audit organizzativo

Audit Organizzativo
Premessa
L’audit organizzativo ha lo scopo di diagnosticare con maggiore precisione e puntualità il
funzionamento organizzativo dell’azienda cliente e di fornire al Vertice aziendale ed al
Management Team suggerimenti sulle linee di cambiamento organizzativo coerenti con
l’attuazione degli orientamenti strategici. In linea generale, le principali domande di
fondo tipiche di un simile intervento sono:
•
il funzionamento attuale dell’organizzazione e la cultura manageriale presente
sono adeguati a supportare gli obiettivi strategici dell’azienda in un sistema
competitivo sempre più sfidante?
•
nell’assetto attuale quali sono i punti di forza/debolezza per indirizzare con
maggiore precisione le azioni di miglioramento/cambiamento organizzativo ed
eventualmente individuare soluzioni organizzative più efficaci ed efficienti?
•
quanto è opportuno “consolidare” la struttura organizzativa ed i ruoli manageriali
chiave pur mantenendo l’adeguata flessibilità e snellezza operativa dei
processi?
•
quanto sono presenti i fondamentali meccanismi di gestione aziendale quali i
sistemi di pianificazione e controllo, comitati e gruppi di lavoro, riunioni del
management team, ecc.?
Nell’ambito dell’AUDIT ORGANIZZATIVO (effectiveness assessment) si analizzano le
percezioni e le valutazioni del top management e dei responsabili di 1° livello su come la
macchina organizzativa funziona e sulle principali aree di criticità, gestendo il processo di
allineamento della squadra di vertice sia sulla diagnosi che sulle priorità di
miglioramento/cambiamento.
Obiettivo dell’intervento
L’obiettivo prioritario è quindi quello di rilevare le valutazioni del management
“allargato” (coinvolgendo cioè tutte le funzioni) sul funzionamento aziendale in modo da
verificare:
•
il grado di adeguatezza della struttura organizzativa attuale rispetto sia
all’evoluzione del business e sia alla cultura aziendale;
•
l’opportunità/necessità di adottare soluzioni organizzative/di modello differenti
(lean organisation: l’azienda guidata dal cliente) o aggiustamenti dell’assetto
esistente;
•
l’opportunità/ necessità di lavorare non solo sulla struttura organizzativa ma su
tutte le variabili della gestione d’impresa: i ruoli e le aree di responsabilità, il
processo decisionale e gli ambiti in cui vengono prese le decisioni, i
meccanismi di integrazione e coordinamento, i processi aziendali, le
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competenze ed i profili professionali, i comportamenti organizzativi, il sistema di
assegnazione e valutazione degli obiettivi.
Questo tipo di “check up organizzativo” consente non solo di individuare le principali
criticità organizzative ed i conseguenti piani di miglioramento, ma finisce anche per
diventare un’analisi del clima aziendale (che è un aspetto molto importante nel processo
di cambiamento di un’azienda) e del grado di allineamento/condivisione del Management
sulla diagnosi e sulle azioni di sviluppo, piattaforma base e chiave di qualsiasi progetto di
cambiamento.
Ambito dell’intervento
Per le considerazioni fatte precedentemente l’ambito di intervento non può che riguardare
l’intera azienda per avere una visione sistemica del modello organizzativo (dalla lean
production alla lean organisation) e per valutare l’allineamento manageriale tra i
responsabili delle funzioni chiave verso il cambiamento organizzativo.
Approccio e Fasi di lavoro
In tale logica, si propone un intervento consulenziale di breve durata (2-3 mesi), efficace
ed efficiente, che coinvolga tutto il Gruppo Dirigenti e alcuni Quadri (Alti potenziali) e che
sia in grado di fornire al Vertice gli elementi fondamentali per prendere una decisione su:
•
•
Qual è l’assetto della macrostruttura più idoneo per sostenere le sfide future
•
Quali sono i ruoli chiave da valorizzare e le competenze distintive, di tipo
manageriale/comportamentale e di tipo tecnico/professionale, per
mantenere/generare vantaggio competitivo
•
Qual è la strategia di gestione/sviluppo delle risorse umane adeguata e
coerente con il funzionamento organizzativo e le strategie
•
Quali sono i valori di fondo dell’azienda ed i comportamenti organizzativi e
manageriali richiesti/attesi.
