DOCUMATIC per il Centro Servizi

DOCUMATIC
SOLUZIONI PER IL CENTRO SERVIZI
DOCUMATIC permette di gestire l’acquisizione massiva di documenti tramite scanner per grandi volumi e
organizza l’indicizzazione dei file attraverso l’attribuzione delle chiavi di ricerca per ogni singolo documento.
Per facilitare e velocizzare tale attribuzione il Centro Servizi può avvalersi di alcuni moduli aggiuntivi
appositamente progettati e sviluppati.
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DOCUMATIC ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA
DOCUMATIC ADVANCED PDF
DOCUMATIC BARCODE
DOCUMATIC CLOUD
DOCUMATIC DATA ENTRY
DOCUMATIC OCR
DOCUMATIC SPOOL
L’esportazione integrale o parziale dei dati acquisiti con DOCUMATIC permette la consegna al cliente finale
dell'archivio documentale su supporto ottico (CD/DVD-ROM).
Tale supporto, grazie alla presenza di DOCUMATIC READER AUTO, è autoconsultante, in altre parole
permette la consultazione dei dati senza che sia necessario installare altro software sul PC del cliente finale.
L’archivio documentale può essere consegnato al cliente finale anche in diversi formati standard (Testo
ASCII, Microsoft Excel, XML, …) in modo tale che possa importarlo nel proprio database DOCUMATIC o nel
database del proprio software gestionale.
Con DOCUMATIC CLOUD il cliente finale, cui il Centro Servizi avrà inviato apposite credenziali (nome
utente e password), potrà consultare l'archivio documentale attraverso Internet.
Infine, grazie al modulo ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA, il Centro Servizi può proporre al cliente finale la
dematerializzazione definitiva degli archivi documentali.
PANORAMICA SUI MODULI AGGIUNTIVI
DOCUMATIC ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA
Questo modulo software completamente WEB based è estremamente facile da utilizzare e tramite una
semplice interfaccia gestisce il processo completo di elaborazione previsto per la Conservazione Sostitutiva
dei documenti. Il Responsabile della Conservazione potrà essere il cliente finale o lo stesso Centro Servizi. Il
software può essere installato presso il cliente finale o nel data center dello stesso Centro Servizi. Il software
può essere anche utilizzato in modalità SaaS (Software as a service). Di questa modalità si possono
avvalere sia utenti o aziende private sia Pubbliche Amministrazioni essendo il nostro partner per la
conservazione sostitutiva accreditato AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).
DOCUMATIC ADVANCED PDF
Integrato in DOCUMATIC, permette di creare, esportare o inviare per posta elettronica documenti in formato
PDF con caratteristiche avanzate rendendo possibile:
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Aggiungere informazioni al file PDF
Linearizzare il file PDF per un più veloce trasferimento via Internet
Ottimizzare il file PDF riducendo le dimensioni e mantenendo la qualità
Crittografare il file PDF
Proteggere il file PDF gestendo i permessi di accesso (stampa, montaggio documento, copia
contenuto, ...)
Creare file PDF in formato PDF/A
Il formato PDF/A è un sottotipo del formato PDF dal quale sono state eliminate tutte quelle caratteristiche
non adatte per l'archiviazione nel lungo periodo:
2015 © SoftWorks2000 – http://www.documatic.it
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Utilizzo contenuto audio e video > NO
Utilizzo crittografia > NO
Utilizzo di Javascript e avvio di file eseguibili > NO
Incorporazione di tutti i font utilizzati nel file > SI
Utilizzo di metadati standard > SI
Il formato PDF/A garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza
di tempo e con software diversi.
Il formato PDF/A è lo standard richiesto dalle camere di commercio italiane per la trasmissione dei
documenti (D.P.C.M. 10 dicembre 2008, pubblicato in G.U. n. 304 del 31/12/2008).
