progetto per la nuova biblioteca centrale della facoltà di agraria

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Biblioteca Facoltà di Agraria
Agg.: 11/08/15
Genesi
PROGETTO PER LA NUOVA
BIBLIOTECA CENTRALE DELLA
FACOLTÀ DI AGRARIA
ANALISI
STRUTTURALE E LOGISTICA
Ver. 1.0
Ver. 1.2
Vers. 2.2
Vers. 2.4
Vers. 2.6
2011
Maggio 2012
Marzo 2013
Giugno 2014
Giugno 2015
Biblioteca della Facoltà di Agraria
Ver. 1.1
Ver. 2.1
Vers. 2.3
Vers. 2.5
Vers. 2.7
Marzo 2012
15/10/2012
Marzo 2014
Agosto 2014
Sett. - Agosto 2015
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Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
Genesi
Agg.: 11/08/15
INDICE
Capitoli / sezioni
1
IL PROGETTO DELLA NUOVA BIBLIOTECA
1.1
1.2
1.3
1.4
1.4.1
1.4.2
1.4.3
1.4.4
LE SPECIFICHE PROGETTUALI
METRATURE E NUMERO DI VOLUMI COINVOLTI
UTENTI COINVOLTI
SERVIZI
Orario di apertura: situazione attuale e proiezioni future
Consultazioni, fotocopie e altre attività di base
Prestiti : situazione attuale e proiezioni future
DD e ILL : situazione attuale e proiezioni future
2
ANALISI STRATEGICA E FUNZIONALE
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.5.1
2.5.2
3
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.2
3.2.1
3.2.2
LE TENDENZE STRATEGICHE DI FONDO
PROBLEMI LOGISTICI E STRUTTURALI
LIMITI STRUTTURALI DELL’EDIFICIO E LORO UTILIZZO
RAPPORTO TRA BANCONE E REFERENCE
DEFINIZIONE DEI LAYOUT (PLANIMETRIE )
Le ipotesi iniziali
Il layout finale
Pag.
3
4
5
6
6
7
7
8
9
11
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13
14
14
15
ORGANIZZAZIONE MATERIALE BIBLIOGRAFICO
3.2.3
3.3
3.4
3.4.1
3.4.2
3.4.3
QUESTIONI GENERALI
Suddivisione in collezioni del materiale
Situazione degli spazi disponibili a scaffale
Situazione degli spazi disponibili a magazzino
Situazione del materiale
MONOGRAFIE A SCAFFALE APERTO
Dati strutturali e numerici di base
Dinamiche e selezione materiale
PLANIMETRIE SALE A SCAFFALE APERTO E UFFICI
Suddivisione per sale
COLLEZIONI SPECIALI E RIVISTE IN CORRIDOIO
MATERIALE A MAGAZZINO
Ipotesi di suddivisione delle riviste
Ipotesi di suddivisione delle monografie
4
GESTIONE DEL MATERIALE BIBLIOGRAFICO
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.2
4.3
4.3.1
4.3.2
GESTIONE A SCAFFALE DELLE MONOGRAFIE
Gestione biblioteconomica del materiale
Spazi di accrescimento e gestione fisica
Trattamento dei volumi e ricollocazioni
GESTIONE A SCAFFALE DELLE RIVISTE
GESTIONE MATERIALI A MAGAZZINO
Gestione monografie
Gestione riviste
ALLEGATO : Trattamento volumi e ricollocazione
16
16
18
19
20
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22
23
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30
31
31
34
36
37
37
38
39
42
43
43
44
45
ALLEGATO A (Analisi preliminare di fattibilità 2004)
ALLEGATO B (Layout di progetto e planimetrie finali)
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1
1.1
Agg.: 11/08/15
Genesi
IL PROGETTO DELLA NUOVA BIBLIOTECA
LE
SPECIFICHE
PROGETTUALI
La Facoltà di Agraria fino al 2011 possedeva 11 biblioteche: quella centrale e 10 fondi librari (le
biblioteche dipartimentali e di Istituto). Gli accorpamenti degli Istituti nei nuovi Dipartimenti non
avevano intaccato questa frammentazione del sistema bibliotecario di Facoltà, in quanto i singoli
fondi erano rimasti fisicamente separati. Per ovviare a questo problema e per razionalizzare le
risorse, nel 2004 è stato approvato il progetto per creare una biblioteca centralizzata di Facoltà. Il
progetto prevede la confluenza di tutti i fondi librari di Facoltà all'interno della palazzina A9,
precedentemente occupata dalla sezione Tecnologie alimentari del DISTAM. La nuova biblioteca
occuperà 1000 mq. di spazio, distribuiti su due piani: il seminterrato, riservato al magazzino a
compactus, dispone di 400 metri di scaffalature (2800 metri lineari) per ospitare circa 80.000
volumi; il piano superiore, organizzato a scaffale aperto, potrà ospitare circa 20.000 volumi su 120
metri di scaffalature, 124 posti lettura con prese elettriche e connessione wifi e 12 postazioni PC.
Sfruttando la struttura architettonica preesistente, il piano superiore è diviso fra 6 sale con posti
lettura e scaffalature alle pareti, una sala computer, uffici per i bibliotecari, un bancone e un atrio
con postazioni di ricerca ad accesso libero. L'ingresso porta ad un ampio corridoio centrale che
costituisce un punto di snodo, collegando tra loro i locali, e nello stesso tempo serve da estensione
delle sale a scaffale aperto (per esporre riviste, testi e opere di consultazione).
Il progetto ha avuto una storia lunga e travagliata. L'idea è nata nel 2003 e la prima analisi di
fattibilità del 2004, ipotizzava che i locali destinati ad ospitare la nuova biblioteca si sarebbero
liberati entro il 2006 e i lavori di ristrutturazione sarebbero iniziati nel 2007. In realtà i locali si sono
liberati solo nel 2008, ed è da allora che si è iniziato a definire concretamente il progetto della
nuova biblioteca, predisponendo un primo layout della struttura (all. B, fig.4). I lavori sono iniziati
nel 2009, con la ristrutturazione del magazzino seminterrato. L'anno seguente si è passati a
ristrutturare una parte del piano superiore (3 sale lettura e un ufficio, già liberi da interferenze),
aperta al pubblico nel marzo 2012, con varie limitazioni dovute a problemi strutturali creati
dall'incompletezza degli interventi e al fatto di non poterla presidiare adeguatamente. Per un lungo
periodo è stato quindi necessario tenere in piedi contemporaneamente due strutture separate, con
tutte le complessità del caso. Una simile situazione ha permesso però di testare in spazi ridotti le
soluzioni logistiche ipotizzate per la biblioteca nel suo insieme, di cui il presente progetto si
occupa. Sempre all'inizio del 2012 è stato definito un primo crono-programma per gli accorpamenti
funzionali e la redislocazione dei volumi, partendo dall'ipotesi che la ristrutturazione dei locali si
sarebbe completata nel 2013. [2012]
[Nota agg. 1/3/13: ritardi nella realizzazione di opere preliminari all'intervento vero e proprio
hanno allungato i tempi per il completamento della biblioteca, che si ipotizza ora per l’estate 2014.
A oggi sono stati spostati nella nuova biblioteca i volumi di 3 dipartimenti (DISTAM, DIPSA,
DISMA); i successivi (DEPAA, Patologia, forse Ingegneria) lo saranno se possibile all'inizio del
2014 ; e infine DIPROVE, Zootecnica e Idraulica tra la primavera e l’estate 2014]. [Nota 1/7/14:
ritardi nell'inizio dei lavori di ristrutturazione, il loro protrarsi oltre i termini stabiliti e ritardi nella
fornitura delle attrezzature hanno allungato i tempi di altri 3 o 4 mesi, per cui l'apertura della nuova
biblioteca si ipotizza ora per novembre 2014. Per compensare i ritardi e mantenere gli equilibri
progettuali inizialmente definiti è stato quindi anticipato a luglio lo spostamento nella nuova
biblioteca di parte dei materiali bibliografici della vecchia] [Nota finale marzo 2015: la nuova
biblioteca ha aperto il 15 gennaio 2015. Alcuni lavori di ristrutturazione continuano tutt'ora ...]
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1.2
Genesi
Agg.: 11/08/15
METRATURE E NUMERO DI VOLUMI COINVOLTI
L'analisi di fattibilità del 2004 aveva rivelato che le statistiche relative ai fondi librari della Facoltà
erano inaffidabili a causa di errori statistici accumulati nel tempo, per i volumi ormai irreperibili e
per la mancata registrazione di prese in carico o di scarichi inventariali. Nel caso delle monografie,
precedenti operazioni di riordino del patrimonio hanno dimostrato che questi fattori dovrebbero
diminuire il numero reale di volumi. Per queste opere il dato più attendibile è rappresentato quindi
dai volumi catalogati, aumentati del 5% circa (in quanto alcune opere non sono catalogate). Molto
più complessa la valutazione sul numero di annate di periodici: in effetti la prima attività
nell’ambito del riordino del materiale bibliografico è consistita nella ricognizione del posseduto, per
definire con precisione volumi e metrature. In ogni caso, una valutazione realistica porta a ritenere
che le monografie presenti in Facoltà siano 64.000, le annate (=volumi) di riviste circa 44.000, per
un totale di ca. 108.000. Le nuove acquisizioni oscillano attorno ai 600 volumi l'anno, mentre sono
150 le riviste attive (in entrambi i casi con un trend in costante diminuzione, a causa delle difficoltà
finanziarie e del passaggio di molte riviste all'e-only), il che porta a stimare l’aumento medio a 750
volumi l’anno, che proiettati sull’arco di dieci anni danno circa 8.000 volumi. Totale dei volumi
coinvolti nel progetto (nell'arco di 10 anni) : circa 116.000 volumi.
E’ evidente che il modo più rapido ed efficiente di soddisfare le richieste dell’utenza è lo scaffale
aperto: quanti più volumi verranno messi a magazzino, quanto più si alzerà la percentuale di
richieste gestite dai bibliotecari, con spreco di risorse e aumento dei tempi di attesa per gli utenti. È
ipotizzabile che una percentuale del 5% di richieste da evadere accedendo al magazzino sia
accettabile. Tra il 5 e il 10% entriamo in un’area grigia. Oltre il 15% il progetto diventerebbe
critico. Ma è altrettanto evidente che, se per soddisfare il 90% delle richieste occorresse mettere
10.000 volumi a scaffale aperto, per passare dal 90 al 95% ne servirebbero altrettanti (legge di
Bourne). Il tentativo di ridurre il livello di accesso al magazzino chiuso al di sotto di una certa
percentuale produrrebbe un'espansione esponenziale degli spazi occupati da scaffali aperti: è quindi
importante trovare un equilibrio basato sul tipo di utilizzo che si prevede/desidera per la biblioteca.
La dimensione dei locali pone in ogni caso precisi limiti strutturali: a scaffale aperto si possono
sistemare non più di 22/23.000 volumi. Per questo sarà indispensabile individuare i volumi più
utilizzati, che dovrebbero coincidere con i più recenti. Ovviamente la situazione potrà essere diversa
da area disciplinare ad area disciplinare e richiederà una accurata analisi e una continua opera di
affinamento ed aggiornamento anche dopo le scelte preliminari.
Tenendo conto che le riviste attive – come detto sopra - sono 150 (in costante diminuzione)1 e che
sono per lo più disponibili in formato elettronico, si può ritenere accettabile mettere a scaffale non
più gli ultimi 10/15 anni di tutte le riviste attive, ma solo le poche riviste cartacee di una certa
importanza, per circa 1.000 volumi. Per le monografie, mettendo a scaffale aperto quelle posteriori
al 1990 si arriva a circa 18.000 monografie, il 23% delle monografie totali. Il numero complessivo
di volumi a scaffale aperto arriverebbe a 19.000. Va però tenuto conto del fatto che un numero
considerevole di volumi (almeno 3000) vengono dislocati per lunghi periodi di tempo negli studi
dei docenti con una prestito "lungo" o vincolato. Il totale reale a scaffale arriverà quindi attorno ai
16.000 volumi. Dato che le scaffalature aperte possono contenerne 22.000, restano margini per
l'accrescimento delle collezioni per i prossimi 8/9 anni senza dover spostare volumi a magazzino.
Più problematica è invece la situazione del magazzino: confrontando i metri di scaffalature
disponibili con quelli necessari per ospitare tutti i volumi della facoltà manca spazio per circa
10/15.000 volumi. Questa valutazione andrà però rivista dopo che saranno definiti gli esemplari di
rivista multipli e i materiali obsoleti da scartare. [2011 – rivisto a marzo 2013]
1
rispetto alle 800 del 2005 e alle 400 ancora attive nel 2010
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1.3
Genesi
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UTENTI COINVOLTI
Nel definire il bacino di utenti va fatta una distinzione tra utenti reali e potenziali: quelli reali sono
gli utenti che interagiscono con la biblioteca usufruendo almeno di uno dei servizi offerti 2; quelli
potenziali sono tutte le persone che potrebbero prima o poi usufruirne, anche se a volte non sono
neppure consapevoli del fatto che la biblioteca può offrire loro dei servizi. Alcuni di queste persone
probabilmente non sono neppure interessate ad utilizzare una biblioteca e in molti casi più che di
utenti potenziali potremmo parlare di utenti ipotetici. La possibilità che utenti potenziali decidano
realmente di accedere ai servizi della biblioteca è influenzata da fattori complessi. In prima battuta
dovrebbe dipendere – quasi in modo lineare - dalla probabilità di trovare in biblioteca ciò che serve:
quindi dall’”adeguatezza” del materiale bibliografico posseduto rispetto alle esigenze di studio e di
ricerca degli utenti stessi. In seconda battuta la probabilità che un utente potenziale diventi reale può
essere aumentata da quel che potremmo definire "attrattività" della biblioteca, vale a dire dalla
qualità dei servizi offerti: facilità delle procedure, mancanza di code, ambienti accoglienti, durata
dei prestiti, disponibilità dei bibliotecari etc. Come si può intuire sono fattori in cui i dati oggettivi
si mischiano con aspetti psicologici e percettivi, per loro natura elusivi e sfuggenti.
La biblioteca di Agraria si inserisce all'interno di un tipico contesto universitario, che può essere
visto come un insieme di cerchi concentrici, formati da bacini di utenti (sia reali che potenziali)
progressivamente più ampi, con un coinvolgimento nell'erogazione dei servizi progressivamente
minore3.
Il primo bacino comprende gli utenti che vedono nella biblioteca il proprio riferimento diretto, vale
a dire gli studenti e i docenti della Facoltà. Per gli studenti, il bacino potenziale coincide con gli
iscritti alla Facoltà (4000); il numero degli utenti reali è presumibilmente di 1000/1500. I docenti
sono 160, anche se pochi di loro utilizzano la biblioteca fisicamente. Il secondo, più ampio, è
formato da studenti e docenti di tutto l'Ateneo, a cui è consentito l’accesso ai servizi della biblioteca
alle stesse condizioni degli studenti e docenti della Facoltà. Gli utenti potenziali sono tutti gli
studenti e i docenti dell'Ateneo (80.000 e 3500 rispettivamente); quelli reali erano stimabili qualche
anno fa nel 5/6 % degli utenti primari, quindi all’incirca 200 utenti ogni anno. Per questi utenti il
reale utilizzo dei servizi della biblioteca di Agraria dipende da quanto i materiali bibliografici da noi
posseduti siano utili per le loro esigenze di studio e di ricerca: al momento la maggiore
sovrapposizione c’è con le discipline biologiche e biomediche, oltre che con chimica ed economia
per quanto attiene l’economia agraria.
Il terzo bacino è formato da studenti e docenti di Bicocca/Insubria, parificati ai nostri utenti in base
a convenzioni di reciprocità (stimabili in 100 utenti l’anno). Il quarto è formato dagli esterni
(studenti e docenti di Università non convenzionate, utenti non universitari, in tutto poche diecine
l'anno), utenti marginali in quanto ricorrono solo a servizi “superficiali” (consultazione e fotocopie)
e non al prestito. Il terzo e il quarto bacino non sono quindi strategici rispetto alle nostre scelte.
[2011]
2
si potrebbe modificare la definizione in “utenti che interagiscono in maniera significativa con la biblioteca”, nel senso che ricorrono
almeno al prestito, perché altre interazioni (l’uso della sala di lettura e delle fotocopie) sono poco significative e difficili da registrare.
3
in cui quindi diminuisce progressivamente la probabilità di essere realmente coinvolti nell'erogazione dei servizi abbassando la
percentuale di utenti reali sul totale degli utenti potenziali
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1.4
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Genesi
SERVIZI
1.4.1 Orario di apertura: situazione attuale e proiezioni future
Nell’attuale biblioteca al bancone devono essere presenti quasi sempre due bibliotecari: una sola
persona può sostenere l'apertura esclusivamente nei periodi di bassa affluenza. L'apertura al
pubblico richiede quindi 1,5 FTE (2 / 2,5 FTE ma nei momenti di punta).
Nella futura biblioteca i carichi di lavoro per l'apertura aumenteranno sensibilmente a causa dei
seguenti fattori:
- gli spazi da controllare aumenteranno e le sale lettura faranno parte integrante della biblioteca
(quindi dovranno essere controllate con maggiore intensità)
- per prelevare i volumi a magazzino i bibliotecari dovranno abbandonare i locali della biblioteca,
mentre oggi il magazzino è parte integrante della biblioteca e il prelievo più semplice
- la nuova biblioteca avrà 120.000 volumi al posto di 40.000, moltiplicando i servizi erogati
Per contro esistono dei fattori in grado di limitare l'aumento dei carichi di lavoro:
- il numero di utenti che graveranno sul bancone sarà simile a quelli attuali: la biblioteca esistente
serve già il 90% degli studenti
- lo stesso vale per il numero di prestiti gestiti dal bancone
Altri fattori, come il fatto che i bibliotecari dovranno ricollocare i volumi consultati dagli utenti,
avranno effetti difficili da valutare. I maggiori carichi di lavoro deriveranno quindi per lo più dalla
maggiore complessità strutturale della biblioteca e dall’aumento dei servizi a causa delle maggiori
risorse disponibili. L'apertura al pubblico della futura biblioteca dovrebbe richiedere come minimo
2 FTE, ma nei momenti di punta ne richiederà 3/3,5 (in base al livello dell'accoglienza garantita).
A cambiare le carte in tavola sarà l'aumento dell'apertura a 50 ore la settimana (8,00-18,00 o 8,3018,30 o 8,15-18,15), se non addirittura oltre (fino alle 19,30). Si può ipotizzare che dalle 8 alle 9 e
dalle 17 alle 18 l'afflusso di utenti sarà ridotto, quindi il bancone potrebbe essere gestito da una sola
persona; ma proprio nelle ore iniziali e finali si concentrano le operazioni di apertura e chiusura,
necessariamente complesse in una biblioteca a scaffale aperto. Inoltre la nuova biblioteca aumenterà
le aspettative degli utenti: nell'attuale biblioteca (che chiude alle 17 con la sala lettura aperta fino
alle 18 senza servizi) tra le 17 e le 18 i flussi di utenti sono bassi; ma se i servizi fossero garantiti
fino alle 18, l'offerta ampliata probabilmente creerebbe una richiesta oggi inesistente.
Sulla base degli attuali orari (8-16 con un'ora di elasticità in entrata/uscita), l’apertura 8,00-18,00
richiede necessariamente turni al mattino e al pomeriggio. Al bancone di norma devono essere
presenti due bibliotecari; di fatto, visti i problemi che può creare il dover assicurare la presenza
dalle 8 e fino alle 18, perché la turnazione funzioni tutti gli addetti dovranno parteciparvi: per
garantire ad ognuno due/tre turni a settimana andrebbero coinvolte ca. 7/8 persone, mentre per
garantire ad ognuno uno/due turni a settimana andrebbero coinvolte 10 persone.
Se, al contrario occorresse tenere aperto fino alle 19,00/19,30 la turnazione sarebbe inutile perché
si eccederebbero i limiti contrattuali sia per il normale orario che per gli eventuali straordinari. Il
problema non potrebbe che essere gestito o con cambi d'orario (legati a scelte individuali, quindi in
ogni momento reversibili) o con l'esternalizzazione dei servizi di chiusura (a questo punto per lo
più di sola sala lettura) a una cooperativa.
Al momento la nuova biblioteca dispone di 10 persone per ca. 9,3 FTE, ma l'allargamento degli
orari di apertura è oggetto di valutazioni a livello centrale. [2011 – rivisto a marzo 2013]
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Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
1.4.2
Genesi
Agg.: 11/08/15
Consultazioni, fotocopie e altre attività di base
Al momento le consultazioni registrate sono poche centinaia l'anno: in particolare si stima che
quest'anno saranno poche centinaia. Coprono essenzialmente tre tipologie di materiale:
- opere di consultazione (dizionari, enciclopedie, atlanti, manuali)
- fascicoli o annate di riviste
- le prime copie dei libri di testo (non prestabili per un mese ma solo per il fine settimana)
Nel corso degli anni le consultazioni hanno subito una forte diminuzione: da 10.000 nel 1998 a
5000 nel 2005, a 900 nel 2010. Negli ultimi anni la diminuzione si è ridotta, sintomo che si sta
arrivando a uno "zoccolo duro" al di sotto del quale sarà difficile scendere. Questa diminuzione
nasce dal forte incremento del prestito mensile di libri di testo. La maggior parte delle richieste
riguardano infatti i libri testo, che, se non prestabili, saranno presi in consultazione e fotocopiati. Le
consultazioni nascono quindi dalla necessità di fotocopiare libri di testo e viceversa: aumentando i
volumi prestabili si riduce la necessità di fotocopiarli e prenderli in consultazione. Una conferma è
data dal fatto che ad Agraria le fotocopie dalle 120.000 del 2000 sono passate a meno di 5.000 (e di
ciò va tenuto conto per strutturare il servizio nella nuova biblioteca).
In una biblioteca a scaffale aperto, per definizione, le consultazioni sono gestite direttamente dagli
utenti prelevando i volumi dagli scaffali. Nella futura biblioteca quindi l'utilizzo delle consultazioni
registrate avrà senso solo per gestire l'uscita dalla biblioteca di un volume non prestabile (copie non
prestabili dei libri di testo, riviste e opere di consultazione). Va tenuto presente che la consultazione,
durando un solo giorno, esige controlli più stringenti di quelli riservati a un prestito, in cui esistono
dei giorni di "elasticità" che danno un certo margine al bibliotecario per organizzare i controlli: il
rapporto costo/ricavi è quindi molto meno positivo di un normale prestito. Le consultazioni “con
uscita” (prestiti giornalieri) andrebbero quindi ridotte al minimo. [2011 – rivisto a marzo 2013]
1.4.3 Prestiti : situazione attuale e proiezioni future
Al momento è difficile prevedere l'evoluzione che potranno avere i prestiti della futura biblioteca.
Da un punto di vista quantitativo è evidente che saranno ben maggiori della somma dei prestiti delle
biblioteche accorpate, se non altro perché molte non prestano (o lo fanno senza registrare i prestiti).
Per quanto riguarda l'equilibrio produttivo, l'attuale biblioteca centrale è sbilanciata a favore della
didattica (netta prevalenza dei prestiti dei volumi di testo), mentre nei fondi librari, centrati sulle
esigenze della ricerca, il 90% dei prestiti - registrati o meno - riguardano volumi per la ricerca.
Dopo l’accorpamento il profilo produttivo della nuova biblioteca dovrebbe essere più equilibrato.
I prestiti della biblioteca centrale nel 2011 sono stati 4900, di cui 3500 a studenti, 700 a docenti e
700 prestiti giornalieri; nel 2012 i prestiti sono stati 5660, di cui 4000 "normali" + 380 proroghe,
460 a docenti e 830 giornalieri; nel 2013 6300, di cui 4600 "normali" + 670 proroghe, 380 ai
docenti e 650 giornalieri ; nel 2014 se ne prevedono 7650, 5500 "normali" + 1100 proroghe, 450 ai
docenti e 600 giornalieri. È presumibile che i prestiti di volumi di testo dell'attuale biblioteca
centrale siano il 90% dell'intera movimentazione potenziale relativa ai libri testo (i fondi librari ne
possiedono poche copie): con le attuali strategie per massimizzarne l'uso i prestiti di volumi di testi
arriveranno a 6000/7000 l'anno.
I prestiti legati ai normali volumi al momento generano 5/600 movimenti su 18.000 monografie,
spesso obsolete e poco specializzate; si può ipotizzare che un patrimonio librario di 60.000 volumi
potrebbe generare circa 2000 prestiti (2500 ipotizzando un aumento più che lineare, dovuto
anch'esso a strategie di massimizzazione del loro uso).
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Agg.: 11/08/15
Genesi
Gli unici dubbi riguardano l'inserimento delle consultazioni con uscita dei volumi tra i prestiti
(dubbio legato a come sono e saranno considerate a livello statistico centrale) e l'entità dei prestiti
relativi ai volumi per la ricerca: in quest'ultimo caso infatti, quelli registrati attualmente dalla
biblioteca centrale sono una parte trascurabile dei movimenti potenzialmente attivabili in facoltà. Si
deve quindi partire da un'analisi basata sulle movimentazioni a livello dipartimentale. Le uniche
registrate con una certa precisione sono quelle relative al DISTAM: sono ca. 800 volumi prestati ai
docenti su un totale di circa 8000 volumi posseduti. In altre parole in una tipica biblioteca
dipartimentale circa il 10% dei volumi sono costantemente in prestito presso i docenti.
Se la stessa percentuale fosse proiettata sui volumi posseduti dai dipartimenti (64.000 - 18.000 =
46.000), si otterrebbero circa 4500 volumi costantemente in prestito presso i docenti. Se questi
prestiti fossero calcolati una sola volta l'anno, alla fine potremmo avere un totale oscillante fra i
9.500 prestiti annui (4500 dalla ricerca, più 3800 dai libri di testo, più 1200 prestiti normali) e i
10.000 prestiti annui (4500 dalla ricerca, più 4000 dai testi, più 1500 normali). Comunque un ottimo
risultato, paragonabile alle biblioteche umanistiche (ognuna con 10.000/12.000 prestiti) o ai prestiti
previsti dalla futura biblioteca unificata dell'intera Facoltà di scienze (8500). L’unica biblioteca ad
avere flussi nettamente maggiori è Scienze politiche con 25.000 prestiti annui (ma con 120.000
monografie4 contro le nostre 65.000 e 9000 utenti contro i nostri 3000). [2011 – rivisto a marzo
2013]
1.4.4
Servizi di 2. livello : DD/ILL e reference
La biblioteca centrale eroga ca. 400 DD/ILL, il Distam ca. 700 DD: dato che le due biblioteche
rappresentano i due poli delle offerte di servizi, la loro somma dovrebbe dare origine a un'offerta
coincidente con il profilo produttivo finale della nuova biblioteca centralizzata. Le due biblioteche
coprono da sole metà del bacino utenti e delle risorse totali, quindi la proiezione finale potrebbe far
ipotizzare che la nuova biblioteca centralizzata dovrebbe erogare circa 2000 DD/ILL.
Per il reference, al momento le transazioni sono definite in base all'accesso alle postazioni interne
che richiedono una identificazione tramite registrazione: anche se una parte di tali accessi non
producono vere e proprie sessioni di reference, si da' per scontato che ci siano altrettanti reference
non vengono registrati.
La futura evoluzione dei due servizi nella nuova biblioteca è troppo complesso per poterla
affrontare qui : per maggiori informazioni vedi il correlato progetto “Babel”
[2011 – rivisto a marzo 2013]
4
oltretutto meno obsoleti e usati pervasivamente da utenti che in biblioteca fanno ricerca (come in tutte le umanistiche)
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2
ANALISI
2.1
Agg.: 11/08/15
Genesi
STRATEGICA E
FUNZIONALE
LE TENDENZE STRATEGICHE DI FONDO
Per quanto riguarda la posizione delle biblioteche all’interno del sistema bibliotecario d’Ateneo,
esiste di fatto un irrisolto contrasto fra le linee-guida perseguite da anni da parte della Divisione
Biblioteche, volte a creare un sistema bibliografico integrato di cui le biblioteche sono semplici
articolazioni territoriali, e la situazione reale delle singole biblioteche: di fatto c'è un sotterraneo ma evidente - contrasto fra gli interessi della Divisione stessa e quelli delle singole biblioteche).
Il portale, ad esempio, parte dall'idea implicita che le biblioteche - dal punto di vista degli utenti –
siano sezioni di un'unica entità. Nella stessa direzione opera il progressivo aumento delle risorse online "indifferenziate". Anche molti strumenti di ricerca sembrano dare agli utenti l'impressione
ingannevole di poter prescindere dalle particolarità e dai limiti strutturali delle singole biblioteche.
Nonostante tutto, però, nel bene e nel male le biblioteche mantengono differenze strutturali per
quanto riguarda gli spazi, le attrezzature e il patrimonio posseduto; senza parlare delle differenze
"culturali" e gestionali, dovute a prassi consolidate, alle diverse esigenze degli utenti o alla diversa
organizzazione interna. Queste differenze portano a erogare servizi in maniera assai differenziata,
sia da un punto di vista quantitativo che per quanto riguarda la qualità e il tipo di approccio, creando
precisi limiti intrinseci alla completa integrazione in un sistema “virtuale”5.
Il secondo punto critico è che fingere che le biblioteche siano solo sezioni di un sistema virtuale fa
trascurare gli aspetti pratici, “fisici” dell'erogazione dei servizi: nonostante tutto le biblioteche sono
– e resteranno a lungo - posti in cui studiare potendo disporre di risorse bibliografiche, ambienti
accoglienti, bibliotecari professionali e amichevoli. Focalizzare oltre misura l'attenzione sulla
"biblioteca digitale" rischia di distogliere l'attenzione da questi aspetti sociali e “fisici” che non
possono essere facilmente trascurati, e che rimarranno cruciali ancora per molto tempo.
Certo la situazione sta cambiando e occorre tenerne conto: per le biblioteche le prospettive sono
infatti segnate da tendenze di fondo difficilmente eludibili:
- crescente disintermediazione, con utenti sempre più autonomi (o che si credono tali)
- diminuzione dei fondi, e quindi degli abbonamenti e delle monografie acquisite
- centralizzazione delle politiche bibliotecarie e dell’offerta servizi (portale, Metalib, SFX etc.)
Gli effetti di queste tendenze sono già evidenti: ormai l'80% delle riviste è in formato digitale, e il
numero delle riviste cartacee è in continua diminuzione; non dissimile è la situazione per le nuove
acquisizioni di monografie, destinate a ridursi sempre più. Nell’insieme questi trend sono destinati a
produrre un costante, lento “svuotamento” delle biblioteche, modificando profondamente il profilo
dell’offerta al pubblico: con meno volumi a disposizione e utenti che possono sempre più accedere
direttamente, senza intermediazioni, alle risorse dal proprio PC, la biblioteca finirà per trovarsi al
bivio tra un progressivo rattrappimento o il passaggio ad un approccio più complesso nei confronti
degli utenti, trasformandosi in un centro servizi per "facilitare" l'accesso alle risorse non ottenibili
direttamente dall'utente (con DD/ILL) o a servizi sofisticati e personalizzati (come il reference).
È probabile quindi che in futuro le biblioteche dovranno cercare un difficile equilibrio tra riduzione
delle risorse e necessità di mantenere un’offerta adeguata, tra convivenza con la crescente
virtualizzazione e necessità di mantenere un approccio “fisico” con gli utenti, tra centralizzazione e
mantenimento di un’identità legata al proprio “territorio” [universitario].
5
rendendo oltretutto complessa l'analisi dei dati, visto che le statistiche confrontano attività fra loro oggettivamente diverse.
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Genesi
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Il cambiamento in atto è evidente anche ad Agraria, e ha già inciso profondamente sui parametri di
questo progetto: anche da noi l'80% delle riviste è ormai in formato digitale, e quelle cartacee sono
in continua diminuzione; non dissimile è la situazione per le monografie, il cui numero e la cui
importanza - specie per quanto riguarda la ricerca – sono destinate a ridursi sempre più. L'analisi di
fattibilità del 2004 calcolava di dover ospitare a scaffale aperto gli ultimi anni di 1000 riviste (quelle
attive all'epoca in Facoltà), per una occupazione di circa 400 metri lineari di scaffali; oggi le riviste
attive sono 150 e per contenerne gli ultimi anni basterebbero 60 metri (al punto che si è deciso di