Quali cambiamento occorre attuare per migliorare il funzionamento della
macchina organizzativa e dei processi fondamentali per raggiungere gli obiettivi
strategici
L’attività di audit sul funzionamento organizzativo sarà seguita da incontri di
presentazione, discussione e allineamento manageriale al fine di delineare le linee di
sviluppo organizzativo da tradurre in una piano articolato di cambiamento fatto di progetti
specifici di realizzazione in stretto collegamento con l’attuazione dei piani strategici
definiti dall’azienda.
Piano attività
La proposta prevede che il progetto si realizzi secondo la seguente articolazione:
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•
comunicazione interna da parte del Vertice
analisi del materiale organizzativo esistente (disposizioni, manuale processi,
ecc.)
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•
interviste e focus group per l’analisi del funzionamento organizzativo (audit)
elaborazione materiale e report
incontri di stato avanzamento
presentazione al Vertice dei risultati e condivisione
preparazione materiale da presentare
workshop con il management per la condivisione della diagnosi e dei risultati
definizione delle linee di intervento/cambiamento
pianificazione delle attività (programma operativo di cambiamento)
Avvio dei progetti di cambiamento
Nello schema seguente sono riepilogate le principali attività con una stima di impegno
che dipende dal livello di coinvolgimento che l’azienda intende perseguire nella
realizzazione di questo progetto, che costituirebbe in realtà la prima fase di una profondo
processo di cambiamento. Pertanto l’impegno è variabile in funzione del numero di
interviste e focus group da effettuare.
ATTIVITA’
Comunicazione interna alle
persone coinvolte delle finalità del
progetto e dei tempi
Analisi del materiale organizzativo
esistente/ disponibile
Interviste strutturate e mirate al
management sulla base di una
check list predefinita
Focus Group con il Middle
Management focalizzati su alcuni
temi critici del funzionamento
attuale
Elaborazione risultati e proposte
organizzative da parte della
consulenza
Discussione del documento con il
Vertice e la Direzione HR +
definizione obiettivi workshop
Preparazione workshop di
allineamento manageriale
IMPEGNO CLIENTE
Riunione di presentazione
IMPEGNO CONSULENZA
1 consulente (0,5 gg)
Riunione con Vertice Aziendale e il
Controllo Organizzativo
Incontri di 2-3 ore per ciascun
Responsabile di Funzione
1 consulente senior
(pari a 0,5 gg.)
2 consulenti senior che
conducono le interviste in
parallelo (pari a 4 gg.)
2 consulenti senior che
gestiscono i lavori di gruppo
(pari a 2 gg.)
Workshop di allineamento e
condivisione dei risultati emersi
Incontro con il Management Team
Predisposizione linee di intervento
ed elaborazione piano di
cambiamento
TOTALE IMPEGNO
Preparazione del piano di
cambiamento con Vertice e
Controllo Organizzativo
2 gruppi di 10 persone max con un
impegno di mezza giornata per
gruppo (pari a 1,0 giornate) con
feed-back ai partecipanti
Incontro di mezza giornata con
Vertice aziendale + Controllo
Organizzativo
2 consulenti senior che
preparano il documento finale
(pari a 2 gg.)
2 consulenti senior che
partecipano all’incontro (pari a
1 giornata)
2 consulenti senior che
predispongono il materiale e
preparano l’incontro (pari a 2
gg.)
2 consulenti senior che
gestiscono il workshop ed
elaborano i feed back (pari a 2
gg.)
2 consulenti senior (pari a 1
gg)
15 GIORNATE
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