Istruzioni CAT

Di seguito le istruzioni per l’utilizzo del nostro programma.
Il programma offre una serie di strumenti per gestire al meglio le riparazioni in garanzia e fuori garanzia.
Il programma è stato creato pensando di snellire e ridurre ai minimi termini tutte le procedure burocratiche e si
divide concettualmente in 3 fasi:
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Inserimento ordini :
• ricambi in garanzia
• ricambi a pagamento
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Inserimento schede di lavorazione:
• in garanzia (obbligatorie)
• fuori garanzia (facoltative, consigliate)
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Emissione fattura per manodopera (procedura automatica):
INSERIMENTO ORDINI
L’inserimento ordini potrà essere eseguito o tramite inserimento diretto ( se si conosce il codice esatto dell’articolo)
o tramite visualizza ricambi, nel caso non si conosca il codice esatto del ricambio.
ATTENZIONE: nell’inserire le quantità si potranno utilizzare due colonne, una per i ricambi a pagamento (colonna
verde) e una per i ricambi in garanzia (colonna rossa)
I RICAMBI ORDINATI A PAGAMENTO NON POTRANNO ESSERE UTILIZZATI PER LE RIPARAZIONI O SOSTITUZIONI IN GARANZIA.
I RICAMBI ORDINATI IN GARANZIA NON POTRANNO ESSERE UTILIZZATI PER LE RIPARAZIONI O SOSTITUZIONI A PAGAMENTO.
inserimento diretto
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cliccare su inserimento diretto
inserire il codice del ricambio
cliccare su cerca
il programma si posizionerà automaticamente nella pagina dove si trova questo codice.
VERIFICARE che la quantità indicata sia quella desiderata, diversamente correggerla
VERIFICARE che la colonna indicata sia quella desiderata (verde per i ricambi a pagamento o rossa per i
ricambi in garanzia), diversamente correggere come da necessità
Scorrere in fondo alla pagina e cliccare su aggiungi carrello
Il programma visualizzerà il carrello, cliccare su componenti nel caso si desideri aggiungere altri ricambi
oppure su invia ordine nel caso non si decida di aggiungere nulla.
Il programma separa l’ordine dei ricambi a pagamento dall’ordine dei ricambi in garanzia, nel caso si
decidesse di annullare una o più voci prima di inviare l’ordine sarà possibile farlo spuntando la casella in
riferimento al codice da annullare e cliccare su elimina selezionati.
L’ordine dei ricambi in garanzia NON avrà indicazione dell’importo e per la consegna verrà emesso ddt di
consegna, cui non seguirà fattura.
L’ordine dei ricambi a pagamento sarà valorizzato indicando anche l’importo totale (iva esclusa)
Confermare l’ordine cliccando su SI.
Il programma visualizzerà conferma di ordine inviato
Cliccare su torna per tornare al programma
Riceverete una e-mail con la copia dell’ordine inviato entro 30/45 minuti circa all’indirizzo mail indicato nel
sito D.P.E. s.r.l.
Inserimento tramite visualizza ricambi
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cliccare su visualizza ricambi
scegliere la famiglia di appartenenza del prodotto
scegliere il codice del prodotto facendo attenzione a rispettare il codice completo (esempio: non è
sufficiente che il codice art Microonde Marte 0276 sia corretto, ci sono almeno 6 versioni, è
necessario che anche il codice completo e identificativo sia corrispondente al prodotto che dovete
riparare)
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il programma visualizzerà la pagina dove si trova questo articolo
inserire le quantità necessarie in corrispondenza ai codici necessari, si potranno ordinare sia i ricambi in
garanzia che i ricambi a pagamento:
Per i ricambi a pagamento (compilare la colonna verde) si potranno ordinare TUTTI i codici
Per i ricambi in garanzia (compilare la colonna rossa) si potranno ordinare solo i codici non contrassegnati
dal simbolo “solo a pagamento”.
