Guida a Cisco WebEx - Università degli Studi della Tuscia

Guida a Cisco WebEx
per studenti
Pag. 1
Sommario
1.
Cos’è WebEx ....................................................................................................................... 4
2.
Chi può usarlo ..................................................................................................................... 4
3.
Requisiti tecnici ................................................................................................................... 4
4.
Installazione ........................................................................................................................ 4
5.
Accesso a WebEx ................................................................................................................. 5
6.
Caratteristiche di WebEx ..................................................................................................... 6
7.
6.1
INSTALLAZIONE DEL CLIENT WEBEX .......................................................................................... 6
6.2
PARTECIPARE A UN MEETING ................................................................................................... 8
6.3
ORGANIZZARE UN MEETING..................................................................................................... 9
6.3.1
Sala riunioni personale ..................................................................................................... 9
6.3.2
Pianificare un meeting ................................................................................................... 10
6.3.3
Meet Now...................................................................................................................... 11
6.3.4
Riunioni personali .......................................................................................................... 11
6.4
IMPOSTAZIONI ...................................................................................................................... 12
6.5
SUPPORTO............................................................................................................................. 12
La piattaforma WebEx ....................................................................................................... 13
7.2 REGISTRAZIONE DI UNA RIUNIONE .............................................................................................. 13
7.3 BLOCCARE LA SALA ..................................................................................................................... 13
7.2
TERMINARE LA RIUNIONE ...................................................................................................... 14
7.3
INFORMAZIONI SULLA RIUNIONE ........................................................................................... 14
7.4
CONNESSIONE ALL’AUDIO ...................................................................................................... 15
7.5
CONTROLLO DEL MICROFONO E DELLA WEBCAM ................................................................... 16
7.6
CONDIVISIONE DEI CONTENUTI .............................................................................................. 16
7.6.1
Condivisione del proprio schermo .................................................................................. 16
7.6.2
Condivisione di un file o applicazione ............................................................................. 17
7.6.3
Barra degli strumenti di condivisione .............................................................................. 18
7.7
INVITA E PROMEMORIA ......................................................................................................... 19
7.8
STRUMENTO LAVAGNA .......................................................................................................... 19
7.9
PANNELLO PARTECIPANTI ...................................................................................................... 20
7.10
PANNELLO CHAT .................................................................................................................... 20
7.11
PANNELLO NOTE .................................................................................................................... 20
Pag. 2
7.12
ASSEGNARE RUOLO DI RELATORE........................................................................................... 21
7.12.1
Passaggio di ruolo .......................................................................................................... 21
7.12.2
Concedere il controllo di tastiera e mouse ...................................................................... 21
Pag. 3
1. Cos’è WebEx
Cisco WebEx è una piattaforma che consente di effettuare riunioni online e videoconferenze. Permette
l’interazione tra partecipanti mediante l’utilizzo di audio, video e condivisione di contenuti.
2. Chi può usarlo
WebEx può essere utilizzato da qualunque studente dell’Università degli Studi della Tuscia dotato di un
account WebEx per organizzare o unirsi ad un meeting.
3. Requisiti tecnici
-
E’ richiesta una connessione internet
Un PC o un Mac, oppure un dispositivo mobile compatibile con iOS, Android o Windows Phone
Un microfono e altoparlanti/cuffie
4. Installazione
WebEx è accessibile tramite browser con connessione ad internet. Non è necessario software aggiuntivo.
Prima di unirsi ad un meeting verrà richiesto di installare un componente aggiuntivo. Verrà richiesto
soltanto la prima volta che si accede alla piattaforma.
Pag. 4
5. Accesso a WebEx
1. Dal proprio browser accedere
a https://unitus-studenti.webex.com
2. Cliccare sul link Accedi posizionato in alto
a destra
3. Inserire il proprio nome utente e la password e
fare clic su Accedi
Pag. 5
6. Caratteristiche di WebEx
Dopo aver effettuato l’accesso a WebEx verrà presentata la pagina principale. Sulla parte sinistra sono
presenti tutte le opzioni per la gestione dei meeting.
