Linee guida - Regione Emilia Romagna

BANDO "DAI DISTRETTI PRODUTTIVI AI DISTRETTI TECNOLOGICI -2 "
(DGR 769/2011)
Criteri di ammissibilità dei costi e modalità di rendicontazione
Premessa
Il presente documento regola le modalità di rendicontazione delle spese sostenute a valere sui
progetti, come da “Linee guida per la manifestazione di interesse alla realizzazione di interventi
per il rafforzamento tecnologico dei distretti produttivi dell’Emilia-Romagna” approvate con la
Delibera di Giunta n. 769 del 09/06/2011, ai fini della erogazione del contributo regionale.
Le spese rendicontate, per essere considerate ammissibili, dovranno rispondere ai seguenti
criteri generali, che verranno successivamente descritti puntualmente:
- essere sostenute nel periodo di realizzazione del progetto;
- rientrare nelle categorie di spesa definite dalle sopracitate “Linee guida per la
manifestazione di interesse alla realizzazione di interventi per il rafforzamento tecnologico
dei distretti produttivi dell’Emilia-Romagna”;
- essere previste dal progetto;
- essere congrue con le finalità ed i contenuti del progetto;
- essere documentate ed effettuate regolarmente sulla base delle regole contabili e fiscali.
Quanto non espressamente previsto nelle presenti disposizioni è regolato secondo i principi
definiti nelle “Linee guida per la manifestazione di interesse alla realizzazione di interventi per il
rafforzamento tecnologico dei distretti produttivi dell’Emilia-Romagna” allegate alla DGR
769/2011.
1. Ammissibilità delle spese
1.1 Criteri generali di ammissibilità
Per essere ammissibile una spesa deve rispondere ai seguenti requisiti:
1. essere chiaramente imputata al soggetto beneficiario;
2. essere strettamente connessa alle attività previste dal progetto;
3. non risultare sostenuta da altri contributi provenienti da altri programmi comunitari,
nazionali, regionali o comunque sostenuta da altri programmi pubblici, fatti salvi
eventuali benefici fiscali erga omnes non classificati come aiuti di stato;
4. soddisfare il principio di buona gestione finanziaria, di economicità in termini di rapporto
costi/benefici;
5. essere effettuata nel periodo di eleggibilità del progetto come successivamente definito
al punto 1.2;
6. rientrare in una delle categorie di spesa ammissibile indicate nelle “Linee guida per la
manifestazione di interesse alla realizzazione di interventi per il rafforzamento
tecnologico dei distretti produttivi dell’Emilia-Romagna” approvate con la Delibera di
Giunta n. 769 del 09/06/2011;
7. corrispondere a pagamenti effettivamente e definitivamente sostenuti con modalità di
pagamento che permettano di ricondurre la spesa al progetto (devono risultare quindi,
l’uscita monetaria e l’iscrizione in bilancio, senza possibilità di recupero);
8. essere registrata nella contabilità del beneficiario ed essere chiaramente identificabile
(tenuta di contabilità separata del progetto o utilizzo di un codice che permetta di
identificare in maniera chiara la contabilità del progetto);
9. essere sostenuta nel rispetto dei criteri civilistici e fiscali in tema di contabilità e dei
regolamenti di contabilità del beneficiario;
10. essere pagata unicamente con bonifico bancario, ricevuta bancaria, assegno non
trasferibile; nel caso di pagamenti in valuta estera saranno considerati validi soltanto
pagamenti effettuati con bonifico bancario; pertanto il relativo controvalore in € è
ottenuto sulla base del cambio utilizzato per la transazione nel giorno di effettivo
pagamento;
11. essere rendicontata utilizzando gli appositi supporti cartacei ed informatici predisposti
dal Servizio di Politiche di Sviluppo Economico, Ricerca Industriale e Innovazione
Tecnologica - Direzione Generale Attività Produttive, Commercio, Turismo.
1.2 Periodo d’eleggibilità delle spese per i progetti ammessi a contributo
Il periodo di eleggibilità parte dalla data indicata nella convenzione tra il beneficiario e la
Regione Emilia-Romagna e termina con la data stabilita in essa. L’eventuale proroga
allungherà di conseguenza i termini del periodo di eleggibilità.
