riesame-annuale-audit-supervisione-UO-TP-Vet-anno-2016

Aziend a U S L To s c a n a s u d e st
Dip arti mento Te c ni c o S a nitario
delle Profe s sioni S a nit arie della Prevenzione
S e d e op erativa S i e na
U.O.C. Professioni S anitarie della Prevenzione
U.O. Tecnici di Prevenzione in ambito Veterinario e Sicurezza Alimentare
S truttura or g a nizzativa c ertifi c at a I S O 9001:2008
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MODELLO RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITÀ DI AUDIT - 2016
[ ] Audit Autorità competente regionale verso Autorità competente territoriale
[ ] Audit interno SGQ Autorità competente regionale
[X] Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale
[ ] Audit interno SGQ Autorità competente territoriale
[ ] Audit esterno Autorità competente regionale/ territoriale verso gli operatori del settore alimenti e
mangimi
INDICE
1. Riepilogo Audit svolti nell' anno 2016.......................................................................................................2
2. RISULTATI indicatori di performance......................................................................................................3
3. Controllo e Riesame dei rapporti di Audit e degli altri documenti e registrazioni attinenti gli audit
svolti nell’annO 2015.....................................................................................................................................4
4. Controllo e Riesame dei rapporti di Audit e degli altri documenti e registrazioni attinenti gli audit
esterni ricevuti nelL’ anno 2015.....................................................................................................................6
5. Osservazioni raccolte dalle Autorità competenti e/o personale auditato...................................................6
6. Osservazioni raccolte dalle altri parti interessate (Direttore Dipartimento di Prevenzione, Responsabili
UU.FF, altri Direttori UU.OO, ecc.)..............................................................................................................6
7. Stato azioni correttive e preventive individuate.........................................................................................7
8. Stato piani di miglioramento - //////............................................................................................................7
9.Analisi e valutazione di prassi alternative o nuove relative all' attività di audit - ////////............................7
10. Azioni correttive e preventive individuate in sede di riesame.................................................................7
11. Elenco modifiche attuate al programma di supervisione annuale............................................................7
12. Note..........................................................................................................................................................8
Codice del documento:
Rev. 0x - Pag. 1 di 8
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1. RIEPILOGO AUDIT SVOLTI NELL' ANNO 2016
Elenco Audit programmati
Data
Argomento
Elenco Audit effettuati
Data
Argomento
Mese di maggio
PF 4 - Unità Locale sottoposta a
(Operatore 1 ) monitoraggio
mediante
campionamento di mangimi per la
verifica del rispetto dei requisiti
previsti per gli OSM registrati o
riconosciuti ai sensi del reg. 183/2005,
individuati all'interno dei piani di
attività di cui al PNAA – piano
nazionale
Controllo
ufficiale
sull'alimentazione animale – triennio
2015-2017
26/05/16
Esecuzione dell’attività di
controllo
ufficiale
tramite
utilizzo della tecnica del
campionamento
secondo
quanto previsto dal Reg. CE
152/2009 e all. 8 PNAA
2015/2017 eseguito presso
Azienda
agricola
xxxxxxxxxxxx
Mese di giugno
(Operatore 2 )
PF 4 - Unità Locale sottoposta a
monitoraggio
mediante
campionamento di mangimi per la
verifica del rispetto dei requisiti
previsti per gli OSM registrati o
riconosciuti ai sensi del reg. 183/2005,
individuati all'interno dei piani di
attività di cui al PNAA – piano
nazionale
