Onestà + Integrità = Business etico

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Onestà + Integrità = Business etico
Una formula per il successo
Guida al comportamento etico e legale di Lubrizol
Linea diretta :
Stati Uniti e Canada 1-800-261-8651 Altri paesi: vedere retro copertina
Servizio segnalazioni via internet:
https://www.brk-hotline.com
https://www.brk-hotline.com/CNIL.jsp (solo UE)
Più di 80 anni fa, i nostri fondatori hanno formulato la politica di comportamento
etico e morale della nostra azienda.
Questo impegno vive ancora oggi.
La filosofia
aziendale di Lubrizol
La forza di Lubrizol risiede nella dedizione dei suoi dipendenti nei confronti della
nostra azienda e dei nostri clienti. Ci impegniamo a:
Premiare gli azionisti
offrendo un elevato
ritorno sul capitale
investito.
Offrire ai nostri clienti
prodotti di qualità
superiore e un servizio
eccellente.
Far crescere il nostro
personale sulla base
delle prestazioni
individuali.
Premiare l’impegno dei
dipendenti tramite un
programma di gratifica
basato sul merito.
Insistere sull’onestà e
l’integrità nei rapporti
interni, con i clienti, i
fornitori e tutte le terze
parti.
Trattare ogni
dipendente con dignità
e rispetto,
promuovendo
comunicazioni aperte.
Investire nella ricerca
e nello sviluppo per
preservare e
migliorare la nostra
posizione tecnica.
Preservare la salute e la
sicurezza dei nostri
dipendenti, clienti e della
comunità, proteggendo
l’ambiente.
Questi sono i valori in cui crediamo.
Questa pubblicazione sostituisce le linee guida sulla condotta etica e legale dell’agosto 2007
Sommario
Il nostro impegno: condurre la nostra attività
con onestà e integrità
Il nostro direttore generale, presidente e Amministratore Delegato
supporta fermamente il nostro impegno
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Le basi del nostro impegno
3
Un semplice test per un processo decisionale etico
4
Conflitti di interesse
Attività lavorative esterne
Decisioni di acquisto e rapporti con i fornitori
Relazioni romantiche o personali
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Rispetto delle leggi anti-boicottaggio e sulle esportazioni 15
--------------------------------------------------------------------Protezione della proprietà di Lubrizol e rispetto dei diritti
di proprietà intellettuale di terzi
Uso corretto della proprietà di Lubrizol
Informazioni riservate e proprietarie
Utilizzo della proprietà intellettuale di terzi
Agire con onestà e integrità
richiede impegno
Trattare gli altri con rispetto
5
Protezione dell’ambiente e rispetto di salute e sicurezza
6
Competizione equa ed etica
Rapporti con i clienti, distributori e fornitori
Rapporti con la concorrenza
Raccolta e uso di informazioni concorrenziali
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Mantenimento di una documentazione accurata
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---------------------------------------------------------------------
Offerta e accettazione di doni e intrattenimento appropriati 9
Incentivi e tangenti
Offerta e accettazione di doni e intrattenimento
Doni e intrattenimento con funzionari pubblici
Documentazione di doni e intrattenimenti
Conseguenze del mancato rispetto delle
linee guida
Linea diretta :
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---------------------------------------------------------------------
Risorse per la risoluzione di domande o dubbi 19
--------------------------------------------------------------------Per una copia elettronica delle linee guida,
vedere la pagina etica sulla intranet di Lubrizol o
visitare www.lubrizol.com.
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2
Onestà + Integrità =
Business etico
Il nostro impegno: condurre la nostra
attività con onestà e integrità
Gentili colleghi
La nostra filosofia aziendale è basata sull’incrollabile impegno dei nostri
fondatori: trattare tutte le parti interessate – i nostri clienti, i fornitori, la
comunità e, soprattutto, i nostri dipendenti – con onestà e integrità. Questo
impegno è il caposaldo sul quale la nostra società è stata costruita e sul quale
continua a crescere. Guida le nostre interazioni con gli altri. Promuove la
leadership individuale e l’autodisciplina. Definisce il carattere e i valori di
Lubrizol e della sua comunità di dipendenti a livello globale.
Il nostro mondo è complesso. Le nostre sfide sono impegnative. Le nostre
possibilità sono infinite. Nell’affrontare le inevitabili sfide etiche e legali del
mondo del lavoro globale di oggi, è importante fare riferimento a queste linee
guida per orientarsi correttamente. È importante inoltre ricercare la guida e il
supporto del proprio supervisore, del responsabile etico locale, del dipartimento
di etica aziendale e della divisione legale, che offriranno tutta l’assistenza
necessaria.
L’onestà e l’integrità sono stati aspetti essenziali per i nostri fondatori e sono
ancora essenziali per il nostro successo attuale e futuro. Sono convinto che
tutti noi desideriamo lavorare in una organizzazione in cui questi aspetti siano
apprezzati. Sono coinvolto personalmente nel nostro programma di etica
globale e così tutta la dirigenza di Lubrizol e Berkshire Hathaway Inc.
Chiediamo il vostro impegno per assicurare che le nostre linee guida etiche e
legali siano messe in pratica quotidianamente.
James L. Hambrick
Direttore generale, presidente e amministratore delegato
D: Come mi devo comportare in caso di un
problema non trattato nelle linee guida?
Se il problema rientra nello spirito delle linee guida o è un problema
di onestà o integrità, le linee guida sono applicabili. Le linee guida
non intendono limitare l’obbligo di attenersi ai più elevati standard di
onestà e integrità. È sempre responsabilità del dipendente prendere
decisioni basate sul buon senso. Se non sapete cosa fare dopo aver
letto le linee guida, chiedete aiuto!
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Le basi del nostro impegno
In Lubrizol, l’insistere su onestà e integrità è stato alla base della gestione della nostra
attività per più di 80 anni. Sappiamo che questo approccio è nel migliore interesse di
tutti i nostri stakeholder. Le linee guida sulla condotta etica e legale esprimono il
nostro impegno a fare la cosa giusta nel modo giusto. Lubrizol si aspetta che ogni
dipendente agisca con onestà e integrità in tutte le attività, attenendosi alla lettera e
allo spirito delle linee guida.
