argo-presenze - Argo Software

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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
ARGO-PRESENZE
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Manuale d’uso
Vers 1.0
Argo Software S.r.l. Via U.Giordano 57 - 97100 Ragusa Tel. 0932/682461 (5 linee)
Fax 682470 - Amm. 682463 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it
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ARGOPRESENZE
PRESENTAZIONE
PRESENTAZIONE
Indice
0. Presentazione
1. Sequenza di lavoro consigliata per una prima installazione
2. Accesso al programma
2.1. Modifica codice di sicurezza
2.2. Cambio anno di lavoro
3. Gestione anagrafe
3.1. Ricerca di un dipendente
3.2. Inserimento di un nuovo dipendente
3.3. Modifica di un dipendente
3.4. Cancellazione di un dipendente
3.5. Modifica per gruppo
3.6. Stampa dell’anagrafe
4. Gestione gruppi
4.1. Nuovo gruppo
4.2. Modifica gruppo
4.3. Cancella gruppo
4.4. Cerca i gruppi di un Dipendente
4.5. Copia di un gruppo
4.6. Elementi di un gruppo
5. Giustificazioni
5.1. Creazione di una nuova giustificazione
5.2. Ricerca di una giustificazione
5.3. Modifica di una giustificazione
5.4. Cancellazione di una giustificazione
5.5. Stampa di un gruppo di giustificazioni
6. Elaborazione Timbrature
6.1. Input dei parametri di elaborazione
6.2. Cartella “Mesi dell’Anno”
6.3. Cartella “Giorni del Mese”
6.4. Cartella “Timbrature e giustificazioni del giorno”
6.5. Cartella “Totali del giorno”
7.
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10.
11.
6.6. Cartella “Totali del mese”
6.7. Cartella “Totali dell’anno”
6.8. Stampe
Scarico dei Terminali
7.1. Terminali GONG
7.2. Terminali EMK
Tabelle
8.1. Configurazione dei Terminali
8.2. Causali
8.3. Flessibilità
8.4. Orari di lavoro
8.5. Turni Settimanali
8.6. Calendario delle festività
8.7. Giustificativi
8.8. Definizioni di Presenza
8.9. Calcoli Personalizzati
8.10.
Contatori di Timbrature
8.11.
Contatori di Giustificazioni
Gestione Anni
Cancellazione timbrature duplicate
Importazione anagrafe dal Presenze DOS
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PRESENTAZIONE
0. PRESENTAZIONE
Il software ARGO-PRESENZE-LIGHT gestisce in modo funzionale il
problema della rilevazione delle presenze dallo scarico delle
timbrature dei terminali, all’elaborazione degli orari effettuati da
ciascun dipendente, fino alla stampa dei tabulati. Il sistema è
facilmente adattabile alle regole di timbratura di qualsiasi utente e
permette di personalizzare i calcoli secondo le proprie esigenze.
Consente altresì di creare più orari diversi, ciascuno dei quali può
essere associato ad un dipendente che abbia orari di lavoro diversi in
differenti periodi dell’anno. L’orario di un dipendente consiste in una
serie di timbrature previste nel corso di un giorno per tutti i giorni della
settimana.
PRESENTAZIONE
1. SEQUENZA DI LAVORO CONSIGLIATA PER UNA PRIMA
INSTALLAZIONE
Quando il programma è stato appena installato, può essere difficoltoso
trovare la giusta sequenza per inserire la grossa mole di parametri
iniziali. Per questa ragione si presenta qui di seguito una sequenza
consigliata.
Inserire i dipendenti in anagrafe: Gli elementi dell’anagrafe possono
essere già inseriti in questa fase. I campi di Orario di Lavoro, di
Definizione di Presenza possono essere lasciati, in questa fase, al loro
valore di default, per essere poi modificati in seguito.
Definire le Causali: Conviene intanto definire le causali di tipo
ordinario, per potere così definire dopo anche gli orari di lavoro. Se si
Oltre alle timbrature previste ci sono quelle non previste:
ha già chiaro quali sono le causali di permessi o di extra lavoro, o di
•
Permessi
missione necessarie, si possono già inserire subito, altrimenti possono
•
Extra Lavoro
essere inserite con comodo successivamente.
•
Missioni
Definire le flessibilità: E’ necessario definire tutte le flessibilità di
Ogni timbratura prevista consiste in un orario in cui ci si
ingresso e di uscita, necessarie alla definizione successiva degli orari
aspetta che il dipendente entri o esca e quindi passi il suo badge nel
di lavoro.
rilevatore, più alcuni attributi come la flessibilità e la causale di
Definire gli orari di lavoro: Avendo già definito le causali e gli orari di
timbratura.
lavoro, è possibile definire gli orari principali che dovranno essere
associati ai dipendenti. Eventuali orari secondari possono essere
inseriti con comodo successivamente.
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FUNZIONI DEL PROGRAMMA
PRESENTAZIONE
2. ACCESSO AL PROGRAMMA
Definire il Calendario delle festività: Occorre definire le festività
Dopo aver installato il programma è possibile mandarlo in esecuzione
dell’anno in corso.
attivando l’icona in figura, sul desktop del computer.
Definire i Giustificativi: La definizione dei giustificativi principali serve
dopo a poter creare le Definizioni di Presenza necessarie. Eventuali
altri giustificativi possono essere creati successivamente.
Creare le Definizioni di Presenza: Normalmente è sufficiente una sola
Quando il programma è appena installato, la password è disabilitata, e
Definizione Di Presenza, ma è possibile crearne più di una, se per
si apre direttamente l’ambiente di lavoro.
esempio si vuole differenziare il modo di calcolare la presenza dei
dipendenti da quella dei dirigenti.
Aggiornamento anagrafe: Avendo ora creato gli orari, i calendari e le
definizioni di presenza, è possibile associare a ciascun dipendente, in
anagrafe, i propri parametri, utilizzando la “Modifica per gruppi”.
Definire la configurazione dei terminali: Occorre inserire lo schema dei
terminali interrogabili dal computer.
Altri parametri, come i Calcoli Personalizzati o i Contatori, possono
essere inseriti con comodo successivamente.
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2.2 Cambio anno di lavoro
2.1 Modifica del codice di sicurezza
Il programma lavora su un singolo anno per volta, scelto tra quelli che
Questa funzione permette all’Operatore di modificare la password di
sono già stati creati. (Vedi il capitolo Gestione Anni). La scelta
sicurezza riempendo i campi che si trovano nell’apposita finestra di
dell’anno corrente di lavoro viene fatta tramite questa procedura, che
dialogo. Tale finestra viene richiamata attivando la voce di menu
viene attivata mediante la voce di menu “Servizi\Cambia anno di
“Servizi\Modifica codice di sicurezza”.
lavoro”. Si apre la finestra “Scelta dell’Anno di Lavoro” su cui appare la
Nel campo CODICE ATTUALE si inserisce il codice attuale; nel campo
lista degli anni disponibili. Si seleziona l’anno voluto e si preme il tasto
NUOVO CODICE si deve indicare il nuovo codice e nel campo
OK per confermare. Da questo momento l’anno corrente di lavoro è
CONFERMA CODICE ripetere il nuovo codice. Quindi cliccare su OK.
quello selezionato.
Per disabilitare il codice di sicurezza, basta non digitare nulla nei
campi NUOVO CODICE e CONFERMA CODICE.
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3. GESTIONE ANAGRAFE
3.1 Ricerca di un dipendente
La procedura Anagrafe consente all’Operatore di gestire l’anagrafe dei
E’ possibile cercare un dipendente attivando la voce di menu
dipendenti.
“Servizi\cerca un dipendente”. Si apre la finestra “Elenco Dipendenti”.
La finestra “Anagrafe Dipendenti” si apre attivando la voce di menu
“Anagrafe\Dipendenti”.
su cui è possibile richiamare un insieme di nomi aventi le stesse
iniziali e confermare la ricerca premendo il tasto OK. Una volta
confermato, il cursore della lista si sposta sul nome voluto e si apre la
finestra di modifica.
3.2 Inserimento di un nuovo dipendente.
Tale finestra contiene la lista di tutti i dipendenti definiti fino a quel
E’ possibile inserire un nuovo dipendente attivando la voce di menu
momento. E’ possibile ordinare la lista premendo il tasto che
“Servizi\Nuovo dipendente”, o premendo il tasto
costituisce il titolo di ciascun campo.
tasto INS. Si apre la finestra “Nuovo dipendente”.
, o premendo il
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E’ anche possibile inserire o modificare città e/o stati esteri.
Una volta riempiti i campi della finestra si prema il tasto OK per
confermare l’inserimento.
DATA DI NASCITA: Campo obbligatorio
SESSO: Campo obbligatorio.
I campi che caratterizzano la definizione di un dipendente sono i
CODICE FISCALE: Campo obbligatorio. E possibile calcolare il codice
seguenti:
.
COGNOME: Campo obbligatorio.
fiscale automaticamente premendo il tasto
NOME: Campo obbligatorio.
INDIRIZZO: Campo facoltativo.
COMUNE DI NASCITA: Campo obbligatorio. Questo campo non è
COMUNE DI RESIDENZA: Campo facoltativo. E’ possibile cercare la
editabile direttamente, ma occorre richiamare la finestra di ricerca
città premendo il tasto
tramite il tasto
tasto
. La finestra di ricerca consente cercare una città a
, o copiare il comune di nascita premendo il
.
partire dalle sue iniziali, e/o dalla sua provincia di appartenenza.
TELEFONO1: Campo facoltativo.
Il tasto CERCA visualizza la lista delle città filtrate.
TELEFONO2: Campo facoltativo.
Il tasto OK conferma la scelta della città.
DEFINIZIONE DI PRESENZA: Campo obbligatorio. La definizione di
presenza rappresenta il modo in cui si calcola la presenza per il
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dipendente. (Vedi Definizioni di Presenza). Il valore di default è
3.4 Cancellazione di un dipendente.
[standard] ed è dato dalla somma di tutte le causali tranne i permessi
Per cancellare un dipendente occorre selezionare la sua riga nella
personali, e di tutti i giustificativi.
lista e poi premere il tasto
ORARIO ATTUALE: Campo obbligatorio. E’ l’orario, scelto tra quelli
“Servizi\cancella dipendente”, o premere il tasto DEL.
definiti dall’Operatore, e rappresenta l’orario settimanale di lavoro
IMPORTANTE: La cancellazione di un dipendente è irreversibile e
assegnato al dipendente. Il valore di default è [vuoto] e rappresenta un
cancella tutte le informazioni ad esso associate. Viene richiesta una
orario settimanale che non ha alcun orario previsto.
doppia conferma di cancellazione, ed occorre confermarle entrambe
BADGE: Campo obbligatorio. In questo campo si inserisce il numero
per completare l’operazione.
, o attivare la voce di menu
di badge assegnato al dipendente.
RISERVA: Campo facoltativo. E’ un ulteriore numero di badge che è
3.5 Modifica per gruppo
possibile assegnare ad un dipendente, da usare nel caso di
Nel caso in cui si vuole applicare una modifica ad un gruppo di
assegnazione temporanea di un badge di riserva.
dipendenti, è conveniente usare questa funzione. Per richiamare la
finestra di “Modifica anagrafica per gruppo” occorre attivare la voce di
3.3 Modifica di un dipendente.
menu “Servizi\Modifica per gruppo”.
Per modificare i campi di un dipendente occorre selezionare la sua
riga nella lista e poi effettuare un doppio click, o premere il tasto
,o
attivare la voce di menu “Servizi\modifica dipendente”, o premere il
tasto M.
Si apre la finestra “Modifica dipendente” su cui è possibile effettuare le
modifiche. Si vede l’inserimento di un nuovo dipendente per il
significato dei campi.
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E’ possibile selezionare uno dei gruppi definiti dall’Operatore, o tutto il
4. GESTIONE DEI GRUPPI
personale. La lista delle persone richieste appare nel riquadro
E’ possibile associare in uno o più gruppi, i dipendenti dell’anagrafe.
“Elementi del gruppo”, ed è possibile selezionare o deselezionare
La creazione dei gruppi è comoda se viene fatta su insiemi omogenei
alcuni di essi cliccando sulla corrispondente riga.
di dipendenti, per esempio quelli di un ufficio, o quelli che hanno lo
I campi che si vogliono modificare, devono essere attivati mediante il
stesso orario. E’ possibile inserire un dipendente in più gruppi.
corrispondente campo di spunta, ed il valore scelto sarà applicato a
Per richiamare la finestra di “Gestione gruppi” occorre premere, nel
tutti i dipendenti selezionati della lista.
menu principale dell’Operatore, il bottone di menu
Il tasto OK conferma la modifica.
voce “Anagrafe\Gruppi”.
, o attivare la
3.6 Stampa dell’anagrafe
Premendo il tasto
, o attivando al voce di menu “Stampe\stampa” si
apre la finestra di stampa che contiene l’intera anagrafe.
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Questa finestra è suddivisa in due cartelle: La lista dei “GRUPPI”, e
tasto M, o attivare la voce di menu “Servizi\Modifica gruppo”, o fare un
quella dei “DIPENDENTI” associati a ciascun gruppo.
doppio click sulla riga. Si apre la finestra di “Modifica gruppo” su cui è
possibile modificare il nome e la descrizione.
4.1 Nuovo gruppo
Il tasto OK conferma la modifica..
Per creare un nuovo gruppo occorre attivare la cartella “Gruppi”, e poi
Si noti che la modifica riguarda solo il nome e la descrizione, ma non
, o il tasto INS, o attivare la voce di menu
la lista dei dipendenti associati. Per questa operazione si veda il
premere il bottone
“Servizi\Nuovo gruppo”. Si apre la finestra di “Nuovo gruppo” su cui è
paragrafo “Elementi di un gruppo”.
possibile inserire il nome e la descrizione.
4.3 Cancella gruppo
Per cancellare un gruppo occorre selezionarlo nella cartella “Gruppi”,
e poi premere il bottone
, o il tasto CANC, o attivare la voce di menu
“Servizi\Cancella gruppo”.
4.4 Cerca i gruppi di un dipendente
Il tasto OK conferma l’inserimento.
Può essere necessario sapere a quali gruppi appartiene un
Si noti che è stato solo creato un nuovo gruppo, ma ad esso non è
dipendente. Per effettuare questa operazione occorre attivare la voce
stato associato alcun dipendente. Per questa operazione si veda il
di menu “Servizi\Cerca un dipendente”, che fa aprire la finestra “Cerca
paragrafo “Elementi di un gruppo”.
i gruppi di un dipendente”.
Su questa si digitano, nel campo COGNOME, le iniziali del cognome
4.2 Modifica gruppo
cercato, ed in corrispondenza si riempie la lista dei cognomi
Per modificare il nome e la descrizione di un gruppo occorre
corrispondenti. Selezionando nella lista il dipendente voluto, appare
selezionarlo nella cartella “Gruppi”, e poi premere il bottone
, o il
nel riquadro “Gruppi”, la lista dei gruppi cui esso appartiene.
