guida alle funzioni dell`opac - Sistema Bibliotecario di Ateneo

GUIDA ALLE FUNZIONI DELL’OPAC
Premessa ............................................................................................. 2 Ricerca ................................................................................................. 2 Ricerca semplice ..................................................................................................... 2 Ricerca multi-campo ............................................................................................... 3 Ricerca avanzata ..................................................................................................... 3 Ricerca per scorrimento .......................................................................................... 4 CCL .......................................................................................................................... 5 Nuove acquisizioni .................................................................................................. 5 Suggerimenti per la ricerca ..................................................................................... 5 Parole adiacenti ..................................................................................................... 5 Filtri per la ricerca ................................................................................................. 6 Costruzione della stringa di ricerca ........................................................................... 7 Risultati della ricerca ........................................................................... 7 Lista dei risultati ..................................................................................................... 7 Affinamento della ricerca ........................................................................................ 8 Visualizzazione del singolo record........................................................................... 9 Estensione della ricerca .......................................................................................... 9 Ricerche precedenti .............................................................................................. 10 Dal record bibliografico al documento ................................................ 11 Localizzazione del documento ............................................................................... 11 Prenotazione di un documento in prestito ............................................................. 12 Accesso al documento in formato elettronico ........................................................ 12 Richiesta di prestito interbibliotecario e fornitura di documenti ........................... 13 Servizi per utenti identificati nel sistema ........................................... 14 Identificazione ...................................................................................................... 14 Scheda utente ....................................................................................................... 15 Visualizzazione situazione prestiti e prenotazioni ...................................................... 15 Richieste di Alert ................................................................................................. 16 Rinnovo di un prestito .......................................................................................... 16 Situazione delle prenotazioni ................................................................................. 17 Gestione della password ....................................................................................... 18 Profilo personale.................................................................................................. 18 Storico delle ricerche ............................................................................................ 19 Scaffale elettronico ............................................................................................... 19 Fine sessione ........................................................................................................ 20 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------Guida alle funzioni dell’OPAC
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Premessa
Questo documento non vuole essere una guida particolareggiata a tutte le funzioni dell’OPAC,
ma solamente un promemoria delle principali funzioni, relative alla ricerca e ai servizi remoti
all’utente.
Ricerca
L’OPAC di Aleph offre numerose possibilità di ricerca, che si appoggiano a tre differenti
tipologie di indici: indici diretti, che si basano su identificativi univoci del record (barcode,
numero di sistema, numero standard) e che portano direttamente al record cercato, indici di
scorrimento, che permettono di recuperare una notizia inserendo come termine di ricerca la
prima parte del campo indicizzato, indici per parole, che indicizzano ogni singola parola e
consentono di utilizzare come termini di ricerca parole contenute nel campo in qualunque
posizione e in qualunque ordine. La funzionalità di ricerca è raggiungibile dalla voce Ricerca
del menu principale
La maschera di default, che appare all’avvio dell’OPAC, è quella della ricerca semplice.
Ricerca semplice
Indici per parole
Indice di scorrimento
Indici per parole
Indici diretti
Questo tipo di ricerca permette di inserire una o più parole in un unico campo, scegliendo se
eseguire la ricerca su tutti i campi testuali (titolo, autore, soggetto, classificazione, collana,
editore e luogo di pubblicazione) del record bibliografico o su uno specifico campo da scegliere
nel menu a tendina.
NB. La ricerca sul titolo può essere eseguita o per parole o sulla prima parte del titolo;
quest’ultima, per avere effetto, esige che si inserisca esattamente la prima parte del titolo (uno
o più termini) senza l’articolo iniziale, e ovviamente produce gli stessi risultati qualunque sia la
scelta per la voce Parole adiacenti
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Ricerca multi-campo
Questa modalità di ricerca permette di eseguire la ricerca su uno o più campi predefiniti e
fornisce un risultato che soddisfa tutte le condizioni inserite (AND implicito fra i diversi campi).
