1. Word Processor: caratteristiche generali

M od u lo 3
ELABORAZIONE TESTI
1. Word Processor: caratteristiche generali
Le idee, le informazioni, gli appunti, le comunicazioni vengono di solito organizzati in
forma scritta attraverso i testi o meglio i documenti; il termine documento è più appropriato
perché indica un insieme di informazioni composto di parole, ma anche di schemi, grafici,
tabelle, fotografie, ecc..
L’unità elementare del testo è il carattere; la combinazione di caratteri forma le parole,
separate tra loro dallo spazio bianco; un insieme di parole forma la frase, separata dalle
altre dai segni di punteggiatura; un insieme di frasi forma un paragrafo, che si conclude con
un ritorno a capo. L’insieme dei paragrafi costituisce il testo o documento, indicato in
informatica con il termine file.
I programmi informatici utilizzati per comporre testi o documenti in formato elettronico si
chiamano Word Processor. Essi svolgono diverse funzioni:
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scrittura del testo in modalità a tutto schermo;
utilizzo di evidenziazioni (grassetto, corsivo, sottolineato) e di forme diverse per i
caratteri (font);
possibilità di spostare blocchi di testo all’interno di uno stesso testo, oppure da un
testo ad un altro;
ricerca di parole all’interno di un testo e loro eventuale sostituzione con un’altra
parola;
correzione degli errori ortografici sulla base di dizionari registrati su disco;
uso di archivi di dizionari registrati su disco per la scelta di sinonimi durante la
stesura del testo;
possibilità di utilizzare all’interno di un testo dati provenienti da altri archivi,
invio del testo a un altro computer, anche lontano, attraverso internet.
Nello specifico di questo corso viene preso come esempio di Word Processor il programma
Word della Microsoft.
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2. Microsoft Word – Schermata iniziale
Lo scopo principale dei lavori che si basano sull’uso di Word Processor consiste nel trattare
un testo in modo da produrne una versione ben ordinata da inviare ad un interlocutore,
registrandone anche una copia su un supporto di memoria di massa in vista di successivi
riutilizzi, dopo aver operato eventuali modifiche.
Analizziamo ora i principali comandi e funzioni presenti in Word.
Innanzitutto vediamo come fare per aprire il programma. Le operazioni da svolgere sono:
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Clicco sul Menù AVVIO
Punto il Mouse sull’opzione PROGRAMMI (si apre un menù di fianco a destra)
Clicco sull’opzione MICROSOFT WORD
A questo punto si apre la finestra del programma Word che, come ogni programma
windows compatibile, presenta una interfaccia grafica con le caratteristiche già evidenziate
nella trattazione della GUI all’interno del modulo 2.
Ma analizziamo in maniera dettagliata l’immagine della finestra principale di Word che
abbiamo aperto seguendo le istruzioni descritte.
La prima riga in alto, chiamata BARRA DEL TITOLO, indica il nome del programma e il
nome del file aperto. Nel caso si tratti di un documento nuovo il programma lo nomina
automaticamente con Documento1, Documento2, …, Documenton e così via. Nel nostro
caso: Microsoft Word – Documento 1.
Oltre a questo sulla destra vengono riportati i tre simboli di gestione della visualizzazione
della finestra: RIDUCI A ICONA, INGRANDISCI/RIPRISTINA e CHIUDI.
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La riga sottostante riporta le INTESTAZIONI DEI MENU. I menu contengono tutti i comandi a
disposizione dell’utente nell’ambito del programma. Le intestazioni contengono una lettera
sottolineata che come abbiamo già visto sta ad indicare la possibilità di utilizzare la tastiera
per selezionare quella determinata voce in combinazione con il tasto speciale ALT.
Le riga ancora sotto sono composte da una serie di icone (pulsanti di comando) che hanno
la funzione di accedere ai comandi del programma in maniera diretta, senza utilizzare il
menu. Questo significa che posso utilizzare sia le icone che le voci dei menu per accedere
ai comandi. In ogni caso le icone rappresentate sono parziali e riguardano i comandi più
comuni. Questo insieme di icone prende il nome di BARRA DEGLI STRUMENTI. Esistono
diversi tipi di barre degli strumenti a seconda delle funzioni e dei comandi che vogliamo
utilizzare. Ad esempio:
STANDARD
FORMATTAZIONE
Vediamo cosa fanno alcune di queste icone (funzionano come pulsanti e quindi per attivarli
è necessario un solo clic con il pulsante sinistro del mouse):
NUOVO FILE DOCUMENTO. Crea un nuovo documento.
