Manuale di Scrittura Efficace | Ultimo aggiornamento 14 gennaio 2013

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Copywriter & Redattori d'impresa
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Organizzare le informazioni
Nel precedente paragrafo hai visto come generare idee utili per conoscere meglio
l’argomento su cui dovrai scrivere. Ora vediamo come organizzare le informazioni
che hai raccolto e iniziare a scrivere. Prima di buttarsi a capofitto nella scrittura,
diamo uno sguardo alle modalità di organizzazione di un testo. Per quanto ogni
scritto sia diverso da un altro, possiamo ritrovare sempre delle strutture
organizzative stabili.
Le strutture organizzative sono sette.
Capire quale struttura è più utile prima di iniziare a scrivere rende il lavoro più
semplice e la scrittura più efficace.
Sette modi per strutturare un testo:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Importanza delle informazioni;
Da semplice a complesso;
Cronologia;
Categorie;
PAR: Problema-azione-risultato;
Domande e Risposte;
Organizzazione visiva.
Importanza delle informazioni
È una buona regola strutturare un testo partendo dalle informazioni più
importanti. La domanda è: quali sono le informazioni più importanti? La risposta è
più semplice di quanto si pensi: le informazioni più importanti sono quelle che
interessano il destinatario e raggiungono gli obiettivi che ci siamo prefissi.
ESEMPIO DA UN SITO WEB SPECIALIZZATO IN APPALTI
Gli appalti pubblici: cosa cambia dopo i decreti “Spending review” e “Crescita”?
Una panoramica completa e dettagliata.
Con una scelta corretta, il sito non ha iniziato l’articolo parlando in generale degli
appalti pubblici, cosa sono, come nascono o si evolvono. Ha detto subito cosa
cambia con i nuovi decreti, dando per scontato che il destinatario conosca già cosa
sia e come funzionano gli appalti pubblici quindi è interessato a sapere cosa sta
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cambiando.
Da semplice a complesso
Quando il destinatario è un lettore non esperto, un buon modo di organizzare il
testo è la sequenza “da semplice a complesso”, cioè partendo dalle informazioni
più semplici per poi passare a quelle più difficili. Di solito questa struttura si usa
nei manuali: come dipingere un quadro, come interpretare i dati di borsa e così
via.
ESEMPIO DI MANUALE DI UNA SCUOLA DI FORMAZIONE CHE INSEGNA AD
INVESTIRE IN BORSA
Per iniziare ad investire in borsa da casa tua hai bisogno di 3 cose:
1. Un computer collegato a Internet;
2. Un po’ di soldi da investire;
3. L’accesso ad una piattaforma di Trading online.
1. Procurarsi un collegamento ad Internet (…)
Cronologia
La struttura cronologica descrive l'evoluzione degli eventi in modo temporale.
È l'ideale per scrivere testi in cui le azioni seguono un criterio sequenziale: pensa a
un manuale per far funzionare un lettore DVD, a un resoconto di come si sono
svolti degli eventi, un'analisi sull'andamento della produzione negli ultimi tre mesi,
o, ancora, a un testo che descrive gli aggiornamenti di un software e così via.
ESEMPIO
Testo di un manuale per l'uso di un lettore DVD:
1. Premi ESC per aprire il cassetto Porta DVD;
2. Inserisci il DVD nel vano porta CD;
3. Premi Play e il cassetto porta DVD si chiuderà;
4. Aspetta che l'immagine compaia sullo schermo.
La scrittura cronologica richiede un'analisi approfondita di come si sono svolti gli
avvenimenti, o nel caso dei manuali, di come dovranno svolgersi. Per alcuni tipi di
manuali (macchinari pericolosi, apparati medici), la correttezza delle informazioni
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e il rispetto della giusta cronologia sono fondamentali. Con l'organizzazione
cronologica del testo è fondamentale avere un'idea chiara di come il testo deve
evolvere. Pensare prima di scrivere è fondamentale, ma poi è molto più semplice
andare avanti.
Categorie
Immagina di dover scrivere una relazione di 150 pagine su un progetto appena
concluso.
Una divisione cronologica potrebbe essere noiosa, e impedirebbe al lettore di
capire dove si trovano le informazioni.
In questo caso, la divisione per categorie è molto utile, perché permette di
ridurre testi complessi in unità informative più semplici. Una divisione per
categorie non è solo utile per testi lunghi, ma in tutti i casi in cui devi scrivere testi
in cui le informazioni siano facili da raggiungere e analizzare.
