Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi

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Manuale di gestione
del protocollo informatico, dei flussi documentali
e degli archivi
1. Finalità del presente documento
Il presente manuale di gestione del sistema documentale regola le attività svolte dalle strutture
comunali nella situazione organizzativa attuale. Si riferisce in particolare alla gestione documentale
così come è stata rilevata a seguito di indagine effettuata presso il Servizio Archivistico e presso i
diversi settori. Regola quindi essenzialmente gli aspetti relativi alla gestione della documentazione
nel tradizionale formato cartaceo e rappresenta una prima tappa verso la gestione del workflow
anche se, in relazione alla installazione di nuovi strumenti tecnologici avanzati, pone le basi per la
futura gestione complessiva dei documenti in formato elettronico. In particolare sono già state
individuate le modalità per la gestione del protocollo informatico e per la ricezione ed il trattamento
di documenti prodotti o inviati con strumenti informatici.
Nelle future versione del manuale, da adottare in base al programma di sviluppo del sistema
documentale che il Comune di Busto Arsizio intende perseguire, verranno regolati tutti gli altri
aspetti relativi alla progressiva messa in opera delle integrazioni al sistema di protocollo
informatico e che interesseranno la posta elettronica certificata, la firma elettronica,
l’interoperatività con altri sistemi, la memorizzazione e l’archiviazione dei documenti informatici.
2. Definizioni e termini
Per quanto riguarda la definizione dei termini, che costituisce la corretta interpretazione del dettato
del presente manuale, si rimanda al glossario allegato A).
3. Istituzione del Servizio per la gestione del protocollo informatico,
dei flussi documentali e degli archivi (Servizio Archivistico)
Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea, ai sensi dell’articolo 61, comma 1, del DPR
445/2000, è stato istituito, con atto di Giunta Comunale n. 827 del 18/11/2004, il Servizio
Archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e
degli archivi. Il servizio, ai sensi dell’articolo 61, comma 3, del DPR 445/2000 ha competenza sulla
gestione dell’intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata,
dell’Amministrazione, ai fini della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione,
selezione e ordinamento. Il responsabile del servizio, ai sensi dell’articolo 4 del DPCM 31/10/2000,
svolge le funzioni attribuitegli dai citati DPCM 31/10/2000 e DPR 445/2000. Ai sensi della
Deliberazione CNIPA numero 11/2004, articolo 5, il responsabile del servizio archivistico svolge le
funzioni di Responsabile della conservazione ed è specificamente considerato pubblico ufficiale.
Al Servizio è preposto un responsabile con qualifica di funzionario, nominato con atto dirigenziale,
agli atti.
3.1. Individuazione della unità operativa centrale di protocollazione e della unità
operativa di gestione dell’archivio
3.1.1. Unità operativa centrale di protocollazione
Il Servizio Archivistico è confermato come Unità Operativa (U.O.) centrale di protocollazione del
sistema comunale.
A questa Unità sono assegnati i seguenti compiti:
ricezione della corrispondenza in arrivo all’Ente attraverso l’Ufficio postale e lo sportello
aperto al pubblico, il fax e la casella di posta elettronica ufficiale;
gestione di tutte le fasi relative alla protocollazione della posta in arrivo;
gestione di tutte le fasi relative alla protocollazione e spedizione della posta in partenza
verso l’esterno dell’Ente;
gestione di tutte le fasi relative alla protocollazione della posta interna in partenza sia dei
documenti prodotti dall’Ufficio sia di quelli prodotti dagli altri uffici, secondo quanto
disposto dal successivo art. 4 2° comma.
3.1.2. Unità operativa di gestione dell’archivio
Il Servizio Archivistico è altresì confermato come Unità Operativa (U.O.) per la gestione
dell’archivio corrente, di deposito e storico dell’Ente.
3.2. Introduzione del protocollo unico ed eliminazione di eventuali protocolli
interni
La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica, progressiva, corrisponde all’anno solare ed
è composta da almeno sette numeri. Il sistema informatico di gestione del protocollo informatico
fornisce in automatico la data, l’ora e la numerazione progressiva annuale. Tutti i protocolli
particolari o settoriali sono aboliti.
L’Amministrazione non riconosce validità a registrazioni particolari che non siano quelle
individuate nell’elenco di cui al successivo art. 5.2, 2° comma.
Ad ogni documento è dato un solo numero, che non può essere utilizzato per la registrazione di altri
documenti anche se correlati allo stesso.
3.3. Adozione del piano di classificazione e del massimario di selezione e scarto
Con l’entrata in vigore del protocollo unico è adottato un unico sistema di classificazione.
Tale sistema è individuato nel Piano di classificazione (Titolario) di cui all’allegato B) del presente
manuale, predisposto dal Gruppo Nazionale di Lavoro della Direzione Generale per gli archivi del
Ministero per i beni e le attività culturali.
3.3.1. Modifica e integrazione del Piano di classificazione
Eventuali modifiche al Piano di classificazione allegato al presente Manuale di Gestione
comporteranno una modifica sostanziale dello stesso e quindi soggette a preventivo parere della
Sovrintendenza Archivistica per la Lombardia.
Il suo aggiornamento compete al responsabile del servizio archivistico.
Il sistema informatico adottato deve garantire la storicizzazione delle variazione del titolario, e la
possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei
documenti in relazione al titolario vigente al momento della produzione degli stessi.
Per ogni modifica deve essere riportata la data di introduzione o quella di variazione, cioè la durata
della stessa. Di norma le variazioni vengono introdotte dopo un anno di sperimentazione.
Ad ogni modifica del quadro di classificazione il suddetto responsabile provvede a informare tutti i
soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare le istruzioni per il coretto
utilizzo delle nuove classificazioni, nonché ad informare i relativi responsabili di procedimento dei
cambiamenti effettuati. La sostituzione delle voci di titolario comporta l’impossibilità di aprire
nuovi fascicoli nelle voci precedenti a partire dalla data di attivazione delle nuove voci. Rimane
possibile registrare documenti in fascicoli già aperti con la classificazione precedente storicizzata
fino alla chiusura degli stessi.
3.3.2. Massimario di selezione e scarto
Il massimario di selezione e scarto adottato dal Comune di Busto Arsizio è quello elaborato dal
Gruppo Nazionale di Lavoro della Direzione Generale per gli archivi del Ministero per i beni e le
attività culturali, denominato Piano di conservazione, di cui all’allegato C).
4. Tipologia dei documenti
I documenti si distinguono in documenti in arrivo, documenti in partenza e documenti interni.
Si intende “in arrivo” ogni documento ricevuto da soggetti esterni all’Amministrazione comunale.
Si intende “in partenza” ogni documento prodotto dagli uffici comunali e destinati a soggetti
esterni all’Amministrazione.
Si intende “interno” ogni documento prodotto dagli uffici o dagli organi comunali e destinati ad
altri soggetti dell’Amministrazione.
In particolare sono da considerare documenti interni da protocollare, a cura dell’ufficio o organo
che li redige, tutti gli atti prodotti da uffici e strutture interne destinati ad altri uffici e strutture
interne dal contenuto rilevante dal punto di vista giuridico e dai quali possano nascere diritti,
doveri o legittime aspettative.
Sono altresì soggetti a protocollazione gli atti formali prodotti dall’Ente, anche se già sottoposti a
registrazione particolare (deliberazioni degli organi, determinazioni dirigenziali e ordinanze).
Non sono invece da protocollare gli atti meramente interlocutori, circolari e comunicazioni di
carattere generale, gli atti istruttori intermedi (minute, bozze di provvedimenti). In questo caso gli
atti transiteranno tramite il Servizio Archivistico solo per lo smistamento.
4.1. Elementi obbligatori dei documenti in partenza
I documenti del Comune di Busto Arsizio, indipendentemente dal supporto sul quale siano stati
scritti, devono riportare, oltre ai dati relativi al destinatario, le seguenti informazioni:
a) stemma del Comune;
b) settore ed ufficio;
c) indirizzo completo dell’Ente (via, numero, c.a.p., città, provincia);
d) numero di telefono;
e) numero istituzionale di telefax;
f) indirizzo istituzionale di posta elettronica (quando sarà attivata);
g) codice fiscale e/o partita IVA
h) data completa (luogo, giorno, mese, anno);
i) numero di protocollo;
j) classificazione;
k) oggetto del documento;
l) indicazione del responsabile del procedimento amministrativo;
m) indicazione del dirigente o di chi ne fa le veci con relativa firma autografa o digitale per i
documenti informatici.
Al fine di agevolare gli uffici, è stato predisposto un fac-simile che contiene i dati di cui sopra,
(allegato D).
Per gli organi istituzionali (per documenti di carattere politico, amministrativo e di alto profilo)
sono da ritenersi comunque obbligatori l’indicazione dell’organo, la data, il numero di protocollo e
la classificazione.
5. Registrazione dei documenti
5.1. Registrazioni di protocollo
Tutti i documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative devono essere
registrati al protocollo.
La registrazione di protocollo deve contenere le seguenti informazioni minime:
1. data di registrazione (assegnata in automatico dal programma informatico);
2. numero di protocollo (assegnato in automatico dal programma informatico);
3. mittente per il documento in arrivo; destinatario per il documento in partenza;
4. oggetto;
5. classificazione;
6. assegnazione.
Inoltre se disponibili possono essere aggiunti:
a) data di arrivo;
b) allegati (numero e descrizione);
c) estremi provvedimento differimento termini di registrazione;
d) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, corriere,fax ecc.);
e) ufficio di competenza;
f) tipo documento;
g) livello di riservatezza;
h) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario.
Per i documenti di partecipazione a gare, concorsi, e per quelli relativi a procedimenti aventi
scadenza in giorno e ora fissa, deve essere registrata (in coda all’oggetto) anche l’ora di ricevimento
se consegnate nel giorno di scadenza.
Nel caso dei documenti informatici, il sistema prevede anche la registrazione dell’impronta, cioè di
una sequenza di caratteri che identificano in maniera univoca il documento.
5.2. Documenti da non registrare a protocollo
Non devono essere registrati a protocollo i seguenti documenti in arrivo:
le Gazzette Ufficiali
i Bollettini Ufficiali e i notiziari delle Pubbliche Amministrazioni
i giornali, le riviste, i libri
il materiale pubblicitario, gli inviti generici a manifestazioni e convegni, auguri,
condoglianze, ringraziamenti ecc.
circolari informative di associazione ed enti diversi (escluse quelle Prefettizie)
le offerte e i preventivi di terzi non specificatamente richieste dall’Ente
le segnalazioni di trasferimento di sede legale, di cambiamento di codice fiscale, di partita
IVA
le segnalazioni di cambio di banca
i solleciti di pagamento, gli estratti conto.
Non devono essere inoltre registrati a protocollo in quanto già soggetti a registrazione particolare
dell’Amministrazione:
i contratti;
le fatture;
i mandati di pagamento;
le reversali d’incasso;
le autorizzazioni edilizie;
le richieste di notificazione di atti da parte di Amministrazioni esterne;
i verbali per contravvenzioni al C.d.S., e di altre violazioni amministrative;
le richieste di iscrizione e cancellazione anagrafica;
le richieste di annotazione marginale e di trascrizioni sui registri di stato civile;
le denunce di occupazione ai fini TARSU e le relative richieste di agevolazione;
le dichiarazioni ICI;
le richieste di accesso agli atti amministrativi.
In generale, anche per eventuali casistiche qui non ricomprese, non saranno comunque protocollati i
documenti soggetti a registrazione separata/particolare da parte degli uffici competenti, salva
diversa disposizione di legge o regolamento. Saranno questi ultimi a doverne dare comunicazione
scritta al Servizio Archivistico per l’esclusione dalla protocollazione.
Per tutti i documenti in arrivo riportati nella lista di cui sopra, deve essere seguita, in alternativa alla
protocollazione, la seguente procedura:
il Servizio Archivistico (o l’ufficio che direttamente provvede alla ricezione di questi atti) provvede
all’apertura della busta e alla timbratura con timbro datario del documento ricevuto. Completata
questa fase i documenti vengono inviati direttamente alle strutture comunali competenti per le
relative registrazioni che devono essere compiute nel più breve tempo possibile.
5.3 Registrazione dei documenti interni
Non devono essere registrati a protocollo i documenti interni consistenti in atti meramente
interlocutori, circolari e comunicazioni di carattere generale, gli atti istruttori intermedi (minute,
bozze di provvedimenti).
Sono invece soggetti a protocollazione gli atti formali prodotti dall’Ente, anche se già sottoposti
a registrazione particolare (deliberazioni degli organi, determinazioni dirigenziali e ordinanze).
5.4. Timbro di protocollo (segnatura) per documenti cartacei
La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione al documento, in forma permanente non
modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo per consentire di
individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
La registrazione di protocollo e la segnatura costituiscono un’operazione unica e contestuale avente
natura di atto pubblico. Di conseguenza è vietata la cosiddetta "prenotazione del protocollo",
operazione con la quale vengono registrate nel sistema i dati relativi ad un documento, rinviando
l'effettiva apposizione del timbro sul documento a momenti successivi.
Il timbro si divide in tre aree ed ha le seguenti caratteristiche:
• nella prima area è individuato l’Ente;
• nella seconda area sono riportati il numero di protocollo (secondo lo standard di legge) e la
data di protocollazione;
• nella terza area sono riportati gli altri elementi della registrazione (classificazione, struttura
assegnataria).
Nel documento in arrivo il timbro viene posto, di norma, sulla prima pagina.
Nel documento in partenza il timbro va apposto solo sulla minuta conservata dalla struttura
mittente. Il numero di protocollo e la data vanno apposti direttamente sul documento originale e
sulle ulteriori copie riportandolo senza apposizione del timbro.
5.5. Annullamento delle registrazioni di protocollo
Le registrazioni di protocollo, tutte o in parte, possono essere annullate con una specifica funzione
del sistema di gestione informatica dei documenti e con autorizzazione del responsabile del Servizio
Archivistico a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso responsabile. Le
registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema. Il
sistema durante la fase di annullamento registra gli estremi del provvedimento autorizzativo redatto
dal responsabile del servizio. Le richieste di annullamento dei numeri di protocollo devono
pervenire in forma scritta al responsabile del servizio. Sui documenti cartacei è apposto un timbro
che riporta gli estremi del verbale di annullamento; il documento è conservato, anche
fotoriprodotto, a cura del responsabile del Servizio Archivistico.
Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della
registrazione.
5.6. Differimento dei termini di protocollazione
La registrazione della documentazione pervenuta avviene nell'arco di 24/48 ore. Il responsabile del
Servizio Archivistico può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando un limite di
tempo entro il quale i documenti devono essere protocollati, conferendo valore attraverso un
verbale, o altro documento, al timbro datario apposto sui documenti di cui si è differita la
registrazione al protocollo.
5.7. Registro giornaliero di protocollo
Il contenuto del registro informatico è riversato, a cura del responsabile del Servizio Archivistico,
alla fine di ogni giorno su supporti di memorizzazione che si conservano, presso il Servizio
Informatico, fino al riversamento dei dati delle registrazioni di protocollo su un supporto non
rescrivibile, (come specificato nell’allegato piano di conservazione).
5.8.Registro annuale di protocollo
Nel mese di febbraio di ogni anno si provvederà a riversare le registrazione del protocollo
informatico dell’anno precedente su supporti di memorizzazione non rescrivibili. Le registrazioni
prodotte in tre copie sono conservate una a cura del responsabile del servizio archivistico, una a
cura del responsabile del servizio sistemi informativi e una depositata presso il caveau della
tesoreria presso l’istituto bancario che svolge le funzioni di tesoriere. Assieme alle registrazioni
annuali sono conservati anche i file di log del sistema di protocollo (vedi anche piano di
conservazione allegato).
5.9. Registro di emergenza
Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo unico informatico,
ogni documento deve essere registrato, previa autorizzazione del responsabile del Servizio
Archivistico, su un supporto alternativo, denominato Registro di emergenza.
Il registro di emergenza è di tipo cartaceo ed è annuale (dal 1° gennaio al 31 dicembre).
Sul registro di emergenza cartaceo devono essere riportate:
a) la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione del protocollo unico informatico;
b) la data e l’ora del ripristino della piena funzionalità del protocollo unico informatico;
c) la data e ora di chiusura di ogni utilizzo del registro di emergenza con il numero delle
registrazioni effettuate;
d) ulteriori eventuali annotazioni ritenute rilevanti dal responsabile del Servizio Archivistico.
Nel protocollo unico informatico dovranno essere annotati i periodi di attivazione del registro di
emergenza. Qualora nel corso di un anno non si sia fatto ricorso al registro di emergenza, se ne deve
annotare anche il mancato uso.
Al ripristino della funzionalità del protocollo unico informatico si provvede alla chiusura del
registro di emergenza e, quindi, al recupero delle registrazioni effettuate nel sistema unico di
protocollo.
Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza sarà attribuito un nuovo numero di
protocollo, seguendo, senza soluzioni di continuità, la numerazione del protocollo unico raggiunta
al momento dell’interruzione del servizio. A tale registrazione sarà associato anche il numero di
protocollo e la data di registrazione del protocollo di emergenza.
I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo unico recheranno due
numeri: uno del protocollo di emergenza e uno del protocollo unico.
5.10. Casi particolari
Di seguito vengono fornite alcune indicazioni pratiche riguardo ai comportamenti operativi da
adottare nell'occasione di alcune situazioni che accadono comunemente negli uffici di protocollo.
5.10.1. Lettere anonime e priva di firma o con firma illeggibile
Ogni istanza anche se anonima, priva di firma o con firma illeggibile va protocollata.
5.10.2. Registrazione “a fronte”
Ogni documento è individuato da un unico numero di protocollo. Pertanto è vietata la cosiddetta
registrazione “a fronte”, cioè l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo
e per il documento in partenza, anche nel caso in cui la pratica si esaurisca con la risposta e la
registrazione avvenga nel medesimo giorno lavorativo.
5.10.3. Registrazione di documenti riservati
I documenti sottratti al diritto di accesso a norma dell’art. 24 della legge 7 agosto 1990 n. 241 e
successive modifiche ed integrazioni ed i documenti che, per disposizione legislativa o
regolamentare, sono da considerare riservati, devono essere registrati come tali. L’indicazione della
riservatezza è determinata dal Responsabile del Servizio Archivistico, all’atto della protocollazione,
o successivamente, dal Dirigente del Settore competente.
Per i documenti riservati, l’accesso alla registrazione e al documento è consentita al Responsabile
del Servizio Archivistico, all’assegnatario e al Sindaco e agli Assessori e ai Consiglieri nel limite
dell’espletamento del proprio mandato secondo quanto previsto dall’art. 43 del D.Lgs. 267/00.
5.10.4. Telefax
I documenti ricevuti o spediti a mezzo telefax devono essere protocollati.
I documenti ricevuti per telefax dagli uffici devono essere tempestivamente recapitati al Servizio
Archivistico.
In caso di trasmissione o ricevimento di documenti a mezzo di telefax, la segnatura (timbro di
protocollo) va apposta sul documento e non sulla copertina di trasmissione.
Qualora venga registrato un documento ricevuto o trasmesso via telefax e venga successivamente
ricevuto o trasmesso lo stesso documento in originale, il protocollista deve attribuire all’originale lo
stesso numero attribuito al telefax. Qualora fra il telefax e l’originale vi sia qualche differenza,
anche minima, si è in presenza di un documento diverso e quindi andrà registrato con un nuovo
numero di protocollo.
5.10.5. Posta elettronica (e-mail)
I messaggi di posta elettronica che soddisfano i requisiti indicati dalla normativa vigente (firmati
con firma digitale o elettronica) vanno protocollati.
Potranno essere protocollati sia il corpo del messaggio che uno o più dei file ad esso allegati, purché
corredati di firma digitale, secondo le indicazioni della normativa vigente.
L’eventuale segnatura di protocollo dovrà rispettare lo standard XML, PDF-A, HTML, TXT, TIFF,
ecc.
A tal fine, il Comune di Busto Arsizio dovrà definire una casella di posta elettronica adibita a
finalità di protocollazione, di cui darà comunicazione agli organi competenti per l’inserimento
nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni.
Verranno protocollati solo i messaggi inviati alla casella istituzionale di posta elettronica.
Qualora il messaggio di posta elettronica pervenga ad una casella diversa da quella istituzionale, il
medesimo messaggio dovrà essere reindirizzato a cura del mittente alla casella istituzionale di posta
elettronica.
5.10.6. Documenti in partenza con più destinatari
Qualora i destinatari siano più di uno, è autorizzata la spedizione di copie dell’originale.
Nella registrazione di protocollo va riportato il nominativo del primo destinatario con la seguente
indicazione: “e altri. Vedi elenco allegato al torni”.
In questo caso alla registrazione di protocollo va associato il file contenente l’elenco dei destinatari
(anche in modo riservato, nei modi e nei tempi previsti), mentre l’elenco cartaceo dei destinatari va
vistato dal responsabile del procedimento a cui riferisce l’atto e allegato al torni.
5.10.7. Ricevute attestanti la ricezione dei documenti
La ricevuta della consegna di un documento cartaceo può essere costituita dalla fotocopia del primo
foglio del documento stesso con un timbro che attesti il giorno della consegna; per altri tipi di
documenti analogici verrà rilasciata ricevuta tramite un apposito modulo. A chi ne fa domanda,
compatibilmente con le esigenze del servizio, deve essere anche riportato il numero di protocollo
assegnato al documento, in questo caso l'operatore deve provvedere immediatamente alla
registrazione dell'atto. Nel caso di ricezione dei documenti informatici, la notifica al mittente
dell'avvenuto ricevimento è assicurata dal sistema elettronico.
5.11. Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea
La posta sarà ricevuta direttamente presso il Servizio Archivistico nei seguenti giorni e orari:
lunedì e venerdì dalle 11.00 alle 13.30, martedì e giovedì dalle 8.30 alle 11.00 e mercoledì dalle
14.30 alle 16.30.
I settori e servizi sono invitati a uniformarsi a tali orari, sia per le richieste di registrazione di
documenti, sia per la comunicazione dell’orario di ricezione di buste, domande di concorso o altra
documentazione. Per consentire all’ufficio protocollo di evadere in giornata tutta la documentazione
relativa a gare o concorsi la scadenza degli stessi si fissa entro le ore 12.00, con l'avvertenza di non
includere il venerdì come giorno di scadenza.
Al fine di consentire il regolare svolgimento delle operazioni di protocollazione la corrispondenza
in partenza deve essere conferita al Servizio Archivistico entro le ore 10.00 del giorno di
spedizione, opportunamente confezionata ed in busta aperta.
6.
Gestione e tenuta dei documenti
In un sistema di gestione e tenuta dei documenti l’importanza viene attribuita non al documento in
quanto tale, ma all’insieme delle relazioni che quel documento ha con tutti quelli che riguardano la
medesima pratica o il medesimo procedimento amministrativo.
6.1. Redazione dei documenti in partenza: originale e minuta
Ogni documento cartaceo va redatto in due esemplari, un originale e una minuta c.d. “torni”.
Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta e autentica negli
elementi sostanziali e formali (carta intestata, firma, ecc.).
Per minuta si intende l’esemplare del documento conservato “agli atti”, cioè nel fascicolo relativo
all’affare o al procedimento amministrativo trattato.
Sia l’originale che la minuta vanno corredati di firma autografa. Sulla minuta deve essere apposta la
dicitura “torni” ed il timbro di protocollazione.
6.2.
Fascicolazione dei
amministrativi
documenti
relativi
ad
affari
o
procedimenti
Tutti i documenti in arrivo e le minute dei documenti in partenza nonché i documenti interni, dopo
la protocollazione, devono essere inseriti nel fascicolo di pertinenza.
I documenti sono inseriti all’interno di ciascun fascicolo, secondo l’ordine cronologico di
protocollazione, in base, cioè, al numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, in base alla
data.
Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare.
La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto o ricevuto. Esso va
archiviato rispettando l’ordine di chiusura del procedimento.
Con l’ausilio del programma informatico possono essere creati dei collegamenti tra fascicoli.
L’operazione di fascicolazione (apertura di un nuovo fascicolo, inserimento di documenti in un
fascicolo esistente e collegamenti tra fascicoli) ed aggiornamento del repertorio dei fascicoli è
effettuata dal responsabile del procedimento amministrativo secondo quanto previsto ai punti
successivi e con l’utilizzo del software per il protocollo informatico e la gestione documentale.
Il Responsabile del Servizio Archivistico procederà periodicamente ad effettuare controlli a
rotazione, previo avviso, su tutti i servizi dell’Amministrazione, al fine di verificare il rispetto da
parte dei Responsabili del procedimento della corretta fascicolazione e in generale delle norme del
presente manuale.
6.3. Elementi d’individuazione del fascicolo
Il fascicolo è individuato dai seguenti elementi:
a) anno di apertura;
b) numero di repertorio assegnato in automatico dal sistema di gestione documentale;
c) oggetto, cioè un riassunto per descrivere compiutamente un affare o un procedimento
amministrativo o più di questi insieme;
d) categoria e classe del titolario di classificazione;
e) l’indicazione dell’unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo o
dell’affare a cui quel documento si riferisce.
Gli elementi di cui al comma precedente vengono definiti dal responsabile del procedimento al
momento dell’apertura del fascicolo.
Tutti i documenti relativi allo stesso procedimento (sia in arrivo che in partenza o interni) devono
essere protocollati in linea di massima con la stessa classificazione attribuita al fascicolo. Allorché
la classificazione assegnata ad un documento all’atto della protocollazione sia diverso da quello del
fascicolo, il responsabile del procedimento può richiederne la correzione a cura del Servizio
Archivistico.
Al fine di agevolare i Responsabili di procedimento nell’organizzazione della fascicolazione e delle
serie, si allegano al punto E) le linee guida predisposte in merito dal Gruppo Nazionale di Lavoro
della Direzione Generale per gli archivi del Ministero per i beni e le attività culturali.
7.
Flusso dei documenti
7.1. Flusso dei documenti in arrivo a livello cartaceo
Tutti i documenti in arrivo dall'esterno del Comune, sia che pervengano tramite l'Ufficio postale, sia
che vengano recapitati a mano o per fax, devono essere consegnati tempestivamente al Servizio
Archivistico e comunque entro la mezz’ora prima della chiusura del Servizio.
Tutta la corrispondenza pervenuta al Comune viene considerata di pertinenza dell’Ente e di
conseguenza viene aperta. Non verrà aperta la sola corrispondenza che riporti sulla busta la dicitura
“RISERVATA PERSONALE”.
Il Servizio Archivistico provvede, a questo punto, a suddividere la posta ricevuta distinguendo tra
documenti da sottoporre a protocollazione e documenti esclusi dalla protocollazione in base a
quanto indicato al punto 5.2.
La documentazione esclusa dalla protocollazione deve essere immediatamente inserita nella cartella
di pertinenza della struttura competente.
Si provvede quindi alla lettura della corrispondenza da protocollare, individuando il codice di
classificazione e il soggetto assegnatario della corrispondenza.
Viene, a questo punto, effettuata la protocollazione e la scansione ottica del documento (vedi anche
punto successivo) con l’utilizzo del programma informatico.
Terminato l’inserimento dei dati, i documenti cartacei protocollati vengono inviati al Sindaco, al
Segretario Generale e al Direttore Generale per la visione della posta in anteprima e il controllo
delle assegnazioni e rinviati nel più breve tempo possibile al Servizio Archivistico per l’inserimento
nelle apposite cartelle.
Nel caso in cui uno dei summenzionati soggetti ritenga di dover trattenere un documento della
corrispondenza in arrivo, dovrà darne immediata comunicazione al Servizio Archivistico per il
cambio di assegnazione.
L’originale protocollato dovrà comunque pervenire all’Ufficio competente entro e non oltre i due
giorni successivi alla protocollazione, fatte salve le eccezioni in caso di festività.
Nel caso il Dirigente del Settore destinatario del documento in arrivo ravvisi un errore
nell’assegnazione ne deve dare immediata comunicazione al Responsabile del Servizio Archivistico
che darà le eventuali disposizioni per la correzione e la relativa nuova assegnazione. Il programma
informatico dovrà tenere traccia delle nuove assegnazioni.
Gli addetti al Servizio Archivistico, provvedono affinché i fax e tutti gli altri documenti aventi
carattere di urgenza o di particolare importanza, siano consegnati celermente al destinatario per
mezzo del personale di supporto o direttamente ritirati dagli addetti dell’ufficio di destinazione.
7.2. Flusso dei documenti in arrivo a livello informatico
L’Ufficio Protocollo provvede alla protocollazione dei documenti in arrivo attraverso l’inserimento
nell’apposito programma dei dati relativi al mittente, all’oggetto, alla data del documento, al
numero degli allegati, alla classificazione ed effettua la scansione ottica del solo documento
principale e non degli allegati. La data di registrazione e il numero progressivo di protocollo viene
assegnato in automatico dal programma informatico.
