Archimista - Soprintendenza archivistica della Lombardia

PREMESSA
Archimista è un’applicazione open source per la descrizione archivistica, nata sulla base di un
accordo tra Regione Lombardia, Regione Piemonte e Direzione Generale per gli Archivi
(MiBAC)1. Archimista è realizzato nel rispetto degli standard archivistici2, tenendo conto dei
parametri del SAN3 e delle NIERA4 ed è rilasciato con licenza libera a copyleft forte (pervasiva a
livello globale) GNU General Public License versione 2 e successive (GPL-2.0)5.
La peculiarità che contraddistingue Archimista da altri software – in particolare Guarini e
Sesamo, alla cui esperienza è ispirato e dei quali si propone come successore – è la sua natura web
based, caratteristica di forte impatto sull’organizzazione delle attività di schedatura e sul
workflow: il lavoro può essere condiviso da più operatori e supervisori – ad esempio committenti
o responsabili scientifici – in ogni sua fase e non solo a prodotto concluso.
La prospettiva in cui Archimista si pone è inoltre decisamente quella dell’elaborazione di
descrizioni archivistiche destinate, oltre che alla produzione di strumenti a stampa quali inventari
e guide, alla fruizione in Internet all’interno di sistemi informativi quali Lombardia Beni
Culturali6 e Guarini7, oltre ai sistemi dell’Amministrazione Archivistica SIUSA8 e SAN9.
Tra 2010 e 2012, nel contesto dell’accordo sopra ricordato, Regione Lombardia e Regione
Piemonte hanno conferito un incarico ad hoc all’Università degli Studi di Pavia quale soggetto
coordinatore del progetto: l’incarico ha generato le versioni di Archimista 1.0.0 e 1.1.010.
L’utilizzo della versione 1.1.0 ha fatto emergere alcune criticità riguardanti la gestione e le
operazioni su unità, upload oggetti digitali, reportistica e riordini. In questo scenario, Regione
Lombardia e Politecnico di Milano nel mese di settembre 2012 hanno siglato un accordo di
cooperazione per azioni di modifica e miglioramento di Archimista, al fine di offrire all’utenza quali istituti di conservazione e singoli operatori - il rilascio di una release in grado di affrontare al
1
Cfr. D. Brunetti, R. Grassi, M. Savoja, S. Vassallo, Archimista. Applicativo open-source per la descrizione di archivi
storici, “Archivi & Computer” 1/2012.
2
ISAD, ISAAR (CPF), ISDIAH.
3
SAN Sistema Archivistico Nazionale http://san.beniculturali.it
4
NIERA - Norme Italiane per l’Elaborazione dei Record d’Autorità archivistici di enti, persone, famiglie
http://www.icar.beniculturali.it/getFile.php?id=360
5
Il codice sorgente dell’applicazione è disponibile all’indirizzo https://github.com/codexcoop/archimista
6
http://www.lombardiabeniculturali.it/
7
http://www.regione.piemonte.it/guaw/htmpl/intro.html
8
http://siusa.archivi.beniculturali.it/
9
http://san.beniculturali.it/web/san/home
10
Le versioni 1.0.0 e 1.1.0 sono state sviluppate dalla Cooperativa Codex di Pavia. Per la definizione del modello
concettuale, dei tracciati e delle funzioni è stato costituito un gruppo di lavoro costituito da Saverio Almini,
Cristiano Animosi, Dimitri Brunetti, Roberto Grassi, Simone Merli, Maurizio Savoja e Salvatore Vassallo. Tracciati
e vocabolari delle schede speciali (ICCD) sono stati proposti da Barbara Bergaglio ed Enzo Minervini.
1
meglio progetti di descrizione archivistica. L’accordo ha prodotto la versione 1.2.0 e prevede
entro la conclusione del 2013 il rilascio della versione 1.3.0 e la realizzazione di un modulo web
comprensivo di interrogazione e pubblicazione dati11.
MODELLO CONCETTUALE
Le entità principali di Archimista sono i complessi archivistici, le unità archivistiche, i soggetti
produttori e i soggetti conservatori. L’entità progetto consente un ulteriore collegamento fra le
entità principali, per indicare il tipo attività che porta, per esempio, alla realizzazione di un
corredo specifico fornendo l’indicazione delle relative responsabilità scientifiche e operative.