I RICAMBI ORDINATI A PAGAMENTO NON POTRANNO ESSERE UTILIZZATI PER LE RIPARAZIONI O SOSTITUZIONI IN GARANZIA.
I RICAMBI ORDINATI IN GARANZIA NON POTRANNO ESSERE UTILIZZATI PER LE RIPARAZIONI O SOSTITUZIONI A PAGAMENTO.
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Scorrere in fondo alla pagina e cliccare su aggiungi carrello
Il programma visualizzerà il carrello, cliccare su componenti nel caso si desideri aggiungere altri ricambi
oppure su invia ordine nel caso non si decida di aggiungere nulla
Il programma separa l’ordine dei ricambi a pagamento dall’ordine dei ricambi in garanzia, nel caso si
decidesse di annullare una o più voci prima di inviare l’ordine e’ possibile farlo spuntando la casella in
riferimento al codice da annullare e cliccando su elimina selezionati.
L’ordine dei ricambi in garanzia NON avrà indicazione dell’importo e per la consegna verrà emesso ddt di
consegna, cui non seguirà fattura.
L’ordine dei ricambi a pagamento sarà valorizzato indicando anche l’importo totale (iva esclusa)
Confermare l’ordine cliccando su SI.
Il programma visualizzerà conferma di ordine inviato
Cliccare su torna per tornare al programma
Riceverete una e-mail con la copia dell’ordine inviato entro 30/45 minuti circa all’indirizzo mail indicato nel
sito D.P.E. s.r.l.
INSERIMENTO SCHEDE DI LAVORAZIONE
Riparazione in Garanzia (obbligatoria)
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Cliccare su magazzino
Cliccare su Crea scheda di lavorazione
Cliccare su riparazione in garanzia nel caso dovete inserire una lavorazione in garanzia
Inserire almeno tutti i dati obbligatori ( quelli contrassegnati con *)
ATTENZIONE:
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I campi dovranno essere compilati correttamente. (non si accettano descrizioni generiche per il campo
difetto e lavorazioni eseguite)
Il numero di matricola dovrà essere esatto
Il numero di scontrino fiscale dovrà essere corretto, non si accettano i ddt dei negozi, inserire solo il
dato dello scontrino.
non si accettano :
dichiarazioni di vendita
ricevute di carta di credito o bancomat
sullo scontrino deve essere evidenziato un codice o descrizione che possa ricondurre all’articolo (non
sono accettati scontrini generico con rep.01 o altre indicazioni)
scontrini con valore fiscale pari a Euro 0
Validità garanzia:
la garanzia con lo scontrino fiscale dà diritto a 24 mesi di garanzia
la garanzia con la fattura di acquisto dà diritto a 12 mesi di garanzia
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Eventuale informazione supplementare deve essere inserita nel campo note.
Inserire nome e cognome del cliente, non si accettano i nomi dell’ipermercato o negozio.
Eventuali dati non coerenti autorizzano D.P.E. srl a stornare la lavorazione fatturata ed addebitare il costo
del ricambio senza ulteriore avviso.
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Cliccare su crea
Il programma visualizzerà la pagina chiedendo se si desidera mettere in attesa la lavorazione oppure
proseguire nell’inserimento dei dati, cliccare su SI per proseguire.
Il programma visualizzerà tutti i ricambi ricevuti per le riparazioni in garanzia (non visualizzerà i ricambi
ricevuti per le riparazioni a pagamento in quanto i ricambi ricevuti per le riparazioni a pagamento NON
devono essere utilizzati per le riparazioni in garanzia)
Spuntare il ricambio che si desidera utilizzare, scorrere in fondo alla pagina e cliccare su associa componenti.
Se si è effettuata una riparazione senza l’utilizzo di ricambio associare il codice RR99
Il programma visualizzerà il riepilogo della scheda; se si desidera aggiungere altri componenti cliccare su
associa altri componenti, se avete terminato cliccare su chiudi scheda e confermare la scelta.
