1Costruire formule - Sito didattico di Maurizio d`Amato

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Costruire
formule
Le formule sono il cuore e l’anima di un foglio di calcolo; Microsoft
Excel offre un ambiente adatto in cui costruire formule complesse.
Armato di pochi operatori matematici e regole per l’inserimento
nelle celle, puoi trasformare un foglio di lavoro in un potente calcolatore.
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Nozioni fondamentali sulle formule
Tutte le formule in Excel iniziano con il segno di uguale. Il segno
uguale indica a Excel che i caratteri successivi costituiranno una
formula. Se ometti il segno di uguale, Excel può interpretare i
caratteri come testo.
Per osservare come funzionano le formule, ne analizzeremo alcune
tra le più semplici. Inizia selezionando la cella vuota A10. Digita
quindi =10+5 e premi INVIO. Il valore 15 appare nella cella A10.
Se ora selezioni la cella A10, la barra della formula mostra la formula che hai appena inserito. Nella cella apparirà il valore visualizzato,
mentre nella barra della formula osserverai il valore sottostante, che
in questo caso è una formula.
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Funzioni con Excel
Comprendere la precedenza degli operatori
Gli operatori sono simboli che rappresentano particolari operazioni
matematiche; comprendono il segno più (+), il segno meno (-), il
segno di divisione (/) e il segno di moltiplicazione (*). Quando esegui queste operazioni in una formula, Excel segue determinate
regole di precedenza:
■ Le espressioni tra parentesi sono elaborate per prime.
■ Le moltiplicazioni e le divisioni sono eseguite prima di addizioni
e sottrazioni.
■ Gli operatori consecutivi con lo stesso livello di precedenza sono
calcolati da sinistra verso destra.
Inserisci alcune formule per vedere come vengono applicate queste
regole. Seleziona una cella vuota e digita =4+12/6. Premi INVIO e
otterrai il valore 6. Excel prima divide 12 per 6, poi somma il risultato a 4. Se Excel avesse usato regole di precedenza diverse, il risultato sarebbe stato diverso. Per esempio, seleziona un’altra cella
vuota e digita =(4+12)/6. Premi INVIO e otterrai il valore
2,666667. Questo dimostra come puoi modificare l’ordine di precedenza utilizzando le parentesi. Le formule nella tabella 1.1 contengono gli stessi valori e operatori, ma osserva i diversi risultati dovuti
alla posizione delle parentesi:
Tabella 1.1. Posizione delle parentesi
Formula
Risultato
=3*6+12/4-2
19
=(3*6)+12/(4-2)
24
=3*(6+12)/4-2
11,5
=(3*6+12)/4-2
5,5
=3*(6+12/(4-2))
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Se non inserisci una parentesi chiusa per ciascuna parentesi aperta
in una formula, Excel visualizza il messaggio “È stato riscontrato un
errore nella formula” e suggerisce una soluzione. Se il suggerimento
corrisponde a ciò che avevi in mente, premi semplicemente INVIO
ed Excel provvederà a completare la formula.
Quando digiti una parentesi chiusa, Excel visualizza brevemente la
coppia di parentesi in grassetto. Questa funzione è utile quando
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1: Costruire formule
inserisci una lunga formula e non ti ricordi quali sono le relative
coppie di parentesi.
SUGGERIMENTO Nel dubbio, usare le parentesi Se non sei sicuro dell’ordine che Excel seguirà per elaborare una sequenza di operatori, utilizza le parentesi, anche se non sono necessarie. Le parentesi rendono inoltre più semplice la lettura e l’interpretazione delle formule, un grosso vantaggio se tu, o qualcun altro, dovrai preoccuparti di modificarle.
Usare riferimenti di cella nelle formule
Un riferimento di cella identifica una cella o un gruppo di celle in
una cartella di lavoro. Quando inserisci riferimenti di cella in una
formula, quest’ultima viene collegata alle celle cui fa riferimento. Il
valore risultante dalla formula dipende dai valori nelle celle di riferimento e cambia automaticamente quando cambiano i valori nelle
celle di riferimento.
Per capire come funzionano i riferimenti di cella, seleziona la cella
A1 e digita la formula =10*2. Ora seleziona la cella A2 e digita la
formula =A1. Il valore in entrambe le celle è 20. Se modifichi il
valore nella cella A1, cambia anche il valore nella cella A2.
Seleziona ora la cella A3 e digita =A1+A2. Excel restituisce il valore
40. I riferimenti di cella sono particolarmente utili quando crei formule complesse.
Inserire riferimenti di cella con il mouse
Puoi risparmiare tempo e migliorare l’accuratezza quando inserisci
riferimenti di cella in una formula selezionandoli con il mouse. Per
esempio, per inserire riferimenti alle celle A9 e A10 in una formula
nella cella B10, esegui queste operazioni:
1 Seleziona la cella B10 e digita un segno di uguale.
2 Fai clic sulla cella A9 e digita un segno più.
3 Fai clic sulla cella A10 e premi INVIO.
Quando fai clic su ogni cella, un bordo tratteggiato circonderà la
cella e nella cella B10 sarà inserito un riferimento alla cella. Quando
hai terminato l’inserimento di una formula, premi INVIO. Se non
premi INVIO e selezioni un’altra cella, Excel ipotizza che tu voglia
includere il riferimento di cella nella formula.
La cella attiva non deve essere visibile nella finestra corrente per
inserire un valore nella cella. Puoi scorrere il foglio di lavoro senza
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Funzioni con Excel
modificare la cella attiva e fare clic sulle celle nelle aree remote del
foglio di lavoro corrente, in altri fogli di lavoro o in altre cartelle di
lavoro, mentre crei una formula. La barra della formula visualizza il
contenuto della cella attiva, indipendentemente da quale area del
foglio di calcolo è attualmente visibile.
SUGGERIMENTO Visualizzare la cella attiva Se scorri il foglio di lavoro e
la cella attiva non è più visibile, puoi visualizzarla premendo CTRL+BACKSPACE.
Comprendere riferimenti relativi, assoluti e misti
I riferimenti relativi – quelli che abbiamo usato nelle formule di
esempio – fanno riferimento alle celle in base alla posizione della
cella che contiene la formula, per esempio “la cella collocata due
righe sopra questa cella”. I riferimenti assoluti si riferiscono alla
posizione fissa delle celle nel foglio di lavoro, per esempio “la cella
collocata all’intersezione della colonna A e della riga 2”. Un riferimento misto contiene un riferimento assoluto e un riferimento relativo, per esempio “la cella posizionata nella colonna A e due righe
sopra questa cella”. I riferimenti assoluti e misti sono importanti
quando inizi a copiare le formule da una posizione all’altra nel
foglio di lavoro. Quando copi e incolli, i riferimenti relativi vengono
regolati automaticamente, al contrario di quelli assoluti. Per informazioni sulla copia dei riferimenti di cella, vedi “Come la copia
influisce sui riferimenti di cella” a pagina 7.
Un riferimento relativo alla cella A1, per esempio, appare come di
seguito: =A1. Un riferimento assoluto alla cella A1 appare così:
=$A$1. Puoi combinare riferimenti relativi e assoluti alla cella A1
per creare questi riferimenti misti: =$A1 o =A$1.
Se il simbolo del dollaro precede solo la lettera (A, per esempio), la
coordinata della colonna è assoluta e quella della riga è relativa. Se il
simbolo del dollaro precede solo il numero (1, per esempio), la
coordinata della colonna è relativa e quella della riga è assoluta.
Quando inserisci o modifichi una formula, premi F4 per cambiare
rapidamente i tipi di riferimento. I seguenti passaggi mostrano come
eseguire l’operazione:
1 Seleziona la cella A1 e digita =B1+B2 (ma non premere INVIO).
2 Premi F4 per convertire in assoluto il riferimento più vicino al
cursore lampeggiante. La formula diventa =B1+$B$2.
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3 Premi ancora F4 per rendere misto il riferimento (la coordinata
della colonna sarà relativa e quella della riga assoluta). La formula diventa =B1+B$2.
4 Premi ancora F4 per invertire il riferimento misto (la coordinata
della colonna sarà assoluta e quella della riga relativa). La formula diventa =B1+$B2.
5 Premi ancora F4 per tornare al riferimento relativo originale.
Assistenti per formule e funzioni
Sul sito del libro, troverai la versione demo di un componente
aggiuntivo chiamato Spreadsheet Assistant, che fornisce decine di funzionalità utili per risparmiare tempo. Queste funzionalità comprendono un menu Assistants, con un sottomenu di comandi
per formule e funzioni, che eseguono numerose operazioni come la
conversione di testo numerico in voci numeriche e l’applicazione dell’arrotondamento alle celle selezionate. Il comando Assistants, Formulas & Functions, Hide Formula Errors apre la finestra di dialogo mostrata di seguito, consentendoti di selezionare un intervallo di celle in
cui nascondere eventuali valori di errore visibili.
Per installare Spreadsheet Assistant, segui le istruzioni visualizzate.
Creare riferimenti ad altri fogli di lavoro nella stessa cartella di lavoro
Puoi creare riferimenti alle celle di altri fogli di lavoro all’interno
della stessa cartella di lavoro, con la stessa facilità con cui crei riferimenti nello stesso foglio di lavoro. Per esempio, per inserire nella
cella B10 di Foglio1 un riferimento alla cella A9 di Foglio2, esegui
questi passaggi:
1 Seleziona la cella B10 in Foglio1 e digita un segno di uguale.
2 Fai clic sulla scheda Foglio2.
3 Fai clic sulla cella A9 e premi INVIO.
Dopo aver premuto INVIO, viene attivato Foglio1. Seleziona la
cella B10 e osserva che contiene la formula =Foglio2!A9.
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Funzioni con Excel
La porzione del riferimento relativa al foglio di lavoro è separata
dalla porzione relativa alla cella da un punto esclamativo. Osserva
inoltre che il riferimento di cella è relativo, impostazione predefinita
quando selezioni le celle con lo scopo di creare riferimenti ad altri
fogli di lavoro.
Creare riferimenti a fogli di lavoro in altre cartelle di lavoro
Puoi creare riferimenti a celle in fogli di lavoro appartenenti a cartelle di lavoro separate, ricorrendo allo stesso metodo usato per l’operazione precedente. Questi riferimenti sono chiamati riferimenti
esterni. Per esempio, per inserire un riferimento a Cartel2 in
Cartel1, segui questi passaggi:
1 Crea una nuova cartella di lavoro – Cartel2 – facendo clic sul
pulsante Nuovo sulla barra degli strumenti Standard.
2 Seleziona Finestra, Disponi e fai clic sull’opzione Verticale.
3 Seleziona la cella A1 nel Foglio1 di Cartel1 e digita un segno di
uguale.
4 Fai clic in un punto qualsiasi di Cartel2 per attivare la finestra di
questa cartella di lavoro.
5 Fai clic sulla scheda Foglio2 nella parte inferiore della finestra
Cartel2.
6 Fai clic sulla cella A2. Prima di premere INVIO per bloccare la
formula, lo schermo dovrebbe apparire come in figura 1.1.
7 Premi INVIO per bloccare il riferimento.
Figura 1.1 Puoi inserire riferimenti esterni con estrema facilità facendo semplicemente clic
sulla cella alla quale si desidera creare il riferimento.
Comprendere lo stile di riferimento righe/colonne
Nello stile di riferimento R1C1, sia le righe sia le colonne sono numerate. Il riferimento di cella R1C1 significa riga 1 e colonna 1; pertanto, R1C1 e A1 fanno riferimento alla stessa cella. Sebbene l’utilizzo dello stile di riferimento R1C1 non sia più molto diffuso, esso
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rappresentava lo stile standard in alcuni programmi per fogli di calcolo, come Multiplan. Il tradizionale stile di riferimento in Excel assegna lettere alle colonne e numeri alle righe, per esempio A1 o Z100.
Per attivare lo stile di riferimento R1C1, seleziona Strumenti, Opzioni, fai clic sulla scheda Generale e seleziona l’opzione Stile di riferimento R1C1. I riferimenti di cella in tutte le formule vengono
impostati secondo lo stile R1C1. Per esempio, la cella M10 diventa
R10C13 e la cella IV65536, l’ultima cella del foglio di lavoro, diventa R65536C256.
Nella notazione R1C1, i riferimenti di cella relativi sono visualizzati
in base alla corrispondente relazione con la cella che contiene la formula, anziché in base alle coordinate effettive. Questo metodo può
essere utile quando sei più interessato alla posizione relativa di una
cella che alla sua posizione assoluta. Per esempio, supponi di voler
inserire nella cella R10C2 (B10) una formula che sommi le celle
R1C1 (A1) e R1C2 (B2). Dopo aver selezionato la cella R10C2, digita il segno di uguale, seleziona la cella R1C1, digita un segno più e
seleziona la cella R1C2, infine premi INVIO. Excel visualizza =R
[-9]C[-1]+R[-9]C. I numeri di riga e colonna negativi indicano che
la cella cui si fa riferimento si trova sopra o a sinistra della cella della
formula; i numeri positivi indicano che la cella cui si fa riferimento
si trova sotto o a destra della cella della formula. Le parentesi quadre indicano riferimenti relativi. Questa formula si legge “Somma la
cella nove righe sopra e una colonna a sinistra alla cella nove righe
sopra nella stessa colonna”.
Un riferimento relativo a un’altra cella deve includere le parentesi.
In caso contrario Excel presume che tu stia usando riferimenti assoluti. Per esempio, la formula =R8C1+R9C1 usa riferimenti assoluti
alle celle nelle righe 8 e 9 della colonna 1.
Come la copia influisce sui riferimenti di cella
Uno degli aspetti più utili nell’utilizzo dei riferimenti è la possibilità
di copiare e incollare le formule. Occorre però che tu capisca ciò
che accade ai riferimenti dopo aver incollato, in modo da riuscire a
creare formule con riferimenti che operino come desideri.