Ad intervenuta attivazione delle “scrivanie” (meglio descritte nell’allegato F) “Manuale Protocollo
Iride Web”), ad ogni Dirigente di Settore sarà concessa una password per la visione della posta
protocollata relativa al proprio settore. La posta in arrivo sarà immediatamente disponibile in
visione sui PC del personale del settore appositamente individuato dal Dirigente del Settore
medesimo.
Saranno inoltre concesse password a particolari soggetti/uffici, appositamente individuati con
provvedimento sindacale, per la consultazione a terminale di tutta la corrispondenza, anche al fine
di informare i cittadini richiedenti, come peraltro previsto all’art. 59 comma 4 del DPR 445/2000.
7.3. Flusso dei documenti in partenza
Il responsabile del procedimento amministrativo trasmette l’originale e il torni dei documenti in
partenza al Servizio Archivistico, dopo l’apposizione di idonea sottoscrizione. Il Servizio
Archivistico provvede alla protocollazione del documento, con l’utilizzo del protocollo informatico,
curando inoltre l’individuazione della classificazione e dell’assegnatario del documento.
Il responsabile del procedimento amministrativo, una volta ricevuta la minuta protocollato del
documento spedito, provvede all’inserimento dello stesso nel relativo fascicolo. Per i documenti
inviati per raccomandata con ricevuta di ritorno o per assicurate, il Servizio Archivistico conserva le
distinte di invio all’Ufficio postale mentre le ricevute di ritorno vengono trasmesse all’Ufficio
mittente.
Nel caso si tratti di documenti elettronici, per quanto concerne i requisiti necessari affinché abbiano
valenza giuridica, si rimanda a quanto già detto all’art. 5.10.5.
7.4. Flusso dei documenti interni
Il responsabile del procedimento amministrativo trasmette l’originale e la minuta dei documenti
interni al Servizio Archivistico, dopo l’apposizione di idonea sottoscrizione, solo nel caso lo stesso
debba essere protocollato (vedi art. 4).
Il Servizio Archivistico registra l’atto attraverso il sistema informatico curandone la classificazione
e l’assegnazione.
Provvede quindi alla trasmissione dell’originale all’ufficio destinatario, restituendola minuta al
responsabile del procedimento amministrativo o ad altro assegnatario individuato.
Il responsabile del procedimento amministrativo, una volta ricevuta la minuta protocollata del
documento inviato, provvede all’inserimento dello stesso nel relativo fascicolo.
8.
Conservazione e tenuta dei documenti
8.1. Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali
dei documenti cartacei
I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle
operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.
Le rappresentazioni digitali dei documenti su supporto cartaceo, acquisite con l’ausilio dello
scanner, sono memorizzate nel sistema, in modo non modificabile, al termine del processo di
scansione.
8.2. Trasferimento dei fascicoli nell’archivio di deposito
All’inizio di ogni anno gli uffici individuano i fascicoli da versare all’archivio di deposito dandone
comunicazione al responsabile del servizio archivistico, il quale provvede al loro trasferimento e
compila o aggiorna il repertorio/elenco dei fascicoli. Delle operazioni di trasferimento deve essere
lasciata traccia documentale o attivata l’apposita funzione all’interno del sistema informatico di
gestione dei documenti. Il responsabile del servizio archivistico provvede, sentiti i responsabili
delle unità organizzative, a rimuovere/trasferire i fascicoli informatici e a versarli nelle unità
informatiche di conservazione come previsto dal piano di conservazione allegato G).
8.3. Selezione e conservazione dei documenti cartacei
All’inizio di ogni anno, prima del trasferimento nell’archivio di deposito dei nuovi fascicoli, in base
al massimario di scarto viene effettuata la procedura di selezione della documentazione da proporre
allo scarto e attivato il procedimento amministrativo di scarto documentale. I fascicoli non soggetti
a operazioni di scarto sono trasferiti nell’archivio storico per la conservazione permanente secondo
il piano di conservazione, già citato.
8.4 Selezione e conservazione dei documenti informatici
Il Responsabile del servizio archivistico provvede, in collaborazione con il servizio di gestione dei
servizi informativi e con il supporto della tecnologia disponibile, a mantenere i documenti
informatici selezionati per la conservazione permanente secondo il piano di conservazione con
l’avvertenza di controllare ogni sei mesi la leggibilità dei documenti stessi.
8.5. Archiviazione ottica
Il responsabile del servizio archivistico, valutati i costi e i benefici connessi all’archiviazione ottica,
può effettuare l’operazione di archiviazione su supporti di memorizzazione sostitutivi del cartaceo,
in conformità alle disposizioni di cui all’articolo 5 della deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 e
quanto previsto dal piano di conservazione.
Nel caso di documenti informatici le procedure di archiviazione ottica sostitutiva sono effettuate al
momento della migrazione dei documenti dal sistema di gestione corrente a quello destinato alla
conservazione.
In ogni caso e per ogni tipo di documento le operazioni dovranno essere effettuate considerando i
tempi stabiliti dal piano di conservazione per la tenuta corrente, semi-corrente, permanente
(archivio storico) e l’eventuale scarto.
Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del
sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di
conservazione sostitutiva.
La conservazione deve garantire il mantenimento dell’integrità e dell’identificazione univoca dei
documenti, nonché del contesto di produzione con particolare riferimento ai dati di classificazione e
fascicolazione e l’indicazione delle strutture di assegnazione.
Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali,
le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
8.6. Salvataggio della memoria informatica (archivio informatico)
Alla fine di ogni giorno sono create copie di backup della memoria informatica dell’ente, che
verranno poi versate su supporti di memorizzazione rimovibili e conservati secondo quanto previsto
dal Piano di conservazione.
8.7. Salvataggio dell’anagrafe e dello stato civile informatici
Alla fine di ogni anno sono create, a cura dell’ufficiale di stato civile, su supporti di
memorizzazione non riscrivibili tre copie dell’anagrafe e dello stato civile informatici, una deve
essere conservata dall’ufficiale d’anagrafe, una dal responsabile del servizio archivistico e un’altra
conservata in un luogo separato e sicuro, secondo quanto previsto anche dal piano di conservazione.
9.
Il software di gestione del protocollo
Ai fini della gestione del servizio di protocollazione, il Comune di Busto Arsizio utilizza un
programma informatico conforme alle disposizioni contenute nella normativa vigente ed in
particolare nel D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
Le specifiche tecniche del programma adottato sono riportate nel manuale d’uso, allegato.
10. Abilitazioni di accesso ai dati
Le modalità di accesso ai dati, basate sull'utilizzo di “account” e “password”, gestite dal programma
informatico, saranno concesse ai sensi di quanto previsto all’art. 7.2. del presente Manuale.
Successivamente all’attivazione delle c.d. scrivanie e della gestione dei flussi documentali a livello
informatico, verranno individuati, in un apposito atto, i diversi profili per l’accesso e l’operatività
sul sistema informatico di gestione documentale.
11. Disposizioni finali
11.1. Modalità di comunicazione del manuale di gestione
Il presente manuale di gestione, dopo la relativa approvazione, verrà distribuito al personale
dell’Ente e reso disponibile per il pubblico in formato cartaceo presso l’Ufficio Relazioni con il
Pubblico e in formato elettronico sul sito internet istituzionale.
Sarà inoltre trasmesso, prima dell’entrata in vigore, alla Sovrintendenza Archivistica per la
Lombardia di Milano, per i rilievi di competenza.
11.2. Modalità di aggiornamento
Sarà cura del Responsabile del Servizio Archivistico proporre l’aggiornamento del presente
manuale, tenendo conto della progressiva entrata in funzione della procedura di gestione
informatica documentale e delle eventuali necessità segnalate dai singoli settori.
L’aggiornamento avverrà in caso di necessità e di norma una volta ogni due anni.
11.3. Decorrenza
Il presente manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi
entrerà in vigore a far data dal 1° Settembre 2006.
12. Allegati
Fanno parte integrante del presente Manuale i seguenti documenti allegati:
Allegato A - Glossario
Allegato B – Titolario
Allegato C – Massimario di selezione e scarto
Allegato D – Fac-simile lettera esterna
Allegato E – Linee guida fascicolazione e serie
Allegato F – Manuale Protocollo Iride Web
Allegato G – Piano di conservazione dei documenti
Allegato H – Piano per la sicurezza dei dati informatici
GLOSSARIO*
Allegato, documento unito a un documento o a una pratica per prova, per chiarimento o
integrazione di notizie, per memoria. (Carucci)
AOO (Area organizzativa omogenea), insieme definito di unità organizzative di una
amministrazione, che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la
gestione dei flussi documentali. In particolare una AOO utilizza per il servizio di protocollazione
un’unica sequenza numerica, rinnovata ogni anno solare. Ogni comune costituisce un’unica AOO.
Archiviazione elettronica, processo di memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di
documenti informatici. (Cnipa 11/04)
Archivio, il complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente durante lo
svolgimento della propria attività e si divide in tre parti: archivio corrente, per la parte relativa agli
affari in corso; archivio di deposito, per la parte di documentazione relativa agli affari esauriti;
archivio storico, per la parte di documentazione relativa agli affari esauriti destinata alla
conservazione perenne. L'archivio pur caratterizzandosi in tre momenti diversi è da considerarsi una
sola unità. Con archivio si intende anche il luogo fisico di conservazione della documentazione.
(Carucci)
Assegnazione, individuazione della persona fisica responsabile della trattazione dell’affare o
procedimento amministrativo e della gestione dei documenti nella fase corrente. (Padova)
Casella istituzionale di posta elettronica, casella di posta elettronica, istituita da un’AOO, per la
ricezione dall’esterno e per la spedizione all’esterno dei documenti da registrare a protocollo.
(Padova)
Categoria, partizione del titolario, contrassegnata da un simbolo costituito da un numero romano, o
da un numero arabo, o da una lettera dell’alfabeto, oppure da un simbolo misto costituito da una
lettera e un numero, ecc. (Carucci)
Certificati elettronici, attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le firme
elettroniche. (Padova)
Certificatore, ai sensi dell’articolo 2, comma 1, lettera b del decreto legislativo 10/2002, il soggetto
che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche/digitali o che forniscono altri servizi
connessi con queste ultime.
Conservazione sostitutiva, processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 della
presente deliberazione. (Cnipa 11/04)
Copia, riproduzione di un documento originale eseguita a mano, a macchina o mediante
apparecchio per fotocopiare. Non ha valore giuridico. La copia ha valore giuridico e si definisce
autentica o autenticata quando è emessa da un ente che può rilasciare copie conformi all’originale e
reca segni di autenticazione. Copia semplice: non ha forme legali che le diano valore di prova.
Copia autentica: legittimata da sottoscrizione notarile. Copia vidimata: convalidata da autorità
pubblica invece che da notai. Copia imitativa: riproduce, non per falsificazione, anche i caratteri
grafici originali. (Carucci)
Deposito, 1) locale nel quale un ente conserva la propria documentazione non più occorrente alla
trattazione degli affari in corso. Si chiamano depositi anche i locali nei quali un archivio di
concentrazione conserva gli archivi in esso confluiti. (Carucci)
Documento archiviato, documento informatico, anche sottoscritto, sottoposto al processo di
archiviazione elettronica. (Cnipa 11/04)
Documento conservato, documento sottoposto al processo di conservazione sostitutiva. (Cnipa
11/04)
*
In parentesi tonda sono citate le fonti di provenienza delle voci di glossario: (Carucci): Paola Carucci, Le fonti
archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma 1983; (Cnipa 11/04): Circolare Cnipa 11/04; (Padova): Manuale di
gestione del comune di Padova.
Documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente
rilevanti.
Documento, una testimonianza di un fatto, non necessariamente di natura giuridica, compilata, su
tipologie diverse di supporti e varie tecniche di scrittura, con l'osservanza di determinate forme che
sono destinate a darle fede e forza di prova. Gli elementi essenziali del documento sono: autore,
destinatario, testo, sottoscrizione, data; per la registrazione al protocollo questi elementi devono
necessariamente essere presenti. Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti,
anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività
amministrativa. (Carucci)
Elenco, lista con indicazione più o meno sommaria della documentazione compresa in ciascuna
busta e dei registri di un fondo non riordinato, secondo l’ordine in cui si trovano le singole unità.
(Carucci)
E-mail (posta elettronica), sistema di comunicazione elettronica attraverso messaggi. (Padova)
Ente produttore di archivio, soggetto giuridico di natura pubblica o provata che, nello
svolgimento della sua attività, forma, gestisce e conserva documenti. (Padova)
Esibizione, operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia.
(Cnipa 11/04)
Evidenza informatica, una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una
procedura informatica. (Cnipa 11/04)
Fascicolo, l'insieme dei documenti relativi a una determinata pratica (o affare), collocati, all'interno
di una camicia (o copertina), in ordine cronologico; ne consegue che per ogni pratica (o affare)
avremo il relativo fascicolo. L'insieme dei fascicoli costituisce la serie. I documenti sono collocati,
all'interno del fascicolo, secondo l'ordine di archiviazione, pertanto il documento più recente è il
primo aprendo la copertina e il più antico è l'ultimo. (Carucci)
Fatto giuridico, fatto che produce effetti giuridici; quindi ogni fatto dal quale una norma del diritto
fa derivare qualche conseguenza. (Padova)
Fax, apparecchio per la ricetrasmissione di documenti/informazioni tramite la rete telefonica; il
documento/informazione ricevuta o trasmessa attraverso tale apparecchio; il contenuto del
documento stesso.
Firma, firma digitale, è un particolare di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi
asimmetriche a coppia, una pubbliche una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata
e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la
provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;
firma elettronica, ai sensi dell’articolo 2, comma 1, lettera g, del decreto legislativo 10/2002,
l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri
dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica;
Flusso documentale, movimento dei documenti all’interno dell’archivio (dalla fase di formazione
dell’archivio corrente a quella di conservazione dell’archivio storico). (Padova)
Funzione di hash, una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di
simboli binari (bit), una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa,
determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di fatto impossibile
determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte
uguali. (Cnipa 11/04)
Gestione dei documenti, l’insieme di attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla
classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o
acquisiti dalle amministrazioni, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato
(quadro/titolario di classificazione);
Impronta, la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante
l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash. (Cnipa 11/04)
Internet, rete di reti che collega milioni di persone in tutto il mondo. Nasce come evoluzione della
rete americana ARPAnet;
Interoperatibilità, possibilità di trattamento automatico, da parte del sistema di protocollo
ricevente, delle informazioni trasmesse dal sistema di protocollo mittente, allo scopo di
automatizzare le attività e i procedimenti amministrativi conseguenti (dPR 445/ 2000, art 55,
comma 4 e dPCM 31/10/2000, art. 15). (Padova)
Intranet, rete interna di una azienda realizzata utilizzando protocolli della famiglia TCP/IPP;
Inventario, è lo strumento fondamentale per eseguire le ricerche: descrive tutte le unità che
compongono un archivio ordinato. (Carucci)
Massimario di selezione anche detto di scarto, il massimario di selezione è lo strumento che
consente di coordinare razionalmente lo scarto archivistico (cioè la destinazione al macero) dei
documenti prodotti dagli enti pubblici e dagli organi centrali e periferici dello Stato. Il massimario
riproduce l’elenco delle partizioni (categorie) e sottopartizioni del titolario con una descrizione più
o meno dettagliata delle competenze cui ciascuna partizione si riferisce e della natura dei relativi
documenti; indica per ciascuna partizione quali documenti debbano essere conservati
permanentemente (e quindi versati dopo quarant’anni dall’esaurimento degli affari nei competenti
Archivi di Stato) e quali invece possono essere destinati al macero dopo cinque anni, dopo dieci
anni, dopo venti anni, ecc. (Carucci)
Memorizzazione, processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo
di elaborazione, di documenti analogici informatici, anche sottoscritti ai sensi dell’art. 10, commi 2
e 3 del DPR 445/00, così come modificato dell’art. 6dlgs 23/01/2000 n. 10. (Cnipa 11/04)
Mezzo di corredo, con questa espressione si intendono tutti gli strumenti che contengono la
descrizione, analitica o sommaria, delle unità archivistiche o dei singoli documenti che
compongono un archivio o un fondo archivistico: si tratta di inventari, elenchi, elenchi di
consistenza, elenchi di versamento, regesti, indici, rubriche, schedari, ecc. (Carucci)
Microfilm, il microfilm rientra tra le tecniche reprografiche di riproduzione, quelle cioè che
consentono di riprodurre l’originale in fac-simile (fotografia, fotocopia, xerografia, ecc.). (Carucci)
Minuta, per ogni scritto destinato ad essere spedito vengono compilati due esemplari, uno dei quali
viene spedito e pertanto entra a far parte dell’archivio del destinatario, l’altro invece viene
conservato dall’autore ed entra a far parte dell’archivio del mittente. Se lo scritto deve essere
spedito a più destinatari, verranno compilati tanti esemplari quanti sono i destinatari più un
esemplare che resta al mittente. L’esemplare che resta al mittente si chiama minuta. (Carucci)
Oggetto, in sede di formazione del documento l’oggetto è l’enunciazione sommaria, sintetizzata in
poche parole, al massimo un paio di righe, dell’argomento di cui tratta il documento. L’oggetto
viene scritto sul documento nello spazio apposito e deve essere riportato (talora con parole diverse)
sia sul registro di protocollo dell’ente che scrive sia su quello dell’ente che riceve il documento.
(Carucci)
Originale, è la stesura definitiva del documento, perfetto nei suoi elementi sostanziali e formali.
(Carucci)
Pezze, documenti giustificativi.
Piano di classificazione, vedi Titolario
Piano di conservazione, strumento, previsto dalla normativa, che definisce i criteri di
organizzazione della documentazione, di selezione periodica e di conservazione permanente dei
documenti, redatto e integrato con il sistema di classificazione adottato. (Padova)
Protocollo informatico, il registro su supporto informatico sul quale vengono registrati
quotidianamente i documenti spediti e ricevuti da un ente. La registrazione di protocollo costituisce
elemento probante dell'autenticità del documento ed è l'operazione con cui un documento entra a far
parte integrante di un archivio e della memoria di un ente, per cui un documento non protocollato è
come se non fosse mai stato prodotto o ricevuto. Il protocollo è atto pubblico di fede privilegiata
fino a querela di falso1; il protocollo è elemento essenziale per la gestione della memoria delle
1
Consiglio di Stato, 1993, I, 838; Foro amministrativo, 1993, 1494 e Giust. Civ.
pubbliche amministrazioni in caso di mancanza del numero di protocollo il documento può perdere
la sua efficacia2.
Protocollo, il numero progressivo automatico apposto a un documento al momento della
registrazione nel protocollo informatico.
Pubblico ufficiale, il notaio, salvo quanto previsto dall’art. 5, comma 4 della presente deliberazione
e nei casi per i quali possono essere chiamate in causa le altre figure previste dall’art. 18, comma 2,
del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. (Cnipa 11/04)
Quadro/Titolario di classificazione, lo strumento che permette di organizzare tutti i documenti
secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni o attività dell'amministrazione
interessata.
Registro, insieme di fogli rilegati sul quale si trascrivono o si registrano, per esteso o per sunto,
documenti o minute di documenti. (Carucci)
Repertorio, registro su cui vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo
l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni del titolario: il repertorio
deve essere organizzato in maniera da riprodurre le suddivisioni del titolario. (Carucci)
Rete di accesso, l’insieme dei collegamenti che connettono l’utente con una rete per l’utilizzazione
dei servizi;
Rete, l’insieme di infrastrutture che consentono di trasportare le informazioni generate da una
sorgente a uno o più destinatari;
Riferimento temporale, informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata ad uno o più
documenti informatici. (Cnipa 11/04)
Riversamento diretto, processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto
ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica. Per tale
processo non sono previste particolari modalità. (Cnipa 11/04)
Riversamento sostitutivo, processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto
ottico di memorizzazione ad un altro modificando la loro rappresentazione informatica. Per tale
processo sono previste le modalità descritte nell’art. 3, comma 2, e nell’art. 4, comma 4, della
presente deliberazione. (Cnipa 11/04)
Rubrica, registro con i margini scalettati e contraddistinti con lettere dell’alfabeto, o schedario, su
cui si registrano per materie, per nomi di enti o di persone o di luoghi, disposti in ordine alfabetico, i
singoli documenti o le pratiche in base al loro contenuto: il documento o la pratica sarà richiamato
in tutte le voci cui può essere riferito il contenuto. (Carucci)
Scarto, operazione con cui si destina al macero una parte della documentazione di un archivio.
(Carucci)
Segnatura di protocollo, l’apposizione o l’associazione, all’origine del documento, in forma
permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Segnatura, Si chiamano sottoscrizioni o segnature le sottoscrizioni autografe o i segni
rappresentativi (segni di cancelleria e segni di tabellionato) delle persone che hanno concorso con la
loro opera o col loro consenso a comporre, autenticare e conferire pubblicità al documento (autore,
consenzienti, testimoni, cancellieri, notai, ecc.). Si chiamano segnature archivistiche le
classificazioni e le numerazioni che contraddistinguono ciascuna unità archivistica. (Carucci)
Selezione, operazione intellettuale di vaglio dei documenti tendente a individuare quelli da
destinare alla conservazione permanente e quelli da destinare allo scarto. (Padova)
Servizio archivistico, il servizio per la gestione informatica dei documenti, del protocollo, dei
flussi documentali e degli archivi.
Sistema di gestione informatica dei documenti, l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati,
delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la
gestione dei documenti.
2
Commissione centrale imposte, sez. VI. 6 apr. 1982, n. 338.
Sottofascicolo, ulteriore suddivisione del fascicolo che a sua volta può essere articolato in inserti: in
questo caso i documenti saranno collocati in ordine cronologico l’interno di ciascun inserto. Il
sottofascicolo ha la stessa classificazione e numero del fascicolo, a sua volta articolato in sottounità.
Supporto ottico di memorizzazione, mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti
informatici mediante l’impiego della tecnologia laser (dischi ottici, magneto-ottici, DVD). (Cnipa
11/04)
Titolario, quadro di classificazione, costituito da un determinato numero di categorie (o titoli, o
classi), articolate in sottopartizioni e contrassegnate da simboli numerici o alfabetici o misti.
(Carucci)
Titolo, 1) indica una partizione del titolario: in questo senso è sinonimo di categoria o classe, a
seconda dei termini usati da ciascun ente. 2) indica la definizione che raggruppa i fascicoli
appartenenti a una serie. Esempio: «Nella stesura dell’inventario la serie viene indicata col titolo
originario». 3) indica anche l’oggetto del fascicolo. 4) con la parola titolo si chiamano anche quegli
atti che creano diritti o ne provano l’esistenza. (Carucci)
U.O., unità organizzativa
Unità archivistica, indica, al pari di pezzo, il documento o un insieme di documenti, rilegati o
raggruppati secondo un nesso di collegamento organico, che costituiscono un’unità non divisibile:
registro, volume, filza, mazzo o fascio, fascicolo. (Carucci)
Unità di protocollazione, postazione di lavoro per la protocollazione dei documenti.
Versamento, è l’operazione con cui un ufficio, centrale o periferico, dello Stato, trasferisce
periodicamente all’Archivio di Stato competente per territorio la parte del proprio archivio non più
occorrente alla trattazione degli affari, dopo che siano state eseguite le operazioni di scarto.
(Carucci)
ALLEGATO B)
Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli
per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni
Piano di classificazione (= Titolario)
per gli archivi dei Comuni italiani
(seconda edizione)
dicembre 2005
2
Piano di classificazione
Premessa
Il Gruppo di lavoro, incaricato di formulare «proposte e modelli per la riorganizzazione
dell’archivio dei Comuni, in attuazione delle disposizioni normative in materia e per
l’elaborazione dei temi legati alla formazione del titolario, del massimario di scarto e del
manuale di gestione», è stato costituito il 18 luglio 2002 con decreto del Direttore generale
per gli archivi, è stato rinnovato con decreto del 27 ottobre 2003, «in considerazione della
necessità di sperimentare e monitorare le applicazioni del titolario e di elaborare il
massimario di selezione e scarto», e ulteriormente prorogato fino al dicembre 2006 «in
considerazione della necessità di proseguire nell’attività di elaborazione dello strumento e
di seguire l’evoluzione dell’impianto del titolario presso i Comuni, monitorarne
l’applicazione e seguirne gli sviluppi».
Normativa di riferimento citata dal decreto:
-
-
-
Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, approvato
con Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490, che all'art. 40 obbliga gli enti pubblici ad
ordinare i propri archivi [ora D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del
paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137, che all’art. 30 obbliga gli
enti pubblici ad ordinare i propri archivi].
Decreto del Presidente della Repubblica, Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa del 28 dicembre 2000, n. 445,
che all'art. 50 dispone che le pubbliche amministrazioni provvedano entro il 1º gennaio
2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del
protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi
Decreto Legislativo, Testo unico delle leggi sull’ordinamento degli enti locali del 18 agosto
2000, n. 267, che dispone sull’ordinamento istituzionale, finanziario e contabile degli enti
locali
Il Gruppo di lavoro è attualmente1 costituito da:
-
Giorgetta Bonfiglio-Dosio (Università degli studi di Padova), coordinatrice
Giuseppe Mesoraca (Direzione Generale per gli Archivi), coordinatore
Renato Delfiol (Soprintendenza archivistica per la Toscana)
Maurizio Galliani, che ha sostituito Daria Maistri (Comune di Milano)
Angela Gioia (Comune di Bari)
Giovanna Giubbini (Soprintendenza archivistica per l’Umbria)
Gloria Maroso (Comune di Verona)
Gabriella Masini (Comune di Perugia)
Marina Messina (Soprintendenza archivistica per la Lombardia)
Paola Pavan (Archivio Capitolino di Roma)
Valeria Pavone (Comune di Padova)
Diego Robotti (Soprintendenza archivistica per il Piemonte e la Valle d’Aosta)
Letterio Turiaco (ANCI)
Eugenia Vantaggiato (Soprintendenza archivistica per la Puglia)
Gilberto Zacchè (Soprintendenza archivistica per l’Emilia Romagna)
Salvatore Zaiti (Comune di Foligno)
1
Nel decreto del 2002 figuravano anche i nomi di Antonio Malvolti (Comune di Cerreto Guidi) e di Antonio
Mucciardi (Comune di Napoli).
3
Il Gruppo ha utilizzato come base di discussione la Proposta di titolario (= piano di
classificazione) per gli archivi dei Comuni italiani , elaborata dall’Università degli studi di
Padova e dal Comune di Cadoneghe 2.
Nel periodo di applicazione sperimentale del titolario, il Gruppo ha potuto avvalersi dei
suggerimenti e dei commenti qualificati di molte persone, alle quali va uno speciale
ringraziamento3.
La gestione archivistica nella normativa vigente
L’art. 50, comma 4 del T.U. sulla documentazione amministrativa 4 prevede che le
pubbliche amministrazioni adottino per il proprio archivio criteri omogenei di
classificazione e archiviazione. L’art. 56 del medesimo DPR ribadisce che le operazioni di
classificazione sono, insieme con quelle di registrazione e di segnatura di protocollo,
operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione dei documenti. Il
complesso normativo di questi ultimi anni, all’interno del quale si iscrive il citato DPR
445/2000, non costituisce una novità per lo Stato italiano, che vanta una lunga e gloriosa
tradizione in materia di regolamentazione dell’attività di gestione archivistica. In
particolare il 1° marzo 1897 la circolare 17100/2 del Ministero dell’interno 5, a firma Carlo
Astengo, impose ai Comuni italiani alcune norme di gestione degli archivi e tra l’altro l’uso
di un titolario di classificazione articolato in 15 categorie. La collocazione del Comune nel
contesto istituzionale e amministrativo dello Stato è radicalmente cambiata negli ultimi
2
La proposta, elaborata, oltre che da Giorgetta Bonfiglio-Dosio per l’Università di Padova, da Giorgio
Bonaldo, Lajla Pagini, Marina Sarto per il Comune di Cadoneghe (prov. di Padova), è stata presentata in una
prima versione il 3 maggio 2002; è stata poi aggiornata e rivista in data 10 gennaio 2003. Ad essa hanno
collaborato anche Andrea Desolei dell’Archivio generale del Comune di Padova e Gianni Penzo
dell’Archivio generale di Ateneo dell’Università di Padova. Il testo è reperibile in due sedi: Proposta di
titolario (= piano di classificazione) per gli archivi dei Comuni, «Nuova rassegna di legislazione, dottrina e
giurisprudenza», LXXVI/22 (nov. 2002), p. 2508-2520; G. BONFIGLIO-DOSIO, Proposta di un nuovo titolario
per gli archivi dei comuni italiani, in Studium 2000. Atti della 3a Conferenza organizzativa degli archivi delle
Università italiane, a cura di Gianni Penzo Doria, Padova 2002, p. 316-367.