L’entità fonte consente il collegamento con le entità principali di schede descrittive per fonti
normative, fonti archivistiche, strumenti di corredo e bibliografia. Ad ogni scheda sono
associabili i relativi compilatori.
Archimista si distingue dall’esperienza di Guarini e Sesamo anche per la presenza degli oggetti
digitali, associabili a qualsiasi livello dei complessi archivistici, alle unità archivistiche, ai soggetti
produttori, ai soggetti conservatori e alle fonti.
Un’altra novità rispetto ai “predecessori” è rappresentata dalla presenza, accanto alle schede
unità, di schede descrittive specifiche, semplificate, dedicate a materiale particolare - come
fotografie, stampe, disegni, opere d'arte e beni etnoantropologici - conformi, per i campi
presenti, ai rispettivi standard descrittivi ICCD. Queste schede - definite schede speciali - sono
uno strumento per rappresentare entro una descrizione archivistica alcune tipologie particolari di
documenti; Archimista non si sostituisce ai sistemi di catalogazione specifici per queste tipologie
di beni, ma consente una gestione più efficace per la produzione di inventari analitici che optano
per una descrizione sino all’unità documentaria o per un possibile raccordo con catalogazioni
ICCD.
Le schede profilo istituzionale e profilo documentario infine favoriscono l’elaborazione di
descrizioni più efficaci per particolari tipologie documentarie o specifiche tipologie istituzionali,
anche nell’ottica di migliorare le possibilità di ricerca nell’ambito di sistemi informativi più
vasti12.
11
Nell’ambito dell’accordo tra Regione Lombardia e Politecnico di Milano è stato costituito un comitato di
pilotaggio composto da Regione, Politecnico e Soprintendenza Archivistica per la Lombardia, costituito da Claudio
Gamba, Roberto Grassi, Paola Ciandrini, Antonio Marcato e Maurizio Savoja; la realizzazione dei moduli di
manutenzione evolutiva per le versioni 1.2.0 e 1.3.0 è a cura della Cooperativa Codex di Pavia.
12
Come Lombardia Beni Culturali, Guarini, SIUSA, SAN.
2
Profilo istituzionale
Ente
Progetto
Soggetto
produttore
Bibliografia
Strumento di
corredo
Famiglia
Fonte
Complesso
archivistico
Fonte normativa
Fonte archivistica
Persona
Oggetto digitale
Scheda normale
Unità
Scheda speciale
Profilo documentario
ARCHIMISTA 1.1.0: caratteristiche principali
Le caratteristiche del software Archimista sono illustrate diffusamente nelle istruzioni per l’uso
pubblicate sul sito, alle quali si rimanda per dettagli e approfondimenti 13, aggiornate con le note
di rilascio degli aggiornamenti apportati14.
Archimista è disponibile in versione server, installabile su macchine Linux, ed in versione stand
alone, installabile su macchine Windows. Un’apposita procedura consente di esportare e
reimportare da un’installazione ad un’altra i lavori in corso o completati.
La versione server consente la creazione di gruppi di utenti indipendenti tra loro, ognuno dei
quali con un proprio amministratore che, a sua volta, può definire singoli utenti autori,
consentendo così, in situazioni complesse, l’attività su una stessa installazione di gruppi di lavoro
autonomi.
Nella versione stand alone è presente la possibilità di individuare un unico amministratore con
diritti di visione e operazione su tutte le schede inserite e singoli autori con diritti di visione e
13
Si veda Archimista – Introduzione e funzioni (2011) e Archimista – Introduzioni per l’utilizzo, a cura di R. Grassi, S.
Vassallo con B. Bergaglio, D. Brunetti e M. Savoja (2012), accessibili da www.archimista.it. Si segnala anche il forum
ospitato sul forum di ANAI Lombardia, a disposizione degli utenti per confronti, discussioni e domande
sull’utilizzo dell’applicativo, in http://www.archiviando.org/forum/viewforum.php?f=64
14
Disponibili su archimista.it.
3
operazione unicamente sui dati generati in Archimista da ognuno di essi, sia mediante data entry
che tramite importazione da altre installazioni.