Copiare riferimenti relativi
Quando copi una cella contenente una formula con riferimenti di
cella relativi, i riferimenti cambiano automaticamente, in base alla
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Funzioni con Excel
posizione della cella in cui hai copiato la formula. Facendo riferimento alla figura 1.2, supponi di digitare =MEDIA(B4:E4) nella
cella F4. Questa formula calcola la media dei valori nell’intervallo di
quattro celle che inizia quattro colonne a sinistra della cella F4.
Figura 1.2 La cella F4 contiene riferimenti relativi alle celle alla sua sinistra.
NOTA Puoi trovare il file di esempio usato in questa sezione,
Matrici.xls, sul sito del libro.
Desideri ripetere questo calcolo anche per le restanti righe. Invece
di digitare una nuova formula in ogni cella nella colonna F, seleziona la cella F4 e quindi Modifica, Copia. Seleziona poi le celle
F5:F8, seleziona Modifica, Incolla speciale, quindi attiva l’opzione
Formati formule e numero (per conservare la formattazione). I
risultati sono mostrati in figura 1.3. Poiché la formula nella cella F4
contiene un riferimento relativo, Excel regola i riferimenti in ogni
copia della formula. Il risultato di questa operazione è che la copia
della formula calcola la media delle celle nella riga corrispondente.
Per esempio, la cella F7 contiene la formula =MEDIA(B7:E7).
Figura 1.3 Abbiamo copiato i riferimenti relativi dalla cella F4 alle celle F5:F8.
Copiare riferimenti assoluti
Se desideri che i riferimenti di cella rimangano gli stessi dopo la
copia, utilizza i riferimenti assoluti. Per esempio, nel foglio di lavoro a sinistra in figura 1.4, la cella B2 contiene la tariffa oraria da
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corrispondere ai dipendenti e la cella C5 contiene la formula con
riferimento relativo =B2*B5. Supponi di voler copiare la formula
dalla cella C5 all’intervallo C6:C8. Il foglio di lavoro a destra in figura 1.4 mostra ciò che accade se copi la formula esistente nell’intervallo: ottieni un risultato sbagliato. Anche se le formule nelle celle
C6:C8 dovrebbero riferirsi alla cella B2, non lo fanno. Per esempio,
la cella C8 contiene la formula non corretta =B5*B8.
Figura 1.4 La formula nella cella C5 contiene riferimenti relativi. È stata copiata la formula
relativa della cella C5 nelle celle C6:C8, producendo risultati non corretti.
Stipendi.xls, sul sito del libro.
Poiché il riferimento alla cella B2 nella formula originale è relativo,
cambia quando copi la formula in altre celle. Per applicare correttamente la tariffa oraria nella cella B2 a tutti i calcoli, devi convertire
il riferimento alla cella B2 a un riferimento assoluto prima di copiare la formula.
Per cambiare lo stile di riferimento, fai clic sulla barra della formula, quindi sul riferimento alla cella B2 e premi F4. Il risultato è la
seguente formula: =$B$2*B5.
Quando copi la formula modificata nelle celle C6:C8, il secondo
riferimento di cella, ma non il primo, viene adattato all’interno di
ciascuna formula. Nella figura 1.5, la cella C8 contiene la formula
corretta: =$B$2*B8.
Figura 1.5 Abbiamo creato un riferimento assoluto alla cella B2 prima di copiare la formula.
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Funzioni con Excel
Copiare riferimenti misti
Puoi usare i riferimenti misti nelle formule per fissare solo una parte
di un riferimento di cella. In un riferimento misto, una parte è assoluta e l’altra è relativa. Quando copi un riferimento misto, Excel
fissa la parte assoluta e adatta la parte relativa in modo che rifletta la
posizione della cella nella quale hai copiato la formula.
Per creare un riferimento misto, puoi premere F4 per attivare ciclicamente le quattro combinazioni di riferimenti assoluti e relativi;
per esempio, da B2 a $B$2 a B$2 a $B2.
La tabella dei pagamenti di un mutuo, visibile in figura 1.6, usa riferimenti misti (e un riferimento assoluto). Occorre inserire solo una
formula nella cella C6 e copiarla fino a riempire la tabella. La cella
C6 contiene la formula =-RATA($B6;$C$3;C$5) che calcola i pagamenti annuali per un mutuo di 10.000, in un periodo di 15 anni a
un interesse del 6%. Abbiamo copiato questa formula nell’intervallo C6:F10 per calcolare i pagamenti di altri tre importi per il mutuo
utilizzando quattro tassi di interesse aggiuntivi.
Figura 1.6 Questa tabella utilizza formule che contengono riferimenti misti.
Mutuo.xls, sul sito del libro.
Il primo riferimento di cella, $B6, indica che vogliamo sempre fare
riferimento ai valori nella colonna B, tuttavia il riferimento di riga
(Tasso) può cambiare. Allo stesso modo, il riferimento misto C$5
indica che vogliamo sempre fare riferimento ai valori nella riga 5,
tuttavia il riferimento di colonna (Importo mutuo) può cambiare.
Per esempio, la cella E8 contiene la formula =-RATA($B8;$C$3;
E$5). Senza riferimenti misti, dovremmo modificare le formule
manualmente in tutte le celle dell’intervallo C6:F10.
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SOLUZIONE
Le celle inserite non sono incluse nelle formule
Se disponi di una formula SOMMA in fondo a una riga di numeri e
inserisci nuove righe tra i numeri e la formula, il riferimento all’intervallo
nella funzione SOMMA non considera le nuove celle. Sfortunatamente,
non puoi fare nulla per modificare questa impostazione. Questo è un
vecchio problema dei fogli di calcolo, che Excel tenta di correggere
automaticamente. Il riferimento all’intervallo nella formula SOMMA non
cambia quando inserisci nuove righe. Se invece digiti nuovi valori nelle
celle inserite, il riferimento all’intervallo si adatta a ogni nuovo inserimento. L’unica accortezza è quella di inserire i nuovi valori uno alla
volta, iniziando dalla cella immediatamente sotto la prima colonna dell’elenco esistente. Se invece inizi a inserire i valori al centro di un gruppo di celle appena inserite, l’intervallo di riferimento rimane invariato.
Per ulteriori informazioni sulla funzione SOMMA, vedi “Utilizzare la funzione SOMMA” a pagina 72.
Modificare le formule
Puoi modificare le formule come modifichi un normale testo. Per
eliminare i caratteri in una formula, trascina il mouse sui caratteri
nella cella o nella barra della formula e premi BACKSPACE o
CANC. Per sostituire un carattere, evidenzialo e digita il carattere
sostitutivo. Per sostituire un riferimento, evidenzialo e fai clic sulla
nuova cella cui desideri che la formula faccia riferimento. Viene
inserito automaticamente un riferimento relativo.
Puoi inoltre inserire riferimenti di cella aggiuntivi in una formula.
Per esempio, per immettere un riferimento alla cella B1 nella formula =A1+A3, posiziona il punto di inserimento tra A1 e il segno più e
digita +B1, oppure digita un segno più e fai clic sulla cella B1. La
formula diventa =A1+B1+A3.
Comprendere la sintassi dei riferimenti
Finora, per gli esempi di questo libro, abbiamo usato i nomi predefiniti del foglio di lavoro e della cartella. Quando salvi una cartella
di lavoro, devi assegnarle un nome. Se prima crei una formula e poi
salvi la cartella di lavoro con un nuovo nome, la formula viene adattata di conseguenza. Per esempio, se salvi Cartel2 con il nome
Vendite.xls, la formula con riferimenti remoti =[Cartel2]Foglio2!$A$2 cambia in =[Vendite.xls]Foglio2!$A$2. Inoltre, se rino-
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Funzioni con Excel
mini Foglio2 di Vendite.xls in Febbraio, il riferimento cambia in
=[Vendite.xls]Febbraio!$A$2. Se la cartella di lavoro cui fai riferimento è chiusa, l’intero percorso della cartella in cui è memorizzata
la cartella di lavoro appare nel riferimento, come nell’esempio
=’C:\Lavori\[Vendite.xls]Febbraio’!$A$2.
Nell’esempio precedente, osserva gli apostrofi che circondano la cartella di lavoro e la parte del foglio cui si fa riferimento. Excel aggiunge gli apostrofi intorno al percorso quando chiudi la cartella di
lavoro. Se digiti un nuovo riferimento per la cartella chiusa, tuttavia,
devi aggiungere manualmente gli apostrofi. Per evitare errori di digitazione, apri la cartella di lavoro chiusa e usa il mouse per inserire i
riferimenti, in modo che Excel li inserisca usando la sintassi corretta.
Usare testo numerico nelle formule
Il termine “testo numerico” si riferisce a un inserimento costituito
da numeri e specifici caratteri di testo. Puoi eseguire operazioni
matematiche su valori di testo numerici, sempre che la stringa contenga solo i caratteri seguenti:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 . + - E e
Inoltre, puoi usare il carattere / nelle frazioni. Puoi utilizzare anche i
seguenti cinque caratteri di formattazione numerica:
$ , % ( )
Devi inserire le stringhe di testo numerico all’interno delle virgolette. Per esempio, se digiti la formula=1234+123, Excel mostra un
messaggio di errore che spiega che Excel ha riscontrato un errore
nella formula inserita. Il messaggio di errore offre inoltre una potenziale correzione dell’errore che ignora i simboli dell’euro. Tuttavia la
formula =”1234”+”123” genera il risultato 1357 (ignorando i simboli dell’euro). Quando Excel esegue l’addizione, traduce automaticamente le voci di testo numerico in valori numerici.
Informazioni sui valori di testo
Il termine “valori di testo” indica tutte le voci che non sono né valori numerici né valori di testo numerico; l’inserimento è gestito come
solo testo. Puoi gestire i valori di testo nella stessa maniera in cui
utilizzi i valori numerici. Per esempio, se la cella A1 contiene il testo
ABCDE e digiti la formula =A1 nella cella A10, quest’ultima visualizzerà ABCDE.
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Puoi utilizzare l’operatore & (e commerciale) per concatenare, o
unire, diversi valori di testo. Proseguendo con l’esempio precedente, se la cella A2 contiene il testo FGHIJ e digiti la formula
=A1&A2 nella cella A3, quest’ultima visualizzerà il testo ABCDEFGHIJ. Per includere uno spazio tra le due stringhe, cambia la formula in =A1&” “&A2. Questa formula utilizza due operatori di
concatenazione e una stringa letterale, o costante stringa (uno spazio
racchiuso tra due virgolette).
Puoi utilizzare l’operatore & anche per concatenare stringhe di
valori numerici. Per esempio, se la cella A3 contiene il valore numerico 123 e la cella A4 racchiude il valore numerico 456, la formula
=A3&A4 genera la stringa 123456. Quest’ultima è allineata a sinistra nella cella, perché viene considerata come valore di testo.
Ricorda che puoi utilizzare valori di testo numerico per eseguire
qualsiasi operazione matematica, purché la stringa numerica contenga solo i caratteri numerici elencati in precedenza.
In conclusione, puoi utilizzare l’operatore & per concatenare un
valore di testo e un valore numerico. Per esempio, se la cella A1
contiene il testo ABCDE e la cella A3 contiene il valore numerico
123, la formula =A1&A3 produce la stringa ABCDE123.
Concatenazione pratica
A seconda del tipo di lavoro in cui sei impegnato, le efficaci potenzialità
di manipolazione del testo di Excel potrebbero rivelarsi come l’aspetto
più importante che apprenderai leggendo questo libro. Se devi gestire
spesso delle mailing list, per esempio, utilizzerai probabilmente un’applicazione di elaborazione testi come Microsoft Word. Tuttavia, proseguendo nella lettura, potresti scoprire che Excel possiede gli strumenti
che hai sempre desiderato e che potrebbe dunque diventare la tua
applicazione di gestione testi preferita.
Supponi di disporre di un database di nomi nel quale nome e cognome
sono memorizzati in colonne separate. La figura mostra come creare
un elenco di nomi completi.
I nomi completi elencati nelle colonne D ed E sono stati creati utilizzando formule simili a quella visibile nella barra della formula in figura. Per
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Funzioni con Excel
esempio, la formula nella cella D2 è =B2&” “&A2, che concatena i
contenuti delle celle nelle colonne A e B e aggiunge un carattere di
spazio tra gli elementi. La formula nella cella E2 (visibile in figura)
inverte la posizione del nome e del cognome e aggiunge una virgola
prima del carattere di spazio.
Ben presto userai il termine concatenazione nelle tue conversazioni
quotidiane. Invece di mettere in fila i famosi quarantaquattro gatti, preferirai… concatenarli. Presta attenzione.
Concatenazione.xls, sul sito del libro.
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Utilizzare funzioni: un’anteprima
In parole semplici, una funzione è una formula predefinita. Molte
funzioni di Excel sono versioni abbreviate delle formule usate più
frequentemente. Per esempio, la funzione SOMMA genera la
somma una serie di valori di cella attraverso la selezione di un intervallo. Metti a confronto la formula =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+
A8+A9 +A10 con la formula =SOMMA(A1:A10). La funzione
SOMMA accorcia leggermente la formula e ne facilita la lettura,
nonché la creazione.
Alcune funzioni di Excel eseguono calcoli complessi. Per esempio,
utilizzando la funzione RATA, puoi calcolare il pagamento di un
mutuo per un certo capitale a un determinato tasso di interesse.
Tutte le funzioni sono costituite da un nome per la funzione, seguito
da una serie di argomenti racchiusi tra parentesi. Nell’esempio precedente, A1:A10 rappresenta l’argomento della funzione SOMMA.
Se ometti una parentesi chiusa quando inserisci una funzione, Excel
aggiunge la parentesi quando premi INVIO, purché sia ovvia la
posizione in cui dovrà essere inserita la parentesi. Se ti affidi completamente a questa funzione, potresti generare risultati inaspettati;
per una questione di precisione, controlla sempre due volte le
parentesi contenute in una formula.