APRI FILE DOCUMENTO. Apre un documento già salvato sul disco.
SALVA FILE DOCUMENTO. Salva il documento corrente sul disco.
STAMPA FILE DOCUMENTO. Stampa il documento.
ANTEPRIMA DI STAMPA. Verifica come verrà stampato il documento.
TAGLIA. Taglia il testo selezionato e lo trasferisce negli Appunti.
COPIA. Copia il testo selezionato e lo trasferisce negli Appunti.
INCOLLA. Incolla il testo copiato o tagliato dove è posizionato il cursore.
TIPO DI CARATTERE. Casella a discesa con elenco dove posso
scegliere il tipo di carattere che preferisco.
GRANDEZZA CARATTERE. Casella a discesa con elenco dove posso
scegliere la grandezza del carattere espressa in punti.
GRASSETTO. Trasforma il testo selezionato in testo Grassetto.
CORSIVO. Trasforma il testo selezionato in testo Corsivo.
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SOTTOLINEATO. Trasforma il testo selezionato in testo Sottolineato.
ALLINEA A SINISTRA. Allinea il testo selezionato sul margine sinistro.
ALLINEA AL CENTRO. Allinea il testo selezionato al centro del foglio.
ALLINEA A DESTRA. Allinea il testo selezionato sul margine destro.
GIUSTIFICA. Allinea il testo sia sul margine sinistro che su quello destro.
ELENCHI NUMERATI. Crea un elenco numerato di paragrafi.
ELENCHI PUNTATI. Crea un elenco puntato di paragrafi.
Altri elementi presenti sul video sono:
I RIGHELLI, verticale ed orizzontale (la presenza dei righelli dipende dal tipo di
visualizzazione scelto);
le BARRE DI SCORRIMENTO del testo verticale ed orizzontale;
In fondo alla finestra è posizionata la BARRA DI SISTEMA che ci offre alcune informazioni
sul documento che si sta creando e precisamente:
Pg 1
Sez 1
1/1
A 2,5 cm
Ri 1
Col 1
Numero della pagina
Numero della Sezione (strumento di Word che crea formattazioni diverse
nella stessa pagina)
Numero di pagina corrente / Numero di pagine totali del documento
Indicano la posizione del cursore sul foglio
Nella parte centrale abbiamo la sezione dedicata all’inserimento del testo del nostro
documento. Sul video è presente una linea verticale intermittente chiamata CURSORE che
indica il punto di inserimento del testo. E’ presente anche l’indicatore del mouse. Questo
assume di volta in volta una forma diversa in base al punto dove si trova all’interno della
finestra del programma Word.
forma normale quando si trova sulla barra del titolo, dei menù, degli strumenti, sui
righelli, sulle barre di scorrimento, sulla riga di stato.
][
forma testo quando si trova all’interno del corpo del testo. E’ possibile in questa
forma utilizzare il mouse per spostare il cursore all’interno del testo o selezionare
dei blocchi di testo per effettuare delle modifiche.
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Vediamo ora in maniera schematica alcune operazioni che possiamo svolgere con Word.
Vengono indicati diverse strade per fare la stessa cosa, utilizzando il mouse oppure la
tastiera, il menù dei comandi oppure i pulsanti presenti sulle barre degli strumenti.
