ProQuest RefWorks - Biblioteca digitale Padova

ProQuest RefWorks
Guida veloce
Aggiornamento 11 gennaio 2017
La nuova versione di ProQuest Refworks è entrata in funzione a settembre 2016 affiancando la
versione 2.0. Questa guida fornisce alcune sintetiche indicazioni d’uso. La versione 2.0 resterà
operativa fino a settembre 2017. Dopo quella data la nuova versione rimarrà l’unica disponibile.
Se desideri aprire un account su ProQuest RefWorks e migrare qui tutti i tuoi record contenuti nel
database della versione 2.0, segui le istruzioni del video tutorial.
Per domande o richieste di supporto contattare l’helpdesk
AUTENTICAZIONE
Connettiti con https://refworks.proquest.com/ e clicca su “Utilizza l'accesso dalla mia
istituzione/Login with your institution's credentials” > scegli l’Università di Padova ed accedi a
RefWorks utilizzando tue credenziali Unipd: indirizzo mail istituzionale e password collegata.
Tutti coloro che hanno attivato l’account prima di gennaio 2017 potranno confluire nell’accesso
tramite credenziali di Ateneo seguendo le istruzioni pubblicate nella guida.
IMPORTAZIONE E VISUALIZZAZIONE DEI RECORD
Importazione dei record bibliografici
Esistono diverse modalità di importazione dei record bibliografici in ProQuest Refworks:
1. Importazione diretta o indiretta
Funziona in modo analogo alla precedente versione. In molti casi è possibile importare
direttamente dalla banca dati nativa verso ProQuest Refworks con il tasto Save to Refworks
disponibile in molte banche dati. Per i dettagli è possibile fare riferimento alle istruzioni
specifiche (video tutorial).
 Elenco istruzioni di importazione da tutte le principali banche dati che consentono
importazione diretta o indiretta verso ProQuest Refworks.
 Elenco banche dati che consentono l’importazione diretta
1
2. Save to RefWorks
Save to Refworks è il tool che sostituisce Ref-Grab-It e che costituisce una modalità
alternativa e più intuitiva di importare i record rispetto a quelle citate al punto 1. Attivando il
tool è possibile importare record direttamente nel proprio account ProQuest Refworks. (video
tutorial)
3. Importazione diretta del full text del documento in pdf
Trascinando nel database un record in formato pdf, ProQuest Refworks è in grado di
caricare, oltre al full text, anche gli estremi bibliografici del documento che quindi viene
inserito sia in formato completo che come citazione bibliografica (video tutorial).
4. Inserimento manuale
Se non è possibile importare il record in formato digitale, questo può sempre essere inserito
manualmente. Occorre cliccare dalla barra di menù in alto il simbolo + e poi Crea nuovo
riferimento. (video tutorial)
Ricerca
Per recuperare un record nel proprio database, cliccare l’icona della lente di ingrandimento sulla
barra dei comandi in alto a destra. È possibile effettuare una ricerca per parola/autore in qualsiasi
campo, incluso il full text se questo è stato caricato.
È disponibile anche la funzione di ricerca avanzata per campi che si attiva cliccando sulla lente di
ingrandimento, e poi, subito a destra, alla voce avanzate.
Visualizzazione dei risultati
È possibile visualizzare i risultati dell’intero database tramite il comando Tutti i risultati, oppure per
singola cartella, cliccando sul nome della cartella corrispondente dall’elenco a sinistra.
L’ordinamento dei risultati può essere modificato (per es. per autore/titolo/data di pubblicazione,
ecc.) tramite il comando in alto a destra che di default è per data di aggiunta del record alla cartella.
È possibile modificare lo stile di visualizzazione dei risultati utilizzando il menù in basso a destra
scegliendo full view, o anche la visualizzazione secondo un particolare stile citazionale.
Per sapere quanti riferimenti sono contenuti in una cartella, o in tutto il database, è necessario
cliccare sulla cartella corrispondente e guardare il numero che compare in basso a sinistra.