Controllo
ufficiale
sull'alimentazione animale – triennio
2015-2017
27/07/16
Esecuzione dell’attività di
controllo
ufficiale
tramite
utilizzo della tecnica del
campionamento
secondo
quanto previsto dal Reg. CE
152/2009 e all. 8 PNAA
2015/2017 eseguito presso
Mangimificio xxxxxxxxxx
Mese di ottobre PF 49 – PF 4 - Esecuzione dell’attività di
(Operatore 3 ) controllo ufficiale negli stabilimenti iscritti
nella lista degli impianti italiani autorizzati
all'esportazione di prodotti a base di carne
verso gli USA
07/11/16
Esecuzione dell’attività di
controllo
ufficiale
tramite
utilizzo
della
tecnica
dell'ispezione in stabilimento
registrato
ai
sensi
del
regolamento (CE) 853 /2004
autorizzato
all'esportazione
di prodotti i a base di carne
verso
gli
USA
secondo
quanto previsto
Reg. CE 853/04;
Reg. CE 882/04;
Reg.CE 178/2002
Circolare
Ministero
della
Salute DGISAN 0026639-P30/06/2014
Circolare
Ministero
della
Salute DGISAN 0035655-P16/09/2015, eseguito presso
xxxxxxxxxxxxxxxx
Mese di
novembre
(Operatore 4 )
PF 49 – PF 4 - Esecuzione dell’attività di 19/11/16
controllo ufficiale negli stabilimenti iscritti
nella lista degli impianti italiani autorizzati
all'esportazione di prodotti a base di carne
verso gli USA
Esecuzione dell’attività di
controllo
ufficiale
tramite
utilizzo
della
tecnica
dell'ispezione in stabilimento
registrato
ai
sensi
del
regolamento (CE) 853 /2004
autorizzato
all'esportazione
di prodotti i a base di carne
verso
gli
USA
secondo
quanto previsto
Reg. CE 853/04;
Reg. CE 882/04;
Reg.CE 178/2002
Circolare
Ministero
della
Salute DGISAN 0026639-P30/06/2014
Circolare
Ministero
della
Salute DGISAN 0035655-P16/09/2015, eseguito presso
xxxxxxxxxxxxxxxx
Mese di
dicembre
(Operatore 5 )
PF 49 – PF 4 - Esecuzione dell’attività di
controllo ufficiale negli stabilimenti iscritti
nella lista degli impianti italiani autorizzati
all'esportazione di prodotti a base di carne
verso gli USA
Esecuzione dell’attività di
controllo
ufficiale
tramite
utilizzo
della
tecnica
dell'ispezione in stabilimento
registrato
ai
sensi
del
regolamento (CE) 853 /2004
autorizzato
all'esportazione
di prodotti i a base di carne
verso
gli
USA
secondo
quanto previsto
Reg. CE 853/04;
Reg. CE 882/04;
Reg.CE 178/2002
Circolare
Ministero
della
Salute DGISAN 0026639-P30/06/2014
Circolare
Ministero
della
Salute DGISAN 0035655-P16/09/2015, eseguito presso
xxxxxxxxxxxxxxxxxx
13/12/16
2. RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE
Processo
Indicatore
Rispetto tempistica, N° supervisioni
effettuazione audit eseguite fuori
interni
tempo/T ot.
sottoposti a
supervisione
Target = 100%
Obiettivo
Rispetto della
programmazio
ne degli audit
effettuata ad
inizio anno
(cronoprogra
mma)
Modalità di calcolo
Resp.
Rilevazione
Data effettuazione DUO
audit supervisione Data prevista audit
supervisione < a
15gg
Frequenza
Annuale
Risultato
4/5 < 15gg
1/5 >15 gg
=80%
Rispetto
N.persone auditate/ Rispetto dei
percentuale auditati N.persone
criteri fissati
assegnate
dalla regione
professionalmente
Target= 33%
Corretta
compilazione
verbali controllo
ufficiale e
prescrizioni
N° verbali controllo
ufficiale e
prescrizioni
compilati
correttamente /
N° verbali compilati
Target > 70%
Verifica della
corretta
compilazione
dei verbali
(modalità,
completezza,
attinenza)
100% del
personale nel
triennio di
riferimento
DUO
Annuale
06/20 = (30%) **
DUO
Annuale
5/5 = 100%
** ll tecnico di Prevenzione xxxxxxxxxxx, è stato auditato sulla micologia, concordato con la UO
TP IPN e delegato alla PO Ispettorato Micologico
Come da programma di audit 2016 l' audit di supervisione presso gli stabilimenti iscritti nella lista degli
impianti italiani autorizzati all'esportazione di prodotti a base di carne verso gli USA, è stato effettuato
per verificare/valutare il grado di competenze raggiunto dagli operatori al termine dell'anno di
addestramento e dei corsi di formazione, in considerazione del fatto che trattasi di una attività complessa
e diversa dalla normale attività di vigilanza prevista dal reg. 882/2004, in quanto soggetti a rispetto
normativa USA.