Usare il pulsante Somma automatica
La funzione SOMMA è usata più frequentemente delle altre. Per
renderla più accessibile, Excel presenta il pulsante Somma automatica sulla barra degli strumenti Standard, che consente di inserire la
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funzione SOMMA in una cella. Per provare la funzione Somma
automatica:
1 Inserisci una colonna di numeri, come in figura 1.7.
2 Seleziona la cella sotto la colonna di numeri e fai clic sul pulsante
Somma automatica. Il pulsante inserisce automaticamente l’intera formula e suggerisce un intervallo per la somma. Se il pulsante
Somma automatica non appare sulla barra degli strumenti
Standard, fai clic sulla freccia Opzioni barra degli strumenti all’estremità destra della barra degli strumenti, per visualizzare un
elenco di pulsanti “nascosti”. Dopo aver fatto clic sul pulsante
Somma automatica, esso diventerà visibile sulla barra degli strumenti.
3 Se l’intervallo suggerito non è corretto, trascina per selezionare
quello corretto e premi INVIO.
Figura 1.7 Fai clic sul pulsante Somma automatica per aggiungere una formula di riepilogo in
una cella adiacente a colonne o righe di numeri.
SUGGERIMENTO Ottenere con rapidità i risultati delle formule Puoi
ottenere velocemente il risultato di una somma selezionando le celle che
desideri sommare e osservando poi la barra di stato, dove appare il totale
dell’intervallo selezionato. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul
totale visibile nella barra di stato, per stabilire se per l’intervallo dovrà
essere calcolata la somma, la media, il conteggio o il valore massimo o
minimo.
Il pulsante Somma automatica comprende un menu che appare
quando fai clic sulla freccia accanto al pulsante, come mostrato in
figura 1.7. Puoi inserire le funzioni Media, Conteggio, Max o Min
con la stessa facilità con cui inserisci una funzione Somma; è necessario solo un ulteriore clic per selezionare la funzione che desideri dal
menu. Inoltre, il comando Altre funzioni apre la finestra di dialogo
Inserisci funzione, dove puoi accedere a tutte le funzioni di Excel.
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Funzioni con Excel
Puoi fare clic sul pulsante Somma automatica per inserire più funzioni SOMMA contemporaneamente. Per esempio, se selezioni le
celle B9:C9 in figura 1.5 e fai clic sul pulsante Somma automatica,
Excel inserisce le formule SOMMA in entrambe le celle.
Inserire funzioni
Quando vuoi usare una funzione incorporata, fai clic sul pulsante
Inserisci funzione, vale a dire il pulsante fx sulla barra della formula.
Puoi anche selezionare Inserisci, Funzione. Appare la finestra di
dialogo Inserisci funzione, mostrata in figura 1.8. Per ulteriori dettagli sull’impiego della finestra di dialogo Inserisci funzione, vedi la
sezione “Inserire funzioni” a pagina 66.
Figura 1.8 La finestra di dialogo Inserisci funzione permette di accedere a tutte le funzioni
incorporate di Excel.
Creare formule tridimensionali
Puoi usare i riferimenti per eseguire calcoli nelle celle incluse in un
intervallo di fogli di lavoro in una cartella. Questi riferimenti sono
chiamati riferimenti 3D o riferimenti tridimensionali. Ipotizza di
impostare 12 fogli di lavoro nella stessa cartella di lavoro – uno per
ogni mese – con un foglio di riepilogo annuale all’inizio. Se i fogli
di lavoro mensili dispongono dello stesso layout, puoi utilizzare formule con riferimenti tridimensionali per riepilogare i dati mensili
nel foglio di riepilogo. Per esempio, la formula =SOMMA(Foglio2:Foglio13!B5) somma tutti i valori contenuti nella cella B5 in
tutti i fogli di lavoro compresi tra Foglio2 e Foglio13. Per costruire
questa formula tridimensionale, segui questi passaggi:
1 Nella cella B5 di Foglio1, digita =SOMMA(.
2 Fai clic sulla scheda Foglio2 e seleziona la cella B5.
16
3 Fai clic sui pulsanti di scorrimento delle schede (a sinistra delle
schede del foglio di lavoro) fino a quando è visibile la scheda di
Foglio13.
4 Tieni premuto MAIUSC e fai clic sulla scheda di Foglio13. Tutte
le schede da Foglio2 a Foglio13 diventano bianche, a indicare
che i fogli sono selezionati per essere inclusi nel riferimento che
stai costruendo.
5 Seleziona la cella B5.
6 Digita la parentesi di chiusura e premi INVIO.
Puoi utilizzare le seguenti funzioni con i riferimenti tridimensionali:
SOMMA, MIN, VAR, CONTA.VALORI, PRODOTTO,
VAR.POP, MEDIA, DEV.ST, CONTA.NUMERI, MAX e
DEV.ST.POP.
Formattazione nella barra della formula
Puoi inserire spazi e interruzioni di riga in una formula per renderne più semplice la lettura, senza influire sul calcolo della formula.
Per inserire un’interruzione di riga, premi ALT+INVIO. La figura
1.9 mostra una formula che contiene interruzioni di riga.
Figura 1.9 Puoi inserire interruzioni di riga in una formula per renderla più leggibile.
Creare formule usando un linguaggio naturale
Puoi utilizzare etichette invece che riferimenti di cella quando crei
formule all’interno delle tabelle del foglio di lavoro. Le etichette
sopra le colonne e a sinistra delle righe identificano le celle adiacenti nella tabella, quando usi le etichette in una formula. Questa funzionalità è chiamata formula in linguaggio naturale, che è una
descrizione piuttosto accurata del modo in cui essa funziona, perché ti consente appunto di usare un linguaggio naturale. Il foglio di
lavoro in figura 1.10 mostra un esempio di come funziona una semplice tabella di vendite.
SUGGERIMENTO Superare la barriera della lingua La capacità di creare
formule in linguaggio naturale è un’opzione normalmente disattivata. Per
attivarla, seleziona Strumenti, Opzioni; nella scheda Calcolo, fai clic sull’opzione Accetta etichette nelle formule. Inoltre, ricorda che l’opzione
17
Funzioni con Excel
“Accetta etichette nelle formule” non costituisce un’impostazione globale,
ma è memorizzata all’interno di ogni singola cartella di lavoro. Devi dunque
attivarla in ciascuna cartella in cui desideri utilizzare formule costruite con
un linguaggio naturale.
Figura 1.10 Puoi usare etichette di colonne e righe in una tabella per fare riferimento a celle e
intervalli nelle formule.
Vendite regionali.xls, sul sito del libro.
Le formule nelle righe 9 e 10 potrebbero normalmente contenere
formule con riferimenti a intervalli, come =SOMMA(B4: B7).
Tuttavia, invece di un riferimento a intervalli, la formula con il linguaggio naturale usa un’etichetta di colonna della tabella, per esempio =SOMMA(Trim 1), come mostrato in figura 1.10. Quando usi
il testo invece dei riferimenti di cella nelle formule, Excel cerca le
etichette di colonna e riga corrispondenti. Se Excel individua un’etichetta corrispondente, estrapola quello che stai cercando utilizzando una serie di complesse regole interne. Per i nostri scopi possiamo affermare che:
■ Se una formula contiene un’etichetta della stessa colonna o riga
in cui risiede la formula, Excel ipotizza che vuoi usare l’intero
intervallo di inserimenti adiacente all’etichetta (sotto un’etichetta di colonna o a destra di un’etichetta di riga).
■ Se una formula contiene un’etichetta di colonna o riga diversa
da quella in cui risiede la formula, Excel pensa che tu voglia
agire sulla singola cella all’intersezione della colonna o della riga
etichettata e della colonna o riga contenente la formula.
Se invece non riesce a intuire cosa vuoi fare, Excel mostra una finestra di dialogo come quella visibile in figura 1.11, chiedendoti di
selezionare l’etichetta.
18
SOLUZIONE
Errori nella creazione di formule con un linguaggio naturale
Le formule create utilizzando un linguaggio naturale sono molto utili,
soprattutto in termini di facilitazione della loro lettura e comprensione.
Tuttavia, l’impiego di questo tipo di formule può dare luogo ad alcuni
problemi cui è necessario prestare attenzione.
■ Potresti visualizzare messaggi di errore del tipo “Nome non valido”.
■ La formula potrebbe generare il valore di errore #NULLO!.
■ Durante la modifica di una formula esistente, parte di essa potrebbe
essere convertita in una funzione. Per esempio, la formula “=Prodotto
Valore”, che fa riferimento alla cella all’intersezione delle colonne
Prodotto e Valore, potrebbe essere convertita in “=Prodotto VALORE()”.
Questi problemi possono verificarsi per numerosi motivi:
■ La formula contiene una funzione o una subroutine VBA con un
nome identico a quello delle etichette.
■ La formula contiene un riferimento a un’altra cartella di lavoro
contenente una funzione o una subroutine VBA con un nome
identico a quello delle etichette.
■ La cartella di lavoro contiene un nome definito identico a quello
delle etichette.
■ Una delle etichette è identica a una funzione incorporata.
Per risolvere questi problemi, racchiudi le etichette tra apici (‘). Per
esempio, cambia la formula che appare come =Trim 1 Prodotto 1 in
=’Trim 1’ ‘Prodotto 1’.
Per identificare una specifica cella in una formula in linguaggio
naturale, usiamo l’intersezione. Per esempio, la formula =Regione 2
Trim 2 individua la cella all’intersezione della riga Regione 2 e della
colonna Trim 2, vale a dire la cella C5. Osserva che devi inserire uno
spazio tra le etichette di riga e di colonna nella formula.
Figura 1.11 Se Excel non individua la cella che si desidera usare, appare la finestra di dialogo
Identifica etichetta.
19
Funzioni con Excel
Puoi copiare e incollare formule in linguaggio naturale; le colonne e
le righe alle quali fai riferimento si adattano all’operazione eseguita.
In figura 1.11, la formula nella cella B9 è stata copiata nelle celle
C9:E9. Tutte le formule nell’intervallo di copia sono state regolate
per usare l’etichetta della colonna corrente. Per esempio, dopo aver
copiato a destra la formula nella cella B9, la formula nella cella E9
diventa =SOMMA(Trim 4).
Osserva che, se copi le formule in linguaggio naturale dove non c’è
alcuna logica, Excel ti avvisa che c’è qualcosa di sbagliato. Per
esempio, se copi la formula della cella H9 nella cella J9, Excel
mostra il valore di errore #NOME? perché non esiste alcuna etichetta nella colonna J.
Se cambi le etichette delle colonne e delle righe nelle tabelle, le etichette che hai digitato nelle formule si adatteranno automaticamente alla modifica. Per esempio, se trasformi l’etichetta Totale della
cella G3 visibile in figura 1.11 in Anno, la formula nella cella G9
cambierà automaticamente in =SOMMA(Anno).
SUGGERIMENTO Utilizzare nomi per maggiore controllo Puoi usare formule in linguaggio naturale nelle righe e nelle colonne del foglio di lavoro
contenente la tabella e le relative etichette, ma non puoi usare le etichette
nelle formule di altri fogli o cartelle di lavoro. Se utilizzi nomi di intervalli di
celle definiti al posto delle etichette, puoi usare i nomi nelle formule di
qualsiasi foglio in qualsiasi cartella di lavoro.
Essere espliciti con le intersezioni
Nel foglio di lavoro in figura 1.11, se digiti la formula =Trim 1*4 nella cella
I4, Excel pensa che tu voglia utilizzare solo un valore nell’intervallo Trim
1 (B4:B7): quello che si trova sulla stessa riga della formula che contiene
il riferimento. Questa funzione è chiamata intersezione implicita. Poiché
la formula è nella riga 4, Excel utilizza il valore nella cella B4. Se inserisci
la stessa formula nelle celle I5, I6 e I7, tutte le celle nell’intervallo conterranno la formula =Trim 1*4, ma nella cella I5 la formula farà riferimento
alla cella B5, nella cella I6 farà riferimento alla cella B6 e così via.
L’intersezione esplicita si riferisce a una specifica cella con l’aiuto dell’operatore di intersezione. Il cosiddetto operatore di intersezione è il
carattere di spazio che appare quando premi la BARRA SPAZIATRICE.
Se digiti la formula =Trim 1 Regione 1*4 in qualsiasi posizione del
foglio di lavoro, Excel sa che desideri fare riferimento al valore che
risiede nell’intersezione dell’intervallo etichettato Trim 1 e dell’intervallo
etichettato Regione 1, vale a dire la cella B4.
20
Sostituire automaticamente le etichette
Excel può sostituire automaticamente le etichette per i riferimenti di
cella nelle formule. A tal fine, devi prima definire gli intervalli di etichette come segue:
1 Seleziona Inserisci, Nome, Etichetta. Appare la finestra di dialogo Intervalli etichette mostrata in figura 1.12.
2 Fai clic sulla casella nella sezione Aggiungi intervallo etichette,
quindi trascina il mouse nel foglio di lavoro per selezionare le etichette che desideri definire.
3 Seleziona l’opzione Etichette di riga o Etichette di colonna.
4 Fai clic sul pulsante Aggiungi per aggiungere l’intervallo di etichette nell’elenco Intervalli etichette esistenti.
Dopo aver definito gli intervalli di etichette, ogni volta che farai clic
su una cella all’interno di tali intervalli per creare una formula,
Excel sostituirà automaticamente il nome della cella con le etichette
in linguaggio naturale.
Figura 1.12 Utilizzare la finestra di dialogo Intervalli etichette per sostituire le etichette dei
riferimenti di cella nelle formule.
Quando definisci le etichette, i riferimenti nelle formule esistenti
non vengono modificati automaticamente, ma Excel sostituirà le
etichette appropriate quando inserirai nuove formule. Per esempio,
dopo aver definito le etichette in figura 1.12, puoi fare clic sulla
cella I5, digitare il segno uguale e fare clic sulla cella C5.
