Direttive di massima al D.S.G.A. - Istituto Comprensivo "Largo

Ministero dell’Istruzione dell’Università e della Ricerca
Ufficio Scolastico Regionale per il Lazio
IC LARGO VOLUMNIA,11 –
00181 Roma – Tel. 06 7840931 – Fax 06 7803254- e-mail [email protected]
-C.M. RMIC8GC00N- C.F. 80246110581
Prot. .../B19
Al D.S.G.A. Paola Canetta
Al sito web della scuola: http://iclargovolumnia.it
Oggetto: Direttive di massima per l'a.s. 2015-2016
Il Dirigente Scolastico
VISTO il D.P.R. n. 275, 8 marzo 1999;
VISTO il D.I. n. 44, 1 febbraio 2000, e, in particolare, gli artt. 7, commi 1,2,3; 19, commi 1 e 2; 24, commi
8 e 9; 27, commi 1 e 2; 32, commi 1, 2 e 3; 35, comma 4;
VISTO il Decreto legislativo, n.165, 30 marzo 2001 come novellato dal D.Lgs. 150 del 27 ottobre 2012;
VISTO il D.P.R. n. 62 del 16 aprile 2013, Codice comportamento dipendenti pubblici;
VISTO il C.C.N.L. 2006-09 firmato il 29 novembre 2007 ;
Visti il Piano dell’offerta formativa dell' I.C. Largo Volumnia e del 20° C.T.P per l’anno scolastico 20142015 ;
VISTO il Piano dell’offerta formativa 2014-2015 ;
VISTO i Piano delle attività 2014-2015 (planning) e l'atto d'indizzo del Dirigente Scolastico;
VISTO il Piano annuale delle attività dell’anno scolastico 2013/14 approvato il 6 settembre 2012
CONSIDERA.T.A. l’opportunità di orientare l’autonomia operativa negli ambiti di azione attribuiti dalle
norme, tramite l’ esplicitazione di criteri e l’individuazione di obiettivi;
PREMESSO che nella Tabella A allegata al C.C.N.L. 29 novembre 2007, “Profili di Area del Personale
A.T.A.” relativamente al profilo professionale di “Area D” si riporta che il Direttore dei Sevizi
Generali e Amministrativi (D.S.G.A.). “Svolge attività lavorativa di rilevante complessità ed avente
rilevanza esterna. Sovrintende, con autonomia operativa, ai servizi generali amministrativo-contabili
e ne cura l’organizzazione svolgendo funzioni di coordinamento, promozione delle attività e verifica
dei risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi assegnati ed agli indirizzi impartiti, al personale A.T.A.,
posto alle sue dirette dipendenze. Organizza autonomamente l’attività del personale A.T.A.
nell’ambito delle direttive del dirigente scolastico (D.S.). Attribuisce al personale A.T.A., nell’ambito
del piano delle attività, incarichi di natura organizzativa e le prestazioni eccedenti l’orario
d’obbligo, quando necessario. Svolge con autonomia operativa e responsabilità diretta attività di
istruzione, predisposizione e formalizzazione degli atti amministrativi e contabili; è funzionario
delegato, ufficiale rogante e consegnA.T.A.rio dei beni mobili. Può svolgere attività di studio e di
elaborazione di piani e programmi richiedenti specifica specializzazione professionale, con
autonomia determinazione di processi formativi ed attuativi. Può svolgere incarichi di attività
tutoriale, di aggiornamento e formazione nei confronti del personale”.
EMANA
le seguenti direttive di massima al direttore dei servizi generali ed amministrativi
Art. 1
Ambiti di competenza
Le presenti direttive di massima e indicazioni trovano applicazione esclusivamente nell'ambito dell' attività
discrezionale svolta dalla S.V. nel campo della gestione dei servizi generali e amministrativi di questa
Istituzione scolastica.
Le direttive di massima costituiscono linee guida, di condotta e orientamento preventivo, allo svolgimento
delle competenze del Direttore dei servizi generali ed amministrativi e del restante personale posto alle sue
dipendenze.
Art. 2
Finalità degli ambiti di competenza
Nell’ambito delle proprie competenze, definite nel relativo profilo professionale, e nell’ambito – altresì –
delle attribuzioni assegnate alla istituzione scolastica, il D.S.G.A. è tenuto a svolgere funzioni di
coordinamento, promozione delle attività e verifica dei risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi assegnati e
agli indirizzi impartiti con le presenti direttive.
Spetta al D.S.G.A. di vigilare costantemente affinché ogni attività svolta dal restante personale A.T.A. sia
diretta ad assicurare l’unitarietà della gestione dei servizi amministrativi e generali della scuola in coerenza e
strumentalmente rispetto alle finalità ed obiettivi dell’istituzione scolastica, in particolare del Piano
dell’Offerta Formativa elaborato dal Collegio dei Docenti ed adottato dal Consiglio di Istituto.
Ogni incarico di elaborazione di piani e programmi – conferito dal dirigente scolastico – nonché di attività
tutoriale e di aggiornamento e formazione nei confronti del personale, va svolto coerentemente alle finalità
della gestione.
Nella gestione del personale A.T.A., posto alle sue dirette dipendenze, il D.S.G.A. è tenuto ad un costante
impegno di valorizzazione delle singole professionalità, al fine di garantire una gestione quanto più possibile
efficace ed efficiente.
