WP_DocFlow_X_SAP

DocFlow x SAP
EFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI
Integrare dati transazionali, documenti e processi
www.docflow.com
DocFlow x SAP
QUALI SCENARI APPLICATIVI?
2
FINANZA
• Verifica e approvazione Fatture Fornitore
• Conservazione Sostitutiva documenti fiscali
• Real-Time Finance Dashboard
RISORSE
UMANE
•
•
•
•
•
VENDITE
• Archiviazione documenti del ciclo di vendita (dall’offerta al pagamento)
• Gestione Contratti di Fornitura
• Gestione documentazione della Clientela con SAP CRM
ACQUISTI
•
•
•
•
•
PRODUZIONE
• Documentazione tecnica allegata ai prodotti/equipaggiamenti
• Gestione documenti di commessa e processi autorizzativi
• Gestione documentazione SAP PLM
SISTEMI
INFORMATIVI
•
•
•
•
Distribuzione on-line ed email del Cedolino
Composizione e conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro
Gestione completa del Fascicolo del Dipendente
Processo elettronico dei Permessi e Variazione orario
Processo elettronico delle Trasferte e Nota Spese
Emissione RDA
Emissione Ordini di Acquisto
Documentazione di Gara
Gestione completa della Pratica Acquisti
Qualifica Fornitori
Archiviazione dati e documenti storici SAP (Application Data Archiving)
Gestione del Ciclo di Vita dei cespiti ICT
Gestione Commesse Software
Segnalazione Guasti e Richieste Intervento
INTEGRARE SAP
CON L’ECM
N
egli ultimi anni le organizzazioni
hanno concentrato l’attenzione sui sistemi ERP al fine di riuscire a gestire in
maniera rapida ed efficace i dati transazionali. Ma oltre che sui dati, i processi di business si basano sulla
gestione dei documenti alla base delle transazioni e su
processi collaborativi tra le diverse figure aziendali coinvolte. L’ERP è la soluzione ottimale per la gestione del dato,
ma essendo chiuso su se stesso non è in grado di supportare i processi organizzativi. Gestire i processi documentali mediante SAP, senza avvalersi di un sistema
documentale a parte, è in realtà possibile, ma implica costi
elevati e una rilevante complessità nelle fasi di implemen-
GESTIRE I PROCESSI DOCUMENTALI MEDIANTE SAP,
SENZA AVVALERSI DI UN SISTEMA DOCUMENTALE A PARTE,
È POSSIBILE, MA IMPLICA COSTI ELEVATI E UNA RILEVANTE
COMPLESSITÀ NELLE FASI DI IMPLEMENTAZIONE E DI GESTIONE
tazione e di gestione. Sono poche quindi le imprese che
possono permettersi progetti di questo tipo e, di conseguenza, il mondo transazionale e quello documentale vivono ognuno in maniera a se stante. Per cui se per gestire
un processo transazionale serve un documento, gli utenti
devono ricercarlo e gestirlo con attività manuali, spesso
causa di colli di bottiglia e di costi nascosti. Si pensi per
esempio alle procedure per la registrazione di una fattura:
all’arrivo del documento i dati vengono inseriti manualmente dall’utente nel sistema ERP ed entrano a far parte
del mondo transazionale. Ma cosa succede se per esempio il fornitore che ha emesso la fattura non è presente nel
sistema e, di conseguenza, nemmeno il relativo ordine? La
fattura di solito viene fotocopiata, portata alla persona che
si occupa dell’inserimento dei dati relativi ai nuovi fornitori
e a quella che si occupa degli ordini. Mentre vengono
3
svolte queste attività l’intero processo è bloccato.