Il software – sia nella versione server sia nella versione stand alone - presenta un ambiente
iniziale, chiamato bacheca, che dà accesso diretto alle schede principali e, tramite una barra di
menu (sempre disponibile), alle altre funzionalità del programma. Selezionando una tipologia di
scheda si accede ad un elenco delle schede presenti, o in alternativa si può procedere con la
creazione di una scheda nuova.
Ogni scheda è organizzata in sezioni che danno accesso ai diversi campi descrittivi che la
compongono; alcune di queste sono dedicate alla gestione delle relazioni tra schede diverse.
La scheda complesso archivistico presenta, sulla sinistra, l’albero archivistico di fondo, sezione,
serie etc.; è possibile operare su di esso per la creazione di nuovi livelli, lo spostamento da un
livello ad un altro ed il mutamento della posizione della singola scheda nell’albero.
Dalle schede complesso archivistico si accede alle unità, di tutto il fondo o filtrate sulla base della
scheda complesso di livello inferiore cui sono collegate, sempre con la possibilità di creazione di
nuove schede. L’ambiente unità offre tre diverse modalità di operazione:
-
“singola scheda”, organizzata in sezioni come le altre schede sopra descritte: da questo
ambiente si può convertire la scheda in una delle schede speciali;
-
“elenco”, con la possibilità tra l’altro di modificare il livello della scheda (da unità a
sottounità e viceversa) o di aggiungere livelli inferiori;
-
“tabella”, con la possibilità di lavorare con un’interfaccia tabellare analoga ad un foglio
elettronico, in cui intervenire, selezionando le colonne (cioè i campi) da visualizzare, con
maggiore facilità e speditezza.
L’ambiente delle schede unità offre anche la possibilità di creazione di gruppi di schede (fino a
100 alla volta) con una sola operazione (ad es. per creare 20 schede con uno stesso titolo ed
un’uguale tipologia), in modo poi da poter inserire agevolmente, ad es. nel formato tabellare, le
ulteriori informazioni necessarie per ciascuna, evitando l’operazione ripetitiva di creazione delle
schede una per una.
Ogni scheda visualizzata come maschera presenta, sulla destra (in basso per le schede complesso
archivistico) i pulsanti per il salvataggio (o l’eliminazione), l’anteprima, la creazione di una nuova
scheda e, dove disponibile, per il collegamento di un oggetto digitale; sono fornite alcune
informazioni sull’ultimo aggiornamento della scheda stessa e gli oggetti digitali già collegati.
4
Un’apposita voce di menu dà accesso all’ambiente report, migliorato sensibilmente nella versione
1.2 (v. sotto), dove si possono produrre report in formato “inventario”, “etichette unità”,
“struttura complesso archivistico”, “lista unità”, “lista soggetti produttori”; sono altresì
disponibili report per soggetto conservatore e per progetto.
I report principali possono essere prodotti nei formati pdf ed rtf: in quest’ultimo formato al testo
corrispondente al contenuto di ogni diverso campo è associato uno specifico stile di paragrafo, in
modo da consentire un più agevole intervento successivo di riformattazione15.
È disponibile un modulo “indici”, ancora in corso di perfezionamento.
Tra le altre funzionalità presenti si può segnalare il “controllo di qualità”, che consente la verifica,
per le schede complesso archivistico e soggetto produttore, della effettiva compilazione di alcuni
campi, considerati requisito minimo indispensabile per ogni descrizione.
VERSO ARCHIMISTA 1.2.0: MANUTENZIONI E NUOVE FUNZIONI
Dalle funzioni di Archimista 1.1.0, l’evoluzione delle versioni successive si è concentrata su
quattro linee di attività indirizzate al miglioramento del software per soddisfare le esigenze di
data entry e reportistica. La versione 1.2.016 è di prossima distribuzione e le caratteristiche
indicate corrispondono a quanto ivi riportato; si forniscono anche, a titolo indicativo, gli
ulteriori sviluppi previsti per la versione 1.3.0, prevista per l’estate 2013.
a.
b.
c.
d.
