vedi manuale utente

Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
Rilevazione Anagrafe Alunni
Guida di riferimento per l‘invio dei dati
Questa guida illustra le modalità di utilizzo della funzione di trasmissione dati anagrafici degli
alunni delle scuole statali, sia per le scuole che utilizzano l‘applicativo SISSI sia per quelle che
adottano applicativi diversi da quelli forniti dall‘Amministrazione.
Versione 1.0
Accanto alla lente sul bordo della pagina sono riportati approfondimenti.
Accanto all'uomo che legge il giornale sono indicate notizie utili al miglioramento dell'operatività.
Accanto allo STOP sono riportati aspetti cui prestare attenzione.
Accanto al divieto di transito sono indicate le operazioni non permesse.
INFORMAZIONI DI CARATTERE GENERALE
Dati gestiti: I dati degli studenti che all‘avvio della rilevazione risultano effettivamente e continuativamente
frequentanti una scuola nell’anno scolastico 2005/06 (sono esclusi dalla raccolta, quindi, gli alunni che si sono
trasferiti e quelli che pur risultando iscritti non hanno iniziato una frequenza regolare), i dati degli studenti che alla
data di chiusura iscrizioni per l‘anno scolastico 2006/2007 risultano iscritti ad una scuola.
Guida di riferimento
Pagina 1 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
Come predisporre i dati per l‘invio
Le Scuole che utilizzano Sissi
Prima di procedere assicurarsi di aver scaricato l’ultima versione di SISSI.
La scuola, attraverso la funzione “Registro delle Estrazioni” disponibile nell’Area Alunni deve effettuare
l’estrazione di tutti gli alunni frequentanti e iscritti.
Propedeutica a questa operazione è la verifica della correttezza dei dati presenti sulla base dati di SISSI; si
raccomanda in particolare di verificare:
•
che tutti i dati relativi a campi indicati come obbligatori nel tracciato record (cfr. Tabella 2) siano
inseriti correttamente nella base dati di SISSI (nel caso della scuola dell’infanzia il campo anno di corso non deve
essere necessariamente impostato);
.
•
la correttezza dei codici fiscali degli alunni;
.
•
che le date e i comuni di nascita degli alunni siano inseriti correttamente;
.
•
l‘esattezza del comune di residenza dell‘alunno;
.
•
l‘esattezza del C.A.P., se disponibile.
E’ importante che la scuola verifichi
La scuola deve effettuare in due tempi diversi l‘invio degli alunni frequentanti e l‘invio
degli alunni iscritti.
Alunni frequentanti: La scuola deve esportare i dati degli alunni frequentanti attraverso la funzione di Registro
delle Estrazioni disponibile nell’ Area Alunni - Anagrafe alunni situazione scolastica“ . Tramite la sottovoce del
menù ”Creazione Registro” (fig. 1).
Figura 1 –Selezione alunni
I dati risultanti dalla selezione sono raggruppati per classe, e nell’ambito della classe presentati in ordine
Guida di riferimento
Pagina 2 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
alfabetico. Una volta creato, il registro, deve essere salvato con la funzione ” Salva Registro” e successivamente
estratto con la funzione “Estrai registro”.
L’operazione di “Estrazione” crea il file ALUNNI_CodiceMeccanografico.TXT che viene sovrascritto ad ogni
estrazione e il file ALUNNI_CodiceMeccanografico.ggmmaaaa.TXT (per “ggmmaaaa” si intende la data del
giorno in cui estrae il registro). Il file da trasferire è ALUNNI_CodiceMeccanografico.TXT e viene salvato nella
cartella C \SISSI\APP\ALU\PRG\ALAN. Per maggiori dettagli si rimanda al manuale operativo disponibile
sotto Area Scuola \ Aggiornamenti software \ SISSI.
Le segreterie scolastiche che gestiscono più scuole (o plessi) devono effettuare questa operazione per ogni
scuola da loro gestita.