6.1 INSTALLAZIONE DEL CLIENT WEBEX
La prima volta che ci si unisce ad una riunione viene richiesta l’installazione di un componente
aggiuntivo. E’ possibile installarlo prima dell’evento per preparare l’ambiente al primo utilizzo.
1. Dalla barra laterale della schermata principale
selezionare “Download”
2. Selezionare la piattaforma utilizzata e cliccare su
“Scarica”
3. Eseguire il file scaricato
Pag. 6
4. Cliccare su “Avanti” per avviare l’installazione
5. Accettare il contratto di licenza e cliccare su
“Avanti”
6. Scegliere l’installazione “Completa” e cliccare su
“Avanti”
7. Cliccare su “Avanti” e poi su “Installa” per avviare
l’installazione
Pag. 7
6.2 PARTECIPARE A UN MEETING
Per partecipare ad un meeting creato da un altro studente seguire questi passi:
1. Dalla pagina principale di WebEx selezionare da sinistra
“Partecipa a una riunione”
2. Inserire il numero di riunione. Se avete l’email di invito
partecipare direttamente dal link contenuto in essa o
prendere nota del numero di meeting da inserire
(composto da 9 cifre)
3. Inserire la password fornita dall’organizzatore (se si accede
tramite l’email di invito la password non verrà richiesta)
4. Per accedere inserire il proprio nome e il proprio indirizzo
email. Al termine cliccare su Partecipa.
5. Se è la prima volta che si utilizza la piattaforma
verrà richiesta l’installazione del plug-in WebEx.
Seguire i passaggi dal punto 7.1.3. Al termine si
presenterà la schermata principale di WebEx.
Attivare la componente audio per poter utilizzare microfono e
altoparlanti/cuffie cliccando su “Connetti ad audio”.
Pag. 8
6.3 ORGANIZZARE UN MEETING
Ogni studente con un account attivo su Unito può organizzare un meeting. E’ consentito un massimo di
8 partecipanti per meeting e la registrazione non è permessa.
6.3.1
Sala riunioni personale
La prima volta che si accede a WebEx potrebbe
apparire una schermata per la configurazione di
una sala riunioni personale. La sala riunioni
personale permette di avviare velocemente una
riunione utilizzando un URL diretto.
Cliccando su “Provalo” verrà avviata la riunione.
6.3.1.1 Avvio di una riunione dalla sala personale
Per avviare una riunione dalla propria riunione personale seguire questi passi:
1. Dalla schermata principale del
sito WebEx cliccare su “WebEx
personale”
Clicca su “Avvia Riunione”
Pag. 9
6.3.2
Pianificare un meeting
1. Dopo aver effettuato l’accesso a
WebEx selezionare dalle opzioni di
sinistra Organizza una riunione |
Pianifica una riunione
2. Inserire il nome della riunione, la data,
l’ora e la durata
3. Nel riquadro “partecipanti” inserire gli
indirizzi email delle persone che
dovranno accedere alla riunione
separato da una virgola o punto e
virgola.
4. Se desiderate ricevere una copia
dell’email di invito spuntato la casella
“Inviami una copia del messaggio email di invito”
5. Cliccare su Pianifica riunione per avviare la riunione
I partecipanti riceveranno una mail simila a questa. Cliccando su
“Partecipa a riunione” verrà avviata la piattaforma.
Pag. 10
6.3.3
Meet Now
Meet Now permette di avviare
subito una riunione utilizzando la
propria sala riunioni personale.
Clicca su “Meet now” per avviare
la sala riunioni personale
6.3.4
Riunioni personali
Dalla pagina “Riunioni personali” è
possibile visualizzare la lista delle
riunioni che sono state pianificate.
Cliccando sul nome della riunione è
possibile modificarne i parametri.
Con il tasto verde “Avvia” verrà avviata
la riunione.
Pag. 11
6.4 IMPOSTAZIONI
6.4.1.1 Preferenze
In “Preferenze” è possibile cambiare la
lingua da utilizzare, l’impostazione del fuso
orario, il nome della propria sala personale,
scegliere il nome di un organizzatore che
può pianificare le riunioni per proprio conto
6.4.1.2 Profilo personale
Nel profilo personale è possibile cambiare il
nome con il quale si compare nelle riunioni,
specificare il proprio indirizzo, impostare le
proprie ore lavorative ed aggiungere una
immagine di profilo
6.5 SUPPORTO
Da questa sezione è possibile accedere alla guida
online WebEx, al download dei componenti aggiuntivi
e lettori per riprodurre le registrazioni.
