massimario di scarto

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TABELLA
U.O. Affari Generali e Legali
Massimario di conservazione e
di scarto dei documenti
AGL T/P10/02
Rev. 1
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MASSIMARIO DI CONSERVAZIONE E DI SCARTO DEI DOCUMENTI
elaborato dal
Responsabile del Servizio per il Protocollo Informatico, su proposta
delle Strutture aziendali
Data di aggiornamento: 01/01/2011
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INDICE
• SEZIONE 1
TIPOLOGIE DOCUMENTARIE COMUNI A PIU’ STRUTTURE ........
pag.
4
pag.
7
pag.
13
pag.
14
pag.
18
pag.
20
pag.
23
pag.
24
pag.
26
pag.
27
pag.
29
• SEZIONE 2
AZIENDA U.S.L. DI CESENA: ORGANI DI GOVERNO, PROGRAMMAZIONE E ASSETTO ORGANIZZATIVO;
ORGANISMI DI PROGRAMMAZIONE, VERIFICA E CONTROLLO
E ORGANISMI COLLEGIALI ..........................................................................
• SEZIONE 3
PUBBLICHE RELAZIONI E COMUNICAZIONE .........................................
• SEZIONE 4
AFFARI GENERALI E PATRIMONIO ............................................................
• SEZIONE 5
AFFARI ECONOMICO-FINANZIARI .............................................................
• SEZIONE 6
AFFARI DEL PERSONALE ...............................................................................
• SEZIONE 7
FORMAZIONE ....................................................................................................
• SEZIONE 8
APPROVVIGIONAMENTI – LOGISTICA .....................................................
• SEZIONE 9
UTENZE .................................................................................................................
• SEZIONE 10
ATTIVITA’ TECNICHE .....................................................................................
• SEZIONE 11
TECNOLOGIE BIOMEDICHE .........................................................................
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• SEZIONE 12
SISTEMI INFORMATICI ..................................................................................
pag.
30
pag.
31
pag.
32
pag.
33
pag.
34
pag.
38
pag.
39
pag.
41
pag.
42
pag.
47
pag.
49
pag.
56
• SEZIONE 13
PREVENZIONE E PROTEZIONE (D. LEG.VO N. 81/08) ............................
• SEZIONE 14
TUTELA SALUTE DELLE RISORSE UMANE .............................................
• SEZIONE 15
COMMITTENZA ..................................................................................................
• SEZIONE 16
ASSISTENZA OSPEDALIERA ..........................................................................
• TITOLO 17
CORSI DI LAUREA TRIENNALI PER LE PROFESSIONI DELL’AREA
SANITARIA ..........................................................................................................
• SEZIONE 18
ASSISTENZA INFERMIERISTICA E TECNICA ..........................................
• SEZIONE 19
ASSISTENZA FARMACEUTICA ......................................................................
• SEZIONE 20
ASSISTENZA TERRITORIALE .......................................................................
• SEZIONE 21
SALUTE MENTALE ............................................................................................
• SEZIONE 22
SANITA’ PUBBLICA ...........................................................................................
• SEZIONE 23
ATTIVITA’ SOCIO-ASSISTENZIALI A RILIEVO SANITARIO ...............
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TIPOLOGIE DOCUMENTARIE COMUNI A PIU’ STRUTTURE
Tipo di documento
Periodo di conservazione
Attestazioni/Certificazioni
2 anni
Atti di nomina degli incaricati del trattamento dei dati personali, ai
sensi del Decreto Legislativo 30.6.03 n. 196 e s.m.
40 anni
Accreditamenti delle Strutture sanitarie aziendali
Illimitato
Autorizzazioni al funzionamento di Strutture sanitarie aziendali,
rilasciate dalle Amministrazioni Comunali
Illimitato
Certificazioni di qualità rilasciate alle Strutture aziendali
Illimitato
(Cfr. Sezione “ Tecnologie
Automezzi in dotazione: documentazione varia (buoni prelievo
Biomediche”)
carburante, ecc.)
Blocchi “Buoni richiesta” per generi vari di consumo (cancelleria,
ecc.) e/o per acquisto o manutenzioni varie (Buoni “gialli”)
2 anni
Bolle di accompagnamento
3 anni
Borse di Studio: documentazione inerente le procedure per
6 anni
dall’espletamento della
l’assegnazione e la relativa gestione
procedura, salvi i casi di
ricorsi pendenti
Consenso al trattamento dei dati personali per l’effettuazione delle
prestazioni di carattere sanitario
Consulenze e relativa documentazione
Illimitato
5 anni
dalla scadenza del rapporto
Contratti (Originali), ad esclusione di quelli riferiti alle utenze
(energia elettrica, gas, acqua, telefonia fissa e mobile - Cfr. pag. 26) e
di quelli con i beneficiari dell’assegno di cura (Cfr. Assistenza
territoriale > Assistenza Anziani pag. 44)
Documentazione varia relativa alla fase istruttoria dei contratti,
esclusa la documentazione di gara e salve le eccezioni di cui sopra
(contratti riferiti alle utenze e contratti con i beneficiari dell’assegno
di cura)
Documentazione varia relativa alla gestione dei contratti
Illimitato
Illimitato
10 anni
dalla data di cessazione del
contratto (con esclusione della
documentazione relativa a
ricorsi pendenti)
Convenzioni (Originali) e documentazione varia relativa alla fase
istruttoria degli stessi atti convenzionali
Documentazione varia relativa alla gestione delle convenzioni
Illimitato
5 anni
dalla scadenza della
convenzione
Convocazioni (indette dall’Azienda e/o da altri Soggetti
pubblici/privati)
Deliberazioni di Giunta regionale di interesse aziendale
Disposizioni, escluse quelle relative a liquidazioni e quelle a
contenuto regolamentare
2 anni
40 anni
40 anni
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Segue: TIPOLOGIE DOCUMENTARIE COMUNI A PIU’ STRUTTURE
Tipo di documento
Documentazione relativa agli Scioperi (indizioni, modifiche, revoche,
comunicazioni all’U.O. Gestione Risorse Umane circa il personale
comandato a prestare servizio e l’effettiva adesione del personale
dipendente)
2 anni
Elenchi liquidazione fatture e note/disposizioni di liquidazione
3 anni*
*I documenti di liquidazione
risultano comunque conservati
nei fascicoli dei Mandati di
pagamento (Cfr. Sez. Affari
Economico-Finanziari)
Esposti
Fascicoli/Cartelline delle determinazioni (ex ordinanze) contenenti
copie documenti istruttori e schema di determinazione
Gestione dei documenti e tenuta degli archivi: Titolari di
classificazione dei documenti utilizzati sino al 31.12.2001
Gestione dei documenti e tenuta degli archivi: documentazione
relativa alle procedure di scarto
Interpellanze/Interrogazioni e documenti correlati
Modulari richiesta stupefacenti
Modulistica varia riferita all’attività di servizio del personale
dipendente (Mod. GRU M/P01/04 Regolarizzazione timbrature e
riconoscimento orario (ex Moduli 6P e 28P), Mod. GRU M/P01/01
Permessi e Ferie (ex Mod. 23 P))
Normativa di interesse aziendale (Leggi, Decreti, Leggi Regionali,
Direttive e/o Circolari nazionali e regionali)
Note regionali di interesse aziendale
Note riferite alla trasmissione di documenti
Determinazioni (ex Ordinanze) dei Direttori/Responsabili di Struttura
e relativi registri
Pratiche relative ad azioni di rivalsa: spedalità e retribuzioni
Recupero crediti
Registri di carico e scarico stupefacenti
15 anni
10 anni
(salvi i casi di ricorsi
pendenti)
Illimitato
Illimitato
10 anni
2 anni
1 anno
Illimitato
40 anni
3 anni
Illimitato
10 anni
10 anni
2 anni
dall’ultima registrazione
Registri entrata/uscita del personale
5 anni
Registri protocollo delle singole Strutture (sino al 31.12.03)
Regolamenti interni e/o disposizioni/note interne a carattere
regolamentare
Richieste di frequenza volontaria delle Strutture aziendali, relativi
provvedimenti autorizzatori e documentazione correlata
Richieste di accesso ai documenti e conseguenti provvedimenti
(visione dei documenti e/o rilascio/diniego copie documenti)
Illimitato
Illimitato
3 anni
3 anni
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Segue: TIPOLOGIE DOCUMENTARIE COMUNI A PIU’ STRUTTURE
Tipo di documento
Ricorsi al Difensore Civico avverso il diniego all’accesso
Rilevazione presenze in servizio del personale dipendente:
schede/riepiloghi mensili trasmesse dall’U.O. Gestione Risorse
Umane
Rilevazioni statistiche
Turni di reperibilità (elenchi di definizione dei turni e moduli/note di
comunicazione all’U.O. Gestione Risorse Umane circa l’attività
lavorativa effettivamente prestata in reperibilità)
Verifiche ispettive
3 anni
dalla data di definizione
del procedimento
2 anni
Illimitato
3 anni
Illimitato
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AZIENDA U.S.L. DI CESENA:
ORGANI DI GOVERNO, PROGRAMMAZIONE E ASSETTO ORGANIZZATIVO
ORGANISMI DI PROGRAMMAZIONE, VERIFICA E CONTROLLO
ORGANISMI COLLEGIALI
Tipo di documento
Direttori Generali (Fascicoli individuali atti relativi allo stato
giuridico-economico: Nomina, Contratto, Trattamento economico,
Incentivi, ecc.)
Illimitato
Direttori Sanitari (Fascicoli individuali atti relativi allo stato
Incentivi, ecc.)
Illimitato
Direttori Amministrativi (Fascicoli individuali atti relativi allo stato
Incentivi, ecc.)
Illimitato
Deliberazioni del Direttore Generale (Originali)
Illimitato
Registri delle deliberazioni (Direttore Generale e Amministrazioni
pregresse)
Illimitato
Fascicoli/Cartelline delle deliberazioni (contenenti copie documenti
istruttori e proposte/schemi di deliberazione) nonché copia delle
deliberazioni recanti la sottoscrizione, in originale, dei dati riferiti al
10 anni
periodo di affissione all’Albo dell’Azienda
pendenti)
Determinazioni (ex Ordinanze) del Direttore Sanitario e del Direttore
Amministrativo (Originali)
Registri delle Determinazioni (ex Ordinanze) del Direttore Sanitario e
del Direttore Amministrativo
Fascicoli/Cartelline delle determinazioni (ex ordinanze) del Direttore
Sanitario e del Direttore Amministrativo (contenenti copie documenti
istruttori e schema di determinazione) nonché copia delle
determinazioni (ex ordinanze) che, se ed in quanto assoggettate alla
pubblicazione, recano la sottoscrizione, in originale, dei dati riferiti al
periodo di affissione all’Albo dell’Azienda
Registro degli Amministratori (U.S.L. n. 39 e pregresse gestioni)
Collegio Sindacale: atti riguardanti la composizione e l’insediamento
Illimitato
Illimitato
10 anni
pendenti)
Illimitato
Illimitato
Collegio Sindacale: atti riguardanti compensi, rimborsi spese ed
incentivi
Collegio Sindacale: convocazioni riunioni
20 anni
2 anni
(Cfr. Sezione “Tipologie
documentarie comuni a più
Strutture”)
Collegio Sindacale: Verbali riunioni
Collegio Sindacale: chiarimenti e controdeduzioni formulati dalle
Strutture aziendali
Costituzione Azienda U.S.L.: DPGR Emilia Romagna e documenti
correlati
Illimitato
Illimitato
Illimitato
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Segue: AZIENDA U.S.L. DI CESENA:
- ORGANI DI GOVERNO, PROGRAMMAZIONE E ASSETTO ORGANIZZAT.