Upload oggetti digitali
Unità
Report
Ulteriori specifiche in progress
a. Upload oggetti digitali
Le modifiche realizzate per la versione 1.2.0 comprendono:
1. Caricamento multiplo di file
Caricamento multiplo di file immagine o pdf per singolo record di entità (Unità
archivistica, Soggetto produttore, etc)
2. Riordino file
Funzionalità riordino file collegati a singolo record di entità, numerazione file
3. Viewer
Visualizzazione di Oggetti digitali in modalità schermo intero
b. Unità
Le modifiche realizzate per la versione 1.2.0 comprendono:
15
16
Analoga funzionalità era presente in Sesamo 4.1.
Rilascio della versione 1.2.0: fine marzo 2013.
5
1. Creazione terzo livello Unità
La disponibilità di un terzo livello di unità rende più efficienti gestione e descrizione delle
unità documentarie, in modo particolare per le schede speciali
2. Modifica livello delle Unità
Possibilità di trasformare un’unità in sotto unità e viceversa
3. Creazione nuova scheda
In data entry formato scheda il pulsante “Nuova scheda” genera una scheda dello stesso
livello e tipologia della scheda precedente
4. Introduzione di una numerazione con decimali per sottounità (SU) e SSU, separata e
aggiuntiva rispetto alle U, con valore calcolato e non modificabile direttamente
dall’utente
Esempio
1U
1.1 SU
1.2 SU
1.2.1 SSU (…)
5. Aggiunta massiva di unità - “Segnatura provvisoria – numero”
Nella creazione massiva di schede unità è aggiunta l’assegnazione della “Segnatura
provvisoria numerica”, in modo sequenziale e con la possibilità di partire da un numero
intero indicato dall’operatore
Esempio
crea n. “50” unità - numerate da “16”
con tipologia= “registro”
con titolo provvisorio= “Protocollo corrispondenza”
Le modifiche inserite nella versione 1.3.0 prevedono:
1. Composizione automatica “Segnatura definitiva”
Generazione automatica in tabella (se compilati i valori del campo “Busta” e “Fascicolo”)
del campo “segnatura definitiva”
2. Riordina unità - Riordino per i complessi discendenti del complesso selezionato
Riordinamento delle unità non soltanto per tutto il complesso o per il singolo livello
selezionato, ma per tutte le unità dei rami discendenti dal ramo prescelto
Esempio
Riordino di tutte le unità di tutti i “rami discendenti” di una sezione direttamente dal ramo
“Sezione” , senza necessità di operare su ogni singolo “ramo”
3. Etichette alternative alle attuali “Busta” e “Fascicolo”
Possibilità di scegliere per livello di complesso archivistico, o per una selezione di unità,
etichette alternative alle attuali denominazione statiche dei campi “Busta” e “Fascicolo”
(etichette alternative da lista controllata)
4. Aggiunta campo consistenza
Inserimento di un campo testuale
6
c. Report
Le modifiche realizzate per la versione 1.2.0 comprendono:
1. Creazione report per progetto
2. Creazione report per soggetto conservatore
3. Modifiche report per complesso archivistico
Inserimento di schede e campi non presenti in precedenza
Inserimento visualizzazione numero decimale per sottounità e sottosottounità
Stampa di segnatura provvisoria se non presente segnatura definitiva
4. Modifiche report per complesso archivistico – “Etichette”
Inserimento della classificazione
Export etichette in formato csv e xls
5. Modifiche report per complesso archivistico - “Lista unità per segnatura”
Ordinabile per “sequenza” o per “segnatura provvisoria testuale” o per “segnatura definitiva”
6. Modifica report “Inventario – Rtf”
Sistemazione e miglioramento dell’assegnazione degli stili di paragrafo (per i contenuti dei
campi e per le etichette dei campi)
Le modifiche inserite nella versione 1.3.0 prevedono:
1. Modifiche report per complesso archivistico
Inserimento campi Unità Schede Speciali
2. Modifiche report per complesso archivistico – “Etichette”
Possibilità di stampa etichette per non solo per complesso archivistico di primo livello ma
anche per livelli inferiori o per selezione di unità
d. Ulteriori specifiche in progress
Le modifiche inserite nella versione 1.3.0 prevedono:
1. Unità - Gestione serie annuali: Titolario come reference file
Creazione di un campo apposito per esprimere la relazione di una unità (o sottounità o
sottosottounità) con una “voce di Titolario” in modo indipendente dalla sua posizione
nella struttura archivistica (relazione con Serie, Sottoserie etc), con relativa disponibilità
di uno strumento apposito per gestire il Titolario stesso, corredato di scheda descrittiva.
