Guida pdf/a - la stella delle carni

CCIAA Udine – Guida PDF/A
COS’E’ IL PDF/A
ISO 19005-1:2005 è uno standard ISO pubblicato il 1º ottobre 2005:
Document Management - Electronic document file format for long term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4
(PDF/A-1)
Questo standard definisce un formato (PDF/A) per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici ed
è basato sulla versione 1.4 del formato PDF di Adobe Systems Inc. (implementato in Adobe Acrobat 5).
Inoltre lo standard definisce i requisiti cui devono rispondere i software di lettura dei file in questo formato. Un
"lettore conforme" deve rispettare alcune regole riguardanti ad esempio, la gestione dei colori, utilizzo del
rendering dei caratteri e la gestione delle annotazioni contenute disponibili all'utente.
Lo standard non definisce un metodo di archiviazione o un obiettivo d'archiviazione, identifica un "profilo" per i
documenti elettronici che assicura che i documenti possono essere riprodotti esattamente allo stesso modo e
negli anni a venire. Un elemento chiave di questa riproducibilità è il requisito per PDF/A che i documenti siano
completamente "auto-contenuti". Tutte le informazioni necessarie per la visualizzazione del documento sono
incorporate nel documento stesso. Queste comprendono tutti i contenuti (testi, immagini raster e grafica
vettoriale), i caratteri, i colori e le informazioni. Un documento PDF/A non è autorizzato ad essere basato su
informazioni provenienti da fonti esterne (ad esempio il carattere del programma e collegamenti ipertestuali).
Altri elementi di compatibilità includono:
• Contenuti audio e video, javascript, esecuzioni di file eseguibili sono vietati.
• Tutti i caratteri devono essere incorporati e devono poter essere incorporati senza limiti. Questo vale anche
per il cosiddetto standard PostScript come i caratteri Times o Helvetica.
• Lo spazio dei colori è specificato in un modo indipendente dal dispositivo.
• La crittografia è soppressa.
• L'utilizzo di meta-dati standard è obbligatorio.
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QUALI DOCUMENTI VANNO TRASMESSI ALLA CAMERA DI COMMERCIO IN
FORMATO IN PDF/A?
L’obbligo della trasmissione in formato PDF/A è da ritenersi solo per gli atti notarili o per gli altri documenti che
possano essere considerati come atti, ma non per i bilanci. (vedi lista sottostante)
Sono quindi esclusi dall’obbligo gli allegati, i documenti giustificativi o a comprova presentati in copia e i
documenti R.E.A.
CODICE ATTO
DESCRIZIONE
A01
ATTO COSTITUTIVO
A02
TRASFERIMENTO SEDE DA ALTRO REGISTRO IMPRESE
A03
ISTITUZIONE/MODIFICA/CESSAZIONE DI SEDE SECONDARIA
A04
MODIFICHE ATTO COSTIT/PATTI SOC.(soc di pers, consorzi, geie)
A05
MODIFICHE ATTO COSTITUTIVO (soc. di capitali e cooperative)
A12
PROCURE
A13
SCIOGLIMENTO CON O SENZA LIQUIDAZIONE
A16
FUSIONI
A17
SCISSIONI
A18
TRASFERIMENTO ED ALTRE OPERAZIONI SU QUOTE DI S.R.L.