Art. 3
La S. V. dovrà attenersi ai seguenti criteri:
Criteri operativi
a) legittimità e trasparenza dell’azione amministrativa, coinvolgendo tutto il personale, ognuno per la
propria funzione nel rispetto dei suddetti principi;
b) efficienza, efficacia, economicità, imparzialità nell’azione amministrativo-contabile, e nella gestione
delle umane e strumentali;
c) in particolare i principi dell’efficacia, dell’efficienza e dell’economicità, unitamente alla trasparenza,
dovranno essere guida nell’attività istruttoria negoziale di cui la S.V. è responsabile;
d) focalizzazione sui risultati nel rispetto delle procedure, cercando di conciliare la rapidità e lo snellimento
delle stesse con il raggiungimento dei risultati sia nell’interesse pubblico sia dei soggetti privati;
e) coerenza funzionale e strumentale agli obiettivi della scuola e alle attività contenute nel P.O.F.;
f) semplificazione procedurale, anche attraverso il coinvolgimento del personale sull’analisi di procedure
interne;
g) rispetto del diritto di accesso e di partecipazione ai procedimenti amministrativi; in tal senso dovrà
garantire la funzionalità degli uffici attraverso l’esercizio dei suddetti diritti sia da parte dell’utenza interna
che di quella esterna. La regolamentazione organizzativa riguarderà gli orari e le modalità operative;
h) rapidità nell’espletamento dei compiti in ordine agli obiettivi prefissati;
i) flessibilità nell’organizzazione delle risorse umane e strumentali: formalizzazione dell’assetto
dell’Ufficio di Segreteria, con attribuzione di funzioni e mansioni nel rispetto delle norme contrattuali di
comparto;
l) valorizzazione delle risorse umane, incentivando motivazione, impegno, disponibilità, crescita
professionale e tutti i comportamenti ispirati all’etica della responsabilità; a tal fine favorirà l’assunzione di
protocolli di comportamento autodeterminati a tutti i livelli professionali.
Art. 4
Assegnazione degli obiettivi
Ogni attività di pertinenze del personale amministrativo, tecnico e ausiliario, va svolta in piena aderenza
all’attività didattica organizzata, coerentemente alle finalità istituzionali dell’istituzione scolastica, alle
esigenze degli alunni/studenti, ai principi regolatori dell’autonomia scolastica di cui all’art. 21 della legge 15
marzo 1997, n. 59.
In particolare, sono obiettivi da conseguire:
a) funzionale organizzazione del lavoro di tutte le unità lavorative poste alle dirette dipendenze del
D.S.G.A.; ogni provvedimento, o condotta, diretti a tal fine vanno adottati e attuati secondo tale previsione;
tale obiettivo sarà conseguito nel rispetto delle finalità dell’Istituto contenute nel P.O.F., attraverso lo
strumento tecnico del Piano delle Attività adottato dal Dirigente Scolastico, sentita la proposta del D.S.GA;
ogni provvedimento, o condotta, diretti a tal fine vanno adottati e attuati secondo tale previsione.
b) razionale divisione del lavoro in base al profilo professionale di ciascuno ai fini del perseguimento
dell’efficacia, dell’efficienza e dell’economicità della gestione: va effettuata attraverso la determinazione di
carichi di lavoro aventi carattere omogeneo, ma non parcellizzati e/o improntati a rigidità funzionale; nella
divisione del lavoro va tenuto conto dei diversi livelli di professionalità all’interno di ciascun profilo,
prevedendo comunque un processo di omogeneizzazione e di accrescimento della professionalità, attraverso
la pratica ed i previsti canali della formazione e dell’aggiornamento; a tal fine vanno promosse negli
assistenti modalità di lavoro collaborative finalizzate anche alla socializzazione delle conoscenze e delle
competenze secondo le moderne prospettive della " learning organization”.
c) controllo costante delle attività svolte e dei carichi di lavoro, verificando che l'orario di lavoro da parte
del personale A.T.A. sia rispettato; che lo svolgimento delle attività del personale collaboratore scolastico
avvenga secondo le procedure assegnate; che le attività amministrative siano svolte in conformità delle leggi,
con diligenza e nel miglior modo, a tutela dell'interesse dell'Amministrazione per il pubblico bene e che
prima di sottoporre alla firma del Dirigente Scolastico siano state effettuate l'istruttoria e le opportune
verifiche per quanto di competenza di ciascun profilo professionale (cfr. anche art. 11).
Il D.S..G.A. in particolare:
a1) monitorerà i procedimenti riguardanti la gestione amministrativa e contabile secondo il principio di
efficacia ed efficienza finalizzato a dare, con le risorse disponibili, il miglior servizio possibile ai cittadini;
b1) appronterà, insieme all'ufficio di direzione, ai responsabili della gestione dei servizi web della scuola
(www.icvolumnia.gov.it, [email protected], registro elettronico e mailing list d'Istituto) o ad
essi collegati tramite link di “condivisione” tutto quanto necessario per procedere alla “dematerializzazione”
della comunicazione interna ed esterna nel rispetto della normativa vigente ed in particolare del D.lgs.
196/2003, art. 13 ed al.);
c1) elaborerà un Piano delle attività del personale A.T.A. che garantisca, tenuto conto dell' unicità del profilo
del personale amministrativo ( C.C.N.L. 2006-2009, Tab. A, Area C ) la continuità del servizio in tutti i
settori dell' Ufficio di segreteria in caso di assenza del personale amministrativo di uno specifico settore
anche con la ridefinizione temporanea degli incarichi e/o la rotazione degli stessi tra i vari assistenti
amministrativi;
d1) avrà cura di rispettare/far rispettare le scadenze imposte sia dall’amministrazione scolastica sia dagli altri
enti verso i quali sussistono particolari obblighi, usando principalmente, laddove è possibile e consentito, la
via telematica (per es. la P.E.C. o la P.EL. Istituzionale, applicazioni web dedicate, form ecc.);
e1) avrà cura che siano inoltrate entro i termini temporali previsti dalla normativa
comportano rilevanti sanzioni (es. denuncia infortuni; comunicazione assunzioni ecc);
le pratiche che
f1) presterà particolare attenzione ai processi di comunicazione sia interni che con l'esterno ed all’accesso e
alla tutela dei dati, a seconda dei casi, ed all’evoluzione della normativa di riferimento; i processi di
comunicazione dovranno esser coerenti con criteri di tempestività, chiarezza e certezza anche attraverso
l'implementazione, messa a sistema ed eventuale riorganizzazione degli strumenti già esistenti, sito web
incluso;
g1) avrà cura di vigilare sull'applicazione della norma che prevede che il personale che svolge attività a
contatto con il pubblico sia identificabile mediante l'uso di cartellini identificativi o di targhe da apporre
presso la postazione di lavoro (art 55-novies, D.Lgs. n.165, 30 marzo 2001);
h1) adeguerà e uniformerà la modulistica/cartellonistica esistente - o introdurrà modulistica adeguata - alle
disposizioni normative vigenti anche tenendo conto della complessità dell'utenza di questo Istituto
comprensivo (per es. modulistica, cartellonistica in più lingue).