Le stesse problematiche si incontrano anche nelle altre
aree aziendali le cui attività si basano su dati transazionali:
amministrazione (dati delle fatture, delle scritture contabili…), risorse umane (dati relativi ai cedolini di pagamento, ai permessi…), vendite (dati relativi al ciclo di
vendita), acquisti (dati dei fornitori, degli ordini di acquisto…) e produzione (dati della documentazione tecnica
allegata ai prodotti). Per le aziende concentrarsi solo sul
dato è quindi limitante e occorre riuscire a colmare il gap
che ancora esiste tra il mondo transazionale e quello documentale, integrando dati, documenti e processi.
Efficienza e velocità in tutte le aree aziendali
DocFlow ha sviluppato una soluzione di Enterprise Content Management che, interfacciandosi direttamente (mediante un’interfaccia certificata) con SAP, tra gli ERP più
diffusi in tutto il mondo, consente di collegare le transazioni ai documenti e alle informazioni (strutturati e non) e,
DOCFLOW HA SVILUPPATO UNA SOLUZIONE DI ENTERPRISE
CONTENT MANAGEMENT CHE, INTERFACCIANDOSI
DIRETTAMENTE CON SAP, CONSENTE DI COLLEGARE
LE TRANSAZIONI AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI E DI
GESTIRE IN MANIERA AUTOMATIZZATA I PROCESSI CONNESSI
passaggio successivo, di gestire in maniera automatizzata
i processi connessi. Grazie a questa integrazione tutte le
aree aziendali le cui attività si basano sui dati transazionali che si trovano nel gestionale possono risparmiare
tempo e risorse. L’unione SAP-DocFlow permette di far leva
sugli investimenti che le imprese hanno già effettuato nel
sistema gestionale valorizzandoli e ottimizzandoli.
L’integrazione avviene sia a livello server, per facilitare l’acquisizione dei documenti provenienti da diversi canali, che
a livello client, in modo che gli utenti possano gestire do-
4
cumenti e processi direttamente dalla schermata di SAP. Per
cui tramite un’unica interfaccia gli utenti hanno a disposizione tutti gli elementi necessari: la transazione, il documento correlato e il processo che sta eseguendo. In pratica,
i documenti vengono acquisiti da diversi canali nella soluzione DocFlow, classificati e legati al preciso processo di
business per essere pronti a entrare nei workflow. A questo
punto l’utente di business preposto riceve una segnalazione
e registra il documento su SAP. Quando l’utente si trova a
gestire un evento generato da SAP il sistema in automatico
DOCFLOW NON IMPONE NESSUN MODELLO PRECOSTITUITO
MA, PARTENDO DA BEST PRACTICE SVILUPPATE IN ANNI
DI ESPERIENZA, PROPONE APPLICAZIONI CREATE AD HOC
SULLA BASE DELLE SPECIFICHE ESIGENZE
mette a disposizione i documenti e le informazioni correlate
e consente di innestare il processo di approvazione, al termine del quale viene inviato un segnale al gestionale per
notificare all’utente che il processo è concluso. Un ulteriore
passo è dato dalla Conservazione Sostitutiva che è prevista dalla soluzione DocFlow, per cui grazie all’integrazione
SAP-DocFlow i documenti correlati a SAP possono essere
portati direttamente in conservazione.
DocFlow porta innovazione nella gestione dei processi organizzativi legati alla gestione di documenti, modelli che
nelle imprese non hanno subito negli ultimi anni evoluzioni
sostanziali, nonostante i progressi dell’IT, e questo a discapito di efficienza e di efficacia. La soluzione è frutto di
una conoscenza approfondita da parte di DocFlow, non
solo delle tecnologie e delle normative, ma anche delle
specificità dei processi di business. DocFlow non impone
nessun modello precostituito ma, partendo da best practice sviluppate in anni di esperienza, propone applicazioni
create ad hoc sulla base delle esigenze e delle caratteristiche dell’azienda.
5
SCENARI APPLICATIVI
FINANZA
VERIFICA E APPROVAZIONE
DELLA FATTURA FORNITORI
I processi di verifica (VeFa) e di approvazione legati alla fattura fornitori sono i più costosi in termini di risorse interne per
via della loro importanza e delicatezza.
