regolamento interno delle procedure mobilita` dottorandi

Dipartimento di
Elettronica Applicata
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REGOLAMENTO INTERNO DELLE PROCEDURE
MOBILITA’ DOTTORANDI
(secondo le normative vigenti)
a cura di Loredana Donfrancesco
(con la collaborazione di Enrico Acciardi e Annalisa Pieretto)
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AUTORIZZAZIONE MOBILITA’
La mobilità del dottorando deve essere preventivamente autorizzata dal Direttore del
Dipartimento sull’apposito modulo disponibile sul sito del dipartimento, almeno 3 giorni prima della
data di inizio. L’autorizzazione è indispensabile anche per attivare l’assicurazione che coprirà il
personale per tutta la durata della mobilità e che permetterà la liquidazione delle spese sostenute.
Sul modulo di autorizzazione è necessaria la firma del titolare dei fondi sui quali verrà liquidata
la mobilità e del Coordinatore del Collegio del Dottorato di Ricerca.
RIMBORSO SPESE
Il rimborso delle spese sostenute deve essere richiesto sull’apposito modulo provvisto di firma
del titolare dei fondi.
Possono essere rimborsate solo le spese corredate dai documenti giustificativi in originale (titoli
di viaggio, fatture d'albergo, ricevute di pasti, ecc.).
Nel caso di smarrimento o furto dei titoli di viaggio ovvero delle carte d’imbarco originali, potrà
essere inoltrata denuncia alle autorità giudiziarie competenti. Tale denuncia, presentata
all’Amministrazione del Dipartimento, permetterà il rimborso della spesa sostenuta per i biglietti andati
smarriti.
NOTA: Sono ammesse al rimborso solo le spese effettuate nel periodo di svolgimento della
mobilità, autorizzata esclusivamente per la formazione del dottorando.
ANTICIPO SPESE
E' possibile richiedere un anticipo delle seguenti spese :
ƒ
spese di viaggio, previa presentazione del biglietto originale o della ricevuta di pagamento di
cui l’Amministrazione terrà una copia
ƒ
iscrizione ai convegni (dietro presentazione della locandina e della fattura)
L’anticipo della mobilità potrà essere liquidato non prima di 15 giorni dalla data della partenza.
Il dottorando si deve impegnare, tramite compilazione della “Dichiarazione di Responsabilità
del dottorando” nel modulo di autorizzazione mobilità, a consegnare all’Amministrazione del
Dipartimento, al termine del viaggio, la documentazione relativa all’anticipo, altrimenti dovrà
rimborsare al Dipartimento le spese anticipate.
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RIMBORSO SPESE
ƒ
Aereo: è consentito l’uso dell’aereo in classe economica. Oltre al biglietto in originale e/o
elettronico, è indispensabile consegnare all’Amministrazione le carte d'imbarco. Nel caso in
cui vengano utilizzate le carte d’imbarco elettroniche, queste dovranno essere accompagnate
da una dichiarazione nella quale si specifica che tali carte d’imbarco sono state
effettivamente utilizzate e che non si chiederà il rimborso del biglietto ad altre
amministrazioni. Senza tali documenti è impossibile il rimborso del titolo di viaggio.
ƒ
Treno: è consentito esclusivamente l’uso del treno in seconda classe e della cuccetta. Nel caso
si utilizzi il biglietto elettronico, questo deve essere accompagnato da una dichiarazione
nella quale si specifica che tale biglietto è stato effettivamente utilizzato e che non si
chiederà il rimborso ad altre amministrazioni. Senza tali documenti è impossibile il
rimborso del titolo di viaggio.
ƒ
Mezzi di trasporto urbani: sono rimborsabili le spese per le tratte di andata e ritorno verso
aeroporti, stazioni e porti, e gli spostamenti relativi esclusivamente alle attività della mobilità
(dall’albergo al Convegno, ecc.), dietro presentazione dei titoli di viaggio in originale, attestanti il
giorno di utilizzo ed il prezzo.
ƒ
Taxi: l’uso del taxi è consentito dalle ore 23:30 alle ore 6:30 e in caso di mancanza di servizi di
linea diretti. Per il rimborso è necessario presentare il modulo disponibile sul sito del
Dipartimento insieme alla ricevuta di pagamento in originale.