esporne ben poche a scaffale aperto - per le valutazioni in merito vedi il par. 3.1.1). Anche le nuove
accessioni di monografie sono passate da 1000 l'anno a 600.
La minore necessità di spazi di accrescimento ha quindi permesso di diminuire il numero
complessivo degli scaffali, senza incidere più di tanto sugli equilibri strutturali del progetto, e
contemporaneamente aumentare i posti lettura e migliorare la vivibilità degli ambienti. Nello stesso
tempo è stato possibile aumentare le monografie esposte, passate da 12.000 a 15.000,
incrementando così la loro scansione temporale (dal 1995 al 1990).
Gli stessi trend hanno inciso anche sulle infrastrutture. Ad esempio, come detto prima, le fotocopie
sono ormai diventate marginali e di ciò va tenuto conto per strutturare il servizio fotocopie. Quanto
ai computer al pubblico, l’ipotesi di avere molti posti lettura tradizionali e una sala PC separata è
stata scartata a favore di postazioni "ibride", con prese elettriche e connessioni Wi-fi. Oggi come
oggi potrebbe perfino essere rimessa in discussione l'idea di avere una sala PC "tradizionale" inhouse (ad esempio sostituendola con una sala di accoglienza o comunque con uno spazio ibrido).
Esistono comunque una serie di problemi a cui dovrà essere trovata una soluzione per assicurare un
equilibrio tra esigenze contrastanti, in particolare tra un approccio più tradizionale e “fisico” (legato
all'uso degli spazi di lettura e dei volumi e al contatto diretto tra utente e bibliotecario), e un
approccio più "virtuale", volto a garantire l’accesso alle risorse digitali.
[marzo 2012]
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2.2
Agg.: 11/08/15
Genesi
PROBLEMI LOGISTICI
E
STRUTTURALI
È evidente che, dal punto di vista dell'utente, l'organizzazione logistica migliore è quella che
minimizza gli spostamenti (e quindi le perdite di tempo) per poter usufruire delle varie risorse e dei
servizi. Ad esempio, se i volumi attinenti alle singole discipline fossero posizionati in salette
dedicate, è più probabile che gli utenti in cerca di materiali bibliografici possano espletare la loro
ricerca senza doversi spostare in altre sale. Allo stesso modo, sarebbe auspicabile che postazioni di
accesso al catalogo e fotocopiatrici fossero vicini ai volumi, o - in alternativa - presenti ovunque (se
fossero lontani, per cercare un volume e fotocopiarlo l'utente sarebbe costretto a percorrere
inutilmente diecine di metri). Spesso però i limiti creati dalle strutture architettoniche e dalle rigidità
organizzative rendono inapplicabili simili soluzioni. Inoltre queste soluzioni potrebbe entrare in
conflitto con la necessità di evitare sovrapposizioni tra i diversi flussi di utenti, creati da differenti
esigenze: se volumi molto richiesti e fotocopiatrici fossero vicini, la coda che si potrebbe creare per
le fotocopie finirebbe per interferire con gli utenti che consultano gli scaffali.
Tenendo conto della necessità di trovare un equilibrio fra opposte esigenze, la biblioteca ideale
probabilmente dovrebbe essere strutturata in modo che, partendo da un accesso centrale, gli utenti
possano arrivare con il minimo percorso a uno qualunque dei servizi o delle risorse di cui abbiano
bisogno; oppure avere sale e postazioni di accesso ai servizi che si affaccino su una zona centrale
"neutra", che operi come spazio di transito e interscambio.
In secondo luogo, la struttura della biblioteca e l'organizzazione dei servizi dovrebbero minimizzare
la possibilità che si creino code o anomali addensamenti di utenti: le postazioni per l'erogazione dei
servizi devono essere in grado di assorbire flussi di utenti in maniera flessibile. Non ci dovrebbero
essere "colli di bottiglia", né a livello fisico (ad esempio spazi limitati davanti a postazioni
potenzialmente molto utilizzate) né a livello organizzativo (ad esempio un solo terminale per il
prestito che, una volta saturato da accessi anormalmente elevati, non potrà che produrre code).
Un ragionamento simile vale dal punto di vista del bibliotecario. Anch'egli - per vari motivi - può
doversi spostare da un punto di erogazione servizi all'altro: se questi fossero mal strutturati o
distribuiti, la sua attività si complicherebbe. I bibliotecari devono poi "controllare il territorio": il
che da una parte implica che siano il più possibile presenti in ogni punto dalla biblioteca per offrire
assistenza agli utenti, dall'altra che siano in grado di controllare il comportamento degli utenti.
Anche da questo punto di vista è quindi essenziale che la biblioteca sia strutturata per ottimizzare le
distanze, trovando un equilibrio tra diverse esigenze: i punti di erogazione dei servizi vanno
concentrati, ma non al punto da creare code; dividere l'accesso ai servizi in più punti è utile per
controllare meglio il territorio, ma rischierebbe di complicare la vita a utenti e bibliotecari se la
disseminazione fosse eccessiva. Punti di erogazione multipli sarebbero sostenibili solo se i servizi
offerti fossero ben differenziati per tipologia, per impedire che gli utenti siano confusi da un'offerta
troppo frammentata e che i flussi di accesso si sovrappongano in maniera caotica.
Anche dal punto di vista dei bibliotecari, quindi, la biblioteca ideale dovrebbe avere un punto di
accesso centrale, in modo da controllare gli spostamenti degli utenti tra una sala e l'altra, mentre i
servizi di massa (più semplici e ad alto afflusso, come prestito e fotocopie) dovrebbero essere
separati da quelli più specializzati, ma con ridotti flussi di utenti (tipo DD e ILL). [marzo 2011]
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2.3
Genesi
Agg.: 11/08/15
I LIMITI STRUTTURALI DELL'EDIFICIO E IL LORO
UTILIZZO
I locali destinati alla futura biblioteca sono delimitati da murature portanti che non possono essere
eliminate. L’idea di fondo è quindi stata di trasformare questi limiti in opportunità, usando le stanze
per creare ambienti relativamente piccoli ma più vivibili dei soliti enormi saloni open space.
Questa ipotesi presentava però alcune incognite, che è stato necessario sciogliere preventivamente:
 la prima era se creare ambienti “ibridi” (che comprendessero sia tavoli di lettura che
scaffali), o se dividere posti lettura e scaffalature usando sale diverse. La seconda soluzione
non era priva di vantaggi: il traffico di chi cerca dei volumi sarebbe stato segregato dallo
spazio occupato da chi ha bisogno di tranquillità per studiare; in teoria, inoltre, avrebbe
potuto ottimizzare l’utilizzo degli spazi creando economie di scala. Ma le dimensioni delle
sale, indipendentemente dalla presenza o meno di scaffalature, non consentivano più di un
certo numero di scaffalature o di tavoli (pena l’invivibilità); al contrario, l’uso “ibrido” calcolando bene il numero di scaffalature - avrebbe consentito un migliore uso degli spazi,
consentendo di creare inoltre (suddividendo i volumi per materia ) sale “tematiche”, in cui
gli studenti avrebbero potuto trovare i volumi di loro interesse e i tavoli a cui leggerli senza
muoversi, annullando gli svantaggi legati alla compresenza negli stessi spazi di persone in
cerca di volumi e altre intente a leggere. La prima soluzione ha quindi prevalso naturaliter
 la seconda era se mantenere l’ingresso posizionato nella parte laterale dell’edificio o se
crearne uno ad hoc in posizione centrale. Anche qui la scelta è stata ovvia, in quanto
l’ingresso laterale era troppo sacrificato e con notevoli problemi di sicurezza. L’ingresso
centrale, con un ampio atrio affiancato dal bancone per accogliere gli utenti, superva tali
limiti, creando nel contempo una situazione ben più attraente e gradevole per il primo
approccio di un utente alla biblioteca.
 la terza riguardava il corridoio centrale, largo più di 3 metri: se usato solo come passaggio si
sarebbe sprecato uno spazio notevole. Si è quindi pensato di trasformarlo in una ulteriore
sala per esporvi i volumi più utilizzati (riviste, volumi di testo etc.), in modo da assorbire la
maggior parte del traffico degli utenti, togliendo pressione alle sale. [marzo 2011]
Restano da definire comunque altre questioni, in particolare occorrerà:
a) trovare il giusto equilibrio tra numero di volumi ed utenti (cioè tra lo spazio dedicato alla
lettura, che dovrebbe assicurare un certo comfort e quello occupato dagli scaffali)
b) assicurare flessibilità strutturale e organizzativa per poter per affrontare nuove esigenze che
sorgessero in seguito al cambiamento nei bisogni degli utenti o all’evoluzione a lungo
termine delle biblioteche
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2.4
Genesi
RAPPORTO TRA BANCONE
Agg.: 11/08/15
E REFERENCE
Diventa quindi cruciale l'organizzazione logistica e la strutturazione fisica dei locali di accoglienza
per il pubblico, tra cui il bancone e i locali adibiti al reference (ricerche assistite) .
Il bancone è dedicato ai servizi di base (prestiti, consultazioni, informazione bibliografica) e alle
altre attività di supporto per l’utenza (assistenza nelle ricerche internet, fotocopie etc.); i suoi addetti
dovrebbero interagire sia con gli utenti appena entrati in biblioteca (non ancora passati attraverso
l'antitaccheggio), sia con gli utenti all'interno. Perciò il bancone deve essere rivolto sia verso l'atrio
che verso l'interno della biblioteca, come un recettore cellulare in grado di comunicare sia con
l'ambiente extracellulare che con il citoplasma. Una simile struttura consente a pochi bibliotecari di
controllare a vista l'entrata e l'uscita degli utenti e di occuparsi - da postazioni diverse - di diverse
tipologie di richieste, ottimizzando l'utilizzo del personale. Va tuttavia tenuto presente che rendere
troppo "centrale" il bancone potrebbe far gravitare eccessivamente gli utenti su quest'area,
rischiando di creare code: le postazioni devono quindi essere in numero sufficiente e posizionate in
modo da poter assorbire in maniera equilibrata flussi assai variabili di utenti sia esterni che interni.
Un bancone rivolto sia all'interno che all'esterno sarà sottoposto a richieste diversificate, che
richiederanno competenze professionali estese: l'esperienza dimostra infatti che quando l'utente
chiede un'informazione non è facilmente prevedibile se sia banale o se invece si riveli complessa al
punto da richiedere una sessione di reference. In alcuni casi, quando il personale al bancone non
possiede le competenze necessarie, o se richieste troppo complesse rischiano di creare code, occorre
re-indirizzare gli utenti verso altre postazioni. La migliore soluzione consiste nel posizionare il
locale per il reference vicino al bancone, in modo che possano comunicare tra di loro. Questa scelta
permetterebbe di passare facilmente l'utente da un servizio all'altro; in alternativa, di richiamare
temporaneamente un bibliotecario esperto al bancone, per risolvere un problema troppo complesso
per il personale di prima accoglienza. L'area dedicata al reference garantirebbe inoltre personale
supplementare per sostenere eventuali afflussi anomali di utenti (o momentanee carenze di
personale al bancone).
Un'altra soluzione logistica è di concentrare in un punto relativamente vicino al bancone l'accesso ai
volumi di testo per ottimizzare il processo di erogazione dei prestiti: infatti il punto di prestito
potrebbe semplicemente essere un'area del bancone, segregata ma comunque facente parte dei locali
di accoglienza, in modo da consentire ai bibliotecari di sovrapporsi sui turni e darsi supporto
reciproco. L'ideale sarebbe di esporli in corridoio, attorno al punto di servizio interno del bancone.
In tal modo, il corridoio finirebbe per diventare un’estensione delle sale a scaffale aperto, ma
adibito ad esporre materiale differente, trasformandosi in sorta di ulteriore sala tematica.
Nei locali reference potrebbero poi essere sistemati alcuni metri di scaffalatura adibiti a materiale
di consultazione o fondi speciali (biblioteconomia, informatica) [marzo 2011]
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2.5
2.5.1
DEFINIZIONE
Genesi
Agg.: 11/08/15
DEI LAYOUT (PLANIMETRIE )
Le ipotesi iniziali
Come detto nel primo capitolo, la storia del progetto è stata lunga e complessa; lo stesso si può dire
per quanto riguarda la definizione del layout (la planimetria) dell'edificio da ristrutturare.
Le prime versioni risalgono addirittura al 2003 (cfr. allegato B, immagine numero 1 e 2) ed erano
state realizzate dalla biblioteca con una elaborazione in-house, utilizzando per la realizzazione delle
planimetrie in AutoCAD uno studente di architettura allora in servizio come obiettore di coscienza.
Sulla base di questi primi layout stata quindi elaborata l'analisi preliminare di fattibilità (cfr.
allegato A), successivamente allegata alla proposta di creazione della nuova biblioteca centralizzata
di Agraria, inviata agli organi centrali di Ateneo a firma dell'allora preside della Facoltà, prof.
Cocucci, dell'allora responsabile scientifico della Biblioteca di Agraria, prof. Schiraldi, e del
direttore della Biblioteca (ed estensore di questo progetto). L'analisi di fattibilità conteneva infatti
delle rudimentali planimetrie in Word, che ricalcavano - sia pure in versione "degradata" – quelle
realizzate in AutoCAD.
Le ipotesi progettuali iniziali contenute nell'analisi di fattibilità (cfr allegato A – varie immagini),
erano molto simili alla prima ipotesi in AutoCad e si basavano su queste premesse:
 - ingresso posizionato al centro della palazzina
 - bancone "a recettore", rivolto cioè sia verso l'atrio che verso l'interno della biblioteca
 - sale contenenti sia tavoli lettura che scaffalature
Il primo layout fornito dalla Divisione edilizia (cfr. allegato B, immagine n. 5) le seguiva con una
certa fedeltà. In ognuna delle 5 sale più grandi erano previsti 16 posti lettura tradizionali, con tavoli
non cablati a 4 posti, e nelle due piccole 8 posti, per un totale di 96 posti lettura. L'entrata, protetta
con tornelli, era distinta dall'uscita, protetta con antitaccheggi e il bancone a L era di dimensioni
relativamente ridotte. Non era prevista una sala per PC e gli uffici erano tre, tutti relativamente
piccoli e situati in tre punti diversi dell'edificio, in grado di ospitare non più di 7 persone (2 nel
locale reference dietro il bancone, 5 nei due uffici a destra, separati dal corridoio).
Le richieste di avere posti lettura cablati elettricamente per garantire l'accesso alla rete tramite wi-fi,
di mettere a disposizione degli utenti un locale PC hard-wired, di eliminare i tornelli per creare
un'unica entrata/uscita e di aumentare lo spazio per uffici hanno poi portato, attraverso ipotesi
intermedie, a una seconda versione (cfr. all. B, imm. n. 6).
I posti lettura, non più organizzati ad “isole” a 4 posti ma in file contrapposte da 5+5, salivano a 20
per sala. Per far spazio alla sala PC le sale scendevano a 5, ma, nonostante ciò, grazie
all'ottimizzazione degli spazi, i posti lettura salivano a 110 (20 nelle 5 sale grandi e 10 nell'unica
piccola rimasta), più 12 posti PC. Due degli uffici venivano affiancati, mantenendo una capienza
totale negli uffici di 7 postazioni. L'entrata con tornelli spariva 6, permettendo di allungare il
bancone per tutta la larghezza dell'atrio, creando un secondo bancone "interno", rivolto verso il
corridoio, per gli utenti ammessi in biblioteca (tornando con ciò quasi totalmente all'idea originaria
del 2004).
6
in base a una analisi logistica e funzionale: i tornelli sono infatti utili solo se servono effettivamente a filtrare gli accessi, ad esempio
escludendo gli utenti esterni (ipotesi esclusa a priori da questo progetto) ; peraltro, l'effettività del filtro dipende dall'utilizzo integrato
di badge e apparati di identificazione in rete, il che implica un notevole sforzo, con costi di implementazione e gestionali non
indifferenti. I rapporti costi-ricavi non sostenevano quindi in nessun caso l'ipotesi dei tornelli.
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2.5.2
Genesi
Agg.: 11/08/15
Il layout finale
Tra il 2010 e il 2011, la necessità di prevedere postazioni lavoro fisse per almeno 10 persone, e
un'analisi più puntuale della necessità di spazi per il back-office, ha suggerito di ampliare
ulteriormente gli uffici. Per contro, l'aggiornamento dell'analisi sul numero di volumi coinvolti nel
progetto e sui trend ipotizzabili, ha evidenziato una sensibile diminuzione nel numero di scaffali
necessari. Infine sono state ridefinite le dimensioni dei tavoli lettura e ottimizzato il bancone,
creando uno spazio interno, separato dall'atrio con una parete, adibito a postazioni di lavoro fisse.
Questo ha portato alla versione definitivo (cfr. allegato B, immagine numero 7). I posti lettura in
alcune sale sono saliti a 24, e quindi i posti lettura totali sono ulteriormente saliti a 124 (20 in due
sale, 24 in tre e 12 nell'unica sala piccola rimasta), più i 12 posti PC. Veniva eliminata una saletta
interna adibita inizialmente ad esposizione volumi, per farla diventare un terzo ufficio per 2 posti,
mentre i due uffici affiancati (formalmente adibiti ad ospitare 4 postazioni, ma con spazi
insufficienti per uffici back-office) sono stati unificati, creando un ampio spazio back-office con 3
postazioni; infine, lo spazio interno creato al bancone è stato organizzato per ospitare altre 2
postazioni fisse. In tal modo la capienza totale negli uffici è salita a 10 postazioni fisse (3 per il
back-office, 3 al reference, 2 nel nuovo ufficio e 2 nel retro-bancone), mantenendo 4 postazioni al
pubblico.
Va notato, per quanto riguarda i dati macro-analitici, che i posti lettura, a causa dell'ottimizzazione
degli spazi e della ridefinizione nella dimensione dei tavoli, salgono da 96 a 124, con in più i 12
posti PC; le scaffalature scendono da 120 a 90 metri (da 600 a 450 metri lineari di ripiani), ma
contestualmente al netto ridimensionamento nella quantità di volumi da esporre a scaffale aperto:
infatti, mentre nel 2004 si prevedevano tra le 1000 e le 1200 nuove acquisizioni l'anno, più 800
riviste attive, per un aumento medio di 2000 volumi l’anno, oggi realisticamente le nuove
acquisizioni si fermano a 500 volumi l'anno e le riviste a 250, per un totale di 750 volumi l’anno.
Il bancone definito nell'ultima versione del progetto dovrebbe inoltre superare molte delle criticità
emerse nelle precedenti versioni. In particolare si sottolineano i seguenti punti:
 il passaggio previsto tra l'interno del bancone e l'atrio, per consentire gli interventi del
personale verso gli utenti è stato eliminato per assicurare maggior spazio alle postazioni ed
assicurare una maggiore sicurezza per gli operatori
 il passaggio con il retrostante ufficio reference non è più posizionato in basso (nel layout
vicino alla parete esterna) e quindi lontano dalle postazioni al pubblico, ma in alto, accanto ad
esse, consentendo una comunicazione più semplice e rapida tra i due locali
 il nuovo bancone "esterno" è semicircolare, ad angolo, e più spostato verso il centro della sala
rispetto alle precedenti versioni7; garantisce i necessari spazi di movimento per le due
persone che vi lavoreranno, e contemporaneamente le allontana dalla postazione di lavoro al
bancone bancone "interno" (rivolto verso il corridoio), evitando possibili interferenze
 è stata creata una paretina che separa l'atrio dalla parte a sud del bancone, consentendo di
ricavarvi uno spazio più chiuso, in cui possono essere ospitate due postazioni fisse per i
bibliotecari che lavoreranno al bancone: su questi PC gli addetti potranno fare ricerche ed
operazioni gestionali senza essere disturbati dal flusso degli utenti, ma restando a disposizione
per offrire supporto a chiu si sta occupando delle vere e proprie postazioni al pubblico.
 le postazioni per ricerche ad accesso libero sono state spostate dalla parete dell'atrio a destra
dell'ingresso alla parte in basso del layout, più vicine alle postazioni al pubblico, facilitando
l'assistenza degli utenti da parte dei bibliotecari
7
nella precedente versione il bancone (cfr. app. B fig. 3) era diritto ed allineato con l'intervallo tra le finestre, ad angolo con il banco
"interno": le postazioni verso l'atrio confliggevano con quella verso il corridoio, con operatori costretti ad operare in spazi ristretti
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3
ORGANIZZAZIONE DEL MATERIALE
BIBLIOGRAFICO
3.1
3.1.1
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Genesi
QUESTIONI GENERALI
Suddivisione in collezioni del materiale bibliografico
Il progetto della nuova biblioteca prevede la confluenza di fondi librari assai diversi tra di loro per
tipologia e organizzazione del materiale posseduto (per lo più collocato a magazzino, mentre la
nuova biblioteca è a scaffale aperto): limitarsi ad assemblare i fondi stessi senza riorganizzarli
creerebbe quindi una situazione ingovernabile.
Di conseguenza si è stabilito che alle monografie posteriori al 1990, destinate a scaffale aperto,
saranno attribuite nuove collocazioni basate sulla CDD; i volumi saranno distribuiti tra le sale, in
modo da ottenere una distribuzione disciplinare il più possibile omogenea. I volumi anteriori al
1990 manterranno invece le vecchie collocazioni e saranno depositati a magazzino. Dato che le
monografie destinate a magazzino non cambieranno collocazione, sarà proprio questo elemento
invariante a poterle identificare rapidamente come tali sia dai bibliotecari che dagli utenti8.
Alcuni tipi di volumi, il cui utilizzo e le condizioni di prestabilità sono diverse rispetto alle altre,
come volumi di testo e opere di consultazione, saranno esposte in corridoio come collezioni,
identificate da sigle nella sezione di collocazione, precedute sempre dal prefisso "AGR." (pur
usando la stessa struttura di collocazione). Per le collane occorrerà individuare le poche che
finiranno a scaffale aperto e che, a volte, dovranno essere riorganizzate, dato che i volumi che le
compongono possono essere dispersi in mezzo alle altre monografie. L'ideale è che assumano una
numerazione progressiva all'interno di un nuovo settore. Le collane che restano a magazzino
manterranno le vecchie collocazioni, per ottenere la stessa, evidente, differenziazione fra materiale
a scaffale aperto e a magazzino delle monografie. [marzo 2011]
Per quanto riguarda le riviste, vanno fatte delle considerazioni molto più complesse. Come detto
nel par. 2.1, quando questo progetto è stato inizialmente definito, si prevedeva di mettere a scaffale
aperto le ultime 10 annate delle riviste attive (all'epoca ca. 1000, per un'occupazione di 400 metri
lineari di scaffali), ordinate alfabeticamente; le annate precedenti sarebbero andate a magazzino,
assieme alle riviste chiuse. Già allora però era evidente che il magazzino non sarebbe stato
sufficiente per ospitare tutto il materiale storico: le riviste marginali od obsolete (con basso livello
di consultazione) sarebbero quindi rimaste nel compactus della vecchia biblioteca o in un altro
magazzino separato, mentre le riviste specializzate sarebbero rimaste nei Dipartimenti di afferenza.
Sarebbe stato quindi fondamentale differenziare in maniera evidente attraverso la collocazione
quelle marginali localizzate nella vecchia biblioteca da quelle posizionate nella nuova biblioteca,
come in effetti è stato fatto9 per i primi due fondi bibliografici traslocati (Entomologia e DISMA):
le loro riviste dislocate nel vecchio compactus mantengono le vecchie collocazioni, mentre per
quelle sistemate nella nuova biblioteca sono state create nuove collocazioni.
Su tutto aleggiava poi la questione – assai intricata - di come gestire la protezione con tag RFID
(cfr. par. 4.1.2).
8
i volumi a scaffale aperto vengono prelevati dall'utente senza intermediazione, quelli a magazzino vanno chiesti al bancone (e non è
detto che vengono forniti immediatamente)
9
attività complessa, dato che per ricollocare gli esemplari occorre prima controllare e correggere le notizie bibliografiche
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Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
Genesi
Agg.: 11/08/15
Nel frattempo la situazione è talmente cambiata da obbligare a rivedere interamente l'analisi:
- il numero di riviste attive si è ridotto enormemente: se nel 2011 erano 250 (= 100 metri di
ripiani), oggi sono 150 (=60 metri), e continuano a diminuire di 10/15 l'anno, non solo a causa
delle chiusure per ragioni contabili, ma anche a causa dei passaggi all'e-only e delle continue
cessazioni di pubblicazioni. Non è quindi facile valutare quanto convenga esporre a scaffale
riviste destinate in breve a interrompersi, per una ragione o per l'altra
- il trasferimento delle riviste dei primi 3 Dipartimenti, in parte a scaffale aperto, in parte nel
nuovo magazzino centralizzato e in parte depositate nel vecchio compactus (senza dimenticare
che alcune sono rimaste in Dipartimento o continuano ad esservi inviate) ha reso evidente
l'estrema difficoltà nell'individuare a colpo d'occhio dove recuperare un certo fascicolo: se la
rivista non è ben conosciuta dal bibliotecario e non ci sono precise indicazioni su dove sono gli
ultimi fascicoli (e quali siano questi ultimi) come si può capire se è in Dipartimento, a scaffale,
a magazzino nella nuova biblioteca o a magazzino nella vecchia ? Senza contare poi il caso –
ulteriormente deviante rispetto alla norma - dei fascicoli mancanti e di quelli a rilegare …
- il fatto che la stragrande maggioranza delle riviste cartacee abbia la versione on-line rende assai
dubbi i vantaggi di esporle al pubblico: se è la versione elettronica ad assicurare consultazione e
DD, perché mettere a scaffale la versione cartacea, con tutte le complessità del caso ? Il fatto
poi che si sia scelto di attivare per quanto possibile l'accesso elettronico per tutti gli
abbonamenti ha ulteriormente ridotto l'entità del problema
- negli ultimi anni anche la necessità di dislocare in Dipartimento alcune riviste o le ultime
annate di alcune riviste per le esigenze della ricerca si è considerevolmente ridotta: di nuovo,
se è la versione elettronica ad assicurare la consultabilità, perché inviarle in Dipartimento ?
- infine, last but not least, il vecchio compactus non sarà più a disposizione per le riviste
marginali, obbligando a rivedere tutta la logica del vecchio progetto
Tenendo conto delle complicazioni relative alla gestione dei fascicoli (vedi par. 4.1.2), si potrebbe
pensare che la soluzione migliore sia di mettere tutte le riviste a magazzino fino all'ultimo fascicolo.
Ma una scelta simile appare troppo radicale: una biblioteca senza riviste esposte sembrerebbe
incompleta e anomala; non sarebbe poi semplice trovare altro materiale da mettere in corridoio al
loro posto, mentre – al contrario – la scelta aumenterebbe l'occupazione a magazzino (la più critica
per la scarsità di spazi). Inoltre, mettere a magazzino le riviste cartacee sarebbe controproducente,
dato che costringerebbe a scendere in magazzino ad ogni richiesta di consultazione o DD.
La soluzione migliore è quindi quella di ridurre al minimo le riviste a scaffale aperto, limitandole a
quelle cartacee. Tra tutte gli standing-order sono i migliori candidati per evidenti ragioni:
- sono solo cartacee e destinate a restare tali per molto, quindi tipico materiale da scaffale aperto
- sono già rilegati e hanno un inventario per volume
- si può mettere senza problemi a scaffale aperto l'intera consistenza
A questi vanno aggiunti gli ultimi anni delle riviste di consultazione pura (National geography,
Informatore agrario) e delle riviste di pregio (Nature, Science etc.), gestendo al meglio i fascicoli
con tag multipli. Si possono ipotizzare 10 o 11 standing-order, una diecina di riviste di
consultazione generale e 5 o 6 riviste come Nature: totale ca. 20 riviste per altrettanti metri
(compresa l'esposizione dei fascicoli). Tutto il resto andrà a magazzino.
Quanto alle riviste marginali già dislocate nel compactus della vecchia biblioteca o inizialmente ivi
destinate, occorrerà necessariamente eliminarle, redislocarle o aggiungerle alle altre destinate al
magazzino della nuova biblioteca.
[marzo 2014]
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Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
3.1.2
Agg.: 11/08/15
Genesi
La situazione degli spazi disponibili a scaffale aperto
La sistemazione definitiva del materiale bibliografico, ovviamente, non potrà che avvenire alla fine
dei lavori di risistemazione dei locali adibiti all’esposizione dei volumi a scaffale aperto. Nel
frattempo vari fattori potranno modificare - a volte in maniera rilevante – i parametri su cui sui
basa l’organizzazione del materiale a scaffale e la sua distribuzione tra le varie sale. In particolare :
-
numero scaffali: nei layouts le scaffalature esistenti e quelle da acquisire/traslocare sono
indicate con precisione, sia nel numero che nelle dimensioni 10. Di conseguenza, si dovrebbero
poter derivare con esattezza i metri totali disponibili. Quando le scaffalature verranno
posizionate, potrebbero però rivelarsi impedimenti non evidenti nelle planimetrie (prese
sporgenti dalle pareti, punti critici vicino ai passaggi e all'antitaccheggio etc.) che potrebbero
ridurne il numero. Allo stesso risultato potranno condurre piccoli errori di calcolo sul
dimensionamento delle pareti (le planimetrie non incorporano gli effetti degli interventi edili,
come l'allargamento o il restringimento dei passaggi, il riposizionamento delle porte etc.). Il
dato potrà quindi variare in meno. Fatto ben più rilevante, esistono dubbi sulla distribuzione
delle scaffalature tra le varie collezioni. In particolare, sarà complesso suddividere esattamente
il numero di scaffalature posizionate in corridoio tra le riviste, i testi e le opere di consultazione,
dato che non sappiamo con precisione quante riviste attive resteranno, quanti metri occuperanno
e quante opere di consultazione saranno recuperate da altri fondi librari o destinate all'ufficio
reference. Le incertezze sull'esatto numero di scaffali dedicati alle singole collezioni sugli
scaffali posizionati in corridoio sono quindi notevoli.
-
n.. ripiani a scaffale: è stato valutato in media a 5 ma è probabile che nella realtà possa variare
del 5 % in più a seconda del tipo di collezione presa in esame. Ad esempio, è probabile che per
monografie in cui prevalgano paperbacks si potrebbe avere una media del 5,5 o più. Il dato
potrà quindi variare leggermente in più, sovrapponendosi al punto precedente.
-
n. volumi per metro: è stato valutato a 35 per le monografie e 25 per le riviste, ma è probabile
che possano esserci variazioni a seconda del tipo di collezione. Ad esempio, per le riviste si
potrebbe scendere a 20, ma dipende da quali riviste sopravvivranno 11; lo stesso vale per le
consultazioni (quelle che occupano più spazio sono le tradizionali enciclopedie, in via di
sparizione). Il dato potrà quindi variare sensibilmente, sovrapponendosi alle incertezze
statistiche e rendere difficile definire con esattezza per ogni collezione (testi, consultazioni etc.)
il numero di volumi ospitati dalle scaffalature assegnate.
-
n. volumi coinvolti: qui l’incertezza dipende sia dalle statistiche (poco attendibili e che
dovranno essere ricontrollate), sia dalla quantità di volumi in “prestito” presso i docenti che
