regolamento generale centro congressi hotel melia` roma aurelia

REGOLAMENTO GENERALE CENTRO CONGRESSI
HOTEL MELIA’ ROMA AURELIA ANTICA
1.0 DIREZIONE DEL CENTRO CONGRESSI
Per qualsiasi ulteriore informazione relativa a questo regolamento si prega di rivolgersi
alla Direzione del Centro Congressi – Hotel Melia’ Roma Aurelia Antica – Via degli
Aldobrandeschi, 223 – 00163 Roma - Telefono: 06 66544466 (nel seguito denominata
“Azienda”).
2.0 MATERIALE IN ENTRATA AL CENTRO CONGRESSI
L’eventuale consegna di colli e/o materiali dovrà essere comunicata all’Ufficio
Congressi, specificando il numero e il volume degli stessi, entro e non oltre 5
giorni dalla data dell’evento al fine di valutare insieme un luogo per il
posizionamento.
La consegna dovrà avvenire dal lunedì al venerdì, dalle ore 9.00 alle ore
12.00 presso lo scarico merci dell’Hotel.
Nel caso in cui la procedura non venisse espletata, l’Hotel si riserva il diritto
di non accettare nessuna consegna.
Per materiale che richiede una cura particolare o il cui scarico esiga l’ausilio del
personale e/o di carrello elevatore dell’Hotel è necessario un accordo preventivo atto a
quantificare i costi ed a predisporre le necessarie procedure di corretta
movimentazione.
Si fa divieto di introdurre nelle aree aziendali materiali esplosivi o radiotossici, ovvero
gas infiammabili.
L’Hotel non si farà carico di alcun pagamento di commissioni e spese di corriere né
espletamento di oneri doganali a nome e/o per conto delle Ditte espositrici.
Indirizzo per la spedizione:
Hotel Meliá Roma Aurelia Antica
Via degli Aldobrandeschi, 223 – 00163 Roma
Rif. : XXI Congresso Nazionale AURO.it, 4/6 giugno 2014
c.a: Sig.ra Rollini Alessandra
3.0MATERIALE IN STOCCAGGIO
La Direzione del Centro Congressi declina ogni responsabilità per il materiale
compreso quello di imballaggio di cui non sia stato preventivamente concordato lo
stoccaggio, per la durata dell’esposizione, con il responsabile dell’ufficio dell’ Hotel.
Ciascun Espositore è tenuto, al termine della manifestazione, a sgombrare a propria
cura e spese l’area assegnatagli, procedendo alla completa rimozione di ogni
materiale o residuo di allestimento. L’area in questione dovrà essere restituita nelle
medesime condizioni d’uso e di pulizia in cui si trovava al momento della consegna.
Il materiale non ritirato immediatamente alla fine dell’evento congressuale deve
essere consegnato presso lo scarico merci dell’ Hotel già imballato a regola d’arte e
con i documenti di trasporto in ordine.
4.0 MATERIALE IN USCITA DAL CENTRO CONGRESSI
Al termine della manifestazione le bolle in uscita dovranno essere emesse a cura
dell’Espositore.
Il materiale potrà essere ritirato dallo scarico merci dell’Hotel dalle ore 09.00 alle ore
12.00 dei giorni feriali.
Per materiale che richiede una cura particolare o il cui carico esiga l’ausilio del
personale dell’Hotel e/o di carrello elevatore è necessario un accordo preventivo atto
a quantificare i costi ed a predisporre le necessarie procedure di corretta
movimentazione.
5.0 ALLESTIMENTO E DISALLESTIMENTO DELL’AREA CONGRESSUALI
Le aree congressuali sono agibili per gli allestimenti dalle ore 08.00 alle ore
19.00 di martedì 3 giugno 2014 e dalle ore 08.00 alle ore 10.30 di mercoledì
4 giugno 2014, salvo modifiche altrimenti comunicate dalla Segreteria Organizzativa;
eventuali variazioni degli orari suddetti sono da concordare preventivamente con la
Segreteria Organizzativa stessa e sono soggetti ad un pagamento extra.
Lo smontaggio degli stand avrà inizio venerdì 6 giugno 2014 dalle ore 13.00
alle ore 20.00 per smontaggi che non prevedono rumori molesti per le sale
adiacenti e dalle ore 17.00 alle ore 20.00 per smontaggi in cui si prevedano
rumori molesti per le sale adiacenti.
Prima di tale termine è severamente proibito iniziare le opere di smontaggio.
Va inoltre tenuto presente quanto di seguito specificato:
E’ necessario:
- che il personale addetto agli allestimenti sia edotto dal responsabile dell’utenza circa
i rischi propri dell’operare all’interno dell’Azienda e sui divieti nella stessa vigenti;
- che il responsabile degli addetti agli allestimenti si coordini con il personale
dell’Azienda e con quello di altre utenze contemporaneamente presenti nel proprio
ambito, al fine di evitare interferenze atte a generare rischio per la struttura e per tutti
gli “ospiti”.