Spesso infatti la VeFa rappresenta l’unico reale processo di controllo delle spese relative a una commessa ed è con la sua
corretta gestione che risulta possibile allineare il percorso amministrativo che va dall’ordine al pagamento.
Il processo di automazione può essere suddiviso in tre fasi:
• pre-booking: controllo preventivo della fattura, recupero e correzione dati, invio alle transazioni di registrazione SAP
• post-booking: flusso di approvazione al pagamento, totale o parziale, per livelli di procura, seriale o in parallelo
• pagamento: incrocio tra le scadenze di pagamento indicate da SAP e il reale livello di approvazione ricevuto dalla fattura
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
• Semplificare e velocizzare la verifica
e l’approvazione delle fatture sin dal
loro arrivo in azienda senza circolazione di carta
• Coinvolgere efficacemente i procuratori per le autorizzazioni
• Rendere il processo trasparente
e “auditable”
• Lettura automatica del contenuto
delle fatture (OCR)
• Integrazione con il SAP Business
Workplace per la registrazione
automatica da SAP
• Workflow via Web/Mail/Mobile con
notifiche e code di lavoro “intelligenti”
• Efficienza: minori risorse per il ciclo di
verifica, approvazione e archiviazione
• Efficacia: gli addetti alla contabilità si
possono dedicare alla parte più pregiata del proprio lavoro
• Compliance: un processo automatizzato è un processo controllato
e misurabile
• Competitività: migliora l’immagine
aziendale verso l’esterno
• Opportunità: il processo, svincolato
dalla carta, può essere esternalizzato
IL PROCESSO DI LAVORO
6
SCENARI APPLICATIVI
RISORSE UMANE
PROCESSO ELETTRONICO
DEI PERMESSI E DELLE VARIAZIONI DI ORARIO
L’automazione completa del processo di gestione dei permessi e delle variazioni di orario è solo uno dei tanti processi HR
“distribuiti” trasformabile in elettronico con buoni vantaggi per l’azienda.
Candidato naturale a questo tipo di automazione è ogni processo di richiesta proveniente dai dipendenti che si articola in:
• compilazione del modulo elettronico o cartaceo
• approvazione da parte del responsabile o dell’addetto HR
• caricamento della transazione SAP di riferimento
L’automazione possibile con DocFlow permette a tutti gli attori coinvolti in questo processo aziendale di recuperare efficienza
e liberare risorse. I vantaggi aumentano con l’aumentare del numero dei dipendenti e della complessità aziendale.
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
• Velocizzare e semplificare il processo di richiesta senza circolazione
di carta
• Rispetto delle date del payroll
• Archiviare e consultare i documenti
prodotti
• Lettura automatica dei moduli cartacei via OCR
• Workflow via Web/Mail/Mobile con
notifiche e code di lavoro “intelligenti”
• Registrazione automatica delle transazioni SAP HR
• Efficienza: minori risorse per la
raccolta dei moduli e la registrazione
automatica
• Efficacia: reportistica ed “early
indicators” dell’andamento del processo
• Compliance: totale trasparenza
e monitoraggio del processo
IL PROCESSO DI LAVORO
7
SCENARI APPLICATIVI
VENDITE
GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
RELATIVA AI CLIENTI CON SAP CRM E SIEBEL
Quando si implementa un sistema di Customer Relationship Management (CRM) non va dimenticata l’importanza di una
gestione efficiente ed efficace dei documenti, e dei processi relativi, non strettamente legati al CRM.
Esistono attività legate ai documenti, comunemente effettuate dal CRM, che ben si prestano all’automazione:
• protocollare i documenti in ingresso e archiviarli
• imbustare/spedire comunicazioni e contratti
• gestire i faldoni dell’archivio
La soluzione CRMDocs di DocFlow offre un ampio ventaglio di funzionalità a cui attingere per migliorare i propri processi CRM.