- ORGANISMI DI PROGRAMMAZIONE, VERIFICA E CONTROLLO
- ORGANISMI COLLEGIALI
Tipo di documento
Programmazione: Piani Sanitari Nazionali, Piani Sanitari Regionali e
provvedimenti attuativi, Piani obiettivi fissati dalla Regione, Piani per
la Salute, Piani Attuativi Locali (infrastrutturali), Programmi/Piani
Illimitato
delle attività territoriali, Piani di zona, Piani delle azioni, Piani
annuali di attività)
2 anni
Area Vasta della Romagna: convocazioni riunioni
Strutture”)
Area Vasta della Romagna: Verbali riunioni
Area Vasta della Romagna: Atti di programmazione e coordinamento
gestionale
Assetto organizzativo dell’Azienda U.S.L.: Atto aziendale di diritto
privato e relativi provvedimenti attuativi
Conferenza Territoriale Sociale e Sanitaria: Regolamento
Conferenza Territoriale Sociale e Sanitaria: Convocazioni sedute
Conferenza Territoriale Sociale e Sanitaria: Verbali sedute
Conferenza Territoriale Sociale e Sanitaria: Deliberazioni (Originali)
Conferenza Territoriale Sociale e Sanitaria: Registro delle
deliberazioni
Conferenza Territoriale Sociale e Sanitaria: Fascicoli/Cartelline
deliberazioni (contenenti copia documentazione istruttoria)
Conferenza Territoriale Sociale e Sanitaria: rapporti con la Regione
(trasmissione deliberazioni, pareri)
Esecutivo della Conferenza Territoriale Sociale e Sanitaria:
Regolamento
Esecutivo della Conferenza Territoriale Sociale e Sanitaria:
Convocazioni sedute
Esecutivo della Conferenza Territoriale Sociale e Sanitaria: Verbali
sedute
Nucleo di Valutazione: atti riguardanti la composizione e la disciplina
regolamentare di funzionamento
Nucleo di Valutazione: Convocazioni
Illimitato
Illimitato
Illimitato
Illimitato
2 anni
Strutture”)
Illimitato
Illimitato
Illimitato
5 anni
pendenti)
40 anni
Illimitato
2 anni
Strutture”)
Illimitato
Illimitato
2 anni
Strutture”)
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Tipo di documento
Nucleo di Valutazione: Verbali
Illimitato
Nucleo di Valutazione: relazioni del personale dirigente sul
raggiungimento degli obiettivi incentivanti
5 anni
Nucleo di Valutazione: Schede obiettivi incentivanti del personale
dirigente
5 anni
Nucleo di Valutazione: Documenti di Valutazione sul
raggiungimento degli obiettivi da parte del personale dirigente
5 anni
Comitati Tecnici di Valutazione (ex art. 31 CC.NN.LL. Dirigenza):
Atti di costituzione
Illimitato
2 anni
Convocazioni
Strutture”)
Verbali riunioni
Collegio di Direzione: Atti riguardanti la composizione
Collegio di Direzione: Convocazioni sedute
Illimitato
Illimitato
2 anni
Strutture”)
Collegio di Direzione: Verbali sedute
Collegio di Direzione: Deliberazioni (Originali)
Collegio di Direzione: Registro delle deliberazioni
Collegio di Direzione: Fascicoli/Cartelline deliberazioni (contenenti
copia documentazione istruttoria)
Illimitato
Illimitato
Illimitato
5 anni
pendenti)
Collegio di Direzione: Provvedimenti a contenuto regolamentare
Collegio aziendale delle professioni sanitarie (ex Consiglio dei
Sanitari): Atti riguardanti la composizione
Sanitari): Convocazioni
Sanitari): Verbali
Collegio di Presidio: Atti riguardanti la composizione
Collegio di Presidio: Convocazioni
Illimitato
Illimitato
2 anni
Strutture”)
Illimitato
Illimitato
2 anni
Strutture”)
Collegio di Presidio: Verbali
Illimitato
TABELLA
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Tipo di documento
Comitati di Distretto (Cesena-Valle del Savio e Rubicone): Atti
relativi alla costituzione
Illimitato
Comitati di Distretto (Cesena-Valle del Savio e Rubicone):
Regolamenti
Illimitato
Comitati di Distretto (Cesena-Valle del Savio e Rubicone):
2 anni
Convocazioni
Strutture”)
Comitati di Distretto (Cesena-Valle del Savio e Rubicone): Verbali
Comitati di Distretto (Cesena-Valle del Savio e Rubicone): Atti
relativi ai rapporti con la Conferenza Territoriale Sociale e Sanitaria)
Uffici di Direzione (Distretti Cesena-Valle del Savio e Rubicone):
Atti relativi alla costituzione
Regolamenti
Convocazioni
Verbali
Uffici di Coordinamento Distrettuale (Cesena-Valle del Savio e
Rubicone): Documentazione relativa alle Elezioni dei rappresentanti
Medici di Medicina Generale, Pediatri di libera scelta e Specialisti
ambulatoriali)
Rubicone): Documentazione relativa alla designazione dei
rappresentanti delle OO.SS.
Rubicone): Atti relativi alla costituzione
Rubicone): Convocazioni
Rubicone): Verbali
Nuclei di Cure Primarie (Distretti Cesena-Valle del Savio e
Rubicone): Atti riguardanti le Aree Territoriali Omogenee
Rubicone): Atti riguardanti la costituzione e l’individuazione dei
coordinatori
Illimitato
20 anni
Illimitato
Illimitato
2 anni
Strutture”)
Illimitato
10 anni
10 anni
Illimitato
2 anni
Strutture”)
Illimitato
Illimitato
Illimitato
TABELLA
AGL T/P10/02
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Tipo di documento
2 anni
Rubicone): Convocazioni
Strutture”)
Rubicone): Verbali
Comitati di Dipartimento Ospedaliero: Documentazione relativa alle
elezioni
Comitati di Dipartimento Ospedaliero: Atti relativi alla costituzione
Comitati di Dipartimento Ospedaliero: Atti relativi alla disciplina
regolamentare
Comitati di Dipartimento Ospedaliero: Convocazioni
Illimitato
10 anni
Illimitato
Illimitato
2 anni
Strutture”)
Comitati di Dipartimento Ospedaliero: Verbali
Dipartimento di Salute Mentale – Comitato di Dipartimento: Atti
Dipartimento di Salute Mentale – Comitato di Dipartimento:
Regolamento
Dipartimento di Salute Mentale – Comitato di Dipartimento:
Convocazioni
Dipartimento di Salute Mentale – Comitato di Dipartimento: Verbali
Dipartimento di Sanità Pubblica – Comitato di Coordinamento: Atti
Dipartimento di Sanità Pubblica – Comitato di Coordinamento:
Regolamento
Convocazioni
Verbali
Comitato di Biblioteca: Atti relativi alla costituzione
Illimitato
Illimitato
Illimitato
2 anni
Strutture”)
Illimitato
Illimitato
Illimitato
2 anni
Strutture”)
Illimitato
Illimitato
Comitato di Biblioteca: Regolamento
Illimitato
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Tipo di documento
Comitato di Biblioteca: Convocazioni
Comitato di Biblioteca: Verbali
Altri Organismi Collegiali: Verbali
2 anni
Strutture”)
Illimitato
Illimitato
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PUBBLICHE RELAZIONI E COMUNICAZIONE
Tipo di documento
Stampa e Media: Documentazione relativa ai rapporti con gli Organi
3 anni
di Informazione
Stampa e Media: Comunicati stampa
Illimitato
Stampa e Media: Contratti per la fornitura del servizio di rassegna
10 anni
stampa telematica
contrattuale
Stampa e Media: Documentazione relativa alla gestione dei Contratti
per la fornitura del servizio di rassegna stampa telematica
10 anni
contrattuale
Stampa e Media: Nastri ¾ di pollice BVU riferiti alle Registrazioni
della Rubrica “Speciale Salute”
Stampa e Media: Raccolte Quotidiani
Stampa e Media: Rassegne stampa
URP: Segnalazioni scritte (reclami, elogi, suggerimenti) e relativa
documentazione
URP: Progetto numero verde regionale
URP: Lettere accettazione manifestazione volontà donazione organi
Comitati Consultivi Misti: Atti relativi alla costituzione
Comitati Consultivi Misti: Disciplina regolamentare
Illimitato
6 mesi
2 anni
Illimitato
Illimitato
Illimitato
40 anni
Illimitato
2 anni
Comitati Consultivi Misti: Convocazioni
Comitati Consultivi Misti: Verbali
Relazioni Pubbliche: Documenti relativi alla promozione
dell’immagine aziendale (logo aziendale, segnaletica, ecc.)
Relazioni Pubbliche: Documenti relativi all’organizzazione di
Congressi, Convegni e Manifestazioni varie
Relazioni Pubbliche: Richieste/Concessione patrocinio
Relazioni Pubbliche: Progetti vari e documentazione correlata
Carta dei servizi
Comunicazione interna: Progetti (Servizio Mediazione Culturale,
ecc.) e documentazione correlata
Gestione Siti Internet ed Intranet aziendali: convenzioni (Originali) e
documentazione relativa alla fase istruttoria degli stessi atti
convenzionali
Gestione Siti Internet ed Intranet aziendali: documentazione inerente
la gestione dei rapporti convenzionali
Strutture”)
40 anni
20 anni
5 anni
5 anni
20 anni
Illimitato
20 anni
Illimitato
5 anni
convenzionale
Si precisa che, per quanto riguarda il periodo di conservazione dell’ulteriore documentazione non
sopra elencata e compresa nell’attività relativa alle “Pubbliche Relazioni e Comunicazione” - si
rimanda a quanto definito nella Sezione “Tipologie documentarie comuni a più Strutture”.
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AFFARI GENERALI E PATRIMONIO
Tipo di documento
Atti di nomina dei responsabili del trattamento dei dati personali, ai
sensi del Decreto Legislativo 30.6.03 n. 196 e s.m.
40 anni
Notificazioni al Garante ai sensi del Decreto Legislativo 30.6.03 n.
196 e s.m.
40 anni
Reclami al Garante ai sensi del Decreto Legislativo 30.6.03 n. 196 e
s.m.
40 anni
Censimenti
Illimitato
Contenzioso: ricorsi giurisdizionali ed amministrativi e relativa
documentazione (fascicoli)
Illimitato
Patrocinio legale dei dipendenti per fatti connessi all’espletamento
10 anni
dall’avvenuto
passaggio in
dei compiti d’ufficio: documentazione varia
giudicato della sentenza o
dalla data del provvedimento
di archiviazione
Brokeraggio assicurativo: documentazione relativa alla procedura
adottata per la scelta del contraente (offerte pervenute, ecc.), esclusi il
verbale di gara ed il contratto
Brokeraggio assicurativo: Verbale di gara e Contratto
Brokeraggio assicurativo: documentazione varia inerente la gestione
del rapporto contrattuale
Servizi assicurativi: documentazione relativa alle procedure adottate
per la scelta del contraente (offerte pervenute, ecc.), esclusi i verbali
di gara e le polizze assicurative
Servizi assicurativi: Verbali di gara e Polizze Assicurative
Polizze assicurative: documentazione varia inerente la gestione dei
rapporti contrattuali
Fascicoli relativi alle richieste di risarcimento danni
Pratiche relative ad azioni di rivalsa
10 anni
contratto
(con esclusione della
ricorsi pendenti)
Illimitato
10 anni
contratto
ricorsi pendenti)
10 anni
contratto assicurativo di
riferimento
ricorsi pendenti)
Illimitato
10 anni
contratto assicurativo di
riferimento
ricorsi pendenti)
20 anni
10 anni
(Cfr. Sez. “Tipologie
Strutture”)
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Segue: AFFARI GENERALI E PATRIMONIO
Tipo di documento
Concessioni per l’affidamento di esercizi bar, edicola e generi
10 anni
dalla
data
di cessazione del
appartenenti al settore non alimentare: documentazione di gara
contratto
(offerte pervenute, ecc.), esclusi i verbali ed i contratti
ricorsi pendenti)
Concessioni per l’affidamento di esercizi bar, edicola e generi
appartenenti al settore non alimentare: Verbali di gara e Contratti
Contratti relativi a concessioni per l’affidamento di esercizi bar,
edicola e generi appartenenti al settore non alimentare:
documentazione varia inerente la gestione dei rapporti contrattuali
Patrimonio e relativi fascicoli: rogiti, volturazioni, trascrizioni,
planimetrie, perizie, procedure di alienazione e relativi verbali, etc.
