito programma informatico;
Inserimento dell’informativa relativa ai corsi nel Portale del Personale dell’Ente;
Predisposizione della relazione annuale al Direttore su tutti i corsi di formazione svolti.
ALTRE ATTIVITA’ SVOLTE.
Altre tappe importanti di lavoro hanno caratterizzato il 2014.
Sono stati eseguiti 3.010 interventi da parte del reparto manutenzioni, presso tutte le strutture dell’Ente
nonostante il pensionamento di altre unità di personale senza che le stesse venissero reintegrate.
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I tabulati da cui emerge quanto sopra sono disponibili presso il Servizio Patrimonio. In essi sono
state registrate tutte le fasi relative ad ogni intervento, che va dalla richiesta effettuata via Intranet
fatta all’operatore tecnico, al tempo impiegato per l’esecuzione dei lavori, al materiale usato fino
alla definizione della spesa da attribuire per ogni Centro di Costo.
Varie sono le attività eseguite, tra le quali:
- il lavoro del falegname per la sistemazione di infissi e finestre, di lucernai, di porte, di
serrature, sostituzione di vetri, ecc. presso le varie strutture;
- il lavoro dell’idraulico di riparazione rubinetti, sanitari, perdite di acqua, stasamento tubi,
sostituzione di ciambelle wc e porta scopini;
- il lavoro dell’addetto all’officina per la riparazione delle parti meccaniche delle apparecchiature
dislocate in tutte le strutture;
- i contatti con la ditta addetta al servizio elettrico, per la predisposizione di impianti e
collegamenti Internet, per la riparazione o sostituzione di frigoriferi, le ispezioni delle cabine
dell'alta tensione e delle sottostazioni di comando site in tutte le strutture di proprietà o
gestite dall'Ente, la predisposizione di impianti di registrazione e microfonici per i C. di A. e per
la convegnistica, controllo e prova dei differenziali dei quadri elettrici, ecc.;
- la pulizia delle fosse settiche ostruite presso i Collegi fatta in collaborazione alla Ditta esterna;
oltre alle attività sopra menzionate gli operatori del SOT si sono adoperati in opere di facchinaggio
per spostamento mobili da ufficio.
Sono stati seguiti i lavori di taglio erba e potatura siepi effettuati da ditta esterna.
Si è proceduto in collaborazione con la ditta assegnataria della gestione del depuratore presso i
Collegi ad un controllo ed adeguamento delle pompe e dei macchinari che regolano il
funzionamento dello stesso.
Nelle strutture immobiliari:
- Sono stati effettuati dai manutentori interventi presso le sedi di Pesaro, in Via Petrucci, 37-3941-51, sono state sistemate serrature, accessori nei bagni, riparati mobili, sistemate luci, presi
gli opportuni accorgimenti per il rispetto della L. 626 (antiscivolo agli scalini, avvisi di pericolo
ecc.).
-
Sono stati effettuati interventi presso Collegio Internazionale, sia in collaborazione con ditte
esterne che in autonomia per infiltrazioni d’acqua, sistemazione tapparelle, sistemazione della
pavimentazione della piazzetta rovinata dal gelo dl 2012;
Molti sono stati gli interventi seguiti dal SOT ed effettuati da ditte esterne, tra i quali ricordiamo:
-
La tinteggiatura di camere, bagni e spazi comuni, gli interventi sui terrazzi in cui si sono
verificate infiltrazioni d’acqua.
71
-
La sistemazione delle coperture delle aule esterne del Collegio Tridente.
-
La tinteggiatura della zona portineria del Collegio La Vela, on sistemazione di tutti i punti luce,
creazione di uno spazio tv , spostamento di macchine distributrici ed eliminazione della vecchia
cabina telefonica.
-
L’installazione di cancelli presso l’ingresso e l’uscita del parcheggio sotterraneo del Collegio
Ttridente e della strada che conduce al depuratore.
-
L’installazione di sbarre nelle strade che portano al parcheggio del Tridente, alle Serpentine
ed all’Aquilone e l’automazione di detti cancelli e sbarre con il montaggio di telecamere per la
lettura delle targhe degli automezzi.
