R 16 MANUALE DI GESTIONE DELLA QUALITÀ Trasparenza del

MANUALE DI GESTIONE DELLA QUALITÀ
Trasparenza del modello organizzativo
Sezione
R 16
16.0
Emesso da: RSGQ
Verificato e approvato da: DS
Pagina 1 di 6
Revisione 0
Controllo gennaio 2015
INDICE DELLA SEZIONE
16.1
GENERALITÀ INTRODUTTIVE
16.2
ORGANIZZAZIONE DELLE RISORSE
16.3
DEFINIZIONE DELLE FUNZIONI, DELLE RESPONSABILITÁ E DELLE
MANSIONI
16.4
REALIZZAZIONE DELL’ORGANIGRAMMA
16.5
STESURA DEL MANSIONARIO
A)
RESPONSABILE DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ
(RSGQ)
B)
ANALISTA DEL MERCATO
C)
PROGETTAZIONE
D)
DIREZIONE DIDATTICA
E)
COORDINAMENTO
F)
AMMINISTRAZIONE/CONTABILITÁ
G)
UFFICO TECNICO E APPROVIGIONAMENTI
H)
MANSIONARIO PERSONALE ATA
16.6
ALLEGATI:
16.a
Disponibilità risorse professionali a.s.:
Risorse professionali Personale ATA, Docenti
16.b
Organigrammi:
Organigramma generale
Organigramma Formazione Prof. (IeFP e Corsi liberi)
16.c
Mansionari:
Mansionario Coordinatori
Mansionario Personale ATA
IPSIA “F. Corridoni”, via S. Anna 9, 62014 Corridonia (MC). Tel. 0733-434455; fax0733-432690 [email protected]
Sezione
R 16
16.1
MANUALE DI GESTIONE DELLA QUALITA’
Pagina 2 di 6
Trasparenza del modello organizzativo
Controllo gennaio 2015
GENERALITÀ INTRODUTTIVE
Il nostro Istituto:
– Definisce il proprio modello organizzativo per avere una visione d’insieme delle
funzioni operanti nella struttura;
– Delinea, per ogni funzione, il mansionario;
– Stabilisce le responsabilità associate, per ogni attività svolta, alla corrispondente
funzione;
– Struttura tutte le attività, agevolando l’inserimento dei nuovi soggetti che vi si
avvicendano migliorando l’insieme dell’erogazione del servizio.
16.2
ORGANIZZAZIONE DELLE RISORSE
L’organizzazione delle risorse umane prevede l’istituzione dei ruoli chiave con i relativi
soggetti che vi operano:
Dirigente Scolastico e Vicepreside, Direttore Amministrativo, Analista di mercato,
Responsabile dell’Approvvigionamento, Coordinatore, Progettista, Docente, Tutor e
Responsabile della Qualità, con funzioni di sviluppo e manutenzione delle procedure e
degli standard interni.
– Dirigente Scolastico: Sancricca Giorgio, nomina in reggenza dal 1-9-’11;
– Vicepreside: Bartolini Fernando, nomina a tempo indeterminato 10-9-1985 ;
– Dirigente Amministrativo: Apo Anna, nomina a tempo indeterminato 1/9/1997;
– Analista di mercato: Sancricca Giorgio
– Responsabile dell’Approvvigionamento: Apo Anna
– Coordinatore uff. tecnico: Fratini Euro , nomina a tempo indeterminato 1-9-’78;
– Progettista: Detto Ernesto, nomina a tempo indeterminato 1-9-‘92;
– Orientamento: Donati Flavio, nomina a tempo indeterminato 1-9-1989;
– Docente: Ciocci Luciana, nomina a tempo indeterminato 1-9-‘92;
– Tutor: De Luca Giuseppe, nomina a tempo indeterminato 1/9 /1996;
– Responsabilità della Qualità : Marangoni Maria, nomina a tempo indeterminato 1-101976;
– Comitato di valutazione: Bartolini Fernando, nomina a tempo indeterminato 10-9-1985
Da ciascun ruolo chiave dipendono, pur se non in forma prettamente gerarchica, altre
funzioni svolte dai vari soggetti che operano nell’Istituto (allegato 16.a)
16.3
DEFINIZIONE DELLE FUNZIONI, DELLE RESPONSABILITÁ E DELLE MANSIONI
L’Istituto redige un organigramma per evidenziare le funzioni di ciascun soggetto,
definisce le specifiche responsabilità e le mansioni svolte da ogni funzione .