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
• Velocizzare e semplificare il processo di richiesta senza circolazione
di carta
• Rispetto delle date del payroll
• Archiviare e consultare i documenti
prodotti
• Archiviazione centralizzata di tutti
i documenti relativi ai clienti
• Storico di lavorazione delle pratiche
• Dispacciamento automatico
• Integrazione bidirezionale con i principali sistemi CRM
• Efficienza: minori risorse per la gestione della documentazione
• Efficacia: i documenti non vanno
smarriti e sono accessibili immediatamente dal Contact center
• Compliance: calcolo immediato di
KPI e SLA per aderenza a regole interne, esterne e normative di settore
IL PROCESSO DI LAVORO
8
SCENARI APPLICATIVI
ACQUISTI
GESTIONE COMPLETA
DELLA PRATICA ACQUISTI
L’approvvigionamento è uno principali fattori strategici e competitivi per un’azienda. Questo processo necessita pertanto
di procedure efficaci e sistemi efficienti in grado di snellire con criterio i vari step operativi, ciascuno dei quali produce una
precisa tipologia di documenti più o meno destrutturati.
Caratteristica del processo degli acquisti è quella di essere trasversale all’organigramma: non tutti gli attori coinvolti possono
avere accesso a SAP e la durata in vita di una pratica richiede la gestione di retroazioni e sincronizzazioni “push”. Con SAP
si sostiene la parte transazionale del ciclo di vita della pratica, ma si trascurano le restanti parti content-enabled, destrutturate
per loro natura. Il crescente bisogno di compliance e di supporto alle azioni di audit giustifica l’introduzione di un sistema
specializzato e integrato con SAP per la gestione di ogni singolo documento relativo alla pratica acquisti. Le funzionalità di
automazione che DocFlow introduce nel processo di approvvigionamento sono una risposta efficace a questa esigenza.
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
• Gestire un processo molto articolato e disperso
• Aumentare la trasparenza dei processi autorizzativi
• Archiviare e rendere sempre consultabili i documenti storici delle
pratiche
• Archiviazione centralizzata di tutti
i documenti suddivisi per “pratica
fornitore”
• Storico di lavorazione delle pratiche
• Dispacciamento automatico verso
il fornitore
• Integrazione con i processi di business SAP del procurement
• Efficienza: servono meno risorse per
la gestione della documentazione
• Efficacia: buyer focalizzati sul processo e non sulla gestione dei documenti
• Compliance: l’aderenza dei processi
autorizzativi alle regole interne ed
esterne e alle normative di settore
è documentabile
IL PROCESSO DI LAVORO
9
SCENARI APPLICATIVI
PRODUZIONE
GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
ALLEGATA A PRODOTTI ED EQUIPAGGIAMENTI
Quello della documentazione allegata in SAP ai codici prodotto, alle attrezzature, ai macchinari e in genere gli
equipaggiamenti è un tema molto vasto.
Qualsiasi “elemento” inserito in SAP si accompagna infatti a una dote più o meno consistente di documenti corrispondenti
legati a qualità, dati di produzione, gestione operativa, riparazione e altro ancora. Per quanto riguarda le fonti, questa
documentazione può provenire dall’interno, essere generata automaticamente dai sistemi di produzione oppure arrivare dai
fornitori. Va aggiunta poi la documentazione del cosiddetto storico già esistente in azienda e custodita su supporti di
diverso tipo, dischi o anche in forma cartacea.
La proposta di DocFlow per la gestione degli “allegati” si compone di un sistema documentale integrato con SAP in grado
di archiviare, organizzare e rendere disponibile l’intera documentazione in modalità semplice, sicura e via Web.