Nell' organizzazione del lavoro del personale collaboratore scolastico il D.S.G.A. dovrà tener conto
delle seguenti priorità:
a2) rispetto rigoroso di quanto previsto dal “Regolamento” e dal “Documento della Valutazione dei
Rischi” (D.V.R.) circa la sorveglianza e l'accesso degli/agli edifici scolastici, degli/agli corti interne e
degli/agli spazi esterni;
b2) rispetto rigoroso dell'orario di apertura e chiusura dei cancelli/portoni dei plessi scolastici previsti dal
“Regolamento” e da eventuali altre disposizioni interne;
c2) utilizzo puntuale della segnaletica d'emergenza per tutto il tempo in cui permangono rischi per la
sicurezza;
d2) proibizione dell'accesso non autorizzato di persone estranee all'Amministrazione in locali non aperti al
pubblico (corridoi, aule, spazi comuni ecc.) specialmente durante lo svolgimento delle attività didattiche od
al momento dell' ingresso e dell'uscita degli alunni;
e2) presidio costante delle portinerie che, considerata. la vastità e complessità degli edifici scolastici,
costituisce uno snodo imprescindibile per la sicurezza collettiva degli alunni e del personale;
f2) vigilanza degli alunni nei corridoi, nei servizi igienici e negli spazi esterni da parte del personale
collaboratore scolastico sulla base di procedure specifiche;
g2) predisposizione di di procedure applicative di quanto previsto dal C.C.N.L. 2006-2009, Tab. A, Area A
ed in particolare per i “compiti di di accoglienza e di sorveglianza nei confronti degli alunni, nei periodi
immediatamente antecedenti e successivi all’orario delle attività didattiche” in particolare con riferimento
alle “classi miste”.
d) verifica periodica dei risultati conseguiti, con l’adozione eventuale di provvedimenti correttivi in caso
di scostamento o esiti negativi, ove di propria competenza; se la competenza a provvedere è del D.S., il
D.S.G.A. formula allo stesso le necessarie proposte.
Il D.S..G.A. in particolare:
a3) verificherà giornalmente la funzionalità/razionalità della distribuzione del personale nei settori di lavoro,
tenendo conto: a) delle assenze del personale collaboratore scolastico; b) delle assenze del personale docente;
b3) verificherà la pulizia dell’Istituto e delle situazioni critiche per la sicurezza(tenendo conto ovviamente
della presenza della società esterna di pulizie);
c3) verificherà che la richiesta d' interventi tecnici all' Ente proprietario degli immobili avvenga
tempestivamente e gli interventi riportati su un apposito registro in ordine cronologico.
e) costante monitoraggio dei procedimenti amministrativi, riguardante la gestione amministrativocontabile, di cui è responsabile il D.S.G.A., anche al fine della razionale divisione del lavoro e
dell'attribuzione di ore di straordinario tra il personale A.T.A. dipendente;
f) periodica informazione – da parte del direttore dei sevizi generali e amministrativi – al personale A.T.A.
posto alle sue dirette dipendenze, sull’andamento generale dei servizi in rapporto alle finalità istituzionale
dell’istituzione scolastica di appartenenza, al fine di rendere tutti partecipi dell’andamento dei risultati della
gestione; sulle iniziative adottate in materia, il D.S.G.A. riferisce al dirigente scolastico.
g) Informazione mensile al dirigente scolastico sulle verifiche effettuate, formulando eventuali proposte
per il miglioramento dei servizi quando necessario.
In particolare il D.S.G.A. su:
iniziative e percorsi di coinvolgimento nonché valorizzazione del personale A.T.A., anche attaverso
l’attivazione/partecipazione ad attività di formazione/aggiornamento organizzate dall’Istituto o da
enti/agenzie esterne;
a4) problematiche di rilievo di tipo specifico-finanziario, organizzativo amministrativo e generale;
b4) sicurezza e tutela della salute dei lavoratori;
c4) decoro degli ambienti;
c5) riepilogo mensile ore di straordinario e/o di recupero a nominativo effettuate dal personale A.T.A..
I risultati degli obiettivi di cui alle precedenti lettere a), b), c), d), e) ed g), costituiscono elementi di
valutazione ai fini del controllo di regolarità amministrativa e contabile, ai sensi dell’art. 2 e 4 del D.lgs. 30
luglio 1999, n. 286.
Art. 5
Piano di lavoro
Allo scopo di assicurare il completo e regolare svolgimento del servizio in ciascun settore di lavoro, il
D.S.G.A. predisporrà un piano organico delle attività del personale A.T.A., che farà pervenire di norma
all’inizio di ciascun anno scolastico, in tempi utili per l’informazione/contrattazione d’Istituto.
5.1. Organizzazione e funzionamento degli uffici. Nella ripartizione e distribuzione del lavoro interno ed
esterno dell'Ufficio di Segreteria, il D.S.G.A. terrà conto delle attribuzioni previste dal C.C.N.L. 29
novembre 2007 per quanto attiene ai profili professionali.
Sulla base delle presenti direttive di massima, il D.S.G.A. tenendo conto dei criteri fissati nell’ambito della
informazione/contrattazione con la R.S.U., circa l’organizzazione del lavoro del personale A.T.A.,
provvederà alla predisposizione di un organigramma dettagliato delle competenze interne, individuando i
responsabili per ciascuno dei procedimenti amministrativi posti in essere.
5.2. La dettagliata ripartizione delle attività/compiti dovrà anticipatamente prevedere la sostituzione nel
disbrigo delle pratiche d'ufficio nei casi di assenza di una unità di personale che non consentisse, o non si
ritenesse utile, il ricorso a contratti con supplente.
E’ opportuno che il D.S.G.A. provveda a individuare e attuare forme e procedure di controllo incrociato degli
atti predisposti in modo da favorire l'abitudine a un modello di organizzazione interna basato sulla
collaborazione e sul reciproco cointeressamento.
A tal fine, anche per rendere più agevole la sostituzione con colleghi nel caso di assenza, sarà auspicabile che
il D.S.G.A. promuova riunioni di informazione e formazione di tutto il personale; si ritiene necessario,
inoltre, attuare momenti di formazione ogni volta che vi saranno innovazioni nella normativa o nelle
procedure.