Azione
Menù
Con il Mouse
Barra Strumenti
Con la Tastiera
Aprire un Documento
File → Apri
Ctrl + F12
Salvare un Documento
File → Salva
Shift + F12
Stampa un Documento
File → Stampa
Ctrl + Shift + F12
Chiudi il Documento
File → Chiudi
(finestra documento)
Chiudi Word
File → Esci
(finestra programma)
Grassetto
Formato → Carattere
Ctrl + G
Corsivo
Formato → Carattere
Ctrl + I
Sottolineato
Formato → Carattere
Ctrl + S
Taglia
Modifica → Taglia
Ctrl + X
Copia
Modifica → Copia
Ctrl + C
Incolla
Modifica → Incolla
Ctrl + V
Alt + F4
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3. Introduzione e Selezione del testo
La principale operazione che l’utente dovrà svolgere utilizzando un programma di
videoscrittura come Word è quella dell’introduzione del testo attraverso la tastiera. Una
volta terminata questa fase si comincerà a modificare l’aspetto del testo per disporlo e
sistemarlo in modo tale da ottenere in uscita (stampa) il risultato desiderato.
Le modifiche che verranno apportate al documento vengono definite operazioni di
formattazione del testo. I comandi di formattazione, che illustreremo nel dettaglio, agiscono
solo ed esclusivamente sul testo selezionato.
Cosa vuol dire selezionare il testo? Significa indicare a Word un blocco di testo che a noi
interessa modificare.
Come fare? Dobbiamo dire a Word dove comincia e dove finisce il blocco del testo.
Per farlo è possibile procedere in due modi:
1. utilizzando il mouse, cliccando all’inizio del blocco del testo e, tenendo premuto il
pulsante, spostarci con l’indicatore del mouse alla fine del blocco e poi lasciare il
pulsante.
2. utilizzando la tastiera, posizionando il cursore con le frecce direzionali all’inizio del
blocco del testo e, tenendo premuto il tasto SHIFT (MAIUSC), spostarci con le stesse
frecce fino alla fine del blocco del testo e quindi lasciare il tasto SHIFT.
In realtà si potrebbe fare anche il percorso inverso, cioè decidere a priori il formato che
dovrà avere il testo e successivamente scriverlo, ma crediamo che il metodo di lavoro più
proficuo e veloce sia quello indicato da alcune regole da tenere sempre a mente.
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4. Alcune regole da tenere sul comodino dei ricordi
Il testo va scritto nella forma minuscola ad eccezione del primo carattere ad inizio
paragrafo e nel caso di nomi propri di località, di persone, di sigle, ecc..
Posso scrivere un testo tutto in maiuscolo quando devo fare un titolo, oppure mettere in
evidenza una parte di testo. In questo caso è bene usare il tasto CAPS LOCK.
Dopo il segno di punteggiatura (virgola, punto, due punti, punto e virgola, punto
esclamativo, punto interrogativo) devo sempre inserire uno spazio. Mai prima.
Non mi devo preoccupare di andare a capo a fine riga. Word provvede in automatico. Se
voglio andare a capo o inserire delle righe vuote tra un paragrafo e l’altro posso farlo con il
tasto INVIO.
Quando devo formattare il testo (centrare un titolo, allineare in colonna un indirizzo, fare
un elenco per punti, ecc.) devo utilizzare le funzioni di formattazione che già sono previste
nel programma Word.
Mentre lavoro è buona norma, ogni dieci o quindici minuti, salvare il documento. Questo
per evitare che un calo di tensione nella rete elettrica possa far sparire il nostro lavoro.
Quando inizio a scrivere un testo non devo preoccuparmi subito della sua formattazione,
ma devo procedere a scriverlo tutto. Poi mi preoccupo della forma e di come voglio che sia
stampato.
Se non mi ricordo un comando, una funzione, una procedura, devo rivolgermi sempre alla
guida in linea (F1 oppure usando il menù ? e selezionare Guida in linea di Microsoft
Word).
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5. Gli strumenti di formattazione di Word
Prima di elencare i comandi che il programma ci offre per formattare il testo secondo il
nostro gusto e le nostre esigenze, è bene dare alcune nozioni di carattere generale sulla
produzione di materiale scritto o meglio alcune definizioni puramente tipografiche. Infatti
le potenzialità dei programmi di videoscrittura che oggi troviamo sul mercato, come
appunto Microsoft Word, trasformano tutti gli utenti del PC in potenziali tipografi. Per
questo motivo e anche per poter comprendere meglio la logica e le impostazioni del
programma in questione, è bene conoscere a fondo cosa significa paragrafo, interlinea, stop
di tabulazione, margini del foglio, corpo del testo, intestazione, piè di pagina e altro ancora.
