disciplinare dei veicoli di servizio

Azienda Regionale per il
Diritto allo Studio Universitario della Toscana
DISCIPLINARE DEI VEICOLI DI SERVIZIO
DISCIPLINARE DEI VEICOLI DI SERVIZIO
Indice
Parte Prima - Regole generali
Articolo 1 - Oggetto
Articolo 2 - Definizioni
Articolo 3 - Principi
Parte Seconda - Gestione dell’autoparco aziendale
Articolo 4 - Autoparco aziendale
Articolo 5 - Variazioni dell’autoparco
Articolo 6 - Custodia delle chiavi
Parte Terza - Uso dei veicoli
Articolo 7 - Assegnazione dei veicoli
Articolo 8 - Prenotazioni
Articolo 9 - Veicolo ed autista assegnatario
Articolo 10 - Salute e sicurezza nella circolazione
Articolo 11 - Carburante
Articolo 12 - Monitoraggio
Parte quarta - Situazioni particolari
Articolo 13 - Sinistri
Articolo 14 - Guasti o anomalie
Articolo 15 - Furto
Articolo 16 - Contravvenzioni al Codice della Strada
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DISCIPLINARE DEI VEICOLI DI SERVIZIO
Parte Prima
Regole generali
Articolo 1
Oggetto
Il presente disciplinare regola l’assegnazione, la gestione e l’uso dei veicoli in dotazione
all’Azienda Regionale DSU Toscana (di seguito Azienda).
Articolo 2
Definizioni
Ai fini del presente disciplinare si intende:
a) autoparco aziendale, l’insieme dei veicoli a motore in dotazione all’Azienda;
b) consegnatario, il Dirigente o il Coordinatore del servizio cui è assegnato in via
permanente o provvisoria uno o più veicoli per lo svolgimento dei compiti di
competenza dell’Area o servizio di cui è titolare;
c) autista assegnatario, il Collega o il Rappresentante istituzionale dell’Azienda cui, di volta
in volta, è assegnato un veicolo;
d) carta carburante, l’apposito badge munito di codice identificativo che consente il
rifornimento di carburante al veicolo senza anticipo di contanti.
Articolo 3
Principi
La gestione dell’autoparco aziendale, nel rispetto delle esigenze connesse all’attività
istituzionalmente svolta, è ispirata a principi di efficienza e contenimento della spesa.
I criteri di accesso all’autoparco perseguono l’utilizzo cumulativo delle autovetture per esigenze
di servizio programmate o segnalate tempestivamente, la condivisione dei medesimi itinerari
da parte di più Colleghi per percorsi in tutto o in parte coincidenti, la limitazione delle emissioni
ambientali.
I veicoli sono assegnati ad un Servizio (solitamente quello che ne effettua un uso prevalente);
non sono in uso esclusivo e possono essere utilizzati, previa richiesta, da tutto il Personale
aziendale o dai soggetti che ricoprono cariche istituzionali dell’Azienda.
I Servizi che hanno direttamente in dotazione delle auto dovranno in via ordinaria utilizzare i
mezzi ad essi assegnati, richiedendo quelli di altri servizi solo per comprovate ed oggettive
ragioni.
Parte Seconda
Gestione dell’autoparco aziendale
Articolo 4
Autoparco aziendale
I veicoli in dotazione, che costituiscono l’autoparco aziendale, sono in parte in proprietà e in
parte noleggiati a lungo termine; sono registrati in apposito elenco tenuto ed aggiornato dal
Servizio Approvvigionamenti e Contratti che cura le forniture dei mezzi e la gestione, per
quelle in proprietà dell’Azienda, delle assicurazioni.
Copia del registro è fornito ai Servizi assegnatari.
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I veicoli sono riconoscibili attraverso un contrassegno adesivo rappresentato dal logo
aziendale.
In caso di veicolo con contratto di noleggio a lungo termine, il consegnatario e l’autista di volta
in volta assegnatario sono tenuti a rispettare le indicazioni contenute nel manuale operativo
fornito dalle società di noleggio di cui ogni veicolo è dotato nonché a porre in essere le attività
in esso previste per la denuncia di eventuali sinistri all’assicurazione individuata dalla società di
noleggio.
Il consegnatario del veicolo avrà cura di sensibilizzare ed istruire i diversi dipendenti che
utilizzeranno il veicolo sulla obbligatorietà del rispetto delle sopracitate indicazioni, quali
componenti sostanziali del contratto di noleggio.
I Servizi assegnatari dei mezzi effettuano:
a) il monitoraggio del consumo di carburante e la comunicazione al Servizio Controllo di
Gestione e al Servizio Approvvigionamenti e Contratti;
b) il pagamento delle tasse di possesso, la calendarizzazione ed avvio alla revisione
periodica, la richiesta degli interventi riparativi, i servizi di lavaggio secondo le regole
applicabili per l’individuazione delle officine e delle imprese;
c) l’acquisizione ed il rinnovo di eventuali permessi per l’accesso a Zone a Traffico
Limitato.
Il Servizio assegnatario deve, inoltre, verificare ogni spesa relativa alle auto (rifornimenti
benzina – Autostrade per pedaggi - Telepass per Viacard o telepass ove esistenti) caricando gli
esl (eseguiti lavori/prestazioni) senza ordine relativi alle singole fatture.
Articolo 5
Variazioni dell’autoparco
Tutti i Servizi, anche quelli non direttamente assegnatari, possono con cadenza annuale
richiedere una diversa assegnazione dei veicoli, rappresentando le specifiche esigenze
operative.
Le richieste di dismissione dei veicoli, di acquisto o noleggio a lungo termine di nuovi veicoli
sono inoltrate al Direttore e al Servizio Approvvigionamenti e Contratti.
Le caratteristiche tecniche dei veicoli a motore sono individuate tenendo conto delle esigenze
di trasporto persone, movimentazione attrezzature, esecuzione degli interventi di assistenza,
secondo le disposizioni statali e regionali in materia di contenimento dei costi e limitazione
delle emissioni. Al presente disciplinare è allegato il dettaglio delle assegnazioni attuali (All. 1).
Articolo 6
Custodia delle chiavi
Il libretto di macchina, le chiavi di accensione e la relativa carta carburante sono disponibili
presso i Servizi assegnatari, nelle sedi aziendali in cui sono parcheggiati i medesimi autoveicoli.
Al termine dell’orario di servizio, le chiavi di accensione e le carte carburanti sono custodite a
cura dei medesimi Servizi assegnatari che devono adottare le idonee misure di sicurezza.
Parte Terza
Uso dei veicoli
Articolo 7
Assegnazione dei veicoli
I veicoli di servizio operativo sono assegnati ad un’Area o a un Servizio secondo quanto
indicato dall’articolo 3 del presente disciplinare.
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Possono comunque essere individuate, anche temporaneamente, delle autovetture in uso non
esclusivo per il Presidente, il Direttore ed i Dirigenti di funzione, a fronte delle necessità di
sopralluoghi e di permanenza nelle diverse sedi aziendali.
La dotazione dei veicoli assegnati è effettuata ed aggiornata annualmente, a seguito di
periodiche rilevazioni del fabbisogno veicolare, con ordine di servizio del Direttore.
Articolo 8
Prenotazioni
Il consegnatario del veicolo o un suo delegato cura le prenotazioni delle auto assegnate al
Servizio.
Le richieste di prenotazione, indicano sinteticamente le motivazioni e l’itinerario, possono
pervenire anche da Personale non assegnato al Servizio che ha in dotazione l’auto.
Articolo 9
Veicolo ed autista assegnatario
Ogni automezzo è dotato di un libretto di macchina dove per ciascun percorso è annotato
dall’autista assegnatario, che lo sottoscrive, il suo nominativo, la data, il chilometraggio, la
destinazione ed i tempi.
Il libretto di macchina può essere sostituito anche da dispositivi di rilevamento telematici e
dalla registrazione digitale dei dati, con l’identificazione dell’autista attraverso la Carta
Nazionale dei Servizi – tessera sanitaria regionale.
Ogni autista assegnatario è personalmente responsabile del veicolo che conduce ed ha l’obbligo
di utilizzarlo, gestirlo e custodirlo con cura e diligenza.
Ogni autista assegnatario verifica:
a) i documenti di circolazione e di assicurazione del veicolo;
b) il carburante, il lubrificante ed il refrigerante, le attrezzature di sicurezza, il livello di
pressione e di usura dei pneumatici, le dotazioni per la circolazione nel periodo
invernale;
c) il complessivo stato di efficienza del veicolo assegnato;
d) la validità della propria patente di guida anche in relazione al mezzo utilizzato.
Ogni autista assegnatario al termine dell’utilizzo:
a) comunica le eventuali anomalie di funzionamento al consegnatario;
b) effettua il rifornimento;
c) segnala le esigenze di manutenzione, in modo da garantire l’immediato riutilizzo in
condizioni di piena efficienza e funzionalità;
d) provvedere al ricovero dei veicoli, a fine servizio, presso gli spazi di sosta individuati
presso ogni sede aziendale.
L’autista assegnatario indica le anomalie rilevate al termine dell’utilizzo ovvero il mancato
rifornimento nel libretto di macchina.
Il consegnatario controlla mensilmente il libretto di macchina per le autovetture assegnate,
rileva e contesta le eventuali irregolarità.
Articolo 10
Salute e sicurezza nella circolazione
L’autista assegnatario è tenuto ad adottare tutti i dispositivi, previsti dal codice della strada,
per garantire a sé, ai trasportati, agli altri soggetti coinvolti nella circolazione la salute,
l’integrità fisica e la sicurezza. In particolare dovrà astenersi dal mettersi alla guida sotto
l’effetto, ancorché minimale, di alcool o sostanze che possano alterare lo stato di coscienza e la
capacità di reazione.
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Articolo 11
Carburante
Ad ogni automezzo è associata una carta carburante che è affidata al consegnatario
dell’automezzo stesso, che ne è responsabile e che ne autorizza l’utilizzo unitamente al
temporaneo utilizzo del veicolo.
L’autista a cui è temporaneamente affidata la carta carburante ne è responsabile fintanto che
non l’ha restituita al Servizio assegnatario.
L’autista assegnatario al momento del rifornimento deve verificare che il promemoria di spesa
rilasciato dall’esercente contenga il chilometraggio e l’importo della fornitura.
Il promemoria di spesa deve essere consegnato al consegnatario del veicolo, che verifica la
conformità dello stesso.
Nel caso di veicolo con più alimentazioni, l’autista assegnatario privilegia il rifornimento del
carburante più conveniente e a minor impatto ambientale.
Nel caso di veicolo dotato di dispositivi per la riduzione dei consumi nel ciclo urbano e nel ciclo
extraurbano, l’autista assegnatario verifica l’attivazione dei medesimi dispositivi, ai fini di
elevare la percorrenza, ridurre i costi di gestione dell’autoparco, contenere le emissioni
nell’atmosfera.
Il Servizio assegnatario deve inoltre provvedere alla corretta tenuta della “scheda carburante”
da consegnare mensilmente al Servizio Amministrazione e Contabilità con l’indicazione dei KM
di inizio e fine (All. 2).
Articolo 12
Monitoraggio
Il consegnatario, per ognuno dei veicoli, predispone il riepilogo con la registrazione di Km
percorsi, carburante acquistato e media Km/litro in conformità al modello “Riepilogo
trimestrale” (All. 3).
Alla fine di ciascun anno i riepiloghi sono trasmessi in copia ai Servizi Approvvigionamenti e
Contratti, al Servizio Amministrazione e Contabilità e al Servizio Controllo di Gestione.
Parte quarta
Situazioni particolari
Articolo 13
Sinistri
In caso di sinistro il conducente del veicolo dovrà, qualora ne ricorrano le condizioni, compilare
e firmare il modulo di Constatazione amichevole del danno, in dotazione ad ogni vettura e
darne comunicazione al Servizio assegnatario del mezzo.
Qualora l’evento riguardi auto di proprietà dell’Azienda la documentazione sopra citata
unitamente ad una nota informativa/relazione sull’accaduto, dovrà essere fornita dal
conducente al consegnatario del veicolo di riferimento e al Servizio Approvvigionamenti e
Contratti che provvederà all’apertura del sinistro e alla relativa gestione.
Nel caso in cui il sinistro riguardi auto a noleggio sarà il servizio assegnatario che provvederà
direttamente secondo le norme specifiche contenute nel manuale di gestione del mezzo a porre
in essere gli adempimenti necessari dandone comunicazione al Servizio Approvvigionamenti e
Contratti.
Articolo 14
Guasti o anomalie
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Il consegnatario, ricevuta notizia dall’autista assegnatario, di un guasto o malfunzionamento
del veicolo deve curare la sua riparazione, previa segnalazione al Servizio Approvvigionamenti
e Contratti che fornirà indicazioni circa l’officina a cui rivolgersi e la procedura di volta in volta
da seguire.
In casi di emergenza (ad esempio forature in luoghi distanti dalla sede) il conducente
provvederà alla riparazione presso la più vicina officina ed al pagamento diretto, che sarà
successivamente rimborsato dall’Azienda.
Gli interventi disposti direttamente non possono superare l’importo di 500,00 (cinquecento)
euro.
Articolo 15
Furto
In caso di furto del veicolo o di parte degli accessori dello stesso, l’autista assegnatario
provvede entro la data del sinistro alla denuncia all’Autorità di pubblica sicurezza ed a
consegnare la denuncia effettuata al consegnatario del veicolo.
Il consegnatario del veicolo provvede ad inoltrarla al Servizio Approvvigionamenti e Contratti
per gli adempimenti del caso, munita di un’apposita relazione redatta dal consegnatario o
dall’autista.
Anche nel caso di brevi soste il veicolo deve comunque essere chiuso e parcheggiato, nel
rispetto della circolazione stradale, senza mai lasciare le chiavi inserite o vetri abbassati.
Articolo 16
Contravvenzioni al Codice della Strada
In caso di contravvenzione alle norme del Codice della Strada, la sanzione sarà a totale carico
del conducente dell’automezzo, una volta verificata la sua responsabilità.
Il Servizio Approvvigionamenti e Contratti richiede al consegnatario di individuare il Dipendente
alla guida del veicolo sanzionato.
Qualora la multa dipenda da omissioni o ritardi del Servizio assegnatario (a titolo
esemplificativo e non esaustivo: omessa revisione) la sanzione sarà comminata nei confronti
del Dirigente responsabile.
Il soggetto a cui viene contestato il verbale o che riceve la notificazione dello stesso deve
senza indugio consegnarlo al Protocollo che provvede all’immediata protocollazione dell’atto.
Il Servizio Approvvigionamenti e Contratti provvede direttamente a disporre il pagamento della
sanzione amministrativa entro il termine stabilito nell’avviso notificato, compilando la Richiesta
ordinativo di pagamento, con la quale autorizza l’estinzione del debito indicato nel verbale.
L’Azienda procede successivamente al recupero della somma pagata mediante trattenuta sulla
busta paga del Dipendente interessato.
In base alla vigente normativa il pagamento della sanzione è ammesso in forma ridotta del
30% qualora effettuato entro cinque giorni dalla notificazione o contestazione del verbale, per
cui il servizio assegnatario deve con la massima celerità comunicare eventuali opposizioni che
intende promuovere, altrimenti in via ordinaria e nel silenzio del servizio assegnatario il
Servizio approvvigionamenti provvederà al pagamento della sanzione nel termine di 5 (cinque)
giorni.
Il Servizio Approvvigionamenti e Contratti, individuato il soggetto responsabile (conducente o
altro soggetto), trasmette al Servizio Gestione del Personale l’autorizzazione all’addebito
dell’importo della sanzione sulla busta paga del Dipendente che ha commesso l’infrazione.
L’autista assegnatario, per assicurare il pagamento in misura ridotta, può comunicare
l’avvenuto pagamento in via anticipata, trasmettendo l’attestazione del relativo versamento al
Servizio Approvvigionamenti e Contratti, evitando di conseguenza l’addebito dell’importo
integrale della sanzione.
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