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
• Organizzare e storicizzare tutta
la documentazione di produzione
• Condividere la documentazione con
altre Business Unit
• Automatismi per l’archiviazione
della documentazione pregressa
• Integrazione con i processi di business SAP
• Efficienza: servono minori risorse per
la gestione della documentazione
• Efficacia: i documenti non vanno
smarriti, sono accessibili facilmente
da Web e da SAP
• Compliance: il sistema soddisfa
le regole interne, esterne e le normative di settore legate all’archiviazione dei documenti
IL PROCESSO DI LAVORO
10
SCENARI APPLICATIVI
SISTEMI INFORMATIVI
ARCHIVIAZIONE DEI CONTENUTI NON STRUTTURATI:
FILE, MAIL, DOCUMENTI E DATI SAP, SHAREPOINT
Il bisogno di spazi di archiviazione per contenuti digitali non strutturati è in continua espansione e le grandi aziende faticano
a gestire, razionalizzare e mantenere il passo delle richieste. La crescita è di tale portata da rendere necessario in azienda
un sistema di gestione efficace e che sia innanzitutto “cost-effective”.
Le iniziative di archiviazione dei contenuti non strutturati dovrebbero cominciare dalle aree più problematiche in termini di
gestione dell’informazione, costi di archiviazione e aspetti legali. Ciò premesso, secondo la maggior parte dei responsabili
IT l’importanza aziendale dei contenuti non strutturati rispecchia il seguente ordine: documenti e immagini, e-mail, files,
documenti e report SAP, altro.
Per quanto riguarda SAP, è noto che il sistema non cancella i master data in tempo reale, di conseguenza la dimensione della
sua base dati cresce di pari passo con il numero delle transazioni generate sino a quando il cliente non decide di rimuovere
le transazioni chiuse. Il Data Archiving consente di archiviare sotto forma di file tutti i contenuti storici, liberando spazio
sul Database e permettendone l’eventuale reintegro.
Con “Integrated Content Archive” di DocFlow è possibile realizzare una soluzione integrata di archiving per le principali
piattaforme generatrici di contenuti in azienda.
BUSINESS CHALLENGE
BUSINESS SOLUTION
BUSINESS BENEFITS
• Risparmiare spazio di storage gestito
• Conservare la memoria storica di
tutto ciò che viene prodotto in
azienda
• Unica soluzione per l’archiviazione di
qualsiasi contenuto prodotto in azienda
• Gestione interna di sicurezza, backup
e disaster recovery
• Oltre 10 anni di vita della soluzione
• Integrazione con processi di business SAP del procurement
• Efficienza: minori costi di gestione
e migrazione dei sistemi
• Efficacia: incremento della velocità di
esecuzione di SAP e degli altri sistemi
• Compliance: unico punto di accesso
per i dati e i documento storici dell’azienda
IL PROCESSO DI LAVORO
11
CASE HISTORY
GALILEO AVIONICA
DocFlow Synergy per dematerializzare il ciclo passivo
e migliorare la governance dei documenti a supporto
dei processi di business gestiti da SAP
L’azienda
Galileo Avionica è una società del Gruppo Finmeccanica che raccoglie tutte le attività italiane e inglesi nell’ambito dell’elettronica per la difesa. La
società è nata nel 2001 dall’aggregazione di
aziende del gruppo Finmeccanica dislocate su tutto
il territorio nazionale, ognuna delle quali con un sistemi informativi propri. In seguito è stato introdotto un sistema condiviso, fino ad arrivare
all’implementazione di un sistema SAP unico a supporto di tutti i processi di business.
L’esigenza
La società aveva l’esigenza di dematerializzare il
ciclo passivo (circa 60.000 fatture all’anno) per
migliorare l’efficienza e la governance dei documenti a supporto dei processi di business gestiti
da SAP. Le attività legate alla gestione del ciclo passivo erano destrutturate e distribuite in sei sedi,
senza una corrispondenza effettiva tra il personale
e i carichi di lavoro. Si rendeva quindi necessario
migliorare le modalità di distribuzione di tali carichi,
a prescindere dal sito di registrazione del documento.