Normalmente Excel inserisce il riferimento di cella C5 nella formula, ma in questo caso appare l’intersezione di etichetta Trim 2
Regione 2.
21
Funzioni con Excel
SOLUZIONE
Le formule generano risultati imprevisti con l’impiego delle etichette
Quando usi le etichette nelle formule, lascia una colonna o una riga
vuota tra la tabella del foglio di lavoro e le formule. In caso contrario
potresti ottenere risultati inaspettati, soprattutto quando lavori con più
righe o colonne di formule. Per esempio, senza una riga vuota che
separa le formule Totale e Media in fondo alla tabella in figura 1.10, le
formule per il calcolo della media includerebbero i valori restituiti dalle
formule Totale quando vengono usate le etichette. Un altro modo per
risolvere questo problema è usare nomi definiti al posto delle etichette
nelle formule.
■
Assegnare nomi a celle e intervalli
Se devi digitare ripetutamente indirizzi di cella complessi, come
Foglio3!A1:AJ51 nelle formule, non devi preoccuparti: Excel offre
una soluzione al problema rendendo molto più semplice l’operazione. Assegna un nome breve e facile da ricordare alla cella o all’intervallo e usa quel nome invece del crittogramma nelle formule.
Dopo aver definito i nomi in un foglio di lavoro, tali nomi vengono
resi disponibili in qualsiasi altro foglio di lavoro nella cartella. Un
nome che definisce un intervallo di cella in Foglio6, per esempio,
può essere usato nelle formule di Foglio1, Foglio2 e così via nella
cartella di lavoro. Come risultato, ogni cartella di lavoro conterrà un
proprio gruppo di nomi. Puoi inoltre definire nomi a livello di
foglio, disponibili solamente nel foglio di lavoro in cui sono definiti.
SUGGERIMENTO Non definire nomi per tabelle semplici In una semplice
tabella con intestazioni di riga e di colonna, puoi usare le intestazioni stesse nelle formule collocate nelle medesime righe e colonne, senza dover
prima definire i nomi. Vedi “Creare formule usando un linguaggio naturale”
a pagina 17.
Usare nomi nelle formule
Quando usi il nome di una cella o di un intervallo in una formula, il
risultato è uguale a quello che otterresti inserendo il riferimento di
cella o di intervallo. Per esempio, supponi di aver inserito la formula
=A1+A2 nella cella A3. Se hai definito il nome Marco per la cella
A1 e il nome Vittoria per la cella A2, la formula =Marco+Vittoria
genera lo stesso risultato.
22
Quello che segue è il modo più semplice per definire un nome:
1 Seleziona una cella.
2 Fai clic sulla casella Nome sulla barra della formula, come mostrato in figura 1.13.
3 Digita NomeDiProva e premi INVIO.
Figura 1.13 Usa la casella Nome sulla barra della formula per assegnare rapidamente nomi a
celle e intervalli.
Ricorda i concetti base che seguono quando usi nomi nelle formule:
■ La casella Nome normalmente mostra l’indirizzo della cella selezionata. Se la cella o l’intervallo selezionato possiede un nome,
quest’ultimo ha la precedenza sull’indirizzo ed è visualizzato
nella casella Nome.
■ Quando definisci un nome per un intervallo di celle, il nome di
quest’ultimo non appare nella casella Nome a meno che sia selezionato l’intero intervallo.
■ Quando fai clic sulla casella Nome e selezioni un nome, la selezione della cella si sposta sulle celle con nome.
■ Se digiti un nome già definito nella casella Nome, Excel sposta
la selezione invece di ridefinire il nome.
■ Quando definisci un nome, l’indirizzo include il nome del foglio
di lavoro e il riferimento di cella è assoluto. Per esempio, quando definisci il nome NomeDiProva per la cella C5 di Foglio1, la
definizione attuale del nome è registrata come Foglio1!$C$5.
Definire e gestire nomi
Invece di cercare nuovi nomi per le celle e gli intervalli, puoi usare
semplicemente le etichette di testo esistenti per creare i nomi.
Selezionando Inserisci, Nome, Definisci, puoi usare il testo nelle
celle adiacenti per definire i nomi di celle e intervalli, come puoi
osservare in figura 1.14. Puoi inoltre selezionare questo comando
per ridefinire nomi esistenti.
23
Funzioni con Excel
Regole per l’assegnazione dei nomi
Le regole che seguono si applicano quando assegni un nome a celle e
intervalli in Excel:
■ Tutti i nomi devono iniziare con una lettera, una barra rovesciata (\)
oppure un carattere di sottolineatura (_).
■ I numeri possono essere usati.
■ Gli spazi non possono essere usati.
■ Excel converte gli spazi vuoti nelle etichette in caratteri di sottoli-
neatura nei nomi definiti.
■ I simboli diversi dalla barra rovesciata e dal carattere di sottolineatu-
ra non possono essere usati.
■ I nomi che ricordano riferimenti di cella (per esempio, AB$5 o
R1C7) non possono essere usati.
■ Le singole lettere, fatta eccezione per le lettere R e C, possono
essere usate come nomi.
Un nome può contenere 255 caratteri, ma se ne contiene più di 253
non può essere selezionato dalla casella Nome. Excel non fa distinzione tra lettere maiuscole o minuscole nei nomi. Per esempio, se crei il
nome Imposta e poi crei il nome IMPOSTA nella stessa cartella di lavoro, il primo nome viene sovrascritto dal secondo.
SUGGERIMENTO Premi CTRL+F3 per visualizzare la finestra di dialogo
Definisci nome.
Se selezioni l’intervallo al quale desideri assegnare un nome prima
di scegliere Inserisci, Nome, Definisci e vuoi utilizzare l’etichetta
adiacente come nome, premi semplicemente INVIO per definire il
nome. La volta successiva che aprirai la finestra di dialogo Definisci
nome, tale nome apparirà nella casella Nomi nella cartella di lavoro,
che mostra tutti i nomi definiti per la cartella.
Puoi definire un nome anche senza aver selezionato prima una cella
o un intervallo nella cartella di lavoro. Per esempio, nella finestra di
dialogo Definisci nome, digita Prova2 all’interno della casella Nomi
nella cartella di lavoro, quindi digita =D20 nella casella di testo
Riferito a. Fai clic su Aggiungi per aggiungere il nome all’elenco.
La finestra di dialogo Definisci nome rimane aperta; la casella di
testo Riferito a mostra la definizione del nome =Foglio1!D20. Excel
aggiunge il riferimento al foglio di lavoro, ma il riferimento della
24
cella rimane relativo, proprio come lo avevi inserito. Se non inserisci
il segno di uguale prima del riferimento, Excel interpreta la definizione come testo. Per esempio, se hai digitato D20 invece di =D20,
la casella Riferito a visualizza la costante di testo =”D20” come definizione del nome Prova2.
Quando viene aperta la finestra di dialogo Definisci nome, puoi
inserire riferimenti nella casella Riferito a anche selezionando le
celle nel foglio di lavoro. Se assegni un nome a più celle o intervalli
nella finestra di dialogo Definisci nome, assicurati di fare clic su
Aggiungi dopo aver inserito ogni definizione. Se fai clic su OK,
Excel chiude la finestra di dialogo.
Figura 1.14 Quando scegli Inserisci, Nome, Definisci, eventuali etichette presenti nelle celle
adiacenti della stessa riga o colonna sono indicate come nomi.
Modificare nomi
Per ridefinire il nome di una cella o di un intervallo esistente nella
finestra di dialogo Definisci nome, devi innanzi tutto selezionarlo
nell’elenco Nomi nella cartella di lavoro e quindi modificare il riferimento della cella o dell’intervallo, nella casella Riferito a. Puoi
digitare un nuovo riferimento o selezionare una nuova cella o intervallo di celle direttamente nel foglio di lavoro, mentre è aperta la
finestra di dialogo Definisci nome.
Per eliminare un nome dalla finestra di dialogo Definisci nome,
selezionalo dall’elenco Nomi nella cartella di lavoro e fai clic su
Elimina. Ricorda che, quando elimini un nome, qualsiasi formula
nel foglio di lavoro che fa riferimento a quel nome restituisce il
valore di errore #NOME?.
Nomi a livello di cartella e nomi a livello di foglio
I nomi in Excel sono normalmente a livello di cartella di lavoro. Ciò
significa che un nome definito in qualsiasi foglio di lavoro può esse-
25
Funzioni con Excel
re usato nelle formule da qualsiasi altro foglio di lavoro. Tuttavia,
puoi anche creare nomi a livello di foglio, che sono disponibili solamente nel foglio di lavoro in cui sono definiti. Per definire un nome a
livello di foglio per una cella o un intervallo di celle, fai precedere il
nome dal nome del foglio di lavoro, seguito da un punto esclamativo.
Per esempio, per definire NomeFoglioProva come nome a livello di
foglio in Foglio1, seleziona l’intervallo che desideri, seleziona Inserisci, Nome, Definisci e quindi digita Foglio1!NomeFoglioProva
nella casella Nomi nella cartella di lavoro. Quelli che seguono sono
alcuni fattori aggiuntivi che devi ricordare quando lavori con i nomi a
livello di foglio o a livello di cartella di lavoro:
■
I nomi a livello di foglio non appaiono nella casella Nome e nella
finestra di dialogo Definisci nome nei fogli diversi da quelli in cui
sono definiti.
Selezionare celle quando una finestra di dialogo è aperta
La casella Riferito a nella finestra di dialogo Definisci nome contiene
un pulsante Comprimi finestra, che ti consente di esplorare e selezionare le celle. Per esempio, dopo aver fatto clic sulla casella Riferito a,
puoi fare clic sulla scheda di qualsiasi altro foglio di lavoro, trascinare le
barre di scorrimento e rendere attiva un’altra cartella di lavoro selezionandone il nome dal menu Finestra. Inoltre, facendo clic sul pulsante
Comprimi finestra, la finestra di dialogo viene ridotta e potrai così
osservare uno spazio più ampio del foglio di lavoro.
Puoi trascinare la finestra di dialogo ridotta sullo schermo usando la
sua barra del titolo. Quando hai terminato, fai clic nuovamente sul pulsante Comprimi finestra: la finestra di dialogo tornerà alle sue dimensioni originali.
■
26
Quando selezioni una cella o un intervallo che hai definito con
un nome a livello di foglio, il nome della cella o dell’intervallo
(NomeFoglioProva, per esempio) appare nella casella Nome
sulla barra della formula; il nome del foglio di lavoro (Foglio1!,
■
■
■
■
per esempio) rimarrà tuttavia nascosto. Per questa ragione, assicurati che i nomi a livello di foglio siano facilmente distinguibili.
Per esempio, potresti includere la parola “Foglio” nella parte
testuale del nome, nel momento in cui lo definisci.
Per modificare un nome a livello di foglio, attiva il foglio di lavoro nel quale è definito e seleziona Inserisci, Nome, Definisci.
Quando un foglio di lavoro contiene un nome a livello di cartella e
un nome a livello di foglio duplicati, il nome a livello di foglio ha
la precedenza sul nome a livello di cartella nel foglio in cui risiede.
Non puoi usare un nome a livello di cartella duplicato nel foglio
di lavoro in cui è definito il nome a livello di foglio.
Puoi usare un nome a livello di foglio in una formula su altri fogli
di lavoro includendo nella formula il nome nella sua interezza. Per
esempio, puoi digitare la formula =Foglio2!NomeFoglioProva in
una cella su Foglio3.
Creare nomi in modo semiautomatico
Puoi selezionare Inserisci, Nome, Crea per assegnare un nome a più
celle o intervalli adiacenti contemporaneamente, usando etichette di
riga, di colonna o entrambe. Quando selezioni questo comando,
Excel visualizza la finestra di dialogo Crea nomi, mostrata in figura
1.15.
Figura 1.15 Usa la finestra di dialogo Crea nomi per assegnare un nome a più celle o intervalli
contemporaneamente utilizzando le etichette. I nomi risultanti appaiono nella casella Nome.
Seleziona le opzioni appropriate per le celle selezionate nella sezione Crea nomi nella; Excel usa le etichette incluse nella selezione per
assegnare un nome a ciascun intervallo. Per esempio, la figura 1.15
mostra che, selezionando l’intervallo A3:E7, sono selezionate le
opzioni Riga superiore e Colonna sinistra nella finestra di dialogo
27
Funzioni con Excel
Crea nomi, creando così un gruppo per ogni Trim e Regione.
Osserva che quando usi il comando Crea nomi, devi selezionare le
etichette nonché i dati. Quando fai clic sulla freccia a destra della
casella Nome sulla barra della formula, puoi visualizzare i nomi
Trim_1, Trim_2, Trim_3 e Trim_4. Il nome Trim_1, per esempio, è
definito come intervallo $B$4:$B$7.
Assegnare nomi a costanti e formule
Puoi creare nomi definiti da costanti e formule invece che da riferimenti di cella. Puoi usare riferimenti assoluti e relativi, numeri,
testo, formule e funzioni come definizioni di nomi. Per esempio, se
usi frequentemente il valore 8,3% per calcolare un’imposta sulle
vendite, puoi selezionare Inserisci, Nome, Definisci, digitare il nome
Tassa nella casella Nomi nella cartella di lavoro e digitare 8,3% (o
,083) nella casella Riferito a. A questo punto, puoi usare il nome
Tassa in una formula, per esempio =Prezzo+(Prezzo*Tassa), per
calcolare il costo degli articoli con un’imposta sulle vendite pari a
8,3%. Osserva che le costanti e le formule con nome non appaiono
nella casella Nome della barra della formula, ma appaiono nella
finestra di dialogo Definisci nome.