3
Oltre a quelli rappresentati nel Gruppo, molti Comuni, in particolare Ancona e parecchi altri delle Marche,
La Spezia, Cento (FE) e altri Comuni dell’Emilia, Cerveteri, Gabicce Mare, Capannori (LU), Montecchio
Maggiore (VI), Settimo Torinese, Castel San Pietro Terme (BO), Medicina (BO). Inoltre Maria Guercio
dell’Università di Urbino e i suoi collaboratori, in particolare Alessandro Chiaretti, che hanno reso
disponibili i loro materiali di ricerca e di lavoro; Andrea Giorgi e Leonardo Mineo, impegnati nel progetto
“PI-TRE: Modello di titolario e Manuale di Gestione per i Comuni Trentini” promosso dalla Provincia
Autonoma di Trento in collaborazione con l’Università degli Studi di Trento-Dipartimento di Scienze
Storiche e Filologiche, che hanno verificato in via sperimentale l’applicabilità del titolario nei Comuni della
provincia di Trento.
4
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa. Del sistema di classificazione come «strumento che permette di organizzare
tutti i documenti secondo un ordinamento logico, con riferimento alle funzioni e alle attività
dell’amministrazione interessata» parla anche il decreto del 14 ottobre 2003 del Ministro per l’innovazione e
le tecnologie (seconda direttiva Stanca), § 2.2.8
5
Il Ministero dell’interno, cui faceva capo fino al 1975 l’amministrazione archivistica, costituiva pure un
riferimento ineludibile per i Comuni, almeno prima dell’affermazione piena dello Stato delle autonomie,
sancita dalla riforma del titolo V della Costituzione.
4
cento anni6, determinando il mutamento sostanziale delle funzioni comunali, elemento
primario da considerare per la definizione di un titolario 7.
Constatata, anche tramite sondaggi presso i Comuni 8, la inadeguatezza del titolario
Astengo, è stata avvertita la necessità di proporne uno nuovo, specie nell’impianto.
Il piano di classificazione (nome con cui il titolario viene designato nel DPR 445/2000) è
uno degli strumenti che si utilizzano nella gestione dell’archivio in formazione. La
normativa recente ha in sostanza riconfermato la validità metodologica degli strumenti di
lavoro tradizionalmente usati nella pratica archivistica 9; di pari passo la dottrina ha
approfondito l’analisi di tali procedure e ha suggerito ulteriori affinamenti in grado di
migliorare la prassi e di consentire l’uso delle nuove tecnologie. Lo spirito del DPR
445/2000 è di indurre le pubbliche amministrazioni a ripensare alla funzione dell’archivio
all’interno delle strutture organizzative, riscoprirne la natura di servizio a supporto
dell’intera organizzazione, regolamentarne il funzionamento in modo integrato 10.
Tutto questo comporta per le pubbliche amministrazioni un oneroso lavoro di
adeguamento dei sistemi esistenti (in certi casi, mai impostati correttamente). Per agevolare
i Comuni in questa fase di transizione, sicuramente creativa ma anche difficile e
impegnativa, la Direzione generale per gli archivi del Ministero per i beni e le attività
culturali ha costituito il Gruppo nazionale di lavoro.
Oltre al piano di classificazione, che è l’obiettivo primario, il Gruppo di lavoro ha
predisposto anche un prontuario per la classificazione, linee guida per la stesura del
manuale di gestione, un glossario, linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie,
considerazioni preliminari sulla documentazione prodotta dai consigli circoscrizionali e il
piano di conservazione.
La comprensione del titolario è presupposto indispensabile per il suo uso corretto
nell’ambito dell’intero sistema di gestione archivistica, all’interno del quale esso rappresenta
solo uno degli strumenti. Il Gruppo ha ritenuto necessario precisare alcuni concetti
fondamentali che hanno ispirato la redazione di tale strumento gestionale e richiamare il
contesto operativo entro il quale calare il titolario stesso: molto di quanto illustrato di
6
Per l’analisi dettagliata di tali cambiamenti G. BONFIGLIO-DOSIO, Un nuovo titolario per gli archivi dei
comuni italiani? Un contributo per la soluzione di una questione archivistica nazionale, «Bollettino della
Deputazione di storia patria per l’Umbria», XCIX (2002), p. 355-380; EAD., Proposta di un nuovo titolario per
gli archivi dei comuni italiani, in Studium 2000, p. 316-367.
7
Oltre alle riflessioni “classiche” di Raffaele DE FELICE sul titolario per funzioni (si rinvia in particolare a:
L’archivio contemporaneo. Titolario e classificazione sistematica di competenza nei moderni archivi correnti
pubblici e privati, Roma, NIS, 1988 <Beni culturali, 4>), M. GUERCIO, Il ruolo della classificazione nei sistemi
documentari contemporanei, in La metodologia per la definizione di piani di classificazione in ambiente digitale, a
cura di Elena Aga Rossi e Maria Guercio, Roma 2005, p. 17-22; G. B ONFIGLIO-DOSIO, La classificazione in
archivistica: riflessioni teoriche e nuove applicazioni, «Atti e memorie dell’Accademia Galileiana di scienze,
lettere ed arti», CXVI (2003-2004), parte III, p. 103-114.
8
I risultati del questionario predisposto dal Gruppo di lavoro per acquisire ulteriori notizie sullo stato della
gestione documentale, oltre a quelle riferite dalle Soprintendenze archivistiche, sono state illustrati e
commentati da G. BONFIGLIO-DOSIO, L’attività del Gruppo di lavoro sugli archivi comunali: riflessioni e
commenti, «Archivi per la storia», XVI/2 (2003), p. 239-263.
9
D. TAMBLÉ, Gli strumenti dell’archivio e del protocollo dalla certificazione giuridica alla concettualizzazione
istituzionale, in Titulus 97. Atti della 1a Conferenza organizzativa degli archivi delle Università italiane: verso la
creazione di un sistema universitario nazionale, a cura di Gianni Penzo Doria, Padova 1999, p. 47-68 e A.
ANTONIELLA, Attualità degli strumenti dell’archivio e del protocollo, ibidem, p. 69-76.
10
Per un commento L. GIUVA, Il Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa, «Rassegna degli Archivi di Stato», LX/3 (set.-dic. 2000), p. 620-631.
5
seguito potrà risultare ampiamente noto a chi gestisce gli archivi correnti dei Comuni, ma
chiarire definizioni e procedure è opportuno per costituire una base condivisa di
conoscenze.
L’archivio nell’organizzazione del Comune
Chi lavora nella pubblica amministrazione sa benissimo che cos’è un documento e a che
cosa serve nel contesto giuridico in cui si trova a operare quotidianamente.
È però utile precisare che l’archivio non è una semplice somma di documenti, ma è
piuttosto un complesso di documenti tra di loro interrelati. L’archivio si configura come
strumento e residuo dell’attività istituzionale di un soggetto giuridico; è il risultato della
sedimentazione progressiva di documenti connessi tra di loro e con il soggetto produttore.
Perciò il sistema documentario comprende, oltre ai documenti, anche l’insieme delle
relazioni, che sono stabili e non arbitrarie, in quanto stabilite dal soggetto produttore per
ragioni organizzative e funzionali nel momento in cui i documenti vengono prodotti 11.
L’organizzazione dell’archivio nella sua fase formativa è essenziale per la corretta
stratificazione del complesso documentario e per dotare le pubbliche amministrazioni di un
prezioso supporto informativo e probatorio per la loro attività: di questo la normativa
italiana ha sempre avuto coscienza; anche le recenti disposizioni confermano tale tradizione
e intendono fornire alle pubbliche amministrazioni gli indirizzi metodologici generali per
realizzare un servizio archivistico efficiente ed efficace.
Il servizio archivistico dell’ente deve organizzare le aggregazioni dei documenti in modo
rispondente alle esigenze del produttore di strutturare la propria memoria in modo
efficiente ed efficace, in grado cioè di conservare nel tempo il valore probatorio e
conoscitivo del complesso documentale.
Secondo la tradizione teorica e normativa italiana, l’archivio è tale dal momento in cui
viene formato il singolo documento e costituisce quindi un insieme unitario, anche se si
distinguono tre fasi organizzative: l’archivio corrente, che comprende i documenti necessari
allo svolgimento delle attività in corso, l’archivio di deposito comprendente documenti
relativi ad affari conclusi, l’archivio storico comprendente documenti selezionati per la
conservazione permanente.
Anche la normativa recente (DPR 445/2000) riconferma le tradizionali posizioni italiane
in tema di archivi e detta regole per la gestione di ciascuna delle tre fasi di vita dei complessi
documentali.
La prima fase gestisce la formazione dei documenti, operazione che le nuove tecnologie
hanno rivoluzionato più di altre, rendendo necessario un massiccio intervento normativo
circa il riconoscimento della validità giuridica dei nuovi supporti, i sistemi di attestazione
della provenienza e della inalterabilità del documento, la conservazione delle interrelazioni
reciproche tra documenti e la semplificazione delle forme di documentazione di atti, fatti e
situazioni giuridicamente rilevanti12. La materia trova ampia e sistematica trattazione nel
11
Queste le riflessioni più recenti sulla definizione di archivio: M. GUERCIO, Archivistica informatica. I
documenti in ambiente digitale, Roma 2002, p. 37-45.
12
Si richiama la necessità che i Comuni prestino la massima attenzione alla conservazione dei supporti
informatici, che richiede da un lato l’osservanza delle regole circa i requisiti tecnici del sistema di gestione e le
caratteristiche dei documenti informatici (forma del documento elettronico) e d’altro canto la necessità
dell’individuazione di un responsabile del sistema di gestione documentale, in grado di garantire nel lungo
periodo la conservazione autentica dei documenti elettronici attraverso la pratica della migrazione, che esige
6
testo unico sulla documentazione amministrativa (il già citato DPR 445/2000), attualmente
“affiancato” dal D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale, che
entrerà in vigore dal 1° gennaio 2006. Il Codice dei beni culturali (riprendendo il
precedente Testo unico per i beni culturali) impone agli enti pubblici l’ordinamento dei
loro archivi13. Restano fermi per la gestione dell’archivio corrente alcuni capisaldi
metodologici, recepiti anche dalla normativa, dei quali si parlerà più avanti.
La seconda fase gestisce i processi di selezione dei documenti, operazione valutativa che
può condurre a due esiti tra di loro contrastanti: la conservazione permanente dei
documenti che rivestono significativo valore di testimonianza storica, oltre che rilevanza
giuridico probatoria, oppure lo scarto, cioè l’eliminazione fisica irreversibile dei documenti
ritenuti di valore transitorio e strumentale, da effettuare con l’autorizzazione del
soprintendente archivistico competente per territorio 14. Il testo unico sulla documentazione
amministrativa (DPR 445/2000, art. 68, comma 1) prevede, infatti, che il responsabile del
servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabori ed aggiorni il piano di
conservazione degli archivi per la selezione periodica e la conservazione permanente dei
documenti.
La terza fase gestisce la conservazione permanente dei documenti selezionati,
mantenendo e rendendo comprensibili i legami originari tra i documenti, approntando gli
opportuni strumenti descrittivi che consentano la ricerca di uno specifico documento e
l’analisi dell’intero complesso documentale.
È importante ribadire, una volta di più, che l’archivio non è un magazzino, ma è un
servizio e come tale va organizzato e gestito fin dal suo nascere.
L’art. 61 del DPR 445/2000 difatti impone a ciascuna amministrazione pubblica di
istituire «un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi». Al servizio deve essere preposto «un dirigente ovvero
funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità
tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione» 15.
Gli strumenti per gestire l’archivio corrente
La normativa recente prevede, in linea con la tradizione archivistica italiana, che
l’introduzione di sistemi di gestione informatica degli archivi consenta di effettuare alcune
operazioni e di utilizzare determinati strumenti volti a fornire elementi di garanzia e a
consentire una gestione archivistica efficiente ed efficace.
L’art. 56 del DPR 445/2000 impone come necessarie e sufficienti per la tenuta del
sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni le
operazioni di:
1. registrazione
2. segnatura
3. classificazione
particolari cautele in merito alla validazione dei documenti migrati, tramite la dichiarazione di conformità
all’originale delle copie.
13
D. lgs. 42/2004, art. 30, comma 4 «I soggetti indicati al comma 1 [enti pubblici territoriali] hanno l’obbligo
di conservare i propri archivi nella loro organicità e di ordinarli», ripreso da D. lgs. 490/1999, art. 40, comma
1 «Gli enti pubblici hanno l’obbligo di ordinare i propri archivi».
14
D. lgs. 42/2004, art. 21, comma 1 d). Norma già presente nel D. lgs. 490/1999, art. 21, comma 5.
15
Per le strategie e le procedure di istituzione del Servizio si rinvia alle Linee guida per la stesura del manuale di
gestione per gli archivi comunali elaborate dal Gruppo.
7
Accenniamo a queste operazioni, citando i relativi strumenti, per inquadrare in modo
corretto l’uso del titolario o piano di classificazione nel contesto più generale della gestione
dell’archivio in formazione.
1) La registrazione a protocollo dei documenti consente di individuare in modo univoco il
singolo documento all’interno dell’archivio e a certificare in modo inoppugnabile la data
nella quale esso è entrato a far parte dell’archivio del soggetto produttore, funzione
quest’ultima indispensabile alla luce delle disposizioni legislative sulla durata dei
procedimenti amministrativi. Lo strumento, che in Italia si usa da circa due secoli per
realizzare l’operazione della registrazione, è il registro di protocollo, che si configura come
atto pubblico di fede privilegiata e va di conseguenza compilato con le avvertenze e le
procedure prescritte dalla legge16. La registrazione a protocollo, se eseguita secondo i
dettami dell’art. 53 del DPR 445/2000, soddisfa le esigenze di attestazione giuridicoprobatoria. Con l’aggiunta di altre informazioni (quali, ad esempio, lo smistamento
all’Unità Organizzativa Responsabile e l’assegnazione al Responsabile del Procedimento
Amministrativo, la classificazione e l’indicazione del fascicolo di appartenenza) la
registrazione a protocollo può esplicare una potente funzione gestionale tesa a organizzare
la corretta stratificazione dei documenti e a controllare i flussi documentali.
2) La segnatura è – come recita l’art. 55 del DPR 445/2000 – l’apposizione o associazione
all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni
riguardanti il documento stesso, cioè di quelle che vengono registrate a protocollo.
La classificazione è operazione logica in base alla quale ciascun documento, che riguarda
una singola e specifica questione concreta, viene ricondotto, in base all’oggetto trattato, a
grandi raggruppamenti di ordine generale e di carattere astratto, indicati nel titolario o
piano di classificazione.
Il Gruppo ha avuto modo di verificare che, mentre l’operazione della registrazione non
è mai caduta in disuso nelle amministrazioni comunali, anche se spesso viene effettuata in
modo sommario, impreciso e inefficace, la classificazione difficilmente è stata capita,
interpretata correttamente e usata con convinzione e perizia per l’organizzazione dei
documenti. Il DPR 445/2000 giustamente ne ribadisce l’importanza e ne impone l’obbligo.
La classificazione si avvale del piano di classificazione.
3) Il piano di classificazione o titolario è il sistema precostituito di partizioni astratte,
gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle
funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per
organizzarne la sedimentazione ordinata.
Il titolario si sviluppa su più livelli, denominati dalla dottrina: titolo, classe, sottoclasse,
categoria, sottocategoria. Il Gruppo ha scelto, in linea con le più accreditate tendenze
dottrinarie e con le indicazioni dell’AIPA/CNIPA, di articolare il titolario di
classificazione solo su due livelli: i titoli e le classi. Questa scelta del Gruppo è stata in
genere apprezzata dai Comuni, che hanno sperimentato il titolario, proprio per la sua
semplicità strutturale e per la conseguente facilità di memorizzazione e di uso; ha suscitato
16
Molti aspetti peculiari del protocollo sono stati ribaditi e precisati in sede giurisdizionale: A. ROMITI, Le
principali sentenze sul protocollo delle pubbliche amministrazioni: casistica, commento e note sentenza per
sentenza, Viareggio 1995.
8
però qualche critica da parte dei teorici. Il Gruppo ha preso in considerazione e discusso sia
gli apprezzamenti sia le obiezioni. Ma i risultati della sperimentazione non hanno fornito
suggerimenti univoci e concordi, sopratutto perché si è riscontrato una perdurante
confusione tra livelli, che hanno natura logica e astratta, e organizzazione dei fascicoli, delle
serie e dei repertori, che sono – al contrario – prodotti concreti. Alla luce di quanto su
esposto, in questa fase (2005), il Gruppo ha deciso di mantenere i due livelli attuali e di
suggerire le forme di organizzazione e aggregazione del materiale prodotto in ciascuna
classe, per facilitarne la gestione concreta. Intende quindi sottolineare alcuni punti fermi.
Prima di tutto ribadisce che l’operazione della classificazione non deve confondersi con
quella delle aggregazioni documentali in fascicoli, serie e repertori e neppure con quella
dello smistamento dei documenti, che obbedisce alle logiche organizzative di ciascun
Comune. Il terzo livello, qualora in futuro si deciderà di introdurlo, sulla base di ulteriori
sperimentazioni, dovrà comprendere sottoclassi, cioè partizioni funzionali e non singoli
fascicoli, proprio per non ripercorrere gli errori compiuti con il titolario Astengo. Insiste,
inoltre, sulla necessità che il presente titolario, in quanto strumento condiviso e supporto
per la interoperabilità, deve essere adottato, senza possibilità di adattamenti e
personalizzazioni arbitrarie. Eventuali altri cambiamenti possono essere proposti al
Gruppo, che li vaglierà e, se li riterrà opportuni, li introdurrà perché possano essere
adottati da tutti. Del resto alcuni cambiamenti suggeriti da qualche Comune sono già stati
introdotti in questa seconda versione. Non è quindi consentita un’organizzazione libera del
terzo livello.
Le scelte e le metodologie perseguite dal Gruppo di lavoro nel definire il presente piano
di classificazione per i Comuni si rifanno alla distinzione tra funzione e competenza: la
funzione è il compito istituzionale che la legge attribuisce a un determinato ente (nel nostro
caso, ai Comuni); la competenza è l’attribuzione di una funzione a un determinato ufficio
del medesimo ente. Le funzioni attribuite ai Comuni sono uguali per tutti i Comuni,
grandi o piccoli che essi siano (nel senso che tutti i Comuni sono chiamati ad esercitare le
medesime funzioni); mentre all’interno di due diversi Comuni la medesima funzione può
essere attribuita a uffici diversi e perfino all’interno dello stesso Comune le competenze
possono cambiare radicalmente da un anno all’altro. Il titolario di classificazione, che serve
per suddividere i documenti in base all’oggetto trattato, deve essere determinato nella sua
articolazione tramite l’analisi delle funzioni. In tal caso è possibile stabilire un sistema di
classificazione dei documenti omogeneo per tutti i Comuni, il che consente la
comunicazione e, in ambiente digitale, l’interoperabilità dei sistemi, richiesta dalla legge.
L’adozione del titolario è certamente un atto di organizzazione dell’ente e pertanto va
deliberato dalla Giunta comunale17, unitamente al manuale di gestione del quale costituisce,
anche sotto forma di allegato, un elemento rilevante 18. Tale provvedimento va comunque
preceduto dalla individuazione, ad opera sempre della Giunta comunale, dell’Area
Organizzativa Omogenea (AOO), dalla istituzione formale del servizio archivistico e
dall’indicazione del responsabile di tale servizio 19. Gli aggiornamenti, revisioni o modifiche
al presente titolario o al manuale di gestione seguono la medesima procedura. Il titolario
serve a organizzare i documenti prodotti dalla data in cui viene formalmente adottato dal
17
Ai sensi dell’art. 48, comma 3 del D. lgs. 267/2000.
DPCM 31 ottobre 2000, art. 5, comma 2.
19
Ai sensi e per gli effetti dell’art. 50, comma 4 del DPR 445/2000 e art. 3 del DPCM 31 ottobre 2000.
18
9
Comune; non può in nessun caso essere utilizzato come strumento di riordino dell’archivio
già prodotto, che deve essere conservato nella sua struttura e organizzazione originaria 20.
Questo titolario ha carattere generale (ma non generico); il che significa che nel decidere
la dicitura dei gradi divisionali si è scelto un lessico preciso, ricavato dalla normativa, in
grado di descrivere puntualmente la funzione, senza però cadere in determinazioni
analitiche: i termini indicano funzioni di carattere generale e comprendono tutte le
casistiche prevedibili secondo l’attuale ordinamento dei Comuni.
Ha carattere astratto, nel senso che prevede il “può esserci”, non quello che
effettivamente “c’è stato”: ad esempio, nella classe “opere pubbliche” (lessico che rinvia a
una ben precisa tipologia di attività esercitate dai Comuni, soggetta, tra l’altro, a normative
specifiche) possono trovare collocazione documenti riferentisi a qualsiasi manufatto per
quanto impensabile e stravagante. Quindi, per fare un esempio concreto, non si trova nel
presente titolario alcuna classe denominata “Costruzione strade”, che invece è presente
quale voce di indice (strade: costruzione) nel Prontuario per la classificazione, in quanto
tale intervento concreto dovrà essere ricondotto alla classe 5 – Opere pubbliche del Titolo
VI – Pianificazione e gestione del territorio.
Poiché l’operazione della classificazione è in sostanza un processo di reductio ad unum,
cioè di riconduzione ad unità logiche di una molteplicità di casistiche, ne consegue che il
titolario deve essere omnicomprensivo in modo da prevedere quanto il singolo Comune
potrà mettere in atto nell’ambito delle funzioni ad esso attribuite 21. Perciò è stato
necessario, ad esempio, prevedere anche la classe 13 – Commissario ad acta nel Titolo II,
perché è una situazione che si può verificare, anche se raramente.
La determinazione dei titoli e delle classi è stata effettuata sulla scorta della normativa
relativa ai Comuni per individuare le funzioni e le materie di competenza 22.
L’individuazione dell’unità logica alla quale ricondurre il documento difatti va compiuta
esaminando l’oggetto che il documento stesso tratta e non il suo autore. Quindi, sempre
per fare un esempio tratto dal Titolo II, devono venir classificati con II/1 non tanto gli atti
emanati dal Sindaco quanto gli atti e i documenti che riguardano il Sindaco.
Un’ultima precisazione: il titolario deve essere stabile, nel senso che, una volta adottato
con provvedimento formale, esso deve essere sempre utilizzato nella forma in cui è stato
adottato; nel contempo deve essere anche dinamico, nel senso che – essendo stato
determinato con riferimento alle funzioni esercitate dal Comune – va aggiornato ogni volta
che esse cambiano, con le modalità cui si è già accennato 23.
È frequente la domanda circa l’obbligatorietà dell’uso del titolario. La normativa, in
particolare l’art. 50 del DPR 445/2000, stabilisce che «Ciascuna amministrazione deve
stabilire un piano di classificazione»: pertanto l’uso del titolario è obbligatorio, soprattutto
in ambiente informatico, dove le necessità di organizzazione sono maggiori e più stringenti
20
Anche DPR 445/2000, art. 67 «Il trasferimento [dei fascicoli e delle serie all’archivio di deposito] deve essere
attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente».
21
I teorici della classificazione sottolineano che le divisioni di un sistema non devono essere vuote, devono
essere reciprocamente esclusive e devono essere nel loro complesso esaustive del dominio in questione. Le
divisioni inoltre devono essere gerarchiche in modo da riprodurre un albero, nel quale un ramo si suddivide
in altri rami. Per una riflessione sulla filosofia della classificazione F. GIL, Sistematica e classificazione, in
Enciclopedia Einaudi, XII, Torino 1981, p. 1024-1044.
22
L’individuazione di un lessico non equivoco e non ripetitivo, ma rigorosamente preciso e appropriato è un
requisito essenziale della logica classificatoria. Si è quindi evitato di introdurre ripetute classi dal medesimo
nome in ogni titolo: ad esempio, “Disposizioni e direttive” oppure “Attività informativa”.
23
L’aggiornamento del titolario è compito affidato dal Direttore generale per gli archivi al Gruppo di lavoro.
10
rispetto al tradizionale sistema cartaceo. È stato rilevato che molte amministrazioni
comunali non hanno più usato il titolario per organizzare i loro documenti, forse perché
ritenevano inadeguato quello predisposto nel 1897 da Carlo Astengo e diffuso dal Ministero
dell’interno. Molti Comuni hanno utilizzato titolari variamente derivati dal titolario
Astengo, talvolta elaborati con intenti puramente commerciali e, tutto sommato, poco
rispondenti alle esigenze dei Comuni. Il Gruppo di lavoro ritiene utile in termini di
comunicazione tra istituzioni giuridicamente uguali e di interoperabilità dei sistemi
insistere perché i Comuni adottino un sistema di classificazione condiviso. Il titolario
elaborato dal Gruppo può essere utilizzato da ciascuno degli oltre 8.000 Comuni italiani,
grandi o piccoli che siano, perché è stato disegnato tenendo conto delle funzioni (uguali per
tutti i Comuni) e non delle competenze e dell’organizzazione interna (che invece variano
da Comune a Comune).
A differenza del titolario che può essere strumento unico e condiviso per tutti i Comuni
italiani, il manuale di gestione dovrà essere ritagliato in modo specifico sull’organizzazione
di ciascun Comune e la sua stesura dovrebbe costituire un’occasione per ripensare l’intera
organizzazione archivistica comunale.
Il titolario prodotto dal Gruppo è il risultato di un confronto fra persone dalla vasta e
consolidata esperienza, che hanno studiato il problema nella sua complessità con un
bagaglio variegato di conoscenze, mettendo a frutto l’evoluzione normativa e il dibattito
scientifico che di recente si è positivamente incrementato, coinvolgendo non solo teorici
dell’archivistica e dell’amministrazione, ma anche archivisti e amministratori comunali.
4) Oltre alle tre operazioni già descritte (registrazione, segnatura e classificazione), la
buona pratica archivistica prevede l’aggregazione e organizzazione dei documenti. Questa
operazione è prescritta dall’art. 65 del DPR 445/2000: «Il sistema per la gestione dei flussi
documentali deve: a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento
registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato». L’art. 67 del DPR
445/2000 cita esplicitamente i fascicoli e le serie, raccomandando di mantenerne
l’ordinamento originario nel trasferimento dall’archivio corrente a quello di deposito.
Fascicoli e serie sono quindi due modalità di organizzazione e aggregazione dei documenti
secondo criteri logici predefiniti. A questi il Gruppo ha aggiunto il “repertorio”, di cui si
parlerà in seguito. Il DPR citato non accenna ai criteri di costituzione e organizzazione
delle serie, proprio perché si tratta di questioni legate alla natura di ciascun ente produttore,
alle sue funzioni e, quindi, al piano di classificazione di cui si dota. Inoltre enti uguali, ad
esempio due Comuni, possono organizzare in modo differente, ma ugualmente accettabile
e funzionale i documenti prodotti.
Il Gruppo, conscio – grazie anche ai risultati della sperimentazione – delle difficoltà che i
Comuni incontrano nella realizzazione corretta dei fascicoli e delle serie, ha predisposto
apposite Linee guida per la formazione e organizzazione dei fascicoli.
In proposito va ricordato che il fascicolo, unità archivistica prevalente nell’archivio
moderno, è l’aggregazione organizzata di documenti. In passato nella pratica burocratica
molte amministrazioni – erroneamente – hanno interpretato il fascicolo come un ulteriore
livello del titolario. Invece – correttamente – il titolario di classificazione prevede quello
che può esserci (la potenza, per usare il linguaggio aristotelico), il fascicolo contiene i
documenti relativi ad un preciso e concreto fatto, quello che si è svolto (l’atto, sempre nel
linguaggio aristotelico).
Si possono costituire sostanzialmente tre tipi di fascicolo:
11
1. fascicolo per affare24
2. fascicolo per persona fisica o giuridica
3. fascicolo per attività
Il fascicolo per affare si apre nell’ambito del livello più basso del titolario di
classificazione, quindi, nel caso dei Comuni, nell’ambito di una delle classi e comprende i
documenti, recanti tutti la medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di
un affare. Perciò ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto. Qualche
esempio di fascicoli per affare: la costruzione di un nuovo edificio comunale (titolo VI,
classe 5); la realizzazione di un evento culturale (titolo VII, classe 6); l’effettuazione di un
concorso o di un bando di selezione del personale (titolo III, classe 1).
Il fascicolo per affare si individua con:
- anno di apertura
- titolo e classe
- numero del fascicolo che è progressivo all’interno del grado divisionale più basso
del titolario di classificazione (nel caso del Comune, la classe)
- oggetto, che è un testo sintetico che descrive puntualmente l’affare cui si riferisce
Un esempio chiarisce molto bene: 2003-VII/6.13 «Concerto di Ferragosto a Pra’ della
Valle», dove:
- 2003 è l’anno di apertura
- VII è il titolo (Servizi alla persona)
- 6 è la classe (Eventi e attività culturali)
- 13 è il numero progressivo attribuito a fascicolo su base cronologica durante
l’anno 2003 all’interno del titolo VII e della classe 6
Il fascicolo per affare ha una data di apertura, una durata circoscritta, che può non
coincidere perfettamente con l’anno solare, e una data di chiusura: può comunque essere
gestito su base annuale, secondo una procedura di solito prevista dai sistemi informatici in
commercio, in quanto viene “trasportato a nuovo anno” se non viene chiuso nell’anno di
apertura.
