Organizzazione di nuovi club: Guida rapida

ORGANIZZAZIONE
DI NUOVI CLUB
GUIDA RAPIDA
UNIRSI AI LEADER: www.rotary.org
808-IT—(316)
LE NOVE FASI PER AVVIARE
UN NUOVO ROTARY CLUB
Identificazione dell’area idonea a ospitare il nuovo club
• Mappare il territorio con i Rotary club esistenti e gli altri
club di servizio
• Elencare le caratteristiche del distretto (aree chiave, città,
comuni, età della popolazione, mobilità, ecc.)
• Individuare le comunità idonee alla crescita del Rotary
• Riferire al governatore e ad altri dirigenti
Sviluppo di una strategia
• Identificare i gruppi target a cui proporre l’affiliazione
• Scegliere il formato del club (tradizionale, e-club, satellite,
ecc.)
• Scegliere un club patrocinatore e il consulente del nuovo
club
• Avvertire il Rotary attraverso il Supporto Club e Distretti
Creazione di un piano di marketing
•
•
•
•
Organizzazione di riunioni informative
• Informare i gruppi target attraverso i media tradizionali e i
social
• Invitare i partecipanti alle riunioni a proporsi come soci
Reclutamento dei soci fondatori
• Scegliere i dirigenti del futuro club
• Pianificare le riunioni ordinarie
Organizzazione di riunioni programmatiche
• Continuare a invitare i potenziali soci
• Cominciare a ideare progetti di servizio inaugurali e a
riflettere sulla possibile collaborazione con un altro club
• Raggiungere il numero di almeno 20 partecipanti regolari
alle riunioni
• Scegliere il nome del club
Presentazione della domanda di ammissione
• Inoltrare al Rotary la domanda di ammissione attraverso il
Supporto Club e Distretti
• Continuare a reclutare nuovi soci
Cerimonia di consegna della carta costitutiva e promozione del nuovo club
• Festeggiare con la comunità, i Rotariani e i potenziali soci
con iniziative che rispecchino il nuovo club.
Supporto continuato
• Fare da mentori ai dirigenti e ai soci del nuovo club
• Assistere nella formazione della squadra dirigente
• Consigliare e supportare il club in materia di
amministrazione, progetti, ecc.
Creare un messaggio su misura per la comunità
Identificare i canali di comunicazione
Stabilire un piano per il reclutamento
Mettersi in contatto con individui che hanno già espresso
interesse per l’affiliazione
PERCHÉ UN NUOVO ROTARY CLUB?
I nuovi club sono fondamentali non solo per la crescita
dell’effettivo, ma anche perché consentono di:
Incrementare l’impatto positivo del Rotary
nelle comunità
Instaurare un legame con il territorio
Ampliare la base demografica rispetto ai club
esistenti
Esplorare diversi formati o diversi modi di
organizzare la vita del club
Proporre nuove idee per progetti nel distretto
Questa guida descrive la procedura per la creazione di
un nuovo e-club, dal suo concepimento alla cerimonia
di consegna della carta costitutiva e oltre. La guida si
rivolge a tutti i Rotariani:
––al governatore, a cui presenta le migliori pratiche
per l’avvio di nuovi club nel distretto e per la
crescita dell’effettivo;
––al dirigente distrettuale responsabile dell’avvio del
nuovo club;
––ai Rotariani e ai potenziali soci, che potranno
familiarizzarsi con la procedura e capire come
meglio assistere il governatore.
Il Rotary ha bisogno di continuare a crescere ed
evolversi per far fronte alle necessità del futuro, grazie
anche al vostro contributo.
“Più club significa più amici,
e più amici significa maggiori
capacità di servire.”
– Joaquin Serratosa Cibils,
Presidente del RI 1953/1954
PER COMINCIARE
La fondazione di un nuovo club comincia con una riunione di leader e membri della comunità
per scambiarsi idee e agire, nell’ottica di far fronte a delle esigenze ben specifiche del territorio.
Durante questa fase il governatore può nominare il consulente del neo club e comincia a
collaborare con il Supporto Club e Distretti.
CLUB TRADIZIONALE:
E-CLUB:
Consulente del nuovo club. Il governatore
può nominare un consulente o collaborare con la
commissione distrettuale per l’espansione.