Questo significa che ogni dipendente è tenuto a:
•
•
•
•
•
comprendere le linee guida e le politiche e le procedure correlate;
rispettare i requisiti di legge applicabili ovunque operiamo;
attenersi alle linee guida, anche se richiedono di spingersi oltre i requisiti
di legge;
porre domande in caso di dubbi; e
segnalare sospette violazioni delle linee guida.
Le linee guida sono applicabili a tutti i dipendenti e funzionari di Lubrizol. Richiediamo inoltre
che consulenti, agenti, legali, consulenti aziendali, appaltatori, distributori, fornitori e altri
rappresentanti rispettino le linee guida quando agiscono per conto di Lubrizol. Il punto è che
tutti noi siamo responsabili per la salvaguardia della reputazione di Lubrizol. In queste linee
guida, “Lubrizol” indica The Lubrizol Corporation e tutte le sue controllate.
Le linee guida sono coerenti con la filosofia operativa di Berkshire Hathaway. Come società
della Berkshire Hathaway, Lubrizol è tenuta a rispettare il Codice di condotta ed etica e la
Politica sulle prassi commerciali proibite di Berkshire. Questi standard sono disponibili per la
consultazione nella pagina dell’etica sulla intranet di Lubrizol. Leggete gli standard di
Berkshire e assicuratevi di rispettarli in ogni momento.
In caso di domande o dubbi, sono disponibili diverse risorse. È sempre possibile contattare il
proprio supervisore, il responsabile etico locale, il dipartimento di etica aziendale o la
divisione legale per chiarimenti e assistenza. I nominativi e le informazioni di contatto per i
dipendenti formati in tal senso sono disponibili nell’elenco dei contatti reperibile nella pagina
del comportamento etico sull’intranet di Lubrizol o visitando www.lubrizol.com.
Se si preferisce, è possibile chiamare la linea diretta etica o inviare una segnalazione via
internet. Informazioni di contatto dettagliate sono riportate sul retro di copertina.
Il successo del nostro programma di etica richiede che tutti noi ci assumiamo la
responsabilità per la sua attuazione. Di conseguenza, trattiamo tutte le segnalazioni con la
massima riservatezza e sono proibite le ritorsioni contro chi denuncia in buona fede eventuali
violazioni delle linee guida. Allo stesso modo, avanzare consapevolmente false accuse è
considerato una violazione delle linee guida.
Linea diretta:
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Business etico
Un semplice test per un
processo decisionale etico
Se non si è certi che le proprie azioni siano corrette, un modo semplice per
verificarlo è porsi le seguenti domande:
Mi comporterei diversamente se sapessi che le mie azioni saranno
oggetto dell’attenzione dei media?
Il mio comportamento soddisfa la domanda tratta gli altri come vorresti
che gli altri trattassero te?
Se la possibilità di un’esposizione pubblica vi mette a disagio, allora la vostra
coscienza vi sta dicendo qualcosa di importante. Fate attenzione. Le vostre azioni
potrebbero minare la reputazione di Lubrizol, o la vostra.
In caso di dubbi, chiedete. Parlartene con il supervisore, il responsabile etico
locale o il dipartimento etico aziendale.
D: Cosa significa per noi “agire onestamente”?
Comportarsi in modo onesto richiede che le nostre comunicazioni siano sempre veritiere,
precise e chiare, in modo da non fuorviare o ingannare gli altri. Onestà significa non
ricorrere a furto, truffa, frode, inganno o altre forme di disonestà o raggiro per acquisire
vantaggi quali denaro, influenza, vantaggi sleali, impiego, informazioni sulla concorrenza
o l’approvazione di altri.
D: Cosa significa per noi “agire con integrità”?
Agire con integrità significa trattare le nostre convinzioni su ciò che riteniamo giusto o
sbagliato come regole di base per il nostro comportamento e il processo decisionale –
vale a dire fare sempre la cosa giusta anche quando nessuno ci controlla o si pensa di
non essere scoperti. Richiede di mettere in pratica le nostre convinzioni e prendere
decisioni che siano coerenti con i nostri valori, soprattutto i nostri valori etici. Comporta
l’elevazione di un principio al di sopra della convenienza o interesse personale.
5
Agire con onestà e integrità richiede impegno
Trattare gli altri con rispetto
fa parte del nostro impegno nei confronti dell’onestà e dell’integrità.
Questo significa che Lubrizol:
• insiste su un ambiente di lavoro privo di discriminazioni illegali e molestie;
• richiede che i suoi dipendenti trattino i colleghi con dignità e rispetto;
• mira a creare una forza lavoro che sia un riflesso della diversità
delle comunità in cui opera;
• premia equamente l’impegno dei dipendenti e si sforza di
offrire opportunità soddisfacenti; e
• sostiene i diritti umani fondamentali, offrendo impiego solo alle persone che
chiedono di lavorare di propria volontà e hanno l’età legale per eseguire il
lavoro. Non tolleriamo il lavoro minorile, il traffico di esseri umani,
la schiavitù o il lavoro forzato nelle nostre strutture o nella nostra filiera.
Tutti devono fare la propria parte per aiutare Lubrizol a mantenere questi impegni.
Lubrizol crede nelle pari opportunità di lavoro. In tutto il mondo, Lubrizol si
impegna a implementare pratiche che comportano l’inclusione di tutti i
dipendenti e che promuovono pari opportunità di occupazione per le
persone qualificate, senza distinzione di razza, colore, religione, sesso,
nazionalità, età, stato civile, servizio militare, disabilità, orientamento
sessuale, informazioni genetiche, discendenza, cittadinanza o status
sociale o economico.
Il vostro impegno nei confronti di un luogo di lavoro rispettoso comprende
l’utilizzo appropriato della rete, dei computer e dei dispositivi portatili di
Lubrizol e della tecnologia di proprietà personale sul posto di lavoro.