Cliccare su stampa e chiudi, fare firmare la scheda di lavorazione al cliente ed allegare copia leggibile dello
scontrino fiscale.
NB: questa scheda di lavorazione, completa di copia dello scontrino fiscale, dovrà essere allegata alla fattura
da inviare alla DPE
Riparazione a pagamento (FACOLTATIVA consigliata)
Le schede di lavorazione per le riparazioni a pagamento sono facoltative, ma se desiderate avere sotto
controllo lo stato aggiornato del vostro magazzino è opportuno compilarle
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Cliccare su magazzino
Cliccare su Crea scheda di lavorazione
Cliccare su vendita / riparazione senza garanzia nel caso dovete inserire una scheda di lavorazione a
pagamento
Inserire almeno tutti i dati obbligatori ( quelli contrassegnati con *)
Cliccare su prosegui
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Il programma visualizzerà tutti i ricambi ricevuti per le riparazioni a pagamento (non visualizzerà i ricambi
ricevuti per le riparazioni in garanzia in quanto i ricambi ricevuti per le riparazioni in garanzia NON devono
essere utilizzati per le riparazioni a pagamento)
Spuntare il ricambio che si desidera utilizzare, scorrere in fondo alla pagina e cliccare su associa componenti.
Se avete effettuato una riparazione senza l’utilizzo di ricambio associare il codice RR50
Il programma visualizzerà il riepilogo della scheda; se si desidera aggiungere altri componenti cliccare su
associa altri componenti, se avete terminato cliccare su chiudi scheda e confermare la scelta.
Cliccare su stampa e chiudi, fare firmare la scheda di lavorazione al cliente nel caso abbiate inserito il
nominativo.
ATTENZIONE : il documento stampato non è un documento fiscale e riporta il prezzo di vendita al pubblico
suggerito da D.P.E. s.r.l iva compresa.
EMISSIONE FATTURA MANODOPERA
il programma ogni 4 mesi, automaticamente, propone di stampare la fattura per il costo della manodopera.
1.
Interventi di gennaio-febbraio-marzo
fatturazione dal 01/04 al 28/04
pagamento BB entro il 31/05
2.
Interventi di aprile-maggio-giugno
fatturazione dal 01/07 al 28/07
pagamento BB entro il 31/08
3.
Interventi di luglio-agosto-settembre
fatturazione dal 01/10 al 28/10
pagamento BB entro il 30/11
4.
Interventi di ottobre-novembre-dicembre fatturazione dal 01/01 al 28/01
pagamento BB entro il 28/02
Non sarà possibile fare nessuna operazione se prima non si è stampata la fattura.
Il programma conteggerà in automatico tutte le schede di lavorazione in garanzia chiuse a tale data, eventuali
schede non chiuse verranno conteggiate alla prossima scadenza. (se nel frattempo saranno state chiuse.)
Cosa fare:
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Stampare la fattura in duplice copia ( una per voi e una per D.P.E. s.r.l)
Apporre il proprio timbro dove evidenziato
Apporre il numero progressivo del vostro registro fatture
Allegare tutte le schede di lavorazione complete di copia dello scontrino fiscale riepilogate nella fattura
ed inviarle a D.P.E. s.r.l entro 10 gg.
D.P.E. s.r.l ,al ricevimento della fattura, effettuerà il controllo delle schede di lavorazione, dopodiché
metterà in pagamento le fatture alle date sopra riportate.
NB: Eventuali dati non coerenti autorizzano D.P.E. srl a stornare la lavorazione fatturate e ad
addebitare il costo del ricambio senza ulteriore avviso.
Di seguito altre spiegazioni al fine di utilizzare al meglio il
nostro programma.