Consulente del nuovo club
Elementi che fanno la differenza: l’impegno
e l’esperienza. Il consulente segue le attività
dall’inizio alla fine. La sua costante partecipazione
è fondamentale anche dopo la fondazione del club,
nei suoi primi anni di vita.
Club patrocinatore. La presenza di un club
patrocinatore è altamente consigliata sebbene non
obbligatoria.
Elementi che fanno la differenza: le probabilità
di successo del nuovo club aumentano anche del
10% grazie alla presenza e al supporto di un club
patrocinatore.
Almeno 20 soci fondatori. Il numero minimo di
soci fondatori è stato fissato a 20.
Elementi che fanno la differenza: un maggior
numero di soci fondatori. Dei 2.000 nuovi club
fondati negli ultimi tre anni, 237 si sono sciolti;
di questi, il 49% contava solo 20 soci. Basta
superare il numero minimo di soci anche di sole
cinque unità per ridurre del 28% il rischio di
scioglimento.
Club patrocinatore (consigliato sebbene non
obbligatorio)
Almeno 20 soci fondatori
Un sito web efficiente con:
••Un’area protetta, riservata ai soci.
••Un sistema per il versamento di quote
sociali, donazioni e altri contributi.
••Un indirizzo che rispecchi il nome del club.
••Testo e grafica in armonia con le linee
guida per l’identità visiva e verbale del
Rotary. Consigli e linee guida sono riportati
anche nella Guida pratica per siti web
di club, disponibile nel Brand Center
del Rotary.
••Istruzioni chiare su come utilizzare il sito
del club per il recupero delle riunioni.
Webmaster. You need at least one member
with experience in website maintenance, data
protection, and online financial transactions.
CLUB SATELLITE:
Club patrocinatore
Almeno otto soci
La compilazione del Modulo di domanda per
club satellite
2 Organizzazione di nuovi club: Guida rapida
L’AVVIO DI UN NUOVO CLUB
La procedura descritta nelle seguenti pagine può essere modificata secondo le esigenze locali e
regionali, tenendo conto che ci sono molti modi diversi per fondare un nuovo club, basati sulle
diverse tradizioni, esperienze di leadership e norme culturali. Le seguenti nove fasi illustrano la
procedura di base, ma l’apporto dei partecipanti è essenziale per la creazione di un club sostenibile
e di successo.
1
IDENTIFICAZIONE DELL’AREA IDONEA
A OSPITARE IL NUOVO CLUB
Il primo passo consiste nell’individuare le comunità
nell’ambito del distretto che potrebbero beneficiare
dall’apertura di un nuovo club: ad esempio, aree in cui
non vi sono ancora Rotary club o che sarebbero in grado
di sostenerne altri.
Stampate una carta geografica dell’area su cui marcare
i Rotary club esistenti. Se i club sono già numerosi,
mettetene a confronto gli orari delle riunioni per capire
se ci sia posto per un club che offra orari alternativi.
Per questa fase potete servirvi della funzionalità Trova
club del sito rotary.org o la app Trova club del Rotary.
Gli indicatori da considerare includono:
••Comunità che potrebbero beneficiare
dell’apertura di un nuovo club.
••Comunità con almeno 1.000-3.000 abitanti
(il numero può variare da una regione all’altra).
••Gruppi di professionisti che vengono spesso
esclusi dalle attuali iniziative di reclutamento.
••Alumni del Rotary (Rotaract, RYLA, Squadre di
formazione professionale, borsisti, ecc.)
••Giovani adulti, donne, minoranze etniche e altri
gruppi sottorappresentati.
Organizzazione di nuovi club: Guida rapida 3
2
SVILUPPO DI UNA STRATEGIA
Il club patrocinatore
Ai governatori si suggerisce di nominare un consulente
che guidi il neo club nei primi due anni di vita, si
occupi dell’orientamento e della formazione dei nuovi
dirigenti, sia di ispirazione al club e lo sostenga nella
crescita.
Commissione distrettuale per l’espansione
Alcuni governatori preferiscono affidare l’incarico alla
commissione distrettuale per l’espansione, incaricata
di elaborare il piano di crescita del distretto nel
lungo termine. Per informazioni dettagliate potete
rivolgervi a: [email protected].
Per evitare che si vengano a creare fraintendimenti, la
commissione deve tenere informati i club esistenti, nel
modo più trasparente e proattivo possibile, sui progetti
di avvio di nuovi club.