Quando si utilizza la rete di Lubrizol, qualsiasi dispositivo di proprietà di
Lubrizol o un proprio dispositivo sul posto di lavoro, è vietato:
• raccogliere, archiviare o distribuire materiale offensivo,
pornografico, sessualmente allusivo, discriminatorio, molesto o
dichiarazioni inappropriate, scherzi o altro;
• condurre attività personali, come promuovere un programma politico,
gestire o promuovere un’altra attività o raccogliere fondi per ragioni
personali; oppure
• usare un linguaggio osceno, offensivo o ingiurioso, o fare
commenti sprezzanti, discriminatori o molesti.
Procedure di monitoraggio sono utilizzate per verificare la conformità.
Lubrizol si riserva il diritto di bloccare siti offensivi, illegali o non correlati al
business e di intercettare e ispezionare l’intero contenuto di messaggi o
dati trasmessi, memorizzati o cancellati dai suoi sistemi. Le comunicazioni
effettuate attraverso i sistemi informatici di proprietà di Lubrizol non sono
privati.
Informazioni aggiuntive sono disponibili in Information Solutions nella
pagina delle Politiche sull’intranet di Lubrizol.
Linea diretta:
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Business etico
Proteggere l’ambiente e rispettare
la salute e la sicurezza
fanno parte del nostro impegno nei confronti dell’onestà e
dell’integrità.
Questo significa che ogni dipendente deve:
• rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili su salute e
sicurezza e sull’ambiente e la sicurezza dei prodotti (HSE&E);
• attenersi a tutte le politiche, gli standard e le procedure
HSE&S di Lubrizol;
• porre domande, se i requisiti non sono chiari; e
• segnalare violazioni e problemi al proprio superiore, struttura o
personale HSE&E della società, al proprio responsabile etico
locale, dipartimento di etica aziendale o divisione legale.
I dipendenti non devono:
• trattenere deliberatamente informazioni o comunicare
informazioni false o ingannevoli;
• ignorare o non rispettare le leggi e i regolamenti o le politiche
HSE&S,
gli standard o le procedure di Lubrizol; oppure
• adottare un comportamento dannoso per la salute umana o
l’ambiente.
Lubrizol si impegna continuamente a migliorare le proprie
prestazioni HSE&S. I dipendenti sono tenuti a svolgere il proprio
lavoro in modo sicuro, prestando la massima attenzione alla salute,
la sicurezza, l’ambiente e la sicurezza dei prodotti. Lubrizol dà
importanza all’uso efficiente di tutte le risorse naturali e ai principi
dello sviluppo sostenibile. Lubrizol si sforza di comprendere tutti i
pericoli correlati alle sostanze chimiche nei propri impianti di
produzione e ai prodotti che vende ai propri clienti e cerca di ridurre
tali pericoli e minimizzare i rischi insiti nel quotidiano esercizio della
propria attività e nella progettazione di nuove sostanze chimiche.
Svolgiamo la nostra attività conformemente ai principi guida di
Responsible Care® e integriamo fondate pratiche di gestione
HSE&S nelle nostre operazioni quotidiane.
Informazioni aggiuntive sono disponibili in Responsible Care,
Health, Safety, Environment nella pagina delle Politiche sulla
intranet di Lubrizol.
D: I dirigenti hanno responsabilità speciali?
Sì. I dirigenti devono attenersi ai più elevati standard di condotta aziendale e
incoraggiare la discussione sulle implicazioni etiche e legali delle decisioni aziendali. Le
responsabilità di un dirigente includono: creare e sostenere un ambiente di lavoro in cui i
dipendenti e altri conoscano il comportamento etico e legale che ci si aspetta da loro;
incoraggiare domande sull’interpretazione delle linee guida; consultarsi con i
responsabili etici locali o il dipartimento di etica aziendale nel caso di possibili violazioni
delle linee guida; prendere opportune misure quando si determina una violazione.
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Competere equamente ed eticamente
Le leggi sulla concorrenza (o antitrust) in tutto il mondo regolano la
promozione di una concorrenza leale e rigorosa. Lubrizol si impegna
a rispettare queste leggi, prendendo decisioni indipendenti sui
prodotti e servizi da offrire, la sede e la modalità dell’offerta e il loro
prezzo.
Una violazione delle leggi antitrust, anche in relazione a
un’operazione minore, può avere gravi conseguenze per le persone,
compreso pene detentive, e può portare a sostanziali sanzioni
pecuniarie e alla perdita di reputazione per Lubrizol. Poiché le leggi
antitrust sono molto tecniche e variano di paese in paese, domande
specifiche su queste leggi devono essere indirizzate alla divisione
legale. Di seguito riportiamo alcuni principi fondamentali da tenere a
mente.
Rapporti con i clienti, distributori e fornitori
Alcune attività in relazione a clienti, distributori e fornitori possono
sollevare serie questioni di diritto della concorrenza. Alcuni esempi
includono:
• suggerire o limitare i prezzi ai quali i distributori possono rivendere i prodotti;
• applicare prezzi discriminatori o prezzi sotto costo;
• richiedere che un fornitore, cliente o distributore trattino esclusivamente con Lubrizol;
• imporre limitazioni sull’uso e la modalità d’uso dei prodotti; oppure
• vincolare la vendita dei prodotti (vendere un prodotto a
condizione che il cliente ne acquisti un altro).
L’esistenza di un problema dipende dalle circostanze specifiche.
Controllare sempre con la divisione legale prima di stipulare
qualsiasi accordo contenente questo tipo di restrizioni.
Le seguenti attività sono sempre vietate:
• discutere il prezzo offerto a un cliente con un
concorrente dello stesso cliente;
• farsi influenzare da un cliente relativamente al prezzo offerto a un altro cliente;
• fornire informazioni false sulla qualità o la natura dei nostri prodotti; e
• fare commenti falsi e denigratori riguardo ai prodotti della concorrenza.
D: Se una transazione commerciale non può
essere condotta eticamente e legalmente,
Lubrizol ci rinuncerà?
Sì, senza alcuna esitazione.
