dematerializzazione dei documenti contabili

Transcript

“Case study di informatizzazione” Univ. Cesena, 15 aprile 2013
Dematerializzazione del ciclo di
fatturazione passiva
L’esperienza del Comune di Cesena
Camillo Acerbi
Robert Ridolfi
Resp.le Servizio Informativo Gestionale
Comune di Cesena
Resp.le Product Manager
Maggioli S.p.A. – Polo Informatico
[email protected]
[email protected]
Di cosa vi parleremo
• Come eravamo: la gestione cartacea dei
documenti contabili e i relativi colli di bottiglia
• Come volevamo essere: il disegno generale del
progetto di dematerializzazione
• Cosa abbiamo fatto: le fasi operative del
progetto e i risultati concreti raggiunti
• Come l’abbiamo fatto: tecnologie, architetture e
dintorni
“Dematerializzazione del ciclo di fatturazione passiva del Comune di Cesena”
2
IL POLO INFORMATICO
MAGGIOLI
• La più qualificata realtà
italiana nel panorama
dell’Information
Technology al servizio
della Pubblica
Amministrazione
• Un mix di
professionalità,
esperienza,
radicamento sul
territorio e passione
IL POLO INFORMATICO
MAGGIOLI
1.
2.
3.
4.
42 milioni di fatturato l’anno
oltre 400 persone dedicate
oltre 5.000 Enti Locali con almeno una soluzione software
Struttura organizzativa basata su «centri di competenza»
– Produzione software
– Delivery
– Product Manager
Overview della gestione documentale in
Comune all’inizio del progetto (2008)
•
•
•
•
100.000 abitanti – 650 dipendenti
Protocollo informatico: 90.000 doc./anno
Workflow atti amministrativi: 3.000 doc./anno
Scansione doc. protocollati in ingresso
 Gestione molto orientata a Protocollo &
Segreteria: verso dove espandersi?
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Gli ambiti individuati
Esperienze di firma digitale sui certificati anagrafici
e sui mandati di pagamento
 Decisione di partire da:
1. Servizi Demografici
(timbro digitale, scansione archivi cartacei, ecc.)
2. Ragioneria
dematerializzazione dei documenti contabili
con particolare riferimento al c.d. “ciclo passivo”
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Obiettivi
• PER IL COMUNE:
aumentare l’efficienza riducendo i tempi di
lavorazione dei documenti, e diminuire i costi
interni e ambientali del processo (es. stampe)
• PER I FORNITORI:
accorciare i tempi di pagamento, e garantire
trasparenza riguardo allo stato di avanzamento
delle proprie fatture
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Gruppo di lavoro
• Settore Ragioneria (Servizio Entrata e Spesa
Ordinaria)
• Settore Sistemi Informativi (Servizio Informativo
Gestionale)
• Partner: CEDAF (software contabilità = Libra,
piattaforma documentale = Iride)
+ utilizzatori “cavie” di altri Settori
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Quali e quanti documenti
In un tipico processo di acquisizione di beni o
servizi, sono coinvolti almeno cinque documenti di
interesse contabile:
•
•
•
•
•
l’atto di impegno di spesa (“determina”)
l’ordine al fornitore
la fattura
l’atto di liquidazione tecnica
il mandato di pagamento
Per Comune di Cesena in un anno si parla di
almeno 2.000 determine,10.000 fatture, 3.000
liquidazioni, 15.000 mandati, ecc…
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Il primo passo (relativamente) standard
Poiché la fine del processo (mandato) era già
digitale, ci siamo innanzi tutto occupati dell’altro
estremo, la determina di impegno:
• passaggio dal cartaceo al digitale, con 90 token
USB distribuiti ai responsabili, e rimodellazione
del flusso dell’atto fra le “scrivanie” virtuali;
• integrazione dei software in maniera che gli
impegni di spesa presi negli atti fossero
automaticamente riversati in contabilità, con
azzeramento di errori e doppie digitazioni.
10
Ma il difficile stava nel mezzo!