Puoi inoltre inserire una formula nella casella Riferito a. Per esempio puoi definire il nome Prezzo con una formula come
=Foglio1!A1*190%. Se definisci questa formula con nome mentre
è selezionata la cella B1, puoi digitare =Prezzo nella cella B1; in tal
modo la formula definita provvede al calcolo che ti interessa. Poiché
il riferimento nella formula con nome è relativo, puoi digitare
=Prezzo in qualsiasi cella nella cartella di lavoro per calcolare un
prezzo utilizzando il valore nella cella direttamente a sinistra. Se
inserisci una formula nella casella Riferito a che fa riferimento a una
cella o a un intervallo nel foglio di lavoro, Excel aggiorna la formula
ogni volta che cambia il valore nella cella.
Utilizzare riferimenti relativi nelle formule con nome
Quando crei una formula con nome, contenente riferimenti relativi,
per esempio =Foglio1!B22+1,2%, Excel interpreta la posizione
delle celle con riferimento nella casella Riferito a come relativa alla
cella attiva, al momento della definizione. Successivamente, quando
utilizzi questo nome in una formula, la formula con nome usa il
valore corrispondente al riferimento relativo. Per esempio, se la
cella B21 era la cella attiva quando hai definito il nome Tassa come
28
=Foglio1!B22+1,2%, il nome Tassa farà sempre riferimento alla
cella una riga sotto la cella in cui è attualmente collocata la formula.
Creare nomi tridimensionali
Puoi creare nomi tridimensionali che usano riferimenti tridimensionali come loro definizioni. Per esempio, supponi di avere una cartella di lavoro costituita da 13 fogli per ogni mese, uno identico all’altro, più un foglio di riepilogo. Puoi definire un nome tridimensionale che possa essere usato per riepilogare i totali da ciascun foglio
mensile. A tal fine, esegui questi passaggi:
1 Seleziona la cella B5 in Foglio1 (il foglio Riepilogo).
2 Seleziona Inserisci, Nome, Definisci.
3 Digita Tre_D (o qualsiasi altro nome) nella casella Nomi nella
cartella di lavoro e digita =Foglio2:Foglio13!B5 nella casella
Riferito a.
4 Premi INVIO.
Ora puoi usare il nome Tre_D nelle formule contenenti una delle
seguenti funzioni: SOMMA, MIN, VAR, CONTA.VALORI, PRODOTTO, VAR.POP, MEDIA, DEV.ST, CONTA.NUMERI, MAX e
DEV.ST.POP. Per esempio, la formula =MAX(Tre_D) restituisce il
valore più grande nell’intervallo tridimensionale di nome Tre_D.
Poiché hai usato riferimenti relativi nel passaggio 3, la definizione
dell’intervallo Tre_D cambia quando selezioni diverse celle nella
cartella di lavoro. Per esempio, se selezioni la cella C3 e visualizzi la
finestra di dialogo Definisci nome, nella casella Riferito a appare
=Foglio2:Foglio13!C3.
Incollare nomi nelle formule
Dopo aver definito uno o più nomi all’interno del foglio di lavoro,
puoi inserirli nelle formule utilizzando la finestra di dialogo Incolla
nomi, mostrata in figura 1.16.
Figura 1.16 Usa la finestra di dialogo Incolla nomi per inserire nomi nelle formule.
29
Funzioni con Excel
Per esempio, per incollare il nome Trim_1 in una formula:
1 Digita un segno di uguale e quindi digita gli operatori, le funzioni o le costanti della formula.
2 Posiziona il punto di inserimento nella formula, nel punto in cui
vuoi inserire il nome, quindi seleziona Inserisci, Nome, Incolla
(oppure premi F3).
3 Seleziona Regione_1 e fai clic su OK per inserire il nome nella
formula.
4 Digita qualsiasi altro operando e operatore per completare la formula, quindi premi INVIO.
Utilizzando l’esempio precedente, Incolla nomi potrebbe non sembrare una funzionalità molto vincolante, a meno che i nomi definiti
non siano troppo lunghi o criptici da digitare in modo affidabile
nelle formule.
Creare un elenco di nomi
Nei modelli di foglio di lavoro grandi, è facile accumulare un lungo
elenco di nomi definiti. Per tenere traccia di tutti i nomi utilizzati,
puoi incollare un elenco di nomi definiti nel foglio di lavoro facendo
clic sul pulsante Incolla elenco nella finestra di dialogo Incolla
nomi, come mostrato in figura 1.17. Excel incolla l’elenco nel foglio
di lavoro iniziando dalla cella attiva.
Figura 1.17 Usa il pulsante Incolla elenco per creare un elenco di nomi e delle relative definizioni.
NOTA Quando Excel incolla l’elenco, sovrascrive qualsiasi dato esistente.
Se inavvertitamente sovrascrivi i dati, premi CTRL+Z per annullare l’operazione.
Sostituire i riferimenti con i nomi
Per sostituire i riferimenti nelle formule con i corrispondenti nomi,
seleziona Inserisci, Nome, Applica. Excel trova tutti i riferimenti di
30
cella e intervallo per i quali esistono nomi definiti e li cambia. Se
selezioni una cella singola prima di selezionare il comando Applica,
Excel applica i nomi nell’intero foglio di lavoro attivo; se selezioni
un intervallo di celle, Excel applica i nomi solo alle celle selezionate.
La figura 1.18 mostra la finestra di dialogo Applica nomi, che elenca
tutti i nomi di cella e intervallo che hai definito. Se non desideri
includere tutti i nomi, fai clic su un nome presente nell’elenco per
cancellarlo; fai clic nuovamente per riselezionarlo.
Figura 1.18 Usa la finestra di dialogo Applica nomi per sostituire i nomi ai riferimenti di cella e
intervallo nelle formule. Fai clic su Opzioni per visualizzare tutte le opzioni mostrate in figura.
Excel normalmente non applica il nome della colonna e della riga
se comunque è superfluo. Per esempio, la figura 1.18 mostra un
foglio dopo l’applicazione dei nomi utilizzando le opzioni predefinite nella finestra di dialogo Applica nomi. È selezionata la cella I14
e la barra degli strumenti mostra la formula in essa contenuta, vale
a dire =Regione_2 Trim_3, che prima dell’applicazione dei nomi
conteneva la formula =D5. Poiché la cella I14 non si trova sulla
stessa riga o colonna di intervalli definiti, entrambi i nomi delle
righe e delle colonne sono inclusi nella nuova formula. La cella D14
conteneva la stessa formula, =D5. Tuttavia, poiché D14 si trova
31
Funzioni con Excel
nella stessa colonna di una cella con riferimento, solo è necessario il
nome della riga grazie all’intersezione implicita; viene quindi generata la formula =Regione_2.
Se preferisci osservare entrambi i nomi di colonna e riga anche
quando non sono necessari, deseleziona le opzioni Ometti il nome
della colonna se è la stessa e Ometti il nome della riga se è la stessa.
Le opzioni Ordine dei nomi controllano l’ordine in cui appaiono i
componenti di riga e colonna. Per esempio, utilizzando l’opzione
Colonna, riga, la formula nella cella I14 mostrata in figura 1.8 diventa =Trim_3 Regione_2.
Seleziona l’opzione Ignora relativo/assoluto per sostituire i riferimenti con i nomi senza considerare il tipo di riferimento. In generale, lascia selezionata questa casella di controllo. La maggior parte
delle definizioni dei nomi usa riferimenti assoluti (l’impostazione
predefinita quando definisci e crei nomi) e la maggior parte delle
formule usa riferimenti relativi (l’impostazione predefinita quando
incolli riferimenti di cella e intervalli nella barra della formula). Se
deselezioni questa opzione, i riferimenti assoluti, relativi e misti
sono sostituiti da definizioni di nomi solo se le definizioni usano lo
stile di riferimento corrispondente.
L’opzione Usa i nomi di riga e di colonna è necessaria se desideri
applicare i nomi nei casi di intersezione, come mostrato negli esempi. Se definisci nomi per celle singole, tuttavia, puoi deselezionare
Usa i nomi di riga e di colonna per applicare i nomi solo a specifici
riferimenti di cella nelle formule.
Usare Vai con i nomi degli intervalli
Quando selezioni Modifica, Vai (o premi F5), i nomi degli intervalli
appaiono nella finestra di dialogo Vai a, come mostrato in figura
1.19. Seleziona un nome e fai clic su OK per spostarti nell’intervallo
selezionato. Osserva che i nomi definiti con costanti o formule non
appaiono nella finestra di dialogo Vai a.
SUGGERIMENTO Spostarsi con la casella Riferimento La finestra di dialogo Vai a ricorda le ultime quattro posizioni visitate. L’ultima posizione
appare sempre nella casella Riferimento quando visualizzi la finestra di
dialogo, quindi puoi spostarti tra le due posizioni premendo F5 e poi
INVIO.
32
Figura 1.19 Usa la finestra di dialogo Vai a per selezionare il nome di una cella o di un intervallo, in modo da spostarsi rapidamente nella cella o nell’intervallo desiderati.
■
Comprendere i valori di errore
Un valore di errore è il risultato di una formula che Excel non può
risolvere. I sette valori di errore sono descritti nella tabella 1.2.
Tabella 1.2 Valori di errore
Valore
di errore
Causa
#DIV/0!
Hai tentato di dividere un numero per zero. Questo errore
solitamente si verifica quando crei una formula con un divisore che si riferisce a una cella vuota.
#NOME? Hai inserito in una formula un nome che non è contenuto
nell’elenco della finestra di dialogo Definisci nome. Potresti
aver commesso un errore di ortografia o digitato un nome
che hai eliminato. Excel visualizza questo valore di errore
anche se non inserisci una stringa di testo tra virgolette.
#VALORE Hai inserito una formula matematica che si riferisce a un
inserimento di testo.
#RIF!
Hai eliminato un intervallo di celle i cui riferimenti sono
inclusi in una formula.
#N/D
Non esistono informazioni disponibili per il calcolo che
vuoi eseguire. Quando costruisci un modello, puoi digitare
#N/D in una cella per mostrare che sei in attesa di dati.
Qualsiasi formula che fa riferimento alle celle contenenti il
valore #N/D restituisce #N/D.
33
Funzioni con Excel
Tabella 1.2 Continua
Valore
di errore
Causa
#NUM!
Hai inserito un argomento non valido in una funzione del
foglio di lavoro. #NUM! può anche indicare che il risultato
di una formula è troppo grande o troppo piccolo per essere
rappresentato nel foglio di lavoro.
#NULLO! Hai inserito uno spazio tra due intervalli in una formula per
indicare un’intersezione, ma gli intervalli non hanno celle in
comune.
■
Calcoli nel foglio di lavoro
Gli sviluppatori di Excel indossavano magliette con il grido di battaglia “Ricalcola o muori”. Ti assicuro che nessuno tra gli sviluppatori di Excel ha mai subito danni durante la creazione di qualsiasi
versione del programma. L’apparentemente semplice processo di
calcolo computa tutte le formule e visualizza poi i risultati nelle celle
che le contengono. Quando modifichi i valori nelle celle alle quali si
riferiscono queste formule, Excel aggiorna anche i valori delle formule. Questo processo di aggiornamento è chiamato ricalcolo e
riguarda solo le celle contenenti riferimenti alle celle modificate.
Per impostazione predefinita, Excel esegue il ricalcolo ogni volta
che apporti modifiche a una cella. Se deve essere ricalcolato un gran
numero di celle, all’estrema sinistra della barra di stato appaiono le
parole “Calcola celle:” e un numero.
Questo numero indica la percentuale di ricalcolo completato. Puoi
interrompere il processo di ricalcolo semplicemente utilizzando i
comandi o inserendo dati nelle celle; Excel si interrompe e riprende
il ricalcolo quando termini le operazioni.
Eseguire il ricalcolo in modo manuale
Per risparmiare tempo, soprattutto quando inserisci dati in un’ampia cartella di lavoro con numerose formule, puoi passare dal ricalcolo automatico a quello manuale; vale a dire che Excel eseguirà il
ricalcolo solo quando sarai tu a chiedergli di farlo. Per impostare il
ricalcolo manuale, seleziona Strumenti, Opzioni, quindi fai clic sulla
scheda Calcolo per visualizzare le opzioni mostrate in figura 1.20.
34
Figura 1.20 La scheda Calcolo della finestra di dialogo Opzioni controlla il calcolo e le iterazioni
del foglio di lavoro.
Ecco alcune informazioni che devi ricordare sulle opzioni di calcolo:
■ Per disattivare il ricalcolo automatico, seleziona l’opzione
Manuale. Se apporti modifiche che normalmente darebbero inizio al ricalcolo, la barra di stato mostra la parola Calcola invece
di ricalcolare automaticamente.
■ L’opzione Ricalcola prima di salvare ti assicura che la maggior
parte dei valori correnti sia memorizzata su disco.
■ Per disattivare il ricalcolo automatico solo per i dati delle tabelle,
seleziona l’opzione Automatico escluso tabelle. Per ulteriori
informazioni, vedi “Usare tabelle di dati” a pagina 171.
■ Per ricalcolare tutte le cartelle di lavoro aperte, fai clic sul pulsante Calcola (F9).
■ Per calcolare solo il foglio di lavoro attivo di una cartella di lavoro, fai clic sul pulsante Calc. documento o premi MAIUSC+F9.
Copiare formule e incollare solo i valori risultanti
Si tratta indubbiamente di una delle funzionalità più utilizzate di
Excel. Normalmente, quando copi una cella che contiene una formula, anche la formula viene incollata (funzione molto utile).
Tuttavia, se vuoi copiare solo il risultato senza la formula, seleziona
Modifica, Incolla speciale. Appare la finestra di dialogo Incolla speciale, mostrata in figura 1.21. Tra le altre cose, puoi selezionare
35
Funzioni con Excel
Incolla speciale per estrarre i risultati dalle formule. Per trasferire
solo i valori risultanti delle formule, seleziona l’opzione Valori.
Figura 1.21 Seleziona Modifica, Incolla speciale per estrarre informazioni specifiche dalle
celle copiate.