Le spese si intendono sostenute nel periodo di eleggibilità se:
1. l’obbligazione giuridica originaria alla base della spesa è sorta dopo la presentazione
della manifestazione di interesse;
2. la fattura, o altro documento contabile che attesti l’avvenuta spesa sostenuta, è datata
entro il periodo di esecuzione del progetto;
3. Il relativo pagamento è stato eseguito (data della valuta) prima della presentazione della
documentazione per la rendicontazione, cioè entro 60 (sessanta) giorni dopo la fine del
progetto.
1.3 Spese escluse
Non sono ammissibili spese indirettamente funzionali al progetto o ricomprese nelle attività
amministrative/contabili, formazione o in altre attività di tipo ordinario.
Sono da considerare escluse:
1. tutte le spese che non rientrano nelle categorie previste dalle “Linee guida per la
manifestazione di interesse alla realizzazione di interventi per il rafforzamento
tecnologico dei distretti produttivi dell’Emilia-Romagna” allegate alla DGR 769/2011;
2. l’I.V.A. ed altre tasse, imposte e bolli;
3. tutte le spese che hanno una funzionalità solo indiretta al progetto svolte e/o
riconducibili a normali attività funzionali del beneficiario;
Non sono inoltre ammissibili le donazioni, in quanto atti di liberalità effettuati a prescindere dal
progetto.
Non sono ammissibili l’acquisto di beni usati e la valorizzazione di lavori in economia o che si
configurano come operazioni di lease back su beni già di proprietà del beneficiario.
Non sono ammissibili le spese per beni e servizi, compreso il personale, non utilizzati per la
realizzazione del progetto.
Si rammenta infine che:
- non sono ammessi pagamenti attraverso cessione di beni o compensazione di qualsiasi
genere tra il beneficiario ed il fornitore, ed in contanti. Tale principio vale anche per le spese
di personale, che devono corrispondere a pagamenti effettivamente e definitivamente
sostenuti dal beneficiario.
- non sono ammesse spese riferite al legale rappresentante, e a qualunque altro soggetto
facente parte degli organi societari, e al coniuge o parenti entro il terzo grado del soggetto
beneficiario. Sono unicamente ammesse le prestazioni lavorative rese da soci con contratto
di lavoro dipendente e senza cariche sociali;
- non sono ammesse spese fatturate all’impresa beneficiaria da società con rapporti di
controllo o collegamento così come definito ai sensi dell’art. 2359 del c.c. o che abbiano in
comune soci, amministratori o procuratori con poteri di rappresentanza.
A titolo esemplificativo e non esaustivo si elencano alcune tipologie di spese esplicitamente
non ammissibili:
− oneri per imposte, concessioni, interessi passivi, etc.;
− spese inerenti materiale di arredamento di qualsiasi categoria;
− spese inerenti tutti i mezzi targati destinati al trasporto di cose, merci, persone, anche
se autocarri o ad uso promiscuo;
− hardware non disposto all’interno dei locali adibiti allo svolgimento del progetto;
− software non specialistico e non connesso all’attività del progetto (programmi di office
automation, sistemi operativi, antivirus, etc.);
− tutte le attrezzature utilizzate per attività amministrative quali apparecchiature per
fotocopie, macchine fotografiche, telecamere, telefax, calcolatrici, palmari, etc;
− spese relative al trasporto dei beni;
− spese inerenti i beni/servizi consegnati a qualunque titolo a soggetti diversi dal
beneficiario.
2. Spese ammissibili
Per la determinazione dei costi ammissibili vale il criterio di "cassa", cioè i costi devono essere
stati effettivamente sostenuti e liquidati nel periodo compreso fra la data di inizio e quella di
termine del progetto, con le sole eccezioni degli oneri per il personale dipendente.
Limitatamente al solo ultimo periodo è consentita l'effettuazione del pagamento di fatture
pervenute entro la data di ultimazione e rendicontazione del progetto entro i 60 giorni
successivi.
Le categorie di spese ammissibili sono quelle indicate al punto 6.3 delle “Linee guida per la
manifestazione di interesse alla realizzazione di interventi per il rafforzamento tecnologico dei
distretti produttivi dell’Emilia-Romagna” allegate alla DGR 769/2011. Ad integrazione di quanto
già specificato, si riportano le seguenti informazioni.
