Regolamento per la gestione dell`albo pretorio on line

REGOLAMENTO PER LA GESTIONE
DELL’ALBO PRETORIO ON LINE
Approvato con Deliberazione di Giunta Comunale n. 386 del 5 Ottobre 2012
INDICE
1. Oggetto
2. Caratteristiche e organizzazione delle pubblicazioni
3. Elementi obbligatori della pubblicazione
4. Atti da pubblicare
5. Modalità di pubblicazione
6. Annullamento di una registrazione o modifica del termine di pubblicazione
7. Tempi della pubblicazione
8. Sicurezza e tutela della riservatezza delle pubblicazioni
9. Modalità e formati di archiviazione degli atti pubblicati
10. Responsabile della tenuta dell’albo
11. Attestazione di avvenuta pubblicazione
12. Registro di pubblicazione
13. Entrata in vigore
Art.1
Oggetto
1. In ossequio ai principi di pubblicità e trasparenza dell’attività amministrativa di cui alla legge
241/1990 e s.m.i. e in specifica attuazione dell’art. 32 della legge 69/2009 e s.m.i., il presente
regolamento disciplina le competenze, le modalità, le forme e i limiti con i quali il Comune di Busto
Arsizio gestisce il proprio albo pretorio informatico.
2. L’albo pretorio informatico è allocato nella home page del sito internet istituzionale del Comune
di Busto Arsizio, all’indirizzo www.comune.bustoarsizio.va.it, con apposito collegamento
denominato “Albo Pretorio on line”.
Art. 2
Caratteristiche e organizzazione delle pubblicazioni
1. Ogni pubblicazione effettuata sul sito informatico istituzionale rispetta i principi di accessibilità,
elevata usabilità, reperibilità, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità,
semplicità dì consultazione, qualità, omogeneità ed interoperabilità così come previsto dall’art. 53
D. Lgs. 82/2005 e s.m.i. (Codice dell'amministrazione digitale).
2. I documenti sono elencati e visualizzati in ordine cronologico di pubblicazione con l'indicazione
del loro status: ente che pubblica, data inizio e fine pubblicazione, oggetto, allegati, numero
registro di pubblicazione.
3. Il sistema informatico consente all'utente ricerche, estrazioni, ordinamenti ed elaborazioni di dati
dai campi inerenti ai documenti pubblicati.
Art. 3
Elementi obbligatori della pubblicazione
1. Gli elementi obbligatori per la pubblicazione sono i seguenti:
a)
numero di registrazione;
b)
data di registrazione;
c)
data iniziale di pubblicazione;
d)
data finale di pubblicazione;
e)
denominazione del richiedente;
f)
oggetto del documento;
g)
allegati al documento se pubblicabili a norma delle leggi vigenti.
2. Il numero di registrazione, la data di registrazione, la data iniziale e finale di pubblicazione
costituiscono la segnatura del documento pubblicato all'albo.
Art. 4
Atti da pubblicare
1. Sono pubblicati all’albo gli atti ed i documenti del Comune di Busto Arsizio, per i quali le singole
norme di legge o di regolamento prescrivono l’obbligo di pubblicazione, avente effetto di pubblicità
legale.
2. Sono, altresì, pubblicati all’albo i documenti la cui pubblicazione è richiesta da altre Pubbliche
Amministrazioni o da altri soggetti abilitati.
Art. 5
Modalità di pubblicazione
1. I dirigenti che lo richiedono, o i funzionari da loro appositamente delegati, sono responsabili
della richiesta di pubblicazione con riferimento alla correttezza della modalità e dei tempi di
pubblicazione nonché del documento da pubblicare con riferimento alla completezza, correttezza,
pertinenza, indispensabilità nel rispetto della tutela dei dati personali.
2. Gli atti da pubblicare provenienti da Enti esterni o da soggetti privati devono essere trasmessi
all’indirizzo di posta elettronica certificata del protocollo del Comune. Con la stessa richiesta di
pubblicazione il Comune di Busto Arsizio è esonerato da qualunque responsabilità, in particolare
per quanto concerne i dati personali e sensibili.