potrà diminuire o aumentare notevolmente la quantità di volumi realmente collocati a scaffale
-
trend di acquisti: generalmente in calo ma è difficile valutare di quanto, perché dipende dalle
disponibilità residue che resteranno alla biblioteca per comperare monografie. Inoltre la
complessa struttura della CDD rende impossibile predire eventuali concentrazioni degli acquisti
in una particolare sotto-classe
[marzo 2011]
10
quelle metalliche (usate nelle sale e nella parte destra del corridoio dedicato a volumi di testo e opere di consultazione) sono da 100
o da 80 cm. Quelle in legno, usate nella parte sinistra del corridoio (dedicato all'esposizione riviste) sono da 92 o da 72 cm.
11
la variabilità nelle riviste è alta: ci sono riviste in cui un anno occupa 1 metro, altre in cui occupa 10 cm. Su piccoli numeri (100 o
200 riviste), basta che poche riviste molto "estese" in termini di centimetri occupati cessino, per abbassare enormemente la media
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Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
3.1.3
Genesi
Agg.: 11/08/15
La situazione degli spazi disponibili a magazzino
I compactus della nuova biblioteca sono due, più o meno con la stessa capienza (1100 metri lineari
di scaffali), mentre i metri occupati dalle riviste (nonostante le riviste immagazzinate nel compactus
della vecchia biblioteca), sono di gran lunga superiori ai metri lineari occupati dalle monografie
destinate a magazzino: per le monografie si arriva a 900/1000 metri, per le riviste a oltre 1300
metri. Si è scelto di dedicare il vecchio compactus alle monografie e il nuovo alle riviste, in parte
perché il nuovo compactus è più largo e permette facili spostamenti delle riviste (il vecchio più
stretto va bene per le monografie che non richiedono grosse operazioni di ricollocazione), in parte
perché nel vicino corridoio sarà possibile collocare altri 3/400 metri lineari di riviste.
Gli spazi a compactus sono i più critici anche per ragioni storiche: rispetto ai metri lineari
inizialmente definiti dal progetto del 2008, la capienza del nuovo compactus è stata sensibilmente
ridotta dai limiti strutturali imposti dal seminterrato (le volte bombate, la necessità di lasciar libere
zone del seminterrato dedicate a passaggi tecnici etc.) e dal dimensionamento del meccanismo di
movimento dei carrelli. Inoltre, una parte dei locali del seminterrato inizialmente attribuiti alla
biblioteca sono stati assegnati all'Analisi sensoriale, riducendo di qualche centinaia di metri lineari
la capienza totale.
Per contro, è stato possibile attrezzare il corridoio e le pareti accanto al nuovo compactus con
scaffali ed armadi, aumentando di alcune centinaia di metri la capienza totale del magazzino; e lo
stesso potrà essere fatto con due altri locali, di cui uno inizialmente destinato ad ospitare un ufficio,
aumentando la metratura totale di altre svariate centinaia di metri.
Infine, le possibilità che uno di tali locali dovesse ospitare l'impianto antincendio (diminuendo la
metratura di alcune centinaia di metri) è stata recentemente esclusa.
Nel seminterrato attualmente sono posizionati:
- 13 armadi da 1,80 metri: 4 nella saletta A, 5 nel corridoio e altri 4 accanto al compactus.
- 10 scaffalature alte da 7/8 ripiani
- sarà inoltre possibile posizionare qua e là almeno altri 10/12 metri di scaffali normali a 5/6
ripiani : ma si potrebbe, usando la saletta B e ottimizzando gli spazi, arrivare a 25
Se ognuno degli armadi fosse attrezzato con 5 ripiani e la maggior parte potesse essere occupata in
doppia fila, ogni armadio potrebbe ospitare fino a 18 metri di riviste; se attrezzata con 4 ripiani
singoli arriverebbe al massimo a 7 metri: la variabilità è dunque altissima, in quanto nella ipotesi
massima si arriverebbe a 250 metri lineari, in quella minima 100.
Gli scaffali alti ottimizzati potrebbero contenere 75 metri lineari e se ne fossero piazzati altri 25
normali ottimizzati se ne aggiungerebbero altri 130 (60 per 12 scaffali non ottimizzati).
Nell'insieme, la variabilità fra l'ipotesi massima (250 metri lineari + 75 + 130 = 455) e la minima
(100 + 75 + 60 = 235) resta elevatissima, portando al raddoppio – o al dimezzamento, se si guarda
all'inverso - dei metri lineari ottenibili. Tutto dipende dal livello di ottimizzazione degli spazi, che
dipende strettamente dalla scelta dei volumi da posizionare, dall'uso definito e da piccole microdecisioni strutturali, in grado di sommare i loro effetti (per un'analisi puntuale cfr par. 3.4.2) .
Infine, nella saletta antichi al momento sono presenti 10 scaffali normali, per un totale di ca. 55
metri lineari (gli spazi a scaffale sono ottimizzati perché gli antichi sono sistemati a formato) che
garantiscono spazio per ca. 2800 volumi. Ma potrebbero essere sistemate almeno altre 4 scaffalature
in mezzo (al limite anche 6), creando spazi per almeno altri 1500 volumi, quindi anche per alcune
riviste antiche.
[apr. 2014 ]
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Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
3.1.4
Genesi
Agg.: 11/08/15
La situazione del materiale bibliografico
Anche la quantità di materiale da traslocare e da sistemare a scaffale nella nuova biblioteca,
nonostante sia stata stimata al meglio, potrà subire delle variazioni, a volte anche sensibili.
Per quanto riguarda le monografie, il numero dei volumi coinvolti nell'accorpamento (dato che le
statistiche o peggio, le registrazioni inventariali, sono irrealistiche) deriva essenzialmente dal
numero di inventari utilizzati per le catalogazioni.
Occorre però ricordare che la maggior parte delle catalogazioni sono opera di una cooperativa
nell'ambito di un recupero del pregresso: i catalogatori non avevano in mano i volumi, ma solo
schede cartacee, spesso mal fatte e mancanti di dati essenziali tipo l'inventario; in molti casi, quindi,
l'inventario assegnato in SOL è fittizio e non ha alcun rapporto con quello presente sui volumi o sui
registri inventariali. Una certa quantità di errori è quindi inevitabile: peraltro i registri inventariali –
come detto – sono anch'essi gravemente inconsistenti (fino agli anni 90 i doni non erano
inventariati) e sui volumi gli inventari raramente venivano segnalati (o addirittura vi appaiono solo
vecchi inventari ormai obsoleti).
Esistono quindi dei fattori in grado di sottostimare il reale numero di volumi coinvolti (obbligando
in prospettiva le quantità da ricollocare a scaffale):
 il fatto che alcuni volumi possono non essere stati catalogati
 il fatto che alcune opere in più volumi siano state catalogate in maniera semplificata,
attribuendo all'opera un solo inventario, quando i volumi sono magari 8 o 9
Paradossalmente, la non catalogazione potrebbe essere il minore dei problemi, dato che spesso
riguarda volumi obsoleti o non inventariati, che quindi potrebbero essere tranquillamente
disinventariati o semplicemente trascurati. La non registrazione degli inventari di opere in più
volumi invece ha sicuramente prodotto una sottostima nel numero dei volumi: va tuttavia tenuto
conto che ad Agraria le opere in più volumi sono relativamente scarse.
Appare tuttavia evidente che altri fattori possano sovrastimare il numero di volumi (riducendo le
quantità). Alcune opere, infatti, sembrano apparentemente possedute in due copie, con diversi
inventari, ma uguale collocazione (senza il BS, per intenderci): l'anomalia potrebbe essere dovuta a
errori di collocazione – e in alcuni casi sicuramente è così 12 - ma se i volumi sono diecine e si
concentrano in alcuni settori delle collezioni, a scaffale se ne trova sempre solo uno, gli inventari
sono tutti fittizi, i primi inventari si concentrano attorno a una sequenza e i secondi attorno ad
un'altra etc. etc., si può ragionevolmente concludere che siano stati erroneamente catalogati due
volte da diversi operatori. Quindi i secondi volumi in realtà non esistono.
Naturalmente, finché non sarà stato completato il controllo negli studi dei docenti, la possibilità che
la seconda copia esista, sia pur dispersa, per quanto scarsa, non può essere del tutto esclusa, quindi
questo fattore resterà ipotetico fino alla fine.
Quali siano gli equilibri finali tra questi diversi fattori è difficile da valutare, perché è difficile
valutare la loro reale incidenza se non ex-post: in una biblioteca con 2500 volumi, se i volumi non
catalogati fossero 200 e quelli da eliminare in quanto semplici “artefatti” derivati da un errore di
doppia catalogazione siano solo 50, il totale finale sarebbe di 2650 (con un aumento del 6%); ma se
i non catalogati fossero solo 100 – e di essi 50 tali da non dover essere trattati – e gli artefatti 100, il
totale reale addirittura scenderebbe a 2450 !
[sett. 2013]
12
Sappiamo infatti che in alcuni casi il secondo inventario è stato erroneamente legato alla prima collocazione (come se
fosse una rivista), bloccando la collocazione dei primi tre livelli. Il bibliotecario poteva quindi immettere il BS solo in
sequenza, ma spesso non ha saputo gestire la situazione e non l'ha proprio inserito, creando due collocazioni uguali
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Genesi
Agg.: 11/08/15
A parte ciò, tra i volumi catalogati, una parte considerevole è dislocata negli studi dei docenti, e
solo una minima parte tornerà in biblioteca. Anche qui è difficile fare una esatta valutazione
preliminare; tuttavia, partendo dalla situazione esistente al Distam (ca. 1000 volumi dislocati presso
i docenti su 9000 totali) si può presumere che dal 10 al 15% dei volumi verranno tolti dagli scaffali.
Esistono infine dei fattori attivi in grado di diminuire sensibilmente il numero di volumi coinvolti:
 se si prendono in considerazione tutti i fondi librari molti volumi sono doppi e potrebbero
quindi essere disinventariati. Naturalmente disinventariare un volume ha un costo (e spesso
è estremamente complesso trovare i dati), quindi l'eliminazione delle copie doppie va
valutata in termini di costi/ricavi: può avere senso per le opere in più volumi o le grandi
opere di consultazione semplicemente perché spesso un solo inventario consente di
risparmiare molti centimetri; appare controproducente se riguarda fascicoli od opuscoli.
 anche molte opere obsolete potrebbero essere disinventariate, sempre valutando il rapporto
costi/ricavi e privilegiando le opere in più volumi o le grandi opere di consultazione. Va
notato che opere di inizio secolo potrebbero essere considerate storiche e quindi da salvare
comunque, mentre appaiono più sacrificabili opere degli anni 60 e 70/80.
 per le vecchie edizioni dei volumi di testo (cioè un'edizione indietro di 3 o 4 rispetto a quella
corrente) il vantaggio nel disinventariarle non dipende solo dal risparmio di spazio, ma
anche dall'eliminare opere che potrebbero confondere l'utente che cerca a catalogo, oppure
che pensa di ricorrere a vecchie edizioni solo perché disponibili per la richiesta on-line a
differenza delle versioni più recenti (senza considerare la loro obsolescenza)
Tra tutte le opere su cui si può fare lo scarto maggiore sono le vecchie enciclopedie doppie o
obsolete, i dizionari, i vecchi volumi di testo e in generale le opere di consultazione.
Infine, se si vuole valutare in anticipo la distribuzione dei volumi per settore di collocazione CDD
(per stabilire dove collocarli a scaffale nelle varie sale) occorre considerare che solo il 90 % circa
dei volumi è già classificato. Però si possono utilizzare le statistiche di inventari per classe e
sottoclasse CDD e aumentarli di circa il 10%, ottenendo delle plausibili simulazioni di partenza [per
gli spazi di accrescimento, vedi il par. 4.1.4].
Per quanto riguarda le riviste, non è stata fatta una valutazione del numero dei volumi coinvolti (in
mancanza di registrazioni corrette i parametri da prendere in considerazione presentano troppo
variabili), ma registrati i centimetri occupati da ogni rivista.
Anche qui, benchè il lavoro sia stato accurato, esistono vari fattori in grado di modificare i dati di
partenza. Qui però il problema maggiore nasce dal fatto che – a prescindere da qualunque errore
sistematico – le metrature di riviste da collocare a magazzini eccedono di parecchie centinaia di
metri gli spazi disponibili: quindi quelle in eccesso (tendenzialmente le più obsolete e marginali) o
le si tengono nel vecchio compactus (se resterà disponibile) o si trovano altri spazi in Facoltà o si
disinventariano.
Per prudenza occorre anticipare la disinventariazione, privilegiando sempre un'analisi costi/ricavi:
meglio eliminare poche grandi riviste e alcune recenti e marginali.
[febbr. 2014]
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Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
3.2
3.2.1
Agg.: 11/08/15
Genesi
MONOGRAFIE A SCAFFALE APERTO
La struttura delle collocazioni generiche a scaffale aperto è basata su:
- sezione (10 cars.) : dato che lo scaffale generico sarà la collezione "di base" [nel senso che sono
le altre collezioni ad essere definite per differenza] la sezione sarà solo "AGR.
" e basta
- collocazione (20 cars.) : conterrà le materie disciplinari definite in base alla CDD
- specificazione (12 cars.) : conterrà il codice identificativo dell'opera composto dal codice autorititoli [i primi 3 car. del cognome + il primo del nome o i primi 3 car. della prima parola
significativa del titolo + il primo della seconda], anno preceduto da parentesi tonda [per gestire
edizioni e diverse opere stesso autore all’interno dello stesso settore Dewey] ed eventualmente
BS,TR etc. per indicare copie multiple ;
- sequenza (20) : conterrà il numero dei volumi di un’opera, preceduto da slash per separare i
caratteri in orizzontale
Qui sotto le statistiche – in vari aggiornamenti - sulla quantità di metri lineari disponibili sala per
sala e la distribuzione tendenziale dei volumi in base alla CDD (a sinistra scaffali e metrature, a
destra i volumi a scaffale divisi per CDD – sia quelli finora classificati che le proiezioni – e le altre
collezioni. Le celle con sfondo giallo rappresentano le ipotesi più realistiche)
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Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
3.2.2
Genesi
Agg.: 11/08/15
Dinamiche e selezione materiale
Inizialmente i volumi destinati a scaffale erano 13.200, di cui 4.200 BC, 2.000 Distam e 400
Entomologia per un totale di 6.600, la metà del totale. Ma in questi tre fondi librari ben 1100
volumi sono in prestito vincolato a docenti (il 15%) e se la stessa proporzione valesse per gli altri
fondi, i volumi destinati ad essere esposti a scaffale sarebbero stati solo 11.100.
Come si può vedere dalla tabella precedente, nella peggiore delle ipotesi sulle scaffalature nelle sale
c'è posto per 14.000 vol., che potrebbero arrivare a 16.400 se realisticamente i volumi arrivassero a
35 al metro – dato che non sono compresi i volumi più spessi, come enciclopedie, annate di riviste
e manuali, collocati in corridoio - o 17.400 per 37 vol. al metro: quindi 13.000 vol. con spazi di
accrescimento per 8 anni o 12.000 con accrescimento per 10 anni. Va detto che il maggiore
accrescimento avverrà tra i volumi di testo, posizionati in corridoio, dove gli spazi di accrescimento
sono maggiori (per i testi sono previsti 14 metri di scaffalature contro le attuali 9)13.
Si è quindi deciso di aggiungervi i volumi del 199014 (circa 1000), arrivando a 14.200 volumi a
scaffale ; togliendo il 15% in prestito vincolato, si arriva a 12.000 volumi, il che significa
dimensionare la collezione in modo da garantire spazi di accrescimento per 10 anni. Dei 1000
volumi riassegnati a scaffale aperto ca. 200 non erano classificati, quindi andare indietro di un anno
ha creato un limitato lavoro supplementare per apporre RFID e fascette agli 800 volumi classificati,
ma un sensibile aggravio di lavoro per i restanti 200 da classificare. Naturalmente, più si va indietro
più aumenta il numero dei volumi da classificare, minore è l'utilità intrinseca dei volumi a scaffale e
quindi il rapporto costi-ricavi degrada rapidamente. Perciò – e per garantire che gli anni a scaffale
siano definiti da un decennio – ci si è fermati al 1990. Nulla toglie che si possano poi spostare a
scaffale volumi degli anni 80' (per materie come entomologia, tecnologie agrarie e alimentari etc.,
in cui l'obsolescenza scientifica non è così rapida come per la genetica, la microbiologia o la
biochimica) [marzo 2014]
13
14
Le nuove accessioni sono ca. 6/700 l'anno, ma se si escludono i volumi di testo, a scaffale saranno al più 200/300 vol.
Ottenendo anche lo scopo di togliere pressione al magazzino, in cui gli spazi sono estremamente limitati (par. 3.4.3)
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Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
Genesi
Agg.: 11/08/15
[agg. luglio 2014 - i volumi recuperati sono nominalmente 4600 per B1, 2100 per B5 , 420 per B8,
415 per C1 e 1950 per B0, per un totale di 9500 volumi teoricamente assegnati a scaffale aperto.
In realtà, a causa dei volumi assenti e non ricollocati, i volumi effettivamente ricollocati sono 3990
per B1, 1180 per B5, 220 per B8, 260 per C1 e 1850 per B2, per 7500 volumi: in particolare
risultano prestati 280 volumi di B1, 530 di B5, 120 di B8, 30 di C1 e 10 di B2, mentre sono
“dispersi” 20 volumi B1, 330 B5, 50 B8, 50 C1 e 330 B2, per 1900/2000 volumi mancanti (il 20%
dei “nominali”). Restano da recuperare nominalmente 2300 volumi per B0, 2100 per Q1 e 300 per
C2, per altri 4.700 volumi teorici (su cui bisogna supporre la stessa percentuale di volumi
“assenti”). Quindi i volumi finora recuperati sono il 65% dei 14.200 volumi teorici complessivi e
quindi anche di quelli realmente recuperabili, presumibilmente 11.200 volumi.
L'ipotesi più realistica sui quanti volumi possano essere ospitati sugli scaffali aperti è ora di 17.000
volumi (94 m. di scaffali per 5 ripiani, per 36 vol. al metro - ma con 37 vol. al metro si arriva ad
una capienza massima di 18.000 volumi). Il rapporto tra capienza e volumi teorici da assegnare a
scaffale è quindi di circa l'80%, di conseguenza i volumi nominalmente a scaffale dovrebbero
occupare mediamente l'80% di ogni scaffale (infatti per sovrapporre le scaffalature “virtuali” a
quelle reali, il numero di volumi è stato espanso del 20%), lasciando 20 cm. liberi come spazi di
fuga; degli altri 80 cm. che teoricamente dovrebbero risultare occupati se venissero recuperati tutti i
volumi a scaffale aperto, circa 15 cm. (il 20%) rimarranno liberi per i volumi “dispersi”, quelli
effettivamente occupati saranno 45 cm., mentre 20 resteranno a disposizione per gli ultimi fondi.
In base alla distribuzione delle classi CDD tra le sale (nelle sale A e B la classe 3, nella sala C la 5
e la 610, nella D le classi da 620 a 635, nella E le classi 636-7 e nella F le seguenti), i metri lineari
utilizzabili per la classe 3 / sale A-B sono appena sufficienti, sono sovradimensionati per la classe
5 / sala C (ca. 2 scaffali in eccesso) e leggermente maggiori per la 6 / sala D (uno scaffale in più).
La percentuale di volumi classificati rispetto al totale contiene però una dissimmetria di fondo: il
90% è la media fra il 96/97% di B1/B5/B8 etc., il 90% del Diprove e il 70% di Ingegneria: dato
che questi ultimi fondi contengono soprattutto opere di biologia vegetale, scienze agrarie e
ingegneria, il fatto che nel loro caso la classificazione sia stata scarsa implica che nella distribuzione
statistica delle classi CDD esiste un errore sistematico che sottovaluta le classi 5 e 6 (quelle in cui
però, come detto sopra, esistono maggiori margini di espansione a scaffale).]
[agg. giugno 2015 – i volumi a scaffale da recuperare per B0 erano 2300, 200 per Q3 e 300 per C2
per un totale di 2.800 volumi teorici ; realisticamente potevano essere recuperati non più di 2400
volumi. In realtà, tra scarti, volumi marginali o non classificati, per B0 sono stati messi a scaffale
1400 volumi e per Q3/C2 300, per 1.700 volumi effettivi (a cui bisogna aggiungerne altri 200 non
catalogati). Quindi i volumi realmente presenti a scaffale sono ca. 9.000: dato che gli ultimi fondi
ne aggiungeranno 8/900, alla fine a scaffale arriveremo a ca. 10.000 volumi reali].
[agg. Luglio 2015 – al momento i volumi nominalmente ricollocati a scaffale aperto sono 10.250 ,
di cui 237 in prestito vincolato a docenti, e 783 fuori posto o smarriti, per un totale reale di 9230
vol. a scaffale aperto. Ci sono poi i volumi ancora da ricollocare a scaffale aperto, perchè in
prestito vincolato o smarriti prima di essere ricollocati per un totale di 2115 vol. da recuperare a
scaffale aperto (414 per B1, 814 per B5, 131 per B8, 112 per C1, 37 per B2, 349 per B0, 199 per
Q1 e 35 per C2). Restano da recuperare nominalmente 900 volumi per Agronom., 700 per Colt. e
460 per Idr.Agr., per altri 2060 volumi teorici (su cui bisogna supporre la stessa percentuale di
volumi “assenti”), più 200/300 volumi posteriori al 1990 da catalogare. Quindi a scaffale aperto
alla fine andranno 14.700 volumi teorici complessivi, mentre quelli realmente recuperati a
scaffale saranno presumibilmente 11.200 volumi, confermando le precedenti proiezioni].
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Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
PIANO RIALZATO
UFFICI
SALA B
(7)
1500 vols
SALA C (6)
3200 vols
(20 posti)
(20 posti)
SCALE
E
BAGNI
(24 posti)
Verde = uffici biblioteca
(scaffale aperto/sale lettura + uffici )
UFF.
SALA D (5)
RIV.
3600 vols
FR
ON
T
OF
FIC
Azzurro = corridoio
UFFICI
USCI
TA
SICU
REZ
ZA
(24 posti)
.
( <testi + cons. + coll.)
SALA A
(1)
2000 vols
Agg.: 11/08/15
Progetto per la nuova biblioteca centralizzata di Agraria
CORRIDOIO PIANO RIALZATO
( riviste)
BAGNI
ATRIO ED
SALA F (2)
SALA E (3)
INGRESSO
3000 vols
600 vols
(12 posti)
(24 posti)
Giallo = locali per il pubblico
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Grigio = atrio
SALA
PC
Rosa = sala PC
Agg.: 11/08/15
Progetto per la nuova biblioteca centralizzata di Agraria
PIANO SEMINTERRATO (compactus + locali vari )
UFFICI
ANALISI SENSORIALE
COMPACTUS (esistente)
SCALE
E
BAGNI
CORRIDOIO PIANO SEMINTERRATO
SCALE
E
COMPACTUS (da creare)
BAGNI
SCAF
FALI
ANALISI
SENSORI
ALE
CAVEDI
Verde = uffici della biblioteca
Grigio = compactus
Azzurro = corridoio
Giallo = sale a scaffali
Rosa = locali dell’attuale Analisi sensoriale (non utilizzate dalla biblioteca)
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3.2.3
Agg.: 11/08/15
genesi.doc
Suddivisione per sale
N.B.: sulla planimetria le sale sono individuate da numeri, in ordine antiorario da sinistra sull'asse
orizzontale (vale a dire dall'ingresso laterale) e la n. 4 non esiste, in quanto successivamente dedicata ad
uffici. Qui le sale sono distinte da lettere, in ordine orario, sempre partendo da sinistra sull'asse orizzontale.
Per ogni scaffale si calcolano 5 ripiani da un metro, e per ogni metro mediamente 35 volumi.
SALA
A (1)
La sala avrà da 15 a 16 metri di scaffalature, per 75/80 metri di ripiani e un numero di volumi tra i
2650 e i 2800. I posti lettura saranno 24.
Nella sala vanno le prime 2 classi CDD (max 300 volumi) e una parte dei volumi della classe 3
(economia e diritto (che in totale assommerà a ca. 3400 volumi) per circa 2100 volumi
SALA B (7)
Alle pareti e attorno ai muri portanti saranno sistemati 10/12 metri di scaffalature, per 50/60 metri
lineari di ripiani e un numero di volumi che oscilla tra i 1500 e i 1800. I posti lettura saranno 20.
Nella sala andrebbe il resto della classe 3 (economia e diritto, 3400 volumi) per circa 1300 volumi
SALA
C (6)
Nella sala saranno sistemati 22 metri di scaffalature, per 110 metri lineari di ripiani e un numero di
volumi che arriverebbe a circa 3900. I posti lettura saranno 20.
Nella sala vanno la classe 5 (scienze, circa 2600) e le classi 600-610 (ca. 800 volumi), per un totale
di ca. 3400
SALA
D (5)
La sala avrà circa 22 metri di scaffalature per 110 metri di ripiani e circa 3900 volumi. I posti
lettura sono 24. Nella sala andrebbero le classi 620-635 (ca. 3600 volumi in totale).
SALA E (3)
La sala avrà 4 metri di scaffalature per 20 metri di ripiani e 650 volumi. I posti lettura sono 24.
Nella sala andrebbero le classi 636-637 (ca. 550 volumi in totale).
SALA
F (2)
La sala avrà circa 18 metri di scaffalature, per 90 metri di ripiani e un numero di volumi attorno ai
3100. I posti lettura saranno 12.
Nella sala andrebbe le classi 640-690 (alimentazione e tecnologia alimentare), per circa 2200
volumi, più i volumi delle classi 7-9 (circa 500), per un totale di ca. 2700.
Dato che i volumi saranno ricollocati in vari step, le porzioni di volumi man mano riclassificati –
per evitare di spostarli e ri-spostarli in continuazione - vanno posizionati nella posizione a scaffale
più vicina a quella definitiva: per questo si è partiti dalla distribuzione statistica per classi dei
volumi attualmente classificati, la si è moltiplicata per 1.1 (visto che i volumi classificati sono al
momento il 90% del totale) per simularne la distribuzione finale; poi è stato applicato un fattore
moltiplicativo (1.2) per farla corrispondere con il numero reale di metri lineari disponibili: così si
visualizza approssimativamente scaffale per scaffale quali classi li occuperanno, incorporando in
ogni classe il 20% di spazi di fuga. Questa strategia permetterà di definire la posizione delle classi
più simile a quella definitiva, salvo la necessità di piccoli aggiustamenti on the fly. [gen. 2014]
Pagina 27 di 48
Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
Agg.: 11/08/15
genesi.doc
La distribuzione delle classi a scaffale ipotizzata a gennaio 2014 si basava sulle stime allora
disponibili per i volumi classificati e gli scaffali disponibili. A giugno, dopo l'arrivo degli scaffali (e
la scelta di eliminarne alcuni per assicurare una migliore vivibilità agli ambienti), la quantità di
metri lineari è stata rivista al ribasso; per contro si è deciso di mantenere 6 metri di scaffalature
nella sala A, aumentando sensibilmente lo spazio per le prime classi. Viste le altezze medie dei
volumi, si è poi confermata l'ipotesi iniziale che gli scaffali avranno al massimo 5 ripiani. Si è così
arrivati alla prima, vera, simulazione sulla distribuzione dei volumi a scaffale 15, usata come griglia
di collimazione per posizionare i volumi di B5, B8, C1 e quelli del Depaa (recuperati a giugno). Si è
capito inoltre di poter ottenere una forte coincidenza tra sale e classi: le sale A e B avrebbe infatti
potuto ospitare le classi 1-3, la C la classe 5 e la 610 (medicina), la D le classi 620-635 (ingegneria
e scienze agrarie), la E le 636-7 (zootecnia) e la F le altre (nutrizione e tecnologie alimentari).
A luglio, durante il posizionamento dei volumi recuperati dalla Biblioteca centrale, la distribuzione
delle classi è stata confermata, salvo minime modifiche alle sotto-classi (ad es. riducendo
leggermente la 333 e aumentando la 338). Le ultime statistiche sulle classificazioni (arrivate ormai
al 95%) hanno confermato ulteriormente le previsioni, persino nel leggero drive supplementare a
suo tempo ipotizzato per le classi più presenti nei fondi librari non ancora trasferiti (333, 620, 631 e
700). Inoltre, le classi che in ipotesi apparivano più “sacrificate” (333 e 338), stanno rivelando
un'occupazione di spazi inferiore al previsto, probabilmente a causa del numero medio di volumi
per metro per quelle classi (ben maggiore dei 35 vol. a metro preso come standard).
Si può quindi ritenere che la distribuzione delle classi a scaffale sia ormai molto vicina all'optimum,
e con un tasso di errore massimo di pochi punti percentuali, del tutto accettabile.
[agosto 2014]
DISTRIBUZIONE PROBABILISTICA CLASSI A SCAFFALE SU PROIEZIONI STATISTICHE (agg. 15 agosto 2014)
15
Vedi appendice – dati statistici sui volumi ancora fermi a quelli di gennaio, con il tasso di classificazione fermo al 90%
Pagina 28 di 48
Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
Agg.: 11/08/15
genesi.doc
Pagina 29 di 48
Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
3.3
Agg.: 11/08/15
genesi.doc
COLLEZIONI SPECIALI E RIVISTE IN CORRIDOIO
Il corridoio diverrà l’estensione delle sale a scaffali aperti, e vi saranno sistemati i volumi di testo,
gli ultimi 10 anni delle riviste cartacee attive, le collane e gli standing order e una parte dei volumi
di consultazione.
In base al progetto iniziale doveva ospitare 32 metri di scaffali, una dozzina di metallo da 1 m. e 25
misti da 0.90. In realtà gli spazi rimasti liberi dopo la ristrutturazione, tenendo conto dei margini di
rispetto per gli antitaccheggi, ne potranno ospitare 25 misti da 0,90, due misti da 0,70 per un totale
di ca. 24 metri lineari, più 5 metri al massimo di scaffalature metalliche, per un totale complessivo
di ca. 29 metri lineari.
I volumi di testo occupano al momento 9 metri di scaffalature per 1500 volumi, ma dato che sono i
materiali a maggiore incremento occorre riservare loro almeno 13 metri. I volumi di consultazione
occupano 7 metri per 1000 volumi, più un metro per quelli provenienti da altri fondi librari ; ma
almeno 3/4 metri, quelli relativi ad opere di biblioteconomia e reference potrebbero andare
nell'ufficio reference o in Direzione, quindi in corridoio ne andranno non più di 5 metri. Le collane
occuperanno 3 metri e gli standing order 5/6. Totale 26/7 metri. Le riviste cartacee (non
standing order) potranno al massimo occupare i restanti 2/3 metri : in pratica, calcolando in media
più di un metro per tenere a scaffale gli ultimi 10 anni di una rivista, ne potremo tenere sopra non
più di 15.
Dato che per riempire ognuno dei lati servono 13/14 metri di scaffali, quelli metallici non possono
occupare da soli un lato: quindi vanno sistemati ad un'estremità del corridoio, riservandoli per
particolari tipologie di materiali. I volumi di testo andrebbero esposti al meglio, quindi davanti
all'ingresso, e accanto alla postazione prestito, non ad una estremità poco visibile; inoltre, visto il
numero ridotto, non possono essere ospitati dalle poche scaffalature metalliche. I volumi di
consultazione invece dovrebbero trovarsi accanto all'ufficio reference. Quindi i 5 o 6 scaffali
metallici vanno all'estremità di sinistra del corridoio, accanto al reference, per ospitare le opere di
consultazione e le collane. Gli scaffali di legno di fronte all'ingresso e attorno al banco prestito
potrebbero contenere i testi, e quelle in fondo a destra riviste e standing order.
La struttura delle collocazioni per opere di consultazione a scaffale aperto è basata su:
- sezione (10 cars.) : la sezione sarà "AGR.CONS. "
- specificazione (12 cars.) : codice autori-titoli, anno preceduto da tonda + BS,TR etc. ;
- sequenza (20) : numero dei volumi all’interno di un’opera, preceduto da slash
La struttura delle collocazioni per i volumi di testo è basata su:
- sezione (10 cars.) : la sezione sarà "AGR.TES. "
- specificazione (12 cars.) : codice autori-titoli, anno preceduto da tonda + BS,TR etc. ;
La struttura delle collane e degli standing order a scaffale aperto è basata su:
- sezione (10 cars.) : la sezione sarà "AGR.COLL. "
- collocazione (20 cars.) : conterrà il numero progressivo della collana (su un unico schedone !)
- specificazione (12 cars.) : numero di sequenza dell'opera all'interno della collana
-
[maggio 2014]
Pagina 30 di 48
Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