MARGINE
SUPERIORE
AREA INTESTAZIONE
CORPO
MARGINE
SINISTRO
MARGINE
INFERIORE
DEL TESTO
MARGINE
DESTRO
AREA PIE’ DI PAGINA
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IL PARAGRAFO
Per Word il paragrafo è il testo compreso tra due digitazioni del tasto Invio. Questo
significa che ogni volta che digitiamo il tasto invio diamo inizio ad un nuovo paragrafo che
chiudiamo quando digitiamo per la seconda volta lo stesso tasto.
Se analizziamo le tre righe sopra possiamo affermare che il paragrafo precedente comincia
da “Per Word…” e termina con “…lo stesso tasto.”.
IL CORPO DEL TESTO
Con questa definizione si intende la parte dove è inserito il testo all’interno del foglio che
verrà poi stampato. La misura standard del foglio è quella chiamata A4 e cioè 21 centimetri
di larghezza per 29,7 centimetri di altezza. Quindi il corpo del testo deve essere visto come
l’area del foglio all’interno della quale verrà stampato il testo.
I MARGINI (SINISTRO, DESTRO, SOPRA, SOTTO)
Non sono altro che lo spazio in centimetri che lasciamo bianchi tra l’inizio del foglio e la
prima riga del corpo del testo (margine sopra), tra l’ultima riga e la fine del foglio (margine
sotto), tra l’inizio del foglio a sinistra e il primo carattere della riga del paragrafo (margine
sinistro), tra l’ultimo carattere della riga del paragrafo e la fine del foglio a destra (margine
destro).
L’INTERLINEA
E’ lo spazio tra una riga e un’altra all’interno del paragrafo.
INTESTAZIONE
Un testo che viene ripetuto in tutte le pagine del documento prima dell’inizio del corpo del
testo. Un esempio è la carta intestata delle società o enti pubblici.
PIÈ DI PAGINA
Un testo che viene ripetuto in tutte le pagine del documento dopo la fine del corpo del testo.
Un esempio possono essere i dati relativi all’indirizzo della società o ente pubblico presenti
sulla carta intestata.
TABULAZIONE
Inserire degli stop di tabulazione significa fissare dei punti all’interno della riga del corpo
del testo che possono essere utilizzati tramite uno speciale tasto chiamato appunto di
Tabulazione per formattare il testo su più colonne. Mi permette cioè di creare una tabella di
dati allineati in colonna. Ogni volta che premo il tasto TAB sposto il cursore in
corrispondenza dello stop di tabulazione fissato.
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5.1 Formattazione del Carattere
Per accedere alle varie opzioni di formattazione del carattere dobbiamo selezionare il menù
FORMATO - CARATTERE e modificare i valori presenti nella finestra di dialogo relativa.
Dobbiamo sempre ricordarci che le modifiche effettuate ai valori presenti in questa finestra
saranno applicate solamente al testo selezionato. Questo significa che prima di aprire
questa finestra devo sempre e comunque selezionare il testo. Unica eccezione se decido di
effettuare modifiche prima di iniziare a scrivere il testo.
Possiamo cambiare il Tipo di carattere scegliendolo da una lista molto ampia che
corrisponde all’insieme dei Fonts memorizzati nell’apposita cartella del sistema operativo e
che possiamo ulteriormente ampliare attraverso l’installazione di nuovi tipi di fonts
acquistabili nei negozi di informatica o scaricabili su internet.
Possiamo modificare lo Stile del carattere scegliendo tra Normale, Grassetto, Corsivo,
Sottolineato.
Possiamo modificare il valore dei punti per modificare la grandezza del carattere. Più il
valore è alto più il carattere diventa grande.
Posso scegliere che tipo di sottolineatura dare al carattere per enfatizzarlo ancora di più
scegliendo tra diverse opzioni: singola, a parola, doppia, punteggiata, spessa, tratto, punto
tratto, punto punto tratto, ondulata.
Posso scegliere il colore del carattere.
