Dispensa 02 - Dipartimento di Architettura e Disegno Industriale

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Seconda Università Degli Studi di Napoli
Facoltà di Architettura Luigi Vanvitelli
Corso di Abilità Informatiche
Prof. Ing. Vincenzo D’Elia
Dott.ssa Arch. Gabriella Abate
I SISTEMI INFORMATIVI DI GESTIONE DELLA MANUTENZIONE IMMOBILIARE
Il ruolo dei sistemi informativi: obiettivi, finalità, vantaggi
Gli obiettivi
Le finalità
I requisiti minimi di un sistema informativo di gestione della manutenzione
L'articolazione del sistema informativo: il data-base, le procedure, le funzioni
Il data-base
Le procedure
Le funzioni
Le fonti dell'informazione: I sottosistemi informativi interni ed esterni
I sottosistemi informativi esterni
I sottosistemi informativi interni
Il ruolo del sistema di codifica
Le modalità di utilizzo dell'informazione: centralizzazione e decentramento
L'architettura dei pacchetti informatici: I moduli base, le tipologie
L'architettura dei pacchetti
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I SISTEMI INFORMATIVI DI GESTIONE DELLA MANUTENZIONE IMMOBILIARE
1. Il ruolo dei sistemi informativi: obiettivi, finalità, vantaggi
Una strategia gestionale che si pone l'obiettivo di ottimizzare l'efficienza del servizio e l'efficacia delle attività,
attraverso il progetto della pianificazione e della successiva organizzazione del servizio, non può rinunciare ad
attivare strategie innovative di gestione dell'informazione tecnica di supporto.
Un sistema informativo di gestione dell'informazione, inteso come "un sistema nel quale determinati dati
vengono raccolti, elaborati e resi noti in modo tale da fornire assistenza ai responsabili dell'utilizzazione delle
risorse", costituisce inoltre un indispensabile supporto alla gestione del processo manutentivo in "Global
Service", che deve essere pianificato, gestito e controllato dinamicamente.
A tal fine la norma UNI 10951 sui sistemi informativi definisce il sistema informativo per la gestione della
manutenzione dei patrimoni immobiliari come: "... un sistema di supporto decisionale ed operativo costituito da
una base-dati e da procedure e strumenti finalizzati a raccogliere, archiviare, elaborare, utilizzare ed
aggiornare informazioni necessarie per la gestione in qualità dei processi (progettuali, programmatori,
organizzativi, tecnici ed amministrativi, ecc...) sottesi all'impostazione, all'attuazione e alla gestione del
servizio di manutenzione."
Un sistema caratterizzato da complessità, varietà e vastità delle informazioni da gestire, che rende necessaria
l'attuazione di procedure automatizzate (informatizzate), in quanto l'informatizzazione anche se "svolge poco
di più di quanto si può fare manualmente, lo svolge molto più velocemente e con minore rischio di errori, ciò
determina innegabili vantaggi grazie alla standardizzazione delle procedure gestionali, all'utilizzo di tecniche di
programmazione, all'impiego di strumentazioni di supervisione e controllo dei servizi.
Come per l'introduzione delle strategie manutentive programmate, che in edilizia discendono direttamente dal
comparto industriale grazie ad un processo di assimilazione e adattamento allo specifico settore, anche per i
sistemi informatici si ha una derivazione diretta dal comparto dell' industria. Il comparto della gestione e
manutenzione industriale si è infatti caratterizzato negli anni 80 per l'introduzione massiccia dei sistemi
informatici nella gestione dei processi produttivi, oltre che nella ricerca della garanzia di affidabilità degli
impianti, con l'introduzione di nuove forme gestionali e di controllo, finalizzate ad innalzare i livelli prestazionali
degli stessi. Il bagaglio di esperienze maturato è stato poi trasferito al comparto dell' edilizia ed in particolare ai
processi di gestione delle attività manutentive su patrimoni immobiliari, dove a partire dagli anni 90 si è
assistito all'introduzione dei sistemi informativi di gestione della manutenzione, con una parallela evoluzione
dei sistemi software impiegabili, che è avvenuta di pari passo con l'evoluzione dei sistemi hardware, il cui
aumento della velocità, dell'analisi e della capacità di memoria ha determinato un evoluzione dei sistemi da:
Archivio storico e reporting a Sistema intelligenti di supporto alle attività produttive e decisionali
L'evoluzione dei sistemi informatici per la gestione della manutenzione immobiliare è comunque avvenuta con
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alcuni elementi di criticità, il principale dei quali è imputabile ad uno sviluppo a pelle di leopardo, ovvero una
diffusione non omogenea dell'innovazione informatica nelle varie realtà industriali e patrimoniali, che ha
comportato e determinato:

scarsa integrazione dei sistemi informativi;

duplicazione di archivi e funzioni;

