Guida Rapida di riferimento sugli standard

Guida Rapida di riferimento sugli standard riguardanti i dati per le fatture
Suggerimenti utili
Dati da indicare nella fattura
Fatture con ordine di acquisto
Nome del venditore
• Il nome del venditore deve corrispondere al nome “PO To” (ordine di
acquisto a) su altri ordini di acquisto Colgate/Hill’s.
• Se il nome o l’indirizzo del proprio venditore è cambiato rispetto a
quello sull’ordine di acquisto, si prega contattare il proprio
Procurement Buyer Colgate/Hill’s o il Business Requester al fine di
iniziare il processo di richiesta di modifica della registrazione del
venditore (Vendor Master Change Request Process)
Indirizzo del venditore
• L’indirizzo del venditore deve corrispondere al nome “PO To”
(ordine di acquisto a) su altri ordini di acquisto Colgate/Hill’s.
• Se la fattura viene emessa da una filiale, usare l’indirizzo della filiale
• Se il nome o l’indirizzo del proprio venditore è cambiato rispetto a
quello sull’ordine di acquisto, si prega contattare il proprio
Procurement Buyer Colgate/Hill’s o il Business Requester al fine di
iniziare il processo di richiesta di modifica della registrazione del
venditore (Vendor Master Change Request Process)
Indirizzo e-mail del venditore
• Questa informazione non è un campo obbligatorio. Tuttavia,
fornendo un indirizzo e-mail potremo contattarvi per qualsiasi
questione relativa all’elaborazione della fattura.
Partita IVA del venditore
Indirizzo di rimessa ed informazioni • Colgate/Hill’s effettuerà pagamenti solamente all’indirizzo di
riguardanti la Banca
rimessa o alle coordinate bancarie riportate sul nostro registro del
venditore (Vendor Master Record). Qualora sia necessario apportare
cambiamenti a queste informazioni, si prega di contattare il proprio
Procurement Buyer Colgate/Hill’s o il Business Requester al fine di
iniziare il processo di richiesta di modifica della registrazione del
venditore (Vendor Master Change Request Process)
• NOTA: L’indirizzo di rimessa o le coordinate bancarie riportate
sulle fatture trasmesse via Tungsten non costituiscono notifica di
richiesta di modifica a Colgate/Hill’s.
Ente giuridico Colgate/Hill’s
• È necessario selezionare l’ente giuridico Colgate/Hill’s pertinente
(Tungsten Buyer Account) al momento dell’invio della fattura:
• Vedere l’Appendice I alla fine di questo documento per la
mappatura degli enti giuridici di Colgate/Hill’s Europe e dei loro
numeri Tungsten Buyer Account
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Suggerimenti utili
Dati da indicare nella fattura
Fatture con ordine di acquisto
L’indirizzo di spedizione (Ship to
• Nome della via, Città, Stato, Codice postale e Paese.
Address) deve corrispondere
• Per i fornitori Webform, abbiamo impostato come predefinito
all’informazione sull’ordine di
l’indirizzo di spedizione dal nostro ordine di acquisto. Sarà
acquisto (PO).
necessario scegliere il Paese e lo Stato pertinente.
Numero della fattura
Data della fattura
• Colgate/Hill’s può elaborare solo un PO di riferimento per fattura.
Qualora fatturiate per più PO, deve essere inviata una fattura
separata, con un unico numero di fattura per ogni PO.
• Il numero della fattura/riferimento non può essere composto da più
di 16 caratteri.
• Non sono ammesse fatture con data futura.
Ordine di acquisto (PO)
• Formato del numero PO: (prefisso a 2 cifre 45 o 75 più 8 caratteri
numerici)
• Colgate/Hill’s accetta solamente un riferimento PO su ogni fattura.
Le fatture con riferimenti PO multipli saranno respinte. Riceverete
una notifica via e-mail da Tungsten contenente informazioni circa le
modifiche necessarie per inviare correttamente le proprie fatture a
Colgate/Hill’s.
