Capitolo di esempio

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Modulo 6
Strumenti di presentazione PowerPoint
Utilizzo dell’applicazione
Lavorare con le presentazioni
Con la definizione strumenti di presentazione si indicano programmi in
grado di preparare presentazioni efficaci, di tipo multimediale, che possono integrare:
•
•
•
•
•
testi;
dati;
grafici;
immagini;
suoni.
Le presentazioni vengono, di fatto, realizzate come diapositive digitali
(slide), visibili sullo schermo del personal computer. Il prodotto finale
della progettazione può assumere comunque diverse forme, per esempio:
• una presentazione sullo schermo del personal computer, sul quale vengono fatte scorrere le varie immagini secondo una sequenza fissata;
• stampati in bianco e nero o a colori;
• lucidi, ottenuti come stampa su fogli trasparenti, sempre in bianco e
nero o a colori;
• diapositive, se il personal computer è dotato dell’opportuna unità di
output;
• immagini per un sito Web.
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Patente Europea del computer Modulo 6
Uno dei programmi di presentazione più diffusi è Microsoft PowerPoint,
che fa parte del pacchetto software Microsoft Office.
Usare il programma
6.1.1.1
Per aprire PowerPoint vai sul pulsante Start, seleziona Tutti i programmi,
Microsoft Office quindi Microsoft Office PowerPoint. Come le altre applicazioni di Office, anche PowerPoint presenta una finestra (mostrata in figura 6.1), divisa in zone adibite a funzioni diverse, quali:
•
•
•
•
la barra del titolo riportante il titolo della presentazione;
la barra dei menu, contenente le diverse voci di menu;
una o più barre degli strumenti;
una barra di stato nella quale visualizza il numero della diapositiva attiva, il tipo di modello applicato e la lingua predefinita per il controllo
ortografico;
• il riquadro Attività, posto a destra dello schermo, che, in base alle operazioni svolte, contiene un elenco di possibili comandi; tra le varie attività
che è possibile gestire in tale riquadro trovi la creazione di una nuova
presentazione, la ricerca di informazioni, la visualizzazione del contenuto degli appunti.
Figura 6.1 Finestra principale di PowerPoint.
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Sezione 1: Utilizzo dell’applicazione
Una volta avviato il programma PowerPoint, per poter lavorare devi creare
una nuova presentazione o aprirne una sulla quale desideri apportare delle
modifiche o aggiungere del testo.
Per aprire una presentazione PowerPoint procedi nel modo seguente:
• fai clic sul pulsante Apri, presente sulla barra degli strumenti Standard;
Apri
oppure:
• seleziona Apri dal menu File; oppure:
• seleziona Altre presentazioni dal riquadro Nuova presentazione, nella
sezione Apri presentazione; se tale riquadro non è aperto, richiama la
voce Riquadro attività dal menu Visualizza;
• nella finestra di dialogo che si apre, seleziona la presentazione da aprire
con un clic, quindi premi il pulsante Apri, oppure fai clic due volte sul
documento voluto.
Per aprire contemporaneamente più presentazioni (che verranno sovrapposte) seleziona i loro nomi dalla finestra Apri, quindi premi il pulsante Apri.
Nel caso i file che desideri aprire non fossero contigui, fai clic sul primo,
quindi tenendo premuto il tasto Ctrl, fai clic su tutti gli altri.
Per ogni presentazione aperta viene creata una finestra di PowerPoint, in
ciascuna delle quali viene caricata una presentazione. Su tali finestre puoi
agire in modo indipendente, ridimensionandole e riducendole a icona.
Terminate le operazioni di modifica/aggiornamento di una presentazione
seleziona Chiudi dal menu File, oppure fai clic sul pulsante Chiudi finestra.
Chiudi
finestra
In entrambi i casi, se il documento è stato modificato, ma non ancora salvato, PowerPoint chiederà se vuoi salvare l’ultima versione del documento.
Scegliendo Sì, salvi il documento mantenendo le modifiche apportate.
Chiuso il documento, la finestra di PowerPoint appare priva del documento
di lavoro.