Saranno considerate ammissibili:
a) le spese sostenute per la realizzazione delle attività previste per la parte A svolte dai
soggetti attuatori con risorse e competenze interne; le risorse interne non potranno superare il
50% delle spese rendicontate.
Per personale interno si intende:
Spese per il personale interno per attività collegate alla realizzazione del progetto. Sono
ammissibili esclusivamente i costi per il personale dipendente (a tempo indeterminato o
determinato). I costi di personale interno rendicontati dovranno necessariamente riferirsi a
personale con sede di lavoro stabile sul territorio dell’Emilia-Romagna.
Per i soggetti attuatori che hanno previsto l’utilizzo di personale, a tempo indeterminato o
determinato, in “comando” distaccati da altri soggetti giuridici per le attività previste dal
progetto, sempre nei limiti di quanto illustrato per il personale interno, dovrà essere allegata alla
rendicontazione dei costi del dipendente, copia del mandato e dettaglio degli oneri stipendiali a
carico del soggetto richiedente.
Definizione di costo orario aziendale: nel costo orario aziendale si considera il costo lordo
aziendale comprensivo di importo mensile, contributi INPS, contributi INAIL, rateo TFR, rateo
ferie, rateo Tredicesima mensilità ed, eventualmente, rateo Quattordicesima mensilità. Per il
personale dipendente il costo sarà determinato in base alle ore lavorate valorizzate secondo
l’apposito schema predisposto dall’Amministrazione regionale(scheda 1A) .
Si precisa che l’IRAP non costituisce costo ammissibile.
b) le spese sostenute per la realizzazione delle attività previste per la parte A svolte dai
soggetti attuatori con risorse esterne; nel dettaglio:
1. ricorso a consulenze specialistiche necessarie per le attività di sensibilizzazione e
confronto ai livelli più elevati del management aziendale delle imprese sui temi del
knowledge management, del design management e dell’open innovation;
2. ricorso a consulenze specialistiche per l’applicazione sperimentale di tali metodologie
presso imprese singole o in raggruppamento, a scopo dimostrativo;
3. ricorso a consulenze specialistiche necessarie allo sviluppo di tools personalizzati alle
caratteristiche tecnologiche e produttive del distretto produttivo di riferimento, da
diffondere e mettere a disposizione di tutte le imprese
Per consulenze specialistiche si intendono oltre le attività sopraindicate, le attività con
contenuto di ricerca o progettazione destinate al progetto e commissionate a professionisti
singoli e associati, società di consulenza, laboratori e centri, stipulati anche nella forma di
contratti a progetto. Sono considerati validi contratti sottoscritti dalle parti, nella forma di
semplice scrittura privata, nel periodo di eleggibilità e riportanti la chiara indicazione delle
attività da svolgere, i termini e le modalità degli impegni assunti, la connessione e la coerenza
dell’attività consulenziale con il progetto per cui si avanza richiesta di contributo, nonché il
corrispettivo pattuito tra le parti per la prestazione consulenziale. Nel caso di sottoscrizione di
contratti con soggetti giuridici, dovrà essere chiaramente identificato il nominativo della persona
incaricata allo svolgimento dell’attività prevista. Il costo relativo a contratti che prevedano una
conclusione posteriore alla data di termine del progetto sarà riconosciuto con riferimento alle
attività, inerenti l'oggetto della consulenza, svolte all'interno del periodo di eleggibilità delle
spese. Le consulenze dovranno essere rendicontate con regolari fatture imputate al
beneficiario (oppure, in caso di consulenze prestate da soggetti sprovvisti di partita I.V.A., con
apposite note aventi valore fiscale probatorio equivalente alle fatture). Inoltre, in fase di
rendicontazione della spesa sostenuta, il beneficiario dovrà allegare una relazione, a firma di
chi ha fornito la prestazione, riguardante modalità, contenuto, finalità della consulenza e
obiettivi raggiunti.