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Business etico
Rapporti con la concorrenza
Non è consentito discutere con la concorrenza (direttamente o tramite intermediario) dei seguenti
aspetti, concernenti sia i prodotti di Lubrizol sia quelli del concorrente, senza previa approvazione da
parte della divisione legale:







prezzi passati, presenti o futuri
politiche sui prezzi
offerte
sconti
promozioni
profitti
costi







termini e condizioni di vendita
royalty
garanzie
scelta dei clienti
mercati territoriali
capacità o piani di produzione
inventari
Dettagli su questo argomento, tra cui indicazioni specifiche su come trattare con i fornitori che sono
anche concorrenti, e sulla partecipazione ad associazioni di settore, sono disponibili in Antitrust
Information nella pagina delle informazioni legali sull’intranet di Lubrizol.
Raccolta e uso di informazioni concorrenziali
Alcuni metodi di raccolta di informazioni sui concorrenti di Lubrizol sono specificamente proibiti dalla
legge (per esempio, furto e corruzione). Altri metodi, forse non tecnicamente illegali, sono chiaramente
immorali (per esempio, intercettazioni, ricerca di documenti nei bidoni della spazzatura e registrazione
segreta delle conversazioni). Queste linee guida intendono aiutarvi a prendere la giusta decisione nel
caso si presenti l’opportunità di raccogliere o utilizzare informazioni concorrenziali.
È lecito chiedere a clienti e fornitori se hanno informazioni concorrenziali che possono condividere con
Lubrizol. Ma è importante sottolineare che Lubrizol non incoraggia divulgazioni che potrebbero violare
gli obblighi legali del cliente o fornitore.
Ad esempio, è possibile ricevere informazioni sulle attività di un concorrente di Lubrizol, tra cui brochure
di prodotto, schede di sicurezza, informazioni sui prezzi dei prodotti di un concorrente o campioni di
prodotto, a meno che:
• la persona che offre la documentazione, le informazioni o il campione chieda di
essere ricompensata o lasci intendere che desidera essere ricompensata o ricevere
favori in cambio della documentazione, informazioni o campione (compreso la
possibilità di entrare alle dipendenze dell’azienda); oppure
• la persona che offre la documentazione, le informazioni o il campione affermi o
suggerisca che la condivisione delle informazioni sia in violazione delle politiche del suo
datore di lavoro o di un accordo di segretezza.
Circostanze che richiedono particolare cautela. Se un documento o campione reca la dicitura
“riservato”, o se un documento contiene informazioni che in genere non sarebbero divulgate ad altri
senza la protezione di un accordo di segretezza, come formulazioni, progetti di ingegneria o dati su
prove prestazionali:
• È necessario chiedere al proponente se le informazioni siano coperte da un accordo di
segretezza. Se il proponente è incerto o dice che probabilmente lo sono, le informazioni
devono essere rifiutate.
• Se il proponente afferma che le informazioni non sono coperte da un accordo di
segretezza, la documentazione o il campione possono essere accettati, ma devono essere
presentati alla divisione legale per un esame prima di qualsiasi uso, copia o distribuzione.
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L’offerta e l’accettazione di doni e
intrattenimento appropriati
fanno parte del nostro impegno nei confronti dell’onestà e dell’integrità.
Incentivi e tangenti
Queste linee guida vietano di offrire, promettere, autorizzare, dare,
sollecitare o ricevere qualsiasi forma di incentivo o di tangente. Un incentivo
è denaro o favori utilizzati per influenzare il giudizio o la condotta di un
pubblico ufficiale o impiegato o agente di un’altra azienda, per assicurare un
determinato risultato o azione. La tangente è una ricompensa elargita per
l’attuazione o la promozione di accordi commerciali che favoriscono la parte
che paga la tangente.
Offerta e accettazione di doni e intrattenimento
Lubrizol richiede moderazione e discrezione nell’offerta e accettazione di
doni e di intrattenimenti. Le indicazioni fornite di seguito intendono aiutare i
dipendenti a comprendere le modalità di applicazione di questo principio.
Queste linee guida sono applicabili a qualsiasi dono ricevuto a seguito di un
rapporto d’affari per il quale il destinatario non paghi il valore equo di
mercato. Questo include benefit quali doni, viaggi, alloggio, merci, prestiti,
servizi, intrattenimento, offerte di lavoro per la famiglia o gli amici o qualsiasi
altra cosa di un valore superiore a quello nominale. Sconti personali e
riduzioni dei prezzi generalmente non disponibili per altri sono considerati
doni, così come le donazioni di beneficienza effettuate per accattivarsi la
simpatia o guadagnarsi l’approvazione di altri. Queste linee guida sono
sempre applicabili, anche durante le festività in cui tradizionalmente si
scambiano doni.
Doni
Nessun dono può essere offerto o accettato, a meno che: (1) rientri
nell’ambito di pratiche aziendali abituali; (2) sia di valore contenuto; (3) non
possa essere interpretato come un incentivo o tangente; (4) non violi alcuna
legge o regolamento; e (5) non sia stato sollecitato. In nessun caso possono
essere offerti o accettati doni in contanti.
Se viene offerto un dono di valore eccessivo, ma le abitudini locali o altre
circostanze rendono il rifiuto di tale dono difficile o offensivo, è necessario
segnalare l’accettazione del dono al dipartimento di etica aziendale. A
seconda del valore del dono e di altre circostanze, il dono può diventare
proprietà Lubrizol.
D: Qual è la differenza tra una tangente e un dono?
Un dono è qualcosa di valore offerto senza l’aspettativa di ricevere
qualcosa in cambio; una tangente è la stessa cosa, solo che viene
offerta nella speranza di poter influenzare o ottenere un vantaggio
improprio. Non è opportuno offrire o accettare un dono che possa
essere percepito come un tentativo di influenzare iniquamente una
decisione commerciale.
Linea diretta:
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Business etico
Non si devono sollecitare doni sotto forma di beni o servizi da fornitori per
qualsiasi motivo, incluso le raccolte di fondi o attività di beneficenza personali.
Qualsiasi invito a partecipare a manifestazioni di beneficenza sponsorizzate da
Lubrizol deve essere preventivamente approvato dall’ufficio di etica aziendale.
