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LETTERA CIRCOLARE
MINISTERO
DELL’ECONOMIA E DELLE FINANZE
Torino, 08 LUGLIO 2016
DIPARTIMENTO DELLA RAGIONERIA GENERALE DELLO STATO
RAGIONERIA TERRITORIALE DELLO STATO DI TORINO
DIREZIONE
Prot. N. 68307
Allegati: __________
A Tutte le Amministrazioni sottoposte al
controllo di regolarità amministrativa e
contabile della Ragioneria Territoriale
dello Stato di Torino
e.p.c.
OGGETTO: Controllo di regolarità amministrativa e
contabile su documenti amministrativi
informatici - regole tecniche previste
dal DPCM 13 novembre 2014.
Alla Corte dei Conti
Sezione Regionale di Controllo del
Piemonte
Via Roma, 305
10100 Torino
Premesse
Si richiamano, le circolari della Ragioneria Generale dello Stato (RGS) del 20 gennaio 2014,
n. 3, del 9 giugno 2016 n. 17 e del 8 giugno 2016 n. 18 cui si rimanda, nonché il DPCM 13
novembre 2014, recante “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia,
duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione
e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, ai sensi degli articoli
20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82,
recante il Codice dell’amministrazione digitale (CAD), in vigore dal 11 febbraio 2015.
In particolare, il predetto DPCM prescrive che le pubbliche amministrazioni, entro e non
oltre il 12 agosto del 2016, devono adeguare alle regole tecniche ivi contenute i propri sistemi di
gestione informatica dei documenti. Ne consegue che, dalla predetta data, le amministrazioni
statali dovranno formare e trasmettere gli atti e la relativa documentazione giustificativa da
sottoporre al controllo delle Ragionerie Territoriali dello Stato (RTS) in modalità informatica.
Considerazioni
La presente non vuole aggiungere nulla alle regole tecniche/normative già ampiamente
illustrate dalle circolari sopra citate, nonché dalle disposizioni in esse richiamate, che sono alla base
del processo di dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione,
bensì tende a
puntualizzare/chiarire le principali regole pratiche, da adottare nei rapporti di scambio dei
documenti digitali tra codeste Amministrazioni e la scrivente.
Premesso che, i documenti informatici sostituiscono a tutti gli effetti i documenti analogici
(cartacei) e sono validi e rilevanti agli effetti di legge solo se prodotti, trasmessi e conservati nel
rispetto delle regole tecniche dettate dalla normativa sul processo di de materializzazione, si
elencano le principali regole di produzione e interscambio dei documenti digitali tra le
Pubbliche Amministrazioni e la Ragioneria Territoriale dello Stato di Torino:
 Le comunicazioni tra Pubbliche Amministrazione dovranno avvenire esclusivamente
per via telematica. E' fatto assoluto divieto di usare il fax, pertanto eventuali ricezioni
con tale mezzo non verranno prese in considerazione;
 A partire dal 12 agosto 2016, questa Ragioneria Territoriale dello Stato di Torino
accetterà: atti, provvedimenti, documenti, ecc., trasmessi esclusivamente dalle
Pubbliche Amministrazioni in formato digitale;
 Dalla predetta data, tutti i documenti che perverranno in formato analogico (cartaceo)
dalle Pubbliche Amministrazioni, non saranno accettati dalla scrivente e verranno
restituiti senza dare seguito;
 La scrivente, sempre a far data dal 12 agosto 2016, trasmetterà, alle Pubbliche
Amministrazioni, i propri atti, documenti, ecc. esclusivamente in formato digitale. Si
riserva comunque di restituire in modalità analogica, tutti i provvedimenti sottoposti al
controllo di regolarità amministrativa, pervenuti prima di detta data;
 Modalità di trasmissione:
o Con PEC sulla PEC ufficiale della RTS - [email protected];
o Su supporto digitale (CD ROM - DVD – Supporto USB) solo in caso di file
estremamente pesanti, trasmessi con posta ordinaria o consegnati a mano,
debitamente corredati da lettera di accompagnamento;
o Con sistema di interoperabilità, qualora sia stato instaurato, tra il Protocollo
RGS e il sistema documentale dell’amministrazione controllata. Si riportano i
sistemi operativi e i tipi di documenti per i quali risulta attualmente attivato un
sistema di interoperabilità:
 SIDI – Protocollo RGS: Contratti dematerializzati personale Pubblica
Istruzione;
 SICOGE – Sistema Spese – Protocollo RGS:
 SOP – Speciali Ordini di Pagamento in conto Sospeso,
obbligatorio per tutte le Amministrazioni e con firma elettronica;
 Ordini di Pagamento sottoposti al controllo preventivo (L.