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Una volta confermato il gruppo di provenienza, il programma chiede il
nome e la descrizione del nuovo gruppo, proponendo i dati del
vecchio.
4.5 Copia di un gruppo
E’ possibile creare un gruppo copiandolo da uno esistente. Per
richiamare la finestra di “Copia da un gruppo” occorre attivare la voce
di menu “Servizi\Copia un gruppo”.
Su questa finestra è possibile scegliere il gruppo da cui copiare.
Si prema il tasto OK per confermare il gruppo di provenienza.
Si digiti il nuovo nome e la nuova descrizione, e si prema il tasto OK
per confermare.
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4.6 Elementi di un gruppo
“Dipendenti”. Nel menu di questa cartella si prema il bottone
Per visualizzare gli elementi di un gruppo, occorre selezionarlo nella
tasto INS, o si attivi la voce “Servizi\Inserisci un elemento del gruppo”.
cartella “Gruppi”, e poi attivare la cartella “Dipendenti”.
Si apre la finestra “Elenco dipendenti”.
, o il
Digitando le iniziali del cognome nel campo COGNOME, appare la
lista dei dipendenti corrispondenti. Se si seleziona una riga e si preme
Su questa appare la lista dei dipendenti associati al gruppo corrente.
il tasto AGGIUNGI, o si fa un doppio click sulla riga, il dipendente
viene aggiunto alla lista nella finestra principale. Ripetendo questa
4.6.1 INSERIMENTO DI UN ELEMENTO IN GRUPPO
Per inserire uno o più elementi in un gruppo occorre prima
operazione più volte, si inseriscono tutti gli elementi voluti, e si preme
il tasto ESCI per concludere l’inserimento.
selezionarlo nella cartella “Gruppi”, e poi attivare la cartella
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4.6.2 CANCELLAZIONE DI UN ELEMENTO DI UN GRUPPO
Per cancellare un elemento di un gruppo, occorre selezionare il
gruppo nella cartella “Gruppi” e poi attivare la cartella “Dipendenti” su
cui si seleziona l’elemento da cancellare.
Si prema il bottone
, o il tasto CANC per effettuare la cancellazione.
E’ possibile effettuare una cancellazione multipla usando i tasti
CTRL+Click e SHIFT+Click.
4.6.3 COPIA SU UN ALTRO GRUPPO
E’ possibile copiare gli elementi di un gruppo in un altro gruppo. Per
effettuare questa operazione occorre selezionare il gruppo nella
cartella “Gruppi” e poi attivare la cartella “Dipendenti” su cui si
4.6.4 MUOVI SU UN ALTRO GRUPPO
selezionano tramite i tasti CTRL+Click e SHIFT+Click gli elementi da
E’ possibile muovere gli elementi da un gruppo ad un altro gruppo. Per
copiare. Attivando in questa cartella la voce di menu “Servizi\Copia su
effettuare questa operazione occorre selezionare il gruppo nella
un altro gruppo” si apre la finestra “Scelta del gruppo” su cui è
cartella “Gruppi” e poi attivare la cartella “Dipendenti” su cui si
possibile scegliere il gruppo destinazione su cui copiare gli elementi
selezionano tramite i tasti CTRL+Click e SHIFT+Click gli elementi da
selezionati.
muovere. Attivando in questa cartella la voce di menu “Servizi\Muovi
Premendo il tasto OK si conferma l’operazione.
su un altro gruppo” si apre la finestra “Scelta del gruppo” su cui è
possibile scegliere il gruppo destinazione su cui muovere gli elementi
selezionati.
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4.6.5 STAMPA DEGLI ELEMENTI DI UN GRUPPO
5. GIUSTIFICAZIONI
Per stampare un gruppo occorre selezionare il gruppo nella cartella
La gestione delle giustificazioni dei dipendenti è una delle attività
“Gruppi” e poi attivare la cartella “Dipendenti”. Su questa si preme il
principali degli Operatori.
bottone
, o si attiva la voce di menu “Stampe\Stampa” per effettuare
la stampa.
Per richiamare la finestra “Gestione giustificazioni” occorre premere
nel menu principale dell’Operatore, il bottone
, o attivare la voce
“Giustificazioni”.
La finestra si apre già in modalità di inserimento. Se si vogliono fare
altre operazioni, si prema il tasto ESCI nella finestra di “Nuova
giustificazione.
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DIPENDENTE: In questo riquadro è possibile scegliere se la
5.1 Creazione di una nuova giustificazione
giustificazione da creare riguarda un singolo dipendente, o un gruppo,
E’ possibile creare una nuova giustificazione per uno o più dipendenti,
o tutti i dipendenti visibili dall’Operatore.
e per uno o più giorni.
GIUSTIFICATIVO: In questo campo si sceglie il giustificativo da
Per effettuare questa operazione, si preme il bottone
, o il tasto INS,
associare alla giustificazione che si sta creando.
o si attiva la voce di menu “Servizi\Nuova”.
Si apre la finestra di “Nuova Giustificazione”.
Una volta inseriti i parametri si preme il tasto OK per confermare
l’operazione. Poiché le giustificazioni in uno stesso giorno, per lo
stesso dipendente, non possono essere sovrapposte, il programma
controlla appunto che non vi siano sovrapposizioni con giustificazioni
già create, e se ne trova, non accetta l’operazione e visualizza una
finestra stampabile in cui elenca le giustificazioni sovrapposte.
Occorrerà modificare i parametri, o cancellare le giustificazioni
precedenti, per effettuare nuovamente l’operazione.
5.2 Ricerca di una giustificazione
Per visualizzare delle giustificazioni già esistenti, di un singolo o di un
I campi necessari alla creazione della/delle giustificazioni sono i
gruppo, per un periodo, occorre premere il bottone
seguenti:
attivare la voce di menu “Servizi\Cerca”. Si apre la finestra “Cerca
DATA ED ORA: In questo riquadro è possibile inserire la data di inizio
giustificazioni” sulla quale si possono fare le seguenti scelte:
e di fine della giustificazione, l’orario di inizio e l’orario di fine.
DATE: Le date di inizio e fine della ricerca, oppure se si attiva il campo
, o il tasto C, o
TUTTE, la ricerca avviene su tutte le giustificazioni memorizzate.
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DIPENDENTE: E’ possibile cercare le giustificazioni di un singolo
Si apre la finestra di “Modifica Giustificazione” su cui è possibile
dipendente, o di un gruppo, o di tutti i dipendenti.
modificare gli orari di inizio e fine ed il giustificativo.
GIUSTIFICATIVI: E’ possibile filtrare un solo tipo di giustificativo, o
fare la ricerca su tutti.
Dopo aver premuto il tasto OK, il programma controlla che la
giustificazione modificata non sia sovrapposta ad un’altra precedente,
nel qual caso visualizza la sovrapposizione su una apposita finestra,
altrimenti effettua la modifica.
5.4 Cancellazione di una giustificazione
E’ possibile cancellare una giustificazione selezionandola nella lista e
Il tasto OK conferma l’operazione, e la lista delle giustificazioni trovate
viene visualizzata sulla finestra principale.
5.3 Modifica di una giustificazione
Dopo avere richiamato una o più giustificazioni mediante l’operazione
di ricerca, è possibile modificarne una, selezionandola e premendo il
bottone
, o il tasto M, o attivando al voce di menu “Servizi\Modifica”,
o facendo un doppio click sulla riga.
poi premendo il bottone
, o il tasto CANC, o attivando la voce di
menu “Servizi\Cancella”. Se le giustificazioni da cancellare sono più di
una, è possibile fare una selezione multipla, usando i tasti CTRL+Click
e SHIFT+Click.
5.5 Stampa di un gruppo di giustificazioni
Dopo aver richiamato un gruppo di giustificazioni, è possibile
, o attivando la voce di menu
stamparle premendo il bottone
“Stampe\Stampa”.
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6. ELABORAZIONE TIMBRATURE
completare l’apertura. Infatti premendo il tasto ESCI si chiude anche la
La finestra di “Elaborazione delle timbrature” è certamente la più
finestra principale.
importante dell’intero programma, ed è quella in cui gli operatori
lavorano per la maggior parte del loro tempo. In questa finestra
l’Operatore effettua tutte le operazioni di correzione che servono a
sistemare tutti gli errori e le mancanze, introdotti dal personale all’atto
di timbrare. Inoltre può calcolare sia la presenza di ciascun
dipendente, che la somma di tutte le causali e giustificativi utilizzati da
ciascuno di essi.
L’elaborazione può avvenire in due modi: per mese o per anno. Nel
primo caso il tempo di elaborazione è molto più breve, ma è possibile
vedere i calcoli relativi solo al mese elaborato. Nel secondo caso i
tempi sono più lunghi, soprattutto la data corrente volge verso fine
anno, in quanto vengono elaborati tutti i mesi da inizio anno, fino a
quello corrente, ma il quadro è molto più ampio, e vengono visualizzati
anche i calcoli che riguardano l’intero anno.
La finestra di elaborazione viene richiamata, da menu principale
dell’Operatore, premendo il bottone
, o attivando la voce
“Elaborazione”.
Si apre la finestra di Elaborazione, che propone immediatamente
l’input. E’ assolutamente necessario inserire i parametri di input, per
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ARGOPRESENZE
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6.1 Input dei parametri di elaborazione
minuti. La fase di elaborazione si può comunque seguire in una
La finestra di input viene proposta automaticamente all’apertura della
finestra che mostra sequenzialmente il dipendente che viene elaborato
finestra di Elaborazione, o viene richiamata in seguito premendo il
al momento ed il tempo (approssimativo) che manca alla fine del
bottone
, o attivando la voce di menu “Servizi\Elaborazione”.
processo.
Essa permette di scegliere i seguenti parametri:
DIPENDENTI: E’ possibile scegliere un singolo dipendente, o un
gruppo, o l’insieme completo dei dipendenti.
PERIODO: Questo riquadro è importante. Si può scegliere un mese
(al max quello attuale) dell’anno di lavoro. Questo mese è quello che
L’elaborazione
viene elaborato se non si abilita l’opzione “Da Inizio Anno”. Se invece
integralmente ogni volta.
questa opzione viene abilitata, l’elaborazione viene fatta per tutti i mesi
Esistono due fasi principali di elaborazione: l’elaborazione di un mese
che vanno da Gennaio al mese scelto, dell’anno di lavoro. Nel primo
per un dipendente, e l’elaborazione di un anno per un dipendente.
caso si parla di ELABORAZIONE PER MESE, mentre nel secondo
Quando si elabora per anno, vengono effettuate prima le singole
caso si parla di ELABORAZIONE PER ANNO.
elaborazioni per mese per tutti i mesi da Gennaio fino al mese finale, e
Premendo il tasto OK si da inizio all’elaborazione, che in base
alla velocità del computer, al tipo di elaborazione, e al numero di
dipendenti da
è
un
processo
completo,
che
viene
ripetuto
poi viene effettuata una elaborazione per anno che usa i risultati di
tutte le precedenti elaborazioni per mese.
elaborare può durare da alcuni secondi a parecchi
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ARGOPRESENZE
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Una elaborazione per mese ha come parametri un dipendente ed un
6.2 Cartella “mesi dell’anno”
mese. Le fasi di questa elaborazione sono le seguenti:
Questa cartella può avere due aspetti diversi, secondo che si sia fatta
•
Caricamento delle timbrature.
una elaborazione per mese, o per anno.
•
Caricamento delle giustificazioni.
Nel primo caso la cartella contiene un dipendente per riga, ed un
•
Caricamento del calendario degli orari per ciascuno dei giorni del
giorno per colonna, mentre nel secondo caso contiene un dipendente
mese in elaborazione.
per riga ed un mese per colonna.
•
Associazione delle timbrature effettuate con le timbrature previste.
Usando il mouse è possibile, rispettivamente nei due casi, cambiare
•
Controllo della copertura delle mancanze di presenza con le
giorno e dipendente, o cambiare mese e dipendente.
giustificazioni.
•
•
Calcolo dei sub-totali, della presenza, dei calcoli personalizzati,
6.2.1 VISUALIZZAZIONE PER “MESE”
dei contatori di ciascun giorno.
In questo caso la cartella contiene un dipendente per riga, ed un
Calcolo dei sub-totali, della presenza, dei calcoli personalizzati,
giorno per colonna. Ciascun giorno è simboleggiato da un quadratino
dei contatori del mese.
che assume colori diversi, secondo la modalità di visualizzazione
scelta.
Completate le fasi di elaborazione per mese, viene effettuata
Il tipo di visualizzazione può essere cambiato premendo i tasti
l’elaborazione per anno che somma, se possibile, tutti i totali mensili
contenuti dentro la cartella.
del dipendente.
VISUALIZZAZIONE DEGLI ERRORI Questo tipo di visualizzazione si
Alla fine del processo tutti i dati vengono visualizzati sulla finestra
ottiene premendo il tasto “ERRORI”. In questo caso il significato dei
principale, dove sono distribuiti in più cartelle, secondo la tipologia.
colori è il seguente: il “bianco” simboleggia un giorno in cui non ci sono
errori di alcun tipo; il “blu” simboleggia un giorno in cui ci sono solo
errori passanti; il rosso simboleggia un giorno in cui ci sono errori non
passanti. In questo caso il giorno potrebbe contenere anche errori
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ARGOPRESENZE
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passanti, che però perdono importanza rispetto a quelli non passanti.
(si veda la cartella “Timbrature e giustificazioni del giorno” per il
significato di errori passanti e non passanti)
VISUALIZZAZIONE DEI PERMESSI: Questo tipo di visualizzazione si
ottiene premendo il tasto “PERMESSI”. In questo caso l’obbiettivo è
quello creare una mappa dei giorni in cui è stata utilizzata una causale
VISUALIZZAZIONE
DELLE
GIUSTIFICAZIONI
Questo
tipo
di
di permesso. Esistono due tipi di causali di permesso: i permessi
visualizzazione si ottiene premendo il tasto “GIUSTIFICAZIONI”. In
personali e quelli per lavoro, quindi nello stesso giorno e per lo stesso
questo caso nella cartella vengono visualizzati in verde i giorni in cui il
dipendente può accadere che coesistano i due tipi.
dipendente ha utilizzato una o più giustificazioni, mentre sono bianchi i
Per questa ragione le colorazioni possibili del quadratino che
giorni in cui non ci sono giustificazioni.
simboleggia un giorno sono quattro:
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ARGOPRESENZE
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Bianco: Non ci sono permessi.
Lavoro. Un giorno con questo tipo di timbratura viene contrassegnato
Blu:
Ci sono permessi per lavoro.
in verde, altrimenti è bianco.
Rosso:
Ci sono permessi personali.
Viola:
Ci sono sia permessi per lavoro che permessi personali.
VISUALIZZAZIONE DELLE MISSIONI: Questo tipo di visualizzazione
si ottiene premendo il tasto “MISSIONI”.