Valutare parte di una formula
Potresti anche voler vedere il risultato solo di una parte di una formula complessa se, per esempio, stai cercando una discrepanza. Per
convertire solo una parte della formula in un valore, seleziona la
parte che desideri modificare e premi F9. Puoi utilizzare questa tecnica anche per cambiare i riferimenti di cella evidenziati nelle formule nei corrispondenti valori. La figura 1.22 mostra un esempio.
Se stai semplicemente controllando i dati, premi ESC per ignorare
la formula modificata. In caso contrario, se premi INVIO sostituirai la porzione selezionata della formula.
SUGGERIMENTO Utilizzare Valuta formula per risolvere i problemi Puoi
anche selezionare Strumenti, Verifica formule, Valuta formula per risolvere
i problemi derivanti dai modelli di cartelle di lavoro.
Figura 1.22 Seleziona parte di una formula e premi F9 per convertirla nel suo valore risultante.
36
Utilizzare riferimenti circolari
Un riferimento circolare è una formula che dipende dal suo stesso
valore. Il riferimento circolare più ovvio è una formula che contiene
un riferimento alla stessa cella in cui è stata inserita. Per esempio, se
digiti =C1-A1 nella cella A1, Excel visualizza il messaggio di errore
mostrato in figura 1.23.
Figura 1.23 Questo messaggio di errore appare quando si inserisce una formula che contiene
un riferimento circolare.
Se vieni sorpreso dall’avvertimento di un riferimento circolare, questo solitamente significa che hai commesso un errore in una formula. Fai clic su OK e osserva la formula. Se l’errore non è ovvio, controlla le celle alle quali fa riferimento la formula.
Seleziona Visualizza, Barre degli strumenti, Riferimento circolare
per riuscire a delineare il problema utilizzando le funzioni di verifica incorporate in Excel. Fai clic su Individua precedenti o Individua dipendenti per tracciare frecce di controllo sul foglio di lavoro. Queste frecce ti mostrano un percorso visivo che comprende
tutte le celle interessate, come mostrato in figura 1.24.
Figura 1.24 Visualizza la barra degli strumenti Riferimento circolare per individuare riferimenti
circolari indesiderati.
Se fai clic sul pulsante Individua precedenti, Excel disegna una
linea dalla cella che contiene la formula a tutte le celle usate dalla
formula. Ogni volta che fai clic, appaiono le linee di individuazione
per il livello successivo, se una delle celle usate dalla formula contiene formule.
37
Funzioni con Excel
È possibile risolvere molti riferimenti circolari. Alcune formule circolari sono utili o anche essenziali, per esempio il gruppo di riferimenti circolari in figura 1.25. Queste formule sono circolari perché
la formula nella cella M29 dipende dal valore nella cella M30 e la
formula in quest’ultima cella dipende dal valore della cella M29.
Figura 1.25 La formula di sconto della cella M29 è circolare perché dipende dal totale, che a
sua volta dipende dal valore di sconto nella cella M29.
Fattura vendite.xls, sul sito del libro.
Dopo aver ignorato il messaggio di errore mostrato in figura 1.23,
la formula non sarà risolta fino a quando permetterai a Excel di
eseguire un ricalcolo dei passaggi controllati. A tal fine, seleziona
Strumenti, Opzioni, fai clic sulla scheda Calcolo mostrata in figura
1.20 e quindi seleziona l’opzione Iterazioni. Excel ricalcola tutte le
celle in tutti i fogli di lavoro aperti che contengono un riferimento
circolare.
Se necessario, il ricalcolo sarà ripetuto per il numero di volte specificato nella casella Numero massimo (100 è l’impostazione predefinita). Ogni volta che Excel ricalcola le formule, i risultati nelle celle
appaiono più vicini ai valori corretti. Se necessario, Excel continua
fino a quando la differenza tra le iterazioni è inferiore al numero
inserito nella casella Scarto consentito (0,001 è l’impostazione predefinita). Pertanto, usando le impostazioni predefinite, Excel rical-
38
cola per un numero massimo di 100 volte oppure fino a quando la
differenza tra i valori durante le interazioni è inferiore a 0,001, a
seconda di quale condizione si verifica prima.
Se sulla barra di stato appare la parola Calcola al termine delle iterazioni, sono possibili ulteriori iterazioni. Puoi accettare il risultato
corrente, aumentare il numero di iterazioni o diminuire il valore
Scarto consentito. Excel non ripete il messaggio se la risoluzione del
riferimento fallisce. Devi stabilire quando la risposta può essere
considerata sufficientemente corretta. Excel può eseguire le iterazioni in pochi secondi, ma in situazioni di riferimenti circolari complessi devi impostare l’opzione Calcolo su Manuale; se non lo facessi, Excel ricalcolerebbe i riferimenti circolari ogni volta che inserisci
un dato in una cella. L’utile scenario di riferimento circolare descritto in questa sezione è chiamato convergenza: la differenza tra i risultati diventa più piccola a ogni calcolo iterativo. Nel processo opposto, chiamato divergenza, la differenza tra i risultati diventa più
grande a ogni calcolo. Excel continua le iterazioni fino a quando ne
esegue il numero specificato.
Comprendere la precisione dei valori numerici
Di seguito, vengono presi in esame tre interessanti aspetti della precisione numerica in Excel.
■ Excel memorizza numeri con una precisione massima di 15 cifre
e converte in zero ogni cifra successiva alla quindicesima.
■ Excel ignora ogni cifra successiva alla quindicesima anche per le
frazioni decimali.
■ Inoltre, utilizza la notazione scientifica per visualizzare numeri
troppo lunghi per essere contenuti nelle relative celle.
La tabella 1.3 contiene esempi di come Excel tratta frazioni decimali e interi più lunghi di 15 cifre, quando vengono inseriti nelle celle
aventi una larghezza predefinita di colonna di 8,43 caratteri.
39
Funzioni con Excel
Tabella 1.3 Esempi di precisione numerica
Inserimento
Valore visualizzato Valore memorizzato
123456789012345678
1,23457E+17
123456789012345000
1.23456789012345678
1,234568
1,23456789012345
1234567890.12345678
1234567890
1234567890,12345
123456789012345.678
1,23457E+14
123456789012345
Excel può calcolare valori positivi elevati come 9,99E+307 e approssimativamente piccoli come 1,00E-307. Se una formula crea un risultato esterno a questo intervallo, Excel memorizza il numero come
testo e assegna un valore di errore #NUM! alla cella della formula.
SOLUZIONE
I valori arrotondati del foglio di lavoro creano somme errate
Il foglio di lavoro può apparire errato se usi valori arrotondati. Per
esempio, se utilizzi la formattazione delle celle per visualizzare i numeri
in formato valuta con due cifre decimali, il valore 10,006 viene visualizzato in forma arrotondata 10,01. Se sommi 10,006 a 10,006, il risultato
corretto è 20,012. Se tutti questi numeri sono in formato valuta, tuttavia, il foglio di lavoro visualizzerà i valori arrotondati 10,01 e 10,01 e il
valore arrotondato del risultato sarà 20,01. Il risultato è corretto, considerando l’arrotondamento, ma il suo aspetto potrebbe risultare inaccettabile per alcune finalità specifiche come una presentazione o un’ispezione.
Puoi correggere questo problema modificando il formato Valuta, oppure
selezionando Strumenti, Opzioni e quindi scegliendo l’opzione
Approssimazione come visualizzata dalla scheda Calcolo. In ogni caso,
devi selezionare questa opzione con estrema cautela perché converte
permanentemente i valori sottostanti del foglio di lavoro nei valori
visualizzati. Per esempio, se una cella contenente il valore 10,006 è
formattata come valuta, selezionando l’opzione Approssimazione come
visualizzata, modifichi in modo permanente il valore in 10,01.
■
Usare le matrici
Le matrici sono concetti familiari ai programmatori. Per definizione,
una matrice è un insieme di elementi. Excel è una delle poche applicazioni che semplifica le operazioni con le matrici, in cui gli elementi che compongono la matrice possono essere indirizzati in gruppo o
40
singolarmente in semplici termini matematici. Quella che segue è la
terminologia di base delle matrici che devi conoscere:
■ Una formula in forma di matrice agisce su due o più gruppi di
valori, chiamati argomenti della matrice, per restituire uno o più
risultati.
■ Un intervallo di matrice è un blocco di celle che condivide una
comune formula in forma di matrice.
■ Una costante di matrice è un elenco di valori costanti organizzato
in modo particolare, che puoi utilizzare come argomenti nelle
formule in forma di matrice.
Le matrici eseguono calcoli in modo diverso da qualsiasi altro strumento. Possono essere usate per la protezione del foglio di lavoro,
per le tabelle di regressione lineare e così via.
Matrici monodimensionali
Il modo più semplice per comprendere e conoscere le matrici è osservare esempi pratici. Per esempio, puoi calcolare le medie mostrate in figura 1.26 inserendo una singola formula in forma di matrice.
Figura 1.26 Abbiamo inserito una formula in forma di matrice nell’intervallo selezionato F4:F8.
Questo esempio particolare può essere usato per proteggere le formule da eventuali alterazioni, poiché è impossibile modificare singole formule in celle facenti parte di una matrice. Per inserire questa formula, esegui i passaggi che seguono:
41
Funzioni con Excel
1 Seleziona l’intervallo F4:F8.
2 Digita la formula nella barra della formula, come mostrato in
figura 1.26.
3 Premi CTRL+MAIUSC+INVIO.
La formula in forma di matrice risultante è presente in cinque celle
contemporaneamente. Sebbene la formula in forma di matrice possa
sembrare composta da cinque formule separate, non puoi apportare
alcuna modifica alle formule senza selezionare l’intera formula, vale
a dire l’intero intervallo F4:F8.
Regole per le formule in forma di matrice
Per inserire una formula in forma di matrice, seleziona prima la
cella o l’intervallo che conterrà i risultati. Se la formula produce più
risultati, devi selezionare un intervallo che abbia la stessa dimensione e forma dell’intervallo o degli intervalli sui quali esegui i calcoli.
Segui queste linee guida quando inserisci e lavori con le formule in
forma di matrice:
■ Premi CTRL+MAIUSC+INVIO per bloccare una formula in
forma di matrice. Excel posizionerà quindi una serie di parentesi
graffe intorno alla formula nella barra della formula, per indicare
che si tratta di una formula in forma di matrice. Non digitare le
parentesi graffe: se lo fai Excel interpreta l’inserimento come
un’etichetta.
■ Non puoi modificare, cancellare o spostare singole celle in un
intervallo di matrice, né inserire o eliminare celle. Devi gestire le
celle di un intervallo di matrice come una singola unità e quindi
modificarle tutte contemporaneamente.
■ Per modificare una matrice, selezionala completamente, fai clic
sulla barra della formula e modifica la formula. Premi
CTRL+MAIUSC+INVIO per bloccare la formula.
■ Per cancellare una matrice, seleziona l’intera matrice e premi
CANC.
■ Per selezionare un’intera matrice, fai clic su qualsiasi cella nella
matrice e premi CTRL+MAIUSC+/.
■ Per spostare un intervallo di matrice, devi selezionare l’intera
matrice e tagliare e incollare la selezione o trascinarla in una
nuova posizione.
42
■
Non puoi tagliare, cancellare o modificare parte di una matrice,
ma puoi assegnare formati diversi a singole celle nella matrice.
Puoi anche copiare celle da un intervallo di matrice e incollarle
in un’altra area del foglio di lavoro.
Matrici bidimensionali
Nell’esempio precedente, la formula in forma di matrice generava
una matrice monodimensionale verticale. Puoi anche creare matrici
che comprendono due o più colonne e righe, conosciute anche
come matrici bidimensionali. In figura 1.27 è mostrato un esempio.
Figura 1.27 Abbiamo usato una formula in forma di matrice bidimensionale nell’intervallo
B10:E14 per calcolare il rango di ogni punteggio dell’esame. Nell’intervallo F10:F14 appare una
matrice monodimensionale simile.
Per inserire una matrice bidimensionale, esegui queste operazioni:
1 Seleziona un intervallo per contenere la matrice, che abbia la
stessa dimensione e forma dell’intervallo con cui vuoi lavorare.
2 Digita la formula nella barra della formula e premi
CTRL+MAIUSC+INVIO.
NOTA Sfortunatamente, non puoi creare matrici tridimensionali in più fogli
di lavoro della cartella.
Formule in forma di matrice per celle singole
Puoi eseguire calcoli su una vasta gamma di valori all’interno di una
singola cella, usando una formula in forma di matrice che produca
un singolo valore come risultato. Per esempio, per contare il numero di valori di errore in un intervallo di celle, puoi creare una formula in forma di matrice in una sola cella, come mostrato in figura
1.28.
43
Funzioni con Excel
Figura 1.28 Abbiamo usato una formula in forma di matrice in una cella singola (A3) per contare i valori di errore che appaiono nell’intervallo B4:N38.
Nell’esempio mostrato in figura 1.28, la formula può essere inserita
come formula normale (premendo INVIO) o come una formula in
forma di matrice (premendo CTRL+MAIUSC+INVIO). In questo
caso, l’utilizzo di una formula in forma di matrice fa la differenza.
Indipendentemente da quanti errori appaiono nel foglio di lavoro,
la versione non in forma di matrice della formula restituisce il valore
1, perché la funzione SOMMA ha essenzialmente un solo argomento: il risultato della singola funzione VAL.ERRORE. Se inserisci la
stessa formula in forma di matrice, tuttavia, la formula restituisce il
numero totale di errori perché la funzione SOMMA vede una matrice di singole funzioni VAL.ERRORE invece che una sola. Per informazioni sulla funzione VAL.ERRORE, vedi “Utilizzare le funzioni
informative VAL” a pagina 87.
Applicazione delle formule in forma di matrice per celle
singole
Supponi di voler calcolare il numero totale di elementi in una tabella
che soddisfano due criteri. Vuoi sapere quante transazioni superiori a
1.000 si sono verificate dopo una determinata data. Puoi aggiungere
una colonna alla tabella, contenente una funzione SE, per trovare tutte
le transazioni che soddisfano questi criteri e quindi ottenere il totale dei
risultati di tale colonna. Un modo più semplice per eseguire questa
operazione è usare una formula in forma di matrice singola simile alla
seguente: =SOMMA((A1:A100>37266)*(C1:C100>999)).
