Regolamento della Zona di RAVENNA-FAENZA

Regolamento della Zona di RAVENNA-FAENZA
(Approvato nel corso dell’Assemblea di Zona del 25 novembre 2012 tenutasi a Modigliana, successivo aggiornamento Assemblea di
Zona 18 maggio 2015 tenutasi a Brisighella)
Premessa: la Zona di Ravenna-Faenza redige il proprio Regolamento sulla base e in riferimento allo Statuto e al Regolamento
aggiornati al Consiglio Generale 2012.
CONVEGNO CAPI DI ZONA
Art. 1 – Compiti
Il Convegno capi:
legge a livello della Zona lo stato dell’ Associazione e la realtà giovanile;
individua e analizza le esigenze dei soci adulti della Zona;
elabora e approva le linee di indirizzo del Progetto di Zona indicandone priorità, obiettivi e durata.
Art. 2 – Composizione
Ne fanno parte tutti i soci adulti censiti nella Zona.
Art. 3 – Operazioni di voto
Nel corso della discussione e delle operazioni di voto si applicano, ove necessario, le norme previste per lo svolgimento
dell’Assemblea.
Le operazioni di voto avvengono per alzata di mano o altra forma palese.
Art. 4 – Opzione
Il Consiglio di Zona può deliberare che le competenze del Convegno Capi di Zona siano assunte dall’Assemblea.
ASSEMBLEA DI ZONA
Art. 5 - Compiti
L’Assemblea di Zona:
approva il Progetto di Zona e verifica quello giunto a scadenza;
stabilisce il numero dei componenti del Comitato di Zona;
elegge tra i Capi e i Capi temporaneamente non in servizio censiti nella Zona, i Responsabili di Zona e gli altri membri del
Comitato di Zona;
elegge i Delegati di Zona che partecipano all’Assemblea Regionale;
discute le linee del Progetto Regionale e/o Nazionale;
approva i Bilanci di Zona;
elabora ed approva il Regolamento di Zona.
Art. 6 - Composizione dell’Assemblea
Ne fanno parte tutti i soci adulti censiti nella Zona.
Gli adulti in formazione censiti nella Zona partecipano con solo diritto di voto ed elettorato attivo.
Art. 7 - Convocazione e frequenza
L’Assemblea di Zona è convocata dai Responsabili di Zona in sessione ordinaria almeno una volta all’anno.
La data è resa nota al Consiglio di Zona almeno 2 mesi prima e fatta pervenire (con comunicazione scritta o via e-mail tramite i Capi
Gruppo) ad ogni capo con congruo anticipo.
Alla formulazione dell’ordine del giorno provvedono i Responsabili di Zona in collaborazione con il Consiglio.
L’ordine del giorno, il luogo e gli orari di svolgimento dell’Assemblea vengono comunicati ai capi (con comunicazione scritta o via email tramite i Capi Gruppo) con congruo anticipo.
Ogni Comunità Capi può chiedere che vengano posti all’ordine del giorno argomenti di suo interesse, purché presentati almeno 7
giorni prima dell’Assemblea ai Responsabili di Zona; in tal caso i Responsabili di Zona potranno se necessario procedere ad una
integrazione dell’ordine del giorno, che verrà comunicata ai capi via e-mail tramite i Capi Gruppo.
L’ Assemblea di Zona può altresì essere convocata in sessione straordinaria:
1. quando i Responsabili di Zona lo ritengano necessario;
2. su richiesta scritta e motivata di almeno 1/3 dei componenti del Consiglio di Zona o di almeno 1/3 dei soci adulti censiti in
Zona. In tal caso la convocazione da parte dei Responsabili di Zona è un atto dovuto, ed avverrà con un preavviso di almeno
20 giorni.
Art. 8 - Validità dell’Assemblea
L’Assemblea è valida quando sono presenti i 2/3 dei gruppi ed il 50% degli aventi diritto al voto.