Pag. 12
7. La piattaforma WebEx
Una volta avviata la riunione accederete alla piattaforma vera e propria di seguito descritta.
7.1 PANORAMICA DEL CLIENT
Gli organizzatori hanno il controllo completo della riunione.
E’ possibile condividere il proprio schermo, i documenti,
invitare i partecipanti, bloccare la sala, terminare il meeting.
L’organizzatore può decidere i privilegi da assegnare ai
partecipanti. E’ possibile inibire la condivisione di contenuti,
la possibilità di chattare o di visualizzare il pannello
partecipanti.
7.2 REGISTRAZIONE DI UNA RIUNIONE
L’organizzatore può avviare la registrazione della riunione.
Nella registrazione sarà presente il video visualizzato
durante la riunione, l’audio ed eventuale contenuto
condiviso.
La registrazione produce in locale un file WRF riproducile
tramite lettore proprietario Cisco scaricabile dalla sezione
download del sito WebEx.
7.3 BLOCCARE LA SALA
L’organizzatore può bloccare la sala per evitare ai
partecipanti di accedere.
Cliccare sull’apposita voce “Blocca sala riunioni”.
Pag. 13
7.2 TERMINARE LA RIUNIONE
Per terminare la riunione cliccare su “Esci da sala
riunioni”.
N.B.: se l’organizzatore esce dalla sala riunioni la
riunione terminerà automaticamente. Se si vuole
uscire dalla sala senza terminare la riunione è
necessario passare il ruolo di organizzatore ad un
altro partecipante cliccando con il tasto destro sul
nominativo.
7.3 INFORMAZIONI SULLA RIUNIONE
Cliccando sul tab “Info riunione” vengono
visualizzati i dettagli della riunione tra cui:
Numero riunione
Nome organizzatore
Eventuale password
Pag. 14
7.4 CONNESSIONE ALL’AUDIO
La prima cosa da fare dopo aver avviato la riunione
è connettersi alla componente audio.
Cliccare sul tasto Connetti ad audio per attivare
l’audio utilizzando il microfono del computer e gli
altoparlanti o cuffie. E’ preferibile utilizzare delle
cuffie con microfono integrato.
Apparirà un pannello dove è possibile
selezionare i dispositivi da utilizzare e regolare i
volumi dell’audio e del microfono ed effettuare
un test sonoro.
Quando l’audio è attivato l’icona della connessione audio diventa blu
Accanto al nome del partecipante con audio attivato appare l’icona
Pag. 15
7.5 CONTROLLO DEL MICROFONO E DELLA WEBCAM
Cliccando sui tasti posizionati accanto al proprio
nome è possibile attivare/disattivare la webcam e il
microfono
Abilita/Disabilita la webcam. Quando attiva
l’icona diventa blu.
Abilita/Disabilita il microfono. Quando è
disabilitato l’icona diventa rossa.
7.6 CONDIVISIONE DEI CONTENUTI
7.6.1
Condivisione del proprio schermo
E’ possibile condividere il proprio schermo oppure un singolo file o applicazione in esecuzione.
-
Per condividere lo schermo:
Cliccare su “Altre opzioni” sotto l’icona
di condivisione
Selezionare “Condividi schermo”
Per interrompere la condivisione spostare il puntatore nella parte superiore dello schermo e cliccare su
“Interrompi condivisione” dalla barra di condivisione di WebEx.
Pag. 16
7.6.2
Condivisione di un file o applicazione
Scegliendo di condividere un file o un’applicazione verrà visualizzato solo l’elemento
condiviso e nessun’altra parte dello schermo.
-
Cliccare su “Altre opzioni”
-
Selezionare l’applicazione che si vuole condividere. Verranno visualizzate tutte le applicazioni
aperte in quel momento.