ESEMPIO PER UNA RELAZIONE
1. Introduzione
2. Analisi dello scenario macro-economico nel 2012
3. Gli interventi legislativi a favore dell'economia: aspetti legali
4. Gli interventi legislativi a favore dell'economia: aspetti finanziari
5. …
6. ...
ESEMPIO PER E-MAIL
1. Saluti
2. Introduzione offerta
3. Dettagli preventivo
4. Tempi di consegna
5. Tempi di pagamento
6. Informazioni per il contatto
7. Saluti di chiusura
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PAR (Problema-Azione-Risultato)
Buona parte della comunicazione aziendale ha l'obiettivo di far compiere delle
azioni: ordinare un prodotto, visitare un sito, chiamare un Numero Verde e così
via. Quando la “risposta” è il tuo obiettivo principale, può esserti molto utile un
modo di organizzare il testo che si chiama PAR, acronimo di Problema-AzioneRisultato.
Questo tipo di struttura è divisa in tre parti:
 Problema di partenza;
 Azione da compiere o compiuta;
 Risultati ottenuti.
Questa tecnica si può adattare a molti tipi di testo: da un semplice curriculum a
una lettera da associare a un preventivo.
ESEMPIO
La DFR è un'azienda che ha bisogno di un fornitore di computer. Ha richiesto alla
tua azienda un preventivo e una presentazione della vostra organizzazione.
L’azienda vuole certezze sui tempi di consegna. In questo caso una lettera di
presentazione in formato PAR (che illustra quello che avete già fatto per
un'azienda simile), con allegato il preventivo è una buona soluzione.
ESEMPIO
Negli ultimi 2 anni 243 aziende si sono rivolte a noi per rifornirsi di computer.
(Problema).
Entro 2 ore dal ricevimento dell’ordine abbiamo avviato il processo di produzione
dei computer. (Azione)
Nel 98% dei casi la consegna è avvenuta entro 7 giorni dall’ordine di acquisto. Per
l’altro 2% entro 12 giorni. (Risultato)
È importare capire che la struttura PAR non segue necessariamente l’ordine
Problema-Azione-Risultato. Nella scrittura pubblicitaria, ad esempio, molte volte
è più efficace iniziare il testo con una domanda che illustra il risultato e solo dopo
descrivere il problema e l’azione per risolverlo.
ESEMPIO
Devi scrivere una lettera a tutti i rivenditori dei tuoi prodotti per convincerli a
spingere una determinata serie di finestre. Hai scelto la struttura PAR (Problema-
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azione-risultato) perché la ritieni più efficace per gli obiettivi e il target.
Con questa struttura descriverai al rivenditore il suo problema (vendere di più),
quale azione deve compiere (ordinare materiale pubblicitario, chiedere ulteriori
informazioni) per ottenere risultati (guadagnare di più).
Ecco quindi come potrebbe essere il tuo piano di lavoro per questa lettera.
Target: tutti i nostri rivenditori della linea finestre X
Obiettivi: spingerli a promuovere la vendita di finestre X in promozione dal 10 giugno al 21
luglio.
INDICE
1.
2.
3.
4.
Introduzione
Corpo
Invito all'azione
Contatti
Entrando nel dettaglio:
Introduzione
1. Titolo per attirare l'attenzione; (Problema)
2. Saluti;
3. Congratulazioni per la collaborazione;
Corpo
1. Introduzione sulla nuova offerta relativa al prodotto finestre; (Problema)
2. Dettagli sui vantaggi per i clienti finali; (Risultati)
3. Dettagli sui vantaggi per il rivenditore; (Risultati)
Invito all'azione
1. Invito a promuovere le finestre; (Azione)
2. Invito a richiedere materiale pubblicitario; (Azione)
3. Dettagli per chiedere ulteriori informazioni; (Azione)
Contatti
1. Nome e cognome
2. Saluti
3. E-mail, telefono, fax
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Come vedi, si tratta di una traccia di massima su cui cominciare a organizzare la
scrittura. Durante la prima stesura e in fase di revisione finale, questa sequenza
potrebbe variare, ma è comunque un utile riferimento per iniziare a scrivere.
Domande e risposte
Lo schema Domanda-Risposta permette un controllo completo su come il lettore
otterrà informazioni. Il percorso di lettura, infatti, è molto rigido, quindi non
consente libere interpretazioni ma soltanto la possibilità di scegliere poche e
selezionate opzioni.
Non è una struttura particolarmente creativa, e può risultare molto noiosa.