Per quanto riguarda le fatture, la situazione era la
seguente:
• la fattura arrivava all’Ufficio Protocollo, che la smistava al
Settore di probabile appartenenza
• se la destinazione era errata, la fattura veniva inoltrata
ad altro Settore tramite posta interna
• giunta nel corretto Settore di destinazione, la fattura
viaggiava fra gli uffici per le verifiche del caso
• infine, la fattura veniva passata a un incaricato per la
redazione dell’atto di liquidazione, e solo al termine
inviata alla Ragioneria per il caricamento
11
E per le liquidazioni…
• i Settori redigevano l’atto direttamente su carta,
o su sistemi non integrati con la contabilità
• l’atto era messo alla firma del Dirigente, e poi
inviato in Ragioneria, insieme alla fattura
• la Ragioneria controllava l’atto e, in caso di
errori, lo restituiva per posta al Settore
• una volta ottenuto un atto corretto, la Ragioneria
ne ricaricava i dati nel software di contabilità, per
poi procedere al mandato di pagamento
12
Cosa abbiamo pensato (1 – fatture)
1. tutte le fatture pervenute in Comune vengono
subito inoltrate alla Ragioneria
2. la Ragioneria carica immediatamente le fatture
in contabilità e scansiona il cartaceo
3. i Settori ricevono e fanno girare le fatture sulle
scrivanie “virtuali” del sistema documentale
4. eseguite le verifiche del caso, la fattura viene
“marcata” come liquidabile, con eventuali
annotazioni elettroniche
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Cosa abbiamo pensato (2 – liquidazioni)
• gli operatori dei Settori compongono l’atto su un
sistema integrato con la contabilità
• la liquidazione viene salvata nella piattaforma
documentale, sulla scrivania del Dirigente
• il Dirigente firma digitalmente l’atto e lo inoltra
alla scrivania virtuale della Ragioneria
• la Ragioneria esegue le verifiche del caso e, se
tutto va bene, paga la liquidazione senza
bisogno di ricaricarne i dati
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PRIMA
Protocollo
Archivio
Fattura
Fascicolo
contabile
cartaceo
Segr. Settore
Operatore
Dirigente
Pagamento
Fattura +
Liquidazione
Caricamento
Ragioneria
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Fascicolo
Contabile
Elettronico
DOPO
Uff. Fatture
Scansione
Segr. Settore
Operatore
Dirigente
Mandato Inf.
Liquidazione
digitale
Trasformazione
Ragioneria
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Cosa abbiamo realizzato (1 – fatture)
• la gestione digitale delle fatture è operativa da
maggio 2009
• visti gli alti numeri, abbiamo implementato un
sistema di scansione massiva con bar-code
• il workflow delle fatture nel sistema documentale
prevede la gestione degli stati (liquidabile ecc.)
• dal software di contabilità è possibile richiamare
l’immagine della fattura in qualunque momento
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Cosa abbiamo realizzato (2 - liquidazioni)
• la gestione digitale delle liquidazioni è in
produzione da febbraio 2011 (vers. 1.0)
• il software permette di vedere le fatture da
liquidare depositate sulla propria scrivania
• l’integrazione nativa con la contabilità evita errori
e necessità di ridigitazione dei dati
• tramite l’associazione liquidazione->impegno->
determina, il fascicolo contabile elettronico si
completa con tutti i documenti del processo
18
Cosa abbiamo realizzato (3 - altro)
• da ottobre 2011, i documenti digitali formatisi nel
corso del processo vengono automaticamente
inviati in conservazione sostitutiva al PARER
• dal 2012 è online il Portale dei Fornitori,
attraverso il quale è possibile consultare lo stato
di avanzamento delle proprie fatture
• nel gennaio 2013 è stato creato un sistema che
prende i doc. digitali da Iride + i dati contabili da
Libra e li pubblica sul sito del Comune (“Art. 18”)
19
I numeri dei risultati
• il tempo medio di pagamento delle fatture è
sceso da 45 a 30 giorni
• il numero di fatture “disperse” nel transito fra i
vari uffici è ridotto praticamente a zero
• la digitalizzazione di determine e liquidazioni ha
comportato il risparmio di circa 30.000 fogli
stampati all’anno (2.000 determine da 3 pagg. in
triplice copia + 6.000 liquidazioni da 1 pag. in
doppia copia)
20
Iter Fatture: step Contrattuali
•
•
•
•
•
Richiesta Comune Cesena: maggio 2008
Analisi dei requisiti congiunta: giugno 2008
Offerta Proposta progettuale: luglio 2008
Determina di affidamento: ottobre 2008
Avvio lavori: ottobre 2008
21
Sistema Informativo: la partenza
Libra
Sistema Gestione documentale
Sistema Contabile
22
Architettura piattaforma di WF & DM
Step di implementazione
1. Integrazione Libra e Iride per scambio
informazioni tra atti ed estremi contabili
2. Integrazione con componenti tecnologiche di
base per la dematerializzazione dei documenti:
1. Firma Digitale
2. Acquisizione immagini
3. P.E.C.
24
PRESENTAZIONE
FRONT
OFFICE
Portale dell’Ente
WEB SERVICE
COMPONENTI APPLICATIVE
Libra
PROTOCOLLO
Informatico
……..