La partecipazione attiva di tutti i soci del club
patrocinatore contribuisce a infondere nei soci del
nuovo club un senso di responsabilità e di appartenenza
che può rivelarsi fondamentale per il successo del neo
club. Questa assistenza dovrebbe continuare anche in
seguito, dopo la consegna della carta costitutiva, con
azioni di orientamento e supporto.
Formato del club
Sia i club tradizionali che gli e-club consentono ai soci
di partecipare in pieno alla vita rotariana. Il formato
del nuovo club deve essere scelto tenendo conto delle
esigenze della comunità e delle strategie di crescita
del distretto.
Club tradizionali
e-club
Le riunioni settimanali si tengono di persona
Le riunioni si tengono online
I club sono esortati ad avere una composizione
demografica diversa ed equilibrata
I club sono esortati ad avere una composizione
demografica diversa ed equilibrata
Il club elegge i propri dirigenti e stabilisce
una struttura di commissioni che lo aiuti a
realizzare i propri obiettivi
Il club elegge i propri dirigenti e stabilisce
una struttura di commissioni che lo aiuti a
realizzare i propri obiettivi
I club sono autonomi, nel rispetto
dello Statuto tipo dei Rotary club e del
Regolamento tipo dei Rotary club
I club sono autonomi, nel rispetto
dello Statuto tipo dei Rotary club e del
Regolamento tipo dei Rotary club
I soci devono saper usare l’internet
4 Organizzazione di nuovi club: Guida rapida
Alternative al Rotary club
Le comunità che non sono pronte a ospitare un nuovo
Rotary club potrebbero essere idonee a ospitare
una delle seguenti alternative. Per tutte e quattro è
necessaria la presenza di un Rotary club patrocinatore.
Club satellite
Club Rotaract
Club Interact
Gruppi community
Rotary
Funziona come un “club
all’interno del club”
I soci sono giovani di
18-30 anni; il club può
essere creato in ambito
universitario o avere sede
nella comunità
I soci sono giovani di
12-18 anni
Il gruppo unisce persone
interessate a collaborare
con il Rotary
I soci sono Rotariani in
quanto sono anche soci
del club patrocinatore
Organizza attività di
servizio ed eventi sociali
Svolge almeno due
progetti di servizio
all’anno
Svolge progetti a
beneficio della comunità
Il club tiene riunioni
separate e ha i propri
dirigenti (presidenti delle
commissioni)
Si amministra e sostiene
autonomamente
I giovani soci si divertono
e imparano a conoscere il
mondo
Collabora con il Rotary
club sponsor
L’obiettivo è di diventare
un Rotary club a tutti gli
effetti
Collabora in stretto
contatto con il Rotary
club sponsor
Il club si amministra e
sostiene autonomamente
I soci possono essere
invitati a diventare
Rotariani una volta usciti
dal Rotaract per limiti
d’età
Collabora con il Rotary
club sponsor
Per approfondimenti:
[email protected]
Per approfondimenti:
[email protected]
Per approfondimenti:
Club satellite: domande
più frequenti /
Responsabili del
Supporto Club e Distretti
Per approfondimenti:
Creare un Gruppo
community Rotary
Notifica al Rotary
Se intendete avviare un nuovo club, avvisatene il
Supporto Club e Distretti. Il personale potrà assistervi
in tutte le fasi della pianificazione e dell’attuazione, ad
esempio verificando l’idoneità del nome suggerito per
il nuovo club, esaminando la domanda di ammissione,
e raccomandandone l’approvazione da parte del
Consiglio Centrale.
Organizzazione di nuovi club: Guida rapida 5
3
CREAZIONE DI UN PIANO
DI MARKETING
In questa fase si identificano i gruppi target a
cui presentare il nuovo club e i benefici offerti
dall’affiliazione.
Si può cominciare preparando un elenco di imprese,
professioni e associazioni locali, stilato con l’aiuto
di fonti quali quotidiani, Internet, pubblicazioni
specializzate, siti web e altri elenchi di professionisti.
Può essere utile anche informarsi sui bisogni della
comunità e quindi risalire alle associazioni o ai
professionisti che si attivano per farvi fronte; a questo
scopo potete anche interpellare direttamente le autorità
e altre altri gruppi attivi nella vostra zona.