Non a caso si usa solo per scopi puramente funzionali, come le Domande e
Risposte (FAQ) di un sito web, le appendici dei manuali tecnici e di quelli orientati
alla risoluzione dei problemi.
ESEMPIO
D. Come posso contattare la vostra azienda?
R. Può scrivere a [email protected], telefonare allo 0815268046 o contattarci
attraverso Skype aggiungendo scrittura.org tra i suoi contatti.
D. Come posso riavviare il computer in caso di blocco?
R. Premendo per 5 secondi il tasto verde posto sul retro del computer.
Organizzazione visiva
Ci sono alcuni documenti in cui l'elemento grafico è prevalente rispetto al
contenuto.
In questo caso, trasformare le immagini in testo può risultare faticoso per te e
inutile per il lettore. Con ”l’organizzazione visiva” l'informazione è trasformata in
grafici, tabelle, schemi, liste ed elenchi puntati. L’esempio più conosciuto di
organizzazione visiva di un testo è quella dei foglietti per montare i mobili di una
famosa multinazionale svedese. I testi sono ridotti al minimo, in alcuni casi
completamente assenti. I disegni descrivono tutto.
ESEMPIO
Immagina il bilancio di fine anno di un'azienda. Ti hanno chiesto di lavorare sui
dati per renderli comprensibili agli investitori. Teoricamente, puoi trasformare ogni
grafico in un testo:
Nel mese di dicembre 2008 abbiamo avuto una crescita del 33% nella vendita del
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prodotto X, ma i margini di profitto si sono ridotti del 12% a causa dell'aumento
delle materie prime usate nel processo di produzione.
La tecnica è efficace ma stancante: immagina di doverlo fare per 200 grafici.
È molto più semplice usare i grafici, e affiancare delle didascalie sintetiche.
 Grafico 1. Andamento vendite dicembre 2008.
 Grafico 2. Aumento delle materie prime.
 Grafico 3. Riduzione dei profitti.
ESEMPIO 2
Immagina di dover descrivere il successo dell'operazione Bambini al Museo.
Potresti scrivere: "Nel 2000 sono stati 44.449 i bambini che hanno visitato Palazzo
Vecchio a Firenze, una cifra che è diminuita di circa 2.000 unità nel 2001 per poi
risalire nel 2002..."
Oppure usare un grafico.
Con una didascalia così: Numero dei bambini che hanno visitato Palazzo Vecchio
nel periodo 2000-2007.
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Conclusioni
Prima di iniziare a scrivere, decidi quale organizzazione del testo può essere più
utile per i tuoi obiettivi e più efficace per il tuo lettore. Questa sarà la guida
principale durante la stesura del testo, ma ricorda che ogni testo è sempre il
risultato di più strutture e che nessuna organizzazione del testo è migliore delle
altre: ognuna ha vantaggi e limiti.
ESEMPIO
Immagina il manuale d'uso di un telefonino. C'è la struttura cronologica per la
sezione batteria:





Togliere il coperchio facendo leva sul gancio di plastica;
Inserire la batteria con i contatti verso destra;
Richiudere il coperchio;
Premere il tasto verde per accendere il telefono;
Se il telefono non si accende, consulta la sezione Domande e Risposte a
pagina 45.
Nello stesso manuale, in una pagina interna, troviamo una tipica struttura PAR.
Mancata accensione del telefono
Se il telefono non si accende premendo il tasto verde, esegui questi passaggi.




Rimuovi il coperchio;
Rimuovi la batteria;
Rimetti il coperchio;
Inserisci il caricabatteria da viaggio nella presa di corrente e collegalo al
telefonino.
A tutto questo si associano immagini con didascalie, quindi una struttura anche
visiva.
Nel disporre le domande più frequenti è preferibile partire dalle domande più
importanti: “Perché non si accende il telefonino? o “Perché lo schermo è tutto
scuro?”. È quindi opportuno lasciare alla fine domande secondarie tipo “Come
pulire lo schermo” o “Personalizzare il colore di sfondo”.
ESEMPIO
Se devi scrivere una relazione sull'andamento delle vendite di 10 prodotti nel
2008, puoi usare sia un'organizzazione cronologica, sia una per categorie. Nel
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primo caso dividerai il testo in 12 mesi, e all'interno dei mesi parlerai dei 10
prodotti. Ma puoi anche organizzare il testo creando 10 categorie, una per ogni
prodotto, e analizzare le vendite indicando che cosa è successo mese per mese.

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