Le scuole che non utilizzano SISSI
Prima di effettuare le operazioni di invio è necessario predisporre il file di tipo testuale (creando in una
qualsiasi cartella il file ASCII ALUNNI.TXT) secondo il tracciato record standard illustrato in Tabella 2.
ATTENZIONE : Ogni riga deve contenere le informazioni per un solo alunno.
E‘ indispensabile separare ogni campo con il simbolo “|“ (pipe) (sulle tastiere in alto a sinistra sopra il simbolo \ ) (i
campi non obbligatori non valorizzati devono comunque essere separati dal simbolo "|") e terminare ogni record
con i simboli “|“ (pipe) prima di andare a nuova riga.
Solo dopo questa fase la scuola si collega via Intranet all‘applicazione WEB che consente l‘invio del file
ALUNNI.TXT precedentemente prodotto.
Prima di effettuare l‘invio dei dati, per evitare al massimo la presenza di errori materiali, si raccomanda di
verificare:
•
che tutti i dati relativi a campi indicati come obbligatori nel tracciato record (cfr. Tabella 2) siano
inseriti
correttamente; (nel caso della scuola dell’infanzia il campo anno di corso non deve essere necessariamente
impostato)
.
.
•
che i comuni di nascita e di residenza degli alunni siano inseriti correttamente (cfr. Tabella
Comuni all‘interno del sito);
.
•
in caso di alunni stranieri che lo stato di nascita sia inserito correttamente (cfr. Tabella 3);
.
•
l‘esattezza del C.A.P., se disponibile.
Guida di riferimento
Pagina 3 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
Avvio applicazione WEB
L‘applicazione si attiva entrando nell‘area riservata con le consuete modalità.
Si accede all‘applicazione dal menù Sistema Scuola, sottomenù Anagrafe Alunni.
La pagina di Login si presenta come in figura 2.
Figura 2. Pagina di ingresso all'anagrafe alunni.
Inserire il codice meccanografico della scuola per la quale si intende spedire il file contenente i dati delle
anagrafiche degli alunni e cliccare sul pulsante —Entra nell‘applicazione“ .
Se il codice meccanografico della scuola inserita risulta corretto, l‘applicazione mostra una pagina introduttiva
(chiamata —Prima Pagina“) ove vengono mostrati i dati riepilogativi della scuola associata al codice
meccanografico inserito insieme ai comandi associati alle possibili azioni da intraprendere. Vediamo l‘esempio
nella figura seguente:
Guida di riferimento
Pagina 4 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
Figura 3. Prima Pagina dell'applicazione.
Vediamo ora di individuare le singole parti che compongono la Prima Pagina.
Prima di tutto riproponiamo l‘immagine opportunamente sezionata per maggiore comprensione:
Figura 4. Prima Pagina con sezioni evidenziate e numerate.
Guida di riferimento
Pagina 5 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
Riquadro Descrizione
1
2
3
4
5
Dati della scuola (Denominazione, codice meccanografico, indirizzo e numero di
telefono).
Anno scolastico per il quale si intende spedire il file di definizione delle anagrafiche degli
alunni (Viene comunque generato automaticamente e non necessita di modifica da parte
dell’utente)
Tasto per chiamare la pagina dalla quale inviare il file. Una volta cliccato, verrà mostrata
la pagina .Trasmissione File.
Tasto per chiamare la pagina .Verifica Log. ove vengono presentati i dati relativi agli invii
precedentemente effettuati.
Tasto per interrompere tutte le operazioni. Una volta cliccato mostra la pagina Anagrafica
Alunni in figura 3
Guida di riferimento
Pagina 6 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
Invio di un file
L‘Utente preme il tasto —Invia file…“ (nella figura viene identificato con il riquadro rosso numero 3).
L‘applicazione richiama la pagina —Trasmissione File“ della quale riportiamo la schermata:
Figura 5 Pagina "Trasmissione File"
Si prema il tasto —Sfoglia…“. A questo punto compare una finestra di dialogo che guida l‘utente nella scelta del
file da inviare.
Nella figura seguente abbiamo evidenziato in modo artificiale la finestra di dialogo, sia contornandola con un bordo
rosso, sia scurendo la pagina sottostante.