-
Per interrompere la condivisione spostare il puntatore sulla parte superiore dello schermo e
scegliere “Interrompi condivisione”.
Pag. 17
7.6.3
Barra degli strumenti di condivisione
La barra degli strumenti di condivisione appare quando si sposta il cursore sulla parte
superiore mentre viene condiviso lo schermo o un’applicazione
Interrompi condivisione: riporta alla schermata principale della piattaforma WebEx.
Pausa: interrompe momentaneamente la condivisione in modo da non mostrare ai partecipanti
quello che si sta facendo
Condividi: alterna la condivisione desktop e applicazione
Assegna: consente di rendere relatore un partecipante e di assegnarli il controllo di tastiera e
mouse durante la condivisione
Audio: Apre il pannello per le regolazioni audio
Partecipants: mostra il pannello dei partecipanti durante la condivisione
Chat: apre il pannello chat
Annota: consente di annotare sullo schermo condiviso. Apparirà una toolbar relativa alle
annotazioni.
Pag. 18
7.7 INVITA E PROMEMORIA
-
Dalla schermata principale cliccare sul
pulsante Invita e Promemoria
-
Scegliere il tipo di promemoria:
Email: inserire l’indirizzo email delle persone che si vuole invitare.
Cliccare su Invia
Promemoria: Invia un promemoria alle persone invitate.
Copia URL riunione: copia negli appunti il link alla riunione in modo da
poterlo inviare facilmente tramite email o messaggistica istantanea.
7.8 STRUMENTO LAVAGNA
La funzione lavagna mette a disposizione uno spazio dove poter annotare, disegnare
(eventualmente in collaborazione con i partecipanti)
Cliccare su Nuova Lavagna per creare una nuova lavagna.
Utilizzare la barra degli strumenti sulla sinistra per cambiare
le modalità di disegno.
Tramite l’icona
è possibile salvare il contenuto della
lavagna in formato PDF o in formato UCF (fare riferimento
alla sezione Download)
Pag. 19
7.9 PANNELLO PARTECIPANTI
Dal pannello partecipanti è possibile vedere la lista delle
persone che si sono unite alla riunione. E’ disattivabile
tramite apposito pulsante.
7.10
PANNELLO CHAT
Cliccando sul tasto Chat apparirà nella parte
inferiore il pannello della chat. Tramite il menu a
discesa “Invia a:” è possibile selezionare il
destinatario dei messaggi.
7.11
PANNELLO NOTE
Consente di prendere note, non visibili dai
partecipanti, e di salvarle in formato .txt
Pag. 20
7.12
ASSEGNARE RUOLO DI RELATORE
L’organizzatore può assegnare il controllo di un’applicazione o del proprio desktop ad un altro
utente durante la riunione. L’organizzatore può anche permettere ad un altro partecipante di
condividere i contenuti e di assumere il controllo di tastiera e mouse durante una presentazione.
7.12.1 Passaggio di ruolo
Di seguito i passaggi per assegnare ad un partecipante il ruolo di relatore:
-
Dal pannello partecipanti selezionare il nome del
partecipante che diventerà relatore
Tenere cliccata l’icona sferica sulla sinistra del nome e
trascinarla verso il nome desiderato
Per riottenere il controllo riportare l’icona sferica sul
proprio nome.
7.12.2 Concedere il controllo di tastiera e mouse
-
Durante la condivisione cliccare sul tasto Assegna dalla barra degli strumenti di condivisione.
-
Selezionare Passa controllo tastiera e mouse e successivamente il nome del partecipante
Da partecipante è possibile inviare richiesta di controllo tramite l’icona
parte superiore rispetto al contenuto condiviso.
posizionata nella
Pag. 21
8. Troubleshooting
Sintomo: non viene riprodotto alcun audio durante la riunione
Soluzione: Assicurarsi di aver effettuato la connessione all’audio tramite l’apposita icona
Sintomo: non viene riprodotto il video della
webcam
Soluzione: cliccare sul tasto delle impostazioni
video in alto a destra e selezionare il proprio
dispositivo video
Per qualsiasi problematica legata all’utilizzo della piattaforma fare riferimento all’helpdesk interno.
Pag. 22