5.3 Si raccomanda in particolare al D.S.G.A. di diramare agli assistenti amministrativi le più idonee
disposizioni affinché gli atti di ufficio siano trattati con la massima riservatezza, evitando di divulgare
all’esterno le informazioni acquisite per ragioni di servizio e qualsiasi richiesta di dati personali non
precedentemente codificati venga venga preceduta dall' informativa prevista dall'art. 13 del D.Lgs, 196/2003.
A tal scopo il D.S.G.A. avrà cura di prescrivere che gli uffici siano lasciati sempre in ordine, evitando che
documenti e/o pratiche, soprattutto di genere riservato, siano lasciati in vista.
5.4 conformemente alle più recenti istanze ministeriali relative all'azione dei pubblici servizi, si ravvisa
l'opportunità che gli assistenti amministrativi, nei loro contatti telefonici con l'utenza, comunichino la loro
identità.
5.5 Sarà cura del D.S.G.A. dare le più idonee disposizioni all'ufficio affinché:
a) nella corrispondenza parta possibilmente lo stesso giorno in cui la pratica viene conclusa con la firma del
dirigente;
b) le comunicazioni al personale interno siano consegnate nel più breve tempo possibile;
c) le assenze del personale docente siano immediA.T.A.mente comunicate al D.S. o suo delegato
(collaboratori) e/o ai coordinatori di plesso affinché si possa procedere alle sostiuzioni e/o alla
riorganizzazione del servizio;
d) le assenze del personale A.T.A. vanno comunicate tempestivamente al D.S. e al D.S.G.A.;
e) l'assistente riferisca con tempestività alla S.V. eventuali difficoltà a completare una pratica nel tempo
stabilito in modo che siano assunte le consequenziali decisioni organizzative;
f) siano inoltrate entro i termini temporali previsti dalla normativa le pratiche che comportano rilevanti
sanzioni (es. denuncia infortuni; comunicazione assunzioni ecc).; il D.S.G.A.(o suo sostituto, in caso di Sua
assenza), prima della scadenza del termine, assicurerà il dirigente dell’avvenuto inoltro della pratica: si
raccomanda – in merito – particolare cura, attenzione, vigilanza;
g) siano sottoposti alla firma del dirigente con adeguato anticipo le pratiche d’ufficio, che il D.S.G.A.
preventivamente avrà controllato;
h) in calce per ogni atto amministrativo sia apposta la sigla (iniziali del nome e cognome) dell'assistente
amministrativo che ha istruito la pratica e che ne ha curato la predisposizione;
i) l’ assistente amministrativo a cui è affidA.T.A. la gestione delle assenze del personale, o chi lo sostituisce
in caso di assenza, provveda ad informare con tempestività il D.S. affinché possa dare indicazioni operative
relative all’invio della visita fiscale per il personale assente per malattia, dando la precedenza alle assenze di
un solo giorno.
5.6 si richiama altresì il rispetto di quanto previsto dall’art. 54 ultimo comma del C.C.N.L. 29 novembre
2007 circa la comunicazione al dipendente degli eventuali ritardi da recuperare o degli eventuali crediti orari
acquisiti.
5.7. Organizzazione degli affari generali. L’assegnazione del personale collaboratore scolastico sarà
effettuata. in riferimento ai criteri indicati in sede di informazione/contrattazione:
In particolare il D.S.G.A. dovrà sempre assicurare:
a) la sorveglianza dell’ingresso principale della scuola con la presenza di un collaboratore, al fine di evitare
che persone non identificate abbiano accesso ai locali;
b) la vigilanza sugli alunni: in ingresso, in uscita, durante lo svolgimento delle attività didattiche qualora
l’insegnante si assenti;
c) che il servizio di vigilanza/sorveglianza venga assicurato su ciascun piano;
d) l’igiene, l’ordine, la pulizia e il decoro di tutti gli spazi scolastici, con particolare riguardo alle aule, ai
servizi igienici, ai corridoi e alle parti di accesso al pubblico.
Il D.S.G.A. definirà l’organizzazione del lavoro riguardante la vigilanza e la pulizia dei piani, delle aule, dei
laboratori, delle sale riunione, delle palestre, delle biblioteche, degli spazi esterni e di ogni altro locale ove si
svolge l’attività didattica o che sia accessibile al pubblico, specificando le singole e specifiche attribuzioni
dei compiti.
5.8 Si conferma quanto riportato a proposito degli assistenti, circa la necessità di motivare e valorizzare le
professionalità del personale, di curare la formazione, di coinvolgerlo nelle proposte relative al piano delle
attività, di controllare periodicamente il rispetto degli orari dando comunicazione al dirigente dell’esito del
controllo e al personale delle ore da recuperare e dei crediti acquisiti, di illustrare il codice di comportamento
e il codice disciplinare, consegnando il primo documento a tutti i collaboratori e curando che entrambi i
codici siano affissi in luogo ben visibile nelle tre sedi.
Si conferma altresì che la ripartizione dei carichi di lavoro sia improntata ai criteri di equità. Particolare
attenzione si raccomanda per l’assegnazione di incarichi e mansioni che comportino una più accentuata.
esposizione al rapporto con il pubblico: le assegnazioni a tali incarichi dovranno tenere conto delle attitudini,
valutando anche precedenti esperienze.
5.9 Il lavoro straordinario, in base alle disponibilità, sarà assegnato prevedendo, se necessario, anche
un’opportuna rotazione del personale.
Il D.S.G.A. ricorderà al personale che non è consentito effettuare lavoro straordinario senza la sua preventiva
autorizzazione.
5.10 Circa la pulizia dei locali della Scuola Secondaria Tibullo e del 20° C.T.P. il D.S.G.A. provvederà ad
assegnare gli spazi secondo un criterio di equa ripartizione che tenga conto in primis della necessità della
sorveglianza su alunni e locali, nonché dello svolgimento di altre incombenze specifiche di cui sotto.
Art. 6
Riunioni di lavoro
Spetta al D.S.G.A. organizzare periodicamente riunioni di lavoro anche per gruppi, in rapporto alla
specificità dei carichi di lavoro assegnati, ai fini di coordinamento, controllo, verifica e monitoraggio. Degli
esiti di ciascuna riunione il D.S.G.A. riferisce al dirigente scolastico che, in caso di rilevanti carenze, adotta i
provvedimenti di competenza.