La soluzione
Galileo Avionica ha implementato DocFlow Synergy
che consente di archiviare in un unico repository
tutte le immagini delle fatture, che sono quindi registrabili e contabilizzabili da chiunque, ovunque si
trovi, senza necessità di trattare il documento car-
12
taceo. In questo modo vengono unificati i processi
di lavorazione e approvazione, ed è possibile accedere ai documenti direttamente dal client SAP. Tra gli
altri vantaggi: eliminazione degli interscambi di documenti tra sedi contabili e sedi operative per approvazioni e anomalie, semplificazione dei processi,
possibilità di notificare immediatamente i diversi
eventi che accadono ed eliminazione degli archivi
cartacei grazie alla Conservazione Sostitutiva.
Il progetto
Nel progetto, iniziato nel 2006, la parte consulenziale si è rivelata importante nella progettazione del
ciclo organizzativo di processo con l’obiettivo di
adattare il software alle specifiche esigenze. Dopo
una fase di analisi iniziale, sono stati acquisiti i documenti nei diversi siti; l’acquisizione è stata poi
centralizzata in un unico centro di raccolta. Il supporto di DocFlow è stato importante anche per le
attività di change management. Il progetto è sempre in divenire e ora comprende anche attività, non
necessariamente amministrative, che prima erano
gestite in maniera manuale (come per esempio il
processo di liquidazione-autorizzazione al pagamento delle fatture per prestazione). Gli step successivi riguardano l’acquisizione dei documenti
scambiati via e-mail e la gestione dei ciclo attivo. Il
valore dell’approccio DocFlow risiede nel fatto di
essere incrementale, il che consente da un lato l’immediata risoluzione di eventuali problematiche, sia
di tipo tecnico che organizzativo, e dall’altro il trasferimento del know-how dal partner all’azienda
cliente.
CASE HISTORY
SOLVAY ITALIA
DocFlow per migliorare il workflow delle fatture e dei
documenti contabili anche grazie a processi
automatizzati di collegamento a SAP
L’azienda
Il Gruppo Solvay, fondato in Belgio nel 1863 da Ernest Solvay, è una multinazionale che opera in tre
settori: chimico, farmaceutico e materie plastiche.
L’esigenza
L’attenzione verso la gestione documentale ha radici
lontane in Solvay e risale a oltre 15 anni fa con l’implementazione di una soluzione per la scansione ottica dei documenti e il caricamento sul gestionale SAP
adottato a livello internazionale e di un sistema di
workflow verso il quale venivano indirizzate diverse tipologie di documenti. In tempi più recenti, a seguito
di una nuova organizzazione amministrativa a livello
europeo, Solvay Italia ha sentito l’esigenza di ottimizzare la gestione documentale, allo scopo di contenerne i costi e l’impatto negativo sull’efficienza dei
processi. In particolare, l’attenzione era rivolta al workflow delle fatture e dei documenti contabili. Infatti, a
seguito della creazione di un centro servizi a Lisbona,
in Portogallo – che accorpava buona parte dei processi di contabilizzazione del Gruppo, con l’aggiunta
delle chiusure contabili – si è creato uno scambio notevole di documenti cartacei tra questo centro e l’Italia per i processi di verifica e di elaborazione che
precedono l’archiviazione. Oltre all’ottimizzazione di
tale flusso, un driver importante del progetto era costituito dalla compliance relativa alla conservazione
nel tempo dei documenti (dieci anni per l’Italia).
La soluzione
La soluzione DocFlow ha consentito di ottimizzare i
flussi documentali mantenendo invariato il processo
interno di scansione dei documenti che veniva
svolto con il precedente sistema. Nella sede italiana
sono scomparsi i plichi di documenti che ogni mese
arrivavano da Lisbona ed è venuta meno la necessità
di archiviarli in formato cartaceo, con tutto quel che
consegue in termini di efficienza e risparmio. I documenti sono archiviati su un server presso il sito
di Bollate e un processo automatizzato provvede
ad estrarli e a caricarli su SAP nelle ore notturne.