ƒ
Auto: l'uso del mezzo proprio non è consentito.
ƒ
Pasti (pranzo e cena): possono essere rimborsati:
- un pasto, quando la durata della mobilità non sia inferiore alle otto ore;
- due pasti quando la durata della mobilità non sia inferiore alle dodici ore
dietro presentazione di fattura/ricevuta fiscale in originale. Il limite massimo per il
rimborso dei pasti in Italia è il seguente:
Dottorando
Un pasto
Due pasti
Euro 21.40
Euro 42.70
All’estero sono rimborsabili le fatture/ricevute fino ad un massimo di 60.00 euro per
uno o due pasti.
Nel caso in cui il dottorando è componente di una delegazione oppure è in mobilità, in Italia o
all’estero, al seguito del docente guida, il limite massimo per il rimborso dei pasti è equiparato a
quello del suddetto docente. In tale caso dovrà essere consegnato in Amministrazione il
relativo modulo, disponibile sul sito del dipartimento, firmato dal docente guida.
La colazione non può essere in alcun modo rimborsata.
Nota: se la consumazione dei pasti avviene in locali tipo bar, fast-food, autogrill, sono accettati solo gli scontrini
aventi le stesse caratteristiche delle ricevute fiscali (denominazione dell’esercizio commerciale; suo indirizzo,
numero di P.IVA; cibi e bevande consumate per le quali non saranno accettate le diciture generiche tipo “bar”,
“reparto 1”, “varie”, ecc.; loro corrispettivo prezzo; giorno e ora in cui è stata effettuata la consumazione).
ƒ
Albergo:
è consentito l’uso dell’albergo di II^ categoria (tre stelle). Sono rimborsabili le
fatture/ricevute fiscali in originale intestate al personale che ha effettuato la mobilità; nella
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fattura dovranno essere specificati i giorni di pernottamento, il numero ed il nome degli
occupanti la stanza e le spese differenziate (pernottamento, colazione, telefono, bar, ecc.)
poiché sono ammesse al rimborso le sole spese del pernottamento.
Nella fattura, inoltre, deve essere indicata la classe dell'albergo.
E’ consentito utilizzare alberghi di categoria superiore a quella spettante in occasione di
partecipazione a convegni, congressi, ecc. la cui sistemazione alberghiera, indicata
dall’organizzazione stessa, è prevista in strutture convenzionate; in questo caso deve essere
consegnata in Amministrazione la relativa documentazione.
Nel caso di prenotazioni alberghiere che necessitano di pagamento anticipato (tramite internet,
agenzia di viaggio, con carta di credito o bonifico) è indispensabile consegnare in
Amministrazione una fattura o una dichiarazione dell’albergo attestante l’avvenuto soggiorno.
Nota: Il pernottamento in albergo di lusso non può, in nessun caso, essere rimborsato.
ƒ
Iscrizione convegni: per il rimborso dell'iscrizione a convegni, congressi, ecc. deve essere
consegnata la fattura originale con l’indicazione del partecipante, la data ed il costo del
convegno.
Nota: Le spettanze relative alla mobilità all’estero, saranno calcolate sulla base del cambio del giorno
precedente la partenza o sulla base della ricevuta rilasciata dall’Ufficio Cambi.
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Missioni pagate da altro Ente
Per le missioni a carico di altro Ente, è necessario richiedere comunque, preventivamente,
l'autorizzazione al direttore di dipartimento, dove verrà dichiarato che la missione sarà liquidata da altro
Ente. Tale autorizzazione è valida quale nulla osta per l'ente esterno che rimborserà le spese.
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L’Amministrazione del Dipartimento, all’atto della liquidazione del rimborso, constatata la sua
regolarità, rimborserà solo ed esclusivamente le spese ammesse, secondo le normative vigenti senza
ulteriori comunicazioni od avvisi al dottorando. Gli interessati potranno richiedere all’Amministrazione
ogni chiarimento e la visione di tutta la documentazione, relativa alla liquidazione dei propri rimborsi.
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