Istruzioni Archiviazione in Outlook 2007

Istruzioni Archiviazione in Outlook 2007
In queste istruzioni si spiega come archiviare email dalle cartelle sul server in cartelle su files locali.
Nell’esempio si procederà all’archiviazione delle email della cartella ‘Posta in arrivo’ dell’anno 2011.
1. Nella barra dei Menù cliccare su ‘File->Nuovo->File di dati di Outlook…’
2. Nella finestra successiva lasciare selezionato ‘File delle cartelle personali di Office Outlook (.pst)’ e
cliccare su OK
3. Salvare il nuovo file nella cartella predefinita dei files di Outlook o in una cartella a scelta e
nominare il file che si sta creando, in quest’esempio col nome dell’anno che si vuole archiviare.
4. Nella finestra successiva digitare il nome con cui vogliamo che Outlook visualizzi il file che stiamo
creando
5. Ora nella colonna di sinistra di Outlook verrà visualizzato il nuovo file
6. All’interno del file possiamo poi creare altre cartelle, nell’esempio la cartella ‘Posta in arrivo’. Per
farlo basta cliccare col tasto destro del mouse sul nuovo file e nel menù contestuale scegliere
‘Nuova cartella…’
7. Nella finestra successiva nominare la nuova cartella e controllare che sia evidenziato il file creato in
precedenza
8. La nuova cartella compare nella colonna a sinistra come sottocartella del file che abbiamo creato in
precedenza
9. Bisogna quindi spostare le email da archiviare nel nuovo file, per fare ciò la prima cosa da fare è
scaricare tutte le email da archiviare. Questo perché Outlook di default non scarica l’intero
messaggio di posta ma solo l’intestazione, quando il messaggio viene aperto viene scaricato per
intero. Possiamo vedere se una email è scaricata o meno dal simbolo evidenziato in figura
se è presente il simbolo allora l’email non è scaricata completamente ma è scaricata solo
l’intestazione. In questo caso procedere come segue:
a) Selezionare tutte o una parte delle email che vogliamo archiviare e che hanno il simbolo della
figura precedente. E’ consigliabile, soprattutto se il numero di email che vogliamo spostare è
cospicuo, effettuare questa operazione su blocchi di email per volta e non direttamente su tutte le
email da spostare, infatti questa operazione, se fatta su un numero molto grande di email può
richiedere molto tempo e causare dei crash di Outlook.
b) Clic col tasto destro e selezionare ‘Segna per il download dei messaggi’
c) Fatto questo, il simbolo cambia e diventa come in figura
d) Sulla barra dei menù clic su ‘Strumenti->Invia/Ricevi->Elabora intestazioni contrassegnate in
questa cartella’
e) A questo punto Outlook scarica tutte le email contrassegnate. A seconda di quante email
abbiamo selezionato e del numero e dimensione degli allegati può metterci anche diversi minuti.
Una volta che le email sono state scaricate il simbolo scompare
10. A questo punto, per spostare le email nel nuovo file bisogna selezionarle, cliccare col tasto destro
del mouse e nel menù contestuale cliccare su ‘Sposta nella cartella…’
11. Nella finestra che compare selezionare la cartella in cui vogliamo spostare le email e cliccare su OK
12. Le email vengono spostate e nella cartella di origine vengono barrate
13. Per cancellarle definitivamente dalla cartella di origine cliccare su ‘Elimina->Elimina elementi
contrassegnati in…’ nella barra degli strumenti
14. Una volta spostate le email nella nuova cartella bisogna procedere alla compattazione del file PST
della posta IMAP, perché lo spostamento delle email non ne riduce automaticamente le
dimensioni. Il file PST della posta IMAP se raggiunge dimensioni superiori ai 2GB può creare
problemi di ricezione e invio della posta o blocchi di Outlook.
Cliccare col tasto destro del mouse sulla cartella principale della posta IMAP e nel menù
contestuale su ‘Proprietà di “….”…’
15. A questo punto, nella finestra che compare cliccare su ‘Avanzate…’
16. Nella nuova finestra cliccare su ‘Compatta’
A seconda delle dimensioni del file PST e del numero di email spostate, la procedura di compattazione può
richiedere molto tempo. Una volta che il processo è finito si può tornare ad utilizzare Outlook.
E’ consigliabile effettuare un backup dei files PST creati.