Sistemi RSPO di certificazione della catena di distribuzione

Sistemi RSPO di
certificazione
della catena di
distribuzione
Per gli organismi di accreditamento e certificazione
Adottato dal Consiglio di Amministrazione RSPO in data 21 novembre
2014
Sommario
1.
Introduzione .................................................................................................................................... 3
2.
Definizioni ........................................................................................................................................ 5
3.
Standard di certificazione .............................................................................................................. 11
4. Requisiti di accreditamento: modello di omologazione e monitoraggio di organismi di
certificazione terzi ................................................................................................................................. 13
5. Requisiti del processo di certificazione dei sistemi RSPO di certificazione della catena delle
forniture ................................................................................................................................................ 15
Allegato 1: Relazione di certificazione della catena delle forniture ...................................................... 27
Allegato 2: Certificazione multi-sito ...................................................................................................... 30
Allegato 3: Certificazione di gruppo ...................................................................................................... 33
Allegato 4: Certificato – Modello .......................................................................................................... 36
Allegato 5: Regimi di rendimento.......................................................................................................... 38
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
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1. Introduzione
La Tavola rotonda per l’olio di palma sostenibile (RSPO - Roundtable on
Sustainable Palm Oil) è un’iniziativa globale multi-stakeholder per i prodotti
derivati dalla coltivazione sostenibile di palme da olio. I membri della RSPO e
quanti partecipano alle sue attività hanno diversi background (società di
sfruttamento delle piantagioni, fabbricanti e rivenditori di prodotti a base di olio di
palma, ONG ambientali e sociali) e sono originari di numerosi paesi che fabbricano
o utilizzano prodotti a base di olio di palma. Il principale obiettivo della RSPO è
quello di “promuovere la coltivazione e l’utilizzo di olio di palma sostenibile
attraverso la cooperazione all’interno della catena di distribuzione e aprire il
dialogo tra le parti interessate”.
Tra i metodi adottati dalla RSPO per realizzare questo obiettivo figurano:

Lo sviluppo di uno standard per la certificazione della produzione di olio di
palma sostenibile e di opportuni modelli per la verifica della produzione
responsabile di olio di palma. Lo Standard RSPO per la produzione di olio di
palma sostenibile, approvato ad aprile 2013, si articola in una serie di
Principi, Criteri, Indicatori e Linee Guida ed è destinato ad essere applicato
sia dai produttori di olio di palma per attuare pratiche produttive
sostenibili, sia dagli organismi di certificazione a fini di verifica sul campo.

Lo sviluppo di uno Standard RSPO di certificazione della catena di
distribuzione. Il presente documento illustra i requisiti relativi al controllo
dei prodotti a base di olio palma certificati da RSPO all’interno della catena
di distribuzione, compresi i flussi di materiali e le relative dichiarazioni.

Lo Standard RSPO di certificazione della catena di distribuzione è articolato
in una serie di requisiti verificabili ad uso delle organizzazioni che operano
nell’ambito della catena di valore della palma, per attestare i sistemi messi
in atto per il controllo dei prodotti a base di olio di palma certificati da
RSPO. I trasformatori a valle o gli utilizzatori di prodotti a base di olio di
palma sostenibile certificati da RSPO possono dichiarare l’impiego (o il
sostegno) di prodotti a base di olio di palma certificati da RSPO qualora
aderiscano ai requisiti dello Standard RSPO di certificazione della catena di
distribuzione e il loro rispetto sia verificato da un organismo di
certificazione accreditato da RSPO.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
3
Lo scopo del presente documento è quello di:

stabilire i requisiti minimi per una metodologia coerente che consenta di
ottenere la certificazione in base ai criteri dello Standard RSPO di
certificazione della catena di distribuzione, per permettere a tutti gli
organismidi certificazione di operare in maniera coerente e controllata;

fornire la documentazione necessaria per garantire la continuità e la
coerenza a lungo termine del rilascio della certificazione rispetto ai
requisiti dello Standard RSPO di certificazione della catena di distribuzione;

garantire la veridicità delle dichiarazioni dei membri RSPO in merito alla
produzione, all’approvvigionamento e all’utilizzo di prodotti a base di olio
di palma certificati da RSPO.
Il presente documento è analogo allo Standard di certificazione RSPO che
definisce lo standard di certificazione. Esso sarà oggetto di revisione ad intervalli
non superiori a 5 (cinque) anni.
1.1 Elementi di un programma di certificazione
I programmi di certificazione sono generalmente costituiti da tre elementi chiave:

Standard di certificazione. Stabiliscono i requisiti che devono essere
soddisfatti e in base ai quali si effettuano gli audit di certificazione. Gli
standard RSPO sono illustrati in dettaglio nel documento Standard di
certificazione della catena di distribuzione.

Requisiti di accreditamento. Si tratta del meccanismo di omologazione
teso ad assicurare che le organizzazioni che intraprendono il processo di
certificazione siano competenti e producano risultati credibili e coerenti. I
requisiti di accreditamento RSPO sono illustrati in dettaglio nella sezione 4
del presente documento.

Requisiti del processo di certificazione. Si tratta del processo destinato a
stabilire il rispetto o meno di una serie di requisiti (cioè dello standard) ed
è generalmente condotto da un organismo di certificazione. I sistemi RSPO
di certificazione della catena di distribuzione sono descritti in dettaglio
nella sezione 5 del presente documento.
1.2 Ambito
Il presente documento stabilisce i sistemi di certificazione dei requisiti RSPO per i
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
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modelli di Identità Preservata, Segregazione e Bilancio di massa della catena di
distribuzione:

I requisiti necessari affinché un organismo di certificazione sia accreditato
come organismo competente, in grado di condurre gli audit e di emettere i
certificati di conformità rispetto allo Standard RSPO di certificazione della
catena di distribuzione (requisiti di accreditamento).