-
Presso la sede dell’Ente in Via Veneto è stato sistemato il gruppo di continuità e sono stati
installati un condizionatore ed un aspiratore nella stanza in cui è ubicato per abbassare la
temperatura e consentire il migliore funzionamento dell’apparecchiatura.
-
A Palazzo Corboli sono proseguiti
i lavori di bonifica del pozzo che era stato posto sotto
sequestro in seguito allo sversamento di gasolio fuoriuscito dal deposito della Curia
Arcivescovile.
-
Alla palazzina di Via del Popolo n° 9/11 ora sede del “Centre International” si è provveduto al
rifacimento della centrale termica.
-
Nei locali dell’ex Scorpio (ora dati in gestione ad una associazione studentesca) sono state
installate due scale per l’accesso al locale macchine ed all’ufficio ed aumentata la potenza
dell’energia elettrica, passando da 3,5 a 40 kWh. Inoltre in questo edificio sono stati trasferiti
e posizionati il bancone bar del Collegio Aquilone ed il biliardo proveniente dal Golem di Via
pozzo
nuovo.
E’
stata
revisionata
tutta
l’impiantistica
relativa
al
riscaldamento
e
raffreddamento dei locali.
-
Alla Casa della studentessa è stato sistemato l’impianto antincendio, al bar del Duca è stato
sostituito l’impianto di condizionamento e nel locale attiguo è stato posizionato un nuovo
produttore di vapore per la soprastante mensa del Duca.
-
Nei pressi dei campi da tennis vicino al Collegio del Colle
è stato allestito un parcheggio per
automezzi. Si è proceduto al livellamento del piano dando al terreno adeguata pendenza per la
regimentazione della acque piovane, alla posizionamento di stabilizzato, alla rullatura ed alla
realizzazione di una staccionata con pali di legno torniti ed impregnati in autoclave al fine di
creare una barriera di protezione per gli utilizzatori che è stata appositamente segnalata con
catarifrangenti.
-
Al Collegio Tridente è stata effettuata la riqualificazione delle aule esterne 2/3/4/5/6 con:
climatizzazione degli ambienti; sostituzione delle vecchie sedie non più a norma con sedute
ignifughe fissate a sbarre con staffe, provviste di braccioli e sedili rivestiti in similpelle
72
ignifuga, con braccioli con tavolette e logo dell’Ente; installazione di tende a rullo comandate
elettricamente; impianti per la diffusione sonora e la videoproiezione.
-
Ai collegi universitari la trentennale desueta centrale termica collocata al di sotto del Collegio
del Colle ha lasciato il posto ad uno dei più avanzati luoghi di efficienza energetica delle
Marche, che permetterà di abbattere i costi di gestione e ridurre le emissioni inquinanti,
proseguendo nella filosofia che già aveva visto l’E.R.S.U. di Urbino collocale i pannelli
fotovoltaici sui terrazzi del Collegio Tridente. Una rinnovata valorizzazione dei collegi di
Giancarlo de Carlo visitati ogni anno da studiosi di architettura di tutto il mondo
che
ospitano una delle più grandi comunità studentesche d’Italia, fiore all’occhiello dell’Università
“Carlo Bo” e della città di Urbino.
-
L’installazione di un nuovissimo cogeneratore permetterà di vendere energia elettrica ed
eviterà l’emissione di circa 150 TEP (Tonnellate Equivalenti di Petrolio) all’anno, pari ad un
consumo di 230 unità immobiliari, un grande abbattimento di emissioni inquinanti e polveri
sottili nell’aria di Urbino. Un impianto che per grandezza si colloca tra i primi della Regione e
per modernità ed efficienza al primo posto assoluto.
-
Dopo l’occupazione di parte dello spazio per apparecchiature del fotovoltaico si è proceduto
alla sistemazione e miglioramento dei locali adibiti presso il magazzino del Tridente
a
deposito di scatolame e pasta , con tinteggiatura, rifacimento e potenziamento dell’impianto
elettrico, pulizia delle scaffalature ed installazione di grate di aerazione.
-
Al Collegio La Vela i nostri manutentori hanno sostituito le serrature di tutte le camere.
Al servizio magazzino.