mancata rispondenza dei sistemi alle esigenze locali;

investimenti non organizzati per priorità.
GLI OBIETTIVI
La finalità principale di un sistema informativo per la gestione della manutenzione immobiliare è quella di
fornire il supporto conoscitivo necessario per perseguire gli obiettivi del servizio, anche attraverso la
registrazione delle condizioni prestazionali dei beni immobili, delle strategie manutentive assunte, degli
interventi eseguiti.
In specifico gli obiettivi da assumere nei processi di informatizzazione della gestione della manutenzione
immobiliare, si possono così schematizzare:
- garantire la coerenza delle attività con gli obiettivi dell'Ente / Azienda, pubblico o privato, gestore del
patrimonio immobiliare,
(attraverso la progettazione, gestione e controllo degli standard da preservare);
- rispettare i budget di spesa, attraverso la razionalizzazione delle decisioni per mezzo dell'impiego di sistemi
di supporto decisionali,
(attraverso un sistema di valutazione delle alternative possibili in relazione alle disponibilità economiche e agli
standard tecnici da preservare);
- supportare i processi produttivi, connessi all'esecuzione delle attività manutentive programmate e predittive,
ordinarie e straordinarie,
(con la definizione e descrizione dei lavori standard che dovranno essere eseguiti);
- eliminare le criticità di processo nello svolgimento delle attività,
(con la standardizzazione delle procedure e lo studio di innovazione dei meccanismi tecnico-procedurali di
processo);
- garantire la qualità del servizio erogato e delle attività svolte,
(attraverso la valutazione dell'efficienza ed efficacia del servizio, e il controllo tecnico-economico delle
lavorazioni svolte);
- gestire in tempo reale l'attività di manutenzione, controllando in modo efficace le operazioni svolte e le
procedure di feed-back,
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(per conoscere in ogni momento le attività svolte e per perseguire il miglioramento continuo del servizio);
- restituire lo stato aggiornato di consistenza e di conservazione del patrimonio immobiliare,
(attraverso la registrazione delle variazioni quantitative e qualitative della consistenza immobiliare).
LE FINALITÀ
Abbiamo già avuto modo di evidenziare come la manutenzione è costituta da un complesso sistema di attività,
strumenti e procedure, che interagiscono tra loro ai vari livelli, in altri termini un "regime di complessità che per
essere governato richiede complessità", ovvero le decisioni da prendere devono tener conto di un sistema di
variabili, la cui gestione manuale è dispendiosa in termini produttivi ed economici; mentre con l'introduzione
della gestione automatizzata, un primo passo verso l'ottimizzazione delle attività tecnico-amministrative può
essere compiuto, si potranno infatti ottimizzare alcune scelte, velocizzare determinate decisioni e procedure,
ridurre gli errori sulle decisioni.
Il perseguimento dei suddetti obiettivi determina principalmente quattro finalità dei sistemi informativi di
gestione della manutenzione.
Le finalità sopra identificate si possono così descrivere:
- finalità previsionale
(attraverso lo studio delle cause e degli effetti dei fenomeni di degrado, del comportamento in esercizio dei
sistemi edilizi ed impiantistici, per individuare le affidabilità, le durabilità dei sistemi, e quindi, programmare le
scadenze temporali degli interventi e/o controlli periodici);
- finalità di confronto
(molto spesso le informazioni dirette sul comportamento reale dell'immobile non sono sufficienti e dovranno
essere interfacciate con il sistema informativo esterno costituito dalla manualistica di settore);
- finalità di conoscenza e istruzione
(che mira ad individuare cosa si deve fare, come lo si deve fare, chi lo deve fare, quando lo deve fare);
- finalità statistica
(con l'archiviazione, l'elaborazione, la gestione dei dati in modo dinamico e flessibile, per consentire di
individuare le più opportune strategie manutentive ed aggiornare le strumentazioni di programmazione).
2. I requisiti minimi di un sistema informativo di gestione della manutenzione
Sempre secondo la norma UNI 10951 sui sistemi informativi si può affermare che i requisiti del sistema
