Xerox® DocuShare® 7.0 - Xerox Office Products

Servizi di automazione del
flusso di lavoro Xerox® per
Brochure delle soluzioni
Xerox DocuShare 7.0
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Una soluzione di gestione dei contenuti aziendali per
ogni organizzazione
Office work can work better.
Nonostante gli enormi progressi compiuti nel campo della tecnologia e degli strumenti utilizzati
dai knowledge worker, un recendo sondaggio AIIM1 commissionato da Xerox suggerisce che i
processi dell'ufficio e dell'azienda di oggi dipendono ancora in misura preponderante dai modi di
lavorare “basati su carta”. Che si tratti di condividere appunti su riunioni con i colleghi o produrre
documenti con fornitori all'altro capo del mondo, per un riflesso condizionato, i dipendenti finiscono
per stampare, copiare, inviare per e-mail e passarsi materialmente i documenti, siano essi cartacei o
digitali. Il sondaggio AIIM rivela informazioni sorprendenti sull'ufficio di oggi, come viene mostrato
nel grafico sottostante. Noi di Xerox sappiamo che c'è un modo migliore di lavorare.
Piattaforma Xerox®
DocuShare® 7.0
Progettata dal basso in alto con l'attenzione
sempre rivolta ai requisiti di utilizzabilità,
flessibilità e comodità, DocuShare aiuta i
knowledge worker a essere più efficienti giorno
dopo giorno focalizzandosi sull'interazione
di persone, carta e processi – la linfa vitale
dell'ambiente lavorativo odierno. Gli strumenti
intuitivi di DocuShare sono progettati per
assicurare che i knowledge worker estraggano
quanto più valore possibile dai documenti
aziendali, ma riducendo al minimo le sfide
legate ai modi di lavorare tradizionali
basati su carta:
• Acquisire documenti cartacei e digitali
da qualsiasi fonte, tramite sistemi MFP,
computer desktop o app mobili.
Figura 1: Quali delle seguenti affermazioni
descrive meglio il vostro ufficio o la vostra
organizzazione?
• Gestire e conservare le informazioni in un
archivio centrale sicuro, in sede o nel cloud.
• Condividere informazioni in contesto con
colleghi, clienti e partner.
• Elaborare documenti con strumenti di
instradamento di facile utilizzo o flussi di
lavoro automatizzati.
• Collaborare con colleghi e partner sulle
informazioni aziendali.
• Trovare le informazioni necessarie con
potenti strumenti di rilevamento e
rintracciamento.
0%
10%
20%
30 %
Percentuale di partecipanti al sondaggio
40 %
50%
Invasa da pile di carta, processi cartacei
Contratti, ordini, ecc., firmati su carta
Documenti più importanti ancora archiviati in
forma cartacea
Ufficio privo quasi del tutto di carta
Ufficio spedizioni digitalizzato
(posta pre-scansita)
1
“The Digital Office – Improving the Way We Work.”
©AIIM 2015 www.aiim.org/©Xerox 2015 www.xerox.com
2
“DocuShare supporta la nostra capacità di
fornire i migliori servizi di documentazione
possibili all'università.”
Michael Britt
Vice President, University Services
Tulane University, New Orleans, Louisiana
Computerworld Honors Laureate, 2009
Sfida aziendale e soluzione:
Utilizza la soluzione di gestione dei contenuti
aziendali (ECM) per far fronte alle sfide
operative a livello di facoltà universitarie, con
benefici quali:
• Elaborazione dei moduli FEMA (Federal
Emergency Management Association)
degli studenti più rapida, con conseguenza
velocizzazione dei pagamenti
• Risposta più rapida alle richieste di verifica
normativa
• Maggiore efficienza nell'amministrare le
posizioni degli studenti e nel fornire loro
consulenza grazie alla sostituzione della
carta con un accesso e una revisione più
affidabile e veloce da più sedi universitarie
• Assistenza ai team di ricerca per
collaborare e preparare domande di borse
di studio
Informazioni sull'Università di Tulane
Fondata nel 1834, l'Università di Tulane è
un'università privata, con corsi quadriennali
e una reputazione come uno dei principali
centri di ricerca e di studio degli Stati Uniti.
Produttività personale e
dell'ufficio
• Intuitiva, capacità sempre pronte per l'uso
a supporto delle esigenze dei dipendenti
in termini di efficienza nel loro mondo
sempre connesso.