VISUALIZZAZIONE
DEGLI
EXTRA
LAVORO:
Questo
tipo
di
Mediante questo tipo di visualizzazione è possibile vedere in quali
visualizzazione si ottiene premendo il tasto “EXTRA LAVORO”.
giorni sono state fatte delle timbrature con causale di tipo Missione.
Mediante questo tipo di visualizzazione è possibile vedere in quali
Un giorno con questo tipo di timbratura viene contrassegnato in verde,
giorni sono state fatte delle timbrature con causale di tipo Extra
altrimenti è bianco.
41
42
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
6.2.2 VISUALIZZAZIONE PER “ANNO”
Se l’elaborazione è stata fatta per anno, la cartella contiene la lista dei
mesi da Gennaio fino al mese di elaborazione, per ciascun
dipendente.
Il rettangolo corrispondente a ciascun mese appare:
Bianco: Il mese non contiene alcune errore.
Blu: Almeno un giorno nel mese contiene un errore passante.
Rosso: Almeno un giorno nel mese contiene un errore non passante.
43
44
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
6.3 Cartella “giorni del mese”
Blu:
In questa cartella si può vedere con maggior dettaglio l’intero mese del
Rosso: Giorno che contiene almeno un errore non passante.
dipendente selezionato nella cartella “Mesi dell’anno”.
I quadratini contenuti nel giorno, quando sono visibili simboleggiano:
Giorno che contiene al massimo un errore passante.
Quadratino rosso:
Il
giorno
contiene
almeno
un
permesso
personale.
Quadratino blu:
Il giorno contiene almeno un permesso per
lavoro.
Quadratino grigio:
Il giorno contiene almeno una missione.
Quadratino marrone: Il giorno contiene almeno un extra lavoro.
Quadratino celeste:
Il giorno contiene almeno una giustificazione.
Per selezionare il giorno corrente occorre cliccare sul riquadro
corrispondente al giorno voluto.
Ciascun giorno è simboleggiato da un rettangolo che contiene il
numero che identifica il giorno, e cinque quadratini di diverso colore.
Il rettangolo può assumere tre diversi colori:
Nero:
Giorno senza errori.
45
46
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
6.4 Cartella “timbrature e giustificazioni del giorno”
6.4.1 RIQUADRO “MONITOR GRAFICO DELLE COMPONENTI DEL
Questa cartella è quella che riassume il dettaglio di un giorno per un
GIORNO”
dipendente, ed è quella in cui l’Operatore effettua la maggior parte del
Questo riquadro mostra, in modo grafico, tutte le componenti che
suo lavoro.
riguardano l’orario del giorno corrente del dipendente corrente, ed
anche, in proporzioni ridotte, del giorno prima e del giorno dopo.
All’interno del giorno ci possono essere più intervalli di presenza.
All’inizio ed alla fine di ciascun intervallo viene disegnata la flessibilità
associata.
Sono anche riportati gli intervalli di giustificazione, e le timbrature
Questa cartella è divisa in sei riquadri:
attive. Queste sono contrassegnate da un numero sequenziale
preceduto da una lettera: “O” per le timbrature ordinarie, “P” per i
permessi, “X” per le timbrature di extra lavoro, “M” per le timbrature di
missione.
L’identificativo della timbratura viene riportato anche negli altri riquadri.
47
48
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Nella parte inferiore del riquadro, vengono riportati gli intervalli di
Nella seconda riga viene riportato l’orario associato a quel giorno,
presenza o assenza effettuati con ciascuna delle causali o dei
l’abilitazione agli extra lavoro e alle missioni (se l’abilitazione è quella
giustificativi utilizzati dal dipendente nel giorno. Ovviamente tali
di default associata all’orario, allora la “S” o la “N” appaiono normali,
intervalli sono visibili solo se il giorno è calcolabile, ovvero se non ci
altrimenti, se il valore è stato forzato dall’Operatore, allora e la “(S)” o
sono errori non passanti.
la “(N)” appaiono tra parentesi.
Nell’intestazione appare anche, sulla destra, un quadrato: questo è
6.4.2 RIQUADRO “DETTAGLIO DELLE TIMBRATURE ASSOCIABILI”
grigio se non ci sono errori, blu se ci sono solo errori passanti, rosso
In questo riquadro sono riportate le timbrature previste, e le timbrature
se ci sono errori non passanti.
effettuate che possono essere associate ad esse.
Il corpo del riquadro è suddiviso in righe, ciascuna delle quali è
suddivisa in quattro colonne.
La prima contiene un pallino: Questo non appare se la riga non
contiene errori, è blu se la riga contiene un errore passante, è rosso
se la riga contiene un errore non passante. Per vedere la descrizione
dell’errore occorre cliccare sulla riga. Essa appare nel riquadro “Errori
e commenti”.
La seconda colonna contiene un simbolo grafico che simboleggia le
L’intestazione è suddivisa i due righe. Nella prima sono riportati il
nominativo del dipendente corrente ed il giorno corrente. Se questo
giorno è festivo, viene aggiunta la scritta FESTIVO.
caratteristiche dell’intervallo di presenza. Tale intervallo è diviso in due
pezzi, uno per l’ingresso e l’altro per l’uscita.
Ingresso:
49
50
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Uscita:
del giorno”. La parte non tra parentesi è la timbratura reale effettuata
Entrambi i simboli di ingresso e di uscita possono essere sormontati
dal dipendente, caratterizzata dal verso (I o U), dall’orario di
se l’intervallo è abilitato ai permessi per lavoro, da
timbratura, dalla causale utilizzata e dal terminale in cui è stata fatta la
da un pallino blu
un pallino rosso
se l’intervallo è abilitato ai permessi personali.
Nel caso in cui la riga è associata ad una “Singola timbratura” prevista,
il simbolo che appare nella colonna è
timbratura (t1). Se l’operatore non ha fatto modifiche, la timbratura è
solo questa, altrimenti è seguita dalla parte tra parentesi che contiene
la modifica effettuata.
Nel caso in cui la riga contenga una timbratura non ordinaria
(permesso, extra lavoro, missione), questa colonna non contiene
6.4.2.1 Inserimento modifica e cancellazione delle timbrature
Può capitare che un dipendente dimentichi di timbrare, o che sbagli il
alcun simbolo.
La terza colonna contiene il dettaglio della timbratura prevista. Tale
dettaglio è costituito da una stringa del tipo “I-14.30-ORD1-FL1”.
La prima lettera è una “I” o una “U” secondo che si tratti di un ingresso
verso o la causale. Per questa ragione l’Operatore ha la possibilità di
inserire delle timbrature, o di modificarle, o di cancellare eventuali
timbrature non reali.
o di una uscita. Il secondo parametro è l’orario in cui si prevede di
Per INSERIRE una nuova timbratura si può premere il bottone
timbrare. Il terzo parametro è la causale con cui si deve timbrare. Il
fare un doppio click sulla riga dove manca la timbratura, o attivare la
quarto parametro è la flessibilità associata alla timbratura.
voce di menu “Servizi\Timbrature\Inserisci timbratura”, o premere il
Nel caso in cui la riga contenga una timbratura non ordinaria
tasto INS. Si apre la finestra “Nuova timbratura”.
(permesso, extra lavoro, missione), questa colonna contiene la scritta
“Perm.Pers.”, o “Perm.Lav.”, o “Extra Lav”, o “Missione”.
La quarta colonna contiene la timbratura effettuata dal dipendente.
Essa è una stringa del tipo “(O4) I-14.35-ORD1-t1(I-14.40-ORD1)”.
Il primo parametro “(O4)” è il numero progressivo con cui viene
identificata la timbratura nel riquadro “Monitor grafico delle componenti
51
52
,o
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Su questa si può scegliere il verso, l’orario, la causale, ed inserire un
cui era, e compaia associata ad un altro orario previsto, in un’altra
eventuale commento. Premendo il tasto OK
riga, o addirittura, finisca nel riquadro “Timbrature scartate”. Una
la timbratura viene
inserita, e viene rifatto nuovamente tutto il calcolo del giorno e del
timbratura reale modificata viene visualizzata nel seguente modo:
mese. Si noti che se la nuova timbratura non è associabile ad alcuna
Parte reale + (Parte modificata)
previsione, essa viene visualizzata nel riquadro “Timbrature scartate”.
Per esempio I-08.03-ORD1(U-08.30-ORD1).
Una timbratura inserita dall’Operatore viene visualizzata tra parentesi.
Ai fini del calcolo conta la parte messa tra parentesi, ma non viene
Es. (U-08.30-ORD1)
perduta l’informazione relativa alla timbratura realmente fatta.
L’Operatore può anche MODIFICARE una timbratura esistente. Per
Una modifica particolare è quella che viene fatta premendo il bottone
farlo, deve selezionare la riga corrispondente alla timbratura, e
“CANCELLA PARTE MODIFICATA”. Se la timbratura non contiene
premere il bottone
, o fare un doppio click sulla riga, o premere il
una parte reale, allora essa viene cancellata completamente (era una
tasto M, o attivare la voce di menu “Servizi\Timbrature\Modifica
timbratura inserita dall’Operatore, e quindi cancellabile), altrimenti
timbratura”. Si apre la finestra “Modifica timbratura”.
viene cancellata solo la parte modificata, lasciando intatta la parte
reale.
Una ultima operazione che si può fare su una timbratura, è quella
della DISABILITAZIONE. Può accedere che, per errore, una
timbratura venga fatta due volte, per cui una delle due deve essere
disabilitata. Per farlo si deve selezionare la riga che la contiene, e poi
premere il bottone
Questa finestra mostra la parte reale della timbratura, e ne consente la
modifica. Una volta premuto il tasto OK, il giorno viene ricalcolato, e
vengono rifatte le associazioni. Ciò significa che, se la modifica non è
, o il tasto D, o attivare la voce di menu
“Servizi\Timbrature\Disabilita timbratura”. Una timbratura disabilitata
viene considerata inesistente dal programma, e viene visualizzata nel
riquadro “Timbrature disabilitate”.
stata fatta bene, può accadere che la timbratura sparisca dalla riga in
53
54
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
IMPORTANTE: Qualsiasi modifica alle timbrature del giorno provoca
Si apre la finestra “Fissa parametri del giorno”.
la rielaborazione delle associazioni, e dei calcoli, per cui può
modificare in modo significativo l’intera visualizzazione del giorno.
6.4.2.2 Modifica dell’orario e degli attributi di un giorno
In questo ambiente, modificare l’orario del giorno corrente.
Per farlo si deve attivare la voce di menu “Servizi\\Cambia Orario”. Si
apre la finestra “Modifica orario del giorno” su cui si può scegliere il
nuovo orario.
Su questa è possibile scegliere una nuova definizione di presenza
associata al giorno.
Inoltre si possono abilitare o disabilitare gli extra lavoro, o le missioni.
In questo caso queste vengono fissate dall’Operatore, ed appaiono tra
parentesi nel titolo del riquadro.
Il tasto OK conferma l’operazione, che viene seguita dal ricalcolo delle
associazioni e degli orari, e dalla visualizzazione della nuova
situazione.
Dopo aver scelto l’orario, ed aver confermato con il tasto OK, il
programma ricalcola le associazioni e gli orari, e visualizza la nuova
6.4.3 RIQUADRO “TIMBRATURE SCARTATE”
situazione.
Questo riquadro contiene la lista delle timbrature scartate, ovvero la
Per cambiare gli attributi del giorno occorre attivare la voce di menu
lista delle timbrature che non è stato possibile associare agli orari
“Servizi\Cambia Parametri del giorno”.
55
56
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
previsti. Per esempio, vengono scartate le doppie timbrature, o quelle
riquadro, e poi attivando la voce di menu “Servizi\Timbrature
con verso errato.
disabilitate\Abilita timbratura”, o premendo il tasto ALT+A.
E’ possibile MODIFICARE una timbratura scartata, selezionandone la
La timbratura rientra in gioco, e vengono rifatte le associazioni ed i
riga e attivando la voce di menu “Servizi\Timbrature scartate\Modifica
calcoli del giorno.
timbratura”, o premendo il tasto CTRL+M, o
La stessa operazione può essere fatta contemporaneamente per tutte
facendo un doppio click
sulla riga.
le
Si apre la finestra di “Modifica timbratura” identica a quella trattata
“Servizi\Timbrature disabilitate\Abilita tutte”, o premendo il tasto
sopra. La modifica genera un ricalcolo delle associazioni e dei totali.
ALT+T.
E’
inoltre
possibile
DISABILITARE
una
timbrature
timbrature
del
riquadro
attivando
la
voce
di
menu
scartata,
selezionandola, e poi attivando la voce di menu “Servizi\Timbrature
6.4.5 RIQUADRO “GIUSTIFICAZIONI”
scartate\Disabilita timbratura”, o premendo il tasto CTRL+D. La
Questo
timbratura passa da questo riquadro al riquadro “Timbrature
dall’operatore, nel giorno corrente. E’ possibile inserire, modificare,
disabilitate”.
cancellare le giustificazioni in questo riquadro, per il giorno corrente.
riquadro
contiene la lista delle giustificazioni inserite
La stessa operazione può essere fatta per tutte le timbrature del
Per INSERIRE una giustificazione occorre premere il bottone
riquadro,
(giallo), o il tasto SHIFT+INS, o attivare la voce di menu
contemporaneamente,
attivando
la
voce
di
menu
“Servizi\Timbrature scartate\Disabilita tutte”, o premendo il tasto
“Servizi\Giustificazioni\Nuova”.
CTRL+T.
giustificazione”, su cui si inseriscono gli orari ed il giustificativo.
Si
apre
la
finestra
“Nuova
6.4.4 RIQUADRO “TIMBRATURE DISABILITATE”
Questo riquadro contiene tutte le timbrature disabilitate dall’Operatore.
E’ possibile abilitare nuovamente una timbratura, selezionandola nel
57
58
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Alla conferma, mediante il tasto OK, viene inserita la giustificazione e
vengono rifatte le associazioni ed i calcoli del giorno.
Per MODIFICARE una giustificazione occorre selezionarla nel
(giallo), o premere il tasto
riquadro, e poi premere il bottone
SHIFT+M, o fare un doppio click sulla riga, o attivare la voce di menu
“Servizi\Giustificazioni\Modifica”.
Sulla finestra “Modifica giustificazione” è possibile variare gli orari o il
giustificativo.
PRIMO GIORNO:
“Servizi\Cambia giorno\Primo”
GIORNO PREC.:
“Servizi\Cambia giorno\Precedente”
GIORNO SUCC.:
“Servizi\Cambia giorno\Successivo”
ULTIMOGIORNO:
“Servizi\Cambia giorno\Ultimo”
Per cambiare dipendente, tra il gruppo che è stato caricato, si possono
usare i seguenti tasti o voci di menu:
Per passare al dipendente precedente, si preme il bottone
o si
attiva la voce di menu “Servizi\Cambia dipendente\Precedente”,
mentre per passare al dipendente successivo, si preme il bottone
o si attiva la voce di menu “Servizi\Cambia dipendente\Successivo”.