Il campo, con una casella a discesa, consentirà di selezionare la “voce del Titolario” da
associare. In visualizzazione il campo costituirà un collegamento verso la scheda di
Titolario. Si prevede la disponibilità di titolari predefiniti (Astengo ecc.) e la possibilità di
definirne di nuovi.
2. Fonti
Visualizzazione delle relazione con le altre schede (Complessi archivistici; Soggetti
Produttori; Soggetti Conservatori; Progetti)
3. Unità - Operazione su selezione unità
Possibilità di effettuare operazioni su una selezione di unità, quali:
- spostare unità o selezione di unità con azione “prima di/dopo di” (anche per
selezione di sottounità o sottosottounità)
7
-
Individuare selezione di unità con l’uso di filtri da elenco tabellare e lavorare sulla
stessa selezione in modalità “modifica scheda”
MODULO DI INTERROGAZIONE E PRESENTAZIONE
Attualmente la diffusione di Archimista, che pure è significativamente in crescita, appare
penalizzata dall’assenza di un proprio strumento di interrogazione e presentazione sia in locale
sia via web; il solo output è oggi assicurato dai report (pdf e rtf) di cui si è detto sopra.
Nell’ambito dell’accordo tra Regione Lombardia e Politecnico di Milano è stato dunque
programmato lo sviluppo di un modulo ad hoc, il cui rilascio è previsto entro il corrente 2013,
per la interrogazione delle banche dati.
Questa realizzazione consentirà a tutti i soggetti che operano nel settore e che siano in grado di
allestire e gestire una installazione server (istituzioni culturali, associazioni, fondazioni, agenzie,
etc) di pubblicare autonomamente le proprie descrizioni archivistiche e le immagini a esse
collegate. Si tratta di un cambiamento di scenario di non poco conto considerando che oggi
l’approdo al web dei lavori svolti sul territorio avviene prevalentemente all’interno dei grandi
sistemi, quali ad esempio Lombardia Beni Culturali. L’opzione di pubblicazione in sistemi di
cumulazione sarà naturalmente mantenuta, ma ogni soggetto utilizzatore di Archimista potrà
presentare autonomamente all’interno del proprio sito le banche dati inventariali e gli altri
strumenti archivistici, comprese le riproduzioni digitali.
Il modulo di interrogazione e pubblicazione sarà rilasciato, come Archimista, con licenza open
source GPL (2.0 e successive) e potrà essere installato sia su postazioni stand alone che su server
web e di reti locali.
I risultati attesi sono:
-
navigabilità tra le entità descritte
-
interrogazione attraverso parametri multipli
-
salvataggio criteri di ricerca
-
visualizzazione oggetti digitali eventualmente associati alle descrizioni
-
layout di interrogazione e presentazione analogo a quello di Lombardia Beni Culturali,
prevedendo possibilità di personalizzazione della pagina iniziale.
ULTERIORI SVILUPPI
Le caratteristiche di Archimista, e soprattutto della licenza con cui viene rilasciato consentono,
lungo il cammino dello sviluppo, di aggregare energie e soggetti diversi. Soggetti che possono
8
intervenire per sviluppare moduli ed estensioni, per migliorare talune funzioni dell’ applicazione,
o arricchirla di nuove, a partire dalle proprie specifiche esigenze. Naturalmente non sono
precluse le vie di un utilizzo a fini commerciali della assistenza, del supporto, delle
personalizzazioni (soprattutto opportune, presumibilmente, per gli aspetti relativi alla
pubblicazione). Il solo vincolo è dato, come ricordato, dal tipo di licenza.
Peraltro, già in questi primi mesi di operatività sono stati raccolti segnali e manifestazioni di
interesse da più parti. Servirà mantenere il coordinamento tra i soggetti che porteranno avanti lo
sviluppo e tra questi e tutta la comunità degli utenti: infatti proprio la capacità di rispondere alle
esigenze operative degli archivisti è la ragion d’essere, ed il banco di prova, di un software come
Archimista.
(Paola Ciandrini, Roberto Grassi, Maurizio Savoja – testo redatto per il corso ANAI del 22 febbraio
2013)
9