L’estrazione avviene ogni ventiquattro ore e la società verifica che tutto si svolga nel modo corretto,
anche attraverso controlli a campione, per poi dare
il via libera al passaggio sicuro verso DocFlow e la
conservazione sostitutiva.
Il progetto
Per la realizzazione del progetto, che ha ottenuto un
forte commitment da parte del vertice aziendale,
sono stati presi in considerazione quindici fornitori,
poi ridotti a due. Fondamentale sia per la prima selezione sia per la scelta finale operata sono state la
competenza dimostrata da DocFlow in materia fiscale
e la disponibilità a eseguire un accurato assessment
della situazione di partenza per individuare le possibili aree di miglioramento senza stravolgere l’esistente.
Il fornitore DocFlow ha la Delega di Responsabile
della conservazione sostitutiva, con l’impegno a garantire l’adeguamento costante alle evoluzioni normative e la disponibilità per dieci anni di un archivio
a norma di legge. Risolto il problema delle fatture,
l’attenzione di Solvay Italia si è proiettata verso la gestione con DocFlow dei documenti di trasporto e dei
cedolini paga.
13
CASE HISTORY
Wolters Kluwer Italia
DocFlow per creare un unico punto di accesso per
gestire le comunicazioni con i clienti, i documenti e i
processi amministrativi in maniera integrata a SAP
L’azienda
Wolters Kluwer è un gruppo editoriale internazionale
operante in 26 paesi. In Italia, è presente attraverso
Wolters Kluwer Italia (WKI) che raccoglie dieci tra i
più autorevoli e accreditati brand produttori di prodotti e servizi editoriali e software: Artel, CEDAM, Indicitalia, Mitos, OA Sistemi, OSRA, Pragma Software,
De Agostini Professionale, Utet Professionale e Ipsoa
Editore.
L’esigenza
In Wolters Kluwer Italia le scelte tecnologiche in ambito amministrativo sono sempre state guidate dall’esigenza di uniformare e integrare le attività delle
società e i relativi sistemi gestionali. È stato quindi
implementato in tutte le società acquisite il sistema
SAP che ha consentito un ottimo livello di integrazione. Ma alcuni processi amministrativi non erano
comunque ottimali perché troppo ‘paper-based’. Si
rendeva quindi necessario un ulteriore intervento, in
particolare in due ambiti che presentavano diverse
criticità a causa del numero delle funzioni coinvolte
e dei volumi di documenti trattati. Il primo ambito riguarda le comunicazioni e i documenti provenienti
dai clienti (in particolare il ciclo attivo), mentre il secondo la gestione del ciclo passivo.
La soluzione
Per ambedue i processi è stato adottato DocFlow Synergy che ha consentito di creare un unico punto di
gestione e archiviazione dei documenti e di gestire
uniformemente tutti i processi in maniera integrata al
gestionale. Per quanto riguarda il primo ambito di
intervento (comunicazioni con i clienti), grazie a
DocFlow Synergy, sono state ottimizzate tutte le at-
14
tività del CRM collegando direttamente il numero di
telefono del cliente che chiama il customer service
alla relativa scheda anagrafica in SAP e alla sua situazione aggiornata. Integrando il CRM-SAP con il
sistema documentale DocFlow Synergy, Wolters Kluwer Italia riesce a tenere traccia dei flussi documentali. Tra i principali benefici derivanti sistema
documentale integrato con SAP: migliore capacità di
risposta al cliente, maggiore semplicità di ricerca
delle informazioni, possibilità di inserire documenti di
qualsiasi tipo (ordini, fatture…). Per quanto riguarda
il secondo ambito d’intervento (ciclo passivo), tra gli
obiettivi vi era quello di migliorare i workflow e i flussi
autorizzativi. Quando arriva la fattura di un fornitore
questa viene sottoposta all’archiviazione elettronica
e allo smistamento iniziale, che avviene distinguendo
tra fatture con ordine e fatture senza ordine. Una
volta inserite nel documentale, le fatture sono pronte
per il controllo triangolare (ordine-bolla-fattura) a
cui seguirà poi l’autorizzazione e la gestione del pagamento al fornitore. Tra i principali benefici: riduzione dei tempi di trattamento delle fatture, maggiore
efficienza e affidabilità dei processi, riduzione dei
costi per lo stoccaggio e la gestione delle stesse.