Doni offerti da un fornitore per un’organizzazione benefica personale sono
soggetti alle linee guida generali concernenti i doni.
Intrattenimento
Attività di intrattenimento (per esempio, cene, partite di golf, spettacoli teatrali o
eventi sportivi) devono avere uno scopo commerciale legittimo ed essere
ragionevoli e adeguati all’occasione. Fate sempre affidamento sul vostro buon
senso; l’intrattenimento non deve essere stravagante o a sfondo sessuale.
Per evitare di dare l’impressione di un’influenza impropria, se si riceve un
biglietto per uno spettacolo teatrale o evento sportivo, ecc., sia il proponente
sia il ricevente devono partecipare all’evento. Non è consentito accettare
biglietti per uso personale. Se usanze locali o altre circostanze rendono difficile
o offensivo rifiutare un biglietto offerto per uso personale, è necessario
segnalare l’accettazione al dipartimento di etica aziendale, indipendentemente
dal valore del biglietto.
Offrire o accettare intrattenimento che richieda un viaggio o un lungo soggiorno
come ospite è raramente appropriato e necessita l’approvazione anticipata del
dipartimento di etica aziendale.
Doni e intrattenimento con funzionari pubblici
Funzionari degli Stati Uniti
È vietato offrire doni, pasti o intrattenimento, anche di valore nominale, a
qualsiasi funzionario o dipendenti del governo federale degli Stati Uniti.
Funzionari dell’amministrazione locale
(funzionari esteri e funzionari statali degli Stati Uniti o altri funzionari non
federali)
L’offerta di doni o di intrattenimento a un funzionario dell’amministrazione
locale per legittimi scopi commerciali è ammessa a volte se consentita dalle
leggi locali, è ragionevole in termini di valore e di usanze comuni, e se il dono o
l’intrattenimento non causano, o sembrano causare, un obbligo da parte del
funzionario di prendere una decisione particolare. Tuttavia, poiché Lubrizol
desidera evitare anche l’apparenza di un comportamento scorretto, è
necessario ottenere l’approvazione del dipartimento di etica aziendale prima di
offrire doni, intrattenimenti, viaggi o alloggio a un funzionario
dell’amministrazione locale. Se l’approvazione viene ottenuta, è necessario
conservare le ricevute di eventuali doni, intrattenimenti, viaggi o alloggio offerti
a un funzionario dell’amministrazione locale.
In molti paesi, le società possono essere di proprietà totale o parziale del governo. Le linee
guida considerano i dipendenti di queste società funzionari pubblici. Pertanto, è necessario
ottenere l’approvazione del dipartimento di etica aziendale prima di offrire doni,
intrattenimenti, viaggi o alloggio a qualsiasi dipendente di una azienda di proprietà totale o
parziale di qualsiasi governo.
Il dipartimento di etica aziendale può emanare linee guida relative ai doni e a
all’intrattenimento di funzionari dell’amministrazione locale in un determinato paese o
regione che possono consentire al management regionale di approvare doni e
intrattenimento al di sotto di certi limiti. Se non si dispone di una copia delle linee guida
locali, o non si è sicuri di come procedere, contattare il dipartimento di etica aziendale.
Ricompense per intermediazioni
Effettuare un pagamento per assicurarsi un servizio commerciale routinario è generalmente
vietato. La divisione legale può autorizzare questa pratica solo quando legalmente
consentita. Ogni richiesta di autorizzazione deve essere effettuata in anticipo.
Contributi politici
Lubrizol non elargirà contributi a partiti politici, candidati o funzionari pubblici, ad eccezione
di quanto consentito dalla legge. Eventuali contributi di fondi a un partito, candidato o
funzionario pubblico da parte di Lubrizol devono essere preventivamente approvati dal
Documentazione di doni e intrattenimenti
Tutti i doni e intrattenimenti offerti devono essere accuratamente documentati nei libri
contabili e registri di Lubrizol. Questo requisito può essere soddisfatto presentando una
nota spese con adeguata documentazione di supporto.
I supervisori sono inoltre tenuti a mantenere un registro per:
• qualsiasi dono o intrattenimento offerto a funzionari di governo dai propri subordinati; e
• qualsiasi dono o intrattenimento insoliti ricevuti dai suoi subordinati da un fornitore
Lubrizol attuale o potenziale.
Informazioni aggiuntive su questo argomento, incluso linee guida più dettagliate di Lubrizol
per rappresentati di vendita, agenti e distributori, sono disponibili nel documento
Understanding the Corporate Review Process and Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)
nella pagina legale sull’intranet di Lubrizol.
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Business etico
Evitare i conflitti
di interesse
Nei rapporti commerciali, i dipendenti sono tenuti ad agire esclusivamente
nell’interesse di Lubrizol. Un conflitto di interessi si verifica quando un
interesse personale compromette la capacità di agire nell’interesse della
nostra società.
Ecco alcuni esempi di situazioni di conflitti di interesse.
• Un lavoro esterno all’azienda impedisce al dipendente di
eseguire il proprio lavoro alla Lubrizol obiettivamente o
efficientemente.
• Il dipendente prende decisioni di acquisto per conto di Lubrizol
sulla base di interessi personali, e non nell’interesse di Lubrizol.
• Il dipendente o i suoi familiari ricevono benefici personali e
immeritati a seguito della propria posizione in Lubrizol.
• Il dipendente è coinvolto in relazioni (romantiche o personali) che
compromettono la sua indipendenza o giudizio.
Conflitti o potenziali conflitti di interesse devono essere comunicati, per
iscritto, al dipartimento di etica aziendale e al proprio responsabile etico locale
o in alcune situazioni nel modo descritto di seguito. Tale divulgazione deve
avere luogo non appena un conflitto di interesse, anche potenziale, si verifica.
Sebbene sia impossibile elencare tutte le situazioni in cui un conflitto di
interesse potrebbe verificarsi, le seguenti specifiche linee guida aiuteranno a
riconoscere situazioni che possono creare conflitti di interesse. É importante
sottolineare che il dipendente non deve solo evitare conflitti di interesse reali,
ma anche situazioni che possono essere interpretate come un conflitto di
interesse.