Il mansionario indica, funzione per funzione, le attività svolte (e da svolgere) da parte di
ognuno e il DS deve curarne la diffusione ad ogni livello aziendale (nelle forme ritenute
più opportune).
Qualora si renda necessario, il DS emette apposite "Lettere d'incarico", per definire
specifiche responsabilità in deroga alle normali competenze stabilite dal "Mansionario.
16.4
REALIZZAZIONE DELL’ORGANIGRAMMA
La stesura dell’organigramma (allegato 16.b) permette di inquadrare la struttura
dell’Istituto in una situazione immediatamente controllabile anche da parte di clienti
esterni o interni che, a qualsiasi titolo e in ogni momento, possono sapere a chi rivolgersi
per ogni tipo di intervento o chiarimento.
IPSIA “F. Corridoni”, via S. Anna 9, 62014 Corridonia (MC). Tel. 0733-434455; fax0733-432690 [email protected]
Sezione
R 16
16.5
MANUALE DI GESTIONE DELLA QUALITA’
Pagina 3 di 6
Trasparenza del modello organizzativo
Controllo gennaio 2015
STESURA DEL MANSIONARIO
All’interno di ogni funzione si individuano le azioni da svolgere, i servizi da effettuare, i
tempi entro cui ciascuna attività deve essere completata e, in base al carico di lavoro che ne
deriva, il DS assegna, al personale in servizio, la specifica mansione.
In accordo con il personale si prevedono le sostituzioni e le eventuali rotazioni che si
rendano necessarie ed opportune.
Il mansionario è sempre rintracciabile presso la segreteria (allegato 16.c).
A)
RESPONSABILE DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ (RSGQ)
Il responsabile del sistema di gestione per la qualità, riveste carattere essenziale per tutta
l'attività prevista dal presente manuale potendosi sostituire alla Direzione Generale qualora
questa, per qualsiasi motivo, non possa occuparsi direttamente di predette attività.
Tale figura viene individuata fra coloro che non hanno responsabilità dirette nella
conduzione dei vari processi funzionali, per evitare che il controllore e il controllato siano
la medesima persona. Inoltre il RSGQ proprio per la sua funzione di raccordo tra i vari
processi gode di autonomia gerarchica rispetto alle altre funzioni, ponendosi in posizione
di staff alla Direzione Generale.
Il Rappresentante della Direzione:
– promuove ed attua le iniziative della Direzione Generale indicate nel documento
"Politica della Qualità" di cui al sezione R 15 del presente manuale;
– imposta, avvia e controlla le procedure inerenti il manuale di gestione della qualità
fornendo adeguato supporto in caso di bisogno;
– espleta tutte le attività di verifica e controllo previste dal presente manuale riguardo la
qualità della formazione erogata;
– richiede modifiche di progetto e della documentazione di supporto alle attività
formative;
– conduce le attività di monitoraggio esaminando, congiuntamente agli altri ruoli interni,
i problemi contingenti attinenti la qualità, in modo da individuare efficaci azioni correttive
e preventive;
– definisce le modalità per intraprendere, sorvegliare, verificare la messa in atto e
l'efficacia delle eventuali azioni correttive e preventive intraprese;
– organizza periodiche riunioni con i responsabili di ogni ruolo interno per esaminare i
problemi verificatisi e valutare i risultati ottenuti con le azioni correttive e preventive
intraprese;
– cura la raccolta dei dati generati dall’osservanza del presente manuale, verificandone
periodicamente la rintracciabilità (cioè il collegamento con le attività svolte);
– esplicita ai Fornitori le esigenze riguardanti la garanzia della Qualità e si accorda sulle
modalità di verifica;
– verifica, con la Direzione Generale, la realizzazione degli obiettivi della qualità
partecipando ai riesami periodici previsti nella Politica della qualità;
Data la complessità organizzativa della struttura scolastica, per lo svolgimento delle
mansioni, il RSGQ si avvale del supporto di un tecnico per la gestione della qualità (TGQ)
che ha il compito di redigere i monitoraggi e controllare la raccolta dati.