3.4
3.4.1
Agg.: 11/08/15
genesi.doc
MATERIALE A MAGAZZINO
Qui sotto le statistiche sui metri lineari disponibili a magazzino e i volumi per tipologia e
collezioni. Le celle con sfondo giallo rappresentano le ipotesi più realistiche)
Pagina 31 di 48
Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
Agg.: 11/08/15
genesi.doc
Si nota che nel vecchio compactus (riservato alle monografie), possono essere ospitati tra i 52.000 e
i 47.000 volumi (a 40/45 vol. a metro, dato che nel magazzino monografie mancano – ovviamente –
le riviste rilegate e le opere di consultazione o i manuali, vale a dire i volumi più ingombranti,
mentre sono frequenti fascicoli e miscellanee). In ogni caso, ipotizzando che il compactus possa
contenere ca. 50.000 volumi, si può vedere (nella parte destra) che la migliore ipotesi sui volumi
coinvolti, una volta detratti i volumi antichi (“a” - ca. 3000) e quelli a scaffale post-1989 appare
nella riga “Mon -s/a” alla colonna con sfondo giallo, ed è di ca. 50.000 volumi.
In teoria questo significa che nel vecchio compactus dovrebbe esserci posto per tutte le monografie,
compattandole senza spazi di fuga (ma per una più realistica analisi vedi sotto par. 3.4.3). In realtà
piccole incertezze statistiche portano a ritenere che lo spazio necessario possa essere leggermente di
più o di meno. D'altra parte le disinventariazioni stanno recuperando spazio e ancor più ne potranno
recuperare in seguito; inoltre l'analisi su alcuni fondi librari porta a ritenere che per tali materiali in
un metro possano starci fino a 50/55 volumi, elevando notevolmente la capienza dei compactus.
Molto più problematico lo spazio per le riviste: di fronte a 1500 metri lineari disponibili, tra
compactus e scaffali sparsi, i metri di riviste – tra principali (“s” a compactus) e marginali (“m” a
scaffale) sono almeno 1700. Ma sono in corso operazioni di scarto, che potrebbero recuperare
centinaia di metri.
[maggio 2014]
Vecchie statistiche riviste (2013)
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Tipo(*=scelto/x=parz/e=escl)
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:
1047
:
597
:
18
:
1267
:
111
:
210
:
556
:
114
Rec.
:
Rec.
:
Rec.
:
Rec.
:
Rec.
:
Rec.
:
Rec.
:
Rec.
:
Rec.
:
233
32
529
140
55
218
111
208
277
Metri
tot.:
1502.62
Metri
tot.:
225.47
Metri
tot.:
95.60
Metri
tot.:
792.57
Metri
tot.:
23.04
Metri
tot.:
19.78
Metri
tot.:
0.00
Metri
tot.:
65.14
Metri
tot.:
413.28
Metri
tot.:
4.44
Metri
tot.:
421.04
Metri
tot.:
178.17
Metri
tot.:
9.37
Metri
tot.:
113.32
Metri
tot.:
97.45
Metri
tot.:
8.58
Metri
tot.:
33.49
-
Accr.:
16.41
Accr.:
0.29
Accr.:
0.00
Accr.:
0.51
Accr.:
0.00
Accr.:
0.07
Accr.:
0.00
Accr.:
0.33
Accr.:
4.91
Accr.:
0.05
Accr.:
0.02
Accr.:
2.83
Accr.:
0.10
Accr.:
0.39
Accr.:
0.42
Accr.:
0.00
Accr.:
0.00
Nuove statistiche (2014)
Bibl.:
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Rec.
:
718
Metri
tot.:
1239.90
Rec.
:
177
Metri
tot.:
126.13
Rec.
:
986
Metri
tot.:
259.46
Rec.
:
108
Metri
tot.:
167.80
Rec.
:
908
Metri
tot.:
507.96
Rec.
:
154
Metri
tot.:
237.82
Rec.
:
200
Metri
tot.:
34.54
Rec.
:
392
Metri
tot.:
2.39
Rec.
:
56
Metri
tot.:
18.24
Rec.
:
176
Metri
tot.:
94.98
Rec.
:
18
Metri
tot.:
11.71
Rec.
:
79
Metri
tot.:
46.39
*
Rec.
e
Rec.
*
Rec.
d
Rec.
e
Rec.
m
Rec.
p
Rec.
d
Rec.
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Rec.
i
Rec.
m
Rec.
*
Rec.
e
- Rec.
:
:
3
25
:
83
:
55
:
64
:
564
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96
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51
:
19
:
90
:
19
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26
:
19 -
Pagina 32 di 48
-
Metri
tot.:
0.00
Metri
tot.:
0.00
Metri
tot.:
236.91
Metri
tot.:
70.29
Metri
tot.:
20.35
Metri
tot.:
267.19
Metri
tot.:
171.16
Metri
tot.:
0.75
Metri
tot.:
3.96
Metri
tot.:
70.20
Metri
tot.:
7.03
Metri
tot.:
141.45
Metri tot.: 94.85 -
-
Accr.:
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-
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Accr.:
Accr.:
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Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
12.01
0.05
0.38
2.19
0.29
0.19
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0.00
0.06
2.07
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0.00
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Agg.: 11/08/15
genesi.doc
Bibl.:
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:
18
Metri
tot.:
94.60
m
Rec.
:
22
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tot.:
59.10
*
Rec.
:
250
Metri
tot.:
331.72
d
Rec.
:
20
Metri
tot.:
41.96
e
Rec.
:
36
Metri
tot.:
7.34
m
Rec.
:
51
Metri
tot.:
40.00
p
Rec.
:
8
Metri
tot.:
29.23
*
Rec.
:
135
Metri
tot.:
181.87
d
Rec.
:
51
Metri
tot.:
13.13
e
Rec.
:
24
Metri
tot.:
2.23
m
Rec.
:
67
Metri
tot.:
29.17
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:
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Metri
tot.:
13.91
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Rec.
:
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Metri
tot.:
18.24
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Rec.
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Metri
tot.:
11.71
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Rec.
:
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Metri
tot.:
46.39
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Rec.
:
16
Metri
tot.:
0.32
m
Rec.
:
11
Metri
tot.:
2.06
*
Rec.
:
43
Metri
tot.:
77.14
e
Rec.
:
578
Metri
tot.:
66.25
m
Rec.
:
19
Metri
tot.:
10.69
p
Rec.
:
6
Metri
tot.:
0.67
*
Rec.
:
35
Metri
tot.:
56.36
e
Rec.
:
26
Metri
tot.:
6.06
m
Rec.
:
42
Metri
tot.:
23.92
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Rec.
:
23
Metri
tot.:
31.36
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Rec.
:
62
Metri
tot.:
0.40
m
Rec.
:
11
Metri
tot.:
8.38
*
Rec.
:
49
Metri
tot.:
56.18
e
Rec.
:
79
Metri
tot.:
13.05
m
Rec.
:
88
Metri
tot.:
28.57
*
Rec.
:
43
Metri
tot.:
92.70
e
Rec.
:
37
Metri
tot.:
44.45
m
Rec.
:
13
Metri
tot.:
31.85
-
Accr.:
Accr.:
Accr.:
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Accr.:
Accr.:
0.00
0.00
1.77
0.00
0.02
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2.41
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0.00
0.47
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0.00
0.00
0.63
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0.00
0.78
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1.24
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1.46
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Nuove statistiche (2015)
-
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Rec.
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924
Metri
tot.:
1404.00
268
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tot.:
151.06
1513
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tot.:
438.17
108
Metri
tot.:
167.20
172
Metri
tot.:
166.31
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Metri
tot.:
32.48
170
Metri
tot.:
19.61
498
Metri
tot.:
2.18
236
Metri
tot.:
299.25
131
Metri
tot.:
61.84
55
Metri
tot.:
47.32
93
Metri
tot.:
37.77
:
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45
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Metri
tot.:
194.50
Metri
tot.:
4.85
Metri
tot.:
23.14
-
Accr.:
Accr.:
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Accr.:
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Accr.:
Accr.:
Accr.:
statistiche monografie (2014)
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo
Tipo:
Tipo:
Tipo
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
Tipo:
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Istituto:
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B2
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C2
C2
C2
Q1
Q1
Q1
Pagina 33 di 48
Rec.:
Rec.:
Rec.:
Rec.:
Rec.:
Rec.:
Rec.:
Rec.:
Rec.:
Rec.:
Rec.:
Rec.:
Rec.:
Rec.:
Rec.:
Rec.:
Rec.:
Rec.:
5992
2093
23
91
1360
936
26227
1565
7157
7245
353
1767
266
2192
189
600
1963
6076
-
Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
11.53
0.27
0.49
1.84
0.22
0.00
0.03
0.02
0.19
0.68
0.44
0.07
0.02
0.00
0.00
3.4.2
Agg.: 11/08/15
genesi.doc
Ipotesi di suddivisione del materiale riviste
A magazzino le riviste attive non sono distinte da quelle chiuse, quindi occorre definire gli spazi di
fuga. In molti fondi librari le riviste non sono collocate in base alle collocazioni SOL, quindi
occorrerà riorganizzarle al momento del trasloco. Ogni filotto ospita ca. 24 metri lineari (25 a
3,60 metri per 7 ripiani, 22 m. per 6 ripiani).
Come detto, la situazione delle riviste a magazzino fin dall'inizio è apparsa problematica: per
ospitare tutte le riviste della facoltà mancava spazio per circa 10/15.000 volumi (ca. 300/400 metri
lineari). Per diminuire il numero dei metri lineari da ospitare a magazzino ed aumentare le
scaffalature le ipotesi possibili erano :
- aumentare gli scarti, riducendo le marginali al minimo, in modo da unirle alle riviste principali.
- spostare le riviste più antiche nella saletta antichi
- spostare a scaffale aperto le consistenze degli standing orders e di alcune riviste cartacee
- disinventariare o rendere marginali gli abstracts B8 e C1
- rivedere le riviste più vecchie di DIFCA, DISMA e DISTAM (ospitate negli armadioni nelle
salette), eliminando le non catalogate obsolete, spostando altre tra gli antichi
- aggiungere quante più scaffalature è possibile (ad es. una o due nella saletta A e B, negli
interstizi, una o due negli interstizi del nuovo compactus, altre in corridoio)
- razionalizzare l'uso degli armadi, posizionandovi riviste marginali od obsolete in doppia fila
Nessuna soluzione da sola poteva essere risolutiva, ma tutte insieme potrevano ridurre il problema a
livelli trattabili. L'ottimizzazione degli spazi, il recupero a scaffale di riviste e lo spostamento delle
antiche nella sala antichi potrebbe garantire quelle diecine di metri di scaffali in più che servono.
Ma il maggiore guadagno – ovviamente - resta possibile solo negli scarti. L'esperienza di Patologia
(C1) mostra che una più rigorosa definizione delle riviste (trasformando alcune principali in
marginali e le marginali in scarto), permette di guadagnare ca. il 20% : si è passati da ca. 105 metri
lineari di riviste principali (97 + 8 di accrescimento) e 34 di marginali a 82 metri di principali (77 +
8 di accrescimento) e 15 di marginali (cfr pag. 29). Si ipotizza che scarti anche maggiori possano
essere fatti in B8 (da 110 a meno di 40). Se la stessa logica fosse esportabile su tutti i restanti fondi
librari si potrebbe arrivare a recuperare 150/200 metri lineari.
Lo scarto deve quindi essere massimizzato nei fondi ancora da recuperare. Ma – con alcuni
accorgimenti e una accurata pianificazione - può essere esteso retroattivamente anche ai fondi già
trasferiti e sistemati a compactus.
Resterebbero poi pochi metri qua e là (10 in fondo al compactus riviste e alcuni metri negli scaffali
occupati da B8 eliminando gli abstracts) per recuperare qualche altra rivista inizialmente definita
marginale. Lo stesso può valere per altri fondi. Naturalmente non essendo pensabile far slittare
centinaia di metri lineari di riviste, questi buchi creati andrebbero riempiti ad hoc con riviste che
abbiano le stesse metrature complessive delle riviste eliminate e dovrebbero prendere la loro
collocazione, essendo i numeri di catena progressivi.
[maggio 2014]
[agg. sett. 2014 - B8, B4 e C1 hanno finito per occupare 17 su 19 filotti del primo blocco di
compactus per 440 metri lineari, da cui poi sono stati tolti gli abstracts, sostituiti da altre riviste
inizialmente dichiarate marginali. Le ipotesi su B8, B4 e C1 (vedi sotto) erano di 400 metri + 30 di
accrescimento per 430 metri totali. La difformità era minima e può essere spiegata dall'inserimento
a scaffale di riviste non censite o mal censite, o da inserimento di riviste marginali o da scartare.
Bibl.: B8 - - Rec. : 131 - Metri tot.: 179.57 - Accr.: 2.67
Bibl.: C1 - - Rec. : 43 - Metri tot.: 77.14 - Accr.: 0.47
Bibl.: B1 - Rec.: 91 - Metri tot.: 240.68 - Accr.: 3.10 - Rec.: 184 - Metri tot.: 324.40 - Accr.: 3.10
Pagina 34 di 48
Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
Agg.: 11/08/15
genesi.doc
B5 (Distam) ha occupato due filotti nel primo blocco e 13 nel secondo, per ca. 15 filotti per 380
metri lineari, senza spazi inutilizzati. Le previsioni (vedi sopra) erano di circa 310 metri + 20 di
accrescimento, quindi minori di ben 2 filotti, perché molte riviste marginali sono state alla fine
mantenute per mantenere una migliore coerenza interna (evitando di ricollocare i titoli): in ogni
caso togliere le marginali non avrebbe fatto recuperare molti metri. A giugno 2014, per trasferire le
riviste di B1 (inizialmente stimato a 240 metri di riviste “scelte” e 270 di “marginali”, per un totale
di 510) si è arrivati alla stessa soluzione, con una scelta netta tra riviste da scartare e da salvare,
riducendo il più possibile il totale: si è così scesi a 340 metri lineari circa, occupando tutti i filotti
restanti, e lasciando ben poche riviste “marginali” da piazzare (50 metri)]. [aprile - sett. 2014]
Bibl.: Q3 - - Rec. : 43 - Metri tot.: 77.70 - Accr.: 1.46 - marginali: 25
Bibl.: C2 - - Rec. : 35 - Metri tot.: 50.00 - Accr.: 0.66 – marginali: 7
Bibl.: Q1 - Rec. : 21 - Metri tot.: 31.63 - Accr.: 0.78 – m.: 1,4 tot.: 34.68 – m.: 1.05
Bibl.: Q2 - Rec. : 46 - Metri tot.: 60.42 - Accr.: 1.24 – m.: 7,3 tot.: 71.95 - m. : 0.70
Bibl.: B9 - - Rec. : 26 - Metri tot.: 25.86 - Accr.: 0.23 – m: 4 tot.: 29.57 – m. : 0,06
Bibl.: B0 - - Rec. : 20? - Metri tot.: 40 - Accr.: 0.30 – marginali: 10
Bibl.: C1 - Tipo(*=scelto/x=parz/e=escl) m - Rec. : 8 - Metri tot.: 6.87 - Accr.: 0.00
Bibl.: B8 - Tipo(*=scelto/x=parz/e=escl) m - Rec. : 57 - Metri tot.: 23.45 - Accr.: 0.22
Bibl.: B2 - Tipo(*=scelto/x=parz/e=escl) i - Rec. : 87 - Metri tot.: 68.50 - Accr.: 1.74
Bibl.: B1 – w: rec. 45 Metri: 194.50 – z: Rec. 77 Metri: 27.59 – y: Rec. 31 - Metri: 23.14
[agg. giugno 2015 - accanto al compactus sono stati piazzati 16 metri di scaffali per 95 metri lineari,
per ospitare B0 e C2 comprendendovi molte marginali (ormai pochissime), usando anche la
parte superiore degli scaffali. Le riviste del DIPROVE (Q3), in parte già presenti in situ e in parte
recuperati dal Dipartimento occupano le 14 scaffalature alte, 98 m. a 7 ripiani, 112 a 8 ripiani.
In corridoio è stato poi fatto spazio per ospitare almeno 8/9 metri di scaffalature, che a 5 ripiani
arriverebbero a 45 metri lineari, o 10 metri di scaffalature che a 6 ripiani arriverebbero a 60 metri.
Da sistemare restano gli 84 metri lineari di Q2, i 40 metri di Q1 e i 35 di B9, per cui servirebbero
160 metri lineari con gli spazi di fuga e i recuperi di riviste compattate. Risistemando le CONS e
COLL di B1, si sono poi resi disponibili due altri filotti e mezzo, per ospitare le monografie di
COLT. Quindi alla fine del compactus rimarrebbero liberi 9 filotti (da un minimo di 216 metri
lineari liberi ad un massimo di 250 metri lineari liberi), che dovrebbero ospitare le monografie
AGRON e IDR (da un minimo di 2,0 + 1,0 filotti, ad un massimo di 2,3 + 1,2 filotti).
Quindi nel compactus monografie, a seconda delle proiezioni (par. 4.3.3) resteranno liberi da un
minimo di 5,5 filotti (che a 6 scaffali e 25 metri lineari farebbero ca. 135 metri lineari liberi, che
potrebbero ospitare Q2 e in più anche Q1 con le marginali, mentre B9 dovrebbero
necessariamente andare in corridoio assieme alle le marginali B8) ad un massimo di 6 filotti (che
a 7 scaffali e 28 metri lineari arriverebbero a ca. 175 metri liberi, (che potrebbero ospitare Q2, Q1
con le marginali e tutto B9, e allora gli scaffali a corridoio potrebbero ospitare B2 e le marginali
B8).
La situazione delle riviste marginali è anch'essa in via di ottimizzazione. Quelle di Q3 sono nella
saletta A, in armadi da 5 ripiani e volumi in doppia file. Gli stessi armadi ospitano le marginali di
B5, e sopra quelle di C1 e le non catalogate di B4. Nella saletta server i 4 armadi da 1,80 in doppia
fila ospitano le marginali di B8 e di B4. Vanno quindi trovati spazi per le altre marginali di B1, B4,
etc. o per tutte le riviste di B9 (se non trovassero spazio dopo le monografie).
Due armadi sono stati spostati nell'ante-corridoio e un terzo tra i compactus. In uno di quelli
nell'ante-corridoio sono collocati gli abstracts B8 e C1 ; in quello tra i compactus le marginali B5
(liberando uno dei 4 armadioni nella saletta A, in cui potrebbero essere collocate la restante
marginale di B4 nel vecchio compactus). Nel secondo piazzato nell'ante-corridoio sono state
collocate le marginali di CONS, razionalizzando gli spazi. Qua e là nei filotti del compactus nuovo
esistono poi spazi non usati di pochi metri, per aggiungervi altre riviste marginali recuperate da B1]
Pagina 35 di 48
Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
3.4.3
Agg.: 11/08/15
genesi.doc
Ipotesi di suddivisione del materiale monografie
Monografie: mantengono le vecchie collocazioni. Le collezioni si considerano chiuse, e varieranno
poco (in diminuzione per i volumi disinventariati e in aumento per rientri di volumi in prestito o
declassificati da scaffale aperto). Per volumi a scaffale aperto e testi da ricollocare a magazzino si
aprirà la sezione “AGR.MAG.” + le stesse collocazioni assegnate a scaffale aperto.
La struttura delle collocazioni di pregio è basata su:
- sezione (10 cars.) : la sezione sarà "AGR.ANT. "
- collocazione (20 cars.) : conterrà il settore e il formato [1 + formato per libri dal 500 al 700,
2 + formato per volumi dell’Ottocento, 3 + sotto-settore per formati speciali o 900 ?]
- specificazione (12 cars.) : numero di sequenza dell'opera all'interno del settore
- sequenza (20) : conterrà il numero dei volumi dell’opera, preceduto da slash
Inizialmente nel primo blocco di compactus sono state sistemate le monografie di B8, B4 e C1, fino
ad occupare 6 filotti (da 4 metri per 6/7 scaffalature a metro) su 17, per circa 170 metri lineari. Il
resto del primo blocco ospitavano le riviste ex-DIFCA e le monografie del DISTAM, mentre il
secondo blocco, da 25 filotti, ospitava le riviste DISTAM. Le monografie DIFCA e DISTAM sono
state compattate, disinventariando i materiali doppi od obsoleti, ed ottimizzando l'occupazione degli
spazi, lasciando liberi circa 5 filotti nel primo blocco. A giugno 2014 sono stati trasferiti i volumi a
magazzino del DEPAA (circa 7300). L'ipotesi iniziale era che a 35 vol. al metro dovessero occupare
190/200 metri lineari, per ca. 27/28 metri di scaffali, pari a 7 filotti; di fatto dopo il trasloco sono
risultati occupati i 5 filotti residuali del primo blocco e tre quarti del secondo (22 metri di scaffali,
155 metri lineari). È presumibile che la minore occupazione di spazio sia dipesa dal numero medio
di volumi a scaffale, di gran lunga superiore ai 35 vol. per metro, presumibilmente vicino ai 45 al
metro (l'ipotesi più ottimistica arrivava al massimo a 40).
B1, con ca. 13.000 monografie nominali a magazzino, avrebbe dovuto occupare 15 filotti (370 metri
a 35 vol. al metro, 6 ripiani per scaffale) o 11,5 filotti (280 metri a 40 vol. metro e 7 ripiani); in
realtà dopo una prima ripulitura delle collezioni, i volumi di B1 trasferiti hanno finito per occupare
solo 240 metri (130 per i volumi tematici, 45 di CONS, 40 di COLL e 25 varie), per circa 9,5 filotti
sui 24,5 liberi nel secondo settore. Per Ingegneria (6000 volumi da magazzino, per 130/150 metri
lineari) si ipotizzavano da un massimo di 4 filotti ad un minimo di 3, per Zootecnia da 1,5 a un
minimo di uno. In realtà Ingegneria ha occupato 4 filotti (a causa dell'altezza media dei volumi si
sono potuti piazzare solo 6 ripiani) e Zootecnia uno. Agronomia, Coltivazione e Idraulica
nell'insieme hanno 9.000 volumi da magazzino (da 7 a 7,5 filotti), quindi lo spazio ci sarebbe, anzi
resterebbero disponibili da un minimo di 3 ad un massimo di 4 filotti. [marzo 2015]
Ulteriori compattamenti tra i volumi DEPAA hanno portato a recuperare altri metri, così che la
parte terminale del DEPAA occupa un solo settore (un quarto) del primo filotto del secondo blocco
di compactus. Per B1 gli scarti tra le vecchie consultazioni, l'ottimizzazione degli spazi, la
risistemazione di spezzoni di collezioni e lo spostamento delle CONS marginali negli armadi in
corridoio, hanno liberato più di due filotti tra B1 e Ingegneria, in grado di ospitare le monografie di
Colt. (da 2 a 2,4 filotti). Alla fine degli spazi attualmente occupati sono disponibili 9 filotti liberi, in
grado di ospitare oltre alle monografie di Agronomia (da 2 a 2,5 filotti) e Idraulica (da 1 a 1,3
filotti), le riviste di Colt. (da 3 a 3,5 filotti), quelle di Agronom. (da 1,4 a 1,7 filotti) e perfino Idr.
(da 1,1 a 1,4 filotti): per un totale da un minimo di 9 filotti ad un massimo di 10,5 filotti.
Possiamo realisticamente pensare a una occupazione di circa 9,5 filotti.
Sistemando meglio Zootec e il finale di Ingegneria si potrebbero recuperare ca. 10 metri lineari alla
fine degli spazi attualmente occupati, aumentando leggermente gli spazi disponibili alla fine
arrivando a un totale di 9,2 filotti liberi, quindi mancherebbero poche diecine di metri per far stare
a compactus tutti i volumi da trasferire [luglio 2015]
Pagina 36 di 48
Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
4
4.1
4.1.1
Agg.: 11/08/15
genesi.doc
GESTIONE MATERIALE BIBLIOGRAFICO
GESTIONE A SCAFFALE
DELLE MONOGRAFIE
Gestione monografie a scaffale aperto
Il progetto, come detto in precedenza, prevede che le monografie posteriori al 1990 vadano a
scaffale aperto: saranno suddivise in collezioni (scaffale generico, volumi di testo, opere di
consultazione), con collocazione basata sulla CDD e protette da tag RFID; quelle anteriori al 1990
manterranno le vecchie collocazioni e saranno depositate nel compactus senza tag (in quanto il
magazzino non sarà accessibile agli utenti e quindi i volumi saranno di per sé protetti).
Con questa impostazione strutturale il passaggio di un volume da una sezione all’altra implica la
sua ricollocazione e - se servisse - il passaggio a un diverso tipo di circolazione. Ad esempio un
volume di testo sostituito da edizioni più recenti potrà passare prima dal settore "TESTI" allo
scaffale generico, e poi - una volta diventato obsoleto - a magazzino: la prestabilità non cambierà
nel passaggio da un settore all'altro 16. Al contrario, un volume di consultazione sostituito da edizioni
più recenti, "declassificato" a scaffale generico, da non prestabile diverrà prestabile.
Il fatto che i volumi saranno organizzati in base alla CDD da una parte faciliterà lo "scorrimento"
delle scaffalature da parte degli utenti, in quanto saranno distribuiti in base a logiche disciplinari
scientifiche, dalla materia più generica alle più specifiche; dall'altra, il fatto che le collocazioni
basate sulla CDD possono essere molto lunghe e complesse (basate su numeri privi di un'immediata
evidenza semantica) aumenterà significativamente la complessità nella ricollocazione dei volumi e
la possibilità di errori. Sarà quindi inevitabile impedire agli utenti di ricollocare a scaffale i volumi
presi in consultazione, riservando il compito ai bibliotecari.
Nella gestione del materiale bibliografico della futura biblioteca sarà cruciale l'incidenza del
prelievo di volumi dal magazzino sul totale delle transazioni: più si dovrà abbandonare il bancone
per effettuarlo, più aumenteranno i carichi di lavoro. Sarà quindi necessario prevedere ogni tanto
un’analisi delle richieste, per individuare volumi a magazzino particolarmente consultati, da
riposizionare a scaffale aperto. Non ha invece senso l'apposizione di "fantasmi" al posto dei volumi
prestati, in quanto aumenta i carichi di lavoro senza vantaggi: se l'utente non trova un volume a
scaffale non se ne accorge neppure, se lo cerca in Opac, vedrà subito se è prestato o è disponibile.
Si ipotizza che il 15% dei volumi (circa 2000) saranno costantemente in prestito presso i docenti,
come prestiti "notturni" (per differenziarne il trattamento e - soprattutto - permettere di
distinguerli dai normali prestiti) e saranno segnalati in "precisazione di inventario" come
"DISLOCATI PRESSO DIPARTIMENTO xxxx": un messaggio in grado di dare all'utente e al
bibliotecario l'immediata consapevolezza che il volume non si trova fisicamente in biblioteca e che
quindi la sua disponibilità va gestita in maniera particolare.
Neanche per i volumi prestati ai docenti ha senso l'apposizione di "fantasmi", dato che questi
prestiti non hanno scadenze: i volumi sono esclusi dalla normale disponibilità mentre mettere
"fantasmi" fa presupporre invece che vi rientrino.
16
tranne che per le prime copie dei volumi di testo (di solito non prestabili se fanno parte integrante della sezione "TESTI", ma che
diverrebbero prestabili passando agli scaffali generici)
Pagina 37 di 48
Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
Agg.: 11/08/15
genesi.doc
Al momento è prematuro affrontare la questione dei controlli a scaffale basati sui tag RFID e
pistole. Già adesso possiamo però evidenziare alcune questioni:
- l'elevata percentuale di volumi in prestito e presso i docenti fa sì che controlli a scaffale basati
su pistole e RFID abbiano senso solo se il software è in grado di individuare i volumi prestati,
differenziandoli da quelli mancanti o fuori posto. In altre parole, il software deve poter
integrare il dato dei prestiti nel database bibliografico: il che è tutto da verificare.
- il controllo basato su pistole e RFID non funziona in assenza di tag RFID, il che – dato che
questo progetto prevede la non apposizione di tag per i volumi a magazzino - taglia fuori tutto
il magazzino (con un numero di volumi che arriva a ben l'80% del totale)
- il controllo a scaffale basato su pistole e RFID si limita a segnalare acusticamente il fatto che
un volume sia fuori sequenza (si trova dove non dovrebbe o non si trova dove deve essere).
L'analisi del perché e la risoluzione del problema spetta comunque all'intervento manuale
dell'operatore (con tutte le complessità del caso). Quindi il controllo basato su pistole e RFID
riduce, non annulla i carichi di lavoro degli operatori
- i costi dell'apparato non sono trascurabili (7/8.000 euro) e quindi vanno accuratamente valutati
in base ai vantaggi che potrebbe realisticamente garantire, con tutta evidenza alquanto limitati
dalle questioni poste dai punti precedenti
[marzo 2011]
4.1.2
Spazi di accrescimento e gestione fisica
La dinamica di accrescimento dei vari settori e di gestione degli spazi di accrescimento non è
facilmente prevedibile, in quanto dipende da fattori casuali (il ritmo con cui escono le nuove
edizioni, l'interesse per una certa materia etc.). Altri fattori sono meno casuali, in quanto la
biblioteca può intervenire sulle politiche di acquisto e indirizzare l'accrescimento/aggiornamento
delle collezioni per migliorare la qualità dei servizi o per massimizzare la quantità dei servizi
erogati. A causa della limitatezza delle risorse, queste esigenze sono spesso in contrapposizione: i
libri di alto profilo scientifico sono costosi e non sempre "generano" molti prestiti, finendo per
avere un basso indice di efficacia della spesa; d'altra parte, volumi di interesse generico (come
manuali od opere di divulgazione), ben più economici, possono sì produrre più prestiti, ma centrare
gli acquisti su opere simili finirebbe per ridurre il profilo qualitativo dell'offerta. Va quindi trovato
un equilibrio complessivo tra queste esigenze contrastanti.
Occorre poi considerare che la CDD non coincide esattamente con le suddivisioni disciplinari della
Facoltà, su cui si basano le politiche di acquisto: opere di "zootecnia" potrebbero andare nella classe
3 (economia e diritto [applicato all'allevamento]), nella 636 (zootecnia vera e propria) o nella 660
(tecnologie alimentari). Quindi l’accrescimento dei singoli settori di collocazione avverrà in modo
intrinsecamente casuale: l’unico vantaggio è che – essendo la CDD molto analitica – le suddivisioni
a scaffale saranno molte e quindi la distribuzione dell’accrescimento finemente ridistribuito.
Inoltre, gli scaffali sono settati sul totale delle monografie post-1990, ma il 10/15% dei volumi
saranno costantemente in prestito ai docenti, il che aumenta del 10% gli spazi di accrescimento.
Questi andranno comunque distribuiti in maniera diffusa tra gli scaffali, in modo da poter aggiustare
la distribuzione dei volumi e rendere stabile la situazione a medio-lungo termine.
Le monografie a magazzino verranno invece sistemate nel vecchio ordine topografico, senza spazi
di fuga, dato che le collezioni sono chiuse. Per le riviste, a magazzino, andranno sia quelle chiuse,
che non richiedono spazi di accrescimento, che quelle aperte, che invece li richiedono; e di questo
occorrerà tenere conto.
[marzo 2012]
Pagina 38 di 48
Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
4.1.3
Agg.: 11/08/15
genesi.doc
Trattamento volumi e ricollocazione
La ricollocazione dei volumi di testo ha reso evidenti una serie di problemi (VEDI Appendice in
fondo). La procedura di ricollocazione automatica è infatti particolarmente complessa, in quanto
implica il costante mantenimento dell'allineamento tra SOL e il dbase interno (MATRIX) tramite
ripetuti passaggi di dati, nonché una serie di elaborazioni algoritmiche assai complesse (parsering,
creazioni di indici multipli, estrazioni di codici multi-parametrici, modifiche selettive etc.).
Ognuno di queste elaborazioni contiene un minimo ma ineliminabile grado di criticità; il fatto poi
che il flusso delle transazioni debba essere rigorosamente sequenziale e avvenga in un ambiente in
continua modificazione, con la possibilità che uno qualunque dei parametri di elaborazione cambi
tra un passaggio e l'altro, non può che aumentare la complessità del processo nel suo insieme.
Il trattamento dei volumi destinati a scaffale aperto richiede l'apposizione degli RFID (gestito da
type6), il controllo preliminare dei volumi presenti o mancanti (gestito da type1), la generazione
delle nuove collocazioni a partire dai dati bibliografici (gestito da type8), il cambiamento delle
collocazioni in SOL (type9) e la rifascettatura.
Le prime due operazioni possono precedere le altre, sia pure di poco, e l'ideale è che siano
contestuali: una volta trovato, il volume è RFIDato (usando i tag già programmati o
programmandone uno al momento) e segnalato in MATRIX con “b” in type1. Se il volume è
presso un docente type1 resta blank, se non è presso un docente ma non è presente a scaffale
viene segnalato con “x” (=mancante) o “r” (=rivedere) a seconda che si sia certi o meno della
sua assenza. Eventuali anomalie sono segnalate su type1 con “*” (=possibili artefatti, cioè
volumi probabilmente inesistenti) o “p” (=problematici) o “c” (=presenti dopo recupero da
Dipartimenti). La logica è ovviamente che solo volumi presenti (“b” o “c”) possono essere
RFIDati e poi trattati in SOL, dato che sarebbe assurdo cambiare la collocazione in SOL di
volumi che resterebbero per mesi dispersi con le vecchie, in attesa di essere recuperati dai
docenti; sarebbe inutile cambiarle per i mancanti, che – se riapparissero – sarebbero segnalati
proprio dal fatto di avere ancora le vecchie collocazioni. I codici di controllo della situazione dei
singoli volumi gestiscono il colore dello sfondo del BOX inventariale + scritta esplicita :