Con una dotazione organica di cinque unità (una unità è destinata al turno del pomeriggio e di quelle del
turno del mattino due sono addette quasi esclusivamente al collegamento del Magazzino del Tridente con la
Mensa del Duca) i magazzinieri sono riusciti a svolgere i propri compiti rifornendo le due mense nei due
turni, controllando le derrate in arrivo, provvedendo al loro stivaggio, al controllo delle scadenze, eseguendo
le pulizie secondo le norme igieniche che la tenuta di un magazzino richiede (HACCP), predisponendo gli
ordini delle derrate necessarie per soddisfare i vari menù.
Sono state effettuate operazioni di carico e
scarico dei prodotti mediante l’uso del PC. Si è riusciti a generare automaticamente il D.D.T. al momento
della consegna delle derrate ed al l’introduzione della bilancia elettronica con stampa di etichette per quegli
articoli (tipo verdura e frutta) non dotati alla fonte di relativo codice.
Tutti i magazzinieri in seguito a progetto condiviso con il S.I.S. stanno usando il terminale apposito per lo
scarico delle derrate.
Sono stati fatti incontri per migliorare le procedure relative alla generazione della “spesa” e l’invio della
stessa al magazzino affinché provveda ad effettuare gli ordini al fornitore.
Si sono avuti incontri con il S.I.S. per riuscire a sviluppare ulteriormente il progetto della movimentazione
delle derrate.
73
Durante il periodo estivo è stato ampliato l’orario di lavoro anticipando l’arrivo del mattino per permettere la
preparazione delle colazioni per i numerosi ospiti stranieri dei Collegi.
Si è collaborato sia con il trasporto di vettovaglie, sia di merci ecc. per la buona riuscita di servizi, buffet,
cene, ecc. che il servizio convegni ha effettuato.
Sono stati acquistati prodotti alimentari
(coniglio fresco e carni suine) da aziende locali che oltre ad
accorciare la filiera tra produttore e consumatore, consente una riduzione dei costi e di fornire all’utenza
alimenti genuini prodotti nei nostro territori.
Come già detto negli obiettivi, anche nel 2014 è stata ritirata frutta a costo zero presso il centro di
stoccaggio di Rubbianello di Monte Rubbiano in provincia di Fermo. Autorizzati dalla prefettura di Ancona i
magazzinieri dell’Ente, in collaborazione con il personale delle mense hanno partecipato per ben 14 volte
alla distribuzione gratuita di frutta e verdura. Sono stati ritirati prodotti (arance, insalata, cavolfiori, verze,
fragole, pomodori, carote, melanzane, pesche, zucchine, nettarine, mele, cocomeri, meloni, cetrioli, susine,
cachi, kiwi, cipolle e mandarini) per un totale di 16.000 Kg., quasi il doppio di quelli ritirati nell’anno
precedente (9.600 Kg.). Tale operazione ha comportato nell’anno 2014 un risparmio di circa il 5% di quello
preventivato per l’acquisto di prodotti ortofrutticoli freschi.
Nell’anno 2014 le derrate alimentari sono state caricate immediatamente nel magazzino tramite il
programma ESA. All’inizio del mese successivo le fatture sono state controllate (fattura differita) e trasmesse
all’ufficio competente. Il controllo di gestione ha potuto così effettuare le attribuzioni ai vari centri di costo
più rapidamente.
Sono stati seguiti insieme ai dipendenti delle mense, corsi di aggiornamento su HACCP.
Al servizio Patrimonio
Ci si è
-
occupati del controllo e della predisposizione degli atti per i pagamenti di tutte le utenze
dell’Ente, provvedendo anche al calcolo analitico dei costi da attribuire ad ogni Centro (Acqua, TARSU.,
telefoni, cellulari, luce, gas metano).
Sono state predisposte
-
le istruttorie per il pagamento delle fatture relative agli interventi eseguiti
presso le strutture da ditte esterne e per l’acquisto di materiali per permettere al SOT l’esecuzione dei
vari interventi.
Si è proceduto alla predisposizione degli atti per il pagamento delle fatture relative alla fornitura di
-
carburante e ripartizioni per tutti i mezzi dell’Ente e per la gestione dell’impianto di depurazione presso
i Collegi.