Guida di riferimento
Pagina 7 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
Figura 6 Finestra di dialogo per la scelta del file da inviare.
Una volta scelto il file secondo il nome già visto in precedenza, si prema sulla finestra di dialogo il tasto —Apri“.
La finestra di dialogo scompare e nella casella di testo della pagina —Trasmissione File“ compare il nome
completo del file. Vediamo nella figura l‘esempio completo nel caso di un tentativo di trasmissione di un file
prodotto dal pacchetto SISSI e salvato in una cartella sul proprio PC:
Guida di riferimento
Pagina 8 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
Figura 7 . Esempio di scelta del file da inviare.
A questo punto l‘Utente preme il tasto —Invia“ (evidenziato dal riquadro rosso).
L‘applicazione preleva il file dal computer dell‘Utente e lo trasferisce sul server del sistema centrale.
Questa operazione ha una durata direttamente proporzionale alla lunghezza del file da inviare.
Dopo l‘avvenuto trasferimento del file l‘applicazione provvede ad informare l‘Utente con l‘apposito messaggio nella
pagina della quale mostriamo una figura.
Guida di riferimento
Pagina 9 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
Figura 8 . Messaggio di avvenuto trasferimento file.
A questo punto l‘Utente ha a disposizione la possibilità di tornare o alla pagina di Login (Figura 3) o di tornare
alla —Prima Pagina“ (Figura 4).
IMPORTANTE: Solo la comparsa del messaggio di avvenuto trasferimento del file
attesta che il file è stato effettivamente inviato.
In tutti i casi in cui compaiono messaggi di errore il file non viene inviato. (v. esempio
sottostante)
Rilevazione Anagrafe Alunni
Trasferimento file
MASERA''- GIUSEPPE MAZZINI(PDEE85601Q)
VIALE DELLE OLIMPIADI,34
MASERA' DI PADOVA(PD)
Anno Scolastico:2005
Si sono verificati i seguenti errori durante i controlli del file inviato:
Riga
Riga
Riga
Riga
Guida di riferimento
12: - Il codice dello stato di nascita risulta sconosciuto.
18: - Il codice dello stato di nascita risulta sconosciuto.
52: - Il codice fiscale non è congruente.
257: - Il codice dello stato di nascita risulta sconosciuto.
Pagina 10 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
Uno o due giorni successivi all’invio, i dati delle singole scuole saranno elaborati.
I risultati dell’elaborazione possono essere visionati attraverso la procedura mostrata nelle pagine successive.
Prima di effettuare ulteriori invii relativi alla stessa scuola è importante che si attendano
i risultati dell’elaborazione.
Verifica dei log
In riferimento alla figura 4, per accedere alla pagina riassuntiva dei log basta cliccare sul tasto —Verifica
LOG“ (identificato dal numero 4).
La pagina che appare nel browser internet è mostrata dalla pagina seguente:
Figura 9. Pagina di verifica dei LOG degli invii precedenti.
La pagina riporta tre colonne nelle quali possiamo leggere:
File risultati
Guida di riferimento
Link ad un file testo contenente indicazioni sulle operazioni eseguite sui dati di ogni
alunno ( record inserito correttamente, record modificato, eventuali errori riscontrati
sui campi).
Pagina 11 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
File errori
Link ad un file testo. Il file contiene parte del codice fiscale degli alunni che non sono
stati inseriti in base dati e le motivazione della loro esclusione, al fine di facilitare le
correzioni sulla base dati di Sissi o sul file di testo prima di un successivo invio.
Al fine di poter scaricare i due file menzionati, il file LOG ed il file ERRORI, l‘Utente può procedere nel seguente
modo:
Figura 9. Come salvare i file LOG ed i file ERR sul computer dell'Utente
Cliccare con il tasto destro del mouse sul nome del file che ci interessa salvare.
Alla comparsa del menu a tendina selezionare la voce —Salva oggetto con nome…“ e scegliendo una
apposita cartella dalla finestra di dialogo mostrata dall‘immagine successiva.