informativo devono mirare a garantire l'informazione e le procedure applicative nei processi e nei servizi di
manutenzione, in specifico viene affermato che occorre soddisfare i seguenti requisiti minimi indicati in tabella.
Garantito il rispetto dei requisiti minimi; il livello di articolazione e il grado di approfondimento del sistema
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informativo devono essere adeguati all'entità e complessità del patrimonio immobiliare, alle esigenze e alle
strategie immobiliari degli enti proprietari e/o gestori e alle forme organizzative del servizio.
Inoltre la complessità e l'onerosità di sviluppo di un sistema informativo presuppongono che si operi secondo
un criterio di gradualità di attuazione, ovvero secondo un criterio di crescita progressiva, attraverso fasi
successive compatibili con l'organizzazione e con le risorse (umane, finanziarie, informative, ecc...) disponibili.
3. L'articolazione del sistema informativo: il data-base, le procedure, le funzioni
Il sistema informativo deve potere essere applicabile a qualsiasi patrimonio immobiliare, prescindendo dalla
sua destinazione d'uso, dimensione, tipologia, dislocazione e strutturazione gestionale.
Deve inoltre essere applicabile in funzione di qualsiasi forma di gestione del servizio di manutenzione (interna,
esterna, mista), sotto il profilo procedurale ed organizzativo, deve inoltre essere applicabile prescindendo dal
sistema operativo (cartaceo o informatizzato).
Il sistema informativo deve inoltre essere strutturato in funzione delle esigenze di conoscenza del patrimonio
immobiliare, di pianificazione, programmazione e gestione delle attività, di controllo tecnico, economico ed
organizzativo degli interventi.
L'ambito operativo sempre secondo la norma UNI 10951 lo si può immaginare costituito essenziale da:
- un data base o anagrafe,
(costituita da una base dati legata agli immobili oggetto di manutenzione ed articolata in una anagrafe
identificativa e in tre anagrafi specifiche: funzionale, amministrativa e tecnica; data base che deve contenere e
rendere disponibili tutti i dati relativi alla storia del patrimonio immobiliare e al suo stato di fatto in funzione
delle attività manutentive);
- un insieme di procedure che definiscono le modalità di raccolta, trattamento e aggiornamento dei dati,
(ovvero permettere di applicare le strategie e le modalità operative definite dalla struttura di gestione, in
conformità alle eventuali procedure definite dell'ente proprietario o gestore del patrimonio immobiliare);
- un insieme di funzioni che realizzano le attività di conduzione e manutenzione, (tali funzioni fanno in genere
riferimento alle aree della pianificazione, della gestione e del controllo e possono essere ricondotte alle attività
di: raccolta dati, trattamento dati, elaborazione statistica e monitoraggio).
IL DATA-BASE
Il data-base costituisce la prima e più importante sezione di un qualunque sistema informativo per la
manutenzione e gestione immobiliare. Il data-base esprime un concetto generale inglese che indica sia i dati
che vengono registrati che le loro relazioni di interdipendenza, questa sezione dovrebbe fornire informazioni
sulla consistenza tecnica degli immobili, sui materiali utilizzati, sul comportamento in esercizio nel tempo, sulle
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procedure di intervento e sul loro esito tecnico economico.
Vi sono diversi tipi di data-base, gerarchico, a rete e relazionale, ottimo è il data base relazionale che offre una
grande flessibilità e permette all'utente finale di decidere autonomamente il tipo di informazione che si
desidera e la relativa presentazione.
In termini operativi la costruzione del data-base avviene attraverso le schede di identificazione anagrafica e di
rilevazione degli immobili, che rappresentano la strumentazione operativa di base indispensabile per
l'alimentazione dei dati al sistema informativo.
L'implementazione del data-base costituisce un'operazione lunga, complessa e costosa, può durare anni, ed è
perciò necessario che sia proceduta dalla definizione di strategie complessive d'approccio al problema
conoscitivo del patrimonio immobiliare (progetto di gestione), progetto che dovrà individuare:

la struttura organizzativa che dovrà procedere alla raccolta dei dati e all'implementazione nel sistema;

la struttura organizzativa che dovrà gestire il sistema informativo a regime;

gli operatori e gli utenti che saranno coinvolti nel processo di formazione e aggiornamento del database;

la pianificazione temporale per lo sviluppo del sistema informativo;

i rapporti e i passaggi tra le procedure manuali e le procedure automatizzate di gestione dell'informazione.
A seguito del progetto di gestione si può procedere alla formazione delle anagrafiche conterranno un insieme
strutturato di dati ed informazioni descrittive, provenienti da fonti ed archivi di diversa natura, su supporti
diversi e realizzati in formati differenti.
In specifico le anagrafi generabili, secondo la norma UNI 10951 più volte citate possono comprendere:
Le suddette anagrafi si possono così descrivere:
- un'anagrafe identificativa
che fornisca i dati di tipo quantitativo e localizzativo relativi al patrimonio immobiliare ed in particolare le
coordinate di localizzazione territoriale, lo stato di consistenza del patrimonio relativamente agli aspetti
dimensionali;
- un'anagrafe funzionale
finalizzata a raccogliere e mettere ha disposizioni i dati relativi: alle destinazioni d'uso, alle modalità d'uso e
specifici requisiti nell'uso degli spazi, i riferimenti di norma applicabili, cogenti e volontari, gli utenti e i referenti;
- un'anagrafe tecnica
finalizzata a fornire il censimento della consistenza tecnica dei sistemi edilizi ed impiantistici presenti, oltre a
raccogliere e mettere ha disposizione, per ciascuna unità funzionale ed elemento tecnico rilevante ai fini
manutentivi, i dati relativi:
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-
alla identificazione tecnica e commerciale;
-
alle caratteristiche fisiche, funzionali, esigenziali/prestazionali e esecutive articolate in "schede tecniche";
-
alle informazioni di base e di rilievo per la diagnosi e la conoscenza dei comportamenti nel tempo, articolate rispettivamente in "schede diagnostiche" e in "schede di rilievo diagnostico";
-
alle "informazioni di ritorno" dalle attività di manutenzione, articolate in "schede cliniche".
- un'anagrafe amministrativa
finalizzata ad acquisire e mettere a disposizione i dati utili a supporto della gestione amministrativa del
patrimonio immobiliare, raccogliendo dati relativi:
-
ai contratti di locazione e compravendita;
-
ai contratti di forniture di prodotti, di opere e di servizi relativi agli immobili;
-
allo stato giuridico degli immobili e vincoli relativi;
-
ai budget e consuntivi sintetici e analitici delle attività manutentive.
LE PROCEDURE
Congiuntamente alla definizione dell'architettura e dei contenuti delle banche dati del sistema informativo
devono essere predisposte un insieme di procedure in grado di descrivere:

le gerarchie, i ruoli e le responsabilità nell'utilizzo del sistema informativo;

le regole e i criteri nell'utilizzo del sistema, in funzione della sua architettura, degli obiettivi di manutenzione e delle forme di gestione;

i livelli e le modalità di accesso alle informazioni;

i livelli e le modalità di introduzione e aggiornamento delle informazioni;

i livelli e le modalità di attivazione delle elaborazioni;

le modalità di acquisizione e normalizzazione dei dati provenienti da fonti esterne;

le modalità di conduzione e aggiornamento del sistema.
Le procedure devono inoltre essere disponibili e accessibili a tutti gli operatori del sistema informativo, inoltre
qualora sia già presente, o successivamente adottato, un Sistema Qualità, tali indicazioni dovranno essere
integrate e rese disponibili con quanto previsto nel Manuale Qualità, nelle Procedure e nelle Istruzioni
Operative.
LE FUNZIONI
Il sistema informativo gestionale delle attività manutentive deve assolvere ad un complesso sistema di funzioni
che si possono sintetizzare nei seguenti punti:
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- Gestione degli archivi anagrafici,
(Raccolta, archiviazione, messa in relazione, estrazione e controllo dei dati anagrafici);
- Programmazione e gestione operativa delle attività manutentive, (Elaborazione e gestione del programma di
manutenzione, registrazione e gestione delle richieste, emissione degli ordini di lavoro, registrazione delle
informazioni di ritorno, gestione del magazzino);
- Elaborazioni statistiche,
(Analisi di serie storiche relative alle prestazioni degli elementi e dei sistemi tecnici, alla logistica degli
interventi, ai costi);
- Stime probabilistiche,
(Costruzione, a partire dai dati statistici, di previsioni relative al comportamento nel tempo di elementi e
sistemi, attraverso indici di durabilità, affidabilità e manutenibilità; indici di costo; indici di efficienza logistica;
indici di rischio, ecc..);
- Monitoraggio e controllo,
(Verifica costante dello stato prestazionale di elementi tecnici e sistemi e dell'andamento delle attività
manutentive, in relazione alla programmazione, alle previsioni di costo; alle richieste di intervento);
- Gestione economica della commessa,
(Programmazione e controllo economico e finanziario attraverso; gestione dei budget e controllo di gestione;
gestione dei fornitori, analisi di bilancio);
- Gestione contratti,
(Gestione contrattuale di fornitura di prodotti, opere e servizi);
- Gestione archivi di supporto e di conduzione,
(Raccolta, ricerca, archiviazione, messa in relazione, estrazione e controllo dei dati relativi agli archivi di
supporto e conduzione);
- Interazione con altri sistemi informativi,
(Reperimento, messa in relazione, controllo di dati elaborati da altri sistemi per esempio gestione locazioni,
contabilità generale, banche dati remote e fornitura di informazioni per elaborazioni eseguite da altri sistemi);
- Gestione comunicazioni,
(Registrazione, archiviazione, gestione e controllo di segnalazioni; e richieste; produzione e gestione di
informazioni attraverso diversi canali);
- Produzione di documentazione,
(Produzione su supporti diversi (cartaceo, magnetico) e in forme differenti (schede, tabelle, grafi, ...) di
documenti utili alla presentazione e alla lettura delle informazioni gestite dal sistema informativo);
- Individuazione e specificazione del lavoro occorrente,
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(Attraverso il confronto tra gli standard manutentivi e il risultato delle ispezioni, la stima delle singole categorie
di lavori occorrenti, l'emissione delle bolle di lavoro);
- Pianificazione del lavoro,
(Attraverso strumenti quali GANT, PERT, CPM, soprattutto pianificando gli spostamenti delle ditte
subappaltatrici sul territorio).
4. Le fonti dell'informazione: i sottosistemi informativi interni ed esterni
Il sistema di informazioni che deve essere gestito per l'ottimizzazione della gestione della manutenzione di un
patrimonio immobiliare, oltre a soddisfare criteri di utilizzazione "efficace" ed "efficiente", ed essere
quantitativamente e qualitativamente valido, deve dichiarare l'appartenenza alle fonti di sviluppo; in quanto le
informazioni costituenti un sistema informativo possono essere prodotte da un processo informativo interno
all'ente gestore o da strutture esterne di supporto e/o ricerca.
Secondo classificazioni ormai consolidate il sistema informativo di supporto alla gestione della manutenzione
lo si può considerare composto da due sottosistemi informativi:

il sottosistema informativo esterno;

il sottosistema informativo interno.
IL SOTTOSISTEMA INFORMATIVO ESTERNO
Il sistema informativo esterno si caratterizza per la generalità delle informazioni, non riferite ad uno specifico
patrimonio immobiliare e si articola in due ulteriori sub-sistemi:
A) le strutture dei prezzi e dei costi (analisi dei prezzi, prezziari, listini);
B) le informazioni tecniche sulle tecnologie, quali:

descrizione e specifiche dei materiali, (contenute nei cataloghi dei produttori);

tecniche di esecuzione delle opere, (secondo la regola d'arte);

patologie edilizie, (criteri di individuazione, cause e rimandi);

requisiti di affidabilità e durabilità di materiali e componenti.
IL SOTTOSISTEMA INFORMATIVO INTERNO
Il sistema informativo interno, riguarda i caratteri specifici e le problematiche del patrimonio immobiliare su cui
si pianifica il servizio manutentivo, comprende tutti i dati necessari allo sviluppo dell'attività di pianificazione,
per la quantificazione preventiva dei costi, dei materiali e delle attrezzature occorrenti, tra le informazioni che
può comprendere abbiamo:
- resoconti delle ispezioni e dei monito raggi, finalizzati al rilevamento delle condizioni fisiche dell' immobile,
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con l'ausilio di schede unificate, che permettono di ridurre al minimo la soggettività di giudizio;
- rapporti provenienti dai quadri interni addetti alla gestione della manutenzione, che permettono di inserire nel
programma, le tecniche della manutenzione, le esigenze, le risorse e i mezzi disponibili;
- segnalazioni degli utenti, su di difetti e imperfezioni, che riducono l'efficienza dei beni immobili; è opportuno
che tali resoconti siano verificati da tecnici specializzati;
- ordini di lavoro o bolle di lavoro, che devono indicare per ogni categoria di lavori, le ore occorrenti, i materiali
da impiegare, le attrezzature, le istruzioni sulle lavorazioni;
- documenti contrattuali e resoconti delle imprese e dei controlli sui lavori, comprendenti capitolati, contratti,
resoconti dei lavori svolti, controlli di qualità sulle lavorazioni.
L'insieme dei contenuti sopra definiti, non solo devono essere chiari, identificabili gestibili e controllabili, ma
devono essere soprattutto affidabili e interpretabili in chiave statistica.
5. Il ruolo del sistema di codifica
Ogni sistema informativo di supporto alla pianificazione, organizzazione, gestione e controllo di servizi
manutentivi su patrimoni immobiliari, teso alla riorganizzazione e razionalizzazione delle attività per perseguire
livelli di efficienza ed economie di scala, richiede nella fase iniziale lo studio e la messa a punto di un efficace
sistema di codifica, la cui necessità, già evidente a livello di trattamento manuale delle informazioni, è
prioritaria con la gestione automatica dei dati e dei software, per i quali la codifica permette la costruzione di
un corretto ed efficace sistema informativo.
Il sistema di codifica deve essere il più possibile razionale e contemplare un insieme di requisiti essenziali,
quali:

deve permettere l'identificazione univoca di ogni elemento rilevante ai fini manutentivi all'interno di un
dato immobile, con la raccolta dei relativi dati di guasto, informazioni indispensabili per l'implementazione di strategie di manutenzione preventiva e per studi di affidabilità;

deve tener conto delle esigenze della gestione delle scorte dei pezzi di ricambio, con tutti i problemi
connessi;

si deve prestare a costruire statistiche di affidabilità sul comportamento in esercizio dei componenti e
sulla contabilità per centri di costo.
I sistemi di codifica esistenti discendo tutti dal comparto industriale, per il quale esistono numerosi sistemi,
alcuni proposti, altri operanti, studiati essenzialmente al fine di costituire una base sicura per un ordinata
raccolta di dati di affidabilità.
In particolare i sistemi di codifica si possono di distinguere in due grandi categorie:

codici di tipo funzionale;
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
codici di tipo descrittivo generico.
I primi sistemi sono di tipo localizzativo di un dato componente e/o elemento tecnico, e svolgono egregiamente
la funzione di indirizzo del personale di manutenzione, tuttavia essi non aggiungono nulla riguardo al tipo e
alle caratteristiche dei componenti.
I secondi sono caratterizzati da un maggiore livello di completezza dell'informazione codificata, in quanto
consentono la descrizione delle condizioni nominali di funzionamento e di alcune delle caratteristiche
costruttive del componente; i pregi di tali sistemi si possono così sintetizzare:

consentono la disponibilità di informazioni sulle previsioni di affidabilità dei sistemi e componenti, con
un utilizzo dell'informazione fin dalla fase di progettazione;

consentono di stabilire strategie manutentive di tipo preventivo già all'inizio della vita del sistema tecnologico.
D'altra parte questi codici, a causa della loro architettura, presentano alcuni difetti, di cui si elencano i
principali:

non esiste una separazione rigida, valida per tutti i componenti, tra le posizioni che descrivono le condizioni di funzionamento nominali, (utili esclusivamente dal punto di vista probabilistico), e quelle che
descrivono le parti strutturali e costruttive;

qualora esistono due componenti con lo stesso codice, ciò uguali dal punto di vista dell' affidabilità
essi non possono essere precisamente individuati, e i dati che costituiscono il feedback delle azioni di
manutenzione non possono in questa maniera essere attribuiti univocamente al componente in questione.
Le caratteristiche della codifica, sinteticamente così descritte, con i suoi vantaggi e i suoi limiti, hanno trovato
nell'industria la loro maturazione completa.
Nell'edilizia la codifica presenta profonde distanza logiche dal comparto industriale per una serie di fattori tra
cui basta ricordare:

la difficoltà di reperire i disegni originali, i quali molto spesso non registrano le modificazione effettuate
in corso di esecuzione dell'intervento;

la totale mancanza di unificazione dei componenti, a cui si associa una moltitudine di prodotti, diversi
ed eterogenei, che escono molto spesso velocemente dalla produzione.
Ma la ragione più evidente delle distanze tra i due comparti, può essere trovata in una difficoltà concettuale di
codificare le interconnessioni tra componenti eterogenei, tra materiali diversi, tra elementi tecnici; connessione
che costituisco i punti di crisi dei sistemi edilizi.
Dobbiamo inoltre ricordare che la costruzione della codifica di un organismo edilizio risulta più o meno
importante in relazione al tipo di strategia manutentiva che viene perseguita.
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Negli interventi a manutenzione predittiva è di massima importanza e deve essere eseguita a priori.
Negli interventi di manutenzione a rottura può invece essere eseguita in tempi successivi, potendosi costituire
con l'archiviazione ragionata dei dati e delle informazioni di ritorno dall'esecuzione degli interventi.
In conclusione un codice di tipo descrittivo generico, finalizzato ad acquisire informazioni sulle affidabilità dei
componenti, se usato a scala nazionale, con la partecipazione attività di tutti i gestori di patrimoni immobiliari,
può portare alla costruzione di banche dati, a cui tutti i costruttori, progettisti, produttori, potrebbero accedere e
portare il contributo della propria esperienza. Si verrebbero così a costituire delle banche dati gestite da
elaboratori elettronici, da cui si possono attingere informazioni sulle affidabilità e durabilità dei materiali e
componenti, nonché sulla regola d'arte dell' intervento manutentivo.
6. Le modalità di utilizzo dell'informazione: centralizzazione e decentramento
Tra le varie strumentazioni operative a supporto dell'erogazione dei servizi manutentivi, il sistema informatico
di gestione e controllo della manutenzione, assume un ruolo strategico nella conduzione dei grandi patrimoni
immobiliari territori al mente distribuiti, oltre che per l'attuazione della politica manutentiva programmata.
"Attraverso un complesso di norme, procedure, mezzi, strumenti, atti all'acquisizione, memorizzazione,
trasformazione, emissione delle informazioni, il tutto in relazione all'ambiente esterno", si realizza il sistema
informativo labile, in grado nel tempo con la statistica ragionata di trasformare le strategie manutentive, da
emergenza o a guasto avvenuto, in programmate o predittive, di ottimizzare la distribuzione temporale delle
risorse economiche, di pianificare le attività, le risorse, i mezzi, gli uomini.
In funzione delle caratteristiche di eterogeneità dei patrimoni immobiliari, e della loro distribuzione territoriale è
fondamentale definire il rapporto tra:
- la Centralizzazione dell'informazione
per permettere all'Ente tecnico gestore (Ente Locale, Impresa, Società di Servizi) la definizione strategica e
gestionale dei livelli qualitativi da garantire (standard) e l'ottimale distribuzione delle risorse in base a criteri di
priorità;
- il Decentramento dell'utilizzo dell'informazione
per consentire all'operatore addetto alla esecuzione della manutenzione, la conoscenza degli standard
qualitativi e tecnici da garantire, definiti dal sistema informativo, nel rispetto delle risorse date.
L'efficacia di una tale strategia gestionale passa attraverso la definizione delle soglie di decentramento
dell'informazione, che devono conciliare le opposte necessità di:

centralizzare per programmare, gestire e controllare;

decentrare per istruire, seguire e verificare.
In termini operativi la tensione decentramento/accentramento si traduce nella costruzione di una rete
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telematica diffusa sul territorio, attraverso una serie di terminali diffusi tra i vari responsabili di area e un
elaboratore centrale con sede presso l'ente tecnico gestore, rete telematica che richiede uno studio di
progetto, condizionato dalle modalità organizzative del servizio manutentivo.
Fondamentale è inoltre l'istruzione del personale addetto, nonché l'organizzazione operativa:

nei confronti della formazione, il sistema informativo deve essere in grado di gestire i dati e i documenti tecnici occorrenti per l'istruzione delle squadre operai, sulle categorie specifiche di lavori da
eseguire, attraverso l'emissione della "bolla di lavoro", che contiene tutte le informazioni relative all'intervento manutentivo, (risorse, mano d'opera, tempi, costi), e consente la gestione di conoscenze tecniche diversificate;

sul problema dell'organizzazione operativa, indagini sul campo hanno evidenziato un alta incidenza
sui costi complessivi, dei costi e dei tempi della mobilità per le squadre di manutentori, soprattutto per
i patrimoni edilizi territorialmente distribuiti, il sistema informativo deve essere capace di elaborare
strategie di opportunità d'intervento in relazione alla tipologia degli interventi, alle distanza tra gli edifici, alle squadre di manutentori impiegati, con la programmazione degli spostamenti stessi.
La risposta specifica ai suddetti problemi, caratterizza il sistema informativo, per uno specifico patrimonio
immobiliare, in quanto la soluzione non è assoluta ma funzionale alla definizione del rapporto tra personale
interno (Ente) e il personale esterno (Assuntore), e al rapporto tra accentramento e decentramento.
7. L'architettura dei pacchetti informatici: i moduli base, le tipologie
I primi software a supporto dell'attività manutentiva sono stati sviluppati e messi a punto nel comparto
industriale, poi con un processo di trasferimento delle esperienze nel campo dell'edilizia. Il trasferimento delle
conoscenze ha immediatamente evidenziato, la difficoltà nell'impiego di tali sistemi ai servizi manutentivi su
patrimoni immobiliari, in particolare quando il patrimonio è distribuito sul territorio nel raggio di centinaia di
chilometri. Le maggiori difficoltà sono dovute alle differenze tra i due comparti, che si riflettano anche sotto il
profilo della gestione informatica. I fattori di specificità ai fini informati ci si possono sintetizzare in due punti:

il differente tipo di pianificazione, che nel comparto industriale si sviluppa in termini di RIGIDITÀ, basata su logiche predittive e preventive al fine della garanzia di produzione; mentre nel comparto edilizio la mancanza di dati storici sulle attività manutentive, sul tipo e frequenza dei lavori, noti a volta soltanto in via sperimentale, richiedono dei supporti informatici FLESSIBILI, per una pianificazione flessibile nel lungo periodo, che consenta di essere riveduta e corretta attraverso una ri-pianificazione operativa;

la differente distribuzione territoriale, rappresentata dal problema, già accennato, delle DISTANZE tra i
beni di un patrimonio. Un patrimonio immobiliare infatti può essere distribuito sul territorio con una di13
spersione tale da poter essere nel suo complesso su «scala regionale» se non addirittura
«nazionale». Basta pensare ai «patrimoni pubblici» come gli uffici postali, ai «patrimoni privati» come
le catene di hotel, per comprendere il problema dell'ottimizzazione dei percorsi. Viceversa nei software industriali per la concentrazione degli impianti industriali l'ottimizzazione dei percorsi può essere
omessa; mentre nel settore edile il solo costo dei trasporti può a volte diventare strategico nell'economia di un programma di manutenzione, «alcuni dati statistici rilevano infatti, come il 40% dei costi totali
è dovuto allo spostamento dei materiali e della manodopera sul territorio».
Già da questi due elementi di specificità si può rilevare la necessità sentita da imprese, strutture di ricerca e
società di servizi, di produrre dei software dedicati ai servizi di manutenzione immobiliare, con una base
strutturale che discende comunque dai software del comparto industriale, ma con un architettura del sistema
informativo da riscriversi per l'edilizia.
La flessibilità dei sistemi informativi richiesta per il comparto edilizio, deve inoltre essere valutata anche in
relazione all'impossibilità di definire un unico pacchetto di software, che risponda in maniera ottimale a tutti i
problemi che si presentano nella gestione di un processo manutentivo, problemi che variano in relazione alle
tipologie patrimoniali. Si rende perciò necessario, definire strumenti informatici idonei a risolvere i problemi di
manutenzione nei vari settori in cui è articolato il mercato delle manutenzione civili e, garantendo
parallelamente la possibilità di utilizzare hardware diversi, sia come dimensione che come casa costruttrice,
utilizzando differenti tipi di linguaggi operativi.
Coscienti delle specificità dei software da produrre per l'edilizia, ogni impresa di costruzione e/o società di
servizi che operano nel campo della manutenzione immobiliare, hanno prodotto in casa propri software con
proprie filosofie e architettura dei pacchetti, strumenti che sono diventati il know-how specifico delle società ed
elementi di qualificazione sul mercato.
L'ARCHITETTURA DEI PACCHETTI
Le informazioni che dovrebbero essere gestite dai pacchetti informatici relativi ai servizi di'manutenzione
immobiliare dovrebbero comprendere aspetti di:

pianificazione, per la programmazione degli interventi manutentivi e di conduzione;

organizzazione, per l'organizzazione della manodopera, delle squadre di lavoro, della reperibilità dei
componenti di ricambio;

economia, per il controllo dei costi della manodopera, dei materiali, delle attrezzature;

tecnica, afferente alle valutazioni di durabilità e affidabilità dei componenti, altre alle istruzioni di lavoro
per la corretta esecuzione dell'intervento manutentivo.
I software di gestione dei servizi manutentivi pur richiedendo un processo di adattamento, di calibratura ad
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uno specifico patrimonio immobiliare, presentano tuttavia, una architettura comune composta di una seria di
moduli specifici, che si possono sintetizzare come di seguito indicato.
Accanto ai moduli base esistono dei software specifici, che li rendono adatti a gestire un particolare tipo di
patrimonio o immobile rispetto ad un altro, in relazione alle specificità tecnologiche e alle esigenze funzionali
che occorre garantire.
LE TIPOLOGIE
In tempi recenti strutture di ricerca pubbliche e private, università, imprese di servizi, imprese produttrici di
software, hanno prodotto numerosi programmi per la gestione immobiliare, la diagnostica, l'organizzazione
delle attività manutentive; è perciò indispensabile tentare una classificazione dei software disponibili, per
fornire delle indicazioni che permettono di operare delle scelte a livello di mercato.
Si possono individuare principalmente due tipologie di software:

per la gestione di singoli immobili complessi;

per la gestione di patrimoni immobiliari diffusi sul territorio.
Questa distinzione è molto importante perché gli immobili destinati al terziario avanzato e i patrimoni
immobiliari distribuiti sul territorio hanno esigenze manutentive diverse.
Negli immobili complessi (aeroporti, grande distribuzione, terziario avanzato, banche, centri di calcolo ecc.), la
complessità impiantistica e la garanzia della efficienza degli stessi richiedono nuove e più complesse strategie
gestionali, che mirano all'integrazione di esigenze e funzione, da gestire con l'uso di nuovi strumenti di
governo (CIB), per una gestione automatizzata degli impianti.
In questi casi la manutenzione immobiliare non è che una parte seppur importante di un processo gestionale
più complesso dell'immobile, dove le strategie manutentive sono basate principalmente sulla diagnostica, il
monitoraggio, le ispezioni, attuando la manutenzione preventiva su condizione (grazie anche ai sistemi di
telecontrollo). Le specificità del terziario avanzato richiedono così software specifici, con moduli destinati:

al telecontrollo;

alla protezioni impianti;

al telecomando;

alla telegestione;
attraverso cui perseguire 3 obiettivi fondamentali, quali:

la tempestività nell'individuare ed eliminare guasti;

il risparmio dei costi gestionali degli impianti;

la possibilità di elaborazione dei segnali per prevenire i mal funzionamenti.
Per i patrimoni immobiliari distribuiti sul territorio che non presentano generalmente complessità tecnologiche,
15
le necessità manutentive degli impianti sono elementari, e la gestione della manutenzione deve essere tesa in
particolare ad ottimizzare le risorse tecnico-economiche ed umane disponibili, per l ottimizzazione dei costi
improduttivi (costi di spostamento e costi di gestione), che richiedono ai software moduli specifici per il calcolo
delle distanze vettoriali e l'ottimizzazione degli spostamenti con le categorie di lavoro programmate e su
chiamata.
16

Dispensa 02 - Dipartimento di Architettura e Disegno Industriale

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