Patrimonio storico-artistico e culturale (mobili, quadri, sculture, ecc.):
documentazione varia
Registro inventario generale beni immobili
Contratti di locazione attiva e passiva, contratti di comodato e
contratti relativi a concessioni di beni del patrimonio indisponibile
ovvero con vincolo di destinazione sanitaria (Originali)
ovvero con vincolo di destinazione sanitaria: documentazione varia
inerente la fase istruttoria dei contratti
ovvero con vincolo di destinazione sanitaria: documentazione varia
inerente la gestione dei rapporti contrattuali
Contratti di locazione e di comodato, nonché contratti relativi a
concessioni di beni del patrimonio indisponibile ovvero con vincolo
di destinazione sanitaria (Originali)
di destinazione sanitaria: documentazione varia inerente la fase
istruttoria dei contratti
di destinazione sanitaria: documentazione varia inerente la gestione
dei rapporti contrattuali
Repertorio dei contratti
Illimitato
10 anni
contratto
ricorsi pendenti)
Illimitato
Illimitato
Illimitato
Illimitato
Illimitato
10 anni
contratto
ricorsi pendenti)
Illimitato
Illimitato
10 anni
contratto
ricorsi pendenti)
Illimitato
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Tipo di documento
Servizi postali: documentazione relativa alla procedura adottata per la
10 anni
dalla
data
di cessazione del
scelta del contraente (offerte pervenute, ecc.), escluso il verbale di
contratto
gara ed il contratto
ricorsi pendenti)
Servizi postali: Verbale di gara e Contratto
Servizi postali: documentazione varia inerente la gestione del
rapporto contrattuale
Servizi postali – Gestione: Moduli di consegna della posta al
fornitore del servizio di recapito esternalizzato
Convenzioni (Originali) con le Scuole di specializzazione delle
Università degli Studi per la formazione dei medici specialisti
(borsisti) e per la formazione dei medici strutturati
Convenzioni con le Scuole di specializzazione delle Università degli
Studi per la formazione dei medici specialisti (borsisti) e per la
formazione dei medici strutturati – Documentazione varia relativa
alla fase istruttoria degli stessi atti convenzionali
Convenzioni con le Scuole di specializzazione delle Università degli
Studi per la formazione dei medici specialisti (borsisti) e per la
formazione dei medici strutturati – Documentazione varia relativa
alla gestione degli stessi atti convenzionali
Documenti relativi a Sperimentazioni gestionali e/o partecipazione a
Società (IRST, Centuria, ecc.)
Manuale per la gestione, la tenuta e la tutela dei documenti
dell’Azienda U.S.L. di Cesena
Titolario generale di classificazione dei documenti
Massimario di conservazione e di scarto dei documenti
Registri di emergenza (supporti alternativi per le registrazioni di
protocollo in emergenza) utilizzati dalle Strutture-Utenti del Sistema
di Protocollo Informatico aziendale
Registro protocollo aziendale (dall’1.1.2004)
Gestione dei documenti e tenuta degli archivi: corrispondenza con la
Soprintendenza Archivistica per l’Emilia Romagna
Gestione dei documenti e tenuta degli archivi: documentazione
relativa alle procedure di scarto
Illimitato
10 anni
contratto
ricorsi pendenti)
2 anni
Illimitato
Illimitato
5 anni
convenzione
Strutture”)
40 anni
Illimitato
Illimitato
Illimitato
Illimitato
Illimitato
40 anni
Illimitato
Strutture”)
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Tipo di documento
Gestione dei documenti e tenuta degli archivi: corrispondenza con le
Strutture aziendali
anni 10
Copia delle determinazioni (ex ordinanze) adottate dai Dirigenti/Responsabili delle Strutture aziendali che, se ed in quanto assoggettate
alla pubblicazione, recano la sottoscrizione, in originale, dei dati
10 anni
(salvi
i casi di ricorsi
riferiti al periodo di affissione all’Albo dell’Azienda
pendenti)
Biblioteca: richieste utilizzo Sala Convegni e Sala ex Consiglio
dell’Ospedale “M. Bufalini” per manifestazioni varie e relativi
provvedimenti autorizzatori
Documentazione relativa all’attività di Marketing Sociale
Progetti vari (Asilo Nido aziendale, ecc.)
Pratiche donazioni somme di denaro
6 mesi
20 anni
20 anni
10 anni
sopra elencata e compresa nell’attività relativa agli “Affari Generali e Patrimonio” - si rimanda a
quanto definito nella Sezione “Tipologie documentarie comuni a più Strutture”.
TABELLA
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Rev. 1
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AFFARI ECONOMICO-FINANZIARI
Tipo di documento
Bilanci d’esercizio
Illimitato
Bilanci economici di previsione
Illimitato
Bollettini conti correnti postali e bancari
10 anni
Convenzione con S.p.A. CORIT di Rimini per il recupero crediti
(Originale) e documentazione varia inerente la fase istruttoria del
rapporto convenzionale
Illimitato
Convenzione con S.p.A. CORIT di Rimini per il recupero crediti:
5 anni
documentazione varia relativa alla gestione dello stesso atto
convenzione
convenzionale
Strutture”)
Documentazione inerente l’iscrizione a ruolo dei crediti e i rapporti
con la S.p.A. CORIT di Rimini
Contratti di mutuo stipulati con Istituti di credito (Originali)
Corrispondenza con gli Istituti di credito inerente i contratti di mutuo
stipulati
Dichiarazioni fiscali (Certificazioni sostituti imposta, IRPEF, IRAP,
IVA, ENPAM)
Distinte mandati di pagamento
Distinte reversali di incasso
Elenchi trasmissione fatture
Estratti conto fornitori
Fatture attive/Note di addebito
Fornitori: Atti di cessione crediti
Fornitori: Contratti di Factoring
10 anni
Illimitato
5 anni
dalla scadenza del mutuo
10 anni
10 anni
10 anni
3 anni
10 anni
10 anni
10 anni
10 anni
pendenti)
Fornitori: Solleciti di pagamento fatture, richiesta interessi di mora –
contestazioni varie
Giornale di cassa
Inventari
Libro cespiti ammortizzabili
Libro giornale
Libro inventari
Mandati di pagamento (contenenti fatture in originale e relativa
documentazione e/o tabulati, rendiconti, ecc.)
Registri I.V.A.
Rendiconti Gestione Liquidatoria
Reportistica (per Ministero e Regione)
Reversali di incasso (contenenti Fatture attive/Note di addebito in
originale e relativa documentazione e/o altre disposizioni di incasso)
10 anni
Illimitato
Illimitato
Illimitato
Illimitato
Illimitato
10 anni
10 anni
10 anni
10 anni
10 anni
TABELLA
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Pag. 19/57
Segue: AFFARI ECONOMICO-FINANZIARI
Tipo di documento
Tesoreria: Convenzione (Originale) e documentazione varia inerente
Illimitato
la fase istruttoria del rapporto convenzionale
Tesoreria: documentazione relativa alla gestione del rapporto
5 anni
convenzionale
convenzione
Strutture”)
Tesoreria: ordini di pagamento e prelevamento al Tesoriere
Tesoreria: depositi cauzionali
Controllo di gestione: Libri budget (annuali)
Controllo di gestione: Reportistica periodica
Controllo di gestione: corrispondenza varia con le Strutture aziendali
riferita alla contabilità analitica per centri di costo, nonché ad analisi
e valutazioni (economiche, organizzative, gestionali)
10 anni
10 anni
5 anni
5 anni
5 anni
sopra elencata e compresa nell’attività relativa agli “Affari Economico-Finanziari” - si rimanda a
TABELLA
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AFFARI DEL PERSONALE
Tipo di documento
Accettazione/rinuncia rapporto di lavoro
Accordi di lavoro (Contratti interaziendali, Protocolli, Accordi, ecc.)
Assegno nucleo familiare
Assenza per maternità
Assunzione richiesta dalla Struttura (autorizzazione)
Bollettari incassi proventi
Cedolini stipendiali mensili
Certificati malattia e assenze varie
Cessioni e piccoli prestiti
5 anni
Illimitato
5 anni
8 anni
5 anni
10 anni
2 anni
8 anni
1 anno
(dopo l’estinzione)
Congedo ordinario
Contenzioso del lavoro
Conto annuale
Contratti individuali di lavoro (repertorio)
Denunce Enti Previdenziali
Denunce INAIL (giornaliera)
Denunce Mod. 770
Diritto allo studio
Disciplina delle incompatibilità, ex art. 53 D. Lgs n. 165/01 e s.m.:
- Richieste di rilascio autorizzazione, a favore di personale
dipendente, all’espletamento di attività lavorativa occasionale e
relativi provvedimenti (autorizzazioni e/o dinieghi)
Anagrafe delle prestazioni effettuate dal personale dipendente
Documenti giustificativi variabili mensili personale
Documenti personali rinunciatari rapporto lavoro
Domande mobilità in ingresso
Fascicoli personale: comandati
Fascicoli personale: dipendenti, cessati, pensionati
Fascicoli personale: liberi professionisti
Fascicoli personale: religiosi
Fascicoli: borsisti, tirocinanti, volontari, stagisti
Fascicoli: obiettori di coscienza
Fascicolo personale: collaborazioni coordinate e continuative
Fascicolo personale: consulenti
Fatture attività libero professionale effettuata all’esterno
Fatture liberi professionisti
Incentivi e progetti finanziati da risorse aggiuntive
Infortunio sul lavoro e malattia professionale (Registri, Denunce)
Libera professione intramuraria: incassi
Missioni e rimborsi chilometrici
Mobilità interna
1 anno
Illimitato
10 anni
Illimitato
Illimitato
10 anni
10 anni
5 anni
10 anni
10 anni
5 anni
5 anni
Illimitato
Illimitato
Illimitato
Illimitato
Illimitato
Illimitato
Illimitato
Illimitato
10 anni
10 anni
10 anni
Illimitato
10 anni
10 anni
6 anni
TABELLA
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Pag. 21/57
Segue: AFFARI DEL PERSONALE
Tipo di documento
Mod. 18/P (detrazione spettanti)
10 anni
Mod. 21/P (inizio servizio – trasferimento interno)
5 anni
Mod. GRU M/P01/04 (regolarizzazione timbrature e riconoscimento
orario)
1 anno
Mod. aggiornamento professionale (rimborso spese)
10 anni
Mod. CUD
10 anni
Operazioni elettorali (Elezione Organismi) – Verbali
fino alla prossima elezione
Operazioni elettorali (Elezioni Organismi)
3 mesi
Procedimenti disciplinari (Verbali e documenti istruttori)
Illimitato
Procedure concorsuali: domande e relativi allegati (pubblici concorsi, 6 anni dall’espletamento,
salvi i casi di ricorsi pendenti
pubblici avvisi, mobilità)
Procedure concorsuali: Fascicoli (pubblici concorsi, pubblici avvisi, 6 anni dall’espletamento,
salvi i casi di ricorsi pendenti
mobilità)
Procedure concorsuali: Selezioni interne – Documenti
6 anni
Procedure concorsuali: Selezioni interne – Verbali
Illimitato
Procedure concorsuali: Verbali (pubblici concorsi, pubblici avvisi,
mobilità)
Illimitato
Ruoli INPDAP
Illimitato
Ruoli trattenute mensili stipendiali
2 anni
Servizio Ispettivo (corrispondenza)
10 anni
Servizio Ispettivo: Verbali
Illimitato
Storico stipendiale
Illimitato
Telegrammi di assunzione
5 anni
Relazioni Sindacali
Tipo di documento
Dirigenza medica e veterinaria: Convocazioni Delegazione Trattante
2 anni
Strutture”)
Dirigenza medica e veterinaria: Verbali Delegazione Trattante
Dirigenza medica e veterinaria: Corrispondenza con le OO.SS.