3. Sia gli atti interni che quelli esterni sono pubblicati nella loro versione integrale e conforme
all’originale, compresi i relativi allegati. In deroga al principio di integralità, qualora il formato o la
consistenza o il numero degli atti e/o dei relativi allegati non ne consenta la completa affissione, i
medesimi saranno consultabili integralmente presso gli uffici preposti alla pubblicazione.
4. I provvedimenti devono essere forniti in un formato informatico che ne garantisca la sicurezza,
l’integrità e l’inalterabilità, in armonia con quanto stabilito dall'art. 68, comma 4, del D. Lgs.
82/2005. I formati devono garantire la visualizzazione attraverso software di pubblico dominio,
gratuiti e rispondenti a standard internazionali in modo da essere intellegibili attraverso qualsiasi
sistema.
Art. 6
Annullamento di una registrazione o modifica del termine di pubblicazione
1. Il soggetto responsabile della richiesta di pubblicazione può richiedere, con adeguata
motivazione, l'annullamento di una pubblicazione o la modifica del termine di pubblicazione.
2. Non è ammessa la formula di «errata corrige». Se si riscontrano errori nel documento
pubblicato, la registrazione del documento è annullata nel sistema di gestione informatica e viene
contestualmente pubblicato il documento corretto, ricominciando il computo dei giorni di
pubblicazione.
3. La registrazione è annullata nel repertorio dell'albo on-line con apposizione della dicitura
«Annullato», consentendo così la lettura delle informazioni registrate in precedenza. Il documento
è mantenuto on line fino alla scadenza dei termini di pubblicazione precedentemente assegnati.
4.Le informazioni relative all'annullamento sono conservate permanentemente.
Art. 7
Tempi della pubblicazione
1. I documenti pubblicati all’albo pretorio informatico restano on line per il tempo stabilito dalla
legge. Per gli atti per i quali non sia stabilito un tempo di pubblicazione, la durata è fissata in
quindici giorni.
2. La pubblicazione avviene per giorni liberi, naturali e continuativi, comprese le festività civili.
3. Con i termini “affissione” e “defissione” si intendono rispettivamente l’inserimento e la rimozione
di un atto nell’albo pretorio informatico.
4. Il computo del termine di pubblicazione ha inizio dal giorno successivo alla materiale affissione e
termina il giorno precedente quello della materiale defissione del documento.
5. L’albo pretorio informatico è accessibile tutti i giorni dell’anno, salvo eventuali interruzioni
determinate da cause di forza maggiore, ovvero da manutenzioni dei macchinari e dei programmi
necessari ed indispensabili per il corretto funzionamento del sito informatico e dell’albo.
Art. 8
Sicurezza e tutela della riservatezza delle pubblicazioni
1. La pubblicazione degli atti all’albo deve rispettare i principi generali che presiedono al
trattamento dei dati personali, ai sensi del D. Lgs. 196/2003 e s.m.i. ed in particolare:
•
Il principio di necessità
•
Il principio di proporzionalità e non eccedenza
•
Il diritto all’oblio
•
Il principio di esattezza e aggiornamento dei dati
I contenuti degli atti da pubblicare e le limitazioni imposte dal rispetto della riservatezza dei dati
personali sono decisi dal Responsabile del procedimento di formazione di ciascun atto da
pubblicare.
2. Fermo restando il divieto di diffusione dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, previsto dall'art.
22, comma 8, del D. Lgs. 196/2003, la pubblicazione di documenti contenenti dati personali,
compresi quelli sensibili e giudiziari, riferiti a persone fisiche, persone giuridiche, enti o
associazioni, avviene, anche attraverso le caratteristiche del formato documentale utilizzato, nel
rispetto dei principi di cui sopra, previsti negli artt. 3, 11 e 22 del D. Lgs. 196/2003, oscurando, se
necessario, i dati personali e procedendo, pertanto, a una pubblicazione parziale del documento.