B)
ANALISTA DEL MERCATO
Tale figura è responsabile di raccogliere anche attraverso la rilevazione e l'analisi del
fabbisogno formativo e occupazionale a livello territoriale e/o aziendale, le esigenze dei
IPSIA “F. Corridoni”, via S. Anna 9, 62014 Corridonia (MC). Tel. 0733-434455; fax0733-432690 [email protected]
Sezione
MANUALE DI GESTIONE DELLA QUALITA’
Pagina 4 di 6
Trasparenza del modello organizzativo
Controllo gennaio 2015
R 16
Clienti e/o del mercato ai fini della formalizzazione di una offerta tecnica ed economica
(progetto di massima).
In particolare egli
– Cura l’applicazione della procedura per l’analisi del contesto di riferimento di cui alla
sezione R.9 , volta a individuare le tipologie di servizio formativo maggiormente richieste
dal comparto aziendale della provincia di Macerata, compatibili con i profili professionali
disponibili presso l’istituto;
– stringe una rete di relazioni con i soggetti economici ed istituzionali del territorio ai fini
della promozione di attività culturalmente e socialmente utili;
– sottopone al DS i risultati dell’osservazione necessari per definire le strategie politiche
da intraprendere ai fini del miglioramento della qualità e il graduale aumento delle quote di
mercato;
– ricodifica le esigenze del sistema cliente e le politiche per la qualità in un Brief di
progetto da sottoporre a sviluppo;
– affianca il DS nella scelta ed individua la persona che per esperienza capacità ed
attitudini risulta più adatta nel ruolo di progettista del corso da sviluppare;
– affianca il DS nella scelta ed individua la persona che per esperienza capacità ed
attitudini risulta più adatta nel ruolo di coordinatore del corso da sviluppare;
– supporta il progettista in tutta la fase di sviluppo assicurando che le caratteristiche
tecniche, erogative e di controllo del servizio includano compiutamente le aspettative ed i
bisogni dei beneficiari.
C)
PROGETTAZIONE
– Traduce le richieste del mercato o del cliente in specifiche di comportamento interno,
in particolare in occasione di attività nuova e quindi non ripetuta, a cui tutte le funzioni
interne dovranno attenersi;
– Verifica la disponibilità di risorse professionali e strumentali necessarie per
l’erogazione del corso ponendosi come figura di interfaccia nei confronti sia del
responsabile approvvigionamenti per quanto concerne la richiesta e la valutazione di
offerte, sia del responsabile amministrativo per ciò che riguarda il piano di previsione
economica.
– stabilisce le modalità, ed emette l'eventuale documentazione specifica, con cui le
funzioni coinvolte dovranno condurre le attività di erogazione e di controllo della
formazione effettuata;
– supporta il coordinatore del corso nella gestione delle modifiche del progetto in fase di
erogazione.
D)
DIREZIONE DIDATTICA
La direzione didattica dei corsi è curata direttamente dal Dirigente Scolastico coadiuvato
dai coordinatori e dagli eventuali tutor. In particolare Egli:
– assicura in generale, con il supporto delle figure indicate, che l'attività formativa
avvenga secondo le specifiche stabilite in sede di progettazione e nelle condizioni
operative previste effettuando i controlli stabiliti durante l'erogazione dell'attività
formativa;
– espleta tutte le attività necessarie e previste in sede di progettazione (accoglienza,
orientamento, socializzazione, verifica delle compatibilità tra esigenze individuali e
d’istituto, etc.) per favorire il "contratto formativo". Si ha così l'accettazione e la
IPSIA “F. Corridoni”, via S. Anna 9, 62014 Corridonia (MC). Tel. 0733-434455; fax0733-432690 [email protected]
Sezione
R 16
MANUALE DI GESTIONE DELLA QUALITA’
Pagina 5 di 6
Trasparenza del modello organizzativo
Controllo gennaio 2015
motivazione, di chi fruisce, a ricevere formazione da colui che la eroga fisicamente (corpo
docente).
E)
COORDINAMENTO
Il coordinatore del corso è responsabile di effettuare la programmazione operativa delle
attività e di garantire che esse vengano erogate in regime controllato cioè in modo
conforme alle specifiche del corso. in particolare egli
– pianifica l'attività formativa in modo da assicurare che si svolga in condizioni
controllate nei modi e nelle sequenze specificate e soprattutto prevenendo situazioni di non
conformità;
– seleziona le risorse umane e strumentali individuate in fase di progettazione;
– verifica la conformità di tutte le risorse materiali utilizzate (aule, materiali didattici,
attrezzature, etc.) prima che siano impiegate nell'attività formativa documentandone gli
esiti attraverso gli strumenti predisposti;
– identifica tutte le situazioni di non conformità emerse durante l'erogazione dell'attività
formativa, attivandosi per una pronta risoluzione attraverso opportune azioni correttive;
– segnala alla Direzione Generale o al suo rappresentante (RSGQ) tutte le situazioni di
non conformità che richiedono interventi strutturali sull’organizzazione dell’istituto (non
conformità gravi);
– pianifica e predispone con il supporto del responsabile ATA gli interventi di
manutenzione sulle attrezzature didattiche di proprietà e le altre risorse materiali messe a
disposizione per l'erogazione delle attività formative.
