Deposito telematico del bilancio e dell`elenco soci

Deposito telematico del bilancio e dell’elenco soci Nell’immagine qui di seguito è rappresentato l’ambiente di lavoro su cui l’utente opererà durante la predisposizione e l’invio della pratica. Possiamo identificare 3 aree di lavoro: 1.
L’area in basso, “anagrafica aziende”, contiene la lista delle aziende di cui l’utente dovrà fare il deposito telematico del bilancio e dell’elenco soci. Le informazioni associate riguarda il codice fiscale, la denominazione, la natura giuridica, Rea e CCIAA. Le azioni previste in questa area sono riportate nel capitolo “Impostazione della pratica”. 2.
L’area in alto a sinistra, “situazione pratiche”, dove le pratiche sono raggruppate, sotto forma di cartelle, secondo lo stato di avanzamento sono: a. “Da avviare”, dove il sistema riporta l’elenco delle imprese appena inserite nell’anagrafica aziendale. b. “In compilazione”, dove avviene la compilazione effettiva della pratica. c. “In Controllo Qualità”, dove inseguito alla compilazione, le pratiche vengono controllate nella loro completezza. d. “In rielaborazione”, sono le pratiche eventualmente restituite dal controllo qualità in caso vengano riscontrate delle anomalie. e. “Pronte per la firma”, sono le pratiche restituite dal controllo qualità, che non presentano anomalie e sono quindi pronte per la firma. f. “Spedite”, sono le pratiche spedite alla CCIAA. 3.
L’area di compilazione (a destra) identifica con codice univoco la singola pratica e analizza in tutte le sue componenti strutturali: Dati generali, Soggetto dichiarante, Allegati, Elenchi soci, Anomalie riscontrate. L’impostazione della pratica
Area “anagrafica aziende” Nell’area “anagrafica aziende” sono elencate le aziende associate all’utente; in base alle pratiche depositate l’anno precedente tramite Visura o a seguito all’inserimento in manuale da parte dell’utente. L’area riporta un elenco con i dati identificativi di ciascuna azienda (codice fiscale, denominazione, CCIAA e numero REA, codice natura giuridica). Premendo il pulsante “cerca” in basso, comparirà un pannello nel quale si può cercare un'azienda nel data base delle società di capitali italiane tramite una o più delle chiavi identificative proposte: selezionando uno dei risultati della lista, l’azienda viene inserita nell’elenco dell’ “anagrafica aziende” e la relativa pratica nella cartella “da avviare”. Premendo il pulsante “aggiungi”, comparirà la richiesta di inserimento del codice fiscale dell’azienda da aggiungere nella lista per verificare se esiste (pulsante “cerca”) nel data base delle società di capitali italiane: se la verifica è positiva compare un pannello con i dati disponibili, eventualmente da completare (i campi contrassegnati con asterisco rosso sono obbligatori). Verificati o inseriti i dati, selezionare conferma perché l’azienda venga inserita nell’elenco dell’ “anagrafica aziende” e la relativa pratica nella cartella “da avviare” Se si seleziona con il cursore una delle aziende elencate nella lista di “anagrafica aziende”, si attivano due pulsanti : “elimina” e “modifica” con i quali è possibile, rispettivamente, eliminare un’azienda dall’elenco o aggiornarne i dati. Non è possibile eliminare dalla lista aziende per le quali la pratica di bilancio è già avanzata nello stato “in compilazione” o successivi. Situazione pratiche
Pratiche “da avviare” Il simbolo “ ” identifica la cartella chiusa. Mentre il simbolo “ ” aprendo la cartella, il sistema mostra le pratiche contenute. È sufficiente selezionare l’azienda tra quelle visualizzate e premere il pulsante “avvia” perché la pratica relativa venga avanzata allo stato “in compilazione” . Pratiche “in compilazione” A cartella chiusa “ ”, con il pulsante “aggiorna”, si avvia il refresh di tutte le pratiche contenute nella cartella. Selezionando, a cartella aperta “ ”, una delle pratiche, col pulsante “annulla pratica” si riporta la pratica nella cartella dello stato avanzamento “da avviare”; con il pulsante “aggiorna”, si avvia il refresh di tutte le pratiche contenute nella cartella. Nell’Area di compilazione, a destra, per ogni pratica selezionata, compaiono i dati di intestazione della pratica (denominazione dell’azienda, codice fiscale e numero REA) e il codice univoco della pratica, al di sotto dei quali si possono attivare i pannelli di immissione dati cliccando sulla relativa linguetta (Dati generali, Soggetto dichiarante, Allegati, Elenco soci). Passaggi per la compilazione “Dati generali” Nel pannello devono essere indicati o verificati se già impostati dal sistema : 1)il tipo di bilancio (ordinario, abbreviato, etc); 2)la data di chiusura dell’esercizio; 3)la modalità di assolvimento del bollo tra quelle proposte. a. Se il bollo è assolto con autorizzazione data alla camera di commercio, il sistema propone gli estremi di autorizzazione della camera di commercio geograficamente competente per la sede dell’impresa; b. Se il bollo è assolto con propria autorizzazione con Ag. Entr. c. Se la pratica è in esenzione bollo. 