La scelta per la voce Parole adiacenti è valida per tutti i campi compilati.
Ricerca avanzata
Questa modalità permette di eseguire la ricerca su più campi a scelta dell’utente; i campi fra
cui scegliere sono gli stessi della Ricerca semplice.
Si possono visualizzare i risultati sia della ricerca eseguita su ogni singolo campo che quelli
derivanti dalla combinazione di tutti i campi compilati (AND implicito fra i diversi campi).
La scelta per la voce Parole adiacenti è valida per il singolo campo.
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Ricerca per scorrimento
Questa modalità permette di eseguire una ricerca su uno degli indici proposti nel menu a
tendina; soltanto scegliendo uno degli indici che iniziano con Parole… è possibile introdurre
termini che si trovano in qualunque posizione all’interno del campo di riferimento, mentre negli
altri casi è necessario introdurre la parte iniziale (escluso l’eventuale articolo) del campo di
riferimento. L’esecuzione della ricerca produrrà una lista di scorrimento percorribile nei due
sensi:
Nella prima colonna è indicato il numero di record che soddisfano la condizione; cliccando
invece sulla parola (o frase) nella seconda colonna si accede alla Lista dei risultati.
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CCL
Questa modalità permette di eseguire una ricerca articolata inserendo nella stringa di comandi
sia i campi da ricercare che i termini di ricerca. Per esempio:
WTI=computing surveys
darà come risultato tutti i record il cui titolo conterrà le parole computing e surveys.
Si possono combinare ricerche su più campi, utilizzando anche gli operatori logici AND, OR o
NOT.
E’ la modalità di ricerca che consente di strutturare strategie di ricerca più complesse, ma
richiede una certa esperienza per una costruzione delle stringhe corretta ed efficace.
Nuove acquisizioni
È possibile interrogare l'indice delle nuove acquisizioni, impostando il periodo temporale, il tipo
di materiale e la biblioteca di interesse:
Suggerimenti per la ricerca
Di seguito alcuni suggerimenti per rendere la ricerca più efficace
Parole adiacenti
Questa scelta è possibile per tutte le modalità di ricerca tranne quella per scorrimento.
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Permette di considerare i termini inseriti come una frase esatta, e quindi il motore cercherà
solo i record che contengono i termini inseriti uno accanto all’altro e nell’ordine in cui si
trovano.
La scelta di ricercare per parole adiacenti è ininfluente laddove il tipo di ricerca preveda già
l’uso di parole adiacenti, come la ricerca sulla prima parte del titolo; è invece particolarmente
utile se si esegue una ricerca per autore inserendo cognome nome.
Filtri per la ricerca
In tutti le modalità di ricerca tranne quella per scorrimento è possibile utilizzare dei filtri per
restringere l’ambito della ricerca stessa; i filtri disponibili sono la lingua del documento, l’anno
di pubblicazione (esatto o compreso in un intervallo), il formato, da scegliere fra:
e la biblioteca che possiede una copia del documento ricercato.
Per filtrare la ricerca restringendola a porzioni del catalogo generale si può anche aprire la
pagina Cataloghi del menu principale e scegliere uno dei cataloghi che vi compaiono;
Il catalogo su cui si sta lavorando compare nell’intestazione della pagina:
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Costruzione della stringa di ricerca
ALEPH supporta gli operatori booleani and, or e not. And è implicito se nessun operatore viene
specificato. Gli operatori possono essere inseriti in inglese oppure espressi attraverso una delle
seguenti convenzioni:
AND = + (segno più)
AND = & (e commerciale)
OR = | (segno barra verticale - pipe)
NOT = ~ (tilde)
Il carattere ? oppure * (asterisco) può essere inserito all’inizio, alla fine, o in mezzo ad una
parola, ma non se ne può usare più di uno all’interno di una stringa di testo.
Il simbolo # può essere usato per rintracciare forme varianti di spelling nei casi in cui per una
stessa parola esistano diverse varianti ortografiche. Per esempio colo#r recupererà sia color
che colour; e ob#iettivo rintraccerà sia obiettivo che obbiettivo.