Dirigenza non medica: Convocazioni Delegazione Trattante
Illimitato
5 anni
2 anni
Strutture”)
Dirigenza non medica: Verbali Delegazione Trattante
Dirigenza non medica: Corrispondenza con le OO.SS.
Comparto Sanità: Convocazioni Delegazione Trattante
Illimitato
5 anni
2 anni
Strutture”)
TABELLA
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Pag. 22/57
Segue: AFFARI DEL PERSONALE – Relazioni Sindacali
Tipo di documento
Comparto Sanità: Verbali Delegazione Trattante
Illimitato
Comparto Sanità: Corrispondenza con le OO.SS. e le Rappresentanze
Sindacali Unitarie
5 anni
sopra elencata e compresa nell’attività relativa agli “Affari del Personale” - si rimanda a quanto
definito nella Sezione “Tipologie documentarie comuni a più Strutture”.
TABELLA
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Pag. 23/57
FORMAZIONE
Tipo di documento
Piano annuale della formazione
Illimitato
Autorizzazioni all’aggiornamento esterno e preventivi
5 anni
Pratiche Corsi ECM accreditati dalla Regione (Progetti; rilevazione
presenze, elaborati vari: test di gradimento, valutazione
dell’apprendimento; relazioni finali)
5 anni
Pratiche Corsi ECM accreditati dal Ministero della Salute (Progetti;
rilevazione presenze, elaborati vari: test di gradimento, valutazione
dell’apprendimento; relazioni finali)
5 anni
Pratiche Corsi non accreditati (Progetti; firme di presenza; elaborati
per verifica apprendimento partecipanti)
5 anni
sopra elencata e compresa nell’attività relativa alla “Formazione” - si rimanda a quanto definito
nella Sezione “Tipologie documentarie comuni a più Strutture”.
TABELLA
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Pag. 24/57
APPROVVIGIONAMENTI - LOGISTICA
Tipo di documento
Bollettari beni viaggianti
3 anni
Buoni mense ospedaliere
5 anni
Contratti di comodato d’uso (Originali) e documentazione varia
inerente la fase istruttoria degli stessi contratti
Illimitato
Contratti di comodato d’uso: documentazione varia relativa alla
gestione degli stessi rapporti contrattuali
10 anni
(dalla scadenza del contratto)
Contratti (Originali) relativi a gare, a procedura negoziata/cottimo
fiduciario (ex trattativa privata), per fornitura di beni e servizi
Documentazione relativa a gare, a procedura negoziata/cottimo
fiduciario (ex trattativa privata), per fornitura di beni e servizi
(richieste d’offerta, preventivi/offerte, documentazione presentata
dalle Ditte, comunicazioni di aggiudicazione)
Documentazione relativa a gare d’appalto (licitazioni private, appalti
concorso) per fornitura di beni e servizi (istanze di partecipazione,
offerte pervenute, ecc.), esclusi i verbali ed i contratti
Gare d’appalto (licitazioni private, appalti concorso) per fornitura di
beni e servizi: Verbali e Contratti
Contravvenzioni
Ordini ai fornitori
Buoni di richiesta
Dichiarazioni di fuori uso ed alienazione beni mobili
Documentazione antimafia e richiesta informazioni alla Prefettura
Documentazione Cassa Economale: registro c/c bancario, ecc.
Documentazione osservatorio prezzi
Documentazione varia relativa alla gestione dei servizi economalialberghieri: cucina, mensa, dispensa, guardaroba, magazzino
Elenchi di liquidazione
Illimitato
10 anni
dall’aggiudicazione o dalla
cessazione del contratto di
fornitura
ricorsi pendenti)
10 anni
dall’aggiudicazione o dalla
cessazione del contratto di
fornitura
ricorsi pendenti)
Illimitato
10 anni
5 anni
3 anni
10 anni
10 anni
5 anni
5 anni
10 anni
3 anni
Strutture”)
Documentazione Albo fornitori aziendale
Pareri legali e di consulenti esterni
Pratiche acquisti beni e servizi in economia
Pratiche donazioni beni mobili
5 anni
10 anni
10 anni
10 anni
TABELLA
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Pag. 25/57
Segue: APPROVVIGIONAMENTI - LOGISTICA
Tipo di documento
Registro inventario generale beni mobili
Registro inventario generale beni di consumo
Illimitato
Illimitato
sopra elencata e compresa nell’attività relativa agli “Approvvigionamenti e Logistica” - si rimanda
a quanto definito nella Sezione “Tipologie documentarie comuni a più Strutture”.
TABELLA
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Pag. 26/57
UTENZE
Tipo di documento
Energia Elettrica: contratti (Attivazioni, Modifiche, Disdette) e
10 anni
documentazione relativa alla gestione degli stessi
(dalla cessazione del
contratto)
Gas: contratti (Attivazioni, Modifiche, Disdette) ) e documentazione
10 anni
relativa alla gestione degli stessi
contratto)
Acqua: contratti (Attivazioni, Modifiche, Disdette) e documentazione
10 anni
relativa alla gestione degli stessi
contratto)
Telefonia fissa: contratti (Attivazioni, Modifiche, Disdette) e
10 anni
contratto)
Telefonia mobile: contratti (Attivazioni, Modifiche, Disdette) e
10 anni
contratto)
TABELLA
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Pag. 27/57
ATTIVITA’ TECNICHE
Tipo di documento
(Cfr. Sezione “Tecnologie
Automezzi in dotazione: documenti vari (buoni prelievo carburante,
Biomediche”)
ecc.)
Bollettari beni viaggianti
3 anni
Buoni (di colore giallo) di richieste lavori pervenuti all’U.O. TecnicoPatrimoniale
5 anni
Certificati di regolare esecuzione, collaudi attrezzature ed
apparecchiature (verbali di presa consegna)
Illimitato
Certificati, Autorizzazioni, Licenze, Pareri Usabilità, Pareri igienicosanitari, ecc., rilasciati dagli Enti preposti (Comuni, VV.FF., Stato,
Regione, Prefettura, ISPSEL, UTIF, Servizio Tecnico Bacini Fiumi
Romagnoli della Regione Emilia Romagna (ex Genio Civile))
Illimitato
Certificazioni rilasciate dall’U.O. Tecnico-Patrimoniale (Es.:
dichiarazione buona esecuzione lavori, etc.)
Illimitato
Comunicazioni all’Osservatorio LL.PP.
Illimitato
Contabilità lavori (comprese bolle di intervento)
Illimitato
Contenzioso U.O. Tecnico-Patrimoniale: documenti in copia
concernenti ricorsi giurisdizionali e amministrativi
10 anni
(dalla conclusione della
vertenza)
Convenzioni (Originali) e documentazione varia inerente la fase
istruttoria degli stessi atti convenzionali
Convenzioni: documentazione varia relativa gestione dei rapporti
convenzionali
Copie di fatture e originali o copie di bolle di accompagnamento –
liquidazioni
Dati catastali, planimetrie dei beni di proprietà A-USL e pratiche
relative ai poderi dell’A-USL tuttora di proprietà o alienati
Dichiarazioni di conformità sugli impianti
Gare d’appalto (aste pubbliche, licitazioni private, appalti concorso):
documentazione di gara (istanze di partecipazione, certificazioni,
dichiarazioni sostitutive, offerte, ecc.), esclusi i verbali ed i contratti
Gare d’appalto (aste pubbliche, licitazioni private, appalti concorso):
Verbali e Contratti
Gare a procedura negoziata/cottimo fiduciario (ex trattativa privata):
contratti (Originali)
Illimitato
5 anni
convenzione
Strutture”)
3 anni
Illimitato
Illimitato
10 anni
contratto
ricorsi pendenti)
Illimitato
Illimitato
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 28/57
Segue: ATTIVITA’ TECNICHE
Tipo di documento
Gare a procedura negoziata/cottimo fiduciario (ex trattativa privata):
10 anni
dall’aggiudicazione
o dalla
richieste d’offerta, preventivi/offerte, documentazione presentata
cessazione
del
contratto
di
dalle Ditte, comunicazioni di aggiudicazione
fornitura
ricorsi pendenti)
Fascicoli manutenzione apparecchiature
certificazioni)
ed
impianti
(escluse
10 anni
(ovvero, soggette a scarto in
tempi più brevi in caso di
dismissione degli impianti e
delle apparecchiature)
Libretti e verbali di apparecchi a pressione
10 anni
(dalla data di avvenuta
demolizione degli impianti)
Libretti e verbali di generatori di vapore
10 anni
Libretti e verbali di impianti di riscaldamento
10 anni
Libretti e verbali di impianti elevatori
10 anni
Progetti, elaborati tecnico-amministrativi, etc., disegni, etc., utilizzati
per appalti, forniture con posa, servizi
Registro Uscite
Illimitato
2 anni
(Cfr. Sez. Tipologie
Strutture”)
Statistiche (denunce ISTAT,ecc.)
Illimitato
sopra elencata e compresa nell’attività relativa alle “Attività Tecniche” - si rimanda a quanto
TABELLA
AGL T/P10/02
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TECNOLOGIE BIOMEDICHE
Tipo di documento
Bolle di accompagnamento per riparazione apparecchiature
elettromedicali e sanitarie
3 anni
Documenti relativi ai Collaudi di accettazione delle attrezzature ed
Illimitato
apparecchiature elettromedicali, sanitarie
Documenti relativi ai Controlli Qualità di defibrillatori, apparecchi 1 anno oltre al periodo di
durata di utilizzo
per anestesia, monitor, elettrobisturi, pulsossimetri)
dell’apparecchio
Moduli di Prova visione elettromedicali
Moduli invio apparecchiature fuori sede per manutenzione
Rapporti verifiche periodiche parti in pressione delle autoclavi
Rapporti verifiche periodiche sulle prestazioni delle autoclavi
Richieste di manutenzione (in contratto, in garanzia, in comodato, a
noleggio, a pagamento, interne)
Gestione del parco auto: originali ricevute di pagamento tasse di
proprietà (bolli) automezzi aziendali
Gestione del parco auto: originali certificati di proprietà
5 anni
5 anni
1 anno oltre al periodo di
durata di utilizzo
dell’apparecchio
durata di utilizzo
dell’apparecchio
5 anni
Illimitato
5 anni
dalla data di radiazione
dell’automezzo dal P.R.A.
salvi i casi di contenzioso
pendente
Gestione del parco auto: documentazione varia compresa quella
relativa alla rottamazione
Gestione del parco auto: Giornale/Libro matricola assicurativo
automezzi aziendali
Gestione del parco auto: buoni prelievo carburante
5 anni
dalla data di radiazione
dell’automezzo dal P.R.A.
pendente
10 anni
contratto assicurativo
pendente
15 anni
sopra elencata e compresa nell’attività relativa alle “Tecnologie Biomediche” - si rimanda a quanto
TABELLA
AGL T/P10/02
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Pag. 30/57
SISTEMI INFORMATICI
Tipo di documento
Comunicazioni fuori uso attrezzature informatiche
10 anni
Comunicazioni relative alle telefonate con codice personale
10 anni
Documento programmatico sulla sicurezza ai sensi del D. Lgs
30.06.03 n. 196 e s.m.
Illimitato
Licenze d’uso – Originali
10 anni
Richieste di attivazione caselle di posta elettronica/collegamento a
Internet
Illimitato
Richieste di materiale informatico
1 anno
Rilevazioni statistiche di tipo sanitario
10 anni
sopra elencata e compresa nell’attività relativa ai “Sistemi Informatici” - si rimanda a quanto
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 31/57
PREVENZIONE E PROTEZIONE (Decreto Legislativo n. 81/08 e s.m.)
Tipo di documento
Documento di valutazione dei rischi
Illimitato
Documentazione relativa alla valutazione dei rischi (riunione
annuale, sopralluoghi, rumore (ambientale e personale),
campionamenti e certificati di analisi (microclima, prodotti
pericolosi, cancerogeni, ecc.), dispositivi di protezione individuale
(dpi)
Illimitato
Documentazione relativa alla gestione delle emergenze (Piano di
emergenza, procedure, planimetrie (vie d’esodo, presidi antincendio),
esercitazioni e incontri)
Illimitato
Atti relativi a segnalazioni varie (comunicazioni per rischi lavorativi
(sopralluoghi, indagini, ecc.) e relativi provvedimenti
Illimitato
Documentazione relativa alla Formazione ed all’Informazione dei
lavoratori dell’AUSL di Cesena:
- Corsi antincendio
- Corsi movimentazione manuale carichi
- Corsi per altri rischi lavorativi (biologico, antiblastici, ecc.)