Il progetto
Per poter introdurre il sistema documentale si è resa
necessaria una fase preliminare di analisi e di auditing
interno dei processi. Con riferimento al ciclo attivo,
per esempio, in questa fase iniziale sono stati mappati 38-40 processi documentali che coinvolgono
una decina di uffici diversi. Alla fase iniziale d’analisi
dei processi è poi seguita una fase di pianificazione
degli interventi e di implementazione degli stessi. In
tutte queste fasi è stato determinante il ruolo di DocFlow che è riuscita a realizzare un progetto che rispondesse alle effettive esigenze.
CHI È
Un partner per innovare
Le attività di tutte le organizzazioni si basano su documenti, informazioni e processi collaborativi, che l’ERP, per
la sua stessa natura, non è in grado di supportare. DocFlow invece sì, portando innovazione tecnologica e organizzativa nelle imprese che vogliono migliorare l’efficienza e l’agilità del business a partire dai processi.
Le soluzioni, rese disponibili anche in outsourcing, e i servizi di consulenza/progettazione che la società propone
sono frutto di anni di esperienza in cui ha maturato competenze specifiche, best practice e una profonda conoscenza delle tecnologie, delle normative e dei processi di business che caratterizzano le diverse aree aziendale e i settori merceologici.
Processi documentali integrati
L’obiettivo di DocFlow è ‘cablare’ i processi aziendali, formalizzandoli e facendo in modo che vi sia integrazione
tra questi processi, i documenti presenti nel sistema documentale e i dati dell’ERP. DocFlow è SAP Technology
Partner dal 2002 con interfaccia DM certificata e, dal 2004, con interfaccia SAP Netweaver certificata, a garanzia di processi documentali integrati al mondo gestionale.
Per questa integrazione DocFlow non impone alcun modello standardizzato, ma propone progetti e ‘plasma’ le
applicazioni sulla base della specificità del business.
Si parte quindi con un’analisi della situazione ‘as is’ per comprendere le esigenze, i requisiti di business e le
possibili aree di miglioramento. Questo con un lavoro sinergico tra DocFlow e l’azienda cliente e un forte coinvolgimento dei key user. Dopo di che si parte con un progetto pilota che viene ampliato per abbracciare tutte
le aree di interesse. Il contributo di DocFlow non termina con il roll-out della soluzione, ma prosegue in un ciclo
virtuoso di partnership con il cliente per un costante tuning del progetto per un miglioramento continuo.
Si spiega perché DocFlow sia menzionata da Gartner tra le aziende ‘ECM Vendor’ per la regione Emea.
Tra le aree che possono essere migliorate grazie a DocFlow: documenti e processi amministrativi, processi collaborativi negli ambiti regolamentati, ciclo di vendita, documenti del personale, ciclo di vita dei documenti di commessa, gestione del protocollo aziendale e gestione dei processi content-enabled in ambito customer care. In
tutti questi ambiti DocFlow riesce a colmare il gap tra la gestione transazionale del gestionale e la reale necessità di gestione del processo collaborativo.
DocFlow® è un marchio registrato di DocFlow Italia; SAP® è un marchio registrato di SAP AG; SIEBEL® è un marchio registrato di Oracle Corporation;
SHAREPOINT® è un marchio registrato di Microsoft Corporation
15
DocFlow Italia SpA
Centro Dir. Milanofiori
Strada 4, Palazzo Q8
20089 Rozzano MILANO
Tel 02 57 50 33 66
Fax 02 57 50 33 69
[email protected]
www.docflow.com