Attività lavorative esterne
Alcune situazioni di lavoro esterne a Lubrizol possono sollevare potenziali conflitti
di interesse. In alcuni casi, i dipendenti possono essere coinvolti in altre società
non concorrenti o fornitori di Lubrizol, possono ricoprire cariche politiche o far
parte di consigli governativi o comunali. Nelle linee guida, tutti questi casi sono
considerati “attività lavorative esterne” indipendentemente dall’esistenza di una
remunerazione per il lavoro svolto.
Le attività lavorative esterne non sono automaticamente considerate un conflitto
di interesse, ma è responsabilità del dipendente mantenere queste attività
lavorative rigorosamente separate:
• non dedicandosi ad attività lavorative esterne durante l’orario di lavoro di
Lubrizol;
• non utilizzando informazioni, apparecchiature e materiali di Lubrizol, o il
tempo di altri dipendenti di Lubrizol, per le attività lavorative esterne;
• non promuovendo i prodotti o i servizi della propria attività lavorativa
esterna a Lubrizol, ai suoi fornitori o ai dipendenti di entrambi; e
• non utilizzando la propria posizione in Lubrizol per promuovere la propria
attività di lavoro esterna.
Situazioni che chiaramente danno luogo a un conflitto di interesse, e da evitare,
includono richieste di fungere da direttore, funzionario, consulente o dipendente
di qualsiasi fornitore, cliente o concorrente di Lubrizol. Non è consentito accettare
queste mansioni lavorative senza la previa autorizzazione del dipartimento di
etica aziendale. Qualsiasi attività di lavoro esterna nel settore chimico, o qualsiasi
altra attività correlata al materiale prodotto da Lubrizol, deve essere approvata
dal dipartimento di etica aziendale, anche se si ritiene che tale attività non
interferisca con il lavoro svolto per Lubrizol. Inoltre, non è consentito svolgere il
ruolo di consulente o perito salvo previa approvazione da parte della divisione
legale.
Proprietà di altre società
Non è consentito avere un interesse finanziario materiale, diretto o indiretto, in
società che intrattengono rapporti commerciali con Lubrizol o che sono in
concorrenza con Lubrizol, salvo previa approvazione da parte del dipartimento di
etica aziendale.
Come principio guida, un interesse finanziario materiale significa possedere più
dell’1% dei titoli in circolazione/capitale dell’azienda. Significa anche che non è
possibile impegnarsi in altre operazioni o investimenti (per esempio, partecipazioni,
prestito o locazioni di proprietà personale o reale) che potrebbero comportare un
significativo interesse personale nel successo del business.
Appropriazione indebita di opportunità commerciali
Tramite il proprio lavoro per Lubrizol, è possibile venire a conoscenza di
opportunità commerciali che potrebbero interessare Lubrizol. In questo
caso, è necessario informarne il proprio supervisore. L’approvazione
anticipata del dipartimento di etica aziendale è necessaria prima di potersi
attivare privatamente o tramite la propria attività di lavoro esterna.
Linea diretta:
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3
14
Business etico
Decisioni di acquisto e rapporti con i fornitori
Nella conduzione degli affari con i fornitori, i dipendenti sono tenuti ad agire
sempre nel migliore interesse di Lubrizol. Le decisioni di acquisto devono essere
basate su fabbisogno, prezzo, qualità, servizio e capacità di fornitura. In pratica,
questo significa che non si può accettare o sollecitare alcun beneficio da un
fornitore o potenziale fornitore che potrebbe compromettere – o anche solo
compromettere in apparenza – la propria valutazione obiettiva sul prodotto o il
servizio fornito. Non è inoltre consentito esercitare pressioni su un altro
dipendente perché prenda decisioni di acquisto motivate dal proprio interesse
personale.
Familiari e amici
Un conflitto di interessi potrebbe sorgere se il proprio coniuge, parente, un
collega attuale o un ex collega o un caro amico (collettivamente, “familiari o
amici”) hanno un interesse personale in un attuale o potenziale fornitore, cliente
o concorrente di Lubrizol.
In presenza di queste situazioni, è necessario attenersi agli standard di
seguito elencati.
• Se uno dei propri familiari o amici lavora per o ha un interesse finanziario
materiale presso un fornitore o cliente attuale o potenziale, non è
consentito utilizzare la propria posizione per influenzare i rapporti d’affari
con tale società. Se si è direttamente o indirettamente coinvolti in rapporti
con tale società, è necessario dichiarare immediatamente questo
potenziale conflitto di interesse al proprio supervisore ed essere rimossi
da qualsiasi attività decisionale, salvo approvazione da parte del
• Se uno dei propri familiari o amici lavora per o ha un interesse finanziario
materiale presso un concorrente, è necessario comunicarlo al proprio
supervisore. Potenziali problemi possono essere quindi discussi.
Relazioni romantiche o personali
Relazioni romantiche o di stretta amicizia tra un supervisore e un subordinato
potrebbero dare l’impressione di un trattamento preferenziale o potrebbero
influire indebitamente sull’obiettività di eventuali decisioni aziendali. Pertanto, si
sconsiglia che un supervisore abbia un rapporto personale romantico o di stretta
amicizia con un dipendente che riporta alla sua struttura manageriale, anche
quando il rapporto è volontario e ben accetto. Se un tale rapporto dovesse
nascere o esistere, il supervisore deve informare della relazione il dipartimento di
etica aziendale. Se dipendenti di Lubrizol che non appartengono alla stessa
catena manageriale hanno un rapporto romantico o di stretta amicizia, nessuno
dei due può partecipare ad attività di lavoro che potrebbero avvantaggiare o dare
l’impressione di avvantaggiare l’altra persona.
15
Il rispetto delle leggi antiboicottaggio e sulle
esportazioni
Alcune leggi degli Stati Uniti e altre leggi governano il modo in cui i
prodotti di Lubrizol possono essere venduti in tutto il mondo. È politica
di Lubrizol rispettare queste leggi.
Dobbiamo sapere chi siano i nostri clienti, come i nostri prodotti
devono essere utilizzati e la destinazione finale dei nostri prodotti.