Alla conferma, mediante il tasto OK, viene modificata la giustificazione
e vengono rifatte le associazioni ed i calcoli del giorno.
Per CANCELLARE una giustificazione occorre selezionarla nel
(giallo), o premere il tasto
riquadro, e poi premere il bottone
SHIFT+CANC,
o
attivare
la
voce
di
menu
“Servizi\Giustificazioni\Cancella”.
6.4.6 CAMBIO GIORNO O DIPENDENTE CORRENTE
Per cambiare giorno in questa cartella, si possono usare i seguenti
tasti o voci di menu:
59
60
,
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
6.5 Cartella “totali del giorno”
DETTAGLIO. In questo caso il riquadro mostra il modo in cui il valore
Questa cartella contiene i totali delle causali e dei giustificativi utilizzati
è stato calcolato.
nel giorno.
Il riquadro “Dati Generali”, mostra il valore assunto dai seguenti
parametri:
ORE PREVISTE: Quantità di ore di lavoro previste nel giorno.
DEF. PRESENZA: Definizione di presenza associata al giorno.
ORE PRESENZA: Quantità di ore calcolate nella presenza.
DIFFERENZA RISPETTO ALLA PREVISIONE: Ore e minuti in
eccesso o in difetto di presenza, rispetto alle ore previste.
Ovviamente alcuni di questi valori non sono calcolabili se il giorno
contiene degli errori.
Il riquadro “Calcoli personalizzati” contiene la lista dei calcoli
personalizzati definiti dall’Operatore. Ciascuno di essi è associato al
valore assunto, se non ci sono errori nel giorno, altrimenti è “non
Il riquadro “Dettaglio per Causali e Giustificativi” contiene la lista delle
causali e dei giustificativi utilizzati nel giorno, ciascuno con il valore
calcolato. Ovviamente se il giorno contiene degli errori, i totali non
sono calcolabili, e la lista appare vuota. Ciascuna causale o
giustificazione può essere vista in dettaglio premendo il tasto
rilevabile”.
L’Operatore ha la possibilità di gestire delle variazioni su ciascuna
causale o giustificativo. Per INSERIRE UNA NUOVA VARIAZIONE
occorre attivare la voce di menu “Servizi\Variazioni\Nuova variazione”.
61
62
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
6.6 Cartella “totali del mese”
Questa cartella contiene i totali dell’intero mese corrente, del
dipendente corrente.
Nella finestra “Nuova variazione” si può scegliere la causale o il
giustificativo su cui si vuole operare una variazione, ed il valore
(positivo o negativo).
Premendo il tasto OK la variazione diventa effettiva, ed i calcoli
vengono rifatti.
La lista delle variazioni definite nel giorno appare nel riquadro
“Variazioni inserite dall’Operatore”.
Per MODIFICARE UNA VARIAZIONE, occorre selezionarla nel
riquadro, e poi fare un doppio click sulla riga, o attivare la voce di
menu “Servizi\Variazioni\Modifica variazione”. Sulla finestra “Modifica
variazione” si modificano i parametri voluti, e poi si preme il tasto OK.
Per CANCELLARE UNA VARIAZIONE, occorre selezionarla nel
riquadro, e poi attivare la voce di menu “Servizi\Variazioni\Cancella
variazione”.
Nel riquadro “Totali per Causali e giustificativi” si trova la lista delle
causali e dei giustificativi utilizzate da dipendente nel mese, ciascuno
con il valore assunto. Ovviamente tale valore non è calcolabile se c’è
anche un solo giorno contenente errori, nel mese.
63
64
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Il riquadro “Dati generali” contiene: Le ore previste nel mese, le ore di
6.7 Cartella “totali dell’anno”
presenza effettuate nel mese (non calcolabili se ci sono errori nel
Questa cartella è visibile solo se si è fatta una elaborazione per anno,
mese), una eventuale variazione di presenza inserita dall’Operatore
e contiene i totali dell’intero anno, fino al giorno attuale, per il
(vedi sotto), le ore di presenza totale nel mese (presenza nel mese +
dipendente corrente. Ovviamente, perché i calcoli siano effettuabili,
variazione dell’Operatore), il riporto di presenza da inizio anno (valida
occorre che tutti i giorni dell’anno, fino al giorno attuale, siano corretti.
solo se è stata fatta una elaborazione per anno) e la somma delle ore
di presenza totale con il riporto da inizio anno.
Per inserire una variazione di presenza effettiva di mese, occorre
attivare la voce di menu “Servizi\Variazione dell’Operatore”. Si apre la
finestra “Variazione per un mese”
Su questa si può digitare il valore della variazione ed un commento, e
premere il tasto OK per la conferma.
Infine nel riquadro “Valori calcolati” si trova la lista dei calcoli
personalizzati, contatori di timbrature e contatori di giustificazioni,
Nel caso in cui l’elaborazione per anno sia stata fatta fino ad un mese
definite dall’Operatore.
precedente a quello attuale, occorre che tutti i giorni dell’anno fino
all’ultimo giorno del mese di elaborazione siano corretti.
65
66
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
In questa cartella sono mostrati i totali di ciascuna causale e di
inizio anno dell’anno successivo. Questa operazione si effettua
ciascun giustificativo, nell’anno, le ore previste nell’anno, le ore di
attivando la voce di menu “Servizi\Riporta all’anno successivo”.
presenza nell’anno, le ore di presenza totale nell’anno (somma delle
ore di presenza e del valore di presenza di inizio anno), e la differenza
tra la presenza totale e le ore previste.
Infine
viene
presentata
la
lista
dei
valori
calcolati
(calcoli
personalizzati, contatori di timbrature e contatori di giustificazioni).
Il valore di presenza di inizio anno è modificabile facendo un doppio
click sulla sua riga o attivando la voce di menu “Servizi\Valori di inizio
anno”.
Si apre una finestra in cui appare la lista dei dipendenti del gruppo
elaborato. Ciascuna riga appare in nero, con la possibilità di
selezionarla, se l’intero anno è corretto, e quindi esiste il valore di
‘differenza nell’anno’ da riportare, altrimenti appare in grigio.
Nella finestra “Modifica valore inizio anno” è possibile digitare il valore
Si selezionano i nomi di cui si vuole riportare il valore di ‘differenza
e premere il tasto OK.
nell’anno’ e si preme il tasto OK.
Tale valore rappresenta il riporto di presenza dall’anno precedente, o
comunque un valore iniziale di presenza che viene sommato alla
presenza dell’anno.
Se l’anno successivo è già stato creato, è possibile riportare la
differenza dell’anno all’anno successivo, fissandola nella presenza di
67
68
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
6.8 Stampe
PERIODO: Se è stata fatta una elaborazione da inizio anno, si può
Nell’ambiente di elaborazione è possibile fare tre tipi di stampe
scegliere come periodo l’intero anno, altrimenti si può scegliere il
diverse.
mese corrente o l’anno corrente.
Premendo il tasto STAMPA si conferma la stampa, che appare in
6.8.1 STAMPA “SOLO TIMBRATURE”
preview nella finestra di stampa. Si preme il bottone
Questo tipo di stampa riguarda le sole timbrature fatte dai dipendenti.
stampa.
per avviare la
Si noti che vengono stampate solo le timbrature reali, e non quelle
inserite dall’Operatore, ne le modifiche fatte da questi.
Per
fare
questa stampa occorre
attivare
la voce di menu
“Stampe\Stampa\Stampa solo timbrature”.
Si apre una finestra su cui è possibile fare alcune scelte di stampa.
GRUPPO: Si può scegliere di stampare tutto il gruppo o solo il
SALTO PAGINA: Se si è scelto di stampare l’intero gruppo, si può
inserire un salto pagina al cambio di dipendente.
69
70
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
6.8.2 STAMPA CARTELLINO
Questo tipo di stampa è quello che permette di dare a ciascun
dipendente un cartellino riassuntivo del mese.
Per
fare
questa stampa occorre
attivare
la voce di menu
“Stampe\Stampa\Stampa cartellino”.
Si apre una finestra su cui è possibile fare alcune scelte di stampa.
e la lista dei totali per ciascuna causale e giustificativo, dei valori
GRUPPO: Si può scegliere di stampare tutto il gruppo o solo il
calcolati, e dei totali del mese.
PERIODO: Si può scegliere di stampare tutti i mesi dell’anno (se si è
fatta una elaborazione per anno) o solo il mese corrente.
Premendo il tasto STAMPA si apre la finestra di preview, e si preme il
bottone
per avviare la stampa.
Il cartellino si compone di due parti:
La lista delle timbrature e delle giustificazioni utilizzate per ciascun
giorno del mese corrente.
71
72
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
6.8.3 STAMPA DETTAGLIATA
GRUPPO: Si può scegliere se stampare il solo dipendente corrente, o
Questo tipo di stampa permette di scegliere gli elementi da stampare.
l’intero gruppo.
Essa
PERIODO: Si può scegliere se stampare solo il giorno corrente, o il
viene
richiamata
attivando
la
voce
di
menu
“Stampe\Stampa\Stampa dettagliata”.
mese corrente, o l’anno (solo se si è fatta una elaborazione per anno).
Si apre la finestra “Parametri di stampa” su cui è possibile definire gli
FILTRO: E’ possibile filtrare i giorni da stampare in base agli errori
elementi da stampare.
contenuti. Si può scegliere di stampare tutti i giorni del periodo scelto,
o solo quelli che contengono errori (bloccanti o meno), o solo quelli
che contengono almeno un errore bloccante.
OPZIONI: E’ possibile definire i salti pagina voluti.
Un giorno in dettaglio viene stampato come in figura:
La corrispondenza tra un orario di timbratura prevista, e la timbratura
effettivamente fatta viene visualizzata in questo modo:
I-08.00-ORD1-FI1 => I-08.03-ORD1 se non ci sono modifiche.
ELEMENTI DA STAMPARE: E’ possibile selezionare quali tra questi
elementi si vuole stampare: Le timbrature del giorno, le giustificazioni
del giorno, le variazioni dell’Operatore, nel giorno, i totali del giorno, i
calcoli personalizzati ed i contatori, i totali del mese ed i totali dell’anno
(solo se si è fatta una elaborazione per anno).
I-08.00-ORD1-FI1
=>
I-08.03-ORD1(I-08-05-ORD1)
se
ci
sono
modifiche inserite dall’Operatore.
Eventuali errori associati ad una timbratura, o ad una mancanza di
essa, vengono segnalati in stampa con il simbolo E(n), dove n è un
numero che identifica il tipo di errore.
ERRORE
DESCRIZIONE
73
74
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
1
Timbratura di ingresso fuori flessibilità
23
Ingresso timbrato fuori sequenza
2
Errore di matching. Contattare Argo Software
24
Timbratura di controllo prevista dentro intervallo di
3
Timbratura di uscita fuori flessibilità
4
Ingresso fuori relazione. Compensato automaticamente
5
Ingresso fuori relazione
6
Timbratura di controllo fuori flessibilità
26
Timbratura di permesso fuori sequenza
7
Timbratura di controllo mancante
27
Timbratura di permesso non abilitata
8
Timbratura di ingresso mancante
28
Timbratura di extra lavoro dentro orario di lavoro
9
Timbratura di uscita mancante
29
Fine elaborazione inattesa
10
Timbratura di extra lavoro non corrispondente
30
Uscita prevista fuori sequenza
11
Sequenza di timbrature di extra lavoro errata
31
Timbratura di missione dentro intervallo di permesso
12
Sequenza di timbrature di missione errata
32
Timbratura di extra lavoro dentro intervallo di permesso
13
Timbratura di missione non corrispondente
33
Timbratura di controllo prevista fuori sequenza
14
Uscita timbrata fuori sequenza
34
Timbratura di controllo timbrata fuori sequenza
15
Timbratura di permesso fuori orario di lavoro
16
Timbratura di missione fuori sequenza
17
Timbratura di missione non abilitata
18
Timbratura di extra lavoro non abilitata
6.8.4 LISTA ERRORI
19
Timbratura di extra lavoro fuori sequenza
Questa stampa fornisce la lista degli errori che vengono segnalati con
20
Timbratura ordinaria non associabile
il simbolo E(n) nella stampa dettagliata.
21
Timbratura con causale non abilitata
Viene richiamata attivando la voce di menu “Stampe\Stampa\Lista
22
Ingresso previsto fuori sequenza
errori”.
presenza
25
Timbratura di controllo timbrata dentro intervallo di
presenza
La lista degli errori possibili si trova nella stampa “Lista degli errori”.
75
76
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
7. Scarico terminali
7.1 Terminali GONG
L’operazione di scarico dei terminali, ovvero di lettura delle timbrature
I terminali GONG sono quelli consigliati per questa applicazione.
memorizzate su ciascun terminale, viene effettuata periodicamente,
(possibilmente ogni giorno) dall’Operatore. Il modo di scaricare le
timbrature cambia, secondo il tipo di terminali utilizzati.
La finestra di “Gestione dei terminali” viene richiamata attivando la
voce di menu “Scarico terminali”.
Se il programma è stato appena installato, si apre la finestra di
“Gestione terminali GONG”, altrimenti si apre l’ultimo driver utilizzato.
Per cambiare tipo di terminali, occorre attivare la voce di menu
“Servizi\Cambia driver”. Si apre la finestra “Scelta del driver” su cui è
possibile scegliere il tipo di terminali voluto.
Per scaricare un terminale, occorre selezionarlo nella lista (la lista è
Premendo il tasto OK si conferma la scelta.
stata creata precedentemente nell’ambiente “Tabelle\Configurazione
dei terminali”) e premere il bottone
“Servizi\Scarica terminale selezionato”. Il sistema controlla se il
terminale è collegato in locale o via modem, ed esegue tutte le
operazioni
necessarie
al
collegamento
(la
telefonata
se
collegamento è di tipo “modem”).
77
78
il
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Durante lo scarico, una finestra visualizza le timbrature che si stanno
7.2 Terminali EMK
scaricando. E’ possibile eseguire la SINCRONIZZAZIONE CON DATA
ED ORA DI SISTEMA (data ed ora del computer su cui gira il
programma), selezionando l’omonimo campo prima di eseguire lo
scarico. In questo caso durante la fase di scarico delle timbrature,
viene anche aggiornata la data e l’ora del terminale collegato.
E’ possibile scaricare tutti i terminali con un unico comando premendo
il bottone
, o attivando la voce di menu “Servizi\Scarica tutti”. In
questo caso il programma esegue da solo, in modo sequenziale, tutti i
collegamenti con tutti i terminali. E’ ovvio che perché questa funzione
sia utilizzabile, occorre che tutti i terminali siano accessibili in modo
diretto, ovvero senza che siano necessarie commutazioni manuali di
porta seriale, né di linea telefonica.
E’ possibile anche importare un eventuale file di timbrature, posto
nella directory di lavoro del programma, attivando la voce di menu
“Servizi\Importa da file”.