4. le spese necessarie per le attività di sensibilizzazione/confronto sui temi del knowledge
management, del design management e dell’open innovation, e le attività finalizzate allo
sviluppo di tools personalizzati alle caratteristiche tecnologiche e produttive del distretto
produttivo di riferimento, non riconducibili alle consulenze specialistiche e inerenti
l’organizzazione degli eventi territoriali; le spese sostenute dovranno essere
rendicontate con regolari fatture, imputate al beneficiario e possono prevedere, tra gli
altri, i costi sostenuti per l’attuazione di campagne promozionali e a mezzo stampa, la
realizzazione di brochure e newsletter, la partecipazione a fiere ed eventi (esclusi
rimborsi di vitto, alloggio e viaggio), i costi sostenuti per l’affitto di sale conferenza ed
eventuali costi per il ristoro dei partecipanti, ecc. Ogni fattura dovrà essere
accompagnata, in fase di presentazione per la rendicontazione della spesa, da una
breve relazione cui allegare materiale atto a ricondurre la spesa stessa al progetto
finanziato nell’ambito del BANDO "DAI DISTRETTI PRODUTTIVI AI DISTRETTI
TECNOLOGICI -2 " . Si precisa che i soggetti attuatori che hanno in gestione diversi
distretti di riferimento potranno presentare, nel caso le attività svolte negli eventi
territoriali siano trasversali tra i diversi distretti, un’unica fattura con identificato, in
maniera univoca, il dettaglio della quota parte da addebitare al singolo distretto oggetto
di rendicontazione.
L’importo massimo ammissibile per la realizzazione della parte A dei programmi non potrà
superare complessivamente il valore di 100.000 Euro. L’ammissibilità delle spese decorre dalla
data di presentazione della manifestazione di interesse.
c) le spese per sviluppare le reti e le attività di ricerca previste nella parte B.
Una quota non inferiore al 70% dei costi previsti nella parte B dovrà riguardare il rimborso delle
spese sostenute dalle imprese per il costo del lavoro del primo anno di attività dei giovani
ricercatori assunti.
Ove previste, sono comprese nella voce di costo c) anche le altre spese effettuate dalle
imprese individuate come ammissibili e finanziabili, ai sensi dell’art. 5 del bando di evidenza
pubblica emanato dal beneficiario. Il contributo ricevuto dalle singole imprese aderenti ai
contratti di rete o dai consorzi di imprese sarà erogato dai soggetti attuatori nell’ambito della
regola del de minimis (Regolamento (CE) n. 1998/2006). Per le spese sostenute dalle imprese
aderenti ai contratti di rete la data di decorrenza dell’ammissibilità dovrà essere specificata dal
beneficiario nella procedura di evidenza pubblica e non potrà comunque essere antecedente
alla data di pubblicazione di tale procedura.
Le spese sostenute dalle reti di impresa/consorzi dovranno essere già state rimborsate alle
stessa/i dal beneficiario, con le modalità previste nelle Convenzioni sottoscritte tra soggetto
attuatore e reti di ricerca o consorzi; la richiesta di rendicontazione di tali costi sostenuti dal
beneficiario dovrà essere corredata da adeguata documentazione ai sensi del precedente art.
1.1.
d) i costi relativi al tutor scientifico (preferibilmente individuato nelle strutture della Rete Alta
Tecnologia) e delle figure manageriali coinvolte (provenienti preferibilmente dalle imprese
aderenti ai contratti di rete o consorzi di ricerca).
Sono considerati validi contratti sottoscritti dalle parti, nella forma di semplice scrittura privata,
nel periodo di eleggibilità e riportanti la chiara indicazione delle attività da svolgere, i termini e
le modalità degli impegni assunti, la connessione e la coerenza dell’attività, di tutoraggio
scientifico o manageriale, con il progetto per cui si avanza richiesta di contributo, nonché il
corrispettivo pattuito tra le parti per la prestazione, stipulati anche nella forma di contratti a
progetto. Nel caso di sottoscrizione di contratti con soggetti giuridici, dovrà essere chiaramente
identificato il nominativo della persona incaricata allo svolgimento dell’attività prevista. Il costo
relativo a contratti che prevedano una conclusione posteriore alla data di termine del progetto
sarà riconosciuto con riferimento alle attività svolte all'interno del periodo di eleggibilità delle
spese. Le attività dei tutor e dei manager dovranno essere rendicontate con regolari fatture
imputate al beneficiario (oppure, in caso di consulenze prestate da soggetti sprovvisti di partita
i.v.a., con apposite note aventi valore fiscale probatorio equivalente alle fatture). Inoltre, in fase
di rendicontazione della spesa sostenuta, il beneficiario dovrà allegare una relazione, a firma
del consulente, riguardante modalità, contenuto, finalità dell’attività e obiettivi raggiunti.