- Libretti/opuscoli informativi
- Istruzioni operative/procedure
Illimitato
Rilevazioni statistiche infortuni (richiesta dati (infortuni e malattie
professionali), analisi del fenomeno infortunistico)
Illimitato
Documentazione relativa ai Rappresentanti dei lavoratori per la
sicurezza:
- Nomine e sostituzioni
- Incontri periodici
10 anni
Comunicazioni a Ditte esterne (Informazione ex art. 26 D. Leg.vo n.
81/08 e s.m.)
10 anni
Convenzioni (D. Leg.vo n. 81/08 e s.m.): Originali e documentazione
varia relativa alla fase istruttoria degli stessi atti convenzionali
Illimitato
Convenzioni (D. Leg.vo n. 81/08 e s.m.) - Documentazione varia
5 anni
relativa alla gestione degli stessi atti convenzionali
convenzione
Strutture”)
sopra elencata e compresa nell’attività relativa alla “Prevenzione e Protezione ex D. Leg.vo
n. 81/08 e s.m.” - si rimanda a quanto definito nella Sezione “Tipologie documentarie comuni a più
Strutture”.
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 32/57
TUTELA SALUTE RISORSE UMANE
Tipo di documento
Cartella sanitaria del medico competente
Cartella sanitaria del medico autorizzato – DOSP
Relazioni Esperto Qualificato per valutazione rischio radiologico
Registro funzioni di Esperto Qualificato
1 anno oltre al periodo
dell’attività lavorativa in
Azienda
Oltre al periodo dell’attività lavorativa in Azienda,
per un ulteriore tempo
massimo di mesi sei, ex art.
90 D. Lgs. n. 230/95 e s.m.
10 anni
Illimitato
sopra elencata e compresa nell’attività relativa alla “Tutela salute delle risorse umane” - si rimanda
a quanto definito nella Sezione “Tipologie documentarie comuni a più Strutture”.
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 33/57
COMMITTENZA
Tipo di documento
Contratti con Strutture private accreditate riferiti all’acquisto di
prestazioni sanitarie (Originali) e documentazione varia inerente la
fase istruttoria dei rapporti contrattuali
Illimitato
Contratti con Strutture private accreditate riferiti all’acquisto di
prestazioni sanitarie: documentazione varia inerente la gestione dei
10 anni
(dalla
cessazione del
rapporti contrattuali
contratto)
Convocazioni
2 anni
Strutture”)
Documentazione relativa ai Controlli sulle prestazioni sanitarie
erogate dalle Strutture private accreditate
Verbali riferiti ai controlli sulle prestazioni sanitarie erogate dalle
Strutture private accreditate
Impegnative (prescrizioni mediche e prescrizioni visite/analisi)
trasmesse all’Azienda dalle Strutture private accreditate che hanno
erogato le prestazioni
Documenti di liquidazione fatture alle Strutture private accreditate –
Copia
Documentazione riferita alla mobilità sanitaria attiva e passiva
Richieste di rimborso spese per ricoveri ad assistiti di questa AUSL
presso Strutture non accreditate
CUP: comunicazioni varie agli operatori di front-office e
ambulatoriali
5 anni
Illimitato
5 anni
2 anni
5 anni
Illimitato
10 anni
sopra elencata e compresa nell’attività relativa alle funzioni di “Committenza” - si rimanda a
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 34/57
ASSISTENZA OSPEDALIERA
Tipo di documento
Blocco operatorio: registrazioni video interventi
Cartelle ambulatoriali
Cartelle citogenetiche
Cartelle cliniche
Cartelle cliniche Day Hospital
Cartelle I.V.G.
Cartelle riabilitazione
CD immagini citogenetica
CEDAP - Certificati di assistenza al parto (anche a domicilio)
Comitati di Dipartimento Ospedaliero: documentazione relativa alle
elezioni
Comitati di Dipartimento Ospedaliero: Verbali
5 anni
10 anni
20 anni
Illimitato
Illimitato
Illimitato
20 anni
20 anni
20 anni
10 anni
(Cfr. Sez. 2 “….. Organismi
Collegiali)
Illimitato
(Cfr. Sez. 2 “….. Organismi
Collegiali)
Consenso al trattamento dei dati personali per l’effettuazione delle
prestazioni di carattere sanitario
Copie delle certificazioni medico-legali rilasciate dal Pronto Soccorso
ad infortunati sul lavoro assicurati INAIL
Deleghe per ritiro referti
Dichiarazioni di nascita (copie)
Dichiarazioni di nascita (originali)
Impegnative (prescrizioni mediche e prescrizioni visite/analisi del
medico di base o dei medici delle Strutture ospedaliere)
Lastre radiografiche (eseguite in regime di ricovero)
Pratiche elezioni per degenti votanti in Ospedale
Pratiche prelievi organi – Accertamento della morte
Pratiche relative ad azioni di rivalsa spedalità
Illimitato
Strutture)
10 anni
1 anno
5 anni
Illimitato
5 anni
10 anni
5 anni
Illimitato
10 anni
Strutture”)
Pratiche traslazione salme
5 anni
(Cfr. Sez. “Sanità Pubblica –
Igiene e Sanità Pubblica”)
Preparati (vetrini) istologici e relative inclusioni in paraffina
Preparati (vetrini) citologici
Referti autopsie
Referti eco-addominali, ecografie vascolari, Holter, pneumologia,
spirometria, ecc.
Referti esami istologici/citologici
Referti Laboratorio Analisi
20 anni
5 anni
Illimitato
10 anni
10 anni
10 anni
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 35/57
Segue: ASSISTENZA OSPEDALIERA
Tipo di documento
Referti Medicina Nucleare
Illimitato
Referti Neuroradiologia
Illimitato
Referti Pronto Soccorso
10 anni
Referti Radiologia
Illimitato
Referti specialistici ambulatoriali
10 anni
Registri consegne infermieristiche
3 anni
Registri di prenotazione ambulatoriale
1 anno
Registri di Pronto Soccorso
10 anni
Registri di Ricovero/Tabulati CED
Illimitato
Registri di Sala Operatoria
Illimitato
Registri ricoveri in Day Hospital
5 anni
Registri ricoveri ordinari
5 anni
Registri Sala Gessi
5 anni
Registri turni del personale
5 anni
Registro denunce nascita ai Comuni
Illimitato
Richiesta copia cartella clinica
1 anno
Richiesta istologia/citologia
1 anno
Rifiuti Ospedalieri: registri e formulari
5 anni
Scheda nosologica ricoveri e tabulati relativi ad anomalie
10 anni
Sperimentazioni cliniche: documentazione, procedure e verbali
3 anni
Sperimentazioni cliniche: fascicoli (documentazione in possesso
sperimentatore)
Illimitato
Tracciati audiometrici
20 anni
Tracciati ECG
20 anni
Tracciati EEG
20 anni
Tracciati EEG relativi ad accertamento di morte cerebrale
20 anni
Vetrini (esclusi preparati citologici rispetto ai quali è previsto (Cfr.
sopra) un periodo di conservazione di 5 anni)
20 anni
Screening
Tipo di documento
Linee guida/Protocolli regionali per l’espletamento delle attività
relative agli screening
Illimitato
Registri ambulatoriali dell’attività diagnostica effettuata (Screening
di 2° livello), gestiti direttamente dalle Strutture interessate
(Ginecologia, Radiologia, Gastroenterologia ed endoscopia digestiva)
10 anni
Struttura “Emergenza – Urgenza 118”
Tipo di documento
Autorizzazioni trasporti in ambulanza 118
1 anno
Cartellino di trasporto viaggi
10 anni
Cartellino trasporti materiali sanitari
1 anno
Cartellino trasporti programmati
2 anni
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 36/57
Segue: Struttura “Emergenza – Urgenza 118”
Tipo di documento
Registrazioni telefoniche
Scheda chiamate reperibili
Scheda di decesso
Scheda infermieristica
Scheda medica
Scheda rifiuto di trasporto
Fisica Sanitaria
Tipo di documento
Collaudi delle apparecchiature per controllo di qualità
Relazioni Esperto Qualificato per valutazione rischio radiologico
1 anno
1 anno
10 anni
1 anno
1 anno
5 anni
Illimitato
10 anni
(Cfr. Sez. “Tutela salute
risorse umane”)
Schede personali dosimetriche
Manuale di Qualità apparecchiature D.L. n. 187/00
Libretti di manutenzione apparecchiature
Registro manutenzioni apparecchiature
Registro LDR (D.L. 187/00)
Registro funzioni di Esperto Qualificato
Oltre al periodo dell’attività lavorativa in Azienda,
per un ulteriore tempo
massimo di mesi sei, ex art.
90 D. Lgs. n. 230/95 e s.m.
10 anni
durata di utilizzo
dell’apparecchio
Illimitato
Illimitato
Illimitato
(Cfr. Sez. “Tutela salute
risorse umane”)
Pratiche autorizzative art. 27 D.L. 230/95, di comunicazione art. 22
D.L. 230/95
Registro misure di dimissione dei pazienti trattati con radioisotopi
Registro scarico vasche impianto di smaltimento rifiuti radioattivi
Documentazione relativa ad analisi spettrometriche
Registro di sorgenti detenute: presa in carico e scarico art. 22,
denuncia e riepilogo radioisotopi L. 1860
Registro arrivo isotopi
Copia bolle e fatture isotopi radioattivi
Certificati irraggiamento emoderivati
Bolle di accompagnamento
10 anni
Illimitato
Illimitato
Illimitato
Illimitato
Illimitato
3 anni
Illimitato
3 anni
Strutture”)
Trasfusionale
Tipo di documento
Cartelle cliniche donatori di sangue
Illimitato
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 37/57
Segue: Trasfusionale
Tipo di documento
Esami di controllo donatori
Illimitato
Esami di validazione unità
Illimitato
Moduli autoesclusione della donazione
Illimitato
Moduli consenso informato alla donazione
Illimitato
Registrazioni dei Centri trasfusionali relativi a controlli sterilità e
qualità e temperatura di conservazione del sangue
1 anno
Registrazioni della temperatura della conservazione del sangue e
degli emocomponenti
1 anno
Registri determinazioni dei gruppi sanguigni dei pazienti (informatici
e cartacei)
20 anni
Registri di reazione post-trasfusionale
20 anni
Registri prove compatibilità crociate dei pazienti (informatici e
cartacei)
20 anni
Registro carico e scarico del Servizio di Immunoematologia e
Trasfusionale (cartaceo e informatico)
Illimitato
Farmacia
Ved. Sezione “Assistenza Farmaceutica”
sopra elencata e compresa nell’attività relativa alla “Assistenza Ospedaliera” - si rimanda a quanto
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 38/57
CORSI DI LAUREA TRIENNALI PER LE PROFESSIONI DELL’AREA SANITARIA
Tipo di documento
Accordi attuativi Azienda USL/Università di Bologna relativamente
allo svolgimento dei Corsi di laurea delle professioni sanitarie
(Originali) e documentazione varia inerente la fase istruttoria degli
stessi Accordi
Illimitato
Accordi attuativi Azienda USL/Università di Bologna relativamente
5 anni
dalla
data
di scadenza
allo svolgimento dei Corsi di laurea delle professioni sanitarie:
dell’Accordo
documentazione varia inerente la gestione degli stessi Accordi
Convenzione (Originale) con l’Università di Bologna per
l’attivazione del tirocinio del Master infermieristico di area critica e
documentazione varia inerente la fase istruttoria del rapporto
convenzionale
Illimitato
Convenzione con l’Università di Bologna per l’attivazione del
5 anni
tirocinio del Master infermieristico di area critica: documentazione dalla data di scadenza della
convenzione
varia inerente la gestione del rapporto convenzionale
Strutture”)
Convenzioni (Originali) con i Centri di Formazione Professionale
regionali
relativamente alla collaborazione per l’attività di
docenza/tutorato e di tirocinio nell’ambito dei percorsi formativi per
il conseguimento della qualifica di “operatore socio-sanitario” e
documentazione varia inerente la fase istruttoria dei rapporti
convenzionali
Convenzioni con i Centri di Formazione Professionale regionali
relativamente alla collaborazione per l’attività di docenza/tutorato e
di tirocinio nell’ambito dei percorsi formativi per il conseguimento
della qualifica di “operatore socio-sanitario”: documentazione varia
inerente la gestione dei rapporti convenzionali
Fascicoli personali degli studenti
Illimitato
5 anni
dalla data di scadenza della
convenzione
Strutture”)
10 anni
dalla data di conseguimento
del diploma
Verbali esami relativi al conseguimento dei diplomi di infermiere
prof.le, di fisioterapista e di tecnico sanitario di radiologia medica,
secondo il vecchio ordinamento (Scuole per infermieri professionali,
per fisioterapisti e per tecnici sanitari di radiologia medica) e verbali
relativi al conseguimento delle qualifiche di “operatore tecnico
addetto all’assistenza” (OTA) e di “operatore socio-sanitario” (OSS)
Registri dei diplomi/qualifica (secondo il vecchio ordinamento)
Liquidazione compensi docenti
Illimitato
Illimitato
3 anni
sopra elencata e compresa nell’attività relativa ai “Corsi di laurea triennali per le professioni
dell’area sanitaria” - si rimanda a quanto definito nella Sezione “Tipologie documentarie comuni a
più Strutture”.