Questo driver viene utilizzato selezionando il numero del terminale che
si vuole scaricare, e premendo il tasto
, o attivando la voce di menu
“Servizi\Driver EMK”. Il programma apre una finestra DOS in cui
chiede se:
•
Effettuare lo scarico
•
Aggiornare data ed ora
•
Chiudere il collegamento
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80
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
IMPORTANTE: Questo driver, che lavora in ambiente DOS, ha delle
8. TABELLE
difficoltà nella sincronizzazione con il modem. Per questa ragione può
L’ambiente di lavoro delle tabelle è quello che permette di configurare
accadere che la finestra DOS è già pronta ai comandi mentre il
il sistema secondo le esigenze dell’utilizzatore.
modem sta ancora componendo il numero di telefono per collegarsi al
Si osservi che nel caso di uso del sistema in MULTIUTENZA le tabelle
terminale scelto. Se si nota questo problema, occorre alzare il volume
possono essere modificate solo se non sono connessi altri operatori in
del modem, ed aspettare che il collegamento sia stato effettuato (fino
quel momento. La ragione risiede nel fatto che il programma, dovendo
a quando non c’è più alcuna comunicazione sulla linea telefonica)
gestire una grossa mole di dati e di operazioni, carica in memoria le
prima di dare un comando.
tabelle al momento dell’avvio. Se si modificassero le tabelle mentre
La sequenza dei comandi è la seguente:
altri operatori sono connessi, questi ultimi potrebbero avere delle
Scarico timbrature.
tabelle non aggiornate, ed effettuerebbero, in tal modo, dei calcoli
Aggiornamento data ed ora (solo se necessario)
sbagliati.
Chiusura collegamento.
In ogni caso il programma non permette l’accesso alle tabelle se più
E’ possibile anche importare un file di timbrature dalla directory di
operatori sono connessi contemporaneamente.
lavoro del programma premendo il bottone IMPORTA DA FILE NEL
DISCO FISSO, o un file in un dischetto premendo il bottone IMPORTA
8.1 Configurazione dei terminali
DA FILE NEL FLOPPY.
L’ambiente di configurazione è quello che permette di configurare la
topologia della rete dei terminali di rilevazione delle presenze, e di
effettuare su di essi alcune parametrizzazioni.
Questo ambiente, che presenta in modo diverso per ogni tipo di
terminale,
viene
richiamato
attivando,
nel
menu
principale
dell’Operatore, la voce “Tabelle\Configurazione dei terminali”. Si apre
la prima delle finestre di gestione dei terminali, che è possibile
81
82
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
cambiare attivando la voce di menu “Servizi\Cambia driver”. Si apre la
Per aggiungere un NUOVO TERMINALE occorre premere il bottone
finestra “Scelta del driver” su cui si può scegliere il tipo di terminale su
, o il tasto INS o attivare la voce di menu Servizi\Nuovo terminale”.
cui si vuole operare.
Si apre la finestra “Nuovo terminale GONG” su cui è possibile inserire i
Il tasto OK conferma la scelta.
seguenti
parametri
“Identità
del
terminale”,
“Numero
sede”,
8.1.1 TERMINALI EMK
“Localizzazione”, “Porta COM”, e “Parametri COM”.
Mediante questo tipo di driver è possibile configurare una rete di
Inoltre è possibile impostare il tipo di connessione del terminale al
terminali EMK prodotti a partire dal 1997.
computer, che può essere “Diretta” o “Modem”. Nel caso in cui la
connessione scelta è “Modem”, occorre inserire il “Telefono” in cui il
numero viene preceduto dalla stringa “ATDT”.
Per MODIFICARE un terminale occorre selezionarlo e premere il
bottone
, o il tasto M, o attivare la voce di menu Servizi\modifica
terminale”, o fare un doppio click sulla riga. Si apre la finestra di
editing su cui si possono fare le modifiche.
Per CANCELLARE un terminale occorre selezionarlo e premere il
bottone
Servizi\Cancella terminale”.
83
84
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Quando la configurazione dei terminali è stata completata, si preme il
La finestra di gestione di questi terminali permette di configurare la
bottone
rete, di aggiornare l’ora e l’ora legale, e di aggiornare la lista dei
, o si attiva la voce di menu Servizi\Salva configurazione”
dipendenti che possono timbrare in ciascun terminale.
per confermare le modifiche.
E’ possibile modificare i parametri di ORA LEGALE nel terminale
selezionato, scegliendo data ed ora di inizio e di fine nel riquadro “Ora
8.1.2.1 Configurazione della rete di terminali
Legale”, e premendo il bottone AGGIORNA ORA LEGALE per
L’Operatore deve configurare nel programma la rete dei terminali in
confermare l’operazione ed inviare i dati al terminale selezionato.
possesso al suo ufficio.
Infine premendo i bottoni del riquadro “File di configurazione” è
Per inserire un NUOVO TERMINALE deve premere il bottone
possibile modificare i parametri interni del driver.
premere il tasto INS o attivare la voce di menu Servizi\Nuovo
terminale”.
8.1.2 TERMINALI GONG
Si apre la finestra “Nuovo terminale GONG”.
I terminali GONG sono quelli su cui il programma è stato sviluppato, e
sono consigliati per un corretto e completo funzionamento del sistema.
I campi di questa finestra sono i seguenti:
85
86
,o
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Modello: Si sceglie in modello che si sta inserendo.
Modem set: Valido solo se la connessione è via modem (MODEM o
Num.Terminale: Il numero identificativo che viene assegnato al
MODEM_EXT) E’ la stringa di parametrizzazione del modem e
terminale. Lo stesso numero deve essere inserito nel terminale tramite
dipende dai vari tipi di modem. Alcuni esempi di stringhe sono i
la sua tastiera.
seguenti:
Num.Nodo: Il numero identificativo del nodo. In questa applicazione
DIGICOM Leonardo – Raffaello - Tiziano
deve essere sempre uguale al Num.Terminale.
AT&F&C1&D2S0=0E1X3Q0V1
Porta seriale: E’ una stringa che contiene l’dentificazione della porta
seriale e dei suoi parametri. La stringa è di tipo “COM1:38400,n,8,1”.
DIGICOM SNM29 - SNM46
Localizzazione: Commento che descrive il posto in cui il terminale è
AT&FF5\N5&c1&D2S0=0E1X0Q0V1
installato.
Tipo comunicazione: E’ il modo in cui il terminale viene connesso al
DIGICOM SNM15
computer. Le possibilità sono le seguenti: RS485 (collegato tramite il
AT&FF5&D2S0=0E1X0Q0V1
convertitore RS232-RS485), RS232 (collegato direttamante alla porta
seriale), MODEM (se il terminale ha un suo modem interno),
DIGICOM SNM31
MODEM_EXT (se il terminale ha un modem esterno).
AT&F&E6&D2S0=0E1X0Q0V1
Tempo di attesa per la risposta: Valido solo se la connessione è
Per altri modem occorre consultare il proprio manuale.
diretta (RS485 o RS232). Indica il tempo, in secondi, di attesa di
Modem reset: Valido solo se la connessione è via modem (MODEM o
risposta dal terminale, prima di dare errore.
MODEM_EXT). E’ la stringa di reset del modem. Normalmente la
Numero tentativi: Valido solo se la connessione è diretta (RS485 o
stringa è “ATZ”.
RS232). Indica quante volte viene ritentata la connessione prima di
Telefono: Valido solo se la connessione è via modem (MODEM o
dare errore.
MODEM_EXT). E’ il numero di telefono cui risponde il terminale. La
stringa è composta da “T” + “numero di telefono”. Si possono usare
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
delle virgole che introducono un tempo di attesa tra una cifra e l’altra,
Per CANCELLARE un terminale occorre selezionarlo e poi premere il
ad esempio, per compensare il tempo di attesa di un centralino.
bottone
(Es:0,021234567)
terminale”.
Numero squilli risposta: Valido solo se la connessione è via modem
(MODEM o MODEM_EXT). E’ il numero di squilli dopo i quali il
, o il tasto CANC o attivare la voce di menu Servizi\Cancella
Per CONFERMARE LE MODIFICHE fatte si prema il bottone
, o si
attivi la voce di menu Servizi\Salva configurazione”.
terminale risponde alla chiamata.
Tempo di attesa per la risposta: Valido solo se la connessione è via
modem (MODEM o MODEM_EXT). Indica il massimo tempo (in
secondi) di attesa di risposta del terminale prima di dare errore.
Numero di tentativi: Valido solo se la connessione è via modem
(MODEM o MODEM_EXT). Indica il numero di telefonate ripetute
automaticamente al terminale prima di dare errore.
Tempo di attesa tra i tentativi di chiamata: Valido solo se la
connessione è via modem (MODEM o MODEM_EXT). Indica il tempo
8.1.2.2 Aggiornamento di data ed ora della rete di terminali
E’ possibile aggiornare la data e l’ora del terminale selezionato o di
tutti i terminali della rete allineandoli a data ed ora del computer.
Per aggiornare solo il terminale selezionato si prema il bottone
“AGGIORNA TERMINALE” nel riquadro “Data e Ora”, altrimenti si
prema il bottone “AGGIORNA TUTTI” per l’aggiornamento dell’intera
rete. (Questa operazione è possibile solo se tutti i terminali connessi
via modem sono sempre accessibili in modo automatico)
(in secondi) che deve intercorrere tra due tentativi di chiamata.
Per MODIFICARE i parametri di un terminale occorre selezionarlo e
poi premere il bottone
, o il tasto M o attivare la voce di menu
8.1.2.3 Aggiornamento dell’ora legale della rete di terminali
E’ possibile aggiornare la configurazione dell’ora legale nel terminale
Servizi\Modifica terminale”. Si apre una finestra di editing uguale a
selezionato,
quella di inserimento su cui si possono modificare i valori. Il tasto OK
“MANUALE” nel riquadro “Ora Legale”. Nel primo caso premendo il
conferma la modifica.
bottone “ORA LEGALE AUTOMATICA” si invia al terminale la regola
scegliendo
l’opzione
“AUTOMATICA”
o
l’opzione
standard di calcolo dell’ora legale. Nel secondo caso occorre scegliere
89
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
prima data ed ora di inizio e di fine dell’ora legale e poi inviarle al
8.2. Causali
terminale premendo il bottone “ORA LEGALE MANUALE”.
La maggior parte dei terminali di rilevazione della presenza
permettono la digitazione di una causale all’atto della timbratura. Le
8.1.2.4 Aggiornamento della lista dei dipendenti abilitati
causali consentono di definire la motivazione per cui si sta effettuando
E’ possibile inviare al terminale selezionato la lista dei dipendenti
la timbratura: ingresso o uscita ordinaria, straordinario, permessi di
abilitati a timbrare su di esso. Premendo il bottone “AGGIORNA
vario tipo, ecc…
LISTA” nel riquadro “Lista anagrafica”, il programma si connette al
Il programma permette di definire 100 causali (se il terminale lo
terminale selezionato e legge una eventuale lista già memorizzata,
consente) e ciascuna di esse può essere di 5 tipi diversi.
aprendo poi una finestra che contiene l’intera anagrafe, con
Le tipologie di causali sono le seguenti:
evidenziati i dipendenti già abilitati. Modificando questa lista e
•
ORDINARIA: viene utilizzata per definire gli orari di lavoro. Essa
premendo il tasto di conferma, la nuova lista viene inviata al terminale.
infatti viene associata ad un ingresso o uscita previsti. Non può
N.B. Il terminale deve essere configurato dalla sua tastiera ad
essere utilizzata in modo libero.
•
effettuare questo controllo.
PERMESSO PER LAVORO: è usata per consentire uscite ed
ingressi all’interno dell’orario di lavoro, con tale motivazione.
•
PERMESSO PERSONALE: è usata per consentire uscite ed
ingressi all’interno dell’orario di lavoro, con tale motivazione.
•
EXTRA LAVORO: viene usata per consentire di effettuare ore
lavorative all’esterno dell’orario di lavoro. Può essere usata per
fare dello straordinario, o per consentire recupero di ore mancanti,
o comunque per effettuare qualsiasi attività che non sia già stata
prevista all’interno dell’orario di lavoro.
91
92
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
•
MISSIONE: serve ad effettuare missioni indipendentemente
Le causali sono Inizialmente tutte ‘Non attive’, e per attivarne una, o
dall’orario di lavoro previsto.
modificarne il tipo, occorre fare un doppio click sulla sua riga, o
Per richiamare la finestra di ‘Gestione delle Causali’ occorre attivare la
selezionare la riga e premere il bottone
voce di menu ‘Tabelle\Orari di lavoro\Causali’.
‘Servizi\Modifica’.
Si apre la finestra ‘Modifica causale’.
Su questa finestra è possibile digitare il NOME DELLA CAUSALE e la
DESCRIZIONE, e scegliere il TIPO CAUSALE.
Non è possibile modificare il tipo di causali che siano già state
Su questa finestra appare la lista delle 100 causali disponibili nell’anno
in corso. La definizione delle causali è valida per l’anno in corso e può
utilizzate nel corso dell’anno, ed in questo caso la finestra di modifica
permette di modificare solo il nome e la descrizione.
essere diversa di anno in anno.
8.1.1 MODIFICA DI UNA CAUSALE
93
94
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
8.2.2 STAMPA DELLE CAUSALI
8.3. Flessibilità
Per stampare la lista delle causali occorre attivare la voce di menu
Si dice flessibilità una regola associata ad una timbratura prevista
‘Stampe\Stampa’ o premere il bottone
nella definizione di un orario, che stabilisce il modo di calcolare l’orario
. Poiché in stampa vengono
riportati anche i tasti necessari ad inserire ciascuna causale nel
di timbratura nell’intorno dell’orario previsto.
terminale, all’atto della timbratura (diversi su ciascun tipo di terminale)
In pratica si stabilisce come deve comportarsi il programma se la
il programma chiede di scegliere il driver da usare:
timbratura avviene prima o dopo l’orario previsto.
Le flessibilità vengono definite in modo autonomo rispetto all’orario cui
verranno applicate, e la stessa flessibilità può essere applicata a più
orari.
Ciascuna flessibilità è composta da 5 intervalli precedenti alla
Si scelga il driver e si prema il tasto OK.
timbratura prevista (orario di applicazione) e 5 intervalli successivi.
Ciascun intervallo può avere una diversa regola, scelta tra quelle
proposte dal programma.
Per richiamare la finestra di “Gestione flessibilità” occorre attivare da
menu principale la voce di menu “Tabelle\Orari di lavoro\Flessibilità”.
Tale finestra contiene la lista delle flessibilità già definite, ed il dettaglio
di composizione di ciascuna di esse.