4
Per molti individui queste riunioni rappresentano
spesso il primo incontro con il Rotary e con l’idea del
nuovo club. Non bisogna scoraggiarsi se il numero dei
partecipanti non risponde alle aspettative; anzi, capita
spesso che non si presentino proprio quelli che si erano
dichiarati entusiasti all’idea. Alcuni suggerimenti per
incrementare la partecipazione:
••Cominciare con una lettera di invito chiara,
succinta e convincente.
••Far seguire una seconda lettera o e-mail di
follow up, inviata entro 48 ore dal primo invito.
I seguenti sono alcuni punti fondamentali di cui tener
conto nella preparazione di un piano d’azione:
••Telefonare ai soci potenziali per ricordare loro
la data, l’ora e il luogo della riunione.
••Le caratteristiche o la visione del nuovo club.
••Incoraggiarli a invitare i loro amici o altri
professionisti che siano interessati a migliorare
la comunità e ad affiliarsi al Rotary.
••Sede, orario e modalità delle riunioni.
••I professionisti e le altre persone di spicco della
zona.
••Le fasce demografiche e professionali a cui ci si
vuole rivolgere.
••Le persone più adatte a contattarle.
••I progetti rotariani già in atto nella zona, da
portare come esempio per spiegare che cosa sia
il Rotary.
••I progetti che potrebbero interessare ai
potenziali nuovi soci.
••I tempi e i luoghi in cui promuovere il nuovo
club.
••Se sia già in atto una procedura consolidata per
segnalare i potenziali nuovi soci al Rotary.
Questi punti possono assistervi nel preparare il
materiale promozionale e gli inviti alle riunioni
informative sul nuovo club.
Le riunioni informative possono essere annunciate
nei quotidiani locali, mediante volantini da distribuire
localmente e, se opportuno, con un sito web provvisorio
per il nuovo club.
6 Organizzazione di nuovi club: Guida rapida
ORGANIZZAZIONE DI RIUNIONI
INFORMATIVE
••Alla riunione, preparare un foglio su cui i
partecipanti possano scrivere nome, indirizzo,
e-mail e altre informazioni di contatto.
Per ulteriori dettagli si veda anche Riunioni
informative.
5
RECLUTAMENTO DEI SOCI FONDATORI
I soci ideali sono individui desiderosi di fare la
differenza nelle loro comunità e professionisti
affermati disposti a fungere da mentori per i soci più
giovani. Li si trova soprattutto nelle imprese, negli
studi professionali o nelle associazioni. Un elemento
di cui tenere conto durante il reclutamento è una
composizione sociale varia e demograficamente
diversa, importante per la sostenibilità del club nel
lungo termine.
Per assistenza nell’identificare i potenziali soci potete:
••Contattare membership.development@
rotary.org e chiedere l’elenco dei soci potenziali
o in trasferimento. La procedura è descritta
in dettaglio nella pubblicazione Le tue
connessioni.
••Riesaminare il piano di marketing per capire
meglio dove effettuare il reclutamento.
••Contattare gli alumni Rotary presenti nel
distretto.
••Visitare le imprese e gli studi della zona
e parlare con i proprietari o la dirigenza,
invitandoli a considerare la possibilità di unirsi
al Rotary ed eventualmente chiedendo loro il
permesso di estendere l’invito al personale.
••Individuare le persone che hanno contribuito
in modo rilevante a progetti sociali o
all’organizzazione di iniziative conviviali o
culturali.
Le attività di reclutamento possono essere rivolte a
individui o a gruppi, con l’organizzazione di eventi
speciali durante i quali – se opportuno – si possono
presentare video sul Rotary o distribuire materiali
informativi.
Nell’intera storia del Rotary esiste un solo individuo
a cui non è mai stato rivolto l’invito ad affiliarsi: il
fondatore Paul Harris. Il motivo principale per cui molti
non diventano rotariani è che nessuno glielo ha mai
proposto.
6
ORGANIZZAZIONE DI RIUNIONI
PROGRAMMATICHE
Quando ci sono almeno 10-20 potenziali soci del
nuovo club è il momento di tenere una riunione
programmatica, durante la quale eleggere i dirigenti del
club, accordarsi sull’orario delle riunioni settimanali e
pianificare il primo progetto. La logistica della riunione
è la stessa usata per le riunioni informative.