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Sono ammesse deleghe scritte nella misura di una ogni cinque censiti in Comunità Capi arrotondate per difetto.
Sarà possibile delegare un qualsiasi membro dell’Assemblea avente diritto di voto.
La delega va depositata alla segreteria al momento dell’iscrizione.
Ogni membro dell’Assemblea non può avere più di una delega.
La sussistenza del quorum dovrà essere verificata dalla Presidenza prima di dichiarare validamente aperta l’Assemblea.
Il quorum non è più soggetto ad ulteriori verifiche nel corso dell’Assemblea.
Qualora manchi il numero legale, l’Assemblea sarà riconvocata nel più breve tempo possibile.
Art. 9 - Presidenza dell’Assemblea
L’Assemblea è presieduta dai Responsabili di Zona.
Tra i capi presenti essi nominano:
un segretario incaricato di redigere il verbale dell’Assemblea riportandone il numero dei partecipanti e degli aventi diritto
al voto, lo svolgimento dei lavori, le questioni proposte, le deliberazioni approvate, il risultato delle votazioni;
un comitato mozioni composto da tre capi;
tre scrutinatori per tutte le operazioni di voto palesi e a scrutinio segreto.
Art. 10 - Discussione
Coloro che richiedono di parlare hanno la parola nell’ordine di iscrizione, salvo diverso avviso dei presidenti.
Coloro che chiedono la parola per mozioni d’ordine hanno diritto di parola al termine dell’intervento in corso.
Il dibattito sulle mozioni d’ordine è limitato a un intervento a favore e uno contro, quindi la mozione viene messa ai voti.
Secondo necessità, a discrezione dei presidenti dell’Assemblea, viene assegnato un tempo massimo per gli interventi.
Art. 11 - Variazioni dell’ordine del giorno
I presidenti nel corso dei lavori possono proporre all’Assemblea di variare l’ordine cronologico degli argomenti all’ordine del giorno
per esigenze di razionalità.
L’Assemblea decide sulla proposta con voto in forma palese.
Art. 12 - Operazioni di voto
Le operazioni di voto avvengono per alzata di mano o altra forma palese.
Le votazioni riguardanti persone vengono effettuate a scrutinio segreto su schede conformi vidimate dai Responsabili di Zona.
Le deliberazioni ordinarie vengono approvate se sono favorevoli la metà più uno dei votanti; i voti espressi di astensione si
sommano ai voti contrari e impediscono il formarsi della maggioranza.
Nelle votazioni a scrutinio segreto è sufficiente la maggioranza relativa (risulterà eletto il più votato) .
Art. 13 - Eleggibilità
Possono essere eletti tutti i Capi brevettati in servizio o temporaneamente non in servizio censiti nella Zona, sentito comunque il
parere non vincolante della Comunità Capi di appartenenza.
Le candidature sono presentate dalla Comunità Capi di appartenenza, o dal Comitato di Zona o da altri membri dell’Assemblea.
Art. 14 – Delegati di Zona all’assemblea Regionale
I delegati all’Assemblea Regionale sono eletti come previsto dal Regolamento dell’Assemblea Regionale in vigore alla data
dell’Assemblea di Zona.
Art. 15 Poteri dell’Assemblea
L’Assemblea ha il potere deliberante per ciò che riguarda la vita dell’Associazione nell’ambito della Zona, purché le decisioni non
contrastino con lo Statuto ed il Regolamento dell’AGESCI.
Le deliberazioni che comportano prese di posizioni ufficiali della Zona su questioni di principio di carattere non strettamente
associativo sono adottate con la maggioranza dei 2/3 dei votanti.
