Documentazione del Ciclo farmaci

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SOFTWARE per la gestione degli ospiti
Cartella Utente WEB
Softwareuno Ins s.r.l
Via Mussolini, 10 Borgoricco (PD) 35010 Tel +39 0499336360 Fax +39 0499335888 P.Iva 02649530280 www.softwareuno.it [email protected]
Cartella Utente Web – Manuale Utente
GESTIONE FARMACI
La versione aggiornata è nel documento il ciclo del Farmaco.doc
Prescrizione
Somministrazione
ASL
Farmacia
Interna
Preparazione
Farmacia
Grossista
Il ciclo di gestione del farmaco, rappresentato schematicamente dall’immagine, passa attraverso le seguenti fasi
Prescrizione terapia
Preparazione
Somministrazione/consuntivazione
Approvvigionamento (magazzino)
Per ciascuna di queste fasi, le funzionalità ed i moduli software/hardware che li gestiscono sono riassunti nella
seguente tabella:
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Prescrizione terapia
È l’inizio del ciclo. Per ciascun ospite vengono prescritti i Cartella Utente Web
farmaci e stabilite le modalità di somministrazione.
Il medico è aiutato da:
un database contenente tutto il prontuario
nazionale con le caratteristiche di tutti i farmaci
una segnalazione di eventuali interazioni fra i
farmaci prescritti
Dalla possibilità di prescrivere da un prontuario
approvato dall’ASL o comunque limitato ai farmaci
effettivamente disponibili
Una modalità di prescrizione che facilita le
prescrizioni periodiche (giornaliera, a giorni alterni,
mensile,…) le modalità di attivazione e sospesione
delle terapie
L’elenco delle allergie o intolleranze dell’ospite che
danno indicazioni sulle controindicazioni della
prescrizione
L’infermiere è aiutato da:
Una stampa della terapia completa con eventuali
note di somministrazione
Una stampa di riepilogo di un periodo temporale che
indica le somministrazioni pianificate e quelle
effettuate con l’eventuale causale di mancata
somministrazione
Preparazione
La fase di preparazione può essere effettuata secondo due Cartella Utente Web
Farmago
modalità:
1. manuale, attraverso le maschere di preparazione
previste da Cartella Utente Web, con visualizzazioni
per ospite o per farmaco;
2. guidata, mediante il tavolo attrezzato Farmago che
aiuta nella preparazione dei dispenser personali
indicando in corripondenza di ciascun farmaco in
preparazione e per ciascun ospite la posologia
corretta per ciascun turno di somministrazione.
L’utilizzo di Farmago contribuisce alla riduzione degli errori
di somministrazione grazie ad una maggiore “pulizia” ed
efficienza di preparazione riducendo al contempo i tempi di
preparazione stessi.
Somministrazione/con
suntivazione
La fase di somministrazione viene guidata da funzionalità di Cartella Utente Web
Cartella Utente Web che consentono di verificare
rapidamente i farmaci da somministrare nel turno di
somministrazione di ciascuna giornata.
L’utilizzo dei dispenser preparati con Farmago consente
comunque di effettuare una verifica al momento della
somministrazione.
La fase di somministrazione è accompagnata dalla fase di
consuntivazione in cui viene indicato per ciascun ospite se
la sommkinistrazione è stata effettuata secondo quanto
previsto o se non è stata effettuata. In questo secondo
caso, l’operatore indicherà la causale di mancata
somministrazione
Approvvigionamento
(magazzino)
L’approvvigionamento dei farmaci è gestito mediante il Ad Hoc Revolution
magazzino di Ad Hoc Revolution.
Il magazzino gestisce le seguenti fasi:
[email protected]
Carico dei farmaci con inserimento della data di
scadenza di ciascun farmaco e relativa matricola
univoca di identificazione di ciascuna confezione.
Generazione di una etichetta di identificazione in
caso di assenza del codice univoco del fornitore
Gestione del magazzino con tutte le modalità di
reportistica per gestione scorte, inventario,
movimenti di carico e scarico.
Riordino manuale o automatico in base elle
modalità di riordino automatico programmato (scorta
minima di giacenza e/o algoritmo sul consumato)
Al termine della preparazione, se effettuata con Farmago,
viene generato direttamente lo scarico dei farmaci preparati.
E’ possibile attivare una modalità automatica di colloquio
con il fornitore esterno, sia per quanto riguarda
l’acquisizione del prontuario approvato (ASL) o i farmaci
forniti (grossista), sia per la generazione di un ordine
direttamente per via informatica
Le terapie vengono pianificate su ciascun ospite mediante funzionalità che consentono la pianificazione,
inserimento, modifica, cancellazione dei farmaci e delle stampa di verifica, sia della pianificazione che della
effettiva somministrazione.
Esistono poi delle funzioni a livello di reparto/nucleo che sono sostanzialmnente orientate alla preparazione
somministrazione dei farmaci su gruppi di ospiti, sia a livello di pagine video che di stampe.
Esistono poi funzioni che consentono un controllo sanitario-amministrativo del consumo dei farmaci e possono
essere considerate trasversali ai nuclei, perché oltre alle analisi sul singolo nucleo, consentono di avere
informazioni anche su più nuclei.
TERAPIE SULL’OSPITE
La prescrizione delle terapie viene effettuata configurando i farmaci da somministrare con la loro frequenza di
utilizzo (pianificazione). È possibile indicare se un farmaco va preso solo se necessario (“al bisogno”).
[email protected]
La scheda delle prescrizioni di un ospite contiene 3 sezioni:
Note generali relative a tutte le terapie
Elenco delle allergie o intolleranze
Elenco delle prescrizioni. Per ogni prescrizione vengono definiti i seguenti valori:
o Farmaco da somministrare
o Pianificazione (giornaliera, ciclica, settimanale, mensile, al Bisogno, Variabile)
o Tipologia terapia: consente di raggruppare le prescrizioni
o Nota relativa alla terapia
o Data inizio della terapia: può essere impostata anche l’ora per consentire prescrizioni a durata
limitata che partono e terminano a orari stabiliti
o Data di fine della terapia: consente di chiudere una terapia che passa allo stato di “non attivo” e
normalmente non verrà visualizzata
o Posologia: per i turni di somministrazione previsti (es: 8-12-16-20 o 8-12-16-18-20-22) consente di
indicare la posologia del farmaco che viene prescritta secondo la pianificazione indicata. Nel caso
di Terapia variabile, la posologia può cambiare per ciascun giorno del ciclo programmato
[email protected]
o
Unità di posologia: consente di specificare l’unità di misura in casi dubbi come per i farmaci
liquidi, es. 15 cc o 15 gocce.
Creazione terapie
I parametri relativi alla terapia vengono impostati nella seguente pagina:
Al termine si salva con il pulsante Salva. Il sistema verifica automaticamente se esistono farmaci che interagiscono
fra di loro e li segnala.
Nota: prescrizioni a posologia variabile
Nelle prescrizioni sono particolarmente critiche le prescrizioni a posologia variabile per le quali sono previsti dei
cicli di somministrazione ed all’interno di ciascun giorno la posologia per lo stesso turno può cambiare.
Esempio tipico è la terapia anticoagulante (Coumadin-Warfarin) per la quale è prescritto un controllo di alcuni
parametri che determina l’eventuale modifica del ciclo.
[email protected]
L’impostazione del ciclo viene fatta in modo semplice inserendo e modificando la posologia per le varie giornate:
[email protected]
Scelta del farmaco
La prescrizione della terapia ha come elemento centrale il farmaco.
Caratteristiche del farmaco: è presente una funzionalità di visualizzazione delle caratteristiche del farmaco.
Un’icona
a fianco della descrizione del farmaco consente di aprire la scheda del farmaco:
Visualizzazione dettaglio
[email protected]
Modifica terapia, l’accesso alla scheda è indiretto. Si clicka sul farmaco presente in prescrizione e si apre la
maschera del prontuario in cui viene visualizzato il farmaco con l’icona di apertura della scheda
Clickando sull’icona dell informazioni si ottengono le informazioni sul farmaco
[email protected]
Interazioni dei farmaci
Il controllo dell’interazione fra i farmaci di un ospite avveniva in precedenza in due modi:
1. automaticamente al momento dell’inserimento/modifica di una terapia
2. Su comando dell’operatore mediante il link “Controlla interazioni”.
Entrando nella scheda terapie non era presente alcuna segnalazione che indicasse se erano presenti interazioni.
Con la nuova versione, il controllo autoamtico 1 rimane, mentre il controllo manuale 2 è sostituito da una verifica
dinamica al momento del caricamento della scheda.
Il sistema verifica se esistono interazioni visualizzando il messaggio
Al termine se non esistono interazioni viene indicato:
altrimenti viene visualizzato un collegamento che mostra le interazioni presenti:
[email protected]
Clicando sul link compare l’indicazione di quali farmaci interagiscono.
Sospensione terapie (uscite temporanee)
Ciascuna terapia può essere sospesa manualmente entrando nella scheda terapia di un ospite e poi nella singola
terapia da sospendere.
Quando un ospite va in uscita temporanea viene generata una sospensione automatica per tutte le terapie.
La visualizzazione del dettaglio terapia è la seguente:
La sospensione automatica non può essere eliminata manualmente dalla scheda terapie come avviene per le
altre sospensioni: un lucchetto indica questa situazione.
La freccia indica invece la sospensione modificabile perché inserita manualmente sulla terapia.
Quando l’uscita temporanea viene chiusa, viene chiusa automaticamente anche la sospensione automatica delle
terapie.
Se l’uscita temporanea viene eliminata viene eliminata anche la sospensione dallo storico sospensioni di ciascuna
terapia.
Le sospensioni compaiono nelle seguenti stampe/visualizzazioni:
• Stampa terapia
[email protected]
•
Somministrazione, Riepilogo: i farmaci sospesi non vengono visualizzati
Stampa ricette
La stampa ricetta è preceduta dalla maschera di scelta del farmaco che contiene anche tutti i dati relativi all’ospite
e che vengono stampati nella ricetta:
Il comando di stampa manda in anteprima la stampa della ricetta:
[email protected]
Stampa terapie
La stampa delle terapie è di tre tipi:
1. Stampa della pianificazione della terapia. La stampa riporta tutta la programmazione comprese le
sospensioni. È il tipo di stampa preimpostato
[email protected]
2. Stampa riepilogo Semplice. Consente di stampare le informazioni di terapia, preventivata e consuntivata,
in un intervallo a piacere, tipicamente la settimana
Il riepilogo visualizza/stampa si vedono sia la previsione se le date sono future, sia i dati somministrati per
date passate con le motivazioni di non-somministrazione.
[email protected]
•
•
•
Sfondo bianco senza caratteri = nessuna somministrazione prevista
Sfondo bianco + posologia normale piccolo con * finale = Previsione
Sfondo grigio + posologia grassetto = Somministrato
•
Sfondo Arncio +
non somministrato.
Nx
senza posologia= Somministrato pazialmente o
A fine pagina compare la legenza:
La stampa è la seguente:
[email protected]
Dove:
•
•
•
Viene riportata la tipologia di stampa con l’intervallo temporale “Riepilogo terapie ” Dalla data yyyyyy
alla data xxxxxxx
Le terapie sono stampate divise per tipologia terapia
I colore di sfondo delle non-somministrazioni è bianco
3. Stampa di riepilogo dettagliata. Consente di stampare le informazioni di terapia, preventivata e
consuntivata, in un intervallo a piacere, tipicamente la settimana.
Le informazioni sono tabellate e viene indicato, oltre alle informazioni precedenti, anche se il farmaco
somministrato è cambiato, se è cambiata la posologia e l’operatore che ha consuntivato.
[email protected]
La stampa mostra i valori pianificati (giorno 19/07) con l’icona
I valori non somministrati o modificati sono indicati con le icone
e i dati consuntivati con l’icona
.
che riporta anche il motivo del rifiuto e
in corrispondenza alla quale sono indicati il farmaco e la posologia somministrati
[email protected]
GESTIONE SU GRUPPI DI OSPITI (REPARTO/NUCLEO)
Somministrazione terapie
La pagina di Somministrazione ha una duplice funzione:
•
Preparazione: mediante i filtri a disposizione, tipicamente impostati sull’ospite, la pagina guida alla
preparazione di un singolo turno (tipicamente al carrello) o di un’intera giornata (dispenser giornaliero). La
preparazione è facilitata dalla possibilità di richiamare un singolo ospite anche mediante Barcode.
•
Consuntivazione: mediante le impostazioni dei filtri su “Consuntivazione”, tipicamente impostati sul turno
da somministrare, è possibile avere le informazioni di somministrazione ed effettuare la consuntivazione
motivando l’operazione:
1. Eseguita
2. Non eseguita per varie cause
3. Differita
La consuntivazione è facilitata dalla possibilità di richiamare un singolo ospite anche mediante Barcode.
La consuntivazione può essere preimpostata su di un valore di esecuzione (es. Eseguito) per tutti gli ospiti.
Gli operatori dovranno andare a modificare in tal caso solo le eccezioni prima di effettuare il salvataggio.
Per responsabilizzare maggiormente gli operatori, si può scegliere di non avere un valore preimpostato. In
questo caso le motivazioni di consuntivazione vanno sempre impostate per ciascun ospite.
Le impostazioni sono le seguenti:
[email protected]
Le opzioni di scelta sono:
Periodo
Il periodo di preparazione è il giorno. Le frecce di avanzamento consentono di esaminare giorni successivi o
precedenti.
Turni
Selezionando un turno, vengono visualizzate solo le prescrizioni di quel turno, es. 8,12,… Le somministrazioni non
consuntivate si vedono solo con l'opzione TUTTI
Scegliendo l’opzione al bisogno vengono stampati tutti i farmaci al bisogno
Raggruppamento
Consente di raggruppare per:
•
Ospite: i farmaci vengono ordinati per ospite. L’elenco è del tipo Ospite1 (Farmaco1, Farmaco2,
FarmacoN), Ospite2(Farmaco 1, FarmacoM),OspiteN(..)
•
Farmaco- Somministrazione terapie: L’ordinamento viene fatto per Farmaco. L’elenco è del tipo
Farmaco1 (Ospite1, Ospite2,OspiteN)
[email protected]
Ordinamento
• Ospite: consente di ordinare per ospite, orientato alla preparazione. Utile se si prepara il dispenser
giornaliero, perché scegliendo tutti i turni e ordinando per ospite si ha la seguente visualizzazione:
•
Turno: ordina per turno, è orientato alla somministrazione
Somministrazioni salvate
Consente di caricare anche le prescrizioni già consuntivate.
[email protected]
Le consuntivazioni vengono visualizzate con un’icona che indica le seguenti informazioni:
Somministrazione non effettuata. Vedere il motivo di non esecuzione
Somministrazione modificata
Somministrazione differita
Somministrazione eseguita
Solo somministrazioni variabili
L’opzione consente di caricare esclusivamente le somministrazioni variabili, solitamente molto critiche:
Ospite
Scegliendo dalla lista (dei soli ospiti appartenenti al nucleo) e premendo Carica, si carica la prescrizione
richiesta dalle impostazioni ma solo per l’ospite richiesto.
[email protected]
L’opzione è stata pensata per facilitare la somministrazione, magari con l’ausilio di un computer mobile, e quindi
presenta anche la foto dell’ospite per facilitare il riconoscimento.
È possibile caricare l’ospite mediante lettura del codice a barre associato all’ospite (foglio di somministrazione,
etichetta adesiva posta nel luogo di somministrazione, braccialettino con il barcode,..).
La funzione è identica a quella precedente, ma la ricerca avviene su tutti gli ospiti attivi.
Stampa pianificazione
La stampa pianificazione consente di effettuare le operazioni diu stampa indicate nel paragrafo Stampa terapie in
modalità orientata al gruppo di ospiti (reparto o nucelo).
1. Stampa Semplice. Consente di stampare le informazioni di terapia, preventivata e consuntivata, in un
intervallo a piacere, tipicamente la settimana
2. Stampa dettagliata. Consente di stampare le informazioni di terapia, preventivata e consuntivata, in
un intervallo a piacere, tipicamente la settimana.
Le opzioni sono:
•
•
•
Farmaco: consente di stampare solo informazioni legate al farmaco. La lista mostra solo i farmaci
prescritti nel periodo impostato
Ospite: consente di stampare un singolo ospite. La selezione è solo sugli ospiti del reparto selezionato.
L’opzione Barcode consente di caricare un ospite fra quelli attivi in struttura
Solo somministrazioni variabili. Consente di tenere sotto controllo le somministrazioni variabili,
particolarmanete critiche anche dal punto di vista organizzativo perché richiedono di essere
sincronizzate con i test di controllo. Nei due tipi di stampa si ottiene:
[email protected]
Per una stampa dettagliata di controllo si ha la seguente stampa
Per una stampa Previsionale delle somministrazioni previste si ha la seguente stampa
FUNZIONI DI REPARTO E STRUTTURA: FABBISOGNO FARMACI
Calcola il fabbisogno farmaci di un periodo per uno o più centri di attività oe per uno specifico ospite
Le opzioni di scelta sono:
Periodo di calcolo
È il peridoo su cui viene calcolato il fabbisogno. Le frecce di avanzamento consentono di esaminare periodi
successivi o precedenti di quello impostati (es. 1 giorno, 7 giorni, 1 mese)
[email protected]
Centri di attività
Consente di selezionare uno o più centri di atttività su cui calcolare il fabbisogno. Non selezionando alcun centro di
attività è come selezionarli tutti
Servizi
Consente di selezionare uno o più servizi su cui calcolare il fabbisogno. Non selezionando alcun servizio è come
selezionarli tutti
Tipologia
Preventivo: lavora sui farmaci pianificati
Consuntivo: tiene conto di eventuali farmaci al bisogno utilizzati
Preventivo + Consuntivo mostra entranmbe le tipologie di dati
Raggruppamento
Consente di raggruppare per:
• Farmaco: vengono conteggiati i farmaci di tutti gli ospiti dei reparti/servizi selezionati. L’elenco è del tipo
Farmaco1, Farmaco2,Farmaco N
•
Ospite: i farmaci vengono conteggiati suddividendoli preventivamente per ospite. L’elenco è del tipo:
Ospite1 (Farmaco1, Farmaco2,Farmaco N), Ospite2 (Farmaco2, Farmaco3,Farmaco M),…
[email protected]
Ospite
Selezionando l’opzione Ospite, si calcola il fabbisogno di un singolo ospite. Il Raggruppamento consente di
visualizzare o meno il nome dell’ospite
Modalità di visualizzazione/esportazione
Il pulante
consente di visualizzare i risultati di fabbisogno.
Esistono poi due modalutà di esportazione dei risultati:
•
Esportazione in Excel:
[email protected]
•
Esportazione in Word
[email protected]

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