DOCUMATIC BARCODE
Integrato in DOCUMATIC, permette di eseguire il riconoscimento dei codici a barre (barcode) se presenti nei
documenti acquisiti. Il barcode riconosciuto potrà essere usato
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Per separare automaticamente un documento dall’altro durante la fase di acquisizione massiva
Per smistare automaticamente i documenti nei fascicoli e nelle cartelle di DOCUMATIC
Per compilare rapidamente le schede dati da associare ai documenti (tramite inserimento delle
informazioni nei campi chiave, anche con l’ausilio di opportune tabelle di transcodifica)
DOCUMATIC CLOUD
Permette la consultazione degli archivi documentali creati da DOCUMATIC tramite un comune browser
Internet (Chrome, Firefox, Internet Explorer, Safari, …). Gli utenti si collegheranno al WEB server attraverso
la rete intranet o Internet e potranno consultare i documenti dal proprio computer o da un dispositivo mobile
(smartphone, tablet, ...). Il Centro Servizi potrà così fornire ai propri clienti l’accesso attraverso Internet agli
archivi documentali creati ed aggiornati dalla propria struttura. Il cliente finale e/o e le persone appartenenti
all’organizzazione del cliente finale potranno consultare i propri documenti, dopo l’inserimento delle
credenziali (nome utente e password), che gli saranno attribuite dal Centro Servizi stesso. Il software può
essere installato presso il cliente finale, nel data center dello stesso Centro Servizi o presso un Internet
provider.
DOCUMATIC DATA ENTRY
Modulo software per l'acquisizione e l'inserimento rapido dei dati associati ai documenti. Grazie a questo
modulo è possibile:
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Eseguire il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) sui fogli acquisiti impostando una o più zone di
estrazione (se il modulo DOCUMATIC OCR è stato acquistato e installato)
Riconoscere eventuali codici a barre (barcode) presenti nei fogli acquisiti (se il modulo DOCUMATIC
BARCODE è stato acquistato e installato). I barcode riconosciuti potranno essere usati per:
1. La separazione automatica dei documenti (se i documenti acquisiti in una singola sessione sono
più di uno è necessario separare un documento dal precedente)
2. L’inserimento automatico dei documenti nel fascicolo e l’assegnazione automatica del fascicolo
(1)
al Titolario dei fascicoli
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3. L’assegnazione automatica dei documenti al Titolario dei documenti
(3)
4. L'associazione rapida di dati ai documenti anche utilizzando opportune tabelle di transcodifica
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Collegarsi a file dati o origini dati ODBC esterne per eseguire il download dei dati
Organizzare il lavoro in lotti (batch di lavorazione)
Esportare il lavoro svolto verso un archivio DOCUMATIC o esportare un file indice (TXT, XLS, ...) e
le immagini acquisite in uno dei formati supportati da DOCUMATIC (PDF, TIF, JPG, …)
(1)
Schema di classificazione dei fascicoli all’interno dell’Ente / Azienda
Schema di classificazione dei documenti all’interno dell’Ente / Azienda
(3)
Se, per esempio, il valore del barcode è “001” e, nella tabella di transcodifica, “001” corrisponde a un codice fornitore, se nella tabella
di transcodifica è presente anche la ragione sociale del fornitore, tale ragione sociale è associata al documento al posto di “001”.
(4)
Un file dati può essere, per esempio, un foglio Excel dal quale importare i dati di ogni documento acquisito.
(2)
DOCUMATIC OCR
Integrato in DOCUMATIC, permette di eseguire il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) sui documenti
acquisiti, estraendo dagli stessi o solamente da alcune zone definite da utente tutto il testo contenuto. E’
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possibile salvare il testo riconosciuto nei campi chiave o esportarlo in un file di testo modificabile con un
qualsiasi editor di testi o word processor. Il testo salvato potrà essere utilizzato per eseguire la ricerca dei
documenti.
DOCUMATIC SPOOL
Modulo software per l’estrazione e l'archiviazione automatica di documenti contenuti in file di spool in
formato PDF standard. Se gli spool di stampa sono esistenti come file PDF al cui interno è presente del testo
(PDF a testo ricercabile) questo testo può essere utilizzato dal modulo
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Per separare automaticamente un documento dall’altro
Per smistare automaticamente i documenti nei fascicoli e nelle cartelle di DOCUMATIC
Per compilare rapidamente le schede dati da associare ai documenti (tramite inserimento delle
informazioni nei campi chiave, anche con l’ausilio di opportune tabelle di transcodifica)
Può anche essere usato per importare immagini e relativi metadati elaborati da software di terze parti (es.
software per l’estrazione automatica di dati da documenti strutturati o semistrutturati quali fatture attive e
passive, questionari, ricette mediche, …).
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