4)se l’elenco dei soci depositato l’anno precedente è confermato oppure se si intende procedere ad una sua modifica o ad una nuova comunicazione (solo in questi ultimi casi il pannello “Elenco soci” sarà reso compilabile). Al termine degli inserimenti in questo pannello, cliccando sulla corrispondente linguetta, si passa al pannello “Soggetto dichiarante” . “Soggetto dichiarante” Nel pannello del soggetto dichiarante, si dovrà indicare obbligatoriamente il nominativo del responsabile della spedizione del bilancio. Una volta specificati nome e cognome e qualifica, si preme il pulsante “inserisci”. Per modificare il nominativo si deve selezionare la riga di visualizzazione dei dati, correggerli nei campi di inserimento e premere il pulsante “aggiorna modifiche”. Per sostituire il nominativo si deve selezionare la riga di visualizzazione dei dati e premere il pulsante “elimina”. “Allegati” Il sistema, sulla base della composizione dell’ultimo bilancio di una data società depositato per via telematica, propone automaticamente all’utente la lista dei “documenti attesi” (Prospetto Contabile, Nota Integrativa, Verbali vari); l’elenco potrà essere comunque modificato. Per ognuno dei documenti attesi, si dovrà operare l’upload del file corrispondente, in formato PDF. “Elenco Soci” Per la comunicazione dell’Elenco Soci, è predisposta un particolare funzione di lavoro, con la quale si potrà visionare la situazione dell’assetto societario della società, derivata dall’ultimo Elenco Soci depositato. In questo ambiente si potrà confermare l’elenco proposto o modificarlo inserendo i dati aggiornati secondo una logica analoga a quella di Fedra: per ogni “pacchetto” di azioni o quote soggetto a diritto reale si dovranno indicare: 1. l’ammontare 2. il tipo di proprietà 3. l’intestatario Mentre per i “trasferimenti” sarà possibile inserire gli estremi delle quote/azioni interessate e dei soggetti coinvolti come dante causa/avente causa. Completata la compilazione la pratica può essere così inoltrata per mezzo dell’omonima funzione in basso a destra delle schermo Immediatamente a video apparirà la richiesta di controllo degli estremi dell’impresa: È importante che i dati dell’impresa per la quale si sta inviando il bilancio, siano corretti. Anche un solo dato errato potrebbe generare correzioni camerali o addirittura il rifiuto della pratica stessa. La chiusura della pratica CQ ­ Controllo Qualità Completate le fasi precedenti, la pratica con tutti i documenti viene sottomessa ai controlli di qualità automatici; in questa fase, che si compie nell’arco di qualche minuto, il sistema esegue le verifiche formali necessarie per la validazione della pratica previste dal Registro delle imprese. In caso di esito negativo dei controlli, il sistema notifica, nell’apposito pannello “anomalie riscontrate”, le problematiche rilevate richiedendo la correzione o la forzatura della pratica. In caso di forzatura e invio del Prospetto Contabile o della Nota Integrativa è possibile che ( in mancanza di una quadratura esatta e verificata) il sistema non possa produrre il relativo bilancio in formato XBRL e che lo stesso venga inviato solamente in Pdf. I controlli eseguiti sono di due tipi: 1.
Controlli sui file Controllo anagrafico: controlla la corrispondenza del codice fiscale, impedisce duplicazioni di adempimenti e verifica che il documento corrisponda alla società di cui si presenta il bilancio. Controllo della data del documento: verifica che ogni documento sia riferito alla data indicata al momento del caricamento del file corrispondente. Controllo del contenuto del documento: verifica che la pratica di bilancio contenga quanto dichiarato nell’intestazione della pratica (Prospetto Contabile, Nota Integrativa, Verbali vari). Controlli speciali sul Prospetto Contabile Controlli di quadratura: controlla che all’interno di ogni singola sezione la somma degli addendi presenti sia pari al totale della medesima. Lo stesso dicasi quando i singoli totali confluiscono su un totale aggregato. Controlli di completezza: verifica che il documento sia completo e leggibile in tutte le sue parti (Attivo, Passivo, Conto Economico). N.B.: verranno effettuati anche tutti i controlli rispetto ai requisiti che di seguito verranno indicati. 2.