Il fascicolo per persona fisica o giuridica comprende tutti i documenti, anche con
classifiche diverse, che si riferiscono a una persona. Per spiegare meglio, nel fascicolo
24
Si richiama e si sottolinea la differenza tra affare e procedimento. L’affare (termine assente nella normativa
in vigore, ma attestato in quella precedente, in particolare il RD 25 gennaio 1900, n. 35, art. 34 Approvazione
del regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni centrali, art. 34) indica nella
consuetudine amministrativa il caso concreto che la pubblica amministrazione deve portare a buon fine. Il
procedimento amministrativo viceversa è il modello di comportamento ideale e astratto che deve guidare la
pubblica amministrazione nella gestione degli affari. Una definizione di “affare” è in DE FELICE, L’archivio
contemporaneo. Titolario di classificazione, p. 85. Qualche riflessione in G. BONFIGLIO-DOSIO, Natura e
struttura del fascicolo, «Rassegna degli Archivi di Stato», LXII (2002), p. 431-440. Perciò ad ogni affare
corrisponde un fascicolo, mentre un procedimento comprende documenti che possono far parte di più
fascicoli. Sarà compito di ciascuna amministrazione predisporre l’elenco dei procedimenti e relativi
documenti da produrre nelle varie fasi, secondo quanto richiesto dall’art. 2, comma 2 della legge 7 agosto
1990, n. 241, modificata dalla legge 11 febbraio 205, n. 15: difatti, mentre è possibile indicare a livello
nazionale l’articolazione del titolario, che rispecchia le funzioni, non è possibile elencare con puntualità i
procedimenti e il loro svolgimento nei singoli Comuni. La relazione tra fascicoli e procedimento è ben chiara
anche nel DPR 445/2000 (in particolare gli artt. 64 e 65), che impone al sistema di gestione documentale di
classificare, costituire i fascicoli e collegarli ai relativi procedimenti. L’elenco dei procedimenti e dei
documenti connessi deve essere inserito fra gli allegati del manuale di gestione. Tale collegamento tra fasi del
procedimento e documenti da produrre sarà utile anche per predisporre la modulistica e per realizzare la
comunicazione istituzionale tramite anche il sito Web.
12
personale di un dipendente ciascun documento viene classificato a seconda della classe di
riferimento prevista nel titolo III. Il fascicolo si configura così come aggregazione di
documenti diversamente classificati e si apre indipendentemente dalle classi. Si può aprire a
livello di titolo (ad esempio, per i dipendenti nel titolo III oppure per le ditte nel titolo
VIII) o a livello di classe (ad esempio, gli assistiti del servizio sociale nelle classi 9-14 del
titolo VII o le associazioni alla classe 17 del titolo I). Ai fini dell’individuazione e della
denominazione del fascicolo si considera, in genere, per i dipendenti il numero di
matricola, ma talvolta anche il cognome e nome. Il numero attribuito alla persona
all’interno dell’organizzazione (numero di matricola) oppure il cognome e nome
dell’intestatario costituiscono l’elemento unificante dei documenti recanti classifiche
differenti, che comunque si possono organizzare all’interno del fascicolo in sottofascicoli.
Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni, costituendo
serie aperte, e di tale caratteristica deve tener conto il sistema informatico di gestione.
Un esempio: 2005-III/0.6749 «Mario Rossi». Il fascicolo per persona si individua quindi
con:
- 2005 è anno di apertura
- III è il titolo (Risorse umane)
- 0 è la classe
- 6749 è il numero di matricola
Il fascicolo per attività è costituito e comprende i documenti prodotti nello svolgimento
di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in
riposte obbligate o meri adempimenti. Qualche esempio: richieste di informazioni
bibliografiche e relative risposte (titolo VII, classe 6), richieste e permessi di accesso alla
zona a traffico limitato (titolo VI, classe 7). Il fascicolo per attività comprende documenti
con destinatari e oggetti diversi, ma con identica classifica; ha durata annuale e, se la massa
documentale è eccessiva, può articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali (ad
esempio, mensili).
Il repertorio dei fascicoli è lo strumento sul quale vengono annotati con un numero
progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle
suddivisioni più basse del titolario (nel caso dei Comuni: la classe) 25. Il repertorio dei
fascicoli svolge una funzione analoga al registro di protocollo: quest’ultimo registra,
all’interno dell’archivio, la presenza di un certo documento, il primo registra, sempre
all’interno dell’archivio, la presenza di un determinato fascicolo. Si tratta di uno strumento
caduto in disuso nella pratica archivistica (almeno da quanto emerge dai questionari
compilati dai Comuni), ma essenziale per finalità gestionali. Resta inteso che la definizione
tradizionale, che si riferiva a un registro, deve essere aggiornata con la precisazione che il
registro cartaceo è sostituito in ambiente digitale da una base di dati. Lo stesso registro di
protocollo informatico si configura come una base di dati, per la quale la normativa ha
previsto particolari cautele quanto all’inalterabilità e quindi alla perdurante capacità
probatoria. Identiche cautele vanno predisposte, all’interno del sistema informatico, per il
repertorio dei fascicoli.
Un’ultima precisazione circa i fascicoli: procedimento e fascicolo non sempre
coincidono, in quanto talvolta un procedimento può dar luogo a più fascicoli. È il caso, ad
esempio, della costruzione di alloggi popolari: il PEEP va classificato VI/2; la costruzione
va in VI/4; l’assegnazione va in VII/14.
25
Se ne veda la definizione in CARUCCI, Le fonti archivistiche, p. 225.
13
5) Non sempre i documenti prodotti dal Comune vengono aggregati in base solo
all’oggetto e quindi utilizzando il titolario di classificazione; talvolta essi costituiscono serie,
in base alla tipologia documentaria (ad esempio, i decreti, le ordinanze, le deliberazioni) o
di provenienza (nel senso che sono prodotti dal medesimo ufficio od organo: ad esempio, il
Sindaco oppure il Consiglio). Si creano così quelle aggregazioni che il Gruppo ha
denominato per comodità repertori, intendendo designare con tale termine quelle serie nelle
quali i documenti uguali per forma e/o provenienza, ma differenti per contenuto vengono
allineati in ordine cronologico e da tale ordine ricavano un numero identificativo che ha
rilevanza giuridica. In sostanza i repertori sono, in ambiente cartaceo, quei registri su cui si
trascrivono e nei quali si inseriscono in sequenza determinata (in genere cronologica)
documenti uguali per forma e/o provenienza, ma differenti per contenuto e che sono
corredati da uno strumento (il repertorio, appunto), atto al reperimento del singolo
documento ricercato. I documenti repertoriati, secondo la procedura di registrazione
particolare descritta dal DPR 445/2000 (art. 53, comma 5 che, quando elenca i documenti
soggetti a registrazione obbligatoria effettuata tramite il registro di protocollo generale,
unico per l’intera AOO, annovera tra quelli esclusi «tutti i documenti già soggetti a
registrazione particolare dall’amministrazione») 26, possono e, nel caso siano su supporto
informatico, devono essere registrati nel protocollo generale. Il singolo documento
repertoriato viene pertanto identificato (e citato) tramite due numeri: quello di repertorio
(ad esempio, n. 1729/2005 del repertorio delle ordinanze) e quello di protocollo generale
(ad esempio, 93.812/2005). Inoltre, il singolo documento registrato in un repertorio,
quando non contiene oggetti multipli (come nel caso, ad esempio, dei verbali delle riunioni
di un organo collegiale), viene classificato in base alla materia che tratta. Invece il
repertorio, così come lo ha inteso il Gruppo di lavoro, accogliendo una prassi consolidata
nei Comuni, configurandosi come una serie di documenti, non viene classificato, ma viene
comunque gestito dal sistema informatico, il cui software deve pertanto prevedere
un’apposita funzione.
Il gruppo ha deciso di indicare questi repertori costituiti da documenti con oggetti
multipli in coda al titolo I, in quanto essi si riferiscono all’amministrazione generale del
Comune.
Oltre alle serie di documenti, esistono anche le serie di fascicoli: ad esempio, i fascicoli
personali dei dipendenti, che sono tra di loro omogenei per contenuto e materia,
costituiscono una serie. Si definisce infatti serie ogni raggruppamento, costituito dal
26
Il Gruppo, in proposito, ha discusso sull’interpretazione corretta dell’enunciato dell’art. 53, comma 5 del
DPR 445/2000 relativo ai documenti oggetto di registrazione obbligatoria: se è pacifico che tutti i documenti
informatici debbano essere protocollati, desta invece incertezza e perplessità l’esclusione degli “atti
preparatori interni” e dei “documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione”. Molti atti
preparatori interni, infatti, sono fasi obbligatorie e imprescindibili dei procedimenti amministrativi e quindi
vanno registrati per ragioni di garanzia reciproca. Inoltre la dottrina di recente ha sottolineato l’opportunità
di protocollare anche i documenti registrati in repertori per due ordini di motivi: per prima cosa perché la
registrazione a protocollo rappresenta la certificazione dell’entrata del documento nell’archivio del
produttore; in secondo luogo perché il registro di protocollo ha attualmente, oltre alla valenza giuridicoprobatoria, una funzione gestionale molto spiccata. In effetti, però, se il sistema informatico garantisce la
gestione dei metadati relativi ai documenti comunque registrati, nel caso dei documenti repertoriati è
superflua la protocollazione. Resta inteso i repertori non sono protocolli particolari o di settore, etc. che sono
vietati (DPCM 31 ott. 2000, art. 3, comma d), e comprendono solo le tipologie documentarie previste dal
titolario.
14
produttore, di documenti o di fascicoli con caratteristiche omogenee in relazione alla
natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle
funzioni del produttore.
La serie può essere costituita a livello di titolo (ad esempio, la serie dei fascicoli personali
dei dipendenti che si incardina nel titolo III Risorse umane) oppure a livello di classe (ad
esempio, la serie dei fascicoli dei soggetti a TSO nel titolo X classe 2).
Si precisa che nel momento del versamento periodico dei documenti dall’archivio
corrente all’archivio di deposito deve essere conservato – come precisa anche la normativa
(art. 67 del DPR 445/2000) – l’ordine con il quale i documenti sono stati organizzati.
Tradizionalmente la prassi archivistica, in presenza di archivi cartacei, ha seguito alcune
procedure per collocare il materiale nell’archivio di deposito, che si configura come
archivio di prima concentrazione dei documenti. Il carteggio (cioè i documenti classificati
con l’indicazione di titolo e classe) viene conservato unitariamente (titolo I, titolo II, etc.),
mentre i registri e le serie, anche se concettualmente ricondotti nella fase corrente a
differenti titoli e classi, vengono fisicamente collocati in testa o in coda al carteggio,
soprattutto perché molte serie (ad esempio, quella dei fascicoli del personale dipendente)
comprendono fascicoli che restano aperti per molti anni e non vanno versati annualmente
all’archivio di deposito. Le unità archivistiche (fascicoli e registri) che costituiscono le serie
devono essere collocati in sequenza cronologica.
Presentazione del titolario
Il titolario, predisposto dal Gruppo di lavoro si presenta articolato in titoli (indicati in
numeri romani)27 e in classi (indicate con numeri arabi), scritti in carattere tondo.
È stato corredato con note di rinvio alla normativa che attribuisce ai Comuni le funzioni
dalle quali si sono ricavati i titoli e le classi e con le spiegazioni essenziali per la
comprensione dell’architettura generale del servizio di classificazione e di costituzione dei
fascicoli.
All’inizio di ogni titolo c’è una presentazione specifica del medesimo scritta in carattere
corsivo. Nelle linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie il Gruppo indica le
tipologie di fascicoli, serie o repertori che si aprono nell’ambito di ciascun titolo e classe. In
questa sede vengono elencati in calce ai singoli titoli i “repertori” e le serie riconducibili a
quel titolo.
La sequenza dei titoli è determinata dagli orientamenti normativi, in particolare dal D.
lgs. 29/93 ora confluito nel D. lgs. 165/2001, che distinguono le funzioni attribuite alle
amministrazioni pubbliche, e dalle interpretazioni dottrinarie in campo archivistico 28. Il
titolo I quindi è relativo alla funzione primaria e costitutiva; il titolo II è riferito alle
funzioni gestionali; i titoli III-V riguardano le funzioni strumentali e di supporto; i
rimanenti titoli trattano le funzioni finali, cioè quelle operative all’interno della funzione
27
Quanto alla perplessità, manifestata da alcuni, circa l’uso delle cifre romane, si può rispondere che esso è
entrato nelle abitudini dei titolari e del resto non comporta difficoltà nell’utilizzo di strumenti informatici, a
patto che si introducano nel sistema adottato particolari accorgimenti strumentali.
28
In particolare G. PENZO DORIA, La linea dell’arco. Criteri per la redazione dei titolari di classificazione, in
Thesis 99: progetto per la gestione e tutela delle tesi di laurea. Atti della 2^ Conferenza organizzativa degli archivi
delle Università italiane, Padova 2001, p. 305-340 e in Labirinti di carta. L’archivio comunale: organizzazione e
gestione della documentazione a 100 anni dalla circolare Astengo. Atti del convegno nazionale (Modena, 28-30
gennaio 1998), Roma 2001 (Pubblicazioni degli Archivi di Stato. Saggi, 67), p. 72-104.
15
primaria (i titoli VI-VIII si riferiscono a funzioni conferite, i titoli X-XIII a quelle delegate;
il titolo IX costituisce un titolo cerniera, nel quale convivono entrambi i tipi di funzioni) .
Il Gruppo ha predisposto anche un Prontuario per la classificazione, costituito da un
elenco, in ordine alfabetico, di voci (parole, modi di dire, talvolta anche gergali o di uso
locale, talune anche errate o desuete, assunte da manuali divulgativi in uso nelle
amministrazioni comunali) per le quali si fornisce l’indice di classificazione oppure
indicazioni sul trattamento archivistico. Si è preferito inserire nel Prontuario anche voci
non corrette, per essere chiari e utili a chi deve classificare: ciascun Comune potrà integrare
il Prontuario inserendo le voci specifiche di interesse locale e circoscritto (ad esempio, il
Comune di Padova potrà inserire “Notturni d’arte”, che indica un’iniziativa culturale
padovana).
Si ribadisce che la lettura del titolario va comunque compiuta tenendo conto del
carattere gerarchico dello strumento; il che significa che non si può estrapolare la classe
rendendola avulsa dal contesto del titolo in cui è inserita.
Il DPR 445/2000, all’art. 61, parla espressamente di «servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi». Nel titolario perciò il
termine “archivio” designa il servizio nel suo complesso comprendente l’ufficio di
registratura a protocollo, l’archivio di deposito, la separata sezione (= archivio storico).
Una precisazione merita l’organizzazione dei documenti archivistici prodotti dalle
circoscrizioni di decentramento, diversamente regolamentate a seconda della consistenza
demografica del comune29. Anche la normativa nazionale30 prevede tre casistiche:
- a) Comuni con popolazione fra i 30.000 e i 100.000 abitanti
- b) Comuni con popolazione superiore ai 100.000 abitanti
- c) Comuni con popolazione superiore ai 300.000 abitanti
In questa proposta si è prospettato il caso di un Comune che abbia deliberato di
considerare area organizzativa omogenea, ai sensi del DPR 445/2000, art. 50, comma 4),
l’intero Comune, incluse le circoscrizioni di decentramento; quindi presumibilmente i
Comuni dei gruppi a) e b). Nel caso di Comuni del gruppo c), che abbiano realizzato forme
di decentramento più accentuate sarà opportuno valutare la possibilità di prevedere sistemi
a grappolo con un nucleo centrale e con aggregazioni coordinate.
29
30
Si vedano in appendice le Considerazioni preliminari sulle circoscrizioni di decentramento.
T.U. 267/2000, art. 17 Circoscrizioni di decentramento.
16
Titolo I. Amministrazione generale
Questo titolo è stato pensato per i documenti prodotti dal Comune nell’esercizio di funzioni
di carattere generale e trasversale, che interessano tutti gli uffici in quanto costituiscono
strumento per l’attività amministrativa dell’intero apparato comunale.
1.
2.
stica33
3.
4.
5.
6.
Legislazione e circolari esplicative31
Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento32, toponomaStatuto34
Regolamenti35
Stemma, gonfalone, sigillo36
Archivio generale37
31
Si suggerisce la conservazione in unico repertorio delle circolari pervenute, perché un sistema informativo e
informatico efficiente ed efficace ne consente l’accesso in linea a chiunque. Diventa preferibile l’unica serie
trasversale all’ente rispetto a una collocazione segmentata, in considerazione della crescente complessità della
realtà dei Comuni. Ad esempio, una circolare sulle procedure contabili non interessa solo chi si occupa di tale
servizio, ma indirettamente chiunque operi all’interno del Comune, perché la loro conoscenza è presupposto
per la programmazione e l’attività nelle aree specifiche. Anche per quanto riguarda le circolari emanate dal
Comune, si raccomanda la conservazione autentica e centralizzata delle circolari in unica serie, possibile e
funzionale in presenza di un sistema informativo e informatico efficiente ed efficace, che consente l’accesso in
linea. Ogni Comune deciderà, in base alla propria organizzazione e alle potenzialità del software di gestione,
le procedure di attestazione della ricezione da parte dei destinatari.
32
Nella classe vanno inseriti i documenti relativi alla definizione territoriale delle circoscrizioni, non quelli
prodotti dalle circoscrizioni, che utilizzano il titolario del Comune, in quanto appartenenti alla medesima
AOO.
33
T.U. 267/2000, art. 15 Modifiche territoriali, fusione ed istituzione di comuni; art. 17 Circoscrizioni di
decentramento. In questa classe vanno classificati solo i documenti relativi all’individuazione delle
circoscrizioni di decentramento, non il carteggio con i quartieri, che va inserito nella classe relativa alla
materia trattata (si vedano le Considerazioni preliminari). La classe comprende anche la numerazione civica e
l’attribuzione al Comune del titolo di città (T.U. 267/2000, art. 18).
34
T.U. 267/2000, art. 6 Statuti comunali e provinciali.
35
T.U. 267/2000, art. 7 Regolamenti. Anche per i regolamenti, si raccomanda la conservazione in unico
repertorio, che facilita l’accesso sia interno sia esterno.
36
Comprende anche eventuali vessilli usati dal Comune. Si classifica in questa posizione la concessione di
patrocinio alle attività di altri soggetti giuridici, in quanto tale concessione comporta l’uso dello stemma
comunale.
37
Si ricorda che con l’espressione “archivio generale” si indica il servizio archivistico comunale nel suo
complesso; comprende quindi tutte le funzioni archivistiche svolte nelle tre fasi di vita convenzionalmente
fissate: archivio corrente (= archivio in formazione), archivio di deposito, separata sezione (= archivio
storico). Si ricorda in particolare che per legge il servizio archivistico è responsabile della conservazione
autentica dei documenti prodotti dal Comune in tutte le sue articolazioni. In particolare l’Archivio cura la
costituzione delle serie repertoriate dei documenti, elencate in calce al titolo I. Poiché è cura dell’Archivio
assicurare la pubblicazione/pubblicità degli atti che richiedano tale formalità, si inseriscono in questa classe i
carteggi relativi alle pubblicazioni all’albo pretorio e alle notifiche. Sul concetto di pubblicazione/ pubblicità
legale anche T.U. 267/2000, art. 134, oltre a quanto specificato più in generale dal diritto amministrativo circa
le forme obbligatorie di pubblicità. Il Comune è chiamato a fornire il servizio legale di notifica anche per altre
amministrazioni: L. 20 novembre 1982, n. 890, art. 14. Anche per questo servizio bisogna prevedere apposito
regolamento. In linea di massima valgono le stesse considerazioni fatte per la pubblicazione. Sulla casa
comunale: Cod. di proc. civ. art. 143; L. 20 nov. 1982, n. 890 «Notificazioni di atti a mezzo posta e di
comunicazioni a mezzo posta connesse con la notificazione di atti giudiziari», interpretate alla luce del D. lgs.
30 giugno 2003, n. 196 «Codice in materia di protezione dei dati personali». Inoltre vengono classificate in
questa posizione le richieste di accesso all’archivio, anche se operativamente sono gestite da strutture diverse
(RPA, URP, archivio storico, etc.) e regolamentate in modo diverso a seconda che siano per finalità
17
7. Sistema informativo38
8. Informazioni e relazioni con il pubblico39
9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi 40
10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale 41
11. Controlli interni ed esterni42
12. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna 43
13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti 44
14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali 45
15. Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e servizi 46 e adesione del
Comune ad Associazioni47
16. Area e città metropolitana48
17. Associazionismo e partecipazione49
amministrative o scientifiche, perché sono riconducibili concettualmente ai documenti facenti parte
dell’archivio. Vengono ricondotte a questa classe anche gli adempimenti connessi con la tutela della
riservatezza.
38
T.U. 267/2000, art. 12 Sistemi informativi e statistici. Vanno inserite in questa classe tutte le rilevazioni
statistiche sia quelle promosse dal Comune sia quelle richieste dall’ISTAT e da altre autorities.
39
T.U. 267/2000, art. 10 Diritto d’accesso e informazione; D. lgs. 165/2001, art. 11 Ufficio relazioni con il
pubblico; L. 7 giugno 2000, n. 150 Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche
amministrazioni, art. 8.
40
Materia regolata dal D. lgs. 30 marzo 2001, n. 165, art. 2: sono compresi nella classe tutti gli atti
organizzativi relativi al personale nella sua complessità (dotazioni organiche, programmi di attività, orari di
apertura degli uffici, attribuzioni di uffici, sviluppo delle pari opportunità, etc.). Si precisa che debbono essere
ricondotti a questa classe anche i documenti relativi all’armonizzazione degli orari degli esercizi commerciali,
dei pubblici esercizi, dei servizi pubblici e delle pubbliche amministrazioni localizzati nel territorio del
Comune (T.U. 267/2000, art. 50, comma 7). Per i documenti relativi ad affari concreti concernenti il
personale si utilizza il Titolo III.
41
La classe è destinata a documenti relativi ai rapporti di carattere generale con i sindacati e le rappresentanze
del personale; per questioni specifiche si utilizzano le classi del titolo III.
42
T.U. 267/2000, art. 147 Tipologia dei controlli interni, art. 148 Controllo della Corte dei conti.
43
L. 7 giugno 2000, n. 150, cit., artt. 7, 9. Si classificano in questa posizione i carteggi prodotti nello
svolgimento dell’attività editoriale svolta direttamente dal Comune.
44
Si intendono sia le onorificenze conferite al Comune sia quelle conferite a singoli cittadini tramite il
Comune. Si inserisce in questa classe anche il carteggio relativo all’uso delle bandiere (nazionale, europea,
etc.), alla concessione dell’uso del sigillo.
45
Si intendano i rapporti istituzionali di alto livello e di carattere generale, non quelli relativi a materie
specifiche. Si classificano qui i gemellaggi.
46
T.U. 267/2000, Capo V Forme associate: art. 33 Esercizio associato di funzioni e servizi da parte dei comuni;
art. 30 Convenzioni; art. 31 Consorzi; art. 32 Unioni di comuni; capo IV. Comunità montane, che ex art. 27
sono considerate “unioni di comuni”; art. 34 Accordi di programma; art. 112 Servizi pubblici locali; art. 114
Aziende speciali ed istituzioni; art. 115 Trasformazione delle aziende speciali in società per azioni; art. 113 e 113
bis Affidamento di servizi a terzi; Deliberazione del CIPE 11 novembre 1998, n. 127 sulla programmazione
negoziale decentrata. Si precisa che vanno inseriti in questa classe solo gli atti costitutivi e i rapporti
istituzionali, mentre per l’attività di ciascuno degli enti va predisposto un apposito titolario.
47
Ad esempio, l’ANCI.
48
T.U. art. 22 Aree metropolitane; art. 23 Città metropolitane. Anche in questo caso si classificano qui solo gli
atti costitutivi e i rapporti istituzionali, mentre per l’attività della città metropolitana bisognerà prevedere un
apposito titolario.
49
L. 11 agosto 1991, n. 266 Legge quadro sul volontariato, in particolare per quanto riguarda i comuni, l’art. 7;
D. lgs. 4 dicembre 1997, n. 460 Riordino della disciplina tributaria degli enti non commerciali e delle
organizzazioni non lucrative di utilità sociale; D. lgs. 18 agosto 2000, n. 267, art. 10, comma 3. Per
l’associazionismo nel settore sanitario art. 45 della L. 23 dicembre 1978, n. 833 Istituzione del servizio sanitario
nazionale. Inoltre la disciplina in materia è completata dalla legislazione regionale, statuti e regolamenti delle
18
Repertori
-
Registro di protocollo
Repertorio dei fascicoli
Registro dell’Albo pretorio50
Registro delle notifiche51
Ordinanze emanate dal Sindaco52: serie con repertorio
Decreti del Sindaco: serie con repertorio
Ordinanze emanate dai dirigenti
Determinazioni dei dirigenti
Deliberazioni del Consiglio comunale
Deliberazioni della Giunta comunale
Verbali delle adunanze del Consiglio comunale53
Verbali delle adunanze della Giunta comunale54
Verbali degli organi collegiali del Comune
Contratti e convenzioni55
Albo dell’associazionismo: elenco delle associazioni accreditate
Atti rogati dal segretario comunale (contratti e atti unilaterali in forma pubblica
amministrativa)
Nei Comuni che hanno realizzato il decentramento56:
- Deliberazioni dei Consigli circoscrizionali (uno per quartiere)
- Deliberazioni degli Esecutivi circoscrizionali (uno per quartiere)
- Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali (uno per quartiere)
- Verbali delle adunanze degli Esecutivi circoscrizionali (uno per quartiere)
singole amministrazioni. Si classificano in questa posizione le politiche di incoraggiamento e sostegno delle
associazioni e gli accreditamenti delle singole associazioni, non i rapporti concreti di collaborazione, che
vanno classificati in base alla materia in cui si esercita la collaborazione.
50
L’attività di pubblicazione legale va regolata da apposito regolamento: resta comunque inteso che il servizio
archivistico non può, in linea di massima, a causa della mole ingente di pubblicazioni, conservare uno dei due
esemplari prodotti del documento inviato alla pubblicazione; ma dovrà limitarsi a registrare sul repertorio i
dati che identifichino in modo inequivocabile il documento pubblicato e gli estremi necessari per conferire
valore legale alla procedura. L’originale, dopo la registrazione, va restituito al richiedente con in calce la
referta di pubblicazione. Per la preminente funzione giuridico-probatoria tale registro acquisisce la natura di
repertorio.
51
Il Comune è chiamato a fornire il servizio legale di notifica anche per altre amministrazioni: L. 20 novem bre 1982, n. 890, art. 14. Anche per questo servizio bisogna prevedere apposito regolamento. In linea di
massima valgono le stesse considerazioni fatte per la pubblicazione.
52
Rientrano in questo repertorio tutti gli atti di carattere impositivo per fatti contingibili e urgenti emessi dal
Sindaco con qualunque nome designati nelle differenti realtà locali. T.U. 267/2000, art. 54, comma 2.
53
Il D. lgs. 267/2000 non contempla più i registri dei verbali del Consiglio comunale e della Giunta comunale,
previsti dal regolamento del 1911. La loro tenuta è rimessa, quindi, all’autonomia regolamentare delle singole
amministrazioni.
54
Si veda la nota precedente.
55
Si tratta di atti (scritture private non autenticate) stipulati dai dirigenti. Si insiste sulla scelta del repertorio
unico per tutto il Comune (scelta resa possibile e non gravosa dall’esistenza di un sistema informatico) per
ribadire l’unità dell’azione amministrativa. Va scartata la scelta di tanti repertori quanti sono gli uffici per
evitare iniziative di privatizzazione dei documenti e delle informazioni e per garantire la conservazione. Si
chiarisce che le concessioni cimiteriali, configurandosi come contratto, vengono inserite in questo repertorio.
56
T.U. 267/2000, art. 17 Circoscrizioni di decentramento comunale.
19
-
20
Verbali degli organi collegiali delle circoscrizioni (uno per organo e per
quartiere)
Registro dell’Albo della circoscrizione (uno per quartiere)
Contratti e convenzioni delle circoscrizioni (uno per quartiere)
Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
Questo titolo è stato pensato per gli atti concernenti gli organi di governo, gestione, controllo,
consulenza e garanzia, non per quelli da essi prodotti. Si ricordi che la classificazione riguarda la
materia, non l’autore del documento, non le funzioni, ma il funzionamento dell’organo.
