Siemens Communications Presentation

Il documento elettronico diventa l‘originale: maggiore efficienza
nell‘interazione con la pubblica Amministrazione
Mauro Pasquinelli
Consulente per le Soluzioni nella Pubblica Amministrazione
Dematerializzazione dei documenti e
Legalizzazione del documento elettronico
L‘esigenza
La soluzione
Le regole
La tecnologia
Gli effetti
Le ricadute
Il processo
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L‘Esigenza
• Rendere semplice e sicura la dematerializzazione dei
documenti
Il mercato richiede una metodica unica e certa per la
dematerializzazione dei documenti, in modo da considerare
“originale” il file informatico e qualunque altra
rappresentazione una “copia conforme”.
• Legalizzare il documento digitale
Il documento dematerializzato deve assumere valenza
legale e poter essere esibito in ogni sede giuridica
comprovando l’effettiva identità dell’autore, la certezza dei
contenuti, la sicura temporalità e la cronologia.
• Renderne verificabile l’autenticità
Deve essere possibile verificare l’autenticità e la validità del
documento digitale tramite un soggetto terzo che garantisca
il riscontro oggettivo della registrazione.
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La Soluzione
• Il Registratore di Protocollo: Un processo
brevettato
La tecnologia del Registratore di Protocollo, per la sua
esclusività e per l’alto livello d’innovazione raggiunto, ha
ottenuto di potersi annoverare tra le scoperte scientifiche e
quindi poter depositare il brevetto (n.MI2004A-1533) .
Tramite un “processo informatico” è possibile ottenere la validità
e la legalità di un documento o di un qualsiasi file digitale.
Questo processo integra e supera tutte le tecnologie che sono
state fin ora utilizzate, garantendo non solo l’autore ma anche la
cronologia, la rispondenza dei contenuti, la provenienza, la
conservazione, che sono di fatto le caratteristiche necessarie
per considerarlo pienamente valido ai fini legali.
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Le Regole
DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445
Testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia
di documentazione amministrativa (Testo A)
CAPO II
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA SEZIONE I DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
E ATTI PUBBLICI
Articolo 6 (L-R)
Riproduzione e conservazione di documenti
ƒ 1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i
documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per
legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto
fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei
documenti agli originali. (L)
ƒ 2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono
soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto ottico
quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall’Autorità per
l’informatica nella pubblica amministrazione. (L)
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La Tecnologia
• Nel rispetto delle leggi e delle regole CNIPA
E’ una soluzione realizzata secondo le leggi e le regole CNIPA
in modo da assolvere ai compiti di certificazione dei documenti e
ottenere così loro completa sostitutività
• Protocollo automatico
Le attività vengono svolte senza richiedere azioni specifiche da
parte dell’operatore e senza nessuna discrezionalità.
Il Registratore di Protocollo provvede alla memorizzazione
cronologica dei file sottomessi al processo e fornisce le
prerogative legali per poterli considerare “originali”
• Infrastruttura di certificazione
Siemens è in grado di realizzare l’infrastruttura di consultazione
dei dati relativi alle registrazioni dei file certificati e consentire la
verifica immediata di qualsiasi documento processato dal
Registratore di Protocollo
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Gli Effetti
• Documenti e file legali ed “originali”
Tramite il processo di legalizzazione digitale possiamo ottenere
documenti certi e tracciabili in modo che si possa sostituire
completamente la copia cartacea
• La carta non serve più
Possiamo eliminare immediatamente tutti gli archivi tradizionali e
recuperare spazio ed ergonomia negli uffici italiani
• Gli Uffici Pubblici diventano completamente digitali
I cittadini e le aziende possono legalizzare i loro documenti e
recapitarli a tutte le P.A. in modo da fornire l’occasione di attivare
i processi digitali dei Servizi Pubblici e avviare finalmente il
cambiamento tecnologico auspicato dal “Codice” del Ministro
Stanca
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Le Ricadute
• Semplicità nei rapporti tra il cittadino e la P.A.
Con l’avvento dei documenti digitali certificati si possono aprire
nuove prospettive nelle relazioni tra i cittadini e le Pubbliche
Amministrazioni, nel pieno rispetto della sicurezza e della
legalità
• Rapidità nel disbrigo delle pratiche per le aziende
I servizi per le aziende possono venire erogati tramite portali
WEB, favorendo la rapidità e l’efficienza. Le aziende otterranno
risparmi considerevoli grazie alla minore burocrazia richiesta
• Economie di scala per tutti
Possiamo così ottenere molti vantaggi per il “Sistema Paese”
che si collocherebbe ai vertici europei per efficienza ed
economicità dei Servizi Pubblici
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Il Processo di Legalizzazione
‰ 3. I documenti legalizzati vengono
trasferiti agli uffici interessati tramite le
funzioni automatiche di notifica.
Direzione
‰ 2. Il documento
viene protocollato,
firmato digitalmente e
criptato, quindi
archiviato in modo
digitale.
Ragioneria
Segreteria
Ufficio Tecnico
‰ 1. Il documento viene digitalizzato tramite
uno scanner o un processo automatico del
sistema. Viene poi timbrato riportando
numero dell’apparecchio, numerazione
progressiva, data e numero di pagine.
‰ 4. I dati di registrazione vengono
trasferiti all’infrastruttura di
certificazione e verifica
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Qualunque file può essere legalizzato
Fax
E-mail
Protocollo
Posta
Invio dati al server
centrale
Acquisizione
Indicizzazione
Archiviazione
Sistema
Uffici
Informativo
Stampa
Indicizzazione
Archiviazione
E-mail
Spedizione
Protocollo
Fax
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Il futuro è già arrivato
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Il documento elettronico diventa l‘originale: maggiore efficienza
nell‘interazione con la pubblica Amministrazione
Grazie per l’attenzione.
Per ulteriori informazioni:
¾ [email protected]
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