Per chiudere PowerPoint seleziona Esci dal menu File.
Ci sono altri modi per chiudere una sessione di PowerPoint, per esempio
puoi eseguire una delle seguenti operazioni:
Chiudi
• fai clic sul pulsante in alto a destra (pulsante Chiudi) della finestra dell’applicazione;
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• tieni premuto Alt quindi premi F poi E;
• fai doppio clic sull’icona di PowerPoint, sulla barra del titolo in alto a
sinistra.
Usare i modelli
6.1.1.2
Nuovo
Nel punto precedente abbiamo affrontato l’argomento riguardante l’apertura di presentazioni PowerPoint. Vediamo ora come procedere per crearne di
nuove. Esistono diversi modi per creare una presentazione. Puoi partire da
una presentazione vuota e provvedere poi a riempirla di testo, tabelle,
immagini o quanto altro desideri in modo che soddisfi le tue esigenze,
oppure puoi affidarti a un modello che ti propone una presentazione già
impaginata che dovrai solo personalizzare. Facendo clic sul pulsante Nuovo,
o premendo Ctrl+N, PowerPoint crea una nuova presentazione contenente
una diapositiva, della quale puoi scegliere il layout nel riquadro Layout diapositiva e alla quale viene assegnato il nome provvisorio Presentazione 1.
Nella diapositiva puoi inserire del testo o anche immagini, grafici, disegni,
tabelle di fogli di calcolo elettronici ecc.
Per creare una presentazione puoi servirti anche della voce di menu File:
scegli Nuovo. Nel riquadro Nuova presentazione che compare fai clic sulla
voce Presentazione vuota nell’area Nuovo.
Per ricorrere invece ai modelli che PowerPoint ti mette a disposizione:
• seleziona Nuovo dal menu File: in questo modo si apre il riquadro
Nuova presentazione;
• scegli Modelli generali dall’area Nuovo da modello presente in tale
riquadro per aprire la finestra di dialogo Modelli (vedi figura 6.2);
• seleziona un modello di presentazione o una creazione guidata;
• fai clic sul pulsante OK: la nuova presentazione appare sullo schermo.
Procedi alla sua personalizzazione, inserendo il tuo testo, le tue immagini e quanto altro desideri.
Se, tra i modelli predefiniti di PowerPoint, non ne trovi nessuno che fa al
caso tuo, puoi selezionare la voce Modelli del sito Microsoft.com per creare
un nuovo file in base a un modello proveniente dalla raccolta dei modelli
aggiornata di Microsoft Office.
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Figura 6.2 Finestra di dialogo Modelli.
Salvare una presentazione
6.1.1.3
Salva
Crea
nuova
cartella
Una volta finito il lavoro devi preoccuparti di salvare la presentazione su
disco facendo clic sul pulsante Salva. Al primo salvataggio PowerPoint apre
la finestra di dialogo Salva con nome (vedi figura 6.3).
• Digita un nome per il nuovo file nella casella Nome file.
• Nella casella Salva in compare il nome della posizione corrente in cui
puoi salvare il file. Se desideri salvarlo in un’altra posizione, fai clic sulla
freccia della casella Salva in e scegli la posizione desiderata, sia essa sul
disco fisso, sia su dischi esterni.
• Nel primo caso, dal menu a tendina Salva in, scegli Disco locale (C:);
nell’area più grande sottostante (casella dei file) compare l’elenco di
tutte le cartelle presenti sul disco. Fai doppio clic sul nome della cartella
all’interno della quale desideri salvare il documento, per posizionarti al
suo interno. Concludi l’operazione di salvataggio agendo sul pulsante
Salva. Qualora desiderassi creare una nuova cartella, procedi premendo
il pulsante Crea nuova cartella presente sulla barra della finestra Salva
con nome; digita il nome da assegnare a tale cartella nella finestra di dialogo che compare, quindi premi OK.
• Procedi in modo analogo nel caso tu voglia salvare il documento su una
unità disco esterna: seleziona il disco sul quale desideri salvare il file (che
solitamente viene contraddistinta da un’altra lettera quale E: o F:).
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• Compare l’elenco di tutte le cartelle presenti su di esso.
• Fai doppio clic sul nome della cartella all’interno della quale desideri
salvare il file.
• Concludi premendo Salva.
Dopo il primo salvataggio, qualora apportassi ulteriori modifiche, premendo il pulsante Salva (o richiamando Salva dal menu File) non viene aperta
alcuna finestra: il programma è ormai in possesso delle informazioni necessarie per procedere al salvataggio (nome documento e posizione).
Figura 6.3 Finestra di dialogo Salva con nome.
Nel caso tu volessi salvare un documento esistente con un altro nome, scegli
Salva con nome dal menu File: ti viene mostrata la stessa finestra di dialogo
utilizzata al primo salvataggio, attraverso cui puoi modificare il nome digitando quello nuovo nella casella Nome file.
6.1.1.4
Procedi esattamente alla stessa maniera se desideri cambiare il formato del
file.
Tale esigenza può essere dettata dal fatto che, non rappresentando
PowerPoint l’unico ambiente di presentazione, ed esistendo dello stesso
diverse versioni (PowerPoint 2000, XP, 2003, 2007) è facile imbattersi in
utenti che usano diversi software, inteso appunto non solo come software
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Sezione 1: Utilizzo dell’applicazione
ma anche come versione. Tieni presente che versioni successive di uno stesso programma aprono documenti redatti con versioni precedenti ma non
viceversa. Un documento creato con l’ultima versione di PowerPoint (per
esempio PowerPoint 2007) non viene aperto dalle precedenti. L’unico modo
per poterlo fare aprire da versioni precedenti è salvarlo secondo il loro formato. Per questo, tra i vari formati troverai quello di PowerPoint nelle
diverse versioni antecedenti. Nella finestra di dialogo Salva con nome devi
agire sulla casella Tipo file. Facendo clic sulla freccia rivolta verso il basso,
in fondo alla casella, si apre un menu a discesa riportante l’elenco di tutti i
tipi di file.
Ti riporto l’elenco di alcuni tipi di file tra cui puoi scegliere:
•
•
•
•
tutti i formati PowerPoint, attuali e precedenti;
il tipo Modello (.POT), da usare come base per altre presentazioni;
il formato RTF (Rich Text Format);
i formati grafici (.GIF, .JPEG, .WMF).
Seleziona il formato con il quale desideri salvare il file quindi fai clic su
Salva.
È utile che tu prenda dimestichezza con le sigle che indicano i diversi formati per riconoscere un formato immagine, quale per esempio il formato
GIF, o un formato testo, per esempio RTF, e comprendere quanto del contenuto originale potrà essere mantenuto o meno.
Spostarsi tra presentazioni
6.1.1.5
Per ogni presentazione aperta viene creata una finestra di PowerPoint, in
ciascuna delle quali viene caricata una presentazione.
Per passare da una presentazione all’altra, procedi in uno dei seguenti modi:
• fai clic sul pulsante relativo al documento sul quale desideri lavorare,
posto sulla barra delle applicazioni. PowerPoint crea infatti, per ogni
documento aperto, un pulsante su tale barra. Nel caso il numero dei
documenti aperti sia tale da impedire a tutti i pulsanti di rientrare nella
barra delle attività, viene lasciato un unico pulsante con una freccetta a
destra, facendo clic sulla quale si apre un menu riportante l’elenco di
tutti i titoli delle presentazioni aperte;
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• fai clic in qualsiasi punto della finestra contenente la presentazione sulla
quale desideri lavorare, sempre che non sia completamente nascosta da
altre finestre. In tal caso, utilizza i comandi di disposizione automatica
di PowerPoint, per rendere visibili tutte le sue finestre, scegliendo
Disponi tutto dal menu Finestra. Nel caso di documenti affiancati, la
finestra attiva è quella con la barra del titolo colorata;
• dalla voce di menu Finestra seleziona il nome della presentazione che
desideri rendere attiva;
• tieni premuto il tasto Alt, quindi premi Tab: appare una piccola finestra
(vedi figura 6.4) che presenta una serie di icone: una per ogni finestra
aperta. Tenendo sempre premuto Alt, fai clic su Tab per spostarti da
un’icona all’altra: nella casella sottostante le icone viene riportato il titolo del documento nonché il nome dell’applicazione con cui è stato creato. Individuata l’icona che rappresenta la presentazione sulla quale desideri lavorare, rilascia sia il tasto Alt sia il tasto Tab.
Figura 6.4 Finestra per passare da una applicazione aperta a un’altra.
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Sezione 1: Utilizzo dell’applicazione
Migliorare la produttività
Impostare le opzioni di base
6.1.2.1
Durante l’installazione, PowerPoint imposta alcuni parametri che sostituiscono quelle che vengono solitamente indicate con il nome di impostazioni
predefinite. Tali parametri riguardano:
• il nome utente (viene ricavato sulla base dei dati che hai inserito in fase
di installazione);
• cartelle predefinite in cui vengono salvati i documenti che crei in modo
del tutto automatico, a meno che tu non intervenga per dichiarare una
nuova cartella.
Puoi intervenire su tali impostazioni al fine di modificarle, procedendo nella
maniera che segue:
• richiama la finestra di dialogo Opzioni, selezionando l’omonima voce
dal menu Strumenti;
• nella scheda Generale della finestra di dialogo così richiamata (vedi
figura 6.5), nell’area Informazioni utente, sono presenti due caselle
Nome e Iniziali, nelle quali puoi digitare il nome, ed eventualmente
anche le iniziali, che desideri;
Figura 6.5 Finestra di dialogo Opzioni.
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• nella scheda Salva, nella casella Posizione predefinita, puoi inserire un
percorso, che indica la cartella nella quale desideri salvare le presentazioni: quando premerai il pulsante Salva, non cambiando impostazioni,
la presentazione verrà salvata in tale cartella.
Usare le funzioni di Guida in linea (help) del programma
6.1.2.2
In caso di difficoltà, è possibile accedere alle funzioni di help facendo clic sul
pulsante ? presente sulla barra degli strumenti Standard, oppure premendo
F1, o ancora scegliendo Guida in linea di Microsoft PowerPoint nel menu ?.
Viene così visualizzato l’assistente di Office, il quale richiede che venga digitata una domanda e venga premuto Cerca. Così facendo effettui una ricerca
per individuare le parti che parlano dell’argomento a cui sei interessato, che
ti verranno proposte in un elenco riportante i titoli di paragrafo. Seleziona
quello che ti interessa e fai doppio clic. Si apre la finestra Guida in linea di
Microsoft PowerPoint (vedi figura 6.6) contenente le informazioni da te
richieste. Se non sei soddisfatto premi il pulsante Mostra: la finestra si
espande offrendo tre schede: Sommario, Ricerca libera e Indice attraverso
cui puoi raffinare la tua ricerca.
Figura 6.6 Finestra Guida in linea di Microsoft PowerPoint.
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Sezione 1: Utilizzo dell’applicazione
Nella scheda Sommario gli argomenti sono suddivisi in ampie aree di funzionalità, rappresentate ognuna da un’icona libro.
Per ottenere informazioni utilizzando l’elenco degli argomenti, procedi
come segue:
• apri la finestra della Guida e fai clic sulla scheda Sommario;
• fai doppio clic su una delle icone libro per visualizzare l’elenco degli
argomenti contenuti;
oppure:
• fai clic sul segno + a lato dell’icona;
• fai clic sull’argomento desiderato per visualizzarlo. Le informazioni sull’argomento compaiono nel riquadro destro della finestra Guida.
Con la scheda Ricerca libera, puoi cercare nella Guida gli argomenti contenenti una determinata parola o frase.
Digita, a tal fine, una parola o una frase nella casella Come procedere?.
Sebbene le istruzioni nella casella suggeriscano di digitare una domanda, è
sufficiente immettere le parole chiave principali che descrivono l’argomento
ricercato. Una volta digitata la domanda, premi il pulsante Cerca o il tasto
Invio. Gli argomenti individuati compaiono nell’elenco in fondo alla finestra. Fai clic su un argomento per visualizzarlo.
Per vedere l’indice degli argomenti, fai clic sulla scheda Indice. Con tale
scheda puoi ricercare determinate parole chiave; segui la procedura qui
riportata:
• digita una o più parole chiave nella casella Digitare le parole chiave,
nella parte superiore della finestra. Compare un elenco di parole chiave
correlate nella casella Oppure selezionarle dall’elenco;
• fai doppio clic su una parola nella casella Oppure selezionarle dall’elenco e fai clic sul pulsante Cerca. Compare un elenco di argomenti;
• fai clic su un argomento per visualizzarlo nel riquadro destro della finestra.
Quando visualizzi un argomento della Guida, il testo relativo compare nel
riquadro destro della finestra. Puoi scorrere il riquadro per leggere l’intero
argomento. Il testo sottolineato (che appare di un colore diverso) indica col13
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legamenti ipertestuali ad altri argomenti. Fai clic su un collegamento per
visualizzare l’argomento collegato.
Per avere aiuto mentre lavori, senza utilizzare la finestra della Guida o l’assistente, utilizza invece il comando Guida rapida del menu ? con cui puoi
visualizzare brevi descrizioni dei comandi nei menu, dei controlli nelle finestre, delle formattazioni del documento e delle opzioni presenti nelle finestre di dialogo.
A tal fine, scegli Guida rapida dal menu ?. A lato del puntatore del mouse
compare l’icona di un punto interrogativo.
Punta su un elemento dello schermo del quale desideri l’informazione e fai
clic. Compare la descrizione inerente proprio questo elemento.
Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom
6.1.2.3
PowerPoint imposta in automatico la dimensione della diapositiva adattandola alla grandezza della finestra. L’utente può avere bisogno di visualizzare
un particolare della diapositiva. Per cambiare la percentuale di ingrandimento, agisci sul menu a tendina Zoom presente sulla barra degli strumenti
Standard. Puoi selezionare una delle impostazioni predefinite o immettere
una percentuale di zoom compresa tra 10 e 400. Per scegliere una percentuale di zoom predefinita, fai clic sulla freccia della casella Zoom e scegli il
valore desiderato dal menu. Per utilizzare una percentuale che non compare
nel menu procedi come segue:
• seleziona la percentuale corrente visualizzata nella casella Zoom;
• digita il nuovo valore, senza aggiungere il segno di percentuale;
• premi Invio.
La visualizzazione della diapositive verrà ingrandita o ridotta.
PowerPoint mette anche a disposizione una finestra di dialogo Zoom attraverso la quale accedi a ulteriori opzioni che gestiscono la visualizzazione del
documento mostrandoti anche un’anteprima delle impostazioni selezionate.
Per accedere a tale finestra (vedi figura 6.7) procedi nel modo seguente:
• scegli Zoom dal menu Visualizza;
• fai clic su uno dei pulsanti per scegliere una percentuale predefinita o
utilizza la casella Percentuale per immettere un’altra percentuale;
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Sezione 1: Utilizzo dell’applicazione
• per ingrandire l’area selezionata in modo che riempia la finestra, seleziona l’opzione Adatta alla finestra;
• fai clic su OK per applicare le impostazioni scelte e chiudere la finestra
di dialogo.
La modifica dell’ingrandimento non influenza la stampa. Le diapositive vengono stampate con un ingrandimento del 100%.
Figura 6.7 Finestra di dialogo Zoom.
Barre degli strumenti
6.1.2,4
Per visualizzare o nascondere una barra degli strumenti, sono disponibili
due procedure rapide:
• dal menu Visualizza scegli Barre degli strumenti, quindi seleziona dal
sottomenu il nome della barra alla quale sei interessato;
• fai clic con il pulsante destro del mouse su una qualsiasi barra degli strumenti visualizzata e seleziona il nome della barra da visualizzare nel
menu di scelta rapida.
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