Guida di riferimento
Pagina 12 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
Di seguito un esempio di un file di log generato dalla scuola MIEE8AT02Q in seguito ad un primo invio di dati.
Nel caso di record errati nel file di errori saranno indicati i nominativi degli alunni che non sono stati inseriti
nella base dati e gli errori rilevati.
Di seguito un esempio di un file di errore generato in seguito ad un invio di dati:
Guida di riferimento
Pagina 13 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
Invii successivi al primo
I dati inviati successivamente al primo invio subiscono i seguenti trattamenti:
1. Viene controllata la presenza dell‘alunno in base al codice fiscale ed al codice meccanografico della
scuola inviante
.
.
•
•
Se presente verranno corretti e aggiornati i campi con i valori impostati nell‘ultimo invio
Se assente l‘alunno verrà inserito nella base dati
Un esempio di un log successivo al primo per la scuola MIMM8AT02P è riportato qui di seguito.
Se a seguito di un invio la scuola rileva errori nel codice fiscale di un alunno inviato e correttamente acquisito nella
base dati deve operare nel seguente modo:
.
• effettuare un invio di cancellazione
.
• effettuare l‘invio di correzione (inserimento)
Guida di riferimento
Pagina 14 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
1. Invio di cancellazione
L‘invio di cancellazione prevede la creazione di un nuovo file —ALUNNI.TXT“ (cfr. tabella 2)
contenente il record dell‘alunno da cancellare; il flag C nell‘ultimo campo del record informerà
l‘applicativo dell‘azione da intraprendere.
Un esempio è riportato di seguito
RMEE812018|1D|GRGLSN98H05I577F|GREGONI|ALESSIO|M|I577|05/06/1998|0001|G316||Via
Patrizio, 5/C|20090|C
RMEE812018|1A|PSPPLA98P12F205B|PISAPO|PAOLO|M|F205|12/09/1998|0001|F205||VIA
ROMA 23|20100|I
RMEE812018|1A|GNLPLA96C22F205L|GENOLA|PAOLO|M|F205|22/03/1996|0001|F205||VIA
NAPOLI 56|20100|I
Salvare il file ed utilizzare la funzione web descritta nel primo capitolo per inviare i dati. Il sistema
centrale provvederà a cancellare i dati.
Attendere che compaia la voce di log relativa all‘invio per la cancellazione.
Verificare dal file LOG e dal file ERR che non vi siano ulteriori anomalie.
Di seguito un esempio di log in cui era stato richiesto la cancellazione di un alunno e la modifica di
due alunni.
2. Invio di correzione
Una volta corretti i dati la scuola può effettuare un invio secondo le modalità esposte nel manuale.
Guida di riferimento
Pagina 15 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
Tracciato record del file .ALUNNI.TXT.
Il file ALUNNI.TXT. dovrà risultare conforme a queste specifiche:
1. File di tipo ASCII.
2. Ogni riga contiene i dati di UNO ED UN SOLO ALUNNO.
3. Come separatore tra i vari dati viene utilizzato il carattere di .pipe. (.|.) rintracciabile sulla tastiera nel
tasto in alto a sinistra sopra al simbolo \.
4. La sequenza dei dati è la seguente:
Dato
Formato
Lunghezza
Codice scuola
Alfanumerico
10
Classe
Alfanumerico
Max 6
Descrizione
Campo
Obbligator
io
Codice
meccanografico
della scuola
Sì
Codice
identificativo
della classe
Sì
Istruzioni per la compilazione
Codice meccanografico delle scuole (riportato sui
Bollettinii Ufficiali delle scuole). Nel caso di Istituto
Comprensivo, nel campo deve essere riportato il
codice meccanografico della scuola secondaria di I
grado, primaria o dell’infanzia frequentata
dall’alunno o a cui l’alunno è iscritto.
Il codice deve consentire l’identificazione completa
della classe. Il campo è costituito dall’anno di corso
e sezione.