Il numero 37266 della formula è il valore seriale della data 10/1/2002.
Inserisci la formula premendo CTRL+MAIUSC+INVIO. Ogni elemento
nella prima espressione tra parentesi valuta un valore 1 (VERO) o un
valore 0 (FALSO), in base alla data; anche ciascun elemento nella
seconda espressione tra parentesi valuta un valore 1 o 0, verificando
se il valore è superiore a 999. La formula quindi moltiplica i valori 1 e 0
e, quando entrambi sono VERO, il valore risultante sarà 1. La funzione
SOMMA somma gli 1 e presenta il totale. Puoi inserire ulteriori criteri
aggiungendo altri elementi tra parentesi nella formula; qualsiasi
44
espressione considerata falsa (0) elimina la transazione (ogni numero
moltiplicato per 0 restituisce 0).
Puoi migliorare questa formula in molti modi. Per esempio, puoi sostituire il numero seriale della data con la funzione DATA.VALORE in
modo da usare 10/1/2002 come argomento, evitando di dover trovare il
valore della data. Un’alternativa anche migliore è usare riferimenti di
cella come argomenti per ciascun elemento, in modo da digitare i criteri all’interno delle celle, invece di modificarli nella formula. Per informazioni sulla funzione DATA.VALORE, vedi il capitolo 4 “Formattare e calcolare date e ore”.
Utilizzare costanti di matrice
Una costante di matrice è un elenco organizzato in modo particolare
di valori, che puoi utilizzare come argomenti nelle formule in forma
di matrice. Le costanti di matrice sono costituite da numeri, testo o
valori logici. Devi inserire una costante matrice tra parentesi graffe e
separarne gli elementi con punti e virgola e barre rovesciate. I punti
e virgola indicano i valori in colonne separate, mentre le barre rovesciate indicano valori in righe separate. La formula in figura 1.29,
per esempio, esegue nove calcoli in una cella.
Figura 1.29 L’argomento di questa formula in forma di matrice è una costante di matrice.
Per inserire una formula utilizzando una costante di matrice, segui
questi passaggi:
1 Seleziona un intervallo di celle sufficientemente ampio da contenere il risultato. In figura 1.29, l’argomento della matrice INT
contiene tre gruppi (separati da barre rovesciate) di tre valori
(separati da punti e virgola), che creano un intervallo formato da
tre righe e tre colonne.
2 Digita le parentesi intorno all’argomento, per indicare che i
valori inclusi formano una costante di matrice. Osserva che gli
argomenti sono diversi dalle formule di matrice, in cui non puoi
digitare le parentesi graffe.
3 Premi CTRL+MAIUSC+INVIO. La formula in forma di matrice risultante contiene due gruppi di parentesi graffe: uno com-
45
Funzioni con Excel
prende la costante di matrice e l’altro l’intera formula in forma di
matrice.
Quando inserisci costanti di matrice, ricorda che i punti e virgole
presenti tra i due elementi della matrice posizionano quegli elementi
in colonne separate e che le barre rovesciate, invece, li inseriscono
in righe separate.
Comprendere l’espansione delle matrici
Quando usi le matrici come argomenti in una formula, tutte le
matrici devono avere le stesse dimensioni. Se le dimensioni degli
argomenti o degli intervalli della matrice non corrispondono, Excel
solitamente espande gli argomenti. Per esempio, per moltiplicare
tutti i valori presenti nelle celle A1:B5 per il valore 10, puoi usare le
seguenti formule in forma di matrice: {=A1:B5*10} oppure
{={1;2\3;4\5;6\7;8\9;10}*10}.
Osserva che queste due formule non sono bilanciate; ci sono dieci
valori a sinistra dell’operatore di moltiplicazione e solo uno sulla
parte destra. Excel espande il secondo argomento per adattarlo alla
dimensione e alla forma del primo. Nell’esempio precedente, le due
formule erano {=A1:B5*{10;10\10;10\10;10\10;10\10;10}} e
{={1;2\3;4\5;6\7;8\9;10}*{10;10\10;10\10;10\10;10\10;10}}.
Quando lavori con due o più gruppi di matrici multivalore, ciascun
gruppo deve avere lo stesso numero di righe dell’argomento con il
maggior numero di righe e lo stesso numero di colonne dell’argomento avente il maggior numero di colonne.
■
Collegare cartelle di lavoro
La creazione di collegamenti dinamici tra cartelle di lavoro contenenti formule con riferimenti esterni ti offre una serie di vantaggi.
Per esempio, puoi dividere un complesso modello di budget aziendale in diversi modelli sfruttabili dai vari reparti. Puoi quindi collegare tutte le cartelle di lavoro dei reparti (cartelle di supporto) a una
cartella principale (cartella di lavoro dipendente). Oltre a creare
modelli più gestibili e flessibili, le cartelle di lavoro collegate possono risparmiare tempo di ricalcolo e memoria.
Questa sezione affronta alcune considerazioni speciali di cui devi
essere consapevole quando lavori con le cartelle di lavoro collegate
da formule con riferimenti esterni. Per ulteriori informazioni sui
riferimenti esterni, vedi “Creare riferimenti ad altri fogli di lavoro
46
nella stessa cartella di lavoro” a pagina 5 e “Creare riferimenti a
fogli di lavoro in altre cartelle di lavoro” a pagina 6.
Salvare cartelle di lavoro collegate
Quando crei una serie di cartelle di lavoro collegate, devi salvare le
cartelle di supporto prima di quelle dipendenti. Per esempio, supponi di voler creare un modello per il budget 2004 della tua azienda
in una cartella di lavoro non salvata chiamata Cartel1. Quando salvi
la cartella di lavoro, assegnale il nome Budget 2004.
Supponi ora di avere un’altra cartella di lavoro attiva nella quale hai
pianificato di inserire le spese effettive (in opposizione a quelle preventivate); hai già salvato la cartella di lavoro con il nome Effettivo
2004. Questa cartella di lavoro contiene collegamenti alla cartella di
lavoro Budget 2004 per alcune informazioni. Quando hai creato inizialmente questi collegamenti, la cartella di lavoro Budget 2004 era
identificata con il nome Cartel1.
Se salvi Cartel1 con il nome Budget 2004 mentre la cartella Effettivo
2004 è ancora aperta, tutti i riferimenti a Cartel1 nella cartella di
lavoro Effettivo 2004 sono automaticamente convertiti in Budget
2004. Per esempio, se Effettivo 2004 contiene il riferimento
=[Cartel1]Foglio1!$A$1, il riferimento diventa =’[Budget
2004.xls]Foglio1’!$A$1.
Se cerchi di chiudere la cartella di lavoro dipendente Effettivo 2004
prima di salvare la cartella di supporto Cartel1 (Budget 2004), appare il messaggio di avviso Salvare ‘Effettivo 2004.xls’ con riferimenti
a documenti non salvati? Fai clic su OK per salvare e chiudere.
Quando poi salvi Cartel1 come Budget 2004, i riferimenti a Cartel1
nella cartella Effettivo 2004 non vengono aggiornati perché non
sono aperti; le formule continuano a fare riferimento a Cartel1.
Quando apri nuovamente Effettivo 2004, Excel visualizza una finestra di messaggio che notifica che la cartella di lavoro contiene collegamenti a un’altra cartella e suggerisce di aggiornare le informazioni
collegate. Se fai clic su Sì, Excel ovviamente non è in grado di trovare Cartel1. Devi trovare la cartella di lavoro Budget 2004 in modo
che Excel possa ristabilire i collegamenti.
Aprire una cartella di lavoro dipendente
Quando salvi una cartella di lavoro che contiene formule dipendenti, Excel memorizza i risultati più recenti di quelle formule. Se apri e
modifichi la cartella di lavoro di supporto dopo aver chiuso la car-
47
Funzioni con Excel
tella di lavoro dipendente, i valori delle celle modificate nella cartella di lavoro di supporto potrebbero essere diversi. Quando apri
nuovamente la cartella di lavoro dipendente, questa contiene i vecchi valori dei riferimenti esterni nelle formule dipendenti; tuttavia,
Excel visualizza una finestra di avviso con il messaggio “La cartella
di lavoro contiene collegamenti ad altre origini dei dati”. La finestra
di avviso ti consente di comunicare a Excel se leggere o meno i valori correnti dalla cartella su disco chiusa.
Se fai clic su Non aggiornare, Excel apre la cartella di lavoro dipendente senza aggiornare i riferimenti alla cartella di lavoro di supporto. Tutte le formule dipendenti conservano gli ultimi valori salvati.
Se fai clic su Aggiorna, Excel cerca la cartella di lavoro di supporto.
Se la trova, Excel legge i valori di supporto e aggiorna le formule
dipendenti nella cartella di lavoro dipendente. Excel non apre la
cartella di lavoro di supporto; legge semplicemente i valori appropriati da essa.
Se Excel non riesce a trovare la cartella di lavoro di supporto, visualizza il messaggio di avviso “La cartella di lavoro contiene uno o più
collegamenti che non possono essere aggiornati”. Puoi fare clic su
Continua per aprire comunque la cartella di lavoro, oppure puoi
fare clic su Modifica collegamenti per identificare, nella finestra di
dialogo Modifica collegamenti, un nuovo file di supporto da usare.
Modificare collegamenti
Puoi aprire le cartelle di lavoro di supporto, nonché specificare una
diversa cartella di lavoro di supporto, selezionando Modifica,
Collegamenti; il comando è disponibile solo quando esiste un riferimento esterno nella cartella di lavoro attiva. Per esempio, la finestra
di dialogo mostrata in figura 1.30 visualizza un collegamento a una
cartella di lavoro di supporto.
Quelle che seguono sono alcune informazioni utili sull’utilizzo della
finestra di dialogo Modifica collegamenti:
■ Una lettera A nella colonna Aggiorna indica un collegamento che
è stato aggiornato automaticamente.
■ Una lettera M nella colonna Aggiorna indica un collegamento
manuale che non viene aggiornato se non fai clic sul pulsante
Aggiorna valori.
■ Fai clic su Apri origine per aprire la cartella di lavoro di supporto.
48
Figura 1.30 Usa la finestra di dialogo Modifica collegamenti per individuare velocemente tutte
le cartelle di lavoro di supporto.
Fai clic su Cambia origine per selezionare una diversa cartella di
lavoro di supporto.
■ Fai clic su Interrompi collegamento per convertire tutti i riferimenti esterni esistenti nelle formule nei loro valori correnti. Non
puoi annullare questa operazione, pertanto fai clic su Interrompi
collegamento con attenzione.
■ Fai clic su Aggiorna valori per prelevare le ultime cifre dalla cartella di lavoro di supporto senza doverla aprire.
■ Puoi collegare oggetti e documenti creati in altre applicazioni,
quali Microsoft Word, ai fogli di lavoro e grafici di Excel.
Quando esegui questa operazione, la colonna Tipo visualizza il
nome dell’applicazione e il tipo di oggetto.
■
APPROFONDIMENTO
Fai attenzione quando sposti i documenti
Normalmente devi prestare attenzione quando sposti documenti ai quali
hai creato collegamenti in altre cartelle di lavoro. Questo non è vero, tuttavia, se utilizzi Windows XP, Windows 2000 o Windows NT. Per esempio, se crei un collegamento a un testo in un documento Word e poi
modifichi il nome o la posizione di quel collegamento, Excel ne trova
ancora l’origine e aggiorna il collegamento, se l’origine è memorizzata
su un file system NTFS (il file system di Windows NT/2000/XP). Riesci a
eseguire questa operazione perché NTFS mantiene un file di registro
che Excel può consultare. Se usi i collegamenti ipertestuali di Excel, tuttavia, la modifica della posizione del file di origine interrompe il collegamento, anche se il file si trova su un volume NTFS. Se sposti il documento di origine in un volume FAT32 (il file system di MSDOS/Windows), tuttavia, Excel non può trovare il documento.
49
Funzioni con Excel
Copiare, tagliare e incollare nelle cartelle di lavoro collegate
Puoi usare riferimenti relativi e assoluti alle celle in altre cartelle di
lavoro, come per una cartella singola. I riferimenti relativi e assoluti
alle celle nelle cartelle di lavoro di supporto rispondono ai comandi
Copia, Taglia e Incolla e ai pulsanti sulla barra degli strumenti,
come i riferimenti alle celle nella stessa cartella di lavoro.
Per esempio, supponi di creare la formula =[Modulo2]Foglio1!F1
nella cella A1 di Foglio1 del file Modulo1; quindi usa Copia e
Incolla per copiare questa formula nella cella B1. La formula nella
cella B1 diventa =[Modulo2]Foglio1!G1. La formula originale è
cambiata quando è stata copiata nella cella B1 perché il riferimento
alla cella F1 è relativo. In ogni caso, se la formula nella cella A1 di
Modulo1 conteneva un riferimento assoluto, come =[Modulo2]
Foglio1!$F$1, il riferimento nella formula copiata non sarebbe cambiato.
Copiare e incollare tra cartelle di lavoro
Quando copi una formula dipendente da una cartella di lavoro a
un’altra e tale formula include un riferimento relativo a una terza
cartella di lavoro, il riferimento viene adattato per riflettere la nuova
posizione della formula. Per esempio, supponi che la cella A1 in
Modulo1 contenga la formula =[Modulo2]Foglio1!A1. Se copi e
incolli la formula nella cella B5 di Modulo3, il risultato è la formula
=[Modulo2]Foglio1!B5. La formula è regolata per riflettere la
nuova posizione relativa.
Se copi una formula che contiene un riferimento assoluto a un’altra
cartella di lavoro, la formula rimane la stessa. Per esempio, supponi
che la cella A1 in Modulo1 contenga la formula =[Modulo2]
Foglio1!$A$1. Se copi e incolli la formula nella cella B5 di
Modulo3, la formula risultante è la stessa.