a = box oro [DA INV + COLLOC. - no contr. scaff.]: record recuperato da inv. + coll. (solo per
DIPROVE)
b = verdino [TROVATO A SCAFF.]: vol. controllo su scaffale o da DOCENTI e SIA
l'inventario CHE la
collocazione sono ok (per problemi mettere codice 'p')
c = box salmone [RECUPERATO DA DIP. - DA RIASS. ?]: volume recuperato da Dipartimento,
eventualmente da riassegnare a un docente come prestito lungo (notturno)
d = box blu [REC. DA TOPOGR. senza INV. - no contr. scaff.]: dati recuperati da topografico
senza inv.
p = box giallo limone [PROBLEMATICO - SENZA COLL. o altro]: recupero da inv. SENZA
collocazione
(per DIPROVE) oppure altro problema
x = box rosso [MANCANTE]:non trovato a scaffale ne' con richiedente DOPO controllo
e = box grigio [DA DISINVENTARIARE] ma non ancora disinventariato
z = box grigio-blu [DISINVENTARIATO]: disinventariazione ACCETTATA e vol. tolto da
SOL
* = box fuchsia [UNDER INQUIRY]: per casi non ben d3efiniti da individuare DOPO controllo
r = box viola chiaro [FUORI POSTO / rivedere]: non ancora trovati, smarriti generici, casi dubbi DA RIVEDERE
blank (' ') = trasparente [NON ANCORA CONTROLLATO]