Editing del record
È possibile integrare ogni citazione importata nel database aggiungendo informazioni eventualmente
mancanti o anche annotando il full text, se questo è stato caricato insieme alla citazione. Per
modificare la citazione > aprire la cartella che lo contiene e posizionarsi sul riquadro di destra in cui
il record viene visualizzato con i suoi campi principali. Poi cliccare sull’icona della matita in alto a
destra del riquadro.
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Dal momento in cui si clicca sulla matita il record diviene editabile e ogni campo può essere
modificato e/o integrato.
È anche possibile inserire altri campi per informazioni aggiuntive scorrendo il record verso il basso
e cliccando su Aggiungi altri campi.
Con l’icona Fulmine è possibile confrontare la citazione importata con le informazioni presenti in
rete nel caso in cui questa sia incompleta e sia necessario integrarla o correggerla con altri dati.
In questo spazio è anche possibile caricare il full text del documento se disponibile tramite il comando
in alto Rilascia il file qui oppure seleziona un file dal tuo computer.
Una volta caricato il file in full text è possibile aggiungere delle note personali e memorizzarle allegate
al file. Per poter aggiungere delle note clicca alla voce Leggi in alto sotto il titolo del documento (voce
che è presente solo se alla citazione è allegato un full text. Se invece il full text non è presente sarà
leggibile solo la voce Cerca con Aire) e poi clicca sull’icona del foglio annotato in alto a destra
(accanto alla matita). Ricorda sempre di salvare dopo avere finito.
Dopo avere effettuato qualsiasi modifica, o anche solo per tornare al database, è necessario
cliccare sul tasto Salva.
Di ogni citazione è possibile cercare di rintracciare il full text cliccando la voce Cerca con Aire sotto
il titolo del record che localizza il documento, se disponibile, nell’ateneo di Padova.
CARTELLE PERSONALI E CONDIVISIONE
I punti di accesso principali alle cartelle sono due:
1. Dal menù di sinistra la voce Cartelle personali:
a. Si apre l’elenco delle proprie cartelle che contiene anche la cartella “Non in cartella”
dove sono raggruppate tutte le citazioni non organizzate.
2. Dal menù orizzontale centrale l’icona della cartella:
a. Si attiva solo quando si selezionano uno o più riferimenti
b. Permette di aggiungere/togliere i riferimenti dalle cartelle e di creare una nuova
cartella.
Cliccando su Tutti i riferimenti dal menù a sinistra è possibile avere una visione globale del proprio
account. Questo permette anche di verificare in quale cartella è stato salvato un riferimento: sia la
visualizzazione standard, che la full view, mettono in evidenza per ogni riferimento i tag associati e
la cartella di appartenenza.
Per una panoramica generale sulla gestione delle cartelle guarda il video tutorial.
Cartelle predefinite (menù a sinistra)
- Tutti i documenti
- Ultimi importati: mostra l’elenco di tutte le citazioni importate nell’ultimo mese divise in ordine
cronologico
- Eliminati: le citazioni sono conservate per circa un mese
- Non in cartella: visualizzabile dal menù Cartelle personali, conserva i riferimenti che non sono
stati inseriti in nessuna cartella
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Creare cartelle e sottocartelle
Per creare una nuova cartella è possibile:
- Selezionare alcuni riferimenti, in questo modo diventa cliccabile l’icona della cartella nel menù
centrale in alto dove si trova il tasto Crea
- Aprire il menù di sinistra Cartelle personali e da lì cliccare su Aggiungi una cartella
La nuova cartella creata comparirà nell’elenco delle cartelle visibile a sinistra aprendo il menù
Cartelle personali.
Le cartelle create si trovano in fondo alla lista e non in ordine alfabetico: è possibile modificare
l’ordine delle cartelle selezionandole e trascinandole più in alto o più in basso.
Per creare una sotto cartella è necessario selezionare una cartella già esistente e cliccare sul
menù a destra (tre puntini).