Le classi di questo titolo possono essere adeguate alle reali strutture esistenti nel Comune. In
questo caso si è proposto il numero massimo pensabile di classi. Non tutte le classi verranno
sempre utilizzate (si pensi, ad esempio, alla classe 13), ma devono comunque essere previste.
Le classi dalla 16 in poi sono dedicate agli organi attivati nei Comuni che hanno realizzato il
decentramento57: anche in questo caso le denominazioni degli organi dovranno essere adattate a
quanto stabilito nei singoli statuti; qui si sono indicati quelli padovani 58.
1. Sindaco59
2. Vice-sindaco
3. Consiglio60
4. Presidente del Consiglio61
5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio 62
6. Gruppi consiliari
7. Giunta63
8. Commissario prefettizio e straordinario
9. Segretario64 e Vice-segretario
10. Direttore generale e dirigenza65
11. Revisori dei conti66
12. Difensore civico67
13. Commissario ad acta68
14. Organi di controllo interni69
15. Organi consultivi70
16. Consigli circoscrizionali
17. Presidenti dei Consigli circoscrizionali
18. Organi esecutivi circoscrizionali71
57
T.U. 267/2000, art. 17 Circoscrizioni di decentramento comunale.
Statuto del comune di Padova, approvato con deliberazione del Consiglio comunale n. 23 del 4 febbraio
2000, in vigore dal 30 marzo 2000, modificato con deliberazioni del Consiglio comunale n. 68 del 20.07.2000,
n. 77 del 21.07.2000 e n. 78 del 25.07.2000, in vigore dal 27 settembre 2000.
59
T.U. 267/2000, art. 46 Elezione del sindaco e del presidente della provincia. Nomina della giunta; art. 50
Competenze del sindaco e del presidente della provincia.
60
T.U. 267/2000, art. 38 Consigli comunali e provinciali; art. 42 Attribuzioni dei consigli; art. 37 Composizione
dei consigli; art. 43 Diritti dei consiglieri; art. 38, comma 3.
61
T.U. 267/2000, art. 39 Presidenza dei consigli comunali e provinciali. Si classificano qui anche i documenti
relativi all’ufficio di presidenza, ove costituito.
62
T.U. 267/2000, art. 38, comma 6 Consigli comunali e provinciali relativo alle commissioni.
63
T.U. 267/2000, art. 47 Composizione delle giunte; art. 48 Competenze delle giunte.
64
T.U. 267/2000, art. 97 Ruolo e funzioni e segg. del capo II Segretari comunali e provinciali.
65
T.U. 267/2000, art. 108 Direttore generale; art. 107 Funzioni e responsabilità della dirigenza.
66
T.U. 267/2000, art. 234 Organo di revisione economico-finanziaria e artt. successivi.
67
T.U. 267/2000, art. 11 Difensore civico.
68
Previsto dal D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 5 Poteri sostitutivi, comma 2.
69
T.U. 267/2000, art. 147 Tipologia dei controlli interni. Ogni Comune indicherà i suoi.
70
Ogni Comune indicherà i suoi.
71
T.U. 267/2000, art. 79, comma 3.
58
21
19. Commissioni dei Consigli circoscrizionali
20. Segretari delle circoscrizioni
21. Commissario ad acta delle circoscrizioni
22. Conferenza dei Presidenti di quartiere
Repertori
-
72
Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e di cariche
direttive72
L’obbligo di rendere pubblica la situazione patrimoniale dei consiglieri comunali riguarda i Comuni con
più di 50.000 abitanti (Legge 5 luglio 1982, n. 441 con modifiche apportate dall’art. 26 della Legge 27 dicembre
1985, n. 816). Ogni Comune emette poi un regolamento proprio: ad esempio, per il Comune di Padova
Regolamento per la pubblicità della situazione patrimoniale dei consiglieri comunali e dei titolari di cariche
direttive degli enti sovvenzionati e altri soggetti obbligati approvato con deliberazione consiliare n. 753 del 22
ottobre 1982.
22
Titolo III. Risorse umane73
Il titolo è dedicato alle funzioni relative alla gestione del personale, sia esso dipendente o
esterno (collaboratori a qualsiasi titolo). Nelle classi andranno inseriti i documenti relativi a
questioni non riconducibili a singole persone.
Per i documenti relativi a ciascun dipendente viene istruito un fascicolo nominativo.
1. Concorsi, selezioni, colloqui74
2. Assunzioni e cessazioni
3. Comandi e distacchi; mobilità
4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni
5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro
6. Retribuzioni e compensi75
7. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo
8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro 76
9. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo77
10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza
11. Servizi al personale su richiesta78
12. Orario di lavoro, presenze e assenze 79
13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari
14. Formazione e aggiornamento professionale
15. Collaboratori esterni80
Serie
Fascicoli del personale: un fasc. per ogni dipendente o assimilato
Repertori
-Registro infortuni
-Elenco degli incarichi conferiti81
73
Valga il rinvio globale, oltre che al fondamentale DPR 10 gennaio 1957, n. 3, agli articoli 30-57 del Decreto
legislativo 30 marzo 2001, n. 165 Norme generale sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle
amministrazioni pubbliche.
74
Si classificheranno in questa classe anche le domande di assunzione e i curricula inviati, che non sono stati
seguiti da alcun concorso.
75
Si classificherà in questa classe anche il carteggio relativo all’anagrafe delle prestazioni.
76
D. lgs. 19 settembre 1994, n. 626 sulla sicurezza e la salute dei lavoratori sul luogo di lavoro. Si classificano
qui le denunce di infortunio.
77
Classe relativa ai casi di invalidità causata dal lavoro.
78
Tale denominazione indica i servizi che il Comune predispone per i dipendenti che vi accedono solo su
richiesta: ad esempio, i buoni pasto oppure il servizio di baby sitting oppure l’erogazione di contributi per le
rette degli asili nido dei figli oppure ancora la sottoscrizione di convenzioni particolari stipulate con il
Comune etc.
79
La classe comprende una molteplicità di casistiche: part-time, permessi, esercizio del diritto allo studio, etc.,
vale a dire ogni evento che influisca a variare l’orario di lavoro del dipendente. sono classificati qui tutti i
documenti relativi a qualsiasi forma di assenza del dipendente (congedi ordinari e straordinari, aspettative per
qualsiasi motivo, esiti da infortunio, etc.).
80
T.U. 267/2000, art. 110 Incarichi a contratto. Inoltre volontari, obiettori di coscienza, stagisti, Co.Co.Co.
(collaboratori coordinati continuativi), LSU (lavoratori socialmente utili), etc. ; contratti a tempo
determinato per le alte professionalità; lavoro interinale; contratto di formazione, etc.
81
D. lgs. 30 marzo 2001, n. 165, art. 53, comma 12.
23
-Verbali dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza
24
Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali82
In questo titolo sono state previste le funzioni conferite ai Comuni in materia di
disponibilità di risorse finanziarie e di gestione contabile, quelle relative alla titolarità e gestione
del patrimonio comunale, di natura sia immobile sia mobile; alla acquisizione e gestione dei
beni e servizi strumentali allo svolgimento delle attività e funzioni finali.
Talune attività del titolo sono state indicate adottando la terminologia dell’atto finale.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Bilancio preventivo83 e Piano esecutivo di gestione (PEG)84
Gestione del bilancio e del PEG85 (con eventuali variazioni86)
Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento 87
Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento88
Partecipazioni finanziarie
Rendiconto della gestione89; adempimenti e verifiche contabili90
82
T.U. 267/2000, art. 149 Principi generali in materia di finanza propria e derivata. Disposizioni generali; artt.
178-181; D. lgs. 504/1992; D. lgs. 446/1997; D. lgs. 244/1997; D. lgs. 23 ottobre 1998, n. 410.
83
T.U. 267/2000, Titolo II. Programmazione e bilanci, artt. 162-177. Si inseriscono qui anche gli allegati
prescritti dalla normativa vigente.
84
T.U. 267/2000, art. 169 Piano esecutivo di gestione. In questa classe confluirà anche tutta la documentazione
concernente strumenti analoghi al PEG, comunque denominati, in uso nei Comuni con meno di 15.000
abitanti.
85
T.U. 267/2000, Titolo III Gestione del bilancio, artt. 178-198.
86
T.U. 267/2000, art. 175 Variazioni del bilancio di previsione ed al piano esecutivo di gestione.
87
Nella redazione di questo titolo si è preferito trascurare la classificazione delle entrate operata dal T.U. (art.
149) che comunque si riporta: a) imposte proprie: 1) ICI (imposta comunale sugli immobili), istitutita dal D.
lgs. 504/92; 2) imposta comunale sulla pubblicità; 3) diritti sulle pubbliche affissioni, istituite dal T.U.F.L. e
ridisciplinate dal D.P.R. 639/72, revisionate dal D. lgs. 507/93 e dal D. lgs. 446/97; b) addizionali e
compartecipazioni ad imposte erariali o regionali: 1) addizionale sul consumo dell’energia elettrica, istituita
nel 1982; 2) addizionale IRPEF, istituita dal D. lgs. 360/98; c) tasse e diritti per servizi pubblici: 1) TOSAP
(tassa per l’occupazione di spazi ed aree pubbliche), disciplinata dagli artt. 192 e segg. del T.U.F.L. e
revisionata dal D. lgs. 507/93, dal D. lgs. 566/93 e dalla L. 549/95; 2) TARSU (tassa per la rimozione e lo
smaltimento dei rifiuti solidi urbani); d) trasferimenti erariali (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 7
Attribuzione delle risorse, comma 2); e) trasferimenti regionali; f) altre entrate proprie, anche di natura
patrimoniale; g) risorse per investimenti (T.U. 267/2000, artt. 199-201); h) altre entrate e contributi
straordinari (T.U. 267/2000, artt. 158, 162-177, 186-198). Sulle entrate per accensione di prestiti T.U. artt.
202-207. Riferimento legislativo più recente: D. lgs. 25 febbraio 1995, n. 77. A tale classificazione, che è
sembrata troppo macchinosa per chi opera concretamente, si è preferito, per facilitare l’attività pratica di
classificazione archivistica, riferirsi alla classificazione presentata dal DPR 31 gennaio 1996, n. 194
Regolamento di approvazione dei modelli di cui all’art. 114 del decreto legislativo 25 febbraio 1995, n. 77,
concernente l’ordinamento finanziario e contabile degli enti locali. Si è però sostituita la dicitura spese con uscite,
sia per parallelismo con entrate sia perché nelle uscite si possono comprendere le spese vere e proprie e i costi,
che possono essere figurativi e indotti. In sede di revisione, si è deciso di eliminare l’indicazione delle
sottoclassi (1. Entrate tributarie; 2. Entrate per trasferimenti dal settore pubblico; 3. Altre entrate correnti; 4.
Entrate per accensione prestiti; 5. Altre entrate in conto capitale), in considerazione del fatto che non sempre
è possibile per chi cura le operazioni di registrazione a protocollo e di classificazione distinguere senza ombra
di dubbio le tipologie di entrate. A proposito dei fallimenti di terzi, l’insinuazione del Comune tra i creditori
va classificata in questa posizione, perché si configura come attività volta ad assicurare al Comune talune
entrate.
88
T.U. 267/2000, artt. 182-185. Nella classe vanno inseriti i documenti relativi alle diverse fasi dell’attività di
spesa, comprese le procedure per l’acquisizione di beni e/o servizi definiti dal regolamento di contabilità del
Comune di carattere non economale, che vanno inseriti al IV/10.
89
T.U. 267/2000, Titolo VI Rilevazione e dimostrazione dei risultati di gestione.
90
T.U. 267/2000, artt. 223-226.
25
7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi 91
8. Beni immobili92
9. Beni mobili93
10. Economato94
11. Oggetti smarriti e recuperati
12. Tesoreria95
13. Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate
14. Pubblicità e pubbliche affissioni
Repertori
Mandati96
Reversali97
Concessioni di occupazione suolo pubblico98
Concessioni di beni del demanio statale99
Elenco dei fornitori (facoltativo)
91
Si intendono quelli cui il Comune è tenuto in quanto soggetto fiscale.
Dei beni immobili fanno parte, oltre agli edifici dove hanno sede gli uffici comunali, gli impianti sportivi,
gli alloggi di edilizia residenziale pubblica e qualsiasi altro fabbricato di proprietà comunale. Rientrano tra i
beni comunali anche boschi, campi, parchi, aree verdi e altri beni similari. La classe comprende: 1)
acquisizioni , che possono avvenire per contratto di acquisto e di donazione, per lascito testamentario o per
espropriazione; 2) manutenzione ordinaria, da qualunque soggetto o ufficio eseguita, e destinazione d’uso; 3)
gestione; concessione in uso (concessioni, autorizzazioni, locazioni, etc.); 4) alienazione e altre forme di
dismissione. Ogni Comune deciderà, anche in base al sistema di gestione archivistica adottato, come
organizzare i documenti all’interno della classe, scegliendo tra fascicoli intestati al singolo bene oppure
fascicoli per tipo di attività. Fanno capo a questa classe anche gli inventari dei beni immobili.
93
Anche qui si prevedono: 1) acquisizione; 2) manutenzione; 3) concessione in uso; 4) alienazione e altre
forme di dismissione. Quanto alla distinzione tra beni mobili e beni economali ciascun Comune deve fare
riferimento al proprio regolamento di contabilità. Fanno capo a questa classe anche gli inventari dei beni
mobili e la designazione di consegnatari.
94
T.U. art. 153 Servizio economico-finanziario, comma 7. Talvolta questa funzione può venir designata in
realtà particolari anche con il termine di “Provveditorato”, incaricato di provvedere al servizio di pulizie, etc.
Va classificato in questa posizione il carteggio relativo alla massa vestiario, anche se il suo acquisto è delegato a
settori o uffici specifici del Comune. Inoltre sono classificate qui le procedure di acquisizione di beni e/o
servizi considerati economali ai sensi del regolamento contabile del Comune.
95
L’istituzione del servizio di tesoreria è obbligatoria per il Comune. Il servizio svolge le operazioni legate
alla gestione finanziaria del comune e finalizzate alla riscossione delle entrate, al pagamento delle spese, alla
custodia dei valori e agli adempimenti connessi.
96
Facoltativo in quanto la presenza dei mandati e delle reversali dipende dal Regolamento di contabilità di
ciascun Comune (T.U. 267/2000, artt. 180 e 184).
97
Facoltativo in quanto la presenza dei mandati e delle reversali dipende dal Regolamento di contabilità di
ciascun Comune (T.U. 267/2000, artt. 180 e 184).
98
Si intendano tutte le concessioni di suolo pubblico: passi carrai, cartelloni e scritte pubblicitarie, tende,
festoni natalizi, bocche di lupo, plateatici per fiere, mercati, spettacoli viaggianti, etc.
99
L’art. 86 del D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112 ha conferito alle regioni e agli enti locali competenti per
territorio la gestione dei beni del demanio idrico. A loro volta le regioni hanno definito l’ampiezza delle
deleghe. Ad esempio la Regione Puglia con LR 4 agosto 1999, n. 25 ha previsto la stipula di una convenzione
con il comune di Bari, in base alla quale quest’ultimo può concedere e rinnovare le concessioni su aree del
demanio marittimo.
92
26
V. Affari legali
Si è deciso di prevedere un titolo specifico dedicato agli affari legali, nonostante l’obiezione
che quasi sempre essi si inseriscono all’interno di un procedimento, per due motivi: prima di
tutto perché la funzione si configura come eccezionale e straordinaria, poi perché talvolta le
azioni legali, i pareri e le consulenze interessano materie diverse e possono rivestire carattere
generale e/o preliminare a una pluralità di procedimenti concreti. Inoltre, come ha fatto
giustamente notare qualcuno, non sempre c’è un fascicolo precedente al contenzioso (ad esempio,
citazione del Comune per danni da cattiva manutenzione delle strade); anche quando la
controversia sorge nel corso di un procedimento amministrativo o di un rapporto civile, il
contenzioso si configura come subprocedimento specialistico; è opportuno che gli atti delle
controversie siano conservati unitariamente.
Si precisano in nota le motivazioni in base alle quali è stata esclusa dal titolo la classe
“Levata dei protesti” a suo tempo proposta100.
Si è constatato che spesso i fascicoli di causa, ad eccezione di quelli di carattere tributario, si
formano presso un professionista esterno, cui l’amministrazione ha affidato l’incarico di
rappresentarla: in tal caso sarà cura del Comune recuperare, una volta terminata la causa,i
documenti, perché rimangano nella memoria dell’ente.
1. Contenzioso101
2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni 102
3. Pareri e consulenze
100
La levata dei protesti riguarda solo i segretari di alcuni Comuni (Legge 12 febbraio 1955, n. 77
Pubblicazione degli elenchi dei protesti cambiari; Legge 12 giugno 1973, n. 349 Modificazioni alle norme sui
protesti delle cambiali o degli assegni bancari, che all’art. 1 Pubblici ufficiali abilitati alla levata dei protesti
individua, nei Comuni nei quali non esista né notaio né ufficiale giudiziario, il segretario comunale come
ufficiale pubblico abilitato alla levata dei protesti, rinviando all’art. 68 del RD 14 dicembre 1933, n. 1699). Ma
la funzione è attribuita al segretario comunale, in considerazione della sua qualifica, ed è estranea ai suoi
compiti istituzionali; per cui tale attività si configura con caratteri analoghi a quelli del lavoro autonomo e
necessita di strutture organizzative proprie, non potendo essere utilizzate quelle del Comune (Cass. Civ. Sez.
I, n° 274 del 23.01.1985).
101
Quanto alla determinazione dell’inizio del contenzioso, si rimarca che, se il Comune è convenuto, il
contenzioso ha inizio dal momento della citazione; mentre, se il Comune è attore, il contenzioso parte dal
momento in cui il Comune deposita la citazione. I procedimento stragiudiziali vanno inseriti nel fascicolo
specifico dell’affare cui si riferiscono. Il gruppo non ha ritenuto opportuno specificare ulteriormente la natura
del contenzioso sia per l’esiguità del materiale generalmente prodotto sia per le modalità di formazione dei
fascicoli di causa.
102
Classe destinata alle richieste di risarcimento danni sia per responsabilità di terzi sia per responsabilità del
Comune.
27
Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio103
Il titolo è dedicato a funzioni, tra loro interconnesse, relative alla pianificazione e gestione
del territorio: si sono semplificate al massimo le classi per comprendere nella generalità delle
denominazioni la varietà di procedimenti censiti.
1.Urbanistica104: piano regolatore generale e varianti105
2. Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale 106
3. Edilizia privata107
4. Edilizia pubblica108
5. Opere pubbliche109
6. Catasto110
7. Viabilità111
103
Si tenga presente che il territorio, che costituisce uno dei tre elementi costitutivi del comune, è in certi casi
bene demaniale. Tale status giuridico influisce – evidentemente – sulla tipologia e sulla conduzione dei
procedimenti.
104
Per la definizione di “urbanistica” si veda il DPR 24 luglio 1977, n. 616 Attuazione della delega di cui all’art.
1 della L. 22 luglio 1975, n. 382, art. 80: «disciplina dell’uso del territorio comprensiva di tutti gli aspetti
conoscitivi, normativi e gestionali riguardanti le operazioni di salvaguardia e di trasformazione del suolo
nonché la protezione dell’ambiente».
105
Questa classe non verrà utilizzata da quei Comuni che non abbiano adottato un piano regolatore generale
oppure verrà denominata “Urbanistica: strumenti di pianificazione adottati in assenza di PRG”. In questa
classe vanno inseriti i pareri su piani sovracomunali, certificati di destinazione urbanistica da allegare agli atti
di compravendita di immobili, rilievi fotogrammetrici.
106
In questa classe vanno inseriti i piani particolareggiati, i piani di lottizzazione, etc. e quindi anche i PEEP.
107
L. 28 febbraio 1985, n. 47 Norme in materia di controllo dell’attività urbanistico-edilizia, sanzioni, recupero e
sanatoria delle opere edilizie e successive modificazioni. Si classificano qui sia le pratiche definite con termine
omnicomprensivo di “autorizzazioni” comunque denominate (licenza, concessione, dichiarazione di inizio
attività, concessioni in sanatoria/ vulgo condoni, etc.) sia l’attività di controllo e di repressione degli abusi
svolta dal Comune. Ogni Comune decide in merito all’organizzazione dei singoli fascicoli.
108
Si intende l’edilizia residenziale-pubblica, per la quale può verificarsi sia la costruzione diretta da parte del
Comune oppure la realizzazione di alloggi tramite convenzioni. Si classificano qui anche gli atti di esproprio.
109
D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, artt. 60-64, 99; L. 11 febbraio 1994, n. 109 Legge-quadro in materia di lavori
pubblici e DPR 21 dicembre 1999, n. 554 Regolamento di attuazione della legge-quadro in materia di lavori
pubblici 11 febbraio 1994, n. 109; per l’edilizia residenziale pubblica, oltre alla L. 5 agosto 1978, n. 457, art. 31,
L. 17 febbraio 1992, n. 179 Norme per l’edilizia residenziale pubblica. Volutamente si è lasciata generale e
omnicomprensiva l’indicazione della classe, entro la quale confluiscono una pluralità anche molto cospicua di
fascicoli; non si sono indicate sottoclassi, come hanno fatto taluni Comuni in fase di “rabbercio” del titolario
Astengo (ad esempio, piazze, edilizia popolare, verde pubblico, ponti, monumenti etc.), per due motivi: 1.
perché gli interventi diventano sempre più complessi e articolati, quindi difficilmente incasellabili in una
tipologia precisa (ad esempio, se un Comune risistema in un unico intervento sia progettuale sia esecutivo sia
finanziario la piazza su cui affaccia il municipio, la sede municipale, il monumento sulla piazza, il giardino
pubblico adiacente, i bagni pubblici e la fontana, dove classifico tale intervento?); 2. perché la classificazione è
operazione logico-organizzativa, in cui si riconduce lo specifico a ripartizioni logiche generali ed astratte, ben
diversa dalla creazione e costituzione dei fascicoli che viceversa si riferiscono a casi concreti molto ben
definiti, dove gli elementi determinati devono essere evidenziati (ad esempio: quello citato in precedenza).
110
Ai Comuni il D. lgs. 112/98, art. 66 attribuisce la «conservazione, utilizzazione e aggiornamento degli atti
del catasto terreni e del catasto edilizio urbano, nonché [la] revisione degli estimi e del classamento». Anche se
la funzione è ancora in via di transito e non tutti i Comuni hanno iniziato ad esercitarla oppure alcuni hanno
realizzato la gestione del catasto in forma di convenzione con l’Agenzia del territorio, si è pensato di
prevedere una classe specifica ad essa destinata.
111
D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 99. Resta inteso che la costruzione delle strade va ricondotta alla classe
Opere pubbliche (Titolo VI classe 5); mentre a questa classe si riconducono la formulazione del piano del
28
8. Servizio idrico integrato112, luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti 113 e altri
servizi114
9. Ambiente115: autorizzazioni, monitoraggio116 e controllo117
10. Protezione civile ed emergenze118
Repertori
Concessioni edilizie119
traffico (Piano Urbano del Traffico), le pratiche relative alla mobilità (Piano Urbano della Mobilità) e quindi
anche il coordinamento del trasporto privato e di quello pubblico (evidentemente il disegno strategico
generale, mentre l’amministrazione quotidiana va nella classe 8). Si classificano qui anche le autorizzazioni in
deroga (ad esempio, accesso all’area pedonale, etc.).
112
Per la gestione del demanio idrico: D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 89
113
D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 85.
114
La classe è dedicata al carteggio relativo alla produzione, erogazione e distribuzione di acqua, luce, gas o
altre forme di energia per riscaldamento e cucina, trasporti pubblici: un settore nel quale i comuni hanno
potere di indirizzo e di vigilanza (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 105). Il D. lgs. 112/98 attribuisce al
comune «funzioni amministrative in materia di controllo sul risparmio energetico e l’uso razionale di energia,
le attività di informazione al pubblico e di formazione degli operatori pubblici e privati nel campo della
progettazione, istallazione, esercizio e controllo degli impianti termici». Nella classe sono comprese, in
quanto fonti di energia, le miniere e le risorse geotermiche. Si veda anche l’art. 104 del DPR 616/77: quindi va
classificato qui il carteggio relativo a tale materia, ad esclusione di quello attinente al controllo sugli impianti
termici che rientra nei controlli (classe 9).
115
D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 56-57, 89. La classe comprende anche tutto quanto attiene e scaturisce
dall’attività di prevenzione e programmazione politica. Nella classe vanno inserite anche tutte le pratiche
inerenti alle valutazioni e pareri di impatto ambientale previsti dagli artt. 35, 55, 74 del D. lgs. 31 marzo 1998,
n. 112.
116
Monitoraggio della qualità delle acque (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 81), dell’aria e dell’etere (D. lgs.
31 marzo 1998, n. 112, art. 84; D. lgs. 5 febbraio 1997, n. 22. Attuazione delle direttive europee ... [cosiddetto
decreto Ronchi]. Ad esempio, i controlli previsti dall’art. 14 della L. 22 febbraio 2001, n. 36 Legge quadro sulla
protezione dalle esposizioni a campi elettrici, magnetici ed elettromagnetici), del suolo (anche se la funzione spetta
di regola alle province, ma è suscettibile di delega e comunque è implicita nell’esercizio di funzioni collegate).
117
Oltre agli altri controlli, si prevede di classificare in questa posizione l’attività di controllo degli impianti
termici dei privati.
118
D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 108, comma 1, c). Questa classe è stata inserita in questo titolo, anche se
ci si rende conto che le emergenze possono essere anche non connesse con fattori ambientali e di gestione del
territorio.
119
Si intenda – come già detto – qualsiasi tipo di atto abilitativo.
29
Titolo VII. Servizi alla persona
Sono state raggruppate in questo titolo le funzioni attribuite ai Comuni in materia di servizi
educativi e formativi (classi 1-4), servizi culturali, sportivi e del tempo libero (classi 5-7), dei
servizi socio-assistenziali (classi 8-14)120. La riconduzione ad un unico titolo di tutte queste
funzioni, che assorbono una cospicua mole di attività dei Comuni, è motivata dalla
constatazione che molti interventi dei Comuni assumono caratteristiche promiscue e possono
venire individuati più propriamente a livello di classe che non a livello di titoli.
Attualmente il Comune esercita funzioni molto circoscritte nel settore dell’istruzione 121, certo
più limitate rispetto al passato recente e remoto, quando era responsabile ad esempio della prima
alfabetizzazione e della formazione professionale della popolazione. A parte la gestione diretta
degli asili-nido e delle scuole materne comunali, che costituiscono una fetta molto consistente
della sua attività, ad esso spettano funzioni di supporto, di consulenza e di fornitura di servizi.
Grandi possibilità di intervento hanno i Comuni nel settore della cultura e dello sport,
settore strategico per la promozione della dignità della persona e per lo sviluppo dell’identità
collettiva122; per l’organizzazione del carteggio relativo è parso sufficiente prevedere solo tre
classi: la prima dedicata al funzionamento delle istituzioni che gestiscono l’attività, la seconda e
la terza relativa alle iniziative concrete.
Nello stabilire le classi relative alle funzioni attribuite ai Comuni in materia di aiuto e
sostegno delle fasce deboli della società123, si è lasciata cadere la logica del titolario Astengo, che
120
D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 128: «per “servizi sociali” si intendono tutte le attività relative alla
predisposizione ed erogazione di servizi, gratuiti ed a pagamento, o di prestazioni economiche destinate a
rimuovere e superare le situazioni di bisogno e di difficoltà che la persona umana incontra nel corso della sua
vita, escluse soltanto quelle assicurate dal sistema previdenziale e da quello sanitario, nonché quelle assicurate
in sede di amministrazione della giustizia»; art. 131: «... sono attribuiti ai comuni ... i compiti di erogazione
dei servizi e delle prestazioni sociali, nonché i compiti di progettazione e di realizzazione della rete dei servizi
sociali, anche con il concorso delle province»; art. 132, che individua le categorie destinatarie. L. 8 novembre
2000, n. 328 Legge quadro per la realizzazione del sistema integrato di interventi e servizi sociali. Del resto già il
DPR 616/77, art. 25 attribuiva ai comuni le funzioni amministrative relative all’organizzazione e
all’erogazione dei servizi di assistenza e beneficenza.
121
D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 136, comma 1: « ... per programmazione e gestione amministrativa del
servizio scolastico si intende l’insieme delle funzioni e dei compiti volti a consentire la concreta e continua
erogazione del servizio di istruzione»; art. 139, comma 2: attribuzioni ai comuni. Funzioni amministrative
connesse all’assistenza scolastica furono attribuite ai comuni già dall’art. 45 del DPR 24 luglio 1977, n. 616.