Invio di un secondo bilancio su posizione già presente nel sistema Nel caso in cui si abbia la necessità di inviare un secondo bilancio, di annualità diversa, su
posizione identica rispetto ad un bilancio già presente nell’HUB, indipendentemente dallo stato
dello stesso, sarà possibile procedere secondo i seguenti passaggi.
Selezionare l’impresa e cliccare su “avvia” in basso a destra:
Tale funzione sarà presente solo se il sistema rileva una seconda pratica avviata sulla stessa
posizione.
Appena selezionato “avvia” apparirà il seguente messaggio:
Si prega quindi di controllare sempre i dati della società e l’elenco soci prima di inoltrare la pratica in CCIAA (anche in caso di reinvio) dal momento che due o più pratiche presenti nel sistema sulla stessa posizione condividono tali dati. Di conseguenza se in più pratiche si comunica in CCIAA la variazione dell’elenco soci, modificando l’assetto societario di una pratica, automaticamente verranno modificate anche le altre. Chiaramente una volta inviata la pratica in CCIAA, la distinta della stessa non verrà modificata e in CCIAA saranno presenti i dati inviati all’atto della spedizione senza possibilità di modifica. Generazione del bilancio in formato XBRL A seguito della fase di Controllo Qualità, il sistema genera, a partire dai dati contenuti nel Prospetto Contabile, il bilancio numerico in formato XBRL, assicurandone la piena corrispondenza con il documento originale. Generazione della distinta e dei file di riepilogo Il sistema provvede automaticamente a produrre i dati della modulistica nel formato previsto per la trasmissione telematica (distinta, file di riepilogo). La firma della pratica Una volta superati i controlli di qualità o forzato l’invio, la pratica viene predisposta per la firma digitale. Inserita la smart card e selezionata la pratica nella cartella “pronte per la firma”, con un click sul pulsante “firma e invia”, comparirà un pannello che illustra il nominativo del firmatario e l’indirizzo di posta elettronica al quale dovranno essere inviate le ricevute camerali. La firma verrà apposta in modalità “seriale” o “massiva”, cioè con una singola operazione darà avvio alla sottoscrizione di tutti i documenti pertinenti, inclusa la distinta di presentazione. Il programma di firma non deve essere installato nel computer di studio e sostituisce Dike o software analoghi. Dopo la firma dei documenti Se spuntato precedentemente, verrà richiesta automaticamente dal sistema la seconda firma relativa all’intermediario.
la pratica viene così inviata direttamente alla CCIAA competente.
Il monitoraggio della pratica Il sistema fornisce costantemente lo stato di avanzamento di tutte le pratiche gestite, sia prima sia dopo la spedizione; infatti, una volta inoltrata la pratica, l’utente riceverà per e‐mail e potrà consultare l’informazione sull’avanzamento del processo e fino alla protocollazione e all’evasione definitiva della pratica. In un apposito pannello verrà data l’informazione sullo stato avanzamento e sulle note e le comunicazioni fornite dall’ufficio registro imprese riguardo alla pratica. Scarico della distinta di presentazione Una volta inviato il bilancio al Registro Imprese, è possibile scaricare la distinta di accompagnamento per mezzo dell’apposita funzione “Vedi distinta”: Reinvio di una pratica già protocollata Le pratiche in correzione presso la CCIAA vengono catalogate dall'applicazione nello stato "Sospese". Nel quadro "Anomalie riscontrate" é possibile reperire le eventuali segnalazioni della CCIAA che comunque arrivano via e‐mail all’indirizzo indicato in fase di spedizione. Nel caso di reinvio l’utente può, per mezzo della funzione “Riporta in compilazione” riportare la pratica nell’omonimo stato e rielaborarla apportando le eventuali modifiche richieste dalla CCIAA. Inoltrando nuovamente la pratica, questa verrà rigenerata con un nuovo codice e porterà con se il numero e anno di protocollo associato dalla CCIAA alla pratica di riferimento precedentemente inviata. Requisiti obbligatori degli allegati .PDF 1) Tutti i documenti devono contenere nella prima pagina il Codice Fiscale della società che presenta il bilancio. 