Il primo carattere si riferisce all’anno di corso e deve
assumere i seguenti valori: per le scuole primarie da
1 a 5; per le scuole secondarie di I grado da 1 a 3; per
le scuole secondarie di II grado da 1 a 5 (ad
eccezione degli istituti tecnici agrari, ’TA’ nel terzo
e quarto carattere del codice meccanografico, per i
quali è presente anche il 6° anno), per l’infanzia non
è necessario dal momento che non è prevista la
distribuzione dei bambini per anno di corso
Anche per i licei classici il campo anno di corso
deve assumere i valori 1, 2, 3, 4 e 5 e non
IV ginnasio, V ginnasio, I, II, III liceo.
Codice fiscale
Alfanumerico
16
Cognome
Alfanumerico
Max 30
Nome
Alfanumerico
Max 30
Sesso
Alfanumerico
1
Codice del
Alfanumerico
comune di nascita
Data di nascita
Data gg/mm/aaaa
Max 4
10
Codice fiscale
dell’alunno
Cognome
dell’alunno
Nome
dell’alunno
Sesso dell’alunno
Sì
M/F
Codice del
comune di
nascita
dell'alunno
No
Codice utilizzato dal Ministero delle Finanze.
Il campo è obbligatorio in alternativa al codice
dello stato straniero di nascita.
Attenzione: nel sito www.agenziaentrate.it è
disponibile l'elenco dei codici catastali relativi ai
comuni.
Data di nascita
dell'alunno
Sì
Codice dello Stato
Alfanumerico
straniero di nascita
Max 4
Codice del
comune di
residenza
Max 4
Codice del
comune di
residenza
dell'alunno
Guida di riferimento
Sì
Sì
Codice dello
Stato straniero di
nascita
dell’alunno
Alfanumerico
Si
No
Codice dello Stato straniero utilizzato dall’ISTAT.
Il campo è obbligatorio in alternativa al codice
del comune di nascita.
Attenzione: nel sito www.istruzione.it è disponibile
l'elenco dei codici catastali relativi ai comuni.
No
Codice utilizzato dal Ministero delle Finanze.
Attenzione: nel sito www.agenziaentrate.it è
disponibile l'elenco dei codici catastali relativi ai
comuni.
Pagina 16 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
Dato
Formato
Lunghezza
Provincia di
residenza
Alfabetico
Indirizzo di
residenza
Alfanumerico
CAP
Numerico
5
Frequentante/Iscri
tto/Da cancellare
Alfanumerico
1
Guida di riferimento
2
Max 50
Descrizione
Sigla della
provincia di
residenza
dell’alunno
Indirizzo di
residenza
dell’alunno
Codice di
avviamento
postale della
residenza
dell’alunno
F, I, C
Campo
Obbligator
io
Istruzioni per la compilazione
No
No
No
Sì
Indica se l’alunno è tra i frequentanti o tra gli iscritti
o se è da cancellare
Pagina 17 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
Codici Stati esteri - tabella 3
AFGHANISTAN
ALBANIA
ALGERIA
ANDORRA
ANGOLA
ANTIGUA E BARBUDA
APOLIDI
ARABIA SAUDITA
ARGENTINA
ARMENIA
AUSTRALIA
AUSTRIA
AZERBAIJAN
BAHAMAS
BAHEREIN
BANGLADESH
BARBADOS
BELGIO
BELIZE
BENIN
BIELORUSSIA
BIRMANIA (MYANMAR)
BOLIVIA
BOSNIA-ERZEGOVINA
BOTSWANA
BRASILE
BRUNEI
BULGARIA
BURKINA
BURUNDI
BUTHAN