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96
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Si noti che in questo modo si è solo creata una nuova flessibilità, ma
occorre ancora definirne gli elementi. (Vedi “Elementi di una
flessibilità”)
8.3.2 MODIFICA FLESSIBILITÀ
Per modificare il nome o la descrizione di una flessibilità occorre
selezionare, nella finestra di “Gestione flessibilità”, con la cartella
“Flessibilità” attiva, la riga corrispondente alla flessibilità da modificare,
e poi attivare la voce di menu “Servizi\Modifica flessibilità”, o premere
8.3.1 NUOVA FLESSIBILITÀ
il tasto M, o il bottone
Per creare una nuova flessibilità occorre attivare, nella finestra di
“Gestione flessibilità”, con la cartella “Flessibilità” attiva, la voce di
, o fare un doppio click sulla riga.
Si apre la finestra “Modifica flessibilità” su cui è possibile digitare il
nome e la descrizione.
menu “Servizi\Nuova flessibilità”, o premere il tasto INS, o il bottone
.
Si apre la finestra “Nuova flessibilità” su cui è possibile digitare il nome
e la descrizione.
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Si noti che in questo modo si è modificato solo il nome o la descrizione
e non gli elementi. (Vedi “Elementi di una flessibilità”)
8.3.3 CANCELLAZIONE DI UNA FLESSIBILITÀ
Per cancellare una flessibilità occorre selezionare, nella finestra di
“Gestione flessibilità”, con la cartella “Flessibilità” attiva, la riga
corrispondente alla flessibilità da cancellare, e poi attivare la voce di
menu “Servizi\Cancella flessibilità”, o premere il tasto DEL., o il
bottone
. Viene cancellata sia la definizione della flessibilità che i
suoi elementi.
ATTENZIONE: Una flessibilità non è cancellabile se è stata utilizzata
per definire un elemento di un orario.
8.3.4 ELEMENTI DI UNA FLESSIBILITÀ
Per definire una flessibilità, occorre, oltre al nome ed alla descrizione,
definirne anche le regole. Tali regole vengono definite nella cartella
“Dettagli”.
Questa cartella contiene le regole che sono state definite per la
flessibilità puntata nella cartella “Flessibilità”.
Una flessibilità è composta da 10 intervalli, di cui 5 antecedenti
all’orario di applicazione (l’orario di timbratura, non ancora definito, cui
sarà applicata la flessibilità in fase di definizione di un orario), e 5
successivi.
Ciascun intervallo può essere associato a 5 diverse regole:
: TOLLERANZA A DESTRA
Questa regola sposta l’orario di timbratura alla fine dell’intervallo.
99
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
: TOLLERANZA A SINISTRA
Questa regola sposta l’orario di timbratura all’inizio dell’intervallo.
: RIPORTA A O.D.A.
In questo modo si compone la flessibilità come desiderato.
Una volta che si sono fatte tutte le modifiche volute, occorre premere il
Questa regola sposta l’orario di timbratura all’Orario di Applicazione.
: ELASTICITA’
bottone
, o attivare la voce di menu “Servizi\Salva modifiche” o
premere il tasto S, per salvare la flessibilità modificata.
Questa regola non sposta l’orario di timbratura.
Premendo invece il bottone
, o il tasto DEL, o attivando la voce di
menu “Servizi\Ripulisci” si disattivano tutti gli intervalli.
: NON ATTIVO
Questa regola rende non attivo l’intervallo.
Vediamo un esempio di flessibilità:
Per modificare la regola di un intervallo occorre selezionarlo con il
mouse e poi premere il bottone
, o il tasto M, o attivare la voce di
menu “Servizi\Modifica elemento”, o fare un doppio click sull’intervallo.
Si apre la finestra “Elemento di flessibilità” su cui è possibile scegliere
Nella flessibilità in figura, supposto che l’orario di applicazione sia pari
il tipo di regola da applicare, e la durata dell’intervallo.
alle 8.00, si ha che
•
dalle 5.45 alle 7.44 la timbratura viene riportata alle 7.45.
(penalizzazione)
•
dalle 7.45 alle 8.00 la timbratura non viene spostata.
•
Dalle 8.01 alle 8.15 la timbratura viene riportata alle 8.00.
(vantaggio)
•
Dalle 8.16 alle 8.25 la timbratura viene riportata alle 8.25.
(penalizzazione)
101
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
8.4 Orari di lavoro
8.3.5 COPIA DI UNA FLESSIBILITÀ
L’ambiente di gestione degli orari di lavoro è quello che permette
Per copiare una flessibilità creandone una nuova con nome diverso,
all’Operatore di creare, modificare e cancellare gli orari che saranno
ma con gli stessi elementi, occorre attivare la cartella “Flessibilità”,
utilizzati dal personale nel corso dell’anno lavorativo. Gli orari che
selezionare la flessibilità da copiare ed attivare la voce di menu
vengono creati e/o modificati vengono applicati solo all’anno corrente
“Servizi\Copia flessibilità. Si apre una finestra di “Copia Flessibilità” su
ed appartengono solo a quell’anno. Quando viene creato un nuovo
cui è possibile digitare il nuovo nome e la nuova descrizione. Il tasto
anno, gli orari dell’ultimo anno vengono copiati in quello nuovo, con gli
OK conferma la copia.
stessi nomi. Una eventuale modifica di un orario nell’anno corrente
non ha efficacia sugli orari degli altri anni, anche se hanno lo stesso
8.3.6 STAMPA DELLE FLESSIBILITÀ
nome.
Per stampare le flessibilità, occorre attivare la cartella “Flessibilità”,
L’Operatore ha la possibilità di creare orari di tipo settimanale, ovvero
selezionare ed attivare la voce di menu “Stampe\Stampa, o premere il
con ciclicità di sette giorni.
bottone
Per richiamare l’ambiente di gestione degli orari occorre attivare dal
.
menu principale la voce “Tabelle\Orari di Lavoro\Orari di Lavoro”. Si
apre la finestra “Gestione orari” con la cartella “Elenco orari” aperta.
Questa finestra è suddivisa in due cartelle: la cartella “Elenco orari”, in
cui è visibile la lista degli orari già definiti dall’Operatore, e la cartella
“Timbrature dell’orario” in cui si vede il dettaglio di un orario prescelto.
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104
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Su questa è possibile digitare il nome e la descrizione dell’orario e
confermare premendo il tasto OK. Si noti che in questo modo sono
stati definiti solo il nome e la descrizione dell’orario. Per definirne le
timbrature si veda il paragrafo “Definizione delle timbrature di un
orario”.
8.4.2 MODIFICA ORARIO
Per modificare il nome e la descrizione di un orario occorre aver
aperto la cartella “Elenco orari”. In tal modo, dopo aver selezionato
nella lista l’orario da modificare, si preme il bottone
, o il tasto M, o
8.4.1 NUOVO ORARIO
si fa un doppio click sulla riga, o si attiva la voce di menu
Per creare un nuovo orario occorre aver aperto la cartella “Elenco
“Servizi\Modifica Orario”. Si apre la finestra “Modifica Orario” ove è
orari” nella finestra “Gestione Orari”. In tal modo, premendo il bottone
possibile modificare il nome e la descrizione dell’orario. Premendo il
, o il tasto INS, o attivando la voce di menu “Servizi\Nuovo Orario” si
tasto OK si conferma la modifica. Si noti che in questo modo si è solo
modificato il nome e/o la descrizione dell’orario. Per definirne le
apre la finestra “Nuovo Orario”.
timbrature si veda il paragrafo “Definizione delle timbrature di un
orario”.
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
8.4.3 CANCELLAZIONE DI UN ORARIO
8.4.5 DEFINIZIONE DELLE TIMBRATURE DI UN ORARIO
Per cancellare un orario occorre aver aperto la cartella “Elenco orari”.
Dopo aver selezionato la riga corrispondente all’orario voluto nella
In tal modo, dopo aver selezionato nella lista l’orario da cancellare, si
cartella “Elenco orari”, si attiva la cartella “Timbrature dell’Orario”.
preme il bottone
, o il tasto DEL, o si attiva la voce di menu
“Servizi\Cancella Orario”. Se si risponde affermativamente alla
richiesta di conferma, l’orario viene cancellato.
IMPORTANTE: L’orario viene cancellato solo nell’anno in corso, e non
negli altri anni, anche se esiste in questi con lo stesso nome.
IMPORTANTE: L’orario non può essere cancellato se è stato
assegnato ad un dipendente, o se comunque è stato utilizzato nel
corso dell’anno.
8.4.4 COPIA DI UN ORARIO
Per copiare un orario occorre aver aperto la cartella “Elenco orari”. In
tal modo, dopo aver selezionato nella lista l’orario da copiare, si attiva
la voce di menu ‘Servizi\Copia Orario’.
Appare una finestra in cui è possibile digitare il nuovo nome, e la
nuova descrizione, e dopo aver confermato la copia con il tasto OK,
questa viene effettuata. Il nuovo orario esiste solo nell’anno corrente.
Su tale finestra l’intero orario viene rappresentato su una griglia, in cui
in verticale si leggono i giorni della settimana, mentre in orizzontale si
leggono gli intervalli di presenza associati a ciascun giorno. Un
“Intervallo di presenza” è un intervallo di tempo, nel corso della
giornata, in cui una persona deve entrare ed uscire dal posto di lavoro.
E’ possibile inserire anche delle singole timbrature che devono essere
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
timbrate solo in ingresso.
In questo caso alla timbratura viene
associato un certo numero di ore da conteggiare. Si veda il paragrafo
CAUSALE: E’ la causale ordinaria (vedi ‘Causali’) che il dipendente
successivo per maggiori delucidazioni.
deve digitare sul terminale in ingresso ed in uscita.
ORARIO DI INGRESSO: E’ l‘orario di ingresso dell’intervallo.
8.4.5.1 Modifica di un intervallo di presenza
FLESSIBILITÀ DI INGRESSO: E’ la flessibilità associata all’ingresso.
Per modificare un intervallo di presenza (anche vuoto) nella griglia
(Vedi ‘Flessibilità’)
della cartella “Timbrature dell’Orario”, occorre prima selezionarlo
ORARIO DI USCITA: E’ l‘orario di uscita dell’intervallo
mediante il mouse. Un intervallo selezionato appare riquadrato con un
FLESSIBILITÀ DI USCITA: E’ la flessibilità associata all’uscita. (Vedi
bordo nero. Una volta selezionato, la modifica si fa premendo il
‘Flessibilità’)
bottone
, o il tasto M, o attivando la voce di menu “Servizi\Modifica
timbratura”. Si apre la finestra “Modifica timbrature” su cui è possibile
Ciccando sul pulsante “Singola timbratura” essa presenta i seguenti
inserire le timbrature volute.
campi:
Questa finestra si può presentare in due modi:
CAUSALE: E’ la causale ordinaria (vedi ‘Causali’) che il dipendente
Ciccando sul pulsante “Intervallo di Presenza” essa presenta i
deve digitare sul terminale in ingresso ed in uscita.
seguenti campi:
ORARIO DI INGRESSO: E’ l‘orario di ingresso della timbratura.
109
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
FLESSIBILITÀ DI INGRESSO: E’ la flessibilità associata all’ingresso.
volta selezionato, la cancellazione si fa premendo il bottone
(Vedi ‘Flessibilità’)
tasto M, o attivando la voce di menu “Servizi\Modifica timbratura”.
DURATA: Rappresenta il numero di ore di presenza che vengono
Si apre la finestra “Modifica timbrature” sulla quale si preme il bottone
conteggiate automaticamente quando la timbratura viene fatta.
“Cancella la timbratura” per effettuare la cancellazione.
Dopo aver digitato i parametri voluti, si preme il tasto OK per
8.4.5.3 Copia giorno
confermare l’inserimento.
E’ possibile copiare un giorno sugli altri della settimana. Per attivare
Un intervallo di presenza viene visualizzato con l’orario di ingresso e
questa funzione si deve prima posizionarsi sul giorno che si vuole
quello di uscita, mentre una singola timbratura viene visualizzata con
copiare e poi attivare la voce di menu ‘Servizi\Copia giorno’.
l’orario di ingresso normale e la durata racchiusa tra parentesi.
Si apre la finestra ‘Copia giorno settimana’ su cui si possono scegliere
, o il
i giorni su cui copiare i giorno corrente.
Intervallo di presenza
Singola timbratura
8.4.5.2 Cancellazione di un intervallo di presenza
Per cancellare un intervallo di presenza nella griglia della cartella
“Timbrature dell’Orario”, occorre prima selezionarlo mediante il mouse.
Un intervallo selezionato appare riquadrato con un bordo nero. Una
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112
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
8.4.5.4 Annullamento delle modifiche
8.5 Turni settimanali
Quando si effettuano delle modifiche alle timbrature di un orario, la
Il Calendario Orari (o Orari Previsti) è una agenda virtuale, in cui, per
cartella “Elenco orari” si disabilita ed occorrerebbe salvare le
ciascun giorno, per ciascun dipendente, vengono memorizzati tutti i
modifiche per riattivarla. Se, però, si vuole rinunciare alle modifiche
parametri utili a definire l’orario, le modalità di calcolo e le abilitazioni
fatte si può premere il bottone
che caratterizzano quel giorno.
“Servizi\Annulla le modifiche”. In questo caso tutte le modifiche
La ragione per cui si è fatta questa scelta è la seguente: Supponiamo
vengono annullate, le timbrature tornano ad essere quelle originarie, e
che da inizio anno un dipendente abbia in anagrafe un orario
la cartella “Elenco orari” viene riabilitata.
assegnato OR1, e che dopo sei mesi, in giugno, questi cambia orario,
e gli venga assegnato un orario OR2. Se non è stato memorizzato, da
qualche parte, che fino a quel momento, l’orario era OR1, il sistema,
8.4.5.5 Salvataggio delle modifiche
Una volta effettuate tutte le modifiche, occorre premere il bottone
,o
attivare la voce di menu “Servizi\Salva”, per salvarle. In questo caso
tutte le modifiche vengono salvate, e la cartella “Elenco orari” viene
trovando OR2 in anagrafe, reinterpreterebbe tutti i mesi precedenti
con le regole di OR2, falsando tutti i calcoli.
Analogamente il dipendente potrebbe cambiare orario per una sola
settimana (per esigenze di servizio) ma continuare nel resto del tempo
riabilitata.
a fare il proprio orario normale assegnato in anagrafe, oppure
potrebbe essere abilitato a fare extra-lavoro per un particolare giorno,
8.4.6 STAMPA DELLA LISTA DEGLI ORARI
Per stampare la lista degli orari occorre aprire la cartella “Elenco orari”
e premere il bottone
Per queste ed altre ragioni è necessario che gli orari ed i parametri di
, o attivare la voce di menu “Stampe\stampa”.
calcolo e di abilitazione, siano memorizzati per ciascun giorno.
Un giorno in cui siano state già memorizzate queste informazioni si
8.4.7 STAMPA DELL’ORARIO VISUALIZZATO
Per stampare l’orario visualizzato in “Timbrature dell’orario” occorre
attivare la voce di menu ‘Stampe\stampa’ o premere il tasto
pur avendo un orario che non gli consente di fare extra-lavoro.
dice FISSATO, altrimenti si dice NON FISSATO.
.