e) Una quota non superiore al 7% delle spese previste per la parte B potrà riguardare le spese
dirette sostenute dai soggetti attuatori per:
1. la gestione dei rimborsi alle imprese, aderenti ai contratti di rete o ai consorzi, e potrà
riguardare sia personale interno sia consulenti esterni dedicati al controllo delle
rendicontazioni, all’erogazione dei contributi ed ad altre incombenze amministrative.
In caso di ricorso a personale interno vale quanto specificato al precedente p.to 2 a).
In caso di attivazione di contratti di collaborazione, si precisa che: il contratto deve
essere stipulato dalla data di concessione del contributo regionale al beneficiario o da
date successive; il programma di lavoro oggetto del contratto deve prevedere
esplicitamente la connessione e la coerenza con il progetto per cui si avanza richiesta
di contributo; il contratto a progetto non può essere stipulato con i titolari, i soci, i legali
rappresentanti, i componenti dell'organo di amministrazione e di controllo dell’impresa
richiedente; il contratto a progetto non può essere stipulato con i coniugi o i parenti in
linea retta fino al secondo grado dei titolari/soci/legali rappresentanti e/o componenti
l’organo di amministrazione dell’impresa richiedente. In caso di attivazione di contratti di
collaborazione, in fase di rendicontazione della spesa sostenuta, il beneficiario dovrà
allegare una relazione, a firma del consulente, riguardante modalità, contenuto e finalità
dell’attività svolta oltre ad una copia del contratto di consulenza per verifiche e
approfondimenti istruttori;
2. la presentazione della garanzia fideiussoria presentata per l’ottenimento dell’anticipo,
quantificato nella quota del 30% del totale contributo concesso dalla Regione, come da
modalità previste nella Convenzione sottoscritta tra la Regione Emilia-Romagna ed il
beneficiario. Il costo sostenuto sarà ammesso a rendicontazione, in maniera univoca
per ogni distretto di riferimento, nel caso il beneficiario ne abbia in gestione più di uno,
con apposita documentazione nella quale, oltre all’importo della spesa sostenuta, dovrà
essere riportato il nome del Beneficiario/Contraente, il n. dell’atto di Fidejussione ed il
nome della Banca o della Società Assicuratrice costituitosi fideiussore.
L’importo massimo ammissibile per la realizzazione della parte B dei programmi non potrà
superare il valore del “Contributo concesso per attività Parte B del programma di attività”,
riportato negli atti regionali con i quali si è provveduto ad ammettere e finanziare le attività
previste dal Bando.
3. Modalità di presentazione della rendicontazione
La rendicontazione dovrà essere presentata utilizzando esclusivamente gli appositi supporti
informatici predisposti dall’Amministrazione regionale e disponibili sul sito
http://imprese.regione.emilia-romagna.it/
Non saranno ritenute valide rendicontazioni presentate su supporti diversi o modificati.
Il contributo è erogato per stati di avanzamento del programma complessivo approvato,
secondo il seguente schema (art. 4 Convenzione sottoscritta tra la Regione Emilia-Romagna
ed il beneficiario):
Il beneficiario può richiedere una anticipazione pari al 30% del contributo concesso,
previa presentazione di polizza fideiussoria;
- Ulteriori acconti per stati di avanzamento della spesa, da presentare alla Regione entro i
mesi 12 e 18 dalla data di decorrenza della presente convenzione.
L’importo di tali acconti sarà determinato nella misura del 100% delle spese rendicontate e
validate dalla Regione. La somma di tali acconti, inclusa l’eventuale anticipazione erogata
alla sottoscrizione della convenzione, non potrà in ogni caso superare il 90% del contributo
massimo previsto.
- Il saldo a conclusione del progetto e dietro presentazione della documentazione di
rendicontazione finale nonché di una dettagliata relazione dei risultati conseguiti.