• Acquisizione intelligente da sistemi MFP
Xerox® tramite Xerox® ConnectKey®
for DocuShare® ottimizza il flusso di
informazioni attraverso le pratiche di
lavoro cartacee e digitali.
• Integrato con Xerox Digital Alternatives
così i dipendenti possono leggere, annotare
e firmare i documenti – senza stamparli.
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Soluzioni per back-office
• La piattaforma ECM di classe enterprise
di DocuShare include tutti i componenti
necessari per automatizzare i processi di
back-office chiave nei reparti Risorse
umane, Contabilità, Ufficio legale, Attività
finanziarie e Operazioni.
• Con più di 5.500 clienti dislocati in 90 paesi,
disponiamo del bagaglio di conoscenze che
vi aspettereste da Xerox.
• Offriamo servizi professionali, servizi di
hosting su cloud e assistenza 24 ore su
24/7 giorni su 7.
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Una soluzione di gestione dei contenuti aziendali per
ogni organizzazione
Dati, dati dappertutto – ma la chiave per arrivare alla conoscenza è l'accessibilità. Quando la vostra
organizzazione è in grado di gestire contenuti in maniera efficiente e vi assicurate un margine da
essi, voi diventate più efficienti e potenzialmente competitivi. Xerox® DocuShare® risolve i problemi
aziendali acquisendo, elaborando e condividendo contenuti, rendendovi più agili ed efficienti.
Altamente configurabile e a
distribuzione rapida
In un mondo fatto di sistemi software
complessi, le aziende hanno bisogno di
una soluzione ECM flessibile, comoda e
facilmente adattabile, però completa, per
gestire documenti automatizzare processi
aziendali critici. DocuShare 7.0 fornisce la
flessibilità necessaria per aiutare la vostra
organizzazione a diventare più produttiva fin
da subito.
Funzioni chiave della piattaforma
Gestione dei contenuti facilitata, intuitiva
DocuShare 7.0 è basata sulla facilità e la flessibilità, con una interfaccia utente configurabile che funziona
come i vostri dipendenti vogliono che funzioni. Team e singoli individui possono aggiungere elementi
personali, grafici e marchi, e personalizzare le loro visualizzazioni degli archivi. DocuShare è orientato al
cloud e alla telefoni mobile, con app mobili e una interfaccia utente Web altamente reattiva così potete
utilizzare i contenuti aziendali 24 ore su 24/7 giorni su 7.
Le regole di utilizzo dei contenuti possono essere definite attraverso una funzione per flusso di lavoro
configurabile dall'utente che consente ai responsabili aziendali di impostare le azioni automatizzate
che vengono eseguite quando si verifica un determinato evento. Ad esempio, un flusso di lavoro di
approvazione può iniziare automaticamente quando viene caricata una nuova fattura. Non avete
bisogno di codici – basta specificare una serie di passaggi per automatizzare un documento.
Produttività dell'ufficio
Le regole di instradamento e di utilizzo dei contenuti configurabili di DocuShare, e i sofisticati flussi di lavoro,
supportano le esigenze di gestione aziendali di una organizzazione. Progettate sulla base della regola dei
“tre clic”, le funzioni intuitive consentono di adottarle facilmente – permettendo agli utenti di caricare
contenuti velocemente per rispondere ai requisiti di archiviazione e controllo.
L'interfaccia Web offre la possibilità di trascinare e rilasciare comodamente e velocemente più file alla
volta, e di caricarli con un clic in DocuShare. Facoltativamente, potete aggiungere dettagli mentre li
caricate per organizzare e archiviare i documenti come meglio preferite.
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Soluzioni intersettoriali con Xerox® DocuShare®
Se la vostra organizzazione cerca modi per ottimizzare processi all'interno di una trasformazione
digitale, la piattaforma ECM di DocuShare fornisce le capacità che vi servono per far fronte alle sfide
basate sui documenti. Iniziate con un reparto per automatizzare un processo velocemente, quindi
estendete l'uso di questo ad altri reparti ma mano che la vostra azienda si trasforma in un ambiente di
lavoro completamente digitale.