Art. 7
Concessione ferie, permessi, congedi, recupero fazioni ore non lavorate, lavoro straordinario del
personale A.T.A.
7.1 Al fine di assicurare il pieno ed esatto svolgimento del servizio, in ciascun settore di competenza, il
D.S.G.A. predispone un piano organico delle ferie del personale A.T.A., in rapporto alle esigenze di servizio,
assicurando le necessarie presenze nei vari settori, rispetto alla tempistica degli adempimenti e nel rispetto
della normativa contrattuale vigenti in materia. Il piano ferie sarà proposto al Dirigente Scolastico entro la
fine di aprile di ciascun anno scolastico che lo approva in via definitiva.
Per la fruizione delle ferie si rimanda a quanto stabilito dal C.C.N.L. e dal Contratto Integrativo d'Istituto.
La proposta al dirigente della concessione delle ferie durante l'attività scolastica dovrà essere particolarmente
cauta, tenendo presente le presenze necessarie nei vati settori e la tempistica degli adempimenti.
7.2 Per la concessione dei permessi giornalieri, o brevi (permessi orario), il dirigente scolastico adotta i
relativi provvedimenti, sentito il D.S.G.A. per quanto riguarda le compatibilità del servizio.
7.3 E’ delegato al D.S.G.A. un controllo costante ed oggettivo sul rispetto dell’orario di servizio del
personale A.T.A.; il D.S.G.A. avrà cura, qualora si renda necessario, di far recuperare, nei termini previsti
dalla normativa vigente, al personale A.T.A. le frazioni orarie non lavorate. Di tale attività il D.S.G.A.
relazionerà al Dirigente Scolastico con cadenza almeno mensile.
7.4. Nel caso di richiesta di lavoro straordinario da parte del personale A.T.A., il D.S.G.A. curerà
l’autorizzazione (sulla modulistica predisposta) delle ore necessarie alle singole unità di personale. Al
termine del mese, o comunque entro il giorno 5 del mese successivo, il monte ore utilizzato dal personale
A.T.A., diviso per categorie sarà quantificato e comunicato all’interessato.
Non sarà riconosciuto il servizio straordinario non autorizzato dal D.S. e/o dal D.S.G.A.. In caso di rilevanti
inadempienze e/o scostamenti dalle previsioni, il D.S.G.A. ne riferisce immediA.T.A.mente al Dirigente
Scolastico che adotterà i relativi provvedimenti anche di carattere sanzionatorio.
Art.8
Orario di lavoro
Il Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi deve articolare l’orario su base settimanale, assicurando la
sua presenza dal lunedì al venerdì, avendo cura di garantire la presenza alle riunioni del Consiglio di Istituto
(se necessita), della Giunta Esecutiva (predisponendo tutti gli atti amministrativo-contabili necessari) e, su
richiesta del Dirigente Scolastico, alle riunioni dello Staff di direzione e per la contrattazione d’Istituto.
Inoltre, tenendo in considerazione la molteplicità e la delicatezza dei compiti propri del suo profilo
professionale, si ritiene che il suo orario possa essere gestito con la massima flessibilità, in riferimento alle
esigenze di servizio.
Forme e modalità di organizzazione dell’orario vengono preventivamente e periodicamente concordate con il
D.S..
Art.9
Incarichi specifici del personale A.T.A.
L’individuazione di detti incarichi sarà effettuata dal D.S.G.A. in base alle esigenze organizzative e
funzionali dell’Istituzione Scolastica, tenendo anche conto dei bisogni degli alunni in situazione di handicap,
e proposta al D.S. per la definitiva assegnazione. Spetta al D.S.G.A., anche attraverso periodici incontri che
coinvolgano il personale, vigilare sull’effettivo svolgimento degli incarichi aggiuntivi. In caso di rilevate
inadempienze da parte del personale A.T.A. il D.S.G.A.ne riferirà sollecitamente al D.S. per gli eventuali
provvedimenti di competenza.
Allo stesso modo il D.S.G.A. terrà ahgiornato il D.S. in merito alle eccellenze di impegno, diligenza,
responsabilità nello svolgimento del lavoro assegnato.
Art. 10
Svolgimento attività aggiuntive
Nello svolgimento delle attività aggiuntive del personale A.T.A., il D.S.G.A. cura in modo adeguato che
l’attività di supporto ai docenti funzioni strumentali o ad altre figure professionali (Collaboratore del
dirigente Scolastico, Responsabili di Progetto) sia svolta con la necessaria e dovuta collaborazione e in piena
aderenza ai contenuti e alla realizzazione del piano dell’offerta formativa.
Art. 11
Attività di raccordo
La particolare connotazione della scuola dell'autonomia, il suo impianto reticolare, la sempre più stretta
integrazione tra attività didattica e supporto amministrativo-organizzativo, la complessità di molti
procedimenti, la gestione del programma annuale ecc. impongono una marcata collaborazione e
cooperazione tra D.S. e D.S.G.A. nel sinergico perseguimento delle finalità istituzionali del servizio.
Il complesso delle competenze che fanno capo al D.S.G.A., in materia di gestione amministrativo-contabile,
devono essere costantemente raccordate con il complesso delle competenze del D.S. e con le attribuzioni
conferite all’istituzione scolastica attraverso un costruttivo rapporto di piena e reciproca collaborazione
funzionale e nel pieno rispetto, altresì, degli ambiti di autonomia decisionale definiti dalla norma. Ciò anche
al fine di facilitare e di supportare organicamente le varie forme di controllo che si esplicitano nell’istituzione
scolastica: controllo interno di regolarità amministrativa e contabile; controllo ispettivo; controllo tecnicodidattico.
Per rendere il più possibile operativo questo raccordo, si ritiene di indicare all'attenzione del D.S.G.A. le
seguenti modalità di collaborazione nella gestione delle attività.