Aggiungere/Rimuovere citazioni dalle cartelle
Per aggiungere un riferimento in una cartella si può:
- Selezionare uno o più riferimenti e scegliere la cartella (una o più) in cui inserirli cliccando sull’icona
della cartella dal menù centrale
- Trascinare la citazione tramite drag and drop nella cartella desiderata scelta dall’elenco di sinistra
Cartelle personali
Per eliminare una citazione da una cartella:
 Se siamo in Tutti i riferimenti: si deve selezionare la citazione, cliccare sull’icona della cartella
nel menù centrale e deselezionare la cartella.
 Se siamo dentro una cartella specifica, si seleziona la citazione da rimuovere e si può cliccare
anche sull’icona Cestino e poi su Rimuovi dalla cartella
Cancellare/Salvare/Rinominare cartelle
Tutte le azioni sulle cartelle si possono eseguire selezionando la singola cartella e cliccando l’icona
con tre puntini sulla destra.
Da qui è possibile:
- Aggiungere una sotto cartella
- Rinominare la cartella
- Condividere
- Eliminare: elimina la cartella, non il contenuto (i riferimenti restano nell’account). Se si elimina una
cartella vengono eliminate anche tutte le sue sottocartelle.
Cercare duplicati
Per cercare i duplicati si deve utilizzare l’icona con i tre puntini nel menù centrale > Trova duplicati.
Si può scegliere di prendere in considerazione tutto l’account o anche solo una cartella. In questo
caso è necessario prima selezionare la cartella di interesse, e poi l’icona con i tre puntini.
Esportazione del contenuto di una cartella
È possibile esportare il contenuto di una singola cartella: basta visualizzare il contenuto della cartella
e cliccare l’icona Esportazione > Riferimento esportazione dal menù centrale.
A questo punto si può scegliere se esportare tutti i riferimenti o solo i selezionati.
I formati di esportazione a disposizione sono BibTex e Formato RIS.
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Drag and Drop tra cartelle
Se trascino con drag and drop una citazione da una cartella all’altra, la citazione compare in
entrambe le cartelle: non viene quindi spostata, ma aggiunta ad una nuova cartella.
Condivisione
Si possono condividere solo cartelle, non l’interno database.
Le persone con cui si vuole condividere una cartella devono avere un account ProQuest RefWorks.
Per condividere una cartella:
- Si può utilizzare il menù disponibile cliccando sui tre puntini a fianco del nome della cartella
- Si può cliccare su Condividi una cartella dal menù Condivisione in centro.
Compare quindi la finestra Condivisione impostazioni che permette di scegliere:
- Impostazioni per: si sceglie chi può accedere alla cartella se tutti gli afferenti all’ateneo o solo
alcune persone selezionate
- Condiviso con: qui si inserisce l’indirizzo mail delle persone che possono accedere alla cartella e
con quali permessi.
Si può scegliere tra tre tipologie di permessi:
- Puoi leggere: il destinatario della condivisione potrà solo visualizzare i riferimenti contenuti nella
cartella e aprire i file allegati. Non può in nessun modo modificare o aggiungere riferimenti.
- Puoi fare annotazioni: i collaboratori possono solo visualizzare i riferimenti della cartella, aprire i
file pdf e aggiungere proprie note e commenti.
- Puoi modificare: sarà possibile aggiungere altri riferimenti e modificare i campi di quelli contenuti
nella Cartella, aprire e annotare i file pdf.
Il destinatario della condivisione riceve un invito a collaborare tramite mail, cliccando sul link
presente nella mail viene chiesto di loggarsi a RW o di creare un account: è necessario avere un
account per poter visualizzare il contenuto di una cartella condivisa.
Nell’account RefWorks del destinatario della condivisione compare in alto un avviso con la richiesta
di accettare la condivisione.
Per accettare o rifiutare la condivisione si dovrà cliccare sul simbolo con la spunta o con la X a fianco
del nome della cartella sotto il menù Condivisione.
Cliccando su Condivisione dal menù di sinistra si possono visualizzare tutte le cartelle che altri hanno
condiviso, mentre le cartelle personali condivise cono identificate con due sagome accanto al nome
dal menù Cartelle personali.