CONSIGLIO DI ZONA
Art. 16 - Riunioni di Consiglio di Zona
Il Consiglio di Zona è convocato dai Responsabili di Zona almeno ogni 60 giorni per:
promuovere la formazione e la crescita delle Comunità Capi attraverso la presenza ed il ruolo dei Capi Gruppo;
favorire il dibattito ed il confronto fra le Comunità Capi, il collegamento tra queste, gli altri livelli associativi ed il territorio e
la circolazione delle informazioni;
tutelare, sostenere e valorizzare la proposta educativa delle Comunità Capi;
istruire i lavori dell’Assemblea;
redigere il Progetto di Zona secondo le indicazioni del Convegno Capi;
approvare e verificare i Programmi annuali per la realizzazione del Progetto di Zona, comprensivi di tutte le attività
coinvolgenti i soci giovani ed i soci adulti;
esprimere un parere sul Bilancio preventivo predisposto dal Comitato di Zona.
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Art. 17 - Composizione del Consiglio di Zona
Il Consiglio di Zona è composto da:
i Responsabili di Zona, che lo convocano e lo presiedono;
dall’Assistente Ecclesiastico di Zona;
dagli altri membri del Comitato di Zona;
dai Capi Gruppo e dagli Assistenti Ecclesiastici di Gruppo
e con solo diritto di parola gli eventuali Incaricati Nominati dal Comitato di Zona ed i Consiglieri Generali censiti in Zona.
Art. 18 - Validità del Consiglio
Le decisioni del Consiglio di Zona sono valide quando è presente la maggioranza degli aventi diritto e con la maggioranza dei Gruppi
censiti, e delibera con la maggioranza semplice dei presenti.
COMITATO DI ZONA
Art. 19 – Compiti
Sono compiti del Comitato di Zona:
attuare il Programma di Zona, riferendone al Consiglio ed all’Assemblea di Zona;
autorizzare il censimento di Gruppi ed Unità e la formazione di nuovi Gruppi ed Unità;
proporre alla competente autorità ecclesiastica la nomina dell’Assistente ecclesiastico di Zona;
redigere i bilanci da sottoporre all’approvazione dell’Assemblea di Zona;
curare l’ordinaria amministrazione e deliberare in merito agli atti ed alle decisioni di straordinaria amministrazione nel
rispetto delle disposizioni dello Statuto e del Regolamento;
Il Comitato in occasione della scadenza del mandato di un membro dello stesso, avrà l’accortezza di invitare tutti i gruppi
della Zona a presentare uno o più candidati a seconda delle esigenze;
Tutti gli incaricati, eletti e nominati, sono tenuti a partecipare alle riunioni di Comitato e di Consiglio.
Art. 20 - Composizione del Comitato
Fanno parte del Comitato di Zona:
i Responsabili di Zona;
l’Assistente Ecclesiastico di Zona;
8 membri eletti al collegio dall’Assemblea che assumono incarichi specifici in base al Progetto di Zona e la cura delle tre Branche.
Il Comitato di Zona può inoltre avvalersi del supporto di Incaricati e di pattuglie permanenti o temporanee che nomina sotto la
propria responsabilità tra i capi in regola con l’iter formativo, avendo cura di nominarli in forma di diarchia e di garantire equa
distribuzione:
- tra le due Diocesi;
- tra tutti i gruppi presenti in Zona, se possibile.
Nel caso in cui non si raggiungano candidature sufficienti, rimanendo fissato nel numero di 5 il minimo di componenti, sarà cura del
Comitato di Zona nominare le persone mancanti con mandato fino all’assemblea ordinaria successiva.
Il Comitato darà priorità allo scambio intergenerazionale e, ove possibile, favorirà l'alternanza delle scadenze del periodo di carica, al
fine di ottenere un passaggio di consegne graduale ed efficace.