Il carattere ! può essere usato per rintracciare forme varianti ortografiche nei casi in cui solo
un singolo carattere può variare. Per esempio wom!n recupererà sia woman che women.
Il simbolo %, seguito da un numero può essere inserito tra due parole per indicare la
prossimità tra esse, indipendentemente dall’ordine in cui appaiono. Per esempio, england %3
ballads recupererà Ballads of England, Ballads of Merry Olde England e England and Her
Ballads.
Il carattere !, seguito da un numero può essere inserito tra due parole per indicare che queste
devono trovarsi entro una certa distanza una dall’altra e nello stesso ordine in cui sono state
inserite. In questo caso, ballads !3 england rintraccerà Ballads of England e Ballads of Merry
Olde England ma non England and Her Ballads.
Il trattino e il simbolo maggiore -> possono essere usati tra due parole. Questo indica che si
desidera recuperare record che contengano le parole a partire dalla prima (inclusa) fino alla
seconda parola. Questa ricerca è particolarmente efficace per limitare un set di record per
anno di pubblicazione.
Un esempio: 1993 -> 1996
Risultati della ricerca
Lista dei risultati
Se la ricerca produce più risultati, essi vengono visualizzati come lista, in Formato breve:
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Si possono scegliere diversi criteri di ordinamento e formati diversi di visualizzazione, ma il
formato breve è quello che mostra più dati nel minore spazio.
Affinamento della ricerca
A partire dalla lista dei risultati è possibile affinare la ricerca scegliendo Affina o Filtra dal
menu presente nella pagina dei risultati:
Si può affinare la ricerca aggiungendo altri termini di ricerca collegato alla ricerca già eseguita
attraverso un operatore logico (AND, OR o NOT):
E’ possibile anche utilizzare ulteriormente i filtri per la ricerca.
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Si può invece filtrare la ricerca utilizzando un filtro predefinito:
Si può ricercare un testo o un intervallo di valori (per es. titoli che cominciano con una lettera
da b a d), si può cercare per anno di pubblicazione, si possono visualizzare i record creati o
modificati dopo una certa data e cercare solo i documenti che presentano copie disponibili.
Questi filtri si applicano sul set di record già recuperati e non sull’intero catalogo; nell’esempio
illustrato si riferiscono ai documenti che hanno la parola casa nel titolo.
Visualizzazione del singolo record
Se il risultato della ricerca è un singolo record, oppure se a partire dalla lista dei risultati si
clicca sul numero o sul titolo del documento si accede alla visualizzazione completa del record
in formato Standard:
E’ possibile scegliere altri tipi di visualizzazione, ma quella standard è l’unica che permette la
navigazione attraverso i record del catalogo e quindi l’estensione della ricerca.
Estensione della ricerca
Cliccando su uno dei link presenti nel record, preceduti dal pallino, per esempio:
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Si apre una finestra di servizi
che permette, nell’esempio precedente, di navigare nel catalogo alla ricerca di altri documenti
che condividano lo stesso soggetto, di scorrere la lista di intestazioni di soggetto a partire da
quella del record in esame, di visualizzare il record di authority, a partire dal quale si possono
anche eseguire le due operazioni precedenti.
NB. Siccome l’authority dei soggetti è costruito sui descrittori e non sulle stringhe, l’accesso
all’authority dei soggetti si ha solo a partire dai record la cui stringa di soggetto è composta da
un solo descrittore.
è possibile accedere ai
A partire dal record completo, inoltre, cliccando sul pulsante
servizi SFX, che consentono l’accesso al testo elettronico, ove disponibile, la ricerca su
cataloghi esterni (SBN, ACNP), la richiesta di prestito interbibliotecario o di fornitura del
documento etc.