type6 ha valore residuale e segnala solo se gli RFID sono stati preprogrammati in fabbrica
(“1”, per testi e consultazioni ante 2010, appare un box a sinistra verdino con scritta
“EXP.RFID”), programmati da noi (“2”, volumi a scaffale di tutti i fondi pre 2012, box
verde scritta “2. EXP.RFID”) o blank (= posteriori al 2012 o esclusi dai primi trattamenti,
RFID da programmare a mano, no box): può servire solo per controlli sugli RFID.
Pagina 39 di 48
Vers. 2.6 - agg. 1/06/2015
Agg.: 11/08/15
genesi.doc
La generazione delle collocazioni in MATRIX è gestita da type8: i volumi con le nuove
collocazioni generate sono indicati con “1” (appare un 2. box a sinistra giallino con scritta “1.
EXP.COLL”) o con “x” (appare un 2. box a sinistra verdino con scritta “EXP.COLL 1 OK”), i
volumi da trattare con “2” (che attiva le routine per gli aggiornamenti incrementali delle nuove
collocazioni, e che poi sarà trasformato in “1” dopo la generazione per disattivare i record - 2.
box a sinistra verde con scritta “TRATT. EXP.COLL”) e i volumi appena caricati o da non
trattare con blank. “9” o “*” indica le collane da trattare (2. box a sinistra grigio con scritta
“PRE-TR. COLL”), “x” casi particolari. Se un volume non è classificato sarebbe inutile
generare collocazioni incomplete: quindi vanno esclusi dalla procedura, lasciandoli blank.
Quindi i volumi nuovi o non trattati (type8 blank), dopo un controllo per escludere i casi
particolari o da non trattare, sono trasformati in “2” e trattati.