Numero (i) di riga articolo PO
• Il riferimento della riga articolo PO deve essere incluso per ogni
articolo fatturato a Colgate/Hill’s. Qualora l’informazione non venga
fornita, Colgate/Hill’s ha chiesto a Tungsten di effettuare la
seguente “traslazione di dati”:
o Le fatture per PO a riga singola saranno applicate al riferimento
della riga articolo PO nel PO
o Per le fatture con più righe articolo PO, Tungsten cercherà di
collegare il numero materiale Colgate/Hill’s (“M”) sulla vostra
fattura alla singola riga articolo PO per il numero M di
riferimento.
o Se il numero M appare su più righe nel PO, queste fatture
verranno rifiutate. Riceverete una notifica via e-mail da Tungsten
contenente informazioni circa le modifiche necessarie per
inviare correttamente le proprie fatture a Colgate/Hill’s.
Descrizione e Codice Prodotto
delle merci o servizi devono
corrispondere a quanto riportato
nel PO a livello di riga articolo
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Suggerimenti utili
Dati da indicare nella fattura
Fatture con ordine di acquisto
La quantità di articoli fatturati per • Se la fattura è collegata ad un PO di serie 75 in cui l’unità di misura è
una riga articolo PO deve essere
una valuta, si prega di includere il valore dei servizi fatturati nel
inclusa in ogni riga della fattura.
campo quantità ed un prezzo unitario “1”.
• Si prega di notare le seguenti convenzioni relative al numero di riga
articolo PO:
o PO serie 45: i riferimenti della riga articolo PO sono in multipli di
10 (ad es. 10, 20, 30, ecc.)
o PO serie 75: i riferimenti della riga articolo PO sono sequenziali
(ad es. 1, 2, 3, 4, ecc.)
La valuta di fatturazione deve
corrispondere alla valuta del PO
Prezzo unitario/Costo
• Se la fattura è collegata ad un PO serie 75 in cui l’unità di misura è
una valuta, il prezzo unitario dovrebbe essere sempre “1.”
L’unità di misura deve
• Se la fattura è collegata ad un PO Servizi serie 75 (questi sono PO in
corrispondere all’unità di misura
cui l’unità di misura è una valuta) l’unità di misura da usare è la
nel PO
valuta del PO.
Le spese di trasporto in entrata, se • Se il costo di trasporto non è incluso nel prezzo delle merci
del
caso,
devono
essere
acquistate, il PO Colgate/Hill’s includerà un’unica riga articolo per
chiaramente dettagliate come
qualsiasi costo di trasporto. Si prega di usare questo numero riga
voce separata sulla fattura
articolo PO per fatturare qualsiasi costo di trasporto a Colgate/Hill’s.
• Se la riga articolo unica per il trasporto non era inclusa nel PO, si
prega di contattare il richiedente Colgate/Hill’s per modificare il
PO in modo tale da poter inviare le fatture senza problemi.
• Qualsiasi costo di trasporto incluso come “riga speciale” nella vostra
fattura è soggetto ad approvazione da parte del Business Requester.
Importo delle tasse, se del caso
Sconti di prezzo/quantità
Importo netto e totale della fattura
• Gli sconti di prezzo/quantità dovrebbero essere inclusi solamente a
livello di riga articolo PO.
• Se uno sconto viene applicato a livello di intestazione della fattura,
riceverete una notifica di rifiuto da Tungsten il quale richiederà che
lo sconto venga applicato a livello di riga articolo PO.
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Suggerimenti utili
Dati da indicare nella fattura
Fatture con ordine di acquisto
Numero di bolla di consegna
• La bolla di consegna ed i riferimenti alla data dovrebbero essere
rilevante e data di consegna
inclusi a livello di riga articolo PO della fattura.
L’invio di allegati con la fattura è
disponibile.
• Allegati supplementari a sostegno degli importi fatturati possono
essere allegati alla vostra fattura. Tungsten limita gli allegati a:
o Numero Massimo di allegati: Cinque (5)
o Dimensione massima: 12 MB
• Per i fornitori integrati si prega di fare riferimento al Tungsten
Training video per aggiungere allegati.
NOTE DI CREDITO PO
•
In aggiunta alle informazioni richieste su una fattura:
O le Note di Credito devono essere fatturate separatamente e chiaramente contrassegnate come “Note di Credito”
O Le Note di Credito devono citare:
 il PO originale
 il numero di fattura originale.
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Dati da indicare nella fattura
Fatture senza ordine di acquisto
Il nome, l’e-mail e l’indirizzo del
richiedente devono essere citati su
tutte le fatture senza PO (Non-PO
invoices)
Ente giuridico Colgate/Hill’s
Suggerimenti utili
• Ciò è particolarmente importante per tutte le fatture Non-PO
ammissibili.