Validità garanzia :
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la garanzia con lo scontrino fiscale da diritto a 24 mesi di garanzia
la garanzia con la fattura di acquisto da diritto a 12 mesi di garanzia
Documenti per potere usufruire della garanzia :
lo scontrino fiscale deve essere leggibile in tutte le sue parti.
NON si accettano:
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bricolage di scontrini o scontrini non leggibili
dichiarazioni di vendita o qualsiasi altra documentazione sostitutiva
ricevute di carta di credito o bancomat
sullo scontrino deve essere evidenziato un codice o descrizione che possa ricondurre all’articolo (non sono
accettati scontrini generico con rep.01 o altre indicazioni)
scontrini con valore fiscale pari a Euro 0
Cosa si può riparare o sostituire
Il CAT può intervenire su tutti i prodotti portati direttamente dal cliente finale (utilizzatore) in possesso di scontrino
di acquisto valido (vedi paragrafo “riparazione in garanzia”).
Il CAT può intervenire su tutti i prodotti portati da un punto vendita o rivenditore con ddt a condizione che tutti i
prodotti abbiano scontrino fiscale e dati del cliente finale. Questi prodotti saranno riparati o sostituiti e destinati
nuovamente al proprio utente finale.
Il CAT NON può intervenire su prodotti di proprietà del punto vendita o rivenditore merce in prevendita.
ATTENZIONE: i ricambi evidenziati come “solo a pagamento” non possono usufruire della garanzia e sono sempre a
pagamento.
Eventuali danni da calcare o pulizia del calcare sono sempre e solo a pagamento.
Eventuali difetti non riscontrati o prodotti funzionanti dovranno essere a carico del cliente e non imputati a D.P.E.
s.r.l.
E’ vietato utilizzare parti di prodotti D.P.E. s.r.l. dismessi per effettuare riparazioni in garanzia.
Procedura per prodotti riscontrati senza difetto
Tutti i prodotti riscontrati senza difetto, esempio “nessun difetto riscontrato” oppure “ funzionante” oppure non fa
difetto” oppure “fatto controllo” dovranno essere scaricati con codice RR50 e fatto pagare l’intervento al cliente in
quanto se l’apparecchio non ha vizi di fabbricazione la manodopera non deve essere pagata da D.P.E. s.r.l ma da chi
vi ha portato l’apparecchio.
Scorte di ricambi:
è assolutamente vietato fare scorte di ricambi o prodotti finiti. La D.P.E. s.r.l. invierà la merce nei giorni
1 /11 /21 di ogni mese; è pertanto inutile fare scorte. Il C.A.T. si impegna ad ordinare solo ed esclusivamente il
fabbisogno necessario senza fare scorte.
Eventuali ricambi non utilizzati nel magazzino ricambi in garanzia dopo 60 gg dal ricevimento potranno essere
fatturati da D.P.E. s.r.l. al CAT e spostati nel magazzino ricambi a pagamento senza ulteriore preavviso.
Sostituzione prodotti
Per i prodotti dove è prevista la sostituzione la D.P.E. s.r.l.non invierà l’articolo completo, ma solo la parte essenziale,
tutti gli accessori dovranno essere quelli del cliente. Dopo avere sostituito il prodotto al cliente, quello guasto deve
essere trattenuto dal CAT per 30 gg ; dopo tale periodo il CAT potrà smaltire l’apparecchio presso le strutture
autorizzate allo smaltimento dei RAEE.
Riparazione prodotti
Per i prodotti dove è prevista la riparazione la D.P.E. s.r.l. invierà il ricambio richiesto. Dopo la riparazione il
componente guasto deve essere trattenuto dal CAT per 30 gg dopo tale periodo il CAT potrà smaltire il componente
presso le strutture autorizzate allo smaltimento dei RAEE.
Reso prodotti
I ricambi ed accessori acquistati non potranno essere resi.
In caso di acquisto errato la restituzione deve essere preventivamente concordata con D.P.E. s.r.l..