908/60), al momento solo per le Amministrazioni che lo hanno
attivato (RTS - MIUR), con obbligo di utilizzo della firma
elettronica;
 Rendiconti amministrativi presentati dai Funzionari Delegati,
obbligatorio per tutti rendiconti di contabilità ordinaria, vedi
circolare n. 18 del 8 giugno 2016;
 Flusso Finanziarie – Protocollo RGS:
 canale elettronico, alternativo a quello cartaceo tradizionale, che la
Ragioneria Generale dello Stato ha sviluppato per permettere alle
Ragionerie Territoriali dello Stato (RTS) ed agli istituti bancari e
finanziari una migliore gestione delle pratiche relative alle cessioni
del quinto di stipendio ed ai prestiti con delegazione convenzionale
di pagamento;
 Se attuati i sistemi di interoperabilità sopra richiamati, non sono
necessarie ulteriori incombenze, naturalmente la documentazione
elettronica che viene inserita nei fascicoli deve essere in originale o avere valore
di originale secondo le regole di cui al D.P.C.M. del 13/11/2014.

Accorgimenti da adottare in caso di trasmissione tramite PEC:
o Essendo la PEC della RTS legata al sistema di Protocollo RGS, come previsto
dal CAD, si genera un’unica registrazione di protocollo. Pertanto è
indispensabile che ad ogni PEC sia allegato un solo provvedimento, atto,
richiesta,
ecc., naturalmente corredato di tutta la documentazione
giustificativa di rito;
o Nei casi di documentazione estremamente pesante per le quali necessitano più
trasmissioni (PEC), riportare accuratamente nell’oggetto anche la sequenza
delle trasmissioni (TRASMISSIONE 1 di 3 – TRASMISSIONE 2 di 3 TRASMISSIONE 3 di 3);
o Oggetto della PEC, anche se in modo sintetico, deve riportare tutti i dati
identificativi del provvedimento:
 Tipo di provvedimento (Decreto di aspettativa per studio – Riduzione
stipendio – Ordine di Pagare);
 Estremi del provvedimento (Numero e data)
 Estremi del beneficiario
(Nome, Cognome, codice fiscale –
Denominazione Sociale, Partita IVA);
 Ecc.
o La documentazione elettronica che viene trasmessa deve essere in originale o avere
valore di originale secondo le regole di cui al D.P.C.M. del 13/11/2014;
o
Il formato dei file allegati devono rispettare le specifiche tecniche di cui
all’allegato 2 del richiamato D.P.C.M., contenere la corretta estensione e non
devono essere corrotti. Comunque, si sottolinea in proposito che, il formato dei
file con estensione “.pdf” è il più versatile per tutti gli utenti;
o

In caso di produzione di file con copia per immagine, contenere le dimensioni
degli stessi;
Firme elettroniche – premesso che, i documenti informatici che hanno efficacia
giuridica sono, oltre agli originali, i duplicati informatici, che sono assimilati agli
originali, e le copie informatiche di documenti analogici o digitali, ove ne sia attestata la
conformità agli originali, si riassumono i seguenti casi:
o Tutti i provvedimenti in formato digitale devono riportare la firma elettronica e
marca temporale;
o Le copie informatiche di documenti analogici o digitali, devono riportare
l’attestazione di conformità agli originali, o riportata sugli stessi e firmati
elettronicamente dal Funzionario debitamente autorizzato a dichiararne la
conformità, oppure con dichiarazione separata con firma elettronica
dell’impronta digitale del documento;
o Tutti i documenti digitali firmati digitalmente sin dall’origine, devono essere
allegati in originale o come duplicato informatico (ad esempio: Contratti sul
Mepa – Contratti di Lavori Pubblici, quest’ultimi obbligatori in formato digitale
dal 1° gennaio 2016 – ecc.);
o La possibilità di inserire al posto della firma elettronica la dicitura “Firma
autografa sostituita a mezzo stampa, art. 3, comma 2, D.Lgs. n. 39/93” è da
ritenersi superata dalle disposizioni vigenti, pertanto non sarà più accettata
dalla scrivente.
Si informa sin d’ora che, in mancanza dei requisiti sopra elencati, la scrivente si vedrà
costretta o al rifiuto della PEC, oppure alla restituzione dei provvedimenti con osservazione.
IL DIRETTORE
(dott. Michele Vitale)
Dirigente
(firmato digitalmente)
VITALE MICHELE
MINISTERO
DELL'ECONOMIA E
DELLE FINANZE RGS/80415740580
12 Luglio 2016