Dall'attività di supervisione è emerso che gli Operatori sottoposti a Supervisione hanno acquisito
sufficiente competenza per garantire la sicurezza del destinatario della prestazione mediante la corretta
esecuzione della prestazione e anche al fine di non creare un danno economico e/o compromettere
l'immagine dell'azienda ASL
3. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E
REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL’ANNO 2015
Audit n.1
Gli obiettivi dell' audit sono stati completamente raggiunti.
L'operatore ha mostrato, professionalità e padronanza nello svolgimento
dell'ispezione, che si è svolta congiuntamente ad altro operatore. Lo stesso ha ben
evidenziato all'OSA chi rivestiva il ruolo del conduttore e quello del personale a
supporto, ed ha altresì' giustificato la mia presenza come Direttore UO per la
supervisione e del dirigente UOC PSP Dr.ssa Cardelli Daniela
L'operatore ha mostrato, professionalità e padronanza nello svolgimento
dell'ispezione, una buona organizzazione e conoscenza/pianificazione dell'attività
svolta. L'operatore ha mostrato ottime conoscenza del sotware SISPC per la
registrazione dei dati dell'attività .
L'operatore si è limitato a svolgere il compito assegnato (campionamento) , senza
andare ad approfondire altri aspetti legati all'ispezione degli ambienti esterni ed
interni delle strutture, al fine di poter escludere nessi di causa tra gli stessi ed
eventuali positività dei risultati analitici, obiettivo specifico richiesto in di
programma di audit.
Audit n.2
Gli obiettivi dell'audit sono stati completamente raggiunti.
Non si evidenziano non conformità, ne osservazioni verso l'operato del personale
auditato
L'operatore ha mostrato professionalità e padronanza nello svolgimento del
campionamento, una buona organizzazione e pianificazione dell'attività svolta e
conoscenza dei sistemi di programmazione aziendali.
L'operatore si è limitato a svolgere il compito assegnato (campionamento) , senza
andare ad approfondire altri aspetti legati all'ispezione degli ambienti esterni ed
interni delle strutture, al fine di poter escludere nessi di causa tra gli stessi ed
eventuali positività dei risultati analitici, obiettivo specifico richiesto in di
programma di audit.
Audit n.3
Gli obiettivi dell'audit sono stati completamente raggiunti.
Ll' audit di supervisione presso gli stabilimenti iscritti nella lista degli impianti
italiani autorizzati all'esportazione di prodotti a base di carne verso gli USA, è stato
effettuato per verificare/valutare il grado di competenze raggiunto dagli operatori al
termine dell'anno di addestramento e dei corsi di formazione, in considerazione del
fatto che trattasi di una attività complessa e diversa dalla normale attività di
vigilanza prevista dal Reg. 882/2004, in quanto soggetti a rispetto normativa USA.
Dall'attività di supervisione è emerso che gli Operatori ha acquisito sufficiente
competenza per garantire la sicurezza del destinatario della prestazione mediante la
corretta esecuzione della prestazione e anche al fine di non creare un danno
economico e/o compromettere l'immagine dell'azienda ASL
Audit n.4
Gli obiettivi dell'audit sono stati completamente raggiunti.
Ll' audit di supervisione presso gli stabilimenti iscritti nella lista degli impianti
italiani autorizzati all'esportazione di prodotti a base di carne verso gli USA, è stato
effettuato per verificare/valutare il grado di competenze raggiunto dagli operatori al
termine dell'anno di addestramento e dei corsi di formazione, in considerazione del
fatto che trattasi di una attività complessa e diversa dalla normale attività di
vigilanza prevista dal reg. 882/2004, in quanto soggetti a rispetto normativa USA.