A20
TRASFERIMENTO D'AZIENDA
A22
PATTI PARASOCIALI
A99
ALTRI ATTI
A09
NOMINA LIQUIDATORI
A10
MODIFICA POTERI / REVOCA LIQUIDATORI
A11
DELEGA/REVOCA POTERI CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
A14
CANCELLAZIONE DAL REGISTRO DELLE IMPRESE
A15
PROCEDURE CONCORSUALI
A24
ISTITUZIONE/MODIFICA/CESSAZIONE DI PATRIMONIO DEDICATO
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BILANCIO FINALE DI LIQUIDAZIONI
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CREARE UN PDF/A DA OPENOFFICE 3.0 (e successive)
Software opensource (gratuito)
E’ necessario scaricare ed installare il componente aggiuntivo di OpenOffice “PDF Import”:
http://extensions.services.openoffice.org/project/pdfimport
FASE 1 - Cliccare su “File e quindi su
“Esporta nel formato PDF”
FASE 2 - Spuntare la voce “PDF/A-1” e cliccare su “Esporta”
FASE 3 - Cliccare su “Salva”
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CREARE UN PDF/A DA ADOBE ACROBAT PROFESSIONAL O STANDARD 9.0
Software proprietario (a pagamento)
E’ necessaria almeno la versione 8.0
FASE 1 - Nella scheda “Acrobat” cliccare su “Crea PDF”
FASE 2 - Selezionare “Opzioni …”
FASE 3 - Spuntare la voce “Crea file compatibile PDF/A-1a:2005” e “OK”. Nella schermata successiva “Salva”
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CREARE UN PDF/A CON MICROSOFT OFFICE 2007 (word, excel, …)
Software proprietario (a pagamento)
Sebbene dal sito di Microsoft sia possibile scaricare il “Componente aggiuntivo di Microsoft Office 2007
Salvataggio in formato PDF o XPS Microsoft” (SaveAsPDFandXPS.exe), i file pdf creati non rispondono agli
standard del formato PDF/A.
CONVERTIRE I FILE PDF IN PDF/A
Quando si usa Acrobat Professional (Versione 8 o superiore) per convertire un file PDF in PDF/A, la
conversione viene avviata usando la funzione di esportazione. (Menù “File”>”Esporta”).
Più precisamente il modulo Preflight si occupa di questa operazione e si apre dal menu “Avanzato” di Acrobat o
premendo i tasti Maiusc+Ctrl+X.
L’interfaccia utente di Preflight in Adobe Acrobat 8 Professional e Acrobat 9 Pro è leggermente diversa, ma in
entrambi i casi l’utilizzatore può scegliere tra le due opzioni PDF/A-1a e -1b.
In Acrobat 9 la nuova funzione “Apply corrections” (Applica correzioni, che può essere disattivata) potenzia la
capacità di riuscita della conversione.
NB: Non tutti i file PDF possono venir convertiti in PDF/A.
Qualora Preflight trovi elementi problematici nel file PDF e non sia in grado di generare un file PDF/A, la
finestra “Risultati” fornirà informazioni dettagliate sui problemi rilevati.
In molti casi l’utilizzatore riceve informazioni sufficienti a preparare il file PDF per un secondo tentativo di
conversione al formato PDF/A. Tuttavia vi sono file PDF che non si possono convertire in PDF/A, anche se
vengono risistemati.
In tal caso gli utilizzatori devono ricreare il documento PDF con le impostazioni adatte al formato PDF/A.
VERIFICA PREVENTIVA PER GLI UTENTI TELEMACO
FASE 1 - Collegarsi al sito http://webtelemaco.infocamere.it e cliccare su “Software/Strumenti”
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FASE 2 – Inserire “Nome Utente” e “Password”
FASE 3 – Cliccare su “Sfoglia” e selezionare il file da verificare; quindi cliccare su “verifica”
FASE 4 – Esiti possibili: il documento risponde alle caratteristiche richieste e viene validato oppure no
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VERIFICA CONFORMITA’ PDF/A DA ACROBAT PROFESSIONAL 9.0
FASE 1 – Cliccare su “Verifica conformità””
FASE 2 – Verificare in “Stato” se la verifica è riuscita
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LINK UTILI
Per scaricare il software gratuito “OpenOffice”:
http://it.openoffice.org/
Per scaricare il componente aggiuntivo di OpenOffice “PDF Import”:
http://extensions.services.openoffice.org/project/pdfimport
Sito ufficiale Adobe:
http://www.adobe.com/it/
Sito che illustra diversi prodotti commercialmente disponibili sul PDF/A:
http://www.pdfa.org/doku.php
Sito registro imprese.it:
http://webtelemaco.infocamere.it/
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