Dobbiamo inoltre assicurarci che i nostri prodotti siano venduti solo per
usi appropriati. Se il governo degli Stati Uniti vieta l’esportazione a
persone, società o paesi specifici, Lubrizol non può fare affari o
spedire i propri prodotti a questi partner non autorizzati. Al momento
della stampa di queste linee guida, un embargo degli Stati Uniti è in
vigore per i seguenti paesi: Cuba, Iran, Corea del Nord, Siria e Sudan.
Sanzioni più limitate sono in vigore anche per altri paesi o regioni,
come i paesi balcanici, la Bielorussia, la Costa d’Avorio, la Repubblica
Democratica del Congo, l’Iraq, la Liberia, la Libia, la Birmania, la
Somalia, il Venezuela e lo Zimbabwe.
Lubrizol ha implementato procedure di controllo delle esportazioni che
devono essere rispettate. Informazioni aggiuntive sono disponibili in
Export Information nella pagina legale sull’intranet di Lubrizol.
Un boicottaggio si verifica quando una persona, un gruppo o un paese
si rifiutano di fare affari con altre persone, gruppi o paesi. Le leggi antiboicottaggio vietano a Lubrizol di partecipare o collaborare con alcuni
boicottaggi internazionali. Ulteriori informazioni su questo argomento,
tra cui le politiche e le procedure anti-boicottaggio di Lubrizol, sono
disponibili in Antiboycott Information nella pagina legale sulla intranet
di Lubrizol.
In caso di domande sulle leggi che governano le esportazioni o i
boicottaggi, contattate la divisione legale per assistenza.
D: Il comportamento non conforme di un concorrente,
cliente o fornitore è un motivo accettabile per non
rispettare i requisiti delle linee guida?
No. Ogni dipendente è responsabile per il rispetto delle linee guida,
indipendentemente dal comportamento degli altri. Inoltre, una richiesta di un cliente
o un fornitore non è un motivo valido per ignorare le linee guida.
Linea diretta:
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Business etico
La protezione dei beni di Lubrizol e il
rispetto dei diritti di proprietà intellettuale
di terzi
fanno parte del nostro impegno nei confronti dell’onestà e dell’integrità.
I beni aziendali di Lubrizol comprendono le sue strutture, attrezzature,
materiali, proprietà intellettuale, informazioni riservate ed esclusive e altre
proprietà acquisite attraverso il duro lavoro e gli investimenti dei tanti
compartecipanti al successo di Lubrizol.
Uso corretto dei beni di Lubrizol
Per proteggere Lubrizol, ogni dipendente:
• non deve mai rubare o appropriarsi indebitamente delle proprietà aziendali di
Lubrizol;
• deve segnalare condizioni che minaccino la sicurezza delle
proprietà aziendali di Lubrizol al proprio supervisore o personale di
sicurezza;
• deve attenersi alle politiche in materia di sicurezza delle informazioni,
compreso la politica di Lubrizol sulla Raccolta, uso e tutela dei dati personali;
e
• deve limitare l’uso personale del tempo, delle proprietà e delle
attrezzature di Lubrizol. (Sebbene sia occasionalmente consentito
svolgere attività personali durante il lavoro, un uso eccessivo delle
risorse Lubrizol per scopi personali non è autorizzato.)
D: Cosa sono le informazioni riservate o
esclusive di Lubrizol?
Le informazioni riservate o esclusive includono tutte le informazioni che Lubrizol protegge dalla
divulgazione a terzi e comprendono le informazioni di Lubrizol e le informazioni fornite ai
dipendenti che Lubrizol si è impegnata a proteggere. Le informazioni riservate o esclusive
possono includere segreti commerciali, know-how, formule, informazioni tecniche, politiche dei
prezzi, piani industriali e strategici, elenchi e profili di clienti, bilanci, informazioni sui dipendenti,
organigrammi o costi di produzione.
D: Cos’è l’appropriazione indebita delle proprietà
aziendali di Lubrizol?
Appropriazione indebita significa utilizzare informazioni riservate o esclusive di Lubrizol non a
diretto vantaggio di Lubrizol, incluso l’uso personale o per la condivisione con parti terze. Un
esempio di appropriazione indebita è rimuovere o copiare documenti dagli archivi di Lubrizol, o
duplicare, scaricare, trasferire o rimuovere elettronicamente informazioni riservate o esclusive
di Lubrizol dalla rete elettronica di Lubrizol.
17
Informazioni riservate ed esclusive
Proteggere le informazioni riservate ed esclusive è importante.
Questa significa che ogni dipendente deve:
• proteggerle da divulgazioni non autorizzate, anche dopo aver lasciato l’azienda;
• limitare l’accesso esclusivamente alle persone che hanno necessità di conoscerle;
• ottenere la debita autorizzazione prima di pubblicarle;
• cifrarle e contrassegnarle come informazioni riservate se sono trasmesse per via elettronica.
Per ottenere il permesso per l’utilizzo di informazioni riservate o
proprietarie di Lubrizol o altre informazioni protette – da copyright
o dal marchio Lubrizol – da parte di terzi, è necessario contattare
la divisione legale.
L’utilizzo di materiale e informazioni riservate per l’acquisto e la
vendita di azioni e titoli è illegale. Nel corso della propria attività
lavorativa in Lubrizol, è possibile che si abbia accesso a
informazioni su società pubbliche. Non è consentito prendere
decisioni di investimento (compreso l’acquisto o la vendita di
qualsiasi azienda pubblica, tra cui Berkshire Hathaway Inc.) o
influenzare le decisioni di investimento di altri sulla base di
materiale informativo riservato. Il materiale informativo riservato
può contenere informazioni che un regolare investitore
utilizzerebbe per decidere se acquistare, vendere o detenere titoli
e può includere informazioni su fusioni o acquisizioni, alleanze e
partnership in sospeso, o guadagni e perdite aziendali.