Tutte le spese di trasporto per la restituzione sono a carico del CAT.
Ordini errati
Nel caso Il CAT si accorgesse di avere effettuato un ordinativo errato deve darne immediatamente comunicazione a
D.P.E. s.r.l. al fine di bloccare l’ordine.
Se l’ordine è già stato spedito tutti i costi di rientro di trasporto saranno a carico del CAT.
Codice RR99:
il codice RR99 deve essere associato come un codice ricambio normale nel caso effettuate una riparazione in
garanzia senza l’utilizzo di ricambi. Se non ne avete nel magazzino ricambi in garanzia potete richiedere il loro
caricamento inviando una mail di richiesta a [email protected] evidenziando i numeri di scheda per i quali si
necessita ricevere il codice RR99.
I codici RR99 verranno caricati solo dopo che sono state controllate le schede compilate con il difetto esatto e messe
in attesa.
Codice RR50:
il codice RR50 deve essere associato come un codice ricambio normale nel caso effettuate una riparazione a
pagamento senza l’utilizzo di ricambi. Se non ne avete nel magazzino ricambi in garanzia potete richiedere il loro
caricamento inviando una mail di richiesta a [email protected]
Magazzino ricambi in garanzia
Vi troverete tutti gli articoli che vi saranno stati inviati dopo che avete fatto l’ordine per le riparazioni in garanzia.
Per questi prodotti e ricambi verrà emesso un ddt di trasporto nell’inviarvi la merce e non sarà emessa nessuna
fattura.
Magazzino ricambi a pagamento
Troverete tutti gli articoli che vi saranno inviati dopo che avete fatto l’ordine per le riparazioni a pagamento.
Per questi prodotti e ricambi verrà emessa una fattura accompagnatoria nell’inviarvi la merce e dovranno essere
pagati alla scadenza, con RIBA, come da contratto
Consulta /modifica una scheda di lavorazione
permette di consultare le schede di lavorazione, per verificarne lo stato di lavorazione e lo stato della fatturazione.
Se lo stato di fatturazione è “da inviare” significa che la manodopera inerente a questa lavorazione verrà conteggiata
nella prossima fattura.
Se lo stato di fatturazione è “inviata” significa che la manodopera inerente a questa lavorazione è già stata
conteggiata e fatturata.
Lavorazioni effettuate in garanzia
Elenca tutte le lavorazioni che verranno conteggiate nella prossima emissione automatica di fattura per
manodopera.
E’ possibile vedere la classificazione economica della lavorazione, riparazione o sostituzione.
Una volta emessa la fattura automatica questo elenco si svuoterà per dare spazio alle nuove lavorazioni che
verranno conteggiate nella fatturazione successiva.
Magazzino ricambi venduti
elenca tutti i pezzi venduti ( se avete compilato le schede di vendita / riparazione a pagamento)
è possibile azzerare e svuotare definitivamente l’elenco ogni volta che lo si desidera.
Elenco prodotti riparabili/ sostituibili
Questo elenco indica con quale criterio il programma conteggia lo stato in fase di fatturazione.
Per i prodotti elencati come riparabili, verrà conteggiato il compenso riparazione, per i prodotti elencati come
sostituibili verrà conteggiato il compenso sostituzione.
Se ad esempio riparate un prodotto sostituibile, il programma e D.P.E. s.r.l , lo considereranno come sostituzione e
non riparazione.
ATTENZIONE: e’ necessario che il codice corrisponda interamente al prodotto; che corrisponda il codice completo e
anche l’identificativo del prodotto, in quanto è possibile trovare un art 0983 FA-820 Ferro Aristocle che preveda la
sostituzione e la versione art 0983 P526H Ferro Aristocle che preveda la riparazione. Il tutto viene facilitato in quanto
se nei ricambi da ordinare si trova la possibilità di sostituire il prodotto è sicuramente un articolo che prevede la
sostituzione.