E’ stata rinnovata la tassa di possesso per tutti gli automezzi dell’Ente, sono stati pagati canoni
TV, sono stati rinnovati gli abbonamenti alle riviste per emeroteca e per gli uffici.
-
E’ stata gestita per via informatica l’acquisto e la consegna di tutta la cancelleria per l’Ente, spedita
tutta la corrispondenza dei vari uffici e servizi (lettere, posta prioritaria, raccomandate, posta target,
telegrammi, pacchi ecc.), tenuta la cassa economale con rendicontazione al Servizio Bilancio delle
piccole spese, effettuate anticipazioni per missioni, effettuati gli incassi per i duplicati dei tesserini
che sono stati versati mensilmente al Servizio Tesoreria, distribuiti i buoni pasto ai dipendenti.
74
-
Sono state effettuate nell’apposito registro dei corrispettivi le registrazioni degli incassi avuti e fatte
le relative rendicontazioni a fine mese.
-
Sono stati inviati alla Tesoreria per la riscossione i vaglia inviati al Servizio Patrimonio dagli studenti,
relativi al rimborso borse di studio, rimborso pasti, ecc.
-
Sono state trasmessi alla tesoreria dell’Ente i vaglia postali indirizzati all’Economato
relativi al
pagamento di alloggi o per rimborsi vari (numerosi durante il corso estivo).
-
Si sono tenuti i registri di inventario dei beni patrimoniali dell’Ente, caricando o scaricando i beni
acquistati o dimessi.
-
L’Ufficio così come il SOT ha gestito per via informatica ferie, permessi, congedi ecc. del personale
del magazzino e del Patrimonio.
-
Ha predisposto riepilogazioni e statistiche dei consumi delle varie utenze (acqua, luce, gas, Tari,
telefono, carburante, gasolio, ecc.).
-
Ha provveduto alla gestione della parte amministrativa del Magazzino Merci. Sono stati eseguiti gli
ordini di merci ai fornitori, controllati i DDT e le relative fatture, emessi gli atti per il loro pagamento,
contattate le ditte per eventuali errori od anomalie. Sono stati eseguiti con PC le operazioni di carico
e scarico di tutti i prodotti in arrivo ed in uscita dal magazzino, raccogliendo, analizzando ed
elaborando dati e statistiche (consumo dei prodotti per mense e strutture varie), calcolando le
rimanenze trimestrali, semestrali ed annuali. Si è proceduto all’archiviazione di tutti i documenti
riguardanti il magazzino (lettere di assegnazione fornitura, ordini di fornitura, richiesta di spesa dei
vari Centri di Costo, buoni di consegna merci ecc.).
-
Sono state effettuate statistiche per le previsioni dei consumi dell’utenze come richiesto dal Controllo
di Gestione.
-
Sono state conteggiate le giacenze trimestrali di magazzino.
-
E’ stata data piena applicazione alla delibera n° 74/2008 del 16.12.2008 del C. di A. dell’Ente, per la
gestione unificata del parco automezzi dell’E.R.S.U..
-
Al fine di ridurre le spese si è proceduto alla vendita di tre automezzi
-
Si è partecipato come voluto dal Ministero della Pubblica Istruzione al monitoraggio one-line del
parco macchine e successivamente al censimento di tutte le autovetture in dotazione all’Ente.
-
Sono state effettuate statistiche trimestrali ed annuali sui consumi avuti da ogni mezzo.
-
Sono stati tenuti sotto controllo i monetizzatori dislocati presso le strutture dell’Ente, verificando la
quietanza di versamento, con la stampa degli incassi avuti dalla monetica.
-
Sono stati fatti riepiloghi e statistiche degli incassi effettuati.
Riguardo al monetizzatore della Biblioteca di Palazzo Corboli c’è stata una gestione diretta con versamento
del contante alla Tesoreria.