Utilizzo della proprietà intellettuale di terzi
Lubrizol rispetta i diritti di proprietà intellettuale vigenti di terzi. Per
assicurare che Lubrizol non violi questi diritti, ogni dipendente:
• non deve mai utilizzare, vendere o distribuire la
proprietà intellettuale di terzi senza permesso;
• non deve mai riprodurre, distribuire o modificare materiale
protetto da copyright, in formato cartaceo o elettronico (per
esempio, software per computer, CD-ROM, libri, nastri audio,
video, DVD, registrazioni musicali, riviste di settore, periodici e
siti web) senza una licenza, sia per uso interno sia per uso
esterno;
• deve proteggere dalla divulgazione il materiale informativo
di Lubrizol che è obbligato a proteggere; e
• avvisare il supervisore e la divisione legale di
qualsiasi accordo di non divulgazione ancora in atto
fra il dipendente ed ex datori di lavoro o terzi.
Lubrizol dispone di determinate licenze per utilizzare o effettuare
copie limitate di proprietà intellettuale o di altri materiali di
proprietà di terzi. Per verificare se sia possibile utilizzare la
proprietà intellettuale di terzi, è necessario contattare la divisione
legale.
Linea diretta:
18
Business etico
Il mantenimento di una
documentazione accurata
È necessario registrare con precisione le informazioni, incluso la corretta
registrazione di:
• numero di ore di lavoro;
• spese aziendali;
• risultati delle ricerche, test su motori e altri test;
• data di fabbricazione;
• emissioni nell’ambiente; e
• altre attività correlate al business.
Lubrizol registra accuratamente e pubblica i propri risultati finanziari. Questo
significa che:
• tutti gli esborsi a terzi devono essere supportati con fatture, ricevute, note
spese, contratti o altri documenti validi;
• tutte le fatture devono essere in forma scritta con descrizioni accurate ed
esaurienti di tutte le merci e servizi e gli oneri applicabili;
• non è consentito istituire fondi o proprietà senza divulgarli o documentarli; e
• nessun cliente o distributore può essere sottofatturato o sovrafatturato.
Nell’ambito di questo impegno, è necessario archiviare correttamente la
documentazione aziendale. Una politica di conservazione della documentazione e
programmi di archiviazione della documentazione sono stati istituiti per assicurare che
tutta la documentazione sia conservata per i periodi richiesti e che quella superflua
venga distrutta. Informazioni aggiuntive sono disponibili in Records Management nella
pagina legale sull’intranet di Lubrizol.
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Conseguenze del mancato rispetto
delle linee guida
Il mancato rispetto delle linee guida comporta delle conseguenze. In
caso di violazione delle linee guida, ogni dipendente sarà soggetto ad
azioni disciplinari, compresa la cessazione del rapporto di lavoro.
Se viene chiesto di partecipare a un’indagine, bisognerà cooperare
pienamente e rispondere a tutte le domande con sincerità e al meglio
delle proprie capacità. Avanzare intenzionalmente false accuse od
ostacolare indagini etiche sono di per sé una violazione delle linee guida
e possono portare alla risoluzione immediata del rapporto di lavoro.
Risorse per la risoluzione di domande o dubbi
Le linee guida illustrano la nostra responsabilità condivisa nel condurre
la nostra attività con onestà e integrità. In caso di domande o dubbi, o se
si ritiene che le linee guida siano state violate, è responsabilità del
dipendente segnalarlo.
Il dipendente non sarà oggetto di provvedimenti disciplinari, né sarà
licenziato o subirà ritorsioni se porrà domande o esprimerà
preoccupazioni, sempre che stia agendo in buona fede. Buona fede non
significa che si debba avere ragione, ma che il dipendente sia convinto
di fornire informazioni veritiere.
È possibile comunicare eventuali preoccupazioni in via riservata, senza
timore di ritorsioni, contattando il proprio responsabile etico locale, il
dipartimento di etica aziendale, la divisione legale o il proprio
supervisore. L’elenco di contatti più aggiornato è disponibile nella pagina
delle informazioni etiche sulla intranet di Lubrizol, oppure visitando
www.lubrizol.com.
Se si preferisce, è possibile chiamare la linea diretta etica o inviare un
report sul web. Informazioni di contatto dettagliate sono riportate sul
retro di copertina.
In alcuni paesi, l’utilizzo di una linea diretta o sito web etici è legalmente
limitato a scopi specifici. Lubrizol rispetterà le leggi locali in questi paesi.
Linea diretta:
Note
Onestà e integrità…
essenziali ieri, oggi e domani
Avete domande o qualcosa vi preoccupa?
Vi aiuteremo.
Vi invitiamo a contattare immediatamente il vostro supervisore, responsabile etico locale, dipartimento
di etica aziendale o divisione legale. Se questo non è possibile, è possibile utilizzare la linea diretta o
il servizio segnalazioni via internet, i cui dettagli sono disponibili sul retro di copertina.
Il vostro responsabile etico locale è:
I nominativi e le informazioni di contatto per i dipendenti addestrati in tal senso sono disponibili
nell’elenco dei contatti reperibile nella pagina delle informazioni etiche sull’intranet di Lubrizol o
visitando www.lubrizol.com.
Numeri linea diretta etica
Stati Uniti e Canada
1-800-261-8651
Brasile
0800-892-1909
Cina
10-800-110-0669
Francia
0800-91-5504
Germania
0800-186-0191
Singapore
800-1101-981
Regno Unito
0808-234-0033
In ogni paese
Digitare il codice AT&T Direct® del paese e
quando richiesto digitare 800-781-6271. (Visitare
http://www.business.att.com/bt/access.jsp per
reperire il codice AT&T Direct® corretto per il
proprio paese.)
Al di fuori dell’UE
Telefonata a carico del destinatario 1-704-752-9679
Servizio segnalazioni via internet
Al di fuori dell’UE
All’interno dell’UE
https://www.brk-hotline.com/CNIL.jsp
The Lubrizol Corporation
29400 Lakeland Boulevard
Wickliffe, Ohio 44092-2298
Telefono: +1 440-943-4200
www.lubrizol.com
© 2012 The Lubrizol Corporation. Tutti i diritti riservati.
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Onestà + Integrità = Business etico

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