La rendicontazione dovrà essere consegnata completa di tutta la documentazione contabile ed
amministrativa minima, pena la nullità, entro 60 giorni dai termini sopra indicati.
Qualora la documentazione non venga inviata secondo le modalità ed i tempi sopra indicati si
procederà alla revoca del contributo come indicato all’Art. 9 della sopracitata Convenzione
sottoscritta tra la Regione Emilia-Romagna ed il beneficiario.
Entro le scadenze precedentemente indicate il beneficiario è tenuto a presentare alla Regione
una relazione sullo stato di avanzamento delle attività di Sviluppo del knowledge management,
design management, open innovation e della attività finalizzata alla costruzione di reti per la
ricerca e una rendicontazione finanziaria, con lo stato di avanzamento della spesa. Ad essa
dovranno essere allegati i documenti di spesa debitamente quietanzati, secondo quanto
disposto da questo regolamento.
Il beneficiario è inoltre tenuto a presentare un rapporto finale, al completamento del programma
di attività.
Le relazioni, le rendicontazioni finanziarie ed il rapporto finale dovranno essere inviate alla
Regione entro le scadenze sopra indicate, sia in formato cartaceo che tramite file registrato su
CD rom o DVD. Trascorso tale termine, in assenza di adeguata motivazione da parte del
beneficiario, la Regione può procedere alla revoca del contributo.
3.1 Documentazione minima obbligatoria
Ad ogni rendicontazione dovranno essere allegati i seguenti documenti:
1. Dichiarazione sostitutiva d’atto notorio alla consegna della rendicontazione;
2. Schede di rendicontazione;
3. Moduli “anagrafica del creditore” e “modalità di pagamento”;
4. modulo richiesta D.U.R.C. .
3.2 Documentazione contabile minima
Per ogni spesa dovrà essere allegata:
1. La fattura o altro documento contabile comprovante la spesa sostenuta;
2. Copia del bonifico o ricevuta bancaria dal quale si evinca chiaramente il beneficiario;
3. Unicamente per il personale interno, bonifico cumulativo.
3.3 Integrazioni
Qualora la documentazione inviata risultasse parzialmente insufficiente o non chiara, la
Regione si riserva la facoltà di richiedere le necessarie integrazioni che dovranno essere
improrogabilmente fornite entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta.
Trascorso tale termine si procederà comunque all’esame della rendicontazione con la
documentazione fino a quel momento ricevuta.
4. Consuntivo e determinazione del contributo
Fermo restando il mantenimento degli obiettivi previsti, il beneficiario può richiedere alla
Regione modifiche alle attività previste nel programma di cui all’Allegato 1 della Convenzione
sottoscritta tra la Regione Emilia-Romagna ed il beneficiario, incluse eventuali modifiche al
piano finanziario.
Le richieste di modifica, debitamente motivate, dovranno essere inoltrate alla Regione, che le
valuterà entro 60 gg. dal ricevimento. Qualora entro tale termine la Regione non formuli rilievi o
richieste di chiarimento, le modifiche si intendono approvate.
Qualsiasi modifica alle attività previste e alla composizione delle spese preventivate non
comporterà nessuna variazione al contributo massimo erogabile da parte della Regione
stabilito all’art. 3 della già richiamata Convenzione.
4.1 Determinazione del contributo
La determinazione del contributo avverrà in base alle seguenti fasi:
- esame della documentazione inviata ed eventuale richiesta di integrazioni come indicato al
precedente punto 3.3;
- identificazione delle spese definitivamente ammesse; le eventuali eccedenze che si è
provveduto a non ammettere, una volta verificato il raggiungimento dell’obiettivo di spesa per lo
stato di avanzamento precedente il saldo finale, saranno riconosciute nel successivo stato
d’avanzamento lavori (saldo);
- determinazione finale del contributo. Tale importo non potrà comunque essere superiore al
contributo concesso.
Al termine dell’istruttoria della rendicontazione presentata il beneficiario dovrà presentarsi
presso gli uffici preposti per annullare gli originali delle fatture precedentemente inviate in
copia. Nella stessa occasione al beneficiario verrà consegnata la comunicazione con la quale
la Regione Emilia-Romagna definisce l’esito dell’istruttoria della rendicontazione.