La maniera in cui la certificazione debba essere condotta dai suddetti
organismi (requisiti del processo di certificazione).
2. Definizioni
Acquirente
L’entità commerciale successiva nella catena di distribuzione;
il fornitore (o venditore) è l’entità commerciale precedente
nella catena di distribuzione.
Ambito
Le attività contemplate dalla certificazione della catena
didistribuzione dell’organizzazione.
Audit
Valutazione indipendente di conformità ai requisiti dello
Standard RSPO di certificazione della catena di distribuzione,
da parte di un organismo di certificazione accreditato da
RSPO, nell’ambito del processo di certificazione.
Audit on-site
Visita fisica presso un sito permanente da parte di un team o
rappresentante/i di un organismo di certificazione
accreditato da RSPO.
Bilancio di massa (MB Mass Balance)
Modello della catena di distribuzione che consente di
trasferire dichiarazioni certificate da un prodotto a base di
olio di palma ad un altro attraverso la miscelazione fisica
oppure per via amministrativa, in casi rigorosamente
controllati.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
5
Book and Claim (BC)
Il sistema Book and Claim consente il trasferimento di
soggetti del settore dell’olio di palma certificati da RSPO
all’interno della catena delle forniture. Cf. Standard di
certificazione della catena della forniture, Allegato 1: Book
and Claim (BC) per oli e grassi.
Catena di distribuzione
Insieme di processi/fasi attraverso i quali le materie prime
agricole passano dal produttore primario al fabbricante del
prodotto finale (coltivazione, estrazione, conservazione,
trasporto, raffinazione, fabbricazione, prodotto finale, ecc.).
Certificazione di gruppo
Opzione della Certificazione RSPO della catena delle
forniture, attraverso la quale i costi diretti di certificazione
sono suddivisi tra i membri ammissibili di un gruppo.
Certificazione multi-sito
Opzione di certificazione per un gruppo di siti che abbiano un
legame contrattuale, con una Sede centrale definita e almeno
due siti partecipanti. Tali siti possono essere gruppi di
piantagioni, fattorie, frantoi o raffinerie, ecc., riuniti in una
Sede centrale e gestiti attraverso un Sistema di controlli
interni (ICS). Le Sedi centrali con funzioni di trasformazione
contano sia come Sede centrale che come sito partecipante.
Codice di comportamento
Il Codice di comportamento RSPO è un insieme di requisiti
che i membri della RSPO sono tenuti a rispettare. Il Codice è
disponibile sul sito RSPO (www.rspo.org).
Dichiarazione
Qualunque comunicazione, destinata ad un gruppo
interessato e in qualunque formato, in merito alla presenza di
olio di palma sostenibile certificato in un determinato
prodotto o gruppo di prodotti.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
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Fabbricante del prodotto
finale
Fabbricante/trasformatore che utilizza prodotti a base di olio
di palma per fabbricare prodotti destinati al consumo o a
qualsiasi utilizzo finale senza ulteriore confezionamento o
trasformazione. Ad esempio, i rivenditori che fabbricano
internamente prodotti con il proprio marchio, i produttori di
beni di consumo, i produttori di biocarburante, i produttori di
mangimi.La Certificazione della catena della fornituredi
distribuzione non è necessaria per i rivenditori e i fabbricanti
distributori di prodotti finali non sottoposti ad ulteriori
modifiche..
Fornitore (o venditore)
L’entità commerciale precedente nella catena delle forniture;
l’acquirente (o cliente) è l’entità commerciale successiva nella
catena di distribuzione.
Frantoio indipendente
Frantoio che opera in maniera indipendente, in assenza di
rapporti giuridici con una determinata piantagione, anche
attraverso società madri o affiliate.
Grappoli di frutti freschi
(FFB - Fresh Fruit Bunches)
Grappoli di frutti di palma, raccolti presso piantagioni/fattorie
per la produzione di olio di palma.
Inoltro
Trasferimento di proprietà da un’organizzazione ad un’altra
Olio di palma con
preservazione
dell’identitàIdentità
Preservata (IP – Preserved)
Il modello di Preservazione dell’identitàIdentità Preservata
della catena delle fornituredi distribuzione garantisce che il
prodotto a base di olio di palma certificato da RSPO e fornito
all’utilizzatore finale sia attribuibile in maniera univoca ad un
frantoio certificato da RSPO e alla sua base di fornitura
certificata.
Olio di palma grezzo (CPO Crude Palm Oil)
Primo stadio della produzione di olio di palma, ottenuto da
grappoli di frutti freschi (FBB - Fresh Fruit Bunches) presso un
frantoio.
Olio di palma sostenibile
certificato da RSPO (RSPO
CSPO)
Olio di palma prodotto da un frantoio (e dalla relativa base di
fornitura) sottoposto con successo ad audit secondo i Principi
e Criteri RSPO, da parte di un organismo di certificazione
accreditato da RSPO e ritenuto conforme ai criteri contenuti
nel documento Sistemi di certificazione RSPO.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
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Operatore commerciale
Partecipante alla catena della forniture di prodotti a base di
olio di palma certificati da RSPO, che acquista e vende
prodotti a base di olio di palma, derivati e/o future senza
movimentazione fisica dei prodotti.
Organismo di
accreditamento (AB Accreditation Body)
Organizzazione responsabile dell’audit degli organismi di
certificazione RSPO rispetto ai requisiti della norma ISO/IEC
Guide 17065:2012. L’organizzazione deve essere firmataria di
un International Accreditation Forum (IAF) o Multilateral
Recognition Arrangement (MLA), oppure membro a pieno
titolo dell’International Social and Environmental
Accreditation and Labelling Alliance (ISEAL).
Organismo di certificazione
(CB - Certification Body)
Organismo indipendente accreditato da RSPO per condurre
gli audit di certificazione rispetto ai requisiti dello Standard
RSPO di certificazione della catena delle forniture.
Piantagioni non certificate
Frantoi e rispettive basi di fornitura non certificati da un
organismo di certificazione accreditato RSPO.
Piattaforma IT RSPO
Sistema web per la tracciabilità dei prodotti a base di olio di
palma certificati da RSPO attraverso l’intera catena di
distribuzione (dal frantoio alla raffineria), in base ai modelli
di Bilancio di massa, Segregazione e/o Identità Preservata.
Procedura di reclamo
Il sistema dei reclami RSPO si occupa dei reclami presentati
contro la RSPO stessa e i suoi membri, in maniera coerente
con la natura, la missione e gli obiettivi di RSPO. Fare
riferimento al sito RSPO (www.rspo.org).
Prodotti a base di olio di
palma
Prodotti ottenuti dalla palma da olio, compresi frutti e
palmisti. A seconda del contesto, in questo documento,
l’espressione “prodotti delle palme da olio” può riferirsi
anche a prodotti quali gusci, palmisti, panelli di palmisti, olio
di palmisti (PKO - Palm Kernel Oil) o prodotti derivati, acidi
grassi di palma (palmisti) (P(K)FAD), oleina, stearina o
prodotti derivati dal frazionamento dell’olio di palma grezzo
(CPO).
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
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Prodotto finale
Prodotto che non sarà oggetto di ulteriore confezionamento
o trasformazione prima della vendita al consumatore finale.
Proprietario
Persona o entità che detiene la proprietà fisica di
beni/impianti/fabbricati, ecc.
Proprietario legittimo
Entità detentrice di un titolo esecutivo o di un diritto di
proprietà, riconosciuta come tale dalla legge.
Raffineria
Sito di produzione che trasforma grassi e oli in prodotti di
maggior valore.
Regole RSPO in materia di
comunicazione e
dichiarazioni
Regole per l’utilizzo delle comunicazioni e delle dichiarazioni
connesse all’uso o al sostegno di prodotti a base di olio di
palma certificati da RSPO.
Richiedente (o Cliente)
L’azienda che richiede o detiene la certificazione.
Segregazione (SG)
Il modello di Segregazione (SG) della catena di distribuzione
garantisce che i prodotti a base di olio di palma certificati da
RSPO e forniti all’utilizzatore finale provengano
esclusivamente da fonti certificate da RSPO.
Sistema di controlli interni
(ICS - Internal Control
System)
Insieme documentato di procedure e processi, destinato a
definire le modalità operative del sistema di certificazione
della catena delle forniture, a garantire la conservazione della
documentazione, a tenere traccia degli audit interni e ad
illustrare le responsabilità. Esso definisce gli standard
applicabili e assicura la gestione delle non conformità in base
ad una serie di procedure e sanzioni.
Sistemi di certificazione
della catena di distribuzione
(SCCS - Supply Chain
Certification Systems)
I trasformatori a valle o gli utilizzatori di prodotti a base di
olio di palma certificati da RSPO possono dichiarare l’impiego
(o il sostegno) di prodotti a base di olio di palma certificati da
RSPO qualora aderiscano ai Sistemi RSPO di certificazione
della catena di distribuzione e il loro rispetto sia verificato in
maniera indipendente da un organismo di certificazione
accreditato da RSPO.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
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Sito
Singola unità funzionale di un’organizzazione o combinazione
di unità situate in una singola località, geograficamente
distinta da altre unità.
Stazione prodotti sfusi
Impianto di conservazione temporanea di prodotti a base di
olio di palma.
Tavola rotonda per l’olio di
palma sostenibile (RSPO)
Fondazione svizzera senza scopo di lucro che opera per
migliorare la sostenibilità della produzione e dell’utilizzo
mondiali dell’olio di palma.
Unità di certificazione
Tutti gli operatori che assumono la proprietà giuridica e
movimentano fisicamente (compresa la raccolta in serbatoi di
conservazione) prodotti a base di olio di palma certificati da
RSPO devono ottenere la certificazione di RSPO per la loro
catena di distribuzione. Questo requisito si applica fino al
fabbricante dei prodotti finali (incluso).
Vendite allo scoperto (sell
short)
Stipulazione di un contratto a termine per la fornitura di
prodotti che non sono ancora stati ricevuti.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
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3. Standard di certificazione
Gli standard di certificazione RSPO sono i seguenti.
3.1 Fabbricazione sostenibile di prodotti a base di olio di palma
3.1.1
La fabbricazione di prodotti a base di olio di palma sostenibile è indissociabile da
una gestione e da attività legali, economicamente valide, ecocompatibili e
socialmente utili. Ciò è possibile attraverso l’applicazione dei Principi e Criteri
RSPO per la produzione di olio di palma sostenibile, nonché dei relativi indicatori e
delle linee guida, stabiliti nel documento RSPO Principles and Criteria for
Sustainable Palm OilProduction including indicators and guidance (disponibile sul
sito www.rspo.org) (collettivamente denominati nel presente documento “Principi
e Criteri RSPO” o “RSPO P&C”).
Tutti i Principi e i Criteri RSPO si applicano alla gestione delle palme da olio. Tutti i
Principi e i Criteri RSPO pertinenti si applicano anche alle piantagioni di palme da
olio e ai relativi frantoi. I frantoi indipendenti saranno certificati in base ai requisiti
dello Standard RSPO di certificazione della catena di distribuzione.
3.1.2
Laddove disponibili, si osserveranno le interpretazioni nazionali degli indicatori e
delle linee guida internazionali. Al fine di mantenere un controllo globale sulla
qualità di qualunque insieme di indicatori e linee guida nazionali ritenute
interpretazioni ufficiali, soprattutto nell’ambito giuridico locale, dette
interpretazioni nazionali dovranno essere avallate o riconosciute da RSPO.
3.2 Requisiti della catena di distribuzione per i prodotti a base di olio di palma
sostenibile
3.2.1
I prodotti a base di olio di palma possono attraversare numerosi stadi produttivi e
logistici tra il coltivatore e il prodotto finale. Un singolo lotto di prodotti a base di
olio di palma può essere scambiato tramite uno dei quattro modelli della catena
delle forniture approvati da RSPO:

Identità Preservata (IP - Identity Preserved)

Segregazione (SG)

Bilancio di massa (MB - Mass Balance)

Book and Claim (B&C).
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
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3.2.2
Per i primi tre modelli (Identità Preservata, Segregazione e Bilancio di massa),
sono necessari controlli della catena didistribuzione dalla piantagione al prodotto
finale, come previsto dallo Standard RSPO di certificazione della catena di
distribuzione. Tale documento definisce i sistemi di certificazione per la
valutazione rispetto allo Standard RSPO di certificazione della catena di
distribuzione.
Gli utenti del sistema Book and Claim RSPO, che non sono produttori, devono
dimostrare la conformità alle regole previste per l’utilizzo di tale sistema, riportate
separatamente (cf. www.rspo.org).
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
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4. Requisiti di accreditamento: modello di omologazione e
monitoraggio di organismi di certificazione terzi
4.1 Accreditamento: cenni generali
4.1.1
Qualunque organismo di certificazione (CB - Certification Body) che desideri offrire
un servizio di audit di certificazione rispetto allo Standard RSPO di certificazione
della catena di distribuzione deve essere espressamente accreditato da RSPO. I
singoli non possono essere accreditati come organismi di certificazione.
4.1.2
RSPO ha inoltre disposto che tutti gli organismi di certificazione accreditati in base
ai Principi e ai Criteri RSPO possano sottoporre i frantoi di olio di palma grezzo agli
audit della catena di distribuzione rispetto ai requisiti dello Standard RSPO della
catena di distribuzione. Ciò allo scopo di consentire l’audit dei requisiti della
catena di distribuzione dei frantoi di olio di palma grezzo in concomitanza con le
visite locali di certificazione P&C.
Per quanto riguarda i frantoi indipendenti e autonomi, privi di una base di
fornitura fissa e che non sono quindi stati sottoposti all’audit P&C, sono necessari
un audit e un certificato della catena di distribuzione . Un frantoio di palmisti non
può fare parte di una certificazione P&C e richiede sempre un audit e un
certificato della catena di distribuzione .
4.1.3
RSPO pubblica un elenco degli organismi di certificazione accreditati sul proprio
sito web (www.rspo.org).
4.2 Requisiti degli organismi di accreditamento (AB - Accreditation Body)
4.2.1
Un organismo di accreditamento deve operare conformemente ai requisiti della
norma ISO 17011:2004Valutazione della conformità – Requisiti generali per gli
organismi di accreditamento che accreditano organismi di valutazione della
conformità. Tale organismo deve dimostrare di essere firmatario di un
International Accreditation Forum (IAF) o Multilateral Recognition Arrangement
(MLA) oppure membro a pieno titolo dell’International Social and Environmental
Accreditation and Labelling Alliance (ISEAL).
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
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4.2.2
La RSPO richiede all’organismo di accreditamento di notificarle eventuali reclami
presentanti da parti interessate RSPO in relazione alla competenza di tale
organismo, al processo, all’esito o all’attuazione di un audit di accreditamento.
L’organismo di accreditamento dovrà gestire i reclami conformemente alla norma
ISO/IEC 17011:2004. Qualora un organismo di accreditamento ometta di risolvere
un reclamo entro i termini prescritti, ne dovrà informare la Segreteria RSPO.
4.3 Requisiti di accreditamento per gli organismi di certificazione
4.3.1
Gli organismi di certificazione sono tenuti a dimostrare che tutti gli aspetti della
loro organizzazione, i sistemi e le procedure di svolgimento della certificazione in
base all’intento e ai requisiti dei Sistemi RSPO di certificazione della catena delle
forniture sono inclusi in sistemi di gestione documentati e risultano conformi alle
disposizioni dei requisiti RSPO specifici di cui alla sezione 5 del presente
documento.
4.3.2
Gli organismi di certificazione sono tenuti a dimostrare che tutti gli aspetti della
loro organizzazione, i sistemi e le procedure di svolgimento della certificazione in
base all’intento e ai requisiti dei Sistemi RSPO di certificazione della catena delle
forniture sono conformi alle disposizioni della norma ISO/IEC 17065:2012
Valutazione della conformità – Requisiti per organismi che certificano prodotti,
processi e servizi.
4.3.3
La conformità ai requisiti di cui ai paragrafi 4.3.1 e 4.3.2 del presente documento
sarà valutata prima dell’accreditamento e monitorata poi annualmente.
4.3.4
L’organismo di certificazione deve conformarsi ai requisiti degli organismi di
accreditamento in materia di decisioni di accreditamento.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
14
5. Requisiti del processo di certificazione dei sistemi
RSPO di certificazione della catena di distribuzione
La presente sezione illustra il processo che deve essere seguito da un organismo di
certificazione nell’esecuzione dell’audit di un sito che richieda la certificazione in
base ai requisiti dello Standard RSPO di certificazione della catena di distribuzione
.
5.1 Competenze specifiche dei team di audit
5.1.1
L’organismo di certificazione accreditato applicherà tutte le disposizioni,
comprese quelle legali, necessarie per fare sì che tutte le persone, i subappaltatori
o altre entità (ad esempio, auditor stabilmente impiegati o freelance, periti,
consulenti, ecc.), impegnate per suo conto in attività di audit rispetto ai requisiti
dello Standard RSPO di certificazione della catena di distribuzione , siano
competenti in materia di processi, procedure e documenti applicabili e si
conformino all’insieme dei requisiti dei Sistemi RSPO di certificazione della catena
di distribuzione.
5.1.2
L’organismo di certificazione deve definire le competenze minime dei lead auditor
e i requisiti dei team di audit. Essi dovranno essere perlomeno in linea con le
specifiche definite nella normaISO 19011:2011 Linee guida per audit di sistemi di
gestione, con le modifiche necessarie per tenere conto dei requisiti specifici della
Certificazione RSPO della catena di distribuzione, illustrati qui di seguito.
5.1.3
In base alle procedure degli audit di certificazione rispetto ai requisiti dello
Standard RSPO di certificazione della catena di distribuzione , gli auditor devono
dimostrare di possedere una conoscenza della catena di distribuzione sufficiente
per prendere in esame tutti i requisiti del suddetto Standard.
I lead auditor devono dimostrare come minimo:

il positivo completamento di un corso per lead auditor accreditati (ad
esempio, corso per lead auditor ISO 9000/19011);

il positivo completamento di un corso di formazione approvato da RSPO in
materia di Certificazione RSPO della catena di distribuzione ;
competenze linguistiche adeguate per la comunicazione verbale e scritta
con il cliente e i relativi gruppi di persone interessate;
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
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
esperienza di lavoro sul campo in catene di distribuzione analoghe o
equivalenti, a seconda del processo di certificazione;

un periodo di formazione nell’attività pratica di audit con supervisione da
parte di un lead auditor qualificato in programmi analoghi di certificazione
(cioè comprendenti la tracciabilità) che abbia condotto con successo
almeno 2 (due) audit presso organizzazioni diverse.
5.2 Unità di certificazione
5.2.1
I requisiti della Catena generale di custodia dello Standard RSPO di certificazione
della catena di distribuzione si applicherà a qualsiasi organizzazione della catena
di distribuzione che assuma la proprietà giuridica e movimenti fisicamente
prodotti a base di olio di palma sostenibile certificato da RSPO in luoghi posti sotto
il controllo dell’organizzazione stessa, compresi i terzisti. I requisiti di
certificazione cessano dopo il fabbricante del prodotto finale.
5.2.2
La Certificazione della catena di distribuzione avverrà a livello di sito. La
certificazione multi-sito (Allegato 2) o di gruppo (Allegato 3) è possibile, fatti salvi
requisiti specifici.
5.2.3
I terzisti saranno considerati ad alto rischio se trasformano fisicamente il prodotto
o qualora esista un rischio di contaminazione incrociata incontrollata, non
deliberata o accidentale che dia luogo alla miscelazione di prodotti certificati con
prodotti non certificati.
5.3 Requisiti del processo di audit
Richiesta del cliente e contratto
5.3.1
L’organismo di certificazione provvederà affinché qualsiasi azienda che richieda o
detenga la certificazione rispetto ai requisiti RSPO abbia la disponibilitàdelle
necessarie informazioni riguardanti la Certificazione RSPO della catena di
distribuzione e le Regole RSPO in materia di comunicazione e dichiarazioni.
Qualora potenziali clienti abbiano ulteriori domande relative a RSPO, saranno
orientati verso la Segreteria RSPO.
5.3.2
L’organismo di certificazione stipulerà un accordo contrattuale per servizi di
certificazione con un’azienda che richieda o detenga la certificazione rispetto allo
Standard RSPO di certificazione della catena di distribuzione e provvederà alla
registrazione di qualunque accordo prima di provvedere all’erogazione dei servizi.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
16
I documenti contrattuali dovranno specificare l’ambito, la durata e i costi di audit,
oltre a definire i diritti e gli obblighi contrattuali dell’organismo di certificazione e
del cliente. Tra questi dovrà figurare il diritto del cliente di sollevare obiezioni in
merito al processo di audit dell’organismo di certificazione, diritto che deve essere
riportato nelle procedure di quest’ultimo. L’accordo contrattuale dovrà includere
adeguate clausole di riservatezza e dichiarazioni di interesse.
Pianificazione dell’audit
5.3.3
L’organismo di certificazione pianificherà l’audit on-site, conformemente alle linee
guida definite nella norma ISO 19011:2011.
5.3.4
Laddove possibile e opportuno, l’organismo di certificazione ha la facoltà di
sincronizzare e combinare gli audit della catena della forniture RSPO con altri
audit on-site (ad esempio, sicurezza alimentare, qualità, ecc.).
5.3.5
Gli organismi di certificazione riconosceranno i certificati precedentemente
emessi ai sensi dei Sistemi RSPO di certificazione della catena di distribuzione da
altri organismi di certificazione accreditati da RSPO.
Audit di certificazione
5.3.6
L’audit inizierà con una riunione di apertura nel corso della quale il lead auditor
informerà il richiedente in merito al processo di certificazione, definirà gli aspetti
logistici dell’audit, verificherà l’accesso ai documenti, ai luoghi e al personale
pertinenti, illustrerà i principi di riservatezza e di conflitto d’interessi e concorderà
l’orario della riunione di chiusura.
5.3.7
L’organismo di certificazione esaminerà la documentazione di gestione del
richiedente per verificare che tutti gli elementi siano perfettamente conformi ai
requisiti dello Standard RSPO di certificazione della catena di distribuzione .
L’organismo di certificazione chiarirà eventuali problemi o criticità con l’azienda
che richiede o detiene la certificazione. Gli audit interni dovranno essere
interamente pianificati e avviati prima del rilascio della certificazione.
5.3.8
L’audit di certificazione dovrà verificare se i sistemi aziendali, di gestione e
operativi, comprese le politiche e le procedure documentate dell’azienda che
richiede o detiene la certificazione, siano sufficienti e attuati in maniera adeguata
per soddisfare l’intento e i requisiti dello Standard RSPO di certificazione della
catenadi distribuzione.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
17
Qualora l’azienda che richiede o detiene la certificazione esternalizzi attività a
soggetti terzi indipendenti, l’auditor o l’organismo di certificazione valuteranno se
occorra o meno fare visita ai terzisti. Se il terzista detiene la certificazione RSPO,
non sarà necessario un audit aggiuntivo.
5.3.9
Nel corso dell’audit di certificazione, saranno esaminati i documenti relativi alla
catena di distribuzione RSPO, per quanto riguarda il ricevimento, la
trasformazione e la fornitura di prodotti certificati a base di olio di palma.
5.3.10
L’organismo di certificazione verificherà la conformità di tutte le attività svolte dai
terzistiincaricati dall’azienda che richiede o detiene la certificazione, rispetto
all’intento e ai requisiti dello Standard RSPO di certificazione della catena di
distribuzione.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
18
5.3.11
Al termine dell’audit di certificazione, l’auditor dell’organismo di certificazione
convocherà una riunione di chiusura con uno o più rappresentanti del cliente. Nel
corso della riunione di chiusura, l’organismo di certificazione provvederà affinché:

il cliente sia informato del fatto che non sarà certificato e non potrà
rivendicare la certificazione finché non avrà ricevuto la conferma scritta
dell’avvenuta registrazione della certificazione RSPO della sua catena di
distribuzione e della relativa data di scadenza;

il cliente sia messo al corrente delle risultanze constatate dal team di
audit, comprese eventuali carenze che potrebbero tradursi in una
decisione di certificazione negativa o che richiedano ulteriori azioni prima
che possa essere presa una decisione di certificazione;

venga stilato un verbale dettagliato della riunione di chiusura,
comprendente:

 l’elenco dei partecipanti alla riunione;
 la descrizione dettagliata delle informazioni fornite all’azienda che
richiede o detiene la certificazione;
 qualunque informazione aggiuntiva fornita all’azienda;
 qualunque altra informazione scambiata, compresa la dichiarazione
scritta secondo la quale le risultanze del team di audit sono
provvisorie, in attesa dell’esame e della decisione da parte dei
rappresentanti autorizzati dell’organismo di certificazione;
il verbale della riunione di chiusura sia firmato (anche tramite firma
elettronica) dal lead auditor e dal rappresentante di più alto grado della
Direzione dell’azienda che richiede o detiene la certificazione.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
19
Certificazioni multi-sito e di gruppo
5.3.12
In alcuni casi, sono consentite le certificazioni multi-sito e di gruppo. Nel caso di
una certificazione o di un audit multi-sito, si applicheranno tutte le regole
riportate nell’Allegato 2. Nel caso di una certificazione o di un audit di gruppo, si
applicheranno tutte le regole riportate nell’Allegato 3.
5.3.13
Risultati
5.3.14
Nel corso di una certificazione o di un audit multi-sito o di gruppo, uno o più
auditor dovranno stabilire se il sistema di gestione del cliente sia tale da garantire
che tutti i siti posti sotto il suo controllo siano conformi allo Standard RSPO di
certificazione della catena di distribuzione e al suo intento. La certificazione multisito o di gruppo sarà concessa solo se:

il sistema di gestione del cliente risulta conforme allo Standard RSPO di
certificazione della catena di distribuzione per tutti i siti posti sotto il suo
controllo; e

la conformità allo Standard RSPO di certificazione della catena di
distribuzione è stabilita in tutti i siti inclusi nel campione sottoposto
all’audit.
L’auditor dell’organismo di certificazione stilerà una relazione sul processo di
certificazione rispetto ai requisiti dello Standard RSPO di certificazione della
catena di distribuzione (cf. Allegato 1 per i contenuti minimi della relazione).
5.3.15
Tutte le non conformità dovranno essere risolte dall’azienda con piena
soddisfazione dell’organismo di certificazione prima che quest’ultimo rilasci la
certificazione. Qualora le non conformità non vengano risolte entro 3 (tre) mesi
dall’audit, sarà necessario ripetere l’intera procedura di audit. Prima di chiudere le
non conformità, l’organismo di certificazione valuterà l’efficacia delle azioni
correttive e/o preventive intraprese.
5.3.16
Le non conformità sollevate in un secondo tempo nei confronti di un’azienda
certificata sono gravi e mettono a rischio l’integrità della Certificazione RSPO della
catena di distribuzione. L’azienda certificata dispone del termine massimo di un
mese per risolvere le non conformità in maniera soddisfacente. L’organismo di
certificazione valuterà l’efficacia delle azioni correttive e/o preventive intraprese.
Qualora le non-conformità non vengano risolte entro il termine massimo di un
mese, si procederà alla sospensione o al ritiro della certificazione e sarà necessario
ripetere l’intera procedura di audit.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
20
5.3.17
Qualora prove oggettive indichino che vi sia stata una rottura dimostrabile della
catena di distribuzione, dovuta ad azioni o inazioni del cliente certificato e che
siano stati o stiano per essere spediti prodotti a base di olio di palma falsamente
contrassegnato come prodotti certificati RSPO, l’organismo di certificazione agirà
immediatamente e la certificazione RSPO della catena di distribuzione sarà
sospesa in attesa dell’esame della situazione. L’organismo di certificazione è
tenuto ad informare RSPO entro 24 ore della decisione di sospendere la
certificazione.
5.3.18
Qualora l’audit non evidenzi non conformità o il piano di azioni correttive abbia
risolto con successo le non conformità constatate, il cliente sarà oggetto di una
raccomandazione di (ri)certificazione.
5.3.19
In caso di sospensione o di ritiro della certificazione (ad esempio, per mancanza di
azioni correttive efficaci), il sito informerà i clienti della propria catena delle
forniture entro 3 (tre) giorni lavorativi.
5.3.20
L’organismo di certificazione inoltrerà a RSPO la relazione di audit entro 2 (due)
settimane dalla chiusura di eventuali non conformità.
Rilascio della certificazione
5.3.21
L’organismo di certificazione della catena di distribuzione compilerà il Modello di
certificato (Allegato 4 del presente documento) ed elaborerà una Relazione di
certificazione della catena delle forniture in base all’Allegato 1 del presente
documento.
5.3.22
Al momento del rilascio della certificazione all’azienda, l’organismo di
certificazione invierà una copia del certificato e della Relazione di certificazione
della catena di distribuzione alla Segreteria RSPO, attraverso la piattaforma IT
RSPO.
5.3.23
RSPO caricherà il certificato sul proprio sito entro 1 (una) settimana lavorativa. Per
le informazioni di contatto, si rimanda al sito RSPO www.rspo.org.
5.3.24
La validità dei certificati sarà di 5 (cinque) anni, con sorveglianza annuale.
Audit di sorveglianza
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
21
5.3.25
Gli audit di sorveglianza devono essere condotti entro 12 mesi dall’audit
precedente. Se un audit di sorveglianza non viene condotto entro 12 mesi,
l’organismo di certificazione informerà l’azienda e RSPO della sospensione del
certificato.
5.3.26
L’audit di sorveglianza dovrà verificare se i sistemi aziendali, di gestione e
operativi, comprese le politiche e le procedure documentate dell’azienda titolare
della certificazione, siano sufficienti e attuati in maniera adeguata per soddisfare
l’intento e i requisiti dello Standard RSPO di certificazione della catena di
distribuzione. Qualora l’azienda titolare della certificazione esternalizzi attività a
soggetti terzi indipendenti, l’auditor o l’organismo di certificazione valuteranno se
occorra o meno fare visita ai terzistii.
5.3.27
Nel corso dell’audit di sorveglianza, saranno esaminati i documenti relativi alla
catena di distribuzione RSPO, per quanto riguarda il ricevimento, la
trasformazione e la fornitura di prodotti certificati a base di olio di palma. Tali
documenti saranno esaminati retroattivamente rispetto alla data dell’audit
precedente.
5.3.28
Al fine di preservare la continuità di certificazione, un nuovo audit completo avrà
luogo prima della fine del periodo di certificazione.
5.3.29
In sede di audit di sorveglianza, l’organismo di certificazione verificherà la
documentazione annuale di sintesi dell’azienda per stabilire se siano state
dichiarate maggiori quantità di prodotti a base di olio di palma certificato rispetto
a quelle effettivamente acquistate nell’arco di un determinato periodo.
L’organismo di certificazione confermerà le quantità acquistate e dichiarate
nell’ambito della relazione di audit. L’organismo di certificazione confermerà la
corretta categoria di appartenenza dell’azienda.
5.3.30
Solo nel caso degli audit dei frantoi, l’organismo di certificazione valuterà se sia
necessaria una visita intermedia per confermare le quantità qualora un sito abbia
annunciato una prevista sovrapproduzione.
5.3.31
Solo nel caso degli audit dei frantoi, se il maggiore volume di produzione si rivela
corretto, l’organismo di certificazione comunicherà l’informazione alla
piattaforma IT RSPO.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
22
5.3.32
Al fine di minimizzare i costi e la complessità per i micro-utilizzatori di olio di
palma (aziende che utilizzano modeste quantità di olio di palma, cioè meno di
1000 kg all’anno) e incentivare l’impiego di catene di distribuzione di olio di
palma sostenibili, tali aziende dovranno presentare a RSPO un modulo di
autocertificazione in sostituzione degli audit di sorveglianza. Gli audit di
certificazione iniziale e di ri-certificazione si svolgeranno normalmente.
5.4 Trasferimento dell’organismo di certificazione
5.4.1
Il nuovo organismo di certificazione comunicherà ufficialmente con il suo
predecessore.
5.4.2
Al nuovo organismo di certificazione dovrà essere trasmessa la precedente
relazione di audit, comprensiva dei dettagli relativi ad eventuali non conformità.
5.4.3
Il trasferimento dell’organismo di certificazione non sarà consentito finché non
saranno state risolte tutte le non conformità o non saranno stati onorati tutti gli
obblighi finanziari.
5.4.4
Dopo l’esame della documentazione, il nuovo organismo di certificazione
emetterà un nuovo certificato, mantenendo la data di scadenza precedente.
RSPO sarà informata al momento dell’emissione del nuovo certificato.
5.5 Pubblica disponibilità della documentazione
5.5.1
I seguenti documenti saranno messi a disposizione del pubblico dall’organismo di
certificazione e/o da RSPO su richiesta (e accessibili sul relativo sito web):

Certificato di conformità della catena di distribuzione (RSPO).

Procedure dell’organismo di certificazione in relazione a reclami,
lamentele e appelli, compresi i meccanismi di risoluzione (CB).

Registro delle organizzazioni certificate, con l’indicazione dell’ambito di
ogni certificato, cioè i siti e/o i processi approvati (RSPO).
5.6 Conflitto d’interessi
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
23
5.6.1
Le procedure di identificazione e gestione dei conflitti d’interessi devono includere
la presenza di un comitato indipendente, appositamente istituito dall’organismo
di certificazione. Il comitato indipendente deve essere costituito da almeno 3 (tre)
membri esterni e deve riunirsi almeno una volta all’anno con i manager
dell’organismo di certificazione per l’esame formale delle performance di
quest’ultimo.
5.6.2
Affinché non vi siano conflitti d’interessi, gli organismi di certificazione e i membri
dei team di audit devono avere mantenuto l’indipendenza dalla società o dal
gruppo di società per almeno 2 (due) anni. In tale contesto, il termine
“indipendenza” significa non avere rapporti familiari/personali con persone
appartenenti all’azienda, non essere stati impiegati presso o dall’azienda oggetto
di valutazione, non svolgere attività di consulenza o altri servizi diversi dalle
attività di certificazione o verifica.
5.6.3
L’organismo di certificazione non proporrà audit di certificazione o di sorveglianza
ad organizzazioni alle quali abbia fornito consulenze di management o supporto
tecnico in relazione all’ambito della certificazione RSPO o con le quali intrattenga
rapporti tali da compromettere la sua imparzialità. È esclusa la fornitura di corsi di
formazioni avallati da RSPO.
5.6.4
La documentazione relativa alle discussioni, alle raccomandazioni e alle
conseguenti azioni correttive del comitato per i conflitti d’interessi dovrà essere
conservata per almeno 5 (cinque) anni.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
24
5.6.5
5.6.6
Qualsiasi persona o entità assunta dall’organismo certificatore o l’organismo
certificatore stesso dovranno:

dichiarare qualsiasi e tutti gli interessi potenzialmente in grado di influire
sul processo di certificazione e/o che potrebbero eventualmente
configurare un conflitto d’interessi, prima di impegnarsi in un processo di
certificazione in base ai requisiti dello Standard RSPO di certificazione della
catena di distribuzione furniture;

riferire immediatamente qualunque circostanza o pressione che possa
influire sulla loro indipendenza o riservatezza alla Direzione esecutiva
dell’organismo di certificazione; La Direzione esecutiva dell’organismo di
certificazione informerà RSPO e il suo organismo di accreditamento
prescelto di qualunque segnalazione di questo tipo e provvederà affinché
quest’ultima sia inclusa nella relazione del processo di certificazione e nel
dossier del cliente;

accettare di fornire servizi ad un cliente solo nel caso in cui l’organismo di
certificazione possa dimostrare di non essersi impegnato nella
certificazione dello stesso cliente in base ai requisiti dei Sistemi RSPO di
certificazione della catena di distribuzione.I casi dubbi saranno esaminati
con RSPO prima di impegnarsi con il cliente.
Le procedure dell’organismo di certificazione devono contemplare l’obbligo
contrattuale per l’intero personale (compresi i subfornitori, come i consulenti che
concorrono alle decisioni di certificazione) di dichiarare per iscritto all’organismo
di certificazione qualunque possibile ed effettivo conflitto d’interessi, nel
momento in cui il conflitto o la possibilità di conflitto diventano palesi. Nota: un
rapporto che comprometta l’imparzialità dell’organismo di certificazione può
essere basato su proprietà, governance, management, personale, risorse
condivise, finanze, contratti, marketing e versamento di una commissione sulle
vendite o qualsiasi altro incentivo per la segnalazione di nuovi clienti, ecc. (cf.
definizione IAF di organismo correlato).
5.7 Meccanismi per reclami e lamentele
5.7.1
Le procedure devono includere un meccanismo per i reclami, le lamentele e gli
appelli riguardanti le organizzazioni certificate, aperto a tutte le parti interessate.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
25
5.8 Controllo delle dichiarazioni
5.8.1
Le procedure di audit di certificazione e di sorveglianza devono includere
disposizioni che garantiscano la conformità ai requisiti RSPO in materia di
controllo delle dichiarazioni, come specificato in dettaglio nelle Regole RSPO in
materia di comunicazione e dichiarazioni. In caso di utilizzo parallelo di più modelli
di catena di distribuzione, dovrà essere verificato un campione delle dichiarazioni
relative all’uso di prodotti a base di olio di palma sostenibile certificato da RSPO.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
26
Allegato 1: Relazione di certificazione della catena di
distribuzione
A.1.1 Contenuti richiesti
La relazione di audit può essere una raccolta di più documenti. Nell’elaborare una
relazione di certificazione della catena di distribuzione, l’auditor dovrà includervi i
seguenti contenuti minimi:
Dati della società
certificata
Nome, n. di appartenenza RSPO, indirizzo
dell’attività certificata e di tutti i siti operativi che
richiedono o detengono la certificazione, comprese
le informazioni di contatto del rappresentante della
Direzione responsabile della supervisione del
processo di certificazione e i dati dell’eventuale
società madre.
Dati dell’organismo di
certificazione
N. certificato e data di accreditamento
dell’organismo di certificazione.
Sintesi
Sintesi della relazione, comprensiva di una breve
descrizione dell’ambito di certificazione.
Dati del certificato
N. certificato, validità (date di inizio/fine) e data
della prima certificazione.
Background della
relazione
a) Autore/i:
 Nome del/i auditor

Nomi dei rappresentanti della Direzione
dell’organismo di certificazione impegnati
nella decisione di certificazione.
b) Audit precedenti (se applicabili):
 Sintesi dei precedenti audit di certificazione
e relative conclusioni, comprese
raccomandazioni e non conformità.
c) Visite on-site:
 Itinerario completo di date
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
27
Ambito

Principali elementi e luoghi ispezionati

Nomi e qualifiche delle persone consultate.
Una chiara descrizione dell’ambito dell’audit,
compreso/i il/i modello/i di catena di distribuzione
utilizzato/i.
La versione dei Sistemi RSPO di certificazione della
catena di distribuzione adottata dall’azienda.
Descrizione del sistema
di gestione dell’azienda
Una chiara descrizione dei sistemi aziendali, di
gestione e operativi messi in atto per garantire la
conformità ai Sistemi RSPO di certificazione della
catena di distribuzione.
Quantità acquistate e
dichiarate certificate
Conferma del consuntivo del tonnellaggio
certificato annuale di prodotti a base di olio di
palma certificato da RSPO, acquistati e dichiarati
nell’arco di un determinato periodo.
A.1.2 Informazioni richieste
Per il frantoio

La capacità del frantoio (in termini di produzione di olio di palma
sostenibile certificato (CSPO - Certified Sustainable Palm Oil) è riportata
nella prima pagina della relazione.

Documentazione relativa ai grappoli di frutti freschi (FFB) ricevuti
mensilmente.

Documentazione relativa al CSPO e all’olio di palmisti (PK) certificato
prodotti.

Documentazione relativa al CSPO e al PK certificato venduti (in base al
sistema Book and Claim e sulla piattaforma IT RSPO) ad ogni acquirente.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
28
Per la raffineria, il produttore, ecc.
Questi dati possono essere consolidati su base annua.

Documentazione relativa alla materia prima acquistata/ricevuta
Fornitore

N.
certificato
RSPO
Prodotto
Volume
Documentazione relativa ai prodotti a base di olio di palma venduti
Acquirente
N.
certificato
RSPO
Prodotto
Volume
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
29
Allegato 2: Certificazione multi-sito
A.2.1 Criteri di ammissibilità
 Tutti gli impianti inclusi nella certificazione multi-sito dovranno essere
rappresentati da una Sede centrale.
 La Sede centrale dovrà documentare e attuare regole chiare in materia di
ammissibilità per la partecipazione dei siti al certificato.
 La certificazione multi-sito non è limitata ad un singolo paese e può avvenire a
livello transnazionale.
A.2.2 Criteri operativi

La Certificazione della catena di distribuzione RSPO deve essere condotta
da un sito identificato, cioè la Sede centrale.
 Tutti i siti partecipanti dovranno intrattenere rapporti legali e/o contrattuali
con la Sede centrale.
 Un sistema comune di controlli interni e di resoconti, gestito e documentato a
livello centrale, sarà utilizzato e monitorato dalla Sede centrale.

La Sede centrale nominerà un rappresentante della Direzione con il
compito globale di garantire la conformità di tutte le unità operative ai
requisiti RSPO di certificazione della catena di distribuzione. Gli audit
interni di tutti i siti/attività saranno condotti annualmente e saranno
esaminati e documentati presso la Sede centrale.
 Nell’ambito della certificazione multi-sito, sarà possibile riunire in gruppi
diverse attività. I principali gruppi avranno un sistema di gestione comune e
potranno essere così classificati:

Estrazione

Raffinazione

Trasporto e distribuzione

Trasformazione (compresa la lavorazione secondaria dopo la raffinazione)

Produzione (fabbricazione del prodotto finale)

Miscelazione

Outsourcing (magazzini, ecc.).
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
30
 Almeno un sito di ogni gruppo dovrà essere incluso nel campione di audit.
 Almeno una volta all’anno, si eseguirà inoltre un audit delle funzioni della Sede
centrale.
A.2.3 Certificati
 I certificati di conformità al Sistema di certificazione multi-sito SCCS RSPO
saranno rilasciati alle società che siano state sottoposte all’audit
dall’organismo di certificazione (CB) e che abbiano dimostrato la loro piena
conformità a tale sistema.
 Il certificato sarà emesso a nome della Sede centrale, con l’elenco di tutte le
altre società/attività/siti.
 I certificati saranno validi per un periodo di 5 (cinque) anni e oggetto di audit
annuali di sorveglianza.
A.2.4 Formula di audit a campione
Audit di certificazione
Radice quadrata del numero complessivo di siti partecipanti, arrotondata al
numero intero successivo, più la Sede centrale.
Audit di sorveglianza
Radice quadrata del numero complessivo di siti partecipanti, moltiplicata per un
coefficiente di 0,6 e arrotondata al numero intero successivo, più la Sede centrale.
Audit di ri-certificazione
Radice quadrata del numero complessivo di siti partecipanti, moltiplicata per un
coefficiente di 0,8 e arrotondata al numero intero successivo, più la Sede centrale.
A.2.5 Ampliamento dell’ambito
Per aggiungere un sito in una certificazione multi-sito esistente:

Radice quadrata del numero di siti partecipanti, arrotondata al numero
intero successivo, più le funzioni della Sede centrale.

Gli audit interni dei siti da aggiungere devono essere completati prima
della loro inclusione nella certificazione multi-sito.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
31

Se l’ampliamento dell’ambito multi-sito è associato agli audit di
sorveglianza esistenti, esso avverrà in aggiunta ad essi (cioè, saranno
necessari audit supplementari per tenere conto di queste aggiunte,
indipendentemente dal numero di audit già realizzati).
A.3.6 Sospensione/ritiro
Una non conformità constatata presso un singolo sito può dare luogo alla
sospensione dell’intero certificato multi-sito. Il titolare del certificato ha la facoltà
di eliminare volontariamente il sito in questione dal certificato multi-sito.
Per ripristinare il sito, si applicheranno le regole previste in materia di
ampliamento dell’ambito (cf. sezione A.2.5 precedente).
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
32
Allegato 3: Certificazione di gruppo
A.3.1 Criteri di ammissibilità
 Tutti i siti inclusi nella certificazione di gruppo dovranno essere rappresentati
da un manager di Gruppo.
 Il manager di Gruppo dovrà documentare e attuare regole chiare in materia di
ammissibilità per la partecipazione dei siti al certificato.
 La certificazione di gruppo non è limitata ad un singolo paese e può avvenire a
livello transnazionale.
 I membri del Gruppo devono:

essere entità giuridiche separate;

utilizzare fino ad un massimo di 500 MT di prodotti a base di olio di palma
all’anno;

avere al massimo 100 dipendenti.
A.3.2 Criteri operativi

La Certificazione della catena di distribuzione RSPO deve essere condotta
da un sito identificato, cioè la Sede centrale.
 Tutti i siti partecipanti dovranno intrattenere rapporti legali e/o contrattuali
con la Sede centrale.
 Un sistema comune di controlli interni e di resoconti, gestito e documentato a
livello centrale, sarà utilizzato e monitorato dal manager di Gruppo.

L’entità del Gruppo nominerà un rappresentante della Direzione con il
compito globale di garantire la conformità di tutte le unità operative ai
requisiti RSPO di certificazione della catena di distribuzione . Gli audit
interni di tutti i siti/attività saranno condotti annualmente e saranno
esaminati e documentati presso la Sede centrale.
 Nell’ambito della certificazione di Gruppo, sarà possibile riunire in gruppi
diverse attività. I principali gruppi avranno un sistema di gestione comune e
potranno essere così classificati:

Estrazione

Raffinazione
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
33

Trasporto e distribuzione

Trasformazione (compresa la lavorazione secondaria dopo la raffinazione)

Produzione (fabbricazione del prodotto finale)

Miscelazione

Outsourcing (magazzini, ecc.).
 Almeno un sito di ogni gruppo dovrà essere incluso nel campione di audit.
 Almeno una volta all’anno, verrà inoltre condotto un audit della Sede centrale.
A.3.3 Certificazione
 I certificati di conformità al Sistema di certificazione di Gruppo SCCS RSPO
saranno rilasciati alle entità del Gruppo che siano state sottoposte all’audit
dall’organismo di certificazione (CB) e che abbiano dimostrato la loro piena
conformità a tale sistema.
 Il certificato sarà emesso a nome dell’entità di Gruppo, con l’elenco di tutti gli
altri membri del Gruppo.
 I certificati saranno validi per un periodo di 5 (cinque) anni e oggetto di audit
annuali di sorveglianza.
A.3.4 Formula di audit
Audit iniziale del manager di Gruppo
All’atto della richiesta, il manager di Gruppo sarà oggetto di audit per accertare
che sia effettivamente in grado di gestire un programma di Gruppo; verrà inoltre
definito un tasso massimo di crescita del programma di Gruppo per il primo anno.
Il tasso massimo di crescita sarà di 40 membri.
Nel corso del primo anno, il manager di Gruppo condurrà audit interni che
sottoporrà all’organismo di certificazione, il quale aggiungerà poi i nuovi membri
al certificato, fino al numero massimo previsto.
Audit iniziale dei membri del Gruppo
Dopo 12 mesi, al raggiungimento del numero massimo previsto, l’organismo di
certificazione calcolerà come segue i criteri di audit per il programma di Gruppo.
Radice quadrata del numero complessivo di membri, arrotondata al numero
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
34
intero successivo, più l’audit del manager di Gruppo.
A.3.5 Audit di sorveglianza
Dopo il primo anno, ad un Gruppo è consentito crescere al massimo del doppio
rispetto al numero di membri all’inizio dell’anno. Al termine del secondo anno o al
raggiungimento della crescita massima, si stabilisce come segue il campione di
audit per i 12 mesi successivi.
Radice quadrata del numero di membri esistenti, moltiplicata per 0,6 (o 0,8 nel
quinto anno di certificazione del Gruppo, quando è necessario procedere ad una
nuova certificazione) e arrotondata al numero intero successivo, più la radice
quadrata del numero di nuovi membri, arrotondata al numero intero successivo,
più l’audit de manager di Gruppo.
Questo processo si ripete ogni anno in cui cresce il programma. Se, in un
determinato anno, il programma non cresce o registra una crescita negativa, è
richiesto il calcolo di un solo campione.
Per aggiungere un sito in una certificazione di gruppo esistente:

Radice quadrata del numero di siti partecipanti, da aggiungere alle
funzioni della Sede centrale da sottoporre ad audit.

Gli audit interni dei siti da aggiungere devono essere completati prima
della loro inclusione nella certificazione di gruppo.

Il manager di Gruppo deve apportare la prova dell’audit interno del nuovo
sito.
Se l’ampliamento dell’ambito di gruppo è associato agli audit di sorveglianza
esistenti, esso avverrà in aggiunta ad essi (cioè, saranno necessari audit
supplementari per tenere conto di queste aggiunte, indipendentemente dal
numero di audit già realizzati).
A.3.6 Sospensione/ritiro
Una non conformità constatata presso un singolo sito può dare luogo alla
sospensione dell’intero certificato di gruppo. Il titolare del certificato ha la facoltà
di eliminare volontariamente il sito in questione dal certificato di gruppo.
Per ripristinare il sito, si applicheranno le regole previste in materia di
ampliamento dell’ambito (cf. sezione A.3.5 precedente).
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
35
Allegato 4: Certificato – Modello
In seguito all’audit condotto in base ai requisiti di cui ai Sistemi RSPO di
certificazione della catena di distribuzione , versione [mese, anno] e ai sensi del
contratto sottoscritto, [Nome CB] ivi certifica che il/i sito/i sotto riportato/i è/sono
risultato/i conforme/i allo Standard RSPO di certificazione della catena di
distribuzione , versione [mese, anno]. Si garantisce che sono stati soddisfatti i
criteri di trasformazione di prodotti a base di olio di palma certificato da RSPO,
attraverso uno o più modelli di catena di distribuzione previsti nei Sistemi RSPO di
certificazione della catena di distribuzione .
Il seguente modello deve essere utilizzato e posto al centro del certificato. Lo
spazio circostante può essere utilizzato per inserire un logo specifico, un marchio
colorato e altre informazioni che l’organismo di certificazione desideri includere nel
certificato.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
36
Nome della società certificata
ABCDEF Sdn.Bhd.
Indirizzo completo della società certificata
Oil Processing Road
Industrial complex refinery
12
Selangor, Malesia
N. RSPO (se applicabile)
Altri siti certificati (cf. pag. 2)
SÌ/NO
Società madre registrata RSPO (se applicabile)
KLMNOP Sdn.Bhd.
N. RSPO della società madre
12-3456-000-00
Ambito di valutazione:
Acquisto di olio di palma e olio di palmisti certificati RSPO, trasformazione in
prodotti derivati e commercializzazione sul mercato
Data di decorrenza del certificato
GG-MM-AAAA
Data di scadenza del certificato
GG-MM-AAAA
Data della prima certificazione
GG-MM-AAAA
N. certificato
XYZ-123-456-789
Modello di catena delle forniture
Preservazione dell’identità
(IP)
Segregazione (SG)
Bilancio di massa (MB)
Emesso da
Organismo di certificazione
Nome del rappresentante autorizzato
NOME
Firma del rappresentante autorizzato
xxxx
[Nome CB] è stato accreditato in data xxxx per rilasciare la Certificazione della
catena delle forniture RSPO.
Il presente certificato resta di proprietà di [Nome CB] e può essere ritirato in caso di
estinzione contrattuale o di variazioni o scostamenti dei dati sopra riportati. Il
licenziatario è tenuto ad informare immediatamente [Nome CB] di qualsiasi
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
37
variazione dei dati sopra riportati. È valido solo un certificato originale e firmato.
Allegato 5: Regimi di rendimento
A.5.1 Regime di rendimento del modello di catena di distribuzione con bilancio
di massa
I valori riportati nel modello di catena di distribuzione con bilancio di massa sono
fissi e non possono essere modificati. Le organizzazioni possono utilizzare i loro
rendimenti effettivi, purché possano essere giustificati in sede di audit. In caso
contrario, si applicheranno i valori sotto indicati.
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
38
A.5.2 Regime di rendimento del modello di catena di distribuzione con
segregazione
A.5.3 Regime di rendimento dei palmisti con bilancio di massa
Le società che acquistano prodotti a base di palmisti sostenibili con bilancio di
massa utilizzeranno il seguente regime di rendimento armonizzato per calcolare le
quantità di prodotti sostenibili con bilancio di massa che possono essere vendute o
dichiarate:
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
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Le società che acquistano prodotti a base di palmisti sostenibili segregati possono
scegliere una delle due opzioni per calcolare le quantità di prodotti a base di
palmisti sostenibili che possono essere vendute o dichiarate:

Applicare la dichiarazione di Segregazione a tutti i successivi derivati.

Utilizzare l’acquisto di prodotti a base di palmisti sostenibili per compensare
le vendite di pari volumi di derivati da palmisti con bilancio di massa (non
necessariamente derivati dai prodotti segregati acquistati).
(www.rspo.org)
Sistemi RSPO di certificazione della catena delle forniture
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