Xerox® ConnectKey® for DocuShare®

Servizi di automazione dei flussi di
lavoro Xerox®
Brochure
Xerox ConnectKey
for DocuShare®
®
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Scansione facile e intuitiva verso i vostri processi aziendali.
Automatizzate, semplificate e digitalizzate
i vostri processi cartacei.
Nel mondo digitale e mobile di oggigiorno, molte aziende continuano a utilizzare grandi
quantitativi di carta. Sebbene i processi cartacei siano lenti, soggetti a errori e comportino il
rischio di perdita o di errata archiviazione delle informazioni, molte aziende sono piuttosto restie
ad adottare soluzioni di acquisizione poiché ritenute troppo costose o complicate per gli utenti
aziendali. Ma ora i dipendenti desiderano poter integrare facilmente la scansione con le proprie
attività aziendali.
Ed è qui che entra in gioco il software Xerox® ConnectKey® for DocuShare®, una soluzione di
scansione altamente produttiva facile da configurare e utilizzare. È proprio ciò che vi serve per
acquisire i vostri documenti nei flussi di lavoro aziendali, sia che tali documenti si trovino sul server
DocuShare della vostra azienda sia che si trovino su un cloud privato Xerox DocuShare protetto.
Business Intelligence
Efficace ricerca nei
database
Scansione semplificata
Semplice scansione con un
solo pulsante in:
Efficace ricerca dati, a un
costo sostenibile:
Acquisizione intelligente
dei documenti:
• DocuShare, on-site o sul cloud
• Email
• Cartelle di rete condivise
• Flussi di lavoro di scansione,
creati dagli utenti aziendali
• Soluzioni automatizzate
• Velocizzate l’immissione dati e
assicurate l’omogeneità dei dati tra i
diversi sistemi
• Associate il documento ai valori
delle proprietà acquisiti dai
database CRM, ERP aziendali o da
altri database esterni
• Create semplici menu gerarchici dal
vostro database da utilizzare sullo
schermo sensibile della MFP – quali
ad esempio menu collegati per
Anno, Marca e Modello di un veicolo
– senza eseguire alcuna attività di
programmazione
• Query a riempimento automatico
basate su uno o più campi ID chiave
(Numero di fattura o ID paziente)
che si immettono sulla MFP
• Inserite i metadati (proprietà)
durante la scansione per
automatizzare l’archiviazione
o l’elaborazione
• Create all’istante e in maniera
automatica nuove raccolte (ad
esempio, fatture o numero cliente)
• Create una libreria di flussi di
lavoro di scansione sulla MFP con
una pratica gerarchia di modelli
• Utilizzate LDAP/Microsoft Active
Directory, nonché le funzionalità
di protezione e scansione
incorporate della MFP Xerox®
Sullo schermo sensibile della MFP,
potete ricercare una raccolta
DocuShare o una cartella di
rete condivisa per selezionare la
destinazione di una scansione.
Semplici passaggi per
un’acquisizione intelligente.
Potreste aver bisogno di archiviare determinati documenti, quali ad esempio accordi legali
o moduli firmati, e di scansirne altri in flussi di lavoro di revisione e approvazione, on-site o nel
cloud. Ad esempio, fatture in entrata, contratti, ordini o corrispondenza potrebbero richiedere
un flusso di lavoro automatizzato.
Xerox® ConnectKey® for DocuShare®
Passaggi di un tipico flusso di lavoro
Fase
Fase
Fase
Fase
Posizionare il documento
nell’alimentatore della MFP.
Premere il pulsante di
scansione di Xerox®
ConnectKey® for DocuShare®
relativo al proprio reparto,
ad esempio, Finanze.
Immettere eventuali
proprietà richieste come,
ad esempio, il Numero
di fattura.
Premere il pulsante
di scansione verde.
Caratteristiche principali
• Scansione facile e intuitiva verso i
vostri processi aziendali. La funzione di
scansione one-touch attiva/disattiva
un intero flusso di lavoro relativo
al vostro reparto (ad esempio, un
pulsante Fattura per conti debitori),
una cartella personale o di un team,
oppure un indirizzo e-mail.