Ancora, sempre nel 2014:
-
approvato il bilancio consuntivo 2013;
nei primi mesi del 2014 è stata effettuata la prima rilevazione trimestrale dei costi e dei ricavi,
procedendo alla verifica degli scostamenti dalle previsioni di budget e
nel secondo semestre si è
provveduto, secondo quanto prevede il regolamento di contabilità, alla stesura del
75
report semestrale,
procedendo ad adeguare le previsioni a finire che si sono mostrate particolarmente impegnative viste le
incertezze sui finanziamenti;
-
nel mese di Dicembre è stato approvato il budget 2015. L’approvazione definitiva va a finire
purtroppo sempre in ritardo non per causa dell’ente bensì sempre a causa dell’incertezza su parte dei
finanziamenti della Regione;
-
partecipato a riunioni presso gli uffici regionali per discutere sulle problematiche riguardanti: gli
urgenti lavori che riguardano l’intero complesso collegiale, sempre con Dirigenti, Funzionari e Politici
regionali;
-
partecipato a riunioni in Regione con l’Assessore al Diritto allo Studio, Dirigenti e Funzionari regionali
per le nuove disposizioni in materia di borse di studio, per la definizione dei finanziamenti a copertura
delle stesse per l’ Anno Accademico 2013/2014 e 2014/2015, per ulteriori trasferimenti da parte della
Regione da inserire a Budget 2015;
-
tenute numerose riunioni con i Responsabili dell’ERSU e con i Consiglieri, per la formulazione del
Forecast 2014 nonché del Budget del 2015, adottati poi ufficialmente come documenti contabili dell’Ente
dal Consiglio di Amministrazione ed inviati ai competenti uffici regionali;
-
svolta la rilevazione statistica (Statistico-Informativa); curata la gestione operativa della Biblioteca
Multimediale collocata all’interno della sede amministrativa dell’Ente (Palazzo Corboli) e presso i Collegi;
portato a compimento l’aggiornamento delle pagine web del sito dell’Ente.
- sottoscritti
contratti e convenzioni che hanno comportato un’attenta valutazione nonché opportuni
incontri relativamente agli impegni che ci si accingeva ad assumere.
- ottemperato alle disposizioni riguardanti l’invio alla Sezione Regionale della Corte dei Conti degli atti di
conferimento di incarichi di studio, consulenza o ricerca a soggetti esterni, quella relativa alla dichiarazione
annuale degli stessi incarichi all’Anagrafe delle Prestazioni ed al preposto Servizio della Regione Marche,
ecc..
In ottemperanza alle disposizioni in materia, si è perfezionato il sistema di trasmissione interna cartacea di
delibere, determinazioni ed istruttorie tra i vari uffici della Posta Elettronica Certificata (P.E.C.), mantenendo
la certezza dell’avvenuto invio e ricezione degli stessi atti pienamente conformi all’originale ai vari
destinatari. Il sistema è stato integrato con la “notifica SMS di ricezione posta certificata”, grazie alla quale
quando arriva un’e-mail sulla casella di posta certificata esso provvede ad inviare (massimo 1 volta al giorno)
un SMS al destinatario, notificandogli così la presenza del messaggio.
Nel corso del 2014 il Consiglio di Amministrazione dell’Ente ha effettuato complessivamente n. 11 sedute in
tutto l’anno, adottando n. 85 delibere; di esse è stata curata la corretta verbalizzazione, la pubblicazione
nell’Albo Pretorio e nella rete Intranet, la trasmissione ai preposti organi regionali per la vigilanza (ai sensi
delle disposizioni di cui alla L.R. n. 13/2004) e la notifica agli uffici competenti.
Il Revisore Unico ha svolto invece i suoi compiti redigendo n. 4 verbali nel corso dell’anno 2014,
regolarmente inviati al Presidente della Giunta Regionale.
Da segnalare che dal 1° luglio 2014 si è avuto il collocamento a riposo del Direttore, Dott. Massimo Fortini,
e che da tale data la Giunta Regionale ha attribuito al Dott. Paolo Londrillo, Vicesegretario generale della
76
stessa Giunta, le funzioni di direzione dell’ERSU di Urbino, dapprima fino al 30 settembre 2014, funzioni che
poi sono state prorogate fino al 31 marzo 2015. Inoltre il Direttore Londrillo, con propria Determina n. 203
del 20 novembre, ha provveduto ad incaricare il Dirigente Dott. Angelo Brincivalli (inquadrato nella dotazione
organica dell’Ente dall’ 1/11/2014) di sostituirlo in caso di assenza o impedimento temporaneo.