Art. 21 - Profilo degli incaricati
A. Formazione Capi (FO.CA.)
In particolare si dovranno occupare:
- di predisporre un programma delle attività annuali secondo le indicazioni previste dal progetto di Zona da approvare in sede
di riunione di Consiglio;
- di proporre al Comitato i capi formatori, tenere aggiornato l’apposito elenco e istituire una pattuglia formatori costituita dagli
incaricati alla Formazione Capi di Zona, dagli iscritti all’apposito elenco e dagli aspiranti formatori;
- di coadiuvare all'organizzazione dei CFT e degli incontri tirocinanti in collaborazione con la pattuglia formatori;
- di collaborare all'organizzazione delle serate a tema, del convegno Capi, dell'Assemblea di Zona, delle occasioni formative di
Zona o di branca;
- di partecipare alle riunioni della pattuglia regionale di Formazione Capi;
- di tenere aggiornato l'archivio della FO.CA. individuale e coadiuvare il Comitato in sede di autorizzazioni nel Censimento
annuale.
B. Branche (IABZ)
In particolare si dovranno occupare:
- di predisporre un programma annuale secondo le indicazioni previste dal progetto di Zona e suggerite dal Comitato da
approvare in sede di riunione di Consiglio;
- di organizzare la formazione all'interno delle serate di Branca;
- di presiedere le pattuglie organizzative degli eventi di Branca;
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- di proporre eventi di Branca di Zona, al fine di migliorare la capacità di collaborazione e la sensibilità associativa dei capi della
branca;
- di supportare le Comunità Capi dei gruppi della Zona nell’ambito educativo e di riflessione metodologica;
- di organizzare le parti del Convegno di Zona relative alla propria Branca;
- di mantenere i contatti con la pattuglia di branca regionale.
C. Protezione Civile (PC)
In particolare si dovranno occupare:
- di predisporre un programma annuale secondo le indicazioni previste dal progetto di zona da approvare in sede di riunione di
comitato
- di redigere ed aggiornare l’inventario dei materiali di proprietà della zona, curandone la manutenzione e lo stato di efficienza;
- di attuare il regolamento nazionale e le prassi di pronto intervento come da protocollo operativo nazionale AGESCI;
- di istituire un elenco di referenti PC per ogni gruppo della Zona (allegato E articolo 1° protocollo operativo PC individua un
referente di gruppo PC e nel caso non sia altrimenti specificato, viene automaticamente inserito in elenco il capo gruppo);
- di istituire e presiedere la pattuglia di pronto intervento di zona;
- di promuovere corsi di Pronto Soccorso e Antincendio divulgando ai referenti delle Co.Ca della Zona informazioni relative a
corsi già organizzati da altri enti (PC, Croce Rossa e Vigili del Fuoco);
- di predisporre un vademecum pre-campo per le varie Branche con particolare riferimento alle leggi nazionali, regionali,
parchi, etc;
- di rendersi disponibili su richiesta degli staff dei gruppi di Zona per attività per i ragazzi inerenti la Protezione Civile;
- di creare una rete di informazioni e di supporto tra i gruppi della zona e tra le zone limitrofe.
D. Sviluppo e organizzazione (IZO)
In particolare si dovranno occupare:
- di predisporre un programma annuale, in base agli orientamenti fissati dal progetto di Zona, da approvare in sede di riunione
di Comitato.
- della gestione del bilancio di Zona, direttamente o tramite la collaborazione di terzi, in questo caso sentito il parere del
Comitato;
- di assistere i gruppi in materia di bilancio;
- di assistere i gruppi per i progetti di sviluppo;
- di dare le necessarie indicazioni ai gruppi in materia di Associazione di Promozione Sociale;
- di tenere aggiornato il sito web di Zona direttamente o tramite la collaborazione di terzi, in questo caso sentito il parere del
Comitato;
- di agire in supporto al Comitato nella ricerca di finanziamenti e reperibilità fondi per le attività della Zona;
- di assistere i Gruppi per i progetti di sviluppo.
E. Referenti diocesani
In particolare si dovranno occupare:
- di predisporre un programma annuale, in base agli orientamenti fissati dal progetto di Zona, da approvare in sede di riunione
di Comitato indicativamente ad inizio anno.