E’ vietata :
- la lavorazione e/o la verniciatura di elementi scenografici o di qualsiasi altro genere
all’interno del centro congressi;
- l’applicazione con collanti, biadesivo et similia o altro tipo di affrancatura (chiodi, viti,
etc) di pannelli, cartelli, posters o altro sulle pareti, sulle porte, sulle vetrate, sulle
colonne o pilastri e in generale su qualsiasi elemento di arredo di proprietà del Centro
Congressi;
- l’applicazione di altri tipi di pavimento su quello già esistente.
E’ tollerata :
- l’applicazione di moquette o tappeti purché semplicemente appoggiati, cioè messi in
posa senza il ricorso ad alcun elemento di fissaggio.
La Segreteria Organizzativa si riserva la facoltà di interrompere in qualsiasi
momento l’allestimento anche in corso, nel momento in cui uno qualsiasi dei
punti di cui sopra fossero violati.
6.0 E’ fatto obbligo a qualunque Espositore l’assoluto rispetto della linea di
demarcazione delle aree espositive, riportate sul pavimento.
Nessun Espositore potrà installare nello spazio a lui assegnato arredamenti ed
oggetti tali da privare di luce, arrecare molestia o comunque nuocere ad altro
Espositore.
Gli spazi saranno messi a disposizione come spazi liberi, disegnati a terra,
senza parti prefabbricate e senza ogni altro supporto tecnico. Nella tariffa
di vendita dell’area espositiva quindi non è incluso il noleggio di alcun
arredo stand (tavoli, panni verdi coprenti, sedie, ecc.) per il quale la
EVENTIME S.r.l. a richiesta, mette a disposizione apposito listino. Anche
per la realizzazione di stand ci si può rivolgere alla stessa ditta di allestimenti (tel:
06 33220805 fax 06 33977047 – [email protected]).
7.0 EROGAZIONE DI ENERGIA ELETTRICA
L’area congressuale dispone di vari punti di allacciamento alla rete generale di energia
elettrica:
Stand 1 – 17 : 2 Kw cad
Stand 18 – 19 : 1 Kw cad
Stand 20 – 23 : no energia elettrica
Gli allacciamenti dei cavi alla rete di alimentazione dovranno essere eseguiti in
rispetto delle normative vigenti (la Direzione del Centro Congressi, non garantirà
l’allacciamento in caso di inosservanza di questo aspetto); in particolare nessun
componente dell’impianto dovrà rappresentare una potenziale causa primaria di
incendio e/o esplosione, e tutti i componenti utilizzati dovranno essere tali da non
costituire alimento o via privilegiata di propagazione degli incendi, nello specifico si
prescrive l’uso di soli cavi con guaine e/o protezioni autoestinguenti.
Nel caso di utilizzo di Personal Computers si consiglia l’utilizzo di uno stabilizzatore di
tensione. La Direzione Congressuale non si assume responsabilità in rapporto alla
continuità del servizio elettrico.
Le Aziende espositrici dovranno richiedere alla Segreteria Organizzativa il
numero di Kw necessari per il proprio stand entro e non oltre il 24 aprile
2014 per consentire all’Hotel di predisporre il necessario collegamento.
Il contribuito per particolari richieste di energia elettrica sarà a totale carico
dell’Azienda espositrice e dovrà essere concordato con la Segreteria
Organizzativa entro il 24 aprile 2014
8.0 VIGILANZA
Non è previsto alcun servizio di vigilanza.
Per esigenze particolari potranno essere richiesti specifici preventivi alla Direzione del
Centro Congressi.
9.0 DANNI
Qualsiasi spesa per danni all’edificio, alle sue infrastrutture e arredi sia esternamente
che internamente, e/o terzi, anche dipendenti, causati dagli allestitori e/o espositori
verranno addebitati agli stessi.
10.0 VARIAZIONI DI REGOLAMENTO
La Direzione del Centro Congressi e la Segreteria Organizzativa si riservano la facoltà
di variare questo regolamento fino alla data di inizio dell’evento Congressuale e/o
Espositivo, dandone sollecita comunicazione agli interessati, senza incorrere in
nessuna responsabilità nei confronti dei singoli Espositori.
11.0 E’ fatto divieto agli Espositori di portare, distribuire e consumare cibo non
preparato e venduto dall’Hotel.
DISPOSIZIONI GENERALI
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Gli Espositori sono tenuti a conformarsi alle disposizioni del Regolamento, oltre a
tutte le altre date dalle Autorità di Pubblica Sicurezza.
La Segreteria Organizzativa si riserva il diritto di modificare l’orario di montaggio e
smontaggio dell’area espositiva, senza che ciò possa dare luogo a qualsiasi pretesa
di rimborso o di indennità da parte degli Espositori.
La Segreteria Organizzativa si riserva di emanare, con immediata efficacia
obbligatoria, ulteriori norme e disposizioni, dandone preventiva comunicazione.
La Segreteria Organizzativa si riserva il diritto di modificare la posizione degli
stand, qualora intervengano necessità tecniche e organizzative.