113
114
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Quando il programma si avvia, appena scelto l’Operatore, controlla
che tutti i giorni fino al giorno corrente (data del computer) siano già
stati fissati, altrimenti li fissa, prendendo i parametri necessari
dall’anagrafe e dalle definizioni degli orari. Se l’Operatore ha già
fissato dei giorni nel futuro, il programma, trovandoli già fissati, non li
tocca, anche quando arriva il giorno corrente coincidente con quelle
date. In questo modo, in questa agenda virtuale, l’Operatore ha la
possibilità di gestire tutte le eccezioni alla regola generale che
normalmente caratterizzano la normale gestione del controllo della
presenza.
E’ possibile definire dei turni settimanali per quei dipendenti che
subiscono variazioni cicliche settimanali del proprio orario.
Tramite questo ambiente l’operatore può fissare per un singolo o per
un gruppo di persone un calendario di orari che variano nel tempo di
settimana in settimana, per un certo periodo.
Si può accedere a questa funzione attivando la voce di menu
“Tabelle\Orari di lavoro\Turni settimanali”.
Si apre la finestra “Gestione turni settimanali”.
8.5.1 VISUALIZZAZIONE DEL CALENDARIO DEGLI ORARI
Si può scegliere il mese dell’anno di lavoro da visualizzare premendo
su tasto corrispondente, e si può caricare un singolo o un gruppo per
vederne gli orari già fissati, premendo il bottone
, o attivando la
voce di menu “Servizi\Carica”, o premendo il tasto S.
Si apre la finestra “Input gruppo o singolo” su cui si può scegliere il
gruppo di persona da visualizzare.
115
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
E’ possibile visualizzare gli orari di un nominativo della lista
selezionandolo tramite il mouse sulla lista, e visualizzare un mese
premendo il relativo bottone.
Il mese visualizzato è composto da una serie di caselle, ciascuna delle
Dopo aver scelto il gruppo ed aver premuto il tasto OK il calendario
quali è del tipo in figura.
degli orari di ciascuna persona viene caricato.
Il quadrato appare verde se il giorno è già stato fissato, mentre appare
giallo in caso contrario.
•
Il campo 1 contiene il giorno del mese che la casella rappresenta.
•
Il campo 2 contiene l’abilitazione alle missioni per quel giorno.
Essa vale M se il giorno è abilitato (sia dall’orario, che
manualmente dall’Operatore), oppure è vuoto se non è abilitato.
•
Il campo 3 contiene l’abilitazione agli extra lavoro per quel giorno.
Essa vale X se il giorno è abilitato (sia dall’orario, che
manualmente dall’Operatore), oppure è vuoto se non è abilitato.
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118
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
•
Il campo 5 contiene l’Orario associato a quel giorno.
•
•
Il campo 6 contiene la Definizione di Presenza associata a quel
selezionandole con il mouse nella lista dei nominativi. Si possono
giorno.
usare anche i ottoni “Seleziona tutti” e “Deseleziona tutti”.
•
Scegliere
le
persone
del
gruppo
cui
applicare
l’orario
Creare la lista degli orari settimanali che devono essere applicati
8.5.2 CREAZIONE DI UN TURNO SETTIMANALE
in sequenza. Ciò si ottiene premendo il bottone “Aggiungi”. Si apre
Per creare un turno di settimane ad uno o più persone occorre
la finestra “Orari settimanali” su cui è possibile scegliere un orario.
premere il bottone
, o attivare la voce di menu “Servizi\Crea un
turno settimanale”, o premere il tasto M.
Si apre la finestra “Creazione di un turno settimanale”
Si
prema il bottone OK per aggiungere la settimana. Le settimane
scelte in questo modo si aggiungono in sequenza nella lista della
finestra.
•
Cancellare una settimana della lista, selezionandola con il mouse
e premendo il bottone “Cancella”.
Su questa è possibile:
Una volta terminate queste operazioni la finestra presenta la lista delle
•
settimane che si vogliono fissare in sequenza, la lista dei nominativi,
Scegliere il periodo di applicazione nel campo periodo.
ed il periodo di applicazione.
119
120
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
8.6 Calendario delle festività
Si definisce “Calendario delle festività” l’elenco di festività relative ad
un anno. Attivando la voce di menu “Tabelle\Orari\Calendario festività”
si apre la finestra “Calendario dell’anno xxxx”
Premendo il bottone OK questo turno viene creato secondo i parametri
scelti, e la finestra “Gestione dei turni settimanali” si modifica
mostrando giorno per giorno il nuovo turno.
Questa finestra contiene l’intero calendario dell’anno di lavoro, e
l’elenco delle festività dell’anno.
8.5.3 STAMPA DEL CALENDARIO DEGLI ORARI
In questa finestra appaiono in rosso i giorni festivi associati al
Per stampare il calendario degli orari dei nominativi caricati si prema il
calendario. Per rendere festivo un giorno feriale è sufficiente cliccare
bottone
, o si attivi la voce di menu “Stampa\Stampa”.
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
su di esso. Analogamente cliccando su un giorno festivo, questo
8.7 Giustificativi
diventa feriale.
Un giustificativo è un tipo di giustificazione definito dall’Operatore. E’
Una volta completata la lista dei giorni festivi si prema il bottone
,o
si attivi la voce di menu “Servizi\Salva” per salvare le modifiche. Se
invece si vuole rinunciare alle modifiche fatte si prema il bottone
,o
caratterizzato da un nome e da una descrizione.
Attivando la voce del menu “Tabelle\Giustificativi” si apre la finestra
“Giustificativi”.
si attivi la voce di menu “Servizi\Annulla modifiche”.
Per stampare il calendario occorre premere il bottone
possibile definire un numero illimitato di giustificativi, ciascuno di essi
, o attivare la
voce di menu “Stampe\stampa”.
Essa contiene la lista dei Giustificativi già definiti dall’Operatore.
123
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
8.7.1 NUOVO GIUSTIFICATIVO
ATTENZIONE: Non è possibile cancellare un giustificativo che sia già
Per creare un nuovo giustificativo occorre premere il bottone
, o
stato usato in una giustificazione o un contatore.
attivare la voce di menu “Servizi\Nuovo giustificativo”. Si apre la
finestra “Nuovo Giustificativo” su cui si digitano il nome e la
8.7.4 STAMPA DEI GIUSTIFICATIVI
descrizione. Il tasto OK conferma l’inserimento.
Per stampare la lista dei giustificativi occorre premere il bottone
attivare la voce di menu “Stampe\Stampa”.
8.7.2 MODIFICA GIUSTIFICATIVO
Per
modificare
un
giustificativo
corrispondente e premere il bottone
occorre
selezionare
la
riga
“Servizi\Modifica giustificativo”, o fare un doppio click sulla riga.
Si apre la finestra “Modifica giustificativo” su cui è possibile modificare
il nome e la descrizione. Il tasto OK conferma la modifica.
8.7.3 CANCELLA GIUSTIFICATIVO
Per
cancellare
un
giustificativo
corrispondente e premere il bottone
occorre
selezionare
la
riga
“Servizi\Cancella giustficativo”.
125
126
,o
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
8.8 Definizioni di presenza
Un concetto molto importante, necessario al calcolo della presenza è
la DEFINIZIONE DI PRESENZA.
Essa rappresenta la regola con cui, per ciascun dipendente, viene
calcolata la presenza giornaliera. Tale regola si può considerare come
la somma delle causali e dei giustificativi che non devono essere
recuperati, e quindi che costituiscono la presenza del dipendente. Ad
esempio le causali ordinarie e di permesso per lavoro e le
giustificazioni di malattia e di ferie fanno parte della presenza del
dipendente e quindi saranno sommate, mentre i permessi personali
devono essere recuperati, e quindi non saranno sommati alla
presenza.
Per richiamare la finestra di Gestione delle Definizioni di Presenza
occorre
attivare,
nel
menu principale dell’Operatore, la voce
“Tabelle\Definizioni di Presenza”.
La finestra è divisa in due cartelle: La LISTA DELLE DEFINIZIONI DI
PRESENZA che contiene appunto la lista di quelle già create
dall’Operatore, ed il DETTAGLIO che contiene la lista delle causali e
dei giustificativi associate a ciascuna di esse.
8.8.1 NUOVA DEFINIZIONE DI PRESENZA
Per creare una nuova Definizione di Presenza occorre attivare la
cartella “Lista delle Definizioni di presenza” e premere il bottone
,o
il tasto INS, o attivare la voce di menu “Servizi\Nuova definizione”. Si
127
128
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
apre la finestra di editing su cui è possibile digitare il nome e la
8.8.3 CANCELLAZIONE DI UNA DEFINIZIONE DI PRESENZA
descrizione. Il tasto OK conferma l’inserimento.
Per cancellare una Definizione di Presenza occorre attivare la cartella
“Lista delle Definizioni di presenza”, selezionare la riga da cancellare e
premere il bottone
“Servizi\Cancella definizione”.
IMPORTANTE: Non è possibile cancellare una Definizione di
Si noti che è solo stata creata una nuova definizione, ma sono stati
Presenza che sia stata assegnata ad un dipendente in anagrafe, o che
associati gli elementi. Si veda “Editing degli elementi di una
sia già associata ad un giorno fissato.
Definizione di Presenza” per effettuare questa operazione.
8.8.4 EDITING DI UNA DEFINIZIONE DI PRESENZA
8.8.2 MODIFICA DI UNA DEFINIZIONE DI PRESENZA
Abbiamo visto fino ad ora come si crea, modifica, cancella una
Per modificare il nome e la descrizione una Definizione di Presenza
Definizione di Presenza, ma resta ancora da vedere come si
occorre attivare la cartella “Lista delle Definizioni di presenza”,
assegnano le causali e le giustificazioni alla Presenza Ordinaria ed
selezionare la riga da modificare e premere il bottone
, o il tasto M,
alla Presenza Effettiva di una Definizione di Presenza selezionata.
o attivare la voce di menu “Servizi\Modifica definizione”, o fare un
Nella cartella “Lista delle Definizioni di presenza” occorre selezionare
doppio click sulla riga. Si apre la finestra di editing su cui è possibile
la riga di cui si vogliono editare gli elementi, dopodiché occorre
modificare il nome e la descrizione. Il tasto OK conferma la modifica.
attivare la cartella “Dettagli”.
Si noti che sono stati modificati solo il nome e la descrizione, ma sono
Questa cartella appare divisa in due blocchi, una in cui è riportata la
gli elementi. Si veda “Editing degli elementi di una Definizione di
lista delle causali disponibili, l’altra in cui c’è la lista dei giustificativi.
Presenza” per effettuare questa operazione.
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
8.8.5 STAMPA DI UNA DEFINIZIONE DI PRESENZA
Per stampare una Definizione di Presenza occorre selezionarla nella
cartella “Lista delle Definizioni di Presenza”, e poi attivare la cartella
“Dettaglio”. In questa si può premere il bottone
, o attivare la voce di
menu “Stampe\Stampa” per avviare la stampa.
Per selezionare una causale o un giustificativo da associare alla
Presenza, basta cliccare quadratino posto in questa colonna.
Eventuali righe non selezionate per niente non saranno sommate, e
costituiranno, in fase di calcolo, un subtotale a se stante.
Una volta completate le operazioni di selezione, si prema il bottone
, o si attivi la voce di menu “Servizi\Salva” per salvare le modifiche.
E’ possibile rinunciare alle modifiche fatte premendo il bottone
, o
attivando la voce di menu “Servizi\Annulla modifiche”.
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
8.9 Calcoli personalizzati
Come si è visto nel paragrafo precedente, la Definizione di Presenza
stabilisce le regole con cui si deve calcolare la presenza. Può essere
comodo, però, avere altri tipi di informazioni, che riguardino insiemi di
causali o giustificativi coerenti. Se per esempio, l’Operatore ha definito
più tipi di giustificativi e di causali che riguardano il concetto di ferie
(es: ROL, FERIE, FERIE ANNO PREC.,ecc…), può essere comodo
avere una visibilità immediata sulla somma di tutte queste componenti,
per sapere di quante ferie, il dipendente, ha effettivamente usufruito.
Un CALCOLO PERSONALIZZATO è costituito da un insieme di
causali e timbrature che vengono sommate tra loro. Il valore di questi
calcoli viene elaborato e visualizzato in fase di “Elaborazione delle
timbrature”.
Per richiamare la finestra “Gestione calcoli personalizzati” occorre
attivare la voce di menu “Tabelle\Calcoli Personalizzati”.
La
finestra
contiene
due
cartelle:
La
LISTA
DEI
CALCOLI
8.9.1 NUOVO CALCOLO PERSONALIZZATO
Per creare un nuovo Calcolo Personalizzato occorre attivare la cartella
, o il tasto INS
PERSONALIZZATI ed il DETTAGLIO che contiene gli elementi da
“Lista dei calcoli personalizzati”, e premere il bottone
sommare per ciascun calcolo.
o attivare la voce di menu “Tabelle\Nuovo calcolo personalizzato”.
Si apre la finestra “Nuovo calcolo personalizzato” su cui è possibile
digitare il nome e la descrizione.
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
8.9.3 CANCELLAZIONE DI UN CALCOLO PERSONALIZZATO
Per cancellare un calcolo personalizzato occorre selezionarne la riga
nella cartella “Lista dei calcoli personalizzati” e poi premere il bottone
, o il tasto CANC, o attivare la voce di menu “Servizi\Cancella
Si noti che non è stato definito l’insieme delle causali e dei giustificativi
calcolo personalizzato”.
associati al calcolo. Questa operazione viene descritta in “Editing degli
elementi di un calcolo personalizzato”.
8.9.4 EDITING ELEMENTI DI UN CALCOLO PERSONALIZZATO
Per scegliere le causali ed i giustificativi associati ad un Calcolo
8.9.2 MODIFICA CALCOLO PERSONALIZZATO
Personalizzato occorre prima selezionare la riga del Calcolo nella
Per modificare il nome e la descrizione di un calcolo personalizzato
cartella “Lista dei calcoli personalizzati”, e poi attivare la cartella
occorre
“Dettaglio”.
selezionarne
la
riga
nella
cartella
“Lista
dei
calcoli
, o il tasto M, o attivare la
Questa cartella contiene due liste: la lista di tutte le causali e la lista di
voce di menu “Servizi\Modifica calcolo personalizzato”, o fare un
tutti i giustificativi definiti dall’Operatore. Le causali ed i giustificativi
doppio click sulla riga. Si apre la finestra di “Modifica calcolo
che sono associati al Calcolo, sono contrassegnate nell’apposito
personalizzato” su cui è possibile modificare il nome e la descrizione.
campo. E’ possibile modificare l’insieme degli elementi attivando e
Premendo il tasto OK si conferma la modifica.
disattivando le varie righe, fino ad ottenere l’insieme voluto.
personalizzati” e poi premere il bottone
Si noti che non è stato modificato l’insieme delle causali e dei
giustificativi associati al calcolo. Questa operazione viene descritta in
“Editing degli elementi di un calcolo personalizzato”.