Sono state istruite, elaborate e predisposte n. 235 determine:
n. 44 afferenti all’Ufficio Diritto allo Studio;
n. 6 afferenti all’Ufficio Gestione Servizi collettivi (Mense e Alloggi);
n. 97 afferenti all’Ufficio Acquisti;
n. 81 afferenti all’Ufficio Personale;
n. 4afferenti ai restanti Uffici e Servizi.
e n. 1490 istruttorie di pagamento.
Nelle strutture collegiali sono state ospitate per l’attività convegnistica, per scambi culturali con le
università straniere e per manifestazioni varie n. 4286 persone (nel 2013 sono state n.4071), per
complessivi 30.198 pernottamenti ( nel 2013 sono stati 24.258) e distribuiti 64.526 pasti (nel 2013 n.
53.950).
(Si allega copia dei convegni svolti, All. 1).
L’aumento del numero dei posti letto destinati a Foresteria Universitaria presso il Collegio del Colle ed il
Collegio Internazionale ha sicuramente consentito all’ Amministrazione di accogliere tutte le richieste di
ospitalità che sono pervenute da parte di organizzatori di Seminari, Convegni, giornate di studio e
qualunque altra iniziativa che ha comportato l’esigenza di pernottamenti da parte di utenti autorizzati, in
qualunque momento dell’anno (a differenza del passato, quando ciò era possibile solo nei mesi estivi e
comunque in assenza di attività accademica).
Nelle rare occasioni in cui i posti letto delle due strutture destinate a questo servizio si sono rivelati
insufficienti per accogliere tutti coloro che ne avevano fatto richiesta, per alloggiare gli ulteriori ospiti si è
dovuto ricorrere alla camere disponibili nelle altre strutture (Collegi e Campus scientifico ex Sogesta), ma
solo per le prenotazioni estive.
Va sottolineato che nel corso dell’anno 2014 è stato ospitato presso le strutture dell’ERSU, a carico
dell’Arcidiocesi, un gruppo di sacerdoti stranieri partecipanti ai corsi di italiano organizzati presso
l’Università di Urbino, non negli stessi elevati numeri registrati nel 2013 ma comunque sempre validi per
garantire introiti al di fuori delle normali aspettative, i quali hanno utilizzato i servizi alloggio e ristorazione
per circa tre mesi, contribuendo ad incrementare i ricavi dell’Ente.
E’ stata portata avanti la gestione degli scambi internazionali di studenti (Partnership)ai sensi delle
convenzioni sottoscritte con Università straniere, che prevedono soggiorni ad Urbino durante i mesi di
luglio-agosto e, in alcuni casi, ospitalità per studenti stranieri durante l’anno accademico, nonché, come
contropartita, soggiorni-studio presso le stesse Università, da assegnare a studenti dell’Università di Urbino
debitamente selezionati sulla base di appositi bandi i concorso pubblicati dall’ERSU,
La Direzione oltre ad aver coordinato, sovrinteso e presenziato a tutte le attività sopra descritte,
77
ha partecipato a tutte le riunioni del Consiglio di Amministrazione;
ha riunito e presenziato a tutti gli incontri con la
"commissione trattante"
per i problemi del
personale e l'applicazione del CCNL;
ha tenuto tutti gli incontri istituzionali presentatisi nel corso dell'anno, con l'Università, la Regione, il
Comune ed altri organismi coinvolti nelle problematiche istituzionali dell'Ente e partecipato alle
riunioni che si sono tenute per discutere degli Enti per il Diritto allo Studio della Regione Marche e
su argomenti di interesse fondamentale per il funzionamento dell'ente, quali: personale, Borse di
studio, strutture collegiali e loro ristrutturazione, ecc.