Soluzioni aziendali
Gestione dei contratti
Attività finanziaria e
contabilità
Risorse umane
Operazioni
Governance
• Gestione dei fornitori
• Conto fornitori
• Instradamento e
approvazione dei
contratti
• Elaborazione delle
note spese
• Gestione dei file
personali
• Gestione delle politiche e
delle procedure
• Tempo dei dipendenti
• Coinvolgimento della
community, Portale
• Gestione della
conformità e
dell'accreditamento
• On-boarding delle
risorse umane
• Conservazione e politiche
• Intranet
Integrazione e mobilità
I vostri utenti aziendali diventano più efficienti accedendo a contenuti quali schede clienti o file di casi direttamente
dal sistema ERP (Enterprise Resource Planning) e da altri sistemi aziendali. Il componente aggiuntivo Application
Connector si collega da qualsiasi applicazione, aprendo i documenti con un semplice clic.
Poiché il lavoro viene svolto ovunque ora, la reattiva interfaccia utente Web di DocuShare 7.0 consente di accedere da
smartphone e tablet, e l'applicazione Xerox® Mobile Client for DocuShare vi permette di accedere, gestire, condividere
e stampare contenuti da qualsiasi dispositivo Android™ o iOS.
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Piattaforma di classe enterprise
Xerox® DocuShare® è una soluzione ECM ricca di funzioni che offre la
flessibilità che le organizzazioni richiedono. DocuShare può essere utilizzato
immediatamente per soddisfare i requisiti di singoli reparti o piccole aziende,
ma essere anche adattato facilmente per rispondere alle esigenze di imprese
più grandi in relazione a determinati processi aziendali. Potete espanderla con
postazioni aggiuntive e utilizzare le funzioni avanzate di DocuShare per sviluppare
sofisticate soluzioni man mano che le vostre esigenze cambiano e crescono.
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Componenti ECM
Acquisizione – Acquisite, indicizzate e archiviate contenuti strutturati e non strutturati per facilitare il loro uso a valle.
Scansione in un solo passaggio da
un sistema MFP Xerox®
Xerox® ConnectKey® for DocuShare®
consente di scansire documenti in
flussi di lavoro, in sede o nel cloud,
selezionando valori quale il codice
identificato di un paziente da un
database.
Acquisizione di volumi elevati di
carta, moduli elettronici, fax, file di
sistemi mainframe e molto altro
Eliminate carta ereditata, applicando
la funzione di riconoscimento ottico
dei caratteri (OCR) per ottimizzare
la ricerca. Soluzioni di terze parti si
connettono a qualsiasi stampante
multifunzione.
Acquisizione mobile
I componenti Mobile Client, Mobile
E-Forms e Xerox® Safe Courier®
abilitano l'acquisizione mobile.
Gestione – Classificate, archiviate, organizzate e gestite il ciclo di vita dei vostri contenuti aziendali.
Gestione dei contenuti facilitata,
intuitiva
Una interfaccia Web intuitiva offre
una visualizzazione preferenziale per
la pubblicazione, la personalizzazione
o l'esportazione sul portale My
DocuShare.
Gestione dei documenti,
condivisione dei file
Servizi di archiviazione (entrata/uscita,
versioni, notifiche, rendering PDF)
con una scalabilità fino a milioni di
documenti.
Indicizzazione e ricerca
Una funzione di ricerca avanzata
recupera file in pochi secondi.
Assegnate metadati per classificare
i documenti, estendendo la ricerca a
livello aziendale.
Collaborazione – Promuovete la comunicazione attraverso la capacità di collaborazione a livello di documento.
Collaborazione tramite team, social
media ed e-mail
Le aree di lavoro permettono ai team
di condividere il lavoro a livello di
progetto con wiki, blog, discussioni
e RSS.
Accesso Web pubblico
Gestite contenuti aziendali in
DocuShare e collegatevi ad essi
in maniera “invisibile” da un sito
Web pubblico.
Xerox® Digital Alternatives
Per collaborare su documenti
Office tramite computer desktop e
dispositivi mobili.
Elaborazione – Automatizzate i processi basati su un uso intensivo di dati per rendere più efficiente e affidabile
il processo decisionale.
Regole ad hoc di instradamento
intuitive
Potenti strumenti permettono ai
dipendenti o agli analisti aziendali di
automatizzare i processi dell'ufficio,
incrementando la produttività.
Xerox® Process Automation
Un set di strumenti di gestione
dei processi aziendali (BPM) per
automatizzare completamente
i processi, con uno studio di
progettazione del flusso di lavoro
per sviluppatori.
Moduli elettronici
I moduli elettronici possono
ridurre la durata di un processo da
settimane a pochi minuti. Aggiungete
facoltativamente firme elettroniche.
Protezione – Proteggete i dati sensibili attraverso un accesso basato sull'utente/sul gruppo e automatizzate la loro
conservazione ed eliminazione.
