Dispense Access

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Sommario
INSERIRE UNA TABELLA DA EXCEL .......................................................................................4
Inserire un campo data in una tabella .........................................................................................5
Inserire un campo memo:..............................................................................................................7
Inserire una foto .............................................................................................................................7
Ricerca guidata nelle tabelle .........................................................................................................8
Filtri ...............................................................................................................................................11
Relazioni........................................................................................................................................12
QUERY .............................................................................................................................................14
Operatori Logici ...........................................................................................................................16
Ordinamento CRESCENTE e DECRESCENTE .....................................................................17
Utilizzo di una query sfruttando due tabelle in relazione tra di loro : ....................................17
Calcoli con le query ( inserire FORMULE ): ............................................................................18
Calcolare una media: ...................................................................................................................20
Calcolare la media di un medico specifico:................................................................................21
Calcolare la media del ticket di tutti i medici ............................................................................21
Raggruppamento..........................................................................................................................22
Creare una query di aggiornamento. .........................................................................................23
Creare una query di eliminazione: .............................................................................................24
MASCHERE.....................................................................................................................................27
Ricerca tramite maschera ...........................................................................................................28
Inserire una casella di Testo (ES: IMPORTO TOTALE): ......................................................29
Inserire un campo ........................................................................................................................29
Inserire una casella combinata: ..................................................................................................31
REPORT ...........................................................................................................................................35
Creare un report da più tabelle: .................................................................................................37
Personalizzare il report: ..............................................................................................................38
MACRO ............................................................................................................................................41
CREARE UNA MASCHERA (Pannello di controllo)..................................................................44
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Aprire in automatico il menu principale....................................................................................48
Aprire un documento esterno (Word o Excel): .........................................................................48
Inserire un pulsante nel pannello di controllo ...........................................................................49
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INSERIRE UNA TABELLA DA EXCEL
Access è un programma avanzato, è possibile utilizzarlo quando le potenzialità di excel, non sono
più sufficienti a soddisfare le richieste dell’utente che è sempre piu’ esigente.
Per importare una tabella esistente fatta in excel: avviare access, premere con il tx dx
Selezionare importa , scegliere il percorso e il file di excel, facendo attenzione di selezionare “Tipo
file” in Microsoft excel come mostrato in figura sotto:
4
Dispense Access
Passiamo ora ad inserire i dati dando le adeguate impostazioni:
In questo caso, impostando nel formato il segno > inserisce tutte le voci del campo interessato ( in
questo caso “Studente”), con le lettere in maiuscolo. Inserendo il simbolo < i record appariranno in
minuscolo.
Inserire un campo data in una tabella
Selezionare la tabella interessata dalla finestra database come in figura
5
Dispense Access
visualizzare la Visualizzazione Struttura, inserire il nuovo campo e nella colonna “tipo dati”,
inserire formato Data/ora, come in figura:
In Maschera di input, selezionare il formato desiderato :
Una volta impostato il formato salvare le modifiche e ritornare nella tabella medici non in
visualizzazione struttura, notiamo che è stato inserito il campo Data Inizio, nel quale possiamo
inserire le date (si osserva che non serve neppure inserire la barretta “/” )
6
Dispense Access
Inserire un campo memo:
Nel campo memo, posso inserire testi di lunghezza illimitata. E’ sufficiente selezionare la tabella
interessata, visualizzare la visualizzazione struttura , inserire il campo come in esempio
“specializzazione” e selezionare Memo come in figura
Inserire una foto
Occorre ritornare in Visualizzazione Struttura e inserire la scritta fotografia e dopo nello spazio
Tipo Dati occorre selezionare Oggetto OLE:
Il risultato con le modifiche apportate è il seguente:
7
Dispense Access
Per andare a capo in una cella , allargare la riga e all’interno della cella interessata, premere CTRL
+ INVIO
Ricerca guidata nelle tabelle
Inseriamo una casella a discesa, nella struttura della tabella , nel campo che interessa, inserire
ricerca guidata
Selezionare immissione personalizzata
8
Dispense Access
Inserire i valori desiderati
Il risultato ottenuto nella tabella sarà:
9
Dispense Access
Ora impostiamo il comando VALIDO SE per evitare che vangano inseriti solo i dati dei tre livelli,
digitare come in figura i dati = liv1 or = liv2 or = liv3.
Mentre in “Valore predefinito”, inserire la voce che vogliamo che venga mostrata come predefinita
10
Dispense Access
Filtri
Ci sono 2 tipi di filtri, uno è quello in base a selezione, l’altro è quello in base a maschera.
per utilizzare questo filtro, è sufficiente selezionare qualsiasi cella e
premere filtro in base a selezione. Per rimuovere il filtro, selezionare Rimuovi filtro.
per utilizzare la maschera, selezionare il filtro in base a maschera, appare
un filtro come in figura:
A questo punto e necessario selezionare la voce interessata. Prestare attenzione, prima di
selezionare la voce interessata, occorre controllare che tutte le celle siano vuote come in figura:
Per rimuovere il filtro, clic sul tasto come in figura
.
11
Dispense Access
Relazioni
Per collegare due tabelle e sufficiente che in entrambi le tabelle vi sia un campo (consigliato
denominarli con lo stesso nome, e che abbia le stesse caratteristiche, selezionare il tasto
RELAZIONI
Nella finestra che segue, aggiungere le tabelle Dipendenti e Medici da collegare
E a questo punto in questa finestra, procedere come segue:
Collegare NUMMed della tabella dipendenti con NumMed della tabella medici (Selezionando
NumMed da una tabella e trascinarlo su NumMed dell’altra tabella, sempre tenendo premuto il tasto
sinistra del mouse). Nella finestra che si apre, è importante selezionare “applica integrità
referenziale come in figura:
12
Dispense Access
Clic su crea e si aprirà un'altra finestra come in figura che indica il tipo di relazione ( in questo
caso, un medico per tanti pazienti)
Come mostrato in figura:
13
Dispense Access
QUERY
Le query sono dei filtri, delle interrogazioni che facciamo al database. Per creare una query
andiamo in “crea una query in visualizzazione struttura”. Poi nella finestra che si apre,
aggiungiamo la tabella che vogliamo interrogare. A questo punto, inseriamo tramite un doppio click
le voci che ci interessano. Queste automaticamente si aggiungeranno nella tabella sotto
Una volta inseriti tutti i campi, premiamo il tasto esegui query:
In questo caso vogliamo trovare tutti i cognomi che iniziano per M, è sufficiente inserire M* nella
riga Criteri
Poi premere esegui, questo è il risultato:
14
Dispense Access
Adesso trovare quelli che pagano un ticket maggiore di 71 euro:
Premendo il tasto esegui
, osserviamo sotto il risultato :
15
Dispense Access
Operatori Logici
AND
Vogliamo trovare i pazienti del medico 36 che risiedono a Domodossola
Vediamo il risultato premendo il tasto esegui
OR
Vogliamo trovare tutte le persone che pagano un supplemento superiore a 12 oppure che sono
pazienti del medico 23.
( per eseguire una funzione OR è sufficiente mettere i criteri di ricerca su due righe
Nel risultato, vedremo contemporaneamente i residenti che pagano un ticket > di 12 euro e tutti
quelli del medico 23.
16
Dispense Access
Ordinamento CRESCENTE e DECRESCENTE
Selezionare in mostra Crescente (Decrescente) e premere esegui
utilizzare.
una volta inseriti i campi da
Utilizzo di una query sfruttando due tabelle in relazione tra di loro :
Per prima cosa creare una relazione tra le due tabelle, come in figura sotto. Possiamo notare che
abbiamo inserito campi della tabella dipendenti e campi della tebella medici
17
Dispense Access
Eseguendo la query otterremo i seguenti risultati:
Calcoli con le query ( inserire FORMULE ):
Inserire una colonna nella quale vengono sommati i campi ticket e supplemento: selezionare la cella
in figura e con il tasto destro premere zoom
18
Dispense Access
Nella finestra che si apre, digitare importo totale:[prezzo ticket] + [ supplemento]. Così facendo,
verrà creata una nuova colonna “importo totale”, nella quale saranno sommati il “prezzo ticket” e
“il supplemento” notare che i campi da sommare vengono inseriti tra parentesi quadre.
(Il testo nelle parentesi quadre, deve essere scritto prestando attenzione a non cambiare il nome del
campo, scriverlo nello stesso modo, scritto in tabella)
Premere ok ed esegui, il risultato è:
19
Dispense Access
Calcolare una media:
Occorre selezionare la cella interessata, selezionare totali
Verrà visualizzata la riga FORMULA, all’interno di questa, selezionare MEDIA
Premi esegui per osservare i dati richiesti.
20
Dispense Access
Calcolare la media di un medico specifico:
Seguire il procedimento precedente ma aggiungere sotto Prezzo Ticket Raggruppamento e sotto
Num Med Dove e in criteri aggiungere il codice del medico es. 23
Calcolare la media del ticket di tutti i medici
Impostare la query come in figura:
Eseguendo la query, noteremo la media per ogni singolo medico:
21
Dispense Access
Raggruppamento
Vogliamo visualizzare una colonna contenente il prezzo ticket in modo univoco es: tutti i 70 euro
visualizzati una sola volta ecc.
Posizionarsi con il mouse nella colonna a fianco alla colonna che dobbiamo filtrare, poi clic su tasto
destro e selezionare proprietà
Poi in Record univoci mettere SI
Provare ad eseguire la query ed ecco il risultato
22
Dispense Access
Creare una query di aggiornamento.
Una query di aggiornamento serve per aggiornare dei dati nel modo più veloce senza dover inserire
i record per record. Creiamo una query in visualizzazione struttura: clic su tasto destro in un punto
vuoto come illustrato, poi in tipo di query selezionare query di aggiornamento.
Inserire il campo livelli e in aggiorna il valore liv2 come in figura:
23
Dispense Access
Eseguire la query, dire di si
Per verificare il funzionamento, aprire la tabella dipendenti e verificare la modifica effettuata.
Praticamente la colonna livello deve essere riempita di liv2.
Creare una query di eliminazione:
Un altro tipo di query è quella di eliminazione utile per eliminare velocemente dati che non serve
più gestire, per capire meglio il funzionamento vediamo un esempio:
Aprire la struttura di una query come è stato mostrato per una query di Aggiornamento, invece del
comando aggiorna a, apparirà la voce elimina, selezionare Dove nell’elenco a discesa e nello spazio
accanto a criteri il codice del dipendente che non fa più parte della società. Vedere immagine sotto
riportata.
Poi clic su esegui ed osservar il risultato ottenuto.
24
Dispense Access
TIP & TRIKS :
L’Asterisco vuol dire inserisci tutti i campi, infatti basta fare doppio click per inserirli tutti .
Nascondere una colonna:
Se volgiamo fare una ricerca e nascondere una colonna, è sufficiente togliere il flag da Mostra nella
colonna che non vogliamo mostrare:
Eliminare una tabella da una query, visualizzare in struttura query interessata, selezionare la
tabella da eliminare, clic su tasto destro Rimuovi tabella,
poi se necessario per riutilizzare la stessa struttura della query selezionare del menu Modifica la
voce Cancella griglia:
25
Dispense Access
Questo è il risultato una volta selezionata la voce griglia vuota
26
Dispense Access
MASCHERE
Per creare una maschera, aprire la tabella che interessa, selezionare dal menù MASCHERA
STANDARD.
A questo punto è possibile, tramite questa interfaccia grafica, inserire nuovi record o modificare
quelli esistenti. Il risultato è la maschera sotto riportata:
27
Dispense Access
Ricerca tramite maschera
Aprire la maschera selezionare trova
Impostare i criteri di ricerca e premere trova successivo. Verranno trovati tutti i record che
rispettano il criterio impostato.
28
Dispense Access
Inserire una casella di Testo (ES: IMPORTO TOTALE):
Andare in visualizza struttura maschera,
Per inserire una casella di testo premere il pulsante
della casella degli strumenti
casella di testo dalla barra
Posizionarsi sulla struttura e inserire la casella di testo (disegnare un rettangolo simile a quelli già
presenti nella maschera, poi modificare il nome dove viene scritto Testo destro e nel rettangolo
dove c’è scritto non associato clic con il tasto destro poi proprietà, Dati, Origine controllo, a questo
punto inserire la formula esempio: prezzo ticket + supplemento
Nel formato selezionare valuta
Inserire un campo
Supponiamo di aver dimenticato di inserire precedentemente un campo, andare in struttura maschera, sulla barra struttura maschera selezionare il tasto elenco campi.
29
Dispense Access
Adesso si apre una finestra con i campi, ed è sufficiente fare doppio clic sul campo che vogliamo
inserire, trascinandolo nella struttura maschera dove desiderate che venga visualizzato.
30
Dispense Access
Inserire una casella combinata:
Selezionare l’icona
per inserire una casella combinata, inserirla usando la struttura della
maschera, accertandosi per semplificare i passaggi che sia evidenziato il tasto creazioni guidate
Controllo
Usiamo i valori presenti in una tabella ( precisamente quelli nella tabella medici)
31
Dispense Access
Poi clic su Avanti
In questa finestra selezionare i campi necessari per le vostre esigenze:
nel nostro cosa Num Med Cognome e Nome del medico.
32
Dispense Access
Poi clic su Avanti:in questa finestra potete decidere il tipo di ordinamento dei campi selezionati (al
massimo 4 campi).
Clic su Avanti: assicurarsi che il Flag nel quadratino accanto a Nascondi colonna chiave non
appaia, perché il nostro obiettivo è quello di permettere a chi inserirà i dati di inserire il numero del
medico nella tabella dei dipendenti osservando a quale medico corrisponde tale numero.
33
Dispense Access
Poi clic su Avanti:selezionare il campo dove voler memorizzare il valore selezionato nella casella
combinata (nel nostro database nel campo Num Med della tabella Dipendenti).
Clic su Avanti: e poi su Fine.
34
Dispense Access
REPORT
I report servono per stampare una serie di dati in base alle impostazioni e alle condizioni volute
dall’utente. Per creare un semplice report, e sufficiente selezionare la voce report, poi selezionare
“crea report mediante creazione guidata” e inserire i campi che servono.
Poi premere avanti e personalizzare a proprio piacimento tutte le voci che vengono proposte dal
programma e salvare il report.
Se dopo aver creato un report, ci accorgiamo che una riga invade un’altra colonna per esempio:
35
Dispense Access
Per risolvere il problema, andare in visualizzazione struttura report
sinistro
fare clic sul bordo
Poi fare clic tasto destro e selezionare Proprietà e impostare Si alla voce Espandibile come mostrato
in figura:
A questo punto nella cella interessata il testo andrà a capo automaticamente:
36
Dispense Access
Creare un report da più tabelle:
Nella tabella medici selezionare:
Nella tabella dipendenti selezionare i seguenti campi .: Codice, Cognome, Nome, Prezzo Ticket e
Supplemento
Poi selezionare in base a medici:
37
Dispense Access
In modo da permettere al programma di creare un report e un sottoreport. Dopo aver premuto
avanti, fino ad arrivare alla finestra sotto riportata selezionare la voce “opzioni di riepilogo” e
impostare le voci come in figura:
Personalizzare il report:
Per inserire un bordo, selezionare la cella da bordare, selezionare poi lo spessore del bordo
38
Dispense Access
Per colorare il bordo, tasto destro sulla cella interessata, proprietà, selezionare colore bordo e
scegliere il colore desiderato .
Per colorare una cella invece, selezionarla con il tasto dstro e scegliere colore riempimento/sfondo
come in figura:
39
Dispense Access
I risultati saranno:
40
Dispense Access
MACRO
Una macro non è altro che un’azione che diciamo al computer di ripetere ogni volta che abbiamo
bisogno di eseguire una richiesta, (per esempio aprire sempre la stessa maschera, la stessa tabella,
sono comandi che un utente compie ripetitivamente nell’arco di una giornata).
Per creare una macro, selezionare l’oggetto Macro e successivamente clic su Nuovo.
Il nostro obiettivo è quello di aprire una tabella, allora clic sulla prima cella della colonna AZIONE
e selezionare il comando ApriTabella:
Occorre selezionare il nome della tabella che si vuole aprire:
41
Dispense Access
Chiudere e salvare con nome, procedere così creando le macro per tutte le tabelle, le maschere, i
report e le query che sono stati creati precedentemente.
Es:
Così per tutte le altre macro
Notare che nel campo “Modalità immissione dati”, è possibile selezionare il comando Modifica.
Questo comando permetterà di modificare i dati all’interno della maschera o della tabella.
Per i report è consigliato selezionare nel campo Visualizza la voce Anteprima di stampa, in caso
contrario viene impostato il comando stampa, il computer invia in automatico la stampa.
Dopo aver inserito tutte le macro, il risultato sarà quello mostrato in figura:
42
Dispense Access
43
Dispense Access
CREARE UNA MASCHERA (Pannello di controllo)
Un Pannello comandi non è altro che una maschera che permette di visualizzare dei tasti o delle
immagini in grado di eseguire le macro che sono state create precedentemente facilitare a tutti gli
utenti l’utilizzo del database.
Occorre selezionare dalla barra del menu > Strumenti > Utilità database e selezionare Gestione
pannello comandi:
Si apre una finestra come mostrato in figura:
Occorre pensare a cosa vogliamo creare; è necessario pensare di aver bisogno di pannelli secondari
uno per ogni tipo di oggetto creato precedentemente (uno per le tabelle uno per le maschere) allora
eseguiamo i seguenti passaggi: clic su nuovo e poi digitare il nome Visualizza Tabelle come in
figura:
44
Dispense Access
Poi premere ancora nuovo e continuare ad inserire i pannelli di controllo necessari (maschere,
Query, Report):
Adesso occorre creare i tasti sul pannello di controllo principale che apriranno le varie sottomaschere (o pannelli secondari):
Selezionare pannello comandi principale e premere modifica
45
Dispense Access
Adesso premere nuovo, in “Testo” attribuire un nome e in “Pannello comandi”, selezionare il
pannello che vogliamo aprire come in figura sotto
Continuare ad inserire le nuove voci come in figura, creare un tasto per ogni oggetto (Maschere,
Query e Report).
Ora occorre concentrarsi su cosa inserire all’interno di ogni Pannello Secondario, per esempio in
quello delle Maschere bisogna inserire un tasto per aprire la maschera dei medici un altro per quella
dei dipendenti e un tasto per tornare al pannello controllo principale.
Quindi selezionare Visualizza Maschere e poi clic su Modifica:
46
Dispense Access
Si apre la finestra sotto riportata, quindi clic su Nuovo e inserire le voci evidenziate in figura
Aggiungere anche un pulsante che apre la maschera dipendenti
Aggiungere un tasto che torna al pannello principale
47
Dispense Access
Aprire in automatico il menu principale
Proviamo ora a far ridurre la finestra del database e contemporaneamente far apparire il Pannello
Comandi:
Aprire una nuova macro e impostare: RiduciAIcona, e poi nella riga sotto inserire ApriMaschera e
selezionare (in maschera ) Pannello comandi come in figura:
Ora salvare la macro con il nome AUTOEXEC
Riavviando il database, si aprirà il pannello di controllo e la finestra degli oggetti sarà ridotta ad icona
Aprire un documento esterno (Word o Excel):
Occorre Creare una nuova macro, selezionare esegui applicazione
48
Dispense Outlook
In riga comando inserire : winword.exe “…… e il percorso del file da aprire come mostrato sotto”
winword.exe "C:\Documents and Settings\Studente\Desktop\PIASL14\Corso08\ANDREA\WORD\progetto3.doc"
Inserire un pulsante nel pannello di controllo
Per inserire un nuovo pulsante sul pannello controllo, andare in visualizzazione struttura, inserire il tasto
(disegnandolo dove deve essere posizionato)
Si aprirà la seguente finestra, selezionare Varie e poi Esegui macro
Nella finestra che si apre, selezionare la macro creata precedentemente, in questo caso “apri Word
progetto 3”
49
Dispense Outlook
In Testo inserire il testo che vogliamo che appaia sul pulsante es. apri word, premere avanti e poi Fine.
Quindi premendo il tasto “apri Word” si aprirà il file impostato precedentemente.
50
Dispense Outlook