Tutte le attività svolte dai sottostanti servizi e uffici hanno fatto capo alla Direzione, nella qualità di
Direttore a Fortini Massimo per sei mesi Gennaio - Giugno 2014; nella qualità di Direttore a Londtillo
Paolo per sei mesi Luglio
Dicembre 2014.
a) Servizio Acquisti e gare;
b) Servizio Affari Generali;
c) Servizio Controllo di Gestione, Ispettorato Analisi e Qualità;
d) Servizio Ingegneria di Sistema e Statistico Informativo;
e) Servizio Personale;
f) Servizio Relazioni Interne e Supporto alle Attività degli Organi Istituzionali
(comprendente la sezione Convegni, Congressi e Partnership).
g) Servizio Bilancio;
h) Servizio Magazzino/Patrimonio e SOT
i)
Servizio Gestione Provvidenze per Studenti e Controlli Fiscali
j)
Servizio Abitativo;
k) Servizio Ristorazione;
I)
Servizio Supporto agli Studenti, Orientamento agli Studi ed al Lavoro.
AI Dirigente Dott. Angelo Brincivalli hanno fatto capo i seguenti servizi per due mesi Novembre
Dicembre
2014:
a) Servizio Abitativo;
b) Servizio Ristorazione.
La presente relazione e tutto ciò che in essa è attestato comprende il lavoro svolto, in qualità di Direttori
deIl'ERSU, dal dotto Fortini Massimo fino alla permanenza dello stesso in servizio alla data del 30/6/2014, e
dal dotto Londrillo
Paolo dallo luglio al 31 dicembre 2014, come è anche indicato nelle schede di
valutazione dagli stessi sottoscritte, facenti parte dell'intero sistema documentale per la valutazione 2014.
URBINO 19 Marzo 2015
IL DIRETTORE
~.paO~OL~
'~
,
78
All. 1
RESOCONTO ATTIVITA' CONVEGNISTICA 2014
Nome evento
Data evento
2023/02/2014
07/03/2014
11/01Corso di cucina per ammortizzatori sociali 08/03/14
Ospite Associazione Culturale Aenigma
marzo-14
Gruppo Assumption College
27-30/03/14
I.P.Erasmus - Università - DESP
09-22/03/14
Ospiti Associazione Culturale Aenigma
29-31/03/14
05Gruppo Universitario Politecnico Milano
07/04/2014
01Gruppo Accademia BBAA Tolosa
07/04/2014
06Gruppo Universitario Pratt Institute
08/04/2014
Manifestazione DISCUM
09/04/2014
10Gruppo Liceo Caravaggio Milano
12/04/2014
10Convegno DISTI
13/04/2014
08Convegno "Essere cittadini ieri e oggi"
12/04/2014
25/02Ospitalità dottorando messicano (DISTI)
16/04/14
14Festival Resistenze Anomale
17/04/2014
25Festival Giornalismo Culturale
27/04/2014
30/01Programma UTSA COA
03/05/14
30/01Programma UTSA COLFA
03/05/14
22/04IP Erasmus - Villard 15
05/05/14
04Corso MITOS
10/05/2014
Rassegna Cori Universitari
10/05/2014
15Convegno DISCUM
16/05/2014
11/01Villanova Business School
24/05/14
26Workshop Acc.BBAA
30/05/2014
01Ospite Associazione Culturale Aenigma
31/05/2014
Podistica del Donatore
01/06/2014
31/05Gruppo Univ. Politecnico di Milano
02/06/14
08Convegno DISBEF
11/06/2014
Corso Special. DIPSUM
marzo/giu.14
Campionato Nazionale delle Lingue
Gruppo Scolastico in visita alla Università
79
Partecipanti Nr.