CREARE UNA BIBLIOGRAFIA
Cliccando dalla barra di menu in alto sull’icona delle doppie virgolette) puoi selezionare una delle tre
possibilità (per una panoramica generica alla creazione di bibliografie guarda il video tutorial)
1. CREA BIBLIOGRAFIA
Questa funzione permette di formattare una bibliografia sotto forma di elenco (che puoi utilizzare ad
esempio come bibliografia finale di un articolo o della tua tesi).
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Se vuoi creare una bibliografia a partire da una delle tue cartelle personali devi prima cliccare sulla
cartella e poi su Crea bibliografia; oppure puoi spuntare i checkbox a lato dei riferimenti che ti
interessano.
Si apre una schermata con la bibliografia: in alto un menu a tendina consente di cambiare lo stile
citazionale (il menu propone gli stili citazionali più popolari e quelli utilizzati più di recente; è anche
possibile digitare il nome di uno stile specifico nel campo di ricerca).
L’icona Copia in appunti ti permette di copiare la bibliografia completa e incollarla sul tuo documento
di lavoro.
2. CITAZIONE RAPIDA
Si apre una finestra pop up che permette di formattare in modo veloce sia citazioni all’interno del
testo che la bibliografia finale.
Dopo aver scelto lo stile citazionale e i riferimenti da formattare, propone prima i riferimenti formattati
e poi gli stessi adattati alla bibliografia finale: in entrambi i casi si può copiare e incollare i riferimenti
direttamente nel testo.
Si può anche produrre una bibliografia con tutti i riferimenti della cartella cliccando su Tutti compresi
in alto a sinistra.
3. CURATORE STILE CITAZIONE
Da queste pagine è possibile scorrere gli elenchi alfabetici degli stili citazionali a disposizione. Di
default vengono mostrati Tutti gli stili, ma si possono visualizzare gli Stili personali (stili creati
dall’utente) e quelli Istituzionali (creati da altri utenti e messi in condivisione con tutta la comunità
Università di Padova).
Cliccando su uno stile citazionale vengono visualizzate tutte le sue caratteristiche e viene proposto
un esempio di formattazione.
Da queste descrizioni dettagliate degli stili è possibile crearne altri, personalizzati, ad esempio
copiando e rinominando uno stile già esistente su cui operare tutte le modifiche desiderate.
Si può modificare l’ordine degli elementi (si spostano facilmente per trascinamento), aggiungerne
altri o modificare la grafica.
INSERIRE NOTE E BIBLIOGRAFIA IN UN TESTO
Per lavorare ad un testo inserendo note e bibliografia mentre scrivi, hai tre possibilità:
1. WRITE-N–CITE: se usi Microsoft Word o Word per Mac puoi utilizzare Write-n-Cite, un plug
in che si integra con Word e ti permette di inserire le citazioni e la bibliografia finale: Write-nCite è sincronizzato con il tuo archivio RefWorks. Lo puoi scaricare da “Icona Tre Puntini” >
Strumenti > “Cita in Microsoft Word” (installare WNC: video tutorial) (Usare WNC: video
tutorial).
Attenzione! I documenti creati con WNC e la vecchia versione di RefWorks non sono compatibili
con il nuovo ProQuest RefWorks. È necessario creare un nuovo documento utilizzando ProQuest
RefWorks e WNC.
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2. REFWORKS CITATION MANAGER: se hai Word 2016 o Word 2016 per Mac cerca il
componente aggiuntivo gratuito nello Store. (Installare RCM video tutorial) (Usare RCM
video tutorial)
3. CITA IN GOOGLE DOCS: se hai un account Google e lavori con Google Docs, cerca il
componente aggiuntivo gratuito digitando “Proquest” o scaricalo a partire dal tuo account
RefWorks > “Icona Tre Puntini” > Strumenti (video tutorial)
Tutti e tre gli applicativi ti aiutano ad inserire le citazioni all’interno del testo (o creare delle note a piè
di pagina) mentre scrivi, formattando automaticamente la bibliografia finale.
Se decidi di cambiare lo stile citazionale puoi facilmente aggiornare l’intero documento.
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