Anche se copi una formula dipendente nella cartella di lavoro alla
quale la formula fa riferimento, rimane ancora una formula dipendente. Per esempio, se copi la formula =[Modello2]Foglio1!$A$1
dalla cella A1 del Modello1 alla cella A3 sul Foglio1 del Modello2,
la formula risultante essenzialmente è la stessa, con l’eccezione che il
riferimento alla cartella non è necessario perché la formula si trova
nella stessa cartella di lavoro. Di conseguenza, la formula diventa
=Foglio1!$A$1.
50
Tagliare e incollare tra cartelle di lavoro
Excel non adatta i riferimenti relativi in una formula quando la tagli
da una cartella di lavoro e la incolli in un’altra, come accade quando
copi una formula. Per esempio, supponi che la cella A1 in Foglio1
del file Modulo1 contenga la formula =[Modulo2]Foglio1!A1. Se
tagli la formula e la incolli nella cella B5 di Modulo3, la formula non
cambia.
Tagliare e incollare celle cui fanno riferimento formule dipendenti
Quando tagli e incolli celle, Excel normalmente aggiorna tutti i riferimenti alle celle nelle formule della cartella di lavoro. Le formule
dipendenti, tuttavia, non seguono le stesse regole. Quando tagli e
incolli una cella alla quale fa riferimento una formula dipendente in
una cartella di lavoro chiusa, tale formula non viene aggiornata per
riflettere il cambiamento.
Per esempio, supponi di creare la formula =[Modulo2]Foglio1!A10
nella cella A1 di Modulo1. Se chiudi Modulo1 e utilizzi Copia e
Incolla per spostare l’inserimento alla cella B10 di Modulo2, la formula nella cella A1 di Modulo1 rimane la stessa. Puoi aspettarti che
il collegamento venga interrotto, dato che il foglio di lavoro contenente la formula era chiuso quando hai modificato la cella di riferimento. In ogni caso, Excel cerca di tenere traccia di tutto. Quando
apri una cartella di lavoro, il messaggio “La cartella di lavoro contiene collegamenti ad altre origini dei dati” ti avvisa che i dati dai quali
dipende la cartella di lavoro sono stati modificati.
■
Creare test condizionali
Un test condizionale confronta due numeri, funzioni, formule, etichette o valori logici. I test condizionali possono essere usati per
contrassegnare valori inferiori o superiori a una certa soglia, per
esempio. Puoi usare semplici operatori logici e matematici per
costruire formule logiche, oppure puoi usare un assortimento di
funzioni incorporate. Per informazioni sull’utilizzo delle funzioni
per test condizionali, vedi “Comprendere le funzioni logiche” a
pagina 83.
Tutte le formule seguenti eseguono test condizionali rudimentali:
=A1>A2
=5-3<5*2
=MEDIA(B1:B6)=SOMMA(6;7;8)
51
Funzioni con Excel
=C2=”Femmina”
=CONTA.NUMERI(A1:A10)=CONTA.NUMERI(B1:B10)
=LUNGHEZZA(A1)=10
Ogni test condizionale deve includere almeno un operatore logico,
che definisce la relazione tra gli elementi del test. Per esempio, nel
test condizionale A1>A2, l’operatore logico maggiore di (>)confronta i valori nelle celle A1 e A2. La tabella 1.4 elenca i sei operatori logici.
Tabella 1.4 Operatori logici
Operatore
Definizione
=
Uguale a
>
Maggiore di
<
Minore di
>=
Maggiore o uguale a
<=
Minore o uguale a
<>
Diverso da
Il risultato di un test condizionale è il valore logico VERO (1) o il
valore logico FALSO (0). Per esempio, il test condizionale =A1=10
restituisce VERO se il valore nella cella A1 è uguale a 10 oppure
FALSO se la cella A1 contiene qualsiasi altro valore.
Usare Creazione guidata Somma condizionale e Ricerca guidata
Excel include due utili creazioni guidate che ti aiutano a raggruppare
i tipi di formule che usi più frequentemente. Creazione guidata Somma condizionale e Ricerca guidata sono fornite come componenti
aggiuntivi, vale a dire speciali tipi di macro progettati per essere integrati in Excel. Per vedere se hai installato queste procedure, apri il
menu Strumenti. Se trovi i comandi Somma condizionale o Ricerca,
significa che sono installate anche le rispettive creazioni guidate.
Se tali comandi non sono disponibili, scegli Strumenti, Componenti
aggiuntivi. Se Creazione guidata Somma condizionale e Ricerca guidata sono presenti nell’elenco dei componenti aggiuntivi disponibili,
selezionali entrambi (oppure seleziona qualsiasi altro componente
desideri) e fai clic su OK per installarli. Se nessuno dei due componenti aggiuntivi è presente nell’elenco, devi avviare il programma di
installazione.
52
Creare formule di somma condizionale
Creazione guidata Somma condizionale crea formule utilizzando le
funzioni SOMMA e SE. Questa creazione guidata non solo facilita
la costruzione di queste formule, ma mostra anche come vengono
generate queste formule in modo che tu possa creare formule condizionali personali senza la creazione guidata.
Per costruire una formula condizionale:
1 Seleziona la tabella o l’elenco contenente i valori che vuoi usare e
seleziona Strumenti, Creazione guidata, Somma condizionale per
visualizzare la finestra di dialogo mostrata in figura 1.31.
Figura 1.31 Creazione guidata Somma condizionale ti aiuta a costruire formule SOMMA che
richiedono una selezione degli elementi da sommare.
Se fai clic in un punto qualsiasi della tabella prima di avviare la
creazione guidata, Excel seleziona automaticamente l’area dati
corrente. Se Excel seleziona l’area dati corretta, fai clic su
Avanti. In caso contrario, trascina il mouse per selezionare l’intervallo desiderato. Ricorda di includere le etichette di riga e di
colonna. Dopo aver fatto clic su Avanti, viene aperta la finestra
di dialogo mostrata a sinistra, in figura 1.32.
53
Funzioni con Excel
Figura 1.32 Questi passaggi della procedura guidata consentono di selezionare le celle da
includere nel calcolo.
2 Nella casella di riepilogo Colonna da sommare, seleziona il nome
della colonna dalla quale vuoi estrarre i totali.
È per questo motivo che devi selezionare le etichette nella finestra di dialogo del passaggio 1. Se queste non appaiono nell’elenco, fai clic su Indietro e seleziona nuovamente l’intervallo.
Transazioni vendite Paganini.xls, sul sito del libro.
3 Sempre nel passaggio 2 della procedura guidata, indica la condizione da usare nella selezione dei valori da includere nel totale.
Nella casella di riepilogo Colonna, seleziona il nome della colonna contenente le etichette che desideri controllare in modo condizionale, seleziona un operatore nella casella di riepilogo
Operatore e quindi un valore dalla casella di riepilogo Valore.
I contenuti dell’elenco Valore cambiano in base alla colonna selezionata nella casella di riepilogo Colonna. La casella di riepilogo
Valore visualizza solo i valori univoci presenti nella colonna selezionata, ignorando i duplicati.
4 Fai clic su Aggiungi condizione.
I criteri che hai specificato vengono aggiunti all’elenco nella
parte inferiore della finestra di dialogo. Puoi aggiungere fino a
sette condizioni. Se cambi idea su qualche condizione, selezionala dall’elenco e fai clic su Rimuovi condizione. Dopo aver terminato l’eliminazione delle condizioni, fai clic su Avanti.
54
5 Nel Passaggio 3 della creazione guidata, seleziona l’opzione
Copia la formula in una cella singola oppure Copia la formula e i
valori condizionali.
6 Fai clic su Avanti e seleziona la cella in cui vuoi posizionare la
formula risultante.
Se nel passaggio 3 hai selezionato l’opzione Copia la formula e i
valori condizionali, la creazione guidata aggiunge un ulteriore
passaggio. Seleziona la cella in cui desideri inserire il valore condizionale. Quindi fai clic su Avanti, poi seleziona la cella in cui
desideri inserire la formula.
7 Fai clic su Fine. La formula risultante (e il valore condizionale
opzionale) viene incollata nel foglio di lavoro nella posizione specificata.
APPROFONDIMENTO
Prestare attenzione durante la creazione guidata
In molti casi, nel primo passaggio della Creazione guidata Somma condizionale (vedi figura 1.31), Excel seleziona automaticamente un intervallo di celle o una tabella. Questa opzione non sempre funziona come
dovrebbe. Nel foglio di lavoro di esempio mostrato in figura 1.31, Excel
ha selezionato automaticamente l’intervallo A1:C20, che include una
cella unita nella parte superiore; questo tipo di operazione non è consentita. Abbiamo quindi dovuto selezionare l’intervallo corretto prima di
procedere. Excel dovrebbe riconoscere questo tipo di errore prima di
selezionarlo automaticamente, ma non lo fa.
Puoi aggiungere altre formule condizionali oppure, se hai già un
elenco di valori unici (come i nomi dei venditori), puoi copiare la
formula in maniera adeguata (ma solo se hai usato l’opzione Copia
la formula e i valori condizionali nel passaggio 3 della creazione guidata), come mostrato in figura 1.33.
APPROFONDIMENTO
Attenzione agli spazi
Creazione guidata Somma condizionale non è una funzione intelligente
riguardo agli spazi. Per esempio, se un’etichetta nella colonna dei criteri include un carattere di spazio invisibile alla fine della stringa di testo,
Excel lo esclude dal totale anche se tutte le istanze sono identiche.
55
Funzioni con Excel
Figura 1.33 Abbiamo aggiunto un elenco di nomi unici di venditori (condizioni) nella colonna E,
quindi abbiamo copiato la formula della somma nelle celle F5:F9.
Creare formule di ricerca
Ricerca guidata crea formule utilizzando le funzioni INDICE e
CONFRONTA. Come Creazione guidata Somma condizionale,
questa procedura facilita la costruzione di formule di ricerca, oltre a
illustrare il metodo di creazione delle formule stesse per imparare a
crearne personalizzate. Per ulteriori informazioni sulle funzioni
INDICE e CONFRONTA, vedi “Comprendere le funzioni di ricerca e riferimento” a pagina 89. Per costruire una formula di ricerca:
1 Seleziona Strumenti, Creazione guidata, Ricerca per visualizzare
la finestra di dialogo mostrata a sinistra in figura 1.34.
Figura 1.34 Indica l’intervallo di ricerca e la riga e la colonna da trovare utilizzando i primi due
passaggi di Ricerca guidata.
56
NOTA La formula risultante mostrata nella barra della formula in figura
1.33 è racchiusa tra due parentesi graffe, { e }, per indicare una formula in
forma di matrice. Per ulteriori informazioni sulle matrici, vedi “Usare le
matrici” a pagina 40.
2 Seleziona la tabella o l’elenco contenente i valori che vuoi usare.
Se fai clic in un punto qualsiasi della tabella prima di avviare la
creazione guidata, Excel seleziona automaticamente l’area dati
corrente. Se l’area dati selezionata da Excel è corretta, fai clic su
Avanti; in caso contrario trascina il mouse per selezionare l’intervallo da usare. Ricorda di includere le etichette di riga e di colonna. La finestra di dialogo appare come mostrato a destra in figura 1.34.
3 Seleziona il nome della colonna contenente il valore desiderato
dalla casella di riepilogo Selezionare l’etichetta di colonna. È per
questo motivo che devi selezionare le etichette nella finestra di
dialogo del passaggio 1. Se queste non appaiono nell’elenco, fai
clic su Indietro e seleziona nuovamente l’intervallo.
4 Decidi se i parametri di ricerca e il risultato dovranno essere
inseriti nel foglio di lavoro, come mostrato in figura 1.35. È consigliabile inserire parametri (condizioni), come mostreremo più
avanti. Seleziona l’opzione Copia la formula e i parametri di
ricerca e fai clic su Avanti.
Figura 1.35 Copiando la formula in una cella singola, i parametri sono fissi; copiando sia la
formula sia i parametri di ricerca, è possibile creare una tabella di ricerca.
5 Seleziona la cella in cui desideri posizionare la formula risultante. Se nel passaggio 3 hai selezionato l’opzione Copia la formula
e i parametri di ricerca, la creazione guidata aggiunge due ulte-
57
Funzioni con Excel
riori passaggi. In questo caso, seleziona la cella in cui desideri
inserire il primo parametro, fai clic su Avanti e quindi su un’altra
cella per il secondo parametro. Quindi fai clic su Avanti, poi seleziona la cella in cui desideri inserire la formula condizionale.
6 Fai clic su Fine.
La figura 1.36 mostra un esempio di come puoi usare Ricerca guidata per costruire una tabella di ricerca.
Figura 1.36 Puoi inserire diversi mesi e numeri di prodotti per modificare il valore corrispondente nella cella R5.
Come affermato in precedenza, quando selezioni l’opzione Copia la
formula e i parametri di ricerca nel passaggio 3 di Ricerca guidata, i
parametri sono inseriti nel foglio di lavoro; nel nostro esempio,
abbiamo specificato le celle P5 e Q5. La formula di ricerca risultante (nella cella R5) fa riferimento ai valori inseriti utilizzando riferimenti relativi. Come puoi vedere nella barra della formula in figura
1.36, i primi argomenti delle funzioni CONFRONTA sono riferimenti relativi alle celle specifiche.
In questo modo, puoi eseguire due operazioni. Puoi digitare altri
parametri validi (Set, Prodotto 12 o entrambi, per esempio) nelle
celle dei parametri (P5 e Q5): la formula di ricerca troverà il valore
corrispondente alla nuova intersezione. Inoltre, poiché i riferimenti
dei parametri sono relativi, puoi copiare la formula in altre celle e
digitare parametri aggiuntivi nelle celle nelle stesse posizioni relative.
58

1Costruire formule - Sito didattico di Maurizio d`Amato

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