Ricerche precedenti
Nel corso di una sessione di ricerca tutte le ricerche eseguite possono essere recuperate a
partire dalla voce Ricerche precedenti del menu principale e possono essere rieseguite o
combinate per creare nuove strategie di ricerca:
alla chiusura della sessione di lavoro tutte le ricerche non salvate (operazione consentita solo
all’utente identificato nel sistema) andranno perdute.
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Dal record bibliografico al documento
Localizzazione del documento
Sia a partire dalla Lista breve dei risultati (colonna Biblioteca (Copie)) che dalla
visualizzazione del singolo record in formato standard (etichetta Biblioteca e copie) è
possibile accedere alla visualizzazione delle copie del documento possedute dalle singole
biblioteche:
I dati utili per localizzare il documento si trovano nelle colonne evidenziate in giallo, mentre
nella colonna Prestabilità si può controllare se il libro è destinato al prestito o, ad esempio,
alla sola lettura in sede; i possibili stati di prestabilità sono:
ƒ Solo consultazione a scaffale aperto
ƒ Consultazione a scaffale aperto e prestito notturno
ƒ Consultazione a scaffale aperto e riservato
ƒ Solo lettura in sede
ƒ Consultazione in sede e prestito notturno
ƒ Prestito breve
ƒ Prestito breve rinnovabile
ƒ Prestito standard
ƒ Prestito non rinnovabile
ƒ Prestito riservato
ƒ Uso interno
ƒ Solo lettura in sede (periodici)
ƒ Solo consultazione a scaffale aperto (periodici)
ƒ Scaricato
ƒ Transitorio
Nella colonna Disponibilità o data scadenza prestito si può controllare se il documento è
disponibile o se è in prestito, nel qual caso nella colonna compare la data di scadenza del
prestito e la parola Prenotata se il documento è stato prenotato.
Se il documento è in prestito e non è già stato prenotato è possibile eseguire una
prenotazione.
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Prenotazione di un documento in prestito
Cliccando sul link Prenota nella prima colonna della visualizzazione copie è possibile eseguire
una prenotazione del documento, solamente a condizione che il documento sia in prestito e
non prenotato, e che l’utente si sia identificato nel sistema.
Dal momento che il sistema non inibisce la prenotazione anche se l’utente non è in regola con
la restituzione dei prestiti, compare l’avviso che in caso di irregolarità l’utente non potrà ritirare
il documento, ancorché prenotato.
L’utente viene avvisato se in biblioteca è presente un’altra copia non in prestito del documento
e può modificare la data di fine interesse relativa alla prenotazione, cioè la data oltre la quale il
documento, se restituito in ritardo, non interessa più (per es. perché utile alla preparazione di
un esame che a quella data sarà già stato sostenuto).
Accesso al documento in formato elettronico
Se il documento è disponibile in formato elettronico e l’utente ha i diritti per accedervi, può
visualizzare il testo completo cliccando sul bottone
, che dà accesso ai servizi SFX:
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Richiesta di prestito interbibliotecario e fornitura di
documenti
Gli utenti del Sistema bibliotecario dell’Università di Firenze possono richiedere un prestito
interbibliotecario o la fornitura di documenti non posseduti dalle biblioteche oppure una copia
elettronica di un articolo di periodico posseduto in formato cartaceo tramite i form a cui si
accede dal bottone
:
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Servizi per utenti identificati nel sistema
L’utente registrato nel Sistema bibliotecario dell’Università di Firenze ha diritto ad usufruire di
una serie di servizi, per accedere ai quali deve identificarsi nell’OPAC cliccando su Identificati
nel menu principale:
Identificazione
Gli studenti e il personale dipendente devono inserire la loro matricola e la password, secondo
le regole indicate alla pagina http://www.csiaf.unifi.it/CMpro-v-p-468.html del sito CSIAF; gli
altri utenti del Sistema bibliotecario riceveranno codice utente e password al momento della
registrazione in biblioteca.
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Quando l’utente si è identificato nella fascia sottostante al menu principale compare la scritta
Sei autenticato e il link per chiudere la sessione prima di abbandonare il collegamento, per
evitare che altri possano utilizzare credenziali lasciate incustodite:
Scheda utente
Attraverso l’apposita voce del menu principale l’utente identificato può accedere alla propria
scheda e verificare la propria situazione relativamente a prestiti, prenotazioni ed eventuali
irregolarità nella propria posizione in relazione al Sistema bibliotecario:
Visualizzazione situazione prestiti e prenotazioni
PINCO PALLINO
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Attraverso questa scheda l’utente può verificare l’elenco dei prestiti attivi, lo storico dei prestiti
e lo stato delle richieste di prenotazione; può inoltre accedere ai moduli per la richiesta di
prestito interbibliotecario e fornitura di documenti.
Si noti che nella sezione irregolarità non vengono segnalate le sospensioni e i blocchi
automatici conseguenti al ritardo nella riconsegna di un prestito; si raccomanda quindi di
controllare le scadenze dei propri prestiti.
Richieste di Alert
A partire dalla Lista dei risultati e dalla lista delle Ricerche precedenti l’utente può richiedere il
servizio di Alert, che gli segnalerà periodicamente, via email e/o RSS, i nuovi record che
rispondono alla query di ricerca eseguita:
Dalla Scheda utente si possono visualizzare le proprie richieste di Alert, eseguirle ed affinarle.
Rinnovo di un prestito
Partendo dalla visualizzazione dei prestiti attivi e cliccando sul numero del prestito nella prima
colonna si può procedere, ove consentito, al rinnovo del prestito stesso:
PINCO PALLINO
si passa alla visualizzazione dei dettagli del prestito e si può procedere al rinnovo:
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Situazione delle prenotazioni
Cliccando su Richieste prenotazioni si può vedere se il libro è stato o no restituito e quindi
se la prenotazione si è attivata.
Se nella colonna Stato prenotazione appare la scritta In attesa significa che il libro è ancora
in prestito;
PINCO PALLINO
quando il documento viene restituito appare la dicitura Prenotata fino a + data di scadenza
della prenotazione:
Prima che il documento venga restituito è possibile cancellare la prenotazione cliccando sul
numero della prenotazione nella prima colonna e utilizzando poi il pulsante Elimina:
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Gestione della password
Gli utenti interni del Sistema bibliotecario (studenti, personale dipendente) non possono
modificare la password attraverso il modulo presente nella Scheda utente, ma devono andare
alla pagina http://www.csiaf.unifi.it/CMpro-v-p-468.html del sito CSIAF.
Gli utenti esterni registrati nel Sistema possono invece modificare la password utilizzando il
modulo OPAC:
Profilo personale
L’utente identificato può creare un proprio profilo personale per la visualizzazione dei risultati
della ricerca, accedendo alla voce Preferenze del menu principale:
e modificarlo anche a partire dalla voce Profilo personale della Scheda utente:
PINCO PALLINO
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L’utente non identificato può modificare le proprie preferenze, ma esclusivamente per la
sessione corrente.
Storico delle ricerche
L’utente identificato nel sistema può, nel corso di una sessione di lavoro, salvare le proprie
Ricerche precedenti che può poi recuperare e rieseguire nello Storico delle ricerche
Scaffale elettronico
L’utente identificato può salvare i record recuperati, sia a partire dalla lista dei risultati che
dalla visualizzazione del singolo record, cliccando sulla voce Aggiungi allo scaffale
elettronico, in un proprio scaffale elettronico, che permette di memorizzare i record
recuperati organizzandoli in una struttura a cartelle:
cliccando sul numero sottolineato nella prima colonna si visualizza il record completo.
I record memorizzati possono essere organizzati in cartelle:
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Lo scaffale elettronico è disponibile anche per l’utente non identificato, ma tutti i record inseriti
andranno perduti alla fine della sessione di lavoro.
Fine sessione
Al termine del lavoro l’utente identificato deve cliccare sulla voce Fine sessione del menu
principale per impedire che altri possano accedere ai suoi dati e utilizzare le sue credenziali di
accesso.
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