Le ricollocazioni basate su type8= “2” sono additive, non sostitutive, quindi non rigenerano
codici su record già trattati per evitare di cancellare correzioni manuali. Solo le classi potrebbero
essere ricaricate per i volumi già trattati (type8=“1”) evitando di modificare quelli già esportati
(type9 = “x”). In particolare non possono essere caricati gli anni per le opere in più volumi, né
le indicazioni di copie di copie aggiunte ad opere le cui prime copie erano già state elaborate. I
vecchi record vanno controllati e se cambiano le classi corretti a mano. Per i record trattati exnovo – prima di “disattivarli” trasformando type8 da “2” a “1” - vanno fatti i seguenti controlli :
- controllare se mon. uniche (tipo4 = “U”) hanno collocazione e specificazione e controllare le
prime e le ultime
- controllare se le opere in più volumi (tipo4 = “F” ) hanno la sequenza. Se non ce l'hanno va
messa a mano o valutato caso per caso. Se ce l'hanno controllare le prime (“/ ”) e le ultime
(“A”) e modificarle a mano se è il caso. Contestualmente vanno aggiunti gli anni, dato che
non sono caricati per le opere in più volumi

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- controllare i codici errati (non plain vanilla), i primi e ultimi caratteri in ordine ASCII per
individuare le anomalie
- altre anomalie : record elaborati con type 1 diverso da “b” e da ”c” o senza classi; al
contrario, non elaborati con classi e type 1 “b” o ”c”

La generazione delle collocazioni in SOL è gestita da type9: i volumi per cui sono già state
caricate le nuove collocazioni sono indicati con “x”, i volumi da trattare con “*” (che attiva le
routine di scaricamento del file da passare a SOL, poi trasformata in “x” dopo la ricollocazione
per disattivare i record). “9” indica collane o altri volumi con collocazione cambiata a mano,
“8” casi particolari. Le nuove accessioni o i volumi non ancora pronti per il change over restano
blank. Quindi i volumi nuovi o non trattati (con type9 = blank), dopo un controllo per escludere
casi particolari o record da non trattare, sono trasformati in “*” e trattati, e poi trasformati in “x”.

i record delle nuove accessioni hanno type8 e type9 valorizzati con blank, sbn_sezione,
sbn_collocazione etc. valorizzati con NULL (che può interferire con le query) e i titoli superiori
sono caricati in automatico dalle routine di inserimento, mentre non sono aggiornati per i vecchi
record. Peraltro, il fatto che i dati bibliografici dei titoli e degli autori – usati per i codici
alfabetici in sbn_specificazione - non possano cambiare sostanzialmente, rende preferibile non
aggiornarli per mantenere le correzioni fatte a mano. Diverso, ovviamente, è il caso dei nuovi
record di opere in più volumi, da controllare a mano uno per uno.