CAMBOGIA
CAMERUN
CANADA
CAPO VERDE
CENTRAFRICA
CIAD
CILE
CINA
CIPRO
CITTA DEL VATICANO
Guida di riferimento
510
220
301
270
330
460
700
501
440
246
601
221
247
461
560
520
405
201
428
349
255
522
441
243
351
442
531
222
310
323
521
519
331
401
318
352
311
443
524
502
271
Pagina 18 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
COLOMBIA
COMORE
CONGO
COREA DEL NORD
COREA DEL SUD
COSTA DAVORIO
COSTARICA
CROAZIA
CUBA
DANIMARCA
DOMINICA
ECUADOR
EGITTO
EL SALVATOR
EMIRATI ARABI UNITI
ERITREA
ESTONIA
ETIOPIA
FIGI
FILIPPINE
FINLANDIA
FRANCIA
GABON
GAMBIA
GEORGIA
GERMANIA
GHANA
GIAMAICA
GIAPPONE
GIBUTI
GIORDANIA
GRECIA
GRENADA
GUATEMALA
GUINEA
GUINEA BISSAU
GUINEA EQUATORIALE
GUYANA
HAITI
HONDURAS
HONG KONG
INDIA
INDONESIA
IRAN
IRAQ
IRLANDA
ISLANDA
ISRAELE
Guida di riferimento
444
333
353
525
526
312
410
244
411
202
462
445
302
412
561
354
263
332
603
527
225
203
359
348
248
210
313
413
528
356
503
204
463
414
314
307
358
403
415
416
516
530
532
504
505
205
266
506
Pagina 19 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
ITALIA
JUGOSLAVIA
(SERBIA-MONTEN.)
KAZAKISTAN
KENIA
KIRGHIZISTAN
KIRIBATI
KUWAIT
LAOS
LESOTHO
LETTONIA
LIBANO
LIBERIA
LIBIA
LIECHTENSTEIN
LITUANIA
LUSSEMBURGO
MACAO
MACEDONIA
MADAGASCAR
MALAWI
MALAYSIA
MALDIVE
MALI
MALTA
MAROCCO
MARSHALL
MAURITANIA
MAURITIUS
MESSICO
MICRONESIA
MOLDAVIA
MONACO
MONGOLIA
MOZAMBICO
NAMIBIA
NAURU
NEPAL
NICARAGUA
NIGER
NIGERIA
NORVEGIA
NUOVA ZELANDA
OMAN
PAESI BASSI
PAKISTAN
PALAU
PALESTINA
PANAMA
Guida di riferimento
ITA
241
257
336
249
604
551
523
338
260
507
321
303
272
261
206
518
242
334
335
515
535
315
228
304
600
347
329
417
610
250
273
552
337
357
611
533
418
317
316
229
602
562
207
534
612
500
419
Pagina 20 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
PAPUASIA-NUOVA GUINEA
PARAGUAY
PERU
POLONIA
PORTOGALLO
QATAR
REGNO UNITO
REP. CECA
REP. DOMINICANA
ROMANIA
RUANDA
RUSSIA
S.CHRISTOPHER e NEVIS
S.MARINO
S.VINCENT e GRENADINE
SALOMONE
SAMOA
SANTA LUCIA
SAO TOME E PRINCIPE
SENEGAL
SEYCELLES
SIERRA LEONE
SINGAPORE
SIRIA
SLOVACCHIA
SLOVENIA
SOMALIA
SPAGNA
SRI LANKA
SUD AFRICA
SUDAN
SURINAME
SVEZIA
SVIZZERA
SWAZILAND
TAGIKISTAN
TAILANDIA
TAIWAN
TANZANIA
TOGO
TONGA
TRINIDAD e TOBAGO
TUNISIA
TURCHIA
TURKMENISTAN
TUVALU
U.S.A.
UCRAINA
Guida di riferimento
605
446
447
230
208
563
209
223
420
232
339
252
465
233
464
606
607
466
355
319
328
309
553
508
224
245
340
211
529
320
305
404
234
235
322
253
536
537
341
350
608
498
306
236
254
609
402
256
Pagina 21 di 22
Versione del 22/11/2005
________________________________________________________________________________________________________________
UGANDA
UNGHERIA
URUGUAY
UZBEKISTAN
VANUATU
VENEZUELA
VIETNAM
YEMEN
ZAIRE
ZAMBIA
ZIMBAWE
Guida di riferimento
342
237
449
251
613
450
538
509
343
344
345
Pagina 22 di 22