F)
AMMINISTRAZIONE/CONTABILITÁ
È preposto il responsabile amministrativo il quale ha compiti di coordinamento e
responsabilità' nell’organizzazione dei servizi di segreteria e nella gestione del bilancio e
delle risorse finanziarie e strumentali. In particolare egli:
– Espleta le attività legate alla definizione del bilancio di esercizio dell'Istituto;
– effettua le operazioni legate alla fatturazione attiva e passiva, segnalando agli Enti
interessati (Direzione didattica, progettazione, commerciale) il verificarsi di eventuali
problemi legati a tale attività;
– espleta tutte le attività previste dai bandi di partecipazione al finanziamento delle
attività formative avendo cura di mantenere ordinata tutta la documentazione prodotta per
facilitarne la consultazione e la verifica.
Gli assistenti amministrativi preposti alle varie segreterie sono responsabili dei
procedimenti amministrativi assegnati dal responsabile amministrativo e dal DS. In
generale essi devono:
– curare la gestione dell’archivio e protocollo;
– effettuare la gestione finanziaria ed amministrativa del personale (stipula contratti,
assunzioni in servizio, certificati di servizio, inquadramenti economici contrattuali, ecc.);
– assolvere i servizi contabili (liquidazione parcelle, fatture, compensi accessori ed
indennità del personale, gestione corsi, elaborazione bilanci previsione e consuntivo,
mandati i pagamento, ecc.).
G)
UFFICO TECNICO E APPROVIGIONAMENTI
E’ coordinato dal responsabile approvvigionamenti; l'ufficio e' preposto
– alla formulazione di piani di acquisto di attrezzature e materiali, all'ordinazione degli
stessi,
IPSIA “F. Corridoni”, via S. Anna 9, 62014 Corridonia (MC). Tel. 0733-434455; fax0733-432690 [email protected]
Sezione
R 16
MANUALE DI GESTIONE DELLA QUALITA’
Pagina 6 di 6
Trasparenza del modello organizzativo
Controllo gennaio 2015
H)
– alla valutazione e classificazione dei fornitori;
– al coordinamento delle attività per le esercitazioni pratiche e di interventi di vario
genere per assicurare la funzionalita' dei macchinari e delle officine,
– alla stima valutativa dei manufatti alienabili ed inventariabili,
– al controllo ed alla manutenzione diretta dell’inventario e del materiale immagazzinato.
Ha inoltre funzioni di coordinamento in merito alle questioni relative alla sicurezza.
MANSIONARIO PERSONALE ATA
H.1)
COLLABORATORI SCOLASTICI
I collaboratori scolastici hanno il compito di
– sorvegliare i corsisti nelle aule, laboratori e spazi comuni in occasione di momentanea
assenza del docente;
– affiancare coordinatori e docenti durante il trasferimento dei corsisti in altri locali
anche non scolastici;
– fornire ausilio materiale agli alunni portatori di handicap;
– effettuare la sorveglianza generica dei locali;
– erogare i servizi di pulizia dei locali ed effettuare la piccola manutenzione dei beni;
– erogare il servizio di centralino telefonico;
– dare adeguato supporto alle segreterie amministrative e didattiche ( duplicazione di atti,
approntamento sussidi didattici, assistenza ai docenti);
– curare i servizi esterni quali commissioni postali, comunali e bancarie.
H.2)
ASSISTENZA TECNICA
Gli assistenti in servizio presso l’Istituto curano:
– la gestione dei laboratori e delle reti informatiche;
– la manutenzione e gestione dei laboratori e di programmi informatici approvati;
– la manutenzione degli impianti elettrici e di sicurezza;
– piccole riparazioni delle attrezzature.
IPSIA “F. Corridoni”, via S. Anna 9, 62014 Corridonia (MC). Tel. 0733-434455; fax0733-432690 [email protected]