SEGRETERIA
(Atti Formali)
PROCEDIMENTI
amministrativi
NUCLEO INFRASTRUTTURALE
BACK OFFICE
per ogni singola componente applicativa
COMPONENTI DI
INTEGRAZIONE
Interoperabilità
Workflow
Firma Digitale
Repository Documentale
Acquisizione
immagini
Integraz Office
Open Office
DEI SERVIZI
Approccio al progetto
• Si tratta di un progetto basato su prodotto (Libra
e Iride)
• Attività di system Integration tra sistemi e
componenti tecnologiche di base (Firma digitale,
Acquisizione immagini, ecc.)
26
Step di progetto
• Analisi dei requisiti
– Validazione e formalizzazione del contratto
• Progettazione del sistema (verifica)
• Implementazione
• Test del sistema
• Piano di delivery
– Formazione degli utenti
• Go live con avvio in parallelo ed incrementale
27
Approccio al progetto
• Pronti, partenza via,………
• Il tempo passa….. Finchè arriva la domanda
fatidica:
• Quando finiamo?
– Boh?!?!?!
– Ma dove dobbiamo arrivare?!?!?!
– No, no… io non avevo chiesto questo!!!
• Nella P.A. esistono linee guida a cui riferirsi:
• http://www.digitpa.gov.it/documentazione/elenco
_manuali_qualita_ICT
28
Il ruolo dell’analisi dei requisiti
• http://www.youtube.com/watch?v=Ekc6XG0feuY
• Il rischio tipico di un progetto basato su prodotto,
è quello di voler fornire ciò che il fornitore ha
29
L’analisi dei requisiti
• Occorre stabilire tra le parti:
– Cosa chiede il cliente;
– Cosa viene realizzato
P r o p o s ta d i In te r v e n to
Id .: 2 9 2 6 d e l 2 9 /0 7 /2 0 0 8
C lie n te : C o m u n e d i C e s e n a
O g g e tto : L ib r a - N u o v o ite r f a ttu r e e d e c e n tr a m e n to liq u id a z io n i e p r o p o s te v a r ia z io n i P e g
P r o p o s t a d i In t e r v e n t o
C om une di C esena
N u o v o it e r f a t t u r e , f a s c ic o lo
d o c u m e n t a le e d e c e n t r a m e n t i
O U .0 4 .0 1 .6
Id . P r o p o s ta
2926
D a ta E m is s io n e
2 9 /0 7 /2 0 0 8
V e r s io n e
2 .0
R e d a tto d a
D a n ie la V a lm o r i
L iv . R e v . : 0 1
30
Piano di lavoro
• Occorre avere una bussola per indicarci la
strada alla destinazione
• Cosa deve essere fatto, da chi, quando
P ia n o d i A v v ia m e n t o
C lie n t e : IS P R A
M o d u lo : In t e g r a z io n e Ir id e – L ib r a G e s t io n e d o c u m e n t a le F a t t u r e
In t r o d u z io n e
O b ie ttiv o d e l p r e s e n te d o c u m e n to è d e s c r iv e r e u n a s o lu z io n e “ s ta n d a r d ” p e r la d e m a te r ia liz z a z io n e d e lle f a ttu r e , s f r u tta n d o l ’in te g r a z io n e tr a i
p r o d o tto Ir id e e L ib r a g ià in u s o p r e s s o il v o s tr o E n te .
T a le s o lu z io n e n o n è l’u n ic a p o s s ib ile m a è s ic u r a m e n te la p iù u tiliz z a ta e d è g ià a ttiv a p r e s s o a lc u n i n o s tr i E n ti c h e la u tiliz z a n o a r e g im e d a d iv e r s o
te m p o , o g n u n o c o n le s u e p a r tic o la r it à .