E' opportuno che periodicamente si svolgano riunioni di lavoro alle quali, almeno in alcune occasioni,
sarebbe utile prevedere anche la presenza dei collaboratori e/o coordinatori didattici; ciò per metterli a
conoscenza delle diversificate problematiche al fine di (a titolo puramente esemplificativo):
a) organizzare, definendo tempi e modalità operative, le iniziative e attività previste nel P.O.F. o richieste da
disposizioni normative o contrattuali; pianificare le attività degli organi collegiali e delle trattative sindacali,
in riferimento alla attività amministrative e organizzative della scuola;
b) analisi e confronto su una corretta e buona prassi in relazione a nuove disposizioni o a istanze di
miglioramento del servizio;
c) relazione sull'andamento dell'ufficio di segreteria e dello svolgimento dei servizi generali e amministrativi;
d) definizione delle proposte da discutere con la R.S.U. e le rappresentanze territoriali delle OO.SS.
firmatarie del contratto di comparto;
e) verifica del funzionamento delle attrezzature;
f) stesura del programma annuale;
g) esame dell'andamento del programma annuale;
h) iniziative di formazione del personale A.T.A.;
i) definizione organizzativa delle modalità di partecipazione delle famiglie alla vita della scuola;
l) studio e analisi di iniziative di correzione di disfunzioni e per il miglioramento del servizi;
m) consultazione sullo svolgimento di pratiche amministrative e contabili, organizzative e didattiche con
ricadute su amministrazione e organizzazione dei servizi;
n) questioni di ferie e assenze.
Art. 12
Trattamento corrispondenza in arrivo e firma degli atti
Il D.S.G.A. è autorizzato ad aprire e prendere visione di tutta la corrispondenza in arrivo, salvo quella che
porta sulla busta la dicitura "personale" o "riservato''. Quindi, lo stesso giorno del recapito provvederà a
inoltrarla, con la sua sigla e con l'indicazione del personale di segreteria che curerà la relativa pratica, al
protocollo: immediatamente dopo la corrispondenza in arrivo (comprensiva di fax e posta elettronica) dovrà
essere portata. in visione al dirigente.
Il dirigente siglerà la corrispondenza visionata. e la trasmetterà all’ufficio di segreteria per il disbrigo delle
pratiche relative e/o l’archiviazione.
In caso di assenza del D.S.G.A. tale incombenza sarà affidata, accompagnandola con le istruzioni di cui
sopra, all’ assistente che lo sostituirà, anche temporaneamente.
Non dovrà essere archiviata nessuna comunicazione (pervenuta anche via fax o per posta elettronica) che non
sia stata siglata dal dirigente.
Per quanto riguarda le pratiche in uscita, il dirigente le firmerà dopo che il D.S.G.A. le avrà esaminate, salvo
casi di particolare urgenza e necessità. Pertanto saranno portate alla firma del dirigente dal D.S.G.A.., o da
chi la sostituirà, dopo che il D.S.G.A. le avrà esaminate, garantendone, per la parte di competenza, la
regolarità. Ovviamente le pratiche dovranno essere portate alla firma del dirigente con anticipo rispetto alla
scadenza.
Art. 13
Assenza del Dirigente
In caso di assenza del dirigente per collocazione in particolare posizione di stato (ferie, assenze per malattia,
personali ecc) le relative funzioni saranno esercitate dal collaboratore con compiti di sostituzione o, in caso
di sua assenza, dall'altro collaboratore istituzionale.
In caso di temporanea non presenza in ufficio del dirigente per lo svolgimento di attività istituzionali esterne,
sarà cura del D.S.G.A. informarlo per via telefonica di eventuali scadenze urgenti e/o pratiche rilevanti, come
desumibile dalla corrispondenza pervenuta.
In quest'ultimo caso (assenza momentanea del dirigente) i collaboratori, oltre alla materie loro delegate,
hanno potere di firma sui soli atti urgenti e indifferibili.
Art. 14
Funzioni e poteri del D.S.G.A. nella attività negoziale
In attuazione di quanto previsto dai commi 2 e 3 dell’art. 32 del decreto 1° febbraio 2001, n. 44:
“Regolamento concernente le “istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni
scolastiche””, il D.S.G.A. svolge, di volta in volta, le deleghe per singole attività negoziali, coerentemente
alle finalità delle medesime attività e, altresì, svolge l’attività negoziale connessa alle minute spese di cui
all’art. 17 del citato decreto, secondo i criteri dell’efficacia, dell’efficienza e dell’economicità:
L’attività istruttoria, nello svolgimento dell’attività negoziale, di pertinenza del direttore, va svolta in
rigorosa coerenza con il programma annuale di cui all’art. 2 del medesimo provvedimento.
Art. 15
Beni inventariali
Il D.S.G.A. è infine responsabile del materiale inventariato. Il D.S.G.A. pertanto provvederà alla
predisposizione degli atti preordinati alle operazioni di subconsegna al personale docente delle
strumentazioni e dei sussidi didattici: la designazione dei subconsegnatari sarà effettuata dal dirigente, su
proposta del D.S.GA. Al termine dell'anno scolastico il docente subconsegnatario riconsegnerà al D.S.G.A. il
materiale ricevuto annotando eventuali guasti, disfunzioni o inconvenienti.
Art. 16
Delega allo svolgimento delle funzioni di ufficiale rogante e tenuta dei registri
In attuazione di quanto disposto dal comma 6 dell’art.34 del DI 44/01, la scelta discrezionale del funzionario
cui delegare le funzioni di ufficiale rogante ricade sotto la diretta responsabilità organizzativa del D.S.GA,
salvo le responsabilità proprie dello stesso assistente amministrativo al quale è stata eventualmente rilasciata
la delega.
A tal proposito sarà cura del D.S.G.A. tenere aggiornati e in ordine tutti i registri dei verbali e i contratti, a
eccezione dei verbali del Collegio dei Docenti, del Consiglio di Istituto e dei Consigli di classe.
Art. 17
Sicurezza
La S.V., d'intesa con il R.S.P.P., sensibilizzerà il personale A.T.A. sulle problematiche della sicurezza sul
lavoro e vigilerà con la massima attenzione affinché nessuno usi strumenti di lavoro che non siano della
scuola o si avvalga di apparecchiature elettriche non costituenti dotazione della stessa.
La S.V. verificherà periodicamente la dotazione dei D.P.I. necessaria e ne curerà la consegna in tempo utile
al personale. Predisporrà inoltre la consegna del D.U.V.R.I. agli esterni.