122
Le funzioni attribuite ai comuni, già a partire dall’art. 60 del DPR 616/77 comprendono, tra le altre, la
promozione di attività ricreative e sportive. Si richiama, sia pur velocemente, che da qualche tempo il
concetto di cultura comprende una varietà molto ricca di attività umane (oltre alle manifestazioni “classiche”,
folklore, arte popolare, religiosità, musica di tutti i generi, etc.). Si tenga presente che i comuni, oltre ad essere
proprietari di beni culturali talvolta di notevolissimo valore, possono collaborare, anche assumendo iniziative
in proprio, alla tutela, censimento, catalogazione, valorizzazione dei beni culturali (legge 8 giugno 1990, n.
142 Ordinamento delle autonomie locali, art. 14; D. lgs. 29 ottobre 1999, n. 490 Testo unico delle disposizioni
legislative in materia di beni culturali e ambientali, art. 16).
123
Attualmente la normativa prende in considerazione alcune categorie di soggetti deboli: i minori (D. lgs. 31
marzo 1998, n. 112, art. 132, comma 1, a). Ma anche la L. 19 luglio 1991, n. 216 Primi interventi in favore dei
minori soggetti a rischio di coinvolgimento in attività criminose); i giovani (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art.
132, comma 1, b); la famiglia (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 132, comma 1, d). Inoltre L. 28 agosto 1997,
n. 285 Disposizioni per la promozione di diritti e di opportunità per l’infanzia e l’adolescenza); i portatori di
handicaps fisici e mentali (D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 132, comma 1, e). Anche L. 5 febbraio 1992, n.
104 Legge quadro per l’assistenza, l’integrazione sociale e i diritti delle persone handicappate, in particolare gli artt.
10, 23-24, 40 per quanto concerne le funzioni attribuite ai comuni); i tossicodipendenti e alcooldipendenti (D.
lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 132, comma 1, f). L’assistenza a queste categorie è di competenza del SSN, ma
30
individuava i destinatari dei servizi e si è scelto di indicare l’area di intervento, a chiunque
diretto.
Rispetto all’edizione precedente è stata inserita la classe 15. Politiche per il sociale, che intende
comprendere tutte le iniziative “al positivo”, cioè tutto quello che un Comune può programmare
per migliorare il benessere sociale della cittadinanza, una volta fronteggiate le emergenze e le
difficoltà previste nelle classi precedenti.
1. Diritto allo studio e servizi124
2. Asili nido e scuola materna125
3. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione 126 e della loro attività127
4. Orientamento professionale128; educazione degli adulti129; mediazione culturale
5. Istituti culturali (Musei, biblioteche, teatri, Scuola comunale di musica, etc.) 130
6. Attività ed eventi culturali131
7. Attività ed eventi sportivi132
8.
Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato
sociale133
9.
Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio 134
spettano agli enti locali iniziative di prevenzione, sensibilizzazione, consulenza e formazione).
124
D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 139, comma 2, c). La classe comprende, ad esempio, l’attività di trasporto
scolastico e il servizio mense scolastiche.
125
Si è preferito inserire qui, piuttosto che nei servizi sociali, l’attività di gestione degli asili-nido perché dal
punto di vista amministrativo la loro gestione è piuttosto simile a quella delle scuole materne, tralasciando il
fatto che gli asili-nido rivestono più la valenza di servizio sociale alle famiglie che di istituzione formativa. Si
sono indicate qui le due sole categorie di scuole di cui i comuni hanno gestione diretta. I rapporti con gli altri
ordini e categorie di scuole vanno classificati a seconda della materia specifica. Si possono inserire in questa
classe le pratiche relative alla risoluzione dei conflitti di interesse tra istituzioni della scuola materna e
primaria, funzione attribuita ai comuni dall’art. 139, comma 3 del D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112.
126
Di ogni ordine e grado: quindi anche Università, ove presenti e attive nel territorio di competenza del
Comune. Si classifica qui anche il carteggio con eventuali Scuole civiche.
127
D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 139, comma 2, d), e), f).
128
D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 139, comma 2, b).
129
D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 139, comma 2, a).
130
Vanno ricondotti a questa classe i documenti archivistici relativi al funzionamento, non all’attività, delle
istituzioni comunali che si occupano di cultura e sport. Quindi va ricondotto a questa classe anche il carteggio
con gli organi di gestione di tali Istituti, purché questi non abbiamo fisionomia giuridica autonoma, ma siano
uffici del Comune.
131
Vanno ricondotti a questa classe tutti gli eventi (mostre, congressi, spettacoli, manifestazioni culturali, feste
popolari, feste religiose e civili, etc.), per ognuno dei quali va aperto un fascicolo specifico. Quindi per ogni
evento, da qualunque ufficio del Comune organizzato e gestito, va costituito un fascicolo. Per quanto
riguarda le attività, può essere utile un esempio relativo alle Biblioteche per capire come organizzare la
costituzione dei fascicoli: le Biblioteche svolgono, tra le altre attività, anche ricerche per conto terzi: si
costituirà quindi ogni anno un fascicolo denominato «Ricerche bibliografiche per corrispondenza». Se il
Comune lo ritiene opportuno, può inserire nell’individuazione del fascicolo, oltre agli elementi già indicati,
anche l’indicazione della struttura che organizza l’evento: ad esempio, 2003 – VII/6. 32 «Mostra documentaria
sulle legature» (Sezione separata dell’Archivio) oppure: 2003 – VII/6. 48 «Maratona di lettura» (Biblioteca
comunale).
132
Valga quanto detto alla nota precedente.
133
Si classifica in questa posizione il carteggio relativo ai rapporti scaturiti dalla cosiddetta sussidiarietà
orizzontale.
134
D. L. 18 gennaio 1993, convertito in L. 18 marzo 1993, n. 67 Disposizioni urgenti in materia sanitaria e
socio-assistenziale, in particolare l’art. 5 per le funzioni attribuite ai comuni.
31
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Informazione, consulenza ed educazione civica135
Tutela e curatela di incapaci136
Assistenza diretta e indiretta137, benefici economici138
Attività ricreativa e di socializzazione 139
Politiche per la casa140
Politiche per il sociale141
Repertori
-
135
Registri scolastici (del professore e della classe) prodotti dalle Scuole civiche (ove
presenti)
Verbali degli organi di gestione degli Istituti culturali
Servizio previsto dall’art. 22, comma 4 della Legge quadro. Sono da inserire in questa classe i documenti
prodotti da iniziative quali l’informagiovani e i consultori di vario tipo.
136
Con il termine di “incapaci” si intendono le categorie così definite dalla legge (minori, interdetti). In questa
classe pertanto si classificano le pratiche di affido familiare e di nomina dei tutori.
137
Oltre ai documenti prodotti nell’esercizio dell’assistenza domiciliare o presso strutture, confluiscono in
questa classe i documenti relativi a strutture di prima assistenza (dormitori pubblici, cucine economiche,
campi profughi, etc.). Non si è ritenuto opportuno predisporre sottoclassi specifiche, perché le iniziative
possono cambiare di anno in anno: va evitato il rischio di trasformare – come è successo in alcuni
adeguamenti arbitrari del titolario Astengo – i fascicoli in livelli divisionali del titolario.
138
Si intendono tutte le forme di aiuto economico destinate a soggetti socialmente ed economicamente deboli
(ad es. il pagamento parziale o totale di rette per il ricovero in case di riposo etc.) e ogni tipo di finanziamento
proveniente da fonti diverse.
139
Classe prevista per tutte le iniziative tipo GREST, parchi giochi per bambini, centri estivi, soggiorni
climatici, luoghi di ritrovo assistiti, attività di gestione del tempo libero, etc.
140
L’art. 95 del DPR 616/77 attribuì ai comuni le funzioni amministrative concernenti l’assegnazione degli
alloggi di edilizia residenziale pubblica, l’assegnazione delle aree PEEP, i contributi concessi dal Comune ai
singoli per la soluzione dei problemi abitativi. Resta inteso che la costruzione delle abitazioni rientra nel
titolo VI nella classe 4 Edilizia pubblica.
141
Questa classe è stata prevista per accogliere i documenti relativi a iniziative specifiche del Comune nel
settore sociale, che possono variare e spaziare in relazione al contesto locale.
32
Titolo VIII. Attività economiche
I Comuni svolgono nel settore delle attività economiche funzioni particolari, spesso
complementari a quelle esercitate da altri enti, ad esempio le province: talora essi sono chiamati
a monitorare e raccogliere dati, talora devono rilasciare autorizzazioni etc. La novità
introdotta dalla normativa recente riguarda il cosiddetto sportello unico per le attività
produttive che rappresenta un vantaggio per il cittadino perché gli consente di ridurre i tempi
burocratici. Poiché gli interventi dei Comuni sulle attività economiche possono essere molto
variegati, si è preferito prevedere classi molto generali in grado di assicurare l’apertura di
fascicoli specifici entro ripartizioni logiche serrate.
1.
2.
3.
4.
Agricoltura142 e pesca
Artigianato143
Industria144
Commercio145
142
In base all’art. 2135 del Cod. civile, «è imprenditore agricolo chi esercita un’attività diretta alla coltivazione
del fondo, alla silvicoltura, all’allevamento e attività connesse». In questo settore i comuni sono chiamati a
svolgere in prevalenza funzioni delegate o in via di attribuzione da parte delle Regioni, cui sono transitate le
funzioni dismesse dal soppresso Ministero delle risorse agricole, alimentari e forestali in materia di
agricoltura, foreste, pesca, agriturismo, caccia, sviluppo rurale, alimentazione (D. lgs. 4 giugno 1997, n. 143).
Anche art. 78 del DPR 616/77.
143
D. lgs. 112/98, art. 12: «Le funzioni amministrative relative alla materia “artigianato” ... comprendono an che tutte le funzioni amministrative relative alla erogazione di agevolazioni, contributi, sovvenzioni, incentivi
e benefici di qualsiasi genere, comunque denominati, alle imprese artigiane, con particolare riguardo alle
imprese artistiche»; il D. lgs. 112/98 attribuisce ai comuni: 1) l’istruzione e la certificazione ai fini dell’
iscrizione nell’albo delle imprese artigiane; 2) l’apprestamento funzionale di aree attrezzate per gli insediamenti di imprese artigiane. L. 8 agosto 1985, n. 443 Legge-quadro per l’artigianato. Si è preferito, in analogia
con quanto fatto per la classe “Industria”, non suddividere la classe in specifiche sottoclassi dedicate alle
categorie artigiane interessate da normativa speciale: 1. barbieri, parrucchieri ed estetiste (regolamentata in
precedenza dalla legge 14 febbraio 1963, n. 161 Disciplina dell’attività di barbiere, parrucchiere ed affini, fa
riferimento ora alla legge 23 dicembre 1970, n. 1142 Modifiche alla l. 14 febbraio 1963, n. 161, concernente la
disciplina dell’attività di barbiere, parrucchiere per uomo e donna e mestieri affini e alla legge 4 gennaio 1990, n.
1 Disciplina dell’attività di estetista); 2. attività di trasporto di persone mediante autoservizi pubblici non di
linea (tassisti, autonoleggiatori e simili): legge 15 gennaio 1992, n. 21 Legge quadro per il trasporto di persone
mediante autoservizi pubblici non di linea.
144
D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 17, comma 1: «Le funzioni amministrative relative alla materia
“industria” comprendono qualsiasi attività imprenditoriale diretta alla lavorazione e alla trasformazione di
materie prime, alla produzione e allo scambio di semilavorati, di merci e di beni anche immateriali, con
esclusione delle funzioni relative alle attività artigianali ed alle altre attività produttive»; art. 23, comma 1:
«Sono attribuite ai comuni le funzioni amministrative concernenti la realizzazione, l’ampliamento, la
cessazione, la riattivazione, la localizzazione e la rilocalizzazione di impianti produttivi, ivi incluso il rilascio
delle autorizzazioni o autorizzazioni edilizie»; art. 23, comma 3 e art. 24, comma 2: sportello unico. Art. 25,
comma 1: «Il procedimento amministrativo in materia di autorizzazione all’insediamento di attività
produttive è unico. L’istruttoria ha per oggetto in particolare i profili urbanistici, sanitari, della tutela ambien tale e della sicurezza».
145
Vengono classificati in questa posizione i documenti archivistici relativi a qualunque tipo di commercio,
anche quelli soggetti ad altre autorizzazioni o sanitarie o di pubblica sicurezza, quindi anche il gruppo di
esercenti dediti alla somministrazione di alimenti e bevande (legge 25 agosto 1991, n. 287 Aggiornamento della
normativa sull’insediamento e sull’attività dei pubblici esercizi). La responsabilità del procedimento e della
conservazione dei fascicoli intestati a ciascun esercente spetta a chi gestisce la parte connessa al commercio,
anche se contengono documenti prodotti da altro servizio del Comune. Per le forme speciali di vendita D. lgs.
31 marzo 1998, n. 114. Per alcune categorie speciali: 1) distributori di carburante (D. lgs. 11 febbraio 1998, n.
32 Razionalizzazione del sistema di distribuzione dei carburanti, a norma dell’articolo 4, comma 4, lettera c), della
33
5. Fiere e mercati146
6. Esercizi turistici e strutture ricettive147
7. Promozione e servizi148
Serie
Fascicoli individuali di ciascun esercente attività economiche
Repertori
-Repertorio delle autorizzazioni artigiane
-Repertorio delle autorizzazioni commerciali
-Repertorio delle autorizzazioni turistiche
legge 15 marzo 1997, n. 59: l’art. 1, comma 2 recita «L’attività ... è soggetta all’autorizzazione del sindaco del
comune in cui essa è esercitata. L’autorizzazione è subordinata esclusivamente alla verifica della conformità
alle disposizioni del piano regolatore, alle prescrizioni fiscali e a quelle concernenti la sicurezza sanitaria,
ambientale e stradale, alle disposizioni per la tutela dei beni storici e artistici nonché alle norme di indirizzo
programmatico delle regioni. Insieme all’autorizzazione il comune rilascia le concessioni edilizie necessarie ai
sensi dell’art. 2». L’autorizzazione è subordinata al rispetto delle prescrizioni di prevenzione incendi secondo
le procedure di cui al DPR 12 gennaio 1998, n. 37»); 2) rivendita di giornali e riviste (funzione attribuita ai
comuni dall’art. 54, comma g) del DPR 616/77): legge 13 aprile 1999, n. 108 Nuove norme in materia di punti
vendita per la stampa quotidiana e periodica; 3) vendita di prodotti da parte degli agricoltori (art. 4 del D. lgs.
18 maggio 2001, n. 228 Orientamento e modernizzazione del settore agricolo a norma dell’art. 7 della legge 5
marzo 2001, n. 57.
146
La materia relativa alle fiere e ai mercati è regolamentata dal D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 41 commi 1
e 3.
147
L’art. 60 del DPR 616/77 indica le funzioni attribuite ai comuni in materia di: 1) gestione di impianti e
servizi complementari per le attività turistiche, compresi i rifugi, i campeggi e altri esercizi di ricezione
turistica a carattere non prettamente alberghiero; 2) rilascio di autorizzazioni per attività alberghiere, di
agriturismo, di esercizi pubblici di interesse turistico; 3) rilascio delle licenze per l’esercizio di attività attinenti
al settore del turismo; 4) rilascio di autorizzazioni per l’apertura di uffici turistici.
148
Si classifica in questa posizione il carteggio relativo a tutte le iniziative di promozione e supporto delle
attività economiche, anche quello relativo alla tutela delle indicazioni geografiche di provenienza e di qualità
(DOC, DOP, etc.).
34
Titolo IX. Polizia locale e sicurezza pubblica149
Questo titolo è dedicato alla prevenzione e alla repressione delle violazioni sia per quanto
concerne la circolazione stradale sia per quanto concerne la vita dell’individuo nel contesto
sociale e amministrativo, tendente ad assicurare sicurezza ai cittadini; comprende inoltre le
funzioni, residue rispetto al passato e tutte delegate, connesse con il controllo dell’individuo
singolo o associato150.
1.
2.
3.
4.
Prevenzione ed educazione stradale151
Polizia stradale152
Informative153
Sicurezza e ordine pubblico154
Repertori
-
Autorizzazioni di pubblica sicurezza155
149
D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 159: «Le funzioni e i compiti amministrativi relativi alla polizia
amministrativa regionale e locale concernono le misure dirette ad evitare danni o pregiudizi che possono
essere arrecati ai soggetti giuridici ed alle cose nello svolgimento delle attività relative alle materie nelle quali
vengono esercitate le competenze, anche delegate delle regioni e degli enti locali, senza che ne risultino lesi o
messi in pericolo i beni e gli interessi tutelati in funzione dell’ordine pubblico e della sicurezza pubblica». Ma
già il DPR 616/77 all’art. 9 affermava: «I comuni, le province, le comunità montane e le regioni sono titolari
delle funzioni di polizia amministrativa nelle materie ad essi rispettivamente attribuite o trasferite» e all’art.
19 elencava le funzioni attribuite ai comuni. Secondo una visione tradizionalmente assestata, ma più
funzionale a realtà comunali di grandi dimensioni e di elevata specializzazione delle competenze, la polizia
locale si articola in: 1) urbana; 2) rurale; 3) stradale; 4) commerciale e annonaria; 5) edili zia; 6) sanitaria; 7)
veterinaria; 8) mortuaria; 9) tributaria. Alla luce delle recenti innovazioni normative sono individuabili altri
settori di intervento, quali, ad esempio, quello ambientale. Nella definizione di questo titolo si è cercato di
non confondere la funzione con l’organo che di solito la esercita e si è preferito indicare, anche in questo caso,
la funzione.
150
Non si è prevista una classe specificamente dedicata alle pratiche svolte dalla polizia locale in veste di
polizia giudiziaria, in quanto tale funzione è svolta non nell’ambito delle attività proprie del Comune, ma
assegnata alla Polizia municipale dagli artt. 55 e 57 del Codice di procedura penale e dall’art. 5, comma 1,
lettera a) della legge 7 marzo 1986, n. 65. Eventuale carteggio prodotto durante lo svolgimento di tale attività
verrà gestito autonomamente dalla polizia locale e confluirà eventualmente nell’archivio comunale come
archivio aggregato.
151
Si inseriscono in questa classe le iniziative di carattere formativo ed educativo volte a diffondere la
conoscenza delle norme e dei rischi connessi alla circolazione stradale, oltre che a diffondere rispetto per le
regole e per gli altri utenti della strada: attività prevista dal Codice della strada, art. 230.
152
Si classifica qui il carteggio relativo all’accertamento delle violazioni al Codice della strada, alla rilevazione
degli incidenti e alle operazioni di soccorso.
153
Si intendono le notizie su residenti nel Comune richieste da altri enti pubblici.
154
T.U. art. 54, comma 1 e L. 1° aprile 1981. n. 121, artt. 15 e 20, che regolamenta i rapporti fra autorità
provinciali di pubblica sicurezza (prefetto e questore) e i sindaci dei comuni. Vanno classificate qui tutte le
pratiche di competenza delle questure, ma gestite dai comuni che ne sono sprovvisti (denunce di cessione dei
fabbricati e di ospitalità stranieri; consegna licenze di porto di fucile; materie esplodenti, radioamatori).
Inoltre rientrano in tale classe le intese di cui all’art. 5, comma 4 della legge 65/1986.
155
Quelle previste dal DPR 24 luglio 1977, n. 616, art. 19, cui si aggiungono quelle attribuite dal D. lgs. 31
marzo 1998, n. 112, art. 163, comma 2 a)-h): Venditori ambulanti di strumenti da punta e da taglio; Agenzie
d’affari nel settore di esposizioni, mostre e fiere campionarie; Affittacamere e assimilati; Agenzie d’affari;
Fochini; Gare di autoveicoli, motoveicoli o ciclomotori su strade comunali; Tiri a segno; Mestieri girovaghi,
esercitati da stranieri.
35
-
Verbali degli accertamenti156
Titolo X. Tutela della salute157
Il titolo non necessita di particolari commenti, stante la chiarezza con cui la normativa
definisce le funzioni dei Comuni nel contesto del sistema sanitario nazionale 158. Merita rilevare
come le funzioni attualmente attribuite ai Comuni dopo l’entrata a regime della riforma
sanitaria siano estremamente circoscritte rispetto a quanto avveniva in tempi passati.
1.
2.
3.
4.
Salute e igiene pubblica
Trattamenti Sanitari Obbligatori
Farmacie159
Zooprofilassi veterinaria
5. Randagismo animale e ricoveri
Repertori
156
Repertorio delle autorizzazioni sanitarie
Repertorio delle concessioni di agibilità160
Si intendono gli accertamenti in qualsiasi settore. I verbali di accertamento delle violazioni al Codice della
Strada si configurano come repertorio per espressa disposizione normativa speciale: l’art. 383, comma 3 del
Regolamento di esecuzione del C.d.S. (DPR 495/1992) prescrive la registrazione cronologica di tali verbali su
apposito registro, configurando quindi la situazione prevista dall’art. 53, comma 5 del DPR 445/2000 circa «i
documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell’amministrazione». Per analogia si intenda che
per ogni settore di intervento si può predisporre apposito repertorio. In conseguenza degli accertamenti
possono scaturire per i trasgressori ammende pecuniarie e procedimenti civili e penali, contro i quali è
possibile presentare ricorso: si ricorda che i ricorsi contro le violazioni del Codice della strada vanno
presentati al Prefetto del luogo in cui è stata commessa la violazione per il tramite dell’organo di
accertamento (Codice della strada, art. 203). Perciò i ricorsi non vanno protocollati a cura del Comune,
mentre è soggetta a registrazione di protocollo la nota di trasmissione degli atti (C.d.S. art. 203. comma 2).
157
D. lgs. 31 marzo 1998, n. 112, art. 113, comma 1, che riprende e conferma l’art. 27 del DPR 616/77: «...
attengono alla tutela della salute umana le funzioni e i compiti rivolti alla promozione, alla prevenzione, al
mantenimento e al recupero della salute fisica e psichica della popolazione, nonché al perseguimento degli
obiettivi del Servizio sanitario nazionale»; comma 2: sanità veterinaria; art. 117. Le competenze del sindaco in
campo sanitario sono precisate dal TU 267/2000, art. 50, comma 4: «Il sindaco esercita altresì le funzioni
attribuitegli quale autorità locale nelle materie previste da specifiche disposizioni di legge» e comma 5: «In
particolare, in caso di emergenze sanitarie o di igiene pubblica a carattere esclusivamente locale le ordinanze
contingibili e urgenti sono adottate dal sindaco, quale rappresentante della comunità locale ... » e comma 6:
«In caso di emergenza che interessi il territorio di più comuni, ogni sindaco adotta le misure necessarie fino a
quando non intervengano i soggetti competenti ai sensi del precedente comma».
158
Sull’organizzazione del servizio sanitario L. 23 dicembre 1978, n. 833 Istituzione del servizio sanitario
nazionale, che ha sottratto ai Comuni molte delle funzioni tradizionalmente esercitate.
159
L. 2 aprile 1968, n. 475.
160
L’atto di concessione dell’abitabilità ad un’abitazione attiene alla sanità più che all’edilizia, nonostante
l’evoluzione della normativa: art. 89 del RD 3 febbraio 1901, n. 45 Regolamento generale sanitario «Spetta ai
regolamenti locali d’igiene di indicare ... [omissis] le norme particolari da soddisfare per il permesso di
abitabilità delle case nuove in esecuzione degli articoli 39 e 40 della legge»; art. 221 del Testo unico delle leggi
sanitarie del 1934 (RD 27 luglio 1934, n. 1265): «Gli edifici o parti di essi ... non possono essere abitati senza
autorizzazione del podestà, il quale la concede quando, previa ispezione dell’ufficiale sanitario o di un
ingegnere a ciò delegato, risulti che la costruzione sia stata eseguita in conformità del progetto approvato, che
i muri siano convenientemente prosciugati e che non sussistano altre cause di insalubrità»; DPR 22 aprile
1994, n. 425 Regolamento recante la disciplina dei procedimenti di autorizzazione all’abitabilità, di collaudo
statistico e di iscrizione al catasto. La normativa in materia di abitabilità sta confluendo in quella in materia di
36
Titolo XI. Servizi demografici
Le funzioni dei Comuni in materia demografica rientrano fra quelle delegate dallo Stato e
molte sono esercitate dal sindaco in veste di ufficiale di governo. Si è inserita fra quelle
riconducibili senza dubbio alcuno ai servizi demografici anche la materia della polizia
mortuaria, che nel titolario Astengo compariva connesso – con indubbia contraddizione in
terminos – con la categoria IV Sanità ed igiene, perché in sostanza gli adempimenti burocratici
complessi e di diversa natura connessi con l’evento sono riconducibili al controllo che il Comune
esercita sulla popolazione. La classe 4 prevede anche la gestione degli spazi e dei servizi
cimiteriali indicati con la denominazione complessiva “cimiteri”. Si precisa che la costruzione
del cimitero è funzione edilizia (quindi Titolo VI/classe 5), come pure l’edificazione di tombe da
parte dei privati (quindi Titolo VI/classe 3). Riunificare in questa classe le funzioni connesse con
la morte ha il medesimo significato di semplificazione amministrativa e archivistica compiuta
per l’industria con l’istituzione dello sportello unico per le attività produttive.
1.
2.
3.
4.
Stato civile161
Anagrafe e certificazioni162
Censimenti
Polizia mortuaria e cimiteri163
Repertori
-
Registro dei nati
Registro dei morti
Registro dei matrimoni
agibilità (atto questo legato più alla sicurezza che agli aspetti igienico-sanitari): gli artt. 24 e 25 del DPR 6
giugno 2001, n. 380 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia edilizia, parlano solo di
certificato di agibilità che «attesta la sussistenza delle condizioni di sicurezza, igiene, salubrità, risparmio
energetico degli edifici e degli impianti negli stessi installati, valutate secondo quanto dispone la normativa
vigente» (art. 24).
161
RD 9 luglio 1939 Ordinamento dello stato civile, come rettificato dal Codice civile e dal DPR 3 novembre
2000, n. 396 Regolamento per la revisione e la semplificazione dell’ordinamento dello stato civile, a norma dell’art.
2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127. Decreto del Ministero dell’interno 5 aprile 2002 Approvazione
delle formule per la redazione degli atti dello stato civile nel periodo antecedente l’informatizzazione degli archivi
dello stato civile (GU, parte prima, del 27 giugno 2002, n. 134). Si segnala che, alla data del 30 giugno 2005,
non è ancora stata data esecuzione all’art. 10 («In ciascun ufficio dello stato civile sono registrati e conservati
in un unico archivio informatico tutti gli atti formati dal comune o comunque relativi a soggetti ivi residenti,
riguardanti la cittadinanza, la nascita, i matrimoni e la morte») e perciò sono ancora in uso i tradizionali 4
registri cartacei, redatti in doppio originale, uno conservato dal Comune e l’altro trasmesso annual mente non
più alla cancelleria civile del tribunale, ma all’ufficio del governo (ex prefettura). I registri anagrafici possono
essere definiti repertori, in quanto l’inserimento dei dati segue numerazione propria in ordine cronologico
con valenza giuridico-probatoria.
162
DPR 30 maggio 1989, n. 223 Approvazione del nuovo regolamento anagrafico della popolazione residente. Va
classificato qui tutto il carteggio prodotto nello svolgimento dell’attività di certificazione d’identità (carte
d’identità, passaporti, libretti di lavoro, etc.). Rientra in questa classe anche il carteggio relativo alla
formazione, a cura delle Corti d’appello, dell’Albo dei giudici popolari.
163
Si è deciso di riconnettere al Titolo “Servizi demografici” tutto il carteggio relativo da un lato alle pratiche
connesse con la morte di una persona nel territorio comunale e d’altro canto la gestione degli spazi cimiteriali.
Resta inteso che la costruzione dei cimiteri resta classificata nel Titolo VI nelle classe 5 Opere pubbliche e la
concessione delle aree e dei loculi va repertoriata fra le concessioni di suolo pubblico (Titolo IV).
37
-
38
Registro di cittadinanza
Registro della popolazione
Registri di seppellimento
Registri di tumulazione
Registri di esumazione
Registri di estumulazione
Registri di cremazione
Registri della distribuzione topografica delle tombe con annesse schede onomastiche
Titolo XII. Elezioni e iniziative popolari
Il titolo è stato previsto per il carteggio prodotto nello svolgimento delle funzioni connesse
alle elezioni di varia natura e iniziativa e alla gestione delle iniziative popolari.
1.
2.
3.
4.
5.
Albi elettorali
Liste elettorali
Elezioni164
Referendum165
Istanze, petizioni e iniziative popolari 166
Repertori
-
Verbali della commissione elettorale comunale
Verbali dei presidenti di seggio
164
Amministrative, politiche, europee.
Abrogativo, confermativo, consultivo.
166
T.U. 267/2000, art. 8. Partecipazione popolare.
165
39
Titolo XIII. Affari militari167
Il titolo è stato previsto per il carteggio prodotto nell’ambito dell’espletamento di pratiche
residue relative a funzioni ormai inesistenti per quanto concerne la leva militare obbligatoria.