Per ulteriori informazioni a proposito si veda anche
Riunioni programmatiche.
A questo punto occorre decidere dove si svolgeranno
le riunioni settimanali del club; troverete utili
suggerimenti nella scheda Consigli per la sede delle
riunioni.
7
PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA DI
AMMISSIONE DEL NUOVO CLUB
Dopo aver verificato che la domanda sia completa e
corretta, il governatore la firma e la inoltra al Supporto
Club e Distretti.
La versione aggiornata del modulo di domanda si trova
in fondo a questa guida.
Una copia della domanda deve essere conservata negli
archivi del club come riferimento e per finalità storiche.
8
CONSIGLI PER CELEBRARE
LA FONDAZIONE DEL CLUB E
PROMOZIONE DEL CLUB
I festeggiamenti per la fondazione di un nuovo club
contribuiscono a creare un’atmosfera di condivisione,
in cui si rafforzano l’identità del gruppo e il senso di
appartenenza.
Gli eventi organizzati in queste occasioni permettono
anche di promuovere il club nella comunità, di
presentare il club e i suoi dirigenti e gettare le basi di
una partecipazione attiva sul territorio.
Le modalità dei festeggiamenti devono essere decise
dal nuovo club, possibilmente in armonia con la sua
cultura. Idee e suggerimenti sono presentati nella
sezione Consigli per celebrare la fondazione del club.
9
SUPPORTO CONTINUATO
Il nuovo club deve essere sostenuto con il supporto di
Rotariani che, fungendo da mentori, offrano consulenza
sul Rotary, sul ruolo dei dirigenti e sulla conduzione
del club, partecipino come volontari ai progetti,
suggeriscano i relatori per le riunioni e promuovano la
partecipazione agli eventi del nuovo club. Informazioni
dettagliate a proposito sono descritte nella Guida per
rafforzare l’effettivo. Creare un piano di sviluppo per
i club.
Può essere utile consegnare ai nuovi Rotariani una
copia della Cartella di benvenuto per i nuovi soci
(pubblicazione 426) disponibile sul sito shop.rotary.org.
Organizzazione di nuovi club: Guida rapida 7
RISORSE PER I NUOVI CLUB
Informazioni di contatto dei soci potenziali o
in trasferimento
Le informazioni di contatto trasmesse al Rotary dagli
interessati vengono inviate ai governatori e ad altri
responsabili dell’effettivo che abbiano dimostrato un
profondo impegno nel rafforzare i loro club.
Rendere il club dinamico: il tuo piano
direttivo di club
Questa pubblicazione, adattata alle diverse zone,
presenta strategie per rafforzare la struttura, le attività
e il dinamismo dei club.
Guida per rafforzare l’effettivo. Creare un
piano di sviluppo per i club
La guida aiuta a valutare le tendenze dell’effettivo, a
creare strategie per attrarre nuovi soci e a sviluppare
programmi in grado di coinvolgere i soci.
Raccontare la storia del Rotary. Identità
visuale e verbale
SUGGERIMENTI E DOMANDE
FREQUENTI
Club patrocinatore
Riunioni informative
Riunioni programmatiche
Consigli per la sede delle riunioni
Consigli per celebrare la fondazione
del club
Tutto quello che c’è da sapere sugli e-club
Un ringraziamento a Kevin Walsh, responsabile della
formazione di nuovi club presso il RIBI, e alla squadra di
e-learning del RIBI per l’autorizzazione a usare la Guida
rapida per i nuovi club.
Linee guida sull’uso di loghi, colori, caratteri tipografici
e stile grafico per aiutare i club a incorporare nelle loro
comunicazioni l’identità visiva del Rotary.
Guida alla pianificazione strategica
Aiuta a sviluppare una visione per il club nel lungo
termine e a stabilirne gli obiettivi.
I volumi della serie Direzione del club
Manuali per il presidente del club, il segretario, il
tesoriere e i presidenti delle commissioni. Con risorse e
informazioni che aiutano a rafforzare l’effettivo.
Guide e-learning
Nel Centro formazione del sito del Rotary sono
disponibili due moduli creati dal RIBI sulla formazione
di nuovi club e di club satellite.
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 USA
www.rotary.org
808-IT—(316)