Art. 18
Svolgimento di attività esterne
Tutti gli adempimenti che comportano lo svolgimento di attività esterne all’istituzione scolastica, vanno
portati a termine con la dovuta sollecitudine e correttezza, evitando dilatazione di tempi. Di essi, il D.S.G.A.
dà periodica notizia al dirigente scolastico.
Art. 19
Esercizio del potere disciplinare
In attuazione di quanto definito nel relativo profilo professionale, spetta al D.S.G.A. – nei confronti del
personale A.T.A. posto alle sue dirette dipendenze – il costante esercizio della vigilanza sul corretto
adempimento delle funzioni e delle relative competenze di detto personale.
Nel caso il D.S.G.A. abbia a rilevare comportamenti del personale che integrino lievi infrazioni disciplinari,
spettando ad esso il costante esercizio di vigilanza sul corretto comportamento, adempimento delle funzioni e
delle relative competenze del personale A.T.A., provvederà a richiamare il dipendente alla dovuta
osservanza dei doveri d’ufficio.
In caso di violazioni non lievi o della reiterazione di comportamenti che siano già stati oggetto di rilievi e di
richiami, la S. V. presenterà tempestivamente al dirigente una dettagliata relazione per i procedimenti di
competenza.
Art. 20
Potere sostitutivo del dirigente scolastico
In caso di accertata inerzia, od omissione, nell’adempimento dei propri doveri funzionali da parte del
D.S.G.A., il dirigente scolastico attua quanto stabilito nell’art. 17 co. 1, lett. d, del d.lgs. 30 marzo 2001, n.
165 che, in ordine alle funzioni dei dirigenti, testualmente recita che essi “ dirigono, coordinano e
controllano l’attività degli uffici che da essi dipendono e dei responsabili dei procedimenti amministrativi,
anche con poteri sostitutivi in caso di inerzia”.
Art. 21
Misure organizzative per la rilevazione e l’analisi dei costi e dei rendimenti
In attuazione di quanto disposto dall’articolo 19 del decreto 1° febbraio 2001, n. 44: “Regolamento
concernente le “Istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche”,
viene istituito un osservatorio, composto dal dirigente scolastico e dal D.S.G.A., per una periodica
rilevazione e analisi dei costi e dei rendimenti dell’attività amministrativa, in rapporto alle risorse umane
disponibili e, altresì, in rapporto alle risorse finanziarie e strumentali impiegate, al fine di un costante
monitoraggio dei fatti di gestione e dei risultati conseguiti.
In caso di rilevati scostamenti, o carenze organizzative, il dirigente scolastico e il D.S.G.A., in piena
collaborazione, provvedono in rapporto alle rispettive competenze e nei limiti delle possibilità operative.
Il D.S.G.A. – nell’ambito delle proprie competenze – formula proposte al dirigente scolastico dirette ad una
migliore organizzazione dei servizi strumentali alla realizzazione del piano dell’offerta formativa.
Art. 22
Codici privacy e riservatezza D.lgs. 196/2003
In relazione al codice della privacy ognuno ha diritto alla protezione dei dati personali che lo riguardano. E’
vietato perciò comunicare o consegnare a terzi, per qualsiasi motivo le notizie particolari, elenchi, indirizzi e
recapiti telefonici di alunni e degli altri operatori della scuola se non espressamente richiesti dagli organi
competenti o se vi fosse una specifica necessità.
a) La comunicazione ed il trattamento di atti amministrativi che utilizzano “dati sensibili” deve avvenire
separando l'atto amministrativo dai “dati sensibili”; questi ultimi devono essere protetti e sottratti alla
visione di soggetti diversi da quelli aventi legittimamente titolo al loro trattamento.
b) le comunicazioni dovute al pubblico sono limitate a quelle richieste per l’interesse legittimo.
c) il segreto d’ufficio è vincolate per tutti i dipendenti nei casi e nei modi previsti dalle norme vigenti.
d) oltre al segreto d’ufficio, per il personale si prevede il dovere di riservatezza professionale: la conoscenza
di problemi personali e familiari vissuti dagli alunni, deve essere solo presupposto alla costruzione di un
itinerario didattico formativo più adeguato; ogni problema inerente l'apprendimento degli alunni, dal punto
di vista didattico educativo, va trattato, analizzato, discusso ed avviato a soluzione esclusivamente all’interno
del corpo docente e negli organi collegiali competenti.
f) il dipendente deve non utilizzare ai fini privati le informazioni di cui disponga per ragioni d'ufficio nel
rispetto delle disposizioni in materia di trasparenza e di accesso alle attività amministrative previste dalla
legge 7 agosto 1990 n. 241, dai regolamenti attuativi della stessa vigenti nell'Amministrazione, nonché
agevolare le procedure ai sensi del D.lgs. n.443/2000 e del DPR n.445/2000 in tema di autocertificazione;
g) L'accesso ai computer ed ai servizi web (per es. SIDI ) deve essere disciplinato da credenziali personali; il
D.S.G.A. avrà cura di conservare tutte le credenziali di accesso in un luogo sicuro e cambiarle almeno ogni
90 giorni; la connettività della segreteria deve essere protetta da firewall; il D.S.G.A. deve assicurare il
backup dei dati (per es. con NAS).
Art. 23
Disposizioni finali
Il Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi nella realizzazione dei compiti e delle funzioni insite nel
proprio profilo amministrativo terrà conto delle disposizioni legislative e contrattuali vigenti. Viene allegata
come parte integrante delle presenti direttive una esemplificazione – peraltro non esaustiva – dei più rilevanti
compiti su quali il D.S.GA ha responsabilità diretta e per i quali la contemporanea tempistica comporta
un’attenta valutazione delle complessità e un’autonoma individuazione delle priorità, fermo restando il
complessivo assolvimento dei propri compiti istituzionali.