2) Tutti i documenti devono contenere nella prima o nell'ultima pagina la dichiarazione "Imposta di bollo assolta in modo virtuale" 3) Tutti i documenti devono contenere il documento indicato. Ad esempio, se si allega una Relazione sulla gestione, nella prima pagina ci deve essere scritto "Relazione sulla gestione", etc. 4) Tutti i documenti devono contenere, nella prima pagina, la data di riferimento. Ad esempio se la Nota Integrati è al 31/12/2006, nella prima pagina del file ci deve essere la stringa "Bilancio al 31/12/2006" 5) Se si utilizza il Codice Atto 712, nella Nota Intergativa ci deve essere la dicitura "... Redatta in forma abbreviata..." o similari; Se si utilizza un codice diverso da 712, in Nota Integrativa NON ci deve essere la dicitura di cui sopra. 6) I documenti devono essere PDF originali. (Ad esempio ottenuti utilizzando il software di studio) 7) Il Prospetto Contabile deve essere redatto in una forma standard, ad esempio con il layout del software di studio più utilizzati. 8) Non ci devono essere errori di quadratura o di altro tipo sugli elenchi soci. 9) Non siano protetti da password. 10) Siano completi e leggibile, verificando che la conversione in PDF non tagli o perda dei dati. 11) Non contengano macroistruzioni o codice eseguibile di alcun genere. 12) non contengano scritte pubblicitarie o “banner”. 13) per i documenti di bilancio, che non derivino da una acquisizione ottica tramite scanner. 14) non vi siano documenti con intestazioni o note a piè pagina che rimandano al software utilizzato per la generazione dei PDF. DICHIARAZIONE IN CALCE Di seguito troverete le diciture da apporre in calce hai documenti informatici allegati: 1.
Se il documento è sottoscritto da un soggetto iscritto all'ordine di commercialisti e ragionieri e non viene utilizzata la procura speciale, in calce al documento occorrerà apporre la seguente dicitura: "Il/la sottoscritto/a Dott./rag...........................,ai sensi dell'art.31 comma 2‐quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all'originale depositato presso la società". All’interno del campo note inserire: “Pratica telematica presentata dal sottoscritto (nome e cognome) dott./rag. Commercialista, iscritto all’ordine/collegio di <provincia> n. <nr.iscrizione>, non sussistendo nei suoi confronti provvedimenti disciplinari, quale incaricato dal legale rappresentante della società ai sensi dell’art. 2, comma 54, della legge 24 dicembre 2003, n. 350”; 2.
Nel caso in cui il documento sia firmato da un amministratore , occorrerà aggiungere in calce la cosiddetta dichiarazione di corrispondenza: "Il/la sottoscritto/a (cognome e nome), in qualità di amministratore, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, attesta, ai sensi dell'art.47 D.P.R. 445/2000, la corrispondenza del presente documento a quello conservato agli atti della società". 3.
Nel caso in cui ci si avvalga dell'autorizzazione all'assolvimento del bollo della camera di commercio destinataria della pratica (l'elenco delle dichiarazioni è disponibile in ogni procedura di deposito bilancio), occorrerà aggiungere la seguente dichiarazione: "Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite la Camera di Commercio di autorizzata con provv. Prot/aut. ..... del ..... del Ministero delle Finanze ‐ Dip. delle Entrate – Ufficio delle Entrate di ......" 4.
Nel caso in cui si disponga di autorizzazione propria rilasciate dall'ufficio delle Entrate, riportarne gli estremi in calce ai documenti: “Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite l’autorizzazione n. ……… del Ministero delle Finanze – Dip. Delle Entrate – Ufficio delle Entrate di ……………” 5.
Nel caso il verbale d’assemblea di approvazione del bilancio preveda una distribuzione di utili e sia stato pertanto sottoposto alla prescritta registrazione, occorre aggiungere la seguente dichiarazione: "e che ne è stata effettuata la registrazione presso l'Ufficio delle Entrate di …….. in data …………… al numero ……… " N.B.: comunichiamo che potrebbero verificarsi problemi di “firma ed invia” per chi utilizza smart card con seriale 16…, 15… e carte rilasciate dall’ente certificatore di Actalis. Inoltre, per il momento, non è possibile inoltrare pratiche in formato XBRL in CCIAA nelle quali il Prospetto Contabile è stato redatto seguendo la struttura degli IAS FINANZIARI. In tal caso sarà comunque possibile inviare la pratica in CCIAA forzando l’invio.