Solo indirizzi e-mail validi con @colpal.com o @hillspet.com o
@gaba.com sono ammissibili.
•

Nome ed indirizzo del venditore
Occorre selezionare l’ente giuridico Colgate/Hill’s pertinente
(TungstenBuyer Account) al momento dell’invio di una fattura.
Vedere l’Appendice I alla fine di questo documento per la mappatura
degli enti giuridici di Colgate/Hill’s Europe e dei loro numeri
Tungsten Buyer Account
• Deve corrispondere al nome del fornitore nel nostro registro del
venditore.
• Se il vostro nome è cambiato, si prega di contattare il proprio
Procurement Buyer Colgate/Hill’s o il Business Requester al fine di
iniziare il processo di richiesta di modifica della registrazione del
venditore (Vendor Master Change Request Process).
Partita IVA del venditore
Indirizzo di rimessa ed informazioni •
riguardanti la Banca
•
Numero della fattura
•
Data della fattura
Descrizione dei beni o servizi
•
•
Colgate/Hill’s effettuerà pagamenti solamente all’indirizzo di
rimessa o alle coordinate bancarie riportate sul nostro registro del
venditore (Vendor Master Record). Qualora sia necessario
apportare cambiamenti a queste informazioni, si prega contattare il
proprio Procurement Buyer Colgate/Hill’s o il Business Requester al
fine di iniziare il processo di richiesta di modifica della registrazione
venditore (Vendor Master Change Request Process).
L’indirizzo di rimessa o le coordinate bancarie riportate sulle fatture
trasmesse via Tungsten non costituiscono notifica di richiesta di
modifica a Colgate/Hill’s che deve essere effettuata usando il
modulo di riferimento di cui sopra prima dell’invio della fattura.
Il numero della fattura/ riferimento non può essere composto da
più di 16 caratteri.
Non sono ammesse fatture con data futura.
Deve essere inclusa per tutte le righe articolo della fattura.
La quantità di articoli fatturati deve • Se la fattura è relativa a servizi, il valore dei servizi dovrebbe essere
essere inclusa in ogni riga della
fatturato nel campo relativo alla quantità ed il prezzo unitario
fattura.
dovrebbe essere sempre “1.”
Guida Rapida di riferimento sugli standard riguardanti i dati per le fatture
Valuta di fatturazione
Prezzo unitario/Costo
L’unità di misura deve
corrispondere all’unità di misura
nel PO
Importo delle tasse, se del caso
• La valuta della fattura deve corrispondere alla valuta del venditore
nel nostro registro del venditore. Le fatture emesse in altro modo
saranno restituite al fornitore per essere corrette.
• Per i servizi Non-PO il prezzo unitario dovrebbe essere sempre “1” e
la quantità dovrebbe essere il valore dei servizi effettuati.
• Per i servizi Non-PO, usare “Each”(ogni) come unità di misura.
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Suggerimenti utili
Dati da indicare nella fattura
Fatture senza ordine di acquisto
Sconti di prezzo/quantità
• Gli sconti di prezzo/quantità dovrebbero essere inclusi a livello di
riga articolo della fattura.
• Se uno sconto viene applicato a livello di intestazione della fattura,
riceverete una notifica di rifiuto da Tungsten il quale richiederà che lo
sconto venga applicato a livello di riga articolo PO.
Importo netto e totale della fattura
L’invio di allegati con la fattura è
• Allegati supplementari a sostegno degli importi fatturati possono
disponibile.
essere allegati alla vostra fattura. Tungsten limita gli allegati a:
o Numero Massimo di allegati: Cinque (5)
o Dimensione massima: 12 MB
• Per i fornitori integrati si prega di fare riferimento al Tungsten
Training video per aggiungere allegati.
NOTE DI CREDITO NON-PO
•
In aggiunta alle informazioni richieste su una fattura:
o Le Note di Credito devono essere fatturate separatamente e chiaramente contrassegnate come “Nota di Credito”
o Le Note di Credito devono citare il numero di fattura originale.
I dati sopraccitati sono importanti e necessari per Colgate/Hill’s al fine di elaborare rapidamente la vostra fattura
e pagarvi in tempo. Qualora nella vostra fattura manchino informazioni chiave, Tungsten non sarà in grado di
accettare la vostra fattura per la consegna a Colgate/Hill’s e ve la restituirà fornendo anche la causa dell’errore.