Pernottamenti
Addebitati
Nr. Pasti
Addebitati
143
23
197
255
23
1
17
50
6
4
51
429
6
3
73
50
13
58
96
8
48
46
47
92
36
71
26
70
16
43
1
60
47
20
144
88
20
42
76
27
2.370
2.649
8
512
580
96
864
16
70
78
100
70
11
1.485
2.970
9
34
42
1
13
4
60
100
11
30
40
24
Scuola Intern. Foraminiferi
Seminario DISCUM
Campo Giovani 2014
Summer School ACCENT Plus
Straducale 2014
Corso perfez.to Psicologia
Programma Estivo IeiMedia
Programma Urbino Villanova University
Programma Marco Polo - Lingua Ideale
Servizio Mensa Addetti Ass. Religiosa
Servizio Mensa centro Socio Educativo
Alloggio convenzione SUNY
Aule UTSA
Borsista ISEP
Borsista Honduregno
XXXIV ESMEC
Programma Broward College
USSP 2014
Programma Villanova University
Urbino Musica Antica
Alloggio studente Accademia BBAA
Corso Estivo ACCI Prof. Vena
Gruppo Universitario di Tarleton
Programma estivo Rutgers University
Festa del Duca 2014
Ospite Argentina Università
ROF - Pesaro
Scuola di Metrica e Ritmica Greca
Festa dell'Aquilone 2014
Progetto "Giovanissimi Uniurb 2014"
Stage di Semiotica e Morfologia
(DISCUM)
XXI Seminario di Scienze Religiose
Gruppo Universitario Cornell University
0322/06/2014
23/06/2014
2228/06/2014
2229/06/2014
29/06/2014
01/0329/06/14
30/0529/06/14
11/0130/06/14
27/0230/06/14
01/0130/06/14
01/0130/06/14
01/0130/06/14
01/0530/06/14
01/0130/06/14
01/0130/06/17
29/0604/07/14
26/0619/07/14
08-26/07/14
03-27/06/14
15/0701/08/14
1331/07/2014
04/0702/08/14
07/0706/08/14
29/0609/08/14
1618/08/2014
22/0118/08/14
26/0721/08/14
0106/09/2014
07/09/2014
04/0812/09/14
0712/09/2014
1213/09/2014
15/09/2014
80
30
30
12
72
103
54
1.000
398
117
1.000
58
1.760
3.520
2
338
676
9
915
5
36
28
2.499
1
165
1
180
275
1
180
296
97
459
1.295
18
14
29
460
247
696
920
247
1.842
64
657
494
1
15
48
1.329
2.452
21
603
545
33
1.483
2.536
275
7
277
1
210
422
16
377
41
600
205
40
328
600
533
25
79
261
50
30
50
125
30
Workshop M.D.E.F.
XXXI Conferenza di Citometria
Corso di italiano per sacerdoti
Congresso AMD-SID
Convegno DipSUm
Inaugurazione Mostra
Gruppo Universitario Waterloo University
Workshop DISTEVA
Espletamento Test V.P.I.
Career Day 2014
Gruppo Universitario francese
Convegno DISTI
Corso Special. DIPSUM
Workshop DISTEVA
Gruppo Universitario Assumption College
Gruppo Universitario di Padova
Urbinoir 2014
Programma UTSA COA
Programma UTSA COLFA
Corso di Formazione Dirigenti sindacali
Convegno DIPSUM
Festa del Duca d'inverno
Progetto KEPASS
Lingua Ideale - Programma Marco Polo
Lingua Ideale - Ospitalità iscritti
Corso di Scienza della Nutrizione
Borsisti Honduregni
Servizio Mensa Addetti Ass. Religiosa
Servizio Mensa Centro Socio Educativo
1720/09/2014
2127/09/2014
05/0727/07/14
18/10/201
1821/10/2014
20/10/2014
2022/10/2014
23/10/2014
24/10/2014
2729/10/2014
2331/10/2014
28/1002/11/14
sett./nov.2014
06/11/2014
1316/11/2014
21/11/2014
2629/11/2014
03/0903/12/14
03/0903/12/14
03/12/2014
0104/12/2014
06/12/2014
13/0911/12/14
01/0730/12/14
01/0730/12/14
29/0920/12/14
01/0731/12/14
01/0731/12/14
01/0731/12/14
TOTALI
52
4
271
168
485
833
101
130
8.302
24.635
130
11
1
17
1
17
1
70
7
140
8
140
8
1
2
2
13
80
80
23
50
50
17
17
17
10
50
30
50
30
50
6
11
11
22
1.623
3.337
4
76
310
644
76
10
2
26
2
26
2
8
720
2.072
6
450
4
61
61
1
195
320
26
3.073
4.286
TOTALI ANNO 2014:
4.286 partecipanti
30.198 pernottamenti
64.526 pasti
81
30.198
64.526
92 iniziative.
82