In applicazione a quanto sopra disposto si deve portare un'attenzione accentuata alle seguenti procedure:
a) assicurare il rispetto dei termini e delle scadenze derivanti da norme di legge, da normativa pattizia, da
disposizioni MIUR – USR – ed altre Istituzioni Pubbliche, da disposizioni del Dirigente Scolastico;
b) coordinare il servizio dei collaboratori scolastici e degli assistenti amministrativi assicurando tutti i servizi
amministrativi ed ausiliari richiesti dal funzionamento degli Uffici e dalle tre sedi dell’Istituto;
c) massimizzare l'uso delle tecnologie digitali nei processi amministrativi e gestionali, garantendo la
sicurezza e la conservazione dei dati;
d) provvedere tempestivamente all'invio dei flussi stipendiali del personale supplente tramite NOIPA ed a
erogare le spettanze con la procedura del cedolino unico non appena accertate le disponibilità nei piani di
riparto;
e) provvedere – previa specifica comunicazione del dirigente scolastico - alla erogazione degli emolumenti
accessori al personale dipendente nei limiti delle disponibilità di bilancio e dopo aver verificato la
completezza di tutte le pratiche (programmazione, lettere di incarico, richiesta documentata del dipendente,
approvazione D.S.), in particolare il pagamento del Fondo d’Istituto per l’A.S. 2014/2015 per il personale
Docente e A.T.A. entro il 31 agosto 2015;
f) provvedere – previa specifica comunicazione del dirigente scolastico - alla erogazione degli emolumenti
accessori finanziati con fondi esterni e/o non contrattuali comprensivi di I.N.P.S., I.N.P.D.A.P., I.R.A.P. ed
I.R.P.E.F.;
g) a titolo indicativo, qualora si rendesse necessario per ristrettezze di cassa, stabilire un ordine di priorità per
gli impegni di spesa, si orienti secondo la seguente scala di priorità: a) salari e ritenute b) fornitori di beni e
servizi ed incarichi professionali;
h) provvedere – previa specifica comunicazione del dirigente scolastico - alla erogazione degli emolumenti
accessori al personale dipendente nei limiti delle disponibilità di bilancio e dopo aver verificato la
completezza di tutte le pratiche (programmazione, lettere di incarico, richiesta documentata del dipendente,
approvazione D.S.), in particolare relativamente al pagamento del Fondo d’Istituto per l’A.S. 2014/2015 per
il personale Docente e A.T.A. entro il 31 agosto 2015;
i) effettuare tutte le operazioni per una corretta gestione contabile e finanziaria e il monitoraggio sullo stato
del Programma Annuale (entro la dA.T.A. fissA.T.A. per la prima riunione della Giunta esecutiva e il
successivo Consiglio di Istituto); predisporre mandati su fatture ricevute, emettere reversali di cifre
accreditate, assicurare tutta la fase istruttoria per gli acquisti (dalla richiesta preventivi alla comparazione
all’analisi dei costi ... ) e l’emissione dei mandati (previo controllo materiale, collaudo, registrazioni
inventariali...);
l) predisporre gli atti contabili periodicamente necessari per il controllo dei Revisori dei conti: saldo di cassa
del conto corrente bancario e del conto corrente postale, quadro di raccordo con l’Istituto cassiere e l’Ente
Poste, acquisizione mod. 56T come da Circolare Ministero dell'Economia e delle Finanze 31.10.2012, n. 32 Circolare Ministero dell'Economia e delle Finanze 31.10.2012, n. 32 “Attuazione dell'articolo 7, commi 33 34, del decreto legge n. 95/2012, convertito con modificazioni nella legge 135/2012. Assoggettamento al
sistema di tesoreria unica delle istituzioni scolastiche ed educative statali”;
m) tenere aggiornati ed in ordine i libri contabili, il giornale di cassa, le minute spese, le entrate/uscite, i libri
inventariali, il registro del C.C.P.,;
n) approntare entro il 31 gennaio 2014 (o comunque nei tempi stabiliti da specifiche disposizioni) – gli atti
relativi alla predisposizione del Conto Consuntivo 2014;
o) monitorare, rilevare e segnalare al Dirigente Scolastico e ai competenti uffici comunali tutti gli interventi
di piccola e straordinaria manutenzione;
p) verificare la trasmissione delle denunce di infortunio del personale scolastico e degli alunni agli enti
competenti (assicurazioni/I.N.A.I.L. e commissariato di P.S.) nei termini temporali prescritti ai fini
assicurativi e statistici, con particolare attenzione alle denunce I.N.A.I.L. (entro 48 ore).;
q) effettuare tutte le operazioni previste dai propri compiti e dalle proprie funzioni nei tempi e nelle scadenze
stabilite;
r) verifica costante della puntuale ed esaustiva conoscenza dei dati del settore assegnato da parte del
personale e della cui gestione è responsabile (questa non può essere delegata ad altra ed eterogenea figura
professionale, ancorché esperta);
s) comunicazione esterna (tempestività ed efficienze nell' uso del telefono, del fax e nella gestione degli
appuntamenti: le informazioni devono essere portate in tempo utile a conoscenze dei responsabili del
procedimento);
t) osservanza e verifica degli adempimenti previsti per “Amministrazione trasparente” e dall' AVCPA anche
con riferimento alla loro implementazione nel sito web ;
u) gestione del materiale di proprietà della scuola (per es modulistica per la sua consegna per la tracciabilità,
denuncia di furti o smarrimenti …);
v) vigilanza affinché i dipendenti non si avvalgano di quanto è di proprietà dell'Amministrazione per ragioni
che non siano di servizio;
z) vigilanza affinché i dipendenti non chiedano né accettino, a qualsiasi titolo, compensi, regali o altre utilità
in connessione con la prestazione lavorativa;
aa) la vigilanza affinché i dipendenti comunichino all' Amministrazione la propria residenza e dimora, ove
non coincidenti, ed ogni successivo mutamento delle stesse;
bb) la vigilanza affinché i dipendenti si astengano dal partecipare all'adozione di decisioni o ad attività che
possano coinvolgere direttamente o indirettamente propri interessi finanziari o non finanziari;
Art. 22
Precisazioni
Possibili ulteriori obiettivi potranno essere oggetto di successiva comunicazione da parte del dirigente, sulla
base di esigenze o problematiche emerse nello svolgersi dell’anno scolastico
Roma, 15 settembre 2014
Il Dirigente Scolastico
f.to prof. Piero Comandé *
Firma autografa sostituita a mezzo stampa
ai sensi dell'art. 3, co. 2 del D.Lgs. 39/1993