Autorizzazioni multilivello
Proteggete i contenuti con controlli
dell'accesso basato sull'utente/
sul gruppo fino a un massimo di sei
livelli, e una comoda visualizzazione
per l'amministratore di tutte le
autorizzazioni.
Lifecycle Manager, gestione della
conservazione/politica
DocuShare Lifecycle Manager
automatizza le revisioni dei documenti
e l'archiviazione e la distruzione
dei dati.
Rapporti e sicurezza
Le tracce di controllo e i rapporti
permettono di rintracciare i contenuti.
Aggiungete protocolli SSL (Secure
Socket Layer), funzioni di integrazione
LDAP (Lightweight Directory Access
Protocol) o ripristino di emergenza/
alta disponibilità.
Accesso – Accedete a contenuti di primaria importanza sia online che offline, da dispositivi desktop e mobili.
Accesso Web multipiattaforma,
esplorazione di sistema MFP,
client desktop
Accedete ai contenuti da qualsiasi
browser, pannello di sistema
MFP Xerox® o applicazione
Microsoft® Office.
Accesso mobile
Utilizzate app mobili gratuite per
accedere ai contenuti aziendali 24
ore su 24, 7 giorni su 7. La reattiva
interfaccia utente Web di DocuShare
7.0 supporta anche l'uso integrato
della telefonia mobile.
Integrazione con ERP, applicazioni
aziendali, Microsoft SharePoint®
Collegatevi da applicazioni aziendali
utilizzando Application Connector, e
da SharePoint tramite Web Part.
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Fornito nel pacchetto che soddisfa meglio le
vostre esigenze
Xerox® DocuShare® è disponibile in una gamma di configurazioni per rispondere ai vostri
requisiti tecnici, finanziari e organizzativi. Ma disporrete sempre di una grande facilità
di utilizzo, scalabilità e affidabilità, e dell'assistenza e del supporto Xerox®.
Consegna via cloud di
DocuShare
DocuShare è disponibile sia in sede che
attraverso un cloud privato protetto. Il nostro
servizio cloud interamente gestito offre
una maggiore flessibilità organizzativa e
un carico IT ridotto in un ambiente gestito.
Xerox si attiene alle migliori pratiche del
settore in materia di processi, procedure,
tecnologia e misure fisiche di protezione
– dall'autenticazione crittografata degli
utenti ai backup pianificati, all'archiviazione
offsite e alla replica dei siti – per garantire la
sicurezza e la disponibilità dei dati dei nostri
clienti. Il cloud privato di Xerox® DocuShare
è ospitato in centri dati Xerox dislocati negli
Stati Uniti, in Canada e in Europa.
Xerox® DocuShare Enterprise
Un server, più lingue
DocuShare Enterprise è destinata alle
organizzazioni che gestiscono volumi
significativi di informazioni e processi. È
sufficientemente flessibile e scalabile per
gestire migliaia di flussi di lavoro, ed è in
grado di elaborare decine di migliaia di
documenti giornalmente, indipendentemente
dalle dimensioni dei file.
Installate più lingue così gli utenti
dell'organizzazione possono selezionare la
loro lingua preferita.
DocuShare Enterprise presenta le seguenti
caratteristiche:
• Elevata scalabilità per supportare decine di
milioni di documenti e migliaia di utenti
• Capacità di gestire volumi elevati di
processi aziendali automatizzati
• Attività di imaging e acquisizione
di contenuti
• Servizi Xerox® assicurati da team di tecnici
certificati per analizzare i requisiti
Per ulteriori informazioni, visitare il sito xerox.com/was e
docushare.xerox.com
© 2015 Xerox Corporation. Tutti i diritti riservati. Xerox®, Xerox con marchio figurativo®, ConnectKey®, DocuShare®, SafeCourier® e
“Work Can Work Better” sono marchi di Xerox Corporation negli Stati Uniti e/o in altri paesi. 11/15 DAVAN-303 BR16646-IT
DocuShare fa parte del portafoglio
dei servizi di automazione del flusso
di lavoro Xerox®. Indipendentemente
dalle dimensioni della vostra azienda,
o del settore, pubblico o privato, in
cui opera, noi aiutiamo i knowledge
worker a semplificare e a ottimizzare la
loro esperienza di lavoro personale e
in ufficio, e le aziende a ottimizzare
e ad automatizzare processi
aziendali chiave.