• Le ricerche nei database compilano
automaticamente gli altri campi
con i valori appropriati acquisiti dal
database esterno della vostra azienda.
• Il documento viene archiviato con
le proprietà specificate sulla MFP o i
valori dati estratti dal vostro sistema di
database, agevolando in tal modo la
ricerca e l’elaborazione del documento.
Alleata perfetta del reparto IT. Di facile configurazione per il
personale IT o gli amministratori di sistema.
• La rapida installazione riduce in maniera significativa l’intervento del reparto IT
• L’interfaccia intuitiva e di facile configurazione richiede una formazione degli
utenti minima
• Capacità di aggiungere e gestire con rapidità nuove MFP
• Automazione dei flussi di lavoro di semplice configurazione
• Si aggiorna in maniera dinamica ogni volta che vengono apportate modifiche
a DocuShare o ai database esterni
• Funziona perfettamente con la vostra MFP e la protezione di rete esistente
• Si integra con Microsoft Active Directory o LDAP
• Documenti acquisiti nel formato Adobe PDF (Portable Document Format):
PDF/A (per l’archiviazione), nonché contenuti MRC (Mixed Raster Content)
altamente compressi
• Richiesto un supporto IT minimo
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Scansione personalizzata e protetta che si
integra perfettamente nella vostra azienda.
Xerox è consapevole del fatto che le vostre informazioni aziendali non debbano oltrepassare
i confini dell’azienda. Le nostre interfacce forniscono a ciascun utente aziendale una
visualizzazione personalizzata dei pulsanti di scansione, basata sulle credenziali di accesso.
Inoltre, l’interfaccia di Xerox® ConnectKey® for DocuShare può essere personalizzata con grafica,
logo e testo della vostra azienda.
Consentite un’esperienza altamente
personalizzata.
Configurate ConnectKey for DocuShare con
pulsanti di scansione per ciascun reparto o gruppo
di lavoro in modo da assicurare che i documenti
scansiti arrivino sempre nel posto giusto.
ConnectKey for DocuShare vi
offre una solida integrazione
della protezione.
Andate incontro alle vostre
esigenze con l’ampia scelta
di MFP Xerox
• Effettuate l’accesso protetto a
ConnectKey utilizzando un badge con il
sistema Xerox® Secure Access Unified ID
sulla MFP di rete.
• La tecnologia di scansione protetta
è incorporata nelle MFP Xerox®:
crittografia e connessioni protette
offrono la completa tranquillità in
materia di sicurezza durante l’invio
dei vostri documenti.
• Funziona con Microsoft Active Directory
o LDAP, pertanto gli utenti vedono solo
i propri flussi di lavoro.
• Permette di proteggere i pulsanti di
scansione mediante login, in modo
da consentire ai soli utenti autorizzati
l’accesso a un flusso di lavoro.
ConnectKey for DocuShare funziona
con una vasta gamma di stampanti
multifunzione Xerox Extensible Interface
Platform®, nonché con dispositivi MFP
basati sulla tecnologia ConnectKey.
Volete saperne di più? Siamo
a vostra completa disposizione.
Per ottenere maggiori informazioni su
ConnectKey for DocuShare e conoscere in
che modo può aiutare la vostra azienda,
contattate il vostro rappresentante
commerciale Xerox oppure chiamate il
numero 1.800.735.7749 (o visitate il sito
docushare.xerox.com).
ConnectKey for DocuShare richiede che
il software Xerox® DocuShare® 6.6 o
versione successiva sia installato su un
server Microsoft® Windows®. Per un elenco
completo dei dispositivi supportati e dei
requisiti di sistema, visitate il sito
docushare.xerox.com.
Gli utenti delle MFP possono accedere
a una MFP ConnectKey inserendo una
keycard in un lettore per accessi protetti,
collegato al dispositivo.
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Interface Platform® sono marchi di Xerox Corporation negli Stati Uniti e/o in altri paesi. 05/15 BR14907
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