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 39/57
ASSISTENZA INFERMIERISTICA E TECNICA
Assistenza Infermieristica e Tecnica Presidio Ospedaliero
Tipo di documento
Avvisi di mobilità interna alla Macroarea e relativa documentazione
Certificati, rilasciati dal Medico Autorizzato, relativi al giudizio
d’idoneità per l’esposizione a radiazioni ionizzanti del personale
afferente al Servizio Infermieristico e Tecnico del Presidio
Ospedaliero
Certificati, rilasciati dal Medico Competente e/o Medico Autorizzato,
relativi a idoneità/inidoneità al lavoro del personale afferente al
Servizio Infermieristico e Tecnico del Presidio Ospedaliero
Copie fatture liquidate per le prestazioni effettuate al Centro Prelievi
di Cesenatico
Copie fatture liquidate per le prestazioni effettuate nel periodo estivo
presso il Pronto Soccorso di Cesenatico
Corrispondenza relativa ai rapporti con la Direzione del Servizio
Infermieristico e Tecnico aziendale
Documenti relativi ai turni del personale afferente al Servizio
Infermieristico e Tecnico del Presidio Ospedaliero
Elenchi nominativi personale addetto all’assistenza non sanitaria
(“badanti”)
Fascicoli part-time attivi personale afferente al Servizio
Fascicoli part-time differiti personale afferente al Servizio
Fascicoli relativi alle segnalazioni URP
Modelli 21/P di attribuzione Centro di Costo personale afferente al
Servizio Infermieristico e Tecnico del Presidio Ospedaliero
Moduli relativi a Cessazione/Trasferimento dal servizio del personale
radioesposto
Richieste di astensione dal lavoro per gravidanza a rischio e lavoro
gravoso (Modelli 42/P, ecc.)
Schede di valutazione personale afferente alla Categoria D
Schede relative ai controlli dell’assistenza non sanitaria
(“badanti”)
Verbali riunioni Servizio Infermieristico e Tecnico Presidio
Ospedaliero
10 anni
10 anni
10 anni
3 anni
3 anni
3 anni
10 anni
5 anni
10 anni
10 anni
3 anni
5 anni
5 anni
10 anni
5 anni
2 anni
1 anno
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 40/57
Segue: ASSISTENZA INFERMIERISTICA E TECNICA
Assistenza Infermieristica e Tecnica Territoriale
Tipo di documento
Cfr. Sez. “Assistenza
Assistenza infermieristica domiciliare
territoriale”
Corrispondenza relativa ai rapporti con la Direzione Infermieristica e
Tecnica aziendale
3 anni
sopra elencata e compresa nell’attività relativa alla “Assistenza Infermieristica e Tecnica” - si
rimanda a quanto definito nella Sezione “Tipologie documentarie comuni a più Strutture”.
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
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ASSISTENZA FARMACEUTICA
Tipo di documento
Bolle consegna prodotti sperimentazioni cliniche
5 anni
Certificati di analisi di prodotti particolari
5 anni
Copie ordinanze e offerte
10 anni
Copie ordini con firma di avvenuta ricezione
2 anni
Documenti di trasporto (d.d.t.) relativi a consegna prodotti omaggio
5 anni
Elenchi fatture ricevute ed elenchi fatture liquidate
10 anni
Farmaci stupefacenti: tagliandi di richiesta/resi e stampe scarichi,
registri di carico/scarico e documenti correlati, bollettari buoni
acquisto con relativi documenti di trasporto e fatture
5 anni
Inventari delle Strutture aziendali
5 anni
Listini Fornitori
2 anni
Moduli controllo rilevatori di temperatura
2 anni
Moduli rilevazione temperatura ambientale
2 anni
Moduli rilevazione temperatura frigoriferi
2 anni
Ordini ai Fornitori (farmaci ed emoderivati, dispositivi medici, sieri,
vaccini, galenici pre-confezionati, prodotti per dialisi e prodotti
diagnostici, ecc.)
5 anni
Piani terapeutici (compresi moduli prescrizione)
5 anni
Registri alcool
Illimitato
Registri di movimentazione giornaliera farmaci distribuzione diretta e
riepiloghi giornalieri con stampe scarichi
1 anno
Richieste farmaci, dispositivi medici, galenici, prodotti per dialisi e
prodotti diagnostici
5 anni
Richieste programmate Strutture aziendali
5 anni
Scheda medicinali consegnati in dimissione a pazienti residenti nel
territorio aziendale
5 anni
Schede Fornitori
5 anni
Stampe consumi Strutture aziendali
2 anni
Verbali Commissione Terapeutica Aziendale
5 anni
Verbali visite ispettive alle Strutture aziendali
2 anni
Documentazione relativa all’assistenza farmaceutica territoriale
territoriale”
sopra elencata e compresa nell’attività relativa alla “Assistenza Farmaceutica” - si rimanda a
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 42/57
ASSISTENZA TERRITORIALE
Medicina Generale e Specialistica convenzionata - Continuità Assistenziale –
Medicina dei Servizi
Tipo di documento
Accordi locali, integrativi aziendali – copie
10 anni
Aggiornamento medici convenzionati
10 anni
Anagrafe assistiti: informazioni comunali
1 anno
Assenze del personale medico convenzionato: documentazione
Fino alla cessazione
dell’attività
Attestati di servizio medici convenzionati
5 anni
Dichiarazioni di sostituzione MMG e Pediatri di libera scelta
Illimitato
Disposizioni di pagamento medici convenzionati
10 anni
Fascicoli posizioni personale medico convenzionato
Illimitato
Graduatorie di competenza distrettuale (Medici medicina generale e
pediatri libera scelta, servizio continuità assistenziale e turistica,
medici Dipartimento Emergenza Urgenza 118, assistenza medica in
Casa protetta, specialisti convenzionati, psicologi ambulatoriali,
medicina dei servizi)
5 anni
Medici in associazione, di rete, di gruppo: atti costitutivi
Illimitato
Registri interventi di Continuità Assistenziale (ex Guardia Medica
PFN e Turistica)
Illimitato
Riepiloghi cartacei delle variabili mensili MMG, Pediatri di libera
scelta, Specialisti ambulatoriali
5 anni
Schede marcatempo specialisti convenzionati
5 anni
Sperimentazione in Medicina Generale: documentazione
Illimitato
Turni vacanti specialisti convenzionati interni: documentazione
5 anni
Zone carenti: rilevazione, documentazione MMG e Pediatri di libera
scelta
Illimitato
Zone carenti: rilevazione, documentazione Servizio di Continuità
Assistenziale
5 anni
Cedolini e disposizioni di pagamento Medici di Medicina Generale e
Pediatri di libera scelta
10 anni
Assistenza domiciliare
Tipo di documento
Documentazione relativa all’assistenza domiciliare integrata (ADI):
presidi sanitari erogati
3 anni
Cartelle utenti assistenza domiciliare/Cartelle sanitarie domiciliare
integrata
Illimitato
Cfr.
Sez.
“Assistenza
Certificati di assistenza al parto a domicilio (CEDAP)
Ospedaliera”
Contratti medici di medicina generale ADI, ADP, ADR, NODO e
relativi riepiloghi mensili degli accessi
10 anni
dall’ultima prestazione
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 43/57
Segue: ASSISTENZA TERRITORIALE
Segue: Assistenza domiciliare
Tipo di documento
Documentazione DGR n. 540/00 per rimborsi mensili – Copia
10 anni
Interventi economici DGR n. 540/00: domanda, contratto,
autorizzazione
Illimitato
Riepiloghi delle prestazioni domiciliari infermieristiche
10 anni
Piani di assistenza infermieristica domiciliare
5 anni
Tickets
Tipo di documento
Certificazioni, rilasciate dal medico specialista, finalizzate al rilascio
dell’attestato di esenzione dal pagamento del ticket (per patologie o
ad altro titolo)
10 anni
Attività di sportello
Tipo di documento
Copie Mod. E 111 e sostitutivi/similari – Attestati alle prestazioni da
valere nei Paesi esteri convenzionati
10 anni
dalla data del rilascio
Assistenza indiretta: domande e relativa documentazione
Assistenza diretta/indiretta presso Centri di altissima specializzazione
all’estero: richieste e autorizzazioni
Iscrizione al SSN: domande e attestazioni
Assistenza ai turisti assicurati da Istituzioni estere: documentazione
Scelta del medico in deroga territoriale: domande
Scelta/Revoca MMG e Pediatri L.S.: moduli
Scelta/Revoca medici MMG e Pediatri L.S. cessati: moduli
Scelta/Revoca medici MMG e Pediatri L.S.: tabulati movimenti
anomali evidenziati
Scelta/Revoca medici MMG e Pediatri L.S.: tabulati movimenti
anomali evidenziati dal CED regionale
Revoche d’Ufficio/Ricusazioni MMG/Pediatri L.S.
Trattamento di fine rapporto: attestati MMG/Pediatri L.S.
Assistenza protesica: copia impegnative inviate dalle Ditte
convenzionate a corredo delle fatture
Assistenza protesica: fascicoli utenti
10 anni
10 anni
5 anni
10 anni
10 anni
5 anni
5 anni
1 anno
5 anni
5 anni
Illimitato
10 anni
1 anno
dopo decesso
Assistenza protesica: registro magazzino carico/scarico presidi
5 anni
Soggiorno climatico, cure termali: domande invalidi
5 anni
Cure termali
Tipo di documento
Impegnative rilasciate sino al 31.12.96 dagli Sportelli distrettuali per
l’effettuazione delle cure termali
5 anni
Richieste MMG inviate dagli Stabilimenti convenzionati a corredo
della fatturazione
10 anni
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 44/57
Ricettari
Tipo di documento
Registri consegna ricettari stupefacenti
Ricevute consegna ricettari (frontespizi)
Moduli comunicazione inizio/fine attività specialisti per assegnazione
ricettari
Pediatria di Comunità
Tipo di documento
Rifiuto vaccinazioni obbligatorie: copia verbali contestazione
Attestati accettazione pratica vaccinale
Copie schede neonatologiche
Elenchi mensili bambini per bilancio di salute
Schede sanitarie bilanci di salute
Tirocinio di specializzazione psicologi e frequenze volontarie: schede
marcatempo, polizze assicurative, autocertificazioni
Schede marcatempo medici convenzionati
Moduli dati per liquidazione specialistica ambulatoriale – Copie
Rinnovo incarichi medici specialisti in libera professione - Copie atti
Tirocinio obbligatorio post lauream psicologi: domande di
autorizzazione ed elenchi ammessi
Movimenti dati anagrafici vaccinali
Consultorio Familiare
Tipo di documento
Cartelle sanitarie ginecologiche
Cartelle sanitarie psicologiche
Schede diagnosi citologica
Archivio Pap-test positivi con relativi esami
Assistenza Anziani
Tipo di documento
Convenzioni (Originali) con Comuni (per assistenza domiciliare di
base) ed Enti gestori di Case Protette, RSA, Centri diurni (per
inserimento utenti) e documentazione varia inerente la fase istruttoria
dei rapporti convenzionali
Illimitato
5 anni
5 anni
Illimitato
Illimitato
2 anni
3 anni
Illimitato
5 anni
5 anni
10 anni
5 anni
5 anni
Illimitato
Illimitato
Illimitato
20 anni
20 anni
Illimitato
Documenti relativi alla gestione delle Convenzioni con Comuni (per
assistenza domiciliare di base) ed Enti gestori di Case Protette, RSA,
Centri diurni (per inserimento utenti): Rendicontazioni mensili
(elenchi presenze/assenze a domicilio e/o in Struttura) e copie
documenti di liquidazione ai Comuni, Case Protette, RSA e Centri
diurni
Documenti inerenti l’erogazione dell’assegno di cura: contratti con i
beneficiari e relativa gestione
Documenti relativi alla liquidazione dell’assegno di cura
5 anni
dalla data di scadenza della
convenzione
10 anni
dalla cessazione del contratto
3 anni
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 45/57
Assistenza Farmaceutica territoriale
Tipo di documento
Albo titolari Farmacie convenzionate
Illimitato
Cartelle riferite alle singole Farmacie convenzionate
Illimitato
Documentazione riferita all’attività di vigilanza sulle Farmacie
convenzionate
Illimitato
Archivio distributori medicinali all’ingrosso
Illimitato
Archivio farmacisti dipendenti Farmacie convenzionate
Illimitato
Tabulati relativi a rilevazioni statistiche ed economiche sulle ricette
farmaceutiche SSN
5 anni
Distinte contabili delle Farmacie convenzionate e relativa
documentazione
10 anni
Furti/smarrimenti di timbri e ricettari medici. Circolazione ricette
10 anni*
* La Soprintendenza Archivifalsificate
stica per l’Emilia Romagna,
giusta nota 15.07.2009 prot. n.
0001850, in merito a detta
serie ha consigliato “una
tenuta di almeno dieci anni e
la conservazione permanente
di una campionatura.”
Schede attivazione Registro USL/Piani terapeutici
Ricette farmaceutiche SSN più moduli assistenza integrativa
Buoni acquisto stupefacenti - Terza Sezione
Verbali ispezioni Farmacie convenzionate
Schede di segnalazione di sospetta reazione avversa a farmaci
Hospice
Tipo di documento
Cartelle sanitarie
Modulario richieste stupefacenti
5 anni
5 anni
5 anni
Illimitato
Illimitato
Illimitato
2 anni
Strutture”)
Registro consulenze Hospice
Registro di carico e scarico stupefacenti
1 anno
2 anni
Strutture”)
Registro prenotazioni
Illimitato
Ospedale di Comunità
Tipo di documento
Cartelle sanitarie
Illimitato
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 46/57
Segue: Ospedale di Comunità
Tipo di documento
Modulario richieste stupefacenti
2 anni
Strutture”)
Registro consulenze Hospice
Registro di carico e scarico stupefacenti
1 anno
2 anni
Strutture”)
Registro prenotazioni
Registro presenze MMG (Medici di Medicina Generale)
Illimitato
Illimitato
Si precisa che, per quanto riguarda il periodo di conservazione dell’ulteriore documentazione di
interesse distrettuale non sopra elencata, segnatamente di quella riferita ad attività ambulatoriali e
laboratoriali (specialistica, fisioterapia, laboratorio analisi, radiologia), ai Servizi di Pronto
Intervento/P.S. e di Emergenza-Urgenza 118, si rimanda a quanto definito per la corrispondente
documentazione nella Sezione “Assistenza Ospedaliera”. Vedasi inoltre quanto definito nella
Sezione “Tipologie documentarie comuni a più Strutture”.
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 47/57
SALUTE MENTALE
Centro Salute Mentale
Tipo di documento
Cartelle utenti (sanitaria-medica-sociale)
Illimitato
Documentazione contabile relativa agli inserimenti nelle Strutture
residenziali e semiresidenziali (copie elenchi liquidazione fatture,
copie fatture vistate dal Direttore in originale, elenchi versamenti
delle quote di compartecipazione alle rette da parte dei pazienti, mod.
determinazione della quota di compartecipazione, sussidi economici,
ecc.)
10 anni
Documentazione relativa agli inserimenti lavorativi di assistiti del
Centro Salute Mentale
5 anni
Documentazione riferita alla Strutture residenziali e semiresidenziali
(interne ed esterne all’Azienda) utilizzate dal Centro Salute Mentale
(materiale illustrativo, richieste di inserimenti, dimissioni,
corrispondenza con le stesse Strutture, elenchi inserimenti)
5 anni
Fascicoli riguardanti il personale tirocinante-volontario
5 anni
Relazioni annuali e dati statistici (richiesti dalla Regione)
Illimitato
Neuropsichiatria Infantile – Psicologia – Riabilitazione Età Evolutiva
Tipo di documento
Agende di prenotazione specialistica
3 anni
Archivio referti specialistici
Illimitato
Cartelle sanitarie utenti
Illimitato
Certificazioni scolastiche (Modelli C e DF)
Illimitato
Pratiche esenzione dal pagamento del ticket invalidi
10 anni
Pratiche esenzione dal pagamento del ticket per autocertificazione da
reddito
10 anni
Registri prestazioni ambulatoriali Fisiatra e Foniatra
Illimitato
Ricevute di pagamento tickets
10 anni
Test di valutazione del linguaggio e di apprendimento
Illimitato
Test psicometrici
Illimitato
DIPENDENZE PATOLOGICHE (SER.T.)
Tipo di documento
Agenda disponibilità primi appuntamenti Centro Disturbi Alimentari
(CDA)
6 mesi
Agenda presenze accoglienza
6 mesi
Cartella utenti Centro diurno
Illimitato
Cartelle utenti SERT
Illimitato
Documenti di verifica corretta fatturazione Comunità Terapeutiche
1 anno
Registro accettazione
1 anno
Registro accoglienza
1 anno
Registro Cassa Economale
1 anno
Registro controllo scadenze
2 anni
Registro delle prestazioni
1 anno
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 48/57
Segue: SALUTE MENTALE
Segue: Dipendenze Patologiche (Ser.T.)
Tipo di documento
Registro presenze utenti Centro diurno
Registro programmi terapeutici Comunità Terapeutiche
Registro richiesta/carico/scarico stupefacenti
1 anno
2 anni
2 anni
Strutture”)
Registro vaccinazioni
Relazione annuale SERT
Schema protocollo di ricerca
Verbali di macroéquipe
Verbali riunioni di équipe Centro diurno
Illimitato
Illimitato
1 anno
1 anno
1 anno
sopra elencata e compresa nell’attività relativa alla “Salute Mentale” - si rimanda a quanto definito
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 49/57
SANITA’ PUBBLICA
Segreteria Dipartimento e documentazione comune alle UU.OO. afferenti al Dipartimento
Tipo di documento
(Cfr. Sezione “Tecnologie
Automezzi in dotazione: documenti vari (buoni prelievo carburante,
Biomediche”)
ecc.)
Bollettini di conto corrente postale: ricevute di versamento
20 anni
Dichiarazioni medici obiettori di coscienza L. n. 194/78
Illimitato
Documentazione relativa alla Commissione per l’autorizzazione delle
Strutture di cui alla Legge Reg.le n. 34/98
Fino a cessazione attività
Documentazione relativa alla educazione alla salute, formazione e
informazione
10 anni
Esposti, Denunce, Istanze
15 anni
Ordini di servizio
Illimitato
Pubblicazioni e materiale informativo a cura del Dipartimento di
Sanità Pubblica
Illimitato
Registro carico e scarico rifiuti speciali
5 anni
Regolamenti interni
Illimitato
Strutture”)
Relazione sanitaria annuale delle Unità Operative afferenti al
Dipartimento di Sanità Pubblica (dati attività)
Sanzioni amministrative in materia sanitaria (scritti difensivi, parere
al Sindaco per emissione ordinanza ingiunzione, riscossione forzosa)
Rilevazioni Statistiche
10 anni
10 anni
Illimitato
Strutture”)
Tariffario
10 anni
Documentazione correlata ad iniziative di formazione – interne ed
esterne all’Azienda - organizzate direttamente dal Dipartimento di
Sanità Pubblica
5 anni
Epidemiologia e Comunicazione
Tipo di documento
Epidemiologia – Documentazione per finalità epidemiologiche –
Indagini
10 anni
Registro per causa di morte
Illimitato
Rilascio attestati per causa di morte
5 anni
Prevenzione e Sicurezza degli ambienti di lavoro
Tipo di documento
Cartelle/libretti sanitari rischio negli ambienti di lavoro (contenenti
referti)
Illimitato
Comunicazioni sospetta malattia professionale (documentazione per
finalità epidemiologiche)
15 anni
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 50/57
Segue: SANITA’ PUBBLICA
Segue: Prevenzione e Sicurezza degli ambienti di lavoro
Tipo di documento
Documentazione relativa a Ditte a rischio di incidenti rilevanti
Esposti
Illimitato
15 anni
Strutture”)
Fascicoli Ditte (documentazione di vario tipo: comunicazioni
obbligatorie ai sensi D. Leg.vo n. 81/08, notifiche responsabili
sicurezza, medici competenti ed altre figure aziendali)
Giudizio idoneità specifica alla mansione apprendisti e minori –
Certificazioni
Inchieste per infortuni sul lavoro (documentazione sanitaria e tecnica,
indagini ambientali)
Inchieste per malattie professionali (documentazione sanitaria e
tecnica, indagini ambientali)
Notifiche cantieri edili ( D. Lgs. n. 494/96)
Notifiche detrazioni fiscali in edilizia (L. n. 449/97)
Notifiche infortunio sul lavoro (documentazione per finalità
epidemiologiche)
Notifiche nuovi insediamenti produttivi (ex art. 48 D.P.R. n. 303/56)
Ordinanze sindacali per trattamenti con antiparassitari in agricoltura
“Deroga distanze da abitazioni”
Pareri alla Direzione Provinciale del Lavoro per astensione dal lavoro
per maternità
Pareri alla Direzione Provinciale del Lavoro per autorizzazione ad
instaurare rapporti di apprendistato
Pareri per apertura cave
Pareri per bromurazioni in aperta campagna
Pareri utilizzo gas tossici
Piano per rimozione amianto e restituibilità siti bonificati
Protocolli accertamenti sanitari
Registro vidimazione libri infortuni
Ricorsi avverso il giudizio del Medico Competente (Richieste e
Certificazioni)
Ufficiali di Polizia Giudiziaria: nomine e revoche
Vigilanza e controllo negli ambienti di lavoro: verbali, sanzioni
amministrative, denunce all’Autorità Giudiziaria, citazioni
giudiziarie, sequestro/dissequestro (amministrativo, sanitario, penale)
5 anni
dalla cessazione
dell’incarico
Illimitato
Illimitato
Illimitato
5 anni
2 anni
10 anni
5 anni
10 anni
5 anni
5 anni
10 anni
5 anni
5 anni
10 anni
Illimitato
10 anni
Illimitato
Durata dell’attività
lavorativa del dipendente
Illimitato
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 51/57
Igiene e Sanità Pubblica
Tipo di documento
Automezzi e attrezzature per trasporto salme – Autorizzazioni
5 anni
Certificati antigienicità
5 anni
Convenzioni con Imprese Funebri (Originali) e documentazione varia
inerente la fase istruttoria dei rapporti convenzionali
Illimitato
Convenzioni con Imprese Funebri: documentazione varia relativa alla
5 anni
gestione dei rapporti convenzionali
convenzione
Strutture”)
Disinfestazione: convenzioni (Originali) e documentazione varia
inerente la fase istruttoria dei rapporti convenzionali
Disinfestazione (convenzioni): documentazione relativa alla gestione
dei rapporti convenzionali
Documentazione di polizia mortuaria
Esposti
Illimitato
5 anni
convenzione
Strutture”)
5 anni
15 anni
Strutture”)
Fascicoli dei detentori di apparecchi radiologici
5 anni
dalla cessazione dell’attività
Fascicoli Ditte
Idoneità dei locali ad uso scolastico, rilascio di certificazione
Notifica malattie infettive e profilassi
Ordinanze del Sindaco
Pareri igienico-sanitari diversi espressi a richiesta del Sindaco a fini
autorizzativi
Pareri per realizzazione impianto per smaltimento rifiuti solidi urbani,
speciali, tossico-nocivi, discariche
Pareri per rilascio di usabilità/agibilità insediamenti produttivi
Pareri per Strutture cimiteriali, tombe private
Pratiche di traslazione/estumulazione salme
Pratiche edilizie relative a civili abitazioni
Pratiche edilizie relative a nuovi insediamenti produttivi
Pratiche relative ad abitabilità
Proposta al Comune per classificazione industria insalubre
Registro diplomi di abilitazione e deposito della firma di
professionisti sanitari
Riscontro autoptico
Verbali prelievo campioni, referti analitici di laboratorio (campioni
vari)
Illimitato
5 anni
10 anni
10 anni
Illimitato
Illimitato
5 anni
5 anni
5 anni
10 anni
10 anni
10 anni
5 anni
5 anni
Illimitato
10 anni
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 52/57
Segue: Igiene e Sanità Pubblica
Tipo di documento
vari) non conformi agli standard qualitativi
Illimitato
Vigilanza fattori di rischio in ambienti di vita: verbali, sanzioni
amministrative, denunce all’Autorità Giudiziaria, citazioni
giudiziarie, sequestro/dissequestro (amministrativo, sanitario, penale)
Illimitato
Medicina dello Sport
Tipo di documento
Certificazioni attività sportive agonistiche, pareri e consulenze varie
Illimitato
Medicina Legale
Tipo di documento
Attestati di accettazione della pratica vaccinale
Illimitato
Atti e certificazioni necroscopiche
Illimitato
Atti istruttori pratiche per richiesta indennizzo danni da vaccinazioni
L. n. 210/92
Illimitato
Cartelle, libretti sanitari (compresi i referti analitici di laboratorio)
Illimitato
Certificati di rilascio idoneità patente di guida
10 anni
(Si conservano illimitatamente il certificato anamnestico firmato dal medico
curante e l’originale della
quietanza di versamento diritti
alla MCTC)
Certificati di rilascio porto d’armi
6 anni
(Si conserva illimitatamente il
certificato anamnestico firmato dal medico curante)
Certificati per deambulazione sensibilmente ridotta (pass-invalidi)
Certificati: sana e robusta costituzione fisica, elettore fisicamente
impedito, ecc.
Contabilità Commissione Medica Locale Patenti (Richieste, atti di
liquidazione e documentazione correlata)
Contabilità Commissioni Sanitarie in materia di Invalidi Civili
(Richieste e atti di liquidazione alle Strutture aziendali competenti,
documentazione correlata)
Domande di riconoscimento della invalidità civile (non vedenti e
sordomuti compresi), di accesso ai Collegi Medici e relativo fascicolo
– Certificazioni invalidi civili
Esposti
5 anni
3 anni
10 anni
10 anni
Illimitato
15 anni
Strutture”)
Fascicoli animali morsicatori
20 anni
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 53/57
Segue: Medicina Legale
Tipo di documento
Movimento demografico dati vaccinali, schedario vaccinale, modelli
ministeriali 17
Illimitato
Pratiche accertamenti della Commissione Medica Locale in materia
di patenti speciali
10 anni
Pratiche relative a visite collegiali per idoneità al lavoro, cambio
mansioni (richieste Enti, datori di lavoro, documentazione allegata,
verbali di visita)
20 anni
Pratiche relative a visite per maternità anticipata (Richiesta della
Direzione Provinciale del Lavoro, documentazione allegata, copia
esiti visita)
5 anni
Pratiche visite Collegio Medico art. 20 Legge n. 482/68
Illimitato
Registro sedute Commissioni Invalidi Civili
Illimitato
Richieste e referti di visita medico-legale per visite fiscali a lavoratori
assenti per malattia o maternità
20 anni
Verbali sedute Commissioni Mediche Locali
20 anni
Verbali visite medico-collegiali e Commissioni
Illimitato
Igiene degli Alimenti e della Nutrizione
Tipo di documento
Alimentaristi (idoneità)
5 anni
Autocertificazioni all’uso privato di presidi sanitari
2 anni
Autocontrollo alimentare, HACCP
10 anni
Certificati di abilitazione vendita presidi sanitari
5 anni
Certificazioni autoconsumo e commercio funghi
5 anni
Collaudi, progetti e pareri nuove reti idriche acque potabili
Illimitato
Comunicazioni installazione distributori automatici
2 anni
da comunic. di rimozione
Esportazione/Importazione alimenti e contenitori per alimenti
(certificati)
5 anni
Esposti
15 anni
documentarie comuni a
più Strutture”)
Fascicoli esercizi di somministrazione alimenti e bevande
Illimitato
Formazione micologi (documentazione)
10 anni
Idoneità/Autorizzazioni alla vendita funghi
Illimitato
Mezzi di trasporto alimenti (pareri, autorizzazioni, certificazioni)
5 anni
Notifiche prove sperimentali con fitosanitari
10 anni
Nutrizione (pareri)
5 anni
Ordinanze del Sindaco
10 anni
Pareri igienico-sanitari per rilascio autorizzazione sanitaria
Illimitato
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 54/57
Segue: Igiene degli Alimenti e della Nutrizione
Tipo di documento
Pareri per autorizzazioni manifestazioni temporanee
10 anni
Pareri per autorizzazioni vendita presidi sanitari
Illimitato
Registro vidimazione registri di vendita presidi sanitari
Illimitato
Richieste autorizzazione distruzione alimenti
5 anni
Tossinfezioni alimentari, irregolarità alimentari
10 anni
vari)
10 anni
vari) non conformi agli standard qualitativi
Illimitato
Vigilanza: verbali, sanzioni amministrative, denunce all’Autorità
Giudiziaria,
citazioni
giudiziarie,
sequestro/dissequestro
(amministrativo, sanitario, penale)
Illimitato
Sanità Pubblica Veterinaria
Tipo di documento
Area di Sanità Pubblica Veterinaria: atti autorizzativi emessi
Illimitato
Bollettari di riscossione
5 anni
Censimento impianti di produzione di alimenti per uso zootecnico
10 anni
Censimento Stabilimenti per la produzione di alimenti di origine
animale
10 anni
Censimento Strutture di allevamento
10 anni
Censimento Strutture di diagnosi e cura di animali
10 anni
Censimento Strutture di produzione, deposito e vendita del farmaco
per uso veterinario
10 anni
Certificazioni relative a esportazione animali ed a prodotti alimentari
di origine animale
5 anni
Comunicazioni di importazione merce da Paesi U.E. ed extra U.E.
2 anni
Comunicazioni emergenze sanitarie
2 anni
Comunicazioni zoonosi
5 anni
Denunce detenzione di animali pericolosi
2 anni
Denunce di smarrimento cedole e passaporti
2 anni
Denunce malattie infettive
5 anni
Documentazione a corredo dei fascicoli di Impianti e Stabilimenti
Illimitato
Esportazione animali e prodotti alimentari (Certificazioni emesse)
5 anni
Esposti
15 anni
Strutture”)
Indennizzi per focolai di malattie infettive
Ordinanze e provvedimenti sindacali
Pareri rilasciati
5 anni
10 anni
2 anni
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 55/57
Segue: Sanità Pubblica Veterinaria
Tipo di documento
Piani di autocontrollo
Piano Mangimi
Piano Nazionale Residui di trattamenti farmacologici e ormonali
Rendiconti piani di profilassi e risanamento di Stato
Verbali di contravvenzione
Verbali di prelievo e referti analitici
Verbali di sequestro
Verbali di sopralluogo
2 anni
2 anni
2 anni
5 anni
5 anni
2 anni
5 anni
5 anni
sopra elencata e compresa nell’attività relativa alla “Sanità Pubblica” - si rimanda a quanto definito
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 56/57
ATTIVITA’ SOCIO-ASSISTENZIALI A RILIEVO SANITARIO
Tipo di documento
Convenzioni (Originali) per le attività delegate con i 15 Comuni del
Comprensorio Cesenate e documentazione varia inerente la fase
istruttoria dei rapporti convenzionali
Illimitato
Documentazione relativa alla gestione delle convenzioni per le
5 anni
attività delegate con i 15 Comuni del Comprensorio Cesenate
convenzione
Strutture”)
Protocollo di lavoro tra Servizi aziendali
Illimitato
Famiglia, Infanzia Età Evolutiva
Tipo di documento
Fascicoli personali utenti (anche deceduti)
Illimitato
Documenti a carattere programmatorio, accordi ai fini della gestione
a carattere generale
10 anni
Convenzioni con Enti fornitori privati per l’erogazione dei servizi
(Originali) e documentazione varia inerente la fase istruttoria dei
rapporti convenzionali
Illimitato
Documentazione relativa alla gestione delle Convenzioni con Enti
5 anni
fornitori privati per l’erogazione dei servizi
convenzione
Strutture”)
Progetto “Oltre la Strada”: documenti relativi ai rapporti con la
Regione e gli Enti Locali nell’ambito della realizzazione dello stesso
Progetto
Progetto “Oltre la Strada”: Fascicoli personali utenti (anche deceduti)
10 anni
Illimitato
Progetto “Oltre la Strada”: Convenzioni (Originali) con Enti preposti
all’accoglienza e documentazione varia inerente la fase istruttoria dei
rapporti convenzionali
Progetto “Oltre la Strada”: documentazione relativa alla gestione
delle convenzioni con Enti preposti all’accoglienza
Progetto “Oltre la Strada”: Documentazione inerente la gestione
diretta degli appartamenti in locazione da Enti vari
Progetto “Oltre la Strada”: Contributi diretti agli utenti
Illimitato
5 anni
convenzione
Strutture”)
10 anni
contratto
ricorsi pendenti)
2 anni
TABELLA
AGL T/P10/02
Rev. 1
Pag. 57/57
Segue: ATTIVITA’ SOCIO-ASSISTENZIALI A RILIEVO SANITARIO
Disabili Adulti
Tipo di documento
Illimitato
10 anni
Convenzioni (Originali) con Enti fornitori privati per l’erogazione dei
servizi e documentazione varia inerente la fase istruttoria dei rapporti
convenzionali
Illimitato
Documentazione relativa alla gestione delle Convenzioni con Enti
5 anni
dalla
scadenza
della
fornitori privati per l’erogazione dei servizi
convenzione
Strutture”)
Servizio Assistenza Anziani
Tipo di documento
Illimitato
10 anni
Documentazione inerente il movimento utenti in Struttura
(Convenzioni con Comuni ed Enti gestori di Case Protette, RSA,
Centri diurni; documenti inerenti l’erogazione dell’assegno di cura e
gestione del relativo contratto; Rendicontazione mensile, controllo
Territoriale”
fatture e relativa liquidazione, ecc.)
sopra elencata e compresa nell’attività relativa alle “Attività socio-assistenziali a rilievo sanitario”
- si rimanda a quanto definito nella Sezione “Tipologie documentarie comuni a più Strutture”.
I contenuti del presente documento risultano formalmente approvati dalla Soprintendenza
Archivistica per l’Emilia-Romagna.

massimario di scarto

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