- di reperire il calendario diocesano aggiornato per poter programmare le attività di Zona al fine di evitare sovrapposizioni tra
le attività scout e quelle diocesane;
- di mantenere i rapporti con la rispettiva Diocesi (clero, congregazioni, associazioni, ecc.) e uffici pastorali diocesani (come Uff.
Pastorale Giovanile, Uff. Pastorale vocazionale, Uff. Pastorale famigliare etc);
- di promuovere iniziative diocesane rivolte ai giovani in collaborazione con gli uffici Pastorali Diocesani;
- di partecipare alle riunioni del Consiglio Pastorale diocesano e pastorale giovanile;
- di collaborare all'organizzazione degli eventi formativi della Zona;
- di rivestire un ruolo di raccordo tra i singoli gruppi e la Diocesi.
Art. 22 - Durata degli incarichi
I Responsabili di Zona e i Capi eletti al collegio nel Comitato restano in carica 4 anni e sono rieleggibili per non più di un altro biennio
consecutivo.
I capi Nominati ricevono un mandato di 4 anni e possono essere ri-nominabili per non più di un altro biennio consecutivo (salvo
revoca da parte del Comitato di Zona).
I membri delle eventuali pattuglie ricevono dal Comitato un mandato specifico in base all’incarico assegnato (salvo revoca da parte
del Comitato di Zona).
Le eventuali dimissioni vanno sempre presentate in forma scritta al Comitato di Zona.
In caso di dimissioni di un membro del Comitato subentrerà se possibile il primo dei non eletti che resterà in carica fino alla prima
Assemblea utile al fine di procedere ad una nuova elezione.
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Art. 23 - Riunioni di Comitato
Il Comitato si riunisce almeno ogni 60 giorni.
In base alle esigenze del Progetto di Zona, della programmazione e della verifica, allarga la partecipazione ai Nominati e/o agli
eventuali collaboratori/pattuglie con solo ruolo consultivo.
RAPPORTI ASSOCIATIVI ESTERNI
Art. 24 - Chiesa locale
La Zona di Ravenna-Faenza mantiene rapporti organici con la Chiesa locale attraverso propri rappresentanti negli organismi
diocesani.
Essi possono essere consultati e/o convocati ad incontri nel cui ordine del giorno sono inseriti temi relativi ai rapporti con la Chiesa
locale.
Art. 25 - Enti locali
La Zona di Ravenna-Faenza sollecita i propri gruppi a nominare uno o più rappresentanti all’interno delle consulte comunali di
volontariato o in enti similari la cui natura è consona allo specifico dell’AGESCI, qualora essi siano presenti sul territorio.
Le Comunità Capi comunicano al Comitato di Zona i nomi dei propri rappresentanti specificando l’organismo di cui fanno parte; essi
possono essere consultati e/o convocati ad incontri nel cui ordine del giorno sono inseriti temi relativi al rapporto con gli Enti
sopraindicati.
VARIE
Art. 26 - Sviluppo
L’apertura di nuovi gruppi e/o unità va progettata e concordata con il Comitato di Zona con almeno 6 mesi di anticipo.
Art. 27 - Regolamento
Al presente regolamento possono essere apportate modifiche, se approvate dall’Assemblea, essendo state poste all’ordine del
giorno su richiesta di almeno 10 capi, o di una Comunità Capi o del Comitato di Zona.
La delibera di abrogazione totale del vigente regolamento non è valida se non è accompagnata dalla delibera di un nuovo
regolamento che sostituisca il precedente.
Art. 28 - Strumentazione della Zona
Le strumentazioni acquistate ad uso della Zona vengono registrate e inventariate.
Esse sono conservate preso la sede di Zona o presso un incaricato che ne è il responsabile ed il referente.
I Gruppi e le Branche che ne richiedono il prestito temporaneo, firmano su apposito registro l’atto della consegna e della
restituzione dello stesso e si impegnano inoltre a provvedere agli eventuali danni arrecati.
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