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
8.10 Contatori di timbrature
Questo tipo di contatori permette di conteggiare sia le timbrature
previste, che le timbrature non previste. Supponiamo che il martedì ed
il giovedì il personale effettui regolarmente un rientro, previsto
nell’orario di lavoro, e che si vogliano conteggiare le volte che
effettivamente questo rientro viene effettuato per conteggiare i buoni
pasto. Allora basterà conteggiare le timbrature di ingresso del martedì
e del giovedì per calcolare il numero di buoni pasto cui ciascun
dipendente ha diritto.
Analogamente è possibile sapere di quanti permessi personali ciascun
dipendente ha usufruito, conteggiando appunto questo tipo di
timbratura non prevista.
La finestra di gestione dei CONTATORI DI TIMBRATURE viene
richiamata attivando nel menu principale dell’Operatore, la voce
Per confermare le modifiche si prema il bottone
, o si attivi la voce
di menu “Servizi\salva”.
“Tabelle\Contatori di timbrature”.
Questa finestra è suddivisa in due cartelle: la lista dei CONTATORI, e
Se si vuole annullare le modifiche fatte si prema il bottone
, o si
attivi la voce di menu “Servizi\Annulla modifiche”.
gli ELEMENTI in cui si associano le timbrature da contare per ciascun
contatore.
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Si noti che al nuovo contatore non è stata associata alcuna timbratura
da contare. Questa operazione viene descritta nel paragrafo “Editing
degli elementi di un contatore di timbrature”.
8.10.2 MODIFICA DI UN CONTATORE DI TIMBRATURE
Per modificare il nome e la descrizione di un Contatore di Timbrature
occorre attivare la cartella “Contatori” e premere il bottone
, o il
tasto M o attivare la voce di menu “Servizi\modifica contatore”, o fare
un doppio click sulla riga.
Si apre la finestra “Edit contatore di timbrature” dove è possibile
8.10.1 NUOVO CONTATORE DI TIMBRATURE
modificare il nome e la descrizione.
Per creare un nuovo Contatore di Timbrature occorre attivare la
Si noti che non è stata modificata la lista delle timbratura da contare.
, o il tasto INS o attivare la
Questa operazione viene descritta nel paragrafo “Editing degli
cartella “Contatori” e premere il bottone
voce di menu “Servizi\Nuovo contatore”.
elementi di un contatore di timbrature”.
Si apre la finestra “Edit contatore di timbrature” dove è possibile
139
140
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
8.10.3 CANCELLAZIONE DI UN CONTATORE DI TIMBRATURE
Per cancellare un Contatore di Timbrature occorre attivare la cartella
“Contatori”, selezionare il contatore da cancellare, e premere il bottone
, o il tasto CANC o attivare la voce di menu “Servizi\cancella
contatore”.
8.10.4 EDITING ELEMENTI DI UN CONTATORE DI TIMBRATURE
La scelta delle timbrature da contare associate a ciascun contatore
viene fatta nella cartella “Elementi”.
Occorre selezionare il Contatore nella cartella “Contatori”, e poi
attivare la cartella “Elementi”. Questa cartella è suddivisa in due liste:
la lista delle timbrature previste e la lista delle timbrature non previste.
La prima lista contiene un estratto di tutti gli orari di lavoro. Per
ciascun orario è possibile stabilire quali timbrature si vogliono contare,
attivandole cliccando l’apposito campo di selezione (analogamente di
disattiva una timbratura già selezionata).
La seconda lista contiene tutte le timbrature non previste (Permessi,
Una volta completata la lista delle timbrature da conteggiare si preme
il bottone
, o si attiva la voce di menu “Servizi\Salva” per
confermare le modifiche.
extra lavoro, missioni) definite dall’operatore, con la possibilità di
Se invece si vuol rinunciare alle modifiche fatte, si prema il bottone
scegliere se conteggiarle in ingresso, o in uscita, o in entrambi i versi.
o si attivi la voce di menu “Servizi\Annulla modifiche”.
141
142
,
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
8.11 Contatori di giustificazioni
8.11.1 NUOVO CONTATORE DI GIUSTIFICAZIONI
Questo tipo di contatori permette di conteggiare quante volte un
Per creare un nuovo Contatore di Giustificazioni occorre attivare la
gruppo di giustificativi è stato utilizzato da un dipendente.
cartella “Contatori” e premere il bottone
Per richiamare la finestra di “Contatori di Giustificazioni”, occorre
voce di menu “Servizi\Nuovo contatore”.
attivare, nel menu principale dell’Operatore, la voce di menu
Si apre la finestra “Edit contatore di giustificazioni” dove è possibile
“Tabelle\Contatori di giustificazioni”.
, o il tasto INS o attivare la
Si noti che al nuovo contatore non è stata associata alcun giustificativo
da contare. Questa operazione viene descritta nel paragrafo “Editing
degli elementi di un contatore di giustificazioni”.
8.11.2 MODIFICA DI UN CONTATORE DI GIUSTIFICAZIONI
Per modificare il nome e la descrizione di un Contatore di
Giustificazioni occorre attivare la cartella “Contatori” e premere il
bottone
, o il tasto M o attivare la voce di menu “Servizi\modifica
contatore”, o fare un doppio click sulla riga.
La finestra è divisa in due cartelle: la lista dei CONTATORI e gli
ELEMENTI in cui si associano i giustificativi da associare al contatore.
Si apre la finestra “Edit contatore di giustificazioni” dove è possibile
modificare il nome e la descrizione.
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Si noti che non è stata modificata la lista dei giustificativi da contare.
Questa operazione viene descritta nel paragrafo “Editing degli
elementi di un contatore di giustificazioni”.
8.11.3 CANCELLAZIONE DI UN CONTATORE DI GIUSTIFICAZIONI
Per cancellare un Contatore di Giustificazioni occorre attivare la
cartella “Contatori”, selezionare il contatore da cancellare, e premere il
bottone
, o il tasto CANC o attivare la voce di menu
“Servizi\cancella contatore”.
8.11.4 EDITING ELEMENTI CONTATORE DI GIUSTIFICAZIONI
La scelta dei giustificativi da contare associate a ciascun contatore
viene fatta nella cartella “Elementi”.
Occorre selezionare il Contatore nella cartella “Contatori”, e poi
attivare la cartella “Elementi”. Questa cartella contiene la lista di tutti i
giustificativi, e ciascuno di essi viene attivato o disattivato nell’apposito
campo di selezione, secondo che si voglia conteggiarlo o meno.
Una volta completata la lista dei giustificativi da conteggiare, si preme
il bottone
, o si attiva la voce di menu “Servizi\Salva” per
confermare le modifiche.
Nel caso, invece, si voglia rinunciare alle modifiche fatte, occorre
premere il bottone
, o attivare la voce di menu “Servizi\Annulla
modifiche”.
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146
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
9. GESTIONE ANNI
Questo ambiente di lavoro è uno dei più importanti in quanto l’intera
organizzazione dei dati del programma è basata sull’anno di lavoro.
A parte l’anagrafe ed i gruppi, tutti gli altri dati, come gli orari, le
causali, i giustificativi, ecc… sono legati all’anno di lavoro. In ciascun
anno questi dati possono essere diversi tra loro, anche mantenendo
gli stessi nomi. La motivazione di questa scelta è la seguente.
Supponiamo che da un certo periodo in poi un orario di lavoro non
venga più utilizzato. Per potere tenere più anni in linea, l’Operatore
sarebbe costretto a tenere questo orario in vita, altrimenti ci sarebbe
un errore negli anni precedenti. Invece in questo modo, quando crea
un nuovo anno, può cancellare il vecchio orario (nel nuovo anno).
Per richiamare la finestra di “Gestione anni” occorre attivare la voce di
menu “Anni”.
Su questa finestra appare la lista degli anni in linea nel database. E’
possibile creare un nuovo anno, archiviare un vecchio anno, collegarsi
ad un anno archiviato, cancellare un vecchio anno.
9.1 Creazione di un nuovo anno
Quando l’anno in corso volge al termine, l’Operatore può creare l’anno
successivo, attivando la voce di menu “Servizi\Crea un nuovo anno”.
Si apre la finestra “Creazione nuovo anno”.
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
le flessibilità, i calendari, i giustificativi, le definizioni di presenza, i
calcoli personalizzati, i contatori di timbrature e di giustificazioni. Tutti
questi parametri possono essere modificati, nel nuovo anno, senza
influenzare gli anni precedenti.
9.2 Archiviazione di un anno
E’ possibile creare un nuovo database che contenga un intero anno, e
che sia consultabile come storico.
Per effettuare questa operazione occorre selezionare l’anno da
archiviare, e poi attivare la voce di menu “Servizi\Archivia un anno”.
Dopo aver confermato l’operazione, viene creato il database
Su questa finestra è possibile scegliere l’anno da creare nel campo
contenente
“Crea nuovo anno” (è possibile creare solo l’anno successivo
“PRESENZExxxx.DB”, dove “xxxx” è il numero dell’anno, e viene
all’ultimo, o eventuali buchi nella lista degli anni esistenti).
inserito nella directory di lavoro corrente. Questo file può anche essere
Inoltre è possibile scegliere da quale degli anni esistenti, si vogliono
copiato su un altro supporto, per esempio un CD-ROM.
copiare i parametri (ovvero le causali, i giustificativi, gli orari, …).
ATTENZIONE: L’operazione di archiviazione può essere anche molto
Il nuovo anno creato contiene tutti i parametri contenuti nell’anno di
lunga (può durare anche delle ore) proporzionalmente al numero di
provenienza, con gli stessi nomi, ma appartenenti al nuovo anno.
dipendenti inseriti in anagrafe. Una volta attivata, non può essere
L’anagrafe ed i gruppi non vengono copiati perché appartengono a
bloccata, ma deve arrivare fino a conclusione.
tutti gli anni, mentre vengono copiati i seguenti elementi:
ATTENZIONE: L’archiviazione non cancella i dati, ma effettua solo
Le sub-anagrafe (ovvero la parte di anagrafe di ciascun dipendente in
una copia su un altro database. Per liberare lo spazio nel database di
cui vengono memorizzati il suo orario di lavoro, il suo calendario, la
lavoro occorre effettuare l’operazione di “Cancellazione di un anno”.
l’anno
archiviato.
Il
file
viene
chiamato
sua definizione di presenza, i suoi badge), gli orari di lavoro, le causali,
149
150
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Una volta selezionato l’anno, si preme OK per confermare. A questo
9.3 Connessione ad un anno archiviato
punto il database di lavoro si sconnette, e si connette il database
Questa funzione permette di collegarsi ad un anno archiviato, e di
dell’anno archiviato. Si noti che su questo non è possibile fare alcuna
visualizzarlo come anno di lavoro. Nel caso in cui il file,
operazione di modifica dei parametri, ma tutte le operazioni sono
precedentemente creato, sia stato asportato dal disco e conservato su
permesse solo in lettura.
un altro supporto, deve essere nuovamente copiato sulla directory di
Quando si è finito di consultare l’anno archiviato si può tornare alla
lavoro. Infatti non è possibile richiamare un file da altri supporti, o su
gestione ordinaria, e quindi al database di lavoro attivando la voce di
altre
menu “Servizi\Connetti al database di lavoro”.
directory.
Normalmente
la
directory
di
lavoro
è
“c:\argo\presenze”.
9.4 Copia di salvataggio dei dati
Per richiamare un anno archiviato occorre attivare la voce di menu
E’ possibile fare una copia di sicurezza dei dati su una qualsiasi
“Servizi\Connetti un anno archiviato”. Si apre la finestra “Scelta di un
directory sia del computer locale che di un qualsiasi computer in rete.
anno archiviato” su cui è possibile selezionare uno degli anni archiviati
Per fare questa operazione occorre attivare la voce di menu
in precedenza e presenti sulla directory principale.
“Servizi\Copia di salvataggio dei dati”.
Si apre la finestra “Copia di sicurezza” su cui è possibile scrivere il
percorso della directory su cui si vuole effettuare la copia.
Questo percorso viene memorizzato durante la prima copia, e poi
riproposto automaticamente le volte successive.
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ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Premendo il tasto OK la copia viene effettuata, ed il nome del file di è
10. CANCELLAZIONE TIMBRATURE DUPLICATE
“PRESENZE_BACK.DB”.
Può avvenire che, per errore, o perché sono state recuperate
E’ consigliabile fare questa operazione quanto più spesso possibile,
nuovamente delle timbrature da un terminale, spostando il suo
possibilmente una volta al giorno, a fine lavoro.
puntatore, le timbrature di un gruppo di dipendenti siano state lette più
volte e quindi appaiono più volte in fase di elaborazione. E’ possibile
9.5 Cancellazione di un anno
cancellare le timbrature duplicate, che non siano state modificate
E’ possibile tenere in linea, nel database di lavoro, più anni
dall’Operatore, attivando la voce ci menu “Strumenti\Cancellazione
contemporaneamente, ma in certi casi, quando si lavora con un
timbrature duplicate”. Si apre la finestra “Cancellazione timbrature
grosso numero di dipendenti (>300), il database può rallentare di
duplicate”
parecchio le operazioni di ricerca di un dato. Per questa ragione è
consigliabile eliminare gli anni che certamente non servono più,
magari dopo averli archiviati.
L’operazione di cancellazione viene effettuata sull’anno selezionato,
ed
è
assolutamente
irreversibile.
Quindi
occorre
essere
assolutamente sicuri di voler cancellare l’anno prima di attivare la
procedura.
Questa funzione viene effettuata attivando la voce di menu
“Servizi\Cancella un anno”, e confermando ripetutamente l’operazione.
Su questa si inseriscono le date di inizio e di fine del periodo in cui si
vogliono cancellare le duplicazioni, e si preme il bottone “CARICA”.
153
154
ARGOPRESENZE
ARGOPRESENZE
Il programma carica tutte le timbrature di tutti i dipendenti per quel
11. IMPORTAZIONE ANAGRAFE DA PRESENZE DOS
periodo, ed evidenzia le righe in cui ci sono duplicazioni. E’ quindi
E’ possibile importare l’anagrafe dalla versione DOS di ArgoPresenze.
possibile visionare tutte le timbrature prima di confermare la
Per fare ciò, occorre attivare la voce di menu, “Strumenti\Importazione
cancellazione delle duplicazioni, che si effettua premendo il bottone
anagrafe da Presenze DOS”.
“CANCELLA DUPLICATI”.
Si
apre
una
finestra
in
cui
si
chiede
l’ubicazione
del
file
“ANAGRAF.DBF”.
Dopo la conferma, data premendo il tasto OK, il programma effettua
l’importazione.
Si noti che, non essendovi corrispondenza tra il programma DOS e
quello Windows, vengono importati solo i dati anagrafici, mentre ad
altri parametri, quali l’orario assegnato, o il calendario, o la definizione
di presenza, vengono assegnati valori di default, che devono poi
essere aggiornati manualmente dall’Operatore.
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