Le classi 2 e 3 devono essere previste, anche se ci si augura che ... non vengano mai utilizzate!
1.
2.
3.
4.
167
Leva e servizio civile sostitutivo168
Ruoli matricolari
Caserme, alloggi e servitù militari
Requisizioni per utilità militari
Funzione attribuita al sindaco quale ufficiale di governo: T.U. 267/2000, art. 54 Attribuzioni del sindaco nei
servizi di competenza statale.
168
La leva obbligatoria non esiste più, ma i Comuni formano ancora le liste di leva, sulla scorta dei dati
anagrafici (RD 6 giugno 1940, n. 1481, artt. 43 e seguenti). Chi effettua il servizio civile sostitutivo nel
Comune avrà un suo fascicolo personale, aperto sotto il Titolo III.
40
Titolo XIV. Oggetti diversi
Pur essendo il piano di classificazione sopra illustrato esaustivo, non poteva mancare, in
coda, il titolo dedicato al carteggio non riconducibile ai titoli precedenti e riferentesi a funzioni
non attribuite alla data di approvazione del titolario, il quale va usato con la parsimonia mai
sufficientemente raccomandata. L’uso arbitrario e ingiustificato di tale titolo compromette
gravemente la corretta stratificazione e sedimentazione dell’archivio e denota incapacità di
comprendere la natura e il contenuto dei documenti, oltre che mancanza di impegno
responsabile nello svolgimento della gestione archivistica.
41
ALLEGATO C)
Massimario di Selezione e Scarto
(Piano di conservazione)
Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni
2
Piano di conservazione
Il presente documento si compone di due parti:
- la prima nella quale vengono definiti i principi generali e le indicazioni di massima
- la seconda che contiene nello specifico per ogni titolo e classe del Titolario l’indicazione delle tipologie documentarie prodotte e dei relativi
tempi di conservazione. Per quanto riguarda le tipologie documentarie, si fa riferimento alle «Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle
serie dei documenti prodotti dai Comuni italiani in riferimento al piano di classificazione» proposte da Giorgetta Bonfiglio-Dosio al Gruppo e
disponibili per la sperimentazione.
Principi generali
Ambito e criteri generali di applicazione







Il presupposto per il corretto utilizzo di questo strumento è l’organizzazione dell’archivio basata sul Piano di classificazione prodotto dal
Gruppo di lavoro.
Lo scarto della documentazione prodotta e classificata sino all’adozione del nuovo titolario deve essere valutato sulla base del massimario
precedente.
I termini cronologici indicati devono essere conteggiati dalla chiusura dell’affare per i fascicoli oppure dall’ultima registrazione effettuata, nel
caso dei registri.
In generale, si sono ridotti, rispetto a quelli indicati dal massimario di scarto precedentemente in vigore, i termini di conservazione dei
documenti, in linea con la normativa generale civilistica e con la normativa specifica ove contempli termini per la conservazione degli atti.
Il materiale non archivistico non viene preso in considerazione dal presente Piano, in quanto non devono essere considerati documenti gli
stampati in bianco, la modulistica, le raccolte normative o altro materiale analogo (ad esempio, copie della normativa da consegnare all’utenza).
L’applicazione del piano di conservazione non può comunque essere automatica, ma deve valutare caso per caso le eventuali particolarità
adottate dal Comune nell’organizzazione dei documenti prodotti.
Lo scarto, se non viene effettuato regolarmente ogni anno e su un archivio organizzato, potrà essere deciso e valutato solo dopo che l’intero
complesso archivistico sia stato analizzato e almeno sommariamente riordinato.
3
I fondamenti della conservazione permanente


In genere, salvo poche eccezioni, tutti i repertori devono essere conservati permanentemente.
Il Comune non deve scartare i documenti considerati “vitali” (quelli che – mutuando una definizione formulata da Luciana Duranti 1 – in caso di
disastro, sono necessari a ricreare lo stato giuridico dell’ente e la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i diritti dei dipendenti e dei
cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni).
Alcune considerazioni sulla dimensione culturale degli archivi


Lo scarto si effettua di norma sui documenti dell’archivio di deposito.
Non vanno scartati i documenti prodotti durante la prima e la seconda guerra mondiale e vanno vagliati con estrema attenzione quelli degli
anni del dopoguerra e della ricostruzione, perché tali archivi costituiscono una miniera di informazioni e di dati ancora sconosciuti e finora
inesplorati dagli storici, oltre che un serbatoio di informazioni rilevanti dal punto di vista giuridico..
Documenti originali e documenti prodotti in copia




Lo scarto dei documenti in copia può essere facilmente effettuato qualora sia prevista la conservazione permanente dei documenti in originale e
qualora le copie non contengano annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza.
È opportuno prevedere repertori di documenti di interesse generale per tutte le UOR del Comune, resi disponibili sul sito interno del
Comune, che quindi diventano depositi di documenti ad alto carattere informativo, in modo da evitare copie multiple, superflue, che
contribuiscono ad appesantire inutilmente la conservazione documentale nelle diverse UOR, a scapito dei documenti essenziali e specifici.
È altresì opportuno che ciascun RPA, durante la formazione dell’archivio corrente, abbia cura di non inserire nel fascicolo copie superflue di
normative o atti repertoriati di carattere generale, facilmente reperibili in un sistema informatico-archivistico ben organizzato.
Sarebbe anche auspicabile che il fascicolo venisse organizzato in sottofascicoli nei quali inserire i documenti soggetti a scarto periodico, in modo
da facilitare, a tempo debito, le operazioni di scarto.
1
L. DURANTI, I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’ente produttore, Roma 1997 (Pubblicazioni degli Archivi di Stato. Quaderni della «Rassegna degli Archivi di Stato», 82),
p. 93
4
Avvertenze per la lettura del piano di conservazione


Quando si usa la formula “previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio e strumentale” si allude all’operazione che estrae dal fascicolo
le copie e i documenti, che hanno appunto carattere strumentale e transitorio, utilizzati dal RPA per espletare il procedimento, ma che
esauriscono la loro funzione nel momento in cui viene emesso il provvedimento finale oppure non sono strettamente connessi al procedimento
(ad esempio, appunti, promemoria, copie di normativa e documenti di carattere generale).
Se i documenti sono inseriti integralmente o per estratto in una banca dati, l’archivio dispone solo degli esemplari più aggiornati e perde
memoria delle fasi storiche. In certi casi, nei quali la memoria è ritenuta essenziale, si suggerisce nel corso del Piano di eseguire periodicamente,
a cadenza prestabilita, un salvataggio (copia di back-up) o una stampa della banca dati.
Indice dei titoli
6
Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e
garanzia
Titolo III. Risorse umane
11
Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali
19
Titolo V. Affari legali
23
Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio
24
28
32
Titolo IX. Polizia locale e sicurezza pubblica
34
Titolo X. Tutela della salute
35
36
Titolo XII. Elezioni e iniziative popolari
38
Titolo XIII. Affari militari
40
14
5
Classi
Tipologie documentarie
Conservazione
Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche
Permanente
Circolari pervenute: repertorio annuale
Permanente
Circolari emanate dal Comune: repertorio annuale
Permanente
Denominazione del Comune
Permanente
Attribuzione del titolo di città
Permanente
Confini del Comune
Permanente
Costituzione delle circosccrizioni
Permanente
Verbali e deliberazioni della Commissione comunale per la
toponomastica: repertorio annuale
Permanente
Redazione, modifiche e interpretazioni dello statuto
Permanente, dopo
sfoltimen-to del materiale
informativo relativo ad
altri Comuni
Regolamenti emessi dal Comune: repertorio annuale
Permanente
Redazione dei regolamenti: un fasc. per ciascun affare
Permanente, previo
sfoltimento dei documenti
di carattere transitorio
Definizione, modifica, riconoscimento dello stemma
Permanente
Note
1. Legislazione e circolari esplicative
2. Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica
3. Statuto
4. Regolamenti
Tenere un solo esemplare,
scartare gli altri
5. Stemma, gonfalone, sigillo
6
Definizione, modifica, riconoscimento del gonfalone
Permanente
Definizione, modifica, riconoscimento del sigillo
Permanente
Concessione del patrocinio gratuito e del connesso uso
dello stemma del Comune: fasc. annuale per attività
Permanente
Registro di protocollo
Repertorio dei fascicoli
Organizzazione del servizio e dell’attività ordinaria
(aggiornamento del manuale di gestione con titolario e
piano di conservazione, selezione periodica, riordino,
inventariazione, spostamenti e versamenti di materiale,
depositi e comodati):
Interventi straordinari (ad esempio, traslochi, restauri,
gestione servizi esterni, scelta del software di gestione)
Richieste di accesso per fini amministrativi
Permanente
Permanente
Permanente
Perché documenta attività che
si svolgono nel territorio
6. Archivio generale
Richieste di informazioni archivistiche e richieste per
motivi di studio
Richieste di pubblicazione all’albo pretorio
Registro dell’Albo pretorio
Richieste di notifica presso la casa comunale (con allegati)
Registro delle notifiche
Registri delle spedizioni e delle spese postali
Ordinanze del Sindaco: repertorio
Decreti del Sindaco: repertorio
Ordinanze dei dirigenti: repertorio
Determinazioni dei dirigenti: repertorio
Deliberazioni del Consiglio comunale: repertorio
Deliberazioni della Giunta comunale: repertorio
Verbali delle adunanze del Consiglio comunale: repertorio
Verbali delle adunanze della Giunta comunale: repertorio
Verbali degli altri organi collegiali del Comune: repertorio
Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali: un
repertorio annuale per ciascuna circoscrizione
Deliberazioni dei Consigli circoscrizionali: un repertorio
Permanente
1 anno dalla ricollocazione
del materiale
Permanente
1 anno
20 anni
2 anni
20 anni
1 anno
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
7
annuale per ciascuna circoscrizione
Verbali delle adunanze degli Esecutivi circoscrizionali: un
Deliberazioni degli Esecutivi circoscrizionali: un repertorio
Verbali degli organi collegiali delle circoscrizioni: un
Registro dell’Albo della circoscrizione: un repertorio
Contratti e convenzioni: repertorio
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Contratti e convenzioni delle circoscrizioni: un repertorio
per ciascuna circoscrizione
Permanente
Atti rogati dal segretario comunale (contratti e atti
unilaterali in forma pubblica amministrativa)
Permanente
Organizzazione del sistema
Statistiche
Permanente
Permanente, dopo
l’elimina-zione dei materiali
prepara-tori
Iniziative specifiche dell’URP: un fasc. per ciascun affare
Permanente, dopo
sfoltimen-to del carteggio
di carattere transitorio e
strumentale
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
20 anni per un’eventuale serie
separata di contratti di scarsa
rilevanza
20 anni per un’eventuale serie
separata di contratti di scarsa
rilevanza
7. Sistema informativo
8. Informazioni e relazioni con il pubblico
Reclami dei cittadini (comunque pervenuti)
Atti del Difensore civico
Bandi e avvisi a stampa
Materiali preparatori per il sito Web
9. Politica del personale; ordinamento degli
uffici e dei servizi
8
Attribuzione di competenze agli uffici
Organigramma: un fasc. per ciascuna definizione
dell’organi-gramma
Organizzazione degli uffici: un fasc. per ciascun affare
Orari di apertura degli uffici comunali e degli altri uffici e
attività insistenti sul territorio comunale
Materiale preparatorio per le deliberazioni in materia di
politica del personale
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
10 anni
9
10. Relazioni con le organizzazioni sindacali
e di rappresentanza del personale
Rapporti di carattere generale
Costituzione delle rappresentanze del personale
Verbali della Delegazione trattante per la contrattazione
integrativa decentrata
Permanente
Permanente
Permanente
Controlli
Permanente
Pubblicazioni istituzionali del Comune (libri, riviste,
inserzioni o altro)
Pubblicazioni istituzionali del Comune (materiali
preparatori)
Comunicati stampa
Permanente
Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa
Onorificenze (concesse e ricevute): un fasc. per ciascun
evento
Concessione dell’uso del sigillo: un fasc. annuale
Permanente
Permanente
Iniziative specifiche (ad esempio, adesione a movimenti di
opinione): un fasc. per ciascun affare
Gemellaggi
Promozione di comitati: un fasc. per ciascun affare
Permanente
11. Controlli esterni
12. Editoria e attività informativopromozionale interna ed esterna
2 anni
Permanente
13. Cerimoniale, attività di rappresentanza;
onorificenze e riconoscimenti
Permanente
14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali
Permanente
Permanente
10
15. Forme associative e partecipative per
l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del
Comune ad Associazioni
Costituzione di enti controllati dal Comune (comprensivo
della nomina dei rappresentanti e dei verbali inviati per
approvazione)
Partecipazione del Comune a enti e associazioni
(comprensivo della nomina dei rappresentanti)
Permanente, previo
sfoltimento del carteggio di
carattere transitorio
Permanente, previo
sfoltimento del carteggio di
carattere transitorio
Costituzione e rapporti istituzionali
Permanente
Politica di incoraggiamento e appoggio alle associazioni
Albo dell’associazionismo: elenco delle associazioni
accreditate
Fascicoli delle associazioni che chiedono l’iscrizione all’albo
Permanente
Permanente
16. Area e città metropolitana
17. Associazionismo e partecipazione
Permanente
11
Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
Classi
Conservazione
Fasc. personale che dura quanto il mandato
Permanente
Permanente
Fasc. personali: un fasc. per ogni consigliere che dura
quanto dura il mandato
Convocazioni del Consiglio e OdG
Interrogazioni e mozioni consiliari
Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di
cariche elettive e di cariche direttive
Permanente
Permanente
Verbali della Conferenza
Verbali delle Commissioni
Permanente
Accreditamento presso il Consiglio
Permanente
Note
1. Sindaco
2. Vice-sindaco
3. Consiglio
1 anno
Permanente
Permanente
Purché riportati nei verbali
dopo sfoltimento
4. Presidente del Consiglio
5.
Conferenza
dei
capigruppo
Commissioni del Consiglio
e
Permanente
6. Gruppi consiliari
Scartare i materiali prodotti o
raccolti dai Gruppi
7. Giunta
12
Nomine, revoche e dimissioni degli assessori
Convocazioni della Giunta e OdG
Permanente
Fasc. personale
Permanente
1 anno
8. Commissario prefettizio e straordinario
9. Segretario e Vice-segretario
Fasc. personale
dell’incarico
(nomina,
etc.)
per
la
durata
Permanente
10. Direttore generale e dirigenza
Fasc. personale
Permanente
Fasc. personale
Permanente
Fasc. personale
Permanente
Fasc. personale
Permanente
Un fasc. per ogni organo
Permanente
Un fasc. per ogni organo
Permanente
Fasc. personali: un fasc. per ogni consigliere che dura
quanto dura il mandato
Convocazioni del Consiglio e OdG
Permanente
11. Revisori dei conti
12. Difensore civico
13. Commissario ad acta
14. Organi di controllo interni
15. Organi consultivi
16. Consigli circoscrizionali
1 anno
13
Interrogazioni consiliari
Permanente
Permanente
Nomine e dimissioni dei componenti
Convocazioni e OdG delle riunioni
Permanente
Un fasc. per ogni commissione
Permanente
17. Presidenti dei Consigli circoscrizionali
18. Organi esecutivi circoscrizionali
1 anno
19. Commissioni dei Consigli
circoscrizionali
20. Segretari delle circoscrizioni
Fasc. personale
dell’incarico
(nomina,
etc.)
per
la
durata
Permanente
21. Commissario ad acta delle circoscrizioni
Fasc. personale
Permanente
Verbali della Conferenza
Permanente
22. Conferenza dei Presidenti di quartiere
14
Titolo III. Risorse umane
Classi
Conservazione
Fascicoli personali dei dipendenti e assimilati (quindi anche
collaboratori a contratto o a progetto)
Permanente previo sfoltimento da eseguire seguendo
la tempistica prevista per le
singole classi
Criteri generali e normativa per il reclutamento del
personale: un fasc. con eventuali sottofascicoli
Procedimenti per il reclutamento del personale: un fasc. per
ciascun procedimento (fasc. per affare), con i seguenti
sottofascicoli:
Bando e manifesto
Domande
Allegati alle domande (ove previsti dal bando)
Verbali
Prove d’esame
Copie bando restituite al Comune
Permanente
Note
1. Concorsi, selezioni, colloqui
Curricula inviati per richieste di assunzione
Domande di assunzione pervenute senza indizione di
concorso o selezione
Permanente
1 anno dopo la scadenza dei
termini per i ricorsi
da restituire dopo la
scadenza dei termini per i
ricorsi
permanente
2 anni
1 anno
Agli interessati
2. Assunzioni e cessazioni
Criteri generali e normativa per le assunzioni e cessazioni
Permanente
15
Determinazioni di assunzione e cessazione dei singoli
inserite nei singoli fascicoli personali
Permanente
Criteri generali e normativa per comandi, distacchi,
mobilità
Determinazioni di comandi, distacchi e mobilità inserite nei
singoli fascicoli personali
Permanente
Criteri generali e normativa per le attribuzioni di funzioni,
ordini di servizio e missioni
Determinazioni di attribuzione di funzioni inserite nei
singoli fascicoli personali
Determinazioni di missioni inserite nei singoli fascicoli
personali
Determinazioni di ordini di servizio inserite nei singoli
fascicoli personali
Ordini di servizio collettivi
Autorizzazione allo svolgimento di incarichi esterni
Permanente
Criteri generali e normativa per gli inquadramenti e le
applicazione dei contratti collettivi di lavoro
Determinazione dei ruoli e contratti collettivi
Permanente
Determinazioni relative ai singoli
Permanente
Criteri generali e normativa per le retribuzioni e compensi
Anagrafe delle prestazioni: schede
Determinazioni inserite nei singoli fascicoli personali
Permanente
5 anni
5 anni dalla cessazione dal
servizio
3. Comandi e distacchi; mobilità
Permanente
4. Attribuzione di funzioni, ordini di
servizio e missioni
Permanente
10 anni
Permanente
Permanente
2 anni
5. Inquadramenti e applicazione contratti
collettivi di lavoro
Permanente
NB i contratti con il singolo
confluiscono nel fasc.
personale
6. Retribuzioni e compensi
16
Ruoli degli stipendi: base di dati/ tabulati
Provvedimenti giudiziari di requisizione dello stipendio
Permanente
5 anni
Criteri generali e normativa per gli adempimenti fiscali,
contributivi e assicurativi
Trattamento assicurativo inserito nei singoli fascicoli
personali
Trattamento contributivo inserito nei singoli fascicoli
personali
Trattamento fiscale inserito nei singoli fascicoli personali
Permanente
7. Trattamento fiscale, contributivo e
assicurativo
Assicurazione obbligatoria inserita nei singoli fascicoli
personali
5 anni dalla chiusura del
fascicolo
fascicolo
fascicolo
fascicolo
8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo
di lavoro
Criteri generali e normativa per la tutela della salute e
sicurezza sul luogo di lavoro
Rilevazione dei rischi, ai sensi della 626/94: un fasc. per sede
Prevenzione infortuni
Registro infortuni
Verbali delle rappresentanze dei lavoratori per la sicurezza
Denuncia di infortunio e pratica relativa, con referti, inserita
nei singoli fascicoli personali
Fascicoli relativi alle visite mediche ordinarie (medicina del
lavoro)
Permanente
Tenere l’ultima e scartare la
precedente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Per L. 626/94
10 anni
9. Dichiarazioni di infermità ed equo
indennizzo
Criteri generali e normativa per le dichiarazioni di infermità
Dichiarazioni di infermità e calcolo dell’indennizzo inserite
nel singolo fascicolo personale
Permanente
Permanente
17
10. Indennità premio di servizio e
trattamento di fine rapporto, quiescenza
Criteri generali e normativa per il trattamento di fine
rapporto
Trattamento pensionistico e di fine rapporto inserito nel
singolo fascicolo personale
Permanente
Criteri generali e normativa per i servizi su richiesta
Domande di servizi su richiesta (mensa, asili nido, colonie
estive, soggiorni climatici, etc.)
Permanente
2 anni
Criteri generali e normativa per le assenze
Domande e dichiarazioni dei dipendenti sull’orario inserite
nel singolo fascicolo personale:
150 ore
permessi d’uscita per motivi personali
permessi per allattamento
permessi per donazione sangue
permessi per motivi sindacali
opzione per orario particolare e part-time
Domande e dichiarazioni dei dipendenti sulle assenze (con
allegati) inserite nel singolo fascicolo personale:
congedo ordinario
congedo straordinario per motivi di salute
congedo straordinario per motivi personali e familiari
aspettativa per infermità
aspettativa per mandato parlamentare o altre cariche
elettive
aspettativa obbligatoria per maternità e puerperio
aspettativa facoltativa per maternità e puerperio
aspettativa per motivi di famiglia
aspettativa sindacale
certificati medici
Referti delle visite di controllo inseriti nel singolo fascicolo
personale
Permanente
Permanente
11. Servizi al personale su richiesta
12. Orario di lavoro, presenze e assenze
2 anni
2 anni
2 anni
2 anni
2 anni
Permanente
2 anni
2 anni
Alla cessazione dal servizio
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
18
Fogli firma; cartellini marcatempo; tabulati elettronici di
rilevazione presenze
Rilevazioni delle assenze per sciopero:
singole schede
-
prospetti riassuntivi
2 anni
In assenza di pendenze
disciplinari o giudiziarie
1 anno dopo la redazione
dei prospetti riassuntivi
Permanente
13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti
disciplinari
Criteri generali e normativa per i provvedimenti disciplinari
Provvedimenti disciplinari inseriti nel singolo fascicolo
personale
Permanente
Permanente
19
14. Formazione e aggiornamento
professionale
Criteri generali e normativa per la formazione e
l’aggiornamento professionale
Organizzazione di corsi di formazione e aggiornamento: un
fasc. per ciascun corso
Domande/Invio dei dipendenti a corsi inseriti nel singolo
fascicolo personale
Permanente
Criteri generali e normativa per il trattamento dei
collaboratori esterni
Elenco degli incarichi conferiti: repertorio
Permanente
Permanente previo
sfoltimento dopo 5 anni
Permanente previo
sfoltimento dopo 5 anni
15. Collaboratori esterni
Permanente
20
Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali
Classi
Conservazione
Bilancio preventivo e allegati, tra cui Relazione previsionale
e programmatica
PEG: articolato in fascicoli: un fasc. per ogni obiettivo
Permanente
Note
2. Bilancio preventivo e Piano
esecutivo di gestione (PEG)
Carteggio prodotto dai differenti uffici del Comune per
questioni afferenti alla formazione del bilancio e del PEG
Permanente, previo
sfoltimento
10 anni
2. Gestione del bilancio e del PEG (con
eventuali variazioni)
Gestione del bilancio: un fasc. per ciascuna variazione
Permanente, previo
sfoltimento
Fascicoli personali dei contribuenti comunali: un fasc. per
ciascun contribuente per ciascun tipo di imposte (ICI,
TARSU, TOSAP, etc.), con eventuali sottofascicoli
(variazioni, ricorsi, etc.)
Ruolo ICI: base di dati/ stampe
10 dopo la cancellazione del
contribuente dai ruoli
Ruolo imposta comunale sulla pubblicità: base di dati
10 anni
Ruolo diritti sulle pubbliche affissioni: base di dati
10 anni
Ruolo TARSU: base di dati
10 anni
Ruolo COSAP: base di dati
10 anni
3. Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento
10 anni
Prevedere una stampa
periodica
periodica
periodica
periodica
21
periodica
Contratti di mutuo: un fasc. per ciascun mutuo
Proventi da affitti e locazioni: un fasc. annuale per ciascun
immobile locato
Diritti di segreteria: registrini annuali o pagamenti virtuali
5 anni dall’estinzione del
mutuo
5 anni dal termine del
contratto
5 anni
Matrici dei bollettari delle entrate: registri annuali
5 anni
Ricevute dei versamenti in banca delle somme riscosse nelle
differenti UOR per diritti di segreteria
Fatture emesse: repertorio annuale
5 anni
Reversali
5 anni
Bollettari vari
5 anni
Ricevute di pagamenti vari
5 anni
Impegni di spesa (determinazioni dei dirigenti delle UOR):
copie inviate dalle UOR alla Ragioneria: repertorio annuale
Fatture ricevute: repertorio annuale
2 anni
Atti di liquidazione con allegati trasmessi da ciascuna UOR:
repertorio annuale
Mandati di pagamento con allegati emessi dalla Ragioneria e
inviati alla Tesoreria: repertorio annuale
Eventuali copie di mandati
2 anni
Gestione delle partecipazioni finanziarie: un fasc. per
ciascuna partecipazione
Permanente, previo
sfoltimento
Rendiconto della gestione, articolato in Conto del bilancio,
Conto del patrimonio e Conto economico
Permanente
10 anni
4. Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento
10 anni
10 anni dall’approvazione
del bilancio
2 anni
Purché registrati in scritture
contabili di sintesi
5. Partecipazioni finanziarie
6. Rendiconto della gestione;
adempimenti e verifiche contabili
22
7. Adempimenti fiscali, contributivi e
assicurativi
Mod. 770
10 anni
Ricevute dei versamenti (IVA, IRPEF, etc.)