i nuovi testi sono caricati per default come type2 = “x” (settimanali): se sono copie multiple
la “m” di mensile va modificata a mano o con query ad hoc.
Conclusioni:
 a causa delle possibili riclassificazioni le collocazioni devono essere rigenerate per tutti i
record appena prima del change-over (tranne quelli già elaborati con il type9= “x”) per
evitare disallineamenti.
 Per una ragione simile (passaggi di testi o consultazioni a scaffale e viceversa) le sezioni
devono essere rigenerate per tutti i record appena prima del change-over (tranne quelli già
elaborati con il type9= “x”)
 i codici autore/titolo presentano problemi per le opere in più volumi, i caratteri non plain
vanilla ASCII e le incoerenze tra catalogazione e collocazione (opere in più volumi collocate
[maggio 2014]
A partire da luglio 2014 i volumi trattati hanno raggiunto una percentuale talmente elevata (il 65%)
e coprono un tale numero di fondi da rendere marginale – e quindi estremamente critico - il
trattamento algoritmico delle nuove accessioni: ogni mese, al momento dell'aggiornamento di
MATRIX, per caricarvi le nuove collocazioni occorrerebbe trattare poche decine di nuovi acquisti o
di volumi da ricollocare ad hoc (recuperati o classificati dopo il ricollocamento “principale” del
fondo di appartenenza, quindi da trattare a parte): i rischi insiti in tale procedure, giustificabili per
migliaia di volumi, sono eccessivi per pochi record.
Quindi si è deciso che i nuovi volumi catalogati dopo giugno 2014 verranno collocati già con le
nuove collocazioni a CDD e sistemati direttamente a scaffale assieme agli altri. 17 Quanto ai volumi
da ricollocare ad hoc perché “rimasti indietro” rispetto al resto del loro fondo di appartenenza,
quelli classificati dopo potranno essere aggiunti alle successive ricollocazioni degli ultimi fondi
librari (tenendoli da parte) oppure trattati manualmente; quelli recuperati a blocchi dai docenti
possono essere fascettati, rfidati e restituiti aggiungendoli alle successive ricollocazioni
automatiche, quelli recuperati singolarmente verrebbero trattati a mano.
[agosto 2014]
17
Prendendo per default il valore di type9 =”9” (=rec. Manuale), type8 = “1” (=coll. Nuova) e type1 = “b” (trovato a scaff.
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GESTIONE A SCAFFALE
DELLE RIVISTE
Le ultime annate delle riviste aperte destinate a scaffale aperto saranno esposte protette da tag. Il
fatto che siano (in parte) a scaffale aperto potrebbe essere segnalato in OPAC (“A scaffale dal … ”).
I volumi delle collane a scaffale aperto e degli standing order saranno anch'esse taggate,
eventualmente riorganizzate con una numerazione progressiva all'interno di un nuovo settore.
Una questione critica per le riviste a scaffale aperto sarà la gestione delle rilegature. Ovviamente
tutti i materiali esposti al pubblico (siano essi riviste rilegate o fascicoli sciolti) vanno protetti da
tag RFID. Rilegare un'annata costa ca. 13 euro, mentre un tag costa ca. 0,30 euro; per contro, la
gestione di un'annata rilegata è di gran lunga più semplice rispetto ai fascicoli sciolti: occupa meno
spazio ed è univocamente individuata da un inventario (mentre 12 fascicoli sciolti andrebbero
sistemati in appositi espositori e dovrebbero avere 12 tag con lo stesso inventario).
Nel valutare il rapporto costi/benefici tra rilegatura e tag, occorre considerare la grandezza dei
fascicoli: più sono spessi, più riescono a reggersi da soli senza danneggiarsi, ed è probabile che
l'annata richieda una rilegatura a volumi multipli (rendendo necessario apporre più tag RFID con lo
stesso inventario); inoltre, più sono spessi - e quindi con più articoli - più è probabile che all'utente
serva un solo fascicolo per volta, quindi tenerli sciolti può dare un vantaggio in fase di gestione.
Se una rivista fosse composta da 12 grossi fascicoli, il costo per rilegarli (30/40 euro) non sarebbe
giustificabile di fronte agli scarsi vantaggi, mentre il costo per gestirli “sciolti" con tag sarebbe
minimo (3/4 euro). In una rivista con 52 fascicoli, in cui due o tre annate potrebbero essere rilegate
in un solo volume, il rapporto costi/ricavi è invertito: a fronte di un costo per rilegare l'annata di 4/5
euro (con grandi vantaggi per la salvaguardia dei fascicoli), c'è un costo di 15 euro per taggare i
fascicoli (col rischio di danneggiarli e non gestirne correttamente la movimentazione 18). Certo, i 52
fascicoli vanno gestiti in un modo o nell'altro fino alla rilegatura, che può tardare due o tre anni.
Vanno poi considerate le lacune, che rendono complessa la gestione delle rilegature.
Per le riviste, nella futura biblioteca la registrazione delle transazioni in SOL - siano consultazioni o
prestiti giornalieri - avrà senso solo per gestire l'uscita dalla biblioteca dell'annata, anche se il
problema è reso marginale dall'aumento delle riviste elettroniche. Parlare astrattamente di riviste è
infatti fuorviante, perché sotto tale definizione si accorpano tre categorie di oggetti:
- la gestione delle riviste con equivalente elettronico non è problematica: la biblioteca diventerà il
deposito storico della copia cartacea e una vetrina in cui gli utenti potranno ancora sfogliare
fisicamente i fascicoli. Queste riviste potranno essere posizionate in magazzino senza creare
problemi agli utenti e – ovviamente – non sarà necessario dislocarle presso un Dipartimento
- le riviste prive di equivalente elettronico ma di prestigio dovrebbero andare a scaffale aperto. Si
tratta per lo più di standing orders. Se i docenti fossero disincentivati alla loro consultazione in
biblioteca, senza arrivare all'ipotesi di lasciare le riviste presso i dipartimenti (soluzione limite),
si potrebbero trovare soluzioni non penalizzanti per la biblioteca:
a) consentire la prestabilità delle singole annate, specie per gli standing order
b) per gli ultimi fascicoli: creare un periodo di "interregno" tra il ricevimento/registrazione e la
rilegatura, in cui il fascicolo venga messo a disposizione del docenti (ipotesi pericolosa
perché i fascicoli potrebbero perdersi e rendedere difficoltosa la rilegatura)
c) per tutti i fascicoli: effettuare un DD interno, sotto forma di fotocopia tramite posta interna
- per le riviste di pura consultazione a scaffale aperto, non esistono problemi con i docenti e
l'unico problema gestionale riguarda l'apposizione dei tag RFID
[marzo 2012]
18
la consultazione di 2 fascicoli della stessa rivista (su 52 non è da escludere) non è gestibile in SOL. Dato che l'inventario è legato
all'anno, se si presta un solo fascicolo, in SOL appare prestata l'intera annata (il fatto che riguardi un solo "pezzo" va messo in nota).
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4.3.1
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GESTIONE MATERIALI A MAGAZZINO
Gestione riviste a magazzino
Per le riviste a magazzino la riorganizzazione strutturale verrà fatta in fase di trasloco. Il vero
problema è dove posizionare le riviste marginali se non è più disponibile il compactus della vecchia
biblioteca: un'ipotesi è usare le scaffalature nel corridoio del seminterrato e accanto al compactus.
Un secondo problema è se cambiare le collocazioni alle riviste non marginali destinate al nuovo
compactus. Se il fondo fosse organizzato a caso, le riviste saranno posizionate a magazzino in base
alla sequenza creata durante il trasloco, dando priorità alle riviste più grandi o più usate. Se si
mantiene l'originale sequenza topografica, mancheranno molti numeri di catena, a causa delle
riviste eliminate o scartate come marginali: dato che prevalgono le riviste scartate, i buchi
finirebbero per essere eccessivi, e l'idea di ricollocarle non sarebbe peregrina, anche perché si
distinguerebbero immediatamente da quelle marginali (ovunque fossero posizionate).
In ogni caso l'ipotesi di cambiare le collocazioni delle riviste (in “AGR.”+settore+”PER.” + numero
di catena) va valutato – come qualsiasi altra scelta strutturale od organizzativa - valutando il
rapporto costi/ricavi. In se e per sé cambiare la collocazione in SOL è il minore dei problemi, dato
che in ogni caso si dovrà intervenire sui record per aggiornare consistenze e descrizioni
catalografiche. Un elemento da valutare è se le riviste hanno fascette e se la vecchia collocazione è
segnalata dentro i fascicoli: cambiando le collocazioni occorrerebbe cambiare anche le fascette e –
forse – le collocazioni scritte sui fascicoli. In casi estremi, come il DISTAM, in cui al contrario le
riviste da scartare sono poche, si potrebbe mantenere la struttura topografica compreso il numero di
catena, cambiando solo sezione in SOL.
Nel caso si vogliano inserire delle riviste inizialmente considerate marginali a compactus si
potrebbero individuare gli spazi disponibili a compactus e selezionare le poche riviste da inserire in
mezzo a quelle già piazzate a compactus in base alla compatibilità tra metri liberi e metri occupati
dalle singole riviste da aggiungere. Alcune annotazioni :
1) se si cambiano le collocazioni di tutte le riviste a compactus, le riviste marginali messe negli
armadi in corridoio e a fianco del compactus sarebbero facilmente distinguibili perché
manterrebbero la vecchia collocazione (senza neppure segnalarlo in “precis di inv”). Se a
compactus si tengono le vecchie collocazioni va trovata un'altra soluzione.
2) nel caso di Entomologia e del DISMA, occorre ricordare che le riviste messe a compactus
nuovo hanno già cambiato la collocazione e hanno preso una numerazione continua:
per inserirvi all'interno delle riviste ex-”marginali” occorre non solo eliminare delle riviste
ma riutilizzare i loro numeri di catena sostituendovi riviste che abbiano pari capienza; in
alternativa si possono inserire riviste in fondo, aggiungendo numeri di catena. Le possibili
riviste da eliminare sono gli standing orders (da spostare nel corridoio al piano terra) e gli
abstracts (da disinventariare).
3) Per Patologia la scelta / risistemazione va fatta adesso, eventualmente eliminando standing
orders e abstracts: le marginali o si re-inseriscono tra le riviste principali a compactus o si
eliminano o si lasciano negli armadi.
4) Per il DISTAM, oltre ad eliminare standing orders e abstracts, si possono selezionare alcune
riviste marginali da mettere negli armadi. Idem per gli altri fondi
[marzo 2014]
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4.3.2
Agg.: 11/08/15
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Gestione monografie e altri materiali a magazzino
Come detto sopra, le monografie destinate a magazzino non saranno ricollocate, in modo da poterle
identificarle rapidamente come tali sia dai bibliotecari che dagli utenti dalla collocazione. Questo
consentirà di definire un diverso trattamento delle richieste (ad esempio, stabilendo che le richieste
per volumi a magazzino vanno fatte su appositi moduli, in modo da poterne differire l'evasione al
momento in cui sarà disponibile un bibliotecario ed arrivare ad accumulare più richieste,
ottimizzando i carichi di lavoro).
Per facilitare la gestione delle richieste da parte dei bibliotecari, dato che spesso i volumi
provenienti dai vecchi fondi librari non hanno l'inventario registrato sul volume (o se c'è non è
distinto dalla serie giusta, o non corrisponde con quello inserito in SOL, che ovviamente detta legge
in fase di prestito), tenteremo di apporre all'interno una fascetta con serie e inventario dentro il
volume. Questo consentirà di identificare subito e in maniera univoca il numero di inventario nel
caso il volume debba essere prestato.
Se questo non fosse possibile, a causa della onerosità del processo, o per altre ragioni, l'unica
soluzione - una volta che si rendesse necessario prestare un volume a magazzino - sarebbe di
cercare in Opac il volume per titolo/autore, identificare in maniera univoca la copia che sia ha in
mano tramite la collocazione19 e infine inserire a mano la serie e l'inventario corrispondente nel
modulo gestione prestiti di SOL. È evidente la complessità e la lentezza di una simile procedura,
che oltretutto finirebbe nella maggior parte dei casi per svolgersi davanti all'utente.
Le monografie destinate a magazzino manterranno le vecchie collocazioni, al limite apponendo una
fascetta con serie e inventario dentro il volume, dato che raramente è rintracciabile nel volume
stesso l'inventario presente in SOL. Le collane troppo vecchie o inadatte per essere esposte al
pubblico manterranno le vecchie collocazioni, per differenziarle da quelle a scaffale aperto.
Per i volumi a magazzino non sono possibili controlli a scaffale automatizzati, non avendo tag
Scarti ?
19
[marzo 2012]
sperando naturalmente che non vi siano ambiguità o errori di scrittura riguardanti la collocazione
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APP
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Trattamento volumi e ricollocazione
La ricollocazione dei volumi di testo ha reso evidenti una serie di problemi, e il fatto che si tratti del
primo change-over di rilevante entità rende possibile un'analisi statistica per valutare il tasso di
errore sia a livello algoritmico (cioè sulla precisione digit by digit delle procedure off-line), sia per
quanto riguarda i problemi concettuali (i possibili casi di ambiguità/precisione nella generazione dei
codici creati da problemi catalografici), sia per quanto attiene alle questioni gestionali (la gestione
delle ri-collocazioni e della risistemazione fisica dei volumi).
 Occorre tener conto di alcuni fattori che hanno reso il change-over dei volumi di testo
particolarmente critico:
 nei testi ogni opera è posseduta in molte copie, quindi ogni errore è moltiplicato per 5 o 6
 la procedura ha operato su volumi movimentati e quindi richiede che alcuni volumi vengano
processati separatamente con tempi molto lunghi
 In ogni caso, i problemi incontrati sono stati i seguenti :

 - in circa 50 record la procedura di cambiamento di collocazione non è avvenuto a causa di un
disallineamento tra SOL e MATRIX, che riguarda sempre record in cui in SOL c'è uno
spazio tra i vecchi numeri catena e la parentesi dell'edizione, mentre in MATRIX lo spazio
non esiste. Il fatto che non tutti i record che si trovano in tale situazione siano andati in errore
iindica che il problema possa essere sottile e insidioso. Dato che le collocazioni SOL presenti
in “coll” non sono state sottoposte a parsering o a trasformazioni parametriche, non sembra
plausibile che si tratti di errori algoritmici, a meno che una qualche procedura abbia trimmato
uno spazio (ma solo in alcuni casi, il che sembra abbastanza improbabile). Ma l'idea di un
disallineamento tra record, modificati da una parte ma non dall'altra, è altrettante inspiegabile

 - in almeno 4 casi la classificazione è cambiata nel tempo intercorso fra l'acquisto dei primi
volumi e l'arrivo degli ultimi: la collocazione dei primi non è stata ricaricata perché la
procedura era solo additiva, creando una ventina di errori a causa dei record multipli

 - in altri due o tre casi è cambiata la natura dell'opera (da testo a scaffale o viceversa) sempre
tra l'acquisto dei primi volumi e gli ultimi: di nuovo, la sezione dei primi non è stata
rigenerata, finendo così per escluderli dalla successiva elaborazione delle collocazioni, in
quanto non appartenevano alla categoria selezionata

 - in due casi le procedure è andata in errore perché non sono stati elaborati i codici che
identificano le copie multiple. Sfortunatamente ognuna delle due opere era posseduta in 5/6
copie, quindi i record errati complessivamente sono stati una dozzina. Sembra che gli errori
risalgano al primo caricamento del 2012, quindi è difficile capire da cosa dipendono

 - in tre casi le collocazioni sono risultate uguali perché i dati bibliografici di partenza erano
uguali: stessa classificazione, stesso codice autore/titolo, stesso anno ed essendo in copia
multipla hanno prodotto una dozzina di errori complessivi

 - in almeno otto casi la procedura di generazione dei codici è andata in errore per incoerenze
elle descrizioni catalografiche rispetto alla collocazione: si tratta di volumi estratti da opere più
vaste, catalogati e a volte che collocati come monografie a sé stanti. In questo caso la
soluzione è stata di cambiare i codici autore/titolo o attribuire un numero di volume fittizio a
in sequenza. In due casi il problema riguardava volumi di un'opera, mentre gli altri volumi
erano stati normalmente catalogati come monografie inferiori su monografie superiore!
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Agg.: 11/08/15
genesi.doc
Possibili problemi che potrebbero emergere ricollocando altri fondi:
1) ad un certo numero di volumi (specie Ingegneria ma anche DEPAA E DIPROVE) mancano
tuttora le classificazioni. Quante possono essere attribuite prima dell'apertura della nuova
biblioteca ? È possibile farlo per il DEPAA e Ingegneria e Diprove, ma solo a condizione
che si possa usare Classify per classificare un certo numero di volumi senza prelevarli.
2) molte classificazioni sono obsolete (21 ed. o peggio), redislocate o inutilizzate dalla 22. ed.
Possono essere identificate tramite Hyper-Matrix ma con prudenza. Quante possono essere
riviste prima dell'apertura della nuova biblioteca ? È possibile farlo per B1 e forse DISTAM
ed Entomologia, da valutare DEPAA, ma solo a condizione che si possa usare Classify
3) alcuni volumi hanno due o più classi: fin qui prevale la prima, ma ... Quante possono essere
riviste prima dell'apertura della nuova biblioteca ?
4) alcuni volumi di diverse edizioni, sono classificati diversamente anche usando la 22. ed.
Per tutte queste questioni si può usare Hyper-Matrix per valutare velocemente i volumi legati a
una classe e le classi obsolete. Vanno poi messe da parte opere anomale come congressi e statistiche
Conclusioni:
1) a causa delle riclassificazioni le collocazioni vanno rigenerate per tutti i record appena prima
del change-over (tranne quelli già elaborati con il type9= “x”) per evitare disallineamenti.
2) Per una ragione simile (passaggio di testi o consultazioni a scaffale e viceversa) le sezioni
vanno rigenerate per tutti i record prima del change-over (tranne quelli elaborati type9= “x”)
3) i problemi di codice autore/titolo per le opere in più volumi, i caratteri non plain vanilla
ASCII e le incoerenze tra catalogazione e collocazione (opere in più vol. collocate
singolarmente o viceversa), sono tutti controllabili durante la generazione additiva delle
specificazioni. Quanto alle duplicazioni, possono essere controllate per via algoritmica o al
momento della generazione delle fascette aggiungendo un numero dopo il codice.
4) le copie multiple comportano problemi algoritmici difficili da gestire, dato che le usuali
indicazioni di copia (BS,TR etc.) non sono indicizzabili correttamente in base al valore
ASCII: usando l'ordine per fondo librario (=roll_csegn1) attribuendo 1 a B1, 2 a B5 etc. più
l'inventario al loro interno, si dovrebbero risolvere il 95% dei problemi. Ma :
- la serie inventariale (ininfluente per B1) potrà complicare l'indicizzazione delle copie
multiple di B5, B8 e Q1, visto che gli inventari potranno compiere salti di numerazione
anomali tra le varie serie, ma si tratterà di pochi casi e marginali
- le indicazioni di copia si aggiungono ai codici alfabetici autore/titolo, che è impraticabile
rigenerare per non perdere gli aggiustamenti a mano sui caratteri non plain vanilla ASCII.
Peraltro, è improbabile che cambino (a meno di radicali ri-catalogazioni). Quindi non
possono essere modificate ma solo aggiunte con opzioni additive
5) le date comportano problemi solo per le opere in più volumi, che è semplice controllare,
oppure in caso di errori di catalogazione. È meglio caricarle solo in modalità additiva
Il trattamento dei volumi di DISTAM, Patologia ed Entomologia ha poi evidenziato altri problemi:

a scaffale sono stati trovati alcuni volumi (ca. una diecina) destinati a magazzino:
evidentemente al rientro da un prestito sono stati ricollocati erroneamente, senza controllare
la loro data di pubblicazione o dove andavano collocati in base a Whirlwind (occorre notare
che prima del change over i volumi a scaffale hanno collocazioni indistinguibili da quelle
dei volumi a magazzino). [n.b.: un problema simile, ma più ridotto ha riguardato
l'apposizione dei tag RFID sui volumi a scaffale della biblioteca centrale, in cui alcuni
volumi che erano in prestito sono stati rintracciati a magazzino senza tag, perché al rientro
era difficile individuarli rispetto a quelli destinati a magazzino – da non trattare]. Il
problema sparirà con il change-over, ma è significativo.
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




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Ovviamente ci saranno altrettanti volumi a scaffale erroneamente finiti a magazzino: qui il
rischio è che volumi con RFID possano interferire con l'antitaccheggio (non ci si aspetta che
un volume a magazzino abbia un tag !), oltre che rende complesso ritrovarli, perché per
volumi post-1990 ci si aspetta di trovarli a scaffale aperto. Il problema sparirà con il
change-over, ma è significativo.
sono stati trovati a scaffale una ventina di volumi che in Whirlwind risultavano ancora
prestati ai docenti (quindi non erano stati elaborati in SOL !) : per metà si tratta di prestiti
rientrati, scaricati da SOL, a cui erano anche stati apposti RFID ma senza registrarli in
Whirlwind, disallineando gli archivi; per metà non era neppure stato scaricato il prestito in
SOL. In entrambi i casi i volumi vanno messi a posto in SOL cambiandogli la collocazione a
mano e in Whirlwind, attribuendogli i codici appositi (type1 0 “b” e type9 = “1”).
sono stati trovati a scaffale una diecina di volumi che in Whirlwind risultavano smarriti
senza alcun prestito registrato (quindi non erano stati elaborati in SOL !). È stato quindi
necessario metterli a posto in SOL e in Whirlwind, cambiandogli la collocazione a mano.
Non è chiaro se l'errore si sia creato in passato, quando erroneamente un volume è stato
dichiarato scomparso mentre in realtà era presente, o se semplicemente sono rientrati da
prestiti non registrati ma senza registrarli in Whirlwind, inserendo un ulteriore disallineando
nelle procedure di ricollocazione. Va tuttavia notato che in due casi sono riapparsi volumi di
cui nel 2009 era stato dichiarato il furto con tanto di denuncia (!). Quindi è probabile che si
tratti di per lo più di errori di confusione e di approssimazione nella ricollocazione, anche se
qualche errore nei controlli a scaffale del 2013 ci sono senz'altro stati.
una cinquantina di volumi (su 1500) non sono stati elaborati in Sol perché non gli era stato
attribuito il codice type9 = “*”. In rari casi i volumi erano – erroneamente – classificati
come opere a magazzino, in collana o in cons. (tipo3 = “m” o “d” o “c”) e quindi non sono
stati elaborati perché ad essere trattati erano solo i volumi a scaffale (tipo3 = “s”). In altri
rari casi i volumi – per lo più del 1990 - sono stati trattati a mano per classificarli o passarli
da magazzino a scaffale dopo che erano state eseguite le procedure di generazione delle
collocazioni (che – va notato - non opera su volumi privi di classe), ma senza cambiare a
mano il type9 in “*”, impedendo che tali volumi fossero esportati sul file txt. Ma per lo più i
volumi sembravano normali volumi a scaffale: è probabile quindi che ci siano stati errori
nelle query per definire i volumi da ricollocare in SOL pre-definendo il type9 con “*”.
infine, per i problemi più concettuali
- le collocazioni uguali perché i dati bibliografici di partenza sono uguali o per altri errori
sono state identificate prima dell'elaborazione
- per un'opera le collocazioni sono state cambiate a mano per mettere insieme volumi con
diversi codici bibliografici (una dozzina di errori complessivi)
Il trattamento dei volumi del DEPAA ha dato poi altri elementi di valutazione:
 solo 3 volumi (su 1500) non sono stati elaborati in SOL (quindi è stato necessario metterli
a posto cambiandogli la collocazione a mano) a causa di un disallineamento tra SOL e
MATRIX, che riguarda sempre record in cui in SOL c'è uno spazio tra i vecchi numeri
catena e la parentesi dell'edizione, mentre in MATRIX lo spazio non esiste.
 Al momento non risultano errori algoritmici significativi

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progetto per la nuova biblioteca centrale della facoltà di agraria

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