3. Le modalità di pubblicazione all’Albo Pretorio Informatico degli atti e comunque dei dati
personali devono avere caratteristiche di sicurezza ed inviolabilità conformi alle misure previste
dagli articoli 31 e seguenti del D. Lgs. 196/2003, dall’art. 51 del D.Lgs. 82/2005.
4. L’accesso agli atti pubblicati all’albo pretorio informatico è consentito in modalità di sola lettura,
al fine di evitare che gli stessi possano essere modificati o cancellati dallo spazio “web”.
Art. 9
Modalità e formati di archiviazione degli atti pubblicati
1. In armonia con i formati previsti dall'art. 68, comma 4, del D. Lgs. 82/2005, il Comune di Busto
Arsizio individua i formati idonei alla conservazione a lungo termine dei documenti pubblicati.
2. La procedura di conservazione avviene contestualmente alla procedura di pubblicazione.
3. L’ufficio Informatica garantisce la conservazione a lungo termine dei documenti digitali pubblicati
e delle rispettive relate di pubblicazione, mantenendo nel tempo prova della loro autenticità nel
caso di documenti firmati digitalmente, integrità, immodificabilità e intelligibilità, indipendentemente
da soluzioni hardware e software adottate, scegliendo formati aperti e non proprietari, secondo
quanto stabilito dall'art. 68 del codice dell'amministrazione digitale.
Art. 10
Responsabile della tenuta dell’Albo
1. Il Dirigente del Settore Affari Generali è responsabile della tenuta dell’Albo Pretorio.
2. La gestione della procedura di pubblicazione on line degli atti, nonché la relativa attestazione di
avvenuta pubblicazione, è affidata a detto Responsabile, che si avvale di un apposito programma
informatico.
3. Il Responsabile può a sua volta delegare tali adempimenti ad altro soggetto competente, con
particolare riferimento al Servizio Notificazioni (messi). Il Responsabile del Servizio o il
responsabile del procedimento che ha adottato l’atto provvede a farlo pervenire in formato
elettronico non modificabile al Servizio Notificazioni in tempo utile alla sua pubblicazione.
4. In deroga a quanto previsto al precedente capoverso, la gestione del servizio di pubblicazione
degli atti matrimoniali e della modifica di nome e cognome compete al Responsabile dei Servizi
Demografici (o a persona da questi delegata), che provvede anche alla loro registrazione secondo
le norme dell’ordinamento dello Stato Civile.
5. Il settore presso il quale è allocato l’ufficio informatica dell’Ente è responsabile del supporto
informatico e del tempestivo e corretto funzionamento dell’Albo Pretorio informatico
(implementazione, assistenza, manutenzione e aggiornamento, sicurezza informatica dei dati,
etc.).
Art. 11
Attestazione di avvenuta pubblicazione
1. L’avvenuta pubblicazione è attestata con apposita relata recante il periodo di pubblicazione, la
data di affissione e di defissione, nome, cognome, qualifica del messo notificatore.
2. L’attestazione contiene la dichiarazione di regolare pubblicazione, nonché il numero di
registrazione a repertorio e verrà prodotto automaticamente un attestato dal sistema informatico
dopo la materiale defissione degli atti pubblicati.
Art. 12
Registro di pubblicazione
1. Le pubblicazioni all’albo pretorio on line sono registrate nel sistema informatico con una
apposita funzione, che assegna automaticamente ad ogni affissione un identificativo di
pubblicazione.
2. La numerazione delle pubblicazioni è progressiva in ordine cronologico di inserimento senza
soluzione di continuità: essa parte dall’1 gennaio di ogni anno e si chiude al 31 dicembre dello
stesso anno.
3. Il Servizio Notificazioni (messi) cura la tenuta e la conservazione del Registro, che ogni anno è
stampato in modalità digitale e conservato permanentemente.
4. Il Registro include tutte le informazioni relative alla registrazione e all'eventuale annullamento
del documento pubblicato.
Art.13
Entrata in vigore
1. Il presente regolamento entra in vigore nei tempi previsti dall’articolo 134, comma 3, del D. Lgs.
18 agosto 2000, 267.