Posso scegliere uno o più di uno degli effetti possibili tra: barrato, barrato doppio, apice,
pedice, ombreggiatura, contorno, in rilievo, incassato, maiuscoletto, tutte maiuscole,
nascosto.
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Ogni volta che modifico i valori della finestra posso verificare immediatamente gli effetti
nella finestra di Anteprima presente all’interno della finestra stessa.
Oltre alla scheda Tipo la finestra Carattere mi permette di operare altre modifiche
attraverso le schede Spaziatura e posizione e Animazione.
Con la prima posso decidere di modificare le proporzioni del testo a livello di spazio tra una
lettera e l’altra creando un effetto di compressione o di espansione del testo.
Con la seconda posso introdurre alcuni effetti animati per enfatizzare ulteriormente alcune
parti del testo.
Molti dei comandi di formattazione del carattere che sono presenti nell’apposita finestra di
dialogo, sono presenti nella Barra degli Strumenti di Formattazione.
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5.2 Formattazione del Paragrafo
Word mette a disposizione dell’utente una specifica voce di menù per i comandi di
formattazione del paragrafo, dandoci la possibilità di fare diverse scelte per ogni paragrafo
oppure una scelta unica per tutti i paragrafi. La voce del menù si trova in FORMATO –
PARAGRAFO e ci permette ci accedere alla finestra seguente dove troviamo una serie di
impostazioni che possiamo modificare per personalizzare il testo secondo i nostri gusti.
La finestra Paragrafo presenta diverse caselle di gruppo che ci offrono la possibilità di
impostare molte cose. Vediamole una ad una.
•
ALLINEAMENTO
Ci permette di scegliere tra A Sinistra (il testo viene allineato sul margine sinistro
del corpo del testo), A Destra (il testo viene allineato sul margine destro del corpo
del testo), Centrato (il testo viene allineato al centro rispetto ai margini del corpo
del testo), Giustificato (il testo viene allineato sia sul margine sinistro che su quello
destro del corpo del testo producendo un effetto di uniformità). Agisce sul testo
selezionato oppure sul paragrafo dove è puntato il cursore.
•
LIVELLO STRUTTURA
Ci permette di scegliere tra Corpo del Testo e 9 livelli di struttura. Serve per
distinguere in maniera univoca e logica le varie parti di un testo lungo e complesso.
Viene utilizzato nel caso della stesura di un libro oppure di una relazione. Permette
l’utilizzo di alcune funzioni avanzate di Word come per esempio la creazione
automatica di Sommari e Indici oppure l’utilizzo della formattazione automatica
dell’intero documento.
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•
RIENTRI
Ci permette di scegliere tra A sinistra (sposta il margine sinistro del corpo del testo
di n. centimetri verso destra), A destra (sposta il margine destro del corpo del testo
di n. centimetri verso sinistra), Speciale (Prima riga: applica un rientro a sinistra di
n. centimetri solo alla prima riga del paragrafo; Sporgente: applica un rientro a
sinistra di n. centimetri a tutto il paragrafo ad esclusione della prima riga).
•
SPAZIATURA
Ci permette di scegliere lo spazio vuoto tra un paragrafo e l’altro con le opzioni
Prima e Dopo e di scegliere l’interlinea che desideriamo. L’interlinea è lo spazio
tra una riga e l’altra all’interno del singolo paragrafo. Possiamo scegliere tra
Singola, 1,5 righe, Doppia, Minima, Esatta, Multipla. Se selezioniamo Esatta
dobbiamo specifica il valore numerico nell’apposita casella.
Ogni qualvolta operiamo delle modifiche ai valori presenti in questa finestra, possiamo
vedere in anteprima l’effetto che avremo sul testo selezionato o sul paragrafo dove è
puntato il cursore nell’apposita finestra chiamata appunto Anteprima.
Oltre alla scheda Rientri e Spaziatura, la finestra Paragrafo ne presenta una seconda
chiamata Distribuzione testo, visualizzata qui di seguito, che ci permette di operare alcune
scelte più complesse sulla gestione del testo all’interno del documento. Opzioni che
vengono utilizzate in presenza di documenti molto complessi e lunghi.