10 anni
Pagamento dei premi dei contratti assicurativi
5 anni dall’estinzione del
contratto
Inventario dei beni immobili: registro o base di dati perenne
Permanente
Più se si ritiene opportuno
8. Beni immobili
Fascicoli dei beni immobili: un fasc. per ciascun bene
immobile, articolato nei seguenti sottofascicoli, relativi
ad attività specifiche, che possono anche essere di
competenza di UOR diverse:
acquisizione
manutenzione ordinaria
gestione
uso
alienazione e dismissione
Concessioni di occupazione di spazi e aree pubbliche:
repertorio
Concessioni di beni del demanio statale: repertorio
Permanente
20 anni
5 anni
5 anni
Permanente
Permanente
Permanente
Concessioni cimiteriali: repertorio
Permanente
Fascicoli personali dei concessionari: un fasc. per ciascun
concessionario
5 anni dalla cessazione del
rapporto
Inventari dei beni mobili: uno per consegnatario
Permanente
Fascicoli dei beni mobili: un fasc. per ciascun bene mobile,
articolato nei seguenti sottofascicoli, relativi ad attività
specifiche, che possono anche essere di competenza di
UOR diverse:
acquisizione
manutenzione
concessione in uso
alienazione e altre forme di dismissione
5 anni dalla dismissione
9. Beni mobili
23
10. Economato
Acquisizione di beni e servizi: un fasc. per ciascun acquisto
Elenco dei fornitori: repertorio (in forma di base di dati)
5 anni dalla dismissione del
bene
Permanente
Verbali di rinvenimento: serie annuale repertoriata
2 anni
Ricevute di riconsegna ai proprietari: serie annuale
repertoriata
Vendita o devoluzione: un fasc. periodico (per attività)
2 anni
Giornale di cassa
Permanente
Mandati quietanzati, che vengono inviati in Ragioneria:
repertorio periodico (mese/anno)
10 anni
Concessionari: un fasc. per ciascuno dei concessionari
rapporto
Autorizzazioni alla pubblicità stabile: repertorio annuale
5 anni dalla scadenza
dell’autorizzazione
Autorizzazioni alla pubblicità circoscritta: repertorio
annuale
Richieste di affissione (con allegati da affiggere): un fasc. per
richiesta
11. Oggetti smarriti e recuperati
2 anni
12. Tesoreria
13. Concessionari ed altri incaricati della
riscossione delle entrate
14. Pubblicità e pubbliche affissioni
Salvo non si rilevi qualche
necessità particolare di
conservazione a campione
24
Titolo V. Affari legali
Classi
Conservazione
Note
Fascicoli di causa
Permanente
Concentrare quelli presso gli
studi professionali esterni
Contratti assicurativi
Richieste e pratiche di risarcimento
10 anni
Pareri e consulenze
Permanente
1. Contenzioso
2. Responsabilità civile e patrimoniale
verso terzi; assicurazioni
3. Pareri e consulenze
25
Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio
Classi
Conservazione
Note
PGR
Permanente
Pareri su piani sovracomunali
Certificati di destinazione urbanistica
Varianti al PRG
Permanente
1 anno dopo la scadenza
Permanente
Possono essere eliminate le
copie degli elaborati non più
occorrenti agli uffici ed il
carteggio transitorio
Dopo sfoltimento
Piani particolareggiati del PRG
Permanente
Piani di lottizzazione
Permanente
Piani di edilizia economica e popolare – PEEP
Permanente
Piano particolareggiato infrastrutture stradali - PPIS
Permanente
1. Urbanistica: piano regolatore generale e
varianti
2. Urbanistica: strumenti di attuazione del
piano regolatore generale
26
Piano di riqualificazione urbana – PRU
Permanente
Piano insediamenti produttivi - PIP
Permanente
Programma integrato di riqualificazione
Permanente
programma di riqualificazione urbana e di sviluppo
sostenibile del territorio
Permanente
Autorizzazioni edilizie: repertorio
Permanente
Fascicoli dei richiedenti le autorizzazioni: un fasc. per
ciascuna autorizzazione
Permanente
Accertamento e repressione degli abusi
Permanente
Denunce e relazioni finali delle opere in cemento armato
Fino a
l’edificio
Costruzione di edilizia popolare
Permanente
3. Edilizia privata
quando
esiste
4. Edilizia pubblica
27
5. Opere pubbliche
Realizzazione di opere pubbliche
Permanente
Salvo necessità particolari
Salvo necessità particolari
Manutenzione ordinaria
Manutenzione straordinaria
5 anni
20 anni
Catasto terreni: mappe
Catasto terreni: registri
Catasto terreni: indice alfabetico dei possessori
Catasto terreni: estratti catastali
Catasto terreni: denunce di variazione (volture)
Catasto fabbricati: mappe
Catasto fabbricati: registri
Catasto fabbricati: indice alfabetico dei possessori
Catasto fabbricati: estratti catastali
Catasto terreni: denunce di variazione (volture)
Richieste di visure e certificazioni
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
Permanente
1 anno
Piano Urbano del Traffico:un fasc. per ciascun affare
con
Autorizzazioni in deroga: serie annuale repertoriata
Permanente
sfoltimento
Permanente
sfoltimento
2 anni
Approvvigionamento idrico (organizzazione e
funzionamento)
Fascicoli relativi alle irregolarità
Permanente
sfoltimento
10 anni
con
6. Catasto
7. Viabilità
Piano Urbano della Mobilità: un fasc. per ciascun affare
con
8. Servizio idrico integrato, luce, gas,
trasporti pubblici, gestione dei rifiuti e
altri servizi
28
Iniziative a favore dell’ambiente
Distribuzione dell’acqua: contratti con gli utenti
Produzione di energia elettrica o altre fonti energetiche
(organizzazione e funzionamento)
Distribuzione di energia elettrica o altre fonti energetiche:
contratti con gli utenti:
Trasporti pubblici (gestione)
Vigilanza sui gestori dei servizi: un fasc. annuale per attività
Iniziative di sensibilizzazione degli utenti per consumi
razionali: un fasc. per ciascuna iniziativa
Dichiarazioni di conformità degli impianti: repertorio
annuale
Permanente
con
sfoltimento
rapporto
Permanente
con
sfoltimento
rapporto
Permanente
con
sfoltimento
Permanente
con
sfoltimento
10 anni
Permanente
con
sfoltimento
1 anno
Purché in assenza di
contenzioso
Purché in assenza di
contenzioso
9. Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio
e controllo
Valutazioni e pareri di impatto ambientale: un fasc. per
ciascun parere
Monitoraggi della qualità delle acque: fasc. annuale per
attività
Monitoraggi della qualità dell’aria: fasc. annuale per attività
Monitoraggi della qualità dell’etere: un fasc. annuale per
attività
Altri eventuali monitoraggi: fasc. annuale per attività
Controlli a campione sugli impianti termici dei privati: fasc.
annuale per attività
Permanente
Segnalazioni preventive di condizioni metereologiche
avverse: un fasc. annuale
Addestramento ed esercitazioni per la protezione civile: un
2 anni
10 anni
10 anni
10 anni
10 anni
10 anni
2 anni
10 anni
10. Protezione civile ed emergenze
5 anni
29
fasc. annuale
Interventi per emergenze: un fasc. per ciascuna emergenza
Permanente
sfoltimento
con
30
Osservazioni generali L’autonomia dei Comuni si può esplicare in forme svariate soprattutto in questo titolo: perciò l’indicazione generica di evento o
attività verrà riempita di contenuti concreti dalla singola amministrazione.
Classi
Conservazione
Fascicoli per persona
Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5
anni
Note
1. Diritto allo studio e servizi
Concessione di borse di studio:
-
bando
domande
graduatorie
assegnazioni
Distribuzione buoni libro: un fasc. per scuola
Gestione buoni pasto degli iscritti alle scuole: un fasc.
per periodo
Verbali del comitato genitori per la mensa
Azioni di promozione e sostegno del diritto allo
studio: un fasc. per intervento
Gestione mense scolastiche: un fasc. per mensa
scolastica e per periodo
Integrazione di neo-immigrati e nomadi: un fasc. per
intervento
Gestione trasporto scolastico: un fasc. per periodo e
per tratta
2. Asili nido e scuola materna
Domande di ammissione agli asili nido e alle scuole
materne: un fasc. per asilo/scuola
permanente
5 anni
permanente
5 anni
2 anni
2 anni
3 anni
5 anni
10 anni
10 anni
2 anni
2 anni
31
Graduatorie di ammissione
Funzionamento. degli asili e delle scuole materne: un
fasc. per struttura
2 anni
10 anni
Iniziative specifiche: un fasc. per iniziativa
Registri scolastici (del professore e della classe)
prodotti dalle Scuole civiche (ove presenti)
10 anni
Permanenti
10 anni
Funzionamento delle diverse istituzioni culturali: un
fasc. per istituto
Verbali degli organi di gestione degli Istituti culturali
Permanente
Attività ordinarie annuali: un fasc. per attività e per
periodo)
Eventi culturali: un fasc. per evento
10 anni
3. Promozione e sostegno delle istituzioni di
istruzione e della loro attività
4. Orientamento professionale; educazione
degli adulti; media-zione culturale
5. Istituti culturali
Permanente
6. Attività ed eventi culturali
Feste civili e/o religiose: un fasc. per iniziativa
Iniziative culturali. un fasc. per iniziativa
Prestiti di beni culturali: un fasc. per affare
Permanente,
previo
sfoltimento del carteggio
temporaneo e strumentale
dopo 10 anni
Permanente, previo
dopo 10 anni
Permanente, previo
dopo 10 anni
Permanente
32
7. Attività ed eventi sportivi
Eventi e attività sportive: un fasc. per evento/attività
Permanente, previo
dopo 5 anni
Piano sociale: un fasc. annuale eventualmente
organizzato in sottofasc.
Permanente, previo
dopo 5 anni
Permanente, previo
dopo 5 anni
Permanente, previo
dopo 5 anni
8. Pianificazione e accordi strate-gici con
enti pubblici e privati e con il
volontariato sociale
Programmazione per settori: un fasc. per ciascun
settore
Accordi con i differenti soggetti: un fasc. per ciascun
soggetto
9. Prevenzione, recupero e reintegrazione
dei soggetti a rischio
Campagne di prevenzione: un fasc. per campagna
Interventi di recupero e reintegrazione dei soggetti a
rischio: un fasc. per intervento
Ricognizione dei rischi: un fasc. per affare
Permanente, previo
dopo 5 anni
Permanente, previo
dopo 5 anni
Permanente, previo
dopo 5 anni
33
10. Informazione, consulenza ed
educazione civica
Funzionamento e attività delle strutture (consultori,
informagiovani, etc.): un fasc. per struttura
Iniziative di vario tipo: un fasc. per iniziativa
Permanente, previo sfoltimento del carteggio
tempora-neo e strumentale
dopo 10 anni
Permanente, previo
dopo 10 anni
11. Tutela e curatela di incapaci
Interventi per le persone sottoposte a tutela e curatela: un
fasc. per intervento.
Permanente, previo
dopo 10 anni
Funzionamento e attività delle strutture: un fasc. annuale
per ciascuna struttura
Permanente, previo
dopo 10 anni
Permanente, previo
dopo 10 anni
12. Assistenza diretta e indiretta, benefici
economici
13. Attività ricreativa e di socia-lizzazione
Funzionamento e attività delle strutture (colonie, centri
ricreativi, etc.): un fasc. annuale per ciascuna struttura
Permanente, previo
dopo 10 anni
Permanente, previo
dopo 10 anni
34
14. Politiche per la casa
Assegnazione degli alloggi: un fasc. per bando, organizzato
in sottofascicoli: - bando
- domande
- graduatoria
- assegnazione
Fasc. degli assegnatari : un fasc. per assegnatario
permanente
5 anni
permanente
5 anni
5 anni dopo la scadenza del
contratto
In assenza di contenzioso
15. Politiche per il sociale
Permanente, previo sfoltimento del carteggio
tempora-neo e strumentale
dopo 10 anni
Conservazione
Fascicoli individuali degli esercenti attività economiche: un
fasc. per persona
Permanente, previo
sfoltimento del carteg-gio
dopo 5 anni
Iniziative specifiche: un fasc. per affare
Permanente, previo
dopo 5 anni
5 anni
Classi
Note
1. Agricoltura e pesca
Dichiarazioni raccolta e produzione: un fasc. per periodo
2. Artigianato
Permanente, previo
35
Autorizzazioni artigiane: repertorio
dopo 5 anni
Permanente
3. Industria
Permanente, previo
dopo 5 anni
Permanente, previo
dopo 5 anni
1 anno
Permanente
4. Commercio
Comunicazioni dovute: un fasc. per periodo
Autorizzazioni commerciali: repertorio
5. Fiere e mercati
Permanente, previo
dopo 5 anni
Permanente, previo
dopo 5 anni
Permanente
6. Esercizi turistici e strutture ricettive
Autorizzazioni turistiche: repertorio
7. Promozione e servizi
Permanente, previo
dopo 5 anni
36
Titolo IX. Polizia locale e sicurezza pubblica
Classi
Conservazione
Iniziative specifiche di prevenzione: un fasc. per iniziativa
5 anni
Corsi di educazione stradale nelle scuole: un fasc. per corso
5 anni
Direttive e disposizioni: un fasc. annuale
Permanente
Organizzazione del servizio di pattugliamento: un fasc.
annuale
Verbali di accertamento di violazioni al Codice della strada:
repertorio annuale
Accertamento di violazioni al Codice della strada e
conseguente erogazione di sanzioni: un fasc. per
accertamento
Verbali di rilevazione incidenti: repertorio annuale
3 anni
Statistiche delle violazioni e degli incidenti: un fasc. annuale
Permanente
Gestione veicoli rimossi: un fasc. per ciascun veicolo
2 anni
Informative su persone residenti nel Comune: un fasc. per
ciascuna persona
5 anni
Direttive e disposizioni generali: un fasc. annuale
Permanente
Servizio ordinario di pubblica sicurezza: un fasc. annuale
5 anni
Servizio straordinario di pubblica sicurezza, in caso di eventi
particolari (manifestazioni, concerti, etc.): un fasc. per
evento
5 anni
Note
1. Prevenzione ed educazione stradale
2. Polizia stradale
10 anni
5 anni
20 anni
In assenza di contenzioso (ai
sensi dell’art. 157 del Codice
penale)
3. Informative
4. Sicurezza e ordine pubblico
37
Autorizzazioni di pubblica sicurezza: repertorio annuale,
organizzata in sottoserie
Fascicoli dei richiedenti l’autorizzazione di pubblica
sicurezza: un fasc. per richiedente
Verbali degli accertamenti nei diversi settori (edilizio,
sanitario, commerciale, anagrafico, sociale, etc.): un
repertorio annuale per ciascun settore di accertamento
Permanente
5 anni
Permanente
38
Titolo X. Tutela della salute
Classi
conservazione
Emergenze sanitarie: un fasc. per ciascun evento
Misure di igiene pubblica: un fasc. per ciascun affare
Interventi di derattizzazione, dezanzarizzazione etc.: un
fasc. per ciascun intervento
Trattamenti fitosanitari e di disinfestazione: un fasc. per
ciascun intervento
Autorizzazioni sanitarie: repertorio annuale
Fascicoli dei richiedenti autorizzazioni sanitarie: un fasc. per
ciascuna persona/ditta
Concessioni di agibilità: repertorio annuale
Fascicoli dei richiedenti l’agibilità: un fasc. per ciascun
richiedente
Permanente
Permanente
1 anno
TSO: un fasc. per ciascun procedimento
ASO: un fasc. per ciascun procedimento
Fascicoli personali dei soggetti a trattamenti: un fasc. per
ciascuna persona
Permanente
Permanente
Permanente
Istituzione di farmacie: un fasc. per ciascuna farmacia
Funzionamento delle farmacie: un fasc. per ciascun periodo
(anno o mese)
Permanente
2 anni
Fasc. relativi a epizoozie (epidemie animali): un fasc. per
ciascun evento
Permanente
Note
1. Salute e igiene pubblica
1 anno
Permanente
5 anni dalla cessazione
dell’attività
Permanente
Permanente
2. Trattamenti Sanitari Obbligatori
3. Farmacie
4. Zooprofilassi veterinaria
39
5. Randagismo animale e ricoveri
Gestione dei ricoveri e degli eventi connessi: un fasc. per
ciascun procedimento
3 anni
Conservazione
Registro dei nati: repertorio annuale
Permanente
Registro dei morti: repertorio annuale
Permanente
Registro dei matrimoni: repertorio annuale
Permanente
Registro di cittadinanza: repertorio annuale
Permanente, se recanti
registrazioni
=
Classi
Note
1. Stato civile
Atti allegati per registrazioni
Atti per annotazioni sui registri di stato civile: un fasc. per
ciascun procedimento
Comunicazione dei nati all’Agenzia per le entrate: un fasc.
per ciascun periodo
10 anni
APR 4: iscrizioni anagrafiche: un fasc. per ciascuna persona
Permanente
AIRE: un fasc. per ciascuna persona
Permanente
Richieste certificati: un fasc. per ciascun periodo (mese o
anno)
Corrispondenza con altre amministrazioni per rilascio e
trasmissione documenti: un fasc. per ciascun periodo (mese o
anno)
Cartellini per carte d’identità: uno per ciascuna persona
1 anno
Carte d’identità scadute e riconsegnate: un fasc. per ciascuna
persona
5 anni
Trasmessi annualmente
all’ufficio del governo
competente per territorio
1 anno
2. Anagrafe e certificazioni
1 anno
1 anno
Mediante incenerimento o
triturazione
Mediante incenerimento o
triturazione
Circ. Min. interno – Direz. gen.
PS 23 ott. 1950, n. 10-1307040
Cambi di abitazione e residenza: un fasc. per ciascuna
persona
Cancellazioni: un fasc. per ciascuna persona
Carteggio con la Corte d’appello per la formazione degli
Albi dei giudici popolari: un fasc. per ciascun periodo
Registro della popolazione: su base di dati
10 anni
Schedoni statistici del censimento
Atti preparatori e organizzativi
Si conservano quelli
dell’ultimo censimento;
quelli del precedente si
scartano dopo 1 anno
dall’ultimo
3 anni
Registri di seppellimento
Permanente
Registri di tumulazione
Permanente
Registri di esumazione
Permanente
Registri di estumulazione
Permanente
Registri di cremazione
Permanente
Registri della distribuzione topografica delle tombe con
annesse schede onomastiche
Trasferimento delle salme: un fasc. per ciascun trasporto
Permanente
12982-7-1
Salvo esigenze particolari
10 anni
3 anni dall’ultima revisione
Salvo esigenze particolari
Permanente
Salvataggi periodici per
storicizzare la banca dati
3. Censimenti
4. Polizia mortuaria e cimiteri
50 anni
41
Titolo XII. Elezioni e iniziative
popolari
Osservazioni Ci si riferisca per i particolari a MINISTERO DELL’INTERNO-DIREZ. GEN. DELL’AMMINISTRAZIONE CIVILE –DIREZ
CENTRALE PER I SERVIZI ELETTORALI,
Classi
Massimario per lo scarto degli atti elettorali, Roma 1984
Conservazione
Albo dei presidenti di seggio: un elenco per ciascuna
elezione
Albo degli scrutatori: un elenco per ciascuna elezione
5 anni
Liste generali
della successiva
della successiva
Permanente
Note
1. Albi elettorali
5 anni
2. Liste elettorali
Liste sezionali
Verbali della commissione elettorale comunale
Copia dei verbali della Commissione elettorale
mandamentale in ordine alle operazioni e deliberazioni
adottate dalla Commissione elettorale comunale
Schede dello schedario generale
Schede degli schedari sezionali
Fasc. personali degli elettori: un fasc. per ciascun elettore
Elenchi recanti le proposte di variazione delle liste elettorali
Carteggio concernente la tenuta e la revisione delle liste
elettorali
5 anni
5 anni dopo la redazione
della successiva
della successiva
5 anni dopo la cancellazione
dalla lista
della lista successiva
della lista successiva
3. Elezioni
42
Convocazione dei comizi elettorali: un fasc. per ciascuna
elezione
Presentazione delle liste: manifesto
Permanente
Presentazione delle liste: carteggio
5 anni
Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi
5 anni
Schede
Pacchi scorta elezioni
Certificati elettorali non ritirati
Istruzioni elettorali a stampa
=
=
2 anni
2 anni
2 anni
Atti preparatori
5 anni
Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi
5 anni
Schede
=
=
Raccolta di firme per referendum previsti dallo statuto: un
fasc. per ciascuna iniziativa
5 anni dopo il referendum
Permanente
Trasmessi al Min dell’interno
Trasmesse al Min dell’interno
4. Referendum
Trasmessi al Min dell’interno
Trasmesse al Min dell’interno
5. Istanze, petizioni e iniziative popolari
43
Titolo XIII. Affari militari
Classi
Conservazione
Liste di leva: una per anno
Permanente
Lista degli eliminati/esentati: una per anno
Permanente
Uno per anno
Permanente
Procedimenti specifici: un fasc. per ciascun procedimento
Permanente
Procedimenti specifici: un fasc. per ciascun procedimento
Permanente
Note
1. Leva e servizio civile sostitutivo
2. Ruoli matricolari
3. Caserme, alloggi e servitù militari
4. Requisizioni per utilità militari
44
ALLEGATO G)
PIANO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
1. Composizione del piano
Il piano di conservazione oltre che dai seguenti articoli è composto anche dal quadro di
classificazione (Titolario) allegato C) e dal massimario di selezione per la conservazione allegato D)
del Manuale di Gestione.
2. Conservazione
I documenti dell'amministrazione, su qualsiasi formato sono prodotti, sono conservati a cura del
Servizio archivistico, secondo quanto previsto dal manuale di gestione. La documentazione corrente
è conservata a. cura del responsabile del procedimento fino al trasferimento in archivio di deposito,
secondo quanto previsto dagli articoli del presente piano.
I documenti e i fascicoli informatici sono conservati nell'archivio centrale informatico fin dalla loro
produzione, secondo quanto previsto dal manuale operativo per la produzione dei documenti informatici.
Formato dei documenti elettronici
Per la predisposizione dei documenti informatici si adottano formati che al minimo possiedono requisiti di leggibilità, interscambiabilità, non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione,
immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura, come specificato anche nell'articolo numero
5.10.5 del manuale di gestione. In via preferenziale si adottano i formati XML, PDF-A, HTML,
TXT, TIFF, ecc.
Trasferimento all'archivio di deposito
Si trasferiscono all'archivio di deposito tutti quei fascicoli che corrispondono ad affari o procedimenti chiusi durante l'anno. precedente il trasferimento, nonché tutti i fascicoli annuali e i fascicoli
del personale cessato. Dopo le operazioni di selezione i documenti destinati alla conservazione
permanente vengono versati all'archivio storico.
Trasferimento all'archivio storico
Di norma sono versati all'archivio storico tutti i documenti anteriori all'ultimo quarantennio. E' tuttavia possibile depositare anche documentazione successiva al quarantennio purché non rivesta
piùun preminente carattere giuridico-amministrativo per l'ente.
Conservazione dei documenti informatici
Il Responsabile del servizio archivistico provvede, in collaborazione con il servizio di gestione dei
servizi informativi e con il supporto della tecnologia disponibile, a conservare i documenti informatici selezionati' per la conservazione perenne e a controllare periodicamente a campione (almeno
ogni sei mesi) la leggibilità dei documenti stessi.
Memorizzazione
Il responsabile del servizio archivistico provvede, ogni cinque anni e in collaborazione con il servizio
di gestione dei sistemi informativi o una società esterna, a copiare su supporti di memorizzazione
tecnologicamente avanzati i documenti conservati nell' archivio informatico.
3. Censimento depositi documentari
Ogni anno il responsabile del servizio archivistico provvede ad effettuare il censimento dei depositi
documentari, dei registri in uso all'amministrazione e delle banche dati dell'ente, ai fini di programmare i versamenti dei documenti cartacei all'archivio di deposito, dei documenti informatici sui
supporti di memorizzazione e di predisporre, di concerto con il responsabile dei sistemi informativi,
il piano della sicurezza informatica dei documenti.
4. Copie del registro di protocollo e dell' "Archivio informatico"
Nel mese di febbraio di ogni anno il responsabile del servizio archivistico provvede a riversare in
un'unica soluzione le registrazioni del protocollo informatico dell'anno precedente su supporti di
memorizzazione non riscrivibili e a inviarne, con proprio provvedimento, rispettivamente una copia
al responsabile dei sistemi informativi e uno alla tesoreria, accertandosi che tali copie vengano conservate in luoghi idonei, come previsto dall'articolo 23 del manuale di gestione.
Al fine della conservazione documentaria sono create, dal server, copie di backup giornaliere della
memoria informatica dell' ente, che verranno poi riversate su supporti di memorizzazione rimovibili.
Almeno una volta l'anno sono create tre copie di backup dell'intera memoria informatica dell'ente,
che verranno conservate, una a cura del Responsabile del servizio archivistico, una a cura del Responsabile dei sistemi informatici e l'altra presso la tesoreria insieme a quella del protocollo informatico. Inoltre sono create le copie dell' anagrafe e dello stato civile informatici come previsto dal
Manuale di gestione.
Ogni sei mesi è viene verificato lo stato di affidabilità delle copie.
Una volta l'anno, dopo avere accertato l'affidabilità delle copie di backup, deve essere eseguita la
procedura di ripristino della memoria informatica conservata.
5. Specifiche tecniche del sistema informativo comunale e del piano di backup
Il Sistema Informativo Comunale utilizzato per la procedura del "Protocollo Informatico" è costituito
da 4 server "Fujitsu Siemens Primergy RX 600" , una unità storage "Sistema SUN Fujitsu Siemens
FibreCA T CX300" e una unità esterna "Fujitsu Siemens Primergy L T02 Ultrium Tape Drive" per il
salvataggio dei dati.
Due server, con Sistema informativo LINUX RED HA T in c1uster tra loro, hanno funzionalità da
"Database server", altri due server, con sistema informativo Microsoft WINDOWS 2003 SERVER,
hanno funzionalità da "Application server". L'unità Storage ha i dischi partizionati a disposizione del
cluster linux e di ciascuno degli "Application server".
La procedura IRIDE utilizzata per il Protocollo Informatico è attivata sui server con Sistema Operativo 2003 server, con database ORACLE 9.2.0.
Ogni giorni viene esportata l'intera base dati su un disco locale di un server linux, e fatta copia di
detti dati su nastro asportabile. I file delle immagini dei documenti scannerizzati sono invece memorizzate su File System in dischi dello storage nell'area Windows 2003, e vengono memorizzati
quotidianamente su nastri asportabili.
Per la gestione del piano di backup si procede come di seguito specificato:
12 nastri per backup quotidiani, suddivisi in due caricatori che si avvicendano quotidianamente (uno per i giorni pari e uno per i giorni dispari)
l nastro per backup annuale
4 nastri per backup trimestrali
6 nastri per backup mensili
I nastri annuali, trimestrali e mensili sono tenuti in una cassetta di sicurezza presso la tesoreria Co-
munale. Un caricatore con 6 nastri è inserito nel Tape Drive presso la sala server, l'altro viene tenuto
in una cassetta ignifuga presso l'ufficio informatica, in un locale adiacente alla sala server.
6. Trasferimento dei fascicoli nel! 'archivio di deposito
All'inizio di ogni anno il responsabile del servizio archivistico chiede ai responsabili di servizio di
redigere l'elenco delle unità archivistiche da trasferire nell'archivio di deposito e sulla base degli
elenchi pervenuti organizza il trasferimento dei documenti stessi. L'elenco delle unità archivistiche è
redatto in duplice copia, una conservata con il verbale di trasferimento a cura del responsabile del
servizio archivistico, l'altra a cura del responsabile di servizio. Prima di effettuare il trasferimento il
responsabile del procedimento, in base ai modelli di sfoltimento del fascicolo inviati dal responsabile
del servizio archivistico, procede alla eliminazione di tutte quelle carte che non sono necessarie alla
conservazione.
Il responsabile del servizio archivistico provvede a rimuovere/trasferire i fascicoli informatici e a
versarli nelle unità informatiche di conservazione. Il responsabile del servizio archivistico redige il
verbale di trasferimento e attiva l'apposita funzione all'interno del sistema informatico di gestione dei
documenti per lasciare traccia dell'avvenuto trasferimento dei documenti informatici.
Le operazioni di trasferimento si devono concludere entro il 31 del mese di marzo.
Se durante l'anno le VO hanno necessità di versare all'archivio di deposito altre unità archivistiche,
queste verranno consegnate al responsabile del servizio archivistico con il relativo elenco di versamento redatto in duplice copia. Il responsabile del servizio archivistico redige il verbale di presa in
consegna.
7. Selezione e scarto
Prima di effettuare il trasferimento delle unità archivistiche dall'archivio di deposito a quello storico il
responsabile del servizio archivistico, sulla base del massimario di scarto, e dei tempi di conservazione dei documenti in esso stabiliti, effettua la selezione dei documenti da inviare allo scarto.
Gli elenchi dei documenti selezionati devono essere inviati per il nulla osta alla competente Soprintendenza archivistica, dopodiché in base alle procedure stabilite dalla legge porta a termine la distruzione fisica dei documenti cartacei e provvede, tramite le funzioni del sistema informatico e sulla
base di quanto previsto dal manuale operativo dello stesso, a rimuovere i documenti informatici dagli
archivi o supporti di conservazione/memorizzazione.
Il responsabile del servizio archivistico predispone un procedimento parallelo e autonomo per lo
scarto dei documenti analogici dei quali si è effettuata la riproduzione sostitutiva di cui al successivo
articolo.
8. Memorizzazione sostitutiva
Il presente articolo detta le linee generali per la predisposizione di piani di sostituzione di documenti
tramite un sistema di riproduzione ottico. Il responsabile del servizio archivistico presenta ogni anno
un piano di archiviazione su supporti di memorizzazione sostitutivi del cartaceo che preventivamente
sottopone all'approvazione della competente Soprintendenza archivistica.
Nel caso di documenti informatici le procedure di archiviazione ottica sostitutiva sono effettuate secondo le modalità previste dal piano annuale di memorizzazione sostitutiva e cioè:
aggiornare gli elenchi dei documenti o unità archivistiche da sottoporre a riproduzione sostitutiva;
individuare i modi più idonei di riproduzione (microfilm, microfiche, jackets, immagini
digitali);
definire le procedure di filmatura o digitazione elettronica e gli standard tecnici da seguire;
definire le procedure per creare indici e reperire le immagini;
stabilire le procedure per il controllo di qualità;
stabilire tutte le procedure per la certificazione, la distruzione dei documenti archivistici
riprodotti e quelle di conservazione;
definire le procedure di backup e recovery e quelle della distruzione delle immagini che
hanno esaurito la loro utilità.
Il piano deve tenere conto di quanto previsto dalla direttiva CNIP A 19 febbraio 2004.In ogni caso e
per ogni tipo di documento le operazioni dovranno essere effettuate considerando i tempi stabiliti per
la tenuta corrente, semi-attiva, permanente (archivio storico) e l'eventuale scarto. Le informazioni
relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di
indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione
sostitutiva.
La conservazione deve garantire di mantenere l'integrità e l'identificazione univoca dei documenti,
nonché del contesto di produzione con particolare riferimento ai dati di classificazione e fascicolazione e all'indicazione delle strutture di assegnazione e a tutti i dati ritenuti necessari alla. corretta
individuazione del documento, delle sue relazioni e all'affidabilità del sistema documentario. Su
questo aspetto si applicano in ogni caso, per l'archiviazione e la custodia dei documenti contenenti
dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Nel caso in cui il servizio di riproduzione sia essere affidato all'esterno, è necessario accertarsi che il
fornitore esibisca adeguate certificazioni di capacità tecnico-scientifica.
9. Consultazione delle unità archivistiche
I Settori possono richiedere in ogni momento, per consultazione, fascicoli inviati in archivio di deposito.
Si deve tenere traccia delle operazioni effettuate in relazione alla movimentazione dei fascicoli, della
richiesta di prelevamento e dei tempi stabiliti per la restituzione.
lO. Aggiornamento
Ogni anno il responsabile del servizio archivistico valuta la congruità del piano e lo aggiorna in base
alle necessità riscontrate. Il responsabile del servizio archivistico comunica, con i mezzi che ritiene
più idonei, ai membri dell'amministrazione con funzioni di responsabili nonché ai dirigenti gli
aggiornamenti al piano.

Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi

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