Dall'attività di supervisione è emerso che gli Operatori ha acquisito sufficiente
competenza per garantire la sicurezza del destinatario della prestazione mediante la
corretta esecuzione della prestazione e anche al fine di non creare un danno
economico e/o compromettere l'immagine dell'azienda ASL
Audit n.5
Gli obiettivi dell'audit sono stati completamente raggiunti.
L' audit di supervisione presso gli stabilimenti iscritti nella lista degli impianti
italiani autorizzati all'esportazione di prodotti a base di carne verso gli USA, è stato
effettuato per verificare/valutare il grado di competenze raggiunto dagli operatori al
termine dell'anno di addestramento e dei corsi di formazione, in considerazione del
fatto che trattasi di una attività complessa e diversa dalla normale attività di
vigilanza prevista dal Reg. 882/2004, in quanto soggetti a rispetto normativa USA.
Dall'attività di supervisione è emerso che l' Operatori ha acquisito sufficiente
competenza per garantire la sicurezza del destinatario della prestazione mediante la
corretta esecuzione della prestazione e anche al fine di non creare un danno
economico e/o compromettere l'immagine dell'azienda ASL
Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non
conformità indicando il punto della norma/normativa
4. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E
REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NELL’ ANNO 2015
Riferimento
Audit n.1
Documento
Nota: per ciascun audit svolto è necessario elencare in modo analitico, quando presenti, tutte le non
conformità indicando il punto della norma/normativa
5. OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE
AUDITATO
Nessuna
6. OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE
DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO,
ECC.)
NESSUNA
7. STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE
Azioni preventive:
nessuna
Azioni di miglioramento:
L'implementazione dell'attività formativa al personale addetto ai controlli export USA con corsi di
formazione interni effettuato da personale esperto sia tecnico di Prevenzione che Dirigente Veterinario
sulle modalità di campionamento, alla luce della nova Circolare del Ministero della salute 195-P04/01/2017 Esportazione di prodotti a base di carne suina negli USA - Piano di Sorveglianza ufficiale per
Listeria monocytogenes e salmonella spp - criteri di campionamenti per i piani di sorveglianza ufficiale
Bisogni formativi/sensibilizzazione del personale:
A seguito del costituzione di 1 unica Asl di area vasta tra le e provincia di Siena Arezzo e Grosseto di cui
alla LEGGE REGIONALE 28 dicembre 2015, n. 84 Riordino dell'Assetto istituzionale e organizzativo
del sistema sanitario regionale. si rende necessario proseguire nella sistema di omogeneizzare le
procedure operative al fine di garantire lo stesso tipo di intervento e e riequilibrare le competenze
professionali in funzione dei processi svolti attraverso interventi di formazione e addestramento mirato,
anche attraverso incontri di area vasta con personale altre asl.
8. STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO - //////
9.ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE
ATTIVITÀ DI AUDIT - ////////
O NUOVE RELATIVE ALL'
Uno degli obiettivi (indicatori) previsti per gli audit 2016 era di verificare se il personale era
sufficientemente formato ed in grado di effettuare delle valutazioni specifiche dello stato dei luoghi al
fine di accertare eventuali non conformità che avrebbero potuto incidere sul risultato negativo del
campionamento degli alimenti . E' emerso che gli operatori si sono limitati a svolgere il compito
assegnato (campionamento) , senza andare ad approfondire tali aspetti al fine di poter escludere nessi di
causa tra gli stessi ed eventuali positività dei risultati analitici,
10. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME
Da prevedere incontri con il personale per analizzare tale contesto sulla necessità di procedere anche a
verificare lo stato dei luoghi correlato all'attività ispettiva
11. ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI SUPERVISIONE ANNUALE
Nessuna
12. NOTE
La supervisione sulle attività di controllo ufficiale eseguita negli stabilimenti che esportano in USA è
stata effettuata con la presenza/approvazione del Veterinario Supervisore dello stabilimento
Data:
27/02/2017
Responsabile del Riesame
Direttore UO Tecnici di Prevenzione ambito Veterinario
Dott. Marco Manganelli