E ’ c o m u n q u e f o n d a m e n ta le p r e v e d e r e u n a f a s e d i a n a lis i p r e s s o d i v o i p e r c e r c a r e d i c a p ir e c o m e il n o s tr o m o d e llo s ta n d a r d p o s s a a d e g u a r s i a lla
v o s tr a o r g a n iz z a z io n e e a lle v o s tr e e s ig e n z e . A lla f in e d e lla f a s e d i a n a lis i a v r e m o u n q u a d r o p iù p r e c is o e c o n d iv is o s u l m o d e llo o r g a n iz z a tiv o d a
p r o p o r r e e d e lle p e r s o n a liz z a z io n i c h e s i r e n d e s s e r o n e c e s s a r ie .
N u o v o It e r F a t t u r e
In
L ib r a
s i in d iv id u a n o
le
tip o lo g ie
d i d o c u m e n to
c o n ta b ile
che
debbono
e s s e re
g e s tite
anche
n e l s .i. d o c u m e n ta le
Ir id e , c o n
s p e c if ic a
p a r a m e tr iz z a z io n e u te n te ( e s . s i e s c lu d o n o p e z z e g iu s tif ic a tiv e , c o r r is p e ttiv i q u a li P G S , P G E ,… ) .
In f a s e d i r e g is tr a z io n e ‘D o c u m e n ti c o n ta b ili’
( s ia a ttiv i c h e p a s s iv i) p e r le tip o lo g ie p r e v is te s i r e g is tr a a u to m a tic a m e n te il d o c u m e n to in IR ID E ,
m e m o r iz z a n d o n e ll’a r c h iv io L ib r a l’id e n tif ic a tiv o d e l d o c u m e n to a s s e g n a to in IR ID E ( r if e r im e n to n e c e s s a r io p e r in d iv id u a r lo p o i v e lo c e m e n te n e l
s is te m a d o c u m e n ta le ) . T a le id e n tif ic a tiv o c i p e r m e tte a n c h e d i v e r if ic a r e s e il d o c u m e n to è s ta to ‘s c a r ic a to ’ n e l s is te m a d o c u m e n ta le .
S e c o n d o il p r o c e d im e n to p r o p o s to , d o p o la r e g is tr a z io n e d e l d o c u m e n to l’o p e r a to r e s ta m p a l’e tic h e tta a d e s iv a c o n il c o d ic e a b a r r e c o n te n e n te g li
e s tr e m i id e n tif ic a tiv i d e lla f a ttu r a ( s u ll’e tic h e tta s i s ta m p a n o a n c h e d a ti g e s tio n a li a d u s o in te r n o q u a li: n u m e r o r e g is tr a z io n e L IB R A , f o r n ito r e o
q u a n t’a ltr o p o s s a e s s e r e u tile ) . C o n la le ttu r a d e l c o d ic e a b a r r e , n e lla f a s e d i s c a n s io n e d e l c a r ta c e o s i p u ò q u in d i id e n tif ic a r e a g e v o lm e n te il
d o c u m e n to d i r if e r im e n to .
In c a s o d i c a n c e lla z io n e /m o d if ic a d e l d o c u m e n to L ib r a n o n s i p r e v e d e a lc u n a g g io r n a m e n to a u to m a tic o n e ll’a r c h iv io d o c u m e n ta le .
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Stato Avanzamento Lavori
• Dove siamo arrivati?
• Sul piano di lavoro e la sua esecuzione si
innestano i S.A.L.
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Cosa non dimenticare
• Analisi di impatto e Gestione del cambiamento:
– Occorre «accompagnare» il cambiamento
perché il progetto funzioni.
– Centinaia di risorse del comune di Cesena
passano dalla gestione cartacea a quella
digitale dei documenti contabili
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Cosa ci resta da fare
[ proposte di tesi ;-) ]
• completare il fascicolo contabile elettronico con
le ricevute digitali dei mandati di pagamento,
emesse dalla banca di Tesoreria
• migliorare il Portale dei Fornitori, aggiungendovi
nuove funzionalità e integrandolo col Fascicolo
del Cittadino (Sportello Unico)
• aggiungere al motore di workflow documentale
uno scadenziario in grado di monitorare fatture e